1 les indicateurs au bloc operatoire retour sur experience pertinence et limites des indicateurs...
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LES INDICATEURS AU BLOC LES INDICATEURS AU BLOC
OPERATOIREOPERATOIRE RETOUR SUR EXPERIENCE RETOUR SUR EXPERIENCE
Pertinence et limites des indicateursPertinence et limites des indicateurs
Atelier n° 16
Indicateurs et tableaux de bord
Marie-Nadine CHAYS, Chef de bloc opératoire - Clinique Saint Vincent [email protected] - 03 81 48 67 25
Paris La Villette - Cité des Sciences et de l’Industrie
Lundi 29 et mardi 30 novembre 2010
22
Présentation du plateau technique Présentation du plateau technique de la Clinique Saint Vincentde la Clinique Saint Vincent
15 salles d’opération15 salles d’opération 1 SSPI de 24 postes1 SSPI de 24 postes Création d’1 SSPI avec 4 postes Création d’1 SSPI avec 4 postes
spécifiquement dédiés à l’activité spécifiquement dédiés à l’activité d’endoscopied’endoscopie
85 à 100 patients pris en charge 85 à 100 patients pris en charge quotidiennementquotidiennement
33
2001: Premier indicateur2001: Premier indicateur
Taux d’occupation moyen des durées de vacation Taux d’occupation moyen des durées de vacation par praticienpar praticien sur 6 mois d’activité : réalisation à partir sur 6 mois d’activité : réalisation à partir des registres de bloc, en manueldes registres de bloc, en manuel
Dans quel Objectif ? Dans quel Objectif ? Définition des durées de vacations pour l’ensemble Définition des durées de vacations pour l’ensemble
des praticiens, dans le cadre du regroupementdes praticiens, dans le cadre du regroupement de de la clinique Bon Secours sur le site de Saint Vincentla clinique Bon Secours sur le site de Saint Vincent
Les difficultésLes difficultés de mise en œuvre de mise en œuvre AgressivitéAgressivité de certains praticiens de certains praticiens
1 Praticien quitte la réunion1 Praticien quitte la réunion
44
2002 : 12002 : 1erer indicateur informatisé indicateur informatisé
Taux d’occupation global des vacations/ praticienTaux d’occupation global des vacations/ praticien Taux d’occupation moyen des durées de Taux d’occupation moyen des durées de
vacations sur 6 mois à partir des fiches de blocvacations sur 6 mois à partir des fiches de bloc Présentation des indicateurs en commission de Présentation des indicateurs en commission de
bloc bloc
Les Objectifs: Les Objectifs: Définir des durées de vacations adaptées à Définir des durées de vacations adaptées à
l’activité pour l’ensemble des praticiensl’activité pour l’ensemble des praticiens Mettre en adéquation les effectifs au bloc Mettre en adéquation les effectifs au bloc
opératoireopératoire
55
IllustrationIllustrationTaux d'occupation des vacations
Dr X
82% 82%
103%
92%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
140%
lundi (9h) mardi mercredi(7h)
jeudi (9h) vendredi total
TAUX D'OCCUP.
66
2002 : Nos difficultés 2002 : Nos difficultés 11èreère présentation des indicateurs: présentation des indicateurs: Réunion Réunion
difficiledifficile avec ajournement, départ de certains avec ajournement, départ de certains praticiens praticiens
Contestation des donnéesContestation des donnéesRefus de cette « lisibilité » partagéeRefus de cette « lisibilité » partagée
Désapprobation de la majorité des praticiens qui Désapprobation de la majorité des praticiens qui considèrent les indicateurs comme une considèrent les indicateurs comme une surveillance non légitimesurveillance non légitime de leur activité, et n’en de leur activité, et n’en comprennent pas l’intérêtcomprennent pas l’intérêt
Les praticiens demandent des Les praticiens demandent des preuvespreuves… Elles … Elles leur seront fournies par courrierleur seront fournies par courrier
Introduction d’une «Introduction d’une « révolution révolution culturelleculturelle » au sein du bloc opératoire» au sein du bloc opératoire
77
2° Indicateur suivi en continu2° Indicateur suivi en continu la variabilité des vacations / praticienla variabilité des vacations / praticien
Le Couplage des 2 indicateurs - taux Le Couplage des 2 indicateurs - taux d’occupation et variabilité - permet de :d’occupation et variabilité - permet de : Travailler sur la Travailler sur la régulationrégulation des des
programmes opératoiresprogrammes opératoires Mettre en lumière les Mettre en lumière les dysfonctionnementsdysfonctionnements
générés par les générés par les sur et sous occupationssur et sous occupations des vacationsdes vacations
88
IllustrationIllustrationTaux d'occupation des vacations
Dr X
82% 82%
103%
92%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
140%
lundi (9h) mardi mercredi(7h)
jeudi (9h) vendredi total
TAUX D'OCCUP.
Temps de vacation / jour DR X
0
2
4
6
8
10
12
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25
en heure
lundi (9h)
mercredi(7h)jeudi (9h)
99
2009-2010 : de nouveaux outils 2009-2010 : de nouveaux outils Informatisation de la saisie des données : salles Informatisation de la saisie des données : salles
équipées d’ordinateur équipées d’ordinateur Heure d’arrivée du patient au blocHeure d’arrivée du patient au bloc Heure d’entrée du patient en salleHeure d’entrée du patient en salle Heure de début inductionHeure de début induction Heure de fin d’inductionHeure de fin d’induction Heure de début d’intervention ou incisionHeure de début d’intervention ou incision Heure de fin d’interventionHeure de fin d’intervention Heure de sortie patientHeure de sortie patient Heure de fin de nettoyage de salle Heure de fin de nettoyage de salle
Suivi en temps réel : VISUBLOCSuivi en temps réel : VISUBLOC Base de données « requêtée » et mise à disposition Base de données « requêtée » et mise à disposition
d’indicateurs pour les chefs de bloc : QLIKVIEWd’indicateurs pour les chefs de bloc : QLIKVIEW
Temps de saisie pour IDE: 1 à 2 mnTemps de saisie pour IDE: 1 à 2 mn
1010
VISUBLOCVISUBLOC
Au quotidien pour la chef de bloc : Au quotidien pour la chef de bloc : Suivi des interventions en cours sur la Suivi des interventions en cours sur la
matinée opératoire : heure de début de matinée opératoire : heure de début de programme, durée intervention, temps programme, durée intervention, temps entre 2 interventionsentre 2 interventions
Facilité de saisieFacilité de saisie Indicateurs complémentairesIndicateurs complémentaires
1111
Illustration : VISUBLOCIllustration : VISUBLOC
1212
QlikViewQlikView
Indicateurs suivisIndicateurs suivis : : Délais moyens Délais moyens Taux d’occupationTaux d’occupation DémarrageDémarrage DébordementsDébordements AttenteAttente Nombre d’interventions…Nombre d’interventions…
Intérêt : Direction CAPIO, Clinique et chef de Intérêt : Direction CAPIO, Clinique et chef de blocbloc BenchmarkingBenchmarking Analyse de l’activitéAnalyse de l’activité Base de données complètes avec extraction Excel Base de données complètes avec extraction Excel
possibles => analyses multiplespossibles => analyses multiples
1313
Illustration : QlikViewIllustration : QlikView
1414
Illustration : QlikViewIllustration : QlikView
1515
Illustration : QlikViewIllustration : QlikView
1616
QlikView: les limites QlikView: les limites
L’indicateur de variabilité n’est pas L’indicateur de variabilité n’est pas disponibledisponible
Communication difficile des indicateurs Communication difficile des indicateurs lors des réunions de commission de bloc : lors des réunions de commission de bloc : mieux vaut des éléments synthétiquesmieux vaut des éléments synthétiques
1717
Les Les signalementssignalements secteur en Hyperaseptique secteur en Hyperaseptique(Données issues des Fiches de non-conformité)(Données issues des Fiches de non-conformité)
FNC 2010 - HYPERASEPTIQUE- Répartition mensuelle
0
5
10
15
20
25
Janv
ier
Févrie
rM
ars
Avril
Mai
Juin
Juille
tAoû
t
Septe
mbr
e
Octobr
e
2010 : Introduction des 2010 : Introduction des indicateurs qualitéindicateurs qualité
1818
Introduction des indicateurs qualitéIntroduction des indicateurs qualité
Hygiène Matériel Médicament Autres
Ophtalmo 6Microscope déplacé en per op
Cables ophtalmoSuspension huileuse dans seringue
Transport patients
Ortho 6 Mouche en salle
Remise à niveau Table (déclaration matériovigilance) Pince arthro - Disponibilité table instrumentsMiroir
ATB per-op réalisée en pré-op
Radios pas faites
ARE 1 Dent cassée
Motifs Praticiens
Les signalements émis par les praticiensLes signalements émis par les praticiens
1919
Introduction des indicateurs qualitéIntroduction des indicateurs qualité
Préparation opéré
Protocoles spécifiques pas respectés (allergies latex- MCJ - Séropositivité ..)
Identité patient
Classement dossier patient
(documents autres
patients)
Dossier incomplet
Traçabilité dossier
(Check-list )Hygiène Matériel
Retard ou report
intervention
Coordination Bloc -US
Autres
Bloc 11
7 allergies Latex 1 allergie Bétadine1 Hépatite +1 protocole septique
2 31 radios pas faites
1 absence de check-list1 errreur intervention6 incohérences côté
5 stérilité DM2 insectes1 erreur lit
4 système aspirations4 casques Stryker 1 qualité écran optique1 plaie cutanée (Cobb) 2 maintenance technique
2 /autorisation opérer1/ embolisation pas faite1/matériel
5
1 oubli compresse2 prélèvements laboratoire non conforme 1 circuit DMI non respecté4 transport patients
SSPI 9
US 21 erreur lit au retour SSPI
3 modifications programme non connues du personnel
Les signalements émis par le personnel bloc, Les signalements émis par le personnel bloc, SSPI et unités de soinsSSPI et unités de soins
2020
Exemple d’indicateurs utilisés, Exemple d’indicateurs utilisés, enen fonction des problématiques à traiterfonction des problématiques à traiter
Nombre de patients/jour, dans l’objectif de Nombre de patients/jour, dans l’objectif de mettre en lumière la variabilité globale de mettre en lumière la variabilité globale de l’activité du bloc opératoire l’activité du bloc opératoire
Nombre de patients présents en SSPI après Nombre de patients présents en SSPI après l’heure de sortie fixéel’heure de sortie fixée
Pourcentage de vacations non occupéesPourcentage de vacations non occupées
Durée moyenne du temps entre 2 interventionsDurée moyenne du temps entre 2 interventions
Pourcentage de retards en début de Pourcentage de retards en début de programme…programme…
2121
Illustration : Illustration : vacations non occupéesvacations non occupées
* samedi non comprisNb vacations
proposéesNb vacations
utiliséesEcart Vacations
utilisées/proposées% écart de non
occupation
DR A 63 56 7 11%
DR B 58 45 13 22%
DR C 88 71 17 19%
DR D 43 27 16 37%
DR E 43 41 2 5%
DR F 67 56 11 16%
DR G 88 71 17 19%
DR H 61 55 6 10%
TOTAL 511 422 89 17%
2222
Illustration : Taux d’occupation Illustration : Taux d’occupation global par journée opératoireglobal par journée opératoire
2323
Illustration : Nombre de Illustration : Nombre de dépassements en SSPIdépassements en SSPI
2424
Que retenons-nous des indicateursQue retenons-nous des indicateurs
Un Un outiloutil de pilotage de la performance de pilotage de la performance incontournable : incontournable : communication lors de communication lors de chaque commission de blocchaque commission de bloc
Ce qui suppose en amont de :Ce qui suppose en amont de : Définir la stratégie de pilotage de la performance Définir la stratégie de pilotage de la performance
au bloc opératoire au bloc opératoire que cherchons-nous, dans quel objectif ?que cherchons-nous, dans quel objectif ?
« « Contrôler le cap d’un navire n’a de sens Contrôler le cap d’un navire n’a de sens que si ce navire a une destinationque si ce navire a une destination » »
2525
Les indicateurs : leurs limitesLes indicateurs : leurs limites Attention aux « usines à gaz »Attention aux « usines à gaz » : trop d’indicateurs ou : trop d’indicateurs ou
indicateurs non adaptésindicateurs non adaptés Les indicateurs restent des outils : un tableau de Les indicateurs restent des outils : un tableau de
bord n’est pas une finalitébord n’est pas une finalité et et sa sa communicationcommunication( individuelle et collective ) doit faire ( individuelle et collective ) doit faire l’objet de l’objet de toute notre attentiontoute notre attention. .
Quelques questions Quelques questions essentiellesessentielles Rôle du cadre dans le pilotageRôle du cadre dans le pilotage de la performance de la performance: exemple dans : exemple dans
les changements organisationnels à mettre en place avec les les changements organisationnels à mettre en place avec les praticiens: répartition des journées opératoires pour éviter les pics praticiens: répartition des journées opératoires pour éviter les pics d’activités sur certaines journées opératoiresd’activités sur certaines journées opératoires
Quels sont les Quels sont les co acteurs du pilotageco acteurs du pilotage ? ? Qui détient le Qui détient le pouvoir décisionnelpouvoir décisionnel dans les établissements privés? dans les établissements privés?
2626
Merci de votre attentionMerci de votre attention
2727
AnnexeAnnexe
2828
Notions de baseNotions de base
Les indicateurs sont des Les indicateurs sont des OutilsOutils : : De communicationDe communication D’optimisation des ressources: humaines, temporelles et D’optimisation des ressources: humaines, temporelles et
matériellesmatérielles D’évaluationD’évaluation D’aide à la décisionD’aide à la décision
Ils sont Ils sont issus de données objectivesissus de données objectives:: Ils confirment ou invalidentIls confirment ou invalident le ressenti des le ressenti des
intervenants du bloc opératoireintervenants du bloc opératoire
2929
Historique sur les Historique sur les indicateurs utilisésindicateurs utilisés
20022002: indicateurs support papier: indicateurs support papier
20032003 : Présentation des indicateurs sur les taux d’occupation : Présentation des indicateurs sur les taux d’occupation
2004 2004 : : Présentation des indicateurs sur les taux d’occupation et Présentation des indicateurs sur les taux d’occupation et
la variabilitéla variabilité Utilisation d’indicateurs adaptés aux problématiques Utilisation d’indicateurs adaptés aux problématiques
exemples:exemples: Pourcentage de vacations utilisées/ vacations offertes Pourcentage de vacations utilisées/ vacations offertes Pourcentage des débordements de programmePourcentage des débordements de programme Nombre de vacations non occupées sans respect du Nombre de vacations non occupées sans respect du
délai de prévenance….délai de prévenance….
2010 2010 : Introduction des Indicateurs de qualité: Introduction des Indicateurs de qualité
3030
Exemple de modélisation Exemple de modélisation de la performance de la performance
et des indicateurs associéset des indicateurs associés
3131
Garantir la qualité, la sécurité des soins
Développer une image positive
Suivre et évaluerles pratiques
professionnelles des soignants
Régule les Conflits internes
et externes
Evaluation des
compétences
Gérer les équipements,
l’instrumentation ,les DMS
Gérer la planification
opératoire
Intégrerla dimensionéconomique
Favoriser le développement des compétences formations professionnels
Formaliser protocoles, procédures
Gérer lesinterfaces entre
les services fournisseurs
et clients
Relayer l’information
atour du patiententre les différents secteurs de prise en
charge
Définir des durées de vacations ajustées
Gérer les Plannings du
personnel
Intégrer les aléas dans la gestion
de l’activité quotidienne
Favoriser les conditions d’un apprentissage
organisationnel (Know ledge Mangement
Contrôler le respectdes procédures defonctionnement
et des protocoles de soins
Favoriser la Communication entre
acteurs internes et externs au bloc
Favoriser le questionnement Individuel et l’innovation contribuant à améliorer l’organisation du bloc
Organiser et formaliser l’activité
quotidienne
Véhiculer des valeurs dans l’action de
management opérationnel
Evaluer l’activité et apporter
les modifications correctives
Favoriser le retour sur expérience
Favoriser des conditions de
travail satisfaisantes
Définir et formalizer des valeurs consensuelles
Nombre de formationsréalisées / an
Nombre et nature des dysfonctionnements
Nombre d’infections du site opératoire / trimestre
Suivi des indicateurs d’activité : variabilité, …
Mesure de l’absentéisme
Suivi des FNC
Indicateurs de satisfaction des patients au bloc
Optimiser les ressources humaines,
matérielles et temporelles
Nature et Nombre d’évaluations formalisées
Suivi mensuel des heures supplémentaires
COUTS
VALEUR
Définir et mettre en
oeuvre une stratégie
Proposition de modélisation du pilotage Proposition de modélisation du pilotage de la performance du blocde la performance du bloc