Министерство образования Российской Федерации Пензенский государственный университет

__________________________________________________________________

Е.Г. Шереметьева

Основы работы с редактором презентаций Microsoft PowerPoint 2003/2007/2010

Конспект раздела

Пенза 2010

2

Основы работы с редактором презентаций MS PowerPoint 2003 Красиво оформленная презентация может скрасить, выгодно дополнить и наглядно

проиллюстрировать любое публичное выступление. Презентации сейчас очень широко используются на конференциях, форумах, деловых встречах и выставках.

Одной из самых популярных и используемых программ, с помощью которых можно сделать свою презентацию является MS PowerPoint 2003. Программа входит в стандартный пакет Microsoft Office 2003, который есть почти на каждом персональном компьютере.

Окно приложения PowerPoint 2003

Несомненное удобство всех приложений MS Office 2003/2007/2010 заключается в единообразном представлении пользовательского интерфейса. Поскольку PowerPoint является Windows-приложением, его интерфейс стандартен для этой операционной системы. PowerPoint 2003 имеет SDI-интерфейс – для каждой создаваемой презентации открывается отдельное окно с меню и панелями инструментов. Конкретный вид окна существенно зависит от режима отображения документа, применяемого в данный момент.

При стандартных настройках окно MS PowerPoint состоит из следующих следующих элементов:

Рисунок 1. Окно MS PowerPoint

Заголовок окна

Строка меню Панели инструментов

Рабочая область

Строка состояния

3

В рабочей области окна Power Point располагаются область структуры, область слайда и область заметок.

Левая панель рабочей области содержит вкладки «Структура» и «Слайды».

На вкладке «Слайды» отображаются иконки слайдов презентации. Они пронумерованы и добавляются по очереди по мере создания новых слайдов в презентации. На вкладке «Структура» можно быстро просмотреть текст слайдов презентации.

Рисунок 2. Вкладки «Структура» и «Слайды»

Правая панель называется «Область задач» и появляется по мере выбора определеннгго действия при работе с презентацией. Например, при выполнении команды «Создать» (меню «Файл») или команды «Оформление слайда» (меню «Формат»).

Центральная часть рабочей зоны используется для отображения текущего слайда презентации. В ней же может отображаться облась «Заметок к слайду».

Режимы работы в PowerPoint В PowerPoint существует несколько режимов просмотра слайдов презентации. Приступая

к созданию презентации, необходимо знать, чем отличается один способ ее просмотра от другого и какими из них лучше пользоваться при выполнении тех или иных операций. Основные режимы, используемые в PowerPoint – это «обычный режим», «режим структуры», «режим слайда», «режим заметок», «режим сортировщика слайдов», и «режим показа». Переключение в тот или иной режим осуществляется в меню «Вид», либо тремя кнопками в левой части горизонтальной полосы прокрутки, либо с использаванием вкладок левой панени рабочей области.

4

При создании отдельных слайдов используются первые четыре режима. при работе со всей презентацией целиком (при настройке эффектов появления отдельных слайдов, изменении последовательности их следования, длительности показа каждого слайда и т.д) используется режим сортировщика слайдов. Кроме того, в любой момент можно запустить показ слайдов и просмотреть презентацию, используя режим «Показ слайдов».

Рисунок 3. «Показ слайдов»

Обычный режим. Он является основным рабочим режимом в процессе создания презентации. В нем отображаются три области: область структуры, область слайда и область заметок. Эти области позволяют одновременно работать над всеми аспектами презентации. Размеры областей можно изменять, перетаскивая их границы.

5

Рисунок 4. Обычный режим

Режим слайда позволяет отобразить текущий слайд в крупномасштабном виде, для того чтобы можно было добавлять в него текст, вставлять рисунки, таблицы, организационные диаграммы, графические объекты, надписи, фильмы, звуковые эффекты, гиперссылки и анимацию.

Рисунок 5. Режим слайда

6

Режим структуры. В данном режиме презентация изображается в сокращенном виде: а именно только заголовки слайдов и содержащийся в слайдах текст Работа в режиме структуры является наилучшим вариантом организации презентации и внесения изменений в неё, так как в процессе работы на экране отображаются все заголовки и основной текст. Можно поменять местами пункты на слайде, переместить слайд целиком с одной позиции в другую и изменить заголовки и основной текст. Перед заголовком каждого слайда стоит номер и значок. Основной текст, включающий до пяти уровней отступов, расположен после каждого заголовка.

Чтобы упорядочить слайды или пункты маркированного списка, выберите значок слайда или маркер, соответствующий тексту, который требуется переместить, и перетащите его в другую позицию.

Рисунок 6. Режим структуры

Режим сортировщика слайдов. - единственный режим, позволяющий просматривать слайды в виде эскизов. По завершении создания и редактирования презентации сортировщик слайдов дает законченную картину всей презентации, упрощая ее реорганизацию, добавление или удаление слайдов и предварительный просмотр эффектов анимации и смены слайдов. Этот режим позволяет оценить вид презентации в целом. В нем на экране в миниатюре отображаются все слайды, следующие один за другим в нужном порядке. Пользователь может увидеть, насколько единообразно построена вся презентация, а также, при желании, переставить один или несколько слайдов в другое место презентации.

7

Рисунок 7. Режим сортировщика слайдов

Режим «Показ слайдов». Этим режимом пользуются для предварительного просмотра, репетиции готовой презентации, а также для реального показа презентации. Показ осуществляется в полноэкранном режиме, как и реальный показ слайдов. В этом режиме презентация демонстрируется в том виде, как она предстанет перед аудиторией. Можно просмотреть, как во время реальной демонстрации будут выглядеть графические объекты, фильмы, анимированные элементы, эффекты смены слайдов, а также проконтролировать время демонстрации.

Рисунок 8. Режим «Показ слайдов»

Режим «Страницы заметок». Область заметок служит для добавления заметок докладчика или сведений для аудитории. Если в заметках должен быть рисунок, добавлять заметки следует в режиме страниц заметок. В данном режиме выделяется панель окна, для

8

внесения заметок докладчика. Этот режим отличается от прочих тем, что для него нет соответствующей кнопки в полосе прокрутки, а войти в него можно лишь из меню «Вид»/«Страницы заметок».

Рисунок 9. Режим «Страницы заметок»

Создание презентации в MS PowerPoint 2003

Для создания презентации необходимо выбрать в меню «Файл» команду «Создать» и перейти на правую панель «Создание презентации».

Рисунок 10. «Создание презентации»

9

Презентацию в Microsoft Power Point можно создать несколькими способами. Например, воспользоваться мастером автосодержания, который на основе полученных ответов создает презентацию требуемого содержания и дизайна. Кроме того, можно создать презентацию на основе шаблона, определяющего дизайн (но не содержание) презентации. И наконец, можно начать с импорта структуры презентации из другого приложения или с пустой презентации, не имеющей ни содержания, ни дизайна. Выбор делается по усмотрению разработчика презентации.

Мастер автосодержания Создание презентации при помощи мастера автосодержания – это самый легкий, но зато

самый стандартизированный способ. Мастер автосодержания запрашивает основные сведения о презентации. При каждом щелчке на кнопке «далее» мастер получает часть нужной ему информации следующего типа.

Вид презентации. В Power Point существует несколько встроенных типов и тем презентаций. таких как Учебный курс, Диплом, Бизнес-план, и т.д.

Рисунок 11. Вид презентации

Способ предъявления и Формат выдачи. Здесь указывается как планируется использовать презентацию, например провести презентацию на экране или в Internet или распечатать в виде рекламных проспектов.

Рисунок 12. Способ предъявления и Формат выдачи

Параметры презентации. Запрашивается информация для титульного слайда, отслеживается дата последнего обновления и т. д.

10

Рисунок 13. Параметры презентации

Результатом работы мастера будет создание пустой презентации, оформленной по определенному шаблону.

Рисунок 14. Результат работы мастера

Шаблоны оформления «Шаблоны оформления» Microsoft PowerPoint – это файлы, содержащий «стили

презентации», (например, размеры маркеров и шрифтов, размеры и положение рамок, параметры оформления фона, цветовые схемы, образец слайдов и дополнительный образец заголовков), которые могут применяться в презентации, чтобы придать ей законченный, профессиональный

11

вид. Они созданы профессиональными дизайнерами и служат для придания всем слайдам презентации единообразного оформления. Каждый из шаблонов имеет определенную цветовую гамму, фон и свою стилистику, содержит разнообразные графические элементы, параметры размера и начертания шрифтов, некоторые специальные эффекты. Некоторые из них выдержаны в совершенно темных тонах, такие, например, как «Ржавый замок" «Мрамор» или «Синий обелиск». Иные – наоборот – практически белые, с минимальным набором оформительских изысков, например «Галстук» или «Рисовая бумага». При работе с презентацией необходимо внимательно отнестись к выбору шаблона оформления, поскольку помимо того, что он может не сочетаться с темой презентации, на нем элементарно могут потеряться вводимый текст или вставляемые графические объекты.

Рисунок 15.Шаблоны оформления

Выбранный шаблон (команда «Оформление слайда» панели «Дизайн слайдов») может применяться ко всем слайдам или только к определенным из них. Кроме того, при оформлении одной и той же презентации могут использоваться несколько типов шаблонов.

Для создания презентации с использованием шаблона оформления в списке «Создать» меню «Файл» нужно выберать пункт «Из шаблона оформления».

Для применения шаблонов оформления к отдельным слайдам , необходимо выделить эскизы этих слайдов (в области «Слайды») и указать нужный шаблон оформления, выбрав команду «Применить к выделенным слайдам».

Новая презентация Выбор варианта «Новая презентация» позволяет создать презентацию с помощью

пустых слайдов. Добавление новыго слайда выполняется с помощью команды «Создать слайд» меню «Вставка», а затем выбирается макет слайда из области «Разметка слайда».

В любой презентации, естественно, первым слайдом должен идти титульный. Если ни один из вариантов пользователя не устраивает или он хочет проявить максимум самостоятельности, то можно закрыть это окно и создавать презентацию "с нуля". Чаще всего делать этого не стоит, поскольку в общем случае чем более автоматизированы операции, тем проще и быстрее создается документ. Поэтому, при всем богатом творческом потенциале докладчика, не стоит пренебрегать встроенными функциями автоматизации, а также возможностями настройки, предлагаемыми PowerPoint.

Когда макет расположения информации на слайде выбран, можно перейти к конструктору дизайна слайда. Там можно выбрать цветовую гамму фона и какой рисунок будет на этом фоне, а также разместить на слайде цветовые схемы и эффекты анимации. Дизайн меняется одним нажатием кнопки, при этом сам текст или другие данные не изменяются. Затем пустующие поля заполняются информацией.

12

Таким же образом создаём остальные слайды презентации. Слайды можно редактировать, менять местами, удалять и дополнять другими. PowerPoint создает файл презентаций, который имеет тип .ppt.

Макеты слайдов

Термин «макет» относится к расположению объектов на слайде. В макетах содержатся рамки, т.е. поля с границами. В эти рамки помещаются заголовки, основной текст или такие объекты, как диаграммы, таблицы и рисунки.

Каждый раз при добавлении нового слайда можно выбрать для него макет в области «Разметка слайда». Данная область содержит большой набор макетов, в том числе и пустой макет.

Рисунок 16. «Разметка слайда»

В Microsoft PowerPoint производится автоматическое изменение макета при вставке объектов, не вписывающихся в исходный макет. Например, при использовании макета только с одной рамкой после размещения таблицы и вставки рисунка вслед за ней макет изменяется, в него добавляется еще одна рамка для рисунка.

Можно менять расположение рамок внутри макета, изменять их размеры, добавлять заливку и границы, можно изменять только рамки колонтитулов или образец выдач. Для согласованности оформления во всей презентации желательно вносить изменения в образцы слайдов. Открыть окно мастера можно выбрав «Образец слайдов» меню «Вид» команда «Образец».

13

Рисунок 17. «Образец»

Цветовые схемы

Цветовая схема состоит из восьми цветов, использующихся при оформлении слайда для цветового выделения фона, текста или отдельных строк, теней, текста заголовка, заливок, акцентов и гиперссылок. Цветовая схема презентации задается в примененном шаблоне оформления.

Рисунок 18. «Цветовые схемы»

Шаблон оформления включает цветовую схему, заданную по умолчанию, а также дополнительные цветовые схемы на выбор, подобранные специально для данного шаблона. Установленный по умолчанию «пустой» шаблон также содержит цветовые схемы.

Цветовую схему можно применить к одному слайду, нескольким выбранным слайдам или ко всем слайдам с помощью команды «Цветовые схемы» панели «Дизайн слайдов».

Цветовую схему можно изменить. Можно изменить цвет любого элемента данного слайда или всех элементов. При изменении цветовой схемы создается новая схема. Она становится

14

частью файла презентации, что облегчает ее дальнейшее применение. При изменении цвета можно выбирать любой цвет из полного набора цветовых настроек.

Фон слайдов презентации

Командой «Фон» меню «Формат» вызывается диалоговое окно, позволяющее разработать авторский дизайн фона для слайдов: как для одного текущего слайда, так и для всей презентации в целом.

Рисунок 19. «Фон слайдов презентации»

На создание фона имеет смысл обратить особое внимание, поскольку предоставляемые

PowerPoint возможности здесь очень широки, а с помощью удачно заданного фона можно сделать презентацию гораздо более выигрышной. Для того чтобы создать интересный фон, надо в этом диалоговом окне открыть список «Заливка фона» и выбрать команду «Способы заливки». Тогда появляется новое диалоговое окно, содержащее четыре панели: «Градиентная», «Текстура», «Узор», «Рисунок».

15

Рисунок 20. «Способы заливки»

Наиболее эффектно и в то же время не раздражающе смотрятся градиентные заливки. К тому же их использование может иметь вполне функциональное предназначение. Если, например, использовать вертикальную градиентную заливку и верхнюю часть слайда сделать более светлой, а затем при движении вниз переходить ко все более и более темному тону, то можно добиться визуального эффекта устойчивости слайда. Если двигаться от заголовка, то можно создать эффект выпуклости или вогнутости слайда с визуальным выделением заголовка. Особый интерес представляет вкладка «Рисунок». С ее помощью можно в качестве фона назначить, например, фотографию презентуемого объекта, или логотип компании.

Добавление текста на слайд

Наиболее простым и используемым способом вставки текста на слайд является ввод его прямо в пустую рамку на слайде. Окруженные пунктирным или штриховым контуром местозаполнители форматируются определенным шрифтом с заданным размером символов, а содержащиеся в них рекомендации по содержимому должны заменяться текстом докладчика. Для ввода в них авторского текста нужно: выделить текст местозаполнителя; заменить его на авторский; затем щелкнуть мышью в любом месте за пределами местозаполнителя.

Чтобы добавить текст вне пустой рамки, можно воспользоваться кнопкой «Надпись» на панели инструментов «Рисование». Текст также можно ввести в автофигуру или оформить текст, добавив графический объект WordArt.

Добавление текста в пустую рамку Чтобы ввести текст в пустую рамку, нужно щелкнуть эту рамку и ввести текст с

клавиатуры. Можно изменить размер и расположение рамки или в любой момент применить автомакет к существующему слайду. Никакие сведения, содержащиеся на слайде, утеряны не

16

будут. В PowerPoint включены 24 автомакета для слайдов. Многие из них содержат пустые рамки для заголовков, обычного текста и маркированных списков.

При наличии нескольких строк текста, не вмещающихся в рамку, автоматически будет предпринята попытка вписать текст в рамку. Чтобы отключить это средство, выберите пункт «Параметры» в меню «Сервис», перейдите на вкладку «Правка» и снимите флажок «По ширине рамки». Если текст начинается в нижней части слайда, вставьте новый слайд и переместите текст на него. В области структуры отображается только текст, введенный в пустые рамки, который можно экспортировать в Word.

Добавление надписи Для размещения текста в любом месте слайда служит кнопка «Надпись» на панели

«Рисование». Надпись является автофигурой, поэтому можно изменить ее заливку, границу, форму или добавить объемный эффект или тень. Можно заменить форму текстового поля на какую-либо автофигуру. Для этого необходимо выбрать это поле, нажать на панели инструментов «Рисование» кнопку «Действия», выбрать команду «Изменить автофигуру».

Добавление текста в автофигуру Чтобы добавить текст в автофигуру щелкните ее и начните ввод текста. Этот текст

остается в ней, и после этого он перемещается и вращается вместе с автофигурой. Текст можно вставить в любую автофигуру, кроме линии, соединительной линии и полилинии.

Если фигура уже содержит текст, новый текст будет добавлен после имеющегося.

Проверка орфографии Наконец, немаловажной функцией, предоставляемой PowerPoint, является проверка

орфографии. Обнаружение орфографических ошибок при проведении презентации не только ставит в неудобное положение докладчика и отрицательно сказывается на его выступлении, но и может вызвать раздражение зрителей до такой степени, что впечатление от презентации из позитивного превратится в негативное. Включить проверку орфографии можно на вкладке «Орфография» и «Стиль» окна «Параметры» меню «Сервис».

17

Рисунок 21. Проверка орфографии

Добавление графического объекта WordArt Текст можно добавить также в виде объекта WordArt, нажав кнопку «Добавить объект

WordArt» на панели инструментов «Рисование». Текст можно помещать в различные фигуры, а также применять к нему оформление, такое как «тень», «наклон», «поворот» и «растяжение». WordArt является графическим объектом и не рассматривается как текст, поэтому, оформление текста не будет показано в области структуры и для него будет невозможна проверка орфографии как для обычного текста.

Вставка рисунка В PowerPoint можно добавить нарисованную фигуру, картинку или рисунок из коллекции

клипов, либо рисунок или сканированную фотографию из другого приложения или папки.

Существует два основных типа рисунков, которые могут использоваться для оформления презентаций Microsoft PowerPoint: графические объекты и рисунки. Графическими объектами называются автофигуры, кривые, линии, полилинии, и объекты WordArt. Эти объекты являются компонентами презентаций PowerPoint. Для их редактирования и применения к ним цветов, узоров, границ и других эффектов в PowerPoint 2003 используется «панель рисования».

Рисунок 22. «Панель рисования»

Рисунками называются изображения, созданные в других приложениях. Для их редактирования используется «панель настройки изображения» и некоторые команды из «панели рисования» ( по аналогии работы с графическими объектами в Microsoft Word).

Рисунок 23. ««Панель настройки изображения»

18

В некоторых случаях для использования команд «панели рисования» необходимо разгруппировать рисунок и преобразовать его в графический объект. Используя инструменты на панели «Настройка изображения», можно обрезать рисунок, изменить его яркость, контраст или цвет и внести другие изменения.

Для добавление импортированного рисунка используется меню «Вставка»,команда «Рисунок» пункт «Из файла».

Анимация текста и рисунков

Анимация – это добавление к тексту или объекту специального видео- или звукового эффекта. Например, можно создать элементы текстового списка, влетающие на страницу слева по одному слову, или добавить звук аплодисментов при открытии рисунка.

Анимация текста, рисунков, звуков, фильмов и других объектов на слайдах подчеркивает различные аспекты содержания, управляет потоком информации, делает презентацию более интересной. Для текста или любого объекта можно задать способ появления на экране, задать поведение текста или объектов при добавлении нового элемента.

Анимационный эффект и их звуковое сопровождение могут быть назначены любому текстовому или графическому объекту, а также автофигуре. При этом свойства эффектов и звуковое сопровождение эффекта назначаются для каждого объекта отдельно.

Эффект проявляется в ходе показа презентации, когда на экране происходит формирование слайда из информационных объектов. Слайд формируется в следующем порядке: первыми появляются все объекты, которым не назначен эффект анимации, затем на слайде появляются объекты с заданным эффектом анимации. Эти объекты появляются в заданной разработчиком последовательности.

Порядок и время показа анимированных объектов можно изменять, а показ можно автоматизировать, чтобы не пользоваться мышью. Можно предварительно просмотреть и, если требуется, изменить общий вид эффектов анимации текста и объектов.

Для назначения эффектов используется панель «Настройка анимации», которая открывается одним из следующих способов:

с помощью команды «Настройка анимации» в меню «Показ слайдов».

с помощью кнопки на панели или в контекстном меню.

19

Рисунок 24. «Панель настройки анимации»

Дла того, чтобы настроить эффекты анимации выделите объект который нужно анимировать и выберите нужный эффект в списке «Добавить эффект» на панели «Настройка анимации».

Рисунок 25. «Настройка анимации»

«Вход» – это объект, у которого анимационный эффект присутствует в момент его появления на слайде. «Выход» – в момент исчезновения, «Выделение» – объект изменяет свои параметры (цвет, размер, и др.). «Пути перемещения» - присвоение сложной траектории перемещения объекту на слайде.

20

Рисунок 26. «Добавление эффекта входа»

Можно так же задать вариант появления эффекта в раскрывающемся списке «Начало». При выборе варианта «После предыдущего» последующая анимация будет показана через заданное количество секунд после предыдущей. Для запуска анимации щелчком по тексту или объекту используется вариант «по щелчку». Вариант «С предыдущей» запускает анимацию нескольких объектов одновременно.

Рисунок 27. «Начало»

Скорость выполнения эффекта задается в списке «Скорость».

Рисунок 28. «Скорость»

Для того, чтобы просмотреть эффекты примененные к объектам отдельного слайда не меняя режима работы с презентацией следует воспользоваться режимом «Просмотр».

Для того, чтобы просмотреть полученный результат в полной мере, в режиме показа слайдов следует воспользоваться режимом «Показ слайдов».

Для быстрого создания простейшей анимации текста нескольких слайдов можно, выделив эти слайда на вкладке «Слайд», применить к ним команду «Эфекты анимации» меню «Показ слайдов».

Просмотреть эффекты анимации и смены слайдов можно с помощью команды «Просмотр анимации» меню «Показ слайдов».

Можно определить эффект определяющего состояние анимированного объекта после его появления. Для этого требуется выбрать эффект в списке «После анимации» на вкладке «Видоизменение» окна «Настройка анимации».

Анимация элементов диаграммы

Анимация элементов диаграммы возможна для диаграммы, созданной в Microsoft Graph или Microsoft Excel.

21

У анимации диаграмм есть некоторые ограничения. Наиболее заметным является то, что она не работает с некотрыми эффектами, такими как «Вылет» и «Выползание». Также вы не можете создать анимацию легенды вместе с рядами данных.

Для того, чтобы было возможно анимировать диаграмму по элементам, нужно ее разгруппировать, так чтобы диаграмма стала набором графических объектов, каждый из которых вы можете анимировать отдельно.

Чтобы разгруппировать диаграмму, достаточно несколько раз повторить операцию «разгруппировки» для данной диаграммы, до тех пор, пока программа PowerPoint не разгруппирует ее до отдельных компонент.

Рисунок 29. Операция разгруппировки

Затем нужно перегрупировать отдельные элементы диаграммы по группам, к которым будет применен единый эффект анимации и настроить анимацию групп.

Добавление музыки, звуков, видео и анимированных рисунков

Музыку, звук или видеоклип можно вставить на слайд с последующим воспроизведением во время показа слайдов с помощью команды «Фильмы и звук» меню «Вставка». Воспроизведение клипа может начинаться либо автоматически при переходе к данному слайду, либо по щелчку значка соответствующего клипа. Чтобы изменить условие запуска клипа или добавить гиперссылку на клип, требуется выберать в меню «Показ слайдов» команду «Настройка действия».

22

Рисунок 30. «Настройка действия»

С помощью команды «Настройка анимации» (меню «Показ слайдов») можно добавить эффекты анимации и изменить параметры воспроизведения. Например, можно установить автоматическое воспроизведение звука или видеоклипа в анимационном эпизоде.

Звук, музыка и видео вставляются как объекты Microsoft PowerPoint. Если в PowerPoint не поддерживаются определенные типы клипов или средства, для воспроизведения файла может потребоваться универсальный проигрыватель. Для воспроизведения звука или видео как объекта универсального проигрывателя выберите в меню «Вставка» команду «Объект», затем выберите вариант «Клип мультимедиа». Этот метод позволит использовать для воспроизведения звука или видео универсальный проигрыватель, установленный в Microsoft Windows. Универсальный проигрыватель воспроизводит мультимедийные файлы и управляет такими устройствами воспроизведения, как приводы компакт-дисков и видеодисков.

Рисунок 31. «Вставка обьекта»

Построение последовательности слайдов

Работа в режиме сортировщика В режиме сортировщика слайдов на экране в миниатюре отображаются сразу все слайды

презентации. Это упрощает добавление, удаление и перемещение слайдов, задание времени показа слайдов и выбор способов смены слайдов. Кроме того, можно просматривать анимацию на нескольких слайдах, выделив требуемые слайды и выбрав команду «Просмотр анимации» в меню «Показ слайдов».

23

Для того чтобы настроить анимацию при смене файлов во время показа необходимо выделить нужные слайды и выбрать команду «Смена слайдов» в меню «Показ слайдов». затем в списке «Эффект» выбрать нужный способ смены слайда.

В режиме сортировщика слайдов нет возможности изменять отдельный слайд, но удобно работать со слайдами всей презентации. Рассмотрим подробнее основные действия со слайдами презентации.

Сортировка слайдов Сортировка слайдов в презентации проводится с целью их выстраивания в нужной

последовательности. Сортировка слайдов осуществляется перетаскиванием слайдов на нужное место.

Копирование слайдов Копирование слайдов в презентации. Копирование слайдов выполняется так же как

копирование любого объекта, с помощью команд «Копировать/Вставить». Также можно скопировать слайд из другой презентации (другого файла). Для копирования слайдов из другой презентации в PowerPoint есть специальная команда «Слайды из файлов» меню «Вставка».

Рисунок 32. «Слайды из файлов»

Назначение эффектов перехода от слайда к слайду в режиме сортировщика осуществляется путем выбора нужного эффекта на панели «Смена слайдов» в списке «Применить к выделенным слайдам».

24

Рисунок 33. «Применить к выделенным слайдам»

Добавление итогового слайда Итоговый слайд – это слайд, определенный для группы слайдов или всей презентации, на

котором в автоматическом режиме собираются все заголовки слайдов группы в виде маркированного списка. При публикации презентации в Интернет итоговый слайд может служить центром гиперссылок. Для создания итогового слайда нужно выполнить следующие действия:

Создать произвольный показ для каждого раздела презентации (команда «Произвольный показ меню» «Показ слайдов»);

Рисунок 34. «Произвольный показ меню» «Показ слайдов»

В режиме сортировщика слайдов выделить первые слайды в каждом новом произвольном показе (с помощью клавиши Ctrl);

25

На панели инструментов «Сортировщик слайдов» нажать кнопку «Итоговый слайд».

Перед первым выделенным слайдом появится новый слайд с маркированным списком, состоящим из заголовком выделенных слайдов;

Для каждого элемента списка на новом слайде создать ссылку на соответствующий произвольный показ;

Установить переключатель в положение «Перейти по гиперссылке», выбрать из списка пункт «Произвольный показ» к которому следует перейти;

Для возвращения на итоговый слайд после последнего слайда произвольного показа нужно установить флажок «Показать и вернуться»;

Рисунок 35. Настройка действия

Рисунок 36. «Произвольный показ»

26

Изменение общего дизайна презентации В режиме сортировщика слайдов можно эффективно обрабатывать группы слайдов.

Процедуры обработки нескольких слайдов сводятся к выделению группы рядом стоящих слайдов и применению к ней требуемых действий.

Например, чтобы изменить фон в группе слайдов, следует выделить эту группу и воспользоваться позицией меню «Фон», определяя требуемые параметры фона.

Точно также можно изменить для отдельных слайдов цветовую схему.

Работая в режиме сортировщика можно воспользоваться кнопкой «Формат по образцу» для того, что бы копировать цветовую схему одного слайда в другой или в целую группу слайдов.

Хронометраж слайд-фильма Время показа презентации складывается из времени показа отдельных слайдов.

Если презентация подготовлена как слайд-фильм для использования на компьютере без управления со стороны человека, тогда для каждого слайда следует определить время его нахождения на экране. Это можно сделать путем указания нужного времени в окне команды «Смена слайда» меню «Показ слайдов» или запустив опцию «Настройка времени» меню «Показ слайдов».

Рисунок 37. «Смена слайда»

В последнем случае запускается презентация и включается счетчик времени. Двигаясь от слайда к слайду вручную через необходимые промежутки времени здесь следует имитировать реальную демонстрацию слайд-фильма, прочитывая или проговаривая, если нужно, сопроводительный текст. Счетчик автоматически фиксирует время нахождения каждого слайда на экране и записывает это в презентацию.

Рисунок 38. Счетчик

В режиме сортировщика слайдов в левом нижнем углу каждого слайда можно видеть плановое время нахождения слайда на экране в случае автоматического режима показа презентации.

27

Рисунок 39. Плановое время нахождения слайда на экране

Создание автоматических презентаций

Последним шагом в подготовке презентации является задание параметров показа презентации. Данные параметры собраны в окне «Настройка презентации».

Рисунок 40. «Настройка презентации»

Здесь определяется:

будет ли демонстрация осуществляться в автоматическом режиме или под управлением докладчика или пользователя;

будет ли демонстрация делаться со звуковым сопровождением или без него;

будут ли использованы назначенные эффекты анимации;

какие слайды включить в показ;

будет ли автоматически повторяться показ слайдов по достижению конца презентации;

будет ли делаться продвижение от слайда в соответствии с назначенным временем.

28

Существует три разных способа показа слайдов. Чтобы выбрать какой-либо из них установите в соответствующее положение переключатель в диалоговом окне «Настройка презентации» (меню «Показ слайдов»).

Управляемый пользователем (окно). В этом случае изображение презентации будет меньшего размера. При управлении демонстрацией пользователем слайды показываются в окне, похожем на окно Internet Explorer. Пользователь перемещается по презентации с помощью управляющих элементов.

При отображении презентации имеются команды смены слайдов, а также команды редактирования, копирования и печати слайдов. В этом режиме переход к другому слайду осуществляется с помощью полосы прокрутки или клавиш PAGE UP и PAGE DOWN. Параллельно может быть запущено другое приложение.

Управляемый докладчиком (полный экран). Обычный способ проведения показа, управляемого докладчиком, когда слайды отображаются в полноэкранном режиме.

В режиме управления демонстрацией докладчиком осуществляется полноценный показ слайдов с использованием всех имеющихся в PowerPoint возможностей. В распоряжении докладчика находится полное управление последовательностью показа слайдов, возможность делать во время показа временные пометки на слайде и другие полезные инструменты.

Ведущий получает полный контроль над презентацией, он может проводить ее вручную или в автоматическом режиме, останавливать ее для записи, замечаний или действий и даже записывать во время презентации речевое сопровождение. Этот режим удобен для показа презентации на большом экране, проведения собрания по сети или вещания презентации.

Автоматический (полный экран). В этом режиме презентация будет проводиться полностью автоматически. Это можно использовать на выставочном стенде или собрании.

Автоматический режим показа предполагает воспроизведение презентации с автоматическим перезапуском, если в течение пяти минут пользователь или докладчик не взаимодействовал с программой. В этом режиме автоматически устанавливается непрерывный цикл показа до нажатия Esc.

При проведении автоматического показа слайдов на выставочном стенде можно запретить использование большинства меню и команд и включить режим циклического показа.

Для подготовки автоматического показа слайдов нужно открыть презентацию, выбрать в меню «Показ слайдов» команду «Настройка презентации» и выбрать вариант «автоматический» (полный экран). При этом автоматически будет установлен флажок «непрерывный цикл до нажатия Esc».

Добавление гиперссылок и управляющих кнопок в презентацию В презентацию можно добавить гиперссылки и использовать их для перехода в разные

места одной презентации, например, к определенному слайду в данной презентации, к совершенно другой презентации, документу Microsoft Word или листу Microsoft Excel, адресу в Интернете и т.д. Гиперссылку можно представить любым объектом, включая текст, фигуры, таблицы, графики и рисунки. Чтобы добавить гиперссылку нужно выделить текст или объект, который должен представлять гиперссылку и выполнить команду «Гиперссылка» в меню «Вставка». Для создания гиперссылки на произвольное место в текущей презентации используется кнопка «Место в этом документе» и указывается слайд из списка или произвольный показ, к которому требуется перейти. Чтобы ввести подсказку, которая будет появляться при наведении указателя мыши на гиперссылку, используют кнопку «Подсказка».

Устанавливая гиперссылку на какой-либо слайд, необходимо добавить также на этот слайд гиперссылку для возврата к исходному слайду.

29

Текст, представляющий гиперссылку, подчеркнут и окрашен цветом, соответствующим цветовой схеме. После выбора гиперссылки и перехода к объекту, на который она указывает, цвет гиперссылки меняется, показывая, что она уже была открыта. Гиперссылки становятся активными во время показа слайдов (а не во время редактирования).

Для представления гиперссылок в слайдах часто используют «Управляющие кнопки». В PowerPoint существуют готовые к использованию управляющие кнопки (пункт «Управляющие кнопки» в меню «Показ слайдов»), которые можно добавить в презентацию, назначив соответствующую гиперссылку. На управляющих кнопках изображены значки, которые служат для создания интуитивно понятных обозначений для перехода к следующему, предыдущему, первому и последнему слайдам. В PowerPoint имеются также управляющие кнопки для воспроизведения фильмов и звуков.

Если на каждый слайд требуется поместить одни и те же управляющие кнопки, их нужно поместить на образец слайдов. Для этого в меню «Вид» нужно указать на команду «Образец» и выбрать пункт «Образец слайдов». Затем в меню «Показ слайдов» указать на команду «Управляющие кнопки» и выбрать требуемую кнопку, например, «Домой», «Назад», «Далее», «В начало», «В конец» или «Возврат». В окне «Настройка действия» задать гиперссылку для перехода.

Особенности и новые возможности MS PowerPoint 2007

Программа Office PowerPoint 2007 дает возможность пользователям быстро создавать

эффектные динамические презентации, обеспечивает интеграцию процесса документооборота и удобного совместного использования этой информации. Усовершенствованный интерфейс пользователя с новыми графическими средствами и средствами форматирования Office PowerPoint 2007 позволяет полностью контролировать процесс создания профессионально оформленных презентаций.

Изменения в интерфейсе приложнния Microsoft Office PowerPoint 2007

Получив пользовательский интерфейс Microsoft Office Fluent и новые средства форматирования и работы с графикой, Office PowerPoint 2007 демонстрирует новый уровень возможностей для создания и оформленния презентаций.

30

Рисунок 41. Интерфейс Microsoft Office Fluent

В Office PowerPoint 2007 новый пользовательский интерфейс Office Fluent, называемый Лентой, заменяет меню, панели инструментов и большинство областей задач из предыдущих версий приложения PowerPoint единым простым и понятным механизмом. Новый пользовательский интерфейс предназначен для повышения производительности работы в PowerPoint. Он облегчает поиск оптимальных функций для вылопнення различных задач, предлагает новые возможности и позволяет повысить эффективность действий пользователя. делает интуитивно понятным создание, просмотр и совместное использование презентаций.

В Office PowerPoint 2007 основные меню и панели инструментов заменены лентой, которая входит в пользовательский интерфейс Office Fluent. Лента предназначена для облегчения поиска нужного элемента. Она состоит из вкладок, которые упорядочены в зависимости от определенных сценариев или объектов. Элементы управления на каждой вкладке упорядочены по нескольким группам. На ленте размещается более разнообразное содержимое, чем в меню или на панелях инструментов, в том числе кнопки, коллекции и содержимое диалоговых окон.

На следующем рисунке приведен пример ленты.

31

Рисунок 42. Пример ленты

Вкладки разработаны для обозначения конкретных задач.

Группы внутри каждой вкладки разбивают задачу на подзадачи.

Кнопки в каждой группе отображают команду или группу команд.

В дополнение к стандартному набору вкладок, расположенных на ленте при запуске Office PowerPoint 2007, существует два других вида вкладок, которые появляются в интерфейсе по мере необходимости для выполняемой в настоящее время задачи.

Контекстные инструменты. Контекстные инструменты позволяют работать с выделяемыми на странице объектами, такими как таблица, рисунок или документ. После выбора объекта рядом со стандартными вкладками появляется подходящий набор контекстных вкладок, выделяющийся цветом.

Рисунок 43. Работа с рисунками

Рисунок 44. Формат

На рисунке цифрами обозначены

Выбор объекта в презентации.

32

Названия соответствующих контекстных инструментов выделяются цветом, а контекстные вкладки отображаются рядом со стандартным набором вкладок.

Контекстные вкладки предоставляют элементы для работы с выбранным объектом.

Стандартная вкладка на ленте.

Вкладки приложения. Вкладки приложения замещают стандартный набор вкладок после переключения в специальные режимы создания или представления, такие как «Образец слайдов», «Образец выдач», «Образец заметок» и, как в этом примере, «Предварительный просмотр».

Рисунок 45. «Предварительный просмотр»

Панель быстрого доступа. Панель быстрого доступа предоставляет быстрый доступ к часто используемым средствам и по умолчанию расположена вверху окна приложения PowerPoint. Можно настраивать панель быстрого доступа, добавляя в нее команды.

Рисунок 46. Панель быстрого доступа

Кнопки вызова диалоговых окон. Кнопки вызова диалоговых окон — это маленькие

значки, которые отображаются в некоторых группах. Щелкнув кнопку вызова диалогового окна можно открыть связанное диалоговое окно или область задач, предоставляющие дополнительные параметры, относящиеся к данной группе.

Рисунок 47. Кнопки вызова диалоговых окон

33

Быстрое изменение дизайна презентации Office PowerPoint 2007

Темы и экспресс-стили Темы позволяют одним щелчком изменить компоновку и форматирование всей

презентации. При изменении темы презентации изменяется не только цвет фона, но и цвет диаграмм, таблиц, графиков и шрифтов и даже стиль маркера списков. Применяя тему, можно быть уверенным, что вся презентация получит более профессиональный и согласованный стиль.

В приложении Office PowerPoint 2007 предусмотрены новые темы с широким диапазоном параметров для форматирования презентаций. Раньше форматирование презентаций занимало больше времени, поскольку приходилось выбирать цвет и параметры стиля отдельно для таблиц, диаграмм и графиков, чтобы они подходили друг другу. Темы упрощают процесс создания профессиональных презентаций. Достаточно выбрать нужную тему в приложении PowerPoint 2007 и все перечисленные элементы (фон, текст, графика, диаграммы и таблицы) оформляются в едином стиле – стиле выбранной темы. Кроме того, есть возможность применения той же темы презентации к документу приложения Microsoft Office Word 2007 или листу приложения Microsoft Office Excel 2007.

Примеры разных тем, примененных к одним и тем же объектам

Рисунок48. Примеры тем

После применения темы к презентации соответственно изменяются и коллекции экспресс-стилей. В результате любые новые рисунки SmartArt, таблицы, диаграммы, объекты WordArt и

34

текст, вставляемые в презентацию, автоматически соответствуют существующей теме. С гармонирующими цветами темы весь материал выглядит согласованно и профессионально.

Пользовательские макеты слайдов Макеты применяются для упорядочения объектов и текста на слайде. Макет является

частью образца слайдов, представляющей информацию о расположении элементов слайда. Макеты содержат прототипы, которые, в свою очередь, содержат текст (например, заголовки и маркированные списки) и другие элементы слайда: рисунки SmartArt, таблицы, диаграммы, рисунки, фигуры и клипы.

В приложении Office PowerPoint 2007 пользователь не ограничен типовыми макетами. Теперь можно создавать пользовательские макеты, содержащие необходимое количество прототипов: диаграммы, таблицы, фильмы, рисунки, рисунки SmartArt, клипы и слайды из нескольких наборов образцов слайдов с пользовательскими макетами для различных тем слайда. Прототипы нельзя добавлять прямо на слайд, но в то же время текст и прототипы объектов можно добавлять в макет или на образец слайдов. Можно также сохранять настроенные и созданные макеты.

Сами макеты только определяют расположение и форматирование содержимого, которое впоследствии отобразится на слайде.

Приложение Microsoft Office PowerPoint 2007 содержит несколько встроенных стандартных макетов.

Рисунок 49. Стандартные макеты

Стандартные макеты приложения Office PowerPoint 2007 имеют сходство с макетами приложения PowerPoint 2003 и более ранних версий.

Пользовательские макеты можно создавать для многократного применения с указанным количеством, размером, расположением рамок и фоновым содержимым, а также необязательными свойствами уровня слайда и прототипа. Также можно распространять пользовательские макеты, входящие в шаблон, чтобы не тратить время на копирование и вставку старых макетов в новые слайды или удаление содержимого старого слайда, который нужно заполнить новым содержимым.

35

Можно создавать новые пользовательские макеты, соответствующие конкретным корпоративным требованиям.

Для создания пользовательского макета можно применять следующие текстовые и объектные прототипы.

Содержимое

Текст

Рисунок

Диаграмма

Таблица

Схема

Клип мультимедиа

Клип

На приведенной ниже диаграмме представлены все элементы макета, которые можно добавлять на слайд приложения Office PowerPoint 2007.

Рисунок 10. Элементы макета Office PowerPoint 2007

Презентация содержит один или несколько образцов слайдов. Каждый образец слайдов содержит один или несколько макетов, вместе образующих «шаблон оформления». Каждый шаблон содержит сведения для темы (такие как цвета, спецэффекты, шрифты, фоновый стиль слайда), а также сведения по умолчанию, описывающие способ применения данной темы и форматирования к содержимому слайдов.

Новые и улучшенные эффекты Можно добавлять в презентацию приложения Office PowerPoint 2007 эффекты, такие как

тень, отражение, свечение, сглаживание, искривление, багетная рамка, поворот объемной фигуры, рисунки SmartArt, таблицы, текст и объекты WordArt.

Добавление и удаление заливки и эффекта в рисунок SmartArt Раньше для создания диаграмм с дизайнерским качеством могла потребоваться помощь

профессионального дизайнера. Однако полученные от него диаграммы были бы сохранены в виде изображений, не подлежащих редактированию. Теперь рисунки SmartArt позволяют без усилий и помощи профессионального дизайнера создавать изменяемые иллюстрации к сведениям в презентации приложения Office PowerPoint 2007.

36

В PowerPoint 2007 можно изменять цвет заливки рисунков SmartArt, можно создавать фигуры, отображаемые с границами и глубиной, а также фигуры, которые вращаются в трехмерном пространстве.

Рисунок SmartArt может быть двухмерным и трехмерным. Можно редактировать текст и изменять формат любой отдельной фигуры, однако изменять положение или размер фигур можно только в двухмерном пространстве.

Рисунок 51. Рисунок SmartArt

Для переключения между плоским и объемным режимами в контекстных инструментах «Работа с рисунками SmartArt» на вкладке «Формат» в группе «Фигуры» используется кнопка «Двумерное редактирование». Кнопка «Двумерное редактирование» временно разблокирует рисунок SmartArt для редактирования, таким образом становится возможным перемещать и изменять размеры фигур. Однако трехмерные эффекты остаются примененными к рисункам SmartArt и появляются вновь при повторном нажатии кнопки «Двумерное редактирование».

Рисунок 52. «Двумерное редактирование»

Для добавления или изменения заливки в фигурах рисунка SmartArt используется функция «Заливка фигуры» в контекстном инструменте «Работа с рисунками SmartArt» на вкладке «Формат» в группе «Стили фигур».

Рисунок 53. «Стили фигур»

Можно изменить цвет, который не входит в цвета темы рисунка SmartArt, использовать заливку рисунком, градиентную или текстурную заливку для отдельных компонентовю.

37

Рисунок 11. Примеры заливки рисунков

Применение эффекта к фигуре рисунка SmartArt Добавить профессиональную комбинацию эффектов в рисунок SmartArt легче и быстрее

всего при помощи экспресс-стилей, которые включают границы, тени, стили линий, градиенты и трехмерные перспективы. Экспресс-стили можно применять к рисункам SmartArt целиком или к отдельным фигурам. Экспресс-стили для отдельных фигур называются стилями фигур, а экспресс-стили для целых рисунков SmartArt называются стилями SmartArt. И экспресс-стили, и стили фигур отображаются в эскизах в коллекции. При наведении указателя мыши на эскиз становится видно, как меняется экспресс-стиль или стиль фигуры в рисунке SmartArt или фигуре.

Рисунок 12. Применение эффектоа к фигурам рисунков SmartArt

38

Для настройки цветов свечения используют команду «Другие цвета свечения».

Рисунок 56. «Другие цвета свечения»

Можно создавать пользовательские эффекты как для всего рисунка, так и для его текста, путем соединения нескольких отдельных эффектов.

Новые параметры текста В PowerPoint 2007 можно создавать презентации с широким диапазоном возможностей

форматирования текста, включая перенос текста в пределах фигуры, текст в столбцах или отображающийся на слайде вертикально, а также линейки на уровне параграфа. Теперь можно также выбрать и разрывной текст.

Новые стили символов предоставляют дополнительный выбор для текста. В добавление ко всем стандартным стилям из предыдущих версий приложения PowerPoint в приложении Office PowerPoint 2007 есть стили «Все прописные» и «Малые прописные», «Зачеркивание» и «Двойное зачеркивание», «Двойное подчеркивание» и «Цветное подчеркивание». К тексту добавляются: заливки, линии, тени, свечение, кернинг и объемные эффекты.

Дополнительные параметры таблиц и диаграмм

В приложении Office PowerPoint 2007 таблицы и диаграммы были модернизированы, чтобы облегчить редактирование и работу с ними. На ленте есть много легкодоступных параметров для редактирования таблиц и диаграмм.

Работа с таблицами. В пакете Выпуск 2007 системы Microsoft Office функции таблиц значительно

расширились. Теперь намного проще повторно использовать таблицы из программ Microsoft Office Word 2007 или Microsoft Office Excel 2007 в презентации Microsoft Office PowerPoint 2007. После создания и оформления таблицы в Office Word 2007 или Office Excel 2007 можно вставить ее в презентацию Office PowerPoint 2007, не настраивая вид или оформление таблицы. После

39

добавления таблицы в презентацию можно использовать ее новые свойства, имеющиеся в Office PowerPoint 2007, чтобы быстро изменить стиль таблицы или добавить эффект.

Для работы с таблицами используют вкладки «Конструктор» и «Макет» конктекстного инструмента «Работа с таблицами».

Рисунок 13. Конструктор» и «Макет» конктекстного инструмента «Работа с

таблицами»

Коллекции экспресс-стилей представляют все эффекты и параметры форматирования, требующиеся для создания профессионально выполненных таблиц и диаграмм. Усовершенствован процесс вырезания и вставки данных, диаграмм и таблиц из приложения Microsoft Office Excel 2007.

Работа с диаграммами В приложении Office PowerPoint 2007 предусмотрено множество различных типов

диаграмм и графиков. Добавить диаграмму или график в презентацию можно двумя способами.

Можно «внедрить» диаграмму в презентацию При внедрении данных из диаграммы в PowerPoint эту информацию можно редактировать в приложении Office Excel 2007, а лист будет сохраняться в файле PowerPoint.

Можно «вставить» в презентацию диаграмму Excel и связать ее с данными в приложении Office Excel 2007. При копировании диаграммы из приложения Office Excel 2007 и ее вставке в презентацию данные в диаграмме связываются с листом Excel. Если нужно изменить данные в диаграмме, необходимо внести изменения в связанный лист в приложении Office Excel 2007. При этом Лист Excel — это отдельный файл, и он не сохраняется вместе с файлом PowerPoint.

Если на компьютере не установлено приложение Microsoft Office Excel 2007, использование расширенных возможностей по построению диаграмм в приложении PowerPoint 2007 системы Microsoft Office невозможно. Если при создании новой диаграммы в приложении Microsoft Office PowerPoint 2007 приложение Office Excel 2007 недоступно, открывается Microsoft Graph. Отображается диаграмма со связанными данными в таблице, которая называется таблицей данных. В эту таблицу можно вводить данные вручную, импортировать данные из текстового файла или вставлять данные, скопированные из другой программы.

40

Рисунок 14. Диаграмму Excel

Множество инструментов для работы с диаграммами собраны на вкладках «Конструктор», «Макет» и «Формат» конктекстного инструмента «Работа с диаграммами».

Рисунок 59. Вкладки «Конструктор», «Макет» и «Формат» конктекстного

инструмента «Работа с диаграммами»

Средства проверки правописания

Все новые возможности Microsoft Office 2007 в области проверки орфографии стали более совместимыми и доступны в больщенстве приложений, в том числе и в PowerPoint. Некоторые параметры средства проверки орфографии стали общими. Если изменить такой параметр в одном приложении Office, он изменится во всех остальных приложениях Office. Все приложения могут

41

использовать и управлять общими вспомогательными словарями с помощью одного диалогового окна. Средство проверки орфографии приложений Microsoft Office 2007 включает новый французский словарь.

При первом использовании какого-либо языка для него автоматически создается словарь исключений. Словари исключений дают команду средству проверки орфографии помечать слова, которые не нужно использовать. Они удобны для исключения неприличных слов или слов, не соответствующих руководству по стилю.

Средство проверки орфографии может найти и пометить некоторые контекстные орфографические ошибки. В приложении Office PowerPoint 2007 можно включить параметр «Использовать контекстную проверку орфографии» для поиска и исправления ошибок этого типа. Данный параметр доступен при проверке орфографии в документах на английском, немецком и испанском языках.

Режим докладчика

Нововведения PowerPoint 2007 для режима докладчика включают следующие средства для облегчения предоставления сведений.

Использование эскизов для выбора слайдов из их последовательности и создания настраиваемой презентации.

Предварительный просмотр текстовых показов (например, нового слайда или следующего маркера в списке), которые будут выведены на экран следующим щелчком мыши.

Отображение заметок докладчика крупным и четким шрифтом, чтобы они могли служить сценарием презентации.

Возможность затемнить экран во время презентации, а затем продолжить с того места, где она была остановлена. Например, нет необходимости в отображении содержимого слайдов во время перерыва или ответов на вопросы.

Использовании двух мониторов При этом можно запустить презентацию приложения Office PowerPoint 2007 на одном мониторе (например, на сцене), а зрители будут видеть ее на другом мониторе.

Эффективное совместное использование сведений

В предыдущих версиях приложения PowerPoint большой размер файлов затруднял совместное использование содержимого или отправку презентаций по электронной почте. Кроме того, не гарантировалась надежность при совместном использовании презентаций пользователями с различными операционными системами.

Теперь при необходимости можно применять многочисленные существующие способы совместного использования презентаций, создания рабочих процессов для утверждения и рецензирования или совместной работы с людьми в Интернете, не использующими приложение Office PowerPoint 2007.

Библиотеки слайдов

В приложении Office PowerPoint 2007 имеется возможность совместного и повторного использования содержимого слайдов путем хранения отдельных файлов слайдов в централизованной библиотеке слайдов на сервере с приложением Microsoft Office SharePoint Server 2007. Благодаря хранению содержимого в библиотеке слайдов менее острой становится проблема обновления содержимого, поскольку существующее содержимое легко переориентировать.

42

При использовании библиотек слайдов можно убедиться в актуальности содержимого, связывая слайды презентации со слайдами, хранящимися на сервере. Если версия на сервере изменится, будет выведено предложение обновить слайды.

Форматы файлов PowerPoint XML

Форматы файлов PowerPoint XML сжаты, поэтому имеют существенно меньший размер, что позволяет снизить требования к объему хранилища и пропускной способности. Сегментированное хранение данных в форматах файлов Office XML помогает при восстановлении поврежденных документов, поскольку повреждение одной части документа не мешает открытию остальной его части.

Приложение Office PowerPoint 2007 поддерживает экспорт файлов в следующие форматы.

Portable Document Format (PDF) PDF — это электронный формат файлов с фиксированным макетом, сохраняющий форматирование документов и поддерживающий совместное использование файлов. Формат PDF гарантирует, что при просмотре файла в Интернете или при печати его формат полностью сохранится и что данные файла нельзя с легкостью изменить. Формат PDF также можно использовать для документов, которые будут размножены с помощью методов профессиональной печати.

XML Paper Specification (XPS) XPS — это электронный формат файлов, сохраняющий форматирование документов и поддерживающий совместное использование файлов. Формат XPS гарантирует, что при просмотре файла в Интернете или при печати его формат полностью сохранится и что данные файла нельзя с легкостью изменить.

43

Особенности и новые возможности MS PowerPoint 2010

Microsoft Office PowerPoint 2010 – это средство для создания презентаций с массой функций для их улучшения. В среде этого приложения можно создать презентацию и добавить в нее самые разнообразные объекты (рисунки, таблицы, диаграммы, фигуры, эффектный текст). Все нововедения Office 2010 о которых говорилось ранее, при рассмотрении приложений Word 2010 и Excel 2010 присутствуют и в PowerPoint 2010. В связке с приложением Office Communicator можно редактировать документ в режиме on-line, а также общаться между собой, не выходя из PowerPoint. С помощью новых функций программы личную презентацию можно легко разместить в Интернете или преобразовать в высококачественный видеоматериал для отправки друзьям или на работу. С помощью интуитивно понятного, ленточного интерфейса в который вернулся прункт меню Файл, легко овладеть всеми навыками работы в программе.

Основные изменения интерфейса в PowerPoint 2010

Power point 2010 унаследовала от Office 2010 все нововведения в области интерфейса. К ним относятся:

Ленточная организация интерфейса.

Рисунок 60. Ленточная организация интерфейса

Меню Backstage view, Вкладки меню представленны в левой части экрана, а их содержимое занимает всю правую часть. Сделано это для сокращения количества окон, открытие которых необходимо для выполнения той или иной операции.

Рисунок 61. Меню Backstage view

Меню Backstage - это центр работы с самим файлом, в отличие от остальных элементов приложения, предназначенных для работы с документом - содержимым файла. Здесь собраны

44

все инструменты, так или иначе связанные с файлом - просмотр сведений об открытом файле, сохранение изменений, создание нового документа, общий доступ, печать и справка.

С помощью Backstage view делается попытка логически объединить функционал, ранее разбросанный по самым разным окнам, меню и панелям инструментов. Так, на вкладке Сведения можно просмотреть информацию о документе, изменить его метаданные, установить разрешения, подготовить к распространению или просмотреть доступные версии.

Рисунок 62. Вкладка Сведения

Вкладка - Печать. В ней объединено всё, связанное с печатью, - от формата и границ страницы до номеров печатаемых страниц. И тут же, сбоку, размещается Print Preview - для просмотра того, как будет выглядеть ваш документ на выходе из принтера.

45

Рисунок 6315. Вкладка - Печать

Просмотр при вставке (Paste Preview). Это самая часто используемая функция в продуктах Office, которая так или иначе присутствует во всех приложениях пакета. Paste Preview призван визуализировать процесс вставки и предельно упростить его. Paste Preview - это предпросмотр вставки, который помогает вам оценить, как будет выглядеть документ, если вы ее произведете тем или иным образом. Стоит лишь навести указатель мыши на соответствующий пункт, как документ изменится в соответствии с содержимым буфера обмена и выбранным режимом. Так, переходя от пункта к пункту, можно выбрать подходящий режим и, остановившись на нем, применить нажатием левой кнопки мыши. Стоит отметить, что само контекстное меню в режиме предпросмотра становится полупрозрачным, и не заслоняет собой содержимое документа.

46

Рисунок 6416.Просмотр при вставке (Paste Preview)

Снимок экрана. Данная функция присутствует на вкладке «Вставка» в группе «Иллюстрации» во всех приложения Office.

Возможности работы с видео в PowerPoint

Microsoft значительно улучшила возможности работы с видео в PowerPoint. Сразу же после вставки в презентацию видеофайла появляется видеорегулятор, который постоянно присутствует в в режиме редактирования, а в режиме показа слайдов в упрощенном виде появляются при наведении указателя на область с видео. Таким образом, презентатор может во время демонстрации приостанавливать, перематывать видео или отключать у него звук.

47

Рисунок 6517. Видео в PowerPoint

Для редактирования видео предусмотрено две вкладки – Формат, сильно изменившаяся по сравнению с PowerPoint 2007, и абсолютно новая вкладка Воспроизведение. Рассмотрим их по порядку.

Вкладка «Формат» (Format) предназначена для редактирования видео. И не просто редактирования - а наложения эффектов! Действительно, теперь практически любые эффекты из тех, что были раньше доступны для применения только к изображениям, доступны и для видео. Так отсюда можно настроить яркость и контрастность видео (Corrections), цветовую гамму (Color), или добавить тени, поворот, рамку, отражения, или добавить стили.

Все эффекты, вплоть до 3D, будут сохраняться при воспроизведении видео в режиме просмотра слайдов.

Другими словами, все то, что было возможно сделать в Office 2007 с изображением, теперь доступно для видео, что создает широкий простор для творчества.

Еще одна полезная функция - добавление постера (Poster Frame - Заставка). Под постером здесь следует понимать изображение, которое выводится на месте видео до начала его воспроизведения (которое, как и всегда в PowerPoint, может начаться далеко не сразу, а лишь после определенной последовательности действий). Выступать в качестве постера может как отдельное изображение, так и один из кадров видео - который отображается в данный момент (Current Frame).

48

Рисунок 6618. Коррекция текущего файла

49

Наконец, кнопкой Востановить макет можно сбросить все примененные к видео изменения.

На вкладке Воспроизведение – собраны возможности, касающиеся воспроизведения видео. Появилась возможность добавления к видео закладок (Bookmarks). Выбрав в видео нужный кадр и нажав Добавить закладку, можно зафиксировать его на полосе прокрутки. Закладка будет видна в том числе и в режиме показа слайдов - так что при необходимости без затруднения можно обратиться к нужному месту.

Рисунок 6719. Добавить закладку

Но этим функции закладок не исчерпываются. Настоящая их ценность проявляется в том, что к закладке можно привязать любое другое действие в презентации. Другими словами, любая анимация - будь то появление текста, диаграмм, изображений - может быть настроена на появление в определенный момент при воспроизведении видео.

Далее на вкладке Воспроизведение располагается пункт Монтаж Видео позволяющий обрезать видео. Удобные ползунки, легко "прилипающие" к индикатору текущего кадра, а также возможность установки времени начала и конца вручную - ценные инструменты, которые позволяют вам оставить нужную для презентации части видео, не прибегая к сторонним приложениям.

50

Рисунок 68. Монтаж Видео

Наконец, в разделе Длительность угасания можно можете выставить время появления и исчезновения видео. Так, Появление задает время, на протяжении которого видео с момента воспроизведения будет плавно переходить из вышеупомянутого постера в собственно видео, а Исчезновение - время до конца видео, когда оно начнет плавно переходить обратно в постер.

В PowerPoint 2010 Microsoft реализовала поддержку таких служб, как YouTube и MSN Video. Выбрав во вставке пункт Video from Web Site и введя соответствующий HTML-код ролика, можно выбрать месторасположение и размер плеера соответствующей службы.

Кроме того, Microsoft заявляет о расширении поддержки видеокодеков в PowerPoint, хотя список поддерживаемых кодеков и будет варьироваться в зависимости от операционной системы. В любом случае, пользователям Windows 7 и вовсе не стоит об этом беспокоиться - как известно, новая операционная система поддерживает большое число современных форматов, в том числе H.264.

Если же вставленные в презентацию мультимедиа файлы (включая видео) слишком велики для сохранения, то их можно сжать, не выходя из PowerPoint. В меню Файл – Сведения доступен пункт Сжать файлы мультимедиа, где представлены три опции сжатия, от которых зависит качество сжатого файла - от высокого для проведения презентации до самого низкого с целью ее передачи по электронной почте.

51

Рисунок 6920. Сжать файлы мультимедиа

Даже по такому беглому осмотру видно, насколько разнообразились возможности работы с видео в PowerPoint 2010. Очевидно, что PowerPoint начинает новую эру - где видео используется не "по необходимости", а наравне с изображениями, делая презентации динамичнее, интереснее, эффектнее!

Анимация в Microsoft PowerPoint 2010

Добавление анимации к объектам PowerPoint 2010 производится не из боковой панели, которая в Office 2007 была неизменна со времен PowerPoint 2003, а с самой ленты, вкладки «Анимация».

Рисунок 70. Анимация»

Группа «Расширенная анимация». В PowerPoint 2010 есть возможность применять к объекту две анимации. Все элементы группы «Расширенная анимация» предназначены для

52

настройки параметров второй примененной анимации, а именно: время появления и исчезновения, продолжительность, звук при проигрывании анимации и т.д.

В PowerPoint 2010 увеличилось число различных эффектов переходов. Наиболее красивые из них Ripple (смена кадров волной на воде), Glitter, Shred Vortex.

Другая интересная возможность, призванная сократить время на настройку анимации – Анимация по образцу . Функция работает так же, как Формат по образцу для текста - нажав Анимация по образцу, вы можете применить анимацию выделенного объекта к любому другому объекту.

Трансляция презентации через Интернет

Не меньшее впечатление производит и другое нововведение PowerPoint 2010 - трансляция презентации через Интернет. Функция Широковещательный показ слайдов, расположенная на вкладке Показ слайдов , позволяет в режиме реального времени транслировать презентацию в сеть, одновременно проводя ее и локально.

Рисунок 71. Трансляция презентации в сеть

Технология использует службу PowerPoint Broadcast Service, работающую с Windows Live. После указания Windows Live ID докладчика будет сгенерирована уникальная гиперссылка, по которой возможно получить доступ к трансляции; ссылку можно скопировать и передать лично или, выбрав Send in Email, отослать по почте.

Технология использует веб-службу, то есть часть работы обрабатывается сервером. Для получателя презентации не только смена кадров, но анимация, эффекты, графика - все это воспроизводится достаточно гладко, что неотличимо от локального показа слайдов. Для докладчика тоже идет самый обычный полноэкранный показ слайдов. Если его прервать, то можно начать показ слайдов сначала, продолжить его или же приостановить вещание .

53

Рисунок 72. Широковещательный показ слайдов

Таким образом, в PowerPoint 2010 работать с презентациями стало еще проще, а масса нововведений дает возможность превратить презентацию в шедевр офисного дела.

54

Оглавление

Основы работы с редактором презентаций MS PowerPoint 2003 ____________ 2

Окно приложения PowerPoint 2003 __________________________________________________________ 2

Режимы работы в PowerPoint ___________________________________________ 3

Создание презентации в MS PowerPoint 2003 _________________________________________________ 8 Мастер автосодержания _________________________________________________________________________ 9 Шаблоны оформления __________________________________________________________________________ 10 Новая презентация _____________________________________________________________________________ 11

Макеты слайдов _________________________________________________________________________ 12

Цветовые схемы _________________________________________________________________________ 13

Фон слайдов презентации ________________________________________________________________ 14

Добавление текста на слайд _______________________________________________________________ 15 Добавление текста в пустую рамку ________________________________________________________________ 15 Добавление надписи ___________________________________________________________________________ 16 Добавление текста в автофигуру __________________________________________________________________ 16 Проверка орфографии __________________________________________________________________________ 16 Добавление графического объекта WordArt ________________________________________________________ 17 Вставка рисунка ________________________________________________________________________________ 17

Анимация текста и рисунков ______________________________________________________________ 18

Анимация элементов диаграммы __________________________________________________________ 20

Добавление музыки, звуков, видео и анимированных рисунков _______________________________ 21

Построение последовательности слайдов ___________________________________________________ 22 Работа в режиме сортировщика __________________________________________________________________ 22

Сортировка слайдов __________________________________________________________________________ 23 Копирование слайдов _________________________________________________________________________ 23 Добавление итогового слайда __________________________________________________________________ 24 Изменение общего дизайна презентации ________________________________________________________ 26 Хронометраж слайд-фильма ___________________________________________________________________ 26

Создание автоматических презентаций _____________________________________________________ 27 Добавление гиперссылок и управляющих кнопок в презентацию ______________________________________ 28

Особенности и новые возможности MS PowerPoint 2007 ___________________ 29

Изменения в интерфейсе приложнния Microsoft Office PowerPoint 2007 _________________________ 29

Быстрое изменение дизайна презентации Office PowerPoint 2007 ______________________________ 33 Темы и экспресс-стили __________________________________________________________________________ 33 Пользовательские макеты слайдов _______________________________________________________________ 34 Новые и улучшенные эффекты ___________________________________________________________________ 35

Добавление и удаление заливки и эффекта в рисунок SmartArt ______________________________________ 35 Применение эффекта к фигуре рисунка SmartArt __________________________________________________ 37

Новые параметры текста ________________________________________________________________________ 38

Дополнительные параметры таблиц и диаграмм ____________________________________________ 38 Работа с таблицами. ____________________________________________________________________________ 38 Работа с диаграммами __________________________________________________________________________ 39

Средства проверки правописания __________________________________________________________ 40

Режим докладчика ______________________________________________________________________ 41

55

Эффективное совместное использование сведений __________________________________________ 41

Библиотеки слайдов _____________________________________________________________________ 41

Форматы файлов PowerPoint XML __________________________________________________________ 42

Особенности и новые возможности MS PowerPoint 2010 ___________________ 43

Основные изменения интерфейса в PowerPoint 2010 _________________________________________ 43

Возможности работы с видео в PowerPoint __________________________________________________ 46

Анимация в Microsoft PowerPoint 2010 _____________________________________________________ 51

Трансляция презентации через Интернет ___________________________________________________ 52