Oldal: 1.

A „028/C Oklevél kiadásának kérése a 101/2020. (IV. 10.) Korm. rendelet alapján”

elnevezésű kérvénysablon használatának ismertetése,

a kérvényleadás folyamatának bemutatása

1. A kérvénysablon megnyitása: A kérvénysablon a hallgatói weben, az „Ügyintézés” / „Kérvények” menüponttal előhívható, „Kitölthető

kérvények” tabulátorfülön megjelenített táblázatban elérhető „028/C Oklevél kiadásának kérése a 101/2020.

(IV. 10.) Korm. rendelet alapján” elnevezésű kérvénysablon tétel kiválasztásával nyitható meg. Csak az

érvényesség fennállása esetén látható a kérvény a táblázatban.

A kitöltés előtt szükséges a rendszerben rögzíteni az alábbi adatokat:

- alapértelmezett email cím

- alapértelmezett mobil telefonszám

Amennyiben ezen adatok még nem állnak rendelkezésre a kérvény kitöltésének megkezdésekor, a rendszer

erre vonatkozó figyelmeztető üzenetet küld. Ezen adatok a „Saját adatok” / „Elérhetőségek” menüponton

pótolhatóak.

Az adott kérvény típusból csak egy kérvény adható be. További kérvénybeadást a rendszer nem engedélyez.

028/C kérvénysablon

Oldal: 2.

2. A kérvénysablon szerkezete:

A kérvénysablon három fő részre tagolódik:

- Személyes adatok egyeztetése rész

- Oklevél jogosultság megállapításához szükséges adatok bekérése rész

- Nyilatkozat átvételről rész

2.1. Személyes adatok A személyes adatok tekintetében három alapvető formátum típus különíthető el a kérvényezők aktuálisan

elérhető forrásadatai alapján:

- Személyi adat forrása: SZL-Személy és lakcím nyilvántartás

Értelmezés:

Az egyetem rendelkezésére áll a Személy és lakcímnyilvántartásból a közhiteles adat, nem

szükséges hallgatói adategyeztetést lefolytatni.

- Személyi adat forrása: Előadói egyeztetés

Értelmezés:

Személyes adatok aktualizálva rögzítésre kerültek a Neptun rendszerbe egy 60 napon belül a

hallgatóval lefolytatott videó konferencia alapján.

- Személyi adat forrása: Korábbi adatközlés (egyeztetés szükséges)

Értelmezés:

Korábbi adatok aktualizálásra szorulnak, egyeztetés módját Lásd később.

Az egyes típusoknak megfelelően más és más adatkör látható a kérvényen, és eltérő adat kerül bekérésre a

kérvényezőtől.

Az első két esetben nem szükséges a személyes adatok ellenőrzése, a „Korábbi adatközlés (egyeztetés

szükséges)” érték esetén a tanulmányi rendszerben lévő adatok további egyeztetést igényelnek a naprakész

állapothoz. A kitöltő ebben az esteben az alábbi két lehetőség közül választhat:

- „Személyes adataimhoz szükséges igazolvány másolatokat csatolom.”

vagy

- „Személyes adategyeztetést videohívás keretében kívánom lebonyolítani az egyetem által megadott

időpontban és rendelkezem erre alkalmas eszközzel.”

Az első opció választása esetén -kötelező jelleggel- csatolni kell a „Személyi igazolvány (továbbá

adóazonosító és TAJ kártya) másolata” mellékleteket a kérvényhez.

A második opció választása esetén nem kell mellékletet csatolni. Ebben az esetben az egyetem munkatársai

email-ben keresni fogják egy előzetes időpontot megadva, amikor a videó hívásban kell majd a szükséges

igazolványokat bemutatni.

Oldal: 3.

Személyes adatok egyeztetésének kiválasztása a kérvényen (csak korábbi adatközlés esetén):

Első választása esetén a csatolmány gombra kattintva a felugró ablakban lehet mellékleteket csatolni. A

csatolható file-ok típusa és max. egyedi mérete a felugró ablakban látható.

Oldal: 4.

2.2. Oklevél jogosultság megállapításához szükséges adatok és kezelésük:

A kérvény a Neptun tanulmányi rendszerben rendelkezésre álló adatokkal előzetesen már feltöltésre kerül.

Amennyiben valamelyik adat mégis hiányzik, azt a kérvény kitöltéskor pótolni kell.

Ezen adatok:

- képzés neve,

- törzskönyvi szám,

- záróvizsga dátuma

2.2.1. Záróvizsgát szervező tanszék neve:

A kérvény kitöltés a „Záróvizsgát szervező tanszék neve” mező feltöltésével folytatódik.

A megadni kívánt adat első két karakterének beírását követően megjelenő választó lista adott tételének

megjelölésével tölthető fel a tanszék neve mező. Csak a listában szereplő tételek válaszhatók, más tartalom

nem rögzíthető. (A mező kitöltése kötelező):

Oldal: 5.

2.2.2. Egyéb, a képzés azonosítását segítő információk

Az „Egyéb, a képzés azonosítását segítő információ” szöveges mező kitöltése nem kötelező, csak javasolt.

Adatot maximum 1000 karakter hosszban lehet rögzíteni.

A szöveges mező alatt látható a „…kapcsolódó mellékletek (nem kötelező)” választó mező, mely bejelölt

állapotában lehet a szöveges információhoz kötődő mellékleteket csatolni a „Csatolmány” gombra kattintva a

korábban már ismertetett módon egy felugró ablakban. (Példaként: Leckekönyv másolat, egyéb, a záróvizsga

sikerességét igazoló dokumentum, stb.) A csatolható file-ok típusa és maximális egyedi mérete a felugró

ablakban látható.

Egyéb, a képzés azonosítását

segítő információ

Csatolmány

Oldal: 6.

2.3. Nyilatkozat átvételről:

A kérvény kitöltés utolsó lépéseként a tájékoztatóban megfogalmazott ismérvek szerint -kötelező jelleggel-

nyilatkozni kell az átvételről, arról, hogy milyen formában, mely módon kívánja megkapni, átvenni a kért

oklevelet.

A választástól függetlenül az oklevél elektronikusan hitelesített képe, a kérvény feldolgozásának végén

mellékleteként kerül felcsatolásra. A kérvényező a mellékletek között találja meg a kért oklevél

dokumentációkat, szükség szerint innen tudja saját részére letölteni azokat. A letöltés lehetőségéről a

kérvényező publikus véleményen értesül a letöltés módját is ismertetve.

Oldal: 7.

3. Kérvény leadása:

A mezők kitöltése után a „Következő” gombra kattintva egységes formában áttekinthető a kérvény, ami a

leadás előtt még egyszer ellenőrizhető. A leadás előtti kész kérvény:

Oldal: 8.

A kérvény a „Kérvény leadása” gombra kattintva adható le, mely a továbbiakban az alábbi helyen érhető el a

kérvényező számára:

Ezen a felületen lesz majd elérhető az elektronikusan hitelesített oklevél másolat is, amit a sor végén látható

+ jelre kattintva a „Kérvénymelléklet” lehetőséget választva tud letölteni.

4. Kérvény feldolgozás státuszai

A kérvény beadását követően a kérvényező az ügymenet állapotáról folyamatosan tájékozódhat. Az éppen

aktuális adat az „Ügyintézés” / „Kérvények” menüpont alatt, a „Leadott kérvények” tabulátor fülön, a státusz

mezőben található. A főbb állomásokat az alábbi táblázat foglalja össze:

Kérvény feldolgozás lépés neve Értelmezés

Személyes adategyeztetésen

A beküldött dokumentumok/videóhívás alapján a személyes adatok rögzítése a tanulmányi rendszerbe.

Javításra visszaküldve Ha csatolt dokumentumok nem olvashatóak, hiányosak.

Oklevél jogosultság kari ellenőrzése

Korábban végzett hallgatók irattári anyagának ellenőrzése. (Főként nem a KTH adatkezelésében lévő hallgatók esetében.)

Oklevél jogosultság ellenőrzés

Oklevél adatok, záróvizsga jegyzőkönyv ellenőrzése a tanulmányi rendszerben.

Hiánypótlásra visszaküldve Ha a beküldött adatok alapján a jogosultság nem egyértelműen megállapítható.

Oklevél kiállítás folyamatban Oklevél nyomtatása, előkészítése aláírásra

Oklevél dékáni aláíráson Hitelesítés (több oklevél egy csomagban kerül átadásra)

Oklevél másolat feltöltése

Oklevelek beszkennelése, elektronikusan hitelesített másolat feltöltése mellékletben.

Oklevél átadás Az irat átvételi lehetőségének publikálása a döntésben.

Oldal: 9.

5. Javításra/hiánypótlásra visszaküldött kérvény

Javításra visszaküldött kérvényről a rendszer a kérvényezőt üzenetben értesíti. A kérvény adatok javítására

záros határidőn belül van csak mód, általában 3 nap. A határidő be nem tartása esetén a kérvény

automatikusan érvénytelenítésre kerül.

A tényleges javítást az „Ügyintézés” / „Kérvények” menüpontokat választva a ”Leadott kérvények” tabulátor

fül alatt listázott kérvények közül –az aktuális- „Javításra visszaküldve” státuszban lévő kérvény sorának

jobboldali végén látható plusz(„+”) jelre kattintva, majd a „Javítás” funkciót választva lehet megkezdeni.

A kérvénynyitás után kijelzésre kerül, hogy mely okból került visszaküldésre a kérvény, mit kell rajta javítani.

A javítás a kérvénykitöltéssel azonos módon történik, a javítás végén a kérvényt a már ismert módon kell

leadni, benyújtani ismételt feldolgozásra.

***