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DISEÑO, EJECUCION Y EVALUACION DE PROYECTOS

DE INTERVENCION ORGANIZACIONAL

Ps. Juan Guerrero, MSPDEPARTAMENTO DE PSICOLOGIA

Universidad Nacional de Colombia

ADAPTADO DE:

EZEQUIEL ANDER-EGG ET AL.

DISEÑO DE PROYECTOS SOCIO-CULTURALES. BUENOS AIRES: LUMEN, 1998

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PLANTEAMIENTO DEL TEMA (PARA QUE DISEÑAR PROYECTOS

EN LAS ORGANIZACIONES)

CONCRETAR LO QUE SE QUIERE REALIZAR

INSTRUMENTAR LAS DECISIONES COMBINANDO RECURSOS (HUMANOS, TECNICOS, FINANCIEROS Y MATERIALES)

TENER UN FLUJO DE ACCION PARA EL LOGRO DE PRODUCTOS Y RESULTADOS

DISPONER DE CRITERIOS DE EVALUACION DE RESULTADOS

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DISEÑO DE UN PROYECTO (AGENDA GENERAL)

DENOMINACION DEL PROYECTO

NATURALEZA DEL PROYECTO

ACTIVIDADES Y TAREAS A REALIZAR

METODOS Y TECNICAS

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

DETERMINACION DE RECURSOS

ELABORACION DEL PRESUPUESTO

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

INDICADORES DE EVALUACION DEL PROYECTO

FACTORES EXTERNOS CONDICIONANTES

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PRECISIONES CONCEPTUALES

PLAN PARAMETRO TECNICO-POLITICO DENTRO DEL CUAL SE ENMARCAN PROGRAMAS Y

PROYECTOS LINEAMIENTOS GENERALES SOBRE EL DESARROLLO DE UNA ORGANIZACIÓN

PROGRAMA CONJUNTO ORGANIZADO Y COHERENTE QUE OPERACIONALIZA UN PLAN

PROYECTO CONJUNTO DE ACTIVIDADES CONCRETAS Y COORDINADAS QUE SE REALIZAN CON EL

FIN DE PRODUCIR BIENES, SERVICIOS Y CONOCIMIENTO CAPACES DE SATISFACER NECESIDADES O RESOLVER PROBLEMAS

ACTIVIDAD MEDIO DE INTERVENCION SOBRE LA REALIDAD REALIZACION SECUENCIAL E INTEGRADA DE DIVERSAS ACCIONES NECESARIAS PARA

LOGRAR LOS OBJETIVOS ESPECIFICOS DE UN PROYECTO

TAREA ACCION QUE OPERACIONALIZA UNA ACTIVIDADCON MAXIMO GRADO DE

CONCRECION

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A MANERA DE EJEMPLO

PLAN: EXPANSION DE LA EMPRESA “B & A”

PROGRAMA: CONSTRUCCION DE NUEVAS SEDES

PROYECTO: PLANTA DE PRODUCCION DE LETICIA

ACTIVIDAD: COLOCACION DE CIMIENTOS

TAREA: INYECCION DE CONCRETO

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DENOMINACION DEL PROYECTO

CARACTERIZACION EN POCAS PALABRAS DE AQUELLO QUE SE QUIERE HACER (TITULO SINTETICO)

NO CONFUNDIR EL TITULO CON EL ENUNCIADO DEL PROBLEMA

UNA DENOMINACION INADECUADA NOS PUEDE LLEVAR A FORMULACION ERRADA DE OBJETIVOS, ACTIVIDADES Y TAREAS

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NATURALEZA DEL PROYECTO

DESCRIPCION DEL PROYECTO(QUÉ SE QUIERE HACER)

CARACTERIZACION Y DESCRIPCION DE LA IDEA CENTRAL

CONTEXTUALIZACION DEL PROYECTO DENTRO DEL PROGRAMA

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NATURALEZA DEL PROYECTO

JUSTIFICACION DEL PROYECTO(POR QUÉ SE HACE)

ARGUMENTACION LOGICA PARA REALIZAR EL PROYECTO

EXPLICAR LA PRIORIDAD DEL PROBLEMA

JUSTIFICAR PORQUE EL PROYECTO FORMULADO ES LA SOLUCION MAS VIABLE

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NATURALEZA DEL PROYECTO

MARCO INSTITUCIONAL(ORGANIZACIÓN RESPONSABLE DE LA EJECUCIÓN)

NATURALEZA JURIDICA, ADMINISTRATIVA, INSTALACIONES Y SERVICIOS, RECURSOS HUMANOS DE LA INSTITUCION QUE EJECUTARA EL PROYECTO

DEPARTAMENTO Y/O PROGRAMA DE LA ORGANIZACIÓN EJECUTORA DONDE SE INSERTARA EL PROYECTO

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NATURALEZA DEL PROYECTO

FINALIDAD DEL PROYECTO (IMPACTO QUE SE ESPERA LOGRAR)

SON LOS OBJETIVOS DEL PROGRAMA AL CUAL PERTENECE EL PROYECTO

FIN ULTIMO QUE JUSTIFICA LA EXISTENCIA DEL PROYECTO

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NATURALEZA DEL PROYECTO

OBJETIVOS DEL PROYECTO(PARA QUÉ SE HACE, QUÉ SE ESPERA OBTENER)

LOGROS DEFINIDOS QUE SE BUSCA ALCANZAR (EFECTOS QUE SE BUSCA ALCANZAR)

DEBEN SER FORMULADOS ADECUADAMENTE– OBJETIVO GENERAL (PROPOSITO CENTRAL DEL

PROYECTO)

– OBJETIVOS ESPECIFICOS (PASOS PARA ALCANZAR EL OBJETIVO GENERAL)

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NATURALEZA DEL PROYECTO

METAS DEL PROYECTO(CUÁNTO SE QUIERE HACER)

OPERACIONALIZACION DE LOS OBJETIVOS

CUANTO SE QUIERE LOGRAR CON LA REALIZACION DEL PROYECTO, EN QUE PLAZO DETERMINADO Y EN QUE ESPACIO DELIMITADO

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NATURALEZA DEL PROYECTO

BENEFICIARIOS DEL PROYECTO(A QUIÉN VA DIRIGIDO)

IDENTIFICAR LOS BENEFICIARIOS INMEDIATOS Y BENEFICIARIOS FINALES O INDIRECTOS

DELIMITAR EL “GRUPO-META” INDICANDO:– SITUACION GENERAL (p.e. NIVEL DE INGRESOS), – OCUPACION (p.e. PERSONAL ADMINISTRATIVO), – ACCESO A SERVICIOS (p.e. SUBSIDIO PARA

EDUCACION)

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NATURALEZA DEL PROYECTO

PRODUCTOS DEL PROYECTO(RESULTADOS DE LAS ACTIVIDADES)

PRIMER NIVEL DE RESULTADOS A LOS QUE SE LLEGA

CONDICION PREVIA PARA EL LOGRO DE OBJETIVOS Y METAS

LA GENERACION DE PRODUCTOS DEPENDE DE LA REALIZACION DE ACTIVIDADES

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NATURALEZA DEL PROYECTO

LOCALIZACION FISICA Y COBERTURA ESPACIAL DEL

PROYECTO(DÓNDE SE HARÁ, QUÉ ABARCARÁ)

DETERMINAR EL AREA DONDE SE UBICARA EL PROYECTO– MACRO-LOCALIZACION (p.e. REGION)– MICRO-LOCALIZACION (p.e. BARRIO)

DETERMINAR EL AREA DE INFLUENCIA DEL PROYECTO Y NUMERO DE BENEFICIARIOS

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OPERACIONALIZACION DE ACTIVIDADES Y TAREAS A

REALIZAR*(CON QUÉ ACCIONES SE GENERAN LOS PRODUCTOS)

ESPECIFICACION E INVENTARIO DE LAS TAREAS A REALIZAR

DISTRIBUCION DE UNIDADES PERIODICAS DE TIEMPO (FECHA DE INICIO Y TERMINACION DE CADA ACTIVIDAD)

ORDENACION Y SINCRONIZACION DE LAS MISMAS

INDICACION DE LA CANTIDAD Y CALIDAD DE INSUMOS NECESARIOS (HUMANOS, SERVICIOS, EQUIPOS, ETC.) ASIGNADOS POR ACTIVIDAD

* EN ESTA ETAPA PUEDE SER UTIL USAR UNA APLICACION COMO EL “MICROSOFT PROYECT 2003”* EN ESTA ETAPA PUEDE SER UTIL USAR UNA APLICACION COMO EL “MICROSOFT PROYECT 2003”

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METODOS Y TECNICAS(MODALIDADES DE OPERACIÓN)

SELECCIÓN Y COMBINACION DE TECNOLOGIAS APROPIADAS Y TECNOLOGIAS NO OBSOLETAS DE ALTO RENDIMIENTO

SELECCIONAR LA ALTERNATIVA QUE MEJOR SE ADAPTE A LOS FINES DEL PROYECTO Y AL CONTEXTO EN QUE SE UTILIZARA

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CALENDARIZACION DEL PROYECTO*(CUÁNDO OCURRIRÁ)

DISTRIBUCION UNIFORME DEL TRABAJO, PLAZOS REALISTAS PROPORCIONADOS A CADA ACTIVIDAD

DIAGRAMA DE VISUALIZACION DE GANTT (CUÁNDO ESTAN PREVISTAS LAS TAREAS?)

DIAGRAMA PERT (RELACIONES ENTRE TAREAS, SIMULTANEIDAD, RUTA CRITICA)

METODO ABC (CALENDARIO DE ACTIVIDADES Y TAREAS, DURACION DE LAS ACTIVIDADES, RUTA CRITICA)

* EN ESTA ETAPA PUEDE SER UTIL USAR UNA APLICACION COMO EL “MICROSOFT PROYECT 2003”* EN ESTA ETAPA PUEDE SER UTIL USAR UNA APLICACION COMO EL “MICROSOFT PROYECT 2003”

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HUMANOS CANTIDAD DE PERSONAL, CUALIFICACION REQUERIDA, FUNCIONES A REALIZAR

MATERIALES EQUIPOS, INSTRUMENTOS, PRUEBAS PSICOLOGICAS, INFRAESTRUCTURA FISICA

TECNICOS ENTREVISTA PSICOLOGICA, DESARROLLO DE SOFTWARE PARA APLICACIÓN Y CALIFICACION DE PRUEBAS

FINANCIEROSCALENDARIO FINANCIERO: QUIÉN O QUÉ FINANCIA QUÉ

DETERMINACION DE RECURSOS DEL PROYECTO(QUIÉNES Y CON QUÉ SE REALIZARA EL PROYECTO)

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GASTOS DE PERSONAL (NUMERO DE PERSONAS, CALIFICACION, DEDICACION, REMUNERACION)

VIATICOS TRANSPORTE, ALOJAMIENTO, ALIMENTACION, COMUNICACIONES

LOCALESREACONDICIONAMIENTO, ALQUILER

MATERIAL Y EQUIPO MOBILIARIO, COMPUTADORES, TELEFAX, FOTOCOPIADORA

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO SERVICIOS PUBLICOS, LIMPIEZA, IMPUESTOS, LIBROS Y REVISTAS

IMPREVISTOS 5% DEL TOTAL DEL PRESUPUESTO

BENEFICIOS INGRESOS FINANCIEROS GENERADOS POR EL MISMO PROYECTO

MATRIZ FINANCIERA DEL PROYECTOINCLUYE FUENTES DE FINANCIAMIENTO, DETALLE DE RECURSOS, UNIDADES QUE SE REQUIEREN, VALOR MONETARIO DE CADA UNIDAD, COSTO TOTAL

COSTOS DE EJECUCION DEL PROYECTO

(RECURSOS EXPRESADOS EN DINERO)

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ORGANIZACIÓN Y GESTION DEL PROYECTO (I)(CÓMO SE GESTIONARÁ Y ORGANIZARÁ EL PROYECTO)

INSERCION DEL PROYECTO EN EL ORGANIGRAMA DE LA ORGANIZACIÓN EJECUTANTE

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (INDICANDO COMO DESEMPEÑAR LAS TAREAS, ADEMAS DE NORMAS TECNICAS Y ADMINISTRATIVAS A SEGUIR)

FUNCIONES DEL PERSONAL DEL PROYECTO (QUIÉN ES EL RESPONSABLE Y DE QUÉ TAREAS)

RELACIONES DEL PERSONAL (NIVELES DE AUTORIDAD, CANALES DE INFORMACION, CONSULTA Y ASESORIA, MECANISMOS DE COORDINACIÓN)

SISTEMAS DE EVALUACION (FORMAS Y MECANISMOS DE CONTROL OPERACIONAL Y SUPERVISION TECNICA DEL PERSONAL DEL PROYECTO)

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ORGANIZACIÓN Y GESTION DEL PROYECTO (II)(CÓMO SE GESTIONARÁ Y ORGANIZARÁ EL PROYECTO)

TRES OPCIONES DE ORGANIZACION DEL PROYECTO

ORGANIZACIÓN FUNCIONALEL PROYECTO SE LLEVA A CABO DENTRO DE UN ORGANISMO YA EXISTENTE CON FUNCIONARIOS, PROFESIONALES Y TECNICOS DEL MISMO. ES UNA ACTIVIDAD MAS DE DICHO ORGANISMO

ORGANIZACIÓN POR PROYECTO EXISTE UN RESPONSABLE GENERAL DEL PROYECTO Y SE CREAN ESPECIFICAMENTE PARA ESTE UNA UNIDAD ADMINISTRATIVA Y UNA UNIDAD OPERATIVA QUE DESAPARECEN CUANDO EL PROYECTO TERMINE

ORGANIZACIÓN MATRICIALES UNA MEZCLA DE LAS DOS OPCIONES ANTERIORES. EL PROYECTO TIENE UN DIRECTOR QUE TIENE AUTORIDAD SOLO SOBRE EL PERSONAL TECNICO EN ASPECTOS ESPECIFICOS DEL PROYECTO. EL RESTO DEL PERSONAL PERTENECE A DISTINTAS DEPENDENCIAS DEL ORGANISMO RESPONSABLE Y DEPENDEN DE UNA DOBLE JEFATURA

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EVALUACION DEL PROYECTO (I)(CON QUÉ INDICADORES SE MEDIRÁ EL AVANCE HACIA LAS

METAS)

LOS INDICADORES SON PATRONES DE MEDIDA PARA MOSTRAR EL AVANCE DE UNA ACTIVIDAD, CON RELACION A LAS METAS ESTABLECIDAS

VARIAS CLASES DE INDICADORES:

– INDICADORES DE INSUMOSENTREGA DE INSUMOS

– INDICADORES DE PRODUCTOS

OBTENCION DE SUS PRODUCTOS

– INDICADORES DE EFECTOLOGRO DE OBJETIVOS

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EVALUACION DEL PROYECTO (II) (CON QUÉ INDICADORES SE MEDIRÁ EL AVANCE HACIA LAS METAS)

CONDICIONES QUE DEBEN REUNIR LOS INDICADORES:

– INDEPENDENCIACADA META U OBJETIVO DEBE TENER UNO O VARIOS INDICADORES PROPIOS

– VERIFICABILIDADLOS INDICADORES DEBE PERMITIR VERIFICAR EMPIRICAMENTE LOS CAMBIOS QUE SE VAN PRODUCIENDO EN EL PROYECTO

– VALIDEZLOS INDICADORES DEBEN MEDIR LO QUE REALMENTE PRETENDEN MEDIR

– ACCESIBILIDADSE DEBEN USAR INDICADORES QUE REQUIEREN DATOS YA EXISTENTES, O QUE SE PUEDEN OBTENER FACILMENTE

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FACTORES EXTERNOS CONDICIONANTES DEL IMPACTO DEL PROYECTO

(RELACIÓN MEDIOS-FINES-CONDICIONES)

FACTORES QUE ESTAN FUERA DEL CONTROL DE LA GERENCIA DEL PROYECTO PERO QUE DEBEN PRODUCIRSE PARA LOGRAR EL IMPACTO PROPUESTO

EN EL DISEÑO DEL PROYECTO DEBE PRECISARSE CUALES SON LOS FACTORES EXTERNOS DE LOS QUE DEPENDE SU ÉXITO E IMPACTO. EN ESTE SENTIDO, LOS FACTORES EXTERNOS DEBEN SER:

REALISTASDEBEN TENER UNA ALTA PROBABILIDAD DE ACONTECER

PRECISOSINDICAR EN CONCRETO LA FUENTE CON BASE EN LA CUAL SE SEÑALA EL FACTOR

COMPLETOSSEÑALAR TODOS LOS FACTORES EXTERNOS QUE DETERMINAN EL ÉXITO DEL PROYECTO

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CRITERIO DE EVALUACION DEL MODULO DISEÑO DE UN PROYECTO DE INTERVENCION

EN UN NUCLEO ORGANIZACIONALPROBLEMÁTICO SELECCIONADO

1. SEGURIDAD INDUSTRIAL

2. CAPACITACION DE PERSONAL

3. EVALUACION DEL DESEMPEÑO

4. SELECCIÓN DE PERSONAL

5. AUSENTISMO

6. PSICOLOGIA DEL MERCADEO

7. OTROS...