08 res 02613 de 2010 simci

5/14/2018 08 Res 02613 de 2010 SIMCI - slidepdf.com

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N o : 3 - 2 0 1 0 - 0 0 0 2 3 2C IRCULAR

3030-

i3.l0'3.l2010 04: 47: 29 p. m .

PARA D IRECTORES REG IONALES , SU BD IR ECTORES DE CENTRO Y D IREC TORES D E

AREA

Asunto: Resoluclon 02613 del 9 de septiembre de 2010

Atentamente me permito informar la expedicion de la Resolucion 02613 del 9 de

septiembre de 2010 que la cual unifica criterios para el manejo del Sistema de

Mejora Continua Institucional a nivel Nacional y optimiza los recursos para el

funcionamiento del mismo. De igual manera, establece los lineamientos del Sistema

Integrado de Mejora Continua Institucional y se integran sus instancias a nivel

Nacional y Regional.

Con base en esta resoluclon se requiere que los Comites Regionales del Sistema de

Mejora Continualnstitucional, realicen su primera reunion de trabajo en la semana

comprendida entre el 4 y el 8 de octubre de 2010. EI objeto de esta reunion es

designar el representante de Mejora Continua y el representante de Gestion

Ambiental de la Regional, as! como establecer los mecanismos de soclallzaclon ydivulgacion de esta Resolucion y sus documentos anexos (Manual de Calidad y el

Procedimiento obligatorio de Control de Documentos y Registros).

Dado que el cumplimiento de la resolucion de la referencia no requiere de la

asignacion de recursos, es pertinente aclarar que a partir de la fecha ninguna

Regional ni Centro de Forrnaclon podra asignar recursos con el fin de iniciar proceso

de Certlflcacion bajo las normas ISO 9001 y NTCGP-1000; debido a que el SENA

trabajara para consolidar un unlco sistema a nivel nacional, con miras al

mejoramiento institucional y posterior certificacion de la entidad.

EIproceso de consolidacton del sistema se reallzara por etapas y de manera integrala nivel nacional, con el fin que toda la entidad avance al mismo ritmo. Para esto

requerimos de su colabcracion y la del personal a su cargo.

A partir del mes de octubre esta Dlrecclon con el apoyo de la Oficina de

Comunicaciones, estara divulgando en la intra net los avances de la entidad en el

tema de mejora de continua institucional y sus documentos oficiales.

Para facilitar el trabajo y la retroallrnentaclon del SIMCI, la Dlrecclon de Planeaclon y

Direccionamiento Corporativo ha establecido un grupo de trabajo que atendera

Ministerio de la Protecclon Social

SERVICIO NACIONAL DE APRENDlZAJE

Plazoleta La Frevisora Calle 57 1'10.8-69 - www.sena.edu.co - AA 53329 - Indicatlvo 91 - Fax: 546 15 51 - PBX: 546 1500 Bogota. D.C. Colo

http://www.sena.edu.co/




Ministerio de la Protecclon Social

SERVICIO NACIONALDEAPRENDIZAJE

cualquier inquietud sobre el tema y que apovara a cada regional en el desarrollo del

mismo aSI:

Regional Apoyo e-mail IP

Distrito Capital, Santander,

Bolivar, sovaca,

Magdalena, Cordoba, Fabiola Cadena Diaz [email protected] 12462

Sucre, Arauca, Putumayo y

SanAndres

Antioquia, Caldas, Cauca,

Huila, Risaralda, Tolima,

Quindlo, Nariiio, Choco, Juan Pablo Osorio Perez [email protected] 12292

Caqueta, Amazonas y

Guaviare

Atlantlco, Valle,

Cundinamarca, Meta,

Norte Santander, Cesar, Oscar Rojas Preciado [email protected] 13202

Guajira, Guainla, Vaupes,Vichada y Casanare.

Anexo: Resolucion 02613/2010 y (formato PDF)

Proyecto: 0, Rojas

Plazoleta La Prevlsora Calle 571'10.8-69 - www.sena.edu.co - AA 53329 -Indlcatlvo 91 - Fax: 54615 51 - PBX: 546 15 00 Bogota. D.C. Colo

mailto:[email protected]










NaClonal y Regional"i re cc iOn Gene ra l

El DIRECTOR GENERAL DEL SERVICIO NACIONAl DE APRENDIZAJE - SENA,

En uso de sus facultades legales y reglamentar ias, especialmente las otorgadas per los arnculos 4 y 6

de la Ley 87 de 1993, el articulo 2 de Ia Ley 872 de 2003, los artlculos 4 (numerales 2 y 23),20 Y 32

del Decreto 249 de 2004, e l articulo 2° del Decreto 1599 de 2005, y

CONSIDERANDO

~ue la funci6n administrat iva es co~cebida a favo~ ~e los intereses de la sociedad en genera l, y sa

eJecuta Y desarrolla con observancia de los prlnclplos de Igualdad, eficacia, moral idad, economla

celeridad, imparcial idad y publicidad mediante actos que conlleven Ia descentral izac i6n, delegaci6n .;

la desconcentraci6n de funciones asignadas a los diferentes entes publicos;

Que de acuerdo con el articulo 78 de la Ley 489 de 1998, Ie correspende al Director General expedir

los actos administrativos necesarios para el cumplimiento de los objet ivos y funciones de la Entidad,asl como dirigir, coordinar, vigilar y controlar la ejecuci6n de las funciones 0 programas de Ia

organizaci6n y de su personal;

Que el articulo 4· del Decreto 249 del 28 de enero de 2004, Ie atribuyo en el numeral 4 al Despacho

del Director General Ia facultad de dir igir , coordinar y controlar las funciones administrativas y dlctar

los actos administrativos con miras al cumplimiento de la misi6n de la entidad, de conformidad con las

normas legales v igentes, yen el numeral 23 la facultad de crear Comites, Grupes Intemos de Trabajo

Permanente 0Transitorios y definir su composici6n, su coordinaci6n y funciones.

Que elliteral a) del articulo 3" de la Ley87 de 1993, sel lala que el Sistema de Control Intemo forma par te

integrante de los sistemas contables, financieros, de pJaneacl6n de informaci6n y operaciones de fa

respectiva entidad;

Que el articulo 6° de la Ley 87 de 1993 sellala que "EI estab/ecimiento y desarrol/o de/ Sistema de

Control/ntemo en los organismos y entidades pub/icas, seJaresponsabilidad del representante legal 0

maximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicaci6n de los m6todos y procedimientos al ;gual

que la calidad, eficiencia y eficacia del control intemo, tambien seJa de responsabi lidad de los jeres de

cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos·.

Que el articulo 1°de la Ley 872 de 2003 cre6 el Sistema de Gesti6n de Ia Calidad de las entidades del

Estado 'como una herramienla de gesti6n sistematica y transparente que permita dirigir y evaluar el

desempello instituciona/, en terminos de calidad y satisfacci6n social en la prestac i6n de los servicios

a cargo de las entidades y agentes obl igados, la cual estaJa enmarcada en los planes estrategicos yde desarrollo de tales entidades. EI sistema de gesti6n de /a calidad adoptaro en cada entidad un

enfoque basado en los procesos que se surten al inter ior de el/a y en las expectativas de los usuarios,

destinatarios y beneficiarios de sus funciones asignadas por e/ ordenamiento jurfdico vigente".

Que conforrne a 1 0 dispuesto en el paragrafo unico del articulo 3° de la Ley 872 de 2003,

reglamentada per Decreto 4110 de 2004, e l Sistema de Gesti6n de Calidad es complementario a los

Sistemas de Control Intemo y de Desarrollo Adminis trat ivo establecidos per la Ley 489 de 1998;

Que es necesario establecer las instancias del Sistema Integra l de Mejora Cont inua Institucional -

SIMCI y fijar directrices, para integrar y articular el Sistema de GestiOn de Calidad, el Modelo de

Control Intemo MECI y Ia Gesti6n Ambiental a nivel nacional del SENA, a traves de la adopci6n y

aprobaci6n del Manual de Calidad de la Entidad y el procedimiento de control de documentos yregistros dentro de las estrategias de mejoramiento continuo,

En merito de 1 0 anteriormente expuesto,

RESUELVE:

ARTiCULO PRIMERO: Constituir el Sis tema Integrado de Mejora Continua Inst ituc ional SIMCI, cuyo

objetivo es integrar y articular el Sistema de Gesti6n de Calidad, e l Modelo de Control lntemo MECI y

la Gesti6n Ambiental a nivel nacional en el SENA.

ARTICULO SEGUNDO: Para efecto de su implementaci6n, consolidaci6n y desarrollo , e l Sistema

Integrado de Mejora Continua Insti tucional - SIMCI, estara a cargo de la Direcci6n de Planeaci6n y

1



2

Direc;c i6n Genera l Nacional y Regional"

Direccionamiento Corporativo, quien contara con las siguientes instancias, las cuales seran los

6rganos de soporte para el desarro llo de las actividades relacionadas con' el Sistema Integrado deMejora Continua Instituclonal:

• Una instancia nacional denominada Comft{J Nacional del Sistema Integrado de MejoraContinua Institucional.

• Una instancia regional por cada una de las 33 Regionales, denominada Comfte Regional delSistema Integrado de Mejora Continua Institucional.

ARTIcULO TERCERO: CONFORMACI6N DEL COMrrE NACIONAL DEL SISTEMA INTEGRADO

DE MEJORA CONTINUA INSTITUCIONAL: Este Comile estara integrado por.

1. 'EI Director de Planeaci6n y Direccionamiento Corporative, quien 10 presidira en calidad deRepresentante de la Direcci6n.

2. EI Secretar io Genera l 0 su delegado3. EIDirector Adminis trat ivo y Financiero 0 su delegado

4. EIJere de la Oficina de Control ln temo 0 su delegado

5. EIJete de la Oficina de Control lntemo Discipl inar io 0 su delegado.

6. EIJefe de la Oficina de Comunicaciones 0 su delegado.

7, Un delegado de la Direcci6n de Planeaci6n y Direccionamiento Corporativo, quien ejercera las

funciones de Secretario del Comite

PARAGRAFO PRIMERO: EI Comite Nacional del Sistema Integrado de Mejora Continua Insti tucional

sesionara ordinar iamente cada tres (3) meses de manera presencial 0 virtual, y extraordinariamente

cuando sea necesario y pertinente, a solicitud debidamente sustentada de cualquiera de sus

miembros.

PARAGRAFO SEGUNDO: EI Comite Nacional del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional

podra invitar a las sesiones a funcionarios 0 contrat istas de la entidad, de otras entidades estatales y a

particulares, cuya presencia sea necesaria para la mejor ilustraci6n de los diferentes temas de

competencia del Comite.

ARTICULO CUARTO: FUNCIONES DEL COMITE NACIONAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE

MEJORA CONTINUA INSTITUCIONAL: son funciones del Comite Nacional del Sistema Integrado

Mejora Continua Institucionallas siguientes:

1. Aprobar el Plan de trabajo del Sis tema Integrado de Mejora Continua Insti tucional, presentado per

el Representante de Ia DirecciOn.

2. Aprobar los programas de auditor ias internas y extemas del Sistema Integrado de Mejora Continua

Institucional.

3. Definir y establecer las directrices y . estrategias para Ia implementaci6n y sostenibilidad del Sistema

Integrado de Mejora Continua Institucional y verificar su eficacia y mejora.

4. Garant izar que se mantenga la integridad del Sistema Integrado de Mejora Continua Insti tucional,

cuando se implementen cambios estructurales en la instituciOn.

5. Promover el Sis tema Integrado de Mejora Continua Inst ituc ional en toda la Entidad.

6. Revisar y presentar al Consejo Directivo las modificaciones y ajustes de la Pol it ica de Calidad.

7. Aprobar la creaciOn y/o modi flCaciones de los documentos del Sistema, segun 10establecido el

Procedimiento de Control de Documentos y Registros.

8. Garant izar en toda la entidad el cumplimiento de la Pol it ics del Riesgo establecida por la enl idad.

9. Asegurar que los requerimientos realizados per la retroal imenlaci6n del cl iente (encuestas, quejasy reclamos) se analicen, verifiquen y determinen.

10. Realizar seguimiento al informe trimestral del consolidado nacional referente a los planes de

GestiOn Ambiental y propener acciones de mejoramiento a la GestiOn Ambiental de la Entidad.11. Coordinar la ejecuciOn de la RevisiOn per la DirecciOn.

12. Las demas que senale la Ley 0 normas relacionadas con los Sistemas de GestiOn de Calidad,

ambiental y MEC!.

ARTiCULO QUINTO: FUNCIONES DEL REPRESENTANTE DE LA DIRECCI6N: Son las siguientes:

1. Presentar al Comi te las estrategias y sugerencias de ajuste para la implemenlaciOn, desarro llo ,

mantenimiento y mejora de los compenentes del Sistema Integrado de Mejora Continua

Institucional- SIMCI.



Naclonal y Regional"i re c ci 6n Ge ne ra l

2. Asegurar que se establezcan, implementen y mantengan los procesos necesarios para el Sistemade GestiOn de Ia Calidad.

3. Informar a la Alta DirecciOn sobre el desempeno del Sistema Integrado de Mejora ContinuaInstitucional.

4. Las demas que senale Ia ley 0 normas relacionadas con los Sistemas de Gest i6n de Calidadambiental y el MECI. '

ARTIcULO SEXTO: FUNCIONES DEL SECRETARIO DEL COMIT~: seran las siguientes:

1. Recopilar la informaci6n del funcionamiento del Sistema Integrado de Mejora Continua

In~titucional, en lodos los niveles de la Entidad y consol idar los informes sobre el desempeno delrmsmo.

2. Presentar para aprobaci6n del Comite los programas de auditorlas intemas y extemas del SistemaIntegrado de Mejora Continua Institucional.

3. Convocar con cinco (5) dlas habiles de anticipaciOn a seslen. Con la citaciOn debera enviar elorden del dla, el proyecto de acta de Ia sesiOn anterior y los documentos referentes a la sesion.

4. Comunicar oportunamente las decisiones del Comite a quien este disponga.

5. Elaborar las actas de cada reuniOn celebrada par el Comite y lIevar su registro.

6. Las demas que se deriven del cumplimiento adecuado de su gest iOn.

ARTIcULO SEPTIMO: CONFORMACION DE LOS COMIT~S REGIONALES DEL SISTEMA

INTEGRADO DE MEJORA CONTINUA INSTITUCIONAL: EI Comite Regional estara integrado encada Regional por:

• EI Director Regional.

• Los Subdirectores de los Centros de FormaciOn de cada Regional.

• Un representante de mejora continua del Director Regional que sera el Secretario·del Comite,

quien debertl ser designado par escrito, con copia a la Direcci6n de PlaneaciOn y

Direccionamiento Corporanvo.

• Un representante de Gesti6n Ambiental de Ia Regional quien debert l ser designado par

escrito con copia a Ia DirecciOn de PlaneaciOn y Direccionamiento Corporativo.

PARAGRAFO: EI Comite Regional del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional sesionartl

ordinariamente cada tres (3) meses de manera presencial y/ o virtual , y de manera exlraordinaria

cuando sea necesano y pertinente, a solicitud debidamente sustentada de cualquiera de sus

miembros.

ARTIcULO OCTAVO: FUNCIONES DEL COMITE REGIONAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE

MEJORA CONTINUA INSTITUCIONAL: Son funciones de cada Comite Regional del Sistema

Integrado Mejora Continua Institucionallas siguientes:

1. Presentar al Cornite Nacionallas propuestas pertinentes para tener en cuenta en la elaboraciOn del

Plan de Trabajo Anual.

2. Garantizar en la Regional y Cent ros de FormaciOn adscritos, la adopci6n e incorporaciOn de los

lineamientos establecidos par el Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional y Ia

participaciOn e implementaci6n de todos los servidores publicos de las mismas.

3. Monitorear, diagnost icar y retroalimentar el desarrollo del Sistema Integrado de Mejora Cont inua

Institucional de la Regional y sus Centros de FormaciOn adscritos, mediante un informe de estado,

teniendo en cuenta eI desarrollo de planes de mejora, las necesidades para la mejora y Ia

retroalimentaciOn de sus clientes ylo usuarios.

4. Real izar el seguimiento a los indicadores de los procesos que Ie sean aplicables.

5. Establecer a nivel regional el programa de audi torlas intemas con los parametres def inidos por el

Comite Nacional de Mejora Continua Institucional.

6. Garantizar en la Regional y Centros de FormaciOn adscritos los flujos de informaci6n requeridos

para la implementaciOn de los procesos y procedimientos institucionales y su trazabilidad mediante

registros digitales 0 impresos, siempre en cumplimiento de las nonnas del Archivo General de la

Naci6n y del Procedimiento de Control de Documentos y Registros.

7. Revisar los documentos que se neceslten para la operacionalizaciOn de los procesos y

procedimientos en los centres de FormaciOn para su aprobaciOn y ejercer el control documental

del Sistema en cada centro.

6. Real izar el seguimiento a la implementaciOn de la poli tica ambiental y a los planes ambientales

presentados por la Regional y los Centros de FormaciOn adscritos y remitir dicha infonnaciOn

3



consolidada a la DirecciOn d~ PlaneaciOn y Direccionamiento Corporativo en las fechasestablecidas.

9. Apoyar las actividades de los Comites de Gestion Ambiental a nivel regional y de Centros deFormaciOn.

10. En caso de ser necesario establecer la conformaciOn y funciones de los equipos de trabajo de los

Centros de Formaci6n de Ia Regional, para promover, mantener y garantizar todas las actividadesdel sistema Integrado de Mejora Continua Institucional.

11. las demas que sen ale la Ley 0 normas relacionadas con los Sistemas de Gest iOn de Cal idad,Ambiental y MECI.

ARTIcULO NOVENO: Aprt iebase la versiOn 01 del Manual de Calidad Institucional y la versiOn 04 del

procedimiento Control de Documentos y Registros, que desde la fecha hace parte del proceso de

Majora Continua de la Cadena de Valor; estos documentos son parte integral de la presenteResoluci6n.

Direcci6n General Naclonal y Regional"

Dada en Bogota, D.C., a los

ARTICULO DECIMO: A partir de la fecha de vigencia de la presente ResoluciOn, los documentos

incluidos en el Sistema Integrado de Mejora Continua Insti tucional (Manuales, Procesos (Cadena de

Valor), Procedimientos y demas) pocran ser modif icados bajo el principio de mejora continua, teniendo

en cuenta el procedimiento de Control de Documentos y Registros enunciado en el art iculo noveno.

ARTICULO DECIMO PRIMERO: Las versiones vigentes de los documentos del SIMCI serao las

publicadas en la INTRANET y deberan ser aplicados por todas las dependencias del SENA y por los

funcionarios que las integran, de conformidad con 1 0 establecido en el articulo 2° del Decreto 4110 de

2004, y aquel las personas que por la prestaciOn de sus servicios puedan afectar la conformidad conlos requisitos del Sistema.

ARTICULO DeCIMO SEGUNDO: Coinunicar la presente ResoluciOn a todos los servidores p(Jblicos

del SENA y allegar copia de la misma a todos los Directores de Area, Jefes de Oficina, DirectoresRegionales y Subdirectores de Centro de FormaciOn.

ARTICULO DECIMO TERCERO: VIGENCIA: La presente ResoluciOn rige a partir de la fecha de su

expediciOn y deroga todas las disposiciones que Ie sean contrarias, en especial las contenidas en lasResoluciOn 2516 de 2004, 00954 de 2006, 00142 de 2007, 00837 de 2007 y 3751 de 2008.

P ro ye cI O: O . rojas

R O Yi so : R o sa ri o. R lG lo ri a A co st al Ma l' lh a L oz an o

Aprab(): Juana. PI HernandoGuerre~

4



1 Versi6n 1 1 I 1 M O - 0 1 1 1 Pag. 1

Manual de Calidad

SENA

ESTE DOCUMENTO IMPRESO SE CONSIDERA COPI A NO CONTROLADA



.ENERAUDADES .

OBJETIVO .4

. 4

I V e r s i 6 n I , I L I _ _ M " " Q , , _ , . { ) ' - ! .. '- - . L - - , I L . . ! . P . : : l 8 9 " , - , . 2~_

AlCANCE 4

EXClU CIONES DEL SISTEM A DE GESTION D E CAUDA D .4

CONTROL Y DIVUlGACION DEL MANUAL DE CAUDAD .4

SENA 5

D IR EC CIO NA MIEN TO D EL SISTE MA IN TEG RA DO D E M EJO RA C ON TIN UA

INSTITUCIONAl 6

COMPROMISO DE LA DIRECCION 6

MISION 7

VISION 7

POUTICA DE CAUDAD .. 7

O BJET IVO S D E CAlIDAD 7

R ES PO NS AB IU DAD Y AUTOR ID AD 7

COMUNICACIONES 8

R EV IS IO N P OR L A D IR EC CIO N 8

D OCUM EN TACION DEL SISTEM A INTEGRADO DE M EJORA CONTINU A

INSTITUCIONAl 9

GENERAUDADES 9

R EQ UIS IT OS D E L A DOCUMEN TACIO N 9

ENFOQUE Al C lIENTE 11

CUENTE 11

CANALES DE COMUNICACION CON EL CUENTE 11

ES TE D OC UM EN TO IM PR ES O S E C ON SID ER A C OP IA N O C ON TR OLA DA



IVersi6n 1 1 1 . _ 1 _ - = M Q = - - O = . _ : . 1 _ - - - , - - - '- .: 1P__"as.,_.3,,--_

PROVISICN DE RECURSOS 12

RECURSOS HUMANOS 12

INFRAESTRUCTURA 12

AMBIENTE DE TRABAJO 12

PR OC ESO S DEL SISTEM A INTEG RADO DE M EJO RA CO NTINUA INSTITUCIO NAL

PARA LA REALIZACICN DEL SERVICIO 13

PLANEACICN DE LA PRESTACICN DEL SERVIC IO 13

PRODUCTOS 0 SERVICIOS D EL SENA 13

REQUISITOS DEL CLiENTE 14

D ISENO Y DESARROLLO 15

PROPIEDAD DEL CLiENTE 15

COMPRAS , 15

PRODUCCICN Y PRESTACICN DEL SERVICIO 15

IDENTIFICACICN Y TRAZABILIDAD DEL S ERVICIO : 15

MEDICICN. ANALISIS Y MEJORA 16

SEGUIM IENTO Y MEDICICN DE LOS PROCESOS : 16

SATISFACCICN DEL CLiENTE 16

ANALIS IS DE DATOS..... 1 6

MEJORA CONTINUA. 16

ANEXOS 17

ESTE DOCUMENTO IMPRESO SE CONSI DERA COPIA NO CONTROLADA



I VersiOn 11 I L I _ _ . : . : ;M : . = Q . . . ; :: - o . . ; .1 _ _ - ' - . J . . I . : . . p . = . a p < , - . .:!-4_-"

: OBJETIVO

EI presente Manual describe el Sistema Integrado de Mejora Continua Insti tucional del SENA, de

acuerdo con la norma NTC-GP 1000-2009 Y MECI 2005 Y que se implementa a nivel nacional,

mediante la adopciOn de los procesos de la Cadena de Valor.

Descr ibir las general idades del Sistema de GestiOn de la Calidad, que para el SENA se denomina

"Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional", junto con las definiciones del alcance, las

exclusiones y la descripciOn de sus procedimientos y la interrelaciOn entre sus procesos.

;ALCANCE

Para el Sistema de GestiOn de Calidad se ha definido como alcance "EI diseno y la prestaciOn del

servicio de formaciOn profesional, los servicios de intermediaciOn laboral, asesoria empresarial y laevaluaciOn y certificaciOn de competencias laborales'

De acuerdo con el numeral 2.2 de la Norma NTC-GP 1000- 2009, cuando uno 0 varios requisitos

no se puedan aplicar debido a la natura leza de la entidad, se puede considerar para su exclusiOn.

EI Sistema Integrado de Mejora Continua Institutional del SENA, excluye un numeral 7.5.2

ValidaciOn de los procesos de la ProducciOn y de la PrestaciOn del Servicio de la norma NTC

GP1000:2009, ya que los productos se pueden veri ficar mediante act ividades de seguimiento 0

mediciones posteriores; y el numeral 7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y de MediciOn de

la NTC-GP 1000-2009, debido a que los equipos que se encuentran el SENA son para labores

didactcas.

--.~-.-----,.-. ----.--.--..-~--.----~.-------.-----.'-.. ---,,_ .. _ _ -_ ... _ . _ - - - - _ ' .... --. -- - -_--- - .. ,_ , .._ -_ . _ - - _ .. ------ _ - - _ " '--- -----

[-CONTROL Y DIVULGACION DEL MANUAL DE CAUDAD

Este Manual es parte fundamental de la estructura documental de l Sistema Integrado de Mejora

Continua Institucional. Asl mismo, describe de forma general como se ca cumplimiento a los

requisitos apl icables en el SENA, de acuerdo con 1 0 establecido en la NTCGP 1000:2009 y MECI

2005.

EI manual es un documento controlado y su manejo esta establecido en el procedimiento "Control

de Documentos y registros·.

E ST E D OC UM EN TO IM PR ES O S E C ON SID ER A C OP IA N O C ON TR OlA DA



1 Versi6n 1 1 I L I _ - " , M a : = . . ;- O : : . . ;1 : _ _ _ - L - - - L 1 o _ p = : ; a g o ; _ • ..::.5_~

EI Servicio Nacional de Aprendizaje SENA fue creado mediante el Decreto 118 de 1957,

posteriormente fue reestructurado mediante la Ley 119 de 1994, donde se senalan como sus

objetivos:

1. Dar formaci6n profesional integral a los trabajadores de todas las act iv idades econ6micas, y a

quienes sin serlo, requieran dicha formaci6n, para aumentar por ese medio la productividad

nacional y promover la expansi6n y el desarrollo econ6mico y social arm6nico del pals, bajo el

concepto de equidad social redistribuliva.

2. Fortalecer los procesos de formaci6n profesional integral que contribuyan al desarrollo

comuni tario a nivel urbano y rural, para su vinculaci6n 0 promoci6n en actividades productivas de

interes social y econ6mico.

3. Apropiar metodos, medios y estralegias dirigidos a la maximizaci6n de la cobertura y la calidad

de la formaci6n profesional integral.

4. Part icipar en act ividades de invest igaci6n y desarrollo tecnol6gico, ocupacional y social , que

contribuyan a la actualizaci6n y mejoramiento de la formaci6n profesional integral.

5. Propiciar las relaciones internacionales tendientes a la conformaci6n y operaci6n de un sistema

regional de formaci6n profesional integral dentro de las iniciativas de integraci6n de los palses de

America Latina y el Caribe.

6. Actual izar, en forma permanente, los procesos y la intraestructura pedagOgica, tecnol6gica y

administ rat iva para responder con eficiencia y calidad a los cambios y exigencias de la demanda

de formaci6n profesional integral.

Para el cumpl imiento de sus objetivos y el desarrol lo de sus funciones misionales el SENA cuenta

con una Direcci6n General, 33 sedes Regionales y 115 Centros de Formaci6n en el pals.

E ST E D OC UM EN TO IM PR ES O S E C ON SID ER A C OP IA N O C ON TR OlA DA



I Version i l l L I _ _ ~ M ~ Q ~ - O ~ l_ . - l . - . . . . . J I ~ p : . . : a g : l i ' - " 6:: '____J

Los funcionarios del SENA propenden por el mejoramiento de los procesos, establecidos en la

Cadena de Valor, siempre buscando el cumplimiento de la Pol itica de CaUdad y el a lcance de los

objetivos establecidos en el Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional.

~-------------------.-.- ...--.-.- ..---------------: COMPROMISO DE LA DIRECCION

"Tal y como 10 concibe el Gobierno Nacional, la Calidad debe ser una filosotfa de cambio

estrategico que sinergicamente con Control lnterno se orienten hacia sus cl ientes. De esta manera,

los principios del Sistema de Gesti6n de la Calidad se enmarcan, integran, complementan y

desarrolian dentro de los principios de Ia constituci6n de la funci6n publica. A su vez el MECI

estandariza tocas las normas de evaluaci6n y control a fin de tacilitar la reciprocidad entre

objetivos propuestos y el resultado de la gesti6n ejecutada.

En la actualidad el SENA, fundamentando en las poll ticas estatales y de acuerdo con nuestro Plan

Estrategico ha propendido por la adopci6n e implementaci6n de un entoque basado en un Sistema

de Gesti6n por procesos, cuya ventaja es el control continuo que proporciona sobre los vlnculos,

combinaciones e interacciones de los mismos.

En ese orden de ideas, sin duda alguna, la articulaci6n entre Gesti6n de la Calidad y el Control

Intemo, contribuye a que la Direcc iOn General, las regionales y los Centros de FormaciOn realicen

mejor su tarea, curnplan con sus fines y adopten un mejoramiento permanente en sus procesos.

Buscamos pues de esta manera, que el cambio se yea reflejado en nuestra gesti6n, en las metas,

en los productos y servicios que ofrecemos y, claro esta, en nuestros alumnos, todo ello orientado

a un objetivo especial: la excelencia.

Por eso hoy invito a todos y cada uno de los directivos, servidores pubticos, a lumnos y en genera l

a toda Ia comunidad SENA, a que pongamos en marcha los rnetodos y procedimientos necesarios

para que el Sistema de GestiOn de la Calidad y el Sistema de Controllntemo se conviertan en el

medio efectivo para el cumplimiento de la misi6n y visiOn institucionales ya no olvidar que estesprocesos requieren tiempo paciencia y mucha voluntad para atianzar resultados.·

Darlo Montoya Mejia

Director General del SENA

E ST E O OC UM EN TO IM PR ES O S E C ON SID ER A C OP IA N O C ON TR OLA DA



! Version 1 1 I I L..__ -"M.:. . :Q:", ; 'O~1,----_~--, - i,-P=..89,,-.,-7_--,

EI Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA se encarga de cumplir la funci6n que Ie corresponde al

Estado de invert ir en el desarrollo social y tecnico de los trabajadores colombianos, ofreciendo y

ejecutando la Formaci6n Profesional Integral gratuita, para la incorporaci6n y el desarro llo de las

personas en actividades productivas que contribuyan al desarrollo social, econ6mico y tecnol6gico

del pais.

r----··-·.·.··-.------------·-------·-------- --------------------iVISION

EI SENA sera una organizaci6n de conocimiento para todos los colombianos, innovando

permanentemente en sus estrategias y metodologlas de aprendizaje, en total acuerdo con las

tendencias y cambios tecnol6gicos y las necesidades del sector empresarial y de los trabajadores,

impactando positivamente la productividad, la competitividad, la equidad y el desarrol lo del pals.

- P OLITICA DE CALI DAD

EI SENA se compromete a garantizar la cal idad en el marco de la formaci6n por competencias y el

aprendfzaje por proyectos, promoviendo la aceleraci6n y flexibilidad del proceso de aprendizaje, y

brindando una respuesta eficaz en la prestac i6n de los servicios insti tucionales, para contr ibuir a la

competitividad y productividad del pals con responsabilidad social y el mejoramiento continuo de

sus procesos.

OBJETIVOS DE CALI DAD

t 1.i!

~2.

•~

. ! 3.I

' _ - ,

Optimizar la eficiencia, eficacia y efect iv idad de los procesos insti tucionales para mejorar

su gesti6n y formular acciones correctivas y preventivas.

Incrementar el nivel de satisfacci6n de nuestros clientes, desarrollando programas y

servicios que maximicen la cobertura y la calidad de una formaci6n profesional pertinente y

oportuna a las necesidades cambiantes de la poblaci6n .

Asegurar el adecuado funcionamiento y mejoramiento del Sistema Integrado de MejoraContinua Institucional enfocado en el prop6sito de contribuir a la competitividad y

productividad del pals con responsabilidad social.

- .._ . _ - - _ - - _ .. _ - - - - - _ _ .._-------_. _ _ ._--_._--------_ .•----.---_----------_.-_._,_i RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

Para la implementaci6n del Sistema Integrado de Mejora Continua Insti tucional, la Alta Direcc i6n

del SENA ha nombrado un Representante de la Direcci6n, ha creado un Comite Nacional de

Mejora Continua Institucional y 33 Comites de Mejora Continua Institucional Regional, conformado

per e l Di rector Regional, los Subdi rectores de los Centros de formaci6n y un representante de

mejora del Director Regional. (Matr iz de responsabi lidades frente al s is tema en el Anexo 2).

E ST E D OC UM EN TO IM PR ES O S E C ON SID ER A C OP IA N O C ON TR OL AD A



La Alta Direcci6n garantiza que se establezcan los medios y canales apropiados de comunicaci6n

interna y que esta se efect lie considerando la eficacia del Sistema Integrado de Mejora Continua

Institucional y cuenta para ello con un Plan de Comunicaci6n .

.. _ - -_ ' .. -. - .~-.,.----- --

REVISION POR LA DIRECCION

La Alta Direcci6n establece la revisi6n del Sistema Integrado de Mejora Cont inua Instilucional, en

la Revisi6n per la Direcci6n, la cual se debe realizar una vez al ano como mlnimo, teniendo en

cuenta:

Los resultados de la auditoria.

• La retroalimentaci6n del cliente.

EIdesernperio de los procesos y la conformidad del servicio.

EI estado de acciones correctivas y preventivas.La acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la Direcci6n.

Los cambios que podrlan afectar el Sistema Inlegrado de Mejora Continua Institucional.

• Las recomendaciones para la mejora.

• Los resultados de la gesti6n real izada sobre los riesgos ident if icados para la entidad.

ESTE DOCUMENTO IMPRESO SE CONSIDERA COPIA NO CONTROlADA



; CLiENTE

Para el SENA se determinan desde el punto de vista Misional los siguientes clientes:

• Toda persona que reciba formaci6n del SENA, ya sea en programas de formaci6n t itulada

o complementaria. Los cuales se denominan Aprendices.

• Las empresas y sus trabajadores que reciben los servicios de formaci6n, asesorla y

evaluaci6n y certificaciOn de competencias laborales.

• Las personas naturales (desempleados e independientes) que ut il izan el servicio Nacional

de empleo 0 solicitan certificaci6n por competencias laborales.

!

CANALES DE COMUNICACION CON EL CLiENTE

EI SENA cuenta con diversos medios de comunicaciOn institucionales para que los clienles

conozcan y accedan a los servicios, productos y tramites que ofrece la Entidad, como los

siguientes:

• Portal Web: www.sena.edu.co

LInea de atenci6n al ciudadano: Bogola 5925555 y linea gratuila nacional 01600091270

• Corree electr6nico de sol ic itud, quejas y reclamos: [email protected]

• Central telef6nica PBX 5461500

• Oficinas de Direcciones Regionales en los 33 departamentos y sus 115 centros de

formaci6n www.sena.edu.co

Correo electr6nico de servicio al usuario de los cursos virtuales:

[email protected]

• Portal de los cursos virtuales: http·l/www.senavirtual.educol

• Portal de Servicio Nacional de Emplee: httpJ/colombianostrabaJando.sena.educol• Sistema de Informaci6n de GestiOn Virtual de Aprendices, http.r/caprendizaje.sena.eou.co/

• Por tal Tecnoparque Colombia: hltpllwww.lecnoparquecolombla.org/

• Emisora en linea hltp:llwww.senaedu.co/senalaire/

• Programa institucional "SENA Presenta" que se transmite Por el canal Senallnstitucional.

Programa de radio "SENA PRESENTA RADIO" que se transmite por la Radiodifusora

Nacional, la Emisora del Ejercito Nacional y en la emisora de la policra Nacional.

• Senal on line de TV del SENA en httpllwww sena.edu co/senatv/

• Oficinas de la Direcci6n General, ubicadas en la calle 57 # 6-69 en Bogota

1 Version 1 1 1 L I_ _ ..!!M~a~-O~l'--_ J _ _ _ l _ 1 ! : . p ~ a 9 L ·_ . _ 1 1 ! . . _ _ J

ESTE OOCUMENTO IMPRESO SE CONSIDERA COPIA NO CONTROLAOA





http://hltpllwww.lecnoparquecolombla.org/

http://hltpllwww.lecnoparquecolombla.org/







1 Version 1 1 1 L I_ _ - " M O = - c -O : :. ; 1 '- - _ - ' - . . . . . . L I . : . . p " ' 8 9 c .. - ' ! . 9 _ _ _ _ '

GENERALIDADES

EI Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional del SENA se establece, documenta e

implementa, para garantizar la normalizaci6n y estandarizaci6n, en busca de mejorar su eficacia,

eficiencia y efectividad. EI Sistema esta planteado desde la misi6n, vision, polf tica, objetivos de

calidad y los indicadores de gestiOn, los cuales reflejan el compromiso de la instituciOn en busca de

la satisfacci6n de nuestros Clientes.

: REQUISITOS DE LA DoEuMENTACION

La estructura documental del Sistema esta definida en cuatro niveles:

Fonnat08t ' l ls t r~ct iy()s , y(ten 'lQ d~m ~tos de

o A g @ O l n temo

Documen tos( te o r ige !l ex temo

EI Sistema Integrado de Mejora Continua Inst itucional, document6 y estableci6, sequn los

requisitos de la Norma NTC-GP1000-2009 y MECI 2005 procedimientos obligator ios que son

aplicables a lodos los procesos de la Cadena de Valor del SENA.

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Es responsabilidad de los lideres de proceso a nivel nacional la creaci6n, revisiOn, divulgaci6n,

eliminaci6n y aclualizaci6n y archivo (tabla de retenci6n documental) de los documentos del

Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional y el control y administraciOn de los registros

del SENA de acuerdo con 1 0 establecido en el Procedimienlo de Control de Documentos y

Registros, en el que se indica:

Aprobar los documentos en cuanto a su adecuaci6n antes de su divulgaci6n segun 1 0

establecido en el mismo procedimiento.

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I v e ~ ~ n 1 1 1 L~ ~ M Q ~ ~ ~ 1 _ L _ L I ~ p a ~ g ~ . ~ 1 2 ~ ~

GESTfON DE LOS RECURSOS

-.----~---.. _ - _-_._------: PROVISION DE RECURSOS

La Alta DirecciOn asegura los recursos necesarios para implementar y mantener el Sistema

Integrado de Mejora Continua Institucional, para el desarrollo de auditorfas intemas, toma de

acciones correctivas, preventivas y de mejora, estrategias de comunicaciOn del sistema e

infraestructura tecnolOgica y la actualizaciOn del recursos humanos necesarios para lograr la

conformidad con los requisitos del producto y la satisfacciOn del cliente.

RECURSOS HUMANOS

EI SENA selecciona, vincula y evaloa el recurso humano de acuerdo con 10estabfecido por en el

articulo 24 de la Ley 9 09 de 2004, para 10cual estableciO en el Manual Especif ico de Funciones,Requisitos mininos y Competencias Laborales, el perfil de los funcionarios que requiere la ent idad

y la correspondencia entre los objetivos y la misiOn institucional con la planta global.

La gestiOn del talento humano pretende mejorar la calidad, eficacia, efectividad y productividad del

talento humano del SENA y a propiciar en la Insti tuciOn la dinarnica del cambio tendiente al logro

de la competit iv idad, conscientes de la importante tarea de la formaciOn profesional f rente al pals,

al ciudadano y al cambiante mundo en que nos encontramos.

INFRAESTRUCTURA

EI SENA asegura el mantenimiento de la infraestructura necesaria para los requisi tos del servicio y

establece los recursos necesarios para el sostenimiento tanto de la infraestructura fisica y

tecnolOgica (equipos, Hardware, software) de la DirecciOn General, como de Regionales y Centros

de FormaciOn.

AMBIENTE DE TRABAJO

EI SENA garant iza todos los elementos que permitan un ambiente de trabajo adecuado para el

desarrollo de las funciones en cumplimiento de su MisiOn, para 10cual dispone de ambientes

f fsicos adecuados y de programas como el de Salud Ocupacional y el apoyo y seguimiento de la

ARP los cuales se desarrollan a traves de los Comites Paritarios de Salud Ocupacional

(COPASO), entre otros.

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PARA LA REAUlACiON DEL SERVICIO

Para asegurar la interrelaci6n de los procesos y la operaciOn eficaz de los mismos, el SENA

estableciO la Cadena de Valor, Anexo 1, en la cual se dispuso Ires niveles: los procesos de

InnovaciOn, los de Valor y los de Apoyo, los cuales se describen a continuaciOn.

• Procesos de InnovaciOn: Direccionan la ent idad.

• Procesos de Valor: Real izan la Operatividad la misiOninst itucional.

• Procesos de Apoyo: Soportan el cumplimiento de la misiOn inst itucional .

! PLANEACION DE LA PRESTACION DEL SERVICIO

La planificaciOn para la prestaciOn de los servicios se fundamenta en los lineamientos establecidos

en el plan estrateglco inst itucional , Ia detecciOn de las necesidades del medio y del sector

productive .

. PRODUCTOS 0 SERVICIOS DEL SENA

PRODUCTOI SERVICIO DESCRIPCION

Desarrollar y for talecer las competencias del

recurso humano, con las siguientes actividades:

FormaciOn, Entrenamiento y Reentrenamienlo

en lemas especlf icos. En la modalidad de

formaciOn titulada, el beneficiario recibe un

titulo de especialista - en alglln campo

especlfico -, tecnico 0 tecnOlogo. Y en la

FormaciOnformaciOn complementaria se realizan las

acciones de capacitaciOn que permiten la

actualizaciOn 0 el desarrollo de competenciasatendiendo a las demandas especlficas del

sector productive, con el fin de actualizar el

talento humano vinculado a una actividad

econ6mica y que requiera cualificar su

desempeilo actual 0 prepararse para asumir

nuevos desempel'los.

Disel 'lar acciones a traves de diferentes

melodologlas para la orientaciOn ocupacional,

Apoyo para el mercado laboral y ocupacionalel anlliisis laboral, el estudio de situaciOn ytendencias del mercado laboral para mejorar y

colombia noestablecer el contacto entre los buscadores de

empleo y empleadores, tanto a nivel nacional

, como internacional.

1 V e r s i Q n 1 1 I L I _ _ . ! ! M " , 0 - " , O : c ! 1_ - , - - - , - 1 : _ : p a " , g , , - . ; . , 1 3 = - - . . . . . . J

E ST E D OC UM EN TO 1 MP RE S O S E C ON SID ER A C OP IA N O C ON TR OL AD A



NormalizaciOn, evaluaciOn

competencias laboralesy certificaciOn

"""'U" Y " ' '' '' '' '" . , IU5 conoc,m,entos emplncosen la real izaciOn de una funciOn product iva, de

acuerdo a los requisitos de una 0 varias

Normas de Competencia laboral, esto Ie

permite al empresario contar con talento

humane extra calif icado y certificado, validandolegalmente el traba.i_ogue desempel'la.

Servicios complementarios

Apoyar la creaclen y fortalecimiento de las

capacidades tecnolOgicas y de las unidades de

investigaciOn aplicada y desarrollo tecnol6gico

de las empresas, a traves del desarrollo deproyectos.

Apoyar a las pymes en la implementaciOn de

las TIC, en logistica y gestiOn del talentohumano.

Apoyar la CofinanciaciOn de programas de

productividad de base tecnol6gica.

IREQUISITOS DEL CLiENTE

Los requisitos relacionados con el cliente estan determinados en los procedimientos de los

procesos de valor de la entidad ast oferta de servicios, inscripciOn, selecciOn, matricula y

certificaciOn. Cuando aplique.

REQUISITOS DEL PRODUCTO

Los requisitos identi ficados en los servicios y productos del SENA son los determinados por la ley,

por los di ferentes estudios realizados por la ent idad a !raves del observatorio de empleo, mesas

sectoriales y los real izados desde el proceso de inteligencia organizacional . Entre los requisi tos

mas representativos se encuentran:

• Legal: Conforme a la ley y a la normatividad vigente.

Cobertura: La cant idad y el porcentaje de poblaciOn a la que se les brinde los programas y

servicios.

• Accesibil idad: Que sea de facil consecuciOn 0 alcance.

Actual: Que los programas y servicios correspondan a las exigencias del entorno

• Social: Que los programas y servicios esten encaminados a servir y a beneficiar a la

poblaciOn y al sector productivo.

• Especifico: Que los programas y servicios sean precisos, caracterlsticos y propios de las

actividades ofrecidas.

• Calidad: Que los programas y servicios cumplan con los estandares de calidad vigentes.

• Practice: Que los programas de formaciOn permitan la utilizaciOn de herramientas y el

desempello en areas acordes con 10estudiado.

I V e r s i o n 11 I L ! __ . . : . : M O = . . ; . ( ) : . . : I_ - , - _ , _ I . !. . . P 8 : : . Q r . : . . . : . _ 1 4 ; _ _ _ _ J

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~DISENO Y DESARROLLO-__- _ .._---------_._---

I ...,-ILII.'IW"II...G. n.'C~t.JUCI"\CI VtJVllUlld d IU:i requenrmernos ee meo o, canoo r e e v a nc a a la

investigaci6n de las tendencias laborales y tecnol6gicas del entorno, con el f in de diseilar

programas de formaciones pertinentes.

COMUNICACION CON LOS CLiENTES

EI SENA ha establecido medios de comunicaci6n internos y extemos para la comunicaci6n con el

cl iente (ver el aparte Canales de Comunicaci6n). Da a conocer su portafolio de servicios a traves

de los medios de comunicaciOn institucionales y mediante volantes, afiches y demas. Asi mismo,

realiza la difusi6n directa en poblaciones a traves de los instructores y los Subdirectores de

Centro.

En el SENA el diseilo y desarrollo aplica para los diferentes programas de formaci6n profesional,

bajo el enfoque de compelencias laborales.

PROPIEDAD DEL CLiENTE

Las bases de datos que contiene r a informaci6n personal de los aprendices en el momenta de la

inscripci6n y matricula a un programa de formaci6n y de la comunidad en general cuando se

inscribe al Servicio Nacional de Empleo y los ambientes de aprendizajes entregados por terceros

para la ejecuciOn de la formaciOn profesional, se consideran propiedad del cliente.

iCOMPRAS

Con el fin de asegurar la calidad en la adquisici6n de bienes y servicios, se ha establecido el

proceso GestiOn Administrativa. el cual cuenta el Manual de Contrataci6n Administrativa.

Para lIevar a cabo la prestaci6n del servicio bajo condiciones controladas, la ent idad direcciona su

misi6n a traves lineamientos claramente establecidos.

EI seguimiento, control y mejora de los procesos se realiza de manera transversal en toda la

entidad de acuerdo a la normalividad vigenle.

: IDENTIFICACION Y TRAZABILIDAD DEL SERVICIO

En el SENA se garantiza la trazabilidad yel cumplimiento misional a traves de los diferenles los

aplicativos para el desarrollo y control de su gesti6n.

I V e r s i o n 11 I 1 L _ _ _ - - " ,M : : : a ,- - ,- o , -, 1 _ _

~ _ I L IP : . _ : 8 Q : . o . : . _ . . : ; : 5 , - - - - - ,

ESTE DOCUMENTO I MPRESO SE CONSIDERA COPI A NO CONTROLADA



IsEGUIMI-ENTO Y MEDICICN DE LOS PROCESOS

EI SENA garantiza la eficacia, eficiencia y efect iv idad en la prestaciOn de sus servicios soportado

en la mejora continua institucional.

EI SENA ha implementado el seguimiento y mediciOn de los procesos de la Cadena de Valor,

estableciendo diferentes mediciones de eficiencia, efectividad y eficacia con el fin de evaluar su

capacidad y alcanzar los resultados planificados.

SATISFACCICN DEL CLiENTE

Para medir y garant izar la satisfacciOn del cliente, el SENA cuenta con las diferentes mediciones

que permiten conocer la percepciOn del cliente, realizar la retroalimentaciOn y determinar las

acciones de mejora.

EISENA garantiza la recopiiaciOn y analisis de los datos resultantes de su gesti6n para demostrar

la conveniencia, adecuaciOn, eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de GestiOn de la Calidad.

EIseguimiento a los indicadores es responsabil idad de los IIderes de los procesos y de los Comites

Regionales del Sistema Integrado de Mejora Continua Inst itucional, quienes de acuerdo con la

frecuencia establecida para el anslisis de los datos, entregan sus informes a la DirecciOn de

Planeaci6n y Direccionamiento Corporat ivo, quien posteriormente presenta el consolidado en la

Revisi6n por la DirecciOn para la toma de decisiones.

MEJORA CONTINUA

EI Representante de la DirecciOn, el cornne de Mejora Continua de la GestiOn Institucional y losComites Regionales del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional mejoran

permanentemente el SIMCI a traves de la implementaci6n de la pollt ica y los objetivos de calidad,

el seguimiento a los resultados de las auditorlas internas de calidad, el analisis de datos, la

implementaci6n de acciones correctivas y acciones prevent ivas, el anal is is de los resul tados de la

Revisi6n por la DirecciOn y la presentaciOn de los planes de mejoramiento.

ESn: DOCUMENTO IMPRESO SE CONSI DERA COPI A NO CONTROLADA



I Version 11 I 1'-------"'M=0-0=1_-- -L_LI..:....:plIg= ....:..:.17__;

1. Cadena Valor

2. Autoridad y Matriz de responsabil idad frente al SIMCI

Nombre Cargo Fecha

Elaboro Oscar Andres RojasGrupo de Gestion Presupuestal y Mejoramiento

Junio 2010Continuo

Reviso Rosario Ramos DiazCoordinadora Grupo de Gestion Presupuestai y

Julio 2010Mejoramiento Continuo

Aprobo Juana Perez Martinez Directora de Planeacion y Direeeionamiento CorporativoAgosto

2010

Control de Cambio.

Version Fecha d e Descripcion del cambio Aprobo

Aprobacion

Resoluci6n 02613

01 Agosto 2010 Version Inieial del sistema del 9 de ssptiembre

dei2010

E ST E O OC UM EN TO IM PR ES O S E C ON SID ER A C OP IA N O C ON TR OL AD A



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ROCED,MiENTO Control de Dcc.nr cctos y Reglstros

Objetlvo: Establecer los parametrospara la creaclon, revisi6n,actualizacion,eliminaci6n y divulgaci6n,de losdocumentosdel SistemaIntegradode MejoraContinuaInstitucionalasl comoel control y la administraci6n de losregistrosdel SENA

Responsable: Lideres de procesos de la entidad,

Directores Regionales, Subdirectores de centro y

Direccion de Planeacicn y DireccionamientoCorporativo.

Alcance: Desde la identificaci6n de la

necesidad de la creacion, mOdificaci6n 0

anulacion de documentos, hasta su disposicionfinal.

Generalidades:

Control de Documentos

• La elaboracion, revision y aprobaci6n de los documentos del Sistema Integrado de Mejora Continua

Institucional varia segun el tipo de documento, como se presenta en el Anexo 1 de este

procedimiento.

• La codif icaci6n de los documentos se encuentra estipulada en el Anexo 2 de este procedimiento.

• Cuando se requiera elaborar un diagrama de flujo se debe tener en cuenta la simbologia

establecida en el Anexo 3 de este procedimiento.

• La descripci6n 0 caracterizaci6n de los procesos se debe realizar en el formato descrito en el Anexo

4 de este procedimiento.

• Los procedimientos deben ser documentados de acuerdo con el formato presentado en el Anexo 5.

de este procedimiento.

• Los Anexos 4 y 5 son formatos unicos, la codificaci6n se realiza de acuerdo con el proceso.

• EI control de los documentos del SIMCI se realiza a traves del Listado Maestro de Documentos (ver

Anexo 6) el cual sera manejado exclusivamente por la Direcci6n de Planeaci6n y Direccionamiento

Corporativo. (VER NOTA 1)• La solicitud, creaci6n modificaci6n y anulaci6n de documentos del SIMCI se debe realizar en el

Anexo 7 de este procedimiento.

• Para el SIMCI, los documentos extemos se refieren a la normatividad que Ie aplica a cada proceso.

EI control, la actualizaci6n y la divulgaci6n del Normograma institucional, corresponde a la Direcci6n

Juridica de acuerdo con 1 0 establecido en el art iculo 16 numeral 7 del Decreto 249 de 2004.

• Todos los documentos del SIMCI, excepto los formatos deben tener la siguiente anotaci6n en el piede pagina. "Este documento impreso se considera copia no controlada"

• Para la identificaci6n de los documentos del sistema se debe tener en cuenta las siguientescaracteristicas:

E st e d oc um en to i mp re so s e c on sid er . c op ia n o c on tr ol ad a

I Versi6n I 3 I I ' - PO_OI_-4 - ' - - L - 1 P _ i g_ . '_ _



I Pagina de

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Los procedimientos tend ran encabezado solo en su primera pagina

En las demas paginas solo aparecerii el nombre del procedimiento

Los formatos tend ran el siguiente encabezado

NOMBRE FORMATO

C6digo y versi6n

Nombre proceso al que esta asociado

Nombre procedimiento al que esta asociado

Pie de pagina: .

Todas las hojas de los procedimientos llevaran en el pie de pagina la siguienle labia alineada a la

derecha,

Indicando el nomero de versi6n, el c6digo y la pagina:

I V e r s i 6 n I # I I L_ 6 d _ i - = - 9 0 ~ I_ p _ a 9 = - - i n _ a _ . . . J

Todo documento del sistema contara con un cOdigo uruco que se asigna segun 10establecido en este

procedimiento.

Todos los documenlos deben lener los siguientes cuadros en la ultima pagina.

Control de Documentos

Nombre Cargo Fecha

Elaboro

Revlso

Aprob6

Control de Cam bios

version Fecha de Descripcion del cambio Aprobo

Aprobacion

E st e d oc um e nt o i mp re so s e c on si de ra c op ia n o c on tr ol ad a

I Vers iOn I 3 I I P001-04 I Pig. 2

~ - - - - - - - - - - ~ ~ - - - - - -



r . , . .... . .... ...... ~~. .. r r n p r e ge ga ae ra ge uocumen osde Ia entidad; por tanto 8S responsabilidad de la Regional realizar el tramite ante Ia Direccion de

Planeacion y Direccionamiento Corporativo para su revision y la posterior inclusion en el ListadoMaestro de Documentos.

Es ts d oc umen lo imp re so se co ns ide ra eo pia n o co nt rolada

I VersiOn I 3 I L I _ p o _ o _ ' - O _ 4 - " - . L I _ P i 9 _ . 3_--,

NOTA 2: Para cumpllr con 10 establecldo en la normatividad referente a los temas de Sistema

Obligatorio de Garantia de Cali dad en Salud, Seguridad e inocuidad alimentaria, Sistema de Gestion

Amblental, entre otros y con el fin de no generar Interferencla con 10establecido en la Cadena de

Valor de la entldad y con los documentos del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional, se

contempla que los centros deber{m elaborar dichos procedimientos que garanticen el cumplimlento

de dlcha normativic: lad vlgente, teniendo como parametros las caracteristlcas del SIMCI .

Control de Registros

• EI SENA en cumplimiento a la Ley General de Archivo determina que a traves de las Tablas deRetenci6n Documental la entidad realizara el control de sus registros.

• En las TRD se determinara las condiciones para la identificaci6n, almacenamiento, protecci6n,

tiempo de retenci6n y la disposici6n final de los registros.

• La ldentlficacion: Se establece a traves de series, sub-series y las series documentales.

• EI almacenamiento: Corresponde en la TRD ala Tradici6n Documental ; en ella se establece si los

registros se almacenan en soporte fisico (Original0 copia) 0 si es en soporte electr6nico.

• La proteccion: De acuerdo con la normatividad vigente el almacenamiento se debe realizar en

carpetas y cajas. EI responsable de estos registros es el encargado del archivo de gesti6n de cada

proceso.

• La reeuperacten: La consulta de los registros, se solicitara ante la persona encargada de dirigir el

archivo central de la entidad, mediante oficio el cual incluye el visto bueno del directivo de la

respectiva dependencia.

• La retenelen: Corresponde al tiempo en archivo de gesti6n como en archivo central.

• La disposiclon final, en las TDR se establece si la eliminaci6n 0 conservaci6n, si este es el caso

se determina este si es en soporte f1sico0 soporte electr6nico, asi como la tecnologia usada para la

misma. Digitalizado 0microfilmado.



uroer oe procesoylo responsable asignado

Planeaci6n y Direccionamiento

Corporativo

..., ....."r~1 l ea"""" ~ . .. w\'u I fa \,;rC~C

de documento v", ""_0 1del

procedimiento

CIn ic io )

,- -_~ ~_ l~._ _

I1-Olt.etar 18necesidad de erear. I

m a : : ~ = : o ~ ; r U ~ ~C U O O : : : : : : ' ' : n ~ i r a r

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l2_0iligenclar v Envier Formato FOO2-POO1- ! ._

04· I

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3.Revisar Ia sollcitud

8'4-SI

r- . ~-l.~~~-:N~SI

i

I 1 _L . ~ A j u . t a r eI documento y remitiJ10

L~uev.mente para su reV is i6n

~~r c 6 d i g : - ~ ~ : - ~ : ~ ~ ~ ;--I+-__ +- ~L_ocumento

. - - _ _ = J - - .12. Actualizer .ellistado maestro de

documentoa y lae TRO

13. l identificar EI documento ~ - - - lobsoleto 0 anulacto _ _ _ j- - - r - - - -

r ; : ; , Divu lgar 1 8 di spon ib il ld ad de I a-nue~

WlIien del documanto.

'------'- .L ._

E st e d oc um e nt o i m pr es o s e c on si de ra c op ia n o c on tr ola da

I Versi6n ! 3 I L I_ p _ O O _ l _ - ( ) 4 . . . I I ' - - - - ' ! ' - - - - ' p ~ _ 9 : . . . _ 4 _ _j



5numero 9 de 10 contrario con la actividad 7

Enviar comunicaci6n al responsable del

proceso informando acerca de la no viabilidad

soIic itando los ajustes que se deben realizar al

documento, en el fonnato F002-POO1-04.

Realizar los ajustes del documento y remitirto

nuevamente a Ia DirecciOn de PlaneaciOn y

Direccionamiento Corporativo para continuar

con Ia actividad 5.

Enviar el documento para su aprobaciOn.

7

8

9

10

Devolver el documento, confirmando

aprobaciOn y continuar con el proceso

11

Asignar c6digo y versiOn al documento segOn

el control documental y el Listado Maestro de

Documentos

Actualizar el l istado maestro de documentos y

las TRD si as necesario2

13

ldentif icar la versiOn anterior del documento y

marcano segOn el caso documento obaoleto

si es una modificaciOn 0 documento anulado

si es una eliminaciOn.

Divulgar en los medios establecidos para tal f in.

EI nuevo documento con el apoyo de

Comunicaciones.

Socializar e implementar el documento en las

actividades diarias.

Archivar los documentos y registros

14

15

16

Direcci6n de PlaneaciOn

y Direccionamiento Formato

Corporativo P001-04F002-

Llder de procesos ylo

responsable asignado Formato

P001-04

F002-

DirecciOn de PlaneaciOn

y Direccionamiento

Corporativo.

su Designado en Ia tabla de Documento

niveles de autoridad tramiteen


y Direccionamlento

Corporativo

Direcci6n de PlaneaciOn

y Direccionamiento

Corporativo

Documento entramite

Listado Maest ro

de Documentos y

TRD

DirecciOn de PlaneaciOn VersiOn anterior

y Direccionamiento del documentoCorporativo


y Direccionamiento Medios digitales

Corporativ~

Llder de procesos

Funcionarios

contratistas SENAY TRD

Y TRD

Y TRD

17 Conservar, proteger y recuperar los Funcionariosdocumentos y registros contratistas SENA

Velar por la Disposiclones f inal de los regist ros Funcionarios

contratistas SENA

• Tablas de Retenci6n Documental, vigentes a la techa.

Anexo 1 "Niveles de autoridad para los documentos del SIMCr

Anexo 2 "Codif icaci6n de documentos'

• Anexo 3 "Simbologia para los f1ujogramas"

Anexo 4 "ldentificaci6n de caracterizaci6n de procesos"

Anexo 5 "ldent if icaci6n de procedimientos'

Anexo 6 "Listado Maest ro de Documentos"

• Anexo 7 .. Formato Solicitud de creaci6n, anulaci6n 0modif icaci6n de documentos

18

Documentos asociados:

E5 te d oc umen to rnpres o 58 consdera copoa no controlada

I V e r s i O n I 3 I L . . IP _ O O _ 1 _ - 0 4 - . l - . . J I ' - p _ 8 g _ · 6__



EstedocumentoimpresoS8considera copia no controiada

I Version I 3 I ' - 1 _ p O _ O _ ' _ - 0 4 ~ _ I ' _ p _ a _ g _ . 7_---'

- . _ .._ElaborO Oscar A . Rojas Grupo de Gesti6n Presupueslal y Mejoramiento Junio2010

Continuo

Reviso Rosario Ramos Coordinadora Grupo de Gesti6n Presupueslal y Julio 2010Mej_oramientoContinuo

Aprobo Juana Perez Martinez Directora de Planeaci6n y Direccionamiento corporativeAgosto 2010

Cont ro l d e C amb io s

version Fecha de Aprobacion Descr ipcion del cambio Aprobo

Resoluci6n

01 Junio 2005 Versi6n Inicial del sistema 001156 del

2005

Actualizaci6n nueva versi6n del procesos y Resoluci6n

02 Diciembre 2008 procedimientos y paso de la interrelaci6n de procesos 003751 delidenlificada en un mapa a una cadena de valor. 2008

Ajuste del procedimiento de control de documentos yResofuci6n

02613 del 9 de03 Agosto 2010 registros para que el SIMCI de Calidad sea dinamico y se

septiembre delajuste a las nuevas tecnologlas.

2010



" .- - .. . ,. ' . 1' 1; ; ; UVvUII::~V t:LAtsUKAt,;IUN REVISION APROBACION

P olilic a d e I. C aU da dF u nc ia na ri o e nc ar ga do p or e l

C om il ll N ac io na l d el S is le m a

R e p re s en ta nl e d e Ia Direccionde M ajora Conlinua Conse jo D irectivo

inslilucional

Objetfvos deCaUdadF un ci on ar io e nc ar ga do p o r e l D i re cc io n d e P l an e ac iO n y

C om il ll N ad on al d el S is le m a

R e pr es e nl an te d e l a D i re cc iO n D i re c c ion am ien lo Co rp ora ti v oIntegrado Mejora Conlinua

Instilucional

C ad en a d e V al orF u nc io na ri o e nc ar ga do p o r e l D i re cc io n d e P la n ea c io n y

C om il e N ac io na l d el S is te m a

R e p re s en ta n te d e l a D i re cc io n D i re c ci on am ie n lo Co rp ora li v oI n t&g ra do Ma j o ra Con ti n ua

Instilucional

M an ua l d . C aU da dF u n ci on a ri o e n ca rg ad o p o r eI D i r ec c iOn de P la nea c iOn y

C om il e N ad on al d el S is te m a

R ep re se nta nte d e la D ir ec cio n D ire cc io na mie nt o C orp ora tiv oI nt &g ra do M a jo r a C o nb n ua

Instilucional

C a ra ct er iz ac io n d e P r oc e 8o sF un cio na rio e nc ar ga do p or e llid er D ir ec ci6 n d e P la ne ac i6 n y

d el p r oc es o D i re c ci on am ie n to Co rp o ra t iv oL id e r d e l p ro c es o

Procedlmientos y P la ne s d e c aU da dF u n ci on ar io e nc ar ga do p o r e l D i r ec c iOn de P la nea ci6n yr es p o ns a bl e d e l p r oe e so 0 L id e r d e l p ro e es o

e nc ar ga do d e m e jo ra a n iv el r eg io na lD i re c c ion am ien t o Co rp o ra t iv o

P r oc ed lm l en to s t er na s e s pe d lc o B

de term inad os e n la N OTA 2 del D i re cc i6 n d e P l an ea c i6 n y

p ro ce di m ie nt o c on tr ol d e d oc um e nt os yFuncion ar io e n ca rgado

D l re c ci on am ie n to Co rp ora ti v oS u bd ir ec to r d e C e nt ro

reglstroll

In lln lc tlv os , F lc ha s T 6c nlc as , G ula s yF uncio nario enca rga do p or el D irecci6 n de P la nea ci6 n y L i de r d el p r oe e so 0

Forma tosr es p o ns a bl e d e l p ro c es o 0 D ire cc io na mie nt o C orp ora tiv o re sp on sa ble re gio na l d el

e nc ar ga do d e m e jo ra a n iv el r eg io na l 0 proceso

E&t edDcu rnen Io impnt so sa con& id e ra CDpia no cont ro lada

08 res 02613 de 2010 simci

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