1 hugo butter info op orde

Metadata made in Holland 19 juni 2008 1

Baseline Informatiehuishouding

Informatie op Orde?



Kennisprogramma Informatie op Orde

De relatie tussen de Baseline en Metadata

Bijeenkomst 'Metadata made in Holland'Den Haag, 19 juni 2008

Hugo ButterICTU



Wie ben ik en wat doe ik

• Mijn verleden– Arbeidsvoorziening– P-Direkt

• Functie tot 1 juni 2008: – interdepartementaal projectleider van actielijn 1 en 2 van

Kabinetsvisie Informatie op Orde – opstellen Baseline Informatiehuishouding

• Functie vanaf 1 juni 2008– interdepartementaal projectleider van actielijn 3 – Opzetten van een Kennisprogramma

Informatiehuishouding



Agenda

• Baseline Informatiehuishouding

• Metadata

• Praktijkvoorbeeld: P-Direkt

• Stellingen



Informatie op Orde

Aanleiding Digitalisering overheid ’90 Papieren achterstanden ’04 Inspectierapport ‘Dementerende Overheid’ ’05

- autonome groei overheidsinformatie- ongecontroleerde aanwas- oncontroleerbare aanwas

Kabinetsvisie Kaderstellende randvoorwaarden Vertaling in 8 actielijnen



Baselinevolgens F&S...

Minimale set van normen (7)

Duurzame toegankelijkheid overheidsinformatie

Samengesteld uit geldende wetten en normen

Toolkit met oa Richtsnoer Metadata Rijk

WEET IK VEEL.

GEWOON,

BASELINE.



Kwaliteitscriteria

Kunnen we de kwaliteitscriteria uit deKabinetsvisie in de wetten terugvinden

Vindbaar Toegankelijk Betrouwbaar Authentiek Volledig Interoperabel



Agenda


• Metadata


• Informatie, stelling en vragen



Trend: minder metadata ?

• Product: Metadata onderdeel van semigestructureerde inhoud (labeling) en bedrijfstaal.

• Proces: Metadata werkstroomadministratie

• Beheer: Metadata beheeradministratie

• Vinden: Metadata automatische indexering labels en administraties; bedrijfstalen

• Toegang: Metadata semigestructureerde inhoud (labeling) en werkstroomadministratie.

Conclusie: meer ervaren als bedrijfsvoering en minder als overhead



Definitie NEN ISO 15489-1

• “In het kader van RM zijn metadata gegevens die de context, inhoud en structuur van archiefbescheiden en het management ervan in de loop der tijd (beheer) (ISO 15489-1, sectie 3.12) beschrijven.



Definitie Advies Overheid.nl website

• Metadata– informatie die informatiebronnen

beschrijft, toelicht, lokaliseert of op andere manier ‘eenvoudiger’ vindbaar, bruikbaar of beheerbaar maakt

• Voor verschillende doelgroepen

• Voor verschillende doelen



Typen van metadata

• over het record zelf• over bedrijfsprocedures, -beleid en

mandaat• over actoren• over bedrijfsactiviteiten of -processen• over records management processen



Bedrijfs-activiteiten

RecordsManagementactiviteiten

Mensen(Actoren)

Records

Geïntegreerd in

Creëren

Gebruikt door

voeren uitIs

gedocumenteerdin

Voeren uit

Documenteer,Beheer,Stel beschikbaar

Regelen

Definieert bevoegdheden

van

Verantwoorden uitvoering van

Mandaat



Agenda


• Metadata


• Stellingen



Huidige Personeelsadministraties !?



P-Direkt en de Andere Overheid

– Betere dienstverlening– Slagvaardige organisatie– Minder bureaucratie– Andere werkwijze

• vernieuwing HRM

– GBO (Gemeenschappelijke beheer organisatie)

• Shared Service Centra zoals SSC HRM (nu P-Direkt)



Algemene Criteria

Criteria digitale Personeelsdossiers:

– Bruikbaarheid– Beheer(s)baarheid – Beveiliging– Autorisatie– Authenticatie– Substitutie (vervanging van de papieren dossiers) moet

realiseerbaar zijn– Voldoen aan wet en regelgeving (WBP, Archiefwet etc.)

• Betrouwbaarheid• Juistheid• Volledigheid

Metadata zijn kenmerken, die aan digitale documenten meegegeven moeten worden, om aan bovenstaande criteria te

kunnen voldoen.



1. Metadata die identificeren:

– Volgens de theorie:• o.a. uniek registratienummer, datum,

verzending of ontvangst, verwijzing naar een dossier of andere aggregatievorm, titel, auteur;

– Vertaling naar de RMA:• Interne naamgeving/nummering van

documenten binnen de RMA-applicatie• Persoons/dienstverbandidentificatie (IAR-code /

SAP-nummer)• Ontstaansdatum document in de RMA• Toewijzing aan (sub)rubriek/dossiermap• Documentnaam



2. Metadata die juiste interpretatie mogelijk maken

– Volgens de theorie:• o.a. classificatienummer, verwijzing naar

dossier, verwijzing naar proces en procedure;

– Vertaling naar de RMA:• Initiërende klantproces • Procesdatum



3. Metadata die de authenticiteit aantonen

– Volgens de theorie:• o.a. datum opmaak, datum verzending of

ontvangst, auteur, relatie met andere documenten, wijze van verzending; wijze van authenticatie (elektronische handtekening);

– Vertaling naar de RMA:• Elektronisch authenticatie

(bijv. handtekening, paraaf)• User-id’s van de rollen in het proces

(initiator/auteur, beslisser, etc.)• Documentdatum



4. Metadata die het vinden vergemakkelijken

– Volgens de theorie:• onderwerp, auteur, titel, datum, classificatiecode;

– Vertaling naar de RMA:• Specifieke zoekmetadata:

– Trefwoorden– Boomstructuur

• Autoriseerbare zoekmogelijkheden op alle overige metadata



5. Metadata die correcte (re)presentatie mogelijk maken

– Volgens de theorie:• o.a. software en hardware omgeving, fysieke

opslaggegevens, compressiegegevens;

– Vertaling naar de RMA:• Extensie bestandsnaam (*.pdf, *.tif)• Encryptie-decryptie• Verwijzing naar fysieke locatie

– Doosnummer– Locatiecode– Opslagdatum



6. Metadata voor formeel beheer

– Volgens de theorie :• o.a. toegangsautorisatie, datum

vernietiging of overdracht, datum conversie of migratie; hiertoe kan ook logistieke data gerekend worden (verblijfplaats);

– Vertaling naar de RMA:• Categorie vertrouwelijkheid• Afdelingscode• Scan/migratiedatum• Vernietigingsindicatie• Evt. verwijzing naar fysieke locatie van

onderliggende stukken



7. Metadata voor beheershandelingen

– Volgens de theorie:• o.a. wanneer door wie gebruikt, datum

conversie, conversie of migratie log-file, datum en wijze van overdracht, datum vernietiging;

– Vertaling naar de RMA:• Mutatiedatum• User-id laatste muteerder• User-id alle raadplegers + datum..?• Daadwerkelijke vernietigingsdatum….?• Status/versie document…..?



Agenda


• Standaarden voor Metadata


• Stellingen



Metadata is een kwestie van

verplichten en verleiden

Stelling



Stelling: het heet anders maar het is hetzelfde

VROEGER

• UDC,BAC• Indexen, registers• Trefwoorden• Thesaurus• Neveningang• Registatiekenmerken• Div-ers• Archieven• Voortgangsinformatie

NU

• Taxonomie• Ontologie• Semantisch web• Hyperlinks• Topics• Metadata• Zoekmachines• Informatie• Login-scripts



Websites

• Overheid.nl………• Clever Metadata project

– http://www.sims.monash.edu.au/research/rcrg/research/crm/

• Metamap– http://www.mapageweb.umontreal.ca/turner/m

eta/english/index.html

• Interpares 2 project– www.interpares.org – http://www.gseis.ucla.edu/us-interpares/madras

http://www.sims.monash.edu.au/research/rcrg/research/crm/

http://www.sims.monash.edu.au/research/rcrg/research/crm/

http://www.mapageweb.umontreal.ca/turner/meta/english/index.html

http://www.mapageweb.umontreal.ca/turner/meta/english/index.html

http://www.interpares.org/

http://www.gseis.ucla.edu/us-interpares/madras



Baseline

1 hugo butter info op orde

Technology