1

Plan Institucional 2012 – 2021

Formulación del Proyecto P14

Cali, Febrero – Junio 2012

2

MISIÓN

Somos una universidad católica, pontificia, regentada por la Compañía de Jesús, heredera de su tradición educativa que, mediante la investigación, la docencia y el servicio, contribuye

A la formación integral de personas con excelencia humana y académica, competencia profesional y responsabilidad social.Al desarrollo sostenible de la región y del país, con perspectiva global

Para el logro de una sociedad justa, incluyente y respetuosa de la dignidad humana

VISIÓN

En el 2021, la Pontificia Universidad Javeriana de Cali será reconocida por:

La excelencia humana y académica.Su dinámica internacional y su articulación a la red mundial de universidades jesuitas.La Cultura de innovación y emprendimientoSu responsabilidad social.

3

Megas Institucionales

1. Excelencia humana y académica.2. Investigación.3. Dinámica internacional.4. Innovación y emprendimiento.5. Responsabilidad social.

4

Método para abordaje del Proyecto

1. Diagnóstico:1. Qué tenemos en cada tema2. Qué tiene las universidades que son referencia.??3. Redefinición de las Megas si es necesario

1. Definición de Metas parciales o hitos a lograr

2. Elaboración del Plan propiamente dicho.1. Conjunto de acciones para ir logrando las metas parciales y llegar

finalmente a las Megas

3. Elaboración del presupuesto4. Aprobación por parte del Consejo Directivo

5

P14- Rediseño y mejoramiento de Eficiencia de procesos administrativos y (administrativos de lo) académicos ante nuevas realidades y necesidades

27. Articulación y desarrollo de la tecnología con las actividades académicas (docencia e investigación), administrativas y del Medio Universitario

6

Integrantes del Grupo

Coordinador Institucional

Ana Milena Yoshioka

Coordinador Funcional

Fabián Ignacio Ramírez

Representante por facultad

FCEA

Alberto Arias

FHCS

Clara Eugenia Jaramillo

FING

Jesús Andrés Rodríguez

FCS

Gloria Inés Flores

Representante Vicerrectoría del

Medio Universitario

Martha Gómez

Representante Vicerrectoría

AdministrativaHernando García

Rectoría

Oficina de Planeación

Mauricio Cortes

Consultor Externo

Felix Matiz

7

Reunión Febrero 21

• Avances actuales• Mapeo de todos los procesos• Problemas críticos de cara al estudiante y al profesor, • Priorización

8

Reunión Febrero 28

• Hernando presenta los antecedentes. Ver documento en Blog• En la planeación 2006 – 2011 el Proyecto P10 Certificación de los

procesos relevantes.• Se puso meta para 2007: 17 procesos de la dirección

administrativa de la época hasta 30 procesos en el 2011.• Se hizo BMK con Uninorte, Andes, Jav. Bogotá

Actualmente Jav Bogotá tiene algunas dependencias certificadas y algunos laboratorios con acreditaciones particulares y Habilitaciones para algunas dependencias de Salud

Tienen una oficina de O&M

• En proceso de Inscripción y admisión tiene documentación e indicadores.

• Hay propuesta de mapa de procesos hecho por el Comité de calidad: 2010 (archivo cadena de valor 5). Ver Blog

9

Reunión Febrero 28

• Desde 2006 se ha trabajado con: Medio: Hay formatos de asistencias y de medición de satisfacción. Haya

procesos definidos, documentados no actualizados CECC. no siguieron por el fracaso de Bogotá. En 2010 se hizo otro trabajo de

identificación de proceso y procedimientos 50% Biblioteca. En 2010 se identificaron procesos y no se ha avanzado 10% CSI. Establecieron los procesos pero no hay documentación ID+i

• El comité de Calidad dejó de funcionar Inicia bajo La dirección General administrativa Muy difícil reunirlo, nadie se comprometía. Como no se veía claro su función, no se volvió a citar reunión: 2010

• Que relación hay entre los proceso de acreditación y Calidad ???

• Para qué la certificación de calidad????

10

Reunión Febrero 28

• El manejo del P10 fue muy informal No hay presupuesto, ni personal, ni directriz a pesar de haber estado en la

Planeación 2006 2011 Todos los procesos levantados los ha hecho Hernando

• Cuando Jav Bogotá decide implementar People soft. Entonces hay que diseñar procesos. Se contrata KPMG. Pero lo que se solicitó “no se podía hacer” Entonces se monto el ERP y hubo de “aceptar” los proceso definidos allí No se observaba Gestión por Procesos Hay módulos pagados pero no se usan. Octubre 2010 había que sacar informes finales y no era posible

11

Reunión Febrero 28

• Lecciones aprendidas Un desgaste humano impresionante: sin vacaciones Todo el mundo aburrido con el sistema Si no se trabaja la parte adaptativa de las personas, no se puede avanzar el

ERP Bogotá si hizo un trabajo de gestión del cambio. Además tenía más recurso

financiero No hubo capacitación en el nuevo sistema.

12

Reunión Marzo 6

• Presentación de Gestión por procesos…. Documento en el Blog

6 Ciclos de negocio: A febrero 2013 estaría terminados los J proyectos del plan de trabajo, para los

6 ciclos.

• Tareas Resolver inquietudes sobre lo expuesto

13

Reunión Marzo 13

• Resolver inquietudes sobre lo expuesto Alcance y titulo del proyecto: diseño y mejoramiento continuo de

procesos administrativos y académicos Esta diseñada con orientación al cliente? Procesos alineados con

propósitos Se va manejar Cambio de Estructura? OK

Gestión de procesos a la par de gestión del cambio OK Relación de los procesos con los sistemas de información OK Con que metodología se va a manejar el proyecto

Debemos referirnos a Ciclos de Negocio? Aprender de la experiencia PRÓXIMA REUNIÓN Se debe reactivar el comité de calidad? Cual es la relación de este trabajo con Aseguramiento de la calidad de

las IES (registro de programa hasta acreditación) y con certificaciones de Sistemas de gestión OK

14

Reunión Marzo 13• ALCANCE DEL PROYECTO: Todos los procesos

administrativos y académicos. Priorizando por fases• Cuando se abordan estos proyectos se debe tener en

cuenta: personas, recursos, tecnología, estructura, gestión del cambio.

Reunión Marzo 20

• Reunión con Oracle: Mapa de soluciones para Educación Superior

Reunión Marzo 27

• Revisión de las lecturas recibidas

15

La transformación

Proceso clave 1

Proceso clave 2

Proceso clave 3

CL

IEN

TE

S

VERTICAL HORIZONTAL

GP1

GP2

GP3

16

Reunión Marzo 27