методичний посібник - kvppu. · pdf file... Оператор...

1

УПРАВЛІННЯ ПРОФЕСІЙНОЇ ОСВІТИ ДЕПАРТАМЕНТУ ОСВІТИ І НАУКИ,

МОЛОДІ ТА СПОРТУ ВИКОНАВЧОГО ОРГАНУ КИЇВСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ

(КИЇВСЬКОЇ МІСЬКОЇ ДЕРЖАВНОЇ АДМІНІСТРАЦІЇ)

МЕТОДИЧНИЙ КАБІНЕТ ПТО В М. КИЄВІ

КИЇВСЬКЕ ВИЩЕ ПРОФЕСІЙНЕ ПОЛІГРАФІЧНЕ УЧИЛИЩЕ

(методичний посібник)

Київ – 2015

2

Рецензент:

Нешкуренко Ю.В. – заступник директора з навчально-виробничої роботи

Авторський колектив:

Куклич Лариса Іванівна – викладач професійно-теоретичної підготовки,

спеціаліст вищої категорії.

Плигань Людмила Миколаївна – майстер виробничого навчання.

Робота з базами даних MS ACCESS: методичний посібник

Куклич Л. І., Плигань Л. М. – К: КВППУ, 2015-128с.

Збірник планів уроків виробничого навчання розроблено

згідно стандарту за професією «Оператор комп’ютерного

набору» ІІ категорії.

Кожен план уроку має єдину структуру. До уроків

підібрано практичні завдання для виконання їх учнями.

Збірник може використовуватись майстрами виробничого

навчання за професією «Оператор комп’ютерного набору» та

викладачами дисципліни «Технології комп’ютерної обробки

інформації».

© КВППУ, 2015

© Куклич Л. І.,

Плигань Л. М.

3

ЗМІСТ 1. Поняття про бази даних (БД) та системи управління базами

Даних (СУБД). Основні об’єкти. Створення бази даних

Microsoft Office Access 2007. Інтерфейс програми.. .................... 4

1.1. План уроку ............................................................................... 19

1.2. Картка-завдання ...................................................................... 22

1.3. Інструктивно-технологічна картка ........................................ 23

1.4. Опитувальні картки ................................................................ 26

1.5.Тести ......................................................................................... 27

2. Створення таблиць та робота з ними ........................................... 29

2.1. План уроку ............................................................................... 49

2.2 Картка-завдання ....................................................................... 53



2.5. Тести ........................................................................................ 57

3. Створення запитів .......................................................................... 59

3.1. План уроку ............................................................................... 73

3.2. Картка-завдання ...................................................................... 77



3.5.Тести ......................................................................................... 83

4. Створення форм ............................................................................. 85

4.1. План уроку ............................................................................... 97

4.2. Картка-завдання .................................................................... 101

4.3. Інструктивно-технологічна картка ...................................... 102

4.4. Опитувальні картки .............................................................. 106

4.5.Тести ....................................................................................... 107

5. Створення звітів ........................................................................... 109

5.1. План уроку ............................................................................. 117

5.2. Картка-завдання .................................................................... 121

5.3. Інструктивно-технологічна картка ...................................... 122

5.4. Опитувальні картки .............................................................. 123

5.5.Тести ....................................................................................... 124

4

1. ПОНЯТТЯ ПРО БАЗИ ДАНИХ (БД) ТА СИСТЕМИ

УПРАВЛІННЯ БАЗАМИ ДАНИХ(СУБД). ОСНОВНІ

ОБ’ЄКТИ. СТВОРЕННЯ БАЗИ ДАНИХ MICROSOFT

OFFICE ACCESS 2007. ІНТЕРФЕЙС ПРОГРАМИ

Поняття про бази даних

Чим більше обсяги інформації, з якими доводиться оперувати

людині, тим гостріше стає питання збереження інформації та її

обробки.

У повсякденному житті ми часто користуємося записниками,

довідниками, календарями, картотеками тощо. Операції, пов’язані з

опрацюванням великих обсягів інформації, сьогодні виконують за

допомогою комп’ютера і спеціальних програм. Для цього інформацію

потрібно зберігати у базі даних (БД).

Інформація, збережена в комп'ютері й об'єднана у взаємозалежну

сукупність за рядом ознак, називається базою даних. Щоб оперувати

даними, що складають базу, необхідна окрема програма. Програми, які

управляють зберіганням, обробкою й пошуком інформації в БД,

називаються системами управління базами даних (СУБД).

Бази даних (БД) – це систематизоване сховище інформації певної

предметної області.

Система управління базами даних (СУБД) – це програма,

призначена для створення баз даних, зберігання, обробки й пошуку

інформації в них.

Є велика різномаїтість СУБД. Ці програми постійно

вдосконалюються й обновляються. Найбільш розповсюдженими з них

є СУБД: dBase-системи, FoxBase, FoxPro, Access, Paradox, Clipper.

Призначення БД

Бази даних використовуються в інформаційно-пошукових

системах, наприклад, електронних довідниках, картотеках, каталогах.

В аеропорту, або залізничному вокзалі можна отримати на дисплеї

інформацію про вільні місця, розклад руху літаків, поїздів у

потрібному напрямку. Сьогодні за допомогою комп’ютера можна

зробити покупку не виходячи з дому. Переглядаючи ілюстровану базу

даних – електронний каталог, – можна вибрати продукти, одяг чи

модель автомобіля й організувати через Інтернет відповідне

замовлення, оплату і доставку.

5

Основні можливості СУБД

1. Поповнення, розширення та відновлення БД.

2. Висока надійність зберігання інформації.

3. Засоби захисту інформації в СУБД.

4. Виведення повної й достовірної інформації на запити

користувача.

Типи баз даних

Ієрархічна модель БД. В ієрархічній моделі всі елементи

розташовуються у послідовності від вищого до нижчого.

Мережна модель БД. В мережній моделі до вертикальних

ієрархічних зв'язків додаються горизонтальні. Тому мережна БД є

більш гнучкою у здійсненні пошуку потрібних даних.

Реляційна модель. Реляційна модель даних являє собою набір

двовимірних таблиць, які складаються зі стовпців (полів) і рядків

(записів), а також мають ім'я, унікальне в межах даної БД. Реляційна

модель даних, як правило, складається з декількох таблиць, які

зв'язуються між собою ключами.

1 курс 2 курс

КВППУ

У

3 курс

11 група 12 група 15 група

Петренко

Сидоренк

о Ткаченко

Науменко

Федоренк

о

Футбол Баскетбол

Петренко Сидоренко Ткаченко Науменко Федоренко

6

Фактографічні та документальні бази даних

Інформація про навколишній світ, відображена на носій (папір,

фото тощо), достовірність якої доказана, називається фактом.

Документ – це факт достовірність якого підтверджена підписом і

печаткою посадової особи або організації. Фактографічні бази даних

зберігають, наприклад, електроні випуски газет, інформаційні випуски

подій у світі, рецепти приготування страв, рекламні випуски, розклади

руху транспорту, номери телефонів тощо. Такі бази згідно запиту

надають конкретну інформацію про об’єкт, що в них зберігається.

Документальні бази даних містять список джерел (документів), які

зберігаються в інших місцях. Так, наприклад, працюють пошукові

машини в Інтернеті, які за ключовими словами запиту знаходять

список документів, де є такі слова. Далі потрібно звертатися до

знайдених джерел, де зберігаються потрібні документи.

Поля та їх види

Створення бази даних завжди починається з розробки структури її

таблиць. Структура повинна бути такою, щоб при роботі з базою в неї

було потрібно вводити якнайменше даних. Якщо введення якихось

даних доводиться повторювати неодноразово, базу роблять з декількох

зв'язаних таблиць. Структуру кожної таблиці розробляють окремо.

Для того щоб зв'язки між таблицями працювали надійно, і за записом з

7

однієї таблиці можна було однозначно знайти запис в іншій таблиці,

треба передбачити в таблиці унікальні поля. Унікальне поле - це

поле, значення в якому не можуть повторюватися. Якщо дані в полі

повторюються і необхідно видавати повідомлення про це, то для таких

даних використовують ключове поле.

Види ключів. Визначення ключового поля в Access

Кожен запис бази даних однозначно ідентифікується унікальним

ключем запису. Кожна таблиця повинна мати первинний ключ – одне

чи кілька полів , що роблять запис унікальним. Якщо користувач

ключове поле не задав, то програма сама створить поле Счѐтчик і

зробить його ключовим, або призначить лічильник існуючим полям.

У загальному випадку ключі запису бувають двох видів:

1) первинний ключ – це одне чи кілька полів, що однозначно

ідентифікують запис. Якщо первинний ключ складається з одного

поля, він називається простим, якщо з декількох полів –

складеним ключем;

2) вторинний ключ – на відміну від первинного це поле , значення

якого може повторюватися в декількох записах файлу, тобто не є

унікальним. За значенням первинного ключа може бути знайдена

тільки один запис, а по вторинному – декілька.

Первинний ключ є індексом. Індекс – це внутрішня таблиця, що

упорядковує записи. Вони трохи сповільнюють уведення даних, тому

що відразу упорядковують їх.

Індекси сортують дані по одному чи декільком полям, що спрощує

роботу запитів, пошук і сортування. При додаванні нових записів

програма перевіряє дані на дублювання.

СУБД Microsoft Access

Access входить у склад пакету прикладних програм Microsoft

Office. Одна з основних переваг СУБД Ассеss полягає у тому, що вона

має прості та зручні засоби обробки кількох таблиць у одній базі

даних. Таблиця є основним об’єктом бази даних. У одній базі даних

зберігається кілька таблиць та засоби зв’язування таблиць.

Етапи створення бази даних у середовищі Microsoft Access

1. Визначення мети створення бази даних.

2. Визначення таблиць, які повинна містити база даних.

3. Визначення структури таблиць (полів та їх типів).

8

4. Призначення ключів таблиць та створення потрібних індексів.

5. Визначення зв'язків між таблицями.

6. Завантаження даних.

7. Створення інших об'єктів бази даних: запитів, форм, звітів,

макросів та модулів.

8. Аналіз ефективності бази даних.

1. Визначення мети створення бази даних. На першому етапі

проектування бази даних необхідно визначити мету створення бази

даних, основні її функції та інформацію, яку вона повинна містити.

Тобто потрібно визначити основні теми таблиць бази даних та

інформацію, що міститимуть поля таблиць.

База даних має відповідати вимогам тих, хто безпосередньо з нею

працюватиме. Для цього потрібно визначити теми, які повинна

покривати база даних, звіти, які вона має видавати, проаналізувати

форми, що у даний момент використовуються для запису даних,

порівняти створювану базу даних із добре спроектованою, подібною їй

базою.

2. Визначення таблиць, які повинні містити база даних. Одним із

найскладніших етапів у процесі проектування бази даних є розробка

таблиць, тому що результати, які повинна видавати база даних (звіти,

вихідні форми тощо), не завжди дають повне уявлення про структуру

таблиці. У разі проектування таблиць зовсім не обов'язково

використовувати СУБД. Спочатку краще розробити структуру на

папері. При проектування таблиць слід керуватися такими основними

принципами:

інформація в таблиці не повинна дублюватися. Не повинно бути

повторень і між таблицями. Коли певна інформація зберігається

лише в одній таблиці, то і змінювати її доведеться лише в одному

місці. Це робить роботу ефективнішою, а також виключає

можливість розбіжності інформації в різних таблицях. Наприклад, в

одній таблиці мають міститися адреси й телефони клієнтів;

кожна таблиця повинна містити інформацію лише на одну тему.

Дані на кожну тему опрацьовуються набагато легше, якщо вони

утримуються в незалежних одна від іншої таблицях. Наприклад,

адреси та замовлення клієнтів зберігаються в різних таблицях, щоб

у разі вилучення замовлення інформація про клієнта залишилася в

базі даних.

9

3. Визначення необхідних у таблиці полів. Кожна таблиця містить

інформацію на окрему тему, а кожне поле в таблиці містить окремі

дані по темі таблиці. Наприклад, у таблиці з даними про клієнта

можуть бути поля з назвою компанії, адресою, містом, країною і

номером телефону. Під час розробки полів для кожної таблиці

необхідно пам'ятати:

кожне поле має бути пов'язане з темою таблиці;

не рекомендується включати до таблиці дані, що є результатом

виразу;

у таблиці має бути вся необхідна інформація;

інформацію варто розбивати на найменші логічні одиниці

(наприклад, поля «Ім'я» і «Прізвище», а не загальне поле «Ім'я»).

4. Завдання індивідуального значення кожному полю. З тим, щоб

СУБД могла зв'язати дані з різних таблиць, наприклад дані про клієнта

і його замовлення, кожна таблиця повинна містити поле чи набір

полів, що задаватимуть індивідуальне значення кожного запису в

таблиці. Таке поле чи набір полів називають основним ключем.

5. Визначення зв'язків між таблицями. Після розподілу даних по

таблицях і визначення ключових полів необхідно вибрати схему для

зв'язку даних у різних таблицях. Для цього потрібно визначити зв'язки

між таблицями.

6. Відновлення структури бази даних. Після проектування таблиць,

полів і зв'язків необхідно ще раз переглянути структуру бази даних і

виявити можливі недоліки. Бажано це зробити на даному етапі, поки

таблиці не заповнені даними. Для перевірки необхідно створити кілька

таблиць, визначити зв'язки між ними та ввести кілька записів у кожну

таблицю, потім подивитися, чи відповідає база даних поставленим

вимогам. Рекомендується також створити чернеткові вихідні форми та

звіти й перевірити, чи видають вони необхідну інформацію. Крім того,

необхідно виключити з таблиць усі можливі повторення даних.

7. Додавання даних і створення інших об'єктів бази даних. Якщо

структури таблиць відповідають поставленим вимогам, то можна

вводити всі дані. Потім можна створювати будь-які запити, форми,

звіти, макроси та модулі.

8. Використання засобів аналізу в СУБД. Наприклад, у СУБД

Microsoft Access є два інструменти для вдосконалення структури баз

даних.

10

Об’єкти Microsoft Access та їх призначення

Таблиця – це об’єкт бази даних, який призначений для

збереження даних у вигляді записів (рядків) і полів (стовпців). Таблиці

складають основу бази даних. Саме в них зберігається інформація, яка

організована певним чином. Робота з таблицями виконується у двох

основних режимах: у режимі конструктора та режимі таблиці.

Запит – дозволяє отримати потрібні дані з однієї чи декількох

таблиць, розрахувати значення деяких даних за формулами. Відбір

потрібних відомостей відбувається на основі критеріїв, які формулює

користувач.

Форма – об'єкт, призначений, як для введення, так і для виведення

даних у зручному для користувача вигляді. У формі можна розмістити

елементи керування, які застосовуються для введення, зображення і

зміни даних у полях таблиць. У формі можна відобразити дані, взяті з

декількох таблиць або запитів.

Звіт – об'єкт, який призначений для друку даних. Призначений

для відображення даних у зручному для користувача вигляді. На

основі звіту може бути створений документ, який можна роздрукувати

на принтері чи додати до іншої програми.

Макроси – засоби для автоматизації роботи з формами, звітами

та ін.

Модулі – програмні модулі мовою Visual Basic.

Створення бази даних Microsoft Office Access 2007

Для зберігання і впорядковування інформації в Microsoft Office

Access використовуються спеціальні файли – бази даних. Microsoft

Office Access 2007 є системою управління базами даних, або СУБД.

При першому запуску програми на екрані відображається сторінка

«Приступаючи до роботи з Microsoft Office Access».

За допомогою елементів, розташованих на даній сторінці, можна

створити нову базу даних (1) або відкрити базу що вже існує (2).

Для швидкого створення бази даних певного типу, що включає всі

необхідні таблиці, запити, форми і звіти, в Microsoft Office Access

передбачені шаблони (3).

11

У шаблонах вже визначена структура даних, крім того, шаблони

можуть включати приклади записів, що демонструють їх

використання. Завантаживши готовий шаблон, можна змінити його

відповідно до власних потреб. Для проглядання шаблонів,

встановлених на комп'ютері, необхідно клацнути на посиланні

«Локальні шаблони» (4).

4

1

3

2

5 6

12

При клацанні на значку одного з шаблонів у полі «Ім'я файлу» (5)

можна задати ім'я для бази даних, яка буде створена на основі

вибраного шаблону.

Ім'я файлу, запропоноване за умовчанням, співпадає з назвою

шаблону. Для вибору папки (6), в яку буде поміщений файл бази

даних, необхідно натиснути кнопку праворуч від поля введення імені.

У вікні, що відкрилося, за допомогою провідника можна вибрати

папку, в якій зберігатиметься база даних (7) та натиснути «ОК».

При необхідності можна пов'язати створену базу даних з вузлом

служби «Microsoft Windows SharePoint Services», встановивши

відповідний прапорець (8).

Таке скріплення дозволить організувати загальний доступ

користувачів даним, що зберігаються в базі. Щоб створити базу даних

на основі шаблону, потрібно натиснути кнопку «Створити» (9).

7 4

8

9

13

Існують додаткові шаблони, які можна завантажити з веб-вузла

«Microsoft Office Online». Для цього потрібно вибрати одну з

категорій шаблонів в розділі «З Microsoft Office Online», де

розташовуються шаблони, доступні для завантаження (10).

Базу даних можна спроектувати самостійно. Для цього необхідно

натиснути кнопку «Нова база даних» (11). При цьому буде створена

нова порожня база даних.

У полі «Ім'я файлу» потрібно ввести ім'я файлу (12) або залишити

ім'я, запропоноване за умовчанням потім натиснути кнопку

«Створити» (13).

10

11

12 13

14

Після створення самої бази необхідно буде додати в неї потрібні

об'єкти – таблиці, форми, запити і звіти.

Інтерфейс програми Microsoft Office Access 2007

Основним елементом інтерфейсу Microsoft Office Access 2007 є

«стрічка» – багатосторінкова область, розташована у верхній частині

головного вікна (14).

Кожна сторінка «стрічки» містить набір логічно зв'язаних

елементів. Деякі сторінки, такі як «Головна», «Створення»,

«Зовнішні дані», «Робота з базами даних» доступні весь час роботи з

програмою, інші є контекстно-залежними, тобто з'являються тільки

при роботі з певними об'єктами.

Наприклад, вкладка «Режим таблиці» (15) з'являється, коли

користувач виконує операції створення, або редагування однієї з

таблиць бази даних.

Для економії екранного простору область «стрічки», зайняту

кнопками, можна приховати. Для цього необхідно виконати подвійне

клацання на заголовку активної вкладки.

Після цього видимими будуть тільки закладки сторінок (16).

16

14 15

15

Щоб тимчасово розвернути яку-небудь сторінку «стрічки»,

необхідно один раз клацнути по відповідній закладці. Клік за межами

«стрічки» знову скриє її. Щоб повернути «стрічку» в початковий

стан, необхідно виконати подвійне клацання на будь-якій закладці.

Кожен елемент «стрічки» забезпечений докладною спливаючою

підказкою (14). Підказка з'являється при наведенні курсора на елемент

через 1-2 секунди.

Інший важливий елемент інтерфейсу Microsoft Office Access 2007

– область переходів між об'єктами бази даних (18).

До об'єктів бази даних відносяться таблиці, форми, звіти, запити,

макроси і модулі. Дії які можна виконати з тим, або іншим об'єктом

доступні в контекстному меню, яке викликається клацанням правої

кнопки миші на відповідному об'єкті. Команди контекстного меню

17

18

16

залежать від типу вибраного об'єкту. Для відкриття об'єкту з області

переходів досить виконати на нім подвійне клацання лівою кнопкою

миші. Можна тимчасово прибрати з екрану область переходів, для

цього необхідно натиснути кнопку «Відкрити/закрити межу

області переходів» (19).

Щоб повернути область переходів в початкове положення,

необхідно натиснути на ту ж кнопку ще раз.

У верхній частині головного вікна Microsoft Office Access 2007

знаходиться панель швидкого доступу, призначена для виклику

команд, що часто використовуються, наприклад, швидке збереження

документа, відміна останньої виконаної дії і так далі.

Команди в панелі швидкого доступу можна ховати і знову

показувати. Для цього необхідно натиснути кнопку «Настройка

панелі швидкого доступу» (20).

У меню, що відкрилося, можна встановити або зняти галочку

напроти імені потрібної команди. Панель швидкого доступу можна

настроювати, додаючи в неї нові команди.

20

19

17

У нижній частині вікна Microsoft Office Access 2007 знаходиться

рядок стану (21).

У рядку стану відображаються повідомлення про режим роботи

програми, індикатори ходу виконання операцій і так далі. За

допомогою елементів управління, розташованих в рядку стану, можна

швидко перемикати режими проглядання активного вікна.

При прогляданні об'єкту, який підтримує зміну масштабу, можна

буде регулювати ступінь збільшення або зменшення за допомогою

повзунка в рядку стану.

Кнопка «Office» (22) відкриває доступ до основних операцій з

документами і налаштувань програми.

У меню, що відкривається (23), представлені команди виконання

стандартних операцій з файлами – створення, відкриття і збереження,

друк і підготовка до публікації, закриття бази даних, а також команди

управління відкритою базою даних і публікації її в мережі Інтернет. У

правій частині меню знаходиться список файлів, з якими користувач

працював останнім часом (24). У правому нижньому кутку

розташована кнопка доступу до настройок Microsoft Office Access

2007 (25) і кнопка завершення роботи програми (26).

21

18

22

24

23

25

26

19

1.1. ПЛАН УРОКУ

Тема: Технології комп`ютерної обробки інформації

Урок: Поняття про бази даних (БД) та системи управління базами

даних(СУБД). Основні об’єкти. Створення бази даних

Microsoft Office Access 2007. Інтерфейс програми

Мета уроку:

Навчальна: Ознайомити учнів з поняттями база даних та системи

управління базами даних, придбати навички по розробці проекту

бази даних та створенню бази даних; вивчити структуру вікна бази

даних Microsoft Office Access 2007, вивчити об'єкти Access і режими

роботи з ними.

Виховна: виховувати в учнів охайність, працьовитість та

відповідальне ставлення до навчання та дорученої справи.

Розвиваюча: розвивати логічне мислення, кмітливість та

координацію рухів при роботі за клавіатурою, спонукати до

самостійної роботи.

Тип уроку: формування нових умінь та практичних навичок.

Методи проведення уроку:

Методичний прийом-пояснення – довідка про бази даних, їх

створення та вивчення інтерфейсу.

Практичний - роз’яснення з демонстрацією трудових прийомів,

практичні завдання для самостійного виконання.

Матеріально-технічне оснащення: персональний комп’ютер – 16

шт., опорний конспект, картки завдання, інструктивно-технологічні

картки, опитувальні картки, тести.

ХІД УРОКУ

I. ОРГАНІЗАЦІЙНА ЧАСТИНА ( 5 ХВ.):

1. Перевірка присутності учнів;

2. Зовнішній огляд учнів, перевірка готовності до уроку

відповідність форми одягу;

3. Повідомлення теми і мети уроку.

20

II. ВСТУПНИЙ ІНСТРУКТАЖ (40 ХВ.):

1. Актуалізація опорних знань учнів (15 хв):

1.1. Повторення інструкції з охорони праці;

1.2. Актуалізація знань з теоретичного навчання:

Призначення та функції програми Еxcel;

Введення, редагування та збереження інформації;

Форматування таблиць;

Робота з формулами;

Побудова діаграм та графіків;

Робота зі списками;

Використання функцій;

Сортування та фільтрація даних.

2. Інструктування учнів по матеріалу уроку(25 хв):

2.1. Викладання та систематизація теоретичного матеріалу;

Актуалізація знань з теоретичного навчання:

Поняття про бази даних;

Системи управління базами даних;

Призначення бази даних;

Основні можливості СУБД;

Типи баз даних;

Етапи створення бази даних у середовищі Microsoft

Access;

Об’єкти Microsoft Access та їх призначення;

Створення бази даних Microsoft Office Access 2007;

Інтерфейс програми Microsoft Office Access 2007.

2.2. Демонстрація трудових прийомів;

2.3. Закріплення матеріалу вступного інструктажу (дати

відповіді на запитання):

Що називається базою даних (БД)?

Що називається СУБД?

Яке призначення бази даних?

Перерахуйте можливості СУБД?

Які ви знаєте моделі БД?

Яки етапи включає в себе проектування БД?

Що таке Microsoft Access?

Як запустити Microsoft Access-2007?

Що з'явиться після запуску Access-2007?

Які ви знаєте об'єкти БД?

Для чого призначені таблиці в БД?

Для чого призначені запити?

Що таке форма в БД?

21

Для чого призначені звіти?

З яких елементів складається інтерфейс програми Access

2007?

Як створити нову базу даних, або шаблон?

Як згорнути або розгорнути будь-яку сторінку стрічки?

Як налаштувати панель швидкого доступу?

III. САМОСТІЙНА РОБОТА УЧНІВ ТА ПОТОЧНИЙ

ІНСТРУКТАЖ (4 год.):

1. Виконання самостійних практичних завдань;

2. Виконання вправ учнями, за допомогою інструктивно-

технологічних карток;

3. Повторення вправ для зняття напруги з очей, кистей рук та

для покращення мозкового кровообігу;

4. Спостерігати за порядком, ходом роботи, дотриманням

правил охорони праці, організацією робочих місць;

5. Провести цільові обходи робочих місць учнів:

5.1 Перевірити зміст і організацію робочих місць;

5.2 Перевірити правильність виконання вправ;

5.3 Додатково роз’яснити учням створення бази даних;

5.4 Дотримання учнями правил охорони праці;

5.5 Звернути увагу учнів на типові помилки.

IV. ЗАКЛЮЧНИЙ ІНСТРУКТАЖ (45 хв.): 1. Підвести навчально-виробничий підсумок уроку;

2. Визначити учнів, які показали якість і високий рівень

виконання виробничих робіт;

3. Розібрати найбільш характерні недоліки, помилки та їх

причини;

4. Оголосити тему і мету наступного уроку;

5. Оцінити роботу кожного учня;

6. Дати завдання додому;

7. Повторення вправ для зняття напруги з очей, кистей рук та для

покращення мозкового кровообігу.

22

1.2 КАРТКА-ЗАВДАННЯ

1. Завантажте програму Microsoft Office Аccess 2007.

2. Перегляньте шаблони, які пропонує програма Microsoft Office

Аccess 2007 для роботи.

3. Перегляньте шаблони, які можна завантажити з веб-вузла

«Microsoft Office Online».

4. Створить «Нову базу даних».

5. Збережіть на «Робочому столі» та присвойте назву файлу

«Студенти КВППУ».

6. Вивчить інтерфейс програми.

7. Перегляньте кожну сторінку стрічки.

8. Приховайте та знову поверніть на екран область стрічки.

9. Виведіть на екран спливаючу підказку будь-якого елемента

стрічки.

10. Перегляньте та знову приховайте команди на панелі швидкого

доступу.

11. Додайте на панель швидкого доступу команду «Друк» та

«Відкрити».

12. Приховайте та знову поверніть область переходів між об’єктами

бази даних в початкове положення.

13. Відкрийте та перегляньте вікно налаштувань програми.

23

1.3. ІНСТРУКТИВНО-ТЕХНОЛОГІЧНА КАРТКА

Створення нової бази даних

1. Натиснути «Пуск Всі програми Microsoft Office Microsoft

Office Аccess 2007»

На екран виводиться вікно:

2. Натискаємо ―Нова база даних‖

На екран виводиться діалогове вікно для задання назви бази даних та

обирання папки для її розміщення (файл бази даних має тип *.accdb)

3. Вибираємо місце розміщення «Робочий стіл», а у віконечку «Назва

файла» вводимо «Студенти КВППУ»

4. Натискаємо «ОК» у вікні «Файл нової бази даних», а потім

«Створити». Після цього створюється нова база даних.

24

Вивчення інтерфейсу

5. Для того щоб приховати область стрічки необхідно виконати

подвійне клацання на заголовку активної вкладки.

6. Щоб тимчасово розвернути яку-небудь сторінку «стрічки»,

необхідно один раз клацнути по відповідній закладці. Клік за межами

«стрічки» знову скриє її. Щоб повернути «стрічку» в початковий стан,

необхідно виконати подвійне клацання на будь-якій закладці.

7. Щоб вивести докладну спливаючу підказку будь-якого елемента

стрічки, необхідно навести курсор на нього та зачекати 1-2 секунди.

8. Команди в панелі швидкого доступу можна ховати і знову

показувати. Для цього необхідно натиснути кнопку «Настройка панелі

швидкого доступу».

25

У меню, що відкриється, можна встановити або зняти галочку напроти

імені потрібної команди. Панель швидкого доступу можна

настроювати, додаючи в неї нові команди.

9. Для того щоб додати на панель швидкого доступу команду «Друк»

та «Відкрити» необхідно натиснути кнопку «Налаштування панелі

швидкого доступу» та встановити напроти відповідних команд

прапорці.

10. Можна тимчасово прибрати з екрану область переходів, для цього

необхідно натиснути кнопку «Відкрити/закрити межу області

переходів».

11. Для того щоб переглянути вікно налаштувань програми необхідно

натиснути кнопку «Office» та «Параметри ACCESS».

26

1.4. ОПИТУВАЛЬНІ КАРТКИ

1. Що називається базою даних (БД)?

2. Що називається СУБД?

3. Яке призначення бази даних?

4. Перерахуйте можливості СУБД?

5. Які ви знаєте моделі БД?

6. Які етапи включає в себе проектування БД?

7. Що таке Microsoft Access?

8. Як запустити Microsoft Access-2007?

9. Що з'явиться після запуску Access-2007?

10. Які ви знаєте об'єкти БД?

11. Для чого призначені таблиці в БД?

12. Для чого призначені запити?

13. Що таке форма в БД?

14. Для чого призначені звіти?

15. З яких елементів складається інтерфейс програми Access 2007?

16. Як створити нову базу даних, або шаблон?

17. Як згорнути, або розгорнути будь-яку сторінку стрічки?

18. Як налаштувати панель швидкого доступу?

27

1.5. ТЕСТИ

1. База даних – це:

1) набір записів, які впорядковані за певними правилами;

2) сукупність даних, яким властива структурованість,

взаємопов’язаність та незалежність від прикладних програм;

3) пов’язані таблиці, які містятять інформацію, яка структурована і

впорядкована;

4) програма для обробки інформації.

2. Реляційна модель даних – це:

1) побудована на основі мережевих зв’язків;

2) яка містить дані різних типів;

3) побудована на основі таблиць;

4) яка дозволяє відшукувати інформацію.

3. Бази даних призначені для:

1) створення таблиць;

2) набору текстових документів;

3) збереження та обробки інформації;

4) проведення різних обчислень.

4. Після запуску програми Access:

1) відкривається вікно, в якому потрібно вибрати: створення бази

даних або відкриття бази даних;

2) відкривається вікно, в якому потрібно відкрити базу даних;

3) відкривається вікно, в якому потрібно зберегти базу даних;

4) показана остання база даних, що була відкрита.

5. Основні об’єкти бази даних:

1) таблиці, форми, звіти, запити, макроси, модулі, записи;

2) таблиці, форми, звіти, запити, макроси, модулі;

3) таблиці, форми, звіти, запити;

4) таблиці, форми, звіти, запити, рядки.

6. Таблиці призначені для:

1) виведення інформації на друк;

2) зберігання даних;

3) вибору даних за критерієм;

4) корегування даних.

7. Форми призначені для:


2) створення бланків документа;

28

3) зміни типу вигляду бази даних;

4) введення, перегляду, корегування даних у базі даних.

8. Запити призначені для:

1) створення нових об’єктів бази даних;

2) збереження послідовності дій під час обробки даних;


4) вибору інформації певним за критерієм.

9. Звіти призначені для:


2) створення бланків документа;


4) вибору інформації за певним критерієм.

10. База даних не може існувати без:

1) звітів;

2) таблиць;

3) модулів;

4) шаблонів.

11. В СУБД Access можна:

1) одночасно відкрити дві бази даних;

2) одночасно відкрити тільки одну базу даних;

3) одночасно відкрити будь-яку кількість баз даних;

4) працювати з кількома базами даних.

12. Шаблон бази даних – це:

1) файл, який містить типовий список таблиць;

2) файл, який містить оформлення бази даних;

3) файл, який містить інформацію про таблиці, вигляд форм та

оформлення звітів;

4) файл, який зберігає типи шрифтів в документі.

29

2. СТВОРЕННЯ ТАБЛИЦЬ ТА РОБОТА З НИМИ

Таблиця – це основний об'єкт будь-якої реляційної БД. У

таблицях зберігаються всі дані, що є в БД у вигляді двовимірного

масиву.

Дані у базі даних повинні бути повними, розумно організованими

та зручними у користуванні.

Структура таблиці

Структуру двовимірної таблиці утворюють стовпці та рядки. їх

аналогами в структурі найпростішої БД є записи та поля.

Поле – це мінімальна кількість інформації в записі.

Кожне поле має ім'я, значення, характеризується типом та

певними властивостями. Ім'я поля визначає, як варто звертатися до

даних цього поля при автоматичних операціях з БД (за замовчуванням

імена полів використовуються як заголовки стовпців таблиць).

Запис – це сукупність логічно зв'язаних полів. Запис містить

інформацію про якийсь один об’єкт бази даних, наприклад про одну

людину, одну книжку, один рейс. Один запис може складатися з даних

різних типів. Якщо об’єктом дослідження є людина, то запис про неї

може містити такі дані (атрибути): прізвище, ім’я, по-батькові,

домашню адресу, рік народження, номер телефону тощо. В межах

одного поля(стовпця) дані повинні бути однорідними (лише прізвище,

лише дата, лише номер телефону). Бажано щоб кожний елемент у базі

був неподільний (окремо прізвище, окремо ім’я).

Робота з базами даних складається з двох основних етапів:

створення бази даних та її використання.

Створення бази даних починають зі створення структури запису.

Створити структуру запису – означає визначити кількість полів, їх

типи, надати назви та описати їх властивості.

Назви полям дає користувач. Назви типів є стандартні. Значення

полів випливають зі змісту конкретної задачі.

Зазвичай структуру таблиці створюють командою

«Конструктор».

В цьому вікні потрібно задати:

1) назви полів, методом введення з клавіатури;

30

2) тип даних методом вибору типу із запропонованого списку;

3) описи полів, які є необов’язковими;

4) додаткові властивості (характеристики) полів (лише у разі потреби)

методом заповнення таблиці властивостей.

У конструкторі достатньо задати назви полів та зазначити їхні

типи, оскільки властивості фіксуються автоматично згідно з

принципом замовчування.

Типи даних

Тип даних – це атрибут змінної або поля, що визначає, які дані

можуть у них знаходитись. В електронних таблицях MS Excel

працюють із трьома типами даних: текстами, числами і формулами.

Таблиці БД, як правило, допускають роботу з набагато більшою

кількістю різних типів даних.

MS Access оперує з наступними типами даних.

Текстовий – тип даних, що використовується для збереження

звичайного неформатованого тексту обмеженого розміру (до 255

символів).

Поле Мемо – спеціальний тип даних для збереження великих

обсягів тексту (до 65535 символів). Фізично текст не зберігається в

полі. Він зберігається в іншому місці БД, а в полі зберігається

покажчик на нього, але для користувача такий поділ непомітний.

Числовий – тип даних для збереження дійсних чисел.

Дата/час – тип даних для збереження календарних дат і поточного

часу.

Грошовий – тип даних для збереження грошових сум. Теоретично

для їхнього запису можна було б користуватися і полями числового

типу, але для грошових сум є деякі особливості (наприклад, пов'язані з

правилами округлення), а для цього більш зручним є використання

спеціального (а не числового) типу даних.

Лічильник – спеціальний тип даних для унікальних натуральних

чисел з автоматичним наростанням. Природне використання - для

порядкової нумерації записів.

Логічний – тип для збереження логічних даних (ці дані можуть

приймати лише два значення, наприклад, «Так» чи «Ні»).

Поле об’екта OLE – спеціальний тип даних, призначений для

збереження об'єктів (наприклад, мультимедійних), що вставляються

впровадженням або зв'язуванням (технологія OLE). Реально, звичайно,

такі об'єкти в таблиці не зберігаються. Як і у випадку полів Мемо,

31

вони зберігаються в іншому місці внутрішньої структури файла БД, а в

таблиці зберігаються лише покажчики на них (інакше робота з

таблицями була б надзвичайно повільною).

Вкладення – для збереження двійкових файлів, таких як цифрові

зображення чи файлів, створених за допомогою інших додатків MS

Office. В один запис можна вкладати більше як один файл.

Гіперпосилання – спеціальне поле для збереження адрес URL

Web-об’єктів Internet. При клацанні на посиланні автоматично

відбувається запуск браузера і відтворення об'єкта в його вікні.

Майстер підстановок не є спеціальним типом даних. Це об'єкт,

настроюванням якого можна автоматизувати введення в поле даних

так, щоб вибирати їх зі списку, що розкривається. В цьому списку

відображаються значення з іншої таблиці, запиту чи списку.

Властивості полів

Крім основних елементів (Ім'я поля, Тип даних, Опис) поле може

містити також набір властивостей. Кожен об'єкт у Access має власний

набір властивостей. Властивості поля залежать від його типу.

Властивість

поля Призначення

Розмір поля

(Field Size)

Визначає максимальну довжину текстового поля

або обмежує припустимі значення для числових

полів. За замовчуванням дорівнює 50 символів.

Формат

(Format)

Визначає формат відображення даних. Його

можна вибрати з уже створеного списку форматів

або створити заново. У процесі вибору чи

створення маски введення можна використовувати

Access Mask Builder (Побудувач маски). Якщо як

маску уведення ввести Password (пароль), то в

області поля для кожного символу буде

виводитися зірочка.

Дробова

частина

(Decimal Places)

Визначає кількість цифр після десяткової коми.

Число виведених десяткових знаків керує формою

виведення чисел, але не обмежує їхнє введення,

тобто якщо число десяткових знаків дорівнює 0, то

в осередках будуть зберігатися всерівно повні

числа.

Підпис

(Caption)

Визначає мітку, що буде з'являтися у формах і

звітах.

32

Значення за

замовчуванням

(Default Value)

Визначає встановлене за замовчуванням значення,

що автоматично з'являється в поле при додаванні

нових записів. Звичайно, такими значеннями є

літерали, такі як 0, для поля Кількість.

Умова на

значення

(Validation Rule)

Визначає умову, якій повинні задовольняти дані,

що вводяться в поле. Перевірочні правила є

виразами, використовуваними Access для

визначення того, буде елемент, що вводиться,

збережений як уміст поля.

Повідомлення

про помилку

(Validation Text)

Визначає повідомлення, що з'явиться в

діалоговому вікні, якщо дані, що вводяться, не

задовольняють умові. Якщо не ввести

перевірочний текст, то при введенні невірних

даних Access виведе в діалоговому вікні

повідомлення.

Обов'язкове

поле (Required)

Визначає, чи обов'язково вводити в поле дані.

Access не збереже запис доти, поки буде нульове

значення хоча б одного поля, для якого

встановлене значення Yes цієї властивості.

Нульове значення - незаповнене поле (крім

числових полів, для яких 0 - припустиме введене

значення). У текстовому полі прогалина

розглядається як нульове значення.

Допускається

нульова

довжина (Allow

Zero Length)

Визначає, чи допускаються рядки нульової

довжини (тобто порожні рядки). У деяких

випадках розуміти різницю між полями типу

порожньо (інформація відсутня) і невідомо (дані

можуть бути введені пізніше й у полі вводиться

слово Unknow чи None). Звичайно, якщо

властивість має значення No, будь-яким

незаповненими записам, що залишилися,

автоматично привласнюється нульове значення.

Індексоване

поле (Indexed)

Визначає індекс для поля. Індекси

використовуються для прискорення пошуку.

Access підтримує два типові індекси: Індекс-

первинний ключ (Primary key) (збіги не

допускаються) Індекс-поле (збіги допускаються)

33

Структуру таблиці можна модифікувати (змінити). Можна

вставити нове поле, або видалити, змінити послідовність

розташування, та назву.

Після створення структури вікно конструктора треба закрити зі

збереженням таблиці та надати їй назву.

Введення даних в таблиці

Щоб ввести дані в таблицю потрібно спочатку її відкрити в

режимі «Таблиця». Дані вводяться зазвичай з клавіатури. Таблицю

можна редагувати: змінювати ширину та висоту стовпчиків та рядків.

Клітинки таблиці можна форматувати: можна змінювати шрифт,

розмір, вирівнювання, задавати різні виділення, обрамлення тощо.

Ключове поле

Реляційна модель однієї бази даних, як правило, містить декілька

таблиць, зв'язок між якими здійснюється за допомогою спеціального

поля – ключа.

У таблиці повинне бути хоча би одне ключове поле. В цьому полі

значення не повинні повторюватися. За допомогою цього поля

ідентифікуються усі записи у цілій таблиці. Таке поле називають

ключовим. Якщо створюють декілька таблиць, які об’єднані спільною

тематикою, то таке поле повторюють в інших таблицях, де його

значення можуть повторюватися. В іншій таблиці це поле називають

полем зовнішнього ключа. Ключове поле служить для налагодження

зв’язків між таблицями. Якщо деяке поле в конструкторі оголосити як

лічильник, то воно за замовчуванням стає ключовим, наприклад, поле

«Порядковий номер». У режимі конструктора ключове поле

позначається піктограмою із зображенням ключа у полі ліворуч від

назви. Задати чи скасувати ключове поле можна за допомогою

відповідної кнопки на панелі інструментів чи контекстного меню

цього поля.

Зв’язки між таблицями

Між декількома таблицями можуть бути налагоджені зв’язки

(вони можуть мати певні відношення). Зв’язані таблиці і бази даних,

що їх містять, називають реляційними.

Існують наступні типи зв’язків: «Один до одного», «один до

багатьох», «багато до багатьох», «багато до одного».

34

1. Відношення «один-до-одного» (1:1).Відношення «один-до-одного»

створюється в тому випадку, коли обоє що зв'язуються поля є

ключовими чи мають унікальні індекси (при цьому введення в

індексоване поле повторюваних значень стає неможливим. Для

ключових полів унікальний індекс створюється автоматично).

Приклад: одному табельному номеру може відповідати тільки одна

людина.

2. Відношення «один-до-багатьох» (1:N).У відношенні «один-до-

багатьох» головною таблицею є таблиця, що містить первинний ключ

і складає частину «один» у цьому відношенні. Таблиця з боку «багато»

є підлеглою таблицею. Сполучне поле (чи поля) у ній з таким же

типом інформації, як у первинному ключі головної таблиці, є полем

зовнішнього ключа. Приклад: університет один, а кафедр у ньому

багато.

3. Відношення «багато-до-одного» (N:1). Такий зв'язок прямо

протилежний зв'язку «один-до-багатьох». У цьому випадку багато

дітей можуть мати одних батьків.

4. Відношення «багато-до-багатьох» (N:М). Зв'язок з відношенням

«багато-до-багатьох» фактично представляє два зв'язка з

відношенням «один-до-багатьох» через третю таблицю, ключ якої

складається, принаймні, із двох полів, що є полями зовнішнього ключа

в двох інших таблицях. У цьому випадку безліч усіх викладачів

університету читають усі предмети, що вивчаються в університеті.

Причому, один викладач може читати кілька предметів, і декілька

викладачів можуть читати один предмет, тільки різним групам.

Найбільш розповсюдженими є зв'язки «один-до-багатьох» і «один-до-

одного».

На схемі даних загальні поля з'єднані лініями зв'язку. З однієї

сторони ця лінія завжди маркується знаком «1» (одинарною стрілкою),

з іншого боку — або знаком «1» (одинарною стрілкою) - зв'язок

«один-до-одного», або літерою «М» («N») (подвійною стрілкою) -

зв'язок «один-до-багатьох».

Способи створення таблиць

Таблицю можна створити, створивши нову базу даних, вставити

таблицю в базу яка вже існує, а також імпорту або створення

посилання на таблицю з іншого джерела даних (Microsoft Office Excel

2007, документ Microsoft Office Word 2007, текстовий файл або іншу

базу даних).

35

При створенні нової бази даних в неї автоматично вставляється

нова пуста таблиця. Після цього в неї можна вводити дані.

Створення нової таблиці в новій базі даних

1. Клацнути на значку «Microsoft Office ».

2. Вибрати команду «Створити».

3. В полі «Им’я файла» ввести ім’я файлу та вибрати його

розташування, клацнувши на значку папки.

4. Натиснути «Створити».

Відкриється нова база даних, в якій буде автоматично створена та

відкрита в «Режимі Таблиці» нова таблиця з іменем «Таблиця1».

Створення нової таблиці в базі яка вже існує

1. Клацнути на значку «Microsoft Office ».

2. Вибрати команду «Відкрити».

3. В діалоговому вікні вибрати та відкрити вже існуючу базу даних.

4. На вкладці «Створення» (1) в групі «Таблиці» вибрати

«Таблиця» (2).

В базі даних з’являється нова таблиця, яка відкривається в

«Режимі таблиці».

Створення таблиці на основі шаблону таблиць

Для створення таблиць «Контакти», «Задачі», «Питання»,

«Події» та «Основні фонди» можна використовувати шаблони

таблиць, які входять в Office Access 2007. Шаблони таблиць сумісні зі

1 2

36

списками Служби Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 з тами

самими іменами.

Для цього потрібно:

1. Клацнути на значку « Microsoft Office ».

2. Вибрати команду «Відкрити».

3. В діалоговому вікні вибрати та відкрити вже існуючу базу даних.

4. На вкладці «Створення» в групі « Шаблони Таблиць» (3)

вибрати один із шаблонів.

З’явиться нова таблиця на основі вибраного шаблону.

Створення нової таблиці за допомогою імпорту даних або

зв’язку з ними

Для створення таблиці можна використовувати також імпорт або

створення посилання на таблицю з іншого джерела даних (Microsoft

Office Excel 2007, документ Microsoft Office Word 2007, текстовий

файл або іншу базу даних. При імпортуванні даних в новій таблиці

створюється копія цих даних.

На сторінці «Зовнішні дані» (4) в групі «Імпорт» потрібно

вибрати одне з джерел (5).

При цьому потрібно виконувати інструкції, які знаходяться в

діалогових вікнах, які по черзі з’являються на екрані.

3

4 5

37

Буде створено нову таблицю, ім’я якої можна побачити в області

переходів.

Створення таблиці на основі списку SharePoint

Для створення бази даних можна використовувати імпорт списку

SharePoint або зв’язок з ним. Якщо такий список вже існує, його

можна імпортувати, або створити зв’язок з ним. Можливо також

створити новий список налаштувавши його, або список на основі

вбудованого шаблону: «Контакти», «Задачі», «Питання»

та«Події».


1. На вкладці «Створення» в групі «Таблиці» вибрати «Списки

SharePoint» (6).

2. Вибрати одну з наступних дій:

– створення списку на основі шаблону;

6

38

– створення нового списку;

– вибрати команду «Існуючий список SharePoint» .

3. Виконати послідовність дій, на які буде вказано в діалогових

вікнах.

Робота в «Режимі таблиці»

Для роботи в режимі таблиці необхідно вибрати в групі «Режим»

команду «Режим таблиці» (7).

Після створення нової бази даних Microsoft Office Access 2007

відкриває порожню таблицю з ім'ям «Таблиця1» (8).

У таблиці задано єдине поле – «Код».

Це поле використовується для ідентифікації і зберігання рядків.

Введення даних

Щоб додати дані в таблицю, можна просто почати вводити їх у

стовпці «Додати поле» (9).

7

8

39

Дані вводяться в елемент таблиці, активований клацанням курсора

миші.

Для завершення введення даних потрібно натиснути клавішу

«Tab».

Структура таблиці, тобто список полів та їх характеристик,

створюється безпосередньо при введенні даних. Кожного разу при

додаванні в таблицю нового стовпця визначається нове поле.

Тип даних для нового поля задається на основі типу введених

даних.

При спробі ввести в це поле дані іншого типу буде видано

відповідне попередження (10) і запропоновані варіанти виходу з

ситуації, що склалася.

В даному випадку можна або ввести нове значення у комірку, або

змінити тип поля.

Робота з полями (стовпцями)

Щоб перемістити стовпець, потрібно виділити його, клацнувши

лівою кнопкою миші на заголовку, а потім перетягнути на нове місце.

Вертикальна межа (11), що з'являється в процесі перетягування,

позначає місце вставки.

10

11

9

40

Для редагування структури таблиці можна також скористатися

інструментами «стрічки» Access, розташованими на сторінці «Режим

таблиці» (12). Для додавання поля в таблицю (знищення,

переіменування) потрібно натиснути відповідні кнопки в групі «Поля і

стовпці» (13).

Зміна типу даних

Інструменти групи «Форматування і тип даних» дозволяють

змінити тип даних і деякі інші параметри для активного поля таблиці.

Для цього потрібно розвернути список типів даних (14) і вибрати з

нього відповідний тип (14) для заміни.

Якщо введені раніше дані не відповідають вибраному типу,

програма видасть попередження і запропонує варіанти виправлення

цієї помилки. Для поля, значення якого не повинне повторюватися в

різних рядках таблиці, потрібно встановити прапорець

«Унікальне» (15).

В цьому випадку при спробі ввести значення поля Access, що

повторюється, видасть повідомлення про помилку. Для поля, значення

якого обов'язково повинне бути задане в кожному записі таблиці,

встановлюється прапорець «Обов'язкове» (16).

12 13

14

13

41

Для деяких полів, наприклад, числових або таких, що містять дату

і час, можна також змінити формат відображення, встановлений за

умовчанням. Для цього потрібно виділити поле, розвернути список

«Формат» (17) і вибрати відповідний спосіб представлення даних.

Для завершення введення даних і закриття таблиці потрібно

натиснути кнопку в правому верхньому кутку таблиці.

У вікні діалогу, що відкриється, підтвердити збереження змін,

зроблених в структурі нової таблиці, натиснувши «Так», а в

наступному вікні потрібно задати ім'я для збереження таблиці в базі

даних та натиснути кнопку «OK».

Сортування даних

Сортування даних у таблиці – це розташування записів у

прямому чи зворотному алфавітному порядку значень одного з полів

таблиці. Частіше використовують поняття впорядкування «за

зростанням» або «за спаданням». Для впорядкування достатньо

виділити колонку з необхідною назвою та вибрати в контекстному

меню значок упорядкування, або вибрати відповідну команду в групі

команд «Сортування та фільтрація» (18).

17

15 16

42

Фільтрація даних

Для пошуку, перегляду вибіркових записів, значення яких від-

повідають визначеній умові, використовують фільтри. «Фільтр» (19)

дає змогу уникнути тих записів, які неважливі на даному етапі

перегляду. За допомогою Access можна встановлювати такі фільтри:

простий фільтр;

фільтр за виділеним фрагментом;

розширений фільтр.

Усі ці засоби відображені у групі команд «Сортування та

фільтрація».

Команда «Застосувати фільтр» (20) одразу активує попередньо

обраний фільтр. Відмовитися від обраного фільтру можна, якщо ще

раз натиснути команду «Застосувати фільтр».

Робота в «Режимі конструктора»

Для створення нової таблиці у відкритій базі даних потрібно

перемкнутися на сторінку «стрічки» «Створення» (21), та натиснути

кнопку «Таблиця» (22) для додавання порожньої таблиці в базу.

Додана таблиця буде відкрита в робочій області Access в режимі

«Таблиці», тобто у вигляді набору рядків і стовпців. Кожен стовпець

відповідає полю таблиці, кожен її рядок – її записи. Також для

створення таблиці можна було скористатися кнопкою «Конструктор

таблиць», щоб спочатку визначити в «Режимі конструктора»

структуру таблиці, а потім перемкнутися в «Режим таблиці» для

введення даних.

Перейти в інший режим в процесі роботи можливо, за допомогою

кнопок режимів (23) в рядку стану вікна Microsoft Office Access, або за

допомогою інструментів «стрічки». Тому спочатку потрібно зберегти

21 22

18 19 20

43

таблицю, присвоївши їй ім’я, а потім перемкнутися в «Режим

конструктора»

Програма перемкнеться в режим роботи з конструктором таблиць.

У цьому режимі активується вкладка стрічки «Конструктор» (24).

У режимі «Конструктора» для кожного поля таблиці вводиться

ім'я в стовпці «Ім'я поля» (25) і вибирається тип даних (26), які

зберігатимуться в цьому полі.

Вибір типу даних

Для вибору типу даних потрібно відкрити список підтримуваних

Microsoft Office Access типів даних, клацнути в полі «Тип даних» і

натиснувши кнопку, що з'явилася, із стрілкою у списку (27) вибрати

потрібний тип.

У колонці «Опис» (28) можна ввести текст, який згодом

відображатиметься в рядку стану як підказка про вміст поля.

Додаткові характеристики виділеного поля приводяться в області

«Властивості поля» (29) з можливістю їх редагування.

У правій частині області «Властивості поля» відображається

підказка до кожного редагованого параметра.

24

27

29

28

23

25 26

44

Таким чином задаються і настроюються всі необхідні поля

таблиці.

За допомогою інструментів вкладки «стрічки» «Конструктор»

можна зробити вибране поле таблиці ключовим (30); вставити або

видалити рядки з описом полів (31), додати в таблицю стовпець

підстановок (32), тобто поле, значення якого користувач зможе

вибирати із списку; задати список полів для індексування таблиці (33),

показати або приховати вікно редагування загальних властивостей

таблиці (34).

Для збереження зроблених змін потрібно натиснути кнопку

«Office» і вибрати команду «Зберегти».

Для введення даних в створену таблицю потрібно перейти в

«Режим таблиці», скориставшись відповідною кнопкою в

статусному рядку Access.

Після цього можна вводити дані в таблицю.

Створення зв’язків між таблицями

Зв'язок між таблицями встановлює відносини між співпадаючими

значеннями в ключових полях. Достатньо часто поля, між якими

встановлюється відповідність, мають однакові імена в обох таблицях.

В більшості випадків з первинним ключем однієї таблиці, зв'язується

зовнішній ключ другої таблиці. Найчастіше встановлюється таке

відношення таблиць, при якому одному запису першої таблиці може

відповідати декілька записів з однаковим значенням зовнішнього

ключа з другої таблиці, тобто відношення «один до багатьох».

Значення зовнішнього ключа в записі другої таблиці використовується

для пошуку відповідних нею записів в першій таблиці.

Міжтабличні зв'язки можна встановлювати і редагувати за

допомогою вікна «Схема даних». При побудові бази даних бажано

встановлювати такі зв'язки перед створенням інших об'єктів бази

31 30

32 33 34

45

даних – форм, запитів і звітів. Міжтабличні зв'язки використовуються

в Microsoft Office Access при створенні запитів, надають відомості для

структури форм і звітів.

Щоб переглянути зв'язки, які існують між таблицями бази даних,

потрібно вибрати на сторінку стрічки «Робота з базами даних» (35)

та натиснути кнопку «Схема даних» (36).

Якщо в базі даних зв'язків немає буде відображено діалогове

вікно «Додавання таблиці» (37). В ньому потрібно виділити таблиці,

між якими потрібно встановити зв’язок і натиснути кнопку

«Додати» (38).

Якщо в базі даних є зв'язки, відразу буде відображено вікно

«Схема даних» (39)

37

38

43

39

35 36

46

Робота з таблицями в схемі даних

Таблицю, яка не була відразу додана в схему, можна додати

пізніше, викликавши вікно «Додавання таблиці» натисненням на

кнопку «Відобразити таблицю» (40).

Для видалення таблиці з схеми даних (але не з бази!) треба

виділити її і натиснути кнопку «Приховати таблицю» (41) в групі

«Зв’язки».

Натиснення кнопки «Всі зв’язки» (42) відображає в схемі всі

таблиці, що мають зв'язки.

Зв'язок між таблицями на схемі представлений у вигляді лінії (43),

проведеної від однієї таблиці до іншої.

Якщо зв'язок повинен забезпечувати цілісність даних, тобто

відсутність непарних записів в зв'язаних таблицях, лінія зв'язку

виглядає товщою на кінцях.

Якщо над потовщеною частиною лінії з одного боку зв'язку

відображатиметься одиниця, а з іншого – символ нескінченності, це

відповідає відношенню «один до багатьох».

Якщо над потовщеною частиною лінії з одного боку зв’язку

відображатиметься одиниця, а з іншого також, це відповідає

відношенню «один до одного».

Зміна властивостей зв’язку

Для того, щоб змінити властивості зв’язку перш за все потрібно:

1. Виділити цю лінію клацанням миші. (Таблиці між якими

встановлений цей зв’язок повинні бути закриті.).

2. В групі «Сервіс» вибрати «Змінити зв’язки» (44)

40 41

42

47

3. У діалозі, що відкриється, можна змінити таблиці, запити або поля

на будь-якій стороні відношення, клацнувши мишею на стрілочці

коло їхніх назв (45), та вибравши зі списку.

4. Натиснути на кнопку «Об’єднання» (46), щоб вибрати тип

об'єднання даних таблиць в запитах.

5. Для підтвердження вибору потрібно натиснути кнопку «OK».

«Забезпечення цілісності даних» означає, що для даного зв'язку

Microsoft Office Access гарантує відсутність непарних записів і

виключає появу записів однієї таблиці з посиланнями на неіснуючі

записи іншої таблиці. Забезпечуючи цілісність даних, Access

відхилятиме оновлення, що змінюють кінець посилання, і видалення,

що видаляють кінець посилання.

Якщо при забезпеченні цілісності даних вибрати параметр

«Каскадне оновлення зв'язаних полів», то при оновленні первинного

ключа Microsoft Office Access автоматично відновить всі поля, що

посилаються на нього.

44

45 46

48

Якщо вибрати параметр «Каскадне видалення зв'язаних записів»,

то при видаленні запису, що містить первинний ключ, автоматично

будуть видалені всі записи, що посилаються на нього.

Створення нового зв’язку

Для створення нового зв'язку між таблицями досить підтягти поле

з однієї таблиці до поля з іншої таблиці.

Як правило, перше поле є первинним ключем таблиці.

Друге поле буде зовнішнім ключем в іншій таблиці.

Для видалення зв'язку потрібно клацнути на лінії зв’язку правою

кнопкою миші і вибрати в контекстному меню команду

«Видалити» (47), та підтвердити видалення.

Після закінчення редагування міжтабличних зв'язків закрити вікно

«Схема даних», натиснувши на кнопку «Закрити» та підтвердити

збереження зроблених змін.

47

49



Урок: Створення таблиць та робота з ними

Мета уроку:

Навчальна: Навчити учнів створювати таблиці у Microsoft Office

Access 2007 різними способами, вводити в них дані, визначати типи

полів та задавати властивості. Працювати в «Режимі

конструктора» та «Режимі таблиці». Навчити створювати зв’язки

між таблицями.








Методичний прийом-пояснення – пояснити учням що таке таблиці,

їх властивості, структуру, та як з ними працювати.

Практичний – роз’яснення з демонстрацією трудових прийомів.




ХІД УРОКУ


1. Перевірка присутності учнів.

2. Зовнішній огляд учнів, перевірка готовності до уроку,

відповідність форми одягу.




1.1. Повторення інструкції з охорони праці

1.2. Актуалізація знань з теоретичного навчання

50

Що називається базою даних (БД)?

Що називається СУБД?

Яке призначення бази даних?

Перерахуйте можливості СУБД?

Які ви знаєте моделі БД?

Яки етапи включає в себе проектування БД?

Що таке Microsoft Access?

Як запустити Microsoft Access-2007?

Що з'явиться після запуску Access-2007?

Які ви знаєте об'єкти БД?

Для чого призначені таблиці в БД?

Для чого призначені запити?

Що таке форма в БД?

Для чого призначені звіти?

З яких елементів складається інтерфейс програми

Access 2007?

Як створити нову базу даних, або шаблон?

Як згорнути або розгорнути будь-яку сторінку стрічки?

Як налаштувати панель швидкого доступу?

2. Інструктування учнів по матеріалу уроку(25 хв)

2.1. Викладання та систематизація теоретичного матеріалу.


Структура таблиці;

Типи даних;

Введення даних;

Ключове поле;

Встановлення зв’язків між таблицями;

Способи створення таблиць;

Робота в «Режимі Таблиці»;

Сортування та фільтрація даних в таблицях;

Робота в «Режимі Конструктора»;

Створення зв’язків між таблицями та робота з ними.


2.3. Закріплення матеріалу вступного інструктажу(дати


Що таке таблиця БД та яке її призначення?

Які існують способи створення таблиць?

Пояснити структуру таблиці;

Що таке «Режим конструктора» та «Режим таблиці». В

чому полягає їх відмінність?

Опишіть алгоритм створення таблиць;

51

Яке поле називають ключовим?

Як встановити ключове поле?

В якому режимі заповнюються поля таблиці?

Для чого використовують тип даних «Лічильник»?

Як добавити поле в таблицю?

Як змінити висоту рядка в таблиці?

Як переіменувати назву поля таблиці?

Як упорядкувати записи за збільшенням або

зменшенням?

Що таке фільтр? Як здійснити фільтрацію записів в

таблиці?

В якому режимі можна від форматувати інформацію в

таблиці (задати шрифт, кегль, накреслення, колір)?

Які існують типи зв’язків між таблицями?

Як встановити зв’язки між таблицями?

Які існують типи полів та як їх задати (змінити)?

Поясніть поняття «забезпечити цілісність даних»,

«каскадне оновлення зв’язаних полів», «Каскадне

видалення зв’язаних даних»?











5.1. Перевірити зміст і організацію робочих місць;

5.2. Перевірити правильність виконання вправ;

5.3. Додатково роз’яснити учням створення зв’язків між

таблицями, поняття розширений фільтр; 5.4. Дотримання учнями правил охорони праці;

5.5. Звернути увагу учнів на типові помилки.


52




причини;






53

2.2. КАРТКА-ЗАВДАННЯ

1. Відкрити файл бази даних «Навчальний заклад», який було

створено на минулому уроці.

2. Створити в ньому в режимі конструктора таблицю під назвою

«Студенти»

3. Дати назву полям та встановити тип даних у відповідності:

Код студента (Числовий);

Прізвище (Текстовий);

Ім’я (Текстовий);

По батькові (Текстовий);

Стать (текстовий);

Номер групи (числовий);

Телефон (текстовий);

Професія (текстовий);

Стипендія (Логічний).

4. Зробити поле «Код студента» ключовим.

5. Зберегти внесені дані та дати назву таблиці «Студенти».

6. За вище вказаним зразком створити таблиці «Успішність»,

«Предмети» та «Викладачі».

Дати назву полям та встановити тип даних у відповідності:

Таблиця «Успішність»

Код студента (Числовий)

Код предмета (Числовий)

Оцінки (Числовий)

Таблиця «Предмети»

Код предмета (Лічильник) – Ключове поле

Назва предмета (Текстовий)

Кількість годин (Числовий)

Таблиця «Викладачі»

Код викладача (Числовий) – ключове поле

Прізвище (Текстовий)

Ім’я (Текстовий)

По батькові (Текстовий)

Дата народження (Дата/Час)

Посада (Текстовий)

Предмет (Текстовий)

Телефон (Текстовий)

Заробітна плата (Грошовий)

7. Встановити зв’язки між таблицями.

54


1. Клацнути на робочому столі на файлі бази даних «Навчальний

заклад».

2. Натиснути на стрічці на сторінку «Створення» та вибрати

«Конструктор» в групі «ТАБЛИЦІ».

3. Активуємо клацанням першу комірку та вводимо назву «Код

студента». В полі «Тип даних» з’являється повідомлення

«Текстовий». Змінюємо його на «Числовий», тобто активуємо цю

комірку клацанням мишки та вибираємо зі списку «Числовий».

Активуємо комірку для введення імені поля «прізвище»,

вибираємо для нього тип поля «Текстовий».

Активуємо комірку для введення поля «ім’я», вибираємо для

нього тип поля «Текстовий».

Активуємо комірку для введення поля «По батькові» , вибираємо

для нього тип поля «Текстовий».

Активуємо комірку для введення поля «стать», вибираємо тип

поля «Текстовий».

Активуємо комірку для введення поля «Номер групи», вибираємо

тип поля «Числовий».

Активуємо комірку для введення поля «Телефон», вибираємо тип


Активуємо комірку для введення поля «Професія», вибираємо тип


Активуємо комірку для введення поля «Стипендія», вибираємо

тип поля «Логічний».

4. Активуємо комірку з іменем поля, та в групі «Сервіс» натискаємо

на кнопку «Ключове поле».

5. Натискаємо на нижній хрестик в правому верхньому вуглі.

Вибираємо у вікні для збереження внесених змін «Да», та вводимо

у наступне віконечко назву таблиці «Студенти».

6. За вище вказаним зразком створюємо таблиці «Успішність»,

«Предмети», «Викладачі».

7. Натискаємо «Работа с базами даних». У групі «Показати чи

приховати» вибираємо «Схема даних». У групі «Зв’язки»

вибираємо «Показати таблицю».при цьому відкриється вікно

«Додавання таблиці». За замовчуванням у вікні буде відкрита

вкладка «Таблиці» Виділяємо у списку таблицю «Студенти» і

натискаємо кнопку «Добавити» У вікні «Схема даних» з’явиться

список полів таблиці «Студенти». Аналогічно вводимо списки

полів таблиць «Успішність», «Предмети», «Викладачі» у вікно

55

«Схема даних». Закриваємо вікно «Додавання таблиці». Для

зв’язування полів «Код студента» обираємо це поле у таблиці

«Студенти» і перетягуємо його мишею до зв’язаної таблиці

«Успішність». У вікні діалогу «Зміна зв’язків» установлюємо

перемикач «Забезпечення цілісності даних». Клацаємо на кнопці

«Створити». У вікні діалогу з’явиться зв’язок. Він показаний

лінією і позначений цифрою 1 та символом нескінченності, що

означає «один до багатьох».

Обираємо поле «Код предмета» в таблиці «Предмети» та

перетягуємо його мишею до таблиці «Успішність». Вибираємо

поле «Код предмета» в таблиці «Предмети» та перетягуємо до

таблиці «Викладачі».

56


1. Що таке таблиця БД та яке її призначення?

2. Які існують способи створення таблиць?

3. Поясніть структуру таблиці.

4. Що таке «Режим Конструктора» та «Режим Таблиці». В чому

полягає їх відмінність?

5. Опишіть алгоритм створення таблиць.

6. Яке поле називають ключовим?

7. Як встановити ключове поле?

8. В якому режимі заповнюють поля таблиці?

9. Для чого використовують тип даних «Лічильник»?

10. Як добавити поле в таблицю?

11. Як змінити висоту рядка в таблиці?

12. Як переіменувати назву поля таблиці?

13. В якому режимі можна відформатувати інформацію в таблиці

(задати шрифт, кегль, накреслення, колір)?

14. Які існують типи зв’язків між таблицями?

15. Як встановити зв’язки між таблицями?

16. Які існують типи полів та як їх задати (змінити)?

17. Поясніть поняття «забезпечити цілісність даних», «каскадне

оновлення зв’язаних полів», «Каскадне видалення зв’язаних

даних».

57

2.5. ТЕСТИ

1. Таблиця – це об’єкт бази даних, який призначений для:



3) вибору даних за критерієм;

4) введення та збереження інформації.

2. Рядок таблиці називається:

1) поле;

2) рядок;

3) ключ;

4) запис.

3. Стовпець таблиці називається:

1) поле;

2) рядок;

3) ключ;

4) запис.

4. Ключове поле – це поле:

1) в якому не повторюється інформація;

2) яке призначене для пов’язування таблиць;

3) яке містить порядковий номер запису;

4) яке складається з кількох полів.

5. Конструктор таблиць:

1) створює структуру кількох таблиць;

2) створює структуру однієї таблиці та форму для введення даних;

3) створює форму для введення даних;

4) створює структуру однієї таблиці.

6. Щоб зберегти інформацію в таблиці, потрібно:

1)закрити таблицю;

2) закрити таблицю та підтвердити факт збереження;

3) дані зберігаються автоматично після введення;

4) зберегти базу даних.

7. Просте ключове поле:

1) складається з кількох полів таблиці;

2) складається з одного поля таблиці;

3) містить нумерацію записів таблиці;

4) це перше поле таблиці.

58

8. Який тип зв’язків не існує:

1) один до одного;

2) один до багатьох;

3) багато до багатьох;

4) один до кількох.

9. Дані в таблицю можна вносити:

1) в режимі «Конструктора»;

2) в режимі «Таблиці»;

3) виконавши команду «Головна» «Шрифт»;

4) виконавши команду «Головна» «Записи» ;

10. Тип зв’язку «один до одного»:

1) один запис першої таблиці зв’язаний з одним записом другої

таблиці;

2) один запис першої таблиці зв’язаний з множиною записів другої

таблиці;

3) одному запису таблиці не може відповідати більше одного

запису другої таблиці;

4) записи першої таблиці зв’язані з записами цієї самої таблиці

11. Зв’язки між таблицями можна переглянути в вікні:

1) схеми зв’язків;

2) схеми даних;

3) схеми таблиць;

4) типів зв’язків.

12. Тип зв’язку «один до багатьох»:

1) один запис першої таблиці зв’язаний з одним записом другої

таблиці;

2) один запис першої таблиці зв’язаний з множиною записів другої

таблиці;

3) одному запису таблиці не може відповідати більше одного

запису другої таблиці;

4) записи першої таблиці зв’язані з записами цієї самої таблиці.

59

3. СТВОРЕННЯ ЗАПИТІВ

Одним із найпотужніших засобів сучасних систем управління

базами даних є запити.

Запити – це об’єкти бази даних, які дозволяють вибрати необхідні

дані з однієї, або кількох взаємозв’язаних таблиць, зробити

обчислення і одержати результат у вигляді таблиці. Запит будується на

основі однієї чи декількох таблиць бази даних. Багатотабличний запит

дозволяє сформувати нову таблицю, записи якої утворюються шляхом

об’єднання взаємозалежних записів з різних таблиць бази даних і

включення потрібних полів з цих таблиць.

Через запит можна робити відновлення даних в таблицях,

додавання і видалення записів.

За своєю роботою запити схожі на фільтри, але вони більш

гнучкіші. За допомогою запитів можна не тільки відбирати необхідні

дані, але і виконувати над ними необхідні дії. На відміну від фільтрів

запит є структурним елементом бази даних, що має назву та

зберігається в базі.

Запити дозволяють користувачам "ставити запитання" базам

даних. Результати запиту можуть бути надруковані чи виведені на

екран. За допомогою запиту можна також виконати деякі дії з даними

таблиці (таблиць) та узагальнити ці дані.

Запити можуть використовуватися як джерела інформації для

форм та звітів. У цих випадках в запиті використовуються дані з

кількох таблиць. Access виконує запит кожного разу, коли

відкривається форма або звіт, тому інформація, що відображена на

екрані, завжди "свіжа".

При виконанні в Access звичайного запиту (запиту на вибірку,

який просто вибирає потрібні дані), результати відображаються у

формі динамічного набору, який має такий самий вигляд, як і таблиця,

але фактично є динамічним набором записів, базованих на структурі

запиту. Записів у динамічному наборі фактично не існує, тому коли

цей набір закривається, записи зникають (дані, на яких базований

набір, звичайно, залишаються в початкових таблицях). Запит можна

зберегти, але при цьому одержані при його виконанні дані не

зберігаються. При збереженні запитів зберігається тільки їх структура.

Динамічний набір в Access містить «живі» дані, а не статистичну

копію даних первинних таблиць. Тому при модифікації даних у

60

записах динамічного набору запиту модифікуються і записи в

первинних таблицях. Дані в динамічному наборі можна змінювати так,

як і в таблиці: пересувати і ховати стовпці, змінювати висоту рядків і

ширину стовпців.

Типи запитів

Існують запити наступних видів:

Запит на вибірку – найпоширеніший тип запиту. він відбирає

дані з однієї чи декількох таблиць і результати відображає в

об’єкті в режимі таблиці. Ці запити не змінюють таблиці БД. Вони

використовуються для угрупування записів для обчислень

середніх значень, сум, підрахунку кількості записів.

Перехресний запит – відображає результати статистичних

розрахунків. Це вид запиту, який дозволяє згрупувати дані рядків

або стовпців і вивести підсумкові значення до окремого стовпця.

Запит на створення таблиці – ґрунтується на запиті на

відбирання і забезпечує формування та заповнення нової таблиці.

Запит на оновлення – дає змогу вносити зміни в групу записів,

які відбираються за допомогою запиту на відбирання.

Запит на додавання – записи з таблиці результату запиту

додаються в таблиці бази даних.

Запит на видалення – забезпечує виключення записів з однієї чи

декількох зв’язаних таблиць.

Запит з параметрами – це запит при запуску якого відкривається

діалогове вікно з запрошенням увести визначені зведення – умови

добору записів чи значення для вставки у поле.

Створення простого запиту на вибірку

Запити можуть використовувати дані з однієї таблиці або

декількох, а тому при створенні запиту необхідно визначити, які

таблиці потрібно включити в запит та встановити між ними зв’язок.

Процес створення запиту складається з наступних кроків:

Визначення полів, які потрібні в запиті;

Визначення порядку сортування даних;

Визначення умов відбору, які використовуються в запиті.

Створити запит в АКСЕС, як і інший об’єкт можна за допомогою

«Майстра» або в режимі «Конструктора».

61

«Запит на вибірку» отримує дані з таблиць і інших запитів і

відображає в режимі таблиці.

Для створення простого запиту на вибірку потрібно перейти на

сторінку стрічки «Створення» (1). У розділі «Інші» вибрати для

створення запиту «Режим Майстра» (2), або «Режим

Конструктора».

Вибрати таблицю, що містить дані для запиту і натисніть кнопку

«Майстер запитів».

На першій сторінці «Майстра запитів» вибрати тип запиту

«Простий запит» (3) і натиснути кнопку «ОК».

На другій сторінці можна вибрати, або змінити джерело даних (4),

яке може виступати як таблицею бази даних, так і створеним раніше

запитом.

У групі «Доступні поля» (5) треба вибрати поля, які будуть

включені в список полів запиту. Додавання полів в список і видалення

із списку виконується за допомогою кнопок із стрілками (6).

3

1 2

62

Вибравши потрібні поля, натиснути кнопку «Далі». Задати для

запиту ім'я, або залишити ім'я, призначене йому «Майстром». Для

завершення створення запиту і перегляду результатів його виконання

натиснути кнопку «Готово».

Після цього у списку об'єктів в області переходів (7) з'явиться

тільки що створений запит, а в робочій області програми відобразяться

дані (8), вибрані з його допомогою.

Для перегляду запиту в режимі SQL потрібно натиснути

відповідну кнопку в рядку стану Microsoft Office Access (9).

Якщо закрити запит, а потім двічі клацнути на його імені в області

переходів запит буде за замовчуванням відкритий в «Режимі

таблиці», тобто в режимі представлення результатів його виконання.

4

5

6

7

8

9

63

Задання умов відбору

Для редагування раніше створеного запиту потрібно перевести

його в «режим конструктора».

Вікно «Конструктора» розділене на дві панелі: верхня панель

містить схему даних запиту (10) таблиці представлені списками полів.

Нижня панель (11) є бланком запиту за зразком, який потрібно

заповнити. У «Режимі конструктора» в нижній частині робочої

області Access відображається таблиця кожен стовпець якої містить

опис одного з полів запиту – джерело даних, опції сортування, умови

відбору.

Кожен стовпець бланка відноситься до одного поля. З яким

потрібно працювати в запиті. При заповненні бланка необхідно

вказати:

– у рядок «Поле» включити імена полів, використовуваних у

запиті;

– у рядку «Вивід на екран» відзначити поля, що повинні бути

включені в результуючу таблицю;

– у рядку «Умови відбору» задати умови добору записів;

– у рядку «Сортування» вибрати порядок сортування записів

результату (за допомогою кнопки списку).

Для включення потрібних полів з таблиць у відповідні стовпці

запиту досить перетягнути потрібне поле зі списку полів у перший

рядок бланка запиту (12).

10 11

64

Для додавання потрібного поля з схеми даних запиту у бланк

достатньо двічі клацнути по полю в таблиці, або перетягти його

мишею.

Умови відбору. Наприклад, потрібно вивести в результуючій

таблиці всі записи поля ДАТА ,які відповідають даті 11.08.2014 та

12.08.2014. для цього потрібно в рядку «умова відбору» набрати

11.08.2014, а в рядку «або» набрати 12.08.2014 (13) .

Щоб обмежити результати запиту певними записами, можна

задати одну, або декілька умов відбору.

Після переходу в режим таблиці ми побачимо таблицю

«Запит» (14).

Всі умови відбору, що знаходяться в одному рядку, об'єднуються

операцією «логічне і», тобто у вибірку включатимуться тільки записи,

що одночасно задовольняють всім цим умовам. Якщо ж потрібно

зв'язати умови операцією «логічне або», тобто включити у вибірку

записи, для яких виконана хоча б одна із заданих умов, другу умову

треба задавати рядком нижче.

12

13

14

65

Побудувач виразів

У програмі Аccess передбачена можливість пошуку інформації,

використовуючи логічні вирази. Створення цих виразів здійснюють за

допомогою програми «Побудувач виразів». Ця програма створює нову

таблицю, зміст якої відповідає заданому виразу.

Для запуску цієї програми потрібно викликати контекстне меню

рядка «Умови вибору», та виконати команду «Побудувати» (15).

Після цього з’явиться вікно «Побудувач виразів»

Це вікно складається з чотирьох частин. Верхня частина (16)

призначена для введення логічного виразу. Також розташовані кнопки

управління вікном та кнопки зі знаками математичних та логічних

операцій. Якщо клацнути на них мишкою, вони переносяться у вираз,

який створюється.

Три нижніх вікна використовують для вибору елементів, які у них

знаходяться. Ліворуч знаходяться об’єкти бази даних (17): таблиці,

запити та інш. У середній частині перераховані елементи вибраного

об’єкта (18). Якщо виділити ім’я таблиці-запиту, то у середній частині

15

16

17 18 19

66

буде перераховано імена її полів. Для того щоб перенести їх у вираз

необхідно два рази клацнути клавішею миші на відповідному імені.

Права нижня частина використовується для вибору конкретних

значень (19) тих об’єктів, які вказані в середній частині. Якщо об’єкти

та значення вибираються з тих які вказані у вікні, то програма сама

дотримується правил синтаксису.

Створення запиту з декількох таблиць

Для створення запиту в «Режимі конструктора» на основі

зв'язаних таблиць потрібно натиснути кнопку «Новий об'єкт:

запит» (20) на сторінці стрічки «Створення».

У вікні «Додавання таблиці» виділити таблиці (21) з яких

потрібно отримати запити, утримуючи натиснутою клавішу Ctrl.

Потім натиснути кнопку «Додати».

Після додавання всіх необхідних таблиць натиснути кнопку

«Закрити».

У верхній частині робочої області конструктора з’являться

включені в запит таблиці і зв'язки між ними (22).

20

21

67

У нижній частині, в таблиці задання полів запиту, клацнути на

стрілці вибору першого поля (23).

У списку, що відкриється, з’являться всі поля всіх таблиць запиту.

Потрібно натиснути із списку поля, які будуть задовольняти

умови запиту.

Якщо якесь поле було вибране помилково, потрібно виділити

відповідний стовпець таблиці (24) і видалити його, натиснувши на

кнопку «Видалити стовпці» (25) на сторінці «стрічки»

«Конструктор». Потім можна буде повторити вибір поля.

22

23

68

По будь-якому з вибраних полів можна задати умову відбору.

Отримана в результаті виконання запиту вибірка буде включати

зв'язані дані зі всіх трьох таблиць.

Створення перехресного запиту

Для створення перехресного запиту потрібно відкрити вікно бази

даних та на сторінці стрічки «Створення» вибрати «Майстер

запитів» (26). У вікні «Новий запит» вибрати «Перехресний

запит» (27) та натиснути «ОК».

26

27

25

24

69

В першому діалоговому вікні майстра перехресних запитів в рядку

«Показати» потрібно натиснути на один з перемикачів (28), вибрати

із списку потрібний запит (29) та натиснути кнопку «Далі».

Наступне діалогове вікно призначене для вибору заголовків рядків

у майбутньому запиті. Для цього у списку «Доступні поля» слід

вибрати потрібну позицію (30) та натиснути кнопку >. Після цього

вибрана позиція переміститься до списку «Вибрані поля». Знову

потрібно натиснути кнопку «Далі».

Третє діалогове вікно призначене для задання заголовків

стовпцям. У списку «Доступні поля» потрібно виділити необхідну

позицію (31) та натиснути «Далі».

29

28

30

31

70

В наступному діалозі потрібно вибрати обчислення (32), які

повинні виконуватися в комірках на перехресті рядків і стовпців.

Натиснути кнопку «Далі».

В останньому вікні потрібно ввести ім’я запиту, та натиснути

кнопку «Готово».

Після цього отримаємо таблицю перехресного запиту.

Підрахунок даних за допомогою запиту

У запитах Microsoft Office Access 2007 можна використовувати

статистичні функції для виконання різних розрахунків за наявними

даними. Використовувати статистичні функції можна, як мінімум,

двома способами.

32

31

71

Перший спосіб – додавання в таблицю з результатами запиту

рядка підсумків, як для звичайної таблиці. Для цього потрібно на

сторінці стрічки «Головна» в розділі «Записи» натиснути кнопку

«Підсумки» (33).

Для кожного поля вибірки можна задати свій спосіб підрахунку

підсумків. Для підрахунку суми потрібно клацнути в клітинці поля

«Сума» розкрити список і вибрати функцію «Сума» (34).

Аналогічним чином можна встановити для поля «Дата» варіант

«Максимальне значення».

Використання рядка «Підсумок» дозволяє проводити підрахунок

даних по вибірці, не змінюючи структуру запиту. Відключити рядок

«Підсумки» можна натиснувши в розділі «Записи» кнопку

«Підсумки» і перемкнутися в «Режим Конструктора».

Другий спосіб – використання підсумкових запитів. У

підсумковому запиті обчислюються проміжні підсумки по групах

записів, тобто спочатку згрупуються записи, що мають однакові

значення в заданих полях, а потім обчислюється необхідна статистика

за даними кожної групи. Таким чином, для кожного поля, включеного

у вибірку, необхідно задати або ознаку групування за даними цього

поля, або статистичну функцію для обробки його значень. Для цього

потрібно натиснути кнопку «Підсумки» на сторінці «стрічки»

«Конструктор». У таблиці опису полів з'явиться новий рядок -

«Групова операція» (35). За замовчуванням для всіх полів в цьому

рядку встановлена ознака групування. Потрібно клацнути в рядку

«Групова операція» поля «Сума», відкрити список допустимих

групових операцій для поля «Сума» і вибрати функцію

підсумовування значень. Якщо по деякому полю не потрібно

33

34

72

виконувати ні групування, ні підрахунок даних, то для нього не можна

визначити значення, що відображається у вибірці. Проте це поле може

брати участь у формуванні результатів запиту, якщо воно входить в

умову відбору записів.

Для такого поля слід вибрати групову операцію «Умова» і задати

умову відбору. Опція «Вивід на екран» для даного поля буде

відключена автоматично. Натиснути кнопку «Виконати» для

переглядання результатів виконання запиту.

35

73



Урок: Створення запитів

Мета:

Навчальна: Ознайомити учнів з поняттями запитів в базі даних

Навчити учнів створювати різні види запитів. Задавати умови

відбору та користуватися «Побудувачем виразів». Здійснювати

підрахунки за допомогою запитів.








Методичний прийом-пояснення – пояснити учням що таке запити,

які бувають запити, як їх створювати та проводити підрахунки за їх

допомогою.





ХІД УРОКУ



2. Зовнішній огляд учнів, перевірка готовності до уроку;




1. Актуалізація опорних знань учнів (15 хв)

1.1 Повторення інструкції з охорони праці;

1.2 Актуалізація знань з теоретичного навчання:

Що таке таблиця БД та яке її призначення?

Які існують способи створення таблиць?

74

Пояснити структуру таблиці.

Що таке «Режим Конструктора» та «Режим Таблиці». В

чому полягає їх відмінність?

Опишіть алгоритм створення таблиць

Яке поле називають ключовим?

Чому таблиці БД повинні мати ключові поля?

Як встановити ключове поле?

В якому режимі заповнюються поля таблиці?

Для чого використовують тип даних «Лічильник»?

Як добавити поле в таблицю?

Як змінити висоту рядка в таблиці?

Як переіменувати назву поля таблиці?

В якому режимі можна відформатувати інформацію в

таблиці (задати шрифт, кегль, накреслення, колір)?

Які існують типи зв’язків між таблицями?

Як встановити зв’язки між таблицями?

Які існують типи полів та як їх задати (змінити)?

Поясніть поняття «забезпечити цілісність даних»,

«каскадне оновлення зв’язаних полів», «Каскадне

видалення зв’язаних даних».




Запити та їх призначення;

Типи запитів;

Створення простого запиту на вибірку;

Задання умов відбору;

Створення запиту з декількох таблиць;

Створення перехресного запиту;

Підрахунок даних за допомогою запитів.


2.3. Закріплення матеріалу вступного інструктажу(дати відповіді

на запитання):

Що таке запити та для чого вони призначені?

Чим запити відрізняються від фільтрів?

Як створити простий запит в базі даних?

Що таке перехресний запит та як його створити?

Для чого застосовуються вирази в запитах?

Як задати умову відбору в запиті?

Як створити поле що обчислюється в запиті?

Що таке «»Побудувач виразів?

75

Зі скількох таблиць можна створювати запити?

Яка структура вікна «Побудувач виразів»?

Чи зберігається інформація в запиті при його закритті?

Які є типи запитів?

Яке призначення «Конструктора »запитів?

Які є способи створення запитів?

Як побудувати умову зі сполучником «або» у запиті?

Як перемістити поля з таблиці у бланк запиту?

Як змінити тип запиту?

Як побудувати умову зі сполучником «і» у запиті?

Що таке запит з параметром?

Як модифікувати запит?

Як створити таблицю з обчислювальним полем?

Опишіть умову відшукання студентів номер телефону

яких починається на 063.

Опишіть умову відшукання студентів, прізвища яких

починаються на «В».

Опишіть умову вибірки записів про студентів, які мають

оцінки «10» або «11».

Як визначити середні оцінки студентів з усіх предметів?













5.3 Додатково роз’яснити учням створення перехресних

запитів та проведення підрахунків; 5.4 Дотримання учнями правил охорони праці;



76




причини;






77


1. Створення запиту з однієї таблиці.

Створіть запит в якому на екран повинні виводитися параметри про

студентів відповідної групи. (Студенти групи 22 з полями «Код

студента», «Прізвище», «Ім’я», «По батькові», «Стать», «Номер

групи», «Телефон», «Стипендія»).

2. Створення запиту з декількох таблиць.

Створіть запит, в якому виводяться оцінки студентів відповідної групи

з відповідних предметів. (Оцінки студентів групи 22 з предмету

«Охорона праці»).

3. Створення перехресного запиту.

Створіть перехресний запит, в результаті якого створюється вибірка,

яка відображує середній бал по предметах в групах.

4. Створення запиту на відновлення.

Розробіть запит на збільшення заробітної плати на 15 % для

викладачів, які отримують менше 4000.

5. Створення запиту на видалення.

Створіть запит на видалення зі списків студентів яких відраховано з

навчального закладу (Яценко Юлію Ігорівну).

6. Проведення підрахунків в запиті.

Створіть запит в якому будуть відображені учні. Які набрали більше

35 балів.

78


1. Для створення запиту з параметрами про студентів відповідної

групи потрібно:

Відкрити на стрічці сторінку «Створення»

Клацнути на кнопці «Майстер запитів»

Вибрати «Простий запит» і клацнути «ОК»

У вікні «Створення простих запитів» в рядку

«Таблиці/запити», вибрати із списку таблицю «Студенти»

Перенести всі поля із вікна «Доступні поля» у вікно «Вибрані

поля», клацнувши по кнопці

Клацнути по кнопці «Далі». Клацнути ще раз по кнопці «Далі »

Вибрати «Детальний звіт» і клацнути по кнопці «Далі»

В наступному вікні у рядку «Задайте ім’я запиту» ввести

«Група 22 Запит»

Клацнути по кнопці «Готово». На екрані з’явиться таблиця з

даними запиту. Але нам потрібно щоб при виконанні запиту

з’являлися студенти тільки 22-ої групи. Для цього потрібно

перейти в режим «Конструктор», клацнувши на стрічці на

кнопці «Режим»

В рядку «Умови відбору» в полі «Номер групи» ввести «22»

Виконати запит, клацнувши на стрічці на кнопці «Виконати»

На екрані з’явиться вікно з учнями тільки групи 22.

Зберегти запит та закрити таблицю запиту.

2. Для виконання запиту в якому будуть відображені оцінки

студентів певної групи з певних предметів необхідно:

Клацнути на сторінці стрічки «Створення», та вибрати з групи

«Інші» «Майстер запитів»

З діалогового вікна «Новий запит» вибрати «Простий запит» та

натиснути ОК

В рядку «Таблиці та запити» вибрати таблицю «Студенти» та

перенести поля «Прізвище», «Ім’я», «По батькові», «Номер

групи», в вікно «Виділені поля».

Для цього виділяємо потрібне поле та клацаємо на кнопці.

В рядку «Таблиці та запити» вибрати таблицю «Предмети» .

Перенести поле «Назва предмета»

В рядку «Таблиці та запити» вибрати «Оцінки» та перенести

поле «Оцінки»

79

Клацнути по кнопці «Далі», а потім в наступному вікні знову

«Далі»

У вікні присвоїти ім’я запиту «Оцінки групи 22». Вибрати

рядок «Зміна макету запита». При цьому переходимо відразу в

режим «Конструктора»

Клацнути «Готово»

В рядку «Умови відбору» для поля «Номер групи» введіть 22

В рядку «Умови відбору» для поля «Назва предмету» ввести

«Охорона праці»

На стрічці в групі «Результати» вибрати «Виконати»

На екрані з’явиться таблиця-запит зі списком 22 групи та оцінками

по «Охороні праці»

Зберегти запит під іменем «Оцінки групи 22 з охорони праці»,

ввівши в поле це ім’я та закрити таблицю-запит.

3. Для створення перехресного запиту, який відображає середній

бал в групах по предметах потрібно спочатку сформувати

запит в якому повинні бути поля «Номер групи», «Назва

предмета», «Оцінки». Для цього потрібно:

На сторінці стрічки «Створення», вибрати «Майстер запитів»

У віконечку вибрати «Простий запит» та натиснути «ОК»

З таблиці «Студенти» вибрати поле «Номер групи»

З таблиці «Предмети» вибрати поле «Назва предмета»

З таблиці «Оцінки» вибрати поле «Оцінки»

Клацнути по кнопці «Далі», а потім в наступному вікні знову

«Далі»

У вікні, що з’явилося надати ім’я запиту «Предмети та оцінки

групи»

Натиснути «Готово»

Зберегти запит на закрити таблицю

Тепер створимо перехресний запит. Для цього потрібно:


У віконечку вибрати «Перехресний запит» та натиснути «ОК»

У групі «Показати» вибрати «Запити», та вибрати запит

«Предмети та оцінки групи» та клацнути на кнопці «Далі»

Вибрати поле «Номер групи» та перемістити у вікно «Доступні

поля»

Вибрати поле «Назва предмета» та клацнути на кнопці «Далі»

Вибрати функцію «Середнє» та клацнути «Далі»

Дати назву запиту «Середні оцінки» та клацнути «Готово»

80

Відкриється таблиця перехресного запиту.

4. Для створення запиту на зміну заробітної плати викладачам

потрібно:



В таблиці «Викладачі» виберіть поле «Заробітня плата»

Клацнути на кнопці «Далі», а потім у віконечку вибрати

«Докладний звіт» і знову клацнути «Далі»

У віконечку задати ім’я запиту «Зміна зарплати» та вибрати

рядок «Змінити макет запиту»

Клацннути «Готово»

В рядку «Умови відбору» ввести < 4000

На сторінці стрічки «Конструктор» в групі «Тип запиту»

вибрати команду «Відновлення»

В рядку конструктора запиту «Відновлення» в полі «Заробітня

плата» ввести 1,15

Виконати запит, клацнувши на стрічці на кнопці «Виконати»

Закрити запит, підтвердивши його збереження.

5. Для створення запиту на відрахування студентки групи 22

Яценко Юлії Ігорівни потрібно:



В таблиці «Студенти» вибрати поля «Прізвище», «Ім’я», «По

батькові», «Номер групи»

Клацнути на кнопці «Далі», а потім в наступному вікні вибрати

«Детальний звіт», і знову клацнути на кнопці «Далі»

Дати ім’я запиту «Відраховані студенти»

Виберати рядок «Змінити макет запиту»

Клацнути на кнопці «Готово»

В рядку «Умови відбору» ввести в поле «Прізвище» – Яценко,

в поле «Ім’я» – Юлія, в поле «По батькові» – Ігорівна, а в поле

«Номер групи» – 22

Переконатися в тому що правильно вибрали студента. Для

цього перейти в режим «Таблиці» та перевірити правильність

запису.

Перейти в режим «Конструктора» та в групі «Результати»

виберати «Виконати»

81

6. Для створення запиту в якому будуть відображені тільки ті

учні, які набрали більше 35 балів потрібно:



В таблиці «Студенти» вибрати поля «Прізвище», «Ім’я», «По

батькові», «Номер групи», а в таблиці «Успішність» вибрати

оцінки

Клацнути на кнопці «Далі», а потім в наступному вікні вибрати

«Детальний звіт», і знову клацнути на кнопці «Далі»

Дати ім’я запиту «Кількість балів » та вибрати «Готово»

Тепер відшукаємо тих учнів, які набрали більше 35 балів з усіх

предметів.


Перейти в режим «Конструктора» та вибрати в групі команд

«Показати чи приховати» команду «Підсумки»

В рядку «Групові операції» поля «Оцінки» клацнути по комірці

«Групові операції». В відкритому списку вибрати SUM;

В рядку «Умови відбору» поля «Оцінки» введіть >35

Перейти в «Режим таблиці» та переглянути результат

Якщо результат відповідає умові перейти знову в «Режим

конструктора» та вибрати «Створення таблиці» в групі «Тип

запиту»

Задати ім’я таблиці «Хорошисти» та клацнути на ОК

Закрити запит з збереженням

82


1. Що таке запити та для чого вони призначені?

2. Чим запити відрізняються від фільтрів?

3. Як створити простий запит в базі даних?

4. Що таке перехресний запит та як його створити?

5. Для чого застосовуються вирази в запитах?

6. Як задати умову відбору в запиті?

7. Як створити поле що обчислюється в запиті?

8. Що таке «Побудувач виразів»?

9. Зі скількох таблиць можна створювати запити?

10. Яка структура вікна «Побудувач виразів»?

11. Чи зберігається інформація в запиті при його закритті?

12. Які є типи запитів?

13. Яке призначення «Конструктора» запитів?

14. Які є способи створення запитів?

15. Як побудувати умову зі сполучником «або» у запиті?

16. Як перемістити поля з таблиці у бланк запиту?

17. Як змінити тип запиту?

18. Як побудувати умову зі сполучником «і» у запиті?

19. Що таке запит з параметром?

20. Як модифікувати запит?

21. Як створити таблицю з обчислювальним полем?

22. Опишіть умову відшукання студентів номер телефону


23. Опишіть умову відшукання студентів, прізвища яких


24. Опишіть умову вибірки записів про студентів, які мають


25. Як визначити середні оцінки студентів з усіх предметів?

83

3.5. ТЕСТИ

1. Запит – це:

а) об’єкт, який фільтрує інформацію за умовою;

б) об’єкт, який вибирає інформацію за вказаним критерієм;

в) групи записів, які відповідають вказаній умові;

г) діалогове вікно для введення умов пошуку.

2. Найпростіший запит – це:

а) запит на сортування;

б) запит з параметром;

в) запит на зміну;

г) запит на вибірку.

3. Якого типу запиту не існує:

а) перехресний запит;

б) запит на вибірку;

в) запит SQL;

г) запит на фільтрування.

4. В запит, який створений з допомогою Майстра, можна:

а) внести одну таблицю і один запит;

б) внести кілька таблиць і запитів;

в) внести одну таблицю;

г) внести один запит.

5. Чи можна в запитах виконувати операції сортування і фільтрації:

а) тільки фільтрацію;

б) тільки сортування;

в) так;

г) не завжди.

6. Запити, які дозволяють змінити набір записів, називаються:

а) запити на вибірку;

б) запити з параметром;

в) запити на зміну;

г) перехресний запит.

7. Чим запит відрізняється від фільтрації та сортування даних в

таблиці:

а) фільтрація та сортування не зберігаються при закритті таблиці;

84

б) в запитах не можна здійснювати фільтрацію та сортування;

в) запит не можна будувати на основі таблиць;

г) запит не зберігає дані після його закриття.

8. Запит, при виконанні якого з’являється діалогове вікно, в якому

потрібно ввести умову відбору, називається:

а) запит на вибірку;

б) запит з параметром;

в) запит на зміну;

г) перехресний запит.

9. Щоб вказати параметри запиту, потрібно ввести в поле умову:

а) [Умова відбору]

б) [#Умова відбору #]

в) < Умова відбору >

г) # Умова відбору #

10. Перехресний запит має вигляд:

а) графіка;

б) діаграми;

в) таблиці;

г) схеми даних.

11. Заголовки рядків в перехресних запитах виводяться:

а) де вкаже користувач;

б) в стовпці справа;

в) в верхньому рядку;

г) в стовпці зліва.

12. Перехресний запит створюється:

а) з допомогою Майстра;

б) в режимі Конструктора;

в) в режимі введення даних;

г) в режимі перехресного запита.

85

4. СТВОРЕННЯ ФОРМ

Форми – це об’єкти бази даних, які використовують при

перегляді, введенні і редагуванні даних в Microsoft Office Access. За їх

допомогою можна відображати тільки ті поля таблиць і запитів, які

потрібні користувачеві. Форма є найбільш зручним інструментом для

роботи з полями MEMO. Для прискорення виконання дій у форму

можна додавати кнопки керування та інші елементи. Правильно

побудована форма робить роботу з базою даних зручнішою і

ефективнішою, а також допомагає запобігти помилкам при введенні

даних.

Для швидкого створення форми потрібно виділити в області

переходів між об’єктами бази даних таблицю або запит дані яких вона

повинна відображати, вибрати сторінку стрічки «Створення» (1) та

натиснути копку «Форма» (2).

Форма відобразиться в «Режимі макету». У цьому режимі можна

вносити зміни в структуру форми і одночасно проглядати дані. якщо

натиснути кнопку «Режим форми» (3) в статусному рядку, можна

перейти в звичайний режим роботи з формою.

Для переміщення по записах використовуються елементи «панелі

навігації» (4), яка розташована в нижній частині форми.

Натискаючи на відповідних кнопках можна переміщуватися на

наступний запис, на останній запис, на перший запис та на пустий

запис.

2

1

86

При закритті форми потрібно її зберегти. Для цього потрібно

натиснути на кнопці «Так» у віконечку та присвоїти ім’я створеній

формі, після чого натиснути кнопку «ОК».

У певних випадках Access додає в створювану за замовчуванням

форму дані із зв'язаних таблиць.

У побудованій формі для поточного запису таблиці відображається

таблиця, що містить пов'язані з нею записи з іншої таблиці.

4 3

Дані з зв’язаних

таблиць

87

Створення порожньої форми

Можна створити порожню форму і додати в неї тільки потрібні

поля. Для цього потрібно вибрати сторінку «стрічки» «Створення»

(5)і з групи команд «Форми» вибрати кнопку «Порожня форма»(6).

У вікні «Список полів»(7) клацнути на посиланні «Показати всі

таблиці», відкрити потрібну таблицю та вибрати поле, яке потрібно

додати у форму, або подвійним клацанням мишки, або простим

перетягуванням.

Для виходу з режиму додавання полів потрібно натиснути кнопку

«Додати поля» (8) в розділі «стрічки» «Елементи управління».

Потім закрити форму, підтвердити збереження форми в базі даних

та задати ім’я. Після цього натиснути «ОК».

Створення розділеної форми

Розділена форма – це форма що дозволяє відображати дані

відразу в двох уявленнях, - в режимі форми і в режимі таблиці.

Уявлення пов'язані з одним і тим же джерелом даних і синхронізовані

один з одним. Для створення розділеної форми потрібно виділити в

5 6

7

8

88

області переходів джерело даних – таблицю, або запит. Вибрати

сторінку «стрічки» «Створення» та натиснути кнопку «Розділена

форма» (9)

На екрані з’явиться форма в двох режимах – форми та таблиці.

При виділенні поля або переміщенні по записах в табличній

частині форми в іншій частині активізується відповідне поле і

виконується перехід на відповідний запис.

Дані можна додавати, змінювати або видаляти в кожній частині

розділеної форми. Зручно користуватися табличною частиною форми,

щоб швидко знаходити потрібний запис, а переглядати або змінювати

запис можна в режимі форми.

Режим форми

Режим форми Режим таблиці

9

89

Створення складних форм

Для створення складніших форм потрібно викликати галерею

«Інші форми», натиснувши відповідну кнопку на сторінці «стрічки»

«Створення». Зокрема, можна скористатися «Майстром форм» (10).

В процесі виконання покрокових інструкцій Майстра можна

вказати спосіб угрупування і сортування даних, включити у форму

поля з декількох таблиць або запитів і так далі.

Створення форми за допомогою «Майстра форм»

використовується для введення даних у таблицю. Для цього потрібно

вибрати сторінку стрічки «Створити», потім з групи команд

«Форми» вибрати «Інші форми» та «Майстер форм». За допомогою

Майстра форма створюється в чотири етапи:

1) вибір полів, до яких можна буде вводити дані у формі;

2) вибір зовнішнього вигляду форми (в один стовпець, стрічко-

вий, табличний, вирівняний);

3) вибір фонового малюнка форми (один із десяти);

4) задання імені форми.

Готову форму можна відразу ж використовувати для перегляду

існуючих записів або для введення нових.

Розділи форм

Якщо відкрити форму в режимі Конструктора, то у структурі

форми можна чітко виділити три розділи:

• розділ заголовка форми (11) (звичайно містить назву форми,

назву підзадачі чи пункту меню, може містити логотип фірми, дату і

т.д.)

• область даних (12). Елементи керування, що містяться в області

даних найчастіше є представленням одного запису таблиці (чи запиту).

У цьому випадку говорять про тип форми «у стовпець». Якщо

10

90

необхідно відобразити одночасно кілька записів, то в цьому випадку

використовують стрічкову форму. Усе, що міститься в області даних, є

елементами керування. Фоновий малюнок, що лежить під елементами

керування, показує розмір робочого поля форми.

• розділ примітки форми (13) – може містити підсумкові

відомості, пояснення до області даних, спеціальні кнопки навігації,

посилання на інші форми і т.д.

Розміри розділів і розміри робочого поля форми можна змінювати

за допомогою миші. При наведенні на границю розділу покажчик

змінює форму, після чого границю можна переміщати методом пере-

тягування.

Редагування форми

Редагування форми можна виконувати в «Режимі макету», або в

«Режимі конструктора». Для переходу в режим макету потрібно

натиснути відповідну кнопку в рядку стану.

«Режим макету» є найбільш наочний режим для зміни форм. У

режимі макету можна проглядати дані практично в такому ж вигляді, в

11

12

13

14

91

якому вони відображаються в режимі форми. У цьому ж режимі

можна змінювати і структуру форми. Відображення у формі реальних

даних допомагає правильно підібрати розмір елементів управління і їх

розташування. Для кожного поля або іншого елементу управління,

включеного у форму, можна викликати діалогове вікно редагування

його властивостей. Для цього потрібно викликати контекстне меню,

клацнувши правою кнопкою миші на потрібному полі і вибрати

команду «Властивості».

Вікно властивостей (16) є багатосторінковим. На сторінці

«Макет» можна набудувати параметри відображення поля в макеті

форми – формат, межі, положення на сторінці і так далі.

16

15

92

На сторінці «Дані» можна змінити джерело даних для поля.

На сторінці «Події» можна визначити, як елемент управління

реагуватиме на різні дії користувача - наприклад, клацання лівою

кнопкою миші на кнопці або зміна тексту у вікні введення.

У верхній частині вікна властивостей відображається список, в

якому можна вибирати елементи управління для редагування.

Щоб закрити вікно редагування властивостей, потрібно клацнути

на кнопці «Закрити» в його верхньому правому кутку.

Деякі завдання неможливо виконати в режимі макету. У таких

випадках необхідно перемкнутися в «Режим конструктора». Для

цього потрібно натиснути кнопку «Конструктор» в рядку стану.

Режим конструктора дозволяє детально представити структуру

форми. У цьому режимі форма не виконується, тому немає можливості

проглядати базові дані. У «Режимі Конструктора» зручно додавати

у форму елементи управління, змінювати джерела даних полів,

змінювати розміри розділів і настроювати властивості форми,

недоступні в режимі макету.

93

Елементи управління

Елементами управління – називаються об'єкти, які

використовуються у формі для відображення даних, або виконання

інших дій.

У формі можна розмістити в довільному порядку ряд елементів.

Елементи форми можуть бути зв'язаними й незв'язаними. «Зв'язані» –

прив'язані до вихідної таблиці поля чи запиту. «Незв'язані»(вільні) –

як правило, відображають результат обчислень, або є даними

(текстами, малюнками й ін.) які залишаються незмінними незалежно

від того, який запис у цей момент переглядають у формі.

Редагування форм полягає в створенні нових чи зміні наявних

елементів керування, а також у зміні їхнього взаємного розташування.

Для кожного з елементів форми можна установити свій колір, розмір,

місце розташування, а також ряд властивостей, характерних саме для

даного елемента. Повний список усіх властивостей елементів можна

отримати, відкривши вікно властивостей шляхом вибору однойменної

піктограми. Якщо виділити кілька елементів вікна, можна відразу

змінити їхні загальні властивості. Можна додати ілюстрації й лінії різ-

ного кольору.

Найчастіше використовується елемент управління «Поле» (18).

Крім того, можна використовувати такі елементи управління, як

написи, малюнки, прапорці, кнопки і так далі.

Елементи управління розташовуються і вирівнюються на формі за

допомогою макетів. Макет можна представити у вигляді таблиці, в

кожному осередку якої міститься елемент. Для того, щоб мати

можливість задати положення елементу самостійно, потрібно

клацнути на елементі правою кнопкою миші, розкрити підменю

«Макет» (19) і вибрати команду «Видалити» (20).

17

18

94

Після цього можна вільно переміщувати елемент формою (21).

Додавати елементи управління у форму можна за допомогою

інструментів групи «Елементи управління» на сторінці «стрічки»

«Конструктор».

Наприклад, щоб додати у форму заголовок, потрібно натиснути

кнопку «Заголовок» (22).

Доданий елемент управління автоматично переходить в режим

редагування, що дозволяє відразу змінити текст заголовка (23).

19 20

21

95

Для додавання обчислюваного поля потрібно натиснути кнопку

«Поле» (24).

Для вставки поля у форму необхідно клацнути лівою кнопкою

миші в крапці, де знаходитиметься верхній лівий кут цього поля.

Зліва від поля буде вставлений пов'язаний з ним напис – заголовок

поля (25).

Далі потрібно викликати контекстне меню, клацнувши правою

кнопкою миші на потрібному полі і вибрати команду

«Властивості»(26).

22

23

24

25

96

У вікні редагування властивостей поля перейти на сторінку

«Дані» (27).

Можна безпосередньо ввести дані в осередку «Дані», або

викликати «Будівника виразів» Microsoft Office Access, для цього

потрібно натиснути кнопку поряд з цим осередком (28).

26

27 28

97



Урок: Створення форм та робота з ними

Мета:

Навчальна: Ознайомити учнів з поняттями форми. Навчити учнів

створювати різні види форм. Навчити користуватися «Майстром

форм» та «Конструктором форм». Навчити редагувати форми та

використовувати елементи управління.








Методичний прийом-пояснення – пояснити учням що таке форма,

їх призначення та як їх створювати.





ХІД УРОКУ








1.1 .Повторення інструкції з охорони праці;


Що таке запити та для чого вони призначені?

98

Чим запити відрізняються від фільтрів?

Як створити простий запит в базі даних?

Що таке перехресний запит та як його створити?

Для чого застосовуються вирази в запитах?

Як задати умову відбору в запиті?

Як створити поле що обчислюється в запиті?

Що таке «»Побудувач виразів?

Зі скількох таблиць можна створювати запити?

Яка структура вікна «Побудувач виразів»?

Чи зберігається інформація в запиті при його закритті?

Які є типи запитів?

Яке призначення «Конструктора »запитів?

Які є способи створення запитів?

Як побудувати умову зі сполучником «або» у запиті?

Як перемістити поля з таблиці у бланк запиту?

Як змінити тип запиту?

Як побудувати умову зі сполучником «і» у запиті?

Що таке запит з параметром?

Як модифікувати запит?

Як створити таблицю з обчислювальним полем?

Опишіть умову відшукання студентів номер телефону


Опишіть умову відшукання студентів, прізвища яких


Опишіть умову вибірки записів про студентів, які мають


Як визначити середні оцінки студентів з усіх предметів?

2 Інструктування учнів по матеріалу уроку(25 хв):

2.1. Викладання та систематизація теоретичного матеріалу.


Форми та їх призначення;

Створення порожньої форми;

Створення розділеної форми;

Створення складних форм;

Редагування форм;

Елементи управління.


2.3. Закріплення матеріалу вступного інструктажу (дати відповіді

на запитання):

Що таке форма?

99

Яке призначення форм?

Які способи створення форм існують?

Як перемістити об’єкт в «Конструкторі форм»?

В якому режимі можна працювати з формами?

Що таке головна форма та підлегла?

Які переваги мають форми над таблицями?

Що можна розташувати на формі?

Для чого призначені «Елементи управління»?

У якому режимі можна переглядати та змінювати

структуру форми?

З яких розділів складається структура форми?

В якому режимі можна редагувати та форматувати

інформацію, занесену в форми?

Як вставити діаграму в форму?

Яке призначення «Конструктора форм»?

Як встановити заголовок у форму?

Як виконати обчислення у формах?

Що таке комбінований спосіб створення форм?

Що таке елементи управління? Які є елементи

управління?

Які переваги використання «Майстра форм» над

«Конструктором»?

Як намалювати прямокутник у формі?

Як помістити у форму текстову інформацію?

Як змінити розміри складових форм?

Як можна гортати інформацію в формах?

Як можна вилучити запис з форми?

Як можна вставити в форму фотографію?

Для чого у форму вставляють елементи керування?

Які переваги таблиць над формами?


ІНСТРУКТАЖ (4 год.):Виконання самостійних практичних

завдань;









100


5.3 Додатково роз’яснити учням створення складних форм

та розміщення діаграм; 5.4 Дотримання учнями правил охорони праці;



2. Визначити учнів, які показали якість і високий рівень виконання

виробничих робіт;

3. Розібрати найбільш характерні недоліки, помилки та їх причини;






101


Створення простої форми

1. За допомогою «Майстра форм» створіть форму «Список

викладачів».

2. Відшукайте запис про викладача Сидоренко Марина Сергіївна,

знаходячись в режимі «Форма».

3. Змініть зарплату викладачу Родіоненко Ірина Іванівна з 4000 на

4200.

4. Проведіть сортування даних в полі «Дата народження» по

збільшенню.

5. Проведіть фільтрацію даних в полі «Посада» , залишивши тільки

викладачів 1 категорії.

6. Змініть назву поля «Телефон» на «Номер телефону».

Створення складних форм

1. Розробіть складну форму в якій з назвами предметів буде зв’язана

підлегла форма «Студенти» і підлегла форма «Успішність».

2. Змініть розміщення елементів в формі так щоб зручно було

розмістити ще один об’єкт (діаграму).

3. Вставте в форму діаграму, яка буде відображувати успішність

студентів з предметів.

4. Підпишіть осі та задайте максимальне значення для осі Y -12.

102


(Створення простої форми)

1. Для створення форми «Список викладачів» потрібно:

Відкрити сторінку «Створення» на стрічці.

З групи команд «Форми» вибрати «Інші форми».

Вибрати зі списку «Майстер форм».

У вікні «Створення форм» в рядку «Таблиці та запити» вибрати

таблицю «Викладачі».

У вікні «Доступні поля» вибрати поля які повинні бути в формі

та перенести їх клацаючи на кнопці з зображенням стрілочки.

Натиснути «Далі».

В наступному вікні вибрати «Вид» форми т знову натиснути

«Далі».

В наступному вікні зі списку стилів вибрати стиль оформлення

та знову натиснути «Далі».

В наступному вікні дати назву формі «Список викладачів»,

натиснути «Далі».

Після цього перед нами з’явиться форма, яку ми створили.

2. Для пошуку викладача Сидоренко Марина Сергіївна потрібно:

Перевести курсор в перший рядок поля «Прізвище».

На стрічці вибрати сторінку «Головна» та з групи команд

«Знайти» вибрати кнопку «Знайти».

У віконечку, що з’явиться в рядку зразок ввести прізвище

викладача «Сидоренко»

В рядку «Перегляд» вибрати слово «все»

В рядку «Збіги » зі списку «з будь-якою частиною поля».

В рядку «тільки в даному полі» встановити прапорець.

Клацнути на кнопці «Найти далі». Курсор перейде на інший

запис та виділити слово «Сидоренко».

Закрити віконечко, натиснувши на хрестик в правому

верхньому куті.

3. Для заміни зарплати викладачу Родіоненко Ірині Іванівні з 4000 на

4200 потрібно:

Перевести курсор в перший рядок поля «Заробітна плата».

103

На стрічці вибрати сторінку «Головна» та з групи команд

«Знайти» вибрати кнопку «Замінити».

У віконечку, що випаде в рядку «Зразок» ввести 4000.

В рядку «Замінити на» ввести 4200.

Клацнути «Знайти далі», а потім на кнопці «Закрити».

4. Для сортування даних в полі «Дата народження» по збільшенню

потрібно:

Клацнути на будь-якому записі в полі «Дата народження».

Клацнути на кнопці «По збільшенню» на сторінці «Головна» в

групі команд «Сортування та фільтрація».

5. Для фільтрації даних в полі «Посада» потрібно:

Клацнути на запису «Викладач 1 категорії» в полі «Посада».

Клацнути на кнопці «Виділення» на сторінці «Головна» в групі

команд «Сортування та фільтрація» та зі списку вибрати

«Викладач 1 категорії»

В формі після цього залишаться записи тільки з викладачами 1

категорії.

6. Для того щоб змінити назву поля «Телефон» на «Номер телефону»

потрібно:

Перейти в режим «Конструктор», клацнувши на відповідній

кнопці в групі команд «Режим» сторінки стрічки «Головна»

Клацнути правою кнопкою мишки в полі «Телефон». Вибрати з

меню пункт «Властивості».

У вікні властивостей клацнути по рядку з назвою «Телефон».

Видалити слово «Телефон» та ввести «Номер телефону».

Перейти в режим «Форма» та переглянути результати.

104

(Створення складної форми)

1. Для створення складної форми потрібно:

Натиснути сторінку стрічки «Створення» та вибрати з групи

«Форми» «Інші форми». Вибрати «Майстер форм».

В таблиці «Предмети» вибрати поле «Предмети».

В таблиці «Студенти» вибрати поле «Код студента»,

«Прізвище».

В таблиці «Успішність» вибрати поле «Оцінки» та

натиснути «Далі».

У наступному вікні вибрати вид представлення даних.

Вибрати вигляд підлеглої форми (табличний) та натиснути

«Далі».

Вибрати зі списку стиль оформлення та натиснути «Далі».

Ввести назву формі «Предмети та оцінки».

Клацнути на кнопці «Готово».

2. Для того щоб змінити місце розташування елементів в формі

потрібно:

Перейти в «Режим макета» та змінити (зменшити) розміри

таблиць, навівши курсор на їх границі.

Перейти в «Режим конструктора» та перетягти елементи

форми методом перетягування.

3. Для того щоб вставити в форму діаграму, яка буде

відображувати отримані оцінки з предметів потрібно:

Перемкнутися в «Режим конструктора».

З групи «Елементи управління» вибрати «Вставити

діаграму».

На вільному місці форми розтягти прямокутник для

діаграми.

Вибрати таблицю «Оцінки» та натиснути «Далі».

Вибрати «Код студента» та «Оцінки».

Натиснути «ДАЛІ».

Вибрати тип «Гістограма» та натиснути «Далі».

Вибрати тип відображення даних та знову натиснути

«Далі».

105

В наступному вікні залишити все без змін та натиснути

«Далі».

Дати назву діаграмі та знову натиснути «Далі».

4. Для того щоб відредагувати вісі діаграми потрібно:

Двічі клацнути по діаграмі.

Двічі клацніть на вертикальній осі.

Вибрати вкладку «Шкала».

Зняти «прапорець» біля надпису «Мінімальне значення», а

в комірці справа ввести 1.

Зняти «прапорець» біля надпису «Максимальне значення»,

а в комірці справа ввести 12.

Зняти «прапорець» біля надпису «Ціна основних поділок»,

а в комірці справа ввести 1.

Клацнути правою кнопкою мишки на області побудови

діаграми і вибрати «Параметри діаграми».

У віконечку ввести назву для осі Х – «Коди учнів», а для

осі Y – Оцінки.

Перейти в «Режим форми» та переглянути результати.

106


1. Що таке форма?

2. Яке призначення форм?

3. Які є способи створення форм існують?

4. Як перемістити об’єкт в «Конструкторі форм»?

5. В якому режимі можна працювати з формами?

6. Що таке головна форма та підлегла?

7. Які переваги мають форми над таблицями?

8. Що можна розташувати на формі?

9. Для чого призначені «Елементи управління»?

10. У якому режимі можна переглядати та змінювати структуру

форми?

11. З яких розділів складається структура форми?

12. В якому режимі можна редагувати та форматувати


13. Як вставити діаграму в форму?

14. Яке призначення «Конструктора форм»?

15. Як встановити заголовок у форму?

16. Як виконати обчислення у формах?

17. Що таке комбінований спосіб створення форм?

18. Що таке елементи управління? Які є елементи управління?

19. Які переваги використання «Майстра форм» над


20. Як намалювати прямокутник у формі?

21. Як помістити у форму текстову інформацію?

22. Як змінити розміри складових форм?

23. Як можна гортати інформацію в формах?

24. Як можна вилучити запис з форми?

25. Як можна вставити в форму фотографію?

26. Для чого у форму вставляють елементи керування?

27. Які переваги таблиць над формами?

107

4.5. ТЕСТИ

1. Форми – це об’єкти бази даних, які призначені тільки для :

а) друку інформації;

б) введення даних;

в) групування даних та проведення підрахунків;

г) перегляду, введення та редагування даних.

2. З яких розділів складається форма?

а) звіти, таблиці, примітки;

б) заголовки, примітки, колонтитули;

в) верхній колонтитул, нижній колонтитул, дані, примітки,

г) розділ заголовку, область даних, розділ примітки.

3. Де розміщена панель навігації в формі?

а) в верхній частині;

б) в області заголовка;

в) в нижній частині;

г) в області колонтитула.

4. Для швидкого створення форми використовують:

а) конструктор форм;

б) майстер форм;

в) пусту форму;

г) форму.

5. Розділена форма – це форма яка:

а) відображає дані в режимі Конструктора і режимі Майстра;

б) режимі Форми і режимі Таблиці?

в) в режимі Макета;

г) в режимі Звіту та Форми.

6. Як відкрити панель властивостей?

а) відкрити контекстне меню та вибрати команду «Властивості»;

б) вибрати команду «Властивості» з «елементів управління»;

в) на стрічці «Створити» вибрати команду «Панель властивостей»;

г) зі стрічки вибрати сторінку «Головна» та виконати команду

«Панель властивостей».

7. Для того, щоб вільно переміщувати елемент формою потрібно

а) виділити цей елемент. Вирізати та вставити в потрібне місце;

б) клацнути правою кнопкою на елементі та в підменю «Макет»

вибрати команду «Видалити»;

в) в групі елементи управління вибрати команду «Видалити»;

108

г) в групі «Сервіс» вибрати «Властивості».

8. Елементи управління вставляють в форму з метою:

а) редагування даних;

б) проведення підрахунків;

в) сортування даних;

г) прискорення роботи.

9. В форму можна включати поля тільки з:

а) таблиць;

б) таблиці та запиту;

в) декількох таблиць та запитів;

г) тільки з запитів.

10. Галерея «Інші форми» містить:

а) майстер форм, режим таблиці,модальне діалогове вікно, зведені

таблиці;

б) конструктор та майстер форм;

в) шаблони таблиць;

г) конструктор форм.

11. В якому режимі не можна переглядати базові дані форми:

а) режимі Конструктора;

б) режимі Макету;

в) в режимі Макету та режимі Конструктора

г) в режимі Форми та режимі Макету.

12. Сортувати та фільтрувати інформацію можна тільки:

а) в режимі Форми та режимі Макету;

б) в режимі Форми та режимі Таблиці;

в) в режимі Таблиці та режимі Конструктора;

г) в режимі Форми та режимі Конструктора.

109

5. СТВОРЕННЯ ЗВІТІВ

У СУБД Access звіт представляє собою форму спеціального типу,

призначену для виведення даних на друк.

Звіт створюють за необхідності під час обробки даних однієї або

кількох таблиць, запитів, для підведення підсумкових розрахунків та

виведення їх на друк. Програма не тільки пропонує готовий вигляд

звітів, а й дає змогу змінювати розмір та зовнішній вигляд всіх

елементів звіту.

Перед створенням звіту необхідно продумати, які початкові дані

він буде містити та які обчислення необхідно здійснювати.

Під час створення звіту можна виконувати групування даних. Звіт

може містити кілька рівнів груп.

Microsoft Office Access 2007 дозволяє створювати звіти будь-якого

ступеня складності. Перш за все, треба вибрати джерело, з якого

витягуватимуться дані для звіту. Таблиці і запити, що містять базові

дані, називаються джерелом записів звіту. Якщо всі поля, які

потрібно включити в звіт, знаходяться в одній таблиці, джерелом

записів буде ця таблиця. Якщо поля знаходяться в декількох таблицях,

як джерело записів використовується один або декілька запитів. Іноді

доводиться створювати запити спеціально для звіту.

Створення простого звіту

Для швидкого створення звіту потрібно виділити таблицю, по якій

формуватиметься звіт, вибрати сторінку «стрічки» «Створення» та

натиснути кнопку «Звіт» (1).

У побудованому звіті будуть представлені всі записи базової

таблиці або запиту. Такий звіт дозволяє швидко переглянути і

роздрукувати базові дані. Пізніше звіт можна буде зберегти і внести до

нього необхідні зміни в «Режимі макету» або «Конструктора». За

умовчанням знов створений звіт знаходиться в режимі макету і

дозволяє проглядати реальні дані. Якщо потрібно розташувати записи

1

110

звіту в певному порядку, можна встановити сортування поодинці або

декільком полям. Для цього потрібно вибрати поле для сортування і

натиснути кнопку з потрібним режимом сортування (2).

Для відміни сортування по цьому полю потрібно натиснути

кнопку «Очистити всі сортування»(3).

Робота в «Режимі Конструктора»

Для того щоб перемкнутися в «Режим конструктора» потрібно

натиснути кнопку «Конструктор» в рядку стану.

У режимі конструктора можна проглянути вміст всіх розділів

звіту.

Розділи звіту

Розділ «Заголовок звіту» (4) – друкується тільки один раз на

початку звіту, перед верхнім колонтитулом. У заголовок включається

інформація, що зазвичай поміщається на обкладинці, - емблема

компанії, назва звіту, дата.

2

3

4

5

6

9

10

7

8

111

Розділ «Верхній колонтитул» (5) – друкується у верхній частині

кожної сторінки. Верхній колонтитул використовується в тих

випадках, коли потрібно, щоб деяка інформація – наприклад, назва

звіту, - повторювалася на кожній сторінці.

Розділ «Область даних» (6) – друкується один раз для кожного

запису з джерела записів. У нім розміщуються елементи управління,

складові основний зміст звіту.

Розділ «Нижній колонтитул» (7) – друкується в нижній частині

кожної сторінки. Використовується для нумерації сторінок і для друку

інформації.

Розділ «Примітка звіту» (8) – друкується один раз в кінці звіту.

Цей розділ можна використовувати для відображення підсумків і

іншої зведеної інформації по звіту.

Якщо в звіті використовується угрупування даних по яких-небудь

полях, то перед кожною новою групою записів друкується розділ

«Заголовок групи» (9) , що зазвичай включає назву цієї групи, а в кінці

– розділ «Примітка групи» (10) , в якій можна відобразити зведену

інформацію по групі в цілому.

Елементи Управління

Для додавання нових елементів в звіт використовуються

інструменти, розташовані в розділі «Елементи управління»(10) на

сторінці «стрічки» «Конструктор».

Робота з елементами управління звіту мало відрізняється від

роботи з елементами управління форми. Для переходу в режим

представлення звіту потрібно натиснути відповідну кнопку в рядку

стану.

У цьому режимі можна, наприклад, виділити текст звіту і

скопіювати його в буфер обміну. У режимі представлення звіту можна

10

112

також застосовувати фільтри до даних звіту. Для цього потрібно

клацнути правою кнопкою миші в одному із стовпців, розкрити

підменю «Числові фільтри» (11) і вибрати в меню, що відкриється,

потрібну умову фільтру.

У полі введення вікна діалогу, що відкриється, потрібно ввести

значення для порівняння та натиснути кнопку «OK».

Створення звіту з угрупуванням даних

Часто при друці звіту потрібно не тільки відсортувати записи, але

і розібрати їх на групи. Угрупування дозволяє наочно розділити

записи і відобразити ввідні і підсумкові дані для кожної з груп.

Для створення звіту з угрупуванням записів зручно

використовувати «Майстер звітів» (12). Майстер звітів дозволяє

вибрати потрібні поля, вказати спосіб угрупування і сортування даних,

включити в звіт поля із зв'язаних таблиць або запитів. Перед початком

роботи з майстром потрібно вибрати основне джерело даних.

Для запуску «Майстра звітів» потрібно перейти на сторінку

«стрічки» «Створення» та вибрати в групі «Звіти» кнопку

«Майстер звітів».

11

113

На першій сторінці Майстра можна вибрати поля (13) для

включення в звіт. Можна вибирати поля з різних таблиць (14), якщо

між ними встановлені відповідні зв'язки.

Далі потрібно перемістити їх в список полів звіту, натиснувши на

кнопку із стрілкою вправо, або перемістити всі поля, натиснувши

подвійну стрілку.

Таким же чином можна додати в список поля з інших таблиць чи

запитів. Для продовження роботи потрібно натиснути кнопку «Далі».

Якщо в звіт включено декілька таблиць і перевірка відносин між

таблицями пройшла успішно, «Майстер» пропонує вибрати один з

можливих способів представлення даних. Для цього потрібно вибрати

в списку видів потрібний рядок (15), та натиснути «Далі».

14

13

15

12

114

На наступній сторінці «Майстра звітів» можна вибрати

додаткові рівні угрупування даних. Для цього потрібно двічі клацнути

в списку на потрібному полі (16).

Розташований в правій частині сторінки макет (17) дозволяє

оцінити результат угрупування.

Для видалення доданого рівня угрупування потрібно двічі

клацнути на його імені в правій частині сторінки, або скористатися

відповідною кнопкою зі стрілочкою вправо (18). Натиснути кнопку

«Далі» для переходу на наступний крок.

16

17

18

115

На цьому кроці можна виконати сортування записів по наявних

полях в порядку зростання або зменшення. Для цього потрібно

розкрити список (19) та вибрати сортування по відповідному полю.

Кнопка «Підсумки» (20) відображається тільки за наявності в звіті

хоча б одного числового поля в розділі даних.

Для отримання підсумків в числових полях потрібно натиснути

кнопку «Підсумки» та у списку доступних числових полів і

статистичних функцій встановити прапорець (21) біля потрібної

функції.

Далі натиснути «OK» для виходу з цього вікна та кнопку «Далі»

для переходу на наступний крок.

На наступному кроці можна вибрати один із стандартних варіантів

розташування даних в звіті та орієнтацію листа паперу (22) для

виведення звіту та натиснути кнопку «Далі» для переходу на

наступний крок.

19 20

21

116

На наступній сторінці можна вибрати стиль оформлення

звіту (23).

Натиснути кнопку «Далі» для переходу на наступний крок.

У останньому вікні потрібно задати ім'я для збереження звіту в

базі даних та натиснути кнопку «Готово».

За замовчуванням задане ім'я звіту відображається в його

заголовку.

Для того, щоб змінити це ім'я, потрібно перемкнутися в «Режим

макету» або «Конструктора», та змінити його.

22

23

117



Урок: Створення звітів та робота з ними

Мета:

Навчальна: Ознайомити учнів з поняттям звіти. Навчити

створювати прості звіти та звіти з угрупуванням даних. Навчити

користуватися «Майстром звітів» та «Конструктором»








Методичний прийом-пояснення – пояснити учням що таке звіти, їх

призначення та як їх створювати.





ХІД УРОКУ








1.1 Повторення інструкції з охорони праці;


Що таке форма?

Яке призначення форм?

Які є способи створення форм існують?

118

Як перемістити об’єкт в «Конструкторі форм»?

В якому режимі можна працювати з формами?

Що таке головна форма та підлегла?

Які переваги мають форми над таблицями?

Що можна розташувати на формі?

Для чого призначені «Елементи управління»?

У якому режимі можна переглядати та змінювати

структуру форми?

З яких розділів складається структура форми?

В якому режимі можна редагувати та форматувати


Як вставити діаграму в форму?

Яке призначення «Конструктора форм»?

Як встановити заголовок у форму?

Як виконати обчислення у формах?

Що таке комбінований спосіб створення форм?

Що таке елементи управління? Які є елементи

управління?

Які переваги використання «Майстра форм» над


Як намалювати прямокутник у формі?

Як помістити у форму текстову інформацію?

Як змінити розміри складових форм?

Як можна гортати інформацію в формах?

Як можна вилучити запис з форми?

Як можна вставити в форму фотографію?

Для чого у форму вставляють елементи керування?

Які переваги таблиць над формами?




Поняття про звіти та їх призначення;

Створення простого звіту;

Робота в «Режимі Конструктора»;

Розділи звіту;

Елементи управління;

Створення звіту з угрупуванням даних.


2.3. Закріплення матеріалу вступного інструктажу (дати


119

Що таке звіт?

Яке призначення звітів?

Які є способи створення звітів?

З яких частин складається звіт?

Який спосіб утворення звітів є оптимальним для

початківців?

Яке призначення верхнього колонтитула?

Як вибрати елемент у полі конструктора звіту?

Як змінити шрифт тексту всередині об’єкта?

Що таке реляційний звіт?

В чому полягає комбінований спосіб створення звіту?

Як перемістити об’єкт на сторінці в режимі

«Конструктора» звіту?

Як розмалювати частини звіту різними кольорами?

У яких випадках записи у звіті групують?

Наведіть ознаки , за якими можна групувати записи у

звітах?

Для чого призначений «Попередній перегляд» звіту»?

Як задати книжкову або альбомну орієнтацію сторінки

звіту?

Яка відмінність між таблицею і звітом?

Чи можна редагувати дані у звіті?

Чи можна редагувати підписи полів у звіті?

У якій частині звіту можна поставити свій підпис чк

виконавця звіту?

Як змінити структуру звіту?

Як змінити режим перегляду звіту?

Як відрегулювати розташування надписів і їхній

формат?

Як задати рівні групування для полів звіту?

Чи можна створити звіт, використовуючи поля запитів?

Які бувають стилі звіту та як їх вибрати ?

Як задати вигляд макету звіту?








120






5.3 Додатково роз’яснити учням створення складних звітів

та групування даних; 5.4 Дотримання учнями правил охорони праці;






причини;






121


Створення складного звіту

1. Створіть запит, на основі якого буде формуватися звіт. В запиті

повинні бути присутні поля: з таблиці «Предмети» – поле

«Назва предмету», з таблиці «Викладачі» – поле «Прізвище», з

таблиці «Студенти» – поле «Прізвище», з таблиці «Успішність»

– поле «Оцінки»

2. Створіть звіт по отриманим оцінкам з предметів. У звіті оцінки

повинні бути згруповані по предметах. Для кожного студента

повинна бути підрахована середня оцінка

122


1. Для створення запиту потрібно:

На сторінці стрічки «Створення» клацнути мишкою на кнопці

«Майстер запитів»

Вибрати «Простий запит» та клацнути ОК.

Вибрати з таблиці таблиці «Предмети» – поле «Назва

предмету», з таблиці «Викладачі» – поле «Прізвище», з таблиці

«Студенти» – поле «Прізвище», з таблиці «Успішність» – поле

«Оцінки» та натиснути «Далі»

В наступному вікні знову натиснути «Далі»

Дати назву запиту «Оцінки з предметів»

Закрити запит

2. Для створення підсумкового звіту потрібно:

З групи команд звіти клацнути на «Майстер звітів»

З розкритого списку у вікні вибрати запит «Оцінки з

предметів»

Вибрати всі поля запиту на натиснути «Далі»

Знову клацнути «Далі»

В наступному вікні вибрати рівень групування по назві

предмета. Для цього виберіть в лівому вікні «Назва предмета»

та перенесіть його п праве вікно, клацнувши на номері зі

стрілочкою

Клацнути на кнопці «Далі»

Клацнути на кнопці «Підсумки», так як потрібно підрахувати

середній бал

Поставити «прапорець» в комірці поля «AVG» (ця функція

підраховує середнє) та клацнути знову на «Далі»

Так як сортування не потрібне, клацнути «ОК»

Вибрати ступінчатий макет звіту та знову натиснути «Далі»

Вибрати сть звіту та знову натиснути «Далі»

Дати назву звіту «Підсумкові оцінки» та клацнути «Готово»

Наекрані з’явиться звіт

123


1. Що таке звіт?

2. Яке призначення звітів?

3. Які є способи створення звітіа?

4. З яких частин складається звіт?

5. Який спосіб утворення звітів є оптимальним для початківців?

6. Яке призначення верхнього колонтитула?

7. Як вибрати елемент у полі конструктора звіту?

8. Як змінити шрифт тексту всередині об’єкта?

9. Що таке реляційний звіт?

10. В чому полягає комбінований спосіб створення звіту?

11. Як перемістити об’єкт на сторінці в режимі «Конструктора»

звіту?

12. Як розмалювати частини звіту різними кольорами?

13. У яких випадках записи у звіті групують?

14. Наведіть ознаки , за якими можна групувати записи у звітах?

15. Для чого призначений «Попередній перегляд» звіту»?

16. Як задати книжкову або альбомну орієнтацію сторінки звіту?

17. Яка відмінність між таблицею і звітом?

18. Чи можна редагувати дані у звіті?

19. Чи можна редагувати підписи полів у звіті?

20. У якій частині звіту можна поставити свій підпис чк виконавця

звіду?

21. Як змінити структуру звіту?

22. Як змінити режим перегляду звіту?

23. Як відрегулювати розташування надписів і їхній формат?

24. Як задати рівні групування для полів звіту?

25. Чи можна створити звіт, використовуючи поля запитів?

26. Які бувають стилі звіту та як його вибрати ?

27. Як задати вигляд макету звіту?

124

5.5. ТЕСТИ 1. Звіт призначений для:

а) редагування даних в таблиці;

б) проведення підрахунків;

в) форматування інформації;

г) виведення даних на друк.

2. Джерелом записів називають:

а) Таблиці і запити, що містять базові дані;

б) ворми, що містять базові дані;

в) поля та запити;

г) елементи управління.

3. Швидко створити звіт можна за допомогою команди:

а) вибрати команду стрічки «Створення» та натиснути «Звіт2;

б) вибрати команду стрічки «Створення» та натиснути «Пустий

звіт»;

в) вибрати команду стрічки «Створення» та натиснути «Майстер

звітів»;

г) вибрати команду стрічки «Створення» та натиснути

«Конструктор звітів».

4. В режимі макету можна виконувати:

а)Тільки сортування;

б) тільки фільтрацію;

в) сортування і фільтрацію;

г) проводити форматування.

5. Режим «Конструктора» містить наступні форми:

а) заголовок звіту;

б) вехній колонтитул;

в) область даних;

г) примітку звіту.

6. Розділ «Верхній колонтитул» друкується:

а) після кожного запису;

б) в нижній частині кожної сторінки;

в) в верхній частині кожної сторінки;

г) в примітках.

7. Розділ «Примітка» набирається:

а) один раз на початку звіту;

б) один раз в кінці звіту;

в) перед верхнім колонтитулом;

125

г) в нижній частині кожної сторінки.

8. Елементи управління знаходяться на:

а) на сторінки стрічки «Конструктор»;

б) на сторінки стрічки «Макет»;

в) на сторінці стрічки «Звіт»;

г) в групі «Форматування».

9. Для створення звіту з угрупуванням даних використовують:

а) «Майстер звітів»;

б) «Конструктор звітів»;

в) Команду «Звіт»;

г) Команду «Пустий звіт».

10. За умовчанням ім’я звіту відображується:

а) в примітці;

б) в заголовку;

в) в верхньому колонтитулі;

г) в нижньому колонтитулі.

11. Кнопка «Підсумки» з’являється :

а) при сортуванні даних;

б) при фільтрації;

в) за наявності в звіті хоча б одного числового поля;

г) при угрупуванні даних.

12. При роботі з звітами можна переглядати документи в наступних

режимах:

а) тільки представлення звіту та попереднього перегляду;

б) тільки Конструктора та режиму Макету;

в) тільки Представлення звіту, Попереднього перегляду та

Конструктора;

г) Представлення звіту, попереднього перегляду, Конструктора та

режиму Макету.

126

Методичний посібник

РОБОТА З БАЗАМИ ДАНИХ MS ACCESS

Куклич Лариса Іванівна

Плигань Людмила Миколаївна

Редактор

Художнє оформлення

Комп’ютерна верстка

Плигань Л. І.

Губенко В.С.

Плигань Л. М.

Підписано до друку 05.01.2015 р. Папір офсетний. Гарнітура Тип Таймс.

Оригінал-макет виготовлено КВППУ

03067 Київ-67, вул. Полковника Шутова, 13

методичний посібник - kvppu. · pdf file... Оператор...

Documents