Проект внедрения платформы sap в Золотой · pdf filesap apo-dp...

Проект внедрения платформы SAP в Золотой Мануфактуре

ноябрь 2014

Содержание

► Введение

► Интегрированное планирования

► Прогнозирование продаж

► Планирование производства

► Планирование закупки

► Бюджетирование

► Выгоды внедрения SAP

Внедрение SAP в Золотой Мануфактуре

3

10

15

18

21

24

28

Раздел

Введение


Введение О Компании

► Основное направление деятельности: дистрибуция и производство крепких

алкогольных напитков

► Функция планирования разделена подразделениями компании:

► Отдел планирования цепочки поставок – прогнозирование продаж

► Отдел логистики – планирование производства

► Отдел снабжения – планирование закупки

► Финансовый отдел – формирование бюджета закупки и консолидация

► Компания производит, реализует и закупает порядка 1500 SKU

► Продукция разливается на более чем 10 заводах-производителях

► Ежемесячные продажи Компании составляют порядка 4 000 000 литров продукции

► Количество пользователей в системе SAP – более 500

► Компания использует следующие решения на базе SAP:

► SAP APO – для прогнозирования продаж

► SAP ERP – для планирования ресурсов предприятия

► SAP BW – для построения аналитической отчетности и хранения данных

► SAP BPC – для консолидации и бюджетирования

О К

ом

пан

ии

: О

со

бе

нн

ости

:


Введение Предпосылки

► Слабо интегрированные и неунифицированные ИТ

системы на базе платформы 1С

► Отсутствие интеграции учетов

► Трудоемкость, сложность получения и

недостоверность управленческой отчетности

► Невыполнимость некоторых критичных бизнес-

процессов в ИТ системах (проверка доступности,

кредитный менеджмент и т.д.)

► Реализация требований, необходимых для первичного

размещения ценных бумаг на бирже (выход компании

на IPO)


Введение Цели и задачи проекта

► Повышение прозрачности, контролируемости

и эффективности бизнес-процессов

► Получение своевременной и достоверной

управленческой отчетности требуемой для

принятия управленческих решений на всех

уровнях

► Организация процессного управления

► Формализация и оптимизация бизнес-

процессов основанных на передовых

практиках индустрии

► Внедрение единой системы управления

ресурсами Компании на основе решений SAP

с учетом целевой структуры и процессов

► Реализация системы управленческой

отчетности и процессных KPI

ориентированных на выполнение

стратегических целей компании

Цели Задачи


http://connect.atkearney.com/collections/departments/Marketing/CentralEurope/Archiv Stock Photos/Forms/DispForm.aspx?ID=1823&RootFolder=/collections/departments/Marketing/CentralEurope/Archiv Stock Photos/01. Fotolia %e2%80%93 Paid

Введение Объем проекта

► Интегрированное планирование и Бюджетирование

► Управление казначейством

► Управление нормативно-справочной информацией

► Реестр платежей

► Финансовый учет

► Главная книга

► Учет расчетов с дебиторами , Учет расчетов с кредиторами

► Учет основных средств и НМА

► Учет кассовых операций

► Учет банковских операций

► Учет НДС

► Учет расчетов с персоналом по ЗП

► Учет кредитов и займов

► Учет взаимозачетов

► Учет курсовых разниц

► Учет расчетов с подотчетными лицами

► Учет затрат

► Учет расчетов с бюджетом

► Закрытие периода

► Финансовая отчетность

► Учет договоров

► Ведение единой системы договоров

► Загрузка лицензий в систему через файл

► Ведение статусов договора, Операции с договорами

► Трансфертное ценообразование

► Планирование потребностей закупок , пополнения запасов

► Закупка и доставка продукции. Закупка товаров. Импорт

► Алкогольная специфика

► Алкогольная декларация

► Прочие закупки

► Управление запасами. Инвентаризация

► Внутрихолдинговые операции

► Перемещение между подразделениями компании/филиалами (купля-продажа)

► Перемещение внутри ЮЛ (между обособленными подразделениями)

► Перемещение между подразделениями компании (агентская схема)

► Продажи через каналы сбыта

► Оптовые и розничные продажи

► Подтверждение получение поставки (отражение возврата при поставке)

► Фактурирование , Сопроводительные документы

► Отгрузка бесплатного продукта

► Претензионная работа

► Возвраты клиентов (по предыдущей поставке), Возвраты филиалов

► Управление транспортировками

► Доставка клиенту (розничные отгрузки), Доставка в филиалы

► Обмен EDI

► Маркетинг

► Оперативная отчетность


Наш подход Дорожная карта проекта

Март

2013

Планирование Дизайн Реализация Финальная

подготовка

Поддержка и

завершение

0,5 месяц 3 месяца 2,5 месяца 2 месяца 2 месяца

Управл

ение

проект

ом

Проц

ессы

и

прил

ож

ения

Мигр

ац

ия

данны

х

Управл

ение

изм

енениям

и

Инф

орм

ац

ионны

е

технол

оги

и

Организация

PMO

Планирование проекта

Выполнение проекта

Контроль проекта

Разработка Концептуального дизайна

Разработка Спецификаций

Выполнение настроек

Проведение 3-х циклов тестирования

Переход в

продуктив

Старт

проекта

Вовлечение руководства в проект, подготовка персонала к изменениям

Поддержка и ведение коммуникаций

Разработка учебных материалов Обучение пользователей

Подготовка ИТ

инфраструктуры

Разработка технического дизайна

Программирование

Установка и поддержка всех систем

Планирование

проекта

Передача

знаний

Определение

требований к

данным

Выверка и очистка данных Загрузка данных

Переход в

продуктив

Загрузка

остатков Разработка шаблонов

загрузки Разработка и тестирование

инструментов загрузки

Создание и присвоение ролей Передача

знаний


Введение Структура проектной команды

Команда Логистики

Управляющий комитет

Консультант MM

Руководитель команды

Менеджер проекта Партнер проекта

ЗМ

ЭЯ

Владельцы процессов

~6 человек

Загрузка не более 10%

Бизнес экспертиза

Бизнес-эксперты

~20 человек

Загрузка не более 15%

Менеджер проекта

Консультант MM

Консультант PP

Внутренние консультанты

4 чел*

Консультант PP

Консультант SD

Консультант SD

Команда Финансы

Консультант FI\FM

Руководитель команды

Консультант FI

Консультант FI\CO


3 чел*

Разработки и ИТ

Программист ABAP

Рук. Команды, программист ABAP

Специалист Basis & SM

Консультант по миграции и

интеграции данных


2 чел*

Управление

изменениями


Раздел

Интегрированное планирование


Интегрированное планирование Процесс интегрированного планирования

Отдел

снабжения

Отдела

закупок


закупки

[SAP]


производства

[SAP]

Прогнозирование

продаж

[SAP]

Бюджетирование и консолидация

[SAP]

Финансовый

отдел

Отдел

прогноза и

спроса


Интегрированное планирование Системная архитектура

Тр

ан

за

кц

ио

нн

ый

ур

ов

ен

ь

Хр

ан

ил

ищ

е

SAP ERP

► Хранение, архивация и обработка бизнес-

данных Компании, полученные из

различных систем (SAP ERP, Lawson)

► Консолидация данных в инфо-кубы в

разрезе различных аналитик

► Автоматическая загрузка актуальных

данных в SAP BW с заданной

периодичностью

► Построение аналитической отчетности

Прогнозирование продаж на основе

исторических данных.

Исторические данные загружаются из исходных

систем и хранятся в Инфокубах BW «История

продаж Sell-In» и «История продаж Sell-Out».

Бюджетирование и консолидация

на основании данных из SAP BW

Источник исторических данных по

Sell-Out.

Ведутся дистрибьюторами

Компании в системе LAWSON

► Источник исторических данных по

Sell-In (модуль SAP SD – cбыт)

► Данные по SKU

► Калькуляции

► Плановые цены

► Прайс-лист по сбытовым аналитикам


Интегрированное планирование Целевая архитектура


Интеграционная платформа

Текущая ERP-система

предприятия Центральный

интерфейс SAP (CIF)

Бюджетирование и Консолидация

Прогнозирование

продаж

SAP APO-DP

Производственное

планирование

SAP APO-PP/DS


цепочки поставок

SAP APO-SNP

Интегрированное планирование Уровень планирования

CSKU

► В общем случае CSKU – это

группировка SKU, которые

идентичны с точки зрения рынка

(например, один объем с разными

дизайнами бутылки или разными

вложенностями в короб)

Text Реализация в системе SAP


Раздел

Прогнозирование продаж


Прогнозирование продаж Горизонты планирования

Янв Фев Мар Апр Май Июн Июл Авг Сен Окт Ноя Дек Версия

Утвержденная

Прогноз: 1 вер.


Прогноз: 3 вер. ФАКТ ПЛАН

S&OP

на год

Циклическое уточнение (ежемесячно/еженедельно)

RF

1 мес

Прогнозирование и планирование продаж

Планирование производства

Планирование закупки

Неделя

1

Неделя

2

Неделя

3

Неделя

4

Неделя

5

Неделя

6

Неделя

7

Неделя

8

Неделя

9

Неделя

10

Неделя

11

Неделя

12 Версия

Утвержденная




S&OP

на 3 мес

RF

1 нед

Прогнозирование и планирование продаж



Бюджетирование

ФАКТ ПЛАН

► Данные из среднесрочного планирования копируются в долгосрочную область

► Долгосрочный прогноз строится на 12 месяцев с детализацией = 1 месяц

► Среднесрочный прогноз строится на 3 месяца с детализацией = 1 неделя


Прогнозирование продаж Результаты прогнозирования в натуральных показателях


Раздел



Планирование производства Процесс планирования производства

► Расчет суммарной потребности в производстве

CSKU в разрезе месяцев на основании плана

продаж, текущих остаток, факта продаж,

производства текущего месяца и % покрытия плана

продаж

► Распределение суммарной потребности в

производстве ГП по заводам-исполнителям с

учетом ограничений по мощностям

Определение потребности в производстве Распределение производственного плана по

заводам


Особенности

шага

► Сохраняется версионность плана (номер версии сквозной)

► Суммарная потребность в производстве распределяется по производственным заводам

Планирование производства Распределение плана производства


Раздел



► Выполняется на основании результатов

планирования производства

► Инициируется запуск программы Планирования

Потребности в Материалах (КМ). В результате

прогона программы планирования в системе

рассчитывается суммарная потребность по

Компании в закупке КМ

► Результаты программы планирования выгружаются

в систему аналитической отчетности SAP BW для

формирования бюджета отдела снабжения КМ и

хранения данных плана закупок для последующего

анализа

Прогон программы планирования закупки

(запуск ППМ)

Анализ результатов планирования (результаты

прогона ППМ)

► Результаты прогона ППМ возможно

проанализировать сразу же после выполнения

последнего прогона ППМ, либо в любой момент

времени (Ведомость ППМ)

Планирование закупки Процесс планирования закупки


Планирование закупки Результаты планирования


Раздел

Бюджетирование


Бюджетирование Потоки данных в бюджетировании

Бюджет прямых

коммерческих

затрат каналов

Отпускные

цены ГП

Бюджет

запасов и

закупок КМ

Прогноз/План

продаж sell-in и

sell-out

Календарь

маркетинговых

активностей

План


План запасов и

закупок КМ

БДР,

БДДС

Бюджет затрат

на BTL

Бюджет

листингов

Бюджет

маржинальной

прибыли по

брендам и

каналам

План запасов и

закупок ГП

Бюджет

запасов и

закупок ГП

Бюджет затрат

на ATL

БЕ Торговый дом БЕ Закупки

Плановые цены

КМ, услуг

розлива

Спецификации

Плановые

калькуляции

себестоимости Себестоимость

услуг организации


БЕ Производство

Чистые цены ГП

Ставки

вторичных

ретробонусов

Цены закупки

ГП

Обратная

связь

Отчетная форма

по бюджету

Форма ввода

бюджета

План в

количественном

выражении из SAP

ERP/1C/etc ► Бюджет чистого дохода по

каналам

► Бюджет маржинальной

прибыли по каналам

► Бюджет маржинальной

прибыли по брендам


Бюджетирование План-факт отчетность

► Версионность

► Сравнение консолидированных данных как холдинга так и отдельных компаний


Бюджетирование План-факт отчетность


Раздел

Выгоды внедрения SAP



Процессы/области

изменений Прошлая жизнь Выгоды на текущий момент

Области для дальнейшего

развития

Прайсинг

> Слетала цена в 1с, при изменении

СКЮ в заказе.

> Процесс системного контроля

прайсов затруднен

> Не было возможности отслеживать

историю изменений и прайса на дату

в прошлом

> Ручной контроль акционных цен

> Единый прайсинг, с

автоопределением цен и

сохранением истории,

возможность ведения

ценообразования на нескольких

уровнях.

> Минимальное количество претензий

по ценам.

> Возможность вернуться к ценам на

дату при урегулировании вопросов от

клиентов.

> Автоматический контроль с

акционными ценами по оргуровням

сбытовой структуры (каналы/клиенты)

Проверка доступности и кредитный

менеджмент

> Проверка доступности

осуществлялась по рассылаемым

отчетам от логистики а также,

дважды в день проводились встречи

по ранжированию заказов.

> Ответ клиент мог получить только

по истечению определенного

промежутка времени.

> Кредитный контроль

осуществлялся в ручном режиме.

> Работает резервирование и

проверка доступности.

> Автоматический кредитный

контроль

> Расширение объема проверки

доступности на плановое

производство

ППМ оперативное планирование

> Расчет потребности в материалах и

плановых сроков поставок

осуществлялся вручную на основе

спецификаций в Excel.

> Контроль наличия остатков на

складе при расчете объемов

поставки осуществлялся в ручную.

> Реализована

концепция планирования

потребности в материалах исходя из

планов производства и спецификаций

на ГП с учетом остатков на складах и

плановых поступлений.

Формирование концепции:

План производства + корректные

параметры - >> количества и сроки

потребности

Закупщик - >> надежный поставщик,

выгодная цена





развития

БУ/НУ

> Документы в систему попадали

постфактум, когда возможности

корректировки процесса и данных

были минимальны.

> Бухгалтерии приходилось искать

выход из уже сложившейся

ситуации. Решения в таких

условиях были зачастую

неоптимальными и направлены

на минимизацию рисков ведения

учета.

> Непосредственная интеграция

бухгалтерии в жизнь компании. Заказы

которые создаются и согласуются, в

дальнейшем фактурируются бухгалтерией.

> Бухгалтерия принимает участие в

управелнии закупками, согласовании

договоров и принимает решения не

постфактум а заранее.

> Повышение уровня

образованности сотрудников

компании, как в своих так и

кроссфункциональных процессах

> Построение инструментов

контроля для управления своими

процессами

> Разработать методологию работы

с отклонениями, по результатам

возможно автоматизировать

Претензии > Нецентрализованный процесс,

переписка по почте

> Единая база по претензиям, возможность

сбора статистики.

> В процесс вовлечены все

заинтересованные стороны

> Любые корректировки возможны только со

ссылкой на претензию

Более детальная аналитика

претензий

Минимизация урегулирований без

ссылки на претензионный процесс

Работа с проектами бренд

маркетинга

Учет затрат по проектам, отнесенные на

бренды.

Отслеживание сроков реализации проектов.

Связь операционной деятельности и сроков

проекта (например закупка образцов,

разработка дизайна и т.д.)

> Внедрение стандартов проектного

управления

> Возможно, формирование

потребности в КМ необходимо

инициировать самими бренд-

маркетологами со ссылкой на

соответствующий сетевой график

> Контроль проектов, статус

митинги, выявление

несвоевременного занесения

данных






развития

Трейд-маркетинг и листинг

> Контроль начислений и выплат

ТМА по кассовому методу.

> Точность контроля отгрузки

свободного продукта достигалась

ручными сверками.

> Затруднен контроль прайса по

свободному продукту в счет

ТМА(служебные записки).

> Реализован учет ТМ по начислению (было

по кассовому методу) и реализована связь

акций и отгруженного свободника

> Понятная сверка

> Усовершенствован учет листингов, есть

база для автоматического учета вторичных

ретро

> Отгрузка рекламных материалов, с

необходимой аналитикой

> Организационные решения по

работе с перегрузами/нежогрузами

по СП

> Интеграция учета затрат в ERP с

вторичными продажами

(вторичные ретробонусы и

листинги)

Разграничение прав

пользователей > Отсутствие разграничения прав

> У каждого пользователя в системе есть

набор прав, который присвоил ему

руководитель, и согласовали все владельцы

процессов, которых касаются данные права.

> Контроль полномочий на уровне

функциональности и на уровне

организационных единиц через владельцев

процессов.

> Необходимо на периодической

основе проводить ревью

присвоенных ролей и полномочий

История исправлений

> Анализ и контроль производимых

в системе изменений крайне

затруднен

> Есть история изменений по каждому

процессу в учетной системе

> Все изменения контролируются по логину

пользователя и системному времени на

сервере, что позволяет в случае ошибок

однозначно с небольшими трудозатратами

идентифицировать историю проблемы






развития

Печатные формы

>Приходилось доделывать

вручную печатные формы под

клиентов

>Была возможность исправления

данных в выходном документе

> Разработаны все необходимые варианты

печатных форм, нет необходимости

корректировать формат под клиентов

> Данные в печатной форме можно

изменить, изменив их в системе, что

позволяет гарантировать целостность

данных в системе и у клиента

> В системе реализован механизм хранения

и подбора справок при печати документов

> Продолжить работу с

наполнением сканами справок

> Разработать учет справок по

сериям и адаптировать программу

печати (достаточно серьезное

изменение, требующее

значительных организационных

изменений)

Реинжениринг процессов

> Целевые процессы были

прописаны консультантами "на

бумаге"

> Целевые процессы реализованы в SAP

ERP, есть возможность контроля, измерения

основных показателей и, как следствие,

созданы условия для дальнейшего развития

и улучшения показателей

Выработать быструю, реально

работающую процедуру работы с

запросами на изменения при

возникновении новых процессов.

Принятие решений о реализации в

системе и архетектуре решения

должно быть прозрачно и

согласовано между бизнесом и

службой поддержки SAP. (Выше

есть формулировки в разделе по

работе с запросами на изменение).

Можно предложить продолжить

работу с изменениями в формате

УК, только нужен регламент

нормальный, чтобы с одной

стороны все понимали процедуры

принятия решений, и с другой

стороны учитывались интересы

всех владельцев, чтобы не

спуститься на кусочное латание

дыр а строить и дальше

сбалансированную единую

систему.






развития

Учет движения ГП

> Ручная сверка отчетов по

производству и фактических

приходов.

> Отдельные справочники для

серии ГП на производстве и серий

ГП на складе, как результат анализ

и исправление пересортов каждый

месяц.

> Связь отгрузки с площадки с приходом на

склад.

> Независимый контроль отчетов

производства и принятой на склад

продукции через дельты на складе

площадки.

> Единый справочник номенклатур и серий.

> Обучение сотрудников и

разработка инструментов.

НСИ

> Отсутствие централизованного

управления справочниками. Как

следствие некорректные данные в

системе, несоответствие

справочников другу другу.

> Централизованы справочники SKU, КМ,

контрагентов, лицензий

> Минимизированы дубликаты

> Осуществляется контроль

консистентности данных

> Завершить процесс внедрения

централизованного ведения НСИ

> Разработка и внедрение

регламента ведения НСИ

Поддержка, Solution manager и

спецификации на доработки

> Отсутствие спецификаций и

инструкций (документации) на

доработки 1С.

> Зависимость от разработчика.

> Затруднен анализ и контроль

обращений в ИТ поддержку.

Трудно измерить

удовлетворенность пользователей

и сроки исполнения.

> Стандартизация учета обращений от

пользователей SM (стал понятным и

прозрачным механизм постановки задач и

контроль их выполнения)

> Оформление спецификаций на доработки

(всегда можно отследить как задумывалась

консультантом реализация задач,

дополнительная проверка программистов,

качество кода)

> Контроль обращений осуществляется

стандартизовано на основе тикетов в SM.

Есть возможность контроля исполнения.

> Разработка и публикация Service

Level Agreement по обработке

запросов пользователей

> Разработка процедур и правил

приоритезации и принятия

решений о реализации запросов на

изменение

Быстродействие > Низкое быстродействие 1С > Нет проблем с быстродействием



Проект внедрения платформы sap в Золотой · pdf filesap apo-dp...

Documents