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Avanzar Con Éxito

Reunión de

Inicio de

Período

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ÍNDICE DE LA PRESENTACIÓN:

1. ¿Porqué queremos establecer la reunión de Inicio

de Período?

2. ¿ Qué queremos cambiar ?

3. ¿ Qué es una reunión de Inicio de Período?

4. ¿ Cómo vamos a hacerlo ?

5. ¿ Quién participará ?

6. ¿ Con qué plazo lo introduciremos ?

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1. ¿ POR QUÉ QUEREMOS ESTABLECER LA REUNION DE INICIO DE PERÍODO ?

1- Por conocer cuál es la evolución del trabajo que estamos realizando

2- Por conocer los Objetivos y las Demandas de los clientes.

3- Por definir un lugar donde periódicamente se pueda compartir y comunicar información.

4- Por potenciar la Participación en una actividad de equipo.

5- Por ganar el compromiso de todos los participantes frente a las acciones propuestas.

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2. ¿ QUÉ QUEREMOS CAMBIAR ?

1- Cambiar la cultura para focalizarnos en Calidad y Satisfacción del Cliente

2- Dar un gran énfasis a la mejora continua : - En cada proceso - Haciendo benchmarking interno y

externo.

3- El sistema de comunicación para facilitar la responsabilización

4- Incrementar la participación en la toma de decisiones a nivel de mandos intermedios.

5- Mejorar la Calidad y el nivel de Cumplimiento de nuestra Organización.

ANTES

DESPUÉS

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3. ¿QUÉ ES UNA REUNIÓN DE INICIO DE PERÍODO?

Es una reunión de todos los miembros de un equipo, con una duración limitada, realizada periódicamente y con unos objetivos de mejora continua concretos.

Las reuniones de inicio tendrán diferente periodicidad dependiendo del nivel de que se trate. Así por ejemplo:

FUNCIÓN PERIODICIDAD ESTANDAR -Línea Cada turno -Sección Diaria -Planta Semanal

+ diaria -Compras u otra función Semanal -División u otros comités transversales Mensual -Comité Ejecutivo Mensual

(Ver el Manual de Comunicación Interna)(Ver el Manual de Comunicación Interna)

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Estructura …

La reunión debe realizarse con la periodicidad establecida (turno, día, semana, mes,…) independientemente de la asistencia de todos sus miembros.

Dada su periodicidad, es importante mantener rigor en las horas de inicio y final, para convertirlas en un hábito.

Para las reuniones con periodicidad inferior a 1 día (reuniones inicio turno ó reuniones inicio jornada), la estructura debe ser la siguiente: Inicio :

Comunicar las informaciones relevantes de la empresa a todo el equipo

(2 Min.).

Compromiso del día :

Revisar el plan de acciones y los programas de cliente a cumplir para cada área de trabajo (2 Min.).

Revisión de los Indicadores :

Actualizar e identificar en los Paneles Visuales cualquier variación con los objetivos y definir las acciones siguientes (3 Min.).

Propuestas :

Recoger las propuestas del equipo de trabajo (3 Min.).

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Es vital ceñirse estrictamente al guión: no es una reunión consultiva. Es a la vez una reunión informativa y de “ manos a la obra “.

La reunión debe estar siempre liderada por la misma persona que será el máximo responsable del equipo correspondiente . Únicamente en caso de falta de dicho líder, la reunión será dirigida por otro miembro del grupo.

Las condiciones mínimas que debe respetar cualquiera de estas reuniones:

- No basta la buena voluntad, se deben preparar.

- Escuchar a otros miembros.

- No permitir expresiones de ataque, represión o

contraataque.

- Dirigir el diálogo hacia la resolución de problemas.

- Evitar que alguno de los temas tratados se atrofie.

- Animar a que todo el mundo participe.

- Mantener un ritmo constante sin interrupciones.

- No hacer conclusiones sin contar con los

especialistas. El formato que se debe utilizar es el que se muestra en la siguiente página de este fichero. Para agilizar la reunión, el formato debe rellenarse a mano y mantener el historial archivado en

una carpeta, en el mismo lugar de trabajo del equipo.

Características …

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El formato ….

Empresa :

Función : Fecha: / /

Sección : REUNION DE INICIO DE PERIODO

Nombre Asistentes Sí No

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…

INFORMACIÓN RELEVANTE:

OBJETIVOS Y ACCIONES:Responsable Fecha Status

PROPUESTAS:

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Formando a los líderes de mejora continua establecidos en cada Planta o Función.

Verificando que los líderes extienden la sistemática a todos los niveles de la organización.

Utilizando la sistemática de Deming (P-D-C-A) que se muestra a continuación.

Estableciendo un formato estándar de seguimiento de dichas reuniones.

Evaluando la realización de esta actividad, como uno más de los puntos de mejora continua del Programa FICOSA.

4. ¿CÓMO VAMOS A HACERLO?

PLAN

DO

CHECK

ACT

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Con las periodicidades establecidas

5. ¿ QUIÉN PARTICIPARA ?

PLANTA A

Sección Soplado

Línea a Línea nLínea b

Sección Montaje

Oficinas

Procesos Logística

TODOSTODOS

“Comité Dirección Planta”

“Comité de Compras”

”Reunión Dpto. Procesos”

”Reunión línea A”

”Reunión Sección Soplado”

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6. ¿ CON QUÉ PLAZO LO INTRODUCIREMOS ?

En las Plantas Piloto : Inmediatamente . Desde Mayo/2003

En el resto de Plantas : Paralelamente dentro del 2003

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7. ACTIVIDADES NECESARIAS

Antes de 15 días :• Presentar herramienta en detalle, a todos los empleados del Centro, en cascada.• Apoyar la explicación en cascada de los niveles inferiores.• Definir si la implantación se hace de manera completa ó se escoge una sección

interna piloto.• Definir un plan de implantación de las reuniones de inicio de periodo en todo el Centro.

(proponemos que se inicie de manera completa)• Preparar tablero Velleda preimpreso de datos de reunión.• Preparar carpeta de archivo de las informaciones relativas a días anteriores.• Explicar específicamente a cada persona que aporta ó maneja datos, ó que está

implicada en la resolución de la problemática (Calidad, Procesos, Control,…), cual es su rol en todo este proceso.

Antes de 30 días : • No dejar de hacer la reunión por ninguna razón, a pesar de que parezca repetitiva.• Hacer un seguimiento, diario al principio y más prolongado progresivamente, de los

resultados de dicha reunión.