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UNIDAD ADMINISTRATIVA

OFICINA PRODUCTORA

AREA SERIE SUBSERIE AG AC P EL Tipo Formato E S CT MT

1000 01

1000 01 09 1 9X X

1000 X

1000 X DE .msg.pdf

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1000 X

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1000 35

1000 35 01 2 8X X

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CIRCULARES

1 9

Resoluciones

RESOLUCIONES

Resoluciones NacionalesEsta Subserie documental se genera con base en la Ley842 de 2003 y refleja el carácter dispositivo de actividadesmisionales conformando así parte de la memoria delCOPNIA y conforma parte de la memoria corporativa.

Una vez cumplido el periodo de retención en archivo degestión, el soporte papel se llevará a medio técnicomediante el proceso de digitalización. La reproducción serealizará por parte del grupo de Gestión documentalconforme con los lineamientos del AGN para asegurar lascaracteristicas necesarias de reproducción y conservacióna largo plazo de acuerdo al SIC y al PGD.

Los tiempos de retención inician a partir del último asientoregistrado y los documentos resultantes del proceso deselección se conservaran en el soporte original .

Certificaciones de anulación / anexos

1000 - DIRECCIÓN GENERAL


TIEMPO RETENCIÓN SOPORTE DISPOSICIÓN FINAL JUSTIFICACIÓN O PROCEDIMIENTO

ACTAS

Esta Subserie documental se genera con base en la Ley842 de 2003 y refleja el carácter dispositivo de actividadesmisionales conformando así parte de la memoria delCOPNIA. Incluye los documentos relativos a Elección derepresentantes y contactos con otras agremiaciones oConsejos profesionales.



Acta

Citación

Orden del día

REPÚBLICA DE COLOMBIACONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA

GESTIÓN ADMINISTRATIVATABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Lista de Asistentes

Documentos soporte

Actas Consejo Nacional

VERSIÓN 2

XX Subserie documental de las Circulares e InstruccionesInternas, con valor administrativo testimonio o prueba delcontrol y seguimiento a los procesos y procedimientos ytoma de decisiones del COPNIA.



Comunicaciones Oficiales Internas

Circulares

ASUNTO SERIE-SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO

1000_TRD - Pág 1 de 2




Elaborado por: Revisado por: JOSÉ OCTAVIO DUQUE LÓPEZ

Cargo: Cargo: Subdirector Administrativo y Financiero

Firma: Firma:

CODIGOAREA

SUBSERIE

N°1

2

diciembre-15 Aprobación de la TRD versión 1 por parte del Comité Interno de Archivo del COPNIA mediante Acta No. 04-2015

marzo-19Actualización 3 - Aprobación de la TRD versión 2 por parte del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo del COPNIA mediante Acta No. 06-2016 / Ajustes a la TRD versión 2 por parte del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo del COPNIA mediante Acta No. 03-2017 y mesa de trabajo realizada con el AGN el día 08 de mayo de 2018.Actualización 4 -

Subseries

Tipos Documentales AC - Archivo Central

Fecha Descripción del cambio o modificación

AG - Archivo Gestión CT - Conservación TotalE - Eliminación MT- Medio TécnicoS - Selección

P - Soporte Papel EL - Soporte Electronico DE- Documento ElectrónicoMM - Medio Magnetico

CONTROL DE CAMBIOS

Firma:

DAVID ANDRES CORRALES RUBIANO JOHANNA CAÑÓN LONDOÑO Aprobado por:

Profesional Universitario

SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES TIEMPO DE RETENCIÓN(AÑOS) DISPOSICIÓN FINAL SOPORTESERIES

Profesional de Gestión Administrativa Cargo:

1000_TRD - Pág 2 de 2


OFICINA PRODUCTORA

AREA SERIE SUBSERIE AG AC P EL Tipo Formato Electrónico E S CT MT

1001 16

1001 16 05 5 5

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videoaudio

1001 32



X

1001 - ÁREA DE COMUNICACIONES

SOPORTE

Esta subserie documental refleja la busqueda de laexcelencia institucional tratando de medir el grado desatisfacción y la opinión general de los grupos deinterés respecto a diferentes aspectos que caracterizansu relación con el COPNIA. Teniendo en cuenta querefleja la situación en un periodo específico de tiempose considera que hace parte de la memoria institucionale histórica por lo que se debe conservar totalmente.

Los tiempos de retención inician a partir del últimoasiento registrado y los documentos resultantes delproceso de selección se conservaran en el soporteoriginal .

1000 - DIRECCIÓN GENERALVERSIÓN 2

Encuestas

Comunicaciones Oficiales

Manual de identidad corporativa


PUBLICACIONES E IMPRESOS

ESTUDIOS

Estudios de Percepción

Estudio

TIEMPO RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL JUSTIFICACIÓN O PROCEDIMIENTOASUNTO SERIE-SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO

PLANES

Plan de Medios y de Comunicaciones

Publicaciones Institucionales

Artes y Diseños

Boletines y Capsulas Informativas

Piezas Gráficas

REGISTROS

Planes de Comunicaciones 2 8 X La subserie documental se conserva en su totalidadporque soporta la comunicación institucional anual.

Subserie documental generada con base en lodispuesto en el Resolución 818 de 2016 por el cual seadopta el plan de comunicaciones.

Los tiempos de retención inician a partir del últimoasiento registrado y los documentos resultantes delproceso de selección se conservaran en el soporteoriginal y los documentos resultantes del proceso de 2 8 X Esta serie documental refleja el carácter dispositivo de actividades misionales, conformando así parte de la memoria del COPNIA.

El soporte papel de esta subserie se llevará a medio tecnico mediante el proceso de digitalización en el segundo año de retención de los documentos en archivo central.

Los tiempos de retención inician a partir del último asiento registrado y los documentos se conservaran en el soporte original .

1001_TRD - Pág 1 de 2

AREA SERIE SUBSERIE AG AC P EL Tipo Formato Electrónico E S CT MT

SOPORTETIEMPO RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL JUSTIFICACIÓN O PROCEDIMIENTOASUNTO SERIE-SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO

1001 32 08 5 5

1001 X

.JPEG.TIFF.RAW.NEF

1001 X

.Mov

.Mp4.Vid

.MPEG.WMP

.QuickTime.Avi

1001 332 8 X X

1001 X






Firma: Firma:

CODIGOAREA

SUBSERIE

N°1

2

CONTROL DE CAMBIOSFecha Descripción del cambio o modificación

Subseries CT - Conservación TotalE - Eliminación MT- Medio TécnicoS - Selección


Tipos Documentales

Videos Institucionales

RELACIONES INSTITUCIONALES

Estudios y propuestas conjuntas

Invitaciones eventos

DAVID ANDRES CORRALES RUBIANO



JOHANNA CAÑÓN LONDOÑO Aprobado por:

Profesional Universitario Profesional de Gestión Administrativa Cargo:

SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES TIEMPO DE RETENCIÓN(AÑOS) DISPOSICIÓN FINAL

AC - Archivo Central

SOPORTESERIES

Firma:

AG - Archivo Gestión

Fotografías de eventos

Registro de Material Audiovisual Institucional

X Estos documentos se conservan totalmente, teniendoen cuenta que son documentos de importancia históricapara la entidad. Se debe velar por evitar que el soportequede en obsolecencia tecnológica

Los tiempos de retención inician a partir del últimoasiento registrado y los documentos resultantes delproceso de selección se conservaran en el soporteoriginal y los documentos se conservaran en el soporteoriginal y los documentos se conservaran en el soporteoriginal y los documentos se conservaran en el soporteoriginal y los documentos se conservaran en el soporteoriginal .

Esta Subserie documental conforma parte de la memoria institucional y es evidencia de las relaciones institucionales que desarrolla la entidad en desarrollo de sus funciones.

El soporte papel de esta subserie se llevará a medio tecnico mediante el proceso de digitalización en el segundo año de retención de los documentos en archivo central. La reproducción se realizará por parte del grupo de Gestión documental conforme con los lineamientos del AGN para asegurar las caracteristicas necesarias de reproducción y conservación a largo plazo de acuerdo al SIC y al PGD.

Los tiempos de retención inician a partir del último asiento registrado y los documentos se conservaran en el soporte original.

Registro de Condecoraciones

Participaciones en mesas de trabajo

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OFICINA PRODUCTORA


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3 7

ACTAS

Actas de Subcomité de Seguridad de la Información

Convocatoria

Actas

TIEMPO RETENCIÓN SOPORTE DISPOSICIÓN FINAL JUSTIFICACIÓN O PROCEDIMIENTOASUNTO SERIE-SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO

X X La subserie documental se conserva ensu totalidad porque soporta decisionesadministrativas relativas a la GestiónDocumental de la Entidad.

Subserie documental generada con baseen lo dispuesto en el decreto 2578 de2012, decreto 1080 del 25 de mayo de2015 y la resolución 606 del 16 demayo de 2016 por medio de la cual seadopta el Modelo Integrado dePlaneación y Gestión del COPNIA y secrea el Subcomite de Seguridad de laInformación.

Una vez cumplido el periodo de retención en archivo de gestión, el soporte papelse llevará a medio técnico mediante elproceso de digitalización y losdocumentos se conservaran en elsoporte original. La reproducción serealizará por parte del grupo de Gestióndocumental conforme con loslineamientos del AGN para asegurar lascaracteristicas necesarias de



1002 - ÁREA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES


Subserie documental de valoradministrativo de apoyo a los procesos yprocedimientos del COPNIA, ordenadafísicamente por aplicación informáticaimplementada, una vez cumplido elperiodo de retención se seleccionarán lashistorias de aplicaciones que gestionaninformación de los procesos misionalesde la entidad (Comunicaciones Internas yexternas, matrículas, procesosdisciplinarios, entre otros), el restante noseleccionado se elimina puesto quedespués de 10 años se presentan nuevasversiones que hacen obsoletas lasactuales.

Aplicar procedimientos si-pr-04 "Solicitudde mejora y control de cambios" SI-pr-08"Reporte y Gestión de incidentes" SI-pr-09 "Gestión de activos de información"Se mantendrá la última versión de laaplicación actualizada.

Los tiempos de retención inician a partirdel último asiento registrado y losdocumentos resultantes del proceso deselección se conservaran en el soporteoriginal .

HISTORIAS

Historias de Aplicaciones

Hoja vida de aplicación

Solicitudes (Nueva, Mejora, Control de Cambios)

Manual técnico de aplicaciones

Actas

Registro de control de versiones

Reporte de Problemas

Proyectos de Desarrollo Interno de Software

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1002 19

1002 19 02 1 4 X

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1002 32

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Firma: Firma:

CODIGOAREA

SUBSERIE

Esta subserie documental refleja elcarácter dispositivo, de actividades ymisional, conformando así parte de lamemoria del COPNIA, su gestión sedesarrolla con base en los lineamientosdel SI-mp-01 Manual de Seguridad de laInformación.

El soporte papel de esta Subserie sellevará a medio técnico mediante elproceso de digitalización en el segundoaño de retención de los documentos enarchivo central. La reproducción serealizará por parte del grupo de Gestióndocumental conforme con loslineamientos del AGN para asegurar lascaracteristicas necesarias dereproducción y conservación a largoplazo de acuerdo al SIC y al PGD.

Los tiempos de retención inician a partirdel último asiento registrado y losdocumentos se conservaran en elsoporte original .

Listado de Contratos y Personal

Mapa de Riesgos de Seguridad de Información

Control de Backups

Registro de Contingencias

Inventario de Licencias de Software

Lista de Sistemas de Información

Listado Equipo Activos

SERIES


Esta subserie documental refleja elcarácter misional de la entidad toda vezque se trata de la base de registros einscripciones, conformando así parte dela memoria del COPNIA.

Esta subserie al ser de continuo trámite yactualización se considera que esta engestión indefinidamente.

Respaldos de registros

Archivos de Logs de registros

Plan de Contingencia y Seguridad de la Información (Repositorio Institucional)

Lista de Verificación del Plan

Cargo:

Firma:

DISPOSICIÓN FINAL SOPORTE

Subserie documental de valoradministrativo, testimonio o prueba delcontrol y seguimiento administrativo delproceso. Una vez cumplido el periodo deretención proceder a la eliminaciónteniendo en cuenta que el reporte de lagestión estará consolidado en el Informede la Dirección General.

Se aplica procedimiento SI-pr-03Auditorias Internas para su gestión.

Los tiempos de retención inician a partir

Solicitud de la Dirección General

Informe de Auditoría

Informes de Auditorías de Sistemas

INFORMES

Comunicaciones relacionadas

PLANES

REGISTROS

Registro Nacional de Profesionales

JOHANNA CAÑÓN LONDOÑO Aprobado por:

Profesional Universitario Profesional de Gestión Administrativa

SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES TIEMPO DE RETENCIÓN(AÑOS)

AG - Archivo GestiónCT - Conservación TotalE - Eliminación MT- Medio TécnicoS - Selección



Subseries

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N°1

2


Fecha Descripción del cambio o modificaciónCONTROL DE CAMBIOS


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AREA SERIE SUBSERIE AG AC P ELTipo

Formato Electrónico

E S CT MT

1100 01

1100 01 02

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1100 28 131100 X DE .pdf1100 X DE .pdf1100 X DE .pdf

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X

OFICINA PRODUCTORA 1100 - OFICINA DE CONTROL INTERNO

ACTAS

Actas de Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno



Documentos soporte Acta

PLANES

Planes de Auditorias Externas

X X Documentos con carácter probatorio y con valores secundarios,refleja el Control Interno realizado a la entidad en procura de latransparencia de sus actividades, fuente de reconstrucción históricay cultural.

Una vez cumplido el periodo de retención en archivo de gestión, elsoporte papel se llevará a medio técnico mediante el proceso dedigitalización. La reproducción se realizará por parte del grupo deGestión documental conforme con los lineamientos del AGN paraasegurar las caracteristicas necesarias de reproducción yconservación a largo plazo de acuerdo al SIC y al PGD.

Los tiempos de retención inician a partir del último asientoregistrado y los documentos se conservaran en el soporte original.

Convocatoria

Listado de asistencia

Acta

3 7

3

Notificación de Auditorias

Solicitudes de Información

Respuestas a solicitudes

7

Formulación Plan de mejoramiento

Informe estado Plan de Mejoramiento

Observaciones al informe preliminar

Cierre de auditoría

Informe Final de auditoria

3 7Programación anual de auditoriaPlaneación de auditoríasApertura de auditoría

Documentos de trabajo

Informe preliminar

Auditorias aplicadas por entes externos a la Entidad, generan valorhistórico como fuente de reconstrucción y trazabilidad de lasevaluaciones en procura de transparencia administrativa por lo quecumplidos su tiempo de retención se conservará totalmente.

Una vez cerrados los planes de mejoramiento derivados delejercicio auditor, se deben conservar los documentos 3 años enArchivo de gestión para efectos de consulta.

En esta subserie documental al ser de caracter integral, se debeincluir los documentos de auditorías externas de Calidad, por loque la Subdirección de Planeación, Control y Seguimiento debeentregar anualmente dichos documentos producto de dichaactividad.


Soportes avances de plan de mejoramiento


Informes de Auditoria

Planes de Mejoramiento

Documentos soporte de avances de Plan de Mejoramiento

Planes de Auditorias Internas X Subserie documental de valor probatorio respecto al procedimientode control interno de la entidad, que sirven de material probatorioante posibles investigaciones disciplinarias internas.

Una vez cerrados los planes de mejoramiento derivados delejercicio auditor, se debe conservar 3 años en archivo de gestiónpara efectos de consulta.

Esta subserie refleja la situación específica de un proceso y/o áreaauditada en un tiempo determinado, por lo cual se debe conservartotalmente según procedimiento.





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E S CT MT



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3 7 X X

Informe E-kogui

Informe plan de mejoramiento Institucional SIRECI

Cuenta o informe anual consolidado SIRECI

Informe derechos de autor

Subserie documental de valor probatorio respecto al procedimientode control interno de la entidad y reporte de su gestión frente aorganismos de control. (Decreto 2145 de 1999)



Informe Anual de Control Interno Contable

Informe Ejecutivo Anual de Control Interno

Informe de Austeridad del gasto

Informe Trimestral de Gestión Contractual

Informe de Seguimiento al Plan anticorrupcion - mapa de riesgos de corrupción

Informe de Evaluación de la audiencia publica de rendición de cuentas

Informe Anticorrupción (por posibles actos de corrupcion)

INFORMES

Informes de Gestión Externos

Informe Pormenorizado del Sistema de Control Interno

X X Subserie documental de valor probatorio respecto al procedimientode control interno de la entidad.



Informes

Requerimientos de asesoría y acompañamiento


Plan de mejoramiento

Soporte avances al plan de mejoramiento


Soportes avances de plan de mejoramiento

Informes de Gestión Internos 3 7

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E S CT MT





Firma: Firma:

CODIGOAREA

SUBSERIE

N°1

2


Profesional de Gestión Administrativa

Firma:


Profesional Universitario Cargo:


SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES TIEMPO DE RETENCIÓN(AÑOS) DISPOSICIÓN FINAL SOPORTE

SERIESSubseries AG - Archivo Gestión CT - Conservación Total

E - Eliminación MT- Medio TécnicoS - Selección




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X



Firma: Firma:

CODIGOAREA

SUBSERIE

N°1

2

X

Descargos

Fallos

Recursos

Procesos de Investigaciones Internas Disciplinarias3



PROCESOS



VERSIÓN 2OFICINA PRODUCTORA 1200 - OFICINA DE CONTROL DISCIPLINARIO

X17


Esta Subserie documental referente a losProcesos Disciplinarios adelantados afuncionarios de la entidad, en su actuarconforme lo establecido en el Código ÚnicoDisciplinario. Conformado como parte de lamemoria del COPNIA.

El soporte papel de esta subserie se llevaráa medio tecnico mediante el proceso dedigitalización en el segundo año deretención de los documentos en archivocentral. La reproducción se realizará porparte del grupo de Gestión documentalconforme con los lineamientos del AGNpara asegurar las caracteristicas necesariasde reproducción y conservación a largoplazo de acuerdo al SIC y al PGD.

Los tiempos de retención inician a partir delúltimo asiento registrado y los documentosse conservaran en el soporte original.

Solicitud de Investigación


Autos

Avisos y Notificaciones

Pruebas

Formulación de Cargos

DAVID ANDRES CORRALES RUBIANO Aprobado por:

SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

JOHANNA CAÑÓN LONDOÑO

Profesional Universitario Cargo:Profesional de Gestión Administrativa

Firma:


SERIESSubseries AG - Archivo Gestión

TIEMPO DE RETENCIÓN(AÑOS) DISPOSICIÓN FINAL SOPORTE

CT - Conservación TotalE - Eliminación MT- Medio TécnicoS - Selección





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OFICINA PRODUCTORA


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Firma: Firma:

CODIGOAREA

SUBSERIE

N°1

2

PROCEDIMIENTO

X X Subserie documental de valor administrativotestimonio o prueba del control y seguimiento a losprocesos y procedimientos del COPNIA, estosinformes consolidan la gestión de las áreas quereportan a la Subdirección, llevarlos a imagen comocopia de seguridad, para facilitar su consulta, ytransferir al archivo Histórico para conservarpermanentemente.

Una vez cumplido el periodo de retención enarchivo de gestión, el soporte papel se llevará amedio técnico mediante el proceso de digitalización.La reproducción se realizará por parte del grupo deGestión documental conforme con los lineamientosdel AGN para asegurar las caracteristicasnecesarias de reproducción y conservación a largoplazo de acuerdo al SIC y al PGD.

Los tiempos de retención inician a partir del últimoasiento registrado y los documentos se conservaranen el soporte original.

TIEMPO RETENCIÓN

ASUNTO SERIE-SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES




1300 - SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

JUSTIFICACIÓN O PROCEDIMIENTOSOPORTE DISPOSICIÓN FINAL


SERIES


INFORMES


Informes de Gestión Internos


1 9


Informes



Subseries AG - Archivo Gestión CT - Conservación TotalE - Eliminación MT- Medio TécnicoS - Selección



Firma:



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OFICINA PRODUCTORA


1301 011301 01 13

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1301 X DE .pdf1301 X1301 X1301 X1301 X1301 X

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.TIFF1301 X1301 X1301 X1301 X1301 X

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Historiales de Bienes Inmuebles

Planos Arquitectónicos

Certificados de Tradición y Libertad

Planos TécnicosFichas Técnicas de Mejoras


EscrituraReglamento de Propiedad Horizontal

Esta subserie documental hace parte de la historia ymemoria del COPNIA puesto que reune los titulos depropiedad de los inmuebles adquiridos por el COPNIApara el desarrollo de sus funciones, el soporte papel deesta Subserie se llevará a medio técnico mediante elproceso de digitalización en el segundo año de retenciónde los documentos en archivo central. La reproducción se realizará por parte del grupo de Gestión documentalconforme con los lineamientos del AGN para asegurar lascaracteristicas necesarias de reproducción yconservación a largo plazo de acuerdo al SIC y al PGD.

Los tiempos de retención inician a partir del último asientoregistrado y los documentos se conservaran en elsoporte original.

Hoja de vida del inmueble

Folio de matrícula inmobiliariaCertificado CatastralBoletín con la nomenclatura oficial del predioRecibos de pago de impuestosAvalúos

Actas Consejo de AdministraciónInformes de inspección servicios públicosAutorizaciones de Ingreso o retiro de elementos / PersonalSolicitudes / entrega de tarjetas de accesoCirculares Informativas de Copropiedad

Convocatorias a Asambleas

Registro Fotográfico

Actas de Recibo / Entrega del inmueble

BIENES INMUEBLES

Documentos soporte

Actas de Subcomité Interno de Archivo 3 7

Gestion de Bienes Inmuebles 2 8 Subserie documental que es testimonio del apoyo a losprocesos y procedimientos de administración depropiedades del COPNIA, una vez cumplido el periodo deretención proceder a la eliminación teniendo en cuentaque la documentación producida es de caracterinformativo, cuyos originales reposan en la oficina deadministración del inmueble correspondiente.

Los tiempos de retención inician a partir del último asientoregistrado.


TIEMPO RETENCIÓN SOPORTE DISPOSICIÓN FINAL


X X

JUSTIFICACIÓN O PROCEDIMIENTO

PROCEDIMIENTO



1300 - SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERAVERSIÓN 2

1301 - ÁREA ADMINISTRATIVA

La subserie documental se conserva en su totalidadporque soporta decisiones administrativas relativas a laGestión Documental de la Entidad.

Subserie documental generada con base en lo dispuestoen el decreto 2578 de 2012, decreto 1080 del 25 demayo de 2015 y la resolución 1767 del 26 de noviembre2014 por medio de la cual se crea el comité Interno deArchivo del COPNIA.

Una vez cumplido el periodo de retención en archivo degestión, el soporte papel se llevará a medio técnicomediante el proceso de digitalización y los documentosse conservaran en el soporte original. La reproducción serealizará por parte del grupo de Gestión documentalconforme con los lineamientos del AGN para asegurar lascaracteristicas necesarias de reproducción yconservación a largo plazo de acuerdo al SIC y al PGD.


Convocatorias

Actas

Listas de Asistencias


ACTAS

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PROCEDIMIENTO

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X Esta subserie documental es una herramienta parafacilitar el acceso a la información. Deben serpermanentemente actualizados de acuerdo con lasnecesidades. Estos documentos sirven como soportepara la investigación histórica.


Inventario Documental de Archivo Central

Inventarios Documentales1 9

Inventarios de Bienes de Consumo 1 9 Subserie documental de valor administrativo, evidenciade la verificación cuantitativa y cualitativa de los bienesde consumo que se encuentran en las instalaciones delCOPNIA. Cumplido el tiempo de retención en archivocentral se elimina de acuerdo a la prescripción devigencia Administrativa y ademas se encuentraconsolidadas en los informes contables en concordanciacon Ley 962 de 2005, Artículos 48, 49 y 54 del Código deComercio.


Inventario General de Bienes de Consumo

Actas de Inventario bienes de Consumo

Subserie documental de valor administrativo, evidenciade la verificación cuantitativa y cualitativa de los bienesde consumo que se encuentran en las instalaciones delCOPNIA. Cumplido el tiempo de retención en archivocentral se elimina de acuerdo a la prescripción devigencia administrativa y ademas se encuentraconsolidadas en los informes contables en concordanciacon Ley 962 de 2005, Artículos 48, 49 y 54 del Código deComercio.


Informes de inventarios semestrales

Informes de Inventarios de Ingreso funcionarios

Informes de Inventarios de Retiro Funcionarios

Copia Paz y salvos expedidos

Conciliación de activos fijos

INVENTARIOS

Inventarios de Activos1 9 X

Consecutivos de Comunicaciones Internas Unidad Nacional 1 9 Consecutivo de comunicaciones generadas entre áreas yfuncionarios del COPNIA, se refleja en esta elcumplimiento de las funciones de cada área o dirección,son de valor administrativo y de control, se debeconservar un (1) año en el Archivo de Gestión y (9) enArchivo Central por ser instrumento que soporta elcumplimiento del Acuerdo 060 de 2000. Posteriormentese elimina dado que el soporte original de la informaciónse distribuye en cada dependencia en cumplimiento desus funciones.


Comunicaciones de Salida (Memorandos)

Reporte de anulación radicados

Consecutivo de comunicaciones generadas a otrasentidades o personas naturales, se refleja en esta elcumplimiento de las funciones de la Sede Nacional delCOPNIA son de valor administrativo y de control, se debeconservar un (1) año en el Archivo de Gestión y (9) enArchivo Central por ser instrumento que soporta elcumplimiento del Acuerdo 060 de 2000. Posteriormentese elimina dado que el soporte original de la informaciónse distribuye en cada dependencia o área encumplimiento de sus funciones.


Comunicaciones de Entrada

Comunicaciones de Salida

Pruebas de Notificaciones


CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES OFICIALES

Consecutivos de Comunicaciones Externas Unidad Nacional1 9

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PROCEDIMIENTO

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Archivo de video

1 9

Comprobantes de Traslados de Activos Fijos 1 9 Esta subserie refleja los movimientos diarios de losbienes de Almacén siendo soporte de la contabilidad delCOPNIA, una vez cumplido el tiempo de retención enarchivo central se elimina de acuerdo a la prescripciónde vigencia administrativa y contable, ademas seencuentra consolidadas en los informes contables enconcordancia con Ley 962 de 2005, Artículos 48, 49 y 54del Código de Comercio.


Esta subserie refleja las Bajas de Activos Fijos o Bienesde Consumo en los movimientos diarios de los bienes deAlmacén siendo soporte de la contabilidad del COPNIA,una vez cumplido el tiempo de retención en archivocentral se elimina de acuerdo a la prescripción devigencia administrativa y contable, ademas se encuentraconsolidadas en los informes contables en concordanciacon Ley 962 de 2005, Artículos 48, 49 y 54 del Código deComercio.


Comprobante de Baja o Salidas de Activos Fijos

Comprobante de Baja de Bienes de Consumo

Copia de Resoluciones Nacionales


Acta de Baja

Conceptos técnicos

Acta de Donación / Destrucción

Comprobante de Traslado de Activos Fijos

Informes de auditorías

Informes de novedades Inventarios


Comprobantes de Baja de Bienes de Almacén

Informe de Bienes Susceptibles de ser Dados de Baja

Reporte de Mantenimientos

Evidencia de Destrucción o Salida del Bien

Esta subserie refleja Entradas por Compra de losmovimientos diarios de los bienes de Almacén siendosoporte de la contabilidad del COPNIA, una vezcumplido el tiempo de retención en archivo central seelimina de acuerdo a la prescripción de vigenciaadministrativa y contable, ademas se encuentraconsolidadas en los informes contables en concordanciacon Ley 962 de 2005, Artículos 48, 49 y 54 del Código deComercio.


Comprobante de entrada bienes de Consumo o Activos Fijos

Remisión / Factura


Comprobantes de Egreso de Bienes de Almacén 1 9

Comprobantes de Ingreso de Bienes de Almacén1 9

Esta subserie refleja las salidas por Pedido en losmovimientos diarios de los bienes de Almacén siendosoporte de la contabilidad del COPNIA, una vezcumplido el tiempo de retención en archivo central seelimina de acuerdo a la prescripción de vigenciaadministrativa y contable, ademas se encuentraconsolidadas en los informes contables en concordanciacon Ley 962 de 2005, Artículos 48, 49 y 54 del Código deComercio.


Comprobante de pedido de almacén

Comprobante de salida por pedido bienes de consumo


COMPROBANTES DE ALMACÉN

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PROCEDIMIENTO

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Esta Subserie documental genera valores primarios,apoya la función de administrar y mantener vigentes yactualizadas las pólizas de amparo ante eventualidadesque se relacionen con los bienes muebles e inmuebles yla gestión de los contratistas y servidores públicos delCOPNIA y así minimizar riesgos relacionados. Elprograma consolida todas polizas se actualizará demanera permanente y se configura dentro de los tiemposde vigencia consignados en el Código de Comercio(sección Seguros), por lo que una vez cumplida suretención proceder a la eliminación.


Programa de Seguros

Programa de cubrimiento

Comunicaciones OficialesFacturasActas de Entrega

Documentos soporte de ingreso a inventario

Pólizas todo riesgo daño materialPólizas de Responsabilidad Civil ExtracontractualPólizas de ManejoPólizas de responsabilidad Civil Servidor PúblicoReclamacionesCotizaciones bienes en reclamación

Programa de Mantenimiento de Bienes y EquiposEsta Subserie documental de valor administrativo apoyala función del mantenimiento a los bienes muebles einmuebles el cual se actualizará de manera permanente,una vez cumplida su retención proceder con laeliminación de los documentos físicos por perdida devigencia y utilidad primaria de los documentos generadosen esta subserie. Sin embargo se recomienda conservarde forma permanente el registro en el Sistema deInformación con fines de garantizar la trazabilidad ycumplimiento de los mantenimientos necesarios.


Programa

Reporte de Mantenimientos

Hoja de Vida del Activo

Informes sobre el estado de bienes

Programa de Descripción

PROGRAMASProgramas de Gestión Documental - PGD 1 9 X X Esta Subserie documental refleja el uso de nuevas

tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberánobservarse los principios y procesos archivísticos delCOPNIA, por lo cual será conservada permanentemente.

Una vez cumplido el periodo de retención en archivo degestión, el soporte papel se llevará a medio técnicomediante el proceso de digitalización para facilitar suconsulta. La reproducción se realizará por parte del grupode Gestión documental conforme con los lineamientos delAGN para asegurar las caracteristicas necesarias dereproducción y conservación a largo plazo de acuerdo alSIC y al PGD.


Programa de Gestión DocumentalComunicaciones e Instructivos de AplicaciónPlan Institucional de Archivo - PINARBanco TerminológicoPrograma de Conservación

Cuadros de Clasificación DocumentalConceptos o Actos Administrativos de Aprobación / Convalidación de Herramientas ArchivísticasTablas de Retención DocumentalTablas de Valoración DocumentalDocumentos de trabajo


X Subserie documental que refleja los movimientos yaplicaciones de tiempos de retención a los expedientesdel COPNIA, por lo cual será conservadapermanentemente.

Una vez cumplido el periodo de retención en archivo degestión, el soporte papel se llevará a medio técnicomediante el proceso de digitalización para faciliar laconsulta. La reproducción se realizará por parte del grupode Gestión documental conforme con los lineamientos delAGN para asegurar las caracteristicas necesarias dereproducción y conservación a largo plazo de acuerdo alSIC y al PGD.


Cronograma de transferencias

Plan Integral de Archivo transferencias Externas

Instructivo de Transferencias

Actas de Transferencia

Formato Único de Inventario Documental FUIDComunicaciones Oficiales

PLANESPlanes de Transferencias Documentales 1 9 X

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PROCEDIMIENTO

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1301 32 01 X

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Firma: Firma:

CODIGOAREA

SUBSERIE

N°1

2









Profesional Universitario Cargo:Profesional de Gestión Administrativa

Firma:

Subserie documental únicamente de valor administrativo,se elimina en el Archivo de Gestión por pérdida devigencia de la información registrada y además porque elregistro queda de forma permanente en el Sistema deInformación de control de inventario.


Formatos de préstamo

Solicitudes de Información

Respuesta a requerimientos

Registros de Consulta y Prestamo de Documentos 5 0REGISTROS

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OFICINA PRODUCTORA


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Relación de pago de aportes parafiscales

Comprobantes de Giros

Formato Conciliación bancaria

Libros Auxiliares de Bancos

Conciliaciones de Ingresos

Conciliaciones BancariasEsta subserie documental de valoradministrativo y contable, evidencia todas lasactividades financieras y económicas delCOPNIA por medio de conciliaciones bancarias,una vez cumplido el período de retención seeliminarán los documentos conforme loestablece la ley 962 de 2005 y el Código deComercio.

Los tiempos de retención inician a partir delúltimo asiento registrado.

Extractos Bancarios

Esta subserie documental de valoradministrativo y contable, evidencia todas lasactividades financieras y económicas delCOPNIA, una vez cumplido el período deretención se eliminarán los documentosconforme lo establece la ley 962 de 2005 y elCódigo de Comercio.


Comprobantes de Causación de ingresos

Subserie documental con valoresadministrativos, legales y contables, Soporte depagos entre bancos, proveedores y pagos deNómina y seguridad social, la informaciónoriginal es conservada en los EstadosFinancieros, en las series de nomina y aportes.

Incluia los comprobantes del programa SIIGO G-3, L-2, L-3, L-4, L-17, L-18 y L-19.

Una vez cumplido el período de retención seeliminarán los documentos, conforme loestablece la ley 962 de 2005, articulo 28 quehace mención a la racionalización de laconservación de libros y papeles de comercio ypor la prescripción de deuda que sucede a los 5años por lo tanto pasado el tiempo total deretención no hay lugar a reclamaciones. Ley 791de 2003.



JUSTIFICACIÓN O PROCEDIMIENTODISPOSICIÓN FINALSOPORTETIEMPO RETENCIÓN

COMPROBANTES CONTABLES

PROCEDIMIENTO


1302 - ÁREA DE TESORERÍA

Comprobantes de abonos diarios en bancos

Comprobantes Contables de Egreso

Comprobantes de Transferencias Bancarias

Comprobantes de Transferencias de Prestaciones Sociales y Viáticos

Comprobantes de Transferencias pagos Proveedores

Comprobantes de Transferencias Electrónicas Seguridad Social

Documentos soporte de pago prestaciones sociales

Documentos soporte de transferencia

Comprobantes de detalle del lote de pagos

Comprobantes Transferencia Nomina

Comprobante de Egreso

Autorizaciones para retiro

Cuentas de cobro

Facturas

Listado de cuentas acreedores

CONCILIACIONES FINANCIERAS

Comprobantes de ajustes de conciliación

Informes

Documentos soporte de causación

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AREA SERIE SUBSERIE AG AC P EL Tipo Formato E S CT MTASUNTO SERIE-SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES

JUSTIFICACIÓN O PROCEDIMIENTODISPOSICIÓN FINALSOPORTETIEMPO RETENCIÓN

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Firma: Firma:

CODIGOAREA

SUBSERIE

N°1

2

CONTROL DE CAMBIOS

SERIESSubseries AG - Archivo Gestión







Subserie documental de valor administrativo ycontable, evidencia las actividades financieras yeconómicas del COPNIA en cuanto a conveniosbancarios, una vez cumplido el periodo deretención proceder a la eliminación de losdocumentos físicos,

Solo identifica aspectos comerciales que seacordaron en un momento específico por lo queno genera valores secundarios. Una vezcumplido el período de retención se eliminaránlos documentos conforme lo establece la ley962 de 2005 y el Código de Comercio.


Convenios


CONVENIOS

Convenios Bancarios


Firma:

Comunicaciones oficiales

DAVID ANDRES CORRALES RUBIANO Aprobado por:JOHANNA CAÑÓN LONDOÑO

INFORMES

Informe

Informes de Estados de Bancos

ESTUDIOSSubserie documental con valores primarios ysecundarios, fuente histórica para trazabilidad demanejo financiero de la entidad de acuerdo a lodispuesto en el artículo 619 del Código deComercio.

Una vez cumplido el periodo de retención setransfiere al archivo Histórico para serconservada permanentemente.

Los tiempos de retención inician a partir delúltimo asiento registrado y los documentos seconservaran en el soporte original.

Certificados de depósito

Informes de rendimientos

Estudios de inversión

Estudios de Inversiones y Titulo Valor

Estas subseries documentales de valoradministrativo y contable, evidencia lasactuaciones de la Tesorería del COPNIA, si senecesita reconstruir información de bancos sepuede solicitar información a la entidadfinanciera por lo tanto no generan valoressecundarios.

Una vez cumplido el período de retención seeliminarán los documentos conforme loestablece la ley 962 de 2005 y el Código deComercio.


Fecha Descripción del cambio o modificacióndiciembre-15 Aprobación de la TRD versión 1 por parte del Comité Interno de Archivo del COPNIA mediante Acta No. 04-2015


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OFICINA PRODUCTORA


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Actas de Comité de Contratación

Actas

Conceptos Técnicos o Jurídicos


Documentos con carácter probatorio y con valoressecundarios, refleja el Control Interno realizado a laEntidad en procura de la transparencia de susactividades, fuente de reconstrucción histórica y cultural,es creada en el marco del Estatuto General deContratación Pública.

El soporte papel de esta Subserie se llevará a mediotécnico mediante el proceso de digitalización en elsegundo año de retención de los documentos en archivocentral. La reproducción se realizará por parte del grupode Gestión documental conforme con los lineamientosdel AGN para asegurar las caracteristicas necesarias dereproducción y conservación a largo plazo de acuerdo alSIC y al PGD.

Los tiempos de retención inician a partir del últimoasiento registrado y los documentos se conservaran enel soporte original.

CONTRATOS


1303 - ÁREA DE CONTRATACIÓN

SOPORTE DISPOSICIÓN FINAL JUSTIFICACIÓN O PROCEDIMIENTO

PROCEDIMIENTO

TIEMPO RETENCIÓN

ACTAS


Contratos de Arrendamiento 1 19 X La subserie normalmente atiende una modalidad decontratación Directa, se constituye con valores legales yJuridicos, los cuales prescriben después de 20 añosdesde la fecha del acta de liquidación, terminado eltiempo de retención se procederá a la eliminación totalde acuerdo con la Ley 80 de 1993 en su articulo 55 " DELA PRESCRIPCIÓN DE LAS ACCIONES DERESPONSABILIDAD CONTRACTUAL. La acción civilderivada de las acciones y omisiones a que se refierenlos artículos 50, 51, 52 y 53 de esta ley prescribirá en eltérmino de veinte (20) años, contados a partir de laocurrencia de los mismos.

Los tiempos de retención inician a partir del últimoasiento registrado.

Memorando de requerimiento

Certificado de Cámara y Comercio

RUT

Certificado de parafiscales

Fotocopia de la cedula Representante legal

Fotocopia de la cedula revisor fiscal

Fotocopia de la tarjeta profesional del Revisor Fiscal

Certificado de antecedentes disciplinarios de la Junta de central de contadores

Certificado antecedentes Procuraduría del Representante Legal y la empresa

Certificado antecedentes Contraloría del Representante Legal y empresa

Hoja de vida de la función pública firmada por el representante legal

Certificaciones o constancias de contratos anteriores

Certificación bancaria

Propuesta

Estudio previo

Certificado de Disponibilidad Presupuestal

Constancia o acto administrativo

Contrato



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PROCEDIMIENTO

TIEMPO RETENCIÓN


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Propuestas y sus soportes

Informes de Evaluación

Resolución o acto administrativo de adjudicación

Acto Administrativo de Adjudicación / declaratoria de desierto

Acta de audiencia de adjudicación

Minuta del Contrato

Contratos de Comodato

Pliego de condiciones definitivo

Resolución o Acto Administrativo de Apertura del Proceso

Acta de audiencia de determinación de riesgos

Adendas

Acta de audiencia de aclaración de pliegos

Registro Presupuestal


Designación de Supervisión

Póliza y aprobación

Acta de inicio

Control de supervisión y aprobación de pago


1 19 X

Comunicación de solicitud

Estudios Preliminares

Conceptos Técnicos o Jurídicos

Documentos de existencia y representación legal del comodatario

Constancias o actos administrativos

Informes


La subserie normalmente atiende una modalidad decontratación Directa, se constituye con valores legales yJuridicos para la Entidad, toda vez que se trata de unacuerdo de préstamo de uso, en el que una de laspartes entrega a la otra gratuitamente un mueble o raízpara que lo utilice con cargo de restituir el mismodespués de terminar el uso. Una vez se cumpla eltiempo de retención se proceden a eliminar losdocumentos de acuerdo con lo establecido en la Ley 80de 1993 en su articulo 55 " DE LA PRESCRIPCIÓN DELAS ACCIONES DE RESPONSABILIDADCONTRACTUAL. La acción civil derivada de lasacciones y omisiones a que se refieren los artículos 50,51, 52 y 53 de esta ley prescribirá en el término deveinte (20) años, contados a partir de la ocurrencia delos mismos.


Contrato

Pólizas de seguro

Acta de entrega del bien

Prorrogas del contrato

Ampliación póliza

Acta de liquidación

Acta de entrega o restitución del bien

1 19 X La subserie se constituye con valores legales yJurídicos, los cuales prescriben después de 20 añosdesde la fecha del acta de liquidación, terminado eltiempo de retención se procederá a realizar la seleccióndel 100% de aquellos contratos en los que se realicecompraventa de bienes inmuebles, además seseleccionará aleatoriamente el 10% adicional comovestigio de las actividades de la gestión contractual de laEntidad. El soporte papel de esta selección se llevará amedio técnico mediante el proceso de digitalización.

De acuerdo a la Ley 80 de 1993 en su articulo 55 " DELA PRESCRIPCIÓN DE LAS ACCIONES DERESPONSABILIDAD CONTRACTUAL. La acción civilderivada de las acciones y omisiones a que se refierenlos artículos 50, 51, 52 y 53 de esta ley prescribirá en eltérmino de veinte (20) años, contados a partir de laocurrencia de los mismos por lo que los documentos noseleccionados se eliminan.Los tiempos de retención inician a partir del últimoasiento registrado y los documentos resultantes delproceso de selección se conservaran en el soporteoriginal. La reproducción se realizará por parte del grupode Gestión documental conforme con los lineamientosdel AGN para asegurar las caracteristicas necesarias dereproducción y conservación a largo plazo de acuerdo alSIC y al PGD.

Requerimiento de contratación

Documentos soporte y cotizaciones

Acta de cierre y apertura de propuestas

Estudio Previo

Certificado de Disponibilidad presupuestal

Aviso convocatoria pública / Invitación Pública

Proyecto de pliegos de condiciones

Observaciones Presentadas

Documentos de respuesta a observaciones

Contratos de Compraventa

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PROCEDIMIENTO

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Acta de inicio (Cronograma de actividades)

Informes de Control de Supervisión y Aprobación de pagos

Documentos soporte de pago

Acta de suspensión

Acta de reinicio

Acta de terminación


Informe final de supervisión

Aprobación de pólizas


Adendas



Póliza única de cumplimiento y responsabilidad civil extracontractual

Póliza única de cumplimiento

Póliza de responsabilidad civil extracontractual



Actas de recibo

Contratos de Consultoría



Estudio Previo


Aviso convocatoria pública

Propuestas / Soportes y subsanaciones


Acto Administrativo de adjudicación / declaratoria de desierto


Minuta del Contrato



Resolución de Apertura del Proceso


Informes de Control de Supervisión y Aprobación de pagos

Entregables y soportes de pago

Informes de Supervisión


X La subserie se constituye con valores legales yJurídicos, los cuales prescriben después de 20 añosdesde la fecha del acta de liquidación, terminado eltiempo de retención se procederá a realizar la seleccióndel 100% de aquellos contratos que superen la menorcuantía de cada vigencia o aquellos que haganreferencia a: entrega de estudios técnicos, diagnósticoso desarrollos a la medida. Además se seleccionaráaleatoriamente el 10% adicional de los demás contratoscomo vestigio de las actividades de la gestióncontractual de la Entidad. El soporte papel de estaselección se llevará a medio técnico mediante elproceso de digitalización.

De acuerdo a la Ley 80 de 1993 en su articulo 55 " DELA PRESCRIPCIÓN DE LAS ACCIONES DERESPONSABILIDAD CONTRACTUAL. La acción civilderivada de las acciones y omisiones a que se refierenlos artículos 50, 51, 52 y 53 de esta ley prescribirá en eltérmino de veinte (20) años, contados a partir de laocurrencia de los mismos por lo que los documentos noseleccionados se eliminan.

Los tiempos de retención inician a partir del últimoasiento registrado y los documentos resultantes delproceso de selección se conservaran en el soporteoriginal. La reproducción se realizará por parte del grupode Gestión documental conforme con los lineamientosdel AGN para asegurar las caracteristicas necesarias dereproducción y conservación a largo plazo de acuerdo alSIC y al PGD.




1 19 X


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PROCEDIMIENTO

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Modificatorios de contratos

Actas de suspensión / reinicio



Contratos de Interventoría



Estudio Previo

Requerimientos de ampliación contrato


Acto administrativo de adjudicación / declaratoria de desierto


Minuta del Contrato




Adendas




Acta de terminación / liquidación


Informes de ejecución

Autorización de pago y soportes

Actas de Pago Parcial



1 19 X La subserie se constituye con valores legales yJuridicos, los cuales prescriben después de 20 añosdesde la fecha del acta de liquidación, el tiempo deretención se procederá a realizar la selección del 100%de aquellos contratos que superen la menor cuantía decada vigencia o aquellos que hagan referencia a:entrega de estudios técnicos, diagnósticos o desarrollosa la medida. Además se seleccionará aleatoriamente el10% adicional de los demás contratos como vestigio delas actividades de la gestión contractual de la Entidad.El soporte papel de esta selección se llevará a mediotécnico mediante el proceso de digitalización.


Los tiempos de retención inician a partir del últimoasiento registrado y los documentos resultantes delproceso de selección se conservaran en el soporteoriginal. La reproducción se realizará por parte del grupode Gestión documental conforme con los lineamientosdel AGN para asegurar las caracteristicas necesarias dereproducción y conservación a largo plazo de acuerdo alSIC y al PGD.








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PROCEDIMIENTO

TIEMPO RETENCIÓN


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Acta de recibo final






Resolución de Adjudicación

Resolución declaratoria de desierto


Minuta del Contrato




Adendas


Acta de suspensión

Acta de reinicio




Contratos de Obra Pública


Soportes y cotizaciones

Estudio Previo






Autorizaciones de pago y soportes

1 19 X La subserie se constituye con valores legales yJuridicos, los cuales prescriben después de 20 añosdesde la fecha del acta de liquidación, terminado eltiempo de retención se procederá a realizar la seleccióndel 100% de aquellos contratos que superen la mayorcuantía de cada vigencia o aquellos que haganreferencia a estudios técnicos / estructurales. Ademásse seleccionará aleatoriamente el 10% adicional de losdemás contratos como vestigio de las actividades de lagestión contractual de la Entidad. El soporte papel deesta selección se llevará a medio técnico mediante elproceso de digitalización. La reproducción se realizarápor parte del grupo de Gestión documental conformecon los lineamientos del AGN para asegurar lascaracteristicas necesarias de reproducción yconservación a largo plazo de acuerdo al SIC y al PGD.



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PROCEDIMIENTO

TIEMPO RETENCIÓN


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Contratos de Prestación de Servicios




1 19


Acta de suspensión

Acta de reinicio





Adendas




Estudio Previo




Minuta del Contrato















La subserie se constituye con valores legales yJuridicos, los cuales prescriben después de 20 añosdesde la fecha del acta de liquidación, terminado eltiempo de retención se procederá a realizar la seleccióndel 100% de aquellos contratos que superen la mayorcuantía de cada vigencia o aquellos que hagan entregaa Estudios técnicos, el soporte papel de esta selecciónse llevará a medio técnico mediante el proceso dedigitalización. La reproducción se realizará por parte delgrupo de Gestión documental conforme con loslineamientos del AGN para asegurar las caracteristicasnecesarias de reproducción y conservación a largoplazo de acuerdo al SIC y al PGD.



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PROCEDIMIENTO

TIEMPO RETENCIÓN


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Minuta del Contrato




Adendas









Acta de suspensión

Acta de reinicio


Estudio Previo



Contratos de Seguros














1 19 X La subserie se constituye con valores legales yJuridicos, los cuales prescriben después de 20 añosdesde la fecha del acta de liquidación, terminado eltiempo de retención se procederá a eliminar losdocumentos de acuerdo con lo establecido en la Ley 80de 1993 en su articulo 55 " DE LA PRESCRIPCIÓN DELAS ACCIONES DE RESPONSABILIDADCONTRACTUAL. La acción civil derivada de lasacciones y omisiones a que se refieren los artículos 50,51, 52 y 53 de esta ley prescribirá en el término deveinte (20) años, contados a partir de la ocurrencia delos mismos.



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PROCEDIMIENTO

TIEMPO RETENCIÓN


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Contratos de Suministro



Estudio Previo







Acta de suspensión

Acta de reinicio









Minuta del Contrato




Adendas











Acta de suspensión

Acta de reinicio

La subserie se constituye con valores legales yJuridicos, los cuales prescriben después de 20 añosdesde la fecha del acta de liquidación. Terminado eltiempo de retención se procederá a realizar la seleccióndel 100% de aquellos contratos que superen la menorcuantía de cada vigencia o aquellos que haganreferencia a: entrega de estudios técnicos, diagnósticoso desarrollos a la medida. Además se seleccionaráaleatoriamente el 10% adicional de los demás contratoscomo vestigio de las actividades de la gestióncontractual de la Entidad. El soporte papel de estaselección se llevará a medio técnico mediante elproceso de digitalización. La reproducción se realizarápor parte del grupo de Gestión documental conformecon los lineamientos del AGN para asegurar lascaracteristicas necesarias de reproducción yconservación a largo plazo de acuerdo al SIC y al PGD.



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PROCEDIMIENTO

TIEMPO RETENCIÓN


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X X Acuerdos de colaboración con Instituciones Educativaso entidades públicas o privadas de conformidad con laLey 489 de 1998, artículo 95. Tiene valores secundariosfuente para la investigación, cultura e historia de losmecanismos de divulgación y gestión administrativa dela Entidad.

La Subdirección de Planeación tendrá la custodia de losconvenios generados hasta el 01/06/2017, posterior aesa fecha el Área de Contratación deberá ejercer elcontrol y suministrar el procedimiento para la suscripciónde toda clase de convenios.

Una vez cumplido el periodo de retención, llevar aimagen como copia de seguridad para facilitar suconsulta y se transfiere al archivo Histórico para serconservada permanentemente. La reproducción serealizará por parte del grupo de Gestión documentalconforme con los lineamientos del AGN para asegurarlas caracteristicas necesarias de reproducción yconservación a largo plazo de acuerdo al SIC y al PGD.


5


CONVENIOS

Documentos soporte de contratista




Contratos de Ordenes de Compra (Acuerdo marco)



Estudio Previo



X La subserie se constituye de acuerdo con loslineamientos del DECRETO 1510 DE 2013, por lo queconserva valores legales, los cuales prescriben despuésde 20 años desde la fecha del acta de liquidación, porlo cual, terminado el tiempo de retención se procederá arealizar la Eliminación conforme con el procedimientoestablecido.


1 19

Informes de Supervisión

Autorizaciones de pago y soportes

Solicitudes de Modificación Ordenes de Compra

Estudio Previo Modificación

Modificaciones de ordenes de Compra

Reclamaciones e incumplimientos


Convenios Interinstitucionales


Orden de Compra


Acta de iniciación del convenio

Informe de actividades del convenio

Acto administrativo de establecimiento del convenio

Listado Maestro de Convenios

Solicitud elaboración de contrato

Minuta de convenio

Estudios previos

Certificados de Disponibilidad Presupuestal

Hoja de vida de la Función Pública para personas naturales o personas jurídicas

Registro presupuestal

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Firma: Firma:

CODIGOAREA

SUBSERIE

N°1

2


PLANES


Informe

Planes Anuales de Adquisiciones 1 9 X Esta Subserie documental creada en virtud del artículo 3 del Decreto 1510 de 2013 (compilado en el Decreto1082 de 2015), es un instrumento de planeacióncontractual, de naturaleza informativa que no representacompromiso u obligación alguna por parte de la entidadestatal. Sin embargo, conforme la Circular Externa003/2015 del AGN se solicita conservarpermanentemente como testimonio de la planificacióncontractual anual de la Entidad.


Plan Anual de Adquisiciones


Solicitudes de modificacion al plan

3 7 X Subserie documental generada en virtud de lospreceptos de transparencia en los que es obligacióninformar ante entes de control y la ciudadanía engeneral la distribución de los recursos y la inversión deestos en procesos de contratación para el desarrollo delas funciones de la Entidad, por lo que estosdocumentos adquieren valores primarios administrativoy juridico, testimonio o prueba del control y seguimientoa los procesos y procedimientos del COPNIA, una vezcumplido el periodo de retención conservar totalmenteconforme lo establece la circular externa 03/2015 delAGN.


INFORMES

Actas de finalización del convenio

Solicitud de adición o prórroga del convenio

Acta de liquidación del convenio

Profesional Universitario Profesional de Gestión Administrativa


Fecha Descripción del cambio o modificación

Cargo:

Firma:


SERIES




P - Soporte Papel EL - Soporte Electronico DE- Documento ElectrónicoMM - Medio MagneticoTipos Documentales AC - Archivo Central

CONTROL DE CAMBIOS

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OFICINA PRODUCTORA


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Documentos soporte de pago Cesantias

Reclamaciones y Novedades Seguridad Social

Estudios de Planta de Personal



Planilla Integrada de Pagos


APORTES AL SISTEMA GENERAL EN SEGURIDAD SOCIAL Y NOVEDADES

Soportes Pago de Aportes a Seguridad Social

ACTAS

Actas de Comité de Convivencia LaboralSubserie Documental de carácter confidencial, de Conservación Total.Es creada en el marco de la Ley 1010 del 23 de enero de 2006 y laResolución Nacional 427 de 2013 por medio del cual se conforma ypone en funcionamiento el comité de convivencia para el COPNIA.

Teniendo en cuenta que el Comité de Convivencia es elegido paraperiodos de dos (2) años, a partir del cierre de anualidad, las actas ysus documentos soporte debidamente cerrados deberan serentregados al Área de Gestión Humana, procurando siempremantener la debida reserva y confidencialidad en los asuntos quecontienen dichos documentos.


Los tiempos de retención inician a partir del último asiento registrado ylos documentos se conservaran en el soporte original.


Actas

Documentos soporte

Informes trimestrales

Esta Serie documental tiene valores administrativo, jurídico, legal y penal, evidencia las posibles reclamaciones de los derechos

laborales, (reconocimientos de pensiones, reliquidaciones, bonos pensiónales, cálculos actuariales, sustituciones pensiónales,

cesantias, entre otros). Una vez la documentación pierda todos sus valores primarios se realiza el proceso de eliminación de acuerdo con

el Codigo Sustantivo del Trabajo artículo 264.

Los tiempos de retención inician a partir del último asiento registrado.


1304 - ÁREA DE GESTIÓN HUMANA



Estudios Técnico de reestructuración

Informes de planta de personal

Copias resoluciones (reestructuración, estructura orgánica, planta de personal)


5

Esta Serie documental tiene valores administrativo, jurídico, legal y penal, evidencia las posibles reclamaciones de los derechos

laborales, (reconocimientos de pensiones, reliquidaciones, bonos pensiónales, cálculos actuariales, sustituciones pensiónales,

cesantias, entre otros). Una vez la documentación pierda todos sus valores primarios se realiza el proceso de eliminación de acuerdo con

el Codigo Sustantivo del Trabajo artículo 264.


Comunicación de Reclamacion

Respuesta de Reclamacion


5 X Esta Serie documental tiene valores administrativo, jurídico, legal ypenal. Evidencia de los estudios y decisiones tomadas para lareestructuración de plantas de personal, cambios o modificaciones enla estructura orgánica, manual de funciones, requisitos de los mismosy la planta de personal.



ESTUDIOS

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Hoja de Vida (Formato Único Función Pública)

Afiliaciones Póliza Exequial

Registro Civil / Documentos de identificación beneficiarios

Constancias de entrega de Carnets / Dotación

Resoluciones de Reconocimiento Económica / Asignación de beneficios / Reclasificación

Libranzas y Autorizaciones de Descuento

Llamados de Atención / Felicitaciones

Reportes de Accidentes de trabajo / Enfermedades laborales

Solicitudes de Certificaciones Laborales

Comunicaciones de aceptación / negación / aplazamiento de vacaciones / licencias

HISTORIAS

Historias Laborales

Certificados de Disponibilidad Presupuestal y Presupuestos de estimación de salarios (supernumerarios)

Hoja de Vida Particular

Solicitudes de autorización Comisiones con Respuesta

Planes de Inducción o reinducción

Solicitudes de Capacitación y Certificados de Asistencia Eventos y / o seminarios

Comunicados de Incorporación Reclasificación de empleos en la Planta de Personal / Ascensos / Postulaciones a Vacantes internas

X

Declaraciones de Bienes y Rentas

Reporte Número de Cuenta de Nomina

Esta Serie documental de valor administrativo jurídico, legal y penal,evidencia las posibles reclamaciones de los derechos laborales,(reconocimientos de pensiones, reliquidaciones, bonos pensiónales,cálculos actuariales, sustituciones pensiónales, entre otros) deacuerdo con el Código Sustantivo del Trabajo artículo 264. Serealizará una muestra del 100% de los funcionarios de cargos delnivel directivo porque en dichos cargos se toman actuaciones de tomade decisiones, así mismo, un 10% adicional de muestra aleatoria delas demás historias laborales como vestigio de la gestiónAdministrativa de la Entidad.


Los tiempos de retención inician a partir del último asiento registrado ylos documentos resultantes del proceso de selección se conservaranen el soporte original .

Solicitudes de Asignación de Prima Técnica / Bonificaciones

Afiliaciones y / o traslados / Certificaciones / Novedades / Retiros ARP / EPS / AFP (obligatoria o prepagada) / FNA (Cotizante / Beneficiarios)

Resoluciones de Nombramiento

Comunicación de Nombramiento y Posesión / Orden de servicios

Comunicación de aceptación Nombramiento

X2 98

Resoluciones de Comisión

Solicitudes de Vacaciones

Actas de Posesión

Exámenes Médicos de Ingreso

Demandas por alimentos y Órdenes de Embargo

Resoluciones de Encargo de Funciones / Delegaciones especiales

Certificados de Ingresos y Retenciones

Evaluaciones de Desempeño / Calificaciones del Servicio

Liquidación y Pago de Vacaciones

Resoluciones de Interrupción de vacaciones

Certificaciones Laborales

Documento de Identificación

Libreta Militar (opcional)

Certificados de Estudio y Tarjeta Profesional (opcional)

Conceptos nombramiento / Informe de Entrevista / Pruebas

Verificaciones y validación de Datos Hoja de Vida

Resoluciones de Vacaciones / Compensación en Dinero

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Liquidación Definitiva de Prestaciones Sociales

Solicitudes de Retiro parcial de Cesantías

Liquidación parcial de Cesantías

Exámenes Médicos de Egreso / Retiro

Solicitud de Retiro definitivo de Cesantías

NÓMINA

INFORMES

Informes de Comisión

Solicitudes de reemplazos por vacancia temporal

Certificados de Incapacidades y soportes

Certificados Electorales

PLANES

Tramites de Pensión (Conceptos Jurídicos / Resolución de Pensión, etc.)

Carta de Renuncia (Incluida remisión comunicación) / Insubsistencia

Resolución de Insubsistencia o aceptación renuncia

Comunicación de informe Aceptación de renuncia / Insubsistencia

Paz y Salvo Administrativo

Acta de entrega de cargo

Permisos o Licencias

Planes Institucionales de Capacitación - PIC

Programa

Cronograma de actividades

Informe de Actividades


Consolidado de Novedades de Nomina

Listado de Nomina Planta

2 8

Formato de Cumplimiento de Comisión

Comprobante de Transporte

Subserie documental de valor administrativo respecto al procedimiento de Comision de la entidad.

Una vez cumplido el periodo de retención en archivo de central, por tratarse de documentos de apoyo a la gestion se destruiran mediante el procedimiento establecido.


Esta Serie documental tiene valores administrativo, jurídico, legal ypenal, evidencia de posibles reclamaciones de los derechos laboralesde los funcionarios del COPNIA, cumplidos los tiempos de retención yuna vez la documentación pierda todos sus valores primarios serealiza el proceso de eliminación, de acuerdo con el CodigoSustantivo del Trabajo artículo 264.Las Áreas de Tesorería y Contabilidad deberán remitir los originalesde los documentos del pago para completar el expediente.


Comprobante de pago de reintegro

Informe de Comision

X

Esta subserie de valor administrativo, legal y juridico incluye politicas yestrategias de capacitación para los funcionarios del COPNIA, es deejecución anual y su desarrollo queda registrado en el informe degestión de la Dirección General, dando cumplimiento del Programa dede Bienestar, por lo cual una vez cumplido una vez cumplido elperiodo de retención conservar totalmente conforme lo establece lacircular externa 03/2015 del AGN.


Novedades Planta

Listado de Nomina Supernumerarios

Novedades Supernumerarios

Documentos soporte de Novedades

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Firma: Firma:

CODIGOAREA

SUBSERIE

N°1

2

Acta de entrevistaCitación diligencia compromisosActas de compromisos Actas de seguimiento

Pruebas

Procesos de Quejas por Convivencia Laboral

Subserie documental que se actualiza anualmente teniendo en cuentaque es un programa de trabajo que mide la seguridad y la salud delempleado de acuerdo a la Ley 1562 de 2012 y Art. 12 del Decreto1443/ 2014 y quew esta sometido a la reserva legal. Una vezcumplido el periodo de retención conservar totalmente conforme loestablece la circular externa 03/2015 del AGN.


Boletines de COPAST




2 8 Esta subserie corresponde a programas sobre el bienestar social deacuerdo a la Resolución Nacional interna No. 1968 del 15 deDiciembre de 2011 es de ejecución anual y su desarrollo quedaráregistrado en el informe de gestión de la Dirección General, dandocumplimiento del Plan Anual de Bienestar. por lo cual una vezcumplido el periodo de retención conservar totalmente conforme loestablece la circular externa 03/2015 del AGN.


Evaluación del Puesto de Trabajo

Brigadas de emergencias

Registros de inspecciones de seguridad

3 17 X Subserie documental de valor administrativo, testimoniial de lasactuaciones realizadas por parte de la entidad para fomentar losprocesos de convivencia laboral del personal.


QuejaCitación a comparecer





TIEMPO DE RETENCIÓN(AÑOS) DISPOSICIÓN FINAL SOPORTESERIES

DAVID ANDRES CORRALES RUBIANO Aprobado por:


JOHANNA CAÑÓN LONDOÑO


Documentos soporte Estudio y Experiencia

PROGRAMAS

Programas de Bienestar social

Programa

PROCESOSProcesos de Selección de Personal

Hojas de vida

Informe de Entrevista

Planes de Trabajo Anual del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo – SG - SST

Programa

Investigación de incidentes y accidentes de trabajo

Reporte de accidentes






1 4 X Subserie documental de valor administrativo, testimonio o prueba delcontrol y seguimiento a los procesos y procedimientos del COPNIA encuanto a la seleccion de personal, una vez cumplido el periodo deretención estos procesos pierden vigencia para el procedimiento porlo cual se procede a la eliminación puesto que los procesos deselección de los funcionarios contratados se conserva en la historialaboral.


Convotaria Interna

X

Pruebas

Convocatoria Externa


Firma:

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OFICINA PRODUCTORA


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Esta subserie documental de valor administrativo ycontable, evidencia actividades financieras yeconómicas de cierre contable del COPNIA, unavez cumplido el periodo de retención en el archivocentral, se elimina porque esta información noposee valor secundario para la entidad, y ademásse encuentran consolidadas en los informescontables en concordancia con Ley 962 de 2005,Artículos 48, 49 y 54 del Código de Comercio.


Comprobantes de ajustes para Cierre contable

Comprobantes de reclasificación de cuentas

Comprobantes de saldos iniciales

Comprobantes de Depreciación y Amortización

Documentos soporte

X Subserie documental de valor administrativo ycontable, evidencia actividades financieras yeconómicas en cuanto a causaciones delCOPNIA, una vez cumplido el periodo de retenciónen el archivo central, se elimina porque estainformación no posee valor secundario para laentidad, y además se encuentran consolidadas enlos informes contables en concordancia con Ley962 de 2005, Artículos 48, 49 y 54 del Código deComercio.

Incluia los Comprobantes N-1, N-2, L-1, L-5, L-6, L-7, L-8, emitidos por el Sistema SIIGO


Comprobantes de Causación de Prestaciones Sociales por Pagar

Comprobantes de Causación de Servicios y Compras por Pagar

Comprobantes de Legalizaciones de Viáticos

Comprobantes de Causación de Aportes Prestaciones Sociales

Comprobantes de Causación nómina


1305 - ÁREA DE CONTABILIDAD





ACTASX X Documentos con carácter probatorio y con valores

secundarios, refleja el Control Interno realizado ala Entidad en procura de la transparencia de susactividades, fuente de reconstrucción histórica ycultural, es creada en el marco de la Resolución357 de 2008 de la Contaduría General de laNación y la Resolución Nacional 953 de 2014 delCOPNIA por medio del cual se conforma el comitéTécnico de Sostenibilidad del Sistema deContabilidad Publica del COPNIA.

El soporte papel de esta Subserie se llevará amedio técnico mediante el proceso dedigitalización en el segundo año de retención delos documentos en archivo central. Lareproducción se realizará por parte del grupo deGestión documental conforme con los lineamientos del AGN para asegurar las caracteristicasnecesarias de reproducción y conservación a largoplazo de acuerdo al SIC y al PGD.

Los tiempos de retención inician a partir del últimoasiento registrado y los documentos se

Documentos soporte

COMPROBANTES CONTABLES

1 9

Actas de Comité de Sostenibilidad Contable

Convocatoria

Actas

Informes estado de bienes

Comprobantes de Causación Cuentas por Pagar

73

Comprobantes de Cierre Contable 1 9

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X

Esta subserie documental de valor administrativo ycontable, evidencia actividades financieras yeconómicas de cierre contable del COPNIA, unavez cumplido el periodo de retención en el archivocentral, se elimina porque esta información noposee valor secundario para la entidad, y ademásse encuentra consolidadas en los informescontables en concordancia con Ley 962 de 2005 yCódigo de Comercio artículos 48, 49 y 54 .


Comprobante de presentación

Formulario de declaración Tributaria

Documentos soporte de la declaración

Esta subserie documental de valor administrativo ycontable, evidencia actividades financieras yeconómicas de cierre contable del COPNIA, , unavez cumplido el periodo de retención en el archivocentral, se elimina porque esta información noposee valor secundario para la entidad, y ademásse encuentran consolidadas en los informescontables en concordancia con Ley 962 de 2005 yCódigo de Comercio artículos 48, 49 y 54 .


Comprobante de Causación Reembolso Cajas

Comprobante de Legalización Caja Menor

Comprobantes de Caja Menor

Documentos soporte

Comprobantes de Cierre de Caja menor

Comprobantes de Reembolsos y Cierre de Caja Menor 1 9

Subserie documental de valores primarios ysecundarios, evidencia todas las actividadesfinancieras y económicas en el balance general del COPNIA una vez cumplido el periodo de retención,esta serie documental se transfiere al archivoHistórico para ser conservada permanentemente,no se lleva a metio tecnico puesto que su nivel deconsulta es bajo.

Los tiempos de retención inician a partir del últimoasiento registrado y los documentos seconservaran en el soporte original.

Balance General

Estado de actividad Financiera Económica, Social y Ambiental

Estado de Cambios en el Patrimonio

Esta subserie documental de valor administrativo ycontable, evidencia actividades financieras yeconómicas de cierre contable del COPNIA, unavez cumplido el periodo de retención en el archivocentral, se elimina por que esta información noposee valor secundario para la entidad, y ademásse encuentra consolidadas en los informescontables en concordancia con Ley 962 de 2005 yCódigo de Comercio artículos 48, 49 y 54 .


Comprobante de presentación

Formulario de declaración Tributaria

Documentos soporte de la declaración

ESTADOS FINANCIEROS

Declaraciones de Retenciones en la Fuente

1 9 X

Estados financieros de Propósito General

Estado Flujo de Caja

Notas a los Estados Contables

1 9

DECLARACIONES TRIBUTARIAS

Declaraciones de Retención de Industria y Comercio I.C.A.X

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1305 19

1305 19 05

1305 X DE .pdf.xls

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1305 X

1305 22

1305 22 01

1305 X

1305 X

1305 X

1305 22 02

1305 X

1305 22 03

1305 X

Subserie documental constituida con base en laLey 962 (8, julio, 2005) / Resolución 119Contaduría General De La Nación (27, abril, 2006)y Resolución 669 (19, diciembre, 2008, conservavalores primarios y secundarios, evidencia todaslas actividades financieras y económicas delCOPNIA reflejada en los libros diarios una vezcumplido el periodo de retención, esta seriedocumental se transfiere al archivo Histórico paraser conservada permanentemente. no se lleva amedio tecnico puesto que su nivel de consulta esbajo.


1 9

X Subserie documental constituida con base en laLey 962 (8, julio, 2005) / Resolución 119Contaduría General De La Nación (27, abril, 2006)y Resolución 669 (19, diciembre, 2008, conservavalores primarios y secundarios, evidencia todaslas actividades financieras y económicas delCOPNIA reflejada en el libro mayor una vezcumplido el periodo de retención, esta seriedocumental se transfiere al archivo Histórico paraser conservada permanentemente. no se lleva amedio tecnico puesto que su nivel de consulta esbajo.



Informes

INFORMES


Plan de mejoramiento Institucional

LIBROS CONTABLES

1 9 X Informe a ente externo, el cual es vía electrónica,de valor administrativo, testimonio o prueba delcontrol y seguimiento a los procesos yprocedimientos financieros del COPNIA, Conformecon lo establecido en la circular externa 03-2015del AGN debe conservarse permanentemente porlo que una vez cumplido el tiempo de retencióndebe trasladarse a Archivo Histórico.


Libros Mayor y Balances

Libro mayor y balances

Libros Auxiliares Subserie documental constituida con base en laLey 962 (8, julio, 2005) / Resolución 119Contaduría General De La Nación (27, abril, 2006)y Resolución 669 (19, diciembre, 2008, conservavalores primarios y secundarios, evidencia todaslas actividades financieras y económicas delCOPNIA en cuanto a informes de movimientosconsolidados y analisis de saldos una vezcumplido el periodo de retención, esta seriedocumental se transfiere al archivo Histórico paraser conservada permanentemente. no se lleva amedio tecnico puesto que su nivel de consulta esbajo.


Libro auxiliar

Informes movimientos consolidados

Pre cierre Análisis de saldos

Libros Diarios

Libro diario

1 9 X

1 9

X

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1305 19

1305 19 08

1305 X

1305 X



Firma: Firma:

CODIGOAREA

SUBSERIE

N°1

2

1 9 X Subserie documental de valores primarios ysecundarios, evidencia todas las actividadesfinancieras y económicas del COPNIA en cuanto alas notas a los estados contables, una vezcumplido el periodo de retención, esta seriedocumental se transfiere al archivo Histórico paraser conservada permanentemente. no se lleva amedio tecnico puesto que su nivel de consulta esbajo.


SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESSERIESSubseries AG - Archivo Gestión




Tipos Documentales

INFORMES

Reporte (CGN-1) - Saldos y Movimientos

Reporte (CGN-2) - Operaciones Recíprocas

Informes de Rendición de Cuenta Fiscal



AC - Archivo Central



Firma:



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OFICINA PRODUCTORA


1306 05 2 8

X

1306 X DE .pdf

1306 X

1306 19

1306 19 03

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Comunicación de Solicitud

Certificado de Disponibilidad Presupuestal

CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

Teniendo en cuenta que el Estatuto Organico dePresupuesto para el COPNIA por su naturaleza Sui-generis es tomado como un modelo de referencia para laoperación, el certificado de disponibilidad presupuestal noconstituye un requisito esencial para la asunción de uncompromiso presupuestal, son documentos mediante loscuales se garantiza el principio de legalidad, es decir, laexistencia del rubro y la apropiación presupuestalsuficiente para atender un gasto determinado por lo quese constituye en una subserie documental de valoradministrativo y contable, Una vez cumplido el periodo deretención se eliminarán los documentos por preescripciónde la acción en concordancia con la Ley 962 de 2005,Artículos 48, 49 y 54 del Código de Comercio.


Reporte que genera el Sistema Integrado de InformaciónFinanciera-SIIF, mediante el cual se puede verificar laafectación, modificación y demás comportamientos de lasapropiaciones. Subserie documental de valoradministrativo y contable, da cuenta del procesointelectual realizado a partir de análisis y proyeccionesfinancieras y presupuestales mensuales y anuales,aunque los informes anuales consolidan los reportesmensuales se conserva totalmente la serie teniendo encuenta que éstos últimos se constituyen en los soportes yno es posible desmembrar el expediente. Una vezcumplido su etiempo de retención en archivo de gestiónproceder a reproducir en medio técnico (digitalización)con fines de facilitar la consulta. La reproducción serealizará por parte del grupo de Gestión documentalconforme con los lineamientos del AGN para asegurar lascaracteristicas necesarias de reproducción yconservación a largo plazo de acuerdo al SIC y al PGD.

Los tiempos de retención inician a partir del últimoasiento registrado y los documentos se conservaran en elsoporte original.

Informe

2 8

Informes de Ejecución Presupuestal


1306 - ÁREA DE PRESUPUESTO



INFORMES

X X

1306_TRD - Pág 1 de 3





1306 19 05

X X

1306 X

1306 X DE .pdf.xls

1306 25 2 8 X

1306 X X .pdf

1306 37

1306 37 02 2 8X

1306 X X .pdf

1306 X DE .pdf.xls

1306 32

1306 32 02

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Serie documental de valor administrativo y contable,evidencia todas las actividades financieras y económicasdel COPNIA, una vez cumplido el periodo de retención enarchivo Central se proceder a la eliminación de losdocumentos por preescripción de la acción.


OBLIGACIONES PRESUPUESTALES

Se conserva por el período de 20 años teniendo encuenta que esta subserie documental contiene el registrode la operación que afecta la apropiación de maneradefinitiva y constituye un requisito de perfeccionamientode los actos administrativos por lo que conserva valorprimarios de caracter administrativo y legal, testimonio oprueba del control y seguimiento a los procesos yprocedimientos del COPNIA.

Teniendo en cuenta que el Estatuto Organico dePresupuesto es tomado como un modelo de referenciapara la operación, una vez cumplido el periodo deretención se eliminarán los documentos por preescripciónde la acción.


Serie documental de valor administrativo y contable,evidencia actividades financieras y económicas encuanto a las proyecciones presupuestales del COPNIA,aunque el presupuesto final se encuentra consolidado enlas Resoluciones Nacionales que fijan el presupuestodefinitivo terminado su tiempo primario de retención sedebe conservar totalmente.



1 9

Los reportes al Consolidador de Hacienda e InformaciónPública (CHIP) contienen la información económica,social y ambiental, relacionada con la contabilidad, latesorería y el presupuesto de las entidades estatales;Subserie documental de valor administrativo y contable,evidencia todas las actividades financieras y económicasdel COPNIA por lo que genera valores secundarios parala reconstrucción de la historia económica de la entidad ypor ende terminado su tiempo primario de retención sedebe digitalizar el soporte papel para facilitar la consulta y proceder a conservar permanentemente. La reproducciónse realizará por parte del grupo de Gestión documentalconforme con los lineamientos del AGN para asegurar lascaracteristicas necesarias de reproducción yconservación a largo plazo de acuerdo al SIC y al PGD.


Informe


2 18 X


REGISTROS

Registros Presupuestales

Anteproyectos de Presupuesto

Proyecto

Anexos de Programación

Obligación Presupuestal

PROYECTOS

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Firma: Firma:

CODIGOAREA

SUBSERIE

N°1

2










Firma:



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OFICINA PRODUCTORA


1400 01

1400 01 11

1400 X

1400 X

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1400 01 14

1400 X

1400 X

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1400 11 1 9 X

1400 DE .pdf

1400 X

1400 X

1400 X

1400 X

1400 X

1400 X

Esta serie documental refleja el carácter dispositivo, de actividades misionales y de apoyo, conformando así parte de la memoria del COPNIA.

Una vez cumplido el periodo de retención en Archivo de gestión se entregaran los documentos digitales publicados en la Intranet para facilitar su consulta.


Actas



ACTAS

Lista de Asistentes

Documentos soporte

3 7 X X Esta subserie documental antes denominada "Actasde Comité Institucional de Desarrollo Administrativo"es generada con base en el modelo de desarrolloAdministrativo de acuerdo con la Resolución Nacional1567 de 2018, reflejan la toma de decisionesinstitucionales, por lo cual conforman parte de lamemoria del COPNIA.

Una vez cumplido el periodo de retención en Archivode gestión, llevar a imagen como copia de seguridadpara facilitar su consulta y se transfiere al archivoHistórico para ser conservada permanentemente. Lareproducción se realizará por parte del grupo deGestión documental conforme con los lineamientosdel AGN para asegurar las caracteristicas necesariasde reproducción y conservación a largo plazo deacuerdo al SIC y al PGD.


Actas de Comité Institucional de Gestión y Desempeño

X Esta subserie documental reflejan la los compromisosinstitucionales en torno al desarrollo administrativo,por lo cual conforman parte de la memoria delCOPNIA.

Una vez cumplido el periodo de retención en Archivode gestión, llevar a imagen como copia de seguridadpara facilitar su consulta y se transfiere al archivoHistórico para ser conservada permanentemente. Lareproducción se realizará por parte del grupo deGestión documental conforme con los lineamientosdel AGN para asegurar las caracteristicas necesariasde reproducción y conservación a largo plazo deacuerdo al SIC y al PGD.


X


1400 - SUBDIRECCIÓN DE PLANEACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO



Actas

Listado de Asistentes

Documentos soporte

Actas de Subcomité Interno de Gestión Integral3 7

MANUALES Y PROCEDIMIENTOS

Listado Maestro de Documentos

Manuales

Mapa de procesos

Caracterizaciones de Procesos

Procedimientos

Instructivos

Políticas Institucionales

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1400 19

1400

19 06

1 9 X X

1400 X


1400 28

1400 28 01

1400 Plan Anticorrupción X DE .pdf

1400 Informes de seguimiento X

1400 Comunicaciones Oficiales DE.pdf.xls.ppt

1400 28 06

1400 X DE .pdf

1400 X X .pdf.xls

1400 X X .pdf.xls

1400 X X .pdf.xls

1400 X .pdf.xls

X X Esta Subserie documental refleja el carácterdispositivo de actividades misionales, es generada apartir de la resolución 1446 de 2015 y de acuerdo conlo dispuesto en el decreto 612 de 2018 en estasubserie consolidaran los planes estratégicos de laEntidad entre estos el Plan Estratégico deComunicaciones. En ella se refleja el carácterdispositivo de actividades misionales, conformandoasí parte de la memoria del COPNIA.

Una vez cumplido el periodo de retención en archivode gestión, el soporte papel se llevará a mediotécnico mediante el proceso de digitalización. Lareproducción se realizará por parte del grupo deGestión documental conforme con los lineamientosdel AGN para asegurar las caracteristicas necesariasde reproducción y conservación a largo plazo deacuerdo al SIC y al PGD.


3 7

Informes de Gestión Internos

PLANES

Planes Anticorrupción y Atención al Ciudadano

Informes

Comunicaciones Oficiales Internas

Subserie documental de valor administrativotestimonio o prueba del control y seguimiento a losprocesos y procedimientos del COPNIA, estosinformes consolidan la gestión de las áreas quereportan a la Dirección General.

El soporte papel de esta subserie se llevará a mediotecnico mediante el proceso de digitalización en elsegundo año de retención de los documentos enarchivo central. La reproducción se realizará por partedel grupo de Gestión documental conforme con loslineamientos del AGN para asegurar lascaracteristicas necesarias de reproducción yconservación a largo plazo de acuerdo al SIC y alPGD.


1 9 X X Esta Subserie documental refleja el carácterdispositivo de actividades misionales, conformandoasí parte de la memoria del COPNIA conforme loestablece la Ley 1474 de 2011 y el Decreto 2641 de2012

El soporte papel de esta subserie se llevará a mediotecnico mediante el proceso de digitalización en elsegundo año de retención de los documentos enarchivo central. La reproducción se realizará por partedel grupo de Gestión documental conforme con loslineamientos del AGN para asegurar lascaracteristicas necesarias de reproducción yconservación a largo plazo de acuerdo al SIC y alPGD.


INFORMES

Plan Estratégico institucional

Plan estratégico

Documentos soporte de la formulación del Plan Estratégico

Planes de Acción Anual


Documentos soporte de seguimiento a Planes de Acción Anual

1400_TRD - Pág 2 de 4




1400 28 10

1400 X DE .pdf.xls

1400 DE.pdf.doc.xls

1400 28 09

1400 X DE .pdf

1400 X DE .pdf

1400 X

1400 X

1400 X

1400 X

1400 X DE .pdf.jpg

1400 X DE .pdf.xls

1400

1400 X DE .pdf

1400 37

1400 37 01 5 5 X X

1400 X DE .pdf

1400 X DE .pdf

1400 X DE.pdf.doc.xls

1400 19

1400 19 09 3 7

1400 DE.pdf.doc.xls

1400 DE.pdf.doc.xls

Esta subserie documental es generada comoevidencia de la gestiòn y con el fin de darcumplimiento a los sistemas de gestiòn de calidadimplementados por el COPNIA.

Una vez cumplido el periodo de retención en Archivode gestión, y se transfiere al archivo Central para serconservada permanentemente.


Esta subserie documental refleja el carácterdispositivo de actividades misionales, es generadacon base en los Sistemas de Gestiòn de calidad delCOPNIA.

Una vez cumplido el periodo de retención en Archivode gestión, llevar a imagen como copia de seguridadpara facilitar su consulta y el sosporte papel setransfiere al archivo Central para ser conservadapermanentemente. La reproducción se realizará porparte del grupo de Gestión documental conforme conlos lineamientos del AGN para asegurar lascaracteristicas necesarias de reproducción yconservación a largo plazo de acuerdo al SIC y alPGD.


1 9 X Esta Subserie documental refleja el carácterdispositivo de actividades misionales, conformandoasí parte de la memoria del COPNIA.

El soporte papel de esta subserie se llevará a mediotecnico mediante el proceso de digitalización en elsegundo año de retención de los documentos enarchivo central.


7 X X3

Progama de Inspección y Vigilancia

Autos

Plan de Inspección, Control y Vigilancia

Informes de seguimiento


PROYECTOS

Notificaciones

Aprobación de programas

Plan de Inspección, Control y Vigilancia

Plan de Administración y Gestión de Riesgos

Planes de Gestión del Riesgo

Registro Fotografico

Listados de Asistencia charlas

Mapa de Riesgos

INFORMES

Informes de Gestión de Indicadores

Matriz de Indicadores

Documentos soporte

Una vez cumplido el periodo de retención, llevar aimagen como copia de seguridad para facilitar suconsulta y se transfiere al archivo Histórico para serconservada permanentemente. La reproducción serealizará por parte del grupo de Gestión documentalconforme con los lineamientos del AGN para asegurarlas caracteristicas necesarias de reproducción yconservación a largo plazo de acuerdo al SIC y alPGD.


X


Documentos soporte

Citaciones

Proyectos de inversión

Fichas de Proyecto de inversión

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Firma: Firma:

CODIGOAREA

SUBSERIE

N°1

2





Firma:







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OFICINA PRODUCTORA


1401 16

1401 16 03 1 9X X

1401 X

1401 X DE .pdf

1401 X DE .pdf.xls

1401 X DE .pdf

1401 26 1 9 X

1401 Copia Resolución Nacional de adjudicación X DE .pdf

1401 Copia Resolución Nacional Aclaratoria X DE .pdf

1401 Notificación adjudicación permiso X DE .pdf

1401 Constancia realización del Trámite X DE .pdf

1401 Formulario de Solicitud X DE .pdf

1401 Justificante de Pago X DE .pdf

1401 Solicitud motivada X DE .pdf

1401 Copia del documento de identificación X DE .pdf

1401 Copia del Contrato / Carta o acuerdo de vinculación X DE .pdf

1401 Apostille o Consularización del Título X DE .pdf

1401 Certificado de existencia y representación legal de la entidad X DE .pdf

1401 Hoja de Vida / Certificaciones de Experiencia (Maestros de obra) X DE .pdf

1401 Antecedentes (prorrogas) X DE .pdf

1401 Documentos soporte de seguimiento vinculación X DE .pdf

1401 Comunicaciones oficiales X DE .pdf

1401 Acuses de recibido X DE .pdf

1401 Concepto Jurídico X DE .pdf

1401 Solicitud de requisitos faltantes X DE .pdf

1401 Copia de Resolución de Desistimiento Tácito X DE .pdf

1401 Copia de Resolución de Denegación X DE .pdf

1401 Copia de Resolución de negación de desistimiento expreso. X DE .pdf


X Esta serie documental refleja el carácter dispositivo,de actividades y misional de acuerdo a la ley 842 de2003, conformando así parte de la memoria delCOPNIA por lo cual tiene valores secundarios.

El soporte papel de esta subserie se llevará a mediotecnico mediante el proceso de digitalización en elsegundo año de retención de los documentos enarchivo central. La reproducción se realizará por partedel grupo de Gestión documental conforme con loslineamientos del AGN para asegurar las caracteristicasnecesarias de reproducción y conservación a largoplazo de acuerdo al SIC y al PGD.


VERSIÓN 21401 - ÁREA DE REGISTRO




Subserie que permite identificar las profesionescompetencia del COPNIA para el otorgamiento de lasmatriculas, información vital que refleja lo misional delConsejo, generan valor secundario de carácterhistórico por lo tanto cumplidos los tiempos deretención conservar totalmente, Ley 842 de 2003.

Una vez cumplido el periodo de retención en archivode gestión, el soporte papel se conserva totalmente yse llevará a medio técnico mediante el proceso dedigitalización. La reproducción se realizará por partedel grupo de Gestión documental conforme con loslineamientos del AGN para asegurar las caracteristicasnecesarias de reproducción y conservación a largoplazo de acuerdo al SIC y al PGD.


Conceptos Jurídicos

Solicitudes usuarios

Documentos Soporte


Estudios de Profesiones y/o Instituciones de Competencia / No Competencia

1400 - SUBDIRECCIÓN DE PLANEACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO

PERMISOS TEMPORALES

ESTUDIOS

1401_TRD - Pág 1 de 2

AREA SERIE SUBSERIE AG AC P EL Tipo Formato E S CT MTASUNTO SERIE-SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO


1401 Solicitud de desistimiento expreso X DE .pdf

1401 Copia de resolución de denegación de permiso temporal X DE .pdf

1401 Copia Resolución de Desistimiento X DE .pdf

1401 X DE .pdf

1401 34

1401 34 02 1 9X

1401 X DE .pdf

1401 X DE .pdf.xls

1401 X DE .pdf

1401 X DE .pdf

1401 X DE .pdf

1401 34 04 1 4X

1401 X DE .pdf

1401 X DE .pdf

1401 X

1401 X

1401 X

1401 X



Firma: Firma:

CODIGOAREA

SUBSERIE

N°1

2

Subserie de apoyo a los procesos misionales delCOPNIA, de acuerdo al Art. 10 de la Ley 842 de 2003,es obligación de las instituciones educativas remitirreportes de egresados tanto a la sede Nacional comoal Consejo Seccional de la jurisdicción, por lo tanto lainformación de esta serie se encuentra en el Sistemade Información, su tipología es material de apoyo parala gestión del area, por lo que es de constanteconsulta.

Una vez cumplido el periodo de retención en archivode gestión, el soporte papel se conserva totalmente yse llevará a medio técnico mediante el proceso dedigitalización. La reproducción se realizará por partedel grupo de Gestión documental conforme con loslineamientos del AGN para asegurar las caracteristicasnecesarias de reproducción y conservación a largoplazo de acuerdo al SIC y al PGD.


Certificaciones entregadas por la Universidad

Reporte de Egresados

Oficios de requerimiento de Información a Universidades

Respuesta a requerimientos puntuales de Universidades

Subseries

Aprobado por:JOHANNA CAÑÓN LONDOÑO



AG - Archivo Gestión CT - Conservación TotalE - Eliminación MT- Medio TécnicoS - Selección


Reportes de Personalización y Control de Tarjetas

Solicitudes de autorización para procesar tarjetas

Reportes de Inventarios de tarjetas e insumos

Comunicaciones de Remisión de Tarjetas

REPORTES

Reporte de Egresados Segunda Instancia

Subserie documental con valores administrativos, deapoyo a la gestión que registra y controla laelaboración de personalización de tarjetas y reportesde producción.

Una vez cumplido el tiempo de retención se eliminaránlos documentos puesto que pasados 5 años dichosreportes no tiene incidencia en el procedimientopuesto que los datos relevantes de esta Subserie seconsolidan en la base de datos del Registro Nacional.


Tarjetas no Conformes

Controles de lote

Actas de Destrucción (Tarjetas e Insumos)

X



Firma:


Informe de errores críticos Primera / Segunda digitación Base de datos egresados





Notificaciones

1401_TRD - Pág 2 de 2


OFICINA PRODUCTORA


1402 16

1402 16 04

1402 X DE .pdf.xls

1402 X DE .xls

1402 X DE .pdf.xls

1402 27 1 4X X

1402 X DE .pdf

1402 X DE.pdf.jpg.xls

1402 X DE .pdf

1402 X DE .htlm.pdf

1402 DE Audio

1402 DE .pdf.xls



Firma: Firma:

CODIGOAREA

SUBSERIE




SERIESTIEMPO DE RETENCIÓN

(AÑOS) DISPOSICIÓN FINAL SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES SOPORTE

REPÚBLICA DE COLOMBIA




1400 - SUBDIRECCIÓN DE PLANEACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTOVERSIÓN 2

1402 - ÁREA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO


Notificación / Acuse de recibo

Esta Serie refleja el seguimiento realizado a laspeticiones, quejas y reclamos durante un periododeterminado. Cumplido el tiempo de retención seprocederá a realizar un proceso de selección del 100%de las categorías de los asuntos: "consulta denormatividad", "conceptos jurídicos" y "validación,verificación y actualización de registros" comotestimonio de las actividades del COPNIA en lorelacionado con la atención al usuario y su doctrinanormativa y una muestra aleatoria del 5% de las demáspeticiones con el fin de guardar un vestigio del tipo depeticiones allegadas teniendo en cuenta que el volumenanual. La reproducción se realizará por parte del grupode Gestión documental conforme con los lineamientosdel AGN para asegurar las caracteristicas necesarias dereproducción y conservación a largo plazo de acuerdo alSIC y al PGD.

Una vez finalizada la selección de los documentos ensoporte físico se procederá a su digitalización. El restode los documentos una vez cumplido el periodo deretención, se eliminarán conforme con el procedimientoestablecido toda vez que únicamente conservan valoresAdministrativos de caracter primario.


Registros de llamadas

Historial de Chat

DERECHOS DE PETICIÓN

Estudios de Usuarios

Encuestas

Tabulación de datos

Informes

1


Firma:

CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍAGESTIÓN ADMINISTRATIVA

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Subserie generada de un proceso de analisiscuantitativo y cualitativo del comportamiento y lasnecesidades reales de los usuarios del COPNIA através de métodos estadísticos.

Una vez cumplido el periodo de retención, esta seriedocumental se transfiere al archivo Histórico para serconservada permanentemente no se lleva a mediotecnico puesto que su nivel de consulta es bajo.


ESTUDIOS

Solicitud de Petición, Queja y/o Reclamos

Documentos soporte de la petición

Respuesta

9 X

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N°1

2




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OFICINA PRODUCTORA



E S CT MT

1405 01

1405 01 10 1 9X X

1405 X

1405 X DE .msg.pdf

1405 X

1405 X DE .pdf.xls

1405 09

1405 09 03 1 4X

1405 X DE .pdf

1405 X DE .pdf

1405 X DE .pdf

1405 X DE .pdf

1405 X DE .pdf.xls

1405 09 04 1 4X

1405 X DE .pdf

1405 X DE .pdf

1405 X DE .pdf.xls


Consecutivos de Comunicaciones Internas Unidad Seccional


1405 - SECRETARIA SECCIONAL DE ANTIOQUIA

Comunicaciones generadas a otras entidades o personasnaturales, se refleja en esta el cumplimiento de lasfunciones de las Secretarias Seccionales del COPNIA, sonde valor administrativo y de control, se debe conservar un (1)año en el Archivo de Gestión y (4) en Archivo Central porser instrumento que soporta el cumplimiento del Acuerdo 060 de 2000. Posteriormente se elimina dado que el soporteoriginal de la información se distribuye en cada dependenciaen cumplimiento de sus funciones.




Documentos soporte

Pruebas de Notificacion


Consecutivos de Comunicaciones Externas Unidad Seccional


Comunicaciones generadas entre áreas y funcionarios delCOPNIA, son de valor administrativo y de control, se reflejaen esta el cumplimiento de las funciones de las SecretariasSeccionales, se debe conservar un (1) año en el Archivo deGestión y (4) en Archivo Central por ser instrumento quesoporta el cumplimiento del Acuerdo 060 de2000.Posteriormente se elimina dado que el soporte originalde la información se distribuye en cada dependencia encumplimiento de o área de acuerdo al cumplimiento de susfunciones.



Documentos soporte



ACTAS

Actas Consejo SeccionalSubserie generada de la reunión del Consejo Seccional en lacual se tratan temas administrativos, disciplinarios y deaprobación o denegación de matrículas en primera instancia,es un documento misional de carácter histórico que generavalores secundarios.

Cumplido el tiempo de retención en Archivo de GestiónDigitalizar como mecanismo de respaldo y conservartotalmente conforme lo establece la Ley 842 de 2003.

Los tiempos de retención inician a partir del último asientoregistrado y los documentos se conservaran en el soporteoriginal. La reproducción se realizará por parte del grupo deGestión documental conforme con los lineamientos del AGNpara asegurar las caracteristicas necesarias de reproduccióny conservación a largo plazo de acuerdo al SIC y al PGD.



Acta

Convocatoria


Documentos soporte

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1405 Copia Resolución(es) denegatoria(s) DE .pdf

1405 Copia de resolución de desistimiento DE .pdf

1405 Desistimiento Tácito DE .pdf

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1405 Copia del Acta de Grado DE .pdf

1405 Copia del Diploma de Grado DE .pdf

1405 Solicitud requisitos faltantes DE .pdf

1405 Comunicación Oficial DE .pdf

1405 Notificaciones DE .pdf

1405 Recursos de reposición, apelación o Queja DE .pdf

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Esta subserie de valor administrativo refleja los procesosque por cualquier razón no son aprobados por el Consejo ypor ende no obtienen su correspondiente inscripción en elregistro Nacional. La evidencia de la denegación puede serreconstruida a través de las Resoluciones nacional ySeccional con ello pierde su carácter histórico para laEntidad, y por ende cumplido el tiempo de retención seelimina.

Esta subserie documental refleja el carácter dispositivo, deactividades y misional, conformando así parte de la memoriadel COPNIA en concordancia con la Ley 842 de 2003 TituloII Capitulo I Artículos 6 al 11, Capitulo II, Artículo 13 al 21,Titulo III Artículo 24 al 26, Artículos 27 y 28. El cierre de losexpedientes e inicio de los tiempos de retención seentendera a partir de 80 años posterior a la radicación deldocumento por parte del usuario.

Una vez cumplido el periodo de retención, se digitaliza comocopia de seguridad para facilitar su consulta y se transfiere alarchivo Histórico para ser conservada permanentemente ylos documentos se conservaran en el soporte original. Lareproducción se realizará por parte del grupo de Gestióndocumental conforme con los lineamientos del AGN paraasegurar las caracteristicas necesarias de reproducción yconservación a largo plazo de acuerdo al SIC y al PGD.

MATRÍCULAS E INSCRIPCIONES PROFESIONALES

Solicitudes de Inscripción Denegadas o Sin finalizar el Proceso

Matrículas Profesionales de Ingenieros

Resolución de Sanción de Segunda Instancia

Copia de Resolución de Revocatoria

Copia de Resolución Aclaratoria

Certificado de Vigencia

Solicitud requisitos faltantes

Solicitud de certificación o listado de egresados

Recurso de apelación

Recurso de reposición

Formulario de Solicitud de Inscripción

Fotografía

Copia del Diploma de Grado

Auto que concede/deniega el recurso.

Acta de aceptación de revocatoria.

Copia de Resolución Nacional de Confirmación

Copia del Acta de Grado

Copia de Documento de Identidad

Certificación/listado de egresados I.E.S.

Notificación de disponibilidad de tarjeta

Formulario de solicitud de reposición

Copia de Resolución de negación de desistimiento expreso.

Solicitud de desistimiento expreso

Actuaciones administrativas

Recursos de apelación

Recursos de Queja

Recursos de reposición

Comprobante de Entrega de Tarjeta

Control de Modificación de registro

Copia de Resolución Seccional de Aprobación

Copia de Resolución de Convalidación de titulo

Notificaciones

Escritura publica de cambio de nombre

Copia de Resolución de Desistimiento Tácito

Copia de Resolución Seccional de Denegación

Copia de Resolución nacional de Denegación

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Una vez cumplido el periodo de retención en Archivo deGestión se digitaliza como copia de seguridad para facilitarsu consulta y se transfiere al archivo Histórico para serconservada permanentemente los documentos seconservaran en el soporte original. La reproducción serealizará por parte del grupo de Gestión documentalconforme con los lineamientos del AGN para asegurar lascaracteristicas necesarias de reproducción y conservación alargo plazo de acuerdo al SIC y al PGD.





Recursos de Queja


Notificaciones


Inscripciones Profesionales de Auxiliares de la Ingenieria



Fotografía























Fotografía

















Inscripciones Profesionales de Afines

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Esta subserie documental refleja el carácter dispositivo, deactividades y misional, conformando así parte de la memoriadel COPNIA en concordancia con la Ley 842 de 2003 TituloII Capitulo I Artículos 6 al 11, Capitulo II, Artículo 13 al 21,Titulo III Artículo 24 al 26, Artículos 27 y 28. El cierre de losexpedientes e inicio de los tiempos de retención seentendera a partir de 80 años posterior a la radicación deldocumento por parte del usuario y los documentos seconservaran en el soporte original. La reproducción serealizará por parte del grupo de Gestión documentalconforme con los lineamientos del AGN para asegurar lascaracteristicas necesarias de reproducción y conservación alargo plazo de acuerdo al SIC y al PGD.

Certificaciones de experiencia

Copia de tarjeta profesional de certificante

Copia de Documento de Identidad del certificante

Formato de contabilización experiencia

Formulario de Solicitud de duplicado

Desprendible de Entrega Tarjeta

Resolución de Sanción Primera / Segunda Instancia

Copia de Resolución aclaratoria





















Recursos de Queja


Notificaciones






Matriculas Profesionales de Maestros de Obras


Fotografía





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Archivos de audio o video

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1405 X

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1405 Comunicación de acuse de recibido X

1405 Acta, grabación, asistentes audiencia conflicto X DE.pdf


1405 Auto de conflicto de competencia X

1405 Oficio de Impedimento/Comunicación de Recusación X

1405 Auto que resuelve impedimento X

1405 Solicitud sobre ratificación de la queja X

1405 Oficio citación de Ratificación de la queja X

1405 Acta de audiencia de Ratificación o ampliación de la queja X

1405 Grabación de audiencia de Ratificación de la queja X DE.pdf


1405 Constancia sobre Ratificación de la queja X

1405 Registro de asistentes de audiencia de Ratificación de la queja X

1405 Auto de archivo X

1405 Solicitud de traslado de competencia X

1405 Auto que decide sobre el saneamiento X

1405 Auto que decide la ruptura procesal X

1405 Memorando de envío a segunda instancia X

1405 Constancia Secretarial X

1405 Auto que resuelve sobre archivo de primera instancia X


1405 Memorando de devolución de expediente X

1405 Auto que decide sobre el traslado X

1405 Auto de apertura de investigación preliminar X

1405 Acta de audiencia de Versión libre X

Procesos Disciplinarios Ético Profesionales Esta subserie documental referente a los ProcesosDisciplinarios adelantados a quienes ejercen o faltan a losdeberes en ámbito de la Ingeniería, se seleccionara el 100%de los procesos disciplinarios que tengan sancion porqueaportan al conocimiento de un aspecto central de la funcióndel COPNIA, desde la perspectiva de la investigación sobrelas formas de control que adopta la administración y sobrelos objetos punibles y característicos de la indagaciónasociada a la investigación disciplinaria en concordancia conla Ley 842 de 2003, Artículos 60 al 77.

La información no seleccionada se elimina cumplidos los 20años de retención puesto que es tiempo mínimo de laprescripción penal relacionados con delitos asociados aldesarrollo de procesos disciplinarios.



PROCESOS

Procesos de Denuncias Penales, Policía, Procuraduría Subserie documental con valores jurídicos y legales quecorresponde a las denuncias instauradas por el COPNIAante entidades de control y de policía, relacionadas con elreporte a personas que además de violar el código de ética,evidencien un ejercicio no autorizado de la profesión orealicen actos que deban ser conocidos por las autoridadesordinarias competentes, situación de la cual extralimite lasfunciones del Consejo.

Los expedientes completos de dichas denuncias seencuentran en las oficinas judiciales quienes tienen lafunción de garantizar su cumplimiento, de acuerdo al articulo16 de la ley 842 de 2003, por lo cual una vez cumplidos sustiempos de retención se procederá a su eliminación.


Denuncia

Pruebas


Citaciones

Autos

Fallos


Recursos de Queja


Notificaciones

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1405 Grabación audiencia de Versión libre X DE.pdf


1405 Registro de asistentes a Versión Libre X

1405 Auto que decreta pruebas X

1405 Auto que deniega pruebas X

1405 Auto que prorroga la investigación preliminar X

1405 Auto que termina anticipadamente la investigación preliminar X

1405 Acta de audiencia de pruebas X

1405 Grabación audiencia de pruebas X DE.pdf


1405 Registro de asistentes a audiencia de pruebas X

1405 Auto de archivo de investigación preliminar X

1405 Auto de archivo parcial de investigación preliminar X

1405 Memorando de envío a segunda instancia de investigación preliminar X

1405 Auto sobre traslado de competencia X

1405 Oficio/Auto que resuelve impedimento o recusación X

1405 Auto de vinculación de investigados X

1405 Auto que resuelve sobre archivo de la primera instancia X

1405 Auto que resuelve sobre archivo parcial de la primera instancia X

1405 Memorando de devolución expediente en segunda instancia X

1405 Auto de apertura de investigación formal y formulación de cargos X

1405 Auto designando o terminando designación de abogado de oficio X


1405 Comunicación de descargos X

1405 Auto que decreta pruebas adicionales X

1405 Auto que deniega pruebas adicionales X

1405 Auto que decreta el traslado para alegatos de conclusión X

1405 Informe de calificación de la investigación X

1405 Comunicación de alegatos de conclusión [Entrada] X

1405 Copia de Resolución de fallo de primera instancia X

1405 Auto que concede recurso de apelación X

1405 Auto que rechaza el recurso de apelación X

1405 Oficio que envía al superior [Memorando] X

1405 Oficio/Auto que resuelve impedimento X

1405 Copia de Resolución de Fallo de segunda instancia X

1405 Auto que prorroga etapa probatoria X

1405 Resolución que decide sobre el saneamiento X

1405 Auto que decide recurso de queja X

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1405 30 07 2 8 X

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PROGRAMAS

Programa de Inspección, Control y Vigilancia Subserie documental de caracter misional con valoresAdministrativos y legales que es generada en el marco de laLey 842 de 2003, las Secretarias Seccionales establecenestrategias consolidadas en planes que permiten generaracciones de inspección, divulgación y control del ejercicioautorizado de la Ingeniería en el sector público, el privado, eleducativo y el gremial.

Es una actividad permanente y repetitiva que debe realizar elCOPNIA, por lo que se conservara totalmente comoevidencia de la gestión y del desarrollo de losprocedimientos de la entidad de conformidad con loestablecido en la circular 03/2015 del AGN y losdocumentos se conservaran en el soporte original.


Plan de Acción de Divulgación

Comunicaciones Oficiales y anexos

Acciones legales y Actuaciones Administrativas

Informes de acción y seguimiento

Programas de Trabajo

Listados de asistencia eventos

Encuestas de satisfacción

Respuesta de encuestas de satisfacción

Requerimientos de información

Autos de trámites

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1405 34 01 1 9X X

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Firma: Firma:

CODIGOAREA

SUBSERIE

N°1

2

Subserie de apoyo a los procesos misionales del COPNIA,de acuerdo al Art. 10 de la Ley 842 de 2003, es obligación delas instituciones educativas remitir reportes de egresadostanto a la sede Nacional como al Consejo Seccional de lajurisdicción, por lo tanto la información de esta serie seencuentra en el Sistema de Información, su tipología esmaterial de apoyo para la gestión del area, por lo que es deconstante consulta. Se debe digitalizar antes de sertrasferido para conservación del Archivo Central.


2 8 Esta subserie documental misional conforma parte de lamemoria corporativa del COPNIA en concordancia con laLey 842 de 2003, Artículos 26 literal h y 69.

Una vez cumplido el periodo de retención en Archivo deGestión, se digitaliza como copia de seguridad para facilitarsu consulta y se transfiere al archivo Histórico para serconservada permanentemente. La reproducción se realizarápor parte del grupo de Gestión documental conforme con loslineamientos del AGN para asegurar las caracteristicasnecesarias de reproducción y conservación a largo plazo deacuerdo al SIC y al PGD.

Los tiempos de retención inician a partir del último asientoregistrado y los documentos se conservaran en el soporteoriginal.

REPORTES

Resoluciones Seccionales

Oficios de requerimiento de Información









Firma:


Controles de Lote

RESOLUCIONES

Respuesta a requerimientos puntuales


Reportes de Egresados Primera Instancia


Libro de control de Resoluciones

Resolución

Certificados de anulación de números de Resoluciones

Documentos soporte



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OFICINA PRODUCTORA



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1408 01 10 1 9X X

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1408 - SECRETARIA SECCIONAL DE ATLÁNTICO





Documentos soporte








Documentos soporte



ACTAS






Acta

Convocatoria


Documentos soporte

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E S CT MT



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1408 36 01 1 4X











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Fotografía














Recursos de Queja






Notificaciones





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Recursos de Queja


Notificaciones





Fotografía























Fotografía


















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E S CT MT



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Recursos de Queja


Notificaciones








Fotografía





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PROCESOS




Denuncia

Pruebas


Citaciones

Autos

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Recursos de Queja


Notificaciones

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E S CT MT









































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1408 30 07 2 8 X

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PROGRAMAS













Autos de trámites

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E S CT MT



1408 34

1408 34 01 1 9X X

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Firma: Firma:

CODIGOAREA

SUBSERIE

N°1

2






REPORTES











Firma:


Controles de Lote

RESOLUCIONES






Resolución


Documentos soporte



1405_TRD - Pág 7 de 7


OFICINA PRODUCTORA



E S CT MT

1413 01

1413 01 10 1 9X X

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1413 09 03 1 4X

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1413 - SECRETARIA SECCIONAL DE BOLÍVAR





Documentos soporte








Documentos soporte



ACTAS






Acta

Convocatoria


Documentos soporte

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E S CT MT



1413 36

1413 36 01 1 4X











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PROGRAMAS













Autos de trámites

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OFICINA PRODUCTORA



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1415 - SECRETARIA SECCIONAL DE BOYACÁ





Documentos soporte








Documentos soporte



ACTAS






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Documentos soporte

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E S CT MT



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Recursos de Queja


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PROCESOS




Denuncia

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1415 30

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PROGRAMAS













Autos de trámites

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E S CT MT



1415 34

1415 34 01 1 9X X

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2






REPORTES











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Controles de Lote

RESOLUCIONES






Resolución


Documentos soporte



1405_TRD - Pág 7 de 7


OFICINA PRODUCTORA



E S CT MT

1417 01

1417 01 10 1 9X X

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1417 - SECRETARIA SECCIONAL DE CALDAS





Documentos soporte








Documentos soporte



ACTAS






Acta

Convocatoria


Documentos soporte

1405_TRD - Pág 1 de 7



E S CT MT



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Fotografía














Recursos de Queja






Notificaciones





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E S CT MT



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Recursos de Queja


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Fotografía























Fotografía


















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PROCESOS




Denuncia

Pruebas


Citaciones

Autos

Fallos


Recursos de Queja


Notificaciones

1405_TRD - Pág 5 de 7



E S CT MT









































1417 30

1417 30 07 2 8 X

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PROGRAMAS













Autos de trámites

1405_TRD - Pág 6 de 7



E S CT MT



1417 34

1417 34 01 1 9X X

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Firma: Firma:

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SUBSERIE

N°1

2






REPORTES











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Controles de Lote

RESOLUCIONES






Resolución


Documentos soporte



1405_TRD - Pág 7 de 7


OFICINA PRODUCTORA



E S CT MT

1419 01

1419 01 10 1 9X X

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1419 09

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1419 - SECRETARIA SECCIONAL DE CAUCA





Documentos soporte








Documentos soporte



ACTAS






Acta

Convocatoria


Documentos soporte

1405_TRD - Pág 1 de 7



E S CT MT



1419 36

1419 36 01 1 4X











1419 36 02 1 9 X X

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Fotografía














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PROGRAMAS













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1419 35 02 X X

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OFICINA PRODUCTORA



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1420 - SECRETARIA SECCIONAL DE CÉSAR





Documentos soporte








Documentos soporte



ACTAS






Acta

Convocatoria


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E S CT MT



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PROGRAMAS













Autos de trámites

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E S CT MT



1420 34

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OFICINA PRODUCTORA



E S CT MT

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1422 01 10 1 9X X

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1422 - SECRETARIA SECCIONAL DE CÓRDOBA





Documentos soporte








Documentos soporte



ACTAS






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Convocatoria


Documentos soporte

1405_TRD - Pág 1 de 7



E S CT MT



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PROCESOS




Denuncia

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1422 30

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PROGRAMAS













Autos de trámites

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E S CT MT



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1422 34 01 1 9X X

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REPORTES











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Resolución


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1405_TRD - Pág 7 de 7


OFICINA PRODUCTORA



E S CT MT

1425 01

1425 01 10 1 9X X

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1425 - SECRETARIA SECCIONAL DE CUNDINAMARCA





Documentos soporte








Documentos soporte



ACTAS






Acta

Convocatoria


Documentos soporte

1405_TRD - Pág 1 de 7



E S CT MT



1425 36

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PROCESOS




Denuncia

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Notificaciones

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PROGRAMAS













Autos de trámites

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E S CT MT



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REPORTES











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OFICINA PRODUCTORA



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1444 - SECRETARIA SECCIONAL DE GUAJIRA





Documentos soporte








Documentos soporte



ACTAS






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Recursos de Queja


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Fotografía























Fotografía


















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Denuncia

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PROGRAMAS













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1444 35

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REPORTES











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Resolución


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OFICINA PRODUCTORA



E S CT MT

1452 01

1452 01 10 1 9X X

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1452 - SECRETARIA SECCIONAL DE NARIÑO





Documentos soporte








Documentos soporte



ACTAS






Acta

Convocatoria


Documentos soporte

1405_TRD - Pág 1 de 7



E S CT MT



1452 36

1452 36 01 1 4X











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PROCESOS




Denuncia

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Recursos de Queja


Notificaciones

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E S CT MT









































1452 30

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PROGRAMAS













Autos de trámites

1405_TRD - Pág 6 de 7



E S CT MT



1452 34

1452 34 01 1 9X X

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SUBSERIE

N°1

2






REPORTES











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Controles de Lote

RESOLUCIONES






Resolución


Documentos soporte



1405_TRD - Pág 7 de 7


OFICINA PRODUCTORA



E S CT MT

1454 01

1454 01 10 1 9X X

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1454 09

1454 09 03 1 4X

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1454 09 04 1 4X

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1454 - SECRETARIA SECCIONAL DE NORTE DE SANTANDER





Documentos soporte








Documentos soporte



ACTAS






Acta

Convocatoria


Documentos soporte

1405_TRD - Pág 1 de 7



E S CT MT



1454 36

1454 36 01 1 4X











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Recursos de Queja


Notificaciones





Fotografía























Fotografía


















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E S CT MT



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PROCESOS




Denuncia

Pruebas


Citaciones

Autos

Fallos


Recursos de Queja


Notificaciones

1405_TRD - Pág 5 de 7



E S CT MT









































1454 30

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PROGRAMAS













Autos de trámites

1405_TRD - Pág 6 de 7



E S CT MT



1454 34

1454 34 01 1 9X X

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1454 35

1454 35 02 X X

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Firma: Firma:

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SUBSERIE

N°1

2






REPORTES











Firma:


Controles de Lote

RESOLUCIONES






Resolución


Documentos soporte



1405_TRD - Pág 7 de 7


OFICINA PRODUCTORA



E S CT MT

1463 01

1463 01 10 1 9X X

1463 X

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1463 09

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1463 - SECRETARIA SECCIONAL DE QUINDÍO





Documentos soporte








Documentos soporte



ACTAS






Acta

Convocatoria


Documentos soporte

1405_TRD - Pág 1 de 7



E S CT MT



1463 36

1463 36 01 1 4X











1463 36 02 1 9 X X

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Fotografía














Recursos de Queja






Notificaciones





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E S CT MT



1463 36 03 1 9X X

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PROGRAMAS













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REPORTES











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OFICINA PRODUCTORA



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1466 - SECRETARIA SECCIONAL DE RISARALDA





Documentos soporte








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ACTAS






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PROGRAMAS













Autos de trámites

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REPORTES











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Controles de Lote

RESOLUCIONES






Resolución


Documentos soporte



1405_TRD - Pág 7 de 7


OFICINA PRODUCTORA



E S CT MT

1468 01

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1468 - SECRETARIA SECCIONAL DE SANTANDER





Documentos soporte








Documentos soporte



ACTAS






Acta

Convocatoria


Documentos soporte

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E S CT MT



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Fotografía























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PROCESOS




Denuncia

Pruebas


Citaciones

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Recursos de Queja


Notificaciones

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E S CT MT









































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PROGRAMAS













Autos de trámites

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E S CT MT



1468 34

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Firma: Firma:

CODIGOAREA

SUBSERIE

N°1

2






REPORTES











Firma:


Controles de Lote

RESOLUCIONES






Resolución


Documentos soporte



1405_TRD - Pág 7 de 7


OFICINA PRODUCTORA



E S CT MT

1470 01

1470 01 10 1 9X X

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1470 - SECRETARIA SECCIONAL DE TOLIMA





Documentos soporte








Documentos soporte



ACTAS






Acta

Convocatoria


Documentos soporte

1405_TRD - Pág 1 de 7



E S CT MT



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Fotografía














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Recursos de Queja


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PROGRAMAS













Autos de trámites

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CODIGOAREA

SUBSERIE

N°1

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REPORTES











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Controles de Lote

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Resolución


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OFICINA PRODUCTORA



E S CT MT

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1476 - SECRETARIA SECCIONAL DE VALLE





Documentos soporte








Documentos soporte



ACTAS






Acta

Convocatoria


Documentos soporte

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E S CT MT



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Fotografía














Recursos de Queja






Notificaciones





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Recursos de Queja


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Fotografía























Fotografía


















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Recursos de Queja


Notificaciones








Fotografía





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E S CT MT



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Denuncia

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Notificaciones

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1476 30 07 2 8 X

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PROGRAMAS













Autos de trámites

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E S CT MT



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Firma: Firma:

CODIGOAREA

SUBSERIE

N°1

2






REPORTES











Firma:


Controles de Lote

RESOLUCIONES






Resolución


Documentos soporte



1405_TRD - Pág 7 de 7


OFICINA PRODUCTORA


1500 01

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1500 X

FallosRecursos


1500 - SUBDIRECCIÓN JURÍDICA





ACTAS

Actas de Comité de ConciliaciónEsta subserie documental es generada con lo dispuesto en el articulo 75 de la ley 446 de 1998, reglamentada por el Decreto 1716 del 14 de Mayo de 2009 y la Resolución Nacional 088 del 18 de enero de 2013, reflejan la toma de decisiones institucionales, por lo cual conforman parte de la memoria del COPNIA.


Actas

Ficha Técnica


3 17 X X En esta subserie documental se consolida el actuar y larepresentación y defensa judicial y extrajudicial del COPNIA anteterceros por lo que genera valores secundarios de reconstrucción histórica de los diferentes pleitos en los que el COPNIA tengaparticipación.

Cuando se requiera que una tutela o demanda sea llevada por unabogado regional por facilidad de jurisdicción, los documentosreposaran en dicho seccional hasta que se falle el proceso,después de lo cual éste remitira a la Subdirección Jurídica elexpediente para su correspondiente traslado a archivo central. Lareproducción se realizará por parte del grupo de Gestióndocumental conforme con los lineamientos del AGN paraasegurar las caracteristicas necesarias de reproducción yconservación a largo plazo de acuerdo al SIC y al PGD.

El soporte papel de esta Subserie se llevará a medio técnicomediante el proceso de digitalización en el segundo año deretención de los documentos en archivo central para facilitar suconsulta.


Solicitud de conciliación

Poderes de representaciónActa de audienciaConstancia de acuerdosCupón de pago

Citaciones

Avisos y Notificaciones

PROCESOSProcesos Judiciales y ExtrajudicialesDemandasTutelas

Certificado de conciliación extrajudicial

Pruebas

Serie documental de valor administrativo, testimonio o prueba de apoyo a los procesos y procedimientos del COPNIA, teniendo en cuenta que el concepto estará en el expediente al que apoye jurídicamente con respecto a alguna decisión de la entidad. En esta serie se conserva no solamente los conceptos jurídicos emitidos sino los que la entidad reciba como apoyo de su gestión por parte de otras entidades competentes.

El soporte papel se llevará a medio técnico mediante el proceso de digitalización al momento de generar y firmar el documento. La reproducción se realizará por parte del grupo de Gestión documental conforme con los lineamientos del AGN para asegurar las caracteristicas necesarias de reproducción y conservación a largo plazo de acuerdo al SIC y al PGD.

Los tiempos de retención inician a partir del último asiento registrado y los documentos se conservaran en el soporte original.Notificaciones

CONCEPTOS JURÍDICOS

Informe - Concepto Jurídico

Documentos soporte

INFORMES

Informes de Conciliación y Secretaria Tecnica

Formato único de Gestión de Comité de Conciliación

Capacitaciones


X Estas subserie documentales de valor administrativo y contable ylegal, evidencia las actuaciones de la Secretaria Tecnica delCOPNIA, al no generar valores secundarios y puesto que estainformación se consolida y administra en el sistema deinformación externo EKOGUI, una vez cumplido el período deretención proceder a la eliminación de acuerdo al procedimientoestablecido.



Autos

Formulación de CargosDescargos

1500_TRD - Pág 1 de 2



Firma: Firma:

CODIGOAREA

SUBSERIE

N°1

2

Subseries AG - Archivo Gestión CT - Conservación TotalE - EliminaciónMT- Medio TécnicoS - Selección

P - Soporte Papel EL - Soporte ElectronicoDE- Documento ElectrónicoMM - Medio MagneticoTipos Documentales AC - Archivo Central






SERIES




Firma:

1500_TRD - Pág 2 de 2

· 1 day ago · unidad administrativa oficina productora area serie subserie ag ac p el tipo...

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