ЛЕКЦИЯ W5. ФОРМАТУВАННЯ ЕЛЕКТРОННИХ ДОКУМЕНТІВ

Навчальні питання:

1. Колонтитули.

2. Нумерація сторінок.

3. Використання розділів в Microsoft Word.

4. Розміщення тексту в колонках.

5. Создание списков.

6. Використання табуляції.

Колонтитули

Колонтитулами называют области на полях страницы.

На прямоугольном листе может быть четыре колонтитула. В офисных до-

кументах, как правило, используются два колонтитула – верхний и нижний.

Колонтитулы могут содержать текст и изображения. Чаще всего в колон-

титулах офисных документов размещают номера страниц. В документах книж-

ного формата в колонтитулах размещают названия разделов и глав документа.

Кроме того, в колонтитулы можно включать время и дату создания доку-

мента, а также фамилию создателя документа.

Колонтитули офісних документів

В Microsoft Word используются следующие виды колонтитулов:

1). Верхний и нижний колонтитулы.

2). Колонтитул первой страницы.

3). Колонтитулы четной и нечетных страниц.

Верхний колонтитул предназначен для:

‒ размещения номера страницы в офисных документах;

‒ размещения текста, информирующего пользователя документа о

названии соответствующего подраздела документа;

‒ размещения даты создания документа и информации об авторе доку-

мента;

‒ размещения фирменного знака (логотипа) организации.

Нижний колонтитул предназначен для:

‒ размещения номера страницы в документах книжного формата;

‒ размещения текста или изображений, информирующих пользователя

документа о навигации в документе;

Особый колонтитул для первой страницы предназначен для:

2

‒ создания многостраничных документов, у которых на первой стра-

нице не указывается номер страницы (титульных листов и т.п.);

‒ создания многостраничных документов без текста в колонтитуле

первой страницы, но с текстом на всех последующих страницах;

‒ вставки в колонтитул первой страницы фирменного знака (логотипа)

организации.

Колонтитул четной страницы предназначен для:

‒ размещения текста, информирующего пользователя документа о

названии соответствующего раздела документа. Этот текст будет по-

вторятся на каждой четной странице документа;

Колонтитул нечетной страницы предназначен для:

‒ размещения текста, информирующего пользователя документа о

названии соответствующего подраздела документа. Этот текст будет

повторятся на каждой нечетной странице документа (рис. 4.49).

Рис. 4.49 Різні колонтитули парних і непарних сторінок

Примечание: Текст постраничных сносок располагается в тексте доку-

мента, в нижней части страницы, а не в нижнем колонтитуле.

Параметри колонтитулів в Microsoft Word

Настройку параметров колонтитулов можно произвести, щелкнув мышкой

в области верхнего или нижнего колонтитула. При этом появится дополнитель-

ная вкладка с лентой инструментов «Работа с колонтитулами».

Рис. 4.50 Стрічка «Знаряддя для колонтитулів»

На рис. 4.50 показаны основные элементы ленты «Работа с колонтиту-

лами»:

1) Вкладка ленты инструментов «Работа с колонтитулами».

2) Вставка номеров страниц.

3) Вставка даты и времени.

3

4) Вставка изображений в колонтитул.

5) Установка параметров колонтитулов.

6) Настройка табуляции в колонтитулах.

7) Кнопка подтверждения сохраненных изменений и завершения редак-

тирования колонтитулов.

Основные параметры колонтитулов настраиваются во вкладке «Источник

бумаги» («Макет») окна параметров страницы (рис. 4.51).

Рис. 4.51 Параметри колонтитулів

К основным параметрам колонтитула относятся:

‒ Вид колонтитула (четной, нечетной или первой страницы).

‒ Расположение колонтитула в поле страницы (величина отступа от

края страницы до колонтитула).

Величина отступа от края до колонтитула по умолчанию равна ½ дюйма

(1,25 см.). Менять эту величину, кроме особых случаев, не рекомендуется.

Шаблони для колонтитулів в Microsoft Word

В текстовом редакторе Microsoft Word 2016 имеются встроенные шаб-

лоны содержимого для колонтитулов.

Чаще всего такие шаблоны используются для создания одностраничных

документов или же для документов, использующих особый колонтитул для пер-

вой страницы.

Шаблоны содержимого колонтитулов предназначены для быстрого созда-

ния типовых документов с разным основным текстом, но с определенным набо-

ром постоянных или переменных данных в «шапке» документа, например, для

создания деловых писем, приказов, уведомлений и т.д. (рис. 4.52).

4

Рис. 4.52 Вибір шаблону вмісту для колонтитулів

Кроме шаблонов содержимого, в Microsoft Word 2016 для колонтитулов

имеются шаблоны оформления. Доступ к ним можно получить через вкладку

«Вставка» в группе «Колонтитулы» и кнопки «Верхний колонтитул» и «Нижний

колонтитул».

После завершения работы с колонтитулами, необходимо нажать либо на

расположенную справа в ленте «Работа с колонтитулами» красную кнопку, либо

на клавишу «Esc».

В случае необходимости, для отмены внесенных изменений надо нажать

сочетание клавиш Ctrl+Z.

Нумерація сторінок

Нумерация страниц ставится в каждом документе, имеющем более двух

страниц. Номер на первой странице документа, имеющего какой-либо заголовок,

как правило, не ставится. Существуют следующие виды нумерации страниц:

‒ нумерация вверху страницы;

‒ нумерация внизу страницы;

‒ нумерация на боковом колонтитуле (в офисных документах не ис-

пользуется).

В офисных документах, напечатанных на листах А4, и имеющих одну из

разновидностей мягкого переплета, нумерация страниц ставится всегда ставится

сверху. Это связано с удобством поиска нужной страницы по ее номеру.

В документах книжного формата, имеющих меньший размер и твердый пе-

реплет, нумерация страниц ставится снизу. Это также связано с удобством по-

иска нужной страницы в изданиях с твердым переплетом.

5

Номер по центру страницы ставился при печати документов на пишущей

машинке. В настоящее время он используется при печати документов на двух

сторонах листа бумаги без использования зеркальных полей.

Нумерация может быть выровнена:

‒ только по левому краю страницы (для языков, в которых набор тек-

ста идет слева направо);

‒ только по правому краю страницы (для языков, в которых набор тек-

ста идет справа налево);

‒ по центру страницы;

‒ зеркально (по левому и правому краю страницы).

Зеркальная нумерация применяется при печати на двух сторонах листа с

последующим переплетом в виде книги, и, в свою очередь, может быть с внут-

ренним или внешним расположением номеров страниц (зависит от направления

набора текста в используемом языке).

Формат номерів сторінок

Номера страницы могут иметь различный формат.

В языках, использующих кириллицу, в качестве номеров страниц допу-

стимо применение только арабских или римских цифр (рис. 4.53).

Рис. 4.53 Вікно форматів номерів сторінок

Арабскими цифрами нумеруется основное содержимое документа.

Римскими цифрами нумеруются страницы, содержащие вспомогательное

содержимое документа (приложения, дополнения, пояснения и т.п.).

В других языках, в качестве номеров страниц, дополнительно допускается

использование строчных и прописных букв.

Порядок нумерації сторінок

Для вставки номера страницы необходимо перейти на вкладку «Вставка»

в группу «Колонтитулы» и выбрать кнопку «Вставить номер страницы».

6

Рис. 4.54 Порядок вставки номера сторінки

На рис. 4.54 показан порядок вставки номера страницы:

1) Кнопка «Вставить номер страницы».

2) Список выбора колонтитула (верхнего, нижнего или бокового).

3) Вставка номера по левому краю.

4) Вставка номера по центру краю.

5) Вставка номера по правому краю.

Нумерация страниц может быть сквозной или настраиваемой.

При сквозной нумерации все страницы документа нумеруются подряд,

начиная с номера «1».

При использовании настраиваемой нумерации в качестве номера первой

страницы можно выбрать любое число.

Это применимо в тех случаях, когда документ разделен на несколько ча-

стей, и каждая из этих частей обрабатывается отдельным человеком. В таком до-

кументе, например, могут быть ссылки на номер страницы, отсутствующей в

данной части документа. Затем все части объединяются в один итоговый доку-

мент.

Кроме того, в некоторых случаях, требуется указывать в качестве номера

первой страницы цифру «0».

Видалення інформації з колонтитулів

Microsoft Word позволяет одновременно создать и верхнюю и нижнюю ну-

мерацию страниц. Иногда это происходит по ошибке.

7

Для удаления ненужной нумерации надо щелкнуть по ней мышкой, от-

крыть колонтитул, выделить символ нумерации и удалить его. Удаление сим-

вола, текста или изображения из колонтитула на одной странице, приведет к уда-

лению их из всех колонтитулов (того же вида) в документе.

Если удаление информации из колонтитула на одной странице не привело

к удалению информации из остальных колонтитулов, это означает, что в доку-

менты используются колонтитулы разных видов, например, четных и нечетных

страниц.

Достаточно часто возникают проблемы с колонтитулом первой страницы,

так пользователь вводит и удаляет информацию именно на колонтитуле первой

страницы документа, не обращая внимание на остальные.

Вставка номера сторінки

Частой задачей является создание документов с особым расположением

номеров страниц.

Например, на титульном листе курсовой работы не должен стоять номер

страницы, а следующая страница должна иметь номер «2».

В таком случае в окне «Параметры страницы» надо выбрать вкладку «Ма-

кет» и найти пункт «Различать колонтитулы». Затем следует поставить флажок

«Первой страницы» и нажать ENTER.

После выполнения это операции номер на первой странице больше не бу-

дет отображаться.

Особым случаем является необходимость вставки номеров страниц в бро-

шюрах и книгах. В таких документах титульная страница располагается на двух

сторонах листа. Как следствие, требуется, чтобы на третьей странице документа

стоял номер «1».

Вставить подобную нумерацию можно только с помощью разделов.

Розділи в Microsoft Word

Слово «раздел» в Microsoft Word отличается от значения слова «раздел» в

общепринятом смысле.

В Microsoft Word «раздел» - это часть документа, имеющее свое собствен-

ное форматирование, отличное от форматирования других частей документа.

Создать документ, в котором страницы имеют разное форматирование,

возможно только при использовании разделов Microsoft Word.

Для создания нового раздела необходимо на вкладке «Разметка стра-

ницы» в группе «Параметры страницы» выбрать окно списка «Разрыв стра-

ницы» (рис. 4.67).

8

Рис. 4.67 Вставка в документ нового розділу

Позначення розриву розділу

После вставки нового раздела, в тексте документа появляется условное

обозначение разрыва раздела (рис. 4.68).

Рис. 4.68 Позначення розриву розділу в тексті документа

Иногда обозначение разрыва раздела скрывается в тексте документа и его

сложно обнаружить (рис. 4.69).

Рис. 4.69 Позначення розриву розділу в кінці абзацу

Иногда обозначение разрыва раздела скрывается в тексте документа и его

сложно обнаружить. В некоторых случаях не видно даже части полосок.

В таком случае, необходимо установить курсор перед предполагаемым ме-

стом нахождения разрыва раздела, и нажать Enter (иногда – два раза).

Проблема нахождения места вставки раздела, связана с преобразованием

документов из одного формата в другой.

9

Так, после распознавания отсканированного документа программой распо-

знавания текстов FineReader, импортированный в Microsoft Word документ мо-

жет содержать множество лишних разрывов разделов, создающих серьезные

проблемы при форматировании документа.

В случае распознавания многостраничного документа, после передачи его

в Microsoft Word, следует скопировать переданный текст и вставить его в новый

документ Microsoft Word с помощью специальной вставки (без сохранения ис-

ходного форматирования).

Для удаления разрыва раздела необходимо выделить обозначение разрыва

раздела и нажать клавишу DELETE.

Види розділів

Разделы в Microsoft Word могут быть созданы как для страниц целиком,

так и для отдельных частей текста, находящихся на одной странице.

В Microsoft Word возможна вставка следующих вариантов разделов:

‒ новый раздел, начинающийся на следующей странице;

‒ новый раздел, начинающийся на текущей странице;

‒ новый раздел, начинающийся на следующей четной странице;

‒ новый раздел, начинающийся на следующей нечетной странице.

Рис. 4.70 Розташування нового розділу з парної сторінки

Первый вид разделов применяется при изменении ориентации страницы,

при изменении оформления страницы, при изменении содержимого колонтиту-

лов.

Второй тип разделов используется для создания текста, размещенного в

двух или более колонках, вставке иллюстраций к тексту.

10

Третий и четвертый типы разделов используются при форматировании до-

кументов, имеющих книжный формат (при использовании двусторонней пе-

чати).

На рис. 4.70 показан документ, первая и вторая страница которого будут

напечатаны на двух сторонах одного листа бумаги, а третья – на следующем.

Как уже отмечалось ранее, в Microsoft Word, по умолчанию, первая стра-

ница считается четной и ее номер, в принципе, может быть любым.

В офисных документах, напротив, первая страница – всегда нечетная, так

ее номер – всегда «1».

Використання розділів, що починається на наступній сторінці

Документы, использование которых предполагается в бумажном, распеча-

танном виде, могут иметь разную ориентацию страниц. На страницах с книжной

(вертикальной) ориентацией, обычно располагается текст документа. Таблицы,

схемы и карты обычно располагают на страницах с альбомной (горизонтальной)

ориентацией (рис. 4.71).

Рис. 4.71 Створення документа з різною орієнтацією сторінок

Бумажный лист или книгу можно легко повернуть в руках. С экраном ком-

пьютера эту операцию проделать сложнее. Поэтому документы, использование

которых предполагается только в электронном виде, должны иметь одинаковую

ориентацию страниц во всем документе.

Электронные документы создаются таким образом, чтобы с ними можно

было работать на всех видах компьютерных устройств. Поэтому появление таких

устройств как планшеты, не изменило данного требования к документам.

Для того, чтобы создать документ с разной ориентацией страниц, необхо-

димо вначале разделить его в нужных местах на разделы. Это делается с помо-

щью установки разрывов раздела с новой страницы.

11

Затем необходимо перейти на страницу, ориентацию которой необходимо

поменять и установить в параметрах страницы нужную ориентацию. При необ-

ходимости следует исправить значения полей страницы.

В оформлении документа могут быть использованы такие элементы, как

окантовки ‒ выделение границы страницы с помощью линий или узора.

Рис. 4.72. Використання розділу для зміни оформлення сторінки

Для того, чтобы создать в одном документе страницы с разной окантовкой,

также необходимо использовать разделы (рис. 4.72).

Вставка номера сторінки за допомогою розділів

Для создания различной нумерации страниц в одном и том же документе,

необходимо использовать разделы Microsoft Word.

Например, на титульном листе автореферата не должен стоять номер стра-

ницы, а следующая страница должна иметь номер «1».

Это простое условие выполняется

достаточно сложным образом.

Вначале, в конце первой страницы

(титульного листа), необходимо вставить

раздел «с новой станицы». Для этого надо

открыть вкладку «Разметка страницы»,

нажать кнопку «Разрывы» и выбрать

пункт «Разрыв раздела с новой стра-

ницы».

После вставки раздела, необходимо

перейти к колонтитулу второй страницы

и вставить нумерацию страницы.

Затем на ленте «Работа с колонтитулами» в группе «Переходы» следует

выбрать кнопку «Как в предыдущем разделе» и «отжать» ее. После этого исчез-

нет надпись: «Как в предыдущем разделе» под номером на второй странице.

12

Для завершения процедуры следует удалить номер на первой странице.

В итоге на первой странице не будет номера, а нумерация в документе

начнется со второй страницы и с номера «1».

Рис. 4.55 Відключення функції «Як у попередньому»

На рис. 4.55 показан порядок расположения элементов при вставке номера

с использованием раздела:

1) Верхний колонтитул первого раздела.

2) Разрыв раздела с новой страницы.

3) Номер на первой странице.

4) Верхний колонтитул второго раздела.

5) Номер на второй странице.

6) Надпись «Как в предыдущем разделе».

7) Лента «Работа с колонтитулами».

8) Кнопка «Как в предыдущем разделе».

Описанным выше способом можно установить начало нумерации страниц

в любом месте документа с любым начальным номером страницы.

Розбиття тексту на колонки

При уменьшении высоты букв пропорционально увеличивается длина

строки.

С целью определить оптимальную длину строки еще с XIX столетия про-

водились специальные исследования, не давшие окончательного результата.

Так, Бернард, Фернандес и Хал в 2002 году пришли к выводам, что для

текста высотой в 12 пунктов наиболее предпочтительными являются строки,

имеющие длину в 14,5 и 8,5 см.

Данные предпочтения зависят от выбранного шрифта и его размера. Для

документов Microsoft Word, набранных шрифтом Times New Roman высотой в

14 пунктов, оптимальная длина строки составляет 72 символа или 17 см.

При этом следует учитывать то, что в этом шрифте у букв (и знаков препи-

нания) разная ширина символов. Как следствие, в строках одной и той же длины

будет разное количество символов даже при использовании одного шрифта и вы-

соты букв.

Длинные строчки текста быстрее читаются, но и глаза при этом устают

быстрее, так как при переходе на новую строку глазам нужно преодолевать боль-

шее расстояние.

13

Кроме того, если строк текста много, требуется дополнительное время и на

поиск нужной строки в тексте.

Поэтому текст, набранный мелким шрифтом (менее 12 пунктов), необхо-

димо разбивать на колонки. Число колонок определяется размером используе-

мой бумаги.

На листе формата А4, при его вертикальной (книжной) ориентации можно

создать две колонки текста.

На листе формата А4, при его горизонтальной (альбомной) ориентации

можно создать три колонки текста (рис. 4.73).

Рис. 4.73 Розміщення тексту в колонках на аркуші А4 у різних орієнтаціях

Параметри колонок тексту в Microsoft Word

Для разбиения текста на колонки в Microsoft Word следует выделить текст,

перейти на ленту «Разметка страницы» в группу «Параметры страницы» нажать

на кнопку «Колонки» и выбрать пункт «Другие колонки…» (рис. 4.74).

Рис. 4.74 Налаштування параметрів колонок

14

При выборе двух колонок автоматически устанавливается ширина колонок

в 7,62 см. (3 дюйма) и промежуток в 1,25 см. (0,5 дюйма).

Этот промежуток слишком велик для обычного текста. Его следует умень-

шить до 0,5 см.

Кроме того, между колонками можно установить разделитель в виде вер-

тикальной черты.

Разделитель предназначен для того, чтобы глаза при чтении строчки в од-

ной колонке не переходили случайно на строчки во второй колонке. Использо-

вание разделителя значительно улучшает читабельность текста в колонках.

Именно по этой причине разделители используются для многоколоночного тек-

ста в газетах и журналах.

При размещении текста в колонках, необходимо корректировать величину

отступа первой строки. Это связано с общим уменьшением длины строки.

Так, для текста, размещенного в двух колонках, величина отступа первой

строки устанавливается равной 0,63 см. (¼ дюйма).

Для отмены разбиения текста документа на колонки, необходимо перейти

на вкладку «Разметка страницы», в группе «Параметры страницы» выбрать

кнопку «Колонки» и пункт «Одна».

Розміщення тексту в колонках

На практике, в колонках размещают не весь текст документа, а лишь часть

его. В таком случае на странице вначале идет текст в одну колонку (чаще всего

это заголовок), затем идет текст в колонках, после которого вновь идет текст в

одну колонку (рис. 4.75).

Рис. 4.75 Розміщення тексту в колонках

15

Для создания такого форматирования документа, необходимо выделить ту

часть текста, которая будет размещена в колонках, затем перейти на вкладку

«Разметка страницы», в группе «Параметры страницы» выбрать кнопку «Ко-

лонки» и нужное число колонок.

При этом будет создано два новых разрыва раздела на текущей странице,

перед колонками и сразу после них.

Текст, разбитый на колонки таким образом, ведет себя подобно воде в со-

общающихся сосудах, «перетекая» из одной колонки в другую по мере заполне-

ния их текстом или удаления из них текста. При этом, соответственно, увеличи-

вается или сокращается высота колонки.

Для фиксации высоты колонки, вне зависимости от степени ее заполнения

текстом, используются разрывы колонок.

Для вставки разрыва колонок необходимо перейти на вкладку «Разметка

страницы», в группе «Параметры страницы» выбрать кнопку «Разрывы» и пункт

«Колонка».

Результат вставки разрыва колонки, при удалении всего содержимого пра-

вой колонки, показан на рис. 4.76. Символ разрыва колонки выделен цветом.

Рис. 4.76 Використання розриву колонок

Вставка ілюстрацій в текст з колонками

В связи с уменьшенной длиной строки, процедура вставки иллюстраций

(изображений, схем, таблиц) в текст с колонками, имеет свои особенности.

Если иллюстрация будет размещена в тексте, перед ее вставкой необхо-

димо установить курсор после конца одного из абзацев и нажать Enter для созда-

ния новой строки.

16

После вставки иллюстрации в эту строку ее следует выровнять по центру

и удалить отступ первой строки, если таковой имеется. Для этого надо выделить

иллюстрацию и перейти на ленту «Главная», в группу «Абзац» и нажать малень-

кую кнопку параметров абзаца.

В открывшемся окне параметров абзаца произвести необходимую

настройку.

Другим вариантом размещения иллюстрации является ее вставка в фор-

мате обтекания текстом вокруг рамки.

Для этого, после вставки иллюстрации в любое место текста, необходимо

выделить иллюстрацию и щелкнуть правой кнопкой мыши. В контекстном меню

следует выбрать пункт «Обтекание текстом», а среди вариантов обтекания –

«Обтекание вокруг рамки» (рис. 4.77).

Рис. 4.77 Налаштування параметрів обтікання текстом

После установки формата обтекания текстом, иллюстрацию можно пере-

мещать по колонке до установки в нужное место.

Формат «Обтекание по контуру» в офисных документах не используется.

Списки в Microsoft Word 2016

С помощью Microsoft Word можно создать три вида списков:

‒ маркированные;

‒ нумерованные;

‒ многоуровневые

Первые два вида отличаются обозначением списка, второй и третий –

структурой списка.

Для создания списка любого вида необходимо вначале создать элементы

списка, например, набрать в «столбик» фамилии студентов группы.

Каждая фамилия будет одним из элементов списка.

После создания списка, нажатие на клавишу Enter после любой фамилии

приведет к появлению нового элемента списка. При этом будет автоматически

добавлено обозначение списка (маркер или номер).

17

Одним из важнейших свойств списков является возможность сортировать

элементы списка по какому-либо критерию.

Автоматическое создание списков

При вводе перед текстом символа, который может являться (с точки зрения

Microsoft Word) обозначением списка, и последующим нажатием на клавишу

Enter, Word автоматически преобразует этот текст в список из одного элемента.

Если создание списка не предусматривалось пользователем, ему следует

нажать сочетание клавиш Ctrl+Z для отмены.

При автоматическом создании списка Microsoft Word учитывает наличие

других элементов списка в тексте. При этом элементы списка могут быть далеко

разнесены в тексте относительно друг друга.

Так, в тексте документа может быть несколько слов или предложений, от-

форматированных с использованием стиля «Заголовок». Если из первого, по по-

рядку следования, заголовка создать элемент нумерованного списка, то по мере

создания новых заголовков, все они будут автоматически преобразованы в по-

следовательные элементы нумерованного списка (со сквозной нумерацией).

Это следует учитывать при форматировании документа, так как при после-

дующем редактировании текста можно случайно удалить один или несколько

элементов списка и полностью нарушить нумерацию в документе.

Создание списков

Во избежание подобных ошибок списки в Microsoft Word следует созда-

вать вручную.

Для создания списка, вначале, необходимо выбрать элементы, которые бу-

дут включены в список. Затем следует перейти на ленту «Главная» в группу «Аб-

зац» и выбрать одну из трех, показанных на рисунке 4.60 кнопок.

Рис. 4.60 Три види списків в інтерфейсі Word 2013

Здесь:

1) Кнопка «Маркеры» предназначена для создания маркированного

списка.

2) Кнопка «Нумерация» предназначена для создания нумерованного

списка

18

3) Кнопка «Многоуровневый список» предназначена для создания мно-

гоуровневого списка

Маркірований список в Microsoft Word

Обозначением элемента маркированного списка является маркер.

В качестве маркера можно использовать любой символ или изображение.

В офисных документах в качестве маркера используют только определен-

ные символы.

Создание маркированного списка начинают с выбора символа маркера.

Для этого в списке кнопки «Маркеры» выбирают пункт «Определить новый мар-

кер…», затем в окне создания нового маркера (рис. 4.61) - нажать на кнопку

«Символ…».

Рис. 4.61 Вікно визначення нового маркера

В появившемся окне вставки символа следует вначале выбрать шрифт, а

затем символ (рис. 4.62).

Рис. 4.62 Вікно вибору символу

19

Здесь:

1) Окно списка для выбора шрифта.

2) Окно списка для выбора набора внутри шрифта.

3) Выбранный символ.

4) Название выбранного символа в Unicode.

5) Окно ввода кода выбранного символа в Unicode.

В офисных документах в качестве маркера практически всегда использу-

ется символ длинное тире (em dash), код 2014.

Нумеровані списки в Microsoft Word

Обозначением элемента нумерованного списка может быть:

‒ буква;

‒ число;

‒ слово.

Буквы следуют друг за другом в алфавитном порядке, поэтому они могут

выполнить функцию обозначения элементов нумерованного списка.

Для обозначения словами элементов нумерованного списка используются

числительные, например, «первый», «второй», «1-й», «2-й» и т.д.

Числа в обозначениях нумерованного списка могут быть арабскими или

римскими, сами по себе и с дополнительной скобкой.

В офисных документах в нумерованных списках используются только

арабские цифры (со скобочкой и без) и строчные буквы.

В окне определения нового формата номера можно изменить формат но-

мера, но обычно этого не делают.

Более важной задачей является установка отступов для элементов списка.

Эти отступы можно задать с помощью горизонтальной линейки, но гораздо

удобнее задавать их с помощью окна изменения отступов в списке.

Для его вызова надо щёлкнуть правой кнопки мыши по элементу уже со-

зданного списка.

В контекстном меню необходимо выбрать пункт «Настроить отступы

списков» и открыть окно настройки отступов списка (рис. 4.63).

20

Рис. 4.63 Налаштування відступів списків

В поле «Положение номера» по умолчанию стоит отступ в ¾ дюйма, в поле

«Отступ текста» - в один дюйм. Для улучшения отображения списка рекоменду-

ется установить для первого поля отступ в 2 см., а в окне списка «Знак после

номера» выбрать «Пробел».

Багаторівневі списки в Microsoft Word

Многоуровневые списки являются усложненным вариантом нумерован-

ных списков и дают возможность создать иерархическую структуру нумерации

списка.

Предназначены многоуровневые списки для создания списков внутри

списков. Примером многоуровневого списка может служить заранее запланиро-

ванный список покупок в супермаркете.

В офисных документах используются многоуровневые списки двух типов:

‒ с линейной цифровой нумерацией;

‒ с цифробуквенной нумерацией.

В первом случае для каждого нового уровня вложенного списка к исход-

ному числу добавляется точка и новое число.

Пример линейно-цифрового обозначения многоуровневого списка:

Пример цифробуквенного обозначения многоуровневого списка:

21

Линейно-цифровое обозначение дает возможность создавать списки с

большим числом уровней.

Цифробуквенные списки обычно содержат не более двух уровней, но и

применяются гораздо чаще.

Настройка многоуровневых списков

Для настройки многоуровневого списка на ленте «Главная» надо выбрать

группу «Абзац», кнопку «Многоуровневый список» и пункт меню «Определить

новый многоуровневый список». В открывшемся окне нажать кнопку «Больше».

В этом окне производится настройка символов для каждого уровня списка.

В левом вертикальном окне цифрами от 1 до 9 обозначены уровни много-

уровневого списка (рис. 4.64).

Рис. 4.64 Налаштування багаторівневого списку

В строке ввода «Формат номера:» устанавливается символ (цифра или

буква) для данного уровня списка. Знак скобки тоже является одним из настраи-

ваемых символов.

В окне списка «Знак после номера:» можно установить символ, который

будет стоять после номера. Рекомендуется использовать символ пробела.

Создание многоуровневого списка производится следующим образом: для

повышения уровня элемента списка (например, с 1 до 2) необходимо установить

курсор перед элементом списка и нажать клавишу Tab. Если уровень повышается

на два уровня (с 1 до 3), клавишу Tab надо нажать дважды.

Для понижения уровня списка (например, с 2 до 1) необходимо нажимать

сочетание клавиш Shift+Tab.

22

Використання табуляції

С помощью пишущей машинки можно было создавать списки и таблицы.

Для этого требовалось перемещать каретку пишущей машинки на фиксирован-

ное расстояние нажатием одной клавиши.

Эта клавиша получила название «Табуляция».

Клавиатура для персональных компьютеров была создана на основе клави-

атуры пишущей машинки. Клавиша «Табуляция» получила обозначение «Tab».

Поскольку каждая клавиша компьютерной клавиатуры выполняет не-

сколько функций, сфера применения клавиши Tab не ограничивается только пе-

ремещением курсора на заданное расстояние. Однако эта функция осталась для

нее главной.

Расстояние, на которое будет перемещать курсор клавиша Tab, может быть

задано самим пользователем.

Основной функцией клавиши Tab в Microsoft Word является выравнивание

строчек текста разной длины в один «столбик».

Кроме того, клавишу Tab можно использовать для быстрой установки от-

ступов абзаца, например, на титульном листе курсовой работы.

Настройка табуляции

Для настройки табуляции необходимо открыть окно параметров абзаца и

нажать кнопку «Табуляция» (рис. 4.65).

Рис. 4.65 Розташування кнопки Табуляція у вікні параметрів абзацу

В окне настройки табуляции (рис. 4.66) можно настроить следующие пара-

метры:

В окне настройки табуляции можно настроить следующие параметры:

23

‒ позиции табуляции (их может быть несколько в пределах одной

строки);

‒ расстояние, на которое будет перемещен курсор при каждом нажа-

тии на клавишу Tab;

‒ выравнивание текста на позиции табуляции;

‒ выбрать символы, которые будут автоматически подставляться в

промежутках между позициями табуляции.

Рис. 4.66 Настройка параметрів табуляції.

Выравнивание текста на позиции табуляции может быть:

‒ слева;

‒ по центру;

‒ справа;

‒ по разделителю;

‒ с чертой.

Выравнивание по разделителю производится относительно некоторого за-

данного центра – разделителя. В качестве разделителя может выступать точка

или запятая.

Например, если набирать в столбик значения денежных сумм, то раздели-

телем будет запятая, отделяющая целую часть от дробной. При таком выравни-

вании наглядно выделяются целые и дробные части, вне зависимости от количе-

ства знаков перед и после запятой.

Выравнивание с чертой создает вертикальную линию в позиции табуля-

ции. Ранее такое выравнивание применялось для создания столбцов таблицы

непосредственно в ходе набора текста.

В качестве заполнителя табуляции обычно используются точки, напри-

мер, при создании оглавления.