1 Č a a a - jhl.si · pdf filesap erp sistem, ki ga uporabljajo ... št. 57/2000,...

OpisInZahteveJHL_cistopis_UP_končni.docx 1/43

1 TEHNIČNA SPECIFIKACIJA

1.1 Namen in cilji projekta EDS Potreba po vzpostavitvi sistema, ki bo omogočal brezpapirno poslovanje, izhaja iz poslovnih potreb naročnika poslovati hitreje, transparentno in enotno. Velik delež aktivnosti, ki jih izvaja naročnik, je vezan na obravnavo dokumentov. Namen in cilji implementacije EDS: • omogočiti zaposlenim pri naročniku evidentiranje, urejanje, obravnavo, hrambo in iskanje

vseh uradnih dokumentov na zakonsko skladen, varen in učinkovit način, • uvesti standardizirano pripravo, procese obdelave in procese hranjenja dokumentnega

gradiva ter posledično • v čim večji meri uveljaviti brezpapirno poslovanje naročnika. Zaposleni sedaj pri svojem delu uporabljajo tako papirne kot elektronske dokumente. Največ uradne komunikacije trenutno še vedno poteka preko papirnih dokumentov, ki se izmenjujejo preko pošte. Elektronsko obliko komunikacije v tem trenutku predstavlja e-pošta, izmenjevanje MS Office dokumentov, uporaba spletnih portalov, ipd. Vsi elektronski dokumenti, ki so zavedeni v EDS morajo biti obravnavani kot uradni dokumenti, kar zahteva evidentiranje, zajem, obravnavo in hrambo, oziroma uničenje kopij elektronskega dokumenta v skladu predpisi, ki urejajo upravljanje in hrambo dokumentarnega gradiva (Uredba o upravnem poslovanju, ZUP, ZVDAGA, UVDAG, ETZ…). S standardizacijo priprave dokumenta, evidentiranja dokumenta, procesa obdelave dokumenta in procesa hrambe, bo EDS na strani informacijskega sistema odpravil številne nepovezane in nepopolne baze dokumentov ter pripomogel k večji transparentnosti poslovanja in boljši porazdelitvi računalniških zmogljivosti. Na strani uporabnikov pa bo vzpostavitev enotne, z vseh oddaljenih lokacij dostopne baze in shrambe dokumentov, pomenila izziv in spodbudo za stalno izboljšanje obstoječih postopkov obravnave posameznih vrst in tipov dokumentov in s tem optimizacijo poslovanja ter dvig stopnje medsebojnega sodelovanja. Cilji projekta EDS: - vzpostavitev sistemov za podporo brezpapirnemu poslovanju in - uvedba brezpapirnega poslovanja.


1.2 Kratice, definicije, akronimi

Pojem Opis

CRM Customer relationship management

Dokument Dokument je izviren ali reproduciran (pisan, risan, tiskan, fotografiran, fotokopiran, fonografski, v digitalni obliki ali kako drugače zapisan) zapis, ki je bil prejet ali je nastal pri delu družbe in je pomemben za njegovo poslovanje.

Dokumentarno gradivo

Dokumentarno gradivo so vse zadeve, dosjeji, dokumenti ter evidence o njih, druge evidence, ki jih vodijo družba in druga gradiva, ki jih družba prejme ali nastanejo pri njegovem delu.

Dosje Dosje je celota več dokumentov ali zadev različne vsebine, ki zadevajo isto fizično ali pravno osebo, oziroma dokumentov ali zadev enake vsebine, ki zadevajo različne fizične ali pravne osebe.

Družba JAVNI HOLDING Ljubljana ali posamezno javno podjetje

EDS/ESUDG DMS (Document Management System) /ESUDG (Elektronski sistem za upravljanje z dokumentarnim gradivom) je informacijski sistem za podporo vodenju zbirk dokumentarnega gradiva v skladu s predpisi na področju upravnega poslovanja in varstva dokumentarnega in arhivskega gradiva.

Elektronski dokument

Dokument v elektronski obliki je vsak dokument, ki je zapisan v elektronski (digitalni ali analogni) obliki in je prejet po elektronski poti ali na fizičnem nosilcu elektronskih podatkov oziroma je izdelan v družbi v elektronski obliki.

ETZ Kratica za enotne tehnološke zahteve

Evidenca dokumentarnega gradiva

Evidenca dokumentarnega gradiva je temeljna evidenca o opravljanju del in nalog družbe in se vodi o vseh zadevah, dosjejih in dokumentih.

GP (glavna pisarna)

Družba mora za upravljanje z dokumentarnim gradivom organizirati glavno pisarno. Glavna pisarna je organizirana kot samostojna notranja organizacijska enota ali v okviru druge notranje organizacijske enote.

Izhodni dokument

Izhodni dokument je izviren ali reproduciran zapis, ki je nastal pri delu družbe in ga je družbe posredoval drugemu naslovniku.

Klasifikacijski znak

Klasifikacijski znak je številčni znak, vzet iz načrta klasifikacijskih znakov, s katerim se razvrščajo zadeve po vsebini.

JHL Kratica za JAVNI HOLDING Ljubljana, d.o.o

JP JAVNO PODJETJE ENERGETIKA LJUBLJANA d.o.o., (JPE) SNAGA Javno podjetje d.o.o. , (SNG)

JAVNO PODJETJE VODOVOD-KANALIZACIJA d.o.o., (VOK) TERMOELEKTRARNA TOPLARNA LJUBLJANA d.o.o., (TOL)

JAVNO PODJETJE LJUBLJANSKI POTNIŠKI PROMET, d.o.o. (LPP) Javno podjetje Ljubljanska parkirišča in tržnice, d.o.o. (LPT) ŽALE Javno podjetje, d.o.o. (ZAL)

Lastni dokument Lastni dokument je izviren ali reproduciran zapis, ki je nastal pri delu družbe in je pomemben za njegovo poslovanje ter ga družba ni odposlala drugemu naslovniku.

NOE Notranja organizacijska enota. Delo v družbi poteka v notranjih organizacijskih enotah kot temeljnih oblikah dela


SAP ERP sistem, ki ga uporabljajo JHL in JP ( Nemško: Systeme, Anwendungen, Produkte in der Datenverarbeitung (Angleško: Systems, Applications & Products in Data Processing; SAP AG)

Vhodni dokument Vhodni dokument je izviren ali reproduciran zapis, ki ga je družba prejela in je pomemben za njegovo poslovanje.

UUP Kratica za Uredbo o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 106/2005, 30/2006, 86/2006, 32/2007, 63/2007, 115/2007, 31/2008, 35/2009, 58/2010 in 101/2010, 81/2013).

UVDAG Kratica za Uredbo o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (Uradni list RS, št. 86/2006).

Zadeva Zadeva je celota vseh dokumentov in prilog, ki se nanašajo na isto vsebinsko vprašanje ali nalogo;

ZVDAGA Kratica za Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (Uradni list RS, 30/2006).

Tabela 1:Tabela izrazov

1.3 Pravne podlage EDS mora biti usklajen z zakonodajo, ki ureja varstvo dokumentarnega in arhivskega gradiva:

Uredba o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 20/2005, spremembe št. 106/2005, 30/2006, 86/2006, 32/2007, 63/2007, 115/2007 (122/2007 popr.), 31/2008, 35/2009, 58/2010, 101/2010, 81/2013)

Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih /ZVDAGA/ (Uradni list RS, št. 30/2006)

Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva /UVDAG/ (Uradni list RS, št. 86/2006)

Pravilnik o določanju rokov hranjenja dokumentarnega gradiva v javni upravi (Uradni list RS, št. 52/2009)

Enotne Tehnološke Zahteve 2.1, (Ministrstvo za kulturo, Arhiv Republike Slovenije, Ljubljana, 10.07.2013)

EDS mora biti prilagojen standardom za pravno sprejemljivost in evidenčno vrednost elektronskih zapisov:

Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu /ZEPEP/ (Uradni list RS, št. 57/2000, 30/2001, 25/2004, 73/2004-ZN-C, 98/2004-UPB1, 61/2006-ZEPT);

Uredba o pogojih za elektronsko poslovanje in elektronsko podpisovanje (Uradni list RS, št. 77/2000, 2/2001, 86/2006);

EDS mora izpolnjevati zahteve, ki so vezane na upravljanje z dokumenti:

Zakon o varstvu osebnih podatkov /ZVOP-1-/ (Uradni list RS, št. 86/2004, 113/2005-ZInfP, 51/2007-ZUstS-A, 67/2007, 94/2007-UPB-1);

Zakon o dostopu do informacij javnega značaja /ZDIJZ/ (Uradni list RS, št. 24/2003, 61/2005, 96/2005-UPB1, 109/2005-ZDavP-1B, 113/2005-ZInfP, 28/2006, 51/2006-UPB2, 117/2006-ZDavP-2);

Uredba o posredovanju in ponovni uporabi informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 76/2005, 119/2007, 95/2011);

Uredba o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 20/2005, 106/2005, 30/2006, 63/2007, 31/2008, 35/2009,101/2010);

Pravilnik o vodenju evidence o upravnem postopku (Uradni list RS, št. 18/2003 in 7/2006);

Pravila Pošte Slovenije o oddaji pošiljk (oddajna knjiga);

Smernice EU na področju ravnanja z dokumentarnim gradivom (MoReq MoReq2 specification: Requirements for the management of electronic records, Update and extension, 2008. CECA-CEE-CEE, Bruxelles - Luxembourg, 2008.

MoReq2010: Modular Requirements for Records Systems. 2010 & 2011 DLM Forum

http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?urlid=2005106&stevilka=4563











Foundation. Najdeno na spletni strani (http://moreq2010.eu/pdf/ moreq2010_vol1_v1_1_en.pdf, 05.07.2013).

1.4 Predstavitev naročnika

JAVNI HOLDING Ljubljana in javna podjetja ( naročnik ) posodablja svoje poslovanje in znotraj svoje organizacije v čim večji meri uveljavlja brezpapirno poslovanje. V ta namen je naročnik že postavil sodoben elektronski dokumentni sistem ( EDS ) temelječ na OpenText programski opremi. Da bo čim bolje podprl tudi upravni postopek bo naročnik izvedel nadgradnjo obstoječega dokumentnega sistema. Ponudnik lahko ponudi novo enovito rešitev, ki v celoti izpolnjuje zahteve naročnika. Nova rešitev mora imeti realizirane vse že delujoče funkcionalnosti obstoječe rešitve. Integrirana mora biti z CRM in ERP sistemi v meri, kot je obstoječa. Ponudnik rešitve mora ponuditi implementacijo rešitve, potrebne licence ter migracijo obstoječih dokumentov z metapodatki v nov dokumentni sistem. Obstoječi dokumenti dostopni iz ERP in drugih sistemov morajo biti dostopni tudi po migraciji. Naročnik bo po vključitvi novega EDS obstoječega izklopil. Naročnik ima poslovne prostore razporejene po več lokacijah v Ljubljani. Zajem in distribucija dokumentov poteka na vseh lokacijah. Strežniška infrastruktura je postavljena na eni primarni lokaciji in bo postavljena na eni rezervni lokaciji. Poslovni prostori podjetij, primarna in rezervna lokacija so med seboj povezani z gigabit ethernet povezavami. Naročnik evidentira vhodno in izhodno pošto v glavnih pisarnah in tajništvih družb ter uporablja ERP sistem SAP, ki je deloma že integriran z dokumentnim sistemom. Več informacij o naročniku lahko najdete na: http://www.jhl.si

1.5 Ocenjeno predvideno število uporabnikov EDS Ocenjeno predvideno skupno število uporabnikov EDS pri naročniku je 1000 uporabnikov vključenih v delokroge. Uporabniki opravljajo različna dela in bodo vključeni v delo z različnimi moduli EDS. Posamezni uporabnik uporablja enega ali več modulov EDS ter do njih dostopa z ene ali več različnih naprav (npr. osebni, prenosni, tablični računalnik; pametni telefon...).

1.6 Izvedba projekta po fazah projekta Izvajalec mora v okviru ponudbe navesti detajlne plane aktivnosti. V nadaljevanju pa so predvidene faze projekta, ki jih pričakuje naročnik.

1.6.1 Implementacija EDS Implementacijo EDS mora izvajalec izvesti v roku 15 mesecev od podpisa pogodbe. Implementacije EDS obsega najmanj:

- Analiza, načrtovanje, prilagoditve toka dokumentov procesom naročnika

- Razvoj, vzpostavitev testnega okolja in namestitev EDS

- Usposabljanje uporabnikov, ključnih uporabnikov in skrbnikov

http://www.jhl.si/


- Namestitev EDS in vzpostavitev produkcijskega okolja

- Poskusno delovanje

1.6.1.1 Analiza, načrtovanje, prilagoditve toka dokumentov procesom naročnika Analiza, načrtovanje, prilagoditve toka dokumentov procesom naročnika obsegajo: sistemsko analizo in specifikacijo zahtev naročnika, prilagoditve in avtomatizacijo toka dokumentov, oblikovanje in potrjevanje funkcijskih specifikacij ter izdelave načrta potrebnega razvoja, načrta namestitve, načrta testiranja in načrta uvedbe ( tudi izobraževanje, uvajanje …) .

1.6.1.2 Razvoj, vzpostavitev testnega okolja in namestitev EDS Razvoj, vzpostavitev testnega okolja in namestitev EDS obsegajo: potreben razvoj in prilagoditev v specifikacijah definiranim naročnikovim zahtevam, vzpostavitev razvojnega okolja pri izvajalcu, testiranje ključnih uporabnikov. Po uspešnem verificiranju sledi namestitev EDS v IS naročnika, vzpostavitev okolja za delovanje testnega EDS, konfiguracijo sistema in navezavo na skupne testne podatke testno migracijo podatkov in dokumentov.. Integracija EDS v informacijski sistem naročnika v fazi razvoja zajema tudi integracijo s poslovnimi in spletnimi aplikacijami ter sporočilnim sistemom naročnika. Izbrani izvajalec skupaj z naročnikom preveri ustreznost in po potrebi dopolni nabor podatkov oz. parametrov posameznih metod in spletnih storitev EDS, ki jih pri povezovanju z EDS uporablja informacijski sistem naročnika. Izvajalec mora vzpostaviti povezave med EDS in ostalimi aplikativni sistemi naročnika na enoten način preko spletnih storitev. Za lažjo integracijo EDS z ostalimi aplikativnimi sistemi je pomembna predvsem uporaba odprtih arhitektur, ki vodi v lažjo integracijo tudi v kasnejših fazah ( v primeru dodatnih potreb po integraciji) . Postavitev testnega okolja vsebuje postavitev in verificiranje testnega okolja verificiranje in delovanja testne verzije EDS z vključenimi moduli za podporo konkretnim procesom naročnika ter testno migracijo podatkov, dokumentov in šifrantov obstoječega sistema. Namestitev testne verzije v okolju naročnika mora vsebovati najmanj 80 % zahtevanih funkcionalnosti, oziroma skladnosti s predlaganimi aktivnostmi načrta za potrebni razvoj, namestitev in uvedbo. Izvajalec skupaj z naročnikom preveri ustreznost nabora podatkov oz. parametrov posameznih šifrantov in jih po potrebi dopolni skladno z izsledki analize. Izvajalec mora pri naročniku vzpostaviti EDS s podatki za nemoteno in pravilno delovanje EDS. Izvajalec mora pripraviti in izvesti plan migracije, izvesti testno migracijo in verificiranje testne migracije. Uspešno verificiranje je podlaga za končno migracijo podatkov in vzpostavitev šifrantov.

1.6.1.3 Usposabljanje uporabnikov in skrbnikov Izobraževanje Del splošnega usposabljanja za vse uporabnike mora obsegati splošne vsebine dela z dokumenti. Kot primer: priprava in obvladovanje dela z dokumenti. Glede na skupine uporabnikov pa mora biti predvideno delo s posameznimi specialnimi moduli ali funkcionalnostmi sistema. Uporabniki, ki delajo v glavni pisarni morajo znati vse funkcionalnosti dela GP v sistemu EDS. Posamezno usposabljanje sestavlja minimalno pol dnevna, specifične vsebine pa najmanj 1-dnevna delavnica z največ 10-15 uporabniki. Za trenerje in skrbnike se izvede najmanj 2-dnevno poglobljeno usposabljanje. Poglobljeno usposabljanje vključuje tudi praktične primere priprave okolja za namestitev in upravljanja EDS. Uporabniška navodila Izvajalec ob vpeljavi posamezne funkcionalnosti izdela oz. dopolni uporabniška navodila ter


izvede usposabljanje skrbnikov, trenerjev ter ostalih uporabnikov. Ob spremembi se izvede usposabljanje z nadgrajeno vsebino (nove funkcionalnosti). Usposabljanja se prilaga jajo vrsti uporabnikov in morajo vsebovati praktične primere dela z EDS. Navodila za skrbnike Poleg uporabniških navodil izvajalec izdela tudi navod ila za skrbnike. Navodila morajo biti razumljiva in vsebovati tudi praktične primere.

1.6.1.4 Namestitev EDS in vzpostavitev produkcijskega okolja Po potrjenem uporabniškem testu na testnem okolju, opravljenem usposabljanju skrbnikov in uporabnikov, izdelanih navodil za uporabnike in skrbnike, izvajalec skupaj z naročnikom na podlagi načrta uvedbe uvede EDS v produkcijsko okolje naročnika. Izvajalec izvede namestitev EDS in vzpostavitev produkcijskega okolja , ki obsega;

- konfiguracijo sistema,

- dokumentirana navodila za namestitev v produkcijsko okolje,

- Integracijo z informacijskimi sistemi naročnika ( SAP, ActiveDirec tory, Exchange, Navision, BASS)

- migracijo obstoječih podatkov in dokumentov in vzpostavitev šifrantov,

- integracijsko in migracijsko testiranje,

- vzpostavitev delujočega sistema z integracijami,

- verificiranje v IS naročnika,

- izdelavo in predajo tehnične in vsebinske/uporabniške dokumentacijo celotnega EDS ( glede na zahteve ETZ).

Naročnik nudi izvajalcu pomoč pri namestitvi infrastrukture in EDS, opravi uporabniško testiranje ter sodeluje pri integracijskem in migracijskem testiranju. Migracija obstoječih podatkov, dokumentov in vzpostavitev šifrantov v novi EDS zajema tudi prepis podatkov, dokumentov iz obstoječega sistema, ki ga naročnik uporablja za evidentiranje vhodnih in izhodnih dokumentov z vsemi potrebnimi podatki in parametri za delo ter uvoz obstoječih šifrantov za zagotovitev produkcijskega delovanja sistema EDS. Integracija z IS naročnika in migracija podatkov in dokumentov iz obstoječega EDS mora biti izvedena tako, da ne prekine poslovnega procesa naročnika za več kot 24 ur.

1.6.1.5 Poskusno delovanje Po uvedbi EDS v produkcijsko v okolje so predstavniki izvajalca 3 (tri) mesece prisotni pri naročniku in takoj odpravljajo ugotovljene pomanjkljivosti EDS z namenom nemotenega poslovanja naročnika. Po uspešen poskusnem delovanju naročnik s končnim primopredajnim zapisnikom potrdi skladnost celotnega naročenega EDS s specificiranimi zahtevami.

1.6.2 Vzdrževanje EDS Vzdrževanje in prilagajanje EDS za štiri letno obdobje se izvaja od dneva podpisa primopredaje celotnega EDS na podlagi pogodbenih določil navedenih v vzdrževalnih pogodbah.

1.6.3 Akreditacija e-hrambe Po uspešno izvedeni implementaciji EDS bo naročnik pristopil k izdelavi notranjih pravil ter registraciji in akreditaciji hrambe digitalnih gradiv na podlagi izhodišča e-hrambe. Postopek


izdelave in potrjevanja notranjih pravil ni del tega javnega naročila. Mora pa biti EDS pripravljen skladno z zahtevami iz ETZ.

1.7 Opis trenutnega stanja Naročnik uporablja sistem za upravljanje z dokumenti, s katerim evidentirajo dokumente v papirni obliki, ki na lokacije prejemnika prispejo ali se iz njih posredujejo. Enostranski dokumenti in dokumenti, ki imajo manjše število strani se optično zajamejo v celoti. Pri obsežnejših dokumentih se optično zajame le prva stran dokumenta. Delo v okviru glavnih pisarn poteka na naslednji način:

- sprejem, evidentiranje vhodnih in izhodnih dokumentov ter odprema poteka v skladu z internimi navodili,

- časovna dnevna razmejitev je naslednja: a) sprejem, optični zajem, evidentiranje, razporejanje, »klasificiranje« in »signiranje« vhodnih dokumentov poteka cel dan, najbolj intenzivno v dopoldanskem času, b) optični zajem, evidentiranje, »klasificiranje«, »signiranje« in odprema izhodnih dokumentov poteka cel dan, najbolj intenzivno v popoldanskem času.

Vhodna pošta

- v JP se vhodno pošto evidentira na sprejemnih mestih, dokumentacijo vezano na JHL se odpošlje po pošti ali kurirju,

Izhodna pošta

- v JP se optični zajem, evidentiranje, »klasificiranje«, »signiranje« in odprema dokumentov opravlja v tajništvih,

- na JHL se odprema dokumentov izvaja na tri načine: a) v glavni pisarni, b) v administracijah in tajništvih posameznih služb, c) v administracijah in tajništvih služb dokumente pripravljajo za odpremo, v glavnih pisarnah dokumente dokončno odpremijo

Naročnik uporablja za evidentiranje vhodno/izhodnih dokumentov sistem za upravljanje dokumentov v obliki delovodnika. Zaledni sistemi Z obstoječim delovodnikom so povezani zaledni sistemi, ki podpirajo procese računovodstva (SAP), reševanje reklamacij ( Snaga), procese kosovnega odvoza ( Snaga ) in anketiranja ( JP VODOVOD-KANALIZACIJA). Sistem za upravljanje dokumentov na osnovi evidentiranega dokumenta in oznake tipa dokumenta, ki jo vnese uporabnik GP preko spletne aplikacije vhodno-izhodna pošta, sproži specifičen proces, ki je povezan z izbranim tipom dokumenta. Tako se v primeru reklamacij zahteva določitev odjemnega mesta, v primeru računov pa se pošlje informacije o računu v SAP, kjer se začne proces obdelave računa. Za vse tipe dokumentov se preko spletne aplikacije vhodno-izhodne pošte določijo (vpišejo) vsi obvezni metapodatki, ki so pri vhodni pošti (pošiljatelj, naslovnik (JP), datum sprejema, tip dokumenta) ter izhodni pošti (pošiljatelj, prejemnik, datum odpreme, tip dokumenta). Vsak dokument je lahko signiran oz. preposlan od enega uporabnika do drugega z namenom, da se določi končnega naslovnika znotraj družbe. Temu ustrezno se dokumentu nastavljajo tudi pravice do urejanja ali vpogleda. Naročnik ima pripravljen enoten načrt klasifikacijskih znakov in signirne načrte. Seznam funkcionalnosti obstoječega dokumentnega sistema:

- evidentiranje vhodnih in izhodnih dokumentov in njihove vsebine,

- posredovanje pošte uslužbencem po podjetjih,

- integracija z ERP sistemom ( SAP ),

- podpora procesu elektronskega potrjevanja računov,


- avtomatski zajem dokumentov ( nabavna naročila, račun, zavrnitev računa ),

- integracija s sistemom Navision – obdelava reklamacij,

- integracija s sistemom Navision – Kosovni odvoz,

- integracija s sistemom BASS – Ankete.

Podrobneje so opisane v poglavju 2.2 »Prednastavljeni poslovni procesi«.

1.9 Vsebinske zahteve za ravnanje z dokumenti v novem sistemu EDS.

1.9.1 Sprejem in optični zajem dokumentov ter zadev Sprejem in odpiranje poštne in/ali kurirske pošiljke, ali pošiljke, ki na drug način prispejo k naročniku (v nadaljevanju: pošiljke) prevzema delavec v glavni pisarni (v nadaljevanju: GP). Ta delavec ne sme prevzeti priporočenih pošiljk in pošiljk, na katerih je označena vrednost (paketi, vrednostna pisma), če ugotovi, da je pošiljka poškodovana ali če obstaja sum, da je bila odprta. V tem primeru mora od poštnega podjetja zahtevati, da se komisijsko ugotovite stanje in vsebina pošiljke. Potem je pošiljko mogoče prevzeti skupaj z izvodom zapisnika o komisijski ugotovitvi. Takoj ob prejemu jo delavec GP razvrsti na evidenčno in neevidenčno gradivo. V primeru, da delavec GP po odprtju ovojnice ali elektronskega sporočila ugotovi, da je pošiljka napačno naslovljena oziroma naslovljena na drugo pravno ali fizično osebo, to na ovojnici, dokumentu ali v elektronskem sporočilu zaznamuje z oznako "Napačno dostavljeno!" in pošlje pravemu naslovniku, pošiljatelja pa o tem obvesti. Pošiljka, za katero iz označb na ovojnici izhaja, da se nanaša na natečaj ali razpis, delavec GP ne odpira. Delavec GP:

- na ovojnico zapiše datum in čas (ura, minuta) prejema;

- izpolni obrazec pripravljen v sektorju pristojnem za javna naročila ali elektronski izpis ob evidentiranju;

- optično zajame ovojnico in obrazec ter

- evidentira metapodatke za vhodne dokumente v elektronski evidenci EDS. Zaprto ovojnico z izpolnjenim obrazcem iz 2. alineje prejšnjega odstavka dostavi pristojni osebi. Zajem dokumentov v fizični obliki mora vsebovati optični zajem (skeniranje). Pred zajemom se na dokument nalepi črtna koda, identifikacija dokumenta. EDS mora omogočati digitalizacijo na vseh lokacijah. Poleg običajnega postopka zajema dokumentov naj bo mogoč tudi množičen zajem (več dokumentov hkrati). Dokumenti se med seboj ločujejo po nalepljeni črtni kodi. Sistem mora prepoznati eno in dvodimenzionalne črtne kode. Delavec GP optično zajame vse vhodne dokumente s prilogami, razen dokumentov za katere je določeno, da se ne zajamejo optično. Optično se zajamejo:

- vsi vhodni dokumenti, na osnovi katerih se zadeva odpre;

- vsa prispela pošta, ki se nanaša na že odprto zadevo in se v informacijskem sistemu zavede kot vhodni dokument;

- vsi izhodni dokumenti opremljeni s štampiljko družbe ter podpisom pristojnega delavca;

- vse povratnice;

- vsi lastni dokumenti, pomembni za postopek (npr. uradni zaznamki, zapisniki). Neevidenčno gradivo se optično ne zajema.


V primeru, da pošta vsebuje več posameznih dokumentov, se optično zajame in s črtno kodo opremi vsak dokument posebej. V primeru, da se optično ne zajame celotni dokument, je potrebno optično zajeti spremni dopis, naslovno stran in kazalo dokumenta oz. prilog. Optični zajem je obvezen tudi za povratnice. Pri optičnem zajemu se glavni dokument zajame prvi, nato se optično zajamejo priloge. Če je dokument obojestranski, se optično zajameta obe strani. V primeru, da dokument ni optično zajet v celoti, mora delavec GP to zavesti v metapodatke. Optično zajeti dokumenti morajo biti vidni uporabniku kot slika. Ob optičnem zajemu dokumentov mora EDS omogočati pretvorbo dokumenta v tekstovno obliko (OCR). EDS mora omogočati tudi pretvorbo dokumenta v obliko skladno s priporočili ETZ za dolgoročno hrambo. Zahteve: • Možnost optičnega zajemanja ( skeniranja ) več dokumentov hkrati ločenih s črtno kodo. • Omogočen naj bo optični zajem (OCR) dokumentov s pretvorbo v PDF, PDF/A,

searchable PDF/A, v formate skladne z ETZ zahtevo za dolgoročno hranjenje.

1.9.2 Evidentiranje vhodnih dokumentov S pomočjo elektronskega dokumentnega sistema (EDS) delavec v GP ob prejemu dokumenta, ki je pomemben za poslovanje (v nadaljevanju: vhodni dokument) ugotovi, ali mora evidentirati vhodni dokument, s katerim se začenja nova zadeva ali zadeva že obstaja. Vhodni dokumenti in zadeve morajo biti evidentirani na dan prejema ali najkasneje naslednji delovni dan. Na vseh vhodnih dokumentih mora biti odtisnjena prejemna štampiljka. Evidentiranje dokumentov se izvaja v EDS skladno z internimi navodili. Evidentiranje opravijo delavci GP in strokovni delavci, pri čemer EDS poskrbi za največjo možno stopnjo avtomatizacije procesa (avtomatski zajem metapodatkov in ostalih podatkov o dokumentu). Metapodatki, s katerimi je potrebno evidentirati vhodni dokument v EDS so:

- datum prejema dokumenta;

- datum in čas evidentiranja dokumenta (privzet datum z možnostjo evidentiranja za nazaj – v izjemnih primerih, ko niso uspeli evidentirati vseh prejetih vhodnih dokumentov na dan prejema);

- številka dokumenta, ki nastane po uvrščanju dokumenta v zadevo skladno s klasifikacijskim znakom;

- pošiljatelj;

- kratek opis dokumenta;

- ključne besede (opcijsko) ;

- vrsta dokumenta, (npr.: dopis, pogodba, račun, ipd.);

- zveza z drugim dokumentom (npr.: opravilna številka drugega dokumenta ipd.) ;

- način prispele pošiljke (po kurirju, priporočeno, s povratnico, po faksfaksu ipd.) ;

- oznaka števila prilog in vsebinska označba le-teh oziroma seznam prilog dokumenta;

- signirni znak (znak organizacijske enote zaposlenega), na katerega se dokument signira (uporabnik/končni uporabnik);

- številka zadeve (klasifikacijski znak, zaporedna številka v okviru klasifikacijskega znaka, letnica nastanka zadeve, v katero je dokument uvrščen, lahko tudi številka dokumenta) ;

- rok hranjenje (skladno z klasifikacijskim znakom zadeve v katero je dokument uvrščen);

- mesto hranjenja dokumenta;,

- oznaka stopnje tajnosti (v kolikor obstaja) ;

- status dokumenta;

- rok za naslednjo akcijo (rešitev) ;


- seznam naslovnikov, katerim se dokument posreduje v vednost (pravice vpogleda v dokumentu) ;

- revizijska sled o posegih na dokumentu;

- XML shema v kolikor obstaja;,

- vsebina dokumenta;

- oznaka, da gre za izvod izvirnika ali kopiran original;

- črtna koda;

- oznako, ali je dokument optično zajet v celoti (privzeta vrednost, je da,uporabnik pa lahko izbere ne) ;

- ostali podatki pomembni za postopek.

Glede na vsebino so zajeti in evidentirani dokumenti lahko različn ih vrst: pogodbe, knjigovodske listine, dopisi, ipd. Uporabnik mora imeti možnost določanja in urejanja različnih vrst dokumentov. Posamezni vrsti dokumenta se ob nastavitvah sistema pripiše nabor metapodatkov, s katerimi ob zajemu dokumenta uporabnik dopolni posamezen dokument (npr.: knjigovodska listina, pogodba, dopis, ponudba, potni nalog, bolniški list, ipd.). Metapodatke, ki niso avtomatsko zagotovljeni v EDS, mora obvezno v elektronsko evidenco vpisati delavec v GP ali delavec, ki dobi dokument v reševanje. V primeru napake ob evidentiranju vhodnih dokumentov oz. zadev je delavec, ki je nosilec zadeve dolžan napako odpraviti. Ob vstopu dokumenta v EDS se ugotovi ali se dokument vsebinsko nanaša na že odprto zadevo ali gre za prvi dokument v novi zadevi. Če gre za že obstoječo zadevo, se na entiteto dokumenta zapiše obstoječo številko zadeve oz. klasifikacijski znak, zaporedno številko zadeve, letnico nastanka zadeve, zaporedno številko dokumenta v tej zadevi, signirni znak, število prilog in ostale metapodatke, ki so predvideni za to vrsto dokumenta. Uporabniku mora EDS omogočiti zajem in evidentiranje tako dokumentov v fizični obliki kot elektronskih dokumentov. Zajem dokumentov mora biti enostaven. Ob zajemu podatkov naj se skupaj z dokumenti evidentirajo kot metapodatki tudi nastavitve optičnega zajema. Pregled optično zajetih dokumentov mora omogočati osnovne manipulacije zajetih slik (povečevanje, obračanje slike, pomikanje med listi na naslednjo, na prejšnjo, na prvo, na zadnjo stran, avtomatsko brisanje praznih strani). EDS mora omogočati zajem dokumentov v elektronski obliki iz lokalnega datotečnega sistema ali preko neposredne povezave z e-pošto (neomejeno število predalov). Zajem dokumentov v elektronski obliki naj bo omogočen tudi na način, da se dokument prenese in evidentira z uporabo pripenjanja datotek. Uporabnik mora imeti možnost, da sam dodeljuje pravice branja dokumenta uporabnikom sistema, kadar oceni, da je to potrebno. Zajeti dokument uporabnik lahko posreduje ostalim uporabnikom sistema, ki so preko EDS oziroma njegove integracije z elektronsko pošto obveščeni z linkom na dokument. Zahteve: • Integracija z e-poštnim strežnikom MS Exchange. • Podpora optičnemu zajemu na delovnem mestu, kjer so skenerji, ki podpirajo standardne

ISIS gonilnike. • Enostavno evidentiranje različnih vrst datotek ( Word, Exce l, PDF, e-pošta, DWG, SHP,

……). • Možnost zajema vsebin različnih virov iz oddaljenega mesta. Pričakuje se najmanj optični

zajem in zajem e-pošte iz vseh lokacij družb. • Pregled optično zajetih (skeniranih) dokumentov omogoča osnovne manipulacije nad

zajetimi dokumenti (povečevanje, obračanje slike, pomikanje med listi na naslednjo, na prejšnjo, na prvo, na zadnjo stran, avtomatsko brisanje praznih strani).

• Možnost pripenjanja vsebine dokumenta neposredno iz datotečnega sistema.


1.9.3 Evidentiranje elektronskih vhodnih dokumentov

V elektronski obliki prihajajo pošiljke na uradni elektronski naslov družbe ali v elektronske poštne predale posameznikov. Uradni poštni nabiralniki družb so ločeni od evidenčnega dela informacijskega sistema EDS zaradi možnosti zavračanja neželene pošte. Iz poštnega nabiralnika mora biti možno usmerjanje sporočil v modul za glavno pisarno, kjer se evidentira kot dokument v obstoječo zadevo ali v novo zadevo. Ob tem mora biti omogočeno iskanje po različnih atributih obstoječih zadev in dokumentov (številka zadeve, subjekt, kratek opis, ključne besede, datum, signirni znak,…). Za vhodne dokumente ali podatke vsebinske narave posredovane preko faksa, elektronske pošte ipd. (v nadaljevanju: komunikacijske naprave), vključno z morebiti osebno prejetimi podatki v obliki digitalnega zapisa, mora delavec, ki je prejemnik vhodnega dokumenta tega posredovati v osnovni postopek prejema poštnih pošiljk v GP. V kolikor obstaja zadeva, v katero sodi dokument, mora EDS omogočiti zaposlenemu, da sam na enostaven način uvrsti elektronsko sporočilo kot dokument v zadevo (do katere ima ustrezne pravice). Pri tem mu EDS ponudi vse zadeve, v katere je uvrščanje mogoče, oziroma iskalnik za definiranje izbora zadev.

Ob evidentiranju prejetega sporočila se v EDS prenesejo v ustrezna polja naslednji podatki:

- datum prispetja (pri času tudi minute),

- pošiljatelj,

- naslov sporočila,

- vsebina sporočila,

- priponke (datoteke različnih formatov),

- XML shema (če obstaja).

Vsako sporočilo, ki je preneseno v sistem, mora ohraniti vse priponke in vse, za elektronska sporočila specifične, meta podatke (npr. to/od:, from/za:, cc/kp:, subject/zadeva:, body/telo).

Po prenosu mora biti onemogočeno spreminjanje evidenčnih podatkov. V primeru elektronskega vročanja priporočenih pošiljk – oznaka »R« in priporočenih pošiljk s povratnico – oznaka »AR«, mora sistem omogočati integracijo s sistemi za elektronsko vročanje.

Prav tako mora EDS omogočati preusmeritev elektronskega sporočila v zbirko neevidenčnega gradiva ali pa označitev neželenih sporočil. Zahteve: • Ohranjanje priponk in vsebine. • Ločevanje uradnih poštnih nabiralnikov od evidenčnega dela informacijskega sistema

EDS. • Pretvorba elektronskih sporočil, prispelih po komunikacijskih napravah v oblike, ki so

primerne za dolgoročno hrambo.

1.9.4 Upravljanje z dokumenti Ob evidentiranju v EDS mora biti dokument dopolnjen s podatki revizijske sledi, ki v nadaljevanju omogočajo sledljivost dokumenta do izločitve dokumenta iz evidence. Kot podatke revizijske sledi naročnik razume npr.:

- podatke o uporabniku, ki je dostopal do posamezne verzije dokumenta,


- čas dostopa do dokumenta,

- akcija, ki jo je uporabnik izvedel nad dokumentom.

Dokumenti, nad katerimi mora uporabnik izvajati določene akcije, morajo biti vizualno opazni, npr. označeni s krepko pisavo ali prikazani v posebnih delih pregledov ali posebnih pregledih. Uporabniku mora biti omogočen dostop do vseh verzij dokumenta, ki ga v nekem trenutku ureja. Uporabnik mora imeti možnost dodajanja komentarjev na nivoju dokumenta. Novo verzijo dokumenta naj povzroči vsaka sprememba na dokumentu: tako sprememba vsebine dokumenta kot sprememba njegovih metapodatkov. Uporabniku je dovoljeno, da lahko spreminja samo zadnjo verzijo dokumenta. Predhodne verzije dokumenta lahko le pregleduje in bere. Zaradi zagotavljanja sledljivosti sprememb se k vsaki verziji dokumenta zabeleži datum in podatki o uporabniku – avtorju verzije. Za potrebe upravljanja dokumentov, nad katerimi ima pravice za delo več uporabnikov, mora biti poleg ustreznega dodeljevanja verzij zagotovljeno tudi zaklepanje dokumentov. EDS mora v primeru, ko na dokumentu že dela uporabnik, za vse ostale uporabnike zakleniti / onemogočiti dostop do tega dokumenta in spreminjanje njegove vsebine. EDS mora prikazovati informacijo o uporabniku, ki trenutno ureja dokument. Na ta način se zagotovi, da lahko v določenem trenutku zadnjo verzijo dokumenta spreminja le en uporabnik. Za MS Office dokumente mora EDS omogočiti kreiranje in urejanje vsebine dokumenta neposredno na strežniku, brez uporabe lokalnih kopij. Za kreiranje lastnih / izhodnih dokumentov naj ima uporabnik možnost uporabe predlog. EDS mora omogočati hkratno in zaporedno potrjevanje ter elektronsko podpisovanje dokumentov. EDS mora omogoča vodenje knjige vhodne in izhodne pošte in hraniti formalni dokaz za vso vhodno in izhodno pošto, in sicer ločeno po vrsti odpreme (npr. navadno, R, AR…, tudi po vrstah odpreme, paketi…). EDS mora omogočati pripravo posebnih poročil z naslova vhodno/izhodne pošte (npr. oddajna knjiga, število poštnih pošiljk po mesecih in po podjetjih), iskanje vhodne/izhodne e-pošte za vse e-poštne predale ter prepošiljanje napačno naslovljenih elektronskih sporočil. Več o pregledih in poročilih je napisano v nadaljevanju. O vsakem dokumentu se evidentirajo vsaj naslednji podatki:

- datum dokumenta,

- datum evidentiranja,

- zaporedna številka dokumenta v okviru zadeve (skupaj s številko zadeve tvori številko dokumenta),

- subjekt (pošiljatelja (vhodni), naslovnika (izhodni):ime in priimek fizične osebe oziroma ime pravne osebe ter naslov),

- kratek opis dokumenta,

- vrsta dokumenta,

- signirni znak in opis signirnega znaka,

- številka zadeve (privzeta od zadeve in samo prikazana),

- klasifikacijski znak z opisom (samo prikazan),

- vsebina dokumenta,

- status dokumenta (v pripravi, v potrjevanju, v podpisovanje, v odpremi, odpremljen, objavljen),

- kdo, kdaj in kaj je spreminjal. in opcijsko še naslednje podatke:

- referenčna številka (zveza, sklic na številko vhodnega dokumenta),

- vrsta oziroma načinu prispetja/pošiljanja,

- oznaka stopnje tajnosti (v kolikor obstaja),

- ključne besede,


- priloge,

- rok hranjenja,

- mesto hranjenja,

- črtna koda,

- XML shema,

- v vednost,

- vročiti,

- oznaka kopije ali originala kopiranega dokumenta,

- rok za naslednjo akcijo,

- podpisnik,

- pripravljalec dokumenta,

- opombe. Poleg standardnih metapodatkov mora sistem omogočati tudi konfiguracijo dodatnih metapodatkov, ki je vezana na vrsto dokumenta. EDS omogočati pretvorbo dokumentov v ustrezne formate po ETZ ne samo pri optičnem zajemu (skeniranju) ampak v kateri koli točki procesa. Tako mora omogočati pretvorbo vseh formatov dokumentov, ki bodo nastali v procesih dela z dokumenti, v formate za dolgoročno hrambo, skladne z ETZ. Zahteve: • Evidentiranje dokumentov skladno z vsebinskimi zahtevami in postopki dela naročnika. • Vodenje oddajne knjige. • Vsaka sprememba dokumenta ali njegovih metapodatkov se odraža v novi verziji

dokumenta. • Predhodne verzije so na voljo samo za branje. • Možnost uporabe predlog dokumentov in integracija z MS Office. • Omogočeno mora biti zaporedno in hkratno potrjevanje dokumentov z obveščanjem o

naslednjih korakih (nalogah). • Omogočeno mora biti elektronsko podpisovanje dokumentov. • Vodenje revizijske sledi na dokumentu • Pretvorba dokumentov v formate za dolgoročno hrambo v katerikoli točki procesa.

1.9.5 Evidentiranje in upravljanje zadev En ali več dokumentov, ki se nanašajo na isti poslovni dogodek ali povezane poslovne dogodke, sestavljajo tako imenovano zadevo. Osnova za razvrščanje gradiva je enotni načrt klasifikacijskih znakov. Klasificiranje zadev poteka sproti ob prejetju ali pripravi dokumentov in ustvarjanju zadev. Zadeve, ki nastanejo pri delu v družbi, morajo biti vselej popolne. Iz zadev ni dovoljeno vzeti nobenega dokumenta in ga komur koli izročiti. EDS mora nuditi podporo skupnemu klasifikacijskemu in več signirnim načrtom, ki jih bo uporabljal naročnik. Ob prepošiljanju dokumentov med družbami mora biti omogočen prenos že zavedenih skupnih metapodatkov. Vsaka družba bo imela lastno številčenje dokumentov in zadev. Če nastanejo naloge in z njimi povezane zadeve v družbi, mora delavec NOE na začetku opravljanja naloge odpreti novo zadevo in jo nemudoma evidentirati. Prepovedano je interno oblikovanje zadev in dokumentov v smislu kreiranja novih oznak zadeve oziroma oznak dokumentarnega oziroma arhiskega gradiva, ki ne bi izhajale iz skupnega načrta klasifikacijskih znakov družbe. Splošne in organizacijske akte družbe, v skladu s klasifikacijskim načrtom, evidentira delavec v NOE, kjer se je akt pripravil. Sistem mora podpirati upravljanje zadev. Uporabnik s pooblastili mora imeti možnost


kreiranja zadeve, klasificiranja zadeve, uvrščanja dokumentov v zadevo, zaključevanja zadeve in ponovne reaktivacije zadeve. Vsako zadevo naj bo možno signirati in presignirati. Dokumenti v zaključenih zadevah so lahko dostopni samo za branje (»read-only«). Zaključene zadeve se hranijo skladno z določenim rokom hranjenja. Uporabnik mora imeti možnost, da za vsako zadevo določi rok hranjenje skladno s klasifikacijskim načrtom naročnika. V zadevo se lahko uvrstijo vhodni, izhodni ali lastni dokumenti. Vsak dokument znotraj zadeve naj ima svojo zaporedno številko sestavljeno s klasifikacijskega znaka, zaporedne številke zadeve ter letnice nastanka zadeve in zaporedne številke dokumenta v zadevi. Dokumente naj bo možno tudi enostavno premikati med zadevami, vendar mora ostati zapis v dokumentu in uradni zaznamek (opomba), da je dokument prestavljen ali storno. Omogočeno naj bo združevanje in razdruževanje zadev. Lastni in izhodni dokumenti se lahko kreirajo s pomočjo predlog, kar poveča učinkovitost ter izboljša skladnost oblike dokumentov. Zadeva je evidentirana z naslednjimi podatki:

- številka zadeve, ki se izračuna glede na izbrani klasifikacijski znak (zaporedna številka zadeve za to klasifikacijo v okviru tekočega leta z vodilno dogovorjeno oznako družbe);

- klasifikacijski znak in opis (samo prikazano);

- datum odprtja zadeve (privzet, možno spreminjanje nazaj);

- signirni znak;

- opis zadeve;

- subjekt ali tema zadeve (pri subjektu tudi naslov);

- povezave (zveza);

- stanje zadeve – pisarniška odredba;

- oznaka stopnje tajnosti (v kolikor obstaja);

- rok hranjenja (prenesen iz klasifikacijskega načrta);

- rok za rešitev;

- rok za naslednjo akcijo;

- mesto hranjenja;

- v vednost;

- ključne besede;

- zahteva za elektronsko obveščanje o spremembi statusa zadeve;

- oznaka vrste postopka in stopnje zahtevnosti (samo pri ZUP zadevah);

- tip zadeve (elektronska, fizična, kombinirana);

- opombe;

- revizijska sled (kdo, kdaj in kaj je spreminjal, bral..).

Poleg standardnih metapodatkov mora sistem omogočati tudi konfiguracijo dodatnih metapodatkov, ki je vezana na vrsto postopka. Zahteve: • Podpora skupnemu načrtu klasifikacijskih znakov in več signirnim načrtom, ki jih bo

uporabljal naročnik; ob prepošiljanju dokumentov med družbami mora biti omogočen prenos že zavedenih metapodatkov.

• Podpora delu z zadevami. • Uporabnik lahko kreira novo zadevo. Vsaka zadeva ima svojo številko glede na

klasifikacijski znak. • Vsaka zadeva ima nosilca, ki je odgovoren za zadevo in dodatne pooblaščene avtorje in

bralce. • Vsako zadevo je mogoče signirati in presignirati. • Uporabnik lahko uvrsti dokument v ustrezno zadevo. • Vsak dokument v zadevi ima svojo zaporedno številko. • Dokumente je mogoče premikati v druge zadeve pri čemer mora v zadevi ostati zapis o

dokumentu in informacija o lokaciji prestavitve. • Zadeve je mogoče združevati in razdruževati. • Možnost konfiguracije dodatnih metapodatkov vezanih na vrsto postopka.


1.9.6 Klasificiranje zadev Pri novih zadevah mora delavec GP na osnovi vsebinske tematike vhodnega dokumenta določiti klasifikacijski znak. Vsakemu dokumentu v EDS se dodeli unikatna identifikacijska oznaka znotraj sistema EDS skladno z zaporedno številko zadeve, v katero je uvrščen dokument. Vsi strokovni delavci so dolžni poznati vse klasifikacijske znake, ki jih uporabljajo pri svojem delu. Poznavanje jim omogoča učinkovitejše delo, da lahko posamezno zadevo klasificirajo, torej razvrstijo po vsebini. Klasifikacija dokumentov se opravlja v EDS. Ob klasifikaciji se obvezno določi tudi rok hranjenja vsakega dokumenta. Avtomatsko se privzame roke hranjenja iz načrta klasifikacijskih znakov. Rok hranjenja je mogoče podaljšati, nikakor pa ne skrajšati. Klasificiranje prvega dokumenta v zadevi je odločilno za klasifikacijo celotne zadeve. Vsi dokumenti v zadevi morajo biti označeni z enakim klasifikacijskim znakom. Za razlikovanje posameznih zadev, ki imajo enak klasifikacijski znak, se vodi tudi zaporedno številko zadeve v okviru posameznega klasifikacijskega znaka in letnico nastanka zadeve. Zaporedno številko ob evidentiranju prvega dokumenta zadeve določi EDS . Vsak dokument se v EDS hrani samo enkrat, lahko pa se ga uvrsti (kopira) v več zadev (link/povezava na dokument). Zaporedna številka zadeve se izračuna glede na izbrani klasifikacijski znak: zaporedna številka zadeve v tekočem letu za klasifikacijski znak in družbo. Številka zadeve mora vsebovati biti tudi oznako družbe. Zahteve: • Avtomatski prevzem roka hranjenja iz načrta klasifikacijskih znakov. • Ločeno številčenje zadev in dokumentov po družbah. • Avtomatsko številčenje zadev in dokumentov v zadevah.

1.9.7 Signiranje in izročanje v reševanje Dodeljevanje gradiva v reševanje pristojnemu strokovnemu delavcu poteka preko načrta signirnih znakov. Zadevi oz. dokumentu v EDS se dodeli signirni znak in označi stanje, tako da je vsak trenutek znano, v kakšnem stanju se le-ta nahaja in kdo je za zadevo oz. dokument odgovoren. Ta postopek se imenuje signiranje. Ob prenosu odgovornosti (reševanja zadeve) na drugega pristojnega oz. strokovnega delavca se spremeni nosilec zadeve. EDS mora omogočati spreminjanje nosilca zadeve. Ta postopek se imenuje presigniranje. Vsi vpogledi v in spremembe na zadevi/dokumentu so razvidni iz revizijske sledi, ki jo vodi EDS in je ni moč spreminjati. Uporabnik je delavec, ki je s signirnim načrtom določen, da lahko prispel i dokument v elektronski evidenci in dokument v fizični obliki dosignira drugemu delavcu, ki je končni uporabnik. Končni uporabnik je delavec, ki po signirnem načrtu ne more prispelega dokumenta v elektronski evidenci in dokumenta v fizični obliki dodeliti nikomur in je prejel dokument v obdelavo oziroma reševanje, lahko pa dokument v primeru napačnega signiranja vrne delavcu, ki je dokument signiral oziroma v GP. Uporabnik, ki dokument dosignira oziroma dodeli v nadaljnji postopek, v elektronski evidenci dopolni metapodatke z navedbo končnega uporabnika oziroma dosignira dokument končnemu uporabniku v obdelavo, in sicer v EDS in v fizični obliki na dokument. V družbi dodeljuje zadeve v reševanje vodja NOE, ki na vsak vhodni dokument, pisno, z ustrezno označbo in signirnega znaka vzetega iz signirnega načrta, izvede popolno signiranje


(določi končnega uporabnika) oziroma nepopolno signiranje (določi notranjo organizacijsko enoto) ter s tem dodeli dokument oziroma zadevo v reševanje. V primeru daljše odsotnosti delavca, ki je nosilec zadeve (npr. daljša odsotnost zaradi bolezni, porodniški dopust) mora vodja NOE presignirati zadeve v reševanje drugemu delavcu. V primeru odhoda delavca, ki je nosilec zadeve, na drugo delovno mesto ali v primeru prekinitve delovnega razmerja oziroma druge daljše odsotnosti, vodja NOE nedokončane zadeve presignira (dodeli) drugemu delavcu. Na novo prispeli dokumenti, ki so evidentirani in vloženi v ustrezne zadeve, se izročijo v nadaljnjo obdelavo pristojni NOE, na katero so signirnani. Če je reševanje posameznih zadev nujno, se prispeli dokumenti prednostno evidentirajo in takoj izročijo v delo. Delavec, ki je prejel zadevo v reševanje kot nujno, mora o tem obvestiti nadrejene po h ierarhiji in poskrbeti, da je dokument na področju obdelave v družbi evidentiran skladno z določbami tega pravilnika. Uporabnik ali končni uporabnik mora pregledati prispelo pošto v elektronski evidenci in jo v primeru, da ne spada v njegovo delovno področje ali v primeru, da se elektronska slika ne ujema z dokumentom v fizični obliki, vrniti tistemu, ki mu je pošto signiral, po elektronski poti in v fizični obliki v ponovno razporeditev. Zahteve: • Uporaba enega signirnega načrta za vsako družbo. • Uporabnik je lahko uporabnik v več signirnih načrtih. • Možnost presigniranja in dosigniranja. • Razlikovanje med uporabnikom in končnim uporabnikom .

1.9.8 Delo z dosjeji EDS mora omogočiti izdelavo in vodenje dosjejev. Dosje lahko vsebuje tako posamezne dokumente kot tudi cele zadeve. Virtualni dosje lahko kreira vsak delavec z ustrezno vlogo. Ta mora imeti možnost uvrščanja zadev in dokumentov v dosje, združevanja in zaključevanja dosjejev. Pregleduje lahko vse dokumente in zadeve v dosjeju. Dosje je evidentiran z naslednjimi podatki:

- številka dosjeja;

- nosilec dosjeja;

- datum odprtja dosjeja;

- klasifikacijski znak;

- signirni znak, dosje odprl;

- opis dosjeja;

- subjekt ali tema dosjeja (pri subjektu tudi naslov) ;

- povezava (zveza) ;

- oznaka stopnje tajnosti (v kolikor obstaja) ;

- rok hranjenja (prenesen iz načrta klasifikacijskih znakov) ;

- rok za rešitev;

- rok za naslednjo akcijo;

- mesto hranjenja;

- v vednost;

- ključne besede;

- zahteva za elektronsko obveščanje o spremembi statusa dosjeja;

- oznaka vrste postopka in stopnje zahtevnosti; (samo pri ZUP zadevah) ;

- tip dosjeja (elektronski, fizičen, kombiniran) ;

- opombe;

- revizijska sled (kdo, kdaj in kaj je spreminjal, bral..) ;

- ključne besede;

- stanje dosjeja - pisarniška odredba,


- in ostale metapodatke glede na vrsto postopka Zahteve: • Vsak uporabnik z ustrezno vlogo lahko kreira dosje. • Vsak dosje mora imeti nosilca. • Uporabnik z ustrezno vlogo lahko v dosje uvršča dokumente oz. zadeve. • Uporabnik lahko pregleduje seznam vseh dokumentov in zadev v dosjeju. • Dosje je mogoče združevati in razdruževati. • Dosje je mogoče zaključiti.

1.9.9 Reševanje zadev in pisarniške odredbe zadeve Pri poslovanju z zadevami se v EDS uporabljajo pisarniške odredbe, ki se vnašajo v evidenco z določenimi oznakami. Pisarniške odredbe oziroma stanja, ki se uporabljajo pri delu z zadevami so:

- v reševanju,

- v rokovniku,

- rešena,

- storno.

Za posamezne vrste postopka se lahko določijo tudi druge odredbe ali stanja. S pisarniško odredbo »REŠENA« nosilec zadeve zaključi zadevo. To pomeni, da so obveznosti iz odločbe v celoti izvršene, vključno z izterjavo stroškov postopka. Zadeva mora biti popolna, izdelan mora biti popis zadeve, dokumenti v zadevi morajo biti zloženi skladno s popisom zadeve. S tem dejanjem preide zadeva v tekočo zbirko dokumentarnega gradiva, ki se praviloma vodi do dveh let.

Obvezni podatki o stanju zadeve:

- vrsta odredbe/akcije;

- datum odredbe;

- datum do katerega velja odredba (na primer za rokovnik). Stanje zadeve se lahko menja glede na akcijo uporabnika ali pa je lahko izvedeno samodejno skladno z nastavitvijo postopkov (primer: ob odpremi pogodbe se spremni stanje zadeve v rešeno). Pri stanju zadeve »v rokovniku« mora biti omogočeno nastaviti datum, do katerega je zadeva v rokovniku. Rok mora biti možno določiti tako na zadevah kot dokumentih. O poteku roka informacijski sistem samodejno obvesti uporabnika. Rokovnik mora omogočati:

- spremljanje poteka roka zadevam v rokovniku;

- spremljanje roka za naslednjo akcijo na zadevah;

- spremljanje roka za naslednjo akcijo na dokumentih;

- spremljanje roka za rešitev zadeve.

EDS mora opozarjati na bližanje izteka roka (obvestilo v okviru) nekaj dni prej (nastavljivo). Uporabnik mora imeti možnost, da v primeru odsotnosti določi, da namesto njega obvestilo o poteku roka dobi kdo drug.

Zahteve: • Uporaba pisarniških odredb. • Možnost samodejnega in ročnega spreminjanja stanja zadeve. • Določanje roka na zadevah in dokumentih. • Obveščanje o poteku roka.


1.9.10 Izhodni in lastni dokumenti

Delavec, ki je nosilec zadeve izdela izhodni dokument skladno z obliko dokumentov za splošno poslovanje, pri evidentiranju dokumenta pa izbere ustrezno vrsto obrazca glede na postopke dela. Pri vnosu vsebine dokumenta izdela dokument na osnovi predloge, obrazca, ki ga z urejevalnikom teksta popravi, dopolni, pripne ali uvozi dokument, ki je bil izdelan z drugim programom. Izhodne dokumente evidentira v aplikaciji tisti delavec oziroma nosilec zadeve, ki je dokument izdelal. Delavec, ki je nosilec zadeve in zadevo rešuje, mora poskrbeti, da je dokument evidentiran in vložen v zadevo v fizični obliki. Delavec, ki pripravi izhodni dokument, v elektronski evidenci dokument uvrsti v skladu s klasifikacijskim načrtom in sicer v zadevo, če ta obstaja, v nasprotnem primeru pa odpre novo zadevo (v kolikor ima to pooblastilo, v nasproten primeru pa za to zaprosi GP) ter na ta način pridobi identifikacijsko številko zadeve, katero vpiše na izhodni dokument. Vsak dokument mora imeti svojo identifikacijsko številko zadeve. V kolikor se pošilja izhodni dokument z isto vsebino na več naslovov, se evidentira pod eno identifikacijsko številko zadeve in se zavede vse prejemnike ter način odprem, ki je lahko različen glede na način komuniciranja z naslovnikom. Dokument, ki je nastal pri delu in bo odposlan naslovniku (v nadaljevanju: izhodni dokument) evidentira delavec, ki zadevo rešuje. Metapodatki, s katerimi je potrebno opremiti izhodni dokument ob vnosu v elektronsko evidenco, so:

- datum dokumenta;

- številka dokumenta;

- prejemnik oziroma prejemniki in za vsakega prejemnika način odpreme odredba o načinu odprave (po kurirju, priporočeno, s povratnico, po faksu ipd.);

- signirni znak;

- vrsta dokumenta;

- zveza z drugim dokumentom (opravilna številka drugega dokumenta) ;

- oznaka števila izvodov izhodnega dokumenta;

- oznaka stopnje tajnosti (v kolikor obstaja);

- število prilog;

- mesto hranjenja (tajništvo NOE oziroma ime in priimek zaposlenega);

- črtna koda ( ki naj se izračuna in iztiska na dokument za kasnejše samodejno uparjanje skeniranega dokumenta);

- ostali podatki, ki so pomembni za postopek. Poleg standardnih metapodatkov mora sistem omogočati tudi konfiguracijo dodatnih metapodatkov, ki je vezana na vrsto dokumenta. Metapodatke, ki niso avtomatsko zagotovljeni v elektronski evidenci, mora obvezno v elektronsko evidenco vpisati delavec, ki zadevo rešuje. Če delavec ne evidentira izhodnega dokumenta sam, mora preko GP poskrbeti, da bo evidentiran in opremljen s pravilnimi evidenčnimi podatki ter podana prava zahteva za odpremo dokumenta. Oblika dokumentov družbe (znak družbe, glava dokumenta, barve, vrsta, format papirja, oblika in velikost črk itd.) mora biti v skladu z določeno grafično podobo družbe. Pri izdelavi dokumentov morajo delavci uporabljati samo standardne formate listnega a li neskončnega papirja. Izjemoma, največ v primerih potrebe tehnične, tehnološke, projektne, tržne in druge podobne dokumentacije, so lahko dokumenti tudi v obliki nestandardnih formatov. V poslovanju in komuniciranju družbe z zunanjimi javnostmi (podjetja, lokalna in državna


uprava, mediji itd.) in notranjo javnostjo (posamezne NOE, delavci, sindikat itd.) mora oblika dokumenta vsebovati obvezne sestavne dele, kateri so:

glava dokumenta;

oznaka dokumenta;

datum dokumenta;

naziv in naslov prejemnika;

besedilo;

žig družbe;

podpis pooblaščene osebe. Izhodni dokument delavec pripravi v pravilno naslovljenih kuvertah oz. ovojnicah s priloženim arhivskim izvodom, ter opremi z ustreznimi odredbami:

katerim prejemnikom je potrebno dokument poslati (ime in priimek fizičnih oseb oziroma nazivi pravnih oseb, naslovi: ulica in hišna številka ter poštna številka kraja in kraj),

katere priloge se pošiljajo (navedba prilog ali sklic »priloge kot v tekstu«),

morebitne stopnje zaupnosti (»osebno«, »osebno v roke«, »tajno« ipd.) in

kako naj se odpošlje (po kurirju, priporočeno z oznako »R«, priporočeno s povratnico z oznako »AR«, priporočeno po ZUP, ZPP, ZKP, paket, hitra pošta, ipd.) ;

zveza ali povezava, število prilog, opomba (po potrebi);

zadeva (identifikacijska številka zadeve). Izhodni dokument delavec natisne in poskrbi za podpis v takšnem številu izvodov, kot je to potrebno za odpremo dokumenta vsem prejemnikom ter dodatno najmanj en izvod za arhiv (po potrebi). Vse natisnjene izhodne dokumente delavec posreduje v tajništvo NOE oziroma delavcu določenemu za odpremljanje v nadaljnji postopek. Zahteve: • Izhodne dokumente evidentira v aplikaciji tisti delavec oziroma nosilec zadeve, ki je

dokument izdelal. • Izdelava dokumentov na osnovi vnaprej pripravljenih predlog.

1.9.10.1 Odprema izhodnih dokumentov S pripravo in evidentiranjem novo nastalega dokumenta strokovni delavci v EDS zavedejo tudi način pošiljanja in izročanja dokumenta; priprava za odpošiljanje in odprema dokumenta pa se izvede v GP. V vnaprej določenih primerih se lahko hkrati zavede tudi zaključitev zadeve (večinoma velja za izdajo odločb in sklepov). Podatek je vezan na vrsto dokumenta v EDS, parameter o rešitvi zadeve pa zaveden v šifrantu vrste dokumentov. Delavec, ki je pripravil izhodni dokument, mora pripraviti v informacijskem sistemu tudi ustrezno zahtevo za odpremo oziroma določiti način odpreme in naslovnike ter natisniti dokumente. Natisnjene dokumente podpiše oziroma poskrbi za njihove podpise ter poskrbi, da se podpisani dokumenti optično zajamejo v informacijski sistem. EDS mora omogočiti tudi elektronski podpis dokumentov in prevedbo dokumenta v formate skladne z zahtevami ETZ za dolgoročno hrambo. Izpisi naslovov in oznak na kuverte oziroma ovojnice naj bo možen s pomočjo predlog v EDS. Kjer je potreben izpis naslova družbe je možno uporabiti tudi žig podjetja, vendar mora biti čitljiv in vsebovati kompleten naslov. Delavec, ki je pripravil dokumente poskrbi, da so ustrezno evidentirani, natiskani, podpisani, skenirani in

ovojnice opremi z naslovnikom oziroma naslovniki,

ovojnice označi z ustreznimi odredbami,

dokumente v zaprtih in označenih ovojnicah dostavi v GP.


Za izbiro načina pošiljanja oziroma vročitve poštne pošiljke ter pripravo ovojnice oziroma kuverte za oddajo, je odgovoren vsak delavec sam, kakor tudi za nabavo kuvert oziroma ovojnic in embalaže v kateri se pošta odpremlja v kolikor znotraj organizacijske enote ni dogovorjeno drugače. Odprema pošte je organizirana tako, da so vse poštne pošiljke odpremljene še isti dan, ko so bile pripravljene za odpremo. Izhodni dokument v EDS se evidentira in pripravi za odpremo (glede na način odpreme je lahko v fizični obliki ali pa v e-obliki). Če je potrebno osebno vročanje se dokument pripravi za osebno vročanje, če je potrebno e-vročanje pa se posreduje v varen elektronski predal. Navadne pošiljke (odprema v fizični obliki), ki ne zahtevajo posebne obravnave, se oddajo poštnemu podjetju z oddajnico oziroma poštno knjigo za navadno pošto, iz katere je razvidna količina le-teh. Priporočene oz. vrednostne pošiljke (odprema v fizični obliki), ki se pošiljajo preko poštnega podjetja, se vpisujejo v oddajne knjige za priporočene pošiljke na katerih je razviden naslovnik, vrsta odpreme in veza. Pošiljke, ki pa se oddajajo po kurirjih ali hitri pošti, se ne vpisujejo v poštne knjige. Posebne odredbe so:

Navadno/NUJNO: Navadna pošta z oznako NUJNO je pošta, ki ima dospetje v enem dnevu in se odda v zaprti kuverti s točnim naslovom prejemnika ter mora imeti v levem spodnjem kotu oznako NAVADNO/NUJNO. Priporočene pošiljke – oznaka »R«: Za priporočene pošiljke, ki se vpišejo v seznam Oddanih priporočenih pošiljk je potrebno oddati z opremljeno kuverto na kateri je v spodnjem levem kotu oznaka R, kar pomeni, da je za pošiljko možna sledljivost in dobimo povratno informacijo, pod katero številko je pošta vodena. Priporočene pošiljke s povratnico – oznaka »AR«: Za priporočene pošiljke, ki se vpišejo v seznam Oddanih priporočenih pošiljk je potrebno oddati z opremljeno kuverto na kateri je v spodnjem levem kotu oznaka AR in na zadnji strani kuverte pritrjen izpolnjen obrazec (POVRATNICA-obvestilo o vročitvi/izplačilu/vpisu CN 07) kar pomeni, da je za pošiljko možna sledljivost in se lahko pridobi povratno informacijo, pod katero številko je pošta vodena in nazaj vrnjen obrazec s podpisom prejemnika. Da bo vrnjen podpisan obrazec oz. povratnico prejel pravi pošiljatelj, je potrebno pod naslov pošiljatelja napisati številko izhodne pošte oz. dogovorjeno interno oznako. Povratnice lahko dobi pošiljatelj v SP. V kolikor potrebuje večje količine, jih mora prej naročiti. Priporočene pošiljke za osebno vročanje po ZUP, ZPP in ZKP: Te pošiljke je potrebno oddati v posebnih kuvertah, ki so namenjene za tak način pošiljanja oz. vročanja. Pravilno izpolnjene in zaprte kuverte dostavljene v GP morajo imeti tudi številko izhodne pošte vpisano na kuverti pod ŠIFRA, v kolikor ni ta prostor namenjen za druge uradne zaznamke.

Paketne pošiljke: Poleg večjih pošiljk oz. paketov sem sodijo tudi vse pisemske pošiljke, ki

imajo težo nad 2 kg. Navadne paketne pošiljke se oddajajo preko posebnih storitev z ustreznimi obrazci, ki jih pošiljatelj prejme v GP in jih izpolni po priloženem vzorcu, ter jih odda skupaj z zaprtim in z naslovom opremljenim paketom, na katerega se prilepi tudi njihov obrazec s številko paketa po kateri se lahko zagotovi sledljivost pošiljke. Hitra pošta: Za nujne pošiljke poslane ločeno od redne pošte je možna oddaja pošte preko pogodbenih partnerjev.

V primeru elektronskega vročanja priporočenih pošiljk – oznaka »R« in priporočenih pošiljk s povratnico – oznaka »AR«, mora sistem omogočati integracijo s sistemi za elektronsko vročanje.


V kolikor se pošta v JHL oddaja v imenu JP, mora biti v levem zgornjem kotu kuverte oziroma ovojnice navedena kratica JP, in sicer: JPE, VOK, LPP, SNG, TOL, LPT ali ZAL. Pošta, ki se pošilja v JP ali JHL se oddaja v GP za odpremo po kurirjih in mora biti opremljena tako, da je na dopisih ali kuvertah vidna številka dokumenta oziroma zadeve. Do vzpostavitve elektronske hrambe dokumentov se en izvod izhodnega dokumenta arhivira v tajništvu NOE ali pri delavcu, ki je izhodni dokument pripravil. Dokumente in priloge družbe, ki se pošiljajo po komunikacijskih napravah, oddajajo za to pooblaščeni delavci sami. Prevzem pošiljk se potrjuje pri faksu s samodejnim izpisom poročila o uspešni oddaji. Potrjevanje prevzema pošiljk z drugimi komunikacijskimi napravami poteka po dogovoru s pooblaščenim delavcem na sprejemni strani. Zahteve: • Podpora elektronskemu podpisu izhodnih dokumentov. • Podpora uporabi predlog za kuverte in ovojnice. • Evidentiranje načina odpreme in posebnih odredb v EDS. • Evidentiranje odpreme za JP-je. • Vodenje oddajnih knjig z možnostjo sortiranja in tiskanja količinsko in posamezno po: datumu,

prejemnikih oz. naslovnikih, načinu odpreme in JP-jih.

1.9.11 Lastni dokumenti

Lastni dokument je izviren ali reproduciran zapis, ki je nastal pri delu družbe in je pomemben za njeno poslovanje ter ga družba ni odposlala drugemu naslovniku. Z vidika EDS je lastni dokument po funkcionalnostih identičen izhodnemu, le da nima odpreme. Zahteve: • Podpora evidentiranju lastnih dokumentov.

1.9.12 Pošta prejeta v GP JHL od JP ali obratno Račun posredovan v JHL za JP (predhodno zavedeni že na JP), se v elektronski obliki ne zavede ampak le pregleda, sortira in odloži v predalčnik določen za pristojno NOE. V koliko nima evidenčne kode JP, se ga zavrne ter pošlje v evidentiranje nazaj na JP. Že evidentirano in s črtno kodo opremljeno pošiljko delavec v GP pregleda, sortira, opremi z žigom prejema in signira v elektronski evidenci ter posreduje v reševanje delavcu NOE. Pošiljka prejeta s strani družbe se lahko vrača nazaj ali pre-pošilja tudi drugi družbi z isto črtno kodo po postopku, ki ga omogoča elektronska evidenca dokumentov pri čemer mora biti omogočen prenos vseh metapodatkov že zavedenih v družbi. EDS mora omogočati izmenjavo dokumentov med družbami v smislu, da je evidentiranje dokumenta ali zadeve avtomatizirano do te mere, da sistem sam, v primeru dokumenta, ki ga prepošiljamo med družbami, ob uvrščanju dokumenta v zadevo druge družbe, obstoječo številko dokumenta prepiše v ustrezno polje povezav (referenčna številka), določi dokumentu novo zaporedno številko dokumenta v novo uvrščeno zadevo ter ohrani vrednosti vseh ostalih polj. V primeru prenosa zadeve med družbami pa ohrani vrednosti vseh polj ter preštevilči zadevo in vse dokumente v zadevi. Dokument prevzame signirni znak zadeve v katero je uvrščen, zadevo pa je potrebno signirati. Zahteve: • Podpora avtomatskemu vnosu in prenosu metapodatkov ob prepošiljanju dokumentov in

zadev med družbami.


1.9.13 Kopiranje dokumentov Posamezne dokumente je dovoljeno kopirati in kopije izročati upravičenim osebam. Kopije dokumentov je treba označiti z besedo »kopija«. Na kopije ni dovoljeno zapisovati rešitev zadeve, sporočil strankam, razen v primerih, ko je delo z več kopijami usklajeno. Če se iz izvirnika dokumenta izdela več kopij, je treba v zadevi zapisati, kdaj in koliko kopij je bilo izdelanih ter komu so bile poslane ali vročene. V EDS se kopije dokumentov izvedejo tako, da se v originalni zadevi na dokument zapiše, da je bil kopiran, hkrati pa se pripravi nova verzija dokumenta, ki se ga uvrsti v drugo zadevo (na dokumenti, ki dobi novo številko) se označi, da gre za kopijo, hkrati pa je na dokumentu povezava (link) do originalnega dokumenta. Na originalnem dokumentu pa se vpiše link do kopije. Zahteve: • Evidentiranje kopij dokumenta. • Evidentiranje pošiljanja in izročanja kopij dokumenta.

1.9.14 Stopnje in označevanje zaupnosti zadev in dokumentov

Dokumenti, njihove priloge, zadeve v papirni obliki ali v evidenci se lahko označujejo s stopnjo zaupnosti. Zadeve, ki niso zaupne, se ne označujejo. Če je zaupnost vezana na določen rok, ki je na dokumentu, prilogi ali zadevi tudi označen, se zaupnost po določenem času umakne in označbe o zaupnosti se izbrišejo. Označbe zaupnosti se zapišejo v zgornji desni kot dokumenta in na ovoj zadeve z velikimi črkami.

Stopnje zaupnosti so:

- INTERNO Dokumenti, označeni s to stopnjo, so lahko dostopni samo delavcem NOE, ki je dokument izdala in nadrejenim delavcem;

- ZAUPNO Dokumenti označeni s to stopnjo, so lahko dostopni samo vodjem NOE in nadrejenim delavcem;

- POSLOVNA SKRIVNOST Dokumenti označeni s to stopnjo, so lahko dostopni samo direktorju družbe oziroma pooblaščenim delavcem.

Stopnjo zaupnosti in rok zaupnosti za dokument, ki je bil izdan v družbi, predlaga vodja NOE, v kateri se je dokument pripravil. Dostop do dokumentov in/ali zadev, ki so označeni s stopnjo zaupnosti dovoli direktor družbe, in sicer s posebnim pooblastilom, ki se odraža v signirnem načrtu in smiselno uporablja za dostop do dokumentov v varnostni shemi. V EDS je na dokumentu označena stopnja tajnosti, hkrati pa mora biti omogočeno, ob označitvi tajnosti določiti, ali s tem postane tajna celotna zadeva ali le dokument v njej. Do dokumentov in zadev z oznako stopnje tajnosti imajo dostop le zaposleni, ki imajo pooblastila do dokumentov / zadev te stopnje. Zahteve: • Podpora označbe tajnosti in roka tajnosti na dokumentu in na zadevi .

1.9.15 Postopki ob napačnem vnosu Če se delavec, ki vodi evidenco o zadevah in dokumentih, pri vpisovanju zmoti (napačen datum prejema ali odpreme dokumenta, napačno zapisan rok, pomota pri navedbi subjekta in


njegovega naslova, napačno zapisana vsebina, to je ožja identifikacija zadeve ipd.) pri vnosu v EDS, lahko očitno napako popravi na svojo pobudo. Za napake in pomote se ne štejejo tisti napačni vpisi, ki jih je delavec opazil prej, preden je vpis prenesel na nosilec podatkov. Take napake odpravlja sproti ali pa začne vpis znova. Šifra zadeve, ki je že vnesena v EDS, se v nobenem primeru ne sme popraviti ali spremeniti. Če je zadeva že napačno evidentirana in ima določeno številke zadeve, je treba vpis v EDS razveljaviti s pisarniško odredbo STORNO. To pomeni, da pri tej zadevi tehnično ni možen noben vpis več, zadeva pa ni izbrisana iz EDS: Če je delavec GP razveljavil zadevo, ki je ni bilo treba razveljaviti (napaka pri razveljavitvi), jo lahko ponovno aktivira. Zahteve: • Podpora razveljavitvi in ponovnem aktiviranju razveljavljene zadeve.

1.9.16 Rok hranjenja Zadeve se označijo z rokom hranjenja takoj, ko se odprejo, v skladu z določbami klasifikacijskega načrta ter v skladu z drugimi normativnimi predpisi, ki zahtevajo trajno hranjenja arhiva. Če se kasneje izkaže, da gradivo, ki je bilo označeno kot arhivsko A in/ali trajno T, nima te lastnosti, se označba v evidenci in na ovitku popravi. Označbe se popravijo ob rešitvi zadeve ali jih kasneje popravi arhivar. Če je za posamezne vrste gradiva s splošnimi predpisi in/ali s klasifikacijo, določen rok hranjenja, se ta rok zapiše v evidenci zadev in s pomočjo EDS natisne na ovoj zadeve, kamor se zapišejo še podatki o nosilcu in naslovu zadeve. Ko se zadeva zaključi, mora biti popolna, izdelan mora biti popis zadeve, ki se vloži kot prvi dokument v zadevo. Vsi dokumenti v zadevi morajo biti zloženi skladno s popisom zadeve. EDS mora omogočiti izpis popisa zadeve. Ko je zadeva rešena, se izračuna rok hranjenja zadeve (v nadaljevanju: rok), in sicer tako, da se čas od dneva rešitve zadeve do zadnjega dne v letu, v katerem je bila zadeva rešena, izpusti. Tako začne rok teči vselej od 1. januarja naslednjega leta. Na podlagi zapisanega roka v evidenci se izračuna najbližje leto, ko je zadevo dovoljeno izločiti iz zbirke in uničiti. Po izračunu se v desni spodnji kot ovitka zadeve zapiše leto, v katerem se sme zadeva izločiti in uničiti, nato se arhivira. Zahteve: • Izdelava popisa zadeve in izračun roka hranjenja iz aplikacije. • Prevzem roka hranjenja iz klasifikacijskega načrta.

1.9.17 Zbirke dokumentarnega gradiva Rešena zadeva preide iz zbirke nerešenih zadev (aktivna zbirka) v tekočo zbirko dokumentarnega gradiva, ki se praviloma vodi do dveh let. Gradivo mora biti pred tem pregledano in urejeno Ob predaji gradiva iz tekoče v stalno zbirko dokumentarnega gradiva se upošteva določila pravilnikov o hranjenju (arhiviranju) dokumentarnega in arhivskega gradiva družb, ki natančno določajo potek pretoka gradiva znotraj družb. Prehod iz tekoče v stalno zbirke se izvede na podlagi odbiranje in potrditve zapisnika, ter uspešno izpolnjenih EDS kontrol. Skrb za stalno zbirko dokumentarnega gradiva je vključena v delokrog GP oz. arhivarja, ki skrbi za celotno izvajanje urejenega upravljanja gradiva in poteka v skladu s navodili za delo z dokumentarnim gradivom.


V EDS je uporaba gradiva v katerekoli zbirki nadzorovana in dokumentirana, prehodi gradiva med zbirkami so opredeljeni s posebnimi pravili na osnovi pravilnikov, ki določajo roke in način hranjenja gradiva. Tekoča in stalna zbirka dokumentarnega gradiva se v EDS hranita logično ločeno. Zbirki se v fizični obliki hranita ločeno in vzdržujeta tako, da je gradivo zavarovano pred poškodbami, uničenjem in izgubo ter da je onemogočena neupravičena sprememba ali uporaba gradiva. Tekoča zbirka dokumentarnega gradiva se praviloma hrani tako, da je hitro dosegljiva. Gradivo, ki je ustrezno pregledano, odbrano, označeno in urejeno se prenese v stalno zbirko dokumentarnega gradiva skupaj z zapisnikom o odbiranju in izločanju gradiva. Če je za posamezne vrste dokumentarnega gradiva s klasifikacijskim načrtom določen rok hranjenja (na primer: 5, 10, 15 let …), se ta rok zapiše na posamezni dokument in na zadevo, v fizični zadevi tudi na ovoj zadeve. Zadevo se hrani tako dolgo kot je najdaljši rok dokumenta, ki je umeščen v zadevo. Dokumentarno gradivo je urejeno po letih in po klasifikacijskih ali ostalih iskalnih kriterijih in se hrani v arhivu. Dokumentarno gradivo, ki vsebuje tajne podatke, se v skladu s posebnimi predpisi hrani tako, da je zagotovljena njegova tajnost. EDS mora zagotoviti ločene zbirke dokumentov in zadev za družbe. Za vsako družbo mora EDS zagotoviti podporo aktivni, tekoči in stalni zbirki dokumentnega gradiva. Zagotovljena naj bo možnost, da se med zbirkami dokumentno gradivo prenaša avtomatično, vendar na zahtevo, ali ročno. EDS naj omogoča tudi ponovno aktivacijo zadev. EDS mora omogočati uničenje kopij elektronskega dokumenta v skladu predpisi, ki urejajo upravljanje in hranjenje dokumentarnega gradiva. Zahteve: • Podpora upravljanju z dokumentarnim gradivom v zbirki nerešenih zadev, v tekoči in

stalni zbirke. • Podpora prehoda rešenih zadev v tekočo zbirko in iz tekoče v stalno zbirko. • Napaka! Zaznamek ni definiran.Uničenje kopij elektronskega dokumenta v skladu s

predpisi. • Ločene zbirke dokumentov in zadev za družbe.

1.10 Šifranti Sistem mora naročniku omogočati naknadno urejanje šifrantov (dodajanje novih šifrantov, urejanje obstoječih, … ). Zahteve: • Možnost dodajanja in urejanja šifrantov.

1.10.1 Načrt klasifikacijskih znakov Načrt klasifikacijskih znakov vsebuje seznam klasifikacijskih znakov, z besedami opisan pomen in rok hranjenja. Naročnik ima že pripravljen klasifikacijski načrt. Klasifikacijski znaki so samo številčni in se lahko izjemoma podrobneje razdelijo na največ petmestne znake. Ti znaki se ne smejo podrobneje delit i s črkami (na štiri ali petmestne znake), niti ne smejo vsebovati rimskih številk. Zapisani morajo biti kot zaporedje številk, brez vmesnih znakov. Klasifikacijski načrt sestavlja klasifikacijski znak (razred, podrazred, znak),


opis klasifikacijskega znaka, roki hranjenja in razlaga klasifikacijskega znaka. Klasifikacijski znak se uporablja za klasificiranje zadev in določanje rokov hranjenja. Načrt klasifikacijskih znakov se vnaša, spreminja in vodi v EDS, kjer se kot šifrant tudi uporablja. Pri uporabi šifranta klasifikacijskih znakov naj bodo pri klasificiranju zadev omogočeni različni načini izbire iz šifranta: preko drevesa, le z vpisom številke klasifikacijskega znaka, preko iskanja po vsebini in opisom klasifikacijskega znaka. Zahteve: • Uporaba enega šifranta klasifikacijskih znakov za vsa podjetja. • Urejanje šifranta klasifikacijskih znakov v EDS. • Omogočeni morajo biti različni načini izbire iz šifranta klasifikacijskih znakov.

1.10.2 Signirni načrt Signirni načrt je šifriran opis organizacije družbe naročnika oz. sistemizacije delovnih mest. Signirni načrt sestavljajo oznake notranjih organizacijskih enot in delovnih mest, ki se zapiše v obliki signirnega znaka ter imena in priimka delavca. Signirni znak se uporablja za dodeljevanje zadev v reševanje in služi za izhodiščno zaščitno shemo oz. upravljanje pravic dostopa do zadev in dokumentov. Vir podatkov za signirni načrt je SAP HR. V EDS se prepišejo v šifrant signirni načrt podatki o signirnem znaku, nosilcu, delovnem mestu, elektronskemu naslovu za obveščanje, podatkih o pooblastilih, o pooblaščencih in terminih pooblaščanja, V signirnem načrtu se določa vloge in pooblastila uporabnikov. Zahteve: • Integracija EDS s SAP HR. • Opredeljevanje vlog in pooblastil v signirnem načrtu EDS.

1.10.3 Šifrant subjektov - Partnerji (pošiljatelji, stranke) Šifrant partnerjev je centraliziran in se upravlja na enem mestu (npr. v SAP-u) za vse družbe.

1.10.4 Šifrant pogodbenih računov Šifrant pogodbenih računov je centraliziran in se upravlja na enem mestu (npr. v SAP-u) za vse družbe.

1.10.5 Dodatni metapodatki dokumentov in zadev iz lokalnih šifrantov podjetij Na podlagi dosedanjih analiz označevanja dokumentarnega gradiva v posameznih družbah je smiselno v EDS vključiti opredeljevanje dodatnih meta podatkov, ki dokumente razvrščajo po vsebinsko zaokroženih in obvladovanih celotah:

a. poslovna dokumentacija, b. plin, c. toplota, d. para, e. vodovod, f. kanalizacija g. prevoz potnikov v cestnem prometu h. vzdrževanje gospodarskih vozil v prometu i. kontrola tahografov j. ugotavljanje skladnosti vozil k. registracije in tehnični pregledi vozil l. parkirišča


m. tržnice n. prometna oprema in signalizacija-POS o. pokop p. ostalo.

1.10.6 Dodatni šifranti - Energetika

1.10.6.1 Šifrant merilnih mest Merilna mesta so za JPE glavni »vsebinski« šifrant, na katerega se veže večina dokumentov. Oznaka za merilno mesto npr. za plin je P in za toploto 33C. Merilno mesto opravlja v JPE funkcijo »zadeve«, v kateri se zbirajo vsi dokumenti.

1.10.6.2 Šifrant odjemnih mest (ODM) Drugi »vsebinski« šifrant JPE je šifrant odjemnih mest (oznaka ODM) . Kombinacija merilnega mesta in ODM-ja je ključ, s katerim se iščejo dokumenti pretvorjeni na mikrofilm (naročniško razmerje).

1.10.7 Dodatni šifranti – JP VO-KA

1.10.7.1 Šifrant anket V šifrantu anket so navedene šifre anket s podatki o prejemnikih anket. Pri prejemu anket se ob skeniranju prepozna črtna koda s šifro ankete. V šifrantu je tudi podatek o pogodbenemu računu stranke, ki se zapiše v dodatne metapodatke dokumenta. Šifrant je dostopen kot pogled na podatke v podatkovno bazo Oracle.

1.10.8 Ostali šifranti V kolikor se bo v fazi analize ugotovila potreba po uporabi dodatnih šif rantov, ki niso navedeni v tem dokumentu bodo vključeni v EDS.

2 Splošne in tehnične zahteve EDS mora biti zasnovan kot sodobni spletni vmesnik ali poseben ("fat") odjemalec namenjen evidentiranju, urejanju, obravnavi, vodenju in hranjenju dokumentnega gradiva. Skladno z zakonodajo mora poleg že podprtih procesov v JHL in povezanih podjetij, celovito podpirati tudi procese upravnega postopka. Administracijo EDS izvaja sektor za informatiko JHL za vse uporabnike storitve. EDS mora zagotoviti, da so tako vhodni, lastni kot izhodni dokumenti v sistemu zavedeni na za uporabnika čim bolj enostaven in učinkovit način. EDS mora podpirati celoten proces obravnave različnih vrst dokumentov (od zajema do arhiviranja). Skladno s to zahtevo mora EDS omogočati standardizacijo procesov ali delov procesov upravljanja dokumentov in standardizacijo dokumentov, kjer je to mogoče in smotrno. Rešitev mora biti varna, zanesljiva in mora v povezavi z varnostjo in zanesljivostjo zadostiti nacionalnim (ZEPEP, ZVDAGA, Uredba o upravnem poslovanju, Enotne tehnološke zahteve Arhiva RS) in evropskim zakonskim določilom. Programska oprema mora imeti veljavno akreditacijo s strani Arhiva RS (ARS) in mora biti


vpisana v seznam REH (register elektronske hrambe) ARS ( navedena v Registru akreditirane opreme in storitev, s funkcionalnostjo: »podpora celotnemu postopku upravljanja« ). Zahteve: • Programska oprema mora imeti veljavno akreditacijo s strani Arhiva RS.

2.1 Upravljanje s poslovnimi procesi Vsak dokument, ki je vezan na proces obdelave v EDS naj vsebuje prednastavljene metapodatke poslovnega procesa. Naročnik naj ima v okviru administracije sistema možnost prilagoditev že vpeljanih poslovnih procesov svojim potrebam in možnost dodajanja novih poslovnih procesov za različne vrste dokumentov. Nastavljanje procesov naročnik razume kot povezovanje procesov oz. aktivnosti znotraj procesov v povezavi z vlogami in pravicami uporabnikov EDS. Procesni del EDS mora torej posameznemu uporabniku omogočati izvajanje izključno tistih dejanj, ki so mu dovoljene v določenem stanju oz. točki procesa. Skladno z nastavitvami mora EDS zagotoviti tudi avtomatsko posredovanje oz. izmenjavo dokumentov v obdelavo uporabnikom. Proces lahko sestavlja več akcij, preko katerih dokument prehaja v različna stanja. V proces so vključeni različni vsebinski udeleženci, kot npr.: pripravljavec dokumenta, podpisnik, nadzornik, prejemnik, računovodja, ipd. Uporabnik oz vsebinski udeleženec v procesu ima dostop do dokumenta v skladu s fazo poslovnega procesa (v pripravi, v potrjevanju, v podpisovanju, v odpremljanju…). Dokument je v določeni fazi procesa lahko le v enem stanju. Uporabnik lahko izvaja akcije na dokumentu v skladu s fazo procesa, svojo vlogo in pravicami. Uporabnik je o svojih akcijah, ki jih mora opraviti v poslovnemu procesu, obveščen preko elektronske pošte in uporabniškega vmesnika EDS. Procesni del EDS mora sam skrbeti za to, da so uporabniki, vključeni v proces obravnave dokumenta, obveščeni o akcijah nad dokumenti, ki jih morajo izvesti. Uporabniki morajo biti obveščeni preko uporabniškega vmesnika EDS in preko elektronske pošte. Ponujena rešitev naj v sklopu zahtevanih funkcionalnosti oziroma upravljanja s standardnimi procesi upravljanja dokumentarnega gradiva nudi že definirane poslovne procese in poslovne procese,ki jih v pripravljalni fazi določi naročnik in so lahko različni v posamezni družbi. Zahteve: • Možnost dodajanja novih procesov. • Možnost dodeljevanja procesov uporabnikom glede na vloge in pravice. • Uporabnik izvaja akcije na dokumentu v skladu s fazo procesa, stanjem dokumenta, svojo

vlogo in pravicami. • EDS omogoča nadaljevanje aktivnosti enega procesa v drug procesu. • Možnost sinhronizacije specifičnih poslovnih procesov med EDS in zalednimi aplikacijami

z uporabo spletnih servisov. • Podpora urejanju avtorizacijske sheme na nivoju dokumenta.

2.2 Prednastavljeni poslovni procesi

2.2.1 Integracija dokumentnega sistem s sistemom SAP:

Komunikacija med SAP in EDS mora potekati preko SAP ArchiveLink komunikacijskega protokola. V primeru, da ponudnik ponudi drugačen način integracije dokumentnega sistema z SAP, se s podpisom izjave, ki jo priloži k prilogi 15 zavezuje, da bo pokril tudi stroške SAP svetovalcev, ki bodo sodelovali pri izvedbi potrebnih sprememb v SAP-u. Vmesnik na strani EDS mora biti SAP certificiran.


2.2.1.1 Potrjevanje računov: EDS mora biti integriran z računovodskim sistemom naročnika - SAP. Integracija z računovodskim sistemom pomeni izmenjavo nekaterih podatkov šifrantov in podatkov o knjigovodskih listinah ter prikaz skeniranih dokumentov in potrjevanja listin v SAP-ovem delovnem toku EDS mora podpirati delo z vhodnimi knjigovodskimi listinami, kar vključuje skeniranje in evidentiranje papirnih knjigovodskih listin, opremljanje s vsebinskimi podatki. Potrjevanje, zavračanje, podpisovanje, stroškovna opredelitev, dodajanje komentarjev in prilog mora biti realizirano v SAP Bussines workplace. EDS mora omogočiti, da se v vsaki GP skenirajo knjigovodske listine. Knjigovodske listine morajo imeti oznako, iz katere je razvidno v kateri GP so zajete (vsaka GP mora imeti svoje oznake črtnih kod). Ko se v GP optično zajame dokument, mora EDS omogočiti izpolnitev osnovnih podatkov o vhodni pošti. Knjigovodska listina mora biti označena kot tip dokumenta »Vhodna knjigovodska listina« (glede na nastavitve), tako da je omogočen prenos iz GP v SAP predal za vhodne knjigovodske listine, do katere imajo dostop sodelavci v računovodstvu. SAP uporabniki lahko pregledujejo optično zajeti (skenirani) dokument zaveden v EDS tudi iz SAP. SAPmora omogočiti delavcu v računovodstvu, da knjigovodsko listino prevzame, odpre in vpiše dodatne metapodatke, ki jih vsebuje vhodna knjigovodska listina (sklic, vrednost,…)

SAP in EDS morata omogočiti vračanje prejetih knjigovodskih listin (npr. če dokument sploh ni knjigovodska listina) v vhodno pošto tiste GP, iz katere je bila pošta poslana, pri čemer mora biti zagotovljena možnost vpisa razloga vrnitve (komentar); kar pomeni integracijo v obe smeri v smislu zavrnitev s komentarjem. SAP in EDS morata omogočiti, da računovodstvo knjigovodske listine posreduje v likvidacijo notranjim pristojnim potrjevalcem in podpisnikom. Potrjevanje se lahko izvaja zaporedno. Odgovorna oseba v računovodstvu, ki bo nadalje obdelovala knjigovodsko listino v sistemu SAP, mora imeti dostop do knjigovodske listine v EDS z vezno identifikacijsko številko. Potrjevalcem in podpisnikom mora biti omogočeno, da knjigovodsko listino potrdijo ali zavrnejo ter pri tem vpišejo komentar. Ko vsi potrjevalci in podpisniki potrdijo knjigovodsko listino, se ta vrne v računovodstvo s statusom Podpisana. Po končanem procesu (zavrnitev, knjiženje, storno) se metapodatki o računu prenesejo in povežejo z optično zajetim dokumentom (sliko)v EDS (odvisno od nastavitev). Prav tako se v EDS prenesejo morebitne dodatne priloge (zavrnitve, priloge dodane v procesu)

2.2.1.2 Izhodni SAP dokumenti: Sistem mora omogočiti avtomatsko posredovanje nekaterih izhodnih dokumentov iz SAP v izhodno pošto in elektronsko hrambo. Omogočeno mora biti delo z najmanj naslednjimi tipi dokumentov: • Nabavno naročilo • Prevzemnica • Izdajnica • Reverz (zadolžitev) • Ponudbe, predračuni • Računi, stornacije, dobropisi, bremepisi • IOP • Poročilo za banko (izkazi) • DDV obrazec


• Zavrnitev računa (in ostalih prilog, ki bodo kot del nastavitev)

Za kreacijo izhodnih dokumentov se uporablja standardna SAP ArchiveLink funkcionalnost, ki je razširjena tako, da lahko uporabnik upravlja z verzijami generiranih dokumentov ter dokumenti shranjenimi v EDS. Uporabnik se lahko odloči, katera verzija je aktualna in ostale verzije »pobriše«. Določitev pravil brisanja se določi v fazi analize. V prihodnosti bo naročnik podprl še hranjenje dokumentov iz programa za obračun ( računi, dobropisi, bremepisi, … ) .

2.2.1.3 SAP - CRM: Sistem mora omogočiti evidentiranje in hranjenje dokumentov, ki prihajajo v SAP CRM oz. so poslani iz njega (listine CRM). EDS mora omogočiti, da se v vsaki GP skenirajo listine CRM v papirni obliki. Listine CRM morajo imeti oznako, iz katere je razvidno v kateri GP so zajete (vsaka GP mora imeti svoje oznake črtnih kod). Ko se v GP optično zajame dokument, mora EDS omogočiti izpolnitev osnovnih podatkov o vhodni pošti. Listina CRM mora biti označena kot vrsta dokumenta »CRM dokument« (glede na nastavitve), tako da je omogočen prenos iz GP v SAP predal za listine CRM, do katere imajo dostop delavci, ki uporabljajo SAP CRM. Za izhodne dokumente, ki se generirajo v CRM, se mora omogočiti skeniranje v izhodni pošti v GP. Lahko pa se za nekatere dokumente vklopi avtomatsko posredovanje izhodnih dokumentov iz SAP CRM. Omogočiti se mora tudi zajem listin CRM, ki se izmenjujejo preko elektronske pošte. V tem primeru se na poštnem strežniku (MS Exchange) generira posebno pravilo, ki vhodno elektronsko sporočilo preusmeri v posebno mapo računa (poseben račun za vhodno-Izhodno pošto) in šele potem posreduje v poštni predal SAP CRM. V posebni mapi se dokument s posebno obdelavo avtomatsko evidentira v sistem vhodne pošte z metapodatki, ki se pridobijo iz samega elektronskega sporočila. Za izhodna elektronska sporočila se za vsako sporočilo, ki se pošlje iz SAP CRM, v rubriko BCC vpiše še naslov računa. To elektronsko sporočilo se nato s pomočjo posebnega pravila preusmeri v posebno mapo računa, kjer se nato z obdelavo avtomatsko zavede v izhodno pošto z metapodatki, ki se pridobijo iz elektronskega sporočila.

2.2.2 Integracija dokumentnega sistem s sistemom Navision

2.2.2.1 Reklamacije EDS oz. aplikacija za vhodno-izhodno pošto mora biti integrirana s sistemom Navision, kjer se obdelujejo reklamacije. V vhodno-izhodni pošti mora biti omogočen vnos posamezne reklamacije. Aplikacija EDS mora za evidentiranje pošiljatelja v vhodno-izhodni pošti. SAP partnerje pridobiti iz sistema Navision. EDS mora ob evidentiranju prikazati odjemna mesta ter ustrezne odgovorne osebe. V primeru, da je naziv pošiljatelja neznan, mora omogočati iskanje po naslovu. Uporabniki Navision-a morajo imeti v EDS-u ustrezne pravice do dokumentov, vezanih na reklamacije.

2.2.2.2 Kosovni odvoz EDS mora biti integrirana s sistemom Navision, preko katerega se obdeluje kosovni odvoz. V EDS mora biti omogočen vnos posameznega kosovnega odvoza. EDS mora za določitev podatkov pošiljatelja oz. SAP partnerje pridobiti iz sistema Navision. V primeru, da je naziv pošiljatelja neznan, mora omogočati iskanje po naslovu. Uporabniki Navision -a morajo imeti v EDS-u ustrezne pravice do dokumentov vezanih na kosovni odvoz.

2.2.3 Integracija dokumentnega sistem s sistemom BASS

2.2.3.1 Ankete EDS mora podpirati, optični zajem (skeniranih) dokumentov anketnih listov, prepoznavo


natisnjene črtne kode ter poimenovanje vhodnih dokumentov na podlagi črtne kode. Ankete se morajo obdelati in dopolniti z metapodatki, ki jih pridobi iz relacijske baze Oracle na podlagi črtne kode. Obdelava poteka avtomatično. EDS mora omogočati verzioniranje ter kopiranje anketnih dokumentov na datotečni sistem za nadaljnjo obdelavo. Zahteve: • Integracija s SAP ( likvidatura računov, izhodni dokumenti, CRM …) .

o Potrjevanje računov v SAP. o Avtomatsko posredovanje izbranih listin iz SAP v izhodno pošto. o Avtomatsko posredovanje izbranih listin iz SAP v elektronsko hrambo.

• Integracija z Navision. • Integracija z BASS.

2.3 Uporabniški vmesnik Rešitev mora temeljiti na enovitem uporabniškem vmesniku, ki mora biti preprost, intuitiven ter zasnovan tako, da posameznega uporabnika vodi skozi njegove trenutne zadolžitve povezane z njegovimi nalogami in delovnimi procesi. Okolje uporabniškega vmesnika mora biti integrirano z obstoječim uporabniškim MS Office 2010 okoljem, kar uporabnikom na delovnem mestu omogoča enostavno in učinkovito delovanje. Zahtevana je integrirana uporaba MS Office (prvenstveno gre za MS Word) znotraj EDS. To pomeni enostavno kreiranje dokumentov znotraj sistema, enostavno odpiranje dokumentov, enostavno shranjevanje dokumentov v sistem (brez dvakratnega shranjevanja), uporaba metapodatkov iz EDS in podobno. Integracija mora omogočati enostavno delo z dokumenti MS Office znotraj EDS. EDS mora omogočati integracijo z MS Outlook in MS Windows Explorer. Skozi MS Outlook mora biti vidna struktura EDS, enako velja za MS Windows Explorer. EDS mora obveščati posameznega uporabnika v primerih: • ko delovni proces od uporabnika zahteva izvedbo določene akcije, • ko je uporabniku dodeljena ali spremenjena vloga (npr.: izbran je kot potrjevalec,

podpisnik, dodatni pregledovalec), • ko se spremeni status evidentiranega dokumenta, ki ga uporabnik obravnava (npr.:

preteče rok pogodbe) • ob novem dokumentu, ki je dodeljen uporabniku, • ob spremembi pravic, ki so bile dodeljene uporabniku nad dokumentom . Obveščanje naj bo nastavljivo za vsakega uporabnika posebej. Uporabnik naj bo obveščen z e-sporočilom in preko uporabniškega vmesnika. Zahteve: • Sposobnost integracije v MS Office 2010 delovno okolje. • Možnost stalne uporabniške pomoči. • Integriranost okolja uporabniškega vmesnika v MS Office 2010 okolje uporabnika. • Obveščanje uporabnika preko uporabniškega vmesnika in e-pošte.

2.4 Pooblaščanje in nadomeščanje uporabnikov Uporabnik EDSa mora imeti možnost za pooblaščanje sodelavcev za izvedbo vseh ali nekaterih delovnih nalog v času njegove odsotnosti. Opravljene akcije pooblaščenca morajo biti razvidne tudi iz revizijske sledi dokumenta. EDS mora omogočati enostavno presigniranje in ureditev pristopnih pravic do zadev in dokumentov ob ukinitvi delovnega mesta ali zamenjavi uslužbenca na delovnem mestu. Zahteve: • Podpora različnim delovnim mestom, prenos med delovnimi mesti, pooblaščanje in


nadomeščanje.

2.5 Iskanje dokumentov EDS mora imeti zmogljiv iskalnik, ki naj podpira tudi t.i. »Full text« iskanje po MS Office, PDF dokumentih, njihovih priponkah in meta podatkih vseh vrst dokumentov. Iskalnik mora za posameznega uporabnika omejiti rezultat iskanja glede na njegove vloge in pravice na tiste dokumente, do katerih uporabnik lahko dostopa. EDS mora uporabniku omogočiti hitro ( do 10 sekund ) iskanje dokumentov preko ključnih besed oz. preko izbire različnih parametrov iz šifrantov. V naprej pripravljeni seznami za iskanje morajo biti urejeni po različnih kriterijih (npr. po vrsti dokumenta, stanju dokumenta, klasifikaciji, ipd.). Prikaz seznama dokumentov mora biti nastavljiv na nivoju posameznega uporabnika (personaliziran pregled aktivnih dokumentov uporabnika). Uporabnik mora imeti možnost filtriranja prikazanih dokumentov na nivoju seznama in možnost združevanja in sortiranja dokumentov v seznamih po različnih kriterijih (-npr. vloge za zaposlitev/oblikovanje, sortiranje in vnos v evidenco za Kadrovsko službo/priprava seznama prejetih vlog z imeni, naslovi…ostali meta podatki). EDS mora omogočati kreiranje kompleksnih iskalnih predlog: predloge je mogoče sestaviti iz kombinacije iskanja po polnem tekstu dokumentov in relevantnih metapodatkov s prednastavljenimi vrednostmi. Omenjene iskalne predloge je mogoče hraniti za kasnejša iskanja. Zahteve: • Hiter in prilagodljiv iskalnik po vsebini tekstovnih dokumentov in meta podatkih vseh vrst

dokumentov (t.i. »Full Text Search«). • Podpora uporabi iskalnih predlog.

2.6 Pregledi, seznami, poročila

2.6.1 Splošno o prikazu zapisov

Na nivoju celotnega sistema mora EDS omogočati poročila za določeno časovno obdobje:

- vhodnih dokumentov;

- izhodnih dokumentov;

- rešenih zadeve

- ter podobno.

- ;

Poročila morajo vsebovati tudi metapodatke zadeve in dokumentov. Poročila naj imajo možnost sortiranja, razvrščanja in obdelavo podatkov, ki jih prikazujejo, in obliko primerno za izpis oz. tiskanje. Na zahtevo mora informacijski sistem izdelati datumski pregled posegov na zapisih, iz katerih mora biti natančno razvidno kdo je izvajal spremembe in kaj konkretno je spremenil. Vsa imena polj morajo biti povsem usklajena s terminologijo, ki jo uporabljajo ustrezni predpisi. Zagotovljeno mora biti, da uporabnik po vrnitvi v EDS vidi enak pregled, kot ga je imel na ekranu pri zapuščanju EDS-ja. EDS mora prikazati zapise, ki jih je našel z iskanjem, ne glede na število zadetkov. ( možnost listanja strani z zadetki ).


2.6.2 Pregledi v poštnem nabiralniku V poštnem nabiralniku morajo biti organizirani pregledi:

- prejetih sporočil;

- zavrnjenih oziroma izbrisanih sporočil;

- prejetih povratnic;

- poslanih povratnih sporočil..

2.6.3 Pregledi in funkcionalnosti za glavno pisarno

EDS mora nuditi natančen, ločen pregled prispele in odposlane pošte za poljuben datum ali časovni interval. Na voljo morajo biti pregledi, pri katerih mora biti vsak dokument prikazan z naslednjimi podatki:

- datum prispetja/odpošiljanja;

- oznaka stopnje tajnosti oz. stopnje nujnosti;

- oznaka načina prispetja/odpošiljanja (elektronsko, po faksu, v papirni obliki…);

- pošiljatelj/naslovnik;

- opisom dokumenta;

- številka zadeve v katero je uvrščen (v primeru obstoja več zbirk, še informacija o zbirki)

- signirni znakom;

- povezava na evidenčne podatke in vsebino dokumenta. Preglede mora biti možno omejiti tudi na posamezne načine prispetja/pošiljanja dokumentov. Omogočeno mora biti iskanje po naslovnikih/pošiljateljih, opisih dokumenta . Narejen mora biti poseben pregled dokumentov, za katere čakamo povratnice. Pri pregledovanju odpremljenih dokumentov morajo biti vidni vsi naslovniki, ki jim je bil dokument poslan. EDS mora omogočati tudi naslednje preglede:

- Pregled vhodne pošte po prejemnikih v podjetju (obdobje, prejemnik);

- Pregled vhodne pošte po vrsti dokumenta-sortirano (dnevno in obdobje);

- Pregled vhodne pošte po pošiljateljih-sortirano (dnevno in obdobje);

- Vhodna pošta - preposlane zadeve med JHL in JP oziroma med JP in JHL (dnevno in obdobje) po vrsti dokumenta, po podjetjih teh ostalih prikazanih podatkih;

- Izhodna pošta pregled po obdobjih in sortirano po pošiljatelju / nosilcu zadeve / sektorjih oz. NOE;

- Pregled izhodne pošte po vrsti dokumenta, prejemnikih, naslovnikih ali ostalih prikazanih podatkih;

- Izhodna pošta - preposlane zadeve med JHL in JP oziroma med JP in JHL (dnevno in obdobje), po vrsti dokumentov, za obdobje ali ostalih prikazanih podatkih;

- Izhodna pošta – seznam izhodnih dokumentov glede na načine odpreme in pošiljanja po podjetjih;

- Izhodna pošta – seznam odpremljenih dokumentov po datumih in načinih odpreme po podjetjih ter po uporabnikih (odgovorne osebe ali delavci v glavni pisarni);

2.6.4 Pregledi in poročila v aktivni zbirki dokumentarnega gradiva V aktivni zbirki dokumentarnega gradiva mora obstajati glavni pregled, kjer je uporabnikom na voljo nabor vseh zadev s pripadajočimi dokumenti, dostop do njih pa jim je omogočen oziroma omejen v skladu z zaščitno shemo. Seznam zadev je na vrhnjem nivoju prikazan z naslednjimi podatki:


- oznaka tajnosti zadeve;

- številka zadeve;

- kratek opis zadeve;

- subjekt;

- signirni znak;

- datum začetka zadeve;

- stanje zadeve.

Dokumenti morajo biti prikazani z naslednjimi podatki:

- zaporedna številka;

- kratek opis dokumenta;

- datum dokumenta;

- podatek o pošiljatelju ali pripravljalcu oziroma statusu dokumenta. Uporabniku mora biti omogočen vpogled v zadevo in dokumente, v skladu s pravicami za popravljanje ali pregledovanje. Poleg glavnega mora obstajati tudi osebni pregled zadev in dokumentov, ki prikazuje samo zadeve konkretnega uporabnika. V tem pregledu mora obstajati ločen prikaz zadev, za katere je odgovoren uporabnik (so signirane nanj) in tistih, ki jih je dobil samo v vednost. Obstajati mora tudi osebni pregled dokumentov in sicer organiziran po posameznih statusih dokumenta. Obstajati morajo še najmanj naslednji pregledi:

- seznam vseh zadev družbe, NOE ali delovnega mesta, evidentiranih v koledarskem letu, s pregledom dokumentov k vsaki zadevi;

- seznam vseh nerešenih zadev;

- seznam nerešenih zadev na posameznem delovnem mestu ali v posamezni organizacijski enoti;

- seznam zadev, ki jim določenega dne poteče rok;

- seznam nerešenih zadev, kjer v zadnjih x (npr. 10) dnevih ni bilo evidentiranega nobenega dokumenta;

- seznam zadev, ki se nanašajo na določeno vsebino, to je na določen klasifikacijski znak, vseh ali samo nerešenih oziroma rešenih;

- seznam vseh subjektov z možnostjo, da se prikažejo vse zadeve, ki se nanašajo na posamezen subjekt ali temo;

- slovar vseh ključnih besed z možnostjo, da se prikažejo vse zadeve, povezane s posamezno ključno besedo;

Poleg tega morajo obstajati še pomožni pregledi nad celotno vsebino aktivne zbirke:

- po tipih dokumentov (vhodni, izhodni, lastni);

- še neprebrani dokumenti;

- po številkah zadev;

- po subjektih;

- po tipih zadev (zadeve, dosjeji));

- po statusih (stanju) zadev;

- po uporabnikih;

- po roku za rešitev;

- po datumih;

- seznam dokumentov po podpisnikih . Iz vseh pregledov mora biti omogočen dostop do prikazanih zadev in dokumentov.

Omogočeno mora biti razvrščanje zapisov po vseh stolpcih z možnostjo preklopa padajoče – naraščajoče.


Poročila V EDS naj bo možnost vpogleda v že pripravljena poročila z agregiranimi podatki z možnostjo spreminjanja parametrov za pripravo poročila. EDS mora omogočati pripravo naslednjih poročil:

- število vseh signiranih zadev na posameznega zaposlenega v določenem obdobju ,

- celoletni seznam zadev razdeljen po obdobjih (kvartalno, mesečno itd.),

- statistično poročilo o številu rešenih in nerešenih zadev po klasifikacijskih znakih v izbranem letu;

2.6.5 Pregledi v tekoči zbirki dokumentarnega gradiva

V tekoči zbirki mora EDS omogočati:

- pregled zadev, ki so v tekoči zbirki (celoten in ločeno po posameznih letih);

- pregled vseh zadev, rešenih v določenem koledarskem letu;

- pregled zadev, prenesenih v določenem letu iz tekoče v stalno zbirko dokumentarnega gradiva oziroma zapisnikov o prenosu;

- pregled vseh zadev, ki imajo določen rok hrambe (se pravi, da niso trajne ali arhivske) po letih;

- pregled arhivskega gradiva;

- pregled trajnega gradiva;

- pregled zapisnikov o odbiranju in izločanju;

- pregled izposojenih zadev.

2.6.6 Pregledi v stalni zbirki dokumentarnega gradiva V stalni zbirki mora EDS omogočati:

- pregled vseh zadev, ki imajo določen rok hrambe (se pravi, da niso trajne ali arhivske, sortirano (grupirano) po letih, ko rok hrambe poteče);

- pregled arhivskega gradiva;

- pregled trajnega gradiva;

- pregled gradiva, predanega arhivom;

- pregled zapisnikov gradiva, predanega arhivom ;

- pregled zapisnikov o odbiranju in izločanju;

- pregled izposojenih zadev.

2.6.7 Pregledi šifrantov

V vseh šifrantih mora EDS omogočati poimenovanje stolpcev tako, da je vidno, katero vsebino predstavljajo. Omogočeno mora biti hitro sortiranje po posameznem stolpcu.

2.6.8 Ostalo

Uporabniku mora biti omogočeno, da sam določi, katere zbirke potrebuje za iskanje dokumentov. Pri tem mora EDS nadzorovati pravice dostopanja uporabnika do zadev in dokumentov. EDS mora pri zadetkih tudi označiti, v kateri zbirki jih je našel. Vsi pregledi morajo biti pripravljena tako, da omogočajo sortiranje po poljubnih kriterijih. Zahteve: • Možnost prilagajanja poročil in izvoza podatkov (CSV, MS Excel) . • Možnost, da naročnik sam pripravi nova poročila.


• Poročila naj imajo možnost sortiranja, razvrščanja in obdelave podatkov, ki jih prikazujejo ter obliko primerno za izpis.

2.7 Avtorizacija in varnost EDS mora imeti standardni pristop za avtorizacijo uporabnikov. Podpirati mora Single sign-on z uporabo Active Directory (AD). Dostopi do dokumentov, zadev, zbirk, šifrantov ter akcij v EDS se morajo urejati z dostopnimi pravicami. Dostop do dokumentov je uporabniku omejen na dostop do tistih dokumentov, ki jih potrebuje pri delu in se nanašajo na njegovo delovno mesto oz. so mu dodeljene vloge in pravice skozi poslovne procese. Pravice za delo z dokumenti se dodeljujejo uporabnikom z administriranjem EDS preko uporabniških vlog in pravic v poslovnem procesu. Nastavljanje omenjenih pravic mora biti prilagodljivo na nivoju posameznega procesa, z upoštevanjem signirnega načrta. Na nivoju dokumenta mora biti razvidno, kateri uporabniki lahko dokument pregledujejo in kateri uporabniki lahko dokument tudi urejajo oziroma spreminjajo. EDSa mora vsebovati podporo za elektronsko podpisovanje dokumentov. EDS mora omogočati generiranje enega časovnega žiga za več dokumentov. V povezavi z omenjeno funkcionalnostjo mora preverjati veljavnosti časovnih žigov. EDS mora omogočiti šifriranje (enkriptiranja) dokumentov z uporabo uveljavljenih kriptografskih mehanizmov (simetrični ali asimetrični ključ). EDS mora spremljati vse spremembe in vpoglede na dokumentu. Fizično brisanje dokumentov v EDS mora biti onemogočeno. Brisanje dokumenta pomeni, da je dokument označen kot »storno«. Zahteve: • Implementacija signirnega načrta z avtorizacijo in varnostno shemo. • Možnost integracije z Active Directory ( AD ). • Avtentikacija z uporabo certifikatov registriranih overiteljev. • Integrirana podpora za elektronsko podpisovanje dokumentov. • Administracija uporabniških pravic prek uporabniških vlog.

2.8 Vmesnik za administracijo EDS IT skrbnik(i) JHL bodo konfigurirali pravice uporabnikov in procese. Administratorski vmesnik naj bo zmogljiv tako, da skrbnikom EDS omogoča enostavno upravljanje EDS in pregledovanje stanja EDS, kot celote. Upravljanje z uporabniškimi pravicami naj bo izvedeno preko vlog, ki določajo vsebinske in dostopne pravice za delo z dokumenti, skladno s signirnim načrtom.

Pričakovane funkcionalnosti spletnega vmesnika za celovito administracijo: • Dodajanje uporabnikov in upravljanje njihovih profilov v skladu z vlogami in poslovnimi

procesi. • Definiranje organizacijske strukture, položaja posameznega uporabnika v signirnem

načrtu in vlog v poslovnem procesu. • Definiranje poslovnih procesov. • Definiranje vrst dokumentov in upravljanje z osnovnimi metapodatki in šifranti. • Pomoč za uporabnike.


Zahteve • Spletni vmesnik za celovito administracijo.

2.9 Obstoječe stanje IT opreme JHL in podjetij

2.9.1 Obstoječe stanje strežniške opreme : Obstoječa strežniška infrastruktura: - Windows 2008 R2 Serverji, AD, File server, Print server, MS Exchange, MS SQL

Server; aplikacijski strežnik za EDS. Družbe imajo samo enega temveč več AD-jev. Diskovna polja: - Diskovni polji HP EVA 4400, IBM Storwize 7000.

Sporočilni sistem: - MS Exchange 2010 strežnik z Outlook 2007/2010 odjemalcem na delovnih postajah in z

Outlook Web Access za dostop na daljavo. Podatkovne baze: - MS SQL Server 2008R2. ( Bo nadgrajeno na: MS SQL 2012 SP1 Enterprise )

Virtualizacija: - Naročnik ima vse strežnike virtualizirane v VMWARE okolju

2.9.2 Omrežje naročnika in lokalna omrežja: Omrežje družb vključuje 8 podomrežji, ki so med seboj povezana v podvojeni obroč z 1 Gbit/s optiko. Delovne postaje so priključen v omrežje preko 1 Gbit/s ali 100 Mbit/s stikal. Posamezna družba ima omrežje zaščiteno s požarno pregrado.

2.9.3 Varnostno shranjevanje podatkov: Trenutno se izvaja varnostno shranjevanje podatkov z Microsoft Data Protection Managerjem 2012 ( bo v kratkem nadgrajen na 2012 R2) na vmesno diskovno polje in nato na tračne enote Ultrium LTO5.

2.9.4 Strojna in programska oprema na delovnih postajah: Delovne postaje na JHL in povezanih podjetij imajo naslednjo minimalno osnovno strojno opremo: • Vsaj Intel Pentium 4, 1,5 GHz, • Delovni pomnilnik vsaj 1 GB, • Trdi disk vsaj 50GB prosto, • Mrežna kartica 100/1000 Mb/s, • Grafična kartica s 128 MB spomina, • Vsaj 17 " LCD monitor. Osnovna obstoječa sistemska programska oprema na delovnih postajah: • Windows 7 Enterprise ter XP Professional SP3, • MS Office 2007/Office 2010, • Virtualizirani Adobe Acrobat Reader 10.x, • Internet Explorer 8 ali novejši.


2.9.5 Skenerji Podjetja optično zajemajo dokumente s skenerji Kodak i1420 ( 4 ), Kodak i1220 plus ( 17 ) , Kodak i220 ( 1 ), Kodak i2900 ( 1 ) in Canon DR-9080C ( 1 ). Skupaj imajo podjetja preko 24 skenerjev za množični zajem dokumentov,ki so priključeni na obstoječi EDS.

2.9.6 Obstoječi produkti in licence: Naročnik ima na voljo naslednje produkte in licence, ki jih izvajalec lahko uporabi pri implementaciji EDS. Naročnik ima podpisano pogodbo MS Enterprise Agreement, s čimer ima pravico uporabe naslednjih produktov na vseh delovnih postajah: • MS Windows 7 Enterprise, • MS Office 2010 Professional Plus, • Licence za odjemalce – EntCAL. Na strežniški strani ima naročnik licence za naslednje aplikacijske strežnike: Po EA pogodbi imam naročnik pravico uporabe najnovejših verzije produktov. • MS Windows Server2008 R2 Datacenter, • MS Exchange 2010 standard z Enterprise CAL, • MS SQL Server 2008 R2 Enterprise, Naročnik ima 324 OpenText ECM licenc ( ECM Suite, Content Lifecycle Management Full Named S-LLPGECMCLM ) ter licence za OpenText Document Access for SAP Solutions.

2.10 Tehnologija rešitve Ponudnik naj v svoji ponudbi opiše in predlaga ustrezno tehnološko platformo in tehnologijo rešitve. Ponuditi mora sodobno platformo, za upravljanje z dokumenti in zadevami. Prav tako mora specificirati tudi vso licenčno programsko opremo, ki bo del rešitve. Naročnik zahteva, da mora rešitev temeljiti na najsodobnejših tehnologijah.

Več nivojska arhitektura EDS mora biti zasnovan na več nivojski arhitekturi.

Visoka razpoložljivost sistema Predlagana rešitev mora vsebovati ustrezne tehnološke rešitve za povečanje splošne zanesljivosti in dostopnosti celotnega informacijskega sistema (npr. podvojitev ključnih podatkovnih in aplikacijskih strežnikov). Naročnik zahteva neprekinjeno delovanje v celoti in strogem pomenu (npr. takojšen samodejni preklop na sekundarni sistem). Zahteva se, da so ključni strežniki podvojeni (podatkovni in aplikacijski). Podatkovna strežnika (primarni in sekundarni) morata samodejno izvajati replikacijo vseh podatkov. Primarni in sekundarni strežniki se morajo nahajati na fizično različnih strežnikih. Naročnik bo z izvajalcem podpisal vzdrževalno pogodbo, v kateri bodo natančno določeni pogoji odzivnosti, razpoložljivosti in postopkov v primeru izpada enega od strežnikov.

Omrežje Informacijski sistem bo deloval v omrežju JHL in povezanih podjetij.

Varnost uporabnikov Vsi uporabniki bodo za dostop do EDS uporabljali najmanj uporabniško ime in geslo. Najvišja

http://www.opentext.com/2/global/sol-products/sol-pro-extensions-sap/pro-ll-sap-document-mgmt.htm


predvidena zaščita je uporaba osebnih certifikatov Za vsakega uporabnika bodo določene vloge, nivo in pravice dostopanja do podatkov. Ponujena rešitev mora zagotoviti naslednje varnostne mehanizme:

varnostne stopnje,

za posamezne uporabnike z različnimi pravicami dostopanja,

za skupine uporabnikov z različnimi pravicami dostopanja,

za upravljavce podatkovne baze,

za upravljavce sistema (Izvajalec),

beleženje vseh dostopov do podatkov in dokumentov v bazi,

vzdrževanje gesel,

avtorizacija uporabnika. EDS mora zagotavljati poročanje o vseh dostopih do sistema.

Odjemalec Na strani odjemalcev je lahko spletni vmesnik ali poseben ("fat") odjemalec. V primeru ponujenega spletnega vmesnika mora rešitev delovati v MS Internet Explorer 8.x in višji. Cilji: • uporaba najsodobnejše tehnologije za upravljanje z zapisi in dokumenti, • prijazen uporabniški vmesnik, ki bo enoten za vse module, • prilagodljivost in skalabilnost.

Strojna oprema: Izvajalec naj v ponudbi navede zahteve po procesorskih zmogljivostih, količini RAM -a in diskovnih kapacitetah za testne in produkcijske strežnike. Pri zahtevah po novih strežnikih bo uporabljena VMWARE virtualizacija.

Licenčna programska oprema: V okviru ponudbe mora ponudnik zapisati vso potrebno licenčno programsko opremo, kot na primer:: • licence za strežniški operacijski sistem, ki ni naveden v poglavju o obstoječih produktih in

licencah, • licence za podatkovni ali aplikacijski strežnik, ki ni naveden zgoraj ali pa gre za dodaten

strežnik, • vse potrebne licence za končne uporabnike (delovne postaje) – licence za odjemalce, ki

jih naročnik še nima ali pa gre za novejšo različico obstoječega odjemalca, • potrebne licence drugih produktov, ki so sestavni del ponujene rešitve (dokumentni

sistem, OCR, third party software licenses), • licence za elektronsko podpisovanje dokumentov. Naročnik lahko po osnovni pogodbi o nakupu licenc kupi manjše število uporabniških licenc, kot jih predvideva v oceni javnega naročila. Zahteve: • Tri-nivojska SOA arhitektura (Service Oriented Architecture). • Podpora IPv6, ko se bo za to odločil naročnik. • Rešitev naj temelji na bazi podatkov MS SQL. • Podporni operacijski sistem MS Windows Server 2008 R2 ali novejši. • Skalabilnost rešitve, ki omogoča dodajanje novih strežnikov brez posegov v rešitev. • Podpora grozdenju (cluster) za vsak arhitekturni nivo (spletni, aplikacijski in podatkovni). • Neprekinjeno delovanje produkcijskega sistema.

2.11 Ocena potrebnih kapacitet sistema

Procesorske zmogljivosti:


Naročnik pričakuje, da bo za potrebe nadgradnje dokumentnega sistema zadoščala strežniška infrastruktura navedena v predhodni točki. V primeru, da se ponudnik s tem ne strinja, mora ponudnik to navesti.

Odzivni časi : Povprečni odzivni čas za dostop do zadeve ali dokumenta naj bo manj kot 4 s.

Kapacitete diskovnih prostorov: Trenutne velikosti podatkovnih baz (podatki, skenirani dokumenti) je cca. 600.000 dokumentov, ki obsegajo cca 250 GB. Prirastek v zadnjem letu je 250.000 dokumentov in se povečuje. EDS mora omogočati samodejne premike dokumentov med različnimi nosilci strojne opreme glede na nastavljiva pravila oz politike. Zahteve: • Možnost več kot 1000 uporabnikov rešitve. • Možnost evidentiranja več kot 20 milijonov dokumentov. • Možnost hranjenja več kot 5 TB dokumentov.

2.12 Vključitev v delovno okolje uporabnika in splošne integracije EDS mora standardizirati dostop do drugih aplikacij, na način, da zagotovi enostaven prenos podatkov med EDS in zalednimi aplikacijami. EDS naj nudi dobro definirane javne spletne vmesnike (SOA). Že izvedene povezave z drugimi aplikacijami, ki jih mora izvajalec nadgraditi oziroma nadomestiti so navedene v poglavju 2.2. V bodočnosti bo EDS preko spletnega vmesnika povezan z novimi aplikacijami. Zahteve: • Možnost sinhronizacije specifičnih poslovnih procesov med EDS in zalednimi aplikacijami

z uporabo spletnih vmesnikov (SOA).

3 Tabela zahtev Naročnik preveri in z vmesnim primopredajnim zapisnikom potrdi skladnost EDS s specificiranimi zahtevami, ki so zapisane v tabeli in so sestavni del primopredajnega zapisnika.

Vsebinske zahteve

A Zajem dokumentov

A1 Sprejem in skeniranje dokumentov ter zadev

A1/1 • Možnost optičnega zajemanja ( skeniranja ) več dokumentov hkrati ločenih s črtno kodo

A1/2

• Omogočen naj bo optični zajem (OCR) dokumentov s pretvorbo v PDF, PDF/A, searchable PDF/A, v formate skladne z ETZ zahtevo za dolgoročno hranjenje.

A2 Evidentiranje vhodnih dokumentov

A2/1 • Integracija z e-poštnim strežnikom MS Exchange.

A2/2 • Podpora optičnemu zajemu na delovnem mestu, kjer so skenerji, ki podpirajo standardne ISIS gonilnike.


A2/3 • Enostavno evidentiranje različnih vrst datotek ( Word, Excel, PDF, e-pošta, DWG, SHP, ……).

A2/4

• Možnost zajema vsebin različnih virov iz oddaljenega mesta. Pričakuje se najmanj optični zajem in zajem e-pošte iz vseh lokacij družb.

A2/5

• Pregled optično zajetih (skeniranih) dokumentov omogoča osnovne manipulacije nad zajetimi dokumenti (povečevanje, obračanje slike, pomikanje med listi na naslednjo, na prejšnjo, na prvo, na zadnjo stran, avtomatsko brisanje praznih strani).

A2/6 • Možnost pripenjanja vsebine dokumenta neposredno iz datotečnega sistema.

A3 Evidentiranje elektronskih vhodnih dokumentov

A3/1 • Ohranjanje priponk in vsebine.

A3/2 • Ločevanje uradnih poštnih nabiralnikov od evidenčnega dela informacijskega sistema EDS.

A3/3 • Pretvorba elektronskih sporočil, prispelih po komunikacijskih napravah v oblike, ki so primerne za dolgoročno hrambo.

B Upravljanje z dokumenti zadevami dosjeji

B1 Upravljanje z dokumenti

B1/1 • Evidentiranje dokumentov skladno z vsebinskimi zahtevami in postopki dela naročnika.

B1/2 • Vodenje oddajne knjige.

B1/3 • Vsaka sprememba dokumenta ali njegovih metapodatkov se odraža v novi verziji dokumenta.

B1/4 • Predhodne verzije so na voljo samo za branje.

B1/5 • Možnost uporabe predlog dokumentov in integracija z MS Office.

B1/6 • Omogočeno mora biti zaporedno in hkratno potrjevanje dokumentov z obveščanjem o naslednjih korakih (nalogah).

B1/7 • Omogočeno mora biti elektronsko podpisovanje dokumentov.

B1/8 • Vodenje revizijske sledi na dokumentu

B1/9 • Pretvorba dokumentov v formate za dolgoročno hrambo v katerikoli točki procesa.

B2 Evidentiranje in upravljanje zadev

B2/1

• Podpora skupnemu načrtu klasifikacijskih znakov in več signirnim načrtom, ki jih bo uporabljal naročnik; ob prepošiljanju dokumentov med družbami mora biti omogočen prenos že zavedenih metapodatkov.

B2/2 • Podpora delu z zadevami.

B2/3 • Uporabnik lahko kreira novo zadevo. Vsaka zadeva ima svojo številko glede na klasifikacijski znak.

B2/4 • Vsaka zadeva ima nosilca, ki je odgovoren za zadevo in dodatne pooblaščene avtorje in bralce.

B2/5 • Vsako zadevo je mogoče signirati in presignirati.

B2/6 • Uporabnik lahko uvrsti dokument v ustrezno zadevo.

B2/7 • Vsak dokument v zadevi ima svojo zaporedno številko.

B2/8 • Dokumente je mogoče premikati v druge zadeve pri čemer mora v zadevi ostati zapis o dokumentu in informacija o lokaciji prestavitve.

B2/9 • Zadeve je mogoče združevati in razdruževati.

B2/10 • Možnost konfiguracije dodatnih metapodatkov vezanih na vrsto postopka.

B3 Klasificiranje zadev


B3/1 • Avtomatski prevzem roka hranjenja iz načrta klasifikacijskih znakov.

B3/2 • Ločeno številčenje zadev in dokumentov po družbah.

B3/3 • Avtomatsko številčenje zadev in dokumentov v zadevah.

B4 Signiranje in izročanje v reševanje

B4/1 • Uporaba enega signirnega načrta za vsako družbo.

B4/2 • Uporabnik je lahko uporabnik v več signirnih načrtih.

B4/3 • Možnost presigniranja in dosigniranja.

B4/4 • Razlikovanje med uporabnikom in končnim uporabnikom.

B5 Delo z dosjeji

B5/1 • Vsak uporabnik z ustrezno vlogo lahko kreira dosje.

B5/2 • Vsak dosje mora imeti nosilca.

B5/3 • Uporabnik z ustrezno vlogo lahko v dosje uvršča dokumente oz. zadeve.

B5/4 • Uporabnik lahko pregleduje seznam vseh dokumentov in zadev v dosjeju.

B5/5 • Dosje je mogoče združevati in razdruževati.

B5/6 • Dosje je mogoče zaključiti.

B6 Reševanje zadev in pisarniške odredbe zadeve

B6/1 • Uporaba pisarniških odredb.

B6/2 • Možnost samodejnega in ročnega spreminjanja stanja zadeve.

B6/3 • Določanje roka na zadevah in dokumentih.

B6/4 • Obveščanje o poteku roka.

C Izhodni, lastni dokumenti

C1 Izhodni in lastni dokumenti

C1/1 • Izhodne dokumente evidentira v aplikaciji tisti delavec oziroma nosilec zadeve, ki je dokument izdelal.

C1/2 • Izdelava dokumentov na osnovi vnaprej pripravljenih predlog.

C2 Odprema izhodnih dokumentov

C2/1 • Podpora elektronskemu podpisu izhodnih dokumentov.

C2/2 • Podpora uporabi predlog za kuverte in ovojnice.

C2/3 • Evidentiranje načina odpreme in posebnih odredb v EDS.

C2/4 • Evidentiranje odpreme za JP-je.

C2/5

• Vodenje oddajnih knjig z možnostjo sortiranja in tiskanja količinsko in posamezno po: datumu, prejemnikih oz. naslovnikih, načinu odpreme in JP-jih.

C3 Lastni dokumenti

C3/1 • Podpora evidentiranju lastnih dokumentov.

C4 Pošta prejeta v GP JHL od JP ali obratno

C4/1 • Podpora avtomatskemu vnosu in prenosu metapodatkov ob prepošiljanju dokumentov in zadev med družbami.

C6 Kopiranje dokumentov

C6/1 • Evidentiranje kopij dokumenta.

C6/2 • Evidentiranje pošiljanja in izročanja kopij dokumenta.

C7 Stopnje in označevanje zaupnosti zadev in dokumentov

C7/1 • Podpora označbe tajnosti in roka tajnosti na dokumentu in na zadevi.

C8 Postopki ob napačnem vnosu


C8/1 • Podpora razveljavitvi in ponovnem aktiviranju razveljavljene zadeve.

D Zbirke dokumentarnega gradiva

D1 Rok hranjenja

D1/1 • Izdelava popisa zadeve in izračun roka hranjenja iz aplikacije.

D1/2 • Prevzem roka hranjenja iz klasifikacijskega načrta.

D2 Zbirke dokumentarnega gradiva

D2/1 • Podpora upravljanju z dokumentarnim gradivom v zbirki nerešenih zadev, v tekoči in stalni zbirke.

D2/2 • Podpora prehoda rešenih zadev v tekočo zbirko in iz tekoče v stalno zbirko.

D2/3 • Uničenje kopij elektronskega dokumenta v skladu s predpisi.

D2/4 • Ločene zbirke dokumentov in zadev za družbe.

E Šifranti

E /1 • Možnost dodajanja in urejanja šifrantov.

E1 Načrt klasifikacijskih znakov

E1/1 • Uporaba enega šifranta klasifikacijskih znakov za vsa podjetja.

E1/2 • Urejanje šifranta klasifikacijskih znakov v EDS.

E1/3 • Omogočeni morajo biti različni načini izbire iz šifranta klasifikacijskih znakov.

E2 Signirni načrt

E2/1 • Integracija EDS s SAP HR

E2/2 • Opredeljevanje vlog in pooblastil v signirnem načrtu EDS.

F Poslovnimi procesi

F1 Upravljanje s poslovnimi procesi

F1/1 • Možnost dodajanja novih procesov.

F1/2 • Možnost dodeljevanja procesov uporabnikom glede na vloge in pravice.

F1/3 • Uporabnik izvaja akcije na dokumentu v skladu s fazo procesa, stanjem dokumenta, svojo vlogo in pravicami.

F1/4 • EDS omogoča nadaljevanje aktivnosti enega procesa v drug procesu.

F1/5 • Možnost sinhronizacije specifičnih poslovnih procesov med EDS in zalednimi aplikacijami z uporabo spletnih servisov.

F1/6 • Podpora urejanju avtorizacijske sheme na nivoju dokumenta.

F2 Prednastavljeni poslovni procesi

F2/2

• Integracija s SAP ( likvidatura računov, izhodni dokumenti, CRM …) o Potrjevanje računov v SAP. o Avtomatsko posredovanje izbranih listin iz SAP v izhodno pošto. o Avtomatsko posredovanje izbranih listin iz SAP v elektronsko hrambo.

F2/3 • Integracija z Navision.

F2/4 • Integracija z BASS.

F3 Vključitev v delovno okolje uporabnika in splošne integracije

F3/1 • Možnost sinhronizacije specifičnih poslovnih procesov med EDS in zalednimi aplikacijami z uporabo spletnih vmesnikov (SOA).

Splošne in tehnične zahteve


G Delovno okolje

G1 Uporabniški vmesnik

G1/1 • Sposobnost integracije v MS Office 2010 delovno okolje.

G1/2 • Možnost stalne uporabniške pomoči.

G1/3 • Integriranost okolja uporabniškega vmesnika v MS Office 2010 okolje uporabnika.

G1/4 • Obveščanje uporabnika preko uporabniškega vmesnika in e-pošte.

G2 Pooblaščanje in nadomeščanje uporabnikov

G2/1 • Podpora različnim delovnim mestom, prenos med delovnimi mesti, pooblaščanje in nadomeščanje.

G3 Iskanje dokumentov

G3/1 • Hiter in prilagodljiv iskalnik po vsebini tekstovnih dokumentov in meta podatkih vseh vrst dokumentov (t.i. »Full Text Search«).

G3/2 • Podpora uporabi iskalnih predlog.

G4 Pregledi, seznami, poročila

G4/1 • Možnost prilagajanja poročil in izvoza podatkov (CSV, MS Excel).

G4/2 • Možnost, da naročnik sam pripravi nova poročila.

G4/3 • Poročila naj imajo možnost sortiranja, razvrščanja in obdelave podatkov, ki jih prikazujejo ter obliko primerno za izpis.

H Avtorizacija in varnost

H/1 • Implementacija signirnega načrta z avtorizacijo in varnostno shemo.

H/2 • Možnost integracije z Active Directory ( AD ).

H/3 • Avtentikacija z uporabo certifikatov registriranih overiteljev.

H/4 • Integrirana podpora za elektronsko podpisovanje dokumentov.

H/5 • Administracija uporabniških pravic prek uporabniških vlog.

I Vmesnik za administracijo EDS

I/1 Spletni vmesnik za celovito administracijo.

J Tehnologija rešitve

J/1 • Tri-nivojska SOA arhitektura (Service Oriented Architecture).

J/2 • Podpora IPv6, ko se bo za to odločil naročnik.

J/3 • Rešitev naj temelji na bazi podatkov MS SQL.

J/4 • Podporni operacijski sistem MS Windows Server 2008 R2 ali novejši.

J/5 • Skalabilnost rešitve, ki omogoča dodajanje novih strežnikov brez posegov v rešitev.

J/6 • Podpora grozdenju (cluster) za vsak arhitekturni nivo (spletni, aplikacijski in podatkovni).

J/7 • Neprekinjeno delovanje produkcijskega sistema.

K Ocena potrebnih kapacitet sistema

K/1 • Možnost več kot 1000 uporabnikov rešitve.

K/2 • Možnost evidentiranja več kot 20 milijonov dokumentov.

K/3 • Možnost hranjenja več kot 5 TB dokumentov.

Posebni pogoji

L/1 • Programska oprema mora imeti veljavno akreditacijo s strani Arhiva RS.

L/1 • Vmesnik z SAP mora imeti veljavni SAP certifikat.

1 Č a a a - jhl.si · pdf filesap erp sistem, ki ga uporabljajo ... št. 57/2000,...

Documents