01 introduccion a la administracion de proyectos v7

Agosto

2007

Administración y Control de Proyectos I – Proyectos Informáticos

Proyectos Informáticos – 75.18

Administración y Control de Proyectos I – 75.44

Facultad de Ingeniería (UBA) - 2007

Agosto

2007


Equipo Docente

Sponsor

Jefe de TrabajosPrácticos

Mariana Gómez

Docentes Auxiliares

Mariana Gómez

Patricia Bus ,

Alejandro Sasín,

Miguel Saez,

José Laiolo

Raúl Martínez

Titular Cátedra

Raúl Martínez

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2007

El Equipo Docente

• Experiencia en la industria como Jefes de

Proyecto y especialistas

• Experiencia docente en la Facultad

• Muy buenos resultados en encuestas a los

alumnos de los últimos cursos impartidos

• Algunos certificados como PMP

• Todos con gran vocación docente


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2007

Teóricas

• En la clase se ven, sincronizados con la práctica los temas

que luego se van a ejercitar.

• El horario es los lunes de 19 a 21.30 horas, sin intervalo.

• Si bien no son clases obligatorias sugerimos concurrir dado

que en la clase práctica no se da teoría y se asume que el

alumno ya tiene esos conocimientos y los ha repasado para

la clase práctica.

• El coloquio integrador se rinde sobre el último apunte de la

Cátedra.


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2007

Breve Historia de la

Administración de Proyectos

• 1917 Henry Gantt desarrolla los diagramas de Gantt

• Comienza el Manhattan Project in 1942

• 1958, la Marina de EEUU desarrolla los diagramas PERT

• 1970s, se comienza a utilizar el software de administración de proyectos

• 1990 prácticamente todas las industrias aplican alguna forma de Administración de Proyectos

• En poco más de 50 años se establece como una disciplina


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La popularidad de la práctica

• Google y Amazon

– (Project Management)

• Results 214,000,000 for project management

• Papers 331,000 for project management

• Books 20,927 on project management (Amazon)

– (Software Engineering)

• Results 95,300,000 for software engineering

• Papers 835,000 for software engineering

• Books 16,474 on software engineering (Amazon)


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2007


La creciente importancia de los Proyectos

Operaciones

Proyectos

1800

Sociedad

Agrícola

1900

Sociedad

Industrial

2000

Sociedad

de la Información

Industrias

Compañías

Sociedad

Tiempo

•Ciclos de Vida de los Productos más

cortos

•Mayor demanda de variedad

•Mayor demanda de calidad

•Mayor demanda de mejor precio

•Globalización

•Ejemplo

•1950, una empresa

vendía millones de un

modelo de automóvil

•2004, la misma empresa

produce 89 modelos

distintos de automóviles

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Definición de Proyecto

• Un Proyecto puede ser visto como una

serie de tareas que tienen:

– Un objetivo especifico de desarrollar un

producto o servicio único a completarse

dentro de ciertas especificaciones

– Fechas de comienzo y fin definidas

– Limites presupuestarios

– Recursos que consume

Fuente: Kerzner

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Administración de Proyectos

• La Administración de Proyectos

comprende

– Métodos y herramientas que facilitan el logro

de los objetivos del Proyecto

• En tiempo

• En costos

• Con un nivel dado de performance, utilizando en

forma adecuada los recursos asignados

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2007


Tipos de Proyecto

• De Investigación

– No estructurados

– Difíciles de

planificar

– Poco predecibles

• De Desarrollo

– Estructurados

– Planificables

– Predecibles

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2007

Pregunta

• Ud. diseña un software que le permite a

sus clientes que operan en el Mercado de

Valores, inversiones en bancos,

operaciones inmobiliarias, etc., hacer

negocios con mayor certeza.

– De acuerdo a lo visto y referido a este caso:

cuáles serían para su empresa:

• El Proyecto

• Qué sería operación


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Pregunta

• Qué diferencia hace entre estos 3

términos:

– Proceso

– Proyecto

– Programa


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2007

Pero porqué son complejos los

proyectos?


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Definamos algo Complejo

• Tamaño– Medido en cantidad de partes o cosas que

intervienen y se relacionan

• Dificultad– Cantidad importante de técnicas y herramientas

necesarias para dominar el tema

• Variedad – Múltiples opciones para solucionar el mismo

problema

• Cambio – Variación de los requerimientos originales

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Tamaño

Medido en cantidad de partes o cosas que

intervienen y se relacionan

1 conexión

3 conexiones

6 conexiones 10 conexiones

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Dificultad

Cantidad importante de técnicas y herramientas

necesarias para dominar el tema

Cantidad de Herramientas para el manejo de:

– Alcance (3)

– Tiempos (4)

– Costos (6)

– Recursos (5)

– Riesgos (5)

– Calidad (2)

– Comunicación (1)

– Adquisición (1)Extraído del PMBok

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Como mitigar esta complejidad

de los Proyectos

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Mitigación de la Complejidad

• A través de:

– Modelos

– Comprensión de la dinámica de los proyectos

– Procedimientos y estándares

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Modelos

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Modelos

• Modelos de secuenciación de actividades y calendario

• Modelos de subdivisión el trabajo

• ……

• El modelo contribuye al manejo de la complejidad reduciendo la necesidad de comprender todos sus detalles. Permitiendo enfocarnos en la consecuencia de las acciones.

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Movimiento

de tierraCimientos

Mampostería

de elevaciónDiseño Administración

Obra

Arquitectura PlanosPresupuesto Calendario

Modelos

Representaciones de la

realidad que queremos analizar

WBS

Calendario

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Comprensión de la dinámica de los

proyectos

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El mismo tipo de proyecto, la misma Empresa

Recurs

os

Tiempo

Qué causa la

diferencia?

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•Cambios propuestos por el Cliente•Crecimiento del Alcance

•Trabajo extra•Contratación de recursos•Compresión del calendario

•Tareas fuera de secuencia•Problemas de coordinación•Problemas de moral del Equipo•Fatiga, equipo “quemado” •Descenso en la calidad y competencia de los integrantes del equipo•Empeoramiento del clima de trabajo

Factores

externos

Respuesta

de la Gerencia

Efectos

colaterales

Retrabajo

no planificado

El mismo tipo de proyecto, la misma Empresa

Pero…distintas respuestas de la Gerencia

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Fecha de

entrega

planificada

Decisión

sobre los

recursos

Fecha de

entrega

estimada

Personal y

otros

recursos

Ritmo de

Trabajo

Progreso

Reportado

Ritmo de

Trabajo

Progreso

Reportado

Agosto

2007


Personal y otros

recursos

Ritmo de

Trabajo

Progreso

Reportado

Fecha de

entrega

estimada

Decisión sobre

los recursos

Fecha de

entrega

planificada

e

d

f

Objetivo

Situación actual

Problema

DecisiónR

esu

ltad

o e

sp

era

do

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2007


Personal y otros

recursos

Ritmo de

Trabajo

Progreso

Reportado

Fecha de

entrega

estimada

Decisión sobre

los recursos

Fecha de

entrega

planificada

Productividad

e

d

f

Agosto

2007


Personal y otros

recursos

Ritmo de

Trabajo

Progreso

Reportado

Fecha de

entrega

estimada

Decisión sobre

los recursos

Fecha de

entrega

planificada

Productividad

Presión

e

d

f

Agosto

2007


Personal y otros

recursos

Ritmo de

Trabajo

Progreso

Reportado

Fecha de

entrega

estimada

Decisión sobre

los recursos

Fecha de

entrega

planificada

Productividad

Presión

Rotación

Retrabajo

e

d

f

Agosto

2007


Personal y otros

recursos

Ritmo de

Trabajo

Progreso

Reportado

Fecha de

entrega

estimada

Decisión sobre

los recursos

Fecha de

entrega

planificada

Productividad

Presión

Rotación

Retrabajo

Real

Percibido

Demora

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Competencias de la Administración de Proyectos

El Arte de la Administración de

Proyectos

– Comunicación efectiva

– Confianza, Valores, Integridad

Honestidad

– Sociabilidad

– Liderazgo, Desarrollo del

equipo

– Flexibilidad

– Toma de decisiones

– Resolución de problemas

– Comprensión del negocio

– Negociación, Relación con el

cliente

– Manejo del cambio

– Manejo de expectativas

– Consultoría

La Ciencia de la Administración

de Proyectos

– Planificación

– WBS

– Gantt

– Estándares

– CPM/ diagramas de

precedencia

– Análisis de variaciones

– Métricas,

– Earned value

– Curvas S

– Administración de riesgos

– Reportes de avance

– Estimación y nivelación de

recursos.

Administración y Control de Proyectos I – Proyectos Informáticos AMA Handbook

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Conclusión

• Los proyectos deben verse como sistemas

complejos

– Consisten de varias partes interdependientes

– Son altamente dinámicos

– Implican múltiples procesos de realimentación

– Involucran reacciones no lineales

– Involucran datos “duros” y “blandos”


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Procedimientos y estándares

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Procedimientos y Estándares

• Procedimiento

– Es la forma metódica de hacer operaciones

repetitivas.

• Estándar

– Enfoque requerido para llevar a cabo una

actividad o tarea, utilizar un producto, etc.

• El estándar puede ser una buena práctica que

debe seguirse para tener mayor chance de éxito.


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Estándar

Ciclo de Vida


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Inicio

Planificación

Ejecución

Cierre

Control

Ciclo de Vida de un Proyecto

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Inicio

Planificación

Ejecución

Cierre

Control

Ciclo de Vida Completo

Visión

Alcance

Visión Aprobada

Alcance Aprobado

Planificación Aprobada

Proyecto Finalizado

Proyecto Cerrado

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Ciclo de Vida del Producto y de los Proyectos

Visión

Alcance

Visión Aprobada

Alcance Aprobado

Operación

Operación

Operación

Retiro

Proy. V1

Proy. V2

Proy. V3

Producto

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Estándar

Entregables


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Alcance

Oportunidad/Problema de Negocio

CostosBeneficios

Solución

Proyecto Aprobado

Proyecto Cancelado

Usuarios


VIS

IO

N

Visión y Alcance

La Visión


Solución

Usuarios

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El Alcance

Alcance

Usuarios

¿Cuánto?

¿Qué haremos? /¿Qué NO haremos?

CostoRecursosTiempo

Versiones CO

NTR

ATO Proyecto Aprobado

Proyecto Cancelado

Adm. de Cambios

Riesgos

¿Cómo?

Visión y Alcance

Agosto

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Plan del Proyecto

Organización del Proyecto

Planes y procedimientos

Objetivos /Alcance

CO

NTR

ATO Proyecto Aprobado

Proyecto Cancelado

Adm. de Cambios

De entregas

Visión y Alcance

De calidad

De Comunicación

Control de Cambios

Control de Configuración

Administración de Riesgos

Agosto

2007


VIS

IO

N

Alcance


CostosBeneficios

Solución

Proyecto Aprobado

Proyecto Cancelado

Usuarios

Alcance

Usuarios

¿Cuánto?

¿Qué haremos? /¿Qué NO haremos?

CostoRecursosTiempo

Versiones

CO

NTR

ATO

Proyecto Aprobado

Proyecto Cancelado

Adm. de Cambios

Riesgos

¿Cómo?

Organización

Planes y procedimientos

Objetivos /Alcance

CO

NT

RA

TO

Proyecto Aprobado

Proyecto Cancelado

Adm. de Cambios

De entregas

De calidad

De Comunicación

Control de Cambios

Control de Configuración

Administración de Riesgos

VISIÓN

ALCANCE

PLAN

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Ejercicio: Seleccionar las posibles causas que

pueden haber llevado a esta situación

1. Actividades no

completadas en fecha

2. Desvío de costos

3. Baja performance del

proyecto

4. Alta rotación de personal

5. Dos Departamentos

ejecutando las mismas

actividades en un

Proyecto (duplicando)

1. Demasiados proyectos a la

vez

2. Compromisos de calendario

imposibles

3. Falta de análisis funcional

4. Nadie responsable por el

proyecto en su totalidad

5. Pobre control de cambios y

continuos cambios del usuario

6. Poco conocimiento de la tarea

de Jefe de Proyecto

7. Poco control de costos

8. Prioridades del proyecto en

conflicto


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Áreas de la Administración de

Proyectos

Agosto

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Administración de

Proyectos

Costos

Recursos

Humanos

Comunicaciones

Tiempos

Alcance

Adquisición

Calidad

Riesgos

Integración

Áreas de la Administración de Proyectos

PMBOK

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Costos

• Estimación (planificación)

• Presupuestación (planificación)

• Control de los Costos del Proyecto

(control)

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Calidad

• Planificación de la Calidad (planificación)

• Aseguramiento de la Calidad (ejecución)

• Control de la Calidad (control)

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Tiempos

• Definición de actividades (planificación)

• Secuenciamiento (planificación)

• Estimación de recursos (planificación)

• Estimación de duración (planificación)

• Calendarización (planificación)

• Control de Calendario (control)

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Recursos Humanos

• Planificación de Recursos Humanos

(planificación)

• Obtención del Equipo de Trabajo

(planificación)

• Desarrollo del Equipo de Trabajo

(ejecución)

• Administración del Equipo de Trabajo

(ejecución)

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Riesgos

• Planificación y administración de riesgos

(planificación)

• Identificación de riesgos (planificación)

• Análisis cualitativo de riesgos (planificación)

• Análisis cuantitativo de riesgos (planificación)

• Planificación de respuesta al riesgo

(planificación)

• Monitoreo y control de riesgos (control)

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Alcance

• Definición del Alcance (planificación)

• Creación de la WBS (planificación)

• Verificación del Alcance (control)

• Control del Alcance (control)

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Comunicaciones

• Planificación de la Comunicación

(planificación)

• Distribución de la Información (ejecución)

• Reporte de Performance (control)

• Administración de la comunicación con los

Interesados (ejecución)

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Integración

• Lanzamiento del Proyecto (inicio)

• Desarrollo del Plan de Proyecto (planificación)

• Dirección y administración de la ejecución del Proyecto (ejecución)

• Monitoreo y control de las actividades (control)

• Control de Cambios (control)

• Cierre del Proyecto (cierre)

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Adquisición

• Planificación de la adquisición

(planificación)

• Planificación de la solicitud (planificación)

• Solicitud (ejecución)

• Selección del proveedor (ejecución)

• Administración del contrato (ejecución)

• Cierre de la contratación (cierre)

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Bibliografía

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Bibliografía

• Project Management, H. Kerzner, 5th

Edition, 1995 VNR

• PMBOK® Guide, 2004 Edition

• The new Project Management, D. Frame, 2002

• La Quinta Disciplina, Peter Senge.

• Software Projects Dynamics T. Abdel-Hamid.

01 introduccion a la administracion de proyectos v7

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