C4-1 RECENSER les besoins d’approvisionnement

Pôle 4 – UF7 C4-1.2 Participer à l’élaboration d’un cahier des charges (qualité et prix des produits)C4-1.3 Participer à la planification des commandes et des livraisons

Atelier expérimentalSemaine   :

OBJECTIFS de découverte

Respecter les exigences relatives à un produit ou à une famille de produits, définir un cahier des charges Planifier des commandes en fonction des productions et des livraisons.

MODE OPÉRATOIREANALYSE de supports / situations professionnelles – temps requis : 15 minutes

Supports d’observation Appel d’offres – cahier des clauses techniques particulières : achat de matériel hôtelier (marché public des Hôpitaux)

Données (pré-requis) Connaissance du matériel professionnel et de l’implantation des locaux.Expérience 1 : l’appel d’offre

Ce que je fais (réalisation) Ce que j’observe (résultat)Quels achats sont prévus dans ce document ? Fourniture, installation, mise en service et maintenance d’équipements hôteliers

Dans quels lieux ?S‘agit-il d’un marché public ou privé ? Unités centrales de production d’un centre hospitalier intercommunal des …….

Marché public

Quelle est la date de la publicité :Ou est-elle publiée? Vendredi 06 juillet 200….

BOAMP bulletin officiel des annonces des marchés publics et CNEH Centre national d’expertise hospitalière (marchés publics)

Quelle est la date limite de réception des offres ?

Le 03 Août à 16 heuresToutes les offres reçues après la date limite ne sont pas prises en compte

De combien de lots le marché est-il composé ?

De quoi ces lots sont-ils composés ?

4 lots. Lot n° 1 : renouvellement de la machine à laver la vaisselle Lot n°2 : fourniture d’une banque chaude Lot n°3 : fourniture d’une banque froide

Lot n°4 : fourniture d’une thermoscelleuse semi automatiqueCombien d’articles l’offre possède-t-elle ?Que contiennent-ils ?

11 articles L’objet de la consultation, lieu d’implantation, visite du site, composition et

caractéristiques techniques des équipements, reprise du l’ancien matériel, des documents d’accompagnement, des travaux, de la mise en service et de la maintenance de l’équipement, la formation du personnel, la garantie….

Ce

que

je r

etie

ns

(règ

les

de

base

) Un appel d'offres : procédure permettant à un commanditaire (le maître d'ouvrage) de faire le choix de l'entreprise (le soumissionnaire qui sera le fournisseur) la plus à même de réaliser une prestation de travaux, de fournitures ou de services.Le marché est décomposé en lots, le découpage est fait par le maître d’ouvrage.Chacun des lots est soumis à un appel d’offres différent.But : mettre plusieurs entreprises en concurrence pour fournir un produit ou un service.A noter : pour les marchés publics, règles de mise en concurrence très variables au sein de l'Union européenne, en particulier la France.

ANALYSE de supports / situations professionnelles – temps requis : 15 minutesSupports d’observation Cahier des charges (exemple en restauration scolaire) – produits de boucherie et de

charcuterieOutil et documents relatifs aux commandes en restauration hospitalière

Données (pré-requis) Connaissances de la réception, du stockage, du contrôle et de la nature des produits……

Le cahier des chargesCe que je fais (réalisation) Ce que j’observe (résultat)

Quels achats sont prévus dans ce document ?Quel est l’objet de la consultation ?

Fournitures de produits de boucherie et de charcuterie

Quel type de restauration ? Hospitalière

Composition du sommaire ? 9 articles   : objet du marché, configuration des lots / DLC / Présentation, conditionnement / Calibre des produits / Origine et qualité des viandes / Définition des différents types de parage / Contrôle des livraisons / Vérification / Règlementation

Que décrivent les articles ?

Dans quel but ? Description des critères qualitatifs et économiques des produits. But : faire le choix du meilleur prestataire.

L’organisation et la gestion des commandes 1 Document 1

Quel type de restauration ? Collective scolaire (groupement de commande)Lister les documents utilisés pour la gestion des commandes, des prix et des stocks

1. Achats2. Réception3. Stockage

Achats1.3 Le cahier des charges du groupement d’achat

Certificat des fournisseurs retenus Cahier des clauses techniques Liste et répertoire des fournisseurs par produit Procédure d’achat Procédure d’urgence

1.2 Le plan alimentaire : Menus (4 semaines à l’avance) Cahier de grammage Fiches recettes Fiches techniques

1.3 Audition de vérification

Réception   : Consignes obligatoiresProcédure de contrôle des livraisonsProtocole de refusFiche d’anomaliesFiche de contrôle fournisseur/ des denréesTableau des températuresBon de livraison, factures

Stockage   : plan de rangement des marchandises, guide de stockage froid, procédures de décartonnage, audit de vérification.

Ce

que

je r

etie

ns (r

ègle

s de

ba

se)

Définir un cahier des charges précis par produit ou par type de produits alimentaires avec des exigences en termes de qualité, de provenance, de composition, de conditionnement.

variété, qualité, certification, origine, calibre, période de besoin, quantité, températures, fréquence d’approvisionnement, prix, conditionnement, développement durable, …. Le cahier des charges   : terminologie habituellement employée dans les marchés publics. Les cahiers des charges déterminent les conditions dans lesquelles les marchés sont exécutés.La nature et l’étendue des besoins sont déterminées avec précision avant tout appel à la concurrence en prenant en compte des objectifs de développement durable et élaborer un cahier des charge qui favorise les achats de proximité.

Le groupement de commande permet aux acheteurs publics de coordonner et de regrouper leurs achats pour réaliser des économies

ANALYSE de supports / situations professionnelles – temps requis : 30 minutesSupports d’observation Feuille de commande « 04 /02/13 au 08/02/13 » Lycée

PERDIGUIER, Etat du stock au 29/01/13. Liste des fournisseurs

Données (pré-requis)

Connaissances des familles de produits, des DLC…..des températures des délais de stockage

que je fais (réalisation) Ce que j’observe (résultat)1. Vous disposez des commandes de la

semaine du 04/02/13 au 08/02/13Reporter les commandes par jour sur le fichier Exel récapitulatif des produits par famille (travail sur ordinateur)

Le fichier calcule les besoins de la semaine Les produits sont classés par famille et par ordre alphabétique,

comme sur les commandes « professeur »

2. Vous disposez des jours de livraisons de chacun des fournisseurs en 1 Document 2 et du document récapitulatif informatique des produits demandés.Précisez sur le calendrier prévisionnel des livraisons (1 Document 3) les livraisons pour chacun des fournisseurs et justifiez votre choix.

Pour planifier mes livraisons, je regarde: Le jour de fabrication en cuisine La fréquence, l’heure de livraison. La nature, le durée de vie des produits, la DLC, la fraicheur optimale,

les quantités livrées….. Pour les denrées périssables : poissons, viandes, légumes = 0 stock,

commander au plus prêt de l’utilisation.

3. A l’aide du document récapitulatif informatique des produits demandés et de l’état des stocks au 29/01/13, 1 Document 4, vous rédigez les bons de commandes au fournisseur, ce jour.

Avant de rédiger mon bon de commande, je regarde : l’état du stock : les quantités nécessaires

Je m’efforce d’avoir le moins de stocks possible.

Ce

que

je r

etie

ns

(règ

les

de

base

)

Les différentes phases qui incombent au responsable des achats   : Le moment important, qui conditionne l’efficacité d’un achat, est la phase préparationnelle, ou il doit faire une analyse du marché à savoir :

Recenser les fournisseurs potentiels Prendre en compte les résultats des achats précédents Analyser la conjoncture Prendre contact avec d’autres fournisseurs Se constituer une banque de données….

Sur le plan technique   : De percevoir, contrôler, estimer qualitativement et quantitativement le besoin… Je regroupe les produits afin de bénéficier de la meilleure offre possible et obtenir le meilleur conditionnement possible.

J'ai besoin de la mercuriale des produits afin d'identifier le fournisseur proposant le meilleur tarif pour un produit identique.

Prol

onge

men

t

LA FONCTION DES ACHATSTrois phases types :

1) On prépare l’achat = phase préparationnelle2) On achète = phase administrative3) On réceptionne les produits achetés = phase utile

Phase préparationnelleTechnique

1. Perception des besoins2. Expression qualitative du besoin3. Contrôle du besoin4. Estimation du besoin

Psychologique5. Economie du marché6. Pré-négociation des procédures7. Convenance des procédures8. Convenance des modes de prix

Phase administrative9. Rédaction des cahiers des charges10. Publicités (appel public de candidatures ou avis d’appel d’offres)11. Envoi de document d’appel d’offres12. Enregistrement des offres et ouverture des plis13. Examen des échantillons14. Choix des titulaires15. Formalité postérieures : signature de l’acte d’engagement, avis aux candidats refusés, notifications aux titulaires et aux administrations

Phase utile16. Commande17. Livraison –réception, règlement18. Consommation – gestion des stocks19. Contrôle à postériori et statistiques20. Indice de satisfaction (ou d’efficacité)

Document 1  : Restauration scolaire

1 Document 2

Tableau des fournisseurs et des livraisons en semaineProduits Fournisseurs Livraisons

Boucherie Alazard et Roux Lundi matin (avant 8 heures)

Mercredi matin (avant 8 heures)

Volaille

L'EuropéainLundi matin (avant 8 heures)Jeudi matin (avant 8 heures)

Poissonnerie Saint-Louis Pêche Lundi matin (7 heures au plus tard)Mercredi matin (7 heures au plus tard)

Crémerie SAF Lundi matin (avant 8 heures)Vendredi matin (avant 8 heures)

Fruits et légumes

Tomates et Cie Tous les jours si commande supérieure à 10 kg.Mardi matin et jeudi matin si inférieure à 10kg.

Surgelés

Brake FranceAvant-Goût Vendredi matin

Epicerie

SAF

Jeudi matin (avant 8 heures)

Vins et spiritueux

Cave du Grand SudCave de TrinquetailleChâteau de CampugetMas de Gourgonnier

Tous les jours ouvrables pour toute commande passée 48 heures à l'avance.

Boissons

Montanier Boissons Tous les jours ouvrables pour toute commande passée 48 heures à l'avance.

Café

Malongo

1er et 3ème lundi du mois.

Produits entretien

Cristal Tous les jours ouvrables pour toute commande passée 48 heures à l'avance.

Document 3

Planification des commandes

Commandes passées le mardi 29 janvier 2013 avant 12 h

Familles de produits Fournisseurs Date de livraison Justification

Crèmerie – SAF Lundi 04 /02

Fruits et légumes – Tomates et compagnie Lundi 04/02

Volaille L'Européain Mercredi 06/02

Surgelés Brake FranceAvant-Goût Vendredi 01/02

Poissonnerie Saint-Louis Pêche Mercredi 06/02

Epicerie SAF Jeudi 31/01

Vin Cave de Trinquetaille Jeudi 31/01