06 gestion de calidad

Gestin de la Calidad o e H o

Antes de que leas este captulo, piensa acerca del plan de gestin de la calidad de tu proyecto. Tienes uno? Si tu respuesta es s, es posible que slo necesites darle un breve repaso a este captulo. Sin embargo, si no tienes un plan de gestin de la calidad o si en la actualidad no realizas gestin de la calidad, ste puede ser un tema difcil en el examen. Este captulo te ayudar a familiarizarte con lo que es la calidad y a comprender su rol en el proceso de direccin de proyectos.

Algunas personas sostienen que los directores de proyectos no tienen tiempo para perder en la gestin de la calidad, y muchas organizaciones no obligan a sus directores de proyectos a tener planes de gestin de calidad. Pero piensa en lo que puedes obtener si gestionas la calidad en tus proyectos. Una falta de atencin a la calidad significa ms reproceso o defectos. Entre ms reproceso tengas que hacer, mayor ser el tiempo y dinero que estars desperdiciando y, menor la posibilidad de alcanzar las lneas base del cronograma y costo del proyecto. Pero si te enfocas en la calidad, puedes dedicar tiempo a prevenir los problemas en lugar de lidiar con ellos. Realmente puedes ahorrar tiempo en el proyecto que de otra manera tendras que destinar al reproceso y a la resolucin de problemas.

Si te preguntan, '~es mejor planificar la calidad o inspeccionar para encontrar problemas de calidad?" Casi todos respondern correctamente que es mejor planificar la calidad. Sin embargo, no es as como la mayora de las preguntas relacionadas con la calidad son presentadas en el examen. En lugar de esto, se enfocan en situaciones para ver si sabes qu hacer. Por ejemplo:

El director de proyectos descubre que uno de los miembros del equipo ha creado su propio proceso para instalar hardware. Qu debe hacer el director del proyecto?

Proceso de gestin de la calidad

' Definicin de la calidad Mtricas de calidad . Plan de gestin de la calidad Plan de mejoras del proceso Mejora continua Siete herramientas bsicas de.caliead - Diagrama de control

Va,riacin de causa asignable/de causa especial

Lmites de control Media Lmites de las

especificaciones Fuera de control Regla de siete

- Diagrama de Pareto - Diagrama de causa y

efecto - Hoja de chequeo

Diagrama de flujo - Diagrama de dispersin - Histograma Estudios comparativos (benchmarking) Anlisis de procesos , Auditorfas de calidad Diseo de experimentos Muestreo estadstico Lista de control de calidad Prevencin antes que la inspeccin "Baar en oro" (aadir funcionalidad extra).

2013 RMC Publications, lnc 952.846.4484 [email protected] www.rmcproject.com

Justo a Tiempo (JIT} Estndares de calidad (ISO

9000, CISG, O$HA) Desviacin estndar Gestin de la calidad total

(fQM) Responsabilidad por la calidad Impacto de una mala calidad Anlisis costo be11eficlo Costo de la calidad

- Costos del cumplimiento y no cumplimiento

3 6sigma Anlisis marginal Poblacin Muestra Distribucin normal Exclusividad mutua Probabilidad IndePendencia estadstia Grado Tericos de la calidaa (Juran,

Deming, Crosby) Herramientas y tcnicas de

aseguramiento de la calidad - Diagramas de afinidad - Diagramas de rbol - Diagramas del proceso de

decisin (PDPC) - Dfgrafos de

interrelaciones - Diagramas matriciales - Matrices de priorizacln - . Diag[amas de red

291

Mulcahy, R. (2013). Gestin de la calidad. En Preparacin para el examen PMP:aprendizaje acelerado para aprobar el examen PMP de PMI (pp.291-321)(611p.)(8a ed). s.l. : RMC Publications.

(C42723)

~;!.i0 PLANIFICACIN [ EJECUCIN Seleccionar el director del

(Es el OniCo gnlpo de procesos q\18 lene un;O!'del1 asignado) Ejecutar el trabajo de

proyecto acuerdo con el plan para la Determinar cmo direccin del proyecto

Determinar la cultura de planificars cada rea de la compaa y los sistemas conocimiento Producir los entregables existentes del producto (alcance del

Determinar los requisitos producto) Recolectar los procesos, detallados

procedimientos e Recopilar los datos sobre el informacin histrica Crear el enunciado del desempeo del trabajo

alcance del proyecto 1 Dividir los proyectos Solicitar cambios grandes en fases Evaluar qu comprar y

1 Entender el caso de negocio 1 crear los documentos de Implementar nicamente adquisicion los cambios aprobados

Identificar los requisitos, Determinar el equipo de 1 Mejorar continuamente supuestos, riesgos y planificacin

1 restricciones iniciales, y los Seguir los procesos acuerdos existentes Crear la EDT y el

diccionario de la EDT Determinar si los procesos Evaluar el proyecto y la son correctos y efectivos

1 1 viabilidad del producto Crear la lista de actividades (aseguramiento de la

dentro de las restricciones 1 1

calidad) dadas Crear el diagrama de red

1 1 Realizar auditoras de

Crear objetivos medibles Estimar los requisitos de calidad recursos

Desarrollar el acta de ~==========~ 1 Adquirir el equipo final constitucin del proyecto Estimar tiempo y costo l ~===========~ ============= Dirigir las personas

Identificar a los interesados y determinar sus expectativas, su influencia y su impacto

Determinar la ruta crtica

Desarrollar el cronograma

Desarrollar el presupuesto

Determinar los estndares, procesos y mtricas de calidad

Crear el plan de mejoras de proceso

Determinar los roles y responsabilidades

Planificar las comunicaciones y el compromiso de los interesados

Realizar la identificacin de riesgos, el anlisis cualitativo y cuantitativo de riesgos y la planificacin de la respuesta a los riesgos

1 Volver atrs; iteraciones

Evaluar el desempeo individual y del equipo [ Llevar a cabo actividades de formacin de equipo Entregar reconocimientos y recompensas Utilizar el registro de polmicas Facilitar la resolucin de conflictos

Liberar los recursos conforme se completa el trabajo

Enviar y recibir informacin, y solicitar retroalimentacin

1 Informar el desempeo

1 Gestionar el compromiso

y las expectativas de los interesados

1

1

1

1

1

SEGUIMIENTO Y CONTROL

Tomar acciones para controlar el proyecto

Medir el desempeo en contraste con la lnea base para la medicin del desempeo

Medir el desempeo en contraste con otras mtricas en el plan para la direccin del proyecto

Analizar y evaluar el desempeo

Determinar si las variaciones requieren una accin correctiva u otra solicitud de cambio

Influir en los factores que ocasionan los cambios

1 Solicitar cambios Realizar el control

integrado de cambios

Aprobar o rechazar cambios

Actualizar el plan para la direccin del proyecto y los documentos del proyecto

Informar a los interesados respecto a los resultados de las solicitudes de cambio

Dar seguimiento al compromiso de los interesados

1 Gestionar la configuracin

1 Crear proyecciones

Obtener la aceptacin de los entregables intermedios por parte del cliente

1 Realizar control de calidad

Efectuar reevaluaciones y auditoras de riesgos

1 Gestionar las reservas . Finalizar los documentos 1 de adquisicin 1 Llevar a cabo reuniones 11 Controlar las adquisiciones ~==========~ ==========~

292

Crear el plan de gestin de Seleccionar los vendedores . cambios

Finalizar las partes de "cmo ejecutar y controlar" de todos los planes de gestin

Desarrollar el plan para la direccin del proyecto realista y final y la linea base para la medicin del desempeo

Obtener la aprobacin formal del plan

Llevar a cabo la reunin de inicio del proyecto


1 CIERRE 1 Confirmar que el trabajo

est hecho de acuerdo a los requisitos

Completar el cierre de las adquisiciones

Obtener aceptacin final del producto

Completar el cierre financiero

Entregar el producto completado

Solicitar la retroalimentacin del cliente sobre el proyecto

Completar el informe final de desempeo

1 Archivar e indexar registros 1

1 Recopilar las lecciones

aprendidas finales y actualizar la base de conocimientos

1

1

1

1

o e H o Gestin de la Calidad

Los directores de proyectos principiantes puede que escojan una respuesta relacionada con agradecer al miembro del equipo por el esfuerzo. Los directores de proyectos con ms experiencia puede que seleccionen una opcin que se relacione con investigar si el proceso era bueno. Los mejores directores de proyectos seleccionan la opcin relacionada con investigar el plan de gestin de la calidad para determinar si se debera haber contado con un proceso estndar.

Las personas sin experiencia en la gestin de la calidad generalmente tienen dificultades con estas preguntas. Afortunadamente, no todas las preguntas acerca de la calidad en el examen son tan difciles. Espera ver preguntas en el examen que hablen acerca de ambientes de manufactura (ejemplo: el director de proyectos trabaja para un fabricante de mesas) . Esto no significa que tengas que aprender sobre todas las industrias. El examen puede destacar la manufactura porque la calidad es un factor importante en esta industria y, generalmente, todos comprenden los ejemplos acerca de manufactura. No permitas que la mencin de la industria en una pregunta te confunda. En lugar de eso, concntrate en la situacin que se describe. Tambin espera preguntas acerca del proceso de gestin de la calidad y cmo la calidad se relaciona con las restricciones del proyecto, tal como se define en este libro.

Imagina un proyecto para construir un estadio que est hecho la mayor parte de concreto. Ya se han vertido dos tercios de la parte de concreto del estadio cuando un da llega el comprador y prueba la resistencia del concreto. El comprador descubre que el concreto no cumple con los requisitos de calidad claramente establecidos en el contrato. Puedes imaginarte los problemas cuando el comprador dice, "quiten el concreto, no es aceptable': De quin es la culpa? Por qu ocurri esto?

Podramos decir que es culpa del comprador por no probar el concreto antes? Podras argumentar eso, pero no es realmente culpa del proveedor por no probar la calidad personalmente? En dnde estaba su plan de calidad? Se tendran que haber dado cuenta del requisito y determinado cundo y cmo confirmaran que lo haban cumplido. Una falta de atencin a la calidad en esta situacin agreg un riesgo considerable e innecesario al proyecto, lo que dio como resultado una gran cantidad de reproceso y gastos adicionales.

He aqu algo ms para considerar. Alguna vez un cliente te ha dicho que uno de tus entregables no es aceptable, a pesar de que no te haya brindado anteriormente una definicin de lo que era aceptable? Es importante saber-por adelantado-qu es calidad aceptable y cmo ser medida en el proyecto. Entonces puedes determinar qu hars para asegurarte de que el proyecto cumpla con esos requisitos. Si no realizas estos pasos, tendrs criterios de aceptacin poco claros como "le gusta al cliente': Realizar bien el proceso de gestin de la calidad te ayuda a evitar muchas polmicas que pueden aparecer ms adelante en el proyecto.

Lo siguiente debe ayudarte a entender cmo cada parte de la gestin de la calidad se ubica en el proceso de l direccin de proyectos en general:

El proceso de Gestin de Galidad '" ,, 1: Realizado Durante '"' ~ _~,,. \ "''~;. .i.,'c .. ' _: ' Planificar la Gestin de la Calidad Grupo de procesos de planificacin Realizar el Aseguramiento de Calidad Grupo de procesos de ejecucin Realizar el Control de Calidad Grupo de procesos de seguimiento y control

Antes de que comencemos a tratar estos tres procesos en detalle, veamos algunos conceptos bsicos de la gestin de la calidad que debers comprender para el examen.

Definicin de calidad Qu es la calidad? Recuerda la definicin corta para el examen. La calidad es definida como el grado en el que el proyecto cumple con los requisitos. MEMORIZA esta frase; ha llegado a haber alrededor de cuatro preguntas sobre este tema en el examen.

Ahora voy a contarte una historia acerca de la calidad. En una de las clases de RMC, un estudiante se asom por la ventana y vio a alguien pintando de blanco la piedra caliza de un edificio antiguo. El estudiante dijo "eso no es calidad!" Pensemos un momento en el enunciado del estudiante. Por qu tal pintura no "sera

2013 RMC Publications, lnc 952.846.4484 [email protected] www.rmcproject.com 293


294

calidad"? Si el contrato de pintura le peda al pintor que usara cierto tipo de pintura y que siguiera ciertos estndares, y as lo estaba haciendo, entonces el trabajo cumpla con los requisitos de calidad. La polmica que realmente argumentaba el estudiante era que la maravillosa piedra antigua estaba siendo pintada en lugar de ser limpiada. En otras palabras, esto era un desacuerdo con los requisitos, no con la calidad del trabajo.

Volvamos a revisar de nuevo la definicin de calidad: El grado con el que el proyecto cumple los requisitos Puedes obtener calidad si no tienes todos los requisitos que se esperan y los que no se esperan debidamente definidos en el enunciado del alcance del proyecto y en la documentacin de los requisitos? Por supuesto que no. Esto hace que el esfuerzo de recopilacin de requisitos (de la gestin del alcance) y el enunciado del alcance del proyecto y la documentacin de los requisitos sean muy importantes para el esfuerzo de la gestin de la calidad.

NOTA: Es posible que veas preguntas situacionales en el examen que incluyen el trmino "grado' para hablar de la calidad. La calidad es la medida en la que un proyecto (o entregable) cumple con los requisitos, mientras que "grado' se refiere a una categora o clasificacin general de un entregable o recurso que indica una funcin comn, pero distintas especificaciones tcnicas. Por ejemplo, un grado bajo de concreto que soporta un peso limitado podra ser suficiente para las necesidades de un proyecto y podra ser de alta calidad siempre que cumpla con los requisitos de calidad establecidos, como no tener ningn defecto. De la misma manera, un grado alto de concreto destinado a sostener ms peso podra, sin embargo, ser de baja calidad si est mezclado o vertido de acuerdo con estndares bajos o si, por algn otro motivo, no cumple con las mtricas de calidad establecidas.

Definicin de gestin de calidad PGINA 227 La gestin de la calidad incluye crear y seguir polticas y procedimientos para asegurar que un proyecto alcance las necesidades definidas desde la perspectiva del cliente. Tambin podramos decir que significa asegurarse de que un proyecto se complete sin desviaciones respecto de los requisitos del proyecto. La gestin de la calidad incluye los procesos Planificar la Gestin de la Calidad, Realizar el Aseguramiento de Calidad y Realizar el Control de Calidad.

Tericos de la calidad Las siguientes personas son conocidas por sus teoras sobre la calidad: Joseph Juran Cre el principio 80/20, abog porque se involucrara a la alta gerencia y defini la

calidad como "adecuacin al uso': W. Edwards Deming Desarroll 14 pasos para la gestin de la calidad total y abog el ciclo

Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PDCA) 1 como la base de la mejora de la calidad. Philip Crosby Populariz el concepto del costo de la baja calidad y abog por prevenir en lugar de

inspeccionar y los "cero defectos". Crea que la calidad es "conformidad con los requisitos':

11 PMI-ismos relacionados con la calidad Las preguntas relacionadas con la calidad pueden ser confusas porque muchos de los temas del examen no estn en la Gua del PMBOKe y porque la filosofa de la calidad del PMI puede ser diferente a la de tu compaa. Algunas compaas se refieren a lo que el PMI llama Realizar el Aseguramiento de la Calidad como planificacin de la calidad. Algunas compaas creen en brindar extras al cliente, mientras que el PMI quiere que nos enfoquemos en alcanzar los requisitos. Es importante comprender la filosofa del PMI para responder correctamente las preguntas del examen. Por lo tanto, debes conocer los siguientes PMI-ismos relacionados con la calidad:

El director del proyecto debe recomendar mejoras a los estndares, polticas y procesos de la organizacin ejecutante. Tales recomendaciones son esperadas y bienvenidas por la gerencia.

La calidad debe ser considerada cuando haya un cambio en alguna de las restricciones del proyecto. La calidad debe ser revisada antes de que una actividad o paquete de trabajo sea completado. El director del proyecto debe pasar tiempo tratando de mejorar la calidad. El director del proyecto debe determinar las mtricas a ser utilizadas para medir la calidad antes de

que comience el trabajo del proyecto. El director del proyecto debe crear un plan para mejorar continuamente los procesos. El director del proyecto debe asegurarse de que los enfoques y procesos autorizados sean cumplidos. El departamento de aseguramiento de la calidad o de control de calidad puede realizar algunas

actividades relacionadas con la calidad.



Consideras que comprendes la filosofa del PMI y cmo la gestin de la calidad se ajusta al proceso de direccin de proyectos? Ponte a prueba con el siguiente ejercicio.

Ejercicio Realiza una lista de las ACCIONES especficas requeridas para asegurar la calidad en el proyecto.

Respuesta Hay muchas posibles respuestas. Se te ocurrieron stas? Revisar el plan para la direccin del proyecto, en particular las lneas base del

proyecto y los documentos relevantes del proyecto. Asegurarte de que conoces y comprendes la definicin de calidad del cliente. Identificar los niveles deseados de desempeo del producto y de los componentes

del producto.



296

Identificar a qu nivel deberas controlar el proyecto (ejemplo: a nivel del paquete de trabajo, de la actividad o a un nivel ms detallado).

Identificar los procesos o los estndares de calidad que sean aplicables al proyecto. Identificar el nivel de calidad requerido para las actividades de la direccin del proyecto. Determinar los procesos y estndares de calidad a utilizar, cundo, cmo y en qu

partes del proyecto. Establecer estndares para alcanzar el nivel deseado de desempeo para las

actividades y el proyecto. Establecer mtricas para medir la calidad desde la perspectiva del cliente y de la

organizacin. Decidir qu se har para asegurar que se sigan los procesos y se alcancen los estndares. Determinar cmo mejorars los procesos del proyecto: tu plan de mejora de

procesos. Probar la validez de los supuestos antes de que provoquen problemas. Asegurarse de que los miembros del equipo entiendan lo que "calidad" significa en

su trabajo. Recopilar los problemas, errores y quejas, y revisar lo que se puede hacer para

prevenir que vuelvan a suceder en el proyecto. Indicar a los equipos que sigan los esfuerzos planificados para evaluar el proyecto a

fin de buscar mejoras de calidad. Inspeccionar el trabajo mientras se est realizando, no despus. Realizar revisiones de calidad. Medir el desempeo en relacin con los estndares. Llevar a cabo reuniones, emitir informes, medir y realizar clculos. Volver a revisar los estndares de calidad. Evaluar la efectividad del sistema de control de calidad. Gestionar la calidad con el mismo esfuerzo que lo haces para el tiempo, costo o alcance. Solicitar los cambios, incluyendo las acciones preventivas y correctivas, y las

reparaciones de defectos. Actualizar los activos de los procesos de la organizacin con la informacin y los

datos obtenidos a partir de los esfuerzos de mejora y control de procesos. Incluir las polmicas de calidad en las lecciones aprendidas. Poner a disposicin del proyecto las lecciones aprendidas recopiladas.

"Baar en oro" {aadir funcionalidad extraf "Baar en oro'' se refiere a dar extras al cliente (ejemplo: funcionalidad extra, componentes de mayor calidad y alcance extra o mejor desempeo). Aunque es posible que en tu trabajo cuentes con una poltica que promueve el baar en oro (ejemplo: "alcanzar y exceder las expectativas del cliente") el pensamiento de calidad avanzado no recomienda esta prctica, y tampoco lo hace el PMI. "Baar en oro" representa por lo general la impresin del equipo de aquello que es valorado por el cliente, pero el cliente podra no estar de acuerdo con ello. Tambin es un problema porque muy pocos proyectos brindan lo que el cliente deseaba. Debido a que la mayora de los proyectos tienen dificultad en alcanzar sus objetivos, todos los esfuerzos disponibles deben ir hacia alcanzar esos objetivos, en lugar de "baar en oro':

En algunas ocasiones el "baar en oro" no es algo que se planifica, sino que surge como parte del esfuerzo de un miembro del equipo para hacer lo mejor posible. Sin embargo, el proyecto puede no pedir lo mejor, slo lo que fue solicitado. Por esto, el director del proyecto debe prestar atencin a los miembros del equipo que estn brindando funcionalidad extra, trabajo extra o una calidad mayor que la requerida en el proyecto.

Prevencin antes que inspeccin Es mejor inspeccionar el trabajo buscando problemas o prevenirlos desde el principio? Cul implica un menor esfuerzo? Recuerda que LA CALIDAD DEBE SER PLANIFICADA, NO INSPECCIONADA! Este concepto ha aparecido frecuentemente en el examen.



Anlisis marginal3 El anlisis marginal se refiere a buscar el punto en el que los beneficios o ganancias a ser recibidos por medio de mejorar la calidad igualen el costo incremental para obtener esa calidad. Este es un concepto importante que probablemente ya comprendes. En algunas ocasiones, una mayor atencin a algo como la calidad no produce valor agregado. Cuando se llega a ese punto, debes parar de intentar mejorar la calidad.

Mejora continua {o Kaizent La mejora continua involucra buscar continuamente pequeas mejoras en la calidad. Estos dos trminos ("mejora continua" y "Kaizen'') significan lo mismo en el examen; sin embargo, en Japn, Kaizen significa alterar (kai) y hacer mejor o mejorar (zen ). Kaizen es un trmino general, mientras que la mejora continua es un movimiento de calidad. En los Estados Unidos y en la mayora de Europa Occidental, las mejoras son pensadas como grandes mejoras. En Japn, las mejoras son pensadas como pequeas mejoras. La mejora continua incluye mejorar la forma en que manejamos la direccin del proyecto en una organizacin. Por lo tanto, el OPM3, el modelo de madurez de PMI para la evolucin de la direccin de proyectos dentro de una organizacin, podra utilizarse para guiar la forma en que se planifica y se mejora la calidad en los proyectos.

Justo a tiempo {Jins Muchas compaas se dan cuenta de que mantener materias primas en el inventario es demasiado caro e innecesario. En su lugar, tienen proveedores que les entregan materias primas cuando se necesitan o justo antes de que se necesiten, lo cual reduce el inventario casi a cero. Una compaa que utiliza la modalidad "justo a tiempo" debe adquirir un alto nivel de calidad en sus prcticas; de lo contrario, no habr suficientes materias primas para alcanzar los requisitos de produccin debido al desperdicio y reproceso. Un sistema "justo a tiempo" obliga a prestar atencin a la calidad.

Gestin de la calidad total {TQMt Esta filosofa anima a las compaas y a sus empleados a enfocarse en encontrar maneras de mejorar continuamente la calidad de sus prcticas de negocio y productos en todos los niveles de la organizacin.

Responsabilidad por la calidad La organizacin entera tiene responsabilidades relacionadas con la calidad. Es por esto que debes leer cuidadosamente las preguntas relacionadas con este tema. Determina a quin en la organizacin se refieren las preguntas c~l examen. El director de proyectos tiene la responsabilidad final de la calidad del producto del proyecto, pero cada miembro del equipo debe revisar su propio trabajo. No es aceptable que los miembros del equipo simplemente completen su trabajo y se lo entreguen al director de proyectos o a su gerente para ser revisado. El trabajo debe cumplir con los requisitos del proyecto y las pruebas deben ser realizadas cuando sea apropiado antes de entregar el trabajo. La gerencia senior tiene la responsabilidad final de la calidad de la organizacin como un todo. Segn el experto en calidad W Edwards Deming, el 85 por ciento de los problemas de calidad de un proyecto se atribuyen al ambiente de la gestin y al sistema con el que trabaja el equipo. Es por ello que muchas organizaciones tienen departamentos de aseguramiento de la calidad o de control de calidad, que son responsables de implementar las directrices organizacionales con relacin a la calidad.

Impacto de una mala calidad Todo el mundo sabe instintivamente que gastar tiempo en la calidad produce valor, pero el examen probar tu conocimiento acerca de los efectos de los esfuerzos de calidad o de la falta de los mismos. As que, cul es el impacto de una mala calidad? Si cuentas con una mala calidad, probablemente tambin tengas:

Costos incrementados Menores ganancias Baja motivacin Baja satisfaccin del cliente Riesgos incrementados Reproceso Retrasos del cronograma


Gestin de la Calidad o e " o

298

Por el contrario, un aumento en la calidad puede dar como resultado un aumento de productividad, mayor motivacin, mayor satisfaccin del cliente, aumento de efectividad de costos y del cronograma y un menor riesgo de costos.

Comprender la diferencia entre Planificar la Gestin de la Calidad, Realizar el Aseguramiento de Calidad y Realizar el Control de Calidad Uno de los mayores retos que las personas enfrentan mientras estudian es comprender la diferencia entre Planificar la Gestin de la Calidad, Realizar el Aseguramiento de Calidad y Realizar el Control de Calidad. Esta confusin puede deberse a las diferencias entre cmo tu compaa llama a estos procesos y cmo los llama el examen. Tambin puede deberse a la naturaleza confusa de las preguntas de esta rea de conocimiento.

Para propsitos del examen, aqu incluimos una breve descripcin de los tres procesos: Planificar la Gestin de la Calidad se centra en definir la calidad del proyecto, el producto y la

direccin de proyectos, y en planificar cmo se alcanzar. Realizar el Aseguramiento de Calidad es un proceso de ejecucin, por lo que se centra en el trabajo

que se est realizando en el proyecto. Su objetivo es asegurar que el equipo siga las polticas, los estndares y los procesos de la organizacin, segn lo planificado, para producir los entregables del proyecto. Mediante esta evaluacin, el director del proyecto tambin puede evaluar si los procesos deben mejorarse o modificarse.

Por el contrario, Realizar el Control de Calidad (un proceso de seguimiento y control) examina los entregables reales producidos en el proyecto; su propsito es asegurar que los entregables sean correctos y que cumplan con el nivel de calidad planificado, y encontrar el origen de los problemas y recomendar formas de abordarlos.

11 El siguiente diagrama es una tcnica para responder correctamente las preguntas del examen sobre estos tres procesos. Pero ten en cuenta que aunque pases mucho tiempo estudiando esta seccin, aun as podras ver preguntas confusas sobre las diferencias entre los procesos de gestin de calidad. Asegrate de leer cuidadosamente esas preguntas.



Planificar la Gestin de la Realizar el Aseguramiento de Realizar el Control de Calidad Calidad Calidad

Grupo de Procesos La planificacin del proyecto La ejecucin del proyecto El seguimiento y control del

proyecto Descripcin de alto nivel de aquello en lo que se enfoca cada proceso

Qu es la calidad? Cmo la Estamos siguiendo los Los resultados de nuestro trabajo aseguraremos? procedimientos y procesos cumplen con los estndares?

segn lo planificado? Los procedimientos y procesos estn dando los resultados previstos?

Una descripcin ms detallada de aquello en lo que se enfoca cada proceso Encontrar los requisitos,

estndares y prcticas de calidad existentes para el producto, el proyecto y los esfuerzos de direccin del proyecto.

Crear prcticas, estndares y mtricas especficas adicionales para el proyecto.

Determinar los procesos que se utilizarn en el proyecto.

Determinar qu trabajo hars para cumplir con los estndares.

Determinar cmo medirs para asegurarte de que hayas cumplido con los estndares.

Realizar anlisis de costo de calidad, anlisis costo beneficio y otros anlisis para asegurar que se planifique el nivel de calidad apropiado.

Equilibrar las necesidades de calidad, con las de alcance, costo, tiempo, riesgo, recursos y satisfaccin del cliente.

Crear un plan de mejoras del proceso y un plan de gestin de la calidad como parte del plan para la direccin del proyecto.

Utilizar las mediciones de Medir la calidad de los control de calidad para entregables para determinar si evaluar si se estn siguiendo cumplen con los requisitos. los procesos correctos, y si Evaluar la causa raz de los estos procesos siguen siendo problemas de calidad. apropiados para el proyecto. Identificar la necesidad de Realizar mejoras continuas realizar mejoras de calidad para aumentar la eficiencia y (accin correctiva o accin la efectividad. preventiva y reparacin de Determinar si las defecto) . actividades del proyecto Verificar los entregables . se apegan a las polticas, Completar las listas de control. procesos y procedimientos Actualizar las lecciones organizacionales y del aprendidas . proyecto; auditoras de Presentar solicitudes de calidad. cambio. Encontrar buenas prcticas . Actualizar el plan para la Compartir las buenas direccin del proyecto y los prcticas con otros miembros documentos del proyecto. de la organizacin. Presentar solicitudes de cambio . Actualizar el plan para la direccin del proyecto y los documentos del proyecto.

Proceso: Planificar la Gestin de la Calidad Grupo de Procesos: Planificacin Area de Conocimiento: Gestin de la Calidad

Para realizar el proceso Planificar la Gestin de la Calidad, el director del proyecto necesita activos de los procesos de la organizacin, factores ambientales de la empresa, el registro de interesados, la documentacin de los requisitos y el registro de riesgos. El plan para la direccin del proyecto tambin es una entrada importante, en particular, la lnea base del cronograma, la lnea base de costos y la lnea base del alcance (con su enunciado del alcance del proyecto, la EDT y el diccionario de la EDT). Los diversos planes de gestin dentro del plan para la direccin del proyecto



300

tambin se tendrn en cuenta en la planificacin de la calidad. Estas acciones sirven como una gua para planificar los esfuerzos de calidad del proyecto porque incluyen la informacin de los interesados, los entregables del proyecto ms importantes, los umbrales y los criterios de aceptacin.

Los objetivos del proceso Planificar la Gestin de la Calidad son identificar todos los requisitos, estndares y prcticas de la organizacin o de la industria relevantes para la calidad del proyecto, el producto del proyecto y los esfuerzos de direccin del proyecto, y luego planificar cmo cumplir con tales estndares y requisitos de calidad. El resultado principal de este proceso es el plan de gestin de la calidad.

Presta atencin a la discusin de las prcticas de la organizacin y de la industria en el prrafo anterior. En muchos proyectos y en diversas organizaciones, las prcticas no estn estandarizadas. Si esto es cierto en tu mundo real, tmate un tiempo ahora para imaginar cules seran esas prcticas estandarizadas para tus proyectos y de qu manera te podran resultar tiles. Por ejemplo, puede haber una prctica estandarizada para instalar papel tapiz en proyectos de construccin de casas. Imagina a todos los instaladores de papel tapiz dentro de una organizacin uniendo sus mejores ideas para hacer el trabajo de instalacin de papel tapiz ms fcil para todos en el futuro. Eso sera un esfuerzo valioso, no crees? Otro ejemplo: la Gua del PMBOK~ es una prctica estndar para la direccin de proyectos. La estandarizacin puede provenir desde dentro de la organizacin, del gobierno o de asociaciones profesionales. La organizacin ejecutante o el proyecto pueden adoptar estas prcticas cuando se apegan al trabajo del proyecto. Como parte del proceso Planificar la Gestin de la Calidad, el director del proyecto necesita buscar cualquier estndar que pueda ayudar al proyecto a no "reinventar la rueda'; pues esto ayuda a obtener una calidad ms alta. Algunos de los estndares disponibles incluyen:

Convencin de las Naciones Unidas sobre los Contratos de Compraventa Internacional de Mercaderas (CISG)? El CISG es el estndar que rige las transacciones de venta internacionales.

ISO 90008 Esta familia de estndares fue creada por la Organizacin Internacional de Normalizacin (ISO) para ayudar a asegurar que las organizaciones tengan procedimientos de calidad y que los cumplan. Mucha gente cree incorrectamente que la ISO 9000 te dice qu debe ser la calidad o que describe un sistema de calidad recomendado.

Administracin de Seguridad y Salud en el Trabajo (OSHA) La OSHA establece estndares para la seguridad de trabajadores estadounidenses.

El proyecto debe cumplir con cualquier estndar y prctica externos requeridos (factores ambientales de la empresa) as como con las polticas, estndares y procedimientos departamentales y de la organizacin (activos de los procesos de la organizacin). Los activos de los procesos de la organizacin son el resultado de las lecciones aprendidas en proyectos previos y de la idea de la organizacin ejecutante respecto de la mejor manera de completar el trabajo.

Adems, el director del proyecto debe planificar el proyecto para que cumpla con los estndares de calidad del cliente, que pueden estar descritos en un acuerdo, o pueden detectarse como parte del proceso Recopilar los Requisitos. Ejemplos de tales estndares son el nmero aceptable de errores por mdulo en el software, la resistencia del concreto o el tiempo promedio por instalacin. Este tipo de mediciones de calidad ayudarn al director de proyectos a saber cundo un proyecto est fuera de control y cundo solicitar cambios, incluyendo acciones correctivas, as como acciones preventivas (para prevenir que un problema vuelva a suceder).

Una vez que las prcticas y los estndares existentes ya han sido identificados, el director de proyectos debe crear cualquier estndar y procedimiento adicional especfico del proyecto segn sea necesario. Espera! Te diste cuenta de lo que acabas de leer? El director de proyectos debe definir los estndares y procedimientos o prcticas como parte de la planificacin del proyecto. Lo haces?

Un director de proyectos puede crear estndares y procedimientos basados en cmo se define la calidad para cada pieza de trabajo. Una de las cosas difciles de saber para el examen es que este esfuerzo tambin puede incluir procesos acerca de cmo deben realizarse las actividades de la direccin de proyectos. Las nuevas prcticas no pueden violar otros estndares relevantes.



Una vez que los procedimientos y estndares han sido identificados o creados, el director de proyectos debe determinar qu trabajo se necesita para cumplir con esos estndares. Tal vez se necesitar agregar pruebas adicionales al proyecto, los recursos necesitarn trasladarse o debern cambiarse las descripciones de los productos que van a comprarse. El director de proyectos tambin debe determinar las mediciones especficas que sern realizadas cada semana, cada mes o para cada entregable, para asegurarse de que cumplan con todos los estndares.

El proceso Planificar la Gestin de la Calidad tendr como resultado adiciones o cambios (es decir, iteraciones) al plan para la direccin del proyecto y a los documentos del proyecto. Por ejemplo, se puede agregar trabajo a la EDT, se pueden cambiar los recursos o se pueden agregar esfuerzos extras de direccin de proyectos al plan para la direccin del proyecto.

Es importante tener en cuenta que el nivel de esfuerzos de calidad debe ser apropiado para las necesidades del proyecto. No hay motivos para impactar negativamente el alcance, el tiempo o el costo del proyecto si no se requiere una calidad ms elevada en el proyecto. La calidad debe estar equilibrada con las otras restricciones del proyecto. Eso suena fcil, cierto? La mayora de las veces, no lo es. Recuerdas todas las veces que en tus proyectos, miembros del equipo entregaron ms de lo que era necesario? Recuerdas lo difcil que ha sido a veces evitar que el proyecto produzca un Taj Mahal cuando todo lo que necesitabas era una cochera? El enunciado del alcance del proyecto, la EDT y el diccionario de la EDT (la lnea base del alcance) ayudan al director de proyectos a mantener la perspectiva adecuada y a planificar la calidad al nivel adecuado. El plan de gestin de la calidad resultante se convierte en parte del plan para la direccin del proyecto.

Las siguientes herramientas y tcnicas son utilizadas en el proceso Planificar la Gestin de la Calidad. Recuerda que el objetivo de utilizar estas herramientas y tcnicas en el proceso Planificar la Gestin de la Calidad es determinar cules son los requisitos, los procedimientos y los estndares para el proyecto y el producto. Si estos temas son nuevos para ti, mantener este objetivo en mente te ayudar a comprenderlos. Tambin recuerda que varias de estas tcnicas y herramientas se utilizan en otras partes del proceso de gestin de la calidad. Si se utilizan en Planificar la Gestin de la Calidad, las herramientas y tcnicas ayudan a determinar los requisitos, procedimientos y estndares. Si se utilizan ms adelante, pueden ayudar a medir si se estn siguiendo las prcticas y los procedimientos (Realizar el Aseguramiento de Calidad) o si se ha cumplido con los requisitos y estndares (Realizar el Control de Calidad). Este concepto es similar a crear un formulario en la planificacin y despus utilizarlo ms adelante en el proyecto.

Anlisis costo benefici09 PGINA 235 Mediante esta tcnica, el director de proyectos sopesa los beneficios en relacin con los costos de los esfuerzos de calidad para determinar el nivel de calidad y los requisitos adecuados para el proyecto. Como se destac en el captulo de la Gestin de la Integracin, esta tcnica tambin se puede usar en la seleccin del proyecto y en otros esfuerzos de planificacin, incluyendo la evaluacin de los costos y beneficios de potenciales adquisiciones.

Costo de la calidad (Coa ro PGINA 235 Hemos hablado sobre el hecho de que la calidad debe ser planificada y que no realizar actividades de gestin de calidad es perjudicial para un proyecto. Si bien se trata de conceptos importantes, la idea detrs del costo de la calidad parece ser, de alguna manera, el concepto opuesto. Revisar el costo de la calidad significa asegurarse de que el proyecto no est gastando demasiado para alcanzar un nivel de calidad en particular. Esto involucra revisar cul ser el costo del cumplimiento e incumplimiento11 con la calidad en el proyecto y crear un balance apropiado. La siguiente tabla ofrece algunos ejemplos de dichos costos.

COito del cumplimiento ~~ ~ Costo del incumplimiento . -~' -'- t.;:::-" ,., / Capacitacin de calidad Reproceso Estudios Sobras Encuestas Costos de inventario

Esfuerzos para asegurar que todos conozcan los Costos de garanta procesos necesarios para completar su trabajo Prdida de oportunidades de negocio

2013 RMC Publications, lnc 952.846.4484 info@rmcprojectcom www.rmcprojectcom 301


302

Los costos del cumplimiento deben ser menores a los costos de incumplimiento. De no ser as, por qu perder tiempo mejorando la calidad? En el pasado, el examen ha realizado alrededor de tres preguntas sobre este tema sencillo. No todas las preguntas son difciles!

Siete herramientas bsicas de calidad PGINA 236 Una parte del proceso Planificar la Gestin de la Calidad implica definir la calidad en el proyecto. Muchas de las siete herramientas bsicas de calidad, mencionadas a continuacin, pueden ayudar a aclarar los requisitos y las expectativas de los interesados con respecto a la calidad, y tambin pueden ayudarte a planificar el producto y el trabajo del proyecto de forma adecuada, aclarar los criterios de aceptacin y gestionar las expectativas de los interesados. Tambin debes pensar con anticipacin y planificar cules de estas herramientas utilizars en el proceso Realizar el Aseguramiento de Calidad para determinar si se estn siguiendo las prcticas y los procedimientos, y en el proceso Realizar el Control de Calidad para medir el desempeo de calidad e identificar problemas de calidad.

Las siete herramientas bsicas de calidad (a veces llamadas las herramientas 7QC) son las siguientes: Diagrama de causa y efecto Diagrama de flujo Hoja de chequeo Diagrama de Pareto Histograma Diagrama de control Diagrama de dispersin

Diagrama de causa y efecto (diagrama de espina de pescado, diagrama de lshikawaf2 Para comprender cmo funciona un diagrama de causa y efecto, es til considerar primero cmo lo utilizaras en el control de calidad. Es mejor arreglar un defecto o llegar a la causa raz del defecto? Piensa un momento en esta pregunta. La respuesta es que debes hacer ambas cosas, y un diagrama de causa y efecto puede ayudarte. La figura 8,1 muestra el defecto de "el sistema no puede instalarse" a la derecha, y despus lista las causas potenciales, como polmicas con el hardware, software, etc. Tambin se muestran varias causas secundarias de cada causa potencial en un esfuerzo por encontrar la causa raz del defecto. El director del proyecto puede crear diagramas de causa y efecto para remontarse a qu podra haber contribuido a los problemas de calidad en el proyecto.

Sistemas en conflicto

Sabotaje

Sistemas heredados

Software Software utilizado incorrecto

Mtodo de instalacin

El sistema no --------7------------. puede instalarse

Equipo Instal acin de hardware

Instalacin de software

Falta de capacitacin

utili zado incorrecto

Proceso utilizado incorrecto

Hardware

Figura 8,1: Diagrama de causa y efecto

Los diagramas de causa y efecto tambin pueden utilizarse para planificar cmo se debe realizar el trabajo de calidad para producir entregables que cumplan con los requisitos. Puedes comenzar, por ejemplo, con un requisito de calidad y utilizar el diagrama para volver atrs e identificar los factores que lo influirn y los



posibles desafos y el trabajo necesario para cumplir con dicho requisito. Esto te permite adoptar un enfoque proactivo para anticipar problemas y desafos. Tambin se puede tomar como base para planificar dnde es probable que los esfuerzos de control proporcionen el mayor valor: qu debe medirse, cundo debe medirse, cmo debe medirse, etc.

El examen ha utilizado los siguientes tipos de fraseo para describir los diagramas de causa y efecto: l. Una forma creativa de mirar las causas de un problema o de identificar la mejor forma de planificar y

aclarar la definicin de calidad 2. Ayuda a estimular el pensamiento, organizar los pensamientos y generar discusin 3. Pueden ser utilizados para explorar los factores que resultarn en una futura salida deseada

Diagrama de flujo (mapa de procesot Un diagrama de flujo o mapa de proceso muestra cmo un proceso o sistema fluye desde el comienzo hasta el final, cmo se interrelacionan los elementos, las rutas alternativas que el proceso puede tomar, y cmo el proceso convierte entradas en salidas. Un modelo comn de diagrama de flujo es un SIPOC, que muestra las conexiones entre el proveedor, la entrada, el proceso, la salida y el cliente en un proceso. Los diagramas de flujo se pueden usar en muchas partes de la direccin de proyectos. En el proceso Planificar la Gestin de la Calidad, los diagramas de flujo pueden ayudar a determinar el costo de calidad al indicar el valor monetario esperado de seguir las rutas de cumplimiento e incumplimiento para la calidad. Tambin son tiles en la planificacin porque pueden ayudarte a definir y comunicar al equipo los procesos que se utilizarn en el proyecto, y a mostrar cmo se medirn el cumplimiento y la efectividad de los procesos. Tambin puedes utilizar esta herramienta en Planificar la Gestin de la Calidad para "ver" un proceso y encontrar problemas de calidad potenciales. En el proceso Realizar el Control de Calidad, los diagramas de flujo pueden ayudarte a analizar los problemas de calidad y a desarrollar soluciones. Imagina que los resultados del trabajo son enviados a cuatro departamentos para su aprobacin. Podra esto generar problemas de calidad? Qu tal un producto frgil no terminado en un ambiente de produccin? Se reducira la calidad del producto si necesitara ser pasado de mano en mano, de persona a persona?

Figura 8,2: Diagrama de flujo

Hoja de chequeo (hoja de control) Una hoja de chequeo u hoja de control es un tipo de lista de chequeo que se puede utilizar para llevar un registro de datos tales como los problemas de calidad identificados durante las inspecciones. Estos datos recopilados pueden, a su vez, traducirse a otros formatos, como un diagrama de Pareto (descrito a continuacin). Las hojas de chequeo se crean en Planificar la Gestin de la Calidad y se utilizan en Realizar el Control de Calidad. No confundas la hoja de chequeo con la lista de control de calidad, que es una salida del proceso Planificar la Gestin de la Calidad y tambin se utiliza en Realizar el Control de Calidad. El objetivo principal de la hoja de chequeo es recopilar datos; la lista de control de calidad, que puede ser una lista de acciones a inspeccionar o pasos a realizar, tiene como fin ayudar a verificar que se haya realizado una accin requerida o que se haya incluido una accin. Por lo tanto, en una hoja de chequeo podras documentar la frecuencia con la que se produce un defecto en particular, como se ilustra en la figura 8,3, mientras que en una lista de chequeo podras tener pasos como "Medir para determinar si la puerta es demasiado larga (ms de xx pulgadas), medir para determinar si la puerta es demasiado angosta (menos de XX pulgadas)': etc.


1

1


304

Defecto " " Frecuencia ~ ";;;'' '

..

Demasiado larga m 11 Demasiado angosta 111

Demasiado ancha m 111 Demasiado corta 11

Figura 8,3: Hoja de chequeo

Diagrama de Paret0'4 Un diagrama de Pareto es un tipo de diagrama de barras, pero incluye los resultados en orden de frecuencia para ayudar a identificar qu causas raz estn conllevando la mayor cantidad de problemas. Joseph Juran adapt la regla del 80/20 de Vilfredo Pareto para crear el principio 80/20 (tambin conocido como Principio de Pareto), el cual afirma que el80 por ciento de los problemas se deben al 20 por ciento de las causas raz. Imagina que tienes muy poco tiempo para perder mejorando la calidad del proyecto. Si tomaras todos los problemas que has tenido y los pusieras en pilas de problemas similares, a qu causas raz le daras seguimiento? A la del montn grande o a la del montn pequeo? La respuesta es, por supuesto, la del montn grande. Dar seguimiento a la causa de los problemas ms frecuentes conlleva el mayor impacto en la calidad. En Planificar la Gestin de la Calidad, puedes identificar posibles problemas que se documentaran en un diagrama de Pareto (utilizando, por ejemplo, informacin histrica de proyectos anteriores); en Realizar el Control de Calidad, mediras los datos y los representaras en el diagrama para ayudar a analizar la situacin y determinar dnde centrar la accin correctiva. Incluso podra ser til crear la estructura del diagrama de Pareto durante la planificacin para que las personas sepan cmo representar los datos recopilados en Realizar el Control de Calidad.

80

/

.. --------v-./ / /

V / v- V v- r----

100% lOO 80%

60% 60

40% 40

./ / v- r---- [[ l

-

./ ./ ./

20% 20

o 0% Muy grande Muy ancho Muy delgado Muy pequeo

Figura 8,4: Diagrama de Pareto

11 El examen pregunta acerca de los diagramas de Pareto de muchas maneras y en ocasiones utiliza palabras poco familiares en lugar de las frases ms comunes. Recordar lo siguiente con respecto a los diagramas de Pareto te ayudar en el examen. Diagramas de Pareto: Ayuda a enfocar la atencin en las polmicas ms crticas Prioriza las "causas" potenciales de los problemas Separa los pocos crticos de los muchos no crticos

Histograma'5 Probablemente hayas visto muchos histogramas pero no te has percatado de que se llaman as. Un histograma muestra datos en forma de barras o columnas. Esta herramienta ayuda a identificar qu problemas vale la pena tratar. Un histograma tpico presenta los datos sin un orden determinado y sin



referencia al tiempo. Al igual que con el diagrama de Pareto, puedes anticipar los posibles problemas en Planificar la Gestin de la Calidad, y luego trazar los resultados de las mediciones en Realizar el Control de Calidad en un histograma para determinar los problemas ms urgentes.

Muy grande Muy delgado Muy ancho Muy pequeo

Figura 8,5: Histograma

Diagrama de controP6 Muchos de los puntos en los que se enfoca el examen con respecto a los diagramas de control no se encuentran en la Gua del PMBOKs. Pero no te preocupes; la explicacin y el ejercicio siguientes te ayudarn a comprender esta herramienta, incluso si los diagramas de control son algo nuevo para ti. Una vez que comprendes los diagramas de control, generalmente es fcil acertar las preguntas acerca de ellos en el examen. Ten en cuenta que hay un ejemplo de un diagrama de control en el ejercicio siguiente. Los diagramas de control son CREADOS en el proceso Planificar la Gestin de la Calidad como parte del esfuerzo para definir la calidad en el proyecto. Esto implica determinar, por adelantado, la media, los lmites de las especificaciones y los lmites de control (todos los cuales se definen ms adelante en esta seccin). Los diagramas de control son UTILIZADOS en el proceso Realizar el Control de Calidad para ayudar a determinar si los resultados de un proceso se encuentran dentro de los lmites aceptables.

Para comprender mejor la necesidad de utilizar diagramas de control, imagina que un fabricante de puertas est realizando un proyecto para crear una nueva lnea de produccin. A fin de garantizar que las instalaciones de produccin creen puertas que cumplan con los estndares de calidad, es esencial dar seguimiento a los procesos y salidas para que la nueva lnea de produccin pueda convertirse en una operacin de negocios en curso. Todas las puertas seran exactamente de la misma altura? Valor? Probablemente no. En su lugar hay un rango pequeo que es aceptable. Cada puerta debe estar dentro del rango de los lmites normales y aceptables. Durante el proceso Realizar el Control de Calidad, se toman muestras y se colocan en un diagrama (los pequeos cuadros de los diagramas de control del siguiente ejercicio). El diagrama de control indica si las muestras estn dentro de los lmites. Un diagrama de control tambin puede utilizarse para dar seguimiento a elementos como cifras de desempeo del proyecto, tales como variaciones del costo y del cronograma. Sin embargo, comnmente, un diagrama de control nos ayuda a dar seguimiento a la produccin y otros procesos para ver si los resultados estn dentro de los lmites aceptables (es decir, "bajo control") o si se requiere alguna accin (es decir, el proceso, los resultados o lo que sea que est siendo medido se encuentra "fuera de control") .

Ahora que hemos discutido el concepto bsico de un diagrama de control, veamos algunos de los trminos relacionados que debes saber para el examen. Vers preguntas sobre este tema, pero deberan ser muy directas y, por lo tanto, relativamente fciles. Lo siguiente puede ser indicado en un diagrama de control:

Lmites de control superior e inferior17 Los lmites de control comnmente se muestran en un diagrama de control como dos lneas segmentadas. Estos lmites son el rango aceptable de variacin de los resultados de un proceso o una medicin. Los lmites de control indican lo que es estable y lo que es inestable (fuera de control) en el proceso. Se espera que todos los procesos tengan cierta variacin en sus resultados (ejemplo: cada puerta fabricada no ser exactamente del mismo tamao). El director del proyecto y los interesados relevantes deben analizar y evaluar cules seran los lmites de control superior e inferior adecuados para las mtricas o los estndares relacionados con la calidad para este proyecto. Normalmente este rango se calcula sobre la base de +1- 3 sigma, o desviaciones estndar, pero puede ser de hasta+/- 6 sigma (sigma y las desviaciones estndar se



306

analizan ms adelante en este captulo). Generalmente cuando los puntos de datos estn dentro del rango se dice que se estn "en control" y se encuentran dentro de un rango de variacin aceptable. Esto excluye la regla de siete (descrita ms adelante en esta seccin). Si hay puntos de datos que estn fuera de este rango indican que el proceso se encuentra fuera de control.

El concepto de lmites de control tambin es importante fuera del diagrama de control. Un director de proyectos puede tener lmites de control para muchas cosas. Qu tal para un paquete de trabajo? Una hora de retraso en su entrega sera un problema? Qu tal un da? Estos lmites de control ayudan al director de proyectos a saber cundo tomar medidas.

Media (promedio) La media es indicada por una lnea en el medio del diagrama de control. Muestra la mitad del rango aceptable de variacin. Una curva de distribucin normal representa el rango aceptable de variacin alrededor de una media, y es probable que se encuentre entre las fronteras de los lmites de control.

Lmites de las especificaciones18 Mientras que los lmites de control representan los estndares de calidad de la organizacin ejecutante, los lmites de las especificaciones representan las expectativas del cliente o requisitos de desempeo y calidad del contrato del proyecto. Los lmites de las especificaciones son caractersticas del proceso medido y no son inherentes. En otras palabras, los lmites de las especificaciones no son calculados en base al diagrama de control; en lugar de eso, son entradas del cliente. Es por esto que aparecen ya sea dentro o fuera de los lmites de control. Para alcanzar los lmites de las especificaciones del cliente, los estndares de calidad de la organizacin ejecutante (lmites de control) deben ser ms estrictos que los del cliente. Estar de acuerdo en realizar un proyecto cuando tu trabajo no cumple con los estndares de calidad del cliente agrega desperdicios y direccin extra al proyecto a fin de poder obtener acciones aceptables. Es por esto que en el examen debes asumir que los lmites de las especificaciones estn fuera de los lmites de control superior e inferior.

Fuera de control El proceso est fuera del estado de control estadstico cuando se encuentra en una de estas dos circunstancias:

Un punto de datos cae fuera del lmite de control superior o inferior. Hay algunos puntos de datos no aleatorios; estos pueden estar dentro del lmite de control superior e

inferior, tales como la regla de siete (descrita a continuacin).

Piensa en "fuera de control" como una falta de consistencia y previsibilidad en el proceso o sus resultados.

Regla de siete19 La regla de siete es una regla general, o heurstica. Se refiere a un grupo o serie de puntos de datos no aleatorios que en total da siete en un lado de la media. La regla de siete te dice que, aunque ninguno de estos puntos est fuera de los lmites de control, no son aleatorios y que el proceso est fuera de control. El director de proyectos debe investigar este tipo de situacin y encontrar una causa.

Variacin de causa asignable/de causa especiaF0 Una variacin de causa asignable o de causa especial significa que un proceso est fuera de control. Si existe una variacin de causa asignable o de causa especial, significa que un punto de datos o una serie de puntos de datos (como se mencion con la regla de siete) est fuera de los lmites de control y requiere investigacin para determinar la causa de la variacin. El director del proyecto podra utilizar herramientas adicionales, como el diagrama de causa y efecto, para tratar de identificar la causa raz de la variacin.

Ejercicio Intenta este ejercicio. En los siguientes diagramas, etiqueta los ejemplos de cada uno de las diez acciones enumeradas colocando el nmero de la accin junto a su lugar en los diagramas. Si tienes dudas, adivina y luego revisa lo mencionado sobre el diagrama de control (algunas de estas acciones se analizan en la seccin Realizar el Control de Calidad). Las imgenes representan dos diagramas de control distintos.

Cuando seas capaz de escoger todas las acciones de los diagramas de control, estars preparado para responder preguntas acerca de los diagramas de control en el examen.



NOTA: Las preguntas del examen relacionadas con los diagramas de control pueden ser ms sencillas de contestar si logras imaginarte un diagrama de control. Es poco probable que se te incluya un diagrama en el examen. En su lugar, el examen usar trminos en preguntas situacionales y necesitars saber qu significan. (Ejemplo: un miembro del equipo te dice que una muestra est fuera del lmite de control inferior. Qu debes hacer?). Este ejercicio est diseado para ayudarte a visualizar diagramas de control, para asegurar que entiendas estas herramientas de manera que puedas contestar preguntas acerca de ellas.

Identifica los siguientes en los diagramas:

l. Lmite de control superior 6. Regla de siete 2. Lmite de control inferior 7. Lmites de las especificaciones 3. Causa asignable/causa especial 8. Tres sigma 4. El proceso est fuera de control 9. Seis sigma 5. Variacin normal y esperada en el proceso 10. Curva de distribucin normal

10 ~----------------------------------------,

8 ... ................. ...... .. ................ .... ........... .

6

4

2

o ~--~---.--~---.--~---.--~----.---~--; o 5 10 15 20 25

10 ,-----------------------------------------,

8 ... ......... . . ..... ........ .... ...... ..... .. .... . .. ..... .. . .

6

4

2 .... . . ......... .. ... ... .... . ................ .... ............ .

o ~--------------------------------------~ o 5 10 15 20 25



308

Respuesta

' O-'C!lrva. de distribucin normal 8 9-El rango entr~ los lrni~es de control superior e inferior; creado sobre la base de la filosofa de calidad de la compaa,

generalmente 3 6 sigma

2 - ---- -- -

El rango entre los limites de control ' superior inferior tanto en esta imagen

'corno en la anteror

0 ~------------------------------------~ o 10 15 20 25

Diagrama de Dispersin (Diagrama de Correlacin)21 Este diagrama sigue dos variables para determinar su relacin. Imagina que el fabricante de puertas tiene un proyecto para desarrollar una nueva lnea de productos de puertas pintadas. Los diagramas de dispersin pueden utilizarse para determinar la relacin de las variables independientes, como la cantidad de pintura, la velocidad del ventilador del secador y el peso de las puertas con la variable dependiente del tiempo de secado. Una lnea de regresin (o lnea de tendencia) se calcula para mostrar la correlacin de las variables, y luego se la puede utilizar para la estimacin y la proyeccin. La figura 8,6 muestra los posibles patrones resultantes: una correlacin proporcional o positiva de la cantidad de pintura con el tiempo de secado, una correlacin inversa o negativa de la velocidad del ventilador del secador con el tiempo de secado y ninguna correlacin entre el peso de la puerta y el tiempo de secado.


El Examen PMP No Tiene Ninguna Oportunidad.

lecciones Muchos ejercicios y juegos Ms de 1.500 preguntas del examen de prctica

Inscripcin completa por estudiante (180 das) Estudia en tu propio tiempo, i controlas tus horarios! Satisface los requisitos del PMI de 35 horas de contacto.

Ms de 150 clips de video y audio Curso de Repaso por estudiante (3 das) Ideal como un para los cursos de preparacin

Consejos y trucos relacionados presenciales o el estudio personal. Cubre tus brechas! Gana 12 con el examen horas de contacto.

Capacitacin En Vivo En Lnea Fundamentos de la Direccin de Proyectos d'sE "'~, ~~1 , J" i 1 "'J 1 !\ ~ ~'Lv~~.,Qj ~ ; J PL0 ~ ,l't; 1 ~-"'" ( !ii~ iZ:, : ,~ e 1 " , "" 01 ~ ~J _ ~

1 1; ,.'~'"'f ~_,~wfp T c;_"Nif ,_,.- - , ""'

1 ~ ~ ' 1 1 ';, .. 1.;

Interpreta los estndares internacionales de la Direccin de Proyectos para que se entiendan y apliquen en el mundo real. Aade tres das valiosos a tu preparacin para el examen PMP. Puedes asistir desde cualquier lugar del mundo! (3 das, 18 horas de contacto) www.rmcproject.com/liveonline

Productos Adicionales para Flashcards y Software :el .Estudio. eersonat ... ..... wW w ., .,, .. , " .. . ... ~~~~el. E~~.n:'e~

PM FASTRACK SOFTWARE DE SIMULACIN PARA EL EXAMEN Diseado para simular el examen en cada detalle. Una base de datos de ms de 1.500 preguntas que permite exmenes por Area de Conocimiento, Grupo de Procesos, Palabra Clave, PMP y Simulacin SuperPMP. Encuentra tus brechas antes de que ellas te encuentren a ti.

HOT TOPICS FLASHCARDS Ms de 600 pginas con los trminos y conceptos relacionados con el examen ms importantes y difciles de recordar, ahora disponibles para estudiar mientras manejas, vuelas o tomas un descanso en el trabajo. Tambin disponible en versin de Audio en CD~

*Los cursos de aprendizaje en lnea se ofrecen nicamente en ingls. web: www.rmcproject.com telfono: 952.846.4484 correo electrnico: [email protected]

PMP" y ellogo PMI R.E.P." son marcas registradas del Project

Management lnstitute, lnc.

Aprobaste el Examen. Ahora es Tiempo de PDU. Capacitacin En Lnea a Tu Propio Ritmo- Gana de 4 a 16 PDU por Curso!

Manejar Cronogramas poco Realistas 4PDU

Errores Comunes en la Gestin de los Riesgos 4PDU

Mejorar Tu Cornunicaciq~ d~l Pr,pyeGO 6 PDU " .

. ... .._ .... . _ !10

Jj:Jim 'PI'JI '!Crash Coursf'~M p;;).ra P~.ofe.~ion,;les .de Tl r.!

r1- ~7~:;~:!~~_; t5 Atributos de los Direct~res,de Proye~tos M~. ~~:~ =~A ~ .. --~1 14 PDU

=-~ ~~::; :~ ? ~r-- - ,._

........ .... _,_ ..... -... ... -........... ~ ...... ...... -, ........ .. ..,,, ..... _ ..................... _ ..... ~ ... -- .. -

' = .: l:lJI~ . t ; Tricks of the Trade para Gerentes de Pro~r:~~~ ..,.....,_.,..,......._ _ _.=~ La Oficina de Direccin de Proyecto: Beneficios,

~--K-=-"' ~ ..: Obstculos y Consejos 14 PDU

----- - - f' ------- ------------

Administrando Equipos de Proyectos Virtuales 16 PDU

Tricks of the Trade para la Gestin de los Riesgos 14 PDU

*Los cursos de aprendizaje en lnea se ofrecen nicamente en ingls.

Muestras de Cursos GRATUITAS Disponibles para Todos los Cursos en www.rmcproject.com

Rita Mulcahy, PMP Fundadora de RMC


500 600 700 800 900 1000 11 00 1200 1300 1400 1500 1600

Cantidad de pintura en aerosol para puertas {mUm2) Diagrama de dispersin (correlacin positiva)

500 600 700 800 900 1000 1100 1200 1300 1400 1500 1600

Velocidad del ventilador de secado (rpm)

Diagrama de dispersin (correlacin negativa)

Figura 8,6: Diagramas de dispersin

. . .

... . ..

. . : .

: ..

...

..

: . .

500 600 700 800 900 1000 11 00 1200 1300 1400 1500 1600

Peso de las puertas (tg)

Diagrama de dispersin (sin correlacin)

Estudios comparativos (benchmarkingt PGINA 239 Esta tcnica involucra revisar otros proyectos para obtener ideas para mejorar el proyecto actual y para proveer una base (o estudio comparativo) para la medicin del desempeo de la calidad.

Diseo de experimentos (DOEt PGINA 239 Esta tcnica utiliza la experimentacin para determinar estadsticamente qu variables mejorarn la calidad. El DOE es una tcnica rpida y precisa que te permite cambiar sistemticamente todos los factores importantes de un proceso, y ver cules combinaciones tienen un impacto ptimo en los entregables del proyecto. Por ejemplo, en el caso de la fabricacin de puertas, los diseadores podran utilizar el DOE para determinar cul combinacin de materiales, estructura y construccin producir el producto de mejor calidad. Realizar el DOE puede ayudar a reducir el tiempo y el esfuerzo necesarios para descubrir las mejores condiciones para producir un entregable de calidad. Una alternativa al DOE seran los experimentos individuales para cada variable de un proceso para evaluar su impacto en la calidad, pero esto puede llevar tiempo y puede hacer que se pasen por alto interacciones entre variables.

Muestreo estadstico PGINA 240 Pensemos de nuevo en el fabricante de puertas. Como se discuti anteriormente, habr algo de variacin permitida en la altura y peso de las puertas. Aun as, las puertas deben ser revisadas para ver si cumplen con los estndares de calidad del proyecto. Qu tal si inspeccionar cada puerta causara demasiado dao o tomara demasiado tiempo? Entonces puede que necesites una muestra estadsticamente vlida. Es mejor tomar una muestra de una poblacin si crees que no hay muchos defectos o si estudiar el total de la poblacin podra:

Tomar demasiado tiempo Costar demasiado Ser demasiado destructivo

El tamao de la muestra y la frecuencia de las mediciones se determinan como parte del proceso Planificar la Gestin de la Calidad y el muestreo en s se realiza durante el proceso Realizar el Control de Calidad. Recuerda que el muestreo estadstico tambin puede realizarse para las actividades de direccin de proyectos. Por ejemplo, inicialmente puedes chequear el estado de puntualidad de 5 de las 50 actividades de un grupo. Si encuentras polmicas en esos 5, puedes suponer que habr ms polmicas en las 45 actividades restantes.

Otras herramientas y tcnicas Hay muchas otras herramientas y tcnicas que puedes utilizar para identificar los estndares, procesos y mtricas existentes, o para crear nuevos. La tormenta de ideas, por ejemplo, puede ayudar a identificar formas nuevas o existentes de medir la calidad, y las mtricas o los procesos que se deben utilizar. Los resultados de una sesin de tormenta de ideas pueden limitarse y priorizarse mediante la tcnica de grupo nominal. Adems, el anlisis del campo de fuerzas, una tcnica de anlisis y presentacin estructurados, te permite evaluar las ventajas y las desventajas de diversos aspectos del plan de gestin de la calidad.



310

3 O 6 Sigma Antes de hablar sobre las salidas del proceso Planificar la Gestin de la Calidad, debes comprender la siguiente informacin sobre la planificacin de la calidad. Sigma, como se mencion anteriormente, es otro nombre de la desviacin estndar, e indica la cantidad de variacin de la media que se ha establecido como permisible en un proceso. El nivel de calidad que una compaa ha decidido obtener est representado por 3 6 sigma. (Ten en cuenta que Seis Sigma24 es una metodologa para mejorar los procesos de una organizacin y lograr niveles altos de correccin con variaciones extremadamente reducidas). En 6 sigma, menos de 1,5 de 1 milln de puertas producidas tendr un problema. En 3 sigma, aproximadamente 2. 700 puertas tendrn un problema. Para lograr 6 sigma, se requiere una planificacin extensa. En algunas organizaciones, 3 sigma podra ser aceptable, debido a que la cantidad de planificacin que deberas realizar para lograr 6 sigma sera prohibitivo en trminos de costos y tiempo. Un proyecto sujeto a los requisitos de 3 sigma permitir un rango ms amplio de variacin; adems, la planificacin y el control no requerirn tanta atencin al detalle. La figura 8,7 muestra 3 y 6 sigma como curvas de campana (y 1 sigma, como punto de referencia); el rea blanca ms all de los lmites de control en cada lado de cada curva de campana representa la variacin que est afuera de la desviacin estndar aceptable.

68,27% !Sigma

99,9999998% 6Sigma

Figura 8,7: 1, 3, y 6 sigma

Es probable que no necesites saber la siguiente informacin para el examen, pero puede ayudarte a comprender lo que significa sigma:

Sigma es tomado en ambos lados de la media. La mitad de la curva es a la derecha de la media y la otra mitad de la curva es a la izquierda de la media.

+1- 1 sigma (o una desviacin estndar) es igual a 68,27%, el cual es el porcentaje de ocurrencias que caern entre los dos lmites de control.

+1- 3 sigma ( 3 desviaciones estndar) equivale a 99,73%. +1- 6 sigma ( 6 desviaciones estndar) equivale a 99,9999998%.

Salidas de Planificar la Gestin de la Calidad PAGINA 241 Los siguientes son los resultados del proceso Planificar la Gestin de la Calidad:

Plan la gestin de la calidad Recuerda que el propsito del proceso Planificar la Gestin de la Calidad es determinar qu es la calidad y establecer un plan para gestionar la calidad. Este plan es llamado plan de gestin de la calidad. Hay muchos diferentes ejemplos de planes de gestin de la calidad. En su mayora incluyen lo siguiente:

- Las prcticas y los estndares de calidad que aplican al proyecto



Quin estar involucrado en gestionar la calidad, cundo y cules sern sus labores especficas - Qu procesos se seguirn para ayudar a garantizar la calidad

Revisin de las decisiones pasadas para asegurarse de que sean correctas Las reuniones que se llevarn a cabo con respecto a la calidad Los informes que analizarn la calidad Qu mtricas sern utilizadas para medir la calidad Qu partes del proyecto o entregables sern medidos y cundo

Mtricas de calidad Un tema constante a lo largo de este libro es que el director de proyectos debe saber cmo va el proyecto y ser capaz de determinar cundo solicitar cambios. La nica manera de lograr esto de manera efectiva es determinar las mtricas por adelantado. Esto significa que el director del proyecto debe pensar en las reas del proyecto que son importantes para medir y (en la mayora de los casos) decidir qu medicin es aceptable. (Consulta lo mencionado anteriormente sobre los lmites de control). Los siguientes son algunos ejemplos de mtricas de calidad:

El nmero de cambios (para ayudar a medir la calidad del proceso de planificacin para la direccin de proyectos)

- La variacin relacionada con la utilizacin de recursos - El nmero de acciones que no pasaron la inspeccin - Las variaciones del peso de un producto producido por el proyecto comparado con el peso planificado

El nmero de errores encontrados en un software que est siendo desarrollado como parte del proyecto

Lista de control de calidad Una lista de control de calidad es una lista de acciones para inspeccionar, una lista de pasos a ser realizados o una imagen de la accin a ser inspeccionada, con un espacio para anotar cualquier defecto encontrado. En el proceso Planificar la Gestin de la Calidad, estas listas de control se crean con referencia a los criterios de aceptacin definidos en la lnea base del alcance. En el proceso Realizar el Control de Calidad, las listas se utilizan para controlar la calidad de los entregables. Si bien la hoja de chequeo descrita anteriormente es un tipo de lista de chequeo, recuerda que su objetivo principal es recopilar datos; la lista de control de calidad tiene como fin ayudar a verificar que se haya realizado una accin requerida o que se haya incluido un elemento.

Plan de mejoras del proceso Como director de proyectos, no slo debes saber cules son los procesos del proyecto y crear procesos adicionales segn sea necesario, sino que tambin debes mejorar los procesos que estn en uso en el proyecto. Este plan de anlisis y mejoras de estos procesos se llama plan de mejoras del proceso y se convierte en parte del plan para la direccin del proyecto. El plan de mejoras del proceso ayuda a ahorrar tiempo al analizar los procesos para encontrar formas de aumentar la eficiencia y prevenir problemas. Tambin ahorra dinero e incrementa la probabilidad de que el cliente quede satisfecho.

Actualizaciones al plan para la direccin del proyecto y a los documentos del proyecto Las actualizaciones al plan para la direccin del proyecto y a los documentos del proyecto resultan necesarias a lo largo del proceso de direccin de proyectos. Has comprendido que planificar la calidad (o cualquier otra rea de conocimiento) puede afectar la documentacin existente del proyecto? La planificacin es iterativa. Como resultado de la planificacin de calidad, es posible que vuelvas atrs y cambies informacin acerca de los roles asignados al proyecto, los interesados que son significativos para el esfuerzo de la gestin de la calidad, el trabajo a ser realizado en la lnea base del alcance, las definiciones en el diccionario de la EDT, los costos asociados con el trabajo y los riesgos del proyecto. Tiene sentido?

Realizar el Aseguramiento de Calidad, un proceso de ejecucin, se lleva

Proceso: Realizar el Aseguramiento de Calidad Grupo de Procesos: Ejecucin. Area de Conocimiento: Gestin de la Calidad

a cabo mientras se realiza el trabajo del proyecto. En los proyectos, esta evaluacin normalmente la realiza un grupo que no participa en el proyecto, tal como el departamento de aseguramiento de la calidad. Este grupo utiliza las mediciones reunidas en el proceso Realizar el Control de Calidad para responder las preguntas siguientes:

Los requisitos de calidad, las polticas de la organizacin y los procesos acordados en el proceso Planificar la Gestin de la Calidad estn dando los resultados previstos?

Segn lo que sabemos ahora, es el trabajo que planificamos un trabajo de la calidad adecuada para este proyecto y el trabajo apropiado para cumplir con los requisitos del cliente?



312

Estamos siguiendo los procedimientos y procesos segn lo planificado? Podemos mejorar la manera en la que estamos haciendo el trabajo?

El proceso Realizar el Aseguramiento de Calidad utiliza las siguientes herramientas y tcnicas:

Herramientas y tcnicas de Planificar la Gestin de la Calidad y Realizar el Control de Calidad Las herramientas y tcnicas de los procesos Planificar la Gestin de la Calidad y Realizar el Control de Calidad tambin se utilizan en el proceso Realizar el Aseguramiento de Calidad. Como se indic anteriormente, cuando estas herramientas se usan en el proceso Planificar la Gestin de la Calidad, ayudan a determinar los requisitos, procedimientos y estndares de la calidad correcta. En el proceso Realizar el Control de Calidad, se utilizan para medir si los entregables, el trabajo para producir los entregables y las actividades de direccin de proyectos cumplen con los requisitos y estndares planificados. En Realizar el Aseguramiento de Calidad, estas herramientas y tcnicas se utilizan para ayudar a evaluar si las prcticas y los procedimientos se siguen segn lo planificado, para mejorar los procesos, y para determinar si los requisitos, procesos y estndares de calidad que planificamos son los correctos para garantizar que el proyecto cumplir con los requisitos y las expectativas.

Auditoras de calidad PGINA 247 Imagina a un equipo de auditores entrando a tu oficina para revisar tu trabajo y tu proyecto. Su trabajo es ver si ests cumpliendo con las polticas, prcticas estandarizadas y procedimientos de la compaa, y determinar si las polticas, prcticas y procedimientos que se estn utilizando son eficientes y efectivos. Este escenario representa una auditora de calidad, y sirve como ejemplo de qu tan seriamente las compaas toman la calidad. No pienses que una auditora de calidad es un evento negativo. En lugar de eso, una buena auditora de calidad buscar nuevas lecciones aprendidas y prcticas efectivas que tu proyecto puede dar a la organizacin ejecutante. As que, el trabajo de un proyecto no es slo fabricar el producto del proyecto; tambin se podra decir que un proyecto debera contribuir a mejores prcticas dentro de la organizacin y, gracias a esto, a mejorar la organizacin. Si no cuentas con un equipo de auditores del departamento de aseguramiento de la calidad que vengan a verte en tus proyectos del mundo real, asumes la responsabilidad de buscar oportunidades para identificar las lecciones aprendidas y las mejores prcticas en tus proyectos? Aunque las auditoras de calidad generalmente son realizadas por el departamento de aseguramiento de la calidad, el director de proyectos puede conducir este esfuerzo si la organizacin ejecutante no cuenta con tal departamento.

Anlisis de proceSOS26 PGINA 247 Alguna vez has trabajado en un proyecto en donde algunas de las actividades o los paquetes de trabajo se repiten? Esto sucede a menudo cuando los proyectos tienen instalaciones mltiples, como en el caso de un proyecto para instalar software en cientos de computadoras. Las lecciones aprendidas en las primeras instalaciones son utilizadas para mejorar el proceso de las restantes. Aunque esto generalmente sucede de manera natural, se debera planificar un anlisis formal del proceso en ciertos puntos del proyecto (ejemplo: despus de cada 10 instalaciones). El anlisis de procesos es parte del esfuerzo de mejora continua en un proyecto y se enfoca en identificar las mejoras que podran necesitarse en los procesos.

Otras herramientas y tcnicas PGINA 245 CON ILUSTRACIONES Hay varias herramientas y tcnicas adicionales que pueden ayudarte a analizar datos, como tambin a establecer prioridades y recomendar acciones correctivas o preventivas, para Realizar el Aseguramiento de Calidad:

Diagramas de afinidad En primer lugar, vimos esta tcnica en el proceso Recopilar los Requisitos. En el proceso Realizar el Aseguramiento de Calidad, los diagramas de afinidad pueden ayudarte a organizar y agrupar los resultados de un anlisis causal. Por ejemplo, en Realizar el Control de Calidad, podras haber determinado la causa de la variacin, defectos del producto o que los entregables no cumplen con los requisitos. Luego puedes utilizar esta informacin en el aseguramiento de la calidad para determinar si un cambio a las polticas, los procedimientos y los estndares del plan de calidad abordara la causa raz de los problemas.



Diagramas de rbol Los diagramas de rbol, tiles para el anlisis de decisiones, pueden ayudarte a organizar datos, trazar relaciones, descomponer procesos para encontrar la solucin a un problema, y llegar a una accin correctiva o preventiva.

Diagramas del proceso de decisin (PDPC)27 Estos diagramas, que generalmente se utilizan en conjunto con los diagramas de rbol, te permiten descomponer un objetivo en los pasos necesarios para lograrlo. Luego, se revisa cada paso para identificar posibles riesgos. Por ejemplo, imagina que un objetivo de tu plan de mejoras de procesos es aumentar la precisin de los estimados al88 por ciento. Con los PDPC, puedes desglosar los pasos necesarios para lograr ese objetivo. El equipo luego puede realizar una tormenta de ideas para identificar lo que podra salir mal y elaborar planes de contingencia para mantener que todo vaya por buen camino.

Dgrafos de interrelacioneS28 Un dgrafo de interrelaciones te permite ver y analizar las relaciones entre varias polmicas diferentes. Por ejemplo, en Realizar el Aseguramiento de Calidad, quizs necesites establecer la causa raz de las variaciones del cronograma para determinar si se deben mejorar los procesos de la organizacin. En primer lugar, podras recopilar datos mediante anlisis, y luego utilizar el dgrafo de interrelaciones para identificar las relaciones de causa y efecto entre los datos.

Diagramas matricialeS29 El diagrama matricial, utilizado para el anlisis de datos, es una representacin visual de la relacin entre dos o ms conjuntos de acciones. Hay varios tipos diferentes de diagramas matriciales, y el elegido depender de la informacin que se necesita transmitir.

Matrices de priorizacin Una matriz de priorizacin, que es un tipo de diagrama matricial, es til para el anlisis de decisiones acerca de los componentes de los planes de mejora de procesos y de gestin de la calidad (polticas, procesos y requisitos de la organizacin) que quizs deban modificarse. En el aseguramiento de la calidad, debers priorizar las polmicas y las soluciones para la implementacin. Esta priorizacin ayuda a centrar los esfuerzos de anlisis e implementacin en las soluciones ms beneficiosas para las polmicas ms crticas. En Realizar el Aseguramiento de Calidad, se asignan puntuaciones a los criterios definidos en Planificar la Gestin de la Calidad, y se clasifican las polmicas o las soluciones.

Diagramas de red del cronograma del proyecto o diagramas de red de actividades En Realizar el Aseguramiento de Calidad, puedes utilizar diagramas de red si deseas mejorar los procesos de gestin del tiempo.

Salidas de Realizar el Aseguramiento de Calidad PGINA 247 Para entender el valor del proceso Realizar el Aseguramiento de Calidad, necesitas saber que conduce a las siguientes salidas:

Solicitudes de cambio, incluyendo las acciones correctivas y preventivas recomendadas y la reparacin de defectos

Estndares, procesos y sistemas de calidad actualizados Plan para la direccin del proyecto y los documentos del proyecto actualizados

Realizar el Control de Calidad es el proceso llevado a

Proceso: Realizar el Control de Calidad Grupo de Procesos: Seguimiento y Control Area de Conocimiento: Gestin de la Calidad

cabo para asegurar un cierto nivel de calidad en un entregable, ya sea un producto, un servicio o un resultado. Controlar significa medir y sta es la funcin ms importante del proceso Realizar el Control de Calidad. Mide los productos, servicios o resultados para determinar si cumplen con los estndares de calidad. Este proceso ayuda a asegurar la aceptacin del cliente, ya que incluye confirmar y documentar el logro de los requisitos acordados.



314

Aunque un director de proyectos debe estar involucrado y preocupado por el control de calidad, en compaas grandes, un departamento de control de calidad puede completar una gran parte de este trabajo. Luego, el departamento informa al director del proyecto las polmicas relacionadas con la calidad por medio de solicitudes de cambio, las cuales son acompaadas por cualquier documentacin e informes necesarios para detallar los problemas de calidad. El director de proyectos debe ser capaz de leer y comprender los informes de medicin de calidad.

Es durante el proceso Realizar el Control de Calidad que la altura de las puertas en un proceso de manufactura o el nmero de errores de programacin por mdulo sern medidos. El control de calidad ayuda a responder las siguientes preguntas: "Los resultados de nuestro trabajo cumplen con los estndares?" "Cul es la variacin real de los estndares?" "La variacin de los estndares o procesos est fuera de los lmites aceptables?" '~Las personas siguen las listas de chequeo creadas para respaldar el cumplimiento de las mtricas establecidas para el proceso?" y "Qu cambios deberan ser considerados en el proyecto?" El proceso Realizar el Control de Calidad da como resultado solicitudes de cambio, incluyendo las acciones correctivas y preventivas recomendadas y reparacin de defectos. Despus, el director de proyectos procede en consecuencia respecto de estas solicitudes de cambios para mejorar la calidad. Para entender mejor las preguntas con respecto a control de calidad, debes conocer los siguientes trminos. Probablemente los vers como opciones de respuesta e incluso como parte de las preguntas del examen.

Exclusin mutua El examen puede hacer referencia a trminos estadsticos. Un trmino que comnmente confunde a las personas es la "exclusin mutua': Se dice que dos eventos son mutuamente excluyentes si no pueden suceder los dos en un mismo intento. Por ejemplo, al tirar una moneda al aire, no se puede obtener cara y cruz al mismo tiempo.

Probabilidad Este trmino se refiere a la probabilidad de que algo ocurra. La probabilidad generalmente es expresada como un decimal o una fraccin, en una escala de cero a uno.

Distribucin normal Una distribucin normal es el diagrama ms comn de distribucin de densidad. Tiene la forma de una curva de campana y se utiliza para medir variaciones (consulta el ejemplo en el ejercicio de la seccin del diagrama de control en este captulo).

Independencia estadstica Otro trmino estadstico confuso que aparece comnmente en el examen es la "independencia estadstica''. Esto significa que la probabilidad de que un evento ocurra no afecta la probabilidad de que otro evento ocurra. Por ejemplo, la probabilidad de obtener un seis en un dado es estadsticamente independiente de la probabilidad de obtener un cinco en la siguiente tirada.

Desviacin estndar (o Sigma) Como ya mencionamos, la medida de un rango es su desviacin estndar. Denota lo que se considerara un proceso o una salida estadsticamente estable. Este concepto es en algunas ocasiones mencionado como qu tan lejos ests de la media (no la mediana). (Recuerda que [P- 0]/6 es la frmula de distribucin beta para la desviacin estndar, utilizando estimados optimistas, pesimistas y ms probables, como se describi en el captulo Gestin del Tiempo).

Herramientas y tcnicas de Realizar el Control de Calidad Recuerdas las siete herramientas bsicas de calidad del proceso Planificar la Gestin de la Calidad? stas son:

Diagrama de causa y efecto Diagrama de flujo Hoja de chequeo Diagrama de Pareto Histograma Diagrama de control Diagrama de dispersin

En el proceso Planificar la Gestin de la Calidad, se utilizan estas herramientas para definir la calidad y seleccionar y configurar estas herramientas para utilizarlas en otros procesos de control, mientras que en el proceso Realizar el Control de Calidad, estas herramientas se utilizan para garantizar que se hayan cumplido

2013 RMC Publications, lnc 95

06 gestion de calidad

Documents