1. organización, administración y gestión · del módulo sgsst 2008 implementación del sistema...
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1. Organización,administración
y gestión
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4.Desarrolloorganizacional(personas)
5. Comunicacióneinformación
2. Procesosyprocedimientos
1.Organización
3.Tecnologíainformática
PRINCIPIOSTransparencia
EficienciaycontrolServicio
ParticipaciónRendiciónde
cuentas
PEIPDI(PMI)Normativa
Organización, administración y gestión
Administraciónporobjetivos
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Estructura orgánica (algunos hitos)
CreacióndelaDireccióndeAdministración(VAF)
CambiodeCoord.aDireccióndeExtensión
2015
CambiodenombredeFacultaddeIngeniería a
FacultaddeIngenieríayCienciasBásicas
2016
CreacióndelaORIComitéTIC
CambiodeCoord.aDireccióndeEd.VirtualCoord.Editorial(VA)
Depto.deMercadeoyAdmisiones
20122014
Coord.deExtensiónCoord.deInvestigación
Coord.deCursosdeContextoCoord.deEducaciónVirtualCoord.deControlInterno
ComitédeDecanosRevisoríaFiscal(externa)
20102011
ReformaAcadémicaEstructuraparalaEducaciónVirtualProyectosPDI(PMI)
2018enadelante
LaUniversidadcreceysedesarrollatecnológicamenteparacumplirsusfinesmisionalesconcalidad.
Creacióndelasfacultades
2003
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2. Procesos y procedimientos
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Sistema de Gestión de la Calidad Administrativa
20182006
Documentacióndeprocesosy
procedimientosdelasáreasadscritas
alaVAF
2010
AdquisicióndeIsolución
2014
Primerysegundociclodeauditoría
interna
AdopcióndelnombreSIGA
2016
AuditoríainternaalSIGA
ImplementacióndelmóduloSGSST
2008
ImplementacióndelSistemadeGestiónporProcesos
ConformacióndelComitédeCalidadAdministrativa
2013 2015
CertificaciónISO9001:2008BureauVeritas
2017
MigraciónalanormaISO9001:2015
ActualizacióndelManualdeCalidadAdministrativa
Articulaciónentrelosprocesosacadémicosyadministrativos
Auditoríaparalacertificación
delanormaISO9001:2015(enfoqueenriesgos)
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Sistema de Gestión de la Calidad Administrativa
Mapa de procesos
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3. Tecnología Informática
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Evolución de la tecnología en la UC
1984
CreacióndelaOficinadeSistemas
1997
ConexióndedicadaaInternet
2003
SevenyKactus(ERP)
2004
SistemaAcadémicoUXXI
1985
Salasdecómputo
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2008
CorreoconGmail
2011
CreaciónComitéTIC
2012
Matrículaporcréditos
2010
ReportesGII
Evolución de la tecnología en la UC
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2014
Aumentodelanchodebanda
2016
CambioatelefoníaIP
2017
Copiadeseguridaddeinformaciónde
computadoresenlanube
2018
MigraciónaUniversitas XXI
(versióninternacional)
2015
FortalecimientodelWiFi
Evolución de la tecnología en la UC
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Sistemas de información
SevenSistema
Administrativo Financiero
KactusSistema de
Información de Recursos Humanos
Generador Integral de Información
Universitas XXI
Sistema Académico
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Tecnología al servicio de la comunidad unicentralista
Servicios académicosSolicitudesacadémicas
Web
InscripciónWeb
InformacióndeAdmisiónvíaWeb
Consultadenotasyhorario
Correoelectrónico
Accesoremotoasoftware(Citrix)
Aulasvirtuales(Canvas)
Servicios financieros
Solicituddecréditovíaweb
Generaciónwebdeordendepago
Bienestar
Contact center(enimplementación)
Reportesdealertasacadémicas
Citasmédicasweb
Evaluacióndocenteweb
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Medios electrónicos para recepción y gestión de solicitudes
En el portal institucional y dirigido a toda a
comunidad académica
Mis solicitudes
Aplicativo para solicitudes académicas
y administrativas de estudiantes
Mesa de servicios
Aplicativo para solicitudes de servicios de las
dependencias académicas y administrativas
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Internet y conectividad
Fuente:DepartamentodeTecnologíaInformática(2017).
0
100
200
300
400
500
600
700
800
900
1000
2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018
EvolucióndelanchodebandaenMbps
115
228
584650
745
945
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4. Desarrollo organizacional
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Desarrollo organizacional
Plandecapacitacióninstitucional
Estímulosyportafolio
debeneficios
Valoracióndecargos
Evaluaciónde
desempeño
Procesosde
selección
Sistematización de procesos de Gestión de RR. HH.
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EvaluacióndedesempeñoEvaluacióndocente(SistemaAcadémico).Evaluacióndelpersonaladministrativoyacadémico-administrativo.SerealizaenlíneaenelsistemaKactus.
PlandecapacitacióninstitucionalTreslíneasdeacción:capacitaciónbásica,formaciónycrecimientopersonal.Necesidadesdeformacióndelasáreasycapacidadesconlaofertainternaylacapacitaciónexterna.Cursosdeinglés,cursosdeactualización,diplomadosyprogramadeliderazgo.
Desarrollo organizacional
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ProcesosdeselecciónGarantizanquelaInstitucióncuentecondirectivosypersonalidóneoqueorientensugestiónalaexcelenciaacadémicayadministrativa.Permitenlaoportunidaddecrecimiento.
ValoracióndecargosSistemadesarrolladoporunacompañíaexterna.Serealizabajolosprincipiosdeequidadycompetitividad.
EstímulosyportafoliodebeneficiosDescuentosFamiliaCentralista,ConvenioUniversidaddeLosAndes,SemanaSantaysemanadereceso,vacacionescolectivas y reconocimientosenelDíaInstitucional.
Desarrollo organizacional
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5. Procesos de comunicación
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Procesos de comunicación (algunos hitos)2009
CreacióndelaRedAcadémico-AdministrativaInterna(RAAI).
Reubicaciónyadministracióndecartelerasfísicas.
2003
CreacióndelDCPLanzamientodeNoticentral.
Creacióndelapáginaweb.
2008
AdopcióndelaPolíticadeComunicación(Acuerdo02de2008).CreacióndelaRedInternadeCorresponsales(RIC).
NuevaimagengráficadelaUC (Manualdeidentidadvisualcorporativa).
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Procesos de comunicación (algunos hitos)
Transicióndepáginawebaportalwebinstitucional.
Campañasinstitucionalesenfondosdepantalla.CreacióndelaAgenciaCentraldeNoticias.
2010-2011 2012
Creacióndel portalUCVirtual.
IncursiónenmediossocialesFacebook,Twitter,YouTube.
Iniciatrabajoconvoceríainstitucional.
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2016-2017
Noticentralmigraaunaversióndigital.
CreacióndelaSaladeprensa.CreacióndelaAppNoticentralCafé yCarta
delRector.
Nueva versióndelportalweb.
ActualizacióndelaPolíticadeComunicación(Acuerdo07de2015).AdopcióndeunReglamentoparalaComunicaciónInstitucional.
2014-2015
Procesos de comunicación (algunos hitos)
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Medios institucionales
Noticentral RedInternadeCorresponsales
(RIC)
Mensajesinstitucionales
RAAI
Cartelerasgiratoriasyvirtuales
Fondosdepantalla
BoletíndeNoticiasExternas
UncaféconelRector
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Medios institucionales
Gestióndefreepress
CartasdelRector AppdeNoticentral
Portalwebinstitucional
Saladeprensa Mediossocialesinstitucionales
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OrganizaciónConsejoSuperior
ComitésInstitucionales
RevisoríaFiscal(externa)
SecretaríaGeneral
ConsejoAcadémico
ComitéRectoral(adhoc)
VicerrectoríaAcadémica
VicerrectoríaAdministrativay
FinancieraComitédeAdmisiones
ComitédeBecas
ComitéTIC
DecanaturaFacultaddeCienciasAdministrativas,EconómicasyContables
DecanaturaFacultaddeCienciasSociales,HumanidadesyArte
ConsejodeFacultad
DecanaturaFacultaddeIngenieríayCiencias
Básicas
ConsejodeFacultad
ConsejodeFacultad
Rectoría
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Recursos financieros
Lainformacióndelosaños2013y2014seencuentrabajonormascolombianas.Lainformacióndelosaños2015a2017seencuentrabajonormasNIIF.
Lainformacióndelaño2017esprovisional.
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Presupuesto
Atendiendoloestablecidoenlapolítica6.1delPEI,“Fortalecimientodelaplaneaciónenlasunidadesacadémicasyadministrativasdela
Universidad”,quebuscaimpulsareldesarrollodeproyectosestratégicosydinamizarlagestiónacadémicayadministrativa,elprocesodepresupuestodelaUniversidadconllevalossiguientes
aspectos:
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Proceso presupuestal
Elaboraciónpresupuestal
•Proyeccióndelañoencurso
•Planeacióndeactividadporcadaárea
•Evaluaciónconjunta•Aprobación
Ejecución•Facturación•Cartera•Administracióndelportafolio
•Nómina•Cajasmenores•Legalizaciones•Causación•Salidasdeinventarios•Depreciación•Diferidosyamortización
Seguimiento(informes)
•Áreasderesponsabilidad•Actividadmisional•Facultades•Departamentos•Centrosdecostos•Proyectos•Rubros•Cuentascontables
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Procesoparticipativo.ArticuladoconprocesosdediferentesáreasdelaUniversidad.Estructuradoporproyectos.ArticuladoconelPlandeDesarrolloInstitucional(PDI).Sincronizadoconlainformacióncontableydecostos.SoportadoenelsistemaERP-SEVEN.Facilitaelcontrolporproyectoyáreaderesponsabilidad.
Presupuesto
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Enlaasignaciónsepriorizan…
LosgastosdefuncionamientoparagarantizarlanormaloperaciónLosproyectosencursoLosproyectosenmarcadosenelPDI
Asignación presupuestal
• Laasignaciónpresupuestalaproyectosdeinvestigación,extensión,internacionalizaciónybienestarserealizamediantelaevaluacióngeneralderecursosdisponibles
• Laasignaciónpresupuestalconllevacriteriosdeequidad.
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Aprobación presupuestal
Áreas
• Planean• Elaboran
solicitudporproyecto
• Evalúannecesidadesysustentan
• Evalúanpertinencia
• Evalúaglobalidad
• Aprueba
Decanaturas Vicerrectorías ComitéRectoral
ConsejoSuperior
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Gestión financieraManejotransparentederecursosTalentohumanosuficienteeidóneoComitésqueapoyanlatomadedecisionesApoyadaensistemasdeinformaciónintegradosOficinadeControlInternoRevisoríaFiscal(hechaporunafirmareconocidainternacionalmente)
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Gestión financieraSEVEN - ERP
Contabilidad
Inventarios
Activosfijos
Compras
Tesorería
Inversiones
Proveedores
Costos
Facturación
Cartera
CarteraFinanciera
MesadeAyuda
Solicitudesdeestudiantes
Administrativa
Financiera
Comercial
Kactus
Recaudosypagosenlínea
Isolución
UniversitasXXI
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Entre2013y2017sehancreado11nuevosprogramasacadémicos.
Integralidadysistematizacióndeprocesosadministrativo-financieros.
Culturadelacalidad:CertificaciónISO9001-2008.
Aspectos por destacar
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Gracias