Управление поручениями и задачами при помощи системы...
DESCRIPTION
Презентация ИТ-решения M-Files для эффективного управления поручениями и задачами в организации.TRANSCRIPT
![Page 1: Управление поручениями и задачами при помощи системы M-Files](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022051212/5599abda1a28abeb498b4809/html5/thumbnails/1.jpg)
M-Files TMSУправление задачами и
поручениями
Артем Шпаченко, M-Files / FTS
![Page 2: Управление поручениями и задачами при помощи системы M-Files](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022051212/5599abda1a28abeb498b4809/html5/thumbnails/2.jpg)
Ключевыепреимущества
Единая корпоративная среда для учета всех заданий и связаннойинформации (документы, другие типы записей и т.д.)
Регистрация заданий с учетом различных характеристик: Личные задачи, поручения, собрания
Процессные и проектные
Разовые и периодические
Индивидуальные и групповые
Создаваемые вручную и автоматически
Регистрация отсутствий (отпуска, болезни и т.д.) сотрудников с цельюпредоставления доступа к задачам их заместителям на период отсутствия
Регистрация запросов от сотрудников, требующих реагирования иинициации новых заданий (включая анонимные запросы)
Доступ к задачам и связанной информации с любых аппаратных устройств
Полная статистика по заданиям в срезе ответственных лиц,подразделений, процессов, проектов, факту выполнения и т.д.
![Page 3: Управление поручениями и задачами при помощи системы M-Files](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022051212/5599abda1a28abeb498b4809/html5/thumbnails/3.jpg)
Факторы повышенияэффективности с M-Files
Встроенные рабочие процессы по управлению заданиями исоответствующие функции (делегирование, перенос на будущийпериод, утверждение выполнения и возврат на доработку)
Персональное планирование в срезе недели и конкретного дня, попроектам и процессам, а также мониторинг задач, поставленных другихсотрудникам
Автоматический учет задач, выполненных в срок и с его нарушением, атакже расчетный индекс точности выполнения задач по каждомусотруднику
Автоматически сохраняемые данные, такие как фактическая датаначала и завершения задачи, количество откладываний и доработок,цепочка делегирования задания и др.
Подсказывающие сигнальные сообщения о наступлении крайнего срокасегодня, опозданием с выполнением задачи и т.д.
![Page 4: Управление поручениями и задачами при помощи системы M-Files](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022051212/5599abda1a28abeb498b4809/html5/thumbnails/4.jpg)
Доступ к системе осуществляется через Проводникоперационной системы Windows (Windows Explorer).
Вся работа в системе осуществляется только в одномокне, а сходство с Проводником обеспечиваетлегкость изучения программного решения
![Page 5: Управление поручениями и задачами при помощи системы M-Files](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022051212/5599abda1a28abeb498b4809/html5/thumbnails/5.jpg)
Задачи сгруппированы по различным критериям вдинамических папках (представлениях) для удобствапользователя.
Каждая такая папка представляет собой выборку данныхпо фильтру (к примеру, папка На ближайшие семь днейотображает невыполненные задачи, плановая датаначала которых охватывается одной неделей)
![Page 6: Управление поручениями и задачами при помощи системы M-Files](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022051212/5599abda1a28abeb498b4809/html5/thumbnails/6.jpg)
Сортировка задач, отображаемых в представлении,может осуществляться по любому полю.
Значение крайнего срока может указыватьсявручную постановщиком задачи или формироватьсяавтоматически, исходя из корпоративных правил посрокам выполнения различных типов задач
![Page 7: Управление поручениями и задачами при помощи системы M-Files](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022051212/5599abda1a28abeb498b4809/html5/thumbnails/7.jpg)
Создание нового задания осуществляется из меню в левомверхнем углу экрана с выбором соответствующего класса(разовая задача, периодическая задача, собрание илизадача процесса).
Крайний срок может указываться вручную илиустанавливаться автоматически системой, исходя извнутренних правил по длительности выполненияотдельных типов задач
![Page 8: Управление поручениями и задачами при помощи системы M-Files](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022051212/5599abda1a28abeb498b4809/html5/thumbnails/8.jpg)
Все поручения отображаются в представлениидля персонального планирования ответственнымза их выполнение.
Задание также может быть принято в работу,делегировано другому сотруднику или отложено
![Page 9: Управление поручениями и задачами при помощи системы M-Files](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022051212/5599abda1a28abeb498b4809/html5/thumbnails/9.jpg)
При делегировании указывается новыйответственный за выполнение задачи ивыполняется действие Делегировать.
Возможность делегирования предусмотрена длялюбых типов задач, включая персональные
![Page 10: Управление поручениями и задачами при помощи системы M-Files](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022051212/5599abda1a28abeb498b4809/html5/thumbnails/10.jpg)
Задачи могут быть не только индивидуальными,но и групповыми – количество ответственных лицдля указания в карточке не ограничено
![Page 11: Управление поручениями и задачами при помощи системы M-Files](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022051212/5599abda1a28abeb498b4809/html5/thumbnails/11.jpg)
Постановщик поручения может отслеживатьне только статус выполнения задания, но ивидеть весь путь делегирования
![Page 12: Управление поручениями и задачами при помощи системы M-Files](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022051212/5599abda1a28abeb498b4809/html5/thumbnails/12.jpg)
К заданию могут добавляться комментарии пользователей
![Page 13: Управление поручениями и задачами при помощи системы M-Files](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022051212/5599abda1a28abeb498b4809/html5/thumbnails/13.jpg)
Перед началом выполнения, задача принимаетсяв работу, что изменяет ее статус.
Это позволяет руководителям подразделений ируководящему персоналу просматривать текущуюзанятость своих сотрудников
![Page 14: Управление поручениями и задачами при помощи системы M-Files](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022051212/5599abda1a28abeb498b4809/html5/thumbnails/14.jpg)
Документы, связанные с задачей, могутдобавляться в систему пользователем спомощью простого перетаскивания из папкина диске компьютера (drag-and-drop)
![Page 15: Управление поручениями и задачами при помощи системы M-Files](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022051212/5599abda1a28abeb498b4809/html5/thumbnails/15.jpg)
Каждый документ может быть предварительнопросмотрен в системе без его открытия.
Поисковая функциональность системы позволяетосуществлять поиск информации не только пометаданным карточек задач, но и тексту связанныхс ними документов
![Page 16: Управление поручениями и задачами при помощи системы M-Files](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022051212/5599abda1a28abeb498b4809/html5/thumbnails/16.jpg)
По задаче доступна регистрация затраченноговремени, а также времени, оставшегося до еезавершения.
Процент выполнения задачи, в таком случае,рассчитывается автоматически
![Page 17: Управление поручениями и задачами при помощи системы M-Files](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022051212/5599abda1a28abeb498b4809/html5/thumbnails/17.jpg)
Задача может быть завершена соответствующимдействием из меню или делегирована другомусотруднику.
Если выполненная задача является поручением,то постановщик такой задачи осуществляет ееутверждение или отправляет задачу на доработку
![Page 18: Управление поручениями и задачами при помощи системы M-Files](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022051212/5599abda1a28abeb498b4809/html5/thumbnails/18.jpg)
Для периодических задач указывается интервали единица времени интервала.
При завершении таких задач автоматическисоздается новая плановая задача с учетомзаданного интервала
![Page 19: Управление поручениями и задачами при помощи системы M-Files](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022051212/5599abda1a28abeb498b4809/html5/thumbnails/19.jpg)
При регистрации собрания указывается список участников,дата и время его проведения.
Функции назначения, переназначения и отмены собранияинициируют уведомление всем его участникам поэлектронной почте.
Также к собранию может быть привязана переговорная длябронирования
![Page 20: Управление поручениями и задачами при помощи системы M-Files](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022051212/5599abda1a28abeb498b4809/html5/thumbnails/20.jpg)
Задачи процессов автоматически создаются привыполнении корпоративных бизнес-процессов.
К примеру, регистрируемый в управленческойсистеме заказ на закупку может автоматическипередаваться в M-Files и формировать задачу дляответственного сотрудника по его утверждению
![Page 21: Управление поручениями и задачами при помощи системы M-Files](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022051212/5599abda1a28abeb498b4809/html5/thumbnails/21.jpg)
Задачи процессов также автоматическисоздаются в процессе согласованиядокументов, которые могут регистрироватьсяв самой системе M-Files
![Page 22: Управление поручениями и задачами при помощи системы M-Files](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022051212/5599abda1a28abeb498b4809/html5/thumbnails/22.jpg)
В системе могут регистрироваться проекты и связанные с ними задачи
![Page 23: Управление поручениями и задачами при помощи системы M-Files](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022051212/5599abda1a28abeb498b4809/html5/thumbnails/23.jpg)
Проектные задачи отображаются надиаграмме Гантта – система отображаеттакже процент выполнения отдельных задачи проекта в целом
![Page 24: Управление поручениями и задачами при помощи системы M-Files](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022051212/5599abda1a28abeb498b4809/html5/thumbnails/24.jpg)
Каждая задача, для которой установлен крайнийсрок, анализируется системой в контексте еесвоевременного выполнения.
В карточке сотрудника автоматическирассчитывается индекс точности, показывающийразницу между процентом задач, выполненных всрок и после его наступления
![Page 25: Управление поручениями и задачами при помощи системы M-Files](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022051212/5599abda1a28abeb498b4809/html5/thumbnails/25.jpg)
В системе также могут регистрироватьсязапросы от сотрудников, которые являютсяпредпосылками для инициации задач
![Page 26: Управление поручениями и задачами при помощи системы M-Files](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022051212/5599abda1a28abeb498b4809/html5/thumbnails/26.jpg)
Запросы от сотрудников могут бытьанонимными – в таком случае система несохранит информацию об авторе запросапри регистрации
![Page 27: Управление поручениями и задачами при помощи системы M-Files](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022051212/5599abda1a28abeb498b4809/html5/thumbnails/27.jpg)
Задания могут создаваться на основезапроса - для этого достаточно выделитьзапрос и выполнить функцию созданиянового задания и запрос автоматическибудет привязан к заданию
![Page 28: Управление поручениями и задачами при помощи системы M-Files](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022051212/5599abda1a28abeb498b4809/html5/thumbnails/28.jpg)
В системе могут регистрироватьсяплановые и фактические отсутствиясотрудников (отпуска, пропуски по болезнии др.)
![Page 29: Управление поручениями и задачами при помощи системы M-Files](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022051212/5599abda1a28abeb498b4809/html5/thumbnails/29.jpg)
В момент начала отсутствия по сотруднику,все его невыполненные задачи становятсядоступными для выполнения егозаместителем на данный период
![Page 30: Управление поручениями и задачами при помощи системы M-Files](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022051212/5599abda1a28abeb498b4809/html5/thumbnails/30.jpg)
Статистические отчеты по заданиям изапросам показывают данные в различныхсрезах в виде реестров. Все статистическиеотчеты доступны только в рамках доступа,определенного для пользователей
![Page 31: Управление поручениями и задачами при помощи системы M-Files](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022051212/5599abda1a28abeb498b4809/html5/thumbnails/31.jpg)
Календарь позволяет визуализироватьзадания и отображать их в срезе месяца,недели или дня
![Page 32: Управление поручениями и задачами при помощи системы M-Files](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022051212/5599abda1a28abeb498b4809/html5/thumbnails/32.jpg)
Веб-интерфейс позволяет получить доступ ксистеме без установленного клиента M-Files(поддерживаются все популярныеИнтернет-браузеры)
![Page 33: Управление поручениями и задачами при помощи системы M-Files](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022051212/5599abda1a28abeb498b4809/html5/thumbnails/33.jpg)
Интерфейс для мобильных устройствпозволяет в любой момент получить доступ кзадачам и связанной с ними информации –мобильные приложения доступны дляiPhone / iPad, Android и Windows Phone