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Manual de Gestión Electrónica para las Oficinas de Atención y Protección de Victimas del Delito 1


Introducción

Comopartedeloscomponentesesencialesenlatransformacióndeunafiscalíaconunmodelotradicional de gestión de casos a una con soporte totalmente electrónico, se impone la necesidad derealizarunrediseñodeprocesos,conelfindesimplificarymejorarlagestión,obtenermayorceleridadeneltrámitedelasinvestigacionespenales,yconsecuentementebrindarunserviciodecalidad a las personas usuarias.

Dentrodeesterediseño,seencuentralaelaboracióndemanualesoguíasqueestablezcanlospasosaseguirencadaproceso,conelfindequeserealicendeunamaneramásexpedita,uniformeycélere.Enestesentido,seharealizadounacompilacióndelos32protocolosdegestiónelectrónicaexistentesalafecha,algunosdeloscualesfueronelaboradosparaprevenirlamate-rializaciónderiesgosderivadosdelaaplicacióndelastecnologíasdeinformaciónycomunicación.Cada uno de los protocolos, se encuentra apegado a la legislación procesal penal, circulares de la FiscalíaGeneraldelaRepúblicayLeyGeneraldeControlInterno,entreotros;asimismo,contienenindicacionesespecíficassobreelusodelsistemadegestióndedespachosjudicialesyelescritoriovirtual.

Alafecha,losprotocolospresentadoseneste“Manualdegestiónparafiscalíaselectrónicas”,hansidoelaborados,revisados,corregidosyvalidadosporelequipodetrabajodePRONAFE,quie-nesenconjuntoconlosintegrantesdelasfiscalíaselectrónicasdePérezZeledón,Limón,CartagoySanCarlos,desarrollarontalleresencadacircuitojudicial,parasuestudioymejora.

Esperamosqueestematerialseadeutilidadparalosactualesyfuturosintegrantesdelasfiscalíaselectrónicas,asícomoparalaestandarizacióndelosprocesosenelMinisterioPúblico.


Contenido

Programa de Atención:Recepción,encuadreydefinicióndelprograma......................................................................................4Sesionesdeseguimiento....................................................................................................................9Remisióndecasosaotracircunscripciónterritorial.................................................................................12CierreyarchivodeloscasosdeAtenciónalaVíctima............................................................................15

Programa de Protección:

Recepcióndeformulario,explicacióndelosalcancesdelProgramadeProtecciónyvaloraciónderiesgo........17Seguimientodelcasoyejecucióndemedidas.......................................................................................22Revaloracióndelcasoycambiodemedidas..........................................................................................24Informetécnico.................................................................................................................................27Remisióndecasosaotracircunscripciónterritorial.................................................................................29Cierredelexpediente.........................................................................................................................32

Protocolos para la solicitud de ayuda económica:

AprobaciónypagodeayudaseconómicasenefectivoenSedeCentral.....................................................35Aprobaciónypagodeayudaseconómicasensedesregionalespormediodetarjetadedébito.....................38Modificacióndelparámetrodelastarjetasdedébitoinstitucional.............................................................42Solicitudyasignacióndetarjetadedébitoinstitucionalporprimeravez....................................................44Trámitedeayudaseconómicasygastosdeprotecciónavíctimadedelito,pormediode“Anticipodecheque”(SedeCentral)..................................................................................................................................46

Anexos...........................................................................................................................................50

Bibliografía....................................................................................................................................59


PROGRAMA DE ATENCIÓNRecepción, encuadre y definición del programa


1 . Referencia institucional:

1.1 EltécnicojudicialdelaOficinadeAtenciónyProtecciónalaVíctimadelDelito(OAPVD),recibiráenlacuentadecorreooficialdeesedespacho,lasolicituddeatencióndelusuario.DichasolicitudpuedeprovenirdelaFiscalía,elOrganismodeInvestigaciónJudicialuotrasinstitucionesdelEstado.

1.2 Eltécnicojudicial,verificaráquelasolicitudoreferencia,cuenteconlosdatosnecesariosparalaatencióndelusuario,encasodeprovenirdelaFiscalíaoelO.I.Jdeberácontenercopiaelectrónicadeladenuncia.

1.3 Realizadoelpasoanterior,eltécnicojudicialcrearáunacarpetadelegajoprincipalenelSistemadeGestióndeDespachosJudiciales(SGDJ),conlainformacióncontenidaenlasolicitud,alacualseleasignaráunnúmeroconsecutivo(NUE)deformaautomática.

1.4 Unavezcreadalacarpeta,eltécnicojudicialrealizaráunaconsultageneraldelreferido(a)enelSGDJ,afindedeterminarsihasidoatendidoanteriormente.Digitalizará losdocumentosensoportedepapelque lehayansidoaportados,ylosincorporarácomodocumentoexterno,debidamentedescrito,enelEscritorioVirtual.Además,deberáincorporarlosdatosdelexpediente,enellibrodigitaldecontroldeentradosysalidos(archivodeexcelolibreoffice).

1.5 Cumplidoelpuntoanterior,eltécnicojudicialprocederáarealizaruncambiodeubicaciónenelEscritorioVirtual,colocandolacarpetaenlaubicacióndelprofesionalqueporrolcorresponda(abogado,psicólogo,trabajadorsocial),conlatarea“casonuevo”,eindicaráenelapartadodeobservacionesdelaubicaciónsielusuarioseencuentraonoeneldespacho(oincluirdetallesdelacita).

1.6Encasodequeelusuarionoseencuentreenlaoficina,paraseratendidoinmediatamente,elprofesionalóeltécnicojudicial(ambos),secomunicaráconelusuariovíatelefónicaencasodecontarconestedato,paracitarlo,casocontrarioconfeccionaráunaordendecitaciónparaquesepresentealdespachoypoderllevaracabola entrevista inicial.


2. Solicitud espontánea de atención:

2.1 Sielusuariorequierelosserviciosdelaoficinademaneraespontánea,esdecir,solicitaqueleatiendaunprofesionaldelaOAPVDsinexistirunareferenciadepormedio,eltécnicojudicialleconsultarásicuentaconunadenunciapenalysiportacopiadelamisma,asociadaalasituaciónporlacualrequiereelservicio.

2.2 Sicuentaconunadenunciapenal,eltécnicojudicialdelaOAPVD,solicitaráalusuariooalafiscalíalacopiadeladenunciaparaincorporarlaalexpediente.

2.3 Si el usuario no cuenta con una denuncia penal, pero la situación por la que solicita el servicio podríaconfigurarundelito,eltécnicojudicialdelaOAPVD,solicitarálaayudadeunprofesional,indistintamentedeladisciplinaafindequecontactealfiscalparalavaloracióndelcaso.

2.4 Silasolicitudespontáneadelusuario,nocorrespondealosserviciosquebrindalaOAPVD,niestáasociadaaunhechodelictivo,elprofesionaldelaOAPVDloremitiráalainstanciacorrespondiente.

3. Encuadre de los servicios del programa de Atención:

3.1 Cuandoelusuarioseencuentreeneldespacho,elprofesionalprocederáaatenderlo.Leexplicarálosserviciosdelaoficina:enelÁreadePsicología,TrabajoSocialyLegal,leconsultaráalusuariolasexpectativasquetiene,yleexplicaráelcaráctervoluntariodeingresoalprograma.

3.2. Elprofesionalexplorarálaexistenciadeindicadoresderiesgo,paradefinirelprogramaalqueingresaráAtenciónóProtección.

3.3. Encasodedetectarfactoresderiesgocontra la integridadfísicade lapersona,elprofesional realizaráreferenciainmediataalProgramadeProtección.

3.4 No ingreso al programa: Encasodequeelusuario,enelencuadremanifiestequenodeseaingresaralprograma,elprofesionalqueloestéasistiendoconfeccionaráunaconstanciaconlasrazonesindicadasycalidadesdelusuario,lafirmaránambas


partes,seincorporaráalescritoriovirtual,yseleinformaráalfiscaloautoridadsolicitantequelorefirió,sobredichasituación.

3.5 Cierre administrativoElprofesionalconfeccionaráundocumentodejustificacióndecierredelacarpetaenelinstrumentorespectivo(machotedecierredeatención),lofirmaráelectrónicamenteyrealizaráuncambiodeubicaciónaltécnicojudicialencargadodeadministrarelsistema,conlatarea“cancelardelsistema”,paraqueésteúltimoprocedaconelcierredelexpedienteenelsistemadegestióndedespachosjudiciales.

4. Usuario en crisis:Sielusuarioalpresentarsealaoficina,seencuentraencrisis,seledaráatencióninmediata(primerosauxiliospsicológicos)porpartedelprofesional.

5. Entrevista inicial

5.1. Atención del usuario:Enelmomentodeatenderalusuarioelprofesional, le informaráque requieredesuconsentimientoparaelingresoalProgramadeAtenciónaVíctimasyTestigos.Harádesuconocimiento,elcaráctervoluntario,gratuitoyconfidencialdelprograma,antelocualelusuariodecidirásiestádeacuerdoensometersealmismoono.

5.2. Consentimiento informado: CuandoelusuarioseencuentreanuenteaingresaralProgramadeAtención,elprofesionalprocederáacompletarenelescritoriovirtual, losdatoscorrespondientesenelmachotede“consentimientoinformado”,archivoquefirmarátantoelusuariocomoelprofesional,demaneraholográfica.Sielusuariotienealgunaimposibilidadparafirmar,seimprimiráeldocumento(consentimientoinformado),selesolicitaráqueimpregnesuhuelladactilarcontinta,yelprofesionalfirmará.Posteriormentesedigitalizaráeldocumentoyseincorporarácomodocumentoexternoenelescritoriovirtual.

5.3 Elprofesional realizaráunaentrevista inicial alusuario conel instrumentoautorizadopara talesefectos(machotedeentrevistainicial),leexplicarálosalcancesdelosserviciosquerecibirá,encadadisciplina(psicología,legal, trabajo social), y elaboraráel plande intervenciónpreliminardentrodelmismodocumento (acuerdosgenerales:referenciasaotrasáreas,citas,coordinacionesycompromisosporpartedelapersonavíctima,por


ejemplo:presentacióndedocumentosoasistenciaaotrosdespachosoinstituciones).

5.4 Elprofesionalelaborarálasreferenciasinternasalasotrasáreas,encasodesernecesario,yagendarálassiguientescitasdeintervenciónrequeridas(mediantelaasignaciónenlaagendadeladisciplinacorrespondiente),delocualremitiráaltécnicojudicialafindequeésteúltimocree,enelsistemadegestión,losnuevoslegajosparalasáreasrequeridas,conelmismonúmerodeexpediente,aefectodenoduplicarelcirculante.

5.5 Eltécnicojudicial,colocarácadalegajonuevoenlaubicacióndelprofesionalrespectivo,conlatarea“casonuevo”.

5.6 Finalizadalaatencióndelusuario,elprofesionalconfeccionaráuninformeparaelfiscaloautoridadsolicitantequelorefirió,afindeinformarlesobreelingresoylasáreasdeabordajeenlasqueselebrindaráelservicio.

6. Remisión al programa de Protección:Sisedeterminaduranteelencuadreolaentrevistapreliminar,queelusuarioseencuentraenriesgoinminentecontrasuviday/ointegridadfísica,deconformidadconlaley8720,elprofesionalloreferiráalprogramadeProtecciónde laOficinamediante laconfeccióndel instrumentorespectivo(machotedereferenciaaláreadeprotección).Asimismo,elprofesionalconfeccionaráundocumentodejustificacióndecierredelacarpetaenelinstrumentorespectivo,lofirmaráelectrónicamenteyrealizaráuncambiodeubicaciónaltécnicojudicial,conla tarea“cancelardel sistema”,paraqueésteúltimoprocedaconelexpedienteenel sistemadegestióndedespachosjudicialesyreingreselacarpetaenelcontextodelprogramadeProtección(itineración).


PROGRAMA DE ATENCIÓNSesiones de seguimiento


1. Diligencias de seguimiento que se deben realizar en todas las disciplinas:

1.1 Delasconsultasinterdisciplinarias(OAPVD)necesariasparatomadedecisionesantelosrequerimientosdelcaso,elprofesionalacargolevantarálarespectivaconstancia, lacualfirmaráeincorporaráenelexpedienteelectrónico.

1.2 Coordinarmediantediferentesmedios(correoelectrónico,fax,oficio,einclusodeformapersonal,conlaFiscalíayotrosdespachos(juzgadosytribunales)einstituciones(ONG,INAMU,PANI,IAFA,hospitalesyclínicas,entreotros)paracubrirnecesidadespresentadasporlapersonareferida.Detodoloanterior,segúnelmedioqueseutilicesedejaráconstanciaenelexpedienteelectrónico.

1.3 Losseguimientosserealizaránvíatelefónicay/oenformapersonalalosreferidos.Asimismo,cuandonoexistan condicionesdeaccesopara la persona referidaa la oficina, se realizarán los seguimientosmediantevisitasdomiciliariasoencuentrosenotrossitiosquereúnanlascondicionesóptimas(fiscalías,CruzRoja,salonescomunales,salasdevisitas,etc.).Cuandodichoseguimientosehubiererealizadoenformapersonal,elprofesionalacargocompletaráenelescritoriovirtuallaconstanciarespectiva,ylafirmarádemaneraholográficaconlavíctima.Encasodeimposibilidadderecibirlafirmaelectrónicadelavíctima,elprofesionallarecibiráensoportefísico,ladigitalizaráyluegolaincorporaráenelexpedienteelectrónico.

1.4 Enlaetapaprocesaloportuna,sebrindaráalapersonareferidaladebidapreparaciónacercadeladiligenciajudicialseñalada(audienciapreliminarojuicio),podríaincluirlavisitaalassalasdejuicio.Cuandodichoseguimientosehubiererealizado,elprofesionalacargocompletaráenelescritoriovirtuallaconstanciarespectiva,ylafirmarádemaneraholográficaconlavíctima.Encasodeimposibilidadderecibirlafirmaelectrónicadelavíctima,elprofesionallarecibiráensoportefísico,ladigitalizaráyluegolaincorporaráenelexpedienteelectrónico.

1.5 Con relación al acompañamiento a diligencias judiciales de la causa penal, el profesional le ofrecerá elservicio a la persona referida pero dependerá de la anuencia de la persona, de sus capacidades personales deafrontamiento,ydelosrecursosconquecuentelaoficinaparallevaracaboladiligencia,cuandoasífuererequerido.Cuandodichoacompañamiento,sehubiererealizado,elprofesionalacargocompletaráenelescritoriovirtual elmachote respectivo, en el cual anotará el resultadode la diligencia, así comootras observacionespertinentes,ylofirmarádemaneraelectrónicajuntamenteconlavíctima.Encasodeimposibilidadderecibirlafirmaelectrónicadelavíctima,elprofesionallarecibiráensoportefísico,ladigitalizaráyluegolaincorporaráenelexpedienteelectrónico.


2. Diligencias propias de cada disciplina:

2.1 ÁreadePsicología:8a12sesionesdepsicoterapiabreve.Paracadaunadeestassesionessecompletarálaplantilladenominadaintervenciónpsicoterapéutica,lascualesseiránenumerandodemaneraconsecutiva,sefirmaráconjuntamenteconlapersonareferida,yseincorporaránalexpedienteelectrónico.2.2 ÁreadeTrabajoSocial:8sesionesdeintervenciónaproximadamente,lascualessebasanenlaidentificacióndenecesidadesyfactoresderiesgosocialyotrascondicionesvulnerables,exploraciónderecursosdeapoyo,búsquedadealternativasparasufragarnecesidadesyrecursosdemovilización.Paracadaunadeestassesionessecompletarálaplantilladenominadaintervenciónsocial,sefirmaráconjuntamenteconlapersonareferida,yseincorporaránalexpedienteelectrónico.

2.3ÁreaLegal: lasasesoría legalesse realizansielusuario lo solicita, siempreycuando la causapenal seencuentreactiva,para locualverificaráelestadodelcasopenalqueorigina la intervenciónydeterminarásiexistenotrosprocesosjudicialesquerequieranasesoríalegal.Paracadaunadeestasasesoríassecompletaránlasplantillasrespectivas(penaldeadultosypenaljuvenil),sefirmaráconjuntamenteconlapersonareferida,yseincorporaránalexpedienteelectrónico.


PROGRAMA DE ATENCIÓNRemisión de casos a otra circunscripción territorial


1. Cuandosedéelcambiodedomiciliodelavíctima,aunlugaralejadodelaOAPVDdondeiniciólacausa,elprofesionalacargoconsultaraenelactoalapersonaatendidasideseacontinuarrecibiendolosserviciosdesdeesaoficinaobienenlaOAPVDmascercanaasudomicilioolugardetrabajoafindefacilitarlaasistenciaalassesiones de seguimiento, sin interrupción.

2. Elprofesionalconfeccionaráenelescritoriovirtualunareferenciaconunabreveexplicacióndelcaso,incluyendolosdatosqueestáninsertosenelmachotedenominado“referenciaaotraoficina”.Unavezrealizadoloanterior,elprofesionalprocederáarealizarlaasignacióndefirmaparasímismoyparaelcoordinadordelaoficinaafindequeesteúltimootorguesuvistobueno.

3. Elprofesionaldeberámarcarlacasillade“realizarcambiodeubicacióndespuésdefirmado”,indicándolealsistemasuubicacióny latarea“devueltoconvistobueno”,afindequeunavezqueelcoordinadorfirmelareferencia,elexpedienteregresealaubicacióndelprofesionalparaloquecorresponda.

4. Sielcoordinadornoaprueba laremisiónosedebecorregiralgúndatodeldocumento,estedes-asignarálafirmayrealizaráuncambiodeubicaciónalprofesionalresponsablemedianteuncambiodeubicación,ysecolocaráenlatarea“Devueltoparacorregirdocumento”.Unavezcorregidoelprofesionalrealizarádenuevolaasignacióndefirmas.

5. Cuando el profesional encuentre en su ubicación el expediente, y verifique la aplicación de las firmas,comunicarálaremisiónalusuarioporlavíamásexpedita(teléfono,fax,correoelectrónico),especificandoquesólosetrasladaráelcasodeAtención,noasílainvestigaciónpenal,yaqueestaúltimaseseguirátramitandoeneldespachojudicialcompetente.Deloanterior,elprofesionalconfeccionaráunaconstancia,lacualincorporaráyfirmarámedianteelescritoriovirtual.6.Unavezcomunicadoeltrasladodelcasoalusuario,elprofesionalrealizaráuncambiodeubicaciónaltécnicojudicialconlatarea“cancelardelsistema”,adicionalmentecolocaráenelapartadodeobservacionesdelcambiodeubicaciónlaoficinaalacualsedeberemitirelcaso.

7. Eltécnicojudicialcambiarálaubicacióndelexpedientea“bodegaelectrónica”,ylocancelaráenelsistemadegestión con el respectivo motivo de cierre.


8. Remisión de la documentación

8.1 Oficina con modelo de gestión electrónica

8.1.1 Cuandolaoficinaalaqueseremitelacausaseaelectrónica(Alajuela,GoicoecheaLimón,oSanJosé),eltécnicojudicialenviarátodaladocumentacióndelcasoalacuentadecorreoelectrónicooficialdeldespachoquecorresponda,utilizandolaaplicaciónde“enviador”delescritoriovirtual.

8.1.2Siladocumentaciónsobrepasalos3MB,esdeciresunexpedientegrande,ocontienearchivosdeaudio,fotografías,entreotros,eltécnicojudicialgrabarálainformaciónenundiscocompactoyloenviaráalaOAPVDrespectivamedianteelcorreointerno,debidamenteidentificado.

8.2 Oficina con trámite en soporte de papel

8.2.1CuandolaoficinaalaqueseremiteelcasoNOeselectrónica,eltécnicojudicialimprimirálosarchivosdemayorrelevancia,segúnconsultapreviaalprofesional,ylosremitirámediantecorreointerno.


PROGRAMA DE ATENCIÓNCierre y archivo de los casos de Atención a la Víctima


1. Cuandoprocedaunmotivodecierredelexpediente,porcualquieradelascausalesdecierreyaestablecidasenelprotocolodeAtenciónyelmanualdeestadísticadelaOAPVD,elprofesionalacargodellegajoinformarádichadecisiónalusuariodeformapersonaloporlavíatelefónica,enloscasosqueserequiera,yrealizaráunaconstanciadedichadiligenciaenelescritoriovirtual.

2. Cuandolacausapenalseencuentreactiva,elprofesionaldeberáinformaralaautoridadsolicitantedelcierredelexpedienteinterno,paralocualconfeccionaráunaconstanciaenelsistema,lacualfirmarádemaneraelectrónica y la remitirá al correo electrónico del fiscal responsable del caso penalmediante el enviador delescritorio virtual.

3. Unavezconfeccionadoeldocumentodecierredelcaso,enelescritoriovirtual,únicamenteelprofesionalprocederáafirmarloelectrónicamente,yrealizaráuncambiodeubicacióndelexpedientealtécnicojudicialconlatarea“cancelardelsistema”,indicandoenelespaciodestinadoparalasobservacionesdelcambiodeubicación,el motivo de cierre.

4. Eltécnicojudicialverificará,enescritoriovirtual,queseencuentreincorporadoenelexpedienteeldocumentodecierredelcasoyqueestédebidamentefirmado.Seguidamente,el técnicojudicialrealizaráuncambiodeubicacióndellegajoa“bodegaelectrónica”,yprocederáconelcierredelacarpetaenelsistemadegestióndedespachosjudiciales,consignandoenel“estado”elmotivodetérminodeterminadoporelprofesional,yenel“subestado”colocarálaopción“cancelardelsistema”.

5. Finalmenteeltécnicojudicial,consignarálafechayelmotivodecierreenellibrodigitaldecasosdelaoficina“controldeentrados”.

6. Siexistenotrosexpedientesenlasdemásáreasconesemismonúmerodeexpediente,estossemantendránentrámite,ysecancelaráncuandocadaprofesionalasílodetermine.


PROGRAMA DE PROTECCIÓNRecepción de formulario, explicación de los alcances del Programa de Protección y valoración de riesgo


1.EltécnicojudicialdelaOficinadeAtenciónyProtecciónalaVíctimadelDelito(OAPVD),recibiráenlacuentadecorreooficialdeesedespacho,odeformafísica,lasolicituddeproteccióndelusuario.DichasolicitudpuedeprovenirdelaFiscalía,elOrganismodeInvestigaciónJudicialuotrasinstituciones.

2. Eltécnicojudicial,verificaráquelasolicitudoreferencia,cuenteconlosdatosnecesariosparalaatencióndelusuario,encasodeprovenirdelaFiscalíaoelO.I.Jdeberácontenercopiaelectrónicadeladenuncia.

3. Realizadoelpasoanterior,eltécnicojudicialcrearáunacarpetadelegajoprincipalenelcontextodelaOficinadeProtecciónalaVíctimadelSistemadeGestióndeDespachosJudiciales(SGDJ),conlainformacióncontenidaenlasolicitud,alacualseleasignaráunnúmeroconsecutivo(NUE)deformaautomática.

4. Creada la carpeta, el técnico judicial realizaráuna consulta general del referido (a) en el SGDJ, a findedeterminarsihasidoatendidoanteriormente,yademásrealizaráunaconsultasobreelusuarioenotrassedes.Digitalizará losdocumentos físicosque lehayansidoaportados,y los incorporarácomodocumentoexterno,debidamentetitulado,enelEscritorioVirtual.Además,deberáincorporarlosdatosdelexpediente,enellibrodigitaldecontroldeentradosysalidos(archivodeexcelolibreoffice).

5. Cumplidoelpuntoanterior,el técnicojudicialprocederáarealizaruncambiodeubicaciónenelEscritorioVirtual,colocandolacarpetaenlaubicacióndelprofesionalencargadoqueporrolcorrespondaencadaoficina,conlatarea“casonuevo”,eindicaráenelapartadodeobservacionesdelaubicación,sielusuarioseencuentraonoeneldespacho.

6.Encasodequeelusuarionoseencuentreenlaoficina,paraseratendidoformainmediata,elprofesionalencargadodelexpediente lo localizarátelefónicamenteparabrindarlecitaparaelmismodíaoensudefectoyasolicituddelmismo,paraotrodía.Elprofesionalacargocompletaráenelescritoriovirtual laconstanciarespectiva,ylafirmarádemaneraelectrónica.


7. SielusuarionosepuedepresentaralaoficinadeAtenciónyProtecciónaVíctimasdelDelito,elprofesionalencargadodelcasoprocederáacontactardemanerainmediataalapersona,siempreycuandosecuenteconlosdatosdeubicacióndelusuario,paraofrecerlelosserviciosdelaoficina,realizarlaentrevistadevaloraciónderiesgoydictamenparamedidasextraprocesales.Estandoenelsitio,serealizalaentrevistadevaloraciónderiesgo,oensudefectounaconstanciaenlacualseindicanlasrazonesporlascualesnosellevóacabolaentrevista,enestosdocumentosdeberáconstarlafirmadelprofesionalencargado,losagentesdeprotecciónqueacompañaron ladiligencia,y lapersonausuaria. Loanterior sedigitalizaráe incorporaráal expedienteelectrónico.

8. Cuandolapersonausuariaseencuentreeneldespacho,elprofesionalanalizarábrevementeelcasoyprocederáa atenderle. Le explicará los alcances y servicios que ofrece el programa. Si el usuario está de acuerdo, elprofesionalcompletarálosdatosrespectivosenelescritoriovirtual,utilizandoelmachotede“consentimientoinformado”,elcualcontemplalomanifestadoanteriormente,asícomolosderechosydeberesdelaspersonasqueseencuentrandentrodelprogramadeProtección,yprocederánafirmarloambaspartes.Elmismoprocedimientosellevaráacabocuandolapersonausuariaesatendidafueradeldespacho,enestosdocumentosdeberáconstarlafirmadelprofesionalencargado,losagentesdeprotecciónqueacompañaronladiligencia,ylapersonausuaria.Loanteriorsedigitalizaráeincorporaráalexpedienteelectrónico

9. Sielusuariotienealgunaimposibilidadparafirmar,seimprimiráeldocumento(consentimientoinformado,derechos,deberesyautorizaciónpararevisarelexpedientepenal),yse lesolicitaráque impregnesuhuelladactilarcontinta.Posteriormentesedigitalizaráeldocumentoyseincorporaráalexpedientemedianteelescritoriovirtual.

10. Entrevista de valoración de riesgo: en la entrevista se utilizará como guía comparativa el formulario ydenunciaaportadaporpartedelaFiscalía,almomentodesolicitarlosdatosalapersonausuaria,ycompletarlaplantilladenominadaentrevistadevaloraciónderiesgoyrecomendacióndemedidasextraprocesales.


10.1 Unavezfinalizadalarecopilacióndedatosdelaentrevista,elequipointerdisciplinariosereuniráenunespacioporapartedelapersonausuaria.Realizaráunanálisisdelasituaciónderiesgo,mediantelaidentificacióndeelementosderiesgoyfactoresprotectoresquesedebenconsiderar,paraelotorgamientode lasmedidasextraprocesalesarecomendar.Dichasmedidasseconsignanenelplandeprotección(incorporadoenlamismaplantilladeentrevistadevaloraciónderiesgo),elcualvarespaldadoporunaestrategiaparabrindarherramientasalapersona,afindepoderconcretarcadaunadelasmedidasrecomendadasyunajustificacióndelplandeprotección.Todoestoquedaplasmadoeneldictameninterdisciplinarioincorporadoenlamismaplantilla.Dichainformaciónesdecarácterconfidencialporlocualnoserealizanreproduccionesdelamisma.

10.2 Finalizadoelanálisisanterior,nuevamenteelequipointerdisciplinariosereúneconlapersonavaloradaaquienseponeenconocimientodeloacordadoenelplandeprotección,afindequedecidasiestádeacuerdoconlopropuestoporlaOficinadeProtección,sisecomprometeacumplirconloestablecidoenelplan,osiporelcontrariodesisteenvirtuddequeelplandeprotecciónnocumpleconsusexpectativas,onoseencuentradispuestoasometersealmismo.Enesteactoyencasodequenoacepteseleofrecenlosserviciosdeláreadeatención.

10.3 Encualquiercaso,seaqueelusuarioacepteonoelplandeprotección,sedejaráconstanciaenlaentrevistadelomanifestado,losprofesionalesyagentesdeprotecciónqueparticiparondelaentrevistafirmaráneldocumentodemaneraholográfica.

10.4 Encasodequeelequipointerdisciplinariodeterminequenoexisteriesgoparalapersonausuaria,asíloharáconstarenlaplantilladeentrevista,seleinformaráalusuarioyseprocederáconelcierreadministrativodelexpediente.

10.5 Elprofesionalacargodelcaso,lecomunicaráalfiscalquerefirióalusuario,porlavíadelcorreoelectrónico,acercadela inclusiónonoalprograma,yelriesgoenqueseencuentralapersonausuaria.Deigualforma,ante una negativa para ingresar al programa, se le comunica si se le ofreció los servicios del área de atención, si aceptóonoydeserpositivoenqueárea.Endichacomunicaciónselerecuerdaalfiscalencargado,acercadelaconfidencialidaddelingresoonodelapersonausuaria,porlocualnosedebeincorporarningúndatoalrespectoenelcasopenal.Detodoloanteriorsedejaráconstanciaenelexpedienteelectrónico.

11. Cierreadministrativo:secompletaráenelsistemalaplantilladenominadacierreadministrativo,enlacualseconsignarálafechadeatencióndelapersonausuaria,resultadodedichadiligencia,comunicaciónalaautoridadsolicitante,ofrecimientodelosserviciosdelprogramadeAtención,ymotivodecierre.


11.1 Elprofesionalrealizarálaasignacióndefirmasimultáneaparasíyparaelcoordinadordelaoficinaoelcoordinador(a)delprogramadeprotección(SanJosé),yprocederáafirmareldocumentoinmediatamente.

11.2 Aprobadalasolicituddecierreporelcoordinador,firmarálaplantillayrealizaráuncambiodeubicaciónalprofesionalencargadoconlatarea“devueltoconvistobueno”.Sielcoordinadorrechazalasolicitud,desasignarálafirmayrealizaráuncambiodeubicaciónalprofesionalcon latarea“devoluciónparacorregirdocumento”,indicandoenelapartadodeobservacionesdelaubicaciónelmotivoderechazo,ylascorreccionesquesedeberealizar.

11.3 El profesional realizará un cambio de ubicación al técnico judicial, para que cierre el expediente en elsistema,yloubiqueen“bodegaelectrónica”.


PROGRAMA DE PROTECCIÓNSeguimiento del caso y ejecución de medidas


Diligencias de seguimiento que deben realizar los profesionales:

1. Identificadaslasnecesidadesdelapersonaprotegida,elequipointerdisciplinariorealizaráreferenciasaotrasinstitucionespúblicasuONGparaquedeacuerdoasusfuncioneslebrindenayudaalapersona.Dichosoficiosseconfeccionarányfirmarándemaneraelectrónicadentrodelsistema,yseremitirán,cuandoseaposible,pormediodelenviadordelescritoriovirtualalacuentadecorreooficialdelainstitución,previacoordinación.2. Encasodeurgencia,yalnocontarconrespuestainterinstitucionalinmediataparalaejecucióndelasmedidasextraprocesaleselprofesionalencargadodelcasogestionaráanteeláreaadministrativadelaOAPVDunaayudaeconómicaparaelusuario(verprotocoloayudaseconómicas).3.Sedeberárealizarunseguimientodelestadodelacausapenaleneldespachojudicialcorrespondiente.Paratal efecto el profesional encargado del caso, solicitará mediante correo electrónico al profesional del área legal destacadoenlaoficinarealizardichoseguimiento,encasodenocontarconunabogadodeplanta,elencargadodelexpedienteseráelresponsablederealizardeformaperiódicalarevisiónrespectiva.4. Sedeberácoordinarlosacompañamientosytrasladosadiligencias,porpartedealgunodelosprofesionalesqueintegranelequipointerdisciplinario,lostrasladossecoordinaránconpersonaldelaUnidaddeProtecciónaVíctimas(UPROV),medianteunasolicitudfirmadaelectrónicamenteyremitidaporlavíadelcorreoelectrónico.EncasodequelaUPROVnocuenteconpersonaldisponibleyeltrasladonoseaalazonaderiesgo,podránrealizarlo los profesionales. 5.Sedeberádarseguimientoalasituacióndeamenaza,mediantellamadastelefónicasalusuarioomiembrosdesugrupofamiliarobienmediantevisitasalrecintodondeseencuentrelapersonaprotegida,afindeidentificarnuevoselementosderiesgoolaausenciadelosmismos,revalorarelcaso,yrealizaruncambiodemedidasdesernecesario.Deloanteriorsedejaráconstanciaenelexpedientedebidamentefirmada.

6. Brindarasesoríainterdisciplinaria,segúnlorequieralapersonausuaria.Sedejaráunregistroenelexpedienteelectrónicodelaatenciónbrindada.

8. Detodaslasdiligenciasqueserealizanenelcasosedebedejarconstanciaescritaenelexpedienteelectrónico,inclusosilosintentosdelocalizaciónalapersonausuariasonfallidos,porejemplosiselellamaynocontestaosiselevisitaynoseencuentra,sedebeconfeccionareldocumentoenelescritoriovirtualyfirmarloelectrónicamente.Paravisitasdomiciliaressepuederealizarlaconstanciaensoportedepapel,yunavezqueelprofesionalregresealaoficinaladigitalizaeincorporaenelescritoriovirtual.


PROGRAMA DE PROTECCIÓNRevaloración del caso y cambio de medidas


Deconformidadconloestablecidoenelartículo7,incisofdelaLeydeProtecciónaVíctimas,Testigosydemássujetosintervinientesenelprocesopenal,elcualliteralmentedice:“revisar, cada seis meses, las medidas de protección en ejecución y rendir un informe, cuando la medida acordada supere ese plazo, o en cualquier otro caso en que la Oficina de Atención a la Víctima del Delito del Ministerio Público así lo disponga”,seprocederádelasiguientemanera:

1.Elprofesionalencargadodelcasooasolicituddealgúnotroprofesionaldelequipointerdisciplinario,citaráporlavíamásexpedita,alusuarioquecuentaconlamedidadeprotecciónconelplazoagotadodelos6meses,aefectodeprocederconsure-valoración.Sielusuarioporalgúnmotivonopuedepresentarse,larevaloraciónserealizaráenausenciadeéste,tomandocomoreferencialosseguimientosrealizadosalafecha.

2. Cuando lapersonausuariasepresentealdespacho,elprofesional responsabledelcaso leentrevistará,yconsultaráprincipalmentesobresusituaciónactual,existenciaonodenuevoselementosderiesgorelacionadosaloshechosdenunciadososituaciónquegenerólaprotecciónyquehaganconsiderarsisemantienen,modificanoeliminanlasmedidasotorgadasenlaentrevistadevaloraciónderiesgo.Procederáacompletarenelsistemala plantilla denominada “revaloración”ylofirmaráelectrónicamente.

3. Cuandoseconsiderenecesario,larevaloraciónserealizaráantesdelosseismeses,yaseaporhechosnuevosquemodificaranlascondicionesderiesgo,ocircunstanciaspropiasdecadaexpediente.Asílascosas,elequipotécnicoencargadodelcaso,unavezhechalarevaloración,emitiráundictamenconlanuevapropuesta,elcualconfeccionaráyfirmarámedianteelescritoriovirtual.

4. Seguidamente el profesional a cargo del caso confeccionará en el sistema una solicitud demodificación,supresiónuotorgamientoparalasnuevasmedidas,lafirmaráelectrónicamenteyrealizaráuncambiodeubicaciónal “jefe de oficina de OAPVD” con la tarea “confeccionar resolución”.

5. EljefedelaOAPVDrevisarálasolicitudplanteadaporelprofesionalencargadodelexpediente,yencasodenoprocederemitiráunaresoluciónenlaqueindiquelosmotivosporloscualesrechazadichasolicitud,laincorporaráalsistemayunavezfirmadaelectrónicamente,realizaráuncambiodeubicaciónalprofesionalencargadodelcaso. 6. SieljefedelaOAPVDapruebalasolicitud,confeccionarálaresoluciónenelescritoriovirtual,ylafirmaráya sea confirmaelectrónica odigital, según corresponda, y realizaráun cambiodeubicaciónal profesionalencargadodelexpediente,conlatarea“notificar resolución de cambio de medidas”.


7. Unavezqueelexpedientesereflejeen laubicacióndelprofesionalenescritoriovirtual,éstenotificará laresoluciónatodoslosinteresadosmediantecorreoelectrónicoyalapersonausuariaalmedioseñaladoparaatendernotificaciones.Aambaspartes,selesotorgaráelplazo legal de TRES días hábiles para presentar revocatoria.

8. Sisepresentarevocatoria,elprofesionalencargadodelcasorealizaráuncambiodeubicaciónal“asistente de resoluciones”, con la tarea “asignar encargado resolución”,aefectodequeasigneelasuntoa“abogado de resoluciones (1 o 2)”.

9. Asignadoelasuntoalabogado, con la tarea“resolver revocatoria”,ésteúltimoprocederáa realizarelproyectoderesoluciónyposteriormenteasignarálafirmaal“jefe de OAPVD”.Silajefaturaacogelarevocatoria,firmalaresolución,yrealizauncambiodeubicaciónalprofesionalconlatarea“notificar resolución recurso revocatoria”.

10. Elprofesionalencargadodelcaso,notificaránuevamentealosinteresadosyalapersonausuaria.

11. Siporelcontrario,lajefaturanoacogelarevocatoria,laspartesinteresadaspodránpresentarenlaOAPVDrecursodeapelaciónantelaFiscalíaGeneral.Elprofesionalencargadodelexpedienterealizaráuncambiodeubicaciónal“asistente de resoluciones”, con la tarea “remitir apelación a la Fiscalía General”.Elasistentederesolucionesprocederáaimprimirelexpediente,ytrasladarloalaFiscalíaGeneralparalodesucargo;ademásmantendráelexpedienteensupropiaubicaciónconlatarea“espera respuesta resolución”.

12. UnavezquelaFiscalíaGeneralresuelveelrecursopresentado,comunicarálarespectivaresoluciónalaOAPVD(SanJosé),seasignaráalasistentederesolucionesparaqueladigitalice,incorporealexpedienteelectrónicoyrealiceuncambiodeubicaciónalprofesionalencargadoconlatarea“notificar resolución recurso apelación”.

13. ElprofesionalencargadodelexpedientedeformapersonalopormediodelaUnidaddeProtecciónaVíctimasnotificarálaresoluciónalaspartesinteresadas.


PROGRAMA DE PROTECCIÓNInforme técnico


Cuandolaparteinteresadasolicitaelinformetécnicodevaloracióndesituaciónderiesgo,antelaOAPVD,seprocederádelasiguientemanera:

1. Elprofesionalencargadodelcasocompletaráenescritoriovirtuallaplantilladenominada“entrevista para confección de informe técnico”alassiguientespersonas:• Víctimaotestigo.• Fiscal a cargo de la causa penal.• Investigador(es)delO.I.J,asignadoalacausapenal.

2. Enlamedidadeloposibleelpsicólogodelequipoestarápresenteenlaentrevistarealizadaalapersonausuaria.

3.LaentrevistapuedeserllevadaacaboporcualquieradelosprofesionalesdelaOAPVD,amododecolaboraciónconlaoficinaencargadadelcaso,cuandoasíserequiera,porlacercaníaconlaparteaentrevistar.

5. Elequipointerdisciplinarioconfeccionaráenconjunto,enelescritoriovirtual,elinformeconlosaportesdecadadisciplina(análisisdelaincidenciacriminaldelazona,factoresdevulnerabilidadsocial,entreotros).Elprofesionalenpsicologíaparticiparáúnicamentesifuequienentrevistóalavíctimaotestigo,parapoderemitircriterio.

6. El profesional realizará la asignación de firmas del documento para todos los integrantes del equipointerdisciplinarioqueparticiparonensuelaboración,yparaelcoordinadordeláreadeprotección.

7.Aprobadoeldocumentoporelcoordinadorlofirmaráyrealizaráuncambiodeubicaciónalprofesionalacargodel caso, con la tarea “devuelto con visto bueno”.

8. Encasoqueelcoordinadordetecteerrores,procederáadesasignarlafirma,realizaráuncambiodeubicaciónal profesional encargado, con la tarea “devolución para corregir documento”, indicando en el apartado de observacioneslascorreccionesquesedebenrealizar.

9. Firmadoelinformetécnico,seremiteatravésdelenviadordelescritoriovirtualalapartesolicitante,oimpresoen caso de ser necesario.


PROGRAMA DE PROTECCIÓNRemisión de casos a otra circunscripción territorial


1.Cuandoserecomiendelareubicacióndomiciliardelapersonausuaria,fueradelazonaderiesgo,elprofesionalacargoremitiráelexpedientea laOAPVDmáscercanaasudomicilioo lugardetrabajoafinde facilitar laasistencia a las sesiones de seguimiento, sin interrupción.

2. El profesional confeccionará un oficio con una breve explicación del caso, incluyendo los datos demayorrelevancia, condiciones de riesgo y vulnerabilidad actual, entre otros, dicho oficio debe contener el nombrecompletodelusuario,dirección,teléfono,fechadeingreso,númerodecausa,númerointerno,delito,lugardeocurrenciadelhecho,fechadelhecho,nombredelimputado(s).Loincorporaráalescritoriovirtualyrealizaráunaasignacióndefirmasimultáneaparasucoordinadoryparasímismo,firmandoinmediatamenteeldocumentoparaqueesteseremitaasusuperiorjerárquico.Enelcasodelasoficinasregionalesbastaráconlafirmadelcoordinadordelaoficinaregional.

3. Elprofesionaldeberámarcarlacasillade“realizar cambio de ubicación después de firmado”, indicándole alsistemasuubicaciónylatarea“devuelto con visto bueno”,afindequeunavezqueelcoordinadorfirmeelarchivo,elexpedienteregresealaubicacióndelprofesionalparaloquecorresponda.

4. Sielcoordinadornoapruebalaremisiónosedebecorregiralgúndatodeldocumento,estedesasignarálafirmayrealizaráuncambiodeubicaciónalprofesionalresponsableysecolocaráenlatarea“Devuelto para corregir documento”.Unavezcorregidoelprofesionalrealizarádenuevolaasignacióndefirmas.5. Cuando el profesional encuentre en su ubicación el expediente, y verifique la aplicación de las firmas,comunicarálaremisiónalusuarioporlavíamásexpedita(teléfono,fax,correoelectrónico),especificandoquesólosetrasladaráelcasodeProtección,noasílainvestigaciónpenal,yaqueestaúltimaseseguirátramitandoeneldespachojudicialcompetente.Deloanterior,elprofesionalconfeccionaráunaconstancia,lacualincorporaráyfirmarámedianteelescritoriovirtual.6.Unavezcomunicadoeltrasladodelcasoalusuario,elprofesionalrealizaráuncambiodeubicaciónaltécnicojudicial con la tarea“cancelar del sistema”, adicionalmente colocará en el apartado de observaciones delcambiodeubicaciónlaoficinaalacualsedeberemitirelcaso.

7.Eltécnicojudicialcambiarálaubicacióndelexpedientea“bodega electrónica”,ylocancelaráenelsistemade gestión con el respectivo motivo de cierre.


8. Remisión de la documentación

8.1 Oficina con modelo de gestión electrónica

8.1.1 Cuandolaoficinaalaqueseremiteelcasoeselectrónica,eltécnicojudicialenviarátodaladocumentacióndel caso, en el plazo de 24 horas, a partir de la cancelación en el sistema, a la cuenta de correo electrónico oficialdeldespachoquecorresponda,utilizandolaaplicaciónde“enviador”delescritoriovirtual.

8.1.2 Siladocumentaciónsobrepasalos3MB,esdeciresunexpedientegrande,ocontienearchivosdeaudio,fotografías,entreotros,eltécnicojudicialgrabarálainformaciónenundiscocompactoyloenviaráalaOAPVDrespectivamedianteelcorreointerno,debidamenteidentificado.

8.2 Oficina con trámite en soporte de papel

8.2.1 CuandolaoficinaalaqueseremiteelcasoNOeselectrónica,eltécnicojudicialimprimirálosarchivosdemayorrelevancia,segúnconsultapreviaalprofesional,ylosremitirámediantefaxocorreoelectrónico,enelplazode24horas.Elexpedientecompletoseharállegarloantesposiblealaoficinacorrespondiente,deformapersonal o por correo electrónico de manera fragmentada.


PROGRAMA DE PROTECCIÓNCierre del expediente


1. Cuandoprocedalaexclusióndelexpediente,poralgunadelasrazonesestablecidasenelart.12 inciso d 1, 2, 3, 4, 5, 6 o 7 de la Ley de protección a víctimas, testigos y demás sujetos (ley n° 8720).Seprocederádelasiguientemanera:

2. Elequipointerdisciplinariosereuniráparadiscutirelcaso,acordaránlaconfecciónporpartedelencargadodelcasodeldictamenenelcualseindicaráelmotivoporelquesesolicitaelcierredelexpediente,ylofirmarántodos los participantes una vez se asigne en el sistema.

3. Unavezconeldictamenfirmado,elprofesionalacargodelcasorealizaráunarevisiónexhaustivadetodoslosarchivoscontenidosenelexpediente,afinderedactardentrodelescritoriovirtual,lasolicituddeexclusiónymotivodecierre.Unavezrealizadoloanterior,lafirmaráelectrónicamenteyrealizaráuncambiodeubicacióna“Asistentederesoluciones”conla“asignarencargadoresolución”,aefectodequeasigneelasuntoa“abogadoderesoluciones(1o2)”.

4. Asignadoelasuntoalabogado,conlatarea“confeccionarproyectodeexclusión”,ésteúltimoprocederáarealizarelproyectodeexclusiónyposteriormenteasignarálafirmaal“jefedeOAPVD”.Silajefaturaacogeelproyecto,firmarálaresolución,yrealizaráuncambiodeubicaciónalprofesionalconlatarea“notificarresolucióndeexclusión”.

5. Unavezqueelcasosereflejeenlaubicacióndelprofesionalenescritoriovirtual,éstenotificarálaresoluciónalaspartesinteresadasmedianteelcorreoelectrónico,yalapersonausuariaalmedioseñaladopararecibirnotificaciones.Aambaspartes,selesotorgaráelplazodeTRESdíashábilesparapresentarrevocatoria.

6. Sisepresentarevocatoria,elprofesionalencargadodelcasorealizaráuncambiodeubicaciónal“asistentederesoluciones”,conlatarea“asignarencargadoresolución”,aefectodequeasigneelasuntoa“abogadoderesoluciones(1o2)”.

7.Asignadoelasuntoalabogado,conlatarea“resolverrevocatoria”,ésteúltimoprocederáarealizarelproyectoderesoluciónyposteriormenteasignarálafirmaal“jefedeOAPVD”.Silajefaturaacogelarevocatoria,firmalaresolución,yrealizauncambiodeubicaciónalprofesionalconlatarea“notificarresoluciónrecursorevocatoria”.

8. Elprofesionalencargadodelcaso,notificaránuevamentealosinteresadosyalapersonausuaria.


9. Siporelcontrario,lajefaturanoacogelarevocatoria,laspartesinteresadaspodránpresentarenlaOAPVDrecursodeapelaciónantelaFiscalíaGeneral.Elprofesionalencargadodelexpedienterealizaráuncambiodeubicaciónal “asistentederesoluciones”,con la tarea“remitirapelacióna laFiscalíaGeneral”.Elasistentederesolucionesprocederáaimprimirelexpediente,ytrasladarloalaFiscalíaGeneralparalodesucargo;ademásmantendráelexpedienteensupropiaubicaciónconlatarea“esperarespuestaresolución”.

10.UnavezquelaFiscalíaGeneralresuelveelrecursopresentado,comunicarálarespectivaresoluciónalaOAPVD(SanJosé),seasignaráalasistentederesolucionesparaqueladigitalice,incorporealexpedienteelectrónicoyrealiceuncambiodeubicaciónalprofesionalencargadoconlatarea“notificarresoluciónrecursoapelación”.

11.ElprofesionalencargadodelexpedientedeformapersonalopormediodelaUnidaddeProtecciónaVíctimasnotificarálaresoluciónalaspartesinteresadas.

12. Encasosparticulares,talescomoviolenciadoméstica,secomunicarálaresoluciónalainstituciónpertinente(INAMU,PANI,FuerzaPública)paraqueprocedancomocorresponda,dedichadiligenciasedejaráconstanciaenelexpedienteelectrónico.

13. Encasodenopresentarse recursos, transcurridoelplazo legal (3días),elprofesional completaráenelsistema la plantilla denominada “archivodediligencias”. En casodeque la resolución indique la remisiónalprogramadeAtención,elprofesionalencargadodelcasoprocederáarealizarlareferenciaadichoprograma,mediantelaplantilladenominada“referenciaaotroprograma”alasáreassolicitadasporlapersonausuaria,yfirmarádichaplantillaelectrónicamente.

14. Seguidamenteelprofesionalacargodelcaso,remitiráelexpedienteelectrónicoaltécnicojudicialmedianteuncambiodeubicacióncon latarea“cancelardelsistema”, indicandoenelapartadodeobservacionesde laubicaciónelmotivodecierreysisetrasladaonoalprogramadeAtención.

15.Eltécnicojudicialcambiarálaubicacióndelexpedientea“bodegaelectrónica”,locancelaráenelsistemadegestióndelprogramadeProtección,yloitineraráalprogramadeAtenciónencasodesernecesario.


Protocolos para la solicitud de ayuda económica


Aprobación y pago de ayudas económicas en efectivo en Sede Central

1. ElprofesionaldelaOficinadeAtenciónyProtecciónalaVíctimacorrespondiente,aplicarálaentrevistainicial,revaloracióno seguimiento a la personausuaria, que ingresaa los programasde “Atencióno Protección”, ydeterminarálanecesidaddeayudaeconómica.

2. Unavezrealizadoloanterior,ysilaayudaesprocedente,confeccionarála“solicituddeayudaeconómica”,utilizando la fórmulaestablecidaal efectoenel EscritorioVirtual (veranexo1), lafirmarádigitalmentey laremitirámedianteuncambiodeubicaciónal“profesionaláreaadministrativa1”delasedecentral,conlatarea“tramitarayudaeconómica”.

3. El“profesionaláreaadministrativa1”desedecentralrecibiráensubuzóndetareasdelEscritorioVirtuallasolicituddeayudaeconómica,yverificaráquecontengalainformaciónrequeridaenla“Guíaprácticaparalaconfeccióndeayudaseconómicas”(ver anexo 2),asaber:justificación,númerodecausa,montosacordealascirculares, entre otros.

4. Posteriormente,revisaráenelcontrolautomatizadodeayudaseconómicasdelasedecentralyregionales,silapersonasolicitanteharecibidoayudaseconómicasenotrasocasiones.Asimismo,encasoquelasolicituddeayudaeconómicanodescribatodaslasayudasoseencuentreincompleta,devolverálamismarealizandoelcambiodeubicaciónalprofesionaldelaOficinadeAtenciónyProtecciónaVíctimasdelDelitorespectiva,conlatarea“corregirdocumento”. 5.Unavezcorregidoeldocumentoporelprofesionalcorrespondiente,lofirmaráelectrónicamenteyloremitiránuevamente,medianteuncambiodeubicación,al “Profesionaláreaadministrativa1”desedecentral,quienverificarálaexistenciadecontenidopresupuestarioparaotorgarlaayudaeconómicaytrasladarálasolicitudaludida,medianteuncambiodeubicación,al“asistenteadministrativo”,encargadodelasayudaseconómicasensedecentral,conlatarea“tramitarayudaeconómica”,afindequeelaborela“autorizacióndegastos”,utilizandolafórmulaestablecidaalefectoenelEscritorioVirtual(ver anexo 3).

6. ElasistenteadministrativorecibiráensubuzóndetareasdelEscritorioVirtuallasolicituddeayudaeconómica;y confeccionaráenelEscritorioVirtual laautorizacióndegastos,documentomedianteel cual seautorizaalprofesionaldelaOficinadeAtenciónyProtecciónalaVíctima,aejecutarelgastoyjuntoalasolicituddeayudaeconómica,realizaráelcambiodeubicaciónal“profesionaláreaadministrativa1”paralarespectivarevisiónyfirma.


7. El “profesional área administrativa 1” recibirá la solicitud de ayuda económica junto a la autorización degastos,revisaráqueesténcorrectasyrealizaráunaasignacióndefirmaparasímismoyparael“profesional2”,procederáafirmardigitalmentelaautorizaciónaludida,indicándolealEscritorioVirtualqueunavezfirmadoel documento, se realice un cambio de ubicación al “profesional 2” quien firmará digitalmente en señal deaprobación.

8. Encasoqueel“profesional2”detectedatoserradosen laautorizacióndegastos,des-asignará lafirmayrealizaráuncambiodeubicaciónal“asistenteadministrativo”desedecentralconlatarea“corregirdocumento”;casocontrariolatrasladaráalaubicacióndeltécnicojudicialdelaOficinadeAtenciónyProtecciónalaVíctimacorrespondiente.

9. El técnico judicial de laOficinadeAtenciónyProteccióna laVíctima recibirá la autorizacióndegastos yconfeccionaráeimprimiráel“comprobantedeayuda”(ver anexo 5),elcualfirmarálavíctimayelprofesionaldelaOficinadeAtenciónyProtecciónaVíctimasdeDelito;posteriormentelodigitalizaráyloincorporarácomodocumentoexternoalexpedienteelectrónico.Unavezrealizadoloanterior,eltécnicojudicialrealizaráuncambiodeubicaciónal“asistenteadministrativo”;asimismo,letrasladarálosdocumentosfísicosparaqueprocedaconelpagodeayuda.

10. ElasistenteadministrativoprocederáconlaasignacióndedineroalapersonausuariayencasodequeestaúltimanoestépresenteprocederáaconfeccionarenelEscritorioVirtualla“boletadeanticipodedinero”(veranexo4),lacualimprimirápararealizareladelantodedineroalprofesionalacargodelcaso,quienlafirmaráporelrecibidodeldineroyseencargaráderecolectarlafirmadelapersonausuaria.Asimismorecibirálasfirmasy/ofacturasnecesarias.Unavezrealizadotodoloanterior,seprocederáadigitalizartodoslosdocumentosfísicosafindeincorporarloscomodocumentosexternos,enelexpedienteelectrónico.

11. Elasistenteadministrativoactualizarálosdatosenel“LibrodeDiario”,enelcual liquidaráelanticipodedinerodesernecesarioycancelarálatotalidaddelaayudaeconómicasolicitada.


Aprobación y pago de ayudas económicas en sedes regionales por medio de tarjeta de débito


1. ElprofesionaldelaOficinadeAtenciónyProtecciónaVíctimasdeDelitoaplicarálaentrevistainicial,revaloraciónoseguimientoalapersonausuariaqueingresaalosprogramasde“AtenciónoProtección”,ydeterminarálanecesidaddeayudaeconómica.

2. Unavezrealizadoloanterior,ysilaayudaesprocedente,confeccionarála“solicituddeayudaeconómica”,utilizandolafórmulaestablecidaalefectoenelEscritorioVirtual(ver anexo 1), lafirmarádigitalmenteylaremitirámedianteuncambiodeubicaciónal“profesionaláreaadministrativa1”delasedecentral,conlatarea“tramitarayudaeconómica”.Encasoquelasolicituddeayudaeconómicasuperelos300.000colonesoqueelmontoacumuladoenayudassupereeselímitesedebeconfeccionarelestudioeconómicoporpartedelTrabajador(a)Social.

3.El“profesionaláreaadministrativa1”desedecentralrecibiráensubuzóndetareasdelEscritorioVirtuallasolicituddeayudaeconómica,yverificaráquecontengalainformaciónrequeridaenla“Guíaprácticaparalaconfeccióndeayudaseconómicas”(ver anexo 2),asaber:justificación,númerodecausa,montosacordealascirculares, entre otros.

4. Posteriormente,revisaráenelcontrolautomatizadodeayudaseconómicasdelasedecentralyregionales,silapersonasolicitanteharecibidoayudaseconómicasenotrasocasiones.Asimismo,encasoquelasolicituddeayudaeconómicanodescribatodaslasayudasoseencuentreincompleta,devolverálamismarealizandoelcambiodeubicaciónalprofesionaldelaOficinadeAtenciónyProtecciónaVíctimasdelDelitorespectiva,conlatarea“corregirdocumento”.

4. Unavezcorregidoeldocumentoporelprofesionalcorrespondiente,lofirmaráelectrónicamenteyloremitiránuevamente,medianteuncambiodeubicación,al“Profesionaláreaadministrativa1”desedecentral,revisaráenelcontrolautomatizadodeayudaseconómicasdelaSedeCentralyregionales,silapersonasolicitanteenotraocasiónharecibidoayudaseconómicas.Encasodenoestaranotadasenlasolicituddeayudaeconómicadichasayudas,elprofesional1deláreadepagossecomunicaráconelprofesionaldelaOficinadeAtenciónyProtecciónaVíctimasdeDelito(solicitante)paraqueincorporelosdatos. 5. El profesional 1 verificará la existencia de contenido presupuestario para otorgar la ayuda económica ytrasladarálasolicitudaludida,medianteuncambiodeubicación,al“asistenteadministrativo”,encargadodelasayudaseconómicasensedecentral,conlatarea“tramitarayudaeconómica”,afindequeelaborela“autorizacióndegastos”,utilizandolafórmulaestablecidaalefectoenelEscritorioVirtual(ver anexo 3).


6.ElasistenteadministrativorecibiráensubuzóndetareasdelEscritorioVirtuallasolicituddeayudaeconómica;y confeccionaráenelEscritorioVirtual laautorizacióndegastos,documentomedianteel cual seautorizaalprofesionaldelaOficinadeAtenciónyProtecciónalaVíctima,aejecutarelgastoyjuntoalasolicituddeayudaeconómica,realizaráelcambiodeubicaciónal“profesionaláreaadministrativa1”paralarespectivarevisiónyfirma.

7. El “profesional área administrativa 1” recibirá la solicitud de ayuda económica junto a la autorización degastos,revisaráqueesténcorrectasyrealizaráunaasignacióndefirmaparasímismoyparael“profesional2”,procederáafirmardigitalmentelaautorizaciónaludida,indicándolealEscritorioVirtualqueunavezfirmadoel documento, se realice un cambio de ubicación al “profesional 2” quien firmará digitalmente en señal deaprobación.

8. Encasoqueel“profesional2”detectedatoserradosen laautorizacióndegastos,des-asignará lafirmayrealizaráuncambiodeubicaciónal“asistenteadministrativo”desedecentralconlatarea“corregirdocumento,casocontrariolatrasladaráalaubicacióndelprofesionaldelaOficinadeAtenciónyProtecciónalaVíctimadelDelitoconlatarea“liquidargastosPT”.

10. ElprofesionalOficinadeAtenciónyProtecciónalaVíctimadelDelitorecibirálaautorizacióndegastosyprocederáaefectuarel“avancedeefectivo”conlatarjetadedébitoinstitucionalasignadaogestionaráelgastodirectamenteenelestablecimientocomercial.

11. Luegoconfeccionaráeimprimiráel“comprobantedepago”(Ver Anexo 5),dondefirmarálavíctimadedelitoqueincurrióenlosgastos.

12.Procederáarevisarlapresenciadesobrantesenlagestiónrealizada,deexistirsobrantes,setrasladaráalBancodeCostaRicaaefectuareldepósito,paraluegorealizarlaliquidaciónrespectiva.Incorporaráelmontodedineroutilizadoenelcontrolquemanejaparaobtenereldetalledelsaldodesutarjetainstitucional.

13. Procederáaconfeccionarenelescritoriovirtuallanotade“liquidacióndegastos”ver(Anexo N° 4), la cual firmarádigitalmente,yremitiráalasistenteadministrativojuntoconelcomprobantedepago,facturasyvoucheroriginalesquejustificaronelgasto;además,deldepósitobancario,silohubiera.Enelplazode7díasmáximo. 14. Encasodeexistirsobrantesdeberáinformaralasistenteadministrativo,conelfindeanularlaautorizacióndegastosinicialyemitirunanueva.


Nota: Ladocumentaciónquejustificalosgastosdelaayudaeconómica,esenviadaaSedeCentralpormediodelcorreointernodelaAdministraciónRegionalrespectiva.

15. Elasistenteadministrativorecibirálapapeleríacorrespondiente“voucher”yfacturastimbradas,liquidacióndegastosycomprobantedepago,liquidarálatotalidaddelaayudaeconómica,inicialmentesolicitada.

17. Archivarálasolicituddeayudaeconómica,autorizacióndegastos,liquidacióndegastosycomprobantedepago,enel“ampo”decontrolrespectivo,paraluegogestionarelreintegrocorrespondiente.


Modificación del parámetro de las tarjetas de débito institucional


1. ElprofesionaldelaOficinadeAtenciónyProtecciónaVíctimadeDelitocompletaráenelescritoriovirtuallasolicituddeayudaeconómicaogastosdeprotección,enlacualsolicitaráaumentarlosparámetrosderetiroenefectivo,pagocontarjeta,supermercadouotro(véase circular 11-2011) “tarjetas institucionales”, firmaráelectrónicamenteeldocumentorespectivoyloremitiráalprofesional1deláreadepagos,medianteuncambiodeubicaciónconlatarea“revisar”.

2.Elprofesional1deláreadepagosrecibirálasolicitudyprocederáamodificarelparámetrosolicitadoenel“sistemawebdelBancodeCostaRica-Compras”.

3. Confeccionaráenelescritoriovirtual la “boletademodificaciónde tarjetas”ver(anexo n° 1), indicando elmontodecadarubroamodificar,yregistrará losnuevosparámetrosenel registroelectrónico(excel)delprofesionaldelaOficinadeAtenciónyProtecciónaVíctimadeDelitosolicitante.

4. Realizaráunaasignacióndefirmadedichaboleta,alprofesional2y/oJefaturadelaOficinadeAtenciónyProtecciónalaVíctimadelDelito,paraqueseaaprobadaenel“sistemawebdelBancodeCostaRica-Compras”,lamodificaciónsolicitada.

5. ElJefedeOficinay/oprofesional2administrativorecibirálaboletademodificacióndetarjetas,revisaráqueestécorrecta,lafirmaráyaprobaráenel“SistemaWebdelBancodeCostaRica-Compras”.Realizadoloanterior,remitiráel oficiofirmadomedianteun cambiodeubicaciónal profesional1 con la tarea “devuelto convistobueno”,parasuarchivo.

6. Elprofesional1recibirá laboletademodificacióndetarjetasycomunicaráalprofesionalde laOficinadeAtenciónyProtecciónalaVíctimadelDelitoqueelparámetrofueaplicado.


Solicitud y asignación de tarjeta de débito institucional por primera vez


1. ElasistenteadministrativodeRecursosHumanoscomunicarávíacorreoelectrónicoalprofesionaldeláreadepagos1yprofesional2administrativo,sobreunnuevonombramientodeunprofesional2ounprofesionalenDerecho2(P-OAPVD).

2. Elprofesional1recibirálainformaciónsobreelnuevonombramientoyconsultaráporcorreoelectrónicoollamadatelefónicaalprofesionalquevaaejecutarelnombramientoparaconocersiposeeconcuentabancariaenelBancodeCostaRica.

3. Silarespuestaespositiva,procederáaentregaralfuncionario(a)elformulario“múltipleparasolicitudymantenimientodetarjetaB.C.R-Compras”ver(anexo n°1),asimismo,elformulariodenominado“Confeccióndetarjeta”ver(anexo n°2);además,deadjuntarfotocopiaporambosladosdelacéduladeidentidad.

4. Casocontrario,sedeberáentregaralfuncionario(a)elformulario“conozcaasucliente”,ver(anexo n° 3);además,delosformulariosdelosanexos1y2,asícomoadjuntarfotocopiadecéduladeidentidadporamboslados,deunrecibopúblicoydelaordenpatronal.

5.RemitirátodaladocumentaciónalJefedelaOficinadeAtenciónyProtecciónalaVíctimadelDelito,paraquereviseyapruebelafórmulaquecontieneelanexo n°1.

6. ElJefedeOficinadeAtenciónyProtecciónalaVíctimadelDelitorecibiráladocumentación,revisaráqueestécorrectayfirmaráelformulariodelanexo n° 1.Ladevolveráalprofesional1paraquecontinuéconlagestión.

7. Elprofesional1recibirálosdocumentosylaremitiráalBancodeCostaparaqueprocedanconeltrámitederevisiónyaprobacióndelatarjetadedébitoinstitucionalsolicitada.

8. Posteriormentelo incorporaráalcontroltarjetasnuevas,yelprofesional2administrativosolicitaráqueseactivelanuevatarjeta.

Nota:ElprofesionaldelaOficinadeAtenciónyProtecciónalaVíctimadelDelitosolicitantedespuésdecincodíashábiles,retirarálatarjetadedébitoinstitucionalycomunicaráalprofesional1paraqueverifiqueenelsistemawebdelBancodeCostaRica-Compras,quelatarjetaseencuentraactiva.


Trámite de ayudas económicas y gastos de protección a víctima de delito, por medio de “Anticipo de cheque” (Sede Central)


1. ElprofesionaldelaOficinadeAtenciónyProtecciónalaVíctimacorrespondiente,aplicarálaentrevistainicial,revaloraciónoseguimientoalapersonausuaria,queingresaalosprogramasde“Atención o Protección”,ydeterminarálanecesidaddeayudaeconómica.

2. Unavezrealizadoloanterior,ysilaayudaesprocedente,confeccionarála“solicituddeayudaeconómica”,utilizandolafórmulaestablecidaalefectoenelEscritorioVirtual(ver anexo 1), lafirmarádigitalmenteylaremitirámedianteuncambiodeubicaciónal“profesionaláreaadministrativa1”delasedecentral,conlatarea“tramitarayudaeconómica”.

3. El“profesionaláreaadministrativa1”desedecentralrecibiráensubuzóndetareasdelEscritorioVirtuallasolicituddeayudaeconómica,yverificaráquecontengalainformaciónrequeridaenla“Guíaprácticaparalaconfeccióndeayudaseconómicas”(ver anexo 2),asaber:justificación,númerodecausa,montosacordealascirculares, entre otros. 4. Posteriormente,revisaráenelcontrolautomatizadodeayudaseconómicasdelasedecentralyregionales,silapersonasolicitanteharecibidoayudaseconómicasenotrasocasiones.Asimismo,encasoquelasolicituddeayudaeconómicanodescribatodaslasayudasoseencuentreincompleta,devolverálamismarealizandoelcambiodeubicaciónalprofesionaldelaOficinadeAtenciónyProtecciónaVíctimasdelDelitorespectiva,conlatarea“corregirdocumento”. 5.Unavezcorregidoeldocumentoporelprofesionalcorrespondiente,lofirmaráelectrónicamenteyloremitiránuevamente,medianteuncambiodeubicación,al “Profesionaláreaadministrativa1”desedecentral,quienverificarálaexistenciadecontenidopresupuestarioparaotorgarlaayudaeconómicaytrasladarálasolicitudaludida,medianteuncambiodeubicación,al“asistenteadministrativo”,encargadodelasayudaseconómicasensedecentral,conlatarea“tramitarayudaeconómica”,afindequeelaborela“autorizacióndegastos”,utilizandolafórmulaestablecidaalefectoenelEscritorioVirtual(ver anexo 3).

6. ElasistenteadministrativorecibiráensubuzóndetareasdelEscritorioVirtuallasolicituddeayudaeconómica;y confeccionaráenelEscritorioVirtual laautorizacióndegastos,documentomedianteel cual seautorizaalprofesionaldelaOficinadeAtenciónyProtecciónalaVíctima,aejecutarelgastoyjuntoalasolicituddeayudaeconómica,realizaráelcambiodeubicaciónal“profesionaláreaadministrativa1”paralarespectivarevisiónyfirma.


7. El “profesional área administrativa 1” recibirá la solicitud de ayuda económica junto a la autorización degastos,revisaráqueesténcorrectasyrealizaráunaasignacióndefirmaparasímismoyparael“profesional2”,procederáafirmarelectrónicamente laautorizaciónaludida, indicándolealEscritorioVirtualqueunavezfirmadoeldocumento,serealiceuncambiodeubicaciónal“profesional2”quienfirmarádigitalmenteenseñaldeaprobación.

8. Encasoqueel“profesional2”detectedatoserradosen laautorizacióndegastos,des-asignará lafirmayrealizaráuncambiodeubicaciónal“asistenteadministrativo”desedecentralconlatarea“corregirdocumento”;casocontrariolatrasladaráalaubicacióndeltécnicojudicialdelaOficinadeAtenciónyProtecciónalaVíctimacorrespondiente.

9. El técnico judicial de laOficinadeAtenciónyProteccióna laVíctima recibirá la autorizacióndegastos yconfeccionaráeimprimiráel“comprobantedeayuda”(ver anexo 5),elcualfirmarálavíctimayelprofesionaldelaOficinadeAtenciónyProtecciónaVíctimasdeDelito;posteriormentelodigitalizaráyloincorporarácomodocumentoexternoalexpedienteelectrónico.Unavezrealizadoloanterior,eltécnicojudicialrealizaráuncambiodeubicaciónal“asistenteadministrativo”conlatarea“tramitarayudaeconómica”.

11. Elasistenteadministrativocomunicaráal técnico judicialpara laconfeccióndesolicitudde anticipodecheque(ver anexo 4).

12. Eltécnicojudicialconfeccionarálasolicituddeanticipodechequeyremitirámedianteuncambiodeubicación,conlatarea“revisar”alprofesionaldelaOficinadeAtenciónyProtecciónalaVíctimadelDelito,quienverificaráqueeldocumentoestécorrecto,deserasírealizaráunaasignacióndefirmaparasíparalaJefaturadelaOficinadeAtenciónyProtecciónalaVíctimadelDelitoparasurespectivaaprobación.

14. ElJefedelaOficinadeAtenciónyProtecciónalaVíctimadelDelitorecibirálasolicituddeanticipodecheque,revisaráqueestécorrectaylafirmarádigitalmente.Laremitirámedianteuncambiodeubicaciónalasistenteadministrativo,quienprocederáaconfeccionarelchequerespectivodelacuenta corriente Nº 001-0289114-0 del Banco de Costa Rica.

15.Posteriormente,elasistenteadministrativoregistrarálaemisióndelchequeenel“LibrodeDiario”yenel“controldigitaldecheques”,y recogerá lasfirmasrespectivas ,ademásdigitalizaráyadherirá la imagendelchequefirmadoenelformulario“entrega y recibo de cheque” ver Anexo (Nº 5).


16. Imprimiráelformulariodeentregayrecibodecheque,yloentregarájuntoconelchequealprofesionalrespectivodelaOficinadeAtenciónyProtecciónalaVíctimadelDelito.17.ElprofesionaldelaOficinadeAtenciónyProtecciónalaVíctimadelDelitorecibiráelchequeyelformulariodeentregay recibodecheque,elcualfirmará indicandoelnúmerodecédulayagenciabancariaenquesecambiaráelcheque.

18. Seguidamente devolverá el formulario de entrega y recibo de cheque al asistente administrativo, quiendigitarálosdatosdelaayudaeconómicaenlatabladeregistrodegastosdeláreadepagos,ydigitalizarádichosdocumentosparaincorporarlosalexpedienteelectrónico.

19. EltécnicojudicialelaboraráenelescritoriovirtuallaliquidacióndegastosylaremitiráalprofesionaldelaOficinadeAtenciónyProtecciónalaVíctimadelDelitomedianteuncambiodeubicación,conlatarea“liquidarayudaeconómica”.

20. ElprofesionaldelaOficinadeAtenciónyProtecciónalaVíctimadelDelitoentregaráalasistenteadministrativolaliquidacióndecheque,concomprobantedeayuda,debidamentefirmadaporlaspersonasusuarias,facturastimbradasquejustificaronelgasto;además,deldepósitobancarioqueserealizóalexistirsobrantesenlagestiónefectuada.

21.Elasistenteadministrativorecibirá las facturastimbradasyeldepósitobancariosiexistiera,archivará lasolicituddeayudaeconómica,autorizacióndegastos,solicituddeanticipodechequeyelformulariodeentregayrecibodecheque,enelampodecontrolrespectivo,paraluegogestionarelreintegrocorrespondiente.Asimismodigitalizarátodaesadocumentaciónylaincorporarácomodocumentoexternoenelexpedienteelectrónico.


Anexos


Anexo 1


Anexo 2


Anexo 3


Anexo 4


Anexo 5


Bibliografía

• Costa Rica. Ley nº 8720, Protección a víctimas, testigos y demás sujetos intervinientes en el proceso penal, reformas y adición al Código Procesal Penal, publicada en la Gaceta nº 77 del 22 de abril de 2009.• Costa Rica. Ley nº 7442, Ley Orgánica del Ministerio Público.• Costa Rica. Ley nº 8292, Ley General de Control Interno, del 31 de julio de 2002, publicado en Gaceta nº 169 del 4 de setiembre de 2002.• Costa Rica. Ley nº 7333, Ley Orgánica del Poder Judicial, publicada en la Gaceta nº 124 del 1º de julio de 1993.• Costa Rica. Ley nº 8687, Ley de Notificaciones y comunicaciones judiciales, publicada en la Gaceta nº 20 del 29 de enero de 2009.• Ley de Certificados, firmas digitales y documentos electrónicos nº 8454.• Decreto nº 33018-MICIT, Reglamento a la Ley de Certificados, firmas digitales y documentos electrónicos.

1 - ministeriopublico.poder-judicial.go.cr · de lo cual remitirá al técnico judicial a finde que...

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