1 réunion de travail avec les organisations syndicales vendredi 11 juin
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Réunion de travail avec les organisations syndicales
Vendredi 11 juin
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Programme de la matinée
1ère partie :
Le fonctionnement de Séquoia
2ème partie :
Le dispositif de préparation au déploiement
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Programme de la matinée
1ère partie :
Le fonctionnement de Séquoia
2ème partie :
Le dispositif de préparation au déploiement
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Une nouvelle étape de modernisation de l’informatique ONF
Actuellement, l’outil de suivi des activités travaux et études est DTF :
– Une technologie obsolète– Pas accessible au terrain – Aucun retour d’information complet et en temps réel– Pas adapté à l’évolution de l’organisation (Bureau d’études et
agence Travaux)
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Demain, avec TECK SEQUOIA, un outil en réseau diffusé jusqu’au terrain :
– Une information unique, accessible à tous en temps réel
– Un outil adapté à la nouvelle organisation de l’ONF (distinction du prescripteur et du producteur ; achats-ventes internes, …)
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Une nouvelle étape de modernisation de l’informatique ONF
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Rappel des étapes de la refonte du système informatique
De la Mini… … à un système intégré
ABCFSP
CSS
CHASSE
RCOM
CBP
CBF
CedreGincco
Séquoia(dont Teck)
Désignation / WCS
20072007
2009 / 20102009 / 2010
2011 / 20122011 / 2012
DTF
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Périmètre de Séquoia
Domaines d’activité concernés (Tranche 2 & 3) :– Travaux patrimoniaux (domanial ou communal ; OET,
ATDO, MOE)– Travaux clients P– Études, expertises et prestations diverses– Exploitation des bois
Rappel Séquoia Tranche 1 :Concessions, chasse et pêche, ateliers bois, frais de garderie, animations
nature, menus produits et ventes diverses
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CHANTIERS
SAP
TRAVAUX
Gestion de la paye(SCD7)
PLANNING SUIVI
DTF
Temps passés ouvriers sur
chantier
Éléments de suivi des chantiers
Programmes en FDDevis en FC et client P
Tra
ns
fert
Tra
ns
fert
Tra
ns
fert
Séquoia / Module FOP « comprendre »
Interfacefacturation
Saisie T0/T1
La situation actuelleDouble saisie
Achats
Re-saisie
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9999
Comment s’articulent TECK et SEQUOIA ?
Le projet Séquoia inclut 2 logiciels distincts et complémentaires :
TECK utilisé pour programmer, réaliser les travaux, faire les devis, suivre les charges, etc. … même base technique que Travaux, 100% spécifique à l’ONF
SAP Séquoia Utilisé pour gérer les commandes, les factures, le contrôle de gestion, etc. … logiciel déjà utilisé avec Cèdre & Gincco
Séquoia / Module FOP « comprendre »
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SAP
Séquoia - TECK
Interfac
e
Gestion de la paye(SCD7 et PAM)
Interfac
e
Séquoia / Module FOP « comprendre »
La situation future
Séquoia
Programmation - Devis
Cèdre & Gincco
Réalisation
Interfac
e
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Les Tranches 2 & 3 de Séquoia
SAM (Travaux)
DEV
TRA
ETU
Pro
gra
mm
es
e
n f
orê
t c
om
mu
na
le
Client privé
De
ma
nd
es
d
e d
ev
is
Programmes en forêt domaniale
Bons de commandes
internes
Fournisseurs externes
Périmètre T2 Périmètre T3
Compta – Contrôle de gestion
Co
mm
an
de
s
ex
tern
es
AchatsDemandes d’achats externes
Saisie des temps
SAM
DEV
Livraisons / réceptions
internes
Fa
ctu
rati
on
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Un outil créé par l’ONF, pour L’ONF
La conception de l’outil a été supervisée par :
– La Direction générale : représentants de
• la DTCB,
• la Direction du Développement,
• la Direction Financière
• Le Département Patrimoine
– La Directions territoriales : experts métiers mobilisés sur Séquoia (DT BCA, Alsace, Rh. Alpes , Lorraine, Fr. Comté, …)
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131313
131313
A S O N D J F M A M J A S O N D
2009 2010
Réalisation SEQUOIA TECK T2
Recette T3
BCA T2
Conduite du changement
13
J J
Généralisation T2
Réalisation SEQUOIA TECK T3 BCA T3
Généralisation tT3
Recette T2
13
Planning projet T2&3
13
Conception détaillée
CND Séquoia Tranches 2&3 10 mars 2010
2010
F M A
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Les grands principes
1. Saisie directe des informations par les acteurs et accès partagé
2. Flux d’information intégré sans re-saisies
3. La distinction des rôles de prescripteur / producteur
4. Le bloc-notes Canopée et la récupération des informations dans Teck
5. L’unité de suivi d’activité, « chantier » du prescripteur
6. Le chantier producteur
7. Possibilité de planification à différentes échelles
8. La formalisation des procédures d’achats (externes et internes)
9. Un seul outil de suivi des temps PEF et POF
10. La rationalisation des référentielsSéquoia / Module FOP « comprendre »
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1 - L’accès direct à l’information
Les informations sont saisies directement par les acteurs qui les possèdent et les maîtrisent– Moins de risques d’erreur
Les informations sont consultables facilement, par le biais de tableaux de bord– Vision globale, rapide et actualisée des informations qui me
concernent – Importance de la qualité des informations saisies
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2 - Un flux d’informations unique et partagé
Le même outil informatique est utilisé par tous les acteurs de terrain : – pas de perte d’information– pas de re-saisie– objets de dialogue partagés
Certaines actions sont automatisées :– Exemple : les commandes et facturations internes sont
déclenchées automatiquement lors des échanges entre prescripteurs et producteurs
• plus de re-saisie nécessaire
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Les rôles du « Prescripteur » et du « Producteur »
3 - Notions de prescripteur et producteur (1/2)
PrescripteurPrescripteur ProducteurProducteur
définit le besoin
Ex : AP, RUT, SAT, ...Ex : conducteur travaux, chef de projet, RTE, ….
livre
réalise
contrôle, réceptionne
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Exemples
Les agents patrimoniaux :– saisissent directement les programmes dans TECK (définition du
besoin)
– réceptionnent les travaux réalisés (réception, contrôle)
Ils ont donc un rôle de prescripteur
Les conducteurs de travaux :– organisent la réalisation des travaux
– assurent la livraison
Ils ont donc un rôle de producteur
3 - Notions de prescripteur et producteur (2/2)
Séquoia / Module FOP « comprendre »
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4 - Le bloc-notes Canopée et son lien avec TECK
Possibilité de préparer des programmes tout au long de l’année dans le bloc-notes Canopée (nouvelle fonctionnalité)
Les informations du bloc-notes Canopée seront intégrées dans TECK, permettant ainsi d’ébaucher le programme qui sera complété dans TECK (ex : prescriptions)
Année N Saisie des actions à programmer dans le bloc
notes Canopée tout au long de l’année
Année N + 1Programmes déjà alimentés
Canopée => Teck
Séquoia / Module FOP « comprendre »
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5 - L’Unité de Suivi d’Activité (1/2)
L’Unité de Suivi d’Activité est le « chantier » du prescripteur à partir duquel on peut :
- Créer et réceptionner une demande d’achat (interne ou externe)
- Suivre l’avancement en termes de quantité, de délais et de localisation
- Imputer des temps PEF
En forêt domaniale, l’USA permet de gérer les engagements de moyens
Séquoia / Module FOP « comprendre »
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5 - L’Unité de Suivi d’Activité (2/2)
L’USA est créée automatiquement à partir : d’un programme domanial validé par le SAT d’une commande de vente (devis approuvé)
Programme Domanial
Programme Communal
Devis
USA
Achats
CDVClient Privé
Devis
Devis
1
Suivi temps PEF
Suivi avancement
2
Séquoia / Module FOP « comprendre »
USA
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6 - Le chantier producteur
C’est l’outil de suivi du producteur (ex-module planning de Travaux) à partir duquel il peut :
- Créer et réceptionner une demande d’achat (interne ou externe)
- Imputer des charges PEF, POF, matériel et facture
- Planifier ses chantiers
- Renseigner l’avancement en termes de délais, de quantité et de localisation
Il est créé à partir des demandes d’achat interne
Séquoia / Module FOP « comprendre »
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MACRO PLANIFICATION
Visibilité sur l’ensemble de l’année, sur la base des étapes de la programmation annuelle ou des offres.
Ex : « programme envoyé aux communes », « offre validée», « commande passée à l’agence travaux », …
Permet ainsi d’anticiper les charges de travail de l’année et de faciliter les relations entre le prescripteur et le producteur.
MICRO PLANIFICATION
Permet d’affecter finement les ressources (humaines et matérielles) sur un chantier.
Ex : M. X et le tracteur Y sur le chantier Z.
PLANIFICATION DES ACHATS
Pour chaque demande d’achats internes et externes, il est possible de visualiser les délais donnés par le prescripteur et la période de réalisation prévue par le producteur
7 - La planification
Séquoia / Module FOP « comprendre »
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8 - La formalisation des procédures d’achats
L’outil s’appuie sur des principes de cadrage des achats externes :
Lorsqu'un achat externe est nécessaire, il faut créer une demande d’achat dans TECK, prise en charge par un approvisionneur
L’engagement comptable est enregistré dès la commande
La réception de la livraison sera formalisée dans Teck, afin de valider le service fait et permettre le paiement de la facture
Suppression du double traitement DTF et Cèdre : l’imputation sera faite directement sur la ligne de chantier
Une procédure similaire adaptée pour les achats internes
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9 - Le suivi des temps
Saisie des temps PEF => uniquement dans Teck- sur « chantiers » au fil de l’eau, ce qui alimentera la grille
CTPF- et/ou directement dans la grille CTPF, sur domaines
fonctionnels
Exemple : Chef de projet BET
Saisie des temps POF dans Teck- suivant les mêmes modalités qu’actuellement, notamment
dans Travaux
_____ ___________ ______ Séquoia / Module FOP « Comprendre »
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10 - Les référentiels (1/2)
TECK
FORÊTS
RH PEF POF
Contractuels
PAYE OF
CLIENTS
FOURNISSEURS
ARTICLES
BAREMES
SAP
Prescriptions / Consignes
3 principes clés : - Une centralisation des référentiels de gestion dans SAP- Une copie et des compléments opérationnels apportés dans
TECK- Des échanges avec les référentiels métier externes
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Principe général– Une structure proche de celle utilisée jusqu’à présent– Une mise à jour régulière en fonction des besoins
Les prescriptions et consignes– 3 domaines de prescriptions : technique ; environnement ; sécurité– Prise en compte du contenu des guides sylvicoles, du nouveau
règlement « travaux » et du règlement exploitation (RNSF)– Les prescriptions sont modifiables jusqu’au passage de la commande
interne
La fiche de chantier– Les prestations, prescriptions et consignes figureront dans la fiche de
chantier éditée à partir de TECK (voir annexe)
Les critères, les coûts de production et les prix de vente
Séquoia / Module FOP « comprendre »
10 - Les référentiels (2/2)
Le référentiel de prestations
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Programme de la matinée
1ère partie :
Le fonctionnement de Séquoia
2ème partie :
Le dispositif de préparation au déploiement
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Contexte d’intervention
Retour d’expérience de Cèdre & Gincco
Volonté de la DG de mettre en œuvre un accompagnement sur les aspects
métier, organisation, culture et outils auprès des structures et personnels
Création d’une fonction au sein de DRH FOP
Méthode construite avec les experts des DT et des DC
Séquoia T1 Dispositif ajusté
Une équipe au service de la réussite du projet dans les DT :
– Construction des méthodes, mobilisation des DT qui mettent en œuvre le
projet avec notre appui
– Participation à toutes les instances stratégiques pour porter les dimensions
accompagnement
– Élaboration d’un plan de conduite du changement
La conduite du changement (1)
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La conduite du changement (2)
Dispositif d’accompagnement du changement Dispositif d’accompagnement du changement
Elaboration des supports aux
actions :•Documentation•Formation•Communication
•Mise en œuvre des actions auprès
des agents
•Formation des démultiplicateurs (experts des métiers
concernés)
Démultiplication : Formation des
utilisateurs, par les experts des
métiers
Assistance au démarrage dans
les DT (proximité)
Analyse des Impacts pour les agents concernés
&Identification des
actions(formation, com, ..)
Communications
Pour chaque projet, nomination : d’un responsable de projet de déploiement dans chaque DT, DR de démultiplicateurs : formation et/ou assistance
Objectif : permettre aux projets d’être mis en œuvre sur le terrain de manière facilitée aux utilisateurs d’être formés, informés et mobilisés
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Les chantiers de la conduite du changement
Le travail de préparation du déploiement mené par l’équipe « Conduite du changement » est organisé suivant 5 axes :
1. Chantier « Pilotage » • Accompagner et suivre les DT dans leurs travaux
2. Chantier « Métier & Organisation » • Comprendre les changements métier et d’organisation liés à la mise en place de
Séquoia et accompagner les DT dans la définition et la mise en place des organisations cibles
3. Chantier « Formation » : • Définir le contenu des formations et accompagner les DT dans leur
organisation
4. Chantier « Documentation » : • Créer une documentation de formation adaptée aux besoins des utilisateurs
5. Chantier « Communication » • Actions nationales : Lettres Séquoia, …• Actions territoriales (prépondérantes) : Présenter le projet, son planning et
son contenu aux différentes populations concernées
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N D J F M A M J A S O N D
2009 2010
J J
2011
F M
1. Cadrage & accompagnement du déploiement
Ce qui a été fait : Préconisations et cadrages
Nommer un RTD et un binôme
Un site pilote : DT BCA
Suivi du déploiement des DT (Points mensuels téléphoniques avec les RTD des DT et des DR)
En DT : Constitution et animation de l’équipe de déploiement
Ce qui est prévu :
Suivi et accompagnement du démarrage :– de BCA : site pilote– puis des autres DT : généralisation
Au 11.06.2010
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343434
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Pour mener ce déploiement, 3 types d’acteurs territoriaux interviennent :
Le Responsable Territorial de Déploiement (RTD) qui pilote et coordonne le déploiement dans la DT
Les Super Référents Experts métier, ils participent :
Au niveau national : à la rédaction de la doc et aux tests métier de l’outil Au niveau territorial :
Aux travaux préparatoires du déploiement A la formation des démultiplicateurs de leur DT
Les Démultiplicateurs qui forment les futurs utilisateurs au sein de leur DT
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Les équipes de déploiement
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35
Les équipes de déploiement Séquoia
Niveau National
Super référents pour 4 activités
ATE1 ATE2 ATX BET
RTD + binômeÉquipe territoriale
+DT
1 démultiplicateur 1 démultiplicateur 1 démultiplicateur 1 démultiplicateur
1 démultiplicateur Achat
& 1 démultiplicateur CG
Recette Doc. Formation
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4 ACTIVITES
- Prescription- Production- Achats- Comptabilité, contrôle de gestion
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N D J F M A M J A S O N D
2009 2010
J J
2011
F M
2. Métier & organisation
Ce qui a été fait : Ateliers d’évaluation des changements
et impacts suite à la mise en œuvre de
Séquoia * (jan-fev 10)
Description d’une démarche d’analyse
des organisations et de détermination
des organisations futures (fin mars 10)
Accompagnement des DT dans le
lancement de la démarche
(déplacement dans chaque DT)
Ce qui est prévu :Accompagnement de l’avancement du
travail sur les organisations
Bilan des orientations d’organisation prises
dans les DT
En DT : Mise en œuvre de la démarche et
définition des organisations cibles
* Organisation d’ateliers avec des représentants des principales populations impactées => RUT, RUP, agents patrimoniaux, conducteurs de travaux, assistants service forêt, responsables service forêt, responsables BET, contrôleurs de gestion, …
Au 11.06.2010
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Résultats des ateliers
Les résultats ont été formalisés dans une matrice d’impacts, communiquée aux participants après chaque atelier.
Extrait de la matrice
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38
Estimation des impacts par populationA
gen
t patrim
on
ial
- Saisie directe dans l’outil- Responsabilité de la qualité de la saisie- Utilisation de TECK tout au long de l’année-Formalisation de la réception-Suivi du programme et de ses statuts => visibilité de l'historique des modifications en cours d'année-Utilisation coordonnée de Canopée et Teck
DT utilisant Travaux
-Saisie du programme dans Teck, non reportée sur une assistante-Réception dans Teck obligatoire et dans un délais court
-Informatisation de la transcription des données-Responsabilité de la qualité de la saisie-Nécessité d’utiliser l’outil tout au long de l’année-Différenciation du rôle de prescripteur de celui de producteur
-Bonne connaissance des référentiels nécessaire- Renforcement du rôle de prescripteur
Culture
Métier
Outil
Organisation
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b. Synthèse des principaux changements et impacts
Agent patrimonial
Saisie directe du programme dans Teck
Passage du papier à l’informatique
Différenciation entre rôle de prescripteur et de producteur
Accroissement de la précision des prescriptions
Commandes de lignes sous réserve d’autorisation d’engagement
Responsabilité engagée au niveau de la saisie
Importance de la réception dans Teck tout au long de l’année
Possibilité de visualiser le détail des chantiers de son périmètre
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40
N D J F M A M J A S O N D
2009 2010
J J
2011
F M
3. Formation
Ce qui a été fait :Cadrage des dispositifs de formation Comprendre et Réaliser, et présentation en DT
Définition des modules et parcours de formation Réaliser
Cadrage de la montée en compétence des démultiplicateurs
Ce qui est prévu : Accompagnement des DT dans
l’organisation des formations
en DT : Organisation des formations
(recensement, convocations, logistique, …)
Au 11.06.2010
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Le parcours de formation s’appuie sur 2 modules et des compléments :
Un module « Comprendre » (sans manipulation outil)– Commun à tous les métiers concernés par TECK SEQUOIA (AP, CT, RUP, RUT, …)– Organisé sur 1 journée (ou 0.5j selon les DT)
• Situer le projet Séquoia dans le contexte de l'ONF en le reliant aux enjeux de l'établissement,
• Donner une vision globale du fonctionnement de Séquoia Teck,
• Permettre à chaque participant d'appréhender les principaux changements "métier" et "outil", en les associant aux fonctionnalités et possibilités nouvelles offertes par le logiciel.
– 20 sessions réalisées au 11/06/10 (11 en BCA, 4 en Alsace, 5 en Lorraine) pour presque 900 personnels
Des modules « Réaliser » (avec manipulation outil, ex. sur base école)– Construction de modules nationaux adaptés à chaque métier, regroupés en parcours
DT– 2 à 6 journées selon les besoins de chaque métier
Des compléments « à la carte » – Pour les agents en difficulté avec l’informatique ;– Liés à la mise en place de l’organisation des achats
3. FormationAu 11.06.2010
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Exemple d’un parcours de formation
Agent Patrimonial (Forêts Domaniale et Communale)
Modules obligatoires Modules optionnels (choix d’organisation DT)
M1B – Créer et suivre un
programme domanial et communal
• Tranche 2• 1,5 jour
M8R – Réceptionner les achats et
livrer les prestations
• Tranche 3• 0,5 jour
M2 – Créer et suivre un
devis
• Tranche 2• 1 jour
M4 – Suivre un devis
commercialement
• Tranche 2 & 3• 0,5 jour
M6 – Créer et suivre les contrats
Audiffred et à bon de
commande
• Tranche 2• 0,5 jour
M8 – Initier les achats internes
& externes
• Tranche 3• 1 jour
Durée : de 2 à 5 jours de formation
Tranche 2
Tranche 3
Tranche 2&3
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N D J F M A M J A S O N D
2009 2010
J J
2011
F M
4. DocumentationAu 11.06.2010
Ce qui a été fait :Organisation et lancement de la rédaction des documentations utilisateurs T2 et T3 par les super-référents
Finalisation de la doc programmation pour le démarrage BCA
Rédaction du support « Comprendre »
Ce qui est prévu : Poursuite de la rédaction de la
documentation T2 et T3
Une documentation :-Simple et métier -Élaborée par des experts métier des DT-Support de fop + Poste de travail
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Exemple d’un support
Programmation