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ELECTROHUILA S.A E.S.P.
INVITACION PÚBLICA A COTIZAR EHUI-SD-100/2012
1. INFORMACIÓN GENERAL
1.1 OBJETO.
Realizar de manera integral la coordinación de protecciones para el Sistema
Eléctrico de Electrohuila (SEEH). Este proyecto comprenderá la recopilación en
sitio de información de los equipos y esquemas de protecciones, preparación de la
base de datos de protecciones utilizando un software especializado en estudios de
protecciones y manejo de bases de datos de protecciones, (NEPLAN) estudio de
cortocircuito del SEEH y realización de estudios de ajuste y coordinación de las
protecciones del SEEH identificando nuevas especificaciones de equipos que por
su característica requieran ser remplazados, la realización en sitio de los cambios
de ajustes de protecciones recomendados con la verificación y pruebas de
funcionalidad en sitio y acompañamiento pos parametrización.
La coordinación de protecciones (Estudio, parametrización e inyección de equipos
y relés) deberá efectuarse a la totalidad de los equipos relacionados con las
protecciones y los relés existentes y proyectados (Proyecto Confiabilidad Neiva-
Norte, Ampliación subestación Hobo) en subestaciones eléctricas y plantas de
generación del Sistema Eléctrico de Electrohuila a niveles de
230/115/34.5/13.8/2.4 kV.
Para el caso de las fronteras de los puntos de conexión de Electrohuila al STN a
230 kV, y las bahías a 115 kV, se deberán tomar como referencia los estudios de
coordinación de protecciones aprobados por el CND para los mismos y efectuar
las recomendaciones del caso en el evento de aplicar.
.
1.2 NORMATIVIDAD APLICABLE
La presente invitación y el contrato que de esta se derive se regirá por el derecho
privado conforme a lo dispuesto en las leyes 142 de 1994, art. 32; 143 de 1994,
art. 8, y el Acuerdo No. 018 de 2006 de la Junta Directiva por medio del cual fue
expedido el Reglamento de Contratación de Electrohuila S.A. E.S.P.
1.3 ALCANCE DEL CONTRATO
Con el objetivo de cubrir los alcances propuestos, debe incluir:
La recopilación en sitio de información de los equipos y esquemas de
protecciones para todas las bahías a 115, 34,5 y 13,8 kv de las
subestaciones de Electrohuila. (Tabla A).
La preparación de una base de datos de protecciones.
Realización del estudio de cortocircuito.
Realización de estudios de ajuste y coordinación de las protecciones
del SEEH identificando nuevas especificaciones de equipos que por
su característica requieran ser remplazados;
La realización de los cambios de ajustes con verificación y pruebas
de funcionalidad de equipos de protección en sitio.
Ejecución de pruebas de interruptores, transformadores de voltaje y
transformadores de corriente relacionados con la protección (Este
ítem deberá cotizarse por separado; Electrohuila a su juicio, podrá
incluirlo o no en el alcance del contrato que de la presente invitación
se derive).
Este Proyecto se realizará para equipos de protecciones del sistema de
transmisión de 115 kV, bahías de línea y de transformación de 115/34,5 kV,
bahías de línea y de transformación subestaciones de 34,5/13,8 kV y tres (03)
PCHs propiedad de Electrohuila que generan a nivel de 2.4 kV y están conectadas
a la red de 34,5 kV (Iquira 1 e Iquira 2) y 13,8 kV (La Pita) de Electrohuila,
pudiendo el Proponente sugerir esquemas de protección para los módulos que
cuenten con esquemas obsoletos y/o insuficientes para el uso que tienen dentro
del SEEH.
El trabajo deberá incluir:
1. La recopilación en sitio de información de los equipos y esquemas de
protecciones para toda la red de 115 kV (Se debe tener en cuenta la
información de los equipos y esquemas de protección en los puntos de
Frontera, conexión a 230 kV en Betania y Altamira, así como de los
circuitos a 115 kV Prado 1 y 2 en Prado, las bahías de transformación
de 115/34,5 kV, 34,5/13,8 kV, 2,4/13,8 kV, 2,4/34,5 kV, bahías de líneas
a 115 kV, 34,5 kV y 13,8 kV y líneas de 115 kV, 34,5 kV, listados en la
Tabla A y representados de forma esquemática en el unifilar anexo.
2. Basado en la información de los agentes y/o de los fabricantes,
compilar los manuales de los equipos de protección
3. Con base en la red NEPLAN existente y creada por Electrohuila,
adicionar todos los relés de protección de sobrecorriente, distancia,
diferenciales, frecuencia, etc. existentes en Electrohuila. (Se deberán
tener en cuenta la funciones de las protecciones existentes (tanto las
programadas como aquellas que no han sido activadas y recomendar a
Electrohuila la conveniencia de su activación, así como de la
conveniencia de activar los recierres en circuitos a 13.8 kV)
4. Recopilar la información de los ajustes actuales de las protecciones.
5. Evaluar la funcionalidad de los canales de comunicación
6. Preparar Base de Datos de Protecciones.
7. Definir filosofía, esquemas y criterios de ajuste y coordinación de
protecciones.
8. Realizar el estudio para ajuste y coordinación de protecciones para toda
la red de transmisión a 115 kV actual y proyectada (para el proyecto
confiabilidad Neiva-Norte), (y su coordinación respectiva con los
equipos y esquemas de protección en los puntos de Frontera, conexión
a 230 kV en Betania y Altamira, así como de los circuitos a 115 kV
Prado 1 y 2 en Prado), las bahías de transformación de 115/34,5 kV,
34,5/13,8 kV, 2,4/13,8 kV, 2,4/34,5 kV, bahías de líneas a 115 kV, 34,5
kV y 13,8 kV y líneas de 115 kV, 34,5 kV y 13,8 kV, incluida la
subestación Hobo, proyectada a 115 kV. Se debe tener en cuenta
además la generación de particulares conectadas directa o
indirectamente a las redes de Electrohuila (Hocol, Ecopetrol, Petrobras,
etc.), determinando el esquema de coordinación de la protección por
relevadores (o la aplicable para estos casos) que provea una adecuada
y razonable protección del SEEH, a partir de la revisión de la
coordinación de la protección de los sistemas de generación y
transmisión, especificando los casos de protección primaria y de
respaldo, incluyendo niveles y tiempos de actuación.
9. Calcular los valores de las corrientes de cortocircuito para todas las
barras del SEEH y determinar su relación con la corriente nominal de
cortocircuito (soportabilidad) de los equipos existentes, identificando
puntos críticos (débiles).
10. Analizar el comportamiento del SEEH ante fallas trifásicas, de línea a
tierra y entre fases.
11. Efectuar los análisis de estabilidad correspondientes ((Este ítem deberá
cotizarse por separado; Electrohuila a su juicio, podrá incluirlo o no en el
alcance del contrato que de la presente invitación se derive).
12. Completar la base de datos para estudios de cortocircuito, incluyendo
los valores de capacidad de cortocircuito de los componentes del SEEH
en 115 kV y 34,5 kV y 13,8 kV y PCHs, resultantes del Proyecto.
13. Realizar los cambios de ajustes recomendados con verificación y
pruebas de funcionalidad de equipos de protección en sitio para los
equipos de protección de las subestaciones listadas en la Tabla A. Nota:
Se deberá incluir las pruebas de interruptores, transformadores de
voltaje y transformadores de corriente (Estas pruebas deberán cotizarse
por separado; Electrohuila a su juicio, podrá incluirlo o no en el alcance
del contrato que de la presente invitación se derive). Para estas
pruebas, el proponente deberá utilizar los protocolos de pruebas
estándares (El Contratista elegido deberá especificar el protocolo a
utilizar).
14. En las subestaciones para las cuales el estudio muestre niveles de
corto circuito altos, evaluar interruptores y saturación de
transformadores de corriente.
15. Suministrar dos licencias de Neplan registradas a nombre de
ELECTROHUILA S.A E.S.P. Autónomas que incluya los módulos de
editor gráfico, flujo de carga, cortocircuito, sobrecorriente y Distancia.
16. Curso de capacitación de manejo del software NEPLAN, en las
instalaciones de Electrohuila, de 4 días de los módulos mencionados
(editor gráfico, flujo de carga, cortocircuito, sobrecorriente y Distancia.) y
un curso de protecciones en las instalaciones de Electrohuila también de
cuatro días de duración.
Determinación a modo de recomendación para Electrohuila, de la estructura de
recursos (Profesionales, técnicos, administrativos y logísticos) necesarios para la
operatividad del sistema de coordinación de protecciones del SEEH, una vez se
encuentre en funcionamiento.
TABLA A
ZONA SUBESTACIONMÓDULOS
TRANSFORMACIÓN LINEA GENERACION
NEIVA
EL BOTE 115 KV 2 5
EL BOTE 34,5 Kv 1 9
EL BOTE 13,8 Kv 6
CENTRO 34,5 Kv 1 2
CENTRO 13,8 Kv 4
ORIENTE 115 Kv 1 PROY
ORIENTE 34,5 Kv 1+1 PROY 4
ORIENTE 13,8 Kv 5
SUR 115 Kv 1 3 PROY
SUR 34,5 Kv 1 4
Sur 13,8 kV 8
PLANTA DIESEL 34,5 kV 1 4
PLANTA DIESEL 13,8 kV 6
NORTE 34,5 kV 1 3
NORTE 13,8 kV 6
NORTE
AIPE 34,5 kV 1* 1* +1R
AIPE 13,8 Kv 4
ALGECIRAS 34,5 Kv 1*
ALGECIRAS 13,8 Kv 3
BALSILLAS 34.5 Kv 1 1
BALSILLAS 13.8 KV 4
BARAYA 34,5 kV 1* 2
BARAYA 13,8 kV 3
CAMPOALEGRE 34,5 Kv 1 3
CAMPOALEGRE 5
COLOMBIA 34,5 Kv 1*
COLOMBIA 13,8 Kv 4
FORTALECIALLAS 34,5 Kv 1 4
FORTALECIALLAS 13,8Kv 5
HOBO 34,5 Kv 1* 3
HOBO 13,8 Kv 4
IQUIRA 1 34,5 Kv 3** 1R+1*
IQUIRA 1 13,8 KV 1* 3
IQUIRA 1 2,4 Kv 3 ***
IQUIRA 2 34.5 kV 1** 2 +1*
IQUIRA 2 2.4 kV
BALSILLAS 34,5 kV 1
BALSILLAS 13,8 kV 4
PEÑAS BLANCAS 34,5 kV 1*
ZONA SUBESTACIONMÓDULOS
TRANSFORMACIÓN LINEA GENERACIONPEÑAS BLANCAS 13,8 kV 1
PRAGA 34,5 kV 1*
Praga 13.8 kV 1 + 2*
PALERMO 34,5 kV 1 2
PALERMO 13,8kV 4
RIVERA 34,5 Kv 1
RIVERA 13,8 Kv 6
SEBORUCO 115 kV 1
SEBORUCO 34,5 kV 3
VEGALARGA 1*
VEGALARGA 3
YAGUARA 34,5 kV 1*
YAGUARA 13,8 kV 3
SANTA MARÍA 34,5 Kv 1
SANTA MARÍA 13,8 Kv 5
OCCIDENTE
GALLEGO 34,5 Kv 1*
GALLEGO 13.8 Kv 3
LA PLATA 34,5 Kv 1 3
LA PLATA 13,8 Kv 4
PAICOL 34,5 Kv 1*
PAICOL 13,8 KV 3
CENTRO
ALTAMIRA 230 Kv 1
ALTAMIRA 115 Kv 2 3
ALTAMIRA 34.5 Kv 1 5
ALTAMIRA 13,8 Kv 5
GARZON 34,5 Kv 1 3
GARZON13,8 Kv 8
GIGANTE 34,5 Kv 1* 2*
GIGANTE 13,8 Kv
LA PITA 13,8 KV 2
LA PITA 2,4 KV 2***
PITAL 34,5 KV 1 3
PITAL 13,8 KV 3
POTRERILLOS 34,5 KV 1
POTRERILLOS 13,8 KV 1
ZULUAGA 34,5 Kv 1*
ZULUAGA 13.8 Kv 2
SUR
ACEVEDO 34,5 Kv 1
ACEVEDO 13,8 KV 4
PITALITO 115 Kv 1
PITALITO 34,5 Kv 1 3
ZONA SUBESTACIONMÓDULOS
TRANSFORMACIÓN LINEA GENERACIONPITALITO 13.8 Kv 7
OPORAPA 34,5 Kv 1 1
OPORAPA 13,8 Kv 4
SAN J. DE ISNOS 34,5 Kv 1
SAN J. DE ISNOS 13,8 Kv 3
SAN AGUSTIN 34,5 KV 1
SAN AGUSTIN 13,8 KV 2
TIMANA 34,5 Kv 1 1
TIMANA13,8 Kv 3
*: Fusibles, seccionadores, etc.**: Interruptor en GVA relés primarios***: Interruptor en PVA relés primariosPROY: Módulo Proyectado
La información contenida en esta tabla es orientativa; se aclara que la
coordinación de protecciones (Estudio, parametrización e inyección de equipos y
relés) deberá efectuarse a la totalidad de Las subestaciones, plantas de
generación, bahías, equipos y relés del Sistema Eléctrico de Electrohuila a niveles
de 115/34.5/13.8/2.4 kV).
Para el caso de los lugares donde el (los) equipo(s) de maniobra no permitan ser
parametrizados bien sea por la tecnología que usan o por el tipo de equipo
utilizado (seccionadores, seccionalizadores, cañuelas, interruptores con relés
primarios inmersos, etc.), el alcance de este proyecto debe incluir los datos de
parametrización recomendados para cada sitio en particular, de tal manera que
cuando Electrohuila instale un equipo que así lo permita, le puedan ser ingresados
a este los datos aquí mencionados.
Todos los trabajos de estudios de sistemas de potencia deberán desarrollarse con
el programa NEPLAN.
1.4 ESTRATEGIA DE EJECUCIÓN
Efectuar la recopilación en sitio de información de los equipos y esquemas de
protecciones para todas las bahías de las subestaciones y plantas de generación
del Sistema Eléctrico de Electrohuila.
Con la información recopilada, preparar la base de datos de protecciones. El
Proponente hará los estudios de ajuste y coordinación de protecciones del sistema
Al término de los estudios de ajuste y coordinación de protecciones, el Proponente
hará la implementación en sitio de los mismos, en las subestaciones y plantas del
SEEH.
NOTA ACLARATORIA:
En este proyecto deberán considerarse:
El proyecto de confiabilidad Neiva Norte (Circuito Betania Neiva con módulos de
salida en Betania, de llegada, transformación y salida en la subestación Sur y
módulo de llegada en la subestación Oriente).
Proyecto a corto Plazo Ampliación Subestación Hobo a 115 kV.
Construcción de Nuevas subestaciones en el corto plazo a niveles de tensión
34.5/13.8 kV en: Pitalito (una), Tarqui (una), Guadalupe (una), Neiva (una).
El Contratista finalmente favorecido con el objeto de la presente invitación a
cotizar, asistirá con sus especialistas a reuniones convocadas por Electrohuila
directamente o a través de la interventoría designada, para coordinar la realización
de las visitas a los lugares de trabajo. Electrohuila pondrá a disposición del
Contratista elegido, la información de la cual dispone relacionada con el tema,
pero será responsabilidad del contratista la depuración de esta a fin de identificar
su utilidad y completitud. La información que no esté disponible deberá ser
recogida y depurada por el contratista. Las visitas serán coordinadas por
Electrohuila a solicitud del Contratista elegido, esta solicitud deberá efectuarla el
Contratista elegido con una antelación de al menos cinco (5) días laborables.
Además, El contratista asistirá con sus expertos a las oficinas de Electrohuila para
las presentaciones de avance de las actividades, según se especifica en los
informes requeridos.
1.5 INFORMACIÓN DE SOPORTE
Electrohuila proporcionará al Contratista la siguiente información, la cual le servirá
de soporte para la realización del proyecto de coordinación de protecciones.
Datos básicos de todos los componentes de red (generadores,
transformadores, equipos de maniobra y líneas de la cual se dispone en
Electrohuila; de requerirse mayor detalle o complementación, será
responsabilidad del contratista su compilación y depuración)
Base de datos del SEEH en el programa NEPLAN.
Diagrama unifilar del SEEH
Estudio de Protecciones del SEEH disponibles.
De ser el caso, El Contratista deberá complementar la información proporcionada
de manera que se cuente con la documentación necesaria y suficiente para el
desarrollo del proyecto.
1.6 INFORMES DE AVANCE
El contratista emitirá informes que contengan el detalle de las diferentes etapas
que se van desarrollando y los mismos deberán ser entregados en original
impreso en tamaño 8.5” x 11” y una copia electrónica (en disco compacto o
memoria USB) y deberán contener el siguiente formato:
Una página con el título, una tabla de contenido, un resumen ejecutivo, el detalle
del informe y una carta de envío a la Entidad Contratante.
El plazo referencial para la ejecución total del objeto de la presente invitación es
de 05 meses. Se ha previsto la presentación de los siguientes informes:
Informe ParcialDespués de 30 días calendario de suscrito el contrato, El Contratista elegido
presentará al Contratante un informe que deberá incluir el análisis de la
información disponible, el planeamiento y la forma en que se desarrollarán las
actividades relacionadas con el proyecto, especificando preliminarmente la
filosofía de ajuste y coordinación de protecciones a aplicar.
Segundo Informe ParcialDespués de 50 días calendario de suscrito el contrato, El Contratista elegido
presentará al Contratante i) los resultados de niveles de cortocircuito máximos,
medios y mínimos para distintos escenarios de generación, ii) Evaluación de la
información de protecciones obtenida en el campo, iii) El avance logrado en la
preparación de la base de datos de protecciones iv) la filosofía de ajuste y
coordinación de protecciones definitiva a aplicar al estudio y v) los resultados de
los estudios de protecciones realizados.
Borrador del Informe Final Después de 75 días calendario de suscrito el contrato, El Contratista elegido
presentará a Electrohuila el Borrador del Informe Final incluyendo los resultados
de la implementación en campo de los ajustes recomendados en los estudios.
Informe Final
Antes de completar los 90 días calendario de suscrito el contrato, El Contratista
presentará a Electrohuila, el Informe Final teniendo en cuenta las
recomendaciones realizadas por el Electrohuila.
El Informe Final tendrá como mínimo las siguientes partes:
Resumen Ejecutivo.
Identificación de todos los equipos relacionados con las protecciones del
SEEH (Reles, PTs, CTs, etc. bahía por bahía, subestación por
subestación, planta por planta).
Definición de Corriente de Cortocircuito máxima, media y mínima para
las diferentes barras de la red.
Estándares de la Protección y Coordinación del Sistema de Protección,
incluyendo tipos y grado de protección.
La estructura de la base de datos debidamente organizada de los
equipos de protección, la cual deberá estar disponible en la forma más
detallada posible y en el formato al menos de hojas de cálculo y en la
base de datos Neplan.
1.7 PRESENTACIÓN DE RESULTADOS
El contratista entregará copias de respaldo de las bases de datos y toda la
información fuente producto del desarrollo del proyecto, tanto en forma impresa
como en medio magnético (en disco compacto o memoria USB) de la siguiente
manera:
Se utilizará como software base el Word y el Excel de Microsoft para
textos y hojas de cálculo respectivamente,
NEPLAN para estudios del sistema de potencia de la Electrificadora
del Huila.
1.8 PARAMETRIZACIÓN E INYECCIÓN DE EQUIPOS:
El contratista elegido presentará junto con el informe final de resultados, el
cronograma para la parametrización e inyección de los equipos y relés mediante la
cual se constate que tanto los funciones como los umbrales parametrizados, así
como las señales análogas que son muestreadas por los relés, responden acorde
con los resultados esperados en el Proyecto de coordinación de protecciones.
La parametrización e inyección de equipos se programará para ser ejecutado en
un tiempo no mayor a 60 días, Para la ejecución de las desconexiones necesarias,
el contratista deberá ajustarse a los procedimientos establecidos por Electrohuila
en su Sistema Local de Consignaciones, y en todo caso se seguirá la directriz de
minimizar el impacto negativo a los usuarios de Electrohuila, minimizando el
numero de desconexiones, minimizando tiempos de desconexión y buscando
siempre afectar al menor número posible de usuarios, siendo este el criterio que
aplique para la aprobación de las consignas respectivas.
1.9 PERSONAL PROFESIONAL REQUERIDO
Se estima que podrían requerirse las siguientes profesiones/especialidades:
1.- Jefe del Proyecto
2.- Especialista en Análisis de Cortocircuito
3.- Especialista en Sistemas de Protección y coordinación de protecciones
4.- Técnico en Sistemas de Protección y manejo de base datos de Neplan
El oferente deberá adjuntar las hojas de vida y experiencia del personal idóneo
para la ejecución del proyecto: profesionales, especialistas y demás personal que
participará en el desarrollo del proyecto, así como la descripción detallada del
apoyo logístico a utilizar en el mismo.
Electrohuila podrá a su juicio aceptar o rechazar el personal propuesto. En caso
de rechazo, solicitar personal con el perfil idóneo para la ejecución del proyecto y
el contratista estará obligado a ajustarse a estos requerimientos.
El Jefe del proyecto deberá ser ingeniero Electricista o mecánico electricista, con
una Experiencia mínima de diez años en la dirección de Proyectos similares y
acreditar estudios de post-grado.
1.10 INSPECCIÓN Y ACEPTACIÓN DE LOS TRABAJOS E INFORMES (Productos Esperados)
Se creará un COMITÉ DE EVALUACIÓN multidisciplinario específicamente para
inspeccionar y aceptar los informes de Contratista elegido. El Comité estará
conformado por dos (2) integrantes de la División Ingeniería de Proyectos (jefe de
la División y el profesional que maneja el programa Neplan), dos (2) integrantes de
la División Operación y Mantenimiento (Jefe División y Profesional 1).
Si el informe no es aceptable o no es totalmente satisfactorio debido a
deficiencias en el trabajo de Contratista elegido, o porque el informe no cumple
con los requisitos indicados en estos términos de referencia, el Contratista
elegido hará el trabajo adicional necesario sin costo adicional.
Los siguientes lineamientos generales se aplicarán por El Comité para determinar
la aceptación del trabajo del Contratista elegido y los informes:
Completar la base de datos para estudios de
cortocircuito, incluyendo los valores de capacidad de cortocircuito de los
componentes del SEEH.
Además se aplicaran los siguientes lineamientos específicos:
Recopilar los manuales de los equipos de
protección y la información de los ajustes actuales de las protecciones.
Evaluar los canales de comunicación
Definir la filosofía, esquemas y criterios de ajuste y
coordinación de protecciones.
Realizar el estudio para ajuste y coordinación de
protecciones para toda la red de transmisión, determinando el esquema
de coordinación de la protección que provea una adecuada y razonable
protección del SEEH, a partir de la revisión de la coordinación de la
protección de los sistemas de generación y transmisión, especificando
los casos de protección primaria y de respaldo, incluyendo niveles y
tiempos de actuación.
Presentar los valores de las corrientes de
cortocircuito para todas las barras del SEEH, determinando las
corrientes de falla en cada nodo del sistema y su relación con la
capacidad de los equipos existentes, identificando puntos críticos
(débiles)
Determinar la relación existente entre la corriente
nominal de cortocircuito de los equipos instalados y los valores de las
mismas calculados en los nodos correspondientes.
1.11 PARTICIPACIÓN DEL PERSONAL DEL CONTRATANTE
La oferta tendrá en consideración que el proyecto deberá ser desarrollado
permitiendo la participación activa del personal del Contratante de tal forma que se
obtenga una real transferencia de conocimientos tecnológicos.
1.12 Ubicación y Área de Influencia del Proyecto
Este Proyecto se realizará para todos los equipos de protección para toda la red
eléctrica del Sistema Eléctrico del Huila a niveles de tensión 230 kV 115 kV, 34.5
kV y 13.8 kV, las bahías de transformación de 115/34.5 kV; 34.5/13.kV, y las
Pequeñas Centrales de Generación de Electrohuila (Iquira 1 Iquira 2 y La Pita).
Para estas últimas el contratista deberá recomendar a Electrohuila, el tipo de
protección (relé) apropiado.
1.13 CRONOGRAMA DEL PROCESO
APERTURALa apertura de la invitación será el día 2 7 de Julio de 2012, en la página
ww w . e le c t r o huila . c o m . co y publicada en el periódico LA REPUBLICA el 26 de Julio de 2012.
FECHA LÍMITE PARA SOLICITAR ACLARACIONESLas aclaraciones e inquietudes necesarias se podrán hacer a partir del día 27 de Julio de 2012 y hasta el día 13 de Agosto de 2012, las cuales serán
resueltas hasta el 16 de Agosto de 2012.
Correo electrónico: cesar. gonzalez@ el e c t r o h uila . c o m . c o
Los proponentes podrán solicitar aclaraciones a través de la página web
www.electrohuila.com.co.
VALOR DE LOS PLIEGOSLos términos de referencia tienen un valor no rembolsable de un millón de pesos
($1.000.000) M/cte, los cuales deberán consignarse en la cuenta a nombre de la
Electrificadora del Huila S.A E.S.P en la cuenta corriente número 39001009-8 del
banco popular, indicando en el comprobante: “VALOR PLIEGOS INVITACION
PUBLICA EHUI-SD-100-2012”. Con copia del recibo de consignación se obtendrá
el derecho de participar en la invitación pública EHUI-SD-100-2012. El plazo
máximo para compra de pliegos será hasta el día 07 de Agosto de 2012.
VISITASe realizará la visita a subestaciones tipo los días ocho (8), nueve (9) y diez (10) de agosto de 2012 El sitio de encuentro será en la sede el Bote División
Operación y Mantenimiento a las 8:00 Am. El transporte al sitio de las obras
correrá por cuenta de cada proponente. Será requisito presentar al momento de
inicio de la visita, documento que acredite la compra de los pliegos.
Los proponentes serán representados en la visita por un ingeniero electricista, que
deberá acreditar por escrito dicha representación, para lo cual anexará la
acreditación y demostrará su condición profesional con la copia de su tarjeta
profesional y cédula de ciudadanía y constancias de pago de seguridad social.
Deberá traer los elementos de protección personal necesarios como casco, botas
dieléctricas, etc., para el ingreso a los diferentes sitios a visitar. Se expedirá
CERTIFICACIÓN DE ASISTENCIA a la visita, documento que será requisito
indispensable para presentar la propuesta. La propuesta que no presente dicho
certificado no será tenida en cuenta para evaluación.
Es obligatorio que el ingeniero quien representará a cada oferente en la visita, sea
o en su defecto esté acompañado de la persona quien elaborará la propuesta, a
fin de lograr que quien prepara la propuesta sea conocedor en detalle del alcance
del proyecto, evitando demoras innecesarias por largas consultas durante el
tiempo destinado para este fin.
ELECTROHUILA S.A.-E.S.P. no admitirá reclamos por perjuicios o costos
adicionales que tenga que sufragar el contratista por negligencia o falta de
experticia en la toma de información de cada uno de los sitios a visitar;
Subestaciones, Plantas, Bahías, módulos, protecciones etc. El oferente a través
de su personal asignado para la visita, deberá estudiar cuidadosa y
detalladamente las fuentes para obtención de información necesaria para lograr
los objetivos propuestos.
Únicamente podrán asistir a la visita técnica a los sitios indicados, aquellas firmas
o personas que hayan adquirido previamente los términos de referencia de la
Invitación Pública EHUI-SD-100-2012. Igualmente la visita técnica podrá
realizarse solamente durante los días aquí fijados y bajo la coordinación señalada
y será de carácter obligatorio.
1.14 PRESUPUESTO
Electrohuila pagara el valor del contrato con recursos provenientes del rubro
03051502002566 denominado “Subestaciones y Plantas” del Presupuesto de
Ingresos y Gastos de la vigencia 2012.
1.15 CAUSALES DE INADMISIBILIDAD DE LAS PROPUESTAS
No serán objeto de evaluación las propuestas respecto a las cuales concurran
alguna o varias de las siguientes circunstancias:
a. Presentación con posterioridad a la fecha y hora fijada del cierre de
convocatoria.
b. Haya sido enviada por correo electrónico, vía fax o cualquier medio
diferente a la entrega personal o mensajería.
c. El proponente se encuentre incurso en causales de inhabilidad incluidas en
el reglamento de contratación de Electrohuila S.A. E.S.P.
d. Se omita la cotización de uno o más componentes requeridos.
1.16 LIMITACIONES PARA CONTRATAR
No podrán contratar con Electrohuila S.A. E.S.P:
a. Las personas naturales o jurídicas que con anterioridad hayan sido
proveedores de la Empresa y durante la ejecución del respectivo contrato
se hubieren presentado diferencias tales que imposibilitaran su liquidación
por mutuo acuerdo.
b. Quienes hayan promovido acción judicial, extrajudicial o requerida la
resolución de conflictos a través del tribunal de arbitramento.
c. Consorcios o uniones temporales.d. Los proveedores que han sido Re-evaluados por la Electrificadora del Huila
S.A. E.S.P., que por su calificación son CONDICIONALES y no han
presentado plan de mejora, no pueden presentar oferta en la presente
invitación; de igual forma los proveedores que por su calificación son NO
CONFIABLES, que no han cumplido el plazo de limitación para contratar de
6 meses y no han presentado plan de mejora.
1.17 ENTREGA DE PROPUESTAS
Las propuestas deberán ser presentadas en sobre cerrado en el área de recepción
de correspondencia de Electrohuila S.A. E.S.P., ubicada en el Edificio ¨El Bote¨
kilómetro 1 vía Neiva – Palermo, a más tardar el 21 de Agosto de 2012 a las 15:00 horas.
Cuando la oferta sea enviada por correo certificado o mensajería, se tomará como
hora y fecha de entrega la señalada por el reloj radicador o en su defecto el
funcionario encargado de recibirla.
1.18 PROPUESTAS PARCIALES
No se aceptarán propuestas parciales para esta invitación.
1.19 ALTERNATIVAS
Se tendrán en cuenta alternativas técnicas únicamente si mejoran la oferta básica
que se encuentra en primer lugar de elegibilidad, después de evaluadas las
ofertas básicas de todos los proponentes. De todas maneras, la Electrificadora del
Huila S.A – E. S. P. podrá tener o no en cuenta dicha oferta alternativa si así lo
estima conveniente.
2 ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS
2.1 DOCUMENTOS DE LA PROPUESTA
La propuesta debe contener los documentos que a continuación se indican:
a. Carta de presentación de la propuesta.La cual debe contener nombre y firma del representante legal o sus suplentes,
dirección, número de teléfono, correo electrónico y número de fax, conforme al
Anexo No. 1 de los presentes términos. Es obligatorio el reporte de un correo
electrónico a través del cual la Empresa remitirá las comunicaciones que se
requieran en desarrollo de proceso pre-contractual y contractual.
b. Garantía de seriedad de la propuesta.El proponente debe garantizar la suscripción del contrato, para lo cual debe
presentar garantía de seriedad de la propuesta mediante póliza, expedida por
compañía aseguradora establecida en Colombia, que cumpla los siguientes
requisitos:
Asegurado / Beneficiario: Electrificadora del Huila S.A. E.S.P.
Nit. 891.180.001-1
Valor asegurado: Diez por ciento (10%) de la propuesta económica.
Vigencia: noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha de
cierre de la invitación.
Tomador / Afianzado: El proponente.
Si el proponente es una persona jurídica, la póliza deberá contener el
nombre o razón social que figura en el Certificado de Existencia y
Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio respectiva, o el
documento correspondiente de acuerdo a su naturaleza jurídica. Si el
proponente es persona natural deberá figurar en la póliza el nombre de la
misma manera como esté en la cedula de ciudadanía.
Estar debidamente firmada por las partes (Tomador y aseguradora)
Anexar el recibo de pago de la prima.
c. La oferta técnica - económica.La oferta técnico económica debe presentarse en medio impreso y magnético.
NOTA: Los anteriores documentos (a, b y c) se consideran “NO SUBSANABLES” de tal forma que en el evento de omitirse su presentación la propuesta será
rechazada. Electrohuila S.A. E.S.P. podrá solicitar la aclaración, complementación
o modificación respecto a cualquiera de los documentos anteriores que hubiesen
sido presentados.
Los documentos que a continuación se detallan tendrán la calidad de
“SUBSANABLES“. En este sentido el Comité Evaluador podrá solicitar su
remisión, aclaración, modificación, actualización o complementación según sea el
caso.
d. Certificado de existencia y representación legal.
La fecha de expedición del anterior certificado no deberá ser mayor a los 90
días anteriores a la presentación de la propuesta.
e. Certificado de inscripción en el registro de proponentes expedido por la
Cámara de Comercio.
La fecha de expedición del anterior certificado no deberá ser mayor a los 90
días anteriores a la presentación de la propuesta.
f. Fotocopia de la cedula de ciudadanía del Representante Legal de la Persona
Jurídica que oferta o de la Persona Natural proponente, según sea el caso.
g. Estados Financieros del último periodo contable (Balance General y Estado de
Resultado).
h. Certificado expedido por la Contraloría General de la República en el que se
acredite que el proponente no se encuentra inscrito en el Boletín de
Responsables Fiscales.
i. Registro Único Tributario – RUT
j. Copia de la consignación de compra de pliegos.
k. Constancia de asistencia a la visita.
La omisión de envío de la documentación, total o parcial, exigida en los términos
de referencia será un factor que Electrohuila S.A. E.S.P. tendrá en cuenta al
momento de calificar a todos sus proveedores.
Si el proveedor no anexa en su propuesta alguno de los documentos que son
considerados subsanables el comité evaluador solicitará al correo electrónico
reportado por el proponente en la carta de presentación, o cualquier otro medio
expedito, que estos sean remitidos. El comité evaluador otorgara un término hasta de cinco (5) días hábiles para la remisión de los documentos, de no ser atendida
la solicitud, la propuesta será descalificada.
2.2 PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS
Las ofertas se presentan en original y medio magnético marcadas con el nombre o
razón social, dirección y correo electrónico del Oferente, debidamente selladas y
foliadas (enumeradas las páginas), deberá ser entregada en el área de recepción
de correspondencia de Electrohuila S.A. E.S.P., ubicada en el Edificio ¨El Bote¨
kilómetro 1 vía Neiva – Palermo, antes de la hora y fecha de cierre para la entrega
de propuestas del presente proceso de contratación, establecida en el numeral
1.17 donde se le entregará una constancia que registre la fecha y hora de recibo
de la misma.
Es importante que el Oferente verifique que todas y cada una de las páginas que
conforman la propuesta, incluyendo catálogos y documentación anexa como:
certificados, cartas, formularios, entre otros, estén debidamente foliadas
(enumeradas) en forma consecutiva y ascendente.
La presentación de la oferta será evidencia suficiente de que el Oferente ha
examinado completamente el pliego de condiciones y especificaciones de esta
contratación y que ha obtenido aclaración suficiente y oportuna de Electrohuila
S.A. E.S.P. sobre los puntos inciertos o dudosos, así como que acepta
jurídicamente los términos y condiciones previstos en el mismo.
Como en el edificio ¨El Bote¨ kilómetro 1 vía Neiva – Palermo, existe un control
previo de seguridad para autorizar el ingreso de las personas a estas
instalaciones, es conveniente que el oferente o su delegado, se presente con
suficiente anticipación respecto de la hora límite para la entrega de ofertas, debido
a que Electrohuila S.A. E.S.P. no se responsabilizarán por las demoras que
puedan ocurrir al momento de ingresar al edificio como consecuencia de los
controles de acceso existentes, los cuales, posiblemente, pueden llegar a incidir
en la entrega oportuna de la oferta.
3 EVALUACIÓN Y ACEPTACION DE PROPUESTAS
3.1 EVALUACION DE LAS PROPUESTAS
Los criterios de evaluación y su cuantificación será la siguiente:
CRITERIO PUNTAJE
- Experiencia de la firma. 150
- ISO 9001:2008. 100
- Capacidad económica y financiera:
K de constructor 70 Índice de liquidez 60
Nivel de endeudamiento 60 Capital de trabajo 60
250
- Valor económico de la oferta.
500
TOTAL 1000
- EXPERIENCIA DE LA FIRMA (150 puntos)
De acuerdo con las certificaciones que el oferente presente con relación a
servicios similares ejecutados en los últimos (3) tres años, se asignará a cada
propuesta una calificación entre cero (0) y cincuenta (150) puntos con los
siguientes criterios:
Se evaluarán máximo tres (3) certificaciones por cada oferente, en caso de
presentarse más certificaciones se escogerán las tres (3) cuyos montos sean los
más representativos a la firma del contrato.
Las certificaciones deberán tener el valor del contrato de manera clara, en caso de
no tenerlo se tomará como cero.
Para efectos de escoger los contratos de los últimos tres años, se tomará como
referencia la fecha de liquidación del mismo.
Al proponente que acredite experiencia en las condiciones descritas en los
párrafos anteriores, que sean iguales o superiores a 7.000 SMMLV se le asignarán
ciento cincuenta (150) puntos.
En caso de tener experiencias menores a los 7.000 SMMLV se le asignara un
puntaje de 0 a 150 proporcional al monto certificado.
Con el fin de calcular el valor presente de la certificación, se debe anotar
claramente la fecha del contrato, o en su defecto la de certificación, si ninguna de
las dos existe, se tomará la fecha de evaluación de las ofertas.
Se aceptarán certificaciones en moneda diferente al peso colombiano, para cuya
evaluación se empleará la tasa de cambio vigente para la fecha de la firma del
contrato las cuales serán suministradas y certificadas por el oferente, de acuerdo
con la información del Banco de la República, para tomar ese valor en pesos
colombianos como base del cálculo del valor presente del contrato.
Para efectos del cálculo de este factor se tomará el valor presente hallado con la
siguiente fórmula.
Vp= Vi (IPCa / IPCc)
Vp= valor presente
Vi= Valor del contrato (certificaciones)
IPCa = Índice de precios al consumidor total nacional del mes de evaluación de la
propuesta
IPCc = Índice de precios Al consumidor total nacional del mes a la firma del
contrato
Los índices de precios al consumidor utilizados, serán los calculados por el DANE
Cada proponente deberá presentar el siguiente formato debidamente diligenciado,
el cual podrá ser verificado por Electrohuila, de acuerdo con los parámetros
definidos:
ítem No
contrato
objeto Valor* TC Valor
ejecutado
en pesos
Fecha
liquidación
IPC Valor
actualizado
1
2
3
Valor Comparable
En la calificación de la experiencia Electrohuila S.A. E.S.P verificará si los
oferentes han realizado contratos con Electrohuila S.A. E.S.P en los dos últimos
años y su respectiva Re-evaluación como proveedor; de tal manera que una firma
Re-evaluada con calificación CONDICIONAL tendrá afectada negativamente la
calificación de la experiencia en 25 puntos por cada contrato; una firma Re-
evaluada con calificación NO CONFIABLE tendrá afectada negativamente la
calificación de la experiencia en 50 puntos por cada contrato y una firma con
calificación CONFIABLE no tendrá afectada la calificación de la experiencia.
- SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD: 100 PUNTOS
Certificado de Calidad en Norma ISO 9001: 2008, por entidad Certificadora
Competente y Autorizada. 100 Puntos, donde se certifique la calidad como
consultor.
- CAPACIDAD ECONÓMICA Y FINANCIERA (250 PUNTOS)
En este análisis se verificará y calificará la capacidad del proponente para cumplir
con los términos del contrato a suscribirse y con la viabilidad financiera que el
mismo requerirá. Los indicadores se determinarán, con base en el balance general
al 31 de Diciembre de 2011, debidamente firmado por el representante legal, por
su contador y/o revisor fiscal si es el caso.
CAPACIDAD DE CONTRATACIÓN COMO CONSULTOR (70 PUNTOS).
Al proponente con un K de contratación como consultor de al menos 6100 SMLMV
se le asignarán 70 puntos, a los demás se les asignará puntaje de manera
inversamente proporcional. Los proponentes con un K de contratación como
consultor de menos 1.050 SMLMV se le asignará cero (0) puntos.
INDICE DE LIQUIDEZ (60 Puntos)
El índice de Liquidez será el resultado de dividir el activo corriente sobre el pasivo
corriente y se calificara de la siguiente manera:
IL= Activo Corriente / Pasivo Corriente
IL < 1.5 Cero Puntos (0)
IL entre 1.5 y 2.0 tendrá de uno (1) a cincuenta y cinco (55) Puntos, siguiendo una
relación lineal
IL >2.0 sesenta (60) Puntos.
NIVEL DE ENDEUDAMIENTO (60 Puntos)
El nivel de endeudamiento será el resultado de dividir el Pasivo Total sobre el
Activo Total y se calificará así:
NE= Pasivo Total / Activo Total
NE menor al 50%, sesenta (60) Puntos
NE entre el 50% y 70%, tendrá de cincuenta y cinco (55) a un (1) punto, siguiendo
una relación lineal.
NE Mayor al 70%, Cero (0) Puntos
CAPITAL DE TRABAJO (60 PUNTOS)
El capital de trabajo será la diferencia entre el Activo Corriente y el Pasivo
Corriente y se calificará así:
CT= Activo Corriente - Pasivo Corriente
CT Mayor a TRESCIENTOS NOVENTA Y NUEVE MILLONES ($399.000.000),
tendrá sesenta (60) Puntos
CT Entre DOSCIENTOS VEINTE MILLONES Y TRESCIENTOS NOVENTA Y
NUEVE MILLONES ($220.000.000 – $399.000.000), tendrá entre uno y cincuenta
y nueve (1 - 59) puntos, siguiendo una relación lineal.
CT Menor a DOSCIENTOS VEINTE MILLONES ($220.000.000), Cero (0) Puntos.
- VALOR ECONÓMICO DE LA OFERTA
Cálculo del puntaje
La evaluación económica tendrá un valor máximo de 500 puntos. Este puntaje
será calculado así:
POi = (VOmin / VOi ) * 500
Donde: POi Puntaje de la oferta i
VOmin: Valor de la oferta más baja entre las calificables;
VOi: Valor de la oferta i.
- VALOR ECONÓMICO DE LA OFERTA
Cálculo del puntaje
La evaluación económica tendrá un valor máximo de 500 puntos. Este puntaje
será calculado así:
POi = (VOmin / VOi ) * 500
Donde: POi Puntaje de la oferta i
VOmin: Valor de la oferta más baja entre las calificables;
VOi: Valor de la oferta i.
3.2 NEGOCIACION ECONOMICA
Electrohuila S.A. E.S.P. podrá disponer que se proceda a llamar a negociar a la
oferta que se determine como la primera en orden de elegibilidad que se indique
en el informe de evaluación y que cumpla con las condiciones y términos de la
invitación. Si no se llegare a un acuerdo con este oferente, se podrá llamar a quien
ocupe el segundo lugar en el orden de elegibilidad y así sucesivamente, con el fin
de lograr acuerdos que permitan la celebración del contrato. El proponente contará
con dos (2) días hábiles, contados a partir de la notificación, para manifestar de
forma expresa a Electrohuila S.A E.S.P, su decisión.
3.3 CRITERIOS DE DESEMPATE
En el evento de ser calificadas en el primer lugar varias ofertas con igualdad de
puntuación Electrohuila S.A. E.S.P. escogerá la oferta económicamente más
favorable.
3.4 CAUSALES PARA REVOCAR LA INVITACIÓN O DECLARARLA DESIERTA
ELECTROHUILA S.A. E.S.P. podrá revocar o declarar desierta total o
parcialmente esta invitación, sin que por esta causa deba dar contraprestación
alguna a los proponentes, si en su criterio considera que el proceso y/o las
invitaciones a cotizar presentadas, son inconvenientes a sus intereses.
Así mismo en los siguientes casos:
1. Cuando no se presente ninguna PROPUESTA.
2. Cuando ninguna de las PROPUESTAS se ajuste a las condiciones solicitadas
en estos términos.
3. En virtud del principio de transparencia, cuando claramente se compruebe la
violación de la reserva de la invitación a cotizar, antes de la fecha establecida para
la entrega de las mismas.
4. Cuando existan motivos que impidan la escogencia objetiva de la
PROPUESTA más favorable.
3.5 ACEPTACIÓN DE OFERTAS
Electrohuila S.A. E.S.P. aceptará las ofertas que sean consideradas como las más
favorables y que hayan cumplido con los requisitos técnicos, contractuales,
económicos y parámetros de escogencia en general incluidos en los términos de
referencia, valorados de manera precisa y detallada de conformidad con la
ponderación establecida en estos términos.
Electrohuila S.A. E.S.P, se reserva el derecho de adjudicar total o parcialmente la
presente invitación.
Electrohuila S.A. E.S.P. por el hecho de haber invitado a presentar propuesta no
se obliga a contratar.
Es entendido que las personas que presenten ofertas conocen y se someten a las
condiciones establecidas en el presente documento y al Reglamento Interno de
Contratación de Electrohuila S.A. E.S.P. (Acuerdo 018 del 29 de septiembre de
2006 emitido por la Junta Directiva).
3.6 TERMINACION DEL PROCESO DE SELECCIÓN.
Electrohuila S.A. E.S.P. podrá terminar la presente convocatoria en los siguientes
eventos:
a. Ninguna de las propuestas se ajuste a los términos de la convocatoria.
b. Se detecten actuaciones anómalas por parte del o los proponentes que
atenten contra la selección objetiva del proveedor.
c. Las propuestas se consideren inconvenientes para Electrohuila S.A. E.S.P.
La terminación del proceso de contratación no generara responsabilidad,
cualquiera sea su naturaleza, para Electrohuila S.A. E.S.P., situación esta que se
entiende aceptada por el proponente. La terminación del proceso de selección
será comunicada a los proponentes.
3.7 CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA Y SANCIONES
En caso de declaratoria de caducidad o incumplimiento, ELECTROHUILA S.A.
ESP, le impondrá al Contratista una penal pecuniaria igual, al diez (10%) por
ciento del valor del Contrato que se imputará al valor de los perjuicios que se
causen a ELECTROHUILA S.A. ESP.
De igual manera Electrohuila aplicara las siguientes sanciones en los siguientes
casos:
ITEM TIPO DE FALTA MULTA (SMDLV)
1 Utilizar personal sin estar debidamente afiliado a seguridad social o sin informar previamente a Electrohuila y/o Interventor
10
2 Tener Personal laborando sin la respectiva dotación y equipos de protección personal
10
3 Apertura de un circuito sin previa autorización de la Empresa, o durar mayor tiempo al aprobado por Electrohuila
10
4 El no pago oportuno de nómina al personal 30 de cada mes
10
5 El No pago oportuno de obligaciones laborales, seguridad social, parafiscales o el pago menor de los mismos
10
Para los ítems 1 y 2 el Interventor dependiendo de la gravedad del asunto podrá
paralizar de inmediato el contrato
SMDLV = SALARIO MINIMO DIARIO LEGAL VIGENTE
4. CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO
4.1 DURACION DEL CONTRATO
El contrato deberá ejecutarse durante el término de ciento veinte (120) días
calendarios, contados a partir de la fecha del acta de inicio suscrita entre el
interventor y el proveedor; el acta deberá ser suscrita en un término no mayor a
diez (10) días una vez legalizado el contrato.
4.2 FORMA DE PAGO.
Electrohuila S.A E.S.P cancelará el valor total del contrato así: a. Un anticipo del
30% del valor inicial del contrato, dentro de los 30 días calendarios siguientes a la
correcta presentación la cuenta de cobro previa legalización por el contratista del
contrato. b. Un 20% del valor del contrato cuando se haya presentado al COMITÉ
EVALUADOR prueba satisfactoria de que se haya completado el estudio de corto
circuito y coordinación de protecciones y se entregue el Segundo Informe Parcial
de avance de la recopilación en sitio de información de los equipos y esquemas de
protecciones de Electrohuila, dentro de los 30 días calendarios siguientes a la
correcta presentación de la factura que cumpla los requisitos de Ley, acompañada
del acta de recibo parcial suscrita entre el interventor y el contratista y los pagos al
Sistema de Seguridad Social. c. Un 20% del valor del contrato una vez el COMITÉ
EVALUADOR haya revisado y aprobado el Informe final de la recopilación en sitio
de información de los equipos y esquemas de protecciones de Electrohuila.y
aprobado el programa de parametrización e inyección de relés y equipos acorde
con esta información y los estudios de cortocircuito y coordinación de
protecciones, dentro de los 30 días calendarios siguientes a la correcta
presentación de la factura que cumpla los requisitos de Ley, acompañada del acta
de recibo parcial suscrita entre el interventor y el contratista y los pagos al Sistema
de Seguridad Social. d. El 30% final una vez se haya suscrito el acta de recibo y
liquidación final firmada por el contratista y el interventor en la que conste que el
objeto del contrato que de la presente invitación se derive fue ejecutado en su
totalidad a entera satisfacción de Electrohuila (incluida la entrega e instalación de
las licencias Neplan, la capacitación y la entrega de toda la información recopilada
y digitalizada y funcional en la base de datos Neplan), dentro de los 30 días
calendarios siguientes a la correcta presentación de la factura que cumpla los
requisitos de Ley, acompañada del acta de recibo y liquidación final del contrato y
los pagos al Sistema de Seguridad Social. Del valor de cada acta se descontará el
30% para amortizar el anticipo.
Si el Comité de Evaluación no aprueba por causas justas los trabajos y/o informes
realizados, comunicará la situación al contratista, y éste en un plazo no mayor de
diez (10) días siguientes a la comunicación de inconformidad, deberá corregir los
trabajos no realizados o realizados sin los requerimientos del Comité de
Evaluación. Luego de realizados estos trabajos, el contratista deberá notificar
nuevamente al Comité de Evaluación para su aprobación, hasta la plena
aceptación del Comité de Evaluación de los trabajos.
4.3 INTERVENTORIA.
Electrohuila S.A. E.S.P. efectuará la Interventoría al contrato a través de su propio
personal o mediante terceros contratados para tal efecto. La interventoría estará
facultada para liquidar el contrato.
4.4 GARANTIASEl proveedor seleccionado para la ejecución del contrato garantizará el
cumplimiento del contrato mediante la expedición a su costa y a favor de
Electrohuila S.A. E.S.P, de una garantía única del contrato mediante póliza
expedida por una compañía de seguros constituida en Colombia, que cubra los
siguientes amparos:
a. De cumplimiento del contrato. Equivalente al 10% del valor total del
contrato, vigente a partir de su firma durante el plazo del mismo y 120 días
más.
b. De buen manejo e inversión del anticipo. Equivalente al 100% de la suma
anticipada, con vigencia a partir de la firma del contrato, durante el plazo del
mismo y 120 días más.
c. De pago de salarios y prestaciones sociales e indemnizaciones del personal a emplear. Equivalente al 30% del valor total del contrato, vigente a
partir de su firma, durante el plazo del mismo y tres años más.
d. De responsabilidad civil extracontractual. Equivalente al 10% del valor total
del contrato, vigente a partir de su firma, durante el plazo del mismo y un año
más.
e. De calidad del servicio. Equivalente al 30% del valor total del contrato,
vigente a partir de su firma durante el plazo del mismo y 120 días más.
La póliza deberá ser presentada a Electrohuila S.A. E.S.P. dentro de los cinco (5)
días hábiles siguientes a la firma del contrato. De no cumplirse con esta obligación
Electrohuila S.A. E.S.P. podrá revocar la adjudicación de dicho contrato.
4.5 REQUISITOS DE LAS FACTURAS
Las facturas de venta deben cumplir como requisito mínimo las normas fiscales
vigentes establecidas en el artículo 617 del Estatuto Tributario.
Las facturas deben ser presentadas en original y copia. En la factura, cuenta de
cobro o documento equivalente, se debe colocar el número de la orden o contrato
que Electrohuila S.A. E.S.P. haya asignado. Asimismo se debe indicar el concepto
que se está facturando, especificando además en qué municipio se prestó el
servicio facturado, si es el caso. El periodo contable de Electrohuila es del 1 al 20
de cada mes.
4.6 OBLIGACIONES GENERALES DEL PROVEEDOR
Además de las obligaciones propias del contrato, el proveedor se compromete a
cumplir las siguientes:
a. Acatar las instrucciones que durante el desarrollo del contrato se le impartan.
b. Obrar con lealtad y buena fe.
c. Mantener la reserva sobre la información que le sea suministrada.
d. Mantener vigentes todas las garantías en los términos del contrato.
e. Emplear personal calificado para la óptima ejecución del contrato.
f. Suministrar en cantidad, calidad y tiempo los equipos, herramientas y recursos
necesarios para la adecuada realización del contrato.
g. Reintegrar a la compañía Electrohuila S.A E.S.P la totalidad de los valores que
ésta tuviere que cancelar por concepto de eventuales condenas proferidas por
autoridades judiciales, administrativas o entes de control, derivadas de las
acciones u omisiones - de naturaleza civil, laboral o cualquiera otra - del
contratista y que se generen de manera directa o indirecta del presente
contrato.
4.7 INDEMNIDAD
El proveedor se obliga a tener libre a Electrohuila S.A. E.S.P. de cualquier daño o
perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que se deriven de sus
actuaciones o de las de sus subcontratados o dependientes. En este sentido, en el
evento de que Electrohuila S.A. E.S.P. sea obligada a cancelar suma alguna a
terceros por acción u omisión, directa o indirecta, del proveedor, podrá solicitar a
este el reintegro de dichos valores o promover las acciones legales pertinentes
orientadas a su recuperación.
4.8 ERRORES ARITMÉTICOS
Las ofertas serán analizadas para determinar si se han cometido errores en las
operaciones aritméticas, en cuyo caso tales errores serán corregidos para efectos
de evaluación, se exige la presentaciones de los cuadros de precios y cantidades
en medio magnético, para facilitar la evaluación correspondiente.
Si hay discrepancia entre el precio total obtenido al multiplicar el precio unitario por
la cantidad del respectivo ítem, el precio total será corregido. Si al realizar la corrección aritmética el valor de la oferta aumenta, el proponente deberá modificar el valor asegurado de la póliza de seriedad de la oferta de acuerdo a las condiciones y al porcentaje establecido en los presentes términos de referencia.
4.9 LIQUIDACIÓN
El contrato se liquidará en común acuerdo entre las partes dentro de los seis (6)
meses siguientes a su terminación.
Electrohuila S.A. E.S.P. podrá liquidar unilateralmente el contrato en el evento de
que no haya acuerdo al respecto con el proveedor.
ANEXO No. 1
MODELO CARTA DE PRESENTACION
Propuesta presentada a la Electrificadora del Huila S.A. – E.S.P. para la
_________________________________________________________________
Ciudad y fecha
Neiva
Nosotros, los suscritos ____________________________________, de acuerdo
con las condiciones que se estipulan en los documentos de invitación, hacemos la
siguiente propuesta para
la__________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________ y en caso de que nos sea aceptada por La Electrificadora
del Huila S.A. E.S.P., nos comprometemos a firmar el contrato correspondiente.
Declaro así mismo que:
1. Conozco y me acojo al Reglamento Interno de Contratación de la
Electrificadora del Huila S.A. E.S.P (Acuerdo 018 de septiembre 29 de
2006).
2. Que tuve conocimiento de los términos de referencia y condiciones de la
presente invitación a través de la página web www.electrohuila.com.co.
3. Que recibí y tuve conocimiento del Manual de Salud Ocupacional y
protección ambiental del contratista.
4. Conozco los demás documentos de la invitación y acepto los requisitos en
ellos contenidos.
5. He recibido los siguientes adendas y los documentos de invitación.
______________________________ (indicar en número y la fecha de cada
uno) y aceptamos su contenido.
6. Me comprometo a ejecutar totalmente el objeto de la invitación en un plazo
de __________________ ( ) días calendarios, contados a partir de la
fecha del acta de inicio suscrita entre el interventor y el contratista.
7. No me hallo incurso en causal alguna de inhabilidad de las señaladas en la
ley o el Reglamento de Contratación de Electrohuila, como tampoco en
algún tipo de prohibición especial para contratar.
8. En el evento de ser adjudicado el contrato, me comprometo a presentar las
garantías exigidas y a suscribir el contrato dentro de los términos
señalados.
9. El valor de la propuesta es de:
___________________________
10.La presente propuesta consta de ________ ( ) folios debidamente
numerados.
Atentamente,
Nombre: ________________________________
Nit o C.C. No: __________________ De_________________
Matrícula No: _________________________
Dirección: ______________________________
Correo Electrónico ______________________________
Ciudad: _________________________________
______________________________FIRMA
ANEXO No. 2
REGLAMENTO INTERNO DE CONTRATACIÓN
(Publicado en la página Web wwwelectrohuila.com.co, en contratación).
ANEXO No. 3
ELECTROHUILA S.A. –E.S.P. al momento del pago practicará retenciones por
reteica conforme la siguiente tabla:
TARIFAS RETEICA
BASE PARA FUERA DEL
MUNICIPIO BASE PARA DENTRO DEL
MUNICIPIOMUNICIPIOS TARIFA SERVICIOS COMPRAS SERVICIOS COMPRAS
ALGECIRAS 4*1000 104.000,00 704.000,00 ALTAMIRA 5*1000 104.000,00 704.000,00 BARAYA 4*1000 104.000,00 704.000,00 COLOMBIA 10*1000 566.700,00 566.700,00 CAMPOALEGRE 5*1000 94.000,00 94.000,00 ELIAS 4*1000 104.000,00 704.000,00 GARZON 3*1000 283.350,00 2.266.800,00 2.266.800,00 14.167.500,00 GIGANTE 3*1000 416.000,00 2.816.000,00 GUADALUPE 7*1000 100% 100% ISNOS 10*1000 100% 100% LA PLATA 4*1000 104.000,00 704.000,00 PAICOL 4*1000 104.000,00 704.000,00 TELLO 10*1000 100% 100% TERUEL 10*1000 100% 100% VILLAVIEJA 7*1000 100% 100% YAGUARA 10*1000 100% 100% NEIVA 5*1000 130.000,00 781.000,00 NATAGA 5*1000 104.000,00 704.000,00 PITALITO 6*1000 1.110.284,00 1.110.284,00 SUAZA 7x1000 100% 100%
ANEXO 4
ELECTIFICADORA DEL HUILA S.A.E.S.P.MANUAL DE INTERVENTORÍA
INTRODUCCIÓN
GENERALIDADES
OBJETO DE LA INTERVENTORÍA
En los contratos que celebre la ELECTRIFICADORA DEL HUILA
S.A.E.S.P., la interventoría tendrá como propósito hacerle seguimiento y
control a la acción del proveedor, para verificar el cumplimiento de las
obligaciones derivadas del contrato, el respeto de las especificaciones
técnicas ofrecidas y supervisar la ejecución de las actividades
administrativas establecidas en cada uno de los contratos y la sujeción al
presupuesto asignado.
DEFINICIONES
Proveedor: Persona con quien se celebra el contrato.
Interventor: Persona que representa a la Empresa en el contrato,
encargada de vigilar su ejecución y hacer cumplir las obligaciones que de
éste se deriven.
Interventor externo: Persona con quien la Empresa celebra un contrato de
interventoría. La selección y contratación, se realizará según lo estipulado
en el Acuerdo de Contratación de la Empresa.
Interventor interno: Es el empleado designado por el representante legal o
por quien este facultado para contratar, para que cumpla las funciones de
interventoría.
Contrato: Acuerdo entre la Empresa y el proveedor, en el cual se generan
obligaciones reciprocas y deberá contemplar al menos los siguientes
aspectos: denominación d las partes, objeto, valor, alcance, plazos y
compromisos de las partes.
Trabajos adicionales: Actividades complementarias a las inicialmente
contratadas, las cuales por su naturaleza pueden ejecutarse de acuerdo
con las especificaciones y precios del contrato, y cuya ejecución podrá
ordenar la Empresa, estando obligado el proveedor a realizarlas.
Plazo: Período dentro del cual se desarrolla el objeto contractual.
Anticipo: Porcentaje pactado del valor total del contrato que se le cancela al
proveedor una vez perfeccionado y cumplidos los requisitos previamente
establecidos en el mismo, el cual será pagado antes de su iniciación o
durante su desarrollo.
Amortización del anticipo: Porcentaje que se descuenta de las actas, con el
fin de devolver a la Empresa el valor entregado por ésta en calidad de
anticipo.
Factura: Documento externo originado por el proveedor, que contiene los
requisitos necesarios para soportar contablemente los costos y
deducciones, de conformidad con la reglamentación vigente.
Acta de iniciación: Documento que firma el interventor y el proveedor en el
que se fija la fecha de iniciación del contrato, que es a la vez el momento a
partir del cual se contabiliza el plazo de ejecución.
Actas parciales: Documento mediante el cual la Empresa y el proveedor
acuerdan liquidar cantidades de obra ejecutadas.
Acta de suspensión temporal: Documento mediante el cual la Empresa y el
proveedor formalizan el acuerdo para suspender los plazos de vigencia y
ejecución del contrato, por circunstancias sobrevinientes que imponen el
cese de su desarrollo.
Acta de reiniciación: Documento mediante el cual las partes formalizan el
acuerdo para dar por terminada la suspensión y reiniciar la ejecución del
contrato, previa modificación de la vigencia de las pólizas como obligación a
cargo del proveedor.
Acta de recibo y liquidación: Documento suscrito por el interventor y el
proveedor en el que consta la entrega de los bienes, las obras o los
Servicios contratados por parte del proveedor y el recibo a satisfacción de
la Empresa y demás transacciones necesarias para que las partes puedan
declararse a paz y salvo.
Valor final del contrato: Producto de sumar todos los pagos y deducciones
efectuados al proveedor con cargo al contrato, que debe constar en el Acta
de Liquidación.
DESIGNACIÓN DEL INTERVENTOR
El facultado para contratar designará el interventor del contrato, la División de
Servicios Administrativos le entregará antes de iniciar la ejecución del contrato
los documentos necesarios para el cumplimiento de su labor, tales como: copia
del contrato y de las pólizas, así como los documentos que estime le servirán
de soporte para desarrollar la interventoría.
ACTIVIDADES Y FUNCIONES DE LA INTERVENTORÍA
TÉCNICAS
Abarca el control y seguimiento de todas las tareas y labores correspondientes
a la ejecución del contrato, el cumplimiento de los estándares de calidad
contenidos en el mismo y los términos definidos en el cronograma. Para el
efecto se deberá:
Verificar permanentemente la calidad de la obra, bienes o Servicios que se
estipule en el contrato.
Controlar el avance del contrato de acuerdo con el cronograma de
ejecución aprobado.
Velar por que se cumplan las normas, especificaciones técnicas y
procedimientos, incluidos los que se establezcan en los planos de
construcción y/o fabricación.
Realizar mediciones de cantidades de obra ejecutada, verificar las entregas
de los bienes o la realización de los servicios contratados, de lo cual se
dejará constancia en actas de trabajos ejecutados.
Someter a aprobación del facultado para contratar los trabajos adicionales.
Coordinar el reintegro a la Empresa de los equipos y elementos
suministrados o comprados con cargo al contrato, y verificar su estado y
cantidad.
Informar de manera inmediata a la Gerencia General de la empresa
cualquier anomalía que observe en la ejecución del contrato.
ADMINISTRATIVAS
Comprende las siguientes actividades:
Tramitar y hacer seguimiento a la correspondencia entre el proveedor y la
Empresa.
Coordinar con las diferentes áreas de la Empresa el desarrollo de los
compromisos adquiridos, que deben ejecutarse de acuerdo con la
programación establecida.
Atender, tramitar o resolver toda consulta que haga el proveedor para la
correcta ejecución del contrato.
Tramitar las solicitudes de ingreso del personal y equipo del proveedor o de
personas externas a las áreas de influencia del contrato.
Entregar a la División de Servicios Administrativos los archivos y la
información técnica, administrativa y contable, una vez liquidado el contrato.
La División de Servicios Administrativos Organiza el archivo del contrato,
que deberá contener los siguientes documentos:
1. El contrato debidamente legalizado.
2. Solicitud de ofertas.
3. Adendas modificatorios de la solicitud de ofertas.
4. Oferta presentada por el proveedor.
5. Comunicación de adjudicación al proveedor.
6. Garantías del contrato.
7. Cronograma de actividades si se requiere.
8. Actas de Suspensión y Reiniciación si las hubiere.
9. Documentos de prórroga o modificación del contrato y del que autorice
trabajos o actividades adicionales.
10.Copia de las cuentas de cobro autorizadas.
11. Informes de interventoría.
12.Acta de Recibo y Liquidación.
13.Demás documentos relacionados con la ejecución del contrato.
FINANCIERAS Y CONTABLES
Contemplan las siguientes actividades:
Revisar las facturas y/o cuentas de cobro presentadas por el proveedor.
Velar por la correcta ejecución presupuestal del contrato.
Velar por el cumplimiento de las obligaciones tributarias.
Asegurar la amortización total del anticipo.
Verificar que los trabajos o actividades extras que impliquen aumento del
valor del contrato cuenten con la existencia de recursos presupuestales.
LEGALES
Comprende las acciones encaminadas a garantizar el cumplimiento del
Acuerdo de Contratación y las disposiciones legales vigentes:
Verificar que el contrato se desarrolle dentro del plazo y los valores
establecidos.
Controlar la vigencia de las garantías.
Velar por el cumplimiento de las normas básicas de seguridad y
ambientales que sean aplicables.
Verificar que el personal empleado por el proveedor se encuentre
afiliado al régimen de seguridad social.
Informar oportunamente los atrasos que puedan dar origen a la
aplicación de sanciones, según lo establecido en el contrato.
Gestionar ante las instancias respectivas las prórrogas o modificaciones
del contrato.
Verificar que existan las licencias necesarias y que se encuentren
vigentes para la iniciación y durante el desarrollo del contrato.
Estudiar las reclamaciones que formule el proveedor y recomendar las
correspondientes soluciones.
Adelantar los trámites necesarios para la liquidación del contrato.
