หนา 100

บทท 3 การบนทกยอดยกมาเรมตน

วตถประสงค 1. เขาใจการเชอมโยงขอมลของยอดยกมาในแตละระบบ

2. สามารถกาหนดยอดยกมาเรมตนของแตละระบบได 3. บนทกเอกสารกอนเรมระบบและคนเอกสารอางองเพอประโยชนในการรบ-จายชาระ

หลงจากทผ ใชไดทาการกาหนดฐานขอมลแตละระบบแลว ในข นตอนตอไปจะเปนการบนทกยอดยกมาเรมตนในแตละ

ระบบ ในการบนทกน บางระบบสามารถทาการเปดเอกสารไปไดกอนแลวจงกลบมาบนทกยอดยกมาภายหลงไดเชน ยอดยกมา

ทางดานบญช แตบางระบบควรจะบนทกยอดยกมากอนทจะเรมบนทกขอมล เชน สนคายกมาตนงวด INVOICE ขายยกมาตนงวด

INVOICE ซ อยกมาตนงวด เปนตน ลาดบการบนทกยอดยกมากอนเรมระบบ (ถาเปนกจการทเปดใหมกไมตองบนทกรายละเอยดน)

1 บนทกยอดยกมาทางดานบญช (จากงบดล) คอใสยอดยกมาเรมตนระบบทางบญชเพอมผลตอการปดบญชในงวดตอไป

(เมนระบบบญช --> ระบบบญชแยกประเภท -->ฐานขอมล --> ใสยอดยกมาเรมตนบรษทและสาขา) หากยงไมทราบยอด

ยกมาทางดานบญช สามารถมาบนทกภายหลงได

2 บนทก INVOICE ขายยอดยกมาทางดานลกหน รายตว เพอมผลตอการเปดใบเสรจ-รบชาระ-ตดน ภายในงวดใหม

(เมนระบบลกหน --> ฐานขอมล --> ลกหน --> บนทก INVOICE ขายยกมาตนงวด)

3 บนทก INVOICE ซ อยอดยกมาทางดานเจาหน รายตว เพอมผลตอการบนทกใบเสรจ-จายชาระ-ตดหน ภายในงวดใหม

(เมนระบบเจาหน --> ฐานขอมล -->เจาหน --> บนทก INVOICE ซ อยกมาตนงวด)

4 บนทกยอดยกมาสตอครายตว เพอมผลตอการดรายงานสนคาคงเหลอกระทบยอดถงงวดปจจบน

(เมนระบบสตอค --> บนทก --> ปรบยอด --> ระบวนทเปนวนกอนเรมใชระบบ)

1. บนทกยอดยกมาทางดานบญช

เมนใสยอดยกมาเรมตนตงบรษทและสาขา หลงจากสรางผงบญชเสรจเรยบรอย เมอมการใสขอมลยอดยกมาจะพบวา โปรแกรมจะดงขอมลรหสบญชเฉพาะชนด

บญชเปน “D” หรอบญชยอยเทาน น ในการบนทกขอมลยอดยกมาจะใชสาหรบกจการทไดเปดดาเนนการมากอนการใช

โปรแกรม และเคยมการบนทกบญชมาแลว ผ ใชสามารถนายอดยกมาจากงบดลหรอจากงบทดลองหลงปดบญชงวดลาสด

มาบนทกลงในฐานขอมลยอดยกมาได

การตรวจสอบขอมลกอนการบนทกยอดยกมา 1. งบทนามาบนทกยอดยกมาตองเปนงบทดลองหลงปดบญชงวดลาสด มฉะน นอาจสงผลใหการบนทกขอมลยอดยกมาลงใน ฐานขอมลเปนยอดทไมถกตอง 2. ตองทาการตรวจสอบยอดคงเหลอจากงบทดลองกบบญชยอยตางๆ ซงแตละกจการอาจมบญชยอยแตกตางกนออกไป เชน

2.1 บญชลกหน ในงบทดลอง จะตองมยอดคงเหลอเทากบยอดลกหน รายตวรวมกน

หนา 101

2.2 บญชเจาหน ในงบทดลอง จะตองมยอดคงเหลอเทากบยอดเจาหน รายตวรวมกน 2.3 บญชสนคาคงเหลอในงบทดลอง จะตองมยอดคงเหลอเทากบสนคาคงเหลอรายตวรวมกน 2.4 บญชสนทรพยในงบทดลอง จะตองมยอดคงเหลอเทากบยอดสนทรพยรายตวรวมกน

3.หากตรวจสอบแลวพบวามขอมลไมตรงกน ตองทาการตรวจสอบและแกไขใหเสรจส นกอนการบนทกยอดยกมาลงในฐานขอมล

เพอปองกนปญหาขอมลไมถกตองในภายหลง ท งน รวมไปถงการตรวจสอบบญชทแสดงยอดคงเหลอตามบญชทผดปกต เชน บญช

เจาหน โดยปกตจะแสดงยอดคงเหลอทางดานเครดต แตถาหากบญชเจาหน แสดงยอดทางดานเดบต กอาจะเปนผลเนองมาจากการ

บนทกบญชผดพลาด

- กรณมยอดยกมาจากงบดล การบนทกยอดยกมาเรมตนของบญชผ ใชจะใสเฉพาะยอดยกมาตนงวดเมอเรมใชระบบเพยงคร งเดยว สวนยอดยกมาใน

รอบบญชถดไป โปรแกรมจะทาการยกยอดใหเองโดยอตโนมตแมจะยงไมปดงวดบญชกตาม บางคร งผ ใชอาจไมไดเรมใชงานตรง

กบวนทเรมรอบบญชกได เชนเรมรอบบญชวนท 01/01 แตอาจจะเรมทางานตอนกลางปกใหระบวนเรมใชระบบเปน 01/06 และเรม

ใสยอดยกมาในวนน โดยนายอดยกไปของงบทดลองหลงปดบญช (งบดล) ณ วนท 31/05 มาระบลงไป ในกรณทผ ใชยงหายอดยกมาจากรอบบญชกอนไมได ผ ใชสามารถลงบนทกรายการในสมดรายวนเพอเรมงานไปกอนได

และเมอหายอดยกมาไดแลวจงคอยกลบมาบนทกยอนหลงไป ซงความสามารถน จะหาไดยากในโปรแกรมอน สงผลทาใหผ ใช

สามารถเรมงานใหมไดเลยโดยไมตองรอบนทกยอดยกมากอน ขนตอนปฏบต

1.เมนระบบบญช --> ระบบบญชแยกประเภท -->ฐานขอมล --> ใสยอดยกมาเรมตนบรษทและสาขา

รปหนาจอเมนใสยอดยกมาเรมตนต งบรษทและสาขา

2. เมอ ENTER ทเมนใสยอดยกมาเรมตนต งบรษทและสาขา ถาหากเปนกจการทมสาขาโปรแกรมจะใหเลอกสาขาท

ตองการกอน หลงจากน นคลกป ม OK

3.หลงจากคลก OK แลวจะปรากฏหนาจอทแสดงรหสและชอบญชซงดงมาจากฐานขอมลของผงบญชข นมาให ดงรป

หนา 102

รปภาพรายการบญชจากผงบญชทจะบนทกยอดยกมาตนงวด

4. เมอตองการใสยอดยกมาของแตละบญชสามารถทาไดโดยกด F2 แกไข เมอเคอรเซอรอยตรงรหสบญชหรอชอบญชท

ตองการจากน นกใสจานวนเงนลงในชองเดบตหรอเครดตตามยอดยกมาลงไป และ กด F10 บนทก ตามตวอยางดงน

การบนทกรายละเอยด รหสบญช คอรหสบญชทผ ใชตองการเขาไปบนทกยอดยกมา ชอบญช โปรแกรมจะแสดงชอบญชตามรหสบญชทเลอก แผนก สาหรบยอดยกมาของแตละแผนก (ถามการแยกแผนกไว)

ให F2 ทละชอ

ผงบญช แลว

บนทกยอดยก

มาแตละบญช

หนา 103

โครงการ สาหรบยอดยกมาของแตละโครงการ (ถามการแยกโครงการไว)

เดบต ผ ใชงานสามารถใสยอดยกมาเปนจานวนเงน กรณทมยอดยกมาทางดานเดบต เครดต ผ ใชงานสามารถใสยอดยกมาเปนจานวนเงน กรณทมยอดยกมาทางดานเครดต

เมอบนทกขอมลเรยบรอยแลว กด F10 เพอบนทกขอมลและกด Esc-ยกเลก เพอออกจากหนาจอน การใสยอดยกมาน น

ตองเอายอดมาจากงบดลของรอบบญชกอน และกรณาตรวจสอบใหถกตองดวยวายอดยกมาตามชอบญชในงบดลน นอยทางดาน

เดบตหรอเครดต

- กรณทมยอดยกมาจากงบทดลอง

ในกรณทผ ใชมยอดยกมาในหมวดรายไดและคาใชจายดวย ซงยอดเงนยกมาทไดน นมาจากงบทดลอง ผ ใชสามารถบนทก

ยอดยกมาน ในสมดรายวนทวไป หลงจากน นจงมาทาการปดบญชรายได - คาใชจายในโปรแกรมเพอเขาบญชกาไรขาดทน โดยม

ข นตอนดงน ขนตอนการปฏบต

1. นาตวเลขจากงบทดลองมาบนทกทเมนลงรายวน โดยเขาทเมนระบบบญช -->บนทกรายวน -->บนทกขอมลรายวน -->

ลงรายวน

2. โปรแกรมใหเลอกสาขา และสมดรายวนทตองการเขาไปทางานกอน

3. กด F3 เพม เพอสราง Voucher ในสมดรายวนบนทกยอดยกมาจากงบทดลอง

หนา 104

4. ใหกาหนดวนทเรมใชระบบและวนทใสยอดยกมายอนหลงวนทเรมเปดเอกสารไป 1 วน เชน ตองการเรมใชโปรแกรม

และเรมบนทกขอมลวนท 01/01/2551 จะกาหนดวนทเรมใชระบบและวนทใสยอดยกมาเปนวนท 31/12/2550

5. บนทกในชองรายละเอยดวาเปนยอดยกมาจากงบทดลองเพอนามาปดบญชกอนเรมใชระบบ หลงจากน นใหคยรหส

บญชและยอดเงนเดบตเครดตตามยอดตวเลขทไดมาจากงบทดลอง เมอบนทกขอมลเรยบรอยแลวใหกดป ม F10 บนทกขอมล 6. หลงจากนายอดจากงบทดลองมาบนทกครบแลว กใหทาการปดบญชในโปรแกรม (วธการจะกลาวถงในบทระบบบญช

ตอไป) เมอปดบญชแลวจะไดยอดกาไรสะสมเพอไปบนทกยอดยกมาในงบดลตอไป

หนา 105

2. การบนทก INVOICE ขายยกมาตนงวด

เมนน ใชเพอบนทกยอดลกหน ทสรปยอดยกมาจากงวดกอนซงจะบนทกเฉพาะเมอเรมใชระบบเทาน น เพราะหลงจากน น

แลวโปรแกรมจะทาการคานวณและยกยอดไปใหโดยอตโนมตในงวดถดไป การบนทกยอดยกมาตนงวดของลกหน แตละรายผ ใช

สามารถบนทกยอดยกมาภายหลงจากออกเอกสารขายในระบบขายไปแลวกได กลาวคอผ ใชสามารถเรมงานไปไดโดยไมตองรอ

บนทกยอดยกมาของลกหน กอนกได

การบนทกยอดยกมาตนงวด ทาได 2 วธ คอ

1. บนทกรายการ INVOICE ทยงไมไดถกชาระหน ตามทมท งหมดทกใบ วธน จะทาใหเหนรายละเอยดวายอดหน ทยกมา

เกดจาก INVOICE ใบใด เปนวนทเทาใด และเปนยอดเงนเทาใด แตจะใชเวลาในการบนทกมากถาหากปรมาณ INVOICE ยกมาม

จานวนมาก 2. บนทกรายการ INVOICE โดยการสรปยอดหน ของลกหน รายเดยวกนรวมมาเพยง 1 ยอดยกมาเทาน น ซงจะใชเวลานอย

กวาในการบนทก แตผ ใชจะไมทราบรายละเอยดวายอดหน ทยกมาเกดจาก INVOICE ใบใดบาง และเปนวนทเทาใด เพราะเปนการ

สรปยอดหน ยกมาโดยใชวนทวนเรมระบบจะรวมยอดท งหมดเปนวนเดยวกน ท งน ผ ใชงานตองพจารณาถงผลทจะไดรบเนองจากวาถาปรมาณ INVOICE ยกมามไมมากกควรใชวธแรก เพราะจะได

รายละเอยดของยอดหนยกมาครบถวน แตถามปรมาณ INVOICE มเปนจานวนมากและไมไดใหความสาคญกบรายละเอยดของ

ยอดหน ยกมามากนกควรเลอกใชวธท 2 ขนตอนการปฏบต

1. เขาโปรแกรมทเมนระบบลกหน --> ฐานขอมล --> ลกหน --> บนทก INVOICE ขายยกมาตนงวด

หรอทระบบบญช --> ระบบลกหน --> ฐานขอมล --> บนทก INVOICE ขายยกมาตนงวด กได

หนาจอจากเมนระบบลกหน

หนาจอจากเมนระบบบญช

2.เมอเขาไปทเมน "บนทก INVOICE ขายยกมาตนงวด" แลวโปรแกรมจะใหเลอกสาขา ประเภทเอกสาร เลมเอกสาร ทตองการ

เขาไปทางาน ใหผ ใชเลอกประเภทเอกสาร SI ใบสงของ/ใบกากบภาษ/ใบแจงหน (ขาย) เพอบนทก INVOICE ขายยกมาตนงวด

โดยนาเมาสไปคลกเลอกทชองประเภทเอกสารใหข นเปนแถบสวางแลวกด Enter

หนา 106

2.1 ถาม INVOICE ขายเชอยกมา ประเภทธรกจซ อมา-ขายไป (มใบกากบภาษ) กใหเลอกประเภทเอกสารเปน SI และ

เลอกเลมเอกสารยกมาตนงวด

2.2 ถาม INVOICE ขายเชอยกมาประเภทธรกจงานบรการ (มใบแจงหน) กใหเลอกประเภทเอกสาร SV และเลอกเลม

เอกสารยกมาตนงวด 3. หากระบบมเลมเอกสารยกมาตนงวดใหอยแลว กสามารถเลอกเลมเอกสารใบสงของยกมาตนงวด เพอบนทก INVOICE

ขายยกมาตนงวด แตถาไมมเลมเอกสารทเปนรายการยกมาตนงวด ผ ใชควรจะสรางเลมเอกสารยกมาตนงวดเพอแยกออกจาก

เอกสารอน อนจะสงผลใหตรวจสอบรายการเอกสารยกมาไดงายข นกได และถาตองการเพมเอกสารกใหกดป ม F3 เพมเลมเอกสาร ใหทาการกาหนดรายละเอยดดงตอไปน

ใช Look up เพอ

คนหาประเภทเอกสาร

ใช Look up เพอ

คนหาเลมเอกสาร

หนา 107

อธบายการบนทก (ระบเฉพาะทสาคญเทาน น สวนอนใหขามไป เพราะไมมผลใดๆ เปนเพยงเลมเอกสารยกมาตนงวดเทาน น) รหสประเภทเอกสาร SI ใบสงของ/ใบกากบภาษ/ใบแจงหน (ขาย) โปรแกรมจะแสดงคาใหอตโนมต

รหสเลมเอกสาร X001

ชอเลมเอกสาร ใบสงของ(ยกมาตนงวด) ชอ(ภาษา 2) CRADIT SALE ลงบญชทสมดรายวน SD สมดขายเชอ (หรอไมตองระบกได)

เมอบนทกรายละเอยดเรยบรอยแลว ใหกดป ม F10 Save ขอมล

4.เมอเลอกเขาเลมเอกสารยกมาตนงวดแลวจะพบหนาจอเอกสารทมการบนทกเอกสารตนงวด วธการบนทกใหกดคาสง

เพม F3 เพอ บนทกรายละเอยด INVOICE ขายคางชาระยกมา เพอกรอกรายละเอยดในชองตางๆ ของขอมล

เลขทภายใน เลขทอางองของ INVOICE ยกมาตนงวด วนท สถานะ ชอลกคา หนวยเงน จานวนเงนสทธ

1 = ยงไมชาระ คนเอกสารอางองทชาระในงวดใหมแลว

P= ชาระแลว

ใช Look up

เพอคนหา

หนา 108

อธบายการบนทก

ประเภทเอกสาร โปรแกรมจะแสดงรหสประเภทเอกสารตามทเลอกเขามาทางาน

รหสเลมเอกสาร โปรแกรมจะแสดงเลมเอกสารตามประเภทเอกสารทเลอกเขามาทางาน

ชอเลมเอกสาร โปรแกรมจะแสดงชอเลมเอกสารตามทเลอกเขามาทางาน

เลขท ใสเลขทภายในของเอกสาร

เลขท อางอง เปนเลขททใชพมพลงในเอกสารหรอตรงกบ "เลขทอางองของเอกสาร" นนเอง และเปนเลขททใชแสดง

ในรายงานภาษเพอนาสงสรรพากรในงวดกอนเรมระบบ (กรณใบกากบภาษ/ใบสงของ)

วนท ใสวนทของเอกสาร ในทน คอ วนทของ INVOICE ขาย

เครดตเทอม ใสเครดตเทอมของ INVOICE ขายใบนโดยกาหนดเปนวน

วนครบกาหนด ใสวนครบกาหนดชาระเงนของ INVOICE ขายใบน

รหสแผนก ใสรหสแผนกของINVOICE ขายใบน (ถาไมมกจาเปนตองระบเปนแผนกชอ “ไมระบ” เพราะระบบ

บงคบใหใสแผนก)

รหสโครงการ ใสโครงการของ INVOICE ขายใบน (ถาไมมกจาเปนตองระบเปนโครงการชอ “ไมระบ” เพราะระบบ

บงคบใหใสชอโครงการ)

รหสลกหน ◌ กด Look up เพอคนหารหสลกหน ทตองการ โปรแกรมจะแสดงชอลกหน ทมอยในฐานขอมลมาใหเลอก ประเภท VAT เลอกชนดอตราภาษมลคาเพมของ INVOICE ขายใบน

ยอดเงนยกมาสทธ ใสยอดเงนคงคางของ INVOICE ใบน หากชาระไปบางสวนแลวใหใสเฉพาะยอดเงนทคางชาระเทาน น

ซงเปนยอดเงนสทธทรวม VATแลวโดยโปรแกรมจะแสดงยอดเงนกอน VAT และ จานวนเงน VAT ให

เองอตโนมต

5.เมอบนทกขอมลเรยบรอยแลว กด F10 เพอบนทกขอมลสาขา ระบบจะถามวาจะใหเครอง RUN เลขทภายในใหหรอไม

ตอบ Yes 6.กด Esc-ยกเลก เพอออกจากหนาจอน

หมายเหต: ยอด INVOICE ขายคางชาระยกมาท งหมดในระบบทบนทกในฐานขอมลจะตองมยอดตรงกบยอดลกหน ในระบบ

บญชแยกประเภท

หนา 109

3 การบนทก INVOICE ซอยกมาตนงวด เมอบนทกทะเบยนเจาหน แลวงานทตองทาถดมาคอ การบนทกยอดยกมาตนงวดของเจาหน แตละราย ซงจะเหนวาการ

บนทกยอดยกมาน สามารถเขามาบนทกหลงจากทมการบนทกเอกสารในระบบซ อไปกอนแลวกไดนนคอ ผ ใชงานสามารถเรมทางาน

ไปไดเลยโดยไมตองรอยอดยกมาของเจาหน และเจาหน รายตวกได เพราะในความเปนจรงหากผ ใชตองหยดงานท งหมดเพอรอการ

ปดบญชเพอหายอดยกมาใหเสรจส นกอนแลวจงจะเรมระบบใหมไดคงเปนเรองทไมสะดวกอยางยงสาหรบผ ใชงาน

การบนทกยอดยกมาของเจาหน ตนงวดทาได 2 วธคอ วธแรกใหบนทกรายการ INVOICE ซ อทยงไมไดชาระหน ตามทม

ท งหมดทกรายการ ผ ใชจะเหนรายละเอยดวายอดเจาหน ทยกมามาเกดจาก INVOICE ใบใดบาง เปนรายการของวนทใด และม

ยอดเงนเปนเทาใด การบนทกยอดยกมาอกวธหนงกคอ การรวมยอดหน ของเจาหน รายเดยวกนเขาดวยกนแลวบนทกรวมเปน

INVOICE ยกมาเพยงรายการเดยว วธการน ผ ใชจะสะดวกรวดเรวแตจะไมเหนรายละเอยดวายอดหน ทยกมาเกดจาก INVOICE ใบ

ใดบาง เพราะเปนการสรปยอดหน ของเจาหน แตละรายนนเองนนเอง

ท งน ผ ใชงานตองพจารณาถงผลทจะไดรบ จะเหนวาหาก INVOICE ซ อยกมามปรมาณไมมากนกกควรใชวธท 1 เพราะจะ

ไดรายละเอยดของยอดเจาหน ยกมาครบถวน แตถาม INVOICE ซ อยกมามปรมาณมาก และมรายละเอยดยอดหน ยกมาเพอใชใน

การจายชาระหน คร งตอไปไมมากนกควรเลอกใชวธท 2 ขนตอนการปฏบต

1. โดยเขาโปรแกรมทเมนระบบเจาหน --> ฐานขอมล --> เจาหน --> บนทก INVOICE ซ อยกมาตนงวด

หรอเขาโปรแกรมทเมนระบบบญช --> ระบบเจาหน --> ฐานขอมล --> บนทก INVOICE ซ อยกมาตนงวดกได

หนาจอจากเมนระบบเจาหน

หนาจอจากเมนระบบบญช

2.เมอเขาไปทเมน "บนทก INVOICE ซ อยกมาตนงวด" แลวโปรแกรมจะใหเลอกสาขา ประเภทเอกสาร เลมเอกสารทตองการเขา

ไปทางาน แลวเลอกประเภทเอกสาร BI ใบสงของ/ใบกากบภาษ/ใบแจงหน (ซ อ) เพอบนทก INVOICE ซ อยกมาตนงวดโดยนาเมาส

ไปคลกเลอกทชองประเภทเอกสารใหข นเปนแถบสวางแลวกด Enter เลอก

หนา 110

2.1 ถาม INVOICE ซ อเชอยกมา ประเภทธรกจซ อมา-ขายไป (มใบกากบภาษ) กเลอกประเภทเอกสารเปน BI และเลอกเลมเอกสาร 2.2 ถาม INVOICE ซ อเชอยกมา ประเภทธรกจงานบรการ (ใบแจงหน) กเลอกประเภทเอกสารเปน BV และเลอกเลมเอกสาร

3. หากระบบมเลมเอกสารยกมาตนงวดใหอยแลว กเลอกเลมเอกสารใบสงของยกมาตนงวด เพอบนทก INVOICE ซ อยก

มาตนงวด แตถาไมมเลมเอกสารทเปนรายการยกมาตนงวด ควรจะสรางเลมของเอกสารยกมาตนงวดแยกจากเอกสารอนเพอให

ตรวจสอบรายการไดงายข น ถาตองการเพมเลมเอกสารกใหกดป ม F3 เพมเลมเอกสาร ใหทาการบนทกรายละเอยดดงตอไปน

อธบายการบนทก (ระบเฉพาะทสาคญเทาน น สวนอนใหขามไป เพราะไมมผลใดๆ เปนเพยงเลมเอกสารยกมาตนงวดเทาน น) รหสประเภทเอกสาร BI ใบสงของ/ใบกากบภาษ/ใบแจงหน (ซ อ) โปรแกรมจะแสดงคาใหอตโนมต

รหสเลมเอกสาร X001

ชอเลมเอกสาร ใบสงของ(ยกมาตนงวด) ชอ(ภาษา 2) CREDIT PURCHASE ลงบญชทสมดรายวน PD สมดซ อเชอ (หรอไมตองระบกได)

เมอบนทกรายละเอยดเรยบรอยแลว ใหกดป ม F10 Save ขอมล

ใช Look up เพอ

คนหาประเภท

เอกสาร

หนา 111

4.เมอเลอกเขาเลมเอกสารยกมาตนงวดแลว จะพบหนาจอเอกสารสาหรบการบนทกเอกสารตนงวด วธการบนทกใหกด

คาสงเพม - F3 เพอบนทกรายละเอยด INVOICE ซ อคางชาระยกมา โดยกรอกรายละเอยดในชองตางๆ ของขอมลดงน

เลขทภายใน เลขทอางองของ INVOICE ยกมาตนงวด วนท สถานะ ชอเจาหน หนวยเงน จานวนเงนสทธ

1 = ยงไมชาระ คนเอกสารอางองทชาระในงวดใหมแลว

P= ชาระแลว

การบนทกเอกสาร

ประเภทเอกสาร โปรแกรมจะแสดงรหสประเภทเอกสาร ตามทเลอกเขามาทางาน

รหสเลมเอกสาร โปรแกรมจะแสดงรหสเลมเอกสาร ตามประเภทเอกสารทเลอกเขามาทางาน

ชอเลมเอกสาร โปรแกรมจะแสดงชอเลมเอกสาร ตามทเลอกเขามาทางาน

เลขท◌ ใสเลขทภายในของเอกสาร หรอ เลขทภายในบรษทของตนเองหรอจะใหโปรแกรม RUN ใหกได

เลขท อางอง เลขท INVOICE ของเอกสารทไดรบจากเจาหน และเปนเลขททใชแสดงในรายงานภาษสงสรรพกร

วนท วนทของเอกสาร ในทน คอวนทของ INVOICE ซ อใบน เครดตเทอม เครดตเทอมของ INVOICE ซ อใบน ทไดรบจากเจาหน

วนครบกาหนด วนครบกาหนดชาระของ INVOICE ซ อใบน

ใช Look up

เพอคนหา

หนา 112

รหสแผนก ใสแผนกของINVOICE ซ อใบน (ถาไมมกจาเปนตองระบเปนแผนกชอ “ไมระบ” เพราะระบบบงคบให ใสแผนก)

รหสโครงการ ใสโครงการของ INVOICE ซ อใบน (ถาไมมกจาเปนตองระบเปนโครงการชอ “ไมระบ” เพราะระบบ

บงคบใหใสชอโครงการ)

รหสเจาหน รหสเจาหน โปรแกรมจะแสดงชอเจาหน ตามทเลอกในฐานขอมล ชอ ชอของเจาหน ซงจะแสดงตามรหสเจาหน ทเลอก ประเภท VAT ระบอตราภาษมลคาเพม VAT แยกนอก ถาระบเปน Y คอ แยกนอก ยอดเงนในเอกสารใบน ยงไมรวมภาษมลคาเพม

ถาระบเปน N คอ รวมใน ยอดเงนในเอกสารใบน ไดรวมภาษมลคาเพมเรยบรอยแลว ยอดเงนยกมาสทธ ใสยอดเงนคงคางของ INVOICE ใบน หากไดชาระไปบางสวนแลว ใหใสเฉพาะยอดเงนทคางชาระ

เทาน น ซงเปนยอดเงนสทธทรวม VATแลว โดยโปรแกรมจะแสดงยอดเงนกอน VAT และจานวนเงน

VAT ใหดวย

5.เมอบนทกขอมลเรยบรอยแลว กด F10 เพอบนทกขอมลสาขา ระบบจะถามวาจะใหเครอง RUN เลขทภายในใหหรอไม

ตอบ Yes

6.กด Esc-ยกเลก เพอออกจากหนาจอน

หมายเหต: ยอด INVOICE ซ อคางชาระยกมาท งหมดในระบบทบนทกในฐานขอมลจะตองมยอดตรงกบยอดเจาหน ในระบบ

บญชแยกประเภท

4. บนทกสนคายกมาตนงวด การบนทกยอดยกมาตนงวดของสนคาคงคลงจะทาเพยงคร งแรกทเรมใชงานโปรแกรมเทาน น สาหรบเดอนตอไปหรองวด

บญชถดไป โปรแกรมจะทาการยกยอดสนคามาใหเองอตโนมต ขนตอนปฏบต 1. เรมตนจากเขาทเมนระบบสตอค --> บนทกเอกสาร --> ใบปรบยอดสนคา

หนา 113

2. เมอเขามาแลวโปรแกรมจะมใหเลอกสาขาและเลอกเลมเอกสารทตองการเขาไปทางาน ระบชวงวนททตองการบนทก แลวคลก

OK ควรใชเมนน ในการบนทกยอดยกมาของสนคาเมอเรมใชโปรแกรมคร งแรกเพอบนทกราคาทนของสนคาดวย โดยในการบนทก

คร งน จะมผลตอการคานวณตนทนของสนคาดวย

3. ใชฟงกชน เพม - F3 เพอบนทกสนคายกมาตนงวด

4. จะพบหนาจอการบนทกขอมล

ใช Look up เพอคนหา

สนคาทคงเหลอยกมา

เมอบนทกครบถวน รวมเปนเงน จะมมลคาเทากบงบ

ดลทยกมา”สนคาคงเหลอ”

หนา 114

การบนทกสวนหวของเอกสาร

Step โปรแกรมจะแสดง Step ของการทางาน ใหขามชองน ไปไมตองบนทก

เลมท เลมทของใบปรบยอดสนคาตนงวดยกมาทเลอกเขามาทางาน

เลขท เลขทของใบปรบปรงยอดสนคา ถาวางไวโปรแกรมจะ Running ใหอตโนมต

วนท วนทกอนเรมใชระบบ

แผนก ระบแผนกสนคาคงเหลอยกมา (ถาม) หรออาจต งเปนแผนกไมระบกได

โครงการ ระบโครงการสนคาคงเหลอยกมา (ถาม) หรออาจต งเปนโครงการไมระบกได

หมายเหต ใสหมายเหต หรอรายละเอยดของการปรบยอดสนคายกมาตนงวด

รปแบบการ Post รปแบบการ POST ใหใสเปนแบบ N คอ โปรแกรมจะไมมการบนทกบญช

การบนทกสวนรายการยอย P/F ใสคา P ถาเปนสนคายอยแตละรายการ ใสคา F ถาเปนชดสนคา

ชนดสนคา ใสชนดสนคา เชน รหส 1 คอ สนคาสาเรจรป รหส 2 คอ วตถดบ เปนตน

รหสสนคา ใหระบรหสสนคาทจะใสยอดยกมา ชอสนคา ชอสนคาจะข นมาตามรหสสนคา หมายเหต ใสหมายเหตเพมเตมของแตละรายการสนคา (ถาม)

คลง ระบคลงสนคาทจะทาการปรบปรงยอด ซงในใบปรบปรงยอด 1 ใบ อาจบนทกหลาย

คลงสนคากได ลอต ระบเลขลอตของสนคาททาการใสยอดยกมา จานวนเพม/ลด ใสจานวนสนคาทยกมา

ราคาทน ใสราคาทนของสนคา ทจะมผลตอการคดตนทนของสนคาชนดน น รวมเปนเงน มลคาตนทนรวมของสนคาท งหมดในใบปรบยอด

5. เมอบนทกขอมลเรยบรอยแลวใหกดป ม F10 Save ขอมล และกด Esc-ยกเลก เพอออกจากหนาจอน

หมายเหต : ยอดมลคาสนคารายตวยกมาทงหมดในระบบทบนทกในการปรบยอด จะตองมยอดตรงกบยอดสนคาคงเหลอ

ระบบบญชแยกประเภท

5. บนทกสนทรพยยกมาตนงวด การบนทกยอดยกมาตนงวดของสนทรพยหรอคาเสอมราคาสะสมสนทรพยรายตวยกมาตนงวด ซงจะบนทกเพยงคร งแรก

ทเรมใชงานโปรแกรมเทาน น สาหรบเดอนตอไปหรองวดบญชถดไปโปรแกรมจะทาการยกยอดสนทรพยมาใหอตโนมต หลงจากการ

ใหโปรแกรมคานวณคาเสอมอตโนมตแลว

ขนตอนปฏบต

1. ข นตอนการบนทกคาเสอมราคาสะสมยกมา ไดอธบายแลวในหวขอมลฐานขอมลสนทรพย (หนา 78)

หนา 115

2. นาคาเสอมราคาสะสมระบทชองคาเสอมราคาสะสมกอนเรมใชระบบ(ฐานขอมลสนทรพย หนาท 2) เพอใหโปรแกรมเรมคานวณ

คาเสอมตอจากยอดทระบน ในระบบตอไป

อธบายการบนทก วนท เรมคานวณคาเสอม ระบวนททตองการใหโปรแกรมเรมคานวณคาเสอม คาเสอมราคาสะสมกอนเรมใชระบบ ระบยอดคาเสอมราคาสะสมยกมา เมอบนทกเสรจแลวกใหกด F10 Save เพอบนทกขอมล

6. บนทกสมดเงนฝากธนาคารยกมาตนงวด

การบนทกยอดยกมาสมดเงนฝากธนาคาร แตละเลมประจาบรษท ไดอธบายข นตอนแลวทระบบฐานขอมลสมดเงนฝาก

ของบรษท หากตองการด Bank statement ใหตรงกบระบบ สามารถตรวจสอบรายงานไดเลยทนท จากโปรแกรม

ขนตอนปฏบต 1.ระบบเงนฝากและธนาคาร (CQ) --> ฐานขอมล --> ธนาคาร --> เพม / แกไขสมดบญชเงนฝากธนาคาร

หนา 116

2.ข นตอนการบนทกยอดมา โดยใสยอดเงนฝากยกมาทชอง ยอดเงน Balance เมอบนทกเสรจแลวใหกด F10 Save เพอบนทก

ใช Look up

เพอคนหา