İç kontrol eylem planı · web viewİç kontrol uyum eylem planı İç kontrol uyum eylem planı...
TRANSCRIPT
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
İÇ KONTROL UYUM EYLEM PLANI
OCAK 2013
2
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
Ben askeri deha filan bilmiyorum. Herhangi bir zorluk önünde kaldığım zaman yaptığım iş
şudur: Vaziyeti iyice tespit etmek, sonra bu vaziyet karşısında alınacak tedbirin ne
olduğuna karar vermek.
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
İÇİNDEKİLER
ÜST YÖNETİCİNİN SUNUMU................................................................................................1
I.A. Tarihsel Gelişim............................................................................................................3
I. KURUMSAL BİLGİLER: İç Kontrol Ortamının Genel Çerçevesi.............................................3
I.B. Coğrafi Konum............................................................................................................. 6
I.C. Yetki, Görev ve Sorumluluklar......................................................................................7
I.C-1. 5393 Sayılı Belediye Kanunu....................................................................................7
I.C-2. 5216 Sayılı Büyükşehir Belediye Kanunu................................................................11
I.C-3. Görev ve Sorumluluklar..........................................................................................12
I.D. Kurumsal Yapı............................................................................................................14
I.D-1. Belediye Meclisi.....................................................................................................14
I.D-2. Belediye Başkanı....................................................................................................15
I.D-3. Belediye Encümeni................................................................................................16
I.D-4. Diğer Görevliler......................................................................................................17
I.E. Temel Politika ve Öncelikler.......................................................................................38
I.F. Vizyon ve Misyon........................................................................................................39
I.G Belediyemizin Stratejik Amaçları................................................................................39
I.H. Belediyemizin Performans Programı: Program - Bütçe ilişkisi...................................40
I.J. Sunulan Hizmetler.......................................................................................................42
I.K. Kaynaklar....................................................................................................................42
I.K-1. Fiziki Kaynaklar.......................................................................................................42
I.K-2. Bilişim Kaynakları...................................................................................................46
I.K-3. İnsan Kaynakları.....................................................................................................48
II.A. Kavramsal Çerçeve ve Türkiye Uygulaması...............................................................53
II.A. 1. Genel Çerçeve......................................................................................................53
II.A. 2. İç Kontrolün Tanımı..............................................................................................53
II.A. 2.1. Kontrol Kavramı.............................................................................................53
II. İÇ KONTROL: Kavramsal Çerçeve ve Türkiye Uygulaması...............................................53
II.A. 2.2. İç Kontrol Nedir.............................................................................................54
II.A. 3. İç Kontrolün Amacı...............................................................................................56
II.A. 4. Kamu İç Kontrol Standartları................................................................................57
II.A. 5. İç Kontrolün Temel İlkeleri...................................................................................58
II.A. 5.1. Genel Olarak..................................................................................................58
II.A. 5.2. Yönetim Sorumluluğu....................................................................................58
II.A. 5.3. Risk Esaslı İç Kontrol......................................................................................60
II.A. 5.4. İç Kontrolde Sorumluluk................................................................................60
II.A. 5.5. Kapsam Bakımından İç Kontrol......................................................................61
II.A. 6. İç Kontrol Sisteminin Değerlendirilmesi ve Alınması Gereken Önlemler..............61
II.A. 6.1. Genel Olarak..................................................................................................61
II.A. 6.2. Kurumsal Düzeyde İç Kontrol Sisteminin Değerlendirilmesi..........................61
II.A. 6.3. Ulusal Düzeyde İç Kontrol Sisteminin Değerlendirilmesi...............................63
II.A. 7. İç Kontrol Düzenleme ve Uygulamalarında İyi Malî Yönetim İlkeleri....................63
II.A. 7.1. Mevzuata Uygunluk.......................................................................................64
II.A. 7.2. Saydamlık......................................................................................................64
II.A. 7.3. Hesap Verebilirlik..........................................................................................66
II.A. 7.4. Ekonomiklik...................................................................................................67
II.A. 7.5. Etkinlik...........................................................................................................67
II.A. 7.6. Etkililik...........................................................................................................67
II.A. 8. İç Kontrolün Unsurları ve Genel Koşulları.............................................................67
ii
II.A. 8.1. Kontrol Ortamı..............................................................................................68
II.A. 8.2. Risk Değerlendirmesi.....................................................................................69
II.A. 8.3. Kontrol Faaliyetleri........................................................................................70
II.A. 8.4. Bilgi ve İletişim..............................................................................................71
II.A. 8.5. Gözetim.........................................................................................................72
II.A. 9. İç Kontrol Mevzuatı..............................................................................................72
II.B. İç Kontrole İlişkin Rol ve Sorumluluklar.....................................................................73
III.A. 2009-2011 İç Kontrol Uyum Eylem Planının Değerlendirilmesi................................77
III. 2009-2011 İÇ KONTROL UYUM EYLEM PLANI................................................................77
III.A.1. Kontrol Ortamı Bileşeni........................................................................................79
III.A.2. Bilgi ve İletişim Bileşeni........................................................................................80
III.A.3. Risk Değerlendirme Bileşeni.................................................................................81
III.A.4. Kontrol Faaliyetleri Bileşeni..................................................................................81
III.A.5. İzleme Bileşeni.....................................................................................................82
III.B. Uygulama Sonuçlarının Değerlendirilmesi...............................................................83
IV.A. Kadıköy Belediye Başkanlığı İç Kontrol Uyum Eylem Planı Yönetim Süreci..............85
IV. 2013-2014 İÇ KONTROL UYUM EYLEM PLANI................................................................85
IV.B. Kadıköy Belediye Başkanlığı İç Kontrol Eylem Matrisleri..........................................86
IV.C. 2013-2014 İç Kontrol Uyum Eylem Planının Değerlendirilmesi..............................139
IV.C.1 Genel Değerlendirme..........................................................................................139
IV.C.1.1. Dağılım........................................................................................................140
IV.C.1.2. Ağırlıklandırma............................................................................................142
IV.C.1.3. Zamanlama.................................................................................................145
I IV.1.4. Önceliklendirme...........................................................................................147
IV.C.1.5. Sorumluluk Dağılımı....................................................................................149
IV.C.2. Kontrol Bileşenlerine Göre İç Kontrol Eylem Planı: Bileşenler Bazında
Değerlendirme...............................................................................................................153
IV.C.2. 1 Kontrol Ortamı Bileşeni...................................................................................153
IV.C.2. 2 Risk Değerlendirme Bileşeni............................................................................160
IV.C.2. 3 Kontrol Faaliyetleri Bileşeni.............................................................................164
IV.C.2. 4 Bilgi ve İletişim Bileşeni...................................................................................170
IV.C.2. 5 İzleme Bileşeni................................................................................................177
V. İÇ KONTROL YOL HARİTASI: Bundan Sonra..................................................................180
iv
TABLOLAR
Tablo 1 Belediye Mülkiyetindeki Taşınmazlar.........................................................................42
Tablo 2 Sağlık ve Kültür Hizmet Binaları..................................................................................43
Tablo 3 Cinslerine Göre Araçların Dağılımı..............................................................................44
Tablo 4 Araçların Hizmet Birimlerine Dağılımı.........................................................................45
Tablo 5 Otomasyon Programındaki Uygulamalar....................................................................46
Tablo 6 İç Kontrole İlişkin Rol ve Sorumluluklar......................................................................74
Tablo 7 Eylemlerin Bileşenlere Dağılımı..................................................................................77
Tablo 8 Kontrol Ortamı Bileşeni Eylem Dağılımı......................................................................79
Tablo 9 Bilgi ve İletişim Bileşeni Eylem Dağılımı......................................................................80
Tablo 10 Risk Değerlendirme Bileşeni Eylem Dağılımı.............................................................81
Tablo 11 Kontrol Faaliyetleri Bileşeni Eylem Dağılımı..............................................................81
Tablo 12 İzleme Bileşeni Eylem Dağılımı.................................................................................82
Tablo 13 İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı Sayısal Verileri.........................................87
Tablo 14 Kontrol Ortamı Standartları Sayısal Verileri..............................................................88
Tablo 15 Risk Değerlendirme Standartları Sayısal Verileri.......................................................99
Tablo 16 Kontrol Faaliyetleri Standartları Sayısal Verileri.....................................................105
Tablo 17 Bilgi ve İletişim Standartları Sayısal Verileri............................................................112
Tablo 18 İzleme Standartları Sayısal Verileri.........................................................................120
Tablo 19 2013 Yılında Tamamlanacak Eylemler....................................................................123
Tablo 20 2014 Yılında Tamamlanacak Eylemler....................................................................128
Tablo 21 Tekrarlanan Eylemler..............................................................................................130
Tablo 22 Sürekliliği Bulunan Eylemler...................................................................................132
Tablo 23 İç Kontrol Kapsamında Yürütülecek Olan Eğitimler................................................136
Tablo 24 İç Kontrol Standartları Genel Şartlarının Bileşenlere Dağılımı................................140
Tablo 25 Genel Şart ve Uyum Eylem Planı Eylemlerinin Bileşenlere Dağılımı.......................141
Tablo 26 İç Kontrol Standartları Genel Şartlarının Ağırlıkları.................................................143
Tablo 27 Genel Şart ve Uyum Eylem Planı Eylemlerinin Ağırlıkları........................................144
Tablo 28 Eylemlerin Bitiş Tarihlerine Göre Dağılımı..............................................................148
Tablo 29 Eylemlerin Sorumlu Birimlere Göre Dağılımı..........................................................151
Tablo 30 Kontrol Ortamı Bileşeni Eylem Sayıları ve Eylemlerin Yüzde Dağılımı.....................157
Tablo 31 Risk Değerlendirme Bileşeni Eylem Sayıları ve Yüzde Dağılımı...............................162
Tablo 32 Kontrol Faaliyetleri Bileşeni Eylem Sayıları ve Yüzde Dağılımı................................167
Tablo 33 Bilgi ve İletişim Bileşeni Eylem Sayıları ve Yüzde Dağılımı.......................................174
Tablo 34 İzleme Bileşeni Eylem Sayıları ve Yüzde Dağılımı....................................................178
vi
GRAFİKLER
Grafik 1 Hizmet Araçlarının Dağılımı.......................................................................................45
Grafik 2 Çalışanların Pozisyonlara Göre Dağılımı.....................................................................48
Grafik 3 Yıllar İtibariyle Çalışan Sayıları...................................................................................49
Grafik 4 Kadın ve Erkek Çalışanların Sayısal Gelişimi...............................................................50
Grafik 5 Çalışanların Eğitim Dağılımı........................................................................................50
Grafik 6 Eğitim ve Pozisyonlara Göre Durumu........................................................................51
Grafik 7 Çalışanların Yaş Durumlarına Göre Dağılımı...............................................................52
Grafik 8 Eylemlerin Bileşenlere Dağılımı.................................................................................78
Grafik 9 Eylemlerin İç Kontrol Bileşenlerine göre Yüzde Dağılımı..........................................141
Grafik 10 Eylemlerin Tamamlanma Tarihlerine Göre Yüzde Dağılımı....................................146
Grafik 11 Eylemlerin Sorumlu Birimlere Göre Yüzde Dağılımı...............................................151
Grafik 12 Kontrol Ortamı Eylemlerinin Sorumlu Birimlere Göre Dağılımı..............................159
Grafik 13 Risk Değerlendirme Bileşeni Eylemlerinin Sorumlu Birimlere Göre Dağılımı.........163
Grafik 14 Kontrol Faaliyetleri Bileşeni Eylemlerinin Sorumlu Birimlere Dağılımı...................169
Grafik 15 Bilgi ve İletişim Bileşeni Eylemlerinin Sorumlu Birimlere Göre Dağılımı................176
ŞEKİLLER
Şekil 1 Kadıköy Belediye Başkanlığı Organizasyon Şeması......................................................18
Şekil 2 Türkiye’de Planlama ve Bütçeleme Süreci: Makro ve Kurumsal Düzey........................38
Şekil 3 Stratejik Amaç,Hedef,Faaliyet, Bütçe İlişkisi................................................................41
Şekil 4 İç Kontrol Standartları Şeması......................................................................................76
Şekil 5 İç Kontrol Çalışmaları Akış Şeması................................................................................86
Kadıköy Belediyesi çalışanlarının ve yöneticilerinin bir araya gelerek hazırladığı uzun
soluklu çalışmalar sonucu ortaya çıkan İç Kontrol Eylem Planı kurumun mevcut standartlarını
ve bu standartların iyileştirilmesi için gerçekleştirilecek eylemleri yansıtıp kurum kimliğini
ortaya koyan belge niteliğindedir.
5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile mali yönetim sistemimizi
Uluslar arası standartlara uygun bir şekilde düzenleyip her faaliyette bu durumu özümsemeyi
hedeflemekteyiz. Bu amaçla İç Kontrol uyum Eylem Planı hazırlık çalışmalarını 2009 yılında
başlattık.Bugün heyecanımızı ve çalışmaya olan inancımızı arttırarak oluşturacağımız her
faaliyette profesyonel seviyeye ulaşmayı ilkelerimiz arasına yerleştirdik.
Bilmekteyiz ki Kamu Kurumlarının çalışma performansı sadece mali yeterlilikle
değerlendirilemez. Bunun yanı sıra, kaliteli hizmet ancak nitelikli iş gücü ve insan odaklı
çalışma yaklaşımıyla elde edilir. Az kaynakla çok iş üretmeyi sağlamak adına uyguladığımız
etkinlik, ekonomiklik, verimlilik politikalarını İç Kontrol çalışmalarımızda odak haline
getirmiş bulunmaktayız.
Bu bağlamda belediyecilik adına uyguladığımız tüm faaliyetlerimizde etik
değerleri,çağdaş bakış açımızı şeffaflık ilkemizi ve insan odaklı çalışma politikamızı rehber
olarak önümüze alıp karşımıza çıkacak riskleri engelleyip yönetmeyi planlı bir çizgide
hedeflemekteyiz.
Geçmiş yıllarda temel taşlarını oluşturduğumuz İç Kontrol Sisteminin süreç
iyileştirme çalışmalarının varlığında kurumumuza ve hizmet alan yurttaşlarımıza yararlı
olmasını dilerim.
Saygılarımla
Av. Selami ÖZTÜRK
Belediye Başkanı
ii
ÜST YÖNETİCİNİN SUNUMU
I.A. Tarihsel Gelişim
1
I. KURUMSAL BİLGİLER: İç Kontrol Ortamının Genel Çerçevesi
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
Kadıköy'ün kuruluşu İstanbul'un kuruluşundan çok eski yıllara dayanır. Fikirtepe'de
1942 ile 1952 yılları arasında yapılan kazılarda MÖ 3000 yıllarına ait aletler ve insan
iskeletleri bulunmuştur. Ayrıca balık, köpek, koyun, keçi kemiklerine rastlanmıştır. Bulunan
araçlar arasında taştan çekiç, kemik, keramik, taş ağırşakları, bronz eserler, inci taneleri,
firuze taşından eserler de vardır. Moda Burnu'nda Kalkedon kentinde Fenikelilerden kalma
kandiller, vazo kırıkları, öküz heykeli, pişirilmiş balçıktan sakallı erkek başı, Kalkedonya
Kitabesi'nin yazıldığı bronz levha bulunmuştur. Fikirtepe'deki Karhadon, Moda Burunu'ndaki
Kalkedon kentleri, Fenikelilerin Karadeniz kıyılarında kurdukları kentlere hareket ermek için
durma, gereksinimlerini tamamlama merkeziydi.
İyonya'dan (Anadolu'nun Ege Denizi kıyılarından) gelen ve Yunanistan'a inen Akaların
bir kolu MÖ 675 yıllarında Fikirtepe ve Moda'daki iki Fenike kentini aldı. Bugün Bahariye,
Mühürdar, Moda semtlerinin bulunduğu yerlere yerleştiler. Kalkedon şehrini genişlettiler.
Kısa süre içinde İzmit'e kadar olan bölgeyi el geçirdiler. Buralarda Kalkedon Devleti'ni
kurdular. Anadolu'nun içlerinden gelenleri bu topraklara yerleştirdiler. Başkent Kalkedon
(Kadıköy) oldu. Ülkenin adına Kalkedonya deniyordu. Kalkedonyalılar savaşçı ve uygarlıkta
ileriydiler. Kalkedonyalılar bugünkü Haliç'in Unkapanı'yla Eyüp arasında oturan Traklarla,
Fenike kentleriyle, İzmit'teki Bitinyalılarla, Bergama Devleti'yle ticaret yaparlardı. Haydarpaşa
Deresi'nin düzlüklerinde hipodromları, tapınakları vardı. MÖ V. yüzyılda Kral Periyut, "talen"
adı verilen madeni paralar çıkardı. Kalkedonyalılar şehrin savunmasını da düşünmüşlerdi.
Perslerden, Bitinyalılardan, Gotlardan korunmak için Haydarpaşa çayırıyla Kuşdili çayırı
arasında bir hisar yapmışlardı. Sonradan doğudan ve batıdan gelenler buradaki surları ve
eserleri yıktılar. Kalkedonyalılar cam eşya, altından küpe, yüzük gibi süs eşyası yapmasını ve
mermeri işlemesini iyi biliyorlardı. Kentlerinin kapısına "Khalkedon" yazılı kitabeler asarlardı.
Delf Tapınağı'nın kâhini, Megara Kralı Vizas'a "Körler ülkesinin karşısındaki yerler size
yurt olacak" dedi. MÖ 658 yıllarında Yunanistan'ın Korent kanalı dolaylarından kurtulmak,
daha verimli topraklarda yaşamak için Kral Vizas halkıyla birlikte yurt aramaya çıktı. MÖ 650
yılında Sarayburnu'na geldi. Sarayburnu'ndan etrafına bakınca buranın güzelliğine şaştı.
Kalkedonyalıların bu kadar güzel, bu kadar yaşamaya elverişli yeri göremeyip boş
bıraktıklarına göre kör olması gerektiğini düşündü ve kâhinin dediği, körler ülkesinin
2
Kadıköy Belediye Başkanlığı
karşısındaki yer burasıdır diye Sarayburnu'nda konakladı. MÖ 608'le 600 yılları arasında
Sarayburnu'nda kendi adını verdiği "Bizans" şehrini kurdu. Böylece bugünkü Kadıköy
yöresindeki yerleşim körlerin yeri anlamındaki Kalkedon adını alır. İstanbul'un fethinden
sonra Kalkedonya'nın yönetimi, II. Mehmed tarafından İstanbul kadısı Hızır Bey'e verildiği
için, yerleşmenin Kadıköyü adını aldığı sanılmaktadır.
Pers Kralı Dârâ (Darius) İskitlerle savaşa giderken Kalkedonya'yı da aldı. Bunun üzerine
Kalkedonyalılar Bizanslılarla birlik olarak Dârâ'ya karşı savaştılar. Dârâ, Kalkedonyalıların
evlerini, tapınaklarını, kentlerini yaktı, yıktı. Dârâ, Fenikelilerle birlik oldu. Kalkedonyalılar
önce İyonlarla, sonra Bizanslılarla birleşip yeniden savaşa tutuştular. Kalkedonyalılar savaş
alanını bırakıp kaçtı. Fenikeliler donanmalarıyla Bizanslılara saldırdı, Kalkedonya'yı yakıp
yıkarak ele geçirdiler. Kalkedonya Perslerin eline geçmişti. Makedonya Kralı İskender, Persleri
yenip Pers kentleriyle birlikte Kalkedonya'yı da aldı.
MÖ 281 yılında Bitinyalılar Marmara kıyılarındaki kentlerin çoğunu ellerine geçirdiler.
Kalkedonya'yı da aldılar. Kalkedonya bir ara özgür kalmışsa da çok geçmeden Romalıların
yönetimine girdi. Makedonya Savaşı sırasında Kalkedonyalılarla Romalılar anlaştılar.
Romalılar Kalkedonyalılara savaş gemileri göndererek askeri yardım yaptılar.
Kalkedonya 561 yılının 21 Mart'ında Arapların saldırısına uğradı, 667 yılında Araplar
yeniden İstanbul kıyılarında görüldüler. Kıyı kentlerinden birçok tutsak alıp ülkelerine
döndüler.
Haçlı savaşlarında da Haçlı orduları birkaç kez Kalkedonya'yı çiğnediler. 781 yılında
Abbasi Devleti Halifesi Harun Reşit'in komutanlarından Malatyalı Battal Gazi Kalkedonya'yı
aldı. Bu tarihten sonra Kalkedonya adı yerine Gaziköy adı kullanılmaya başlandı. Kutalmışoğlu
Süleyman Şah 1080 yılında Kalkedonya'yı Anadolu Selçuklu Devleti'ne kattı. Fakat bir süre
sonra son kez Bizanslıların eline geçti. 1096 yılında Haçlı orduları Kalkedonya'dan Asya'ya
geçtiler. Daha sonra dördüncü Haçlı orduları 1204'te Kalkedonya'yı İstanbul'la birlikte işgal
ettiler. Yakıp yıktılar, yağmaladılar, anıtlardaki değerli madenleri söktüler.
Kadıköy 1353 yılında Orhan Bey zamanında Osmanlı İmparatorluğu topraklarına
katıldı. Fatih Sultan Mehmet 29 Mayıs 1453'te İstanbul'u aldığı sırada Kadıköy'ün yönetimini
3
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
İstanbul Kadısı Hızır Bey Çelebi'ye verdi. Bu tarihten sonra da ilçe Kadıköy adıyla anıldı. Kadı
Hızır Bey zamanında ilçede sekiz yüz ev vardı. Evliya Çelebi Seyahatname'sinde, onun yaşamış
olduğu on yedinci yüzyılda Kadıköy'ün bir Müslüman mahallesi, yedi Rum mahallesi, altı yüz
bağı bulunduğu, yeldeğirmenlerinin işlemekte olduğu yazılıdır. Merdiven Köyünde Şahkulu ve
Göztepe'de Gözcübaba isimli Bektaşi Tekkeleri bulunmaktadır. 18inci yüzyıldan itibaren kent
genişledi, yazlık semtler oluştu. Tanzimat devrinde Kızıltoprak, II. Abdülhamit zamanında
Fenerbahçe semtleri yerleşme alanı oldu, yeni köşklerle, binalarla süslendi.Tanzimat
Devrinde belediye işleri İstanbul Şehir Emaneti'ne bağlıydı. 1869'da Kadıköy, Üsküdar
Sancağı'na bağlandı.
I. Dünya Savaşı'nda Osmanlı Devleti yenilince 30 Ekim 1918 Mondros Ateşkes
Antlaşması uyarınca 13 Kasım 1918'de İstanbul ve Kadıköy'e İngiliz, Fransız, İtalyan ve
Amerikan askerleri girdi. İlçenin çeşitli yerlerine kendi askeri karakollarını kurdular.
Yabancılar yönetimi ellerine aldılar. Kurtuluş Savaşı'nın zaferle sonuçlanması ve Lozan Barış
Antlaşması'nın imzalanması üzerine beş yıl kadar süren işgal günleri sona erdi. İstanbul'la
birlikte Kadıköy de 6 Ekim 1923'te Kurtuluş Gününün sevincini yaşadı.
1869'dan 1930'a kadar Üsküdar Sancağı'na bağlı olan Kadıköy, 23 Mart 1930'da ilçe
yapıldı. Kadıköy ilçesi'nin eskiden iki bucağı vardı. Erenköy ve Kızıltoprak bucaklarına daha
sonra Merkez Bucağı da eklendi. Daha önce İstanbul Belediyesi'ne bağlı bir şube olan Kadıköy
Belediyesi, 1984'te yapılan bir düzenlemeyle İstanbul Büyükşehir Belediyesi'ne bağlı bir ilçe
belediyesi durumuna getirilmiştir.
İlçe sınırları içindeki Bahariye, Mühürdar, Moda, Göztepe, Erenköy ve Bostancı'da
1950'lere değin zenginlerin oturduğu bahçeli köşkler çoğunluktaydı. Ancak bunlar çok seyrek
bir yerleşim dokusu oluşturuyordu. 1930'larda Kadıköy'le Bostancı arasında yeni yapılar
belirdi. Eskiden yoğun bir bitki örtüsüyle kaplı olan bu kesimdeki Bağdat Caddesi ile
demiryolu boyunca bahçe içinde iki katlı villalar inşa edilmeye başladı. 1950'lerden itibaren
Kadıköy yıldan yıla büyük gelişmeler gösterdi, nüfusu arttı. Artan nüfus, merkezden yazlıklara
doğru yayılmaya başladı. Böylece 1960'ların sonlarından itibaren Göztepe, Erenköy,
Caddebostan, Fenerbahçe, Suadiye ve Bostancı gibi semtler gün geçtikçe yazlık niteliğini
4
Kadıköy Belediye Başkanlığı
yitirmeye ve kentleşmeye başladı. 1950'lerde iki yanında sanayi tesislerinin kurulmaya
başladığı Ankara Asfaltı'nın (E-5 Karayolu) çevresinde gecekondu mahalleleri oluştu. Kurtköy-
Pendik-Kartal yöresinin sanayi alanı olarak belirlenmesi, ülkenin çeşitli kesimlerinden
İstanbul'a göç edenler için Kadıköy ile çevresini çekici bir yerleşme yeri durumuna getirdi.
1965'te Kat Mülkiyeti Kanunu'nun çıkarılması, 1972'de de imar planının yapılması bu
kesimde yoğun bir apartmanlaşma faaliyetine yol açtı. Bağdat Caddesi ve demiryolunun iki
tarafındaki köşk ve villaların yemyeşil birer park görünümündeki bahçeleri parselasyona
uğrayarak apartman arsalarına dönüştü.
1973'te Boğaziçi Köprüsü'nün açılması, kentin iki yakası arasındaki ilişkiyi
güçlendirerek nüfus dengesinde Kadıköy'ün ağırlık kazanmasına yol açtı. İstanbul kentinin iki
yakası arasındaki ulaşımı kolaylaştırınca Kadıköy İlçesi'nde yeni yerleşime açılan alanlarda
yapılan seyrek düzenli apartmanlarda oturmak çekici hale geldi. 1984'ten sonra Kadıköy-
Pendik arasında açılan sahilyolu, kıyı kesimindeki son boş alanlarında tükenmesine yol açtı.
İlçenin kuzeyindeki Küçükbakkalköy 1980'lere kadar kırsal nüfus yapısını korudu.
1990'lı yıllardan itibaren ilçenin E-5 Karayolu'nun kuzeyindeki alanlarında Emlak
Bankası'nın iştirakiyle ortaya çıkan Ataşehir blokları zamanla genişleyerek çevresindeki
yapılaşmayı da kapsayan bir bölgenin adı oldu. 2009'da E-5 Karayolu'nun kuzeyinde kalan 7
mahalle yeni oluşturulan Ataşehir İlçesine bağlanarak Kadıköy'den ayrıldı.
I.B. Coğrafi Konum
Kadıköy, İstanbul iline bağlı bir ilçedir. Anadolu yakasında bulunan Kadıköy ilçesinin
doğusunda Ataşehir, Üsküdar ve Ümraniye ilçeleri,güneydoğusunda Maltepe ilçesi batı ve
güneyinde de Marmara Denizi bulunur. İstanbul’un canlı bir ticaret merkezidir. Kadıköy
ilçesinin nüfusu yaklaşık 550.000 kişi’dir. Toplam yüzölçümü yaklaşık 25 km2 olmakla beraber
km2’ye 21.812 kişi düşmektedir. Ortalama rakım 50 m dir. Sahilden iç kısımlara doğru ve
güneybatıdan kuzeydoğu yönüne gidildikçe nispeten yükseltide artış görülmektedir. Kadıköy
bugün nüfus büyüklüğü, ekonomik faaliyet ve imar açısından İstanbul’un en önemli
ilçelerinden birisidir. Üretim faaliyetleri sınırlı olmasına rağmen ticaret ve hizmet
sektörlerindeki yoğunlaşma ilçeyi en önemli metropoliten merkezlerden birisi yapmaktadır.
5
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
Kadıköy altı tepe üstüne kurulmuştur. Bu tepeler doğudan batıya doğru Göztepe,
Fikirtepe, Acıbadem, Altıyol, Cevizlik (Küçük Moda), Koşuyolu’dur. Fenerbahçe Parkı, Göztepe
Parkı, Özgürlük Parkı ile sahil boyunca devam eden yeşil alanlar en önemli aktif yeşil
alanlardır.
Kuzeybatı - Güneydoğu doğrultusunda Haydarpaşa’dan Bostancı’ya yaklaşık 21 km.’lik
uzun bir sahil şeridine sahiptir.
Kadıköy’de kıyı şeridine paralel uzanan ana ulaşım güzergâhlar yerleşim yapısını
belirlemekte, E-5 karayolu ise daha kuzeyden geçerek ilçenin kuzey sınırını oluşturmaktadır.
T.E.M. Otoyolu’na Hasanpaşa, Göztepe, Kozyatağı ve Bostancı çıkışlarından bağlantı yolları ile
bağlanılmaktadır. İlçe içi toplu taşımayı destekleyen demiryolu banliyo istasyonları
Haydarpaşa Garı ile son bulmakta, şehir hatları vapur iskeleleri ve deniz otobüsü iskeleleri de
deniz ulaşımına imkân sağlamaktadır.
1 ilçe merkezi ve 21 mahallesi bulunmaktadır. Kadıköy ilçesi İstanbul’un ilk yapılaşma
bölgelerinden olup diğer ilçelere göre en fazla nüfus ve bina yoğunluğuna sahip ilçedir.
I.C. Yetki, Görev ve Sorumluluklar
Ülkemiz kamu yönetiminde İlçe Belediyelerinin görev, yetki ve sorumlulukları 5393
Sayılı Belediye Kanununun 14 ve 15 inci maddeleri ile 5216 Büyükşehir Belediye Kanununda
belirlenmiştir.
I.C-1. 5393 Sayılı Belediye Kanunu
MADDE 14) Belediye, mahallî müşterek nitelikte olmak şartıyla;
a) İmar, su ve kanalizasyon, ulaşım gibi kentsel alt yapı; coğrafî ve kent bilgi sistemleri; çevre ve çevre sağlığı, temizlik ve katı atık; zabıta, itfaiye, acil yardım, kurtarma ve ambulans; şehir içi trafik; defin ve mezarlıklar; ağaçlandırma, park ve yeşil alanlar; konut; kültür ve sanat, turizm ve tanıtım, gençlik ve spor; sosyal hizmet ve yardım, nikâh, meslek ve beceri kazandırma; ekonomi ve ticaretin geliştirilmesi hizmetlerini yapar veya yaptırır. Büyükşehir belediyeleri ile nüfusu 100.000’in üzerindeki belediyeler, kadınlar ve çocuklar için konukevleri açmak zorundadır. Diğer belediyeler de mali durumları ve hizmet önceliklerini değerlendirerek kadınlar ve çocuklar için konukevleri açabilirler.
6
Kadıköy Belediye Başkanlığı
b) Devlete ait her derecedeki okul binalarının inşaatı ile bakım ve onarımını yapabilir veya yaptırabilir, her türlü araç, gereç ve malzeme ihtiyaçlarını karşılayabilir; sağlıkla ilgili her türlü tesisi açabilir ve işletebilir; mabetlerin yapımı, bakımı, onarımını yapabilir; kültür ve tabiat varlıkları ile tarihî dokunun ve kent tarihi bakımından önem taşıyan mekânların ve işlevlerinin korunmasını sağlayabilir; bu amaçla bakım ve onarımını yapabilir, korunması mümkün olmayanları aslına uygun olarak yeniden inşa edebilir. Gerektiğinde, sporu teşvik etmek amacıyla gençlere spor malzemesi verir, amatör spor kulüplerine ayni ve nakdî yardım yapar ve gerekli desteği sağlar, her türlü amatör spor karşılaşmaları düzenler, yurt içi ve yurt dışı müsabakalarda üstün başarı gösteren veya derece alan öğrencilere, sporculara, teknik yöneticilere ve antrenörlere belediye meclisi kararıyla ödül verebilir. Gıda bankacılığı yapabilir.
Belediyelerin birinci fıkranın (b) bendi uyarınca, sporu teşvik amacıyla yapacakları nakdî yardım bir önceki yıl genel bütçe vergi gelirlerinden belediyeleri için tahakkuk eden miktarın binde yedisini geçemez.
Hizmetlerin yerine getirilmesinde öncelik sırası, belediyenin malî durumu ve hizmetin ivediliği dikkate alınarak belirlenir.
Belediye hizmetleri, vatandaşlara en yakın yerlerde ve en uygun yöntemlerle sunulur. Hizmet sunumunda özürlü, yaşlı, düşkün ve dar gelirlilerin durumuna uygun yöntemler uygulanır.
Belediyenin görev, sorumluluk ve yetki alanı belediye sınırlarını kapsar.
Belediye meclisinin kararı ile mücavir alanlara da belediye hizmetleri götürülebilir.
4562 sayılı Organize Sanayi Bölgeleri Kanunu hükümleri saklıdır.
Sivil hava ulaşımına açık havaalanları ile bu havaalanları bünyesinde yer alan tüm tesisler bu Kanunun kapsamı dışındadır.
MADDE 15) Belediyenin yetkileri ve imtiyazları şunlardır:
a) Belde sakinlerinin mahallî müşterek nitelikteki ihtiyaçlarını karşılamak amacıyla her türlü faaliyet ve girişimde bulunmak.
b) Kanunların belediyeye verdiği yetki çerçevesinde yönetmelik çıkarmak, belediye yasakları koymak ve uygulamak, kanunlarda belirtilen cezaları vermek.
c) Gerçek ve tüzel kişilerin faaliyetleri ile ilgili olarak kanunlarda belirtilen izin veya ruhsatı vermek.
7
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
d) Özel kanunları gereğince belediyeye ait vergi, resim, harç, katkı ve katılma paylarının tarh, tahakkuk ve tahsilini yapmak; vergi, resim ve harç dışındaki özel hukuk hükümlerine göre tahsili gereken doğal gaz, su, atık su ve hizmet karşılığı alacakların tahsilini yapmak veya yaptırmak.
e) Müktesep haklar saklı kalmak üzere; içme, kullanma ve endüstri suyu sağlamak; atık su ve yağmur suyunun uzaklaştırılmasını sağlamak; bunlar için gerekli tesisleri kurmak, kurdurmak, işletmek ve işlettirmek; kaynak sularını işletmek veya işlettirmek.
f) Toplu taşıma yapmak; bu amaçla otobüs, deniz ve su ulaşım araçları, tünel, raylı sistem dâhil her türlü toplu taşıma sistemlerini kurmak, kurdurmak, işletmek ve işlettirmek.
g) Katı atıkların toplanması, taşınması, ayrıştırılması, geri kazanımı, ortadan kaldırılması ve depolanması ile ilgili bütün hizmetleri yapmak ve yaptırmak.
h) Mahallî müşterek nitelikteki hizmetlerin yerine getirilmesi amacıyla, belediye ve mücavir alan sınırları içerisinde taşınmaz almak, kamulaştırmak, satmak, kiralamak veya kiraya vermek, trampa etmek, tahsis etmek, bunlar üzerinde sınırlı aynî hak tesis etmek.
i) Borç almak, bağış kabul etmek.
j) Toptancı ve perakendeci hâlleri, otobüs terminali, fuar alanı, mezbaha, ilgili mevzuata göre yat limanı ve iskele kurmak, kurdurmak, işletmek, işlettirmek veya bu yerlerin gerçek ve tüzel kişilerce açılmasına izin vermek.
k) Vergi, resim ve harçlar dışında kalan dava konusu uyuşmazlıkların anlaşmayla tasfiyesine karar vermek.
l) Gayrisıhhî müesseseler ile umuma açık istirahat ve eğlence yerlerini ruhsatlandırmak ve denetlemek.
m) Beldede ekonomi ve ticaretin geliştirilmesi ve kayıt altına alınması amacıyla izinsiz satış yapan seyyar satıcıları faaliyetten men etmek, izinsiz satış yapan seyyar satıcıların faaliyetten men edilmesi sonucu, cezası ödenmeyerek iki gün içinde geri alınmayan gıda maddelerini gıda bankalarına, cezası ödenmeyerek otuz gün içinde geri alınmayan gıda dışı malları yoksullara vermek.
n) Reklam panoları ve tanıtıcı tabelalar konusunda standartlar getirmek.
o) Gayrisıhhî işyerlerini, eğlence yerlerini, halk sağlığına ve çevreye etkisi olan diğer işyerlerini kentin belirli yerlerinde toplamak; hafriyat toprağı ve moloz döküm alanlarını; sıvılaştırılmış petrol gazı (LPG) depolama sahalarını; inşaat malzemeleri, odun, kömür ve
8
Kadıköy Belediye Başkanlığı
hurda depolama alanları ve satış yerlerini belirlemek; bu alan ve yerler ile taşımalarda çevre kirliliği oluşmaması için gereken tedbirleri almak.
p) Kara, deniz, su ve demiryolu üzerinde işletilen her türlü servis ve toplu taşıma araçları ile taksi sayılarını, bilet ücret ve tarifelerini, zaman ve güzergâhlarını belirlemek; durak yerleri ile karayolu, yol, cadde, sokak, meydan ve benzeri yerler üzerinde araç park yerlerini tespit etmek ve işletmek, işlettirmek veya kiraya vermek; kanunların belediyelere verdiği trafik düzenlemesinin gerektirdiği bütün işleri yürütmek.
r) Belediye mücavir alan sınırları içerisinde 5/11/2008 tarihli ve 5809 sayılı Elektronik Haberleşme Kanunu, 26/9/2011 tarihli ve 655 sayılı Ulaştırma, Denizcilik ve Haberleşme Bakanlığının Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname ve ilgili diğer mevzuata göre kuruluş izni verilen alanda tesis edilecek elektronik haberleşme istasyonlarına kent ve yapı estetiği ile elektronik haberleşme hizmetinin gerekleri dikkate alınarak ücret karşılığında yer seçim belgesi vermek,
(r) bendine göre verilecek yer seçim belgesi karşılığında alınacak ücret Ulaştırma, Denizcilik ve Haberleşme Bakanlığınca belirlenir. Ücreti yatırılmasına rağmen yirmi gün içerisinde verilmeyen yer seçim belgesi verilmiş sayılır. Büyükşehir sınırları içerisinde yer seçim belgesi vermeye ve ücretini almaya büyükşehir belediyeleri yetkilidir.
(l) bendinde belirtilen gayrisıhhî müesseselerden birinci sınıf olanların ruhsatlandırılması ve denetlenmesi, büyükşehir ve il merkez belediyeleri dışındaki yerlerde il özel idaresi tarafından yapılır.
Belediye, (e), (f) ve (g) bentlerinde belirtilen hizmetleri Danıştayın görüşü ve İçişleri Bakanlığının kararıyla süresi kırkdokuz yılı geçmemek üzere imtiyaz yoluyla devredebilir; toplu taşıma hizmetlerini imtiyaz veya tekel oluşturmayacak şekilde ruhsat vermek suretiyle yerine getirebileceği gibi toplu taşıma hatlarını kiraya verme veya 67 nci maddedeki esaslara göre hizmet satın alma yoluyla yerine getirebilir.
İl sınırları içinde büyükşehir belediyeleri, belediye ve mücavir alan sınırları içinde il belediyeleri ile nüfusu 10.000'i geçen belediyeler, meclis kararıyla; turizm, sağlık, sanayi ve ticaret yatırımlarının ve eğitim kurumlarının su, termal su, kanalizasyon, doğal gaz, yol ve aydınlatma gibi alt yapı çalışmalarını faiz almaksızın on yıla kadar geri ödemeli veya ücretsiz olarak yapabilir veya yaptırabilir, bunun karşılığında yapılan tesislere ortak olabilir; sağlık, eğitim, sosyal hizmet ve turizmi geliştirecek projelere İçişleri Bakanlığının onayı ile ücretsiz veya düşük bir bedelle amacı dışında kullanılmamak kaydıyla arsa tahsis edebilir. Belediye ve bağlı idareler, meclis kararıyla mabetlere indirimli bedelle ya da ücretsiz olarak içme ve kullanma suyu verebilirler.
9
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
Belediye, belde sakinlerinin belediye hizmetleriyle ilgili görüş ve düşüncelerini tespit etmek amacıyla kamuoyu yoklaması ve araştırması yapabilir. Belediye mallarına karşı suç işleyenler Devlet malına karşı suç işlemiş sayılır. 2886 sayılı Devlet İhale Kanununun 75 inci maddesi hükümleri belediye taşınmazları hakkında da uygulanır.
Belediyenin proje karşılığı borçlanma yoluyla elde ettiği gelirleri, şartlı bağışlar ve kamu hizmetlerinde fiilen kullanılan malları ile belediye tarafından tahsil edilen vergi, resim ve harç gelirleri haczedilemez.
I.B-2. 5216 Sayılı Büyükşehir Belediye Kanunu
a) Kanunlarla münhasıran büyükşehir belediyesine verilen görevler ile birinci fıkrada sayılanlar dışında kalan görevleri yapmak ve yetkileri kullanmak.
b) Büyükşehir katı atık yönetim plânına uygun olarak, katı atıkları toplamak ve aktarma istasyonuna taşımak.
c) Sıhhî işyerlerini, 2 nci ve 3 üncü sınıf gayrisıhhî müesseseleri, umuma açık istirahat ve eğlence yerlerini ruhsatlandırmak ve denetlemek.
d) Birinci fıkrada belirtilen hizmetlerden; 775 sayılı Gecekondu Kanununda belediyelere verilen yetkileri kullanmak, otopark, spor, dinlenme ve eğlence yerleri ile parkları yapmak; yaşlılar, özürlüler, kadınlar, gençler ve çocuklara yönelik sosyal ve kültürel hizmetler sunmak; mesleki eğitim ve beceri kursları açmak; mabetler ile sağlık, eğitim, kültür tesis ve binalarının yapım, bakım ve onarımı ile kültür ve tabiat varlıkları ve tarihî dokuyu korumak; kent tarihi bakımından önem taşıyan mekânların ve işlevlerinin geliştirilmesine ilişkin hizmetler yapmak.
e) Defin ile ilgili hizmetleri yürütmek.
f) Afet riski taşıyan veya can ve mal güvenliği açısından tehlike oluşturan binaları tahliye etmek ve yıkmak.
4562 sayılı Organize Sanayi Bölgeleri Kanunuyla Sanayi ve Ticaret Bakanlığına ve organize sanayi bölgelerine tanınan yetki ve sorumluluklar ile sivil hava ulaşımına açık havaalanları ve bu havaalanları bünyesinde yer alan tüm tesisler bu Kanunun kapsamı dışındadır.
Büyükşehir ve ilçe belediyeleri tarım ve hayvancılığı desteklemek amacıyla her türlü faaliyet ve hizmette bulunabilirler.
10
Kadıköy Belediye Başkanlığı
I.C-3. Görev ve Sorumluluklar
İlçe Belediyeleri “kendi yerel bölgesinin rekabet gücünün gelişimine katkı” açısından aşağıda ana başlıklar halinde verilen önemli görevleri üstlenmektedir:
İlçe belediyesinin stratejik planını, performans raporunu, yıllık hedeflerini, yatırım
programlarını ve bunlara uygun olarak bütçesini hazırlamak.
Belde sakinlerinin mahalli müşterek nitelikteki ihtiyaçlarını karşılamak amacıyla
her türlü faaliyet ve girişimde bulunmak.
Kanunların belediyeye verdiği yetki çerçevesinde yönetmelik çıkarmak, belediye
yasakları koymak ve uygulamak, kanunlarda belirtilen cezaları vermek.
Gerçek ve tüzel kişilerin faaliyetleri ile ilgili olarak, kanunlarda belirtilen izin veya
ruhsatı vermek.
Özel kanunları gereğince belediyeye ait vergi, resim, harç, katkı ve katılma
paylarının tarh, tahakkuk ve tahsilini yapmak.
Katı atıkların toplanması, taşınması, ayrıştırılması, geri kazanımı, ortadan
kaldırılması ve depolanması ile ilgili bütün hizmetleri yapmak ve yaptırmak.
Mahallî müşterek nitelikteki hizmetlerin yerine getirilmesi amacıyla, belediye ve
mücavir alan sınırları içerisinde taşınmaz almak, kamulaştırmak, satmak, kiralamak veya
kiraya vermek, trampa etmek, tahsis etmek, bunlar üzerinde sınırlı aynî hak tesis etmek.
Gayrisıhhî müesseseler ile umuma açık istirahat ve eğlence yerlerini
ruhsatlandırmak ve denetlemek.
Beldede ekonomi ve ticaretinin geliştirilmesi ve kayıt altına alınması amacıyla
izinsiz satış yapan seyyar satıcıları faaliyetten men etmek, izinsiz satış yapan seyyar satıcıların
faaliyetten men edilmesi sonucu, cezası ödenmeyerek iki gün içinde geri alınmayan gıda
maddelerini gıda bankalarına, cezası ödenmeyerek otuz gün içinde geri alınmayan gıda dışı
malları yoksullara vermek.
Reklam panoları ve tanıtıcı tabelalar konusunda standartlar getirmek.
Gayrisıhhî işyerlerini, eğlence yerlerini, halk sağlığına ve çevreye etkisi olan diğer
işyerlerini kentin belirli yerlerinde toplamak; hafriyat toprağı ve moloz döküm alanlarını;
11
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
inşaat malzemeleri, odun, kömür ve hurda depolama alanları ve satış yerlerini belirlemek; bu
alan ve yerler ile taşımalarda çevre kirliliği oluşmaması için gereken tedbirleri almak.
Kanunlarla münhasıran Büyükşehir Belediyesine verilen görevler ile birinci fıkrada
sayılanlar dışında kalan görevleri yapmak ve yetkileri kullanmak.
Büyükşehir katı atık yönetim planına uygun olarak, katı atıkları toplamak ve
aktarma istasyonuna taşımak.
Birinci fıkrada belirtilen hizmetlerden; otopark, spor, dinlenme ve eğlence yerleri
ile parkları yapmak; yaşlılar, özürlüler, kadınlar, gençler ve çocuklara yönelik sosyal ve
kültürel hizmetler sunmak; mesleki eğitim ve beceri kursları açmak; sağlık, eğitim, kültür,
tesis ve binalarının yapım, bakım ve onarımı ile kültür ve tabiat varlıkları ve tarihî dokuyu
korumak; kent tarihi bakımından önem taşıyan mekânların ve işlevlerinin geliştirilmesine
ilişkin hizmetler yapmak.
İmar, coğrafî ve kent bilgi sistemleri; çevre ve çevre sağlığı, temizlik ve katı atık,
zabıta, acil yardım, kurtarma ve ambulans, ağaçlandırma, park ve yeşil alanlar, kültür ve
sanat, gençlik ve spor, sosyal hizmet ve yardım, nikâh, meslek ve beceri kazandırma,
ekonomi ve ticaretin geliştirilmesi hizmetlerini yapar veya yaptırır. Büyükşehir belediyeleri ile
nüfusu 50.000'i geçen belediyeler, kadınlar ve çocuklar için koruma evleri açar.
Devlete ait her derecedeki okul binalarının inşaatı ile bakım ve onarımını yapabilir
veya yaptırabilir, her türlü araç, gereç ve malzeme ihtiyaçlarını karşılayabilir; sağlıkla ilgili her
türlü tesisi açabilir ve işletebilir; kültür ve tabiat varlıkları ile tarihî dokunun ve kent tarihi
bakımından önem taşıyan mekânların ve işlevlerinin korunmasını sağlayabilir; bu amaçla
bakım ve onarımını yapabilir, korunması mümkün olmayanları aslına uygun olarak yeniden
inşa edebilir. Gerektiğinde, öğrencilere, amatör spor kulüplerine malzeme verebilir ve gerekli
desteği sağlayabilir, her türlü amatör spor karşılaşmaları düzenleyebilir, yurt içi ve yurt dışı
müsabakalarda üstün başarı gösteren veya derece alan sporculara belediye meclisi kararıyla
ödül verebilir. Gıda bankacılığı yapabilir.
I.D. Kurumsal Yapı
12
Kadıköy Belediye Başkanlığı
I.D-1. Belediye Meclisi (5393 SAYILI KANUN 17 VE 18. MADDE)
Belediye Meclisi, belediyenin karar organıdır ve ilgili kanunda gösterilen esas ve
usullere göre seçilmiş üyelerden oluşur. Kadıköy Belediyesi Meclisi, Belediye Başkanı
Başkanlığında 45 üyeden oluşur.
Belediye Meclisinin görev ve yetkileri şunlardır:
Stratejik plan ile yatırım ve çalışma programlarını, belediye faaliyetlerinin ve personelinin performans ölçütlerini görüşmek ve kabul etmek.
Bütçe ve kesin hesabı kabul etmek,bütçede kurumsal kodlama yapılan birimler ile fonksiyonel sınıflandırmanın birinci düzeyleri arasında aktarma yapmak.
Belediyenin imar planlarını ve programlarını görüşmek ve onaylamak, büyükşehir ve il belediyelerinde il çevre düzeni plânını kabul etmek (Ek cümle: 1/7/2006-5538/29 md.)Belediye sınırları il sınırı olan büyükşehir belediyelerinde il çevre düzeni planı ilgili Büyükşehir Belediyeleri tarafından yapılır veya yaptırılır ve doğrudan Belediye Meclisi tarafından onaylanır.
Taşınmaz mal alımına, satımına, takasına, tahsisine, tahsis şeklinin değiştirilmesine veya tahsisli bir taşınmazın kamu hizmetinde ihtiyaç duyulmaması halinde tahsisin kaldırılmasına;üç yıldan fazla kiralanmasına ve otuz yılı geçmemek kaydıyla bunlar üzerinde sınırlı ayni hak tesisine karar vermek.
Belediye vergi ve resimlerine ait tarifeleri; bunların dışında belediye tarafından yerine getirilecek hizmetler karşılığında alınacak ücret tarifelerini düzenlemek
Belediye adına imtiyaz verilmesine ve belediye yatırımlarının yap-işlet veya yap-işlet-devret modeli ile yapılmasına; belediyeye ait şirket, işletme ve iştiraklerin özelleştirilmesine karar vermek.
Belediye tarafından çıkarılacak yönetmelikleri kabul etmek.
Meydan, cadde, sokak, park ve benzeri yerlere ad vermek; mahalle kurulması, kaldırılması, birleştirilmesi, adlarıyla sınırlarının tespiti ve değiştirilmesine karar vermek.
Belediye Başkanı ile Encümen arasındaki anlaşmazlıkları karara bağlamak.
Borçlanmaya karar vermek.
Şartlı bağışları kabul etmek.
Vergi, resim ve harçlar dışında kalan ve miktarı 5.000 TL ‘den fazla dava konusu olan belediye uyuşmazlıklarının sulh ile tasfiyeye, kabul ve feragata karar vermek.
13
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
Meclis Başkanlık Divanı’nı ve Encümen Üyeleri ile İhtisas Komisyonları Üyeleri’ni seçmek.
Norm kadro çerçevesinde belediyenin ve bağlı kuruluşlarının kadrolarının ihdas, iptal ve değiştirilmesine karar vermek.
İmar planlarına uygun şekilde hazırlanmış belediye imar programlarını görüşerek kabul etmek.
I.D-2. Belediye Başkanı
5393 SAYILI KANUNUN 37 VE 38. MADDELERİNE GÖRE;
Belediye tüzel kişiliğinin başı ve yürütme organı Belediye Başkanı’dır. Başkan genel
oyla doğrudan belde halkı tarafından seçilir. Belediye Başkanı, görevinin devamı süresince
siyasi partilerin yönetim ve denetim organlarında görev alamaz; profesyonel spor
kulüplerinin başkanlığını yapamaz ve yönetiminde bulunamaz.
Belediye Başkanının görev ve yetkileri şunlardır:
Belediye Teşkilatı’nın en üst amiri olarak Belediye Teşkilatı’nı sevk ve idare etmek, Belediye’nin hak ve menfaatlerini korumak.
Belediye’yi stratejik plâna uygun olarak yönetmek, Belediye İdaresi’nin kurumsal stratejilerini oluşturmak, bu stratejilere uygun olarak bütçeyi, belediye faaliyetlerinin ve personelinin performans ölçütlerini hazırlamak ve uygulamak, izlemek ve değerlendirmek, bunlarla ilgili raporları meclise sunmak.
Belediye’yi Devlet Daireleri’nde ve törenlerde, davacı veya davalı olarak da yargı yerlerinde temsil etmek veya vekil tayin etmek.
Meclis’e ve Encümen’e Başkanlık etmek.
Belediye’nin taşınır ve taşınmaz mallarını idare etmek.
Belediye’nin gelir ve alacaklarını takip ve tahsil etmek.
Yetkili organların kararını almak şartıyla sözleşme yapmak.
Meclis ve Encümen kararlarını uygulamak.
Bütçeyi uygulamak, bütçede Meclis ve Encümen’in yetkisi dışındaki aktarmalara onay vermek.
Belediye personelini atamak.
Belediye ve bağlı kuruluşları ile işletmelerini denetlemek.
14
Kadıköy Belediye Başkanlığı
Şartsız bağışları kabul etmek.
Temsil ve ağırlama giderleri için ayrılan ödeneği kullanmak.
Belde halkının huzur, esenlik, sağlık ve mutluluğu için gereken önlemleri almak.
Bütçede yoksul ve muhtaçlar için ayrılan ödeneği kullanmak, özürlülere yönelik hizmetleri yürütmek ve özürlüler merkezini oluşturmak.
Kanunlarla belediyeye verilen ve belediye meclisi veya belediye encümeni kararını gerektirmeyen görevleri yapmak ve yetkileri kullanmak.
I.D-3. Belediye Encümeni (5393 SAYILI 33 VE 34. MADDELERİ)
Belediye encümeni, belediye başkanının başkanlığında İl belediyelerinde ve nüfusu
100.000'in üzerindeki belediyelerde, belediye meclisinin her yıl kendi üyeleri arasından bir yıl
için gizli oyla seçeceği üç üye, malî hizmetler birim amiri ve belediye başkanının birim amirleri
arasından bir yıl için seçeceği iki üye olmak üzere yedi kişiden oluşur.
Belediye başkanının katılamadığı toplantılarda, belediye başkanının görevlendireceği
başkan yardımcısı veya encümen üyesi, encümene başkanlık eder. Encümen toplantılarına
gündemdeki konularla ilgili olarak ilgili birim amirleri, belediye başkanı tarafından oy hakkı
olmaksızın görüşleri alınmak üzere çağrılabilir.
Belediye Encümeninin görev ve yetkileri şunlardır:
Stratejik plân ve yıllık çalışma programı ile bütçe ve kesin hesabı inceleyip belediye meclisine görüş bildirmek.
Yıllık çalışma programına alınan işlerle ilgili kamulaştırma kararlarını almak ve uygulamak.
Öngörülmeyen giderler ödeneğinin harcama yerlerini belirlemek.
Bütçede fonksiyonel sınıflandırmanın ikinci düzeyleri arasında aktarma yapmak.
Kanunlarda öngörülen cezaları vermek.
Vergi, resim ve harçlar dışında kalan dava konusu olan belediye uyuşmazlıkla-rının anlaşma ile tasfiyesine karar vermek.
Taşınmaz mal satımına, trampasına ve tahsisine ilişkin meclis kararlarını uygulamak; süresi üç yılı geçmemek üzere kiralanmasına karar vermek.
Umuma açık yerlerin açılış ve kapanış saatlerini belirlemek.
15
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
Diğer kanunlarda Belediye Encümeni’ne verilen görevleri yerine getirmek.
I.D-4. Diğer Görevliler
Kadıköy Belediyesi, belediye başkanı ve belediye başkanına bağlı dört belediye başkan
yardımcısı ve belediye başkan yardımcılarına bağlı 22 müdür tarafından idare edilmektedir.
İdari yapılanmaya paralel olarak 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol kanunu
doğrultusunda, mali yapılanma da tamamlanmıştır. Bütçe ile ödenek tahsis edilen harcama
birimlerinin en üst yöneticileri olan birim müdürleri, harcama yetkilisi olarak; birim
müdürlerinin görevlendirdikleri personel gerçekleştirme görevlisi olarak belirlenmiştir. İlgili
müdürlüklerde harcama evraklarının hazırlığı sırasında gerçekleştirme görevlileri tarafından
gerekli mali kontroller yapılmaktadır. Birimlerin bütçe ödenek kontrolleri hem ilgili
müdürlüklerce hem de Mali Hizmetler Müdürlüğü tarafından yapılmaktadır. Yine ödeme
aşamasında harcama talimatını veren harcama yetkilisi, gerçekleştirme görevlisi ve
muhasebe yetkilisi tarafından mali işlemler kontrollere tabi tutulmaktadır.
5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu uyarınca stratejik yönetim
anlayışının benimsenmesi, süreç yönetiminin hayata geçirilmesi, Performans Esaslı
Bütçeleme ile stratejik planın ilişkilendirilmesi ve en önemli unsur olan ve tüm bu sistemlerin
sağlıklı çalışmasını sağlayacak etkin ve etkili bir iç denetim mekanizması oluşturulması
gerekmektedir. İç denetim, kamu idaresinin çalışmalarına değer katmak ve geliştirmek için
kaynakların ekonomiklik, etkililik ve verimlilik esaslarına göre yönetilip yönetilmediğini
değerlendirmek ve rehberlik yapmak amacıyla yapılan bağımsız, nesnel güvence sağlama ve
danışmanlık faaliyetidir. Bu faaliyetler, idarelerin yönetim ve kontrol yapıları ile malî
işlemlerinin risk yönetimi, yönetim ve kontrol süreçlerinin etkinliğini değerlendirmek ve
geliştirmek yönünde sistematik, sürekli ve disiplinli bir yaklaşımla ve genel kabul görmüş
standartlara uygun olarak gerçekleştirilir. Bu amaçla belediyemize Bakanlar Kurulunca 5 adet
iç denetçi kadrosu tahsis edilmiştir ve bu kadroların üçü doludur.
16
Şekil 1 Kadıköy Belediye Başkanlığı Organizasyon Şeması
17
Belediye hizmet birimlerinin görev, yetki ve sorumlulukları, başta 5393 sayılı Belediye Kanunu olmak üzere, birçok Kanun hükmü ile belirlenmiştir. Bu çerçevede, izleyen kısımda Belediyemiz hizmet birimlerinin görev yetki ve sorumlulukları ana başlıklar halinde sıralanmaktadır.
Bilgi İşlem Müdürlüğü
- Belediyemiz merkez bina ve dış birimlerinde internet ve yerel ağ altyapısını kurmak ve bakımını sağlamak.
- Belediyemiz merkez bina ve dış birimlerinde kurulu olan donanım ve yazılımların en verimli şekilde çalışması için gerekli desteği vermek,
- Belediyemiz merkez ve dış birimlerin yeni yazılım ve donanım ihtiyaçlarını temin etmek,
- Belediyemiz merkez bina ve dış birimlerinde bulunan sunucu, bilgisayar, yazıcı ve diğer donanımın bakım ve tamirini yapmak,
- Belediyemizin tüm birimlerinde kullanılmak üzere veritabanına bağlı belediye otomasyon yazılımını ve elektronik posta yazılımını temin etmek, bakım ve desteğini sağlamak,
- Kent bilgi sistemini ve kent bilgi sistemiyle ilişkilendirilmiş coğrafi bilgi sistemini kurmak ve güncellemelerini yapmak,
- Belediyemize ait Veritabanlarının yönetilmesi ve güncellenmesi, - Sistem güvenliği ile ilgili gerekli yazılımsal ve donanımsal tedbirlerin alınması, - Belediyemiz merkez bina ve dışında yedekleme çalışmalarının yapılması,- Belediye personeline yazılımlarla ilgili her türlü eğitim ve desteğin verilmesi,- Belediyemiz web sayfasının (www.kadikoy.bel.tr) ve bağlı birimlerimizin web
sayfalarının tasarım ve güncellemelerini yapmak, - İnternet belediyeciliği (e-belediye) ve mobil belediyecilik uygulamalarını
geliştirmek, güncellemelerini yapmak.- e-belediye uygulamalarının mobil cihazlara uyarlamasını yaparak saha çalışmalarına
destek vermek, - Kiokslar, mobil cihazlar ve plazma ekranlarda sunulan görsel ve hizmetlerin tasarım
ve güncellemelerini yapmak,- Çağrı Merkezi hizmetlerini yürütmek,- Diğer online kamusal platformlarla entegrasyonu sağlamak
(KPS,UAVT,TAKBİS,UYAP vs)
Çevre Koruma ve Kontrol Müdürlüğü
- İlçe sınırları içerisinde konulan her türlü reklam, ilan ve tanıtım elamanları ve benzerlerinin yol açabileceği görüntü kirliliğini ortadan kaldırmak
- Reklam asma ve ticari tabela kullanımını düzenlemek- Bu işleri yapan gerçek veya tüzel kişilerle, kamu kurum ve kuruluşlarının uymak
zorunda bulundukları esaslar doğrultusunda gerekli denetimleri yapmak.- İlçemiz sınırları içerisinde;her türlü faaliyet sonucu atmosfere yayılan is, duman, toz,
gaz, buhar ve aerosol halindeki emisyonları kontrol altına almak.
18
Kadıköy Belediye Başkanlığı
- Hava kirlenmeleri sebebiyle çevrede ortaya çıkan umuma ve komşuluk münasebetlerine önemli zararlar veren olumsuz etkileri gidermek ve bu etkilerin ortadan kaldırılmasına yönelik gerekli kontrolleri yapmak
- Çevresel gürültüye maruz kalınması sonucu kişilerin huzur ve sükûnunun, beden ve ruh sağlığının bozulmaması için gerekli tedbirlerin alınmasını sağlamak amacıyla; İşletme, Tesis, İşyerleri, Şantiye alanları ile Rekreasyon ve Eğlence Yerlerinin denetimlerini yapmak.
- Yapılan denetimler ve idari yaptırımlar hakkında Çevre ve Şehircilik Bakanlığına belirli periyotlarda bilgi vermek.
- İlçe sınırları içerisinde; atık suların toplanması, uzaklaştırılması, arıtılması ve deşarjı aşamasında olumsuz etkilerine karşı çevreyi koruma amaçlı gerekli denetimleri yapmak.
- İnşaat ve hafriyat atığı üreticisine Hafriyat Toprağı ile İnşaat ve Yıkıntı Atıkları Taşıma ve Kabul Belgesi verilmesini sağlamak.
- İnşaat ve hafriyat atığı taşıyıcısına Hafriyat Toprağı ile İnşaat ve Yıkıntı Atıkları Taşıma İzin Belgesi ve Hafriyat Toprağı ile İnşaat ve Yıkıntı Atıkları Taşıma Fişi verilmesini sağlamak.
- İlçemiz sınırları içerisinde; atık suların toplanması, uzaklaştırılması, arıtılması ve deşarjı aşamasında olumsuz etkilerine karşı çevreyi koruma amaçlı gerekli denetimleri yapmak.
- İlçemiz sınırları içerisinde elektromanyetik kirliliğin tespit edilmesi ve azaltılmasının sağlanmasına yönelik, gerekli ölçümlerin alınması, ilçe halkına bilgi verilmesi vb. faaliyetlerin gerçekleştirilmesini sağlamak.
- İlçe sınırlarımız içerisinde kurulan Entegre Atık Yönetim Sistemi ile üretim ve kullanım faaliyetleri sonucu ortaya çıkan, insan ve çevre sağlığına zarar verecek şekilde doğrudan veya dolaylı biçimde alıcı ortama verilmesi sakıncalı olan her türlü atığın çevreye duyarlı bir yaklaşım içerisinde yönetilmesini sağlamak.
- Her türlü atık konusunda çalışma ortakları ile koordineli olarak ilçe genelinde gönüllülere ve okullara çevre bilincini geliştirmeye yönelik eğitimler düzenleyerek; yazılı ve görsel dokümanların halka aktarılmasını sağlamak.
- Kadıköy Belediyesi Ambalaj Atıkları Yönetim Planı doğrultusunda Ambalaj Atıklarının Kaynağında Ayrı toplanması sağlamak.
- Ambalaj Atıkları Ayrıştırma ve Transfer İstasyonunun verimli şekilde işletilmesi için gerekli denetimleri yaptırmak.
- Halkımızın sağlığını korumak için bölgemizdeki atık yağ üreticisi konumundaki işletmelerde atık yağın kullanım sıklığını belirleyen Toplam Polar Madde ölçümlerinin gerçekleştirilmesini sağlamak.
- Belirlenen program dahilinde programa uygun olarak Atık Bitkisel Yağların gerek işletmelerde gerekse evlerde kaynağında ayrı toplanmasını sağlamak.
- Çevre ve Orman Bakanlığı ile aylık raporların gönderilmesini ve yazışmaların yapılmasını sağlamak.
- Pilleri ayrı toplama ile ilgili halkı bilinçlendirmek üzere eğitimler düzenleyerek, okullarda, halk eğitim merkezleri, mahalle muhtarlıkları, eğlence yerleri ve halka açık
19
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
merkezlerde, halkın kolaylıkla ulaşabileceği noktalarda toplama istasyonları oluşturulmasını sağlamak.
- Konut ve binalarda yapılan küçük onarımlarda, tadilat ve tamirat sonucunda ortaya çıkan tüm atıkların alınmasına yönelik koordinasyon görevini yürütmek.
- Atık Koordinasyon Merkezine ulaşan; evsel elektrikli atıklar, Tehlikeli Atıklar, Organik Atıklar, Tıbbi Atıklara yönelik tüm talep ve şikâyetlerin alınması, lisanslı ve yetkili kuruluşlarla iletişime geçilerek atıkların alınarak bertarafının sağlanması ve sürecin takibini yapmak.
- Karşı karşıya kalınabilecek tüm afetlere yönelik, zarar azaltma, hazırlık, müdahale ve iyileştirme süreçlerinin planlanması, tüm kurumların ve kaynakların eşgüdümünün sağlanması, özellikle olası İstanbul deprem senaryosu sürecine birlikte hazırlanılması için Afet Yönetim Projesinin kapsamlı bir şekilde yürütülmesini sağlamak.
- Afet Bilgi Bankası oluşturmak. - 12777 sayılı “ Afetlere İlişkin Acil Yardım Teşkilatı ve Planlama Esaslarına Dair
Yönetmelik” gereğince Kadıköy İlçesi Acil Durum Planının hazırlanmasına katkı sağlamak.
- Afet Yönetim Projesi kapsamında, Kadıköy mahallelerinde örgütlenmiş gönüllü gruplar ve STK’larla temasa geçer ve elde bulunan bütün yazılı veya bilgisayar ortamındaki bilgilerin karşılıklı olarak paylaşılmasını sağlamak.
- “Mahalle Tabanlı Toplum Afet Yönetim Projesi” kapsamında mahallelerde gönüllüler yardımıyla örgütlenmeye yardım etmek, eğitimler düzenlemek, mahalle risk haritasının hazırlanmasında gönülleri yönlendirmek ve eğitmenler yetiştirmek.
- Ulusal ve uluslar arası iklim değişikliği ile mücadele çalışmaları kapsamında kurumumuzu temsil eden, iklim değişikliğinin olumsuz etkilerine karşı, kurumsal ölçekte ve İlçe ölçeğinde gerçekleştirilen her türlü uygulama faaliyetlerini sürdürmek.
- İklim değişikliğinin Kurumsal ölçekteki etkilerinin gözlemlenebilmesi için, “Kurumsal Sera Gazı Emisyonlarının Hesaplanması” çalışmalarını yürütmek
- Kurumsal ölçekte su ve enerji verimliliğine yönelik sürdürülebilir kaynak kullanımını geliştirici faaliyetler yürütmek
- İlçe ölçeğinde “Sera Gazı Emisyonlarının Hesaplanması ve Azaltılması”na yönelik Kadıköy İklim Eylem Planı’nı çalışmalarını sürdürmek.
- İlçemizde ekolojiye duyarlı yaşam ve yapılaşma bilincinin oluşturulması için gerekli kriterlerin belirlenmesi için araştırmalar yapar ve yaptırır, bilgilendirme toplantıları düzenler, kent ortakları ile paylaşmak.
Destek Hizmetleri Müdürlüğü
- Belediyemiz için gerekli araç, gereç ve malzeme ile bazı hizmet alımlarının satın alma işlemlerini yürütür.
- Müdürlük kanalı ile alınan tüm malların merkez ambarda teslim alınmasını sağlar; giriş ve kayıtlarını yaparak, birimlerden gelen isteklere göre, teslimatlarının yerine getirilmesini sağlar.
- Belediyemize ait tüm bina ve tesislerin temizlik, aydınlanma, ısıtma, bakım, onarım ve güvenlik hizmetlerini yapar ve yaptırır; kamera otomasyon sistemlerini kurar ve yönetir.
20
Kadıköy Belediye Başkanlığı
- Belediye hizmetleri için ihtiyaç duyulan (araç, gereç, arsa, bina vb.) kiralama işlemlerini yapar.
- Müdürlük ihtiyacı olarak satın alma veya bağış yoluyla temin edilen tüm demirbaşları kayıt altına alır; kullanım süresi dolan tüm demirbaşların kayıtlardan düşülerek, ambara hurda olarak teslimini sağlar.
- Birimlerce kullanılan elektrik, su, telefon, doğalgaz ve data hatları sözleşmelerini yapar ve ödemelerin zamanında yapılmasını sağlar.
- Belediye içi ve dışı iletişimde kullanılan telefon ve telsiz sistemlerinin kurulmasını, bakımını ve telefon santralinin hizmette tutulmasını sağlar.
- Merkez bina garajının kullanımı ile buradaki hizmet araçlarının ve çalışanların göreve çıkışlarını düzenler.
- Resmi kurumlardan, dernek ve vakıflardan veya vatandaştan gelen araç yardımı taleplerini değerlendirir, uygun görülen durumlarda gerekli desteği sağlar.
- Belediye çalışanlarının işe geliş gidişlerinde kullandıkları araçları kiralar ve araçların zamanında geliş gidişlerinin takibini yapar.
- Belediyemiz birimlerinde kullanılacak mazot, benzin, fuel-oil ihtiyaçlarını karşılar ve ödemelerini yapar.
- Belediye çalışanlarına verilen yemeğin teminini ve denetimi yapar.- Belediyemiz çalışanlarına verilen kuaför hizmetinin teminini ve kontrolünü sağlar.- Belediyemize ait pankart ve afiş yapım işlerini yürütür.- Belediyemiz etkinliklerinde, talep edilen hallerde, etkinlik alanının hazırlanmasını
yapar, ses sistemi ve ilgili teknik desteği sağlar. - Resmi kurumlardan, dernek ve vakıflardan veya vatandaştan gelen ses sistemi
taleplerini değerlendirir, uygun görülen durumlarda ses sistemini ve ilgili teknik desteği sağlar.
- Ana binada vatandaşın geliş gidişlerinin denetimini yapar, gerekli güvenlik önlemlerini alır. İhtiyaç halinde kat sekretarya hizmeti verir.
- Stratejik planlamaya uygun bütçe hazırlar ve bütçenin en ekonomik şekilde kullanımını sağlar.
- 5393 Sayılı Yasa ve diğer yasa ve yönetmelikler ile verilen görevleri yerine getirir.
Emlak ve İstimlâk Müdürlüğü- Belediyenin mülkiyetinde ve hüküm ve tasarrufu altında bulunan bütün taşınmazların
envanterini bilgisayar ortamında tutmak (Coğrafi Bilgi Sistemi - CBS) ve devamlı şekilde güncelleştirmek,
- Belediyenin hüküm ve tasarrufu altında bulunan alanların korunmaları ile birlikte çağdaş, modern kent anlayışının gerektirdiği işlevlerle donatılmasını sağlamak,
- Yine söz konusu alanların sorunlarını tespit ederek çözüm modelleri üretmek, - Belediye mülkü taşınmazların gerektiğinde 5393,2981,3194 ve 2886 sayılı yasalarla
belirli sınırlar içerisinde değerlendirilmesiyle ilgili iş ve işlemleri yapmak, (Kiralama, Satış, Yap-İşlet Devret Modeli ile İhale Etmek)
- Gerektiğinde 2942 sayılı yasanın kapsamında kamulaştırma yapmak,
21
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
- 775 sayılı gecekondu yasası ve uygulama yönetmeliğinin belirlediği hükümler içerisinde mevcut gecekonduların ıslahı, tasfiyesi, yeniden gecekondu yapımının önlenmesi ve bu amaçlarla alınması gereken tedbirlerin alınarak uygulanması,
- Belediye mülkü gayrimenkullerin ilgili yasal mevzuat içerisinde kiraya verilmesi, işgale uğramış yerlerden ecrimisil bedellerinin tayini ve gerekli tahsilatların sağlanması ile ilgili işlemleri yapmak,
- Belediye hudutları dahilinde bulunan Büyükşehir Belediye Başkanlığı, Maliye Bakanlığı Milli Emlak Müdürlüklerinin uhdesindeki taşınmazların gerek 5216 sayılı Büyükşehir Belediye yasasının ve gerekse 4706 sayılı yasanın öngördüğü şekli ile Belediyemize devrinin sağlanmasıyla ilgili iş ve işlemleri yapmak,
- Belediyemizin ihtiyaç duymuş olduğu arsa ve binaları satın almak,- Stratejik planlamaya uygun bütçe hazırlamak ve ekonomik şekilde kullanmayı
sağlamak,- 5393 sayılı Belediye Yasası ile diğer yasa ve yönetmelikler ile verilen görevleri yerine
getirmek.
Fen İşleri Müdürlüğü
- Belediye ve mücavir alan sınırları içinde imar plan ve programları gereğince yeni yollar açmak; gerekli proje, keşif ve ön hazırlıkları yapmak, onaylamak veya onaylatmak; bu amaçla yapılacak kamulaştırmalar için gerekli ön işlemleri yapmak,
- Yol kaplama çalışmaları için gerekli asfalt malzemelerini ihtiyaca göre zamanında temin etmek, serimini yapmak ve asfaltlamaya ilişkin her türlü iş ve işlemleri yürütmek,
- Kent içinde tüm yollarımızda engelsiz erişimin sağlanmasına yönelik düzenlemelerin yapılması,
- Cadde ve Sokaklarımızda eksik altyapı ve üstyapı inşaatlarının (yol, kaldırım, çevre düzenlemeleri,yağmursuyu kanalları vs.) etüt, proje ve imalatlarının yapılması veya yaptırılması;
- İlçe sınırları içerisinde, yağmur suyu kanallarının ve ızgaralarının yapılmasını, mevcut ızgara ve bacaların temizlenmesi ve yol kotuna göre ayarlanması,
- Belediye hizmet binaları, Kültür Merkezleri, Kreşler, Muhtarlıklar, sosyal tesislerin yapım ve onarım işlerini yapmak veya yaptırmak,
- İlgili mevzuat çerçevesinde Müdürlüğe bağlı birimlerin hizmetleri sırasında ihtiyaç duyacağı danışmanlık, mal, hizmet alımı ve yapım işlerine ilişkin Kamu İhale Kanununda belirlenen iş ve işlemleri yürütmek, Belediyeye bağlı diğer Birimlerin yapacağı ihalelerde ihtiyaç duyduğu teknik yardım ve personel desteğinde bulunmak,
- Milli Eğitim Bakanlığına bağlı okullar ve Dini yapıların bakım ve onarımları için gelen taleplerin incelenerek Başkanlık Makamı’nın onayı ve Belediye Meclisi Kararı ile Stratejik plan, yasa ve yönetmelikler doğrultusunda çalışmaların yapılması,
- İlçemizdeki Kamu kurumlarından gelen bakım, onarım taleplerini 5393 sayılı Belediye Kanunu’na göre Belediye Meclisi’ne sunarak, uygun görülmesi durumunda gerekli çalışmaların yapılması,
22
Kadıköy Belediye Başkanlığı
- Plan Proje Müdürlüğünce hazırlanıp, A.P.K. Kurul Kararı ile onaylanarak Müdürlüğümüze gönderilen projelere göre keşif hazırlanarak, ihalenin yapılmasının temini.
- İhaleli işlerin kontrollük hizmetlerinin yürütülmesi, hak ediş ve kesin hesapların yapılması.
- Stratejik Plan , Yıllık yatırım programı, bütçe, performans programı hazırlanması,- İstinat duvarı ve merdivenli yol yapımları, köprü geçitlerinin yapılması, - KUDEB tarafından tespiti yapılarak Müdürlüğümüze bildirilen tarihi veya tehlike
arzeden binaların çevresine koruma perdesi yapılması, - Kış aylarında karla-buzla mücadele etmek, tuzlama ile trafik akışını sağlamak,- Gerektiğinde uygulamalar öncesi anket çalışması yapmak,- İlgili mevzuat gereği tüm altyapı çalışmalarının kazı ruhsatlarını AYKOME ile koordineli
olarak yürütmek; altyapı kuruluşları ile işbirliği içinde çalışmak,- Yol, asfalt ve tretuvar hizmetleri karşılığında mükelleflerden alınacak katılım
bedellerinin tespitini yapmak ve tahsili için gecikmeksizin Mali Hizmetler Müdürlüğüne göndermek,
- İmar Müdürlüğü tarafından ruhsat verilecek özel yapılar ile ilgili İmar Kanunu’nun 23. Maddesine tabi olan parsellere yol bedellerinin hesabının yapılması,
- Hasara uğrayan veya kaza yapan araç ve iş makinelerinin hasar durumlarını tespit ederek gerekli iş ve işlemleri yürütmek,
- İmara aykırı yapı ve gecekonduların yıkım işlerinde ilgili birim yada birimlerine lojistik (iş makinesi, araç gereç ve personel) destekte bulunmak,
Hukuk İşleri Müdürlüğü
Belediye Başkanı, Belediye Encümeni, Belediye Başkan Yardımcıları ile Daire Müdürleri tarafından istenen konularda Hukuki görüş bildirmek.
Belediye leh ve aleyhine adli ve idari yargıda açılan ve açılacak davalar ile icra takip işlerini izlemek ve sonuçlandırmak.
Temyizden ve karar düzeltmeden vazgeçilmesi, feragat, sulh ve kabul yolu ile davaların sonuçlandırılması, davadan vazgeçilmesi, takip edilen bir alacak ile ilgili olarak borçluların taksitle ödeme isteminin kabul edilmesi işlerini Belediye Başkanının yazılı talimatı olması koşulu ile yürütmek.
Dava ve icra işlerinin yürütülmesi sırasında yapılacak savunmaya dayanak olacak bilgi ve belgeleri ilgili daireden istemek.
Adli ve idari davalar ile diğer işleri sonuna kadar izlemek, Belediyenin hak, yetki ve çıkarlarının korunmasına özen göstermek, meslek kurallarının gösterdiği özen ve sadakat yükümlülüğünü yerine getirmek.
Üçüncü şahıslar, Resmi Daireler veya Kurumlar tarafından Kadıköy Belediyesi aleyhine veya Kadıköy Belediyesi tarafından bunlar aleyhine delil tespiti yaptırıldığı ve tebliğ ettirildiği hallerde buna ait belge ve raporları bekletilmeden ilgili birimlere göndermek.
Kadıköy Belediyesi tüzel kişiliği adına gönderilen ihtarnameler ilgili birime havale etmek.
23
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
Dava ve takiplere, bir işin yerine getirilmesine veya getirilmemesine ilişkin işlemlere esas olmak üzere Kadıköy Belediyesince keşide edilecek ihtarnameleri yerine getirmek.
Yargılama sonucunda mahkeme, parasal ödemeye ilişkin karar verdiği takdirde, gerekli ödemenin yapılması için ilgili Belediye birimine bildirmek.
İmar ve Şehircilik Müdürlüğü- 1/500 - 1/1000 ölçekli uygulama İmar Planı, Koruma İmar Planı ve Plan Tadilatı
yapılması - Onaylanan 1/500-1/1000 ölçekli uygulama İmar Planları’nın askıya çıkarılması
işlemlerinin yapılması - Planların Kent Bilgi Sistemine aktarılması işlemlerinin yapılması- Bakanlık, İBB Başkanlığı veya diğer resmi kurumlar tarafından yapılarak onaylanan
plan / plan tadilatı işlemleri (1/500 - 1/1000 - 1/5000 ölçekli) - Gerektiğinde 1/5000 ölçekli Nazım İmar Planı / plan tadilatı yapılması- İmar Durumu düzenleme işlemlerinin yürütülmesi- Geçici İnşaat İzni verilmesi ve Geçici İnşaat İzninin kaldırılması- Harita ve Numarataj işlemlerinin yapılması- İnşaat İstikamet Rölevesi, Kot Kesit Belgesi, Ağaç Revizyonu, Ada Revizyonu, Kontur
Gabari, Kırmızı Kot(Yol projesi) işlemlerinin yürütülmesi- Tevhid- İfraz-İrtifak hakkı tesisi-Terk-İhdas işlemlerinin yapılması- Numarataj Çalışması yapılması- Cadde-Sokak ismi verme/değiştirme işleminin yapılması- Mahalle sınırı değişikliği yapılması- 18.madde uygulanması işlemi - 2981 sayılı Af Yasası uygulaması sonucu işlemleri- Projelerin tescil edilmesi- Projelerin tasdik edilmesi [Avan Proje Tasdiki, Mekanik, Elektrik Tesisat ve Isı Yalıtım
Proje/tadilat projesi tasdiki, Mimari proje tasdiki, Statik Proje Tasdiki (yeni yapı, tadilat, restorasyon, güçlendirme, yenileme)]
- Trafo yeri uygunluk işlemi - Yapı Ruhsatı verilmesi (NOT: Yeni yapı ruhsatı, Tadilat ruhsatı, Eski eser yapı ruhsatı,
Ruhsat yenilemesi)- Kat Irtifaki Kurulmasi Işlemi- Tesisat-Isi Yalitim Ve Asansör Kontrol Işlemleri- Tesisat ve Isı Yalıtım Kontrolü işlemi- Asansör Tescil ve Kontrol işlemi - Sorunlu Asansörün Mühürlenmesi ve Açılması işlemi- A tipi Muayene Kuruluşları arasından asansör muayenesi için kuruluş belirleme - Düşük beton sinifi sonucu revize edilmiş statik hesap kontrol işlemi
- Taşiyici sistemle ilgili şikayet işlemleri
- Bağimsiz bölüm numarasi düzeltilmesi işlemi
- Ustalik belgesi verilmesi işlemi
24
Kadıköy Belediye Başkanlığı
- Proje sureti düzenlenmesi işlemi
- Yapi tatil tutanaklarinin cevaplandirilmasi
- Tescilli Eski Eser Binalara Basit onarım izni düzenlenmesi
- Restorasyon Denetim işlemi
- Eski Eser binalara temel üstü ruhsatı ve iskan görüşü verilmesi işlemleri
- Eski eserlerle ilgili şikayetlerin yönetimi
- Eski eserlerle ilgili şikayetler / Tehlike arz eden yapılar ile ilgili işlemler
- Eski eserlerle ilgili şikayetler / Aykırı uygulamalar ve izinsiz tadilatlar ile ilgili işlemle
- Bilgilerin Coğrafi Bilgi Sistemine Aktarılması İşlemleri (tescil bilgileri, tevhid-ifraz-terk-ihdas-18.madde uygulaması sonucu işlemleri, plan/plan tadilatları, imar durumuna yönelik alınan Müdürlük/Başkanlık onayları, imar planlarına yönelik olan mahkeme ve kurul kararı bilgileri, riskli yapı bilgileri, numarataj bilgileri, mahalle sınırı değişikliği işlemi, …)
İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü
Belediyemiz bünyesinde memur işçi, sözleşmeli statüsünde çalışacak personelin işe giriş işlemlerini düzenlemek,
Kurumun insan gücü planlaması ve politikası konusunda çalışmalar yapmak, hizmet üretim gücünü ve hizmet kalitesini arttırmak, ideal kadroyu personeli oluşturmak.
Memurlar için adaylık süresi takibiyle asalet tasdikini yapmak,
Çalışanların nakil ilerleme ve bağlı oldukları sosyal güvenlik kuruluşları ile ilişkilerini yürütmek,
Kurumun kariyer planlarını hazırlamak ve uygulamak,
Toplu sözleşme ile işçilere verilmiş hakların kullanımda çıkan problemlerin çözümlenmesini sağlamak,
Tüm çalışanların emeklilik işlemine kadar değişen bütün özlük sürecini yürütmek ve özlük dosyalarını saklamak,
İş başvurularının karşılanamadığı durumlarda diğer kurumlardan bildirilen ihtiyaçlara göre başvurularını yönlendirmek,
Çalışanların izin, rapor veya ücretsiz izin taleplerinin değerlendirmesini sağlanmak, gerekli yazışmalarını yaparak izin durumlarını takip etmek ve raporlamak,
Lise, yüksekokul, üniversite öğrencilerinin staj başvurularını değerlendirmek, kabul etmek ve eğitimlerine göre kurum içerisinde birimlere yönlendirerek koordinasyonu sağlamak,
İşe geliş gidişlerin takibi , işlenmesi ile memur ve işçi disiplin kurullarını oluşturmak, işlemlerinin takibi ve verilen cezaları raporlamak ve sicillere işlemek,
25
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
Memur sicil dosyalarını tutmak ve mal bildirimlerini kontrol edip saklamak,
Yasa ve yönetmeliklerce verilmiş görevler doğrultusunda gerekli kurulları oluşturmak,
Belediye bünyesinde çalışan personelin moral güçlerinin ve performanslarının yükselmesi için gezi, eğitim, kültür sanat etkinlikleri ile birlikte personelin insan gücünün geliştirmesine katkı verecek hizmet içi eğitimleri yapmak ve yaptırmak,
Stratejik planlamaya uygun bütçe hazırlamak ve en ekonomik şekilde kullanmayı sağlamak.
5393 sayılı yasa ile diğer yasa ve yönetmelikler ile verilen görevleri yerine getirmek.
İnsan kaynakları olarak iş başvuru taleplerini KPSS doğrultusunda yönlendirmek, bu konuyla ilgili bilgilendirmek.
Kültür ve Sosyal İşler Müdürlüğü
Halkımızın ve kentimizin sosyal altyapısını güçlendirecek, kültür,sanat ve sportif etkinlikleri arttıracak faaliyetler ve projeler yaparak kentlilik kimliğini geliştirmek.
Kadınlar, gençler,çocuklar, yaşlılar ve engellilerden oluşan dezavantajlı grupları sosyal yaşama kazandırmak için sosyal projelerle desteklenen hizmetler üretmek ve gerekli yardımları yapmak.
Kırsal kesimden gelen insanlarımızın kente entegre edilmesi amacıyla aile çocuk engelli yaşlı kadın ve gençlere yönelik sosyal faaliyetlere öncelik vermek ve yardım yapmak.
Kadıköy Kaymakamlığı Sosyal Yardımlaşma Vakfı ile koordinasyon kurarak ilçemizde sosyal yardımdan yararlananların envanterini çıkarmak.
İlçemizin gelir ve eğitim düzeyi yeterli olmayan kesimine kamu kurumları ile sivil toplum kuruluşları ve Üniversiteler ile işbirliği yaparak meslek edindirme eğitimleri vermek.
İŞKUR ile işbirliği yaparak istihdamı özendirmek ve yönlendirmek için projeler yapmak ve uygulamak.
İlçemizde yaşayan dar gelirli kişilerin el emeği ürünlerini değerlendirmek için Sivil Toplum Kuruluşlarıyla işbirliği yaparak kadın emek pazarında pazarlanacak koşulları oluşturmak.
Sosyo-Ekonomik yönden zayıf olan yurttaşlarımızın ihtiyacını karşılamak için aşevi çalışmalarını sağlamak.
Ulusal ve uluslar arası haftalarda etkinlikler düzenlemek, diğer kurum ve kuruluşlara katkı vermek ayrıca işbirliği içinde organizasyonlar düzenlemek.
Üniversiteler, Milli Eğitim Müdürlüğü ve Halk eğitim merkezleri ve diğer eğitim kurumları ile diyalog içerisinde çalışmalar yapmak, projeler geliştirmek.
Kadın konuk evi ve çocuk evi gibi sosyal yaşama katkı veren merkezler açmak ve yürütmek.
Sokakta yaşayan veya risk altında olan çocuklar için diğer kamu kurumları Üniversiteler ve STK`lar ile işbirliği yaparak projeler oluşturmak.
Sosyal projeleri yürütülmesinde sivil toplum örgütleri, üniversiteler,odalar ve kamu kurumları ile işbirliği yapmak, ortak projeler yürütmek gerektiğinde Avrupa birliği
26
Kadıköy Belediye Başkanlığı
veya ulusal ve uluslararası fonlarının kullanımında pilot veya destekçi olarak katkıda bulunmak.
Maddi durumu yetersiz olan öğrencilere yönelik yaz spor okulları açmak ve ders yılı içinde ilköğrenim ve lise öğrencilerinin başarılarını arttırmak için destek sağlayıcı projeler uygulamak.
Özürlü vatandaşlarımıza yönelik merkezler açmak ve buna bağlı projeler geliştirmek.
Mali Hizmetler Müdürlüğü
İdarenin stratejik plan ve performans programının hazırlanmasını koordine etmek ve sonuçlarının konsolide edilmesi çalışmalarını yürütmek
İzleyen iki yılın bütçe tahminlerini de içeren idare bütçesini, stratejik plan ve yıllık performans programına uygun olarak hazırlamak ve idare faaliyetlerinin bunlara uygunluğunu izlemek ve değerlendirmek
Mevzuatı uyarınca belirlenecek bütçe ilke ve esasları çerçevesinde, ayrıntılı harcama programı hazırlamak ve hizmet gereksinimleri dikkate alınarak ödeneğin ilgili birimlere gönderilmesini sağlamak.
Bütçe kayıtlarını tutmak, bütçe uygulama sonuçlarına ilişkin verileri toplamak, değerlendirmek ve bütçe kesin hesabı ile mali istatistikleri hazırlamak.
İlgili mevzuatı çerçevesinde idare gelirlerini tahakkuk ettirmek, gelir ve alacaklarının takip ve tahsil işlemlerini yürütmek.
Genel bütçe kapsamı dışında kalan idarelerde muhasebe hizmetlerini yürütmek.
Harcama birimleri tarafından hazırlanan birim faaliyet raporlarını da esas alarak idarenin faaliyet raporunu hazırlamak.
İdarenin mülkiyetinde veya kullanımında bulunan taşınır ve taşınmazlara ilişkin icmal cetvellerini düzenlemek.
İdarenin yatırım programının hazırlanmasını koordine etmek, uygulama sonuçlarını izlemek ve yıllık yatırım değerlendirme raporunu hazırlamak.
İdarenin, diğer idareler nezdinde takibi gereken mali iş ve işlemlerini yürütmek ve sonuçlandırmak.
Mali kanunlarla ilgili diğer mevzuatın uygulanması konusunda üst yöneticiye ve harcama yetkililerine gerekli bilgileri sağlamak ve danışmanlık yapmak.
Ön mali kontrol faaliyetini yürütmek.
İç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapmak.
Özel Kalem Müdürlüğü- Harcama yetkilisi eliyle, Belediye Başkanı adına Temsil Tören ve Ağırlama Bütçesi’ni
kullanmak,- Belediye Başkanı’nın resmi, özel ve gizlilik taşıyan yazışmalarını yürütmek.
27
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
- Belediye Başkanına ve müdürlüğe gelen, giden evrakın giriş, çıkış, kayıt, değerlendirme ve ilgili birimlere gönderilmesi, teslim edilmesi, dosyalanmasını, arşivlenmesini; Belediye Başkanı’nın imzalaması, onaylaması gereken evrakın sunulması ve ilgili birimlere iletilmesini sağlamak.
- Belediye Başkanı’nın ziyaret, davet, karşılama, ağırlama, uğurlama, açılış, milli ve dini bayramlar ile mahalli kurtuluş günleri ve önemli günlerde düzenlenen organizasyonlarda her türlü protokol ve tören işlerini düzenlemek, yürütmek, zaman ve yerlerini Belediye Başkanı’na bildirmek. Bu gibi törenlere Belediye Başkanı’nın iştirak etmesini temin etmek, Belediye Başkanı’nın iştirak edemediği program, tören v.s.lerde başkan adına protokol gereklerini yerine getirmek. Belediyenin her türlü açılış, etkinlık, sunumlarının organizasyonlarını yapmak. Belediyenin kurumsal kimliği çerçevesinde görsel duyurularını yapmak.
- Belediye Başkanı’nın ziyaretlerine gelen yurtiçi ve yurtdışı konukların en iyi şekilde karşılanması, ağırlanması ve uğurlanmasını temin etmek.
- Başkanlık sekretaryasını düzenleyerek Belediye Başkanı’nın görüşme ve kabullerine ait hizmetleri yürütmek.
- Belediye Başkanı’nın diğer kuruluşlarla ve vatandaşlarla ilişkilerini koordine etmek, vatandaşlar, kurum ve kuruluşlardan gelen randevu talepleri doğrultusunda Belediye Başkanı ile görüşmelerini temin etmek.
- Başkanlık makamının randevularını planlamak, toplantılarını ayarlamak, yapılacak toplantı gün ve saatlerini ilgili birimlere bildirmek,
- Başkan’ın sözlü talimatlarını ilgili birimlere ulaştırmak, takip ederek sonuçlandırılmasını sağlamak.
- Belediye Meclisi, Belediye Encümeni ile Belediye’de hizmet veren tüm Müdürlüklerin kendi aralarında ve bu Müdürlüklerle Başkanlık Makamı arasındaki işbirliği ve koordinasyonu temin etmek.
- Çağdaş belediyecilik anlayışı içinde vatandaşlara en iyi hizmeti verebilmek amacıyla; vatandaşlar, kurum ve kuruluşlar tarafından yazılı, sözlü veya e-posta ile Başkanlık Makamına intikal ettirilen talep ve şikâyetlerin çözüme kavuşturulmasında, ilgili birimlere sorunları aktararak sonuçlarını takip etmek, sonuçları hakkında ilgililere bilgi vermek.
- Belediye Başkanı’nın günlük, haftalık ve aylık programlarını hazırlayarak takip etmek,- Belediyenin faaliyetlerini takip etmek bunlar arasında haber niteliği taşıyanları ilgili
medya kuruluşlarına ulaştırmak ve iletişimi sağlamaktır. Başkan tarafından verilecek diğer görevleri yerine getirmek.
- Müdürlük bünyesinde görev yapan Memur ve işçi personelin 657 sayılı devlet memurları kanunu iş yasası, yapılan toplu iş sözleşmeleri ve çıkarılan yasalar gereği görev dağılımını yapmak.
- 1593 sayılı belediye yasası Genel Bütçe Kanunu, Devlet İhale Genelgeleri ve yasalar çerçevesinde müdürlüğün geresksimi olan demirbaş ve hizmet alımlarının gerekli evraklarının hazırlığını yapmak ve başkanlık makamına sunmak.
- 5216 sayılı Büyükşehir belediyelerinin kanunu ve ilgili yönetmeliği personel işleri 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ,M.U.K, 5393 sayılı Belediyeler kanunu, 4734 KİK,
28
Kadıköy Belediye Başkanlığı
4735 sayılı sözleşme kanunu, 5018 sayılı ve 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı kanunu gereklerini yerine getirilmesini sağlamak.
- Stratejik planlamaya uygun bütçe hazırlamak ve en ekonomik şekilde kıllanmayı sağlamak.
- Kendisine bağlı olan dış birimlerinin faaliyetlerini ve personelini organize etmek.- Başkanlık Makamının verdiği diğer görevleri yapmak.- Müdürlüğün görev ve yetki alanındaki çalışmalar, kanun ve ilgili mevzuat çerçevesinde
Müdür tarafından düzenlenen plan dahilinde yürütülür. Tüm personel kendilerine verilen görevleri gereken ihtimamı göstererek tam ve noksansız olarak zamanında yapmakla mükelleftir.
- Müdürlük, Belediye Başkanı’na bağlı olarak çalışır. Belediye Başkanı’nın görevi başında bulunamadığı durumlarda Belediye Başkanı’na vekalet eden Başkan Vekili’ ne bağlı olarak çalışmalarını yürütür.
Park ve Bahçeler Müdürlüğü
- Kişi başına düşen aktif ve pasif rekreasyon alanı miktarını sağlıklı ve uygar bir kent
görünümü için, standartlar seviyesine ulaştırmak.
- İmar durumuna ve mülkiyeti uygun yeşil alanların yeni park haline dönüştürülmesi.
- Ağaçların, hem insan sağlığını tehdit eder konumda bulunması hem de sağlıklı
büyümesi amacıyla budanması tehlike arzeden ve yıkılma tehlikesi gösteren ağaçların
kesilmesi.
- Cadde, refüj ve sokaklarda ağaçlandırma, çimlendirme, çiçeklendirme çalışması
yapılması.
- Park, bahçe, refüj ve ağaçlandırılması gereken alanlarda kullanılmak üzere mevsimlik
çiçek, süs bitkisi ve ağaçların fidanlıkta yetiştirilmesi.
- Kültür ve tabiat varlıklarını koruma kurulu tarafından anıt ağaç ya da korunacak ağaç
olarak tescillenmesi gerekli özellik arz eden ağaçların tespiti.
- Müdürlük için gerekli makine ve teçhizat satın alınması, ekonomik işletilmesi ve
bunların şartnamelerinin hazırlanmasını sağlamaktır.
- Çalışma programlarının hazırlanması ve uygulanmasını takip ve etmek veya ettirmek.
- Gelişen teknikleri takip edip, gerekli teknik arşiv ve kütüphaneyi kurmak ve yeni
teknikleri araştırarak pratiğe uygulanmasını sağlamak.
- Vatandaşların ve resmi kuruluşların talepleri doğrultusunda teknik elemanların zirai
konulardaki bilgi ve tecrübeleri doğrultusunda yardımcı olmaları.
29
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
- Zorunlu hallerde (imar duruma müsait yol ya da inşaat yapılması durumunda)
nakledilmesi gereken ağaçların, nakil izninin verilmesi.
- İşyerlerinde iş güvenliğini ve işçi sağlığını sağlayacak tedbirleri almak, aldırmak.
- Yaya bölgeleri tanzim etmek ve heykel, büst vs. süslemek, yeni parklara isim veya
numara verilmesini sağlamak.
- Müdürlük için gerekli atölyeleri işletmek, alet ve ekipman temin etmek
Plan ve Proje Müdürlüğü
Tasarım, estetik ve tekniği bir araya getirerek, sağlıklı kent ilke ve politikalarının mekâna yansıtılmasını hedefleyen projeler geliştirmek.
Mevcut fonksiyonların işlerliğinin, kullanıcıya yönelik fiziki ve sosyal sorunların giderilmesine yönelik projeler geliştirmek ve uygulama projelerini hazırlamak.
Kadıköy`ün kültürel ve tarihi değerleri ile ilgili araştırma ve tespitlerin yapmak, projelendirmek.
Kentsel koruma politikası geliştirerek sivil toplum girişimler ile beraber Kadıköy’de tarih bilincinin yerleşmesini sağlamak.
Kent Envanteri oluşturmak.
Ulusal ve uluslar arası kurumlar ile işbirliğini temin etmek ve yürütmek.
Kardeş kentler ile iletişimi sağlamak.
Dünya Sağlık Örgütü kriterleri doğrultusunda kentte yaşayanların, çalışanların yaşam kalitelerini ve sağlık düzeylerini yükseltmek amacıyla program ve projeler geliştirmek.
D.S.Ö. Sağlıklı Şehirler Ağı’nın yaygınlaşmasını ve erişimini sağlamak.
Avrupa ve global ölçekte yerel yönetimlerle beraber sağlık hareketinin gelişmesinde öncü olmak.
Sağlık hareketinin gelişimi ile ilgili politika, bilgi, birikim paylaşımı ve ortaklık çalışmalarını geliştirmek.
Kent Konseyi sekretarya hizmetlerinin yürütülmesi.
Ruhsat ve Denetim Müdürlüğü
- İlçe sınırları içerisinde bulunan ruhsatsız işyerlerini tespit etmek, tespit edilen işyerlerinin ruhsatlandırılması sürecini yönetmek,
- İlçe sınırları içerisinde bulunan işyerlerine İşyeri Açma ve Çalışma Ruhsatı vermek,- İlçe sınırları içerisinde bulunan işyerlerine talep üzerine Tatil Günleri Çalışma Ruhsatı
vermek,
30
Kadıköy Belediye Başkanlığı
- İlçe sınırları içerisinde bulunan işyerlerine talep üzerine Canlı Müzik İzin Belgesi vermek,
- İlçe sınırları içerisinde bulunan ruhsatlı işyerlerini rutin denetimlerle veya şikayet üzerine denetleyerek yasal düzenlemelere ve kullanıcıların beklentilerine uygunluğunu sağlamak,
- İlçe sınırları içerisinde bulunan işyerleri hakkında çeşitli makamlarca alınan idari yaptırım kararlarının uygulanmasını sağlamak,
- İlçe sınırları içerisinde bulunan işyerlerinin ölçü ve tartı aletlerinin denetim ve kontrollerini yapmak,
- İlçemizde bulunan İçkili Yer Bölgesinin oluşturulması, düzenlenmesi konusunda Belediye Meclisine teklifte bulunmak, Belediye Meclisinin aldığı kararları uygulamak,
- Stratejik planlamaya uygun bütçe hazırlamak ve bütçeyi en verimli ve etkin şekilde kullanmak,
- Belediye Başkanlığı tarafından yasal düzenlemeler çerçevesinde verilen diğer görevleri yapmak.
Sağlık İşleri Müdürlüğü
Belediye sınırları dâhilinde yaşayanların koruyucu hekimlik görevini yerine getirmek, bedensel, ruhsal ve sosyal açıdan tam bir iyilik halinde yaşamaları için gerekli olan faaliyetleri ve hizmetleri planlama, ilgili diğer müdürlük ve kuruluşlar ile işbirliğinin yapılması,
Sağlıklı kent ve toplum konularında Belediye Başkanlığına danışmanlık hizmeti verilmesi,
İşe girişlerde, okul kayıtlarının başlangıçlarında, evlilik işlemlerinde ve yurt kayıtlarında istenen sağlık raporlarının düzenlenmesi,
Gömme izin belgesi(Kadıköy Belediyesi sınırları içinde) sağlık birimlerinde yatan hasta haricinde tüm ölümlere ölü muayenesi yapıp gömme izin belgesi verilmesi veya gerektiğinde savcılığa sevk edilmesi
Başta belediye çalışanlarının çocukları olmak üzere, çocuklara yuva hizmetlerinin verilmesi,
Stratejik planlamaya uygun bütçe hazırlanması ve en ekonomik şekilde kullanmayı sağlanması,
Diğer müdürlüklerle ve Toplum Sağlığını korumaya yönelik konuşlarda koordineli olarak çalışılması, oluşturulacak heyetlere katılınması,
Yaygın ve kaliteli sağlık hizmeti sunmak için sağlık kuruluşlarının planlanması ve işletilmesi hizmetlerinin yürütülmesi,
Halkın bilinç düzeyini yükseltmek adına Sağlıkla ilgili etkinliklerin yapılması, eğitimlerin verilmesi, okullarla işbirliği içinde periyodik sağlık taramalarının yapılması,
Yapılan çalışmaların tüm Kadıköy Belediyesi sınırları içinde yaşayan halka duyurulması için görsellerin, yazılı basının kullanılması,
Koruyucu Sağlık Hizmetleri sunmak Tedavi Edici Sağlık Hizmetleri sunmak.
31
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
Sosyal devlet olma anlayışımızla Sağlık Polikliniklerimizde sunduğumuz 1. Basamak Sağlık Hizmetinin var olan tüm branşlarımızda en iyi hizmeti gerekliliği ile verilmesi. Çünkü sağlıkta kaynaklar kısıtlı, istekler sonsuzdur.
5393 sayılı yasa ile diğer yasa ve yönetmelikler ile verilen görevleri yerine getirilmesi.
Teftiş Kurulu Müdürlüğü
- Ön İnceleme İşlemleri : 4483 Sayılı Memurlar ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanun gereğince Kaymakamlık Makamınca yapılan görevlendirme ile Ön İnceleme işlemlerini yapmak.
- İnceleme ve Araştırma İşlemleri : Kaymakamlık Makamınca Teftiş Kurulu Müdürlüğünden araştırma ve inceleme yapılmasının istenmesi üzerine inceleme ve araştırma yapmak.
- İnceleme ve Araştırma İşlemleri : Başkanlık Makamınca Kuruma intikal eden bir iddia ile ilgili Teftiş Kurulu Müdürlüğünden araştırma ve inceleme yapılmasının istenmesi üzerine inceleme ve araştırma yapmak.
- Disiplin Soruşturma İşlemleri : 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu gereğince Memurlar hakkında yürütülen Disiplin Soruşturma İşlemlerini yapmak.
- Belediye Birimlerinin Teftiş ve Denetim İşlemleri : Başkanlık Onayı dahilinde Belediye Birimlerinin teftiş ve denetimlerini yapmak.
Temizlik İşleri Müdürlüğü
- Kent sınırları içerisindeki her türlü atığın katı atık kontrol yönetmeliği ve tıbbi atık kontrol yönetmeliği çerçevesinde düzenli olarak toplamak ve Büyükşehir Belediyesince tespit edilen nakil merkezlerine veya bertaraf sistemlerine nakletmek.
- Konutlarda ve İş yerlerinde evsel katı atık toplama periyodunu ve güzergahını belirlemek.
- Evsel Katı Atıkların toplanması öncesi biriktirme kaplarının yerlerinin temizlik ve dezenfektasyonunun sağlanması.
- Evsel Katı Atık Toplama Araçlarının hijyenik koşullarda günlük temizliği, yıkanması ve dezenfektasyonunun sağlanması
- Evlerden ve işyerlerinden çıkan kullanılmayan eşyaların (beyaz eşya, koltuk vs.) düzenli ve bilgi dahilinde çıkarılmasını ve toplanmasını sağlamak.
- İlçe cadde, sokak, kaldırım, yaya alanı ile pazar kullanım alanları dahil tüm alanların süpürülmesi, yıkanması ve devamlı olarak temiz tutulmasını sağlamak.
- Atıkların zamanında ve kent yaşamına olumsuzluk vermeyecek şekilde toplanması için yöntemler aramak.
- Halk sağlığı ve çevre kalitesinin korunmasının yanı sıra tüm canlıların hijyenik koşullarda yaşayabileceği atık toplama yöntemlerini uygulamak
32
Kadıköy Belediye Başkanlığı
Ulaşım Hizmetleri Müdürlüğü
- Taşıt Alımı İşlemleri (Kurum içi, Kurum dışı)- Motorlu taşıt trafik ve tescil belgelerinin çıkartılması.- Fenni muayene işleminin yapılması.- Karayolları Zorunlu Mali Mesuliyet Trafik Sigorta poliçelerinin çıkartılması.- Taşıtların Egzoz gazı emisyon ölçümlerinin yaptırılması.- Maddi hasarlı trafik kazalarının takibini yapmak.- İdari Trafik Cezalarının takibini yapmak.- Elektronik, tıbbi ve inşaat atıklarının (hafriyat, moloz vb.) taşınması için gerekli izin
belgelerinin ilgili Kurumlardan çıkartılması.- Belediyemiz mülkiyetindeki taşıtlara uygulanan haciz işlemlerinin kaldırılması.- Çevre Belediyelerin geçici süreli araç tahsisi taleplerini değerlendirme.- Taşıtların periyodik kilometre ve saat bakımlarının yapılması.- Taşıtların arızalanması durumunda onarımlarının yapılması. (Kurum içi, Kurum dışı)- Taşıt Tamir Atölyesinde kullanılan taşıt tamiri araç ve gereçleri ile taşıtların periyodik
olarak yenilenmesi gereken ekipmanlarının temini ve yenilenmesi. (akü, oto lastik, yol süpürge aracı ekipmanları, hidrolik elemanlar, madeni yağlar vb.)
- Taşıtların iç veya üst yapılarının (örn. Engelli taşıma aracı, vidanjör, çekici kurtarıcı) değişimi, yeni sistem ve ekipmanlarının montajı sureti ile revizyonlarının yapılması.
- Ekonomik ömrünü tamamlamış olan araçların hurdaya ayrılması.- Ekonomik ömrünü tamamlamış veya kullanım dışı araçların diğer Belediyelere satışı.
- Yeni hizmet aracı alımlarında ihale ve kontrollük işlerinin yapılması.
- Araç filosundaki araçların satış ya da HEK’e ayrılma işlemlerinin yapılması.
Veteriner İşleri Müdürlüğü
- Hayvan,insan ve çevre sağlığının korunması- Bulaşıcı ve salgın hastalıklarla (zoonozlarla) mücadele ve koruyucu hekimlik - Sahipsiz sokak hayvanlarının rehabilitasyonu ve kayıt altına alınması- Veteriner poliklinik hizmetleri- Vektör mücadelesi ve ilaçlama hizmetleri- Sahipli ev ve süs hayvanlarının kayıt altına alınması- Gıda üretim, satış ve toplu tüketim işyerlerinin kontrol ve denetimi- Petshop ve Hayvan satış yerlerinin denetim.- Çalışma alanımıza giren konularda işyerlerine ve tüm halka yönelik bilinç düzeyini
artıracak eğitim seminerleri düzenlenmesi, kitap ve broşür hazırlayıp bastırarak dağıtılması ile sosyal ve kültürel faaliyetlerin düzenlenmesi.
Yapı Kontrol Müdürlüğü
33
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
- Kişilerin, resmi veya özel kurumların dilekçelerinin/yazılarının incelenerek dilekçelerine/yazılarına yanıt vermek.
- Temel üstü safhasında, temel, bodrum ve zemin kat tavanlarının beton numunelerinin Çevre ve Şehircilik Bayındırlık Bakanlığı’ndan izin belgesine haiz laboratuarlarda kırılarak, statik projedeki değerleri ile karşılaştırılıp uygunluğunu kontrol eder.
- Su Basman seviyesini geçen inşaatlara temel üstü vizesini verir. İnşaatı başlanılmış ve/veya devam eden inşaatlarda inşaatın; Ruhsat ve eklerine uygunluk yazısı verir.
- İnşaatın onaylı projesine uygun tamamlanmasını sağlar, kaçak ve projesine aykırı yapılarla ilgili yasal işlem yapar.
- Yıkım-Onarım-İskele Belgesi ve basit onarım izinleri verir.- Denetim Firmalarının ve Denetim elemanlarının sicillerini tutar ve Bakanlığa bildirir.- Denetim Firmalarının tahakkuklarının hazırlar. Ödeme yapılması için ilgili birimlere gönderir.- İskan safhasında, tüm normal katların beton numunelerimiz Bakanlık’tan izin belgesine haiz
laboratuarlarda kırılarak, statik projedeki değerleri ile karşılaştırılıp uygunluğunu kontrol eder.
- 3194 sayılı yasanın 21.maddesine göre yapı izin belgesi alan ve 29. maddeye göre süresi içinde müracaatı yapılan binalara; yasanın 30. yönetmeliğin 14.07 maddelerine ve 4708 sayılı Yapı Denetim Kanununa göre yapı kullanma izni verir.
- İskan suret onayı ile fotoğraf onayı yapar.- Proje suret onayı yapar. - Laboratuarda doğru, güvenilir ve gizliliği muhafaza edebilen deneyler yapılabilmesi için
gerekli tedbirler alınır ve belirli zamanlarda kontrol sistemi oluşturulur. - Laboratuara gelen hizmet taleplerinin Belediye meclisince belirlenen fiyatlarla yapılmasını
sağlar. Bina kontrollerinin yapılması için ilgili birimlere talimat verir. - Uygun olmaya malzeme ve kalibrasyonları geçmiş bulunan malzemeler ve olumsuz test
sonuçları için oluşturulan komisyona katılır ve karar verir. - Müdürlüğe ait tüm kayıt kabul ve çıkış işlemlerini yapar. - Stratejik planlamaya uygun bütçe hazırlama ve ekonomik şekilde kullanmayı sağlamak.- Riskli yapıları tespit eder veya tespit edilmesini sağlar.- Riskli yapılarla ilgili olarak her türlü yazışmaları yapar.- Riskli yapıların gerektiğinde boşaltılmasını, yıkımını yapar veya yaptırır.- Riskli alanları tespit eder veya ettirir.- Riskli alanlarla ilgili her türlü yazışmayı yapar.- Riskli alanlardaki yapıları yıkar veya yıktırır.- Riskli alanlardaki yapılara ve riskli yapılara kira yardımı yapılması için her türlü yazışmayı
yapar.
Yazı İşleri Müdürlüğü
- Resmi Gazetede yayımlanan Belediye mevzuatı ile ilgili yasa, karar, kanun hükmünde kararname ve yönetmeliklerin takibini yapar, başkanlıkça gerekli görülenleri yayımlar.
- Başkanlık Makamında Müdürlüğe intikal eden teklif, yazı ve emirleri alır; Cevaplarını hazırlayıp ilgili yerlere gönderir, takibini yaparak sonuçlandırılmasını sağlar, sonuç hakkında şikâyetçiye cevap yazısını hazırlar.
- Başkanlığa gelen tüm resmi evrak ve vatandaşın istek şikâyetlerini içeren dilekçeleri kabul eder, konularının saptanarak ve kaydının yapılmasından sonra, ilgililere zimmetle teslimini sağlar.
34
Kadıköy Belediye Başkanlığı
- Belediyemiz Birimlerinden, Müdürlüklerden Belediye dışına giden tüm yazı ve tebligat gibi evrakları zimmetle teslim alır, bilgisayara kaydını yaparak İstanbul Büyükşehir ve İlçe Belediye Başkanlıklarına giden evrakları kuryelerine zimmetle teslim eder.
- Posta evraklarını PTT.ye , Vilayet, Tapu, Emniyet, Savcılık, Adliye evraklarını kurye ile zimmetleyerek dağıtımını yapar.
- Resmi Gazetelerin arşivlenmesini sağlar.- Çalışan Personelin izin, rapor işlemlerini yapar.- 4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu gereği gelen e-mailleri ilgili birimlere yönlendir,
izler ve sonuçlandırır.- BİMER (Başbakanlık İletişim Merkezi) kanalıyla gelen e-mailleri ilgili birimlere
yönlendirir, izler ve sonuçlandırır- Basın İlan Kurumuna verilen ilanların takibini sağlar. - Başkanlık Makamınca Belediye Encümenine sevk edilen evrakların kaydını yapar.- Belediye Encümeninde alınan kararların yazım, yayım ve ilgili birim ve mercilerine
dağıtımını sağlar- Belediye Meclisine yapılan toplantıların tutanak ve dökümünü yapar- Alınan Meclis kararlarını ilgili birimlere dağıtımını yapar- Nikâh Müracaatında bulunanların kayıtları ve işlemleri yapılarak nikâh günü verir.- Nikâh akdi yapar, yapılan akitleri Nüfus ve Vatandaşlık İşlerine bildirir.
Zabıta Müdürlüğü
- İlçenin esenlik ve düzenini korumak.- Yasalara uymayanları cezalandırmak.- İş yerlerinin ruhsat alma koşullarını kaybedip, kaybetmediklerini denetlemek.- İzinsiz inşaat ve yapı yapmayı önlemek.- Genel yerlerin temizlik ve düzenini gözetmek.- İş yerlerinin hijyenik açıdan denetlenmesini sağlamak ve takibini yapmak.- Pazar yerlerinin denetlenmesi ile kuruluş ve kapanış saatlerini belirlemek ve takibini
yapmak.- Etiket uygulamasının takibini yapmak.- Kent içerisinde seyyar satıcılığı önlemek.- Yasalarca yasaklanan malların cadde, sokak ve kamu alanlarında satışına mani olmak.- Dilenmeyi önlemek.- Genel yerlerin ( yaya kaldırımı ve yolların ) işgalini önlemek, kullanımını
düzenlemek.- Kent içerisinde görüntü ve gürültü kirliliği yapan yerlerin ilgili birimlerce tespitlerinin
yapılmasını sağlamak ve olumsuzluğunu gidermek.- Gıda maddesi üretimi ve satışı yapan yerlerin, çalışanlarının sağlık muayenelerinin
yapılıp, yapılmadığının denetlenmesi.- 775 sayılı yasa gereği kamu yerlerine yapılan müdahaleyi anında kaldırmak.- Gramajla üretim yapan iş yerlerinin etiketli ve gramaja uygun üretim yapıp,
yapmadığını kontrol etmek.- Kurban satış ve kesim yerlerinin belirlenmesi ve denetlenmesi.
35
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
- Kent içerisindeki trafiğin seri ve düzgün şekilde akmasını temin etmek ve trafik polisine katkı vermek.
- Kent içi yolcu taşıyan ticari araçların, yolcu kapasitesini kontrol ile araçların trafik ve sağlığa uygun olup, olmadığını denetlemek.
- Cadde çıkışlarını rahatlamak üzere, yapılan durulması yasak alanlar ile kaldırımlara park yapanlara ceza uygulama ve önlem almak.
- Alt yapı çalışmalarında, gece ve gündüz için gerekli emniyet önlemlerini alıp, almadıklarını kontrol etmek, almayanların faaliyetine men ve cezai işlem uygulamak.
- Yaya geçitleri ile okul önlerinde trafik akışını kontrol etmek.- Stratejik planlamaya uygun bütçe hazırlamak ve en ekonomik şekilde kullanmayı
sağlamak.- 5393 sayılı yasa ile diğer yasa ve yönetmelikler ile verilen görevleri yerine getirmek.
I.E. Temel Politika ve Öncelikler
Kurumsal düzeyde plan ve bütçelere geçmeden önce Belediyemize ilişkin kamusal politikaları, makro ve kurumsal büyüklükleri belirleyen politika ve plan süreci 5018 sayılı kanunla değişen şekilde aşağıdaki Yılmaz, Biçer (Türkiye’de Mali reformlar Sonrası Değişen Politika Oluşturma, Planlama Bütçeleme Süreci ve Orta Vadeli Harcama Sisteminin Uygulanabilirliği, 2010) çalışması kapsamında verilmektedir.
Şekil 2 Türkiye’de Planlama ve Bütçeleme Süreci: Makro ve Kurumsal Düzey
Makro Planlama Düzeyini Etkileyen Politika Metinleri
İç Dış
36
Siyasal Parti Programları ve Seçim Beyannameleri Hükümet Programları ve Hükümetlerin Politika Önceliklerini Gösteren Belgeler (Acil Eylem Planı gibi)
Ekonomik İstikrar Programları (IMF)
Avrupa Birliği Müktesebatına Uyum
Uluslararası Taahhütler (DTÖ, WB gibi)
Kalkınma Planları (7 Yıllık) Bölgesel Planlar (Orta ve uzun vadeli) Sektör Planları (Orta ve uzun vadeli)
Orta Vadeli Program (OVP) ( 3 Yıllık) Orta Vadeli Mali Plan (OVMP) (3 Yıllık)
Makro Planlama Düzeyi
Makro Mali Politika
Belgeleri
Kadıköy Belediye Başkanlığı
Orta vadeli bir yaklaşım çerçevesinde planlama ve bütçeleme sürecinde belediyeler açısından iki temel nokta bu aşamada önem taşımaktadır; yerel yönetimlere ilişkin politikaları içeren belgeler ile mali yönetim sürecini belirleyen Orta Vadeli Program ile Orta Vadeli Mali Plan.
Belediyemizin STRATEJİK PLANINDA YER ALAN temel ilkeleri aşağıda yer almaktadır.
Cumhuriyet değerlerine bağlılık, Çözüm odaklılık, İnsan odaklılık, Güvenilirlik, Katılımcılık, Şeffaflık, Paylaşımcılık, Hoşgörülülük.
I.F. Vizyon ve Misyon
Belediyemizin misyonu, Yerel hizmetleri yerine getirmede çağdaş, katılımcı, saydam, değişimci ve eşitlikçi bir anlayışla hareket eden, sürdürülebilir, insan odaklı, hızlı ve kent kimliğine uygun olarak hizmet sunmaktır.
Belediyemizin vizyonu, Türkiye’de lider Dünya’da model bir belediye olmaktır.
I.G Belediyemizin Stratejik Amaçları
Kadıköy Belediyesi’nin vizyon ve misyonuna yönelik amaçları şunlardır:
Stratejik Alan -1: Kurumsal Yapı, E-Belediye
37
Kurumsal Düzeyde Stratejik Planlar (Beş Yıllık)
Performans Programları (Yıllık, 3 yıllık perspektifte)
Bütçe (Üç Yıllık)
Kurumsal Düzey
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
Stratejik Amaç-1 Verimli, kaliteli ve etkin personel politikaları geliştirerek yüksek koordinasyonlu içyapı kurmak, ideal norm ve standartlarda hizmet sunulmasını sağlamak.
Stratejik Amaç -2 Tüm mali işlemlerde stratejik yönetim anlayışı çerçevesinde hareket ederek, mali yapıyı güçlendirici, belediye gelirlerini arttırıcı çalışmalara ağırlık vermek, mali kaynakların etkin, verimli ve yerinde kullanılmasını sağlamak
Stratejik Alan -2: Kentsel Hizmetler; Kentsel Alt ve Üst Yapı
Stratejik Amaç 3- Kadıköy’de imar, su ve kanalizasyon gibi kentsel altyapı, şehir içi trafik, ulaşım, park ve yeşil alanlar gibi kentsel üstyapı sorunlarını çözmeye yönelik projeler üretmek ve uygulamaya yönelik adımlar atmak.
Stratejik Alan -3: Kent Planlama, Estetik ve Kent Denetimi
Stratejik Amaç 4- Çarpık kentleşmeyi önleyerek, görsel kirlilikten arınmış, estetik seviyesi yüksek, çağdaş görünümlü bir Kadıköy’e ulaşmak.
Stratejik Alan -4: Sağlık
Stratejik Amaç 5- Toplum ve İnsan sağlığı açısından önemli sorunların saptanması giderilmesi,koruyucu hekimlik hizmetlerinin geliştirilmesi sağlık uygulama ve eğitimlerinin yapılması, hayvan sağlığı ve salgın hastalıkların önlenmesi sonucunda sağlık ve bilinç düzeyi yüksek bir kent ortamını yaratılması.
Stratejik Alan -5: Eğitim, Kültür-Sosyal, Gençlik-Spor
Stratejik Amaç 6- Halkımızın ve kentimizin sosyal altyapısını güçlendirecek, kültür, sanat ve sportif etkinlikleri artıracak faaliyetler ve projeler yaparak kentlilik kimliğini geliştirmek, dezavantajlı grupları sosyal yaşama kazandırmak için sosyal projelerle desteklenen hizmetler üretmek, gerekli yardımları yapmak.
Stratejik Alan -6: Çevre, Çevre Sağlığı, Temizlik, Katı Atık
Stratejik Amaç 7- Yaşanabilir ve sürdürülebilir bir kent oluşturabilmek için çevre ve çevre sağlığına yönelik iyileştirici ve kalıcı projeler geliştirmek, toplama programına ilave olarak yeni yöntemlerinin modern kent yönetimine uygunluğunu artırarak, kent içinde görsel ve çevresel kirliliği azaltmak ve sağlıklı ortamlar oluşturmak.
I.H. Belediyemizin Performans Programı: Program - Bütçe ilişkisi
38
Kadıköy Belediye Başkanlığı
Kadıköy Belediye Başkanlığı, Performans Programı Hazırlama Yönetmeliği
kapsamında, performans programı hazırlamaktadır. Söz konusu Program ile Stratejik Plan ve
bütçe arasında ilişki kurulmaya çalışılmaktadır.Performans Programının hazırlanması, Maliye
Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü tarafından yayımlanan, “Performans
Programı Hazırlama Rehberi” kapsamında yürütülmesi gerekmektedir.
Kadıköy Belediye Başkanlığı’nın 2013 Dönemi Performans Programı incelendiğinde,
benimsenen stratejik amaçlara yönelik hedefler ve bu hedeflere ulaşmak için planlanan
faaliyetler ile bunların bütçeleri aşağıda verilmiştir.
Şekil 3 Stratejik Amaç,Hedef,Faaliyet, Bütçe İlişkisi
SRATEJİK AMAÇLAR Hedef Sayısı
Faaliyet Sayısı
Stratejik Amaç-1 Verimli, kaliteli ve etkin personel politikaları geliştirerek yüksek koordinasyonlu içyapı kurmak, ideal norm ve standartlarda hizmet sunulmasını sağlamak.
22 56
Stratejik Amaç -2 Tüm mali işlemlerde stratejik yönetim anlayışı çerçevesinde hareket ederek, mali yapıyı güçlendirici, belediye gelirlerini arttırıcı çalışmalara ağırlık vermek, mali kaynakların etkin, verimli ve yerinde kullanılmasını sağlamak
5 7
Stratejik Amaç 3- Kadıköy’de imar, su ve kanalizasyon gibi kentsel altyapı, şehir içi trafik, ulaşım, park ve yeşil alanlar gibi kentsel üstyapı sorunlarını çözmeye yönelik projeler üretmek ve uygulamaya yönelik adımlar atmak.
23 77
Stratejik Amaç 4- Çarpık kentleşmeyi önleyerek, görsel kirlilikten arınmış, estetik seviyesi yüksek, çağdaş görünümlü bir Kadıköy’e ulaşmak.
22 38
Stratejik Amaç 5- Toplum ve İnsan sağlığı açısından önemli sorunların saptanması giderilmesi,koruyucu hekimlik hizmetlerinin geliştirilmesi sağlık uygulama ve eğitimlerinin yapılması, hayvan sağlığı ve salgın hastalıkların önlenmesi sonucunda sağlık ve bilinç düzeyi yüksek bir kent ortamını yaratılması.
14 16
Stratejik Amaç 6- Halkımızın ve kentimizin sosyal altyapısını güçlendirecek, kültür, sanat ve sportif etkinlikleri artıracak faaliyetler ve projeler yaparak kentlilik kimliğini geliştirmek, dezavantajlı grupları sosyal yaşama kazandırmak için sosyal projelerle desteklenen hizmetler üretmek, gerekli yardımları
22 64
39
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
yapmak.Stratejik Amaç 7- Yaşanabilir ve sürdürülebilir bir kent oluşturabilmek için çevre ve çevre sağlığına yönelik iyileştirici ve kalıcı projeler geliştirmek, toplama programına ilave olarak yeni yöntemlerinin modern kent yönetimine uygunluğunu artırarak, kent içinde görsel ve çevresel kirliliği azaltmak ve sağlıklı ortamlar oluşturmak
24 47
I.J. Sunulan Hizmetler
Kadıköy Belediyesi Kadıköy halkının ihtiyaçlarını karşılayabilmek, kentsel altyapı ve
planlama hizmetlerini yerine getirerek sürdürülebilir, yaşanabilir bir çevre oluşturarak sağlıklı
bir kent kurmak üzere faaliyetlerini yürütmektedir. Bu çerçevede;
Çevre ve çevre sağlığı, temizlik ve katı atık,
İmar, su ve kanalizasyon, ulaşım gibi kentsel alt yapı,
Coğrafî ve kent bilgi sistemleri,
Ağaçlandırma, park ve yeşil alanların oluşturulması,
Konut alanları oluşturularak ihtiyaca karşılık verilmesinin sağlanması,
Kültür ve sanat, turizm ve tanıtım, gençlik ve spor faaliyetlerinin yürütülmesi,
Sosyal hizmet ve yardım, nikâh, meslek ve beceri kazandırma,
Sağlığa ilişkin ambulans, poliklinik ve rehabilitasyon hizmetler,
gibi kentsel ihtiyaçları karşılamaya yönelik tüm yerel hizmetler verilmektedir.
I.K. Kaynaklar
I.K-1. Fiziki Kaynaklar
Kadıköy Belediyesi belirlemiş olduğu stratejik amaç ve hedeflere ulaşmak üzere
faaliyetlerini sürdürmektedir. Bu çerçevede Kadıköy Belediyesi sunulan yerel belediyecilik
hizmetlerinin gerektirdiği kaynaklara sahiptir.
Tablo 1 Belediye Mülkiyetindeki Taşınmazlar
Niteliği Yüzölçümü (m2)
40
Kadıköy Belediye Başkanlığı
Belediye Hizmet Alanı 92.620
Eğitim Tesisi Alanı 3.747
Spor Tesisi Alanı 56.987
Sağlık Tesisi Alanı 18.883
Yeşil Alan 19.341
Konut Alanı 12.317
Spastik Çocuklar Alanı 35.569
Yol ve Otopark 5.326
Kadıköy Belediyesinin mülkiyetinde bulunan taşınmazların kullanım durumlarına göre dağılımına bakıldığında belediye hizmetleri için yeterli alan sahip olduğu görülmektedir. Ancak özellikle dezavantajlı gruplar ile spor ve sağlık hizmetlerine ayrılmış alanlar dikkat çekmektedir.
Tablo 2 Sağlık ve Kültür Hizmet Binaları
SAĞLIK KÜLTÜR-EĞİTİMDr. Rana Beşe Sağlık Polikliniği 19 Mayıs Kültür Merkezi
Çocuk Ağız ve Diş Sağlığı Polikliniği Caddebostan Kültür Merkezi
Çocuk Sağlığı ve Hastalıkları Polikliniği Barış Manço Kültür Merkezi
Dumlupınar Sağlık Polikliniği 75. Yıl Halis Kurtça Kültür Merkezi
Çocuk Koruyucu Ruh Sağlığı Polikliniği Kozyatağı Kültür Merkezi
Kadın Sağlığı ve Mamografi Merkezi Rasimpaşa Halk Kütüphanesi
Muhtar Özkaya Çocuk Kütüphanesi
Caddebostan Butik Sanat Kütüphanesi
Gazete Kadıköy
Süreyya Operası
Barış Manço Evi
Kadıköy Gençlik Merkezi
Koşuyolu Mahalle Evi
Gönüllü Eğitim ve Danışma Merkezleri
Gönüllü Evleri
Dumlupınar Çocuk Etüd Merkezi
41
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
Fazıl Hüsnü Dağlarca Çocuk Etüd Merkezi
Bedri Rahmi Eyüpoğlu Etüd Merkezi
Kemal Tahir Halk Kütüphanesi ve Etüd Mrk.
Kalamış Gençlik Merkezi
Göztepe Çocuk Sanat Merkezi
Ayrıca Veteriner İşleri Müdürlüğü bünyesinde Geçici Hayvan Bakım Merkezi Ataşehir bölgesinde, Veteriner Aşı ve Tedavi Merkezi ve Vektörle Mücadele Merkezleri ise Fikirtepe bölgesinde hizmet vermektedir.
Çevre Koruma ve Kontrol Müdürlüğü bünyesinde Fikirtepe Mahallesi sınırları içerisinde Arama Kurtarma Depo Birimi, Medivenköy Mahallesi sınırları içerisinde ise Elektrik ve Elektronik Atık Merkezi ve Ambalaj Atıkları Toplama ve Ayrıştırma İstasyonu bulunmaktadır.
Sosyal belediyecilik ilkesinden hiçbir zaman ödün vermeyen Kadıköy Belediyesi ücretsiz meslek edindirme kurslarıyla ve sosyal kurumlarıyla sürekli hizmet vermektedir. Bu amaçla Engelli Danışma ve Dayanışma Merkezi, Engelsiz İş ve İstihdam Merkezi, Kadın Konukevi, Şaşkınbakkal Eğitim ve Sosyal Destek Merkezi, Fikirtepe Eğitim Sosyal Destek Merkezi (ESDEM) Kültür ve Sosyal İşler Müdürlüğüne bağlı olarak hizmet vermektedir.
Tablo 3 Cinslerine Göre Araçların Dağılımı
ARAÇ CİNSİ ARAÇ SAYISI ARAÇ CİNSİ ARAÇ
SAYISIAmbulans 3 Kompresör 2
Arama Kurtarma 1 Kuka 1
Arazöz 6 Kurtarıcı 6
Asfalt Kırıcı 1 Mini Çöp Aracı 12
Asfalt Robotu 3 Minibüs 16
Binek Oto 2 Motosiklet 2
Cenaze Aracı 4 Otobüs 1
Çekici 2 Pikap 55
Ekskavatör 1 Sağlık Aracı 2
Engelli Aracı 4 Sepetli Araç 3
Golf Araba 11 Silindir 4
Greyder 1 Süpürge Aracı 13
42
Kadıköy Belediye Başkanlığı
Kamyon 15 Treyler 4
Kar Küreme 2 Vidanjör 1
Kepçe 2 Yükleyici 3
Kombine 1 Tekne 1
TOPLAM 185
Kadıköy Belediyesi bölgesindeki faaliyetlerini toplam 185 hizmet aracıyla gerçekleştirmektedir. Bu araçların yaklaşık 60 adeti iş makinesidir. Hizmet sunumunda kullanılan araçların hizmet birimlerine dağılımı aşağıdaki gibidir.
Tablo 4 Araçların Hizmet Birimlerine Dağılımı
HİZMET BİRİMİ ARAÇ SAYISITemizlik İşleri Müdürlüğü 50Fen İşleri Müdürlüğü 41
Destek Hizmetleri Müdürlüğü 31Zabıta Müdürlüğü 20
Park ve Bahçeler Müdürlüğü 19Kültür ve Sosyal İşler Müdürlüğü 6
Çevre Koruma ve Kontrol Müdürlüğü 5Ulaşım Hizmetleri Müdürlüğü 5
Sağlık İşleri Müdürlüğü 4Veterinerlik İşleri Müdürlüğü 4
TOPLAM 185
Belediye faaliyetlerinde kullanılan araçların hizmet birimlerine dağılımına bakıldığında
en fazla aracın (50) Temizlik İşleri Müdürlüğüne tahsis edildiği görülmektedir. Bunu 41
hizmet aracıyla Fen İşleri Müdürlüğü izlemektedir. Yukarıdaki tablonun incelenmesinden
Kadıköy Belediyesinin mevcut hizmet aracı ve iş makinesi parkının %33’ünü yatırım
faaliyetleri, %27’ini temizlik faaliyetleri ve %15’ini de denetim faaliyetleri için kullandığı
görülmektedir. Destek hizmetleri için toplam araç parkının sadece %20’si tahsis edilmiştir.
43
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
Temizlik27%
Sağlık-Sosyal
8%
Yatırım32%
Denetim16%
Destek17%
Hizmet Araçlarının Dağılımı
Grafik 1 Hizmet Araçlarının Dağılımı
I.K-2. Bilişim Kaynakları
Kadıköy Belediyesi merkez bina ve bağlı birimlerinde teknoloji seviyesi yüksek donanım
ve lisanslı güncel yazılımlar kullanılmaktadır.
Uygulama Sunucuları tarafında teknolojik gelişmelere uygun olarak daha az enerji
tüketimine imkân sağlayan sanallaştırma teknolojisi kullanılmaktadır. İntel tabanlı sanal
sunucularda çalıştırılan uygulamaların, bu teknoloji sayesinde kolay bir şekilde yedeklemeleri
yapılabilmektedir.
Veritabanı sunucuları olarak Power 5 ve Power 7 işlemcili IBM sunucular
kullanılmaktadır.
Depolama sistemi olarak son derece hızlı veri aktarımına imkan veren IBM Storage
v7000 fiber disk sistemi mevcuttur. Bunların dışında, verilerin belli aralıklarla yedeklendiği
IBM yedekleme üniteleri kullanılmaktadır.
Sunucular dışında Belediye Merkez Bina ve dış birimlerinde 1000 adet yeni teknoloji PC
kullanılmaktadır. Ağırlıklı olarak lazer yazıcı kullanılmakta, vergi makbuzları için ise nokta
vuruşlu yazıcılar tercih edilmektedir.
44
Kadıköy Belediye Başkanlığı
Belediye merkez Binasındaki sunucu ve bilgisayarlar 300 KV kesintisiz güç kaynağına
bağlı olup, elektrik kesintilerinden etkilenmemektedir.
Tablo 5 Otomasyon Programındaki Uygulamalar
UYGULAMA YAZILIM
Kent Bilgi Sistemleri Otomasyonu UKBS
Haritacılık Uygulaması Netcad
Elektronik Haberleşme Yazılımı Lotus-Notes
Veri Yedekleme Yazılımı Tivoli Storage Manager (TSM)
Sanallaştırma Yazılımı Vmware
Antivirüs Programı Nod32
Güvenlik Duvarı Yazılımı Checkpoint
Çizim Programı AutoCad
Tasarım Programı 3 damax
İşletim Sistemi Windows 7, XP, Windows Server 2003, AIX
Office Uygulamaları Microsoft Office 2003, Microsoft Office 2007
Bunların dışında Arşiv Yönetim Sistemi, Hastane Otomasyon Yazılımı, Personel Devam
Takip Yazılımı, Bilet Satış Otomasyonu, Kütüphane Yazılımı gibi yazılımlar kullanılmaktadır.
Belediye Merkez Binasında 30 Mbps metro internet, dış birimlerde ise ADSL internet
kullanılmaktadır. 5161 sayılı kanun gereğince tüm kullanıcıların internet trafiği
loglanmaktadır.
Kadıköy Belediye Başkanlığının www.kadikoy.bel.tr adresindeki e-belediye
uygulamasıyla Kent sakinleri Vergi Ödemeleri, İmar Durumu Sorgulama, İstek-Şikâyet
gönderme, Canlı Nikâh Yayını gibi pek çok belediye hizmetine on-line erişilebilmektedir.
Kadıköy Belediyesi Web Portalı dışında aşağıdaki web sayfaları ile de hizmet sunumu
sürdürülmektedir.
www.bmkm.gen.tr www.yeldegirmeni.kadikoy.bel.tr
www.kkm.gen.tr www.atikyonetimi.kadikoy.bel.tr
www.19mayis.gen.tr www.cocukyuvasi.kadikoy.bel.tr
www.ckm.gen.tr www.cocuksanatmerkezi.kadikoy.bel.tr
45
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
www.hkkm.gen.tr www.cocuketutmerkezleri.kadikoy.bel.tr
www.sureyyaoperasi.org www.kgm.kadikoy.bel.tr
www.koruyucuruhsagligi.org www.eddm.kadikoy.bel.tr
www.gazetekadikoy.com.tr www.esdem.kadikoy.bel.tr
www.dispoliklinigi.org www.kutuphaneler.kadikoy.bel.tr
www.gormeengelliler.kadikoy.bel.tr www.engelsizis.kadikoy.bel.tr
www.kadikoyunkopekleri.org www.skgm.kadikoy.bel.tr
www.saglikpoliklinigi.org www.bak.kadikoy.bel.tr
www.kadikoybelediyesigonulluleri.com www.eatik.kadikoy.bel.tr
www.kadikoykonsey.org www.muhtarozkaya.kadikoy.bel.tr
www.kadikoybelediyesikizyurdu.com www.dumlupinarpoliklinigi.org
www.mahalleevi.com www.kadinsagligimerkezi.org
www.bahriyeucok.kadikoy.bel.tr www.khalkedon.com
www.barismanco.kadikoy.bel.tr www.ab.kadikoy.bel.tr
Merkez Binada bulunan veritabanı, olası bir felakete önlem olarak 19 Mayıs Kültür
Merkezinde bulunan sunucularda yedeklenmektedir.
I.K-3. İnsan Kaynakları
Kadıköy Belediyesi bünyesinde 399 memur, 313 işçi ve 27 sözleşmeli olmak üzere
toplam 739 personel görev yapmaktadır. 399 memur personelin 171’i kadın 228’i erkek;
313 işçi personelin 130’u kadın 183’ü erkek; 27 sözleşmeli personelin ise 13’si kadın 14’ü
erkektir. Ayrıca Kurumumuzda 19 engelli personel bulunmaktadır.
Kurum bünyesinde toplam 22 birim müdürlüğü bulunmaktadır. Bu Müdürlüklerde
istihdam edilen personelin sayısı, yaşı, eğitim durumu ve sınıf bazında dağılımlarına ilişkin
bilgilere aşağıdaki tablo ve grafiklerde yer verilmektedir.
Personelin tabi olduğu hukuki norm ve çalışma statülerine bakıldığında Belediye
çalışanlarının önemli bir bölümünün memur ve işçi statüleri arasında dengeli bir biçimde
dağıldığı görülmektedir.
46
Kadıköy Belediye Başkanlığı
İşçi42%
Memur54%
Sözleşmeli4%
Çalışanların Dağılımı
Grafik 2 Çalışanların Pozisyonlara Göre Dağılımı
Belediyelerin bir yönüyle hizmet, diğer yönüyle ise üretim ağırlıklı kamu kurumları
oldukları göz önünde bulundurulduğunda Kadıköy Belediye Başkanlığı çalışanlarının kadro
dağılımı yerel yönetim gereklerine uygun bir dağılım göstermektedir. Ancak Kadıköy
Belediyesinin yıllar itibariyle çalışan sayılarına bakıldığında, 2008-2012 döneminde çalışan
sayısında ciddi düşüşler olduğu görülmektedir. Kadıköy Belediyesinin 2008 yılında 1382 olan
toplam çalışan sayısı, 2009 yılında %32,5 azalarak 932’ye düşmüştür. Bu azalmanın temel
nedeni 2009 yılında Kadıköy Belediyesinden ayrılarak kurulan Ataşehir Belediyesi olmuştur.
Kadıköy Belediyesi, yeni kurulan Ataşehir Belediyesinin kurumsal kapasitesini, memurlarının
%27’sini ve işçilerinin %25’ini aktararak desteklemiştir.
472008 2009 2010 2011 2012
0200400600800
1000120014001600
Yıllar İtibariyle Çalışan Sayıları
2008 2009 2010 2011 20120
100200300400500600700800900
Yıllar İtibariyle Çalışan Sayıları
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
Grafik 3 :Yıllar İtibariyle Çalışan Sayıları
Belediye çalışanlarının cinsiyet dağılımına bakıldığında ise personelin %42’si kadın,
%58’i ise erkek çalışanlardan oluşmaktadır. Çalışanların cinsiyeti konusundaki bu yakın
dağılım pozisyonlar itibariyle de görülmektedir. Kadıköy Belediyesinde memur
pozisyonlarının %43’ü kadın çalışanlardan oluşurken, işçi pozisyonlarının ise %41’i kadın
çalışanlardan oluşmaktadır. Görüldüğü üzere Belediyelerin ürettiği kamu hizmetinin niteliği
ve bunun getirdiği çalışan profiline rağmen, Kadıköy Belediyesinde kadın ve erkek çalışanların
oranı farklılık göstermemektedir.
Yıllar itibariyle çalışan Kadıköy Belediyesinde çalışan kadın ve erkek personel
sayılarına bakıldığında, 2008 yılında 432 olan kadın çalışan sayısı, 2009 yılında %21 azalarak
341’e düşmüştür. Benzer şekilde 2008 yılında 950 olan erkek çalışan sayısı, 2009 yılında %38
azalarak 591’e düşmüştür. Kadıköy Belediyesinin yeni kurulan Ataşehir Belediyesine aktardığı
358 personelin %78’inin (279) erkek çalışanlardan oluştuğu görülmektedir.
2008 2009 2010 2011 20120
100200300400500600700800900
1000
Kadın ve Erkek Çalışanların Sayısal Gelişimi
Grafik 3 Kadın ve Erkek Çalışanların Sayısal Gelişimi
Kadıköy Belediye Başkanlığı personelinin eğitim durumuna bakıldığında, çalışanların
%47’i yüksek eğitime sahiptir. Bu diğer belediyelerle kıyaslandığında oldukça yüksek bir
48
Kadıköy Belediye Başkanlığı
orandır. Orta öğrenime sahip çalışanlar %32 gibi yüksek bir orandadır. Ancak bu oran diğer
belediyelerle kıyaslandığında düşük kalmaktadır. Grafikten de anlaşıldığı gibi çalışanların
önemli bir bölümü ise (%21) ilköğretim mezunudur.
İlköğretim21%
Yüksek-lisans
3%
Or-taöğre
tim32%
Ön-lisans13%
Lisans31%
Çalışanların Eğitim Dağılımı
Grafik 4 Çalışanların Eğitim Dağılımı
Bu tablodan Kadıköy Belediye Başkanlığı çalışanlarının eğitim düzeyinin ülkemizdeki diğer belediyelerle kıyaslandığında oldukça yüksek olduğu anlaşılmaktadır. Aynı durum pozisyonlar itibariyle de geçerlidir.
İLKÖĞRETİM LİSE VE DENGİ OKUL
ÖN LİSANS LİSANS LİSANS ÜSTÜ DOKTORA0
20406080
100120140160180
Çalışanların Eğitim Durumu
Grafik 5 Eğitim ve Pozisyonlara Göre Durumu
49
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
Kadıköy Belediyesinde görev yapmakta olan sözleşmeli personelin tamamı yüksek öğrenime sahiptir. Belediye’de görev yapan memurların ise %66 ‘i yüksek öğrenime sahiptir. Bu oran işçi pozisyonunda çalışanlar %18’dır. Kadıköy Belediyesinde işçi pozisyonunda görev yapanların %38’ı, memur pozisyonunda görev yapanların ise %29’ u orta öğrenim mezunudur. Memur pozisyonunda görev yapanların sadece %4’ü ilköğretim mezunudur. Bu oran işçi pozisyonunda çalışanlar arasında ise %44’dür.
Belediye çalışanlarının yaş dağılımına bakıldığında personelin %43’ünün 45-54 yaş arasında olduğu görülmektedir. Çalışanların %27’i ise 35-44 yaş arasında iken sadece %19’ u 25-35 yaş arasındadır.
Kadıköy Belediyesi çalışanlarının yarısından fazlası (%52) 45 yaş ve üzerindeki kişilerden oluşmaktadır. Bu durum Kadıköy Belediye Başkanlığının ülkemizin çalışma istatistikleri ile uyumlu bir profile sahip olduğunu göstermektedir. Kamu kesiminin genelinde izlenildiği üzere Kadıköy Belediyesinde de çalışanların %80’den fazlası 35 yaş üzerindeki kişilerden oluşmaktadır. Diğer taraftan Belediye çalışanlarının sadece %19’unun 35 yaş altı çalışanlar olması genç bir nüfusa sahip olan ülkemizin demografik yapısı ile uyumlu değildir. Bu durumun son yıllarda kamu kesiminde personel alımlarındaki sınırlamalardan ve Belediyelerin genç ve nitelikli personel için yeterli kariyer ve mali cazibeye sahip olamamasından kaynaklandığı düşünülmektedir. Belediye çalışanlarının pozisyonlara göre yaş dağılımına bakıldığında ise bozulmanın ağırlıklı olarak memur pozisyonundaki yaş dağılımından kaynaklandığı da görülmektedir.
18-> 24 25-> 34 35-> 44 45-> 54 55->
020406080
100120140160180200
MEMUR
İŞÇİ
Çalışanların Yaş Dağılımı
Grafik 6 Çalışanların Yaş Durumlarına Göre Dağılımı
50
Kadıköy Belediye Başkanlığı
İnsan Kaynağı hiç şüphe yok ki kurumların misyon ve vizyonlarına ulaşmakta sahip
oldukları en önemli kaynatır. Bir kurum sahip olduğu insan kaynağının bilgisi, becerisi, kurum
misyon ve vizyonunun bilincinde hareket etmesi, ilgili kurumun başarısında önemli paya
sahiptir. Bu bağlamda Kadıköy Belediyesi eğitim düzeyi ve tecrübesi yüksek personel profilini,
ileriki dönemlerde de genç ve kurumsal bağlılığı yüksek personelle destekleme yoluna
giderek, yerel yönetim kurumları arasındaki güçlü konumunu çok daha saygın ve başarılı
yerlere taşıyabilecektir.
51
II.A. Kavramsal Çerçeve ve Türkiye Uygulaması
II.A. 1. Genel Çerçeve
Kamu idarelerinde uygulanacak olan iç kontrol sistemi 5018 sayılı Kanunun 55 ila
67‘nci maddelerinde; iç kontrolün tanımı, amacı, yapısı ve işleyişi, ön mali kontrol ve mali
hizmetler birimi, muhasebe hizmeti ve yetkilisi, iç denetim, iç denetçi ve İç Denetim
Koordinasyon Kurulu ve görevleri başlıkları altında, anılan Kanunun 55, 56, 57 ve 58‘inci
maddelerine dayanılarak Maliye Bakanlığınca hazırlanan ve yayımlanan “İç Kontrol ve Ön
Malî Kontrole İlişkin Usul ve Esaslarda” da; iç kontrol, ön mali kontrol, mali hizmetler
biriminin ön mali kontrolüne tabi mali karar ve işlemler ve çeşitli hükümler bölümleri altında
ayrıntılarıyla birlikte ele alınmıştır.
II.A. 2. İç Kontrolün Tanımı
II.A. 2.1. Kontrol Kavramı
Kontrol; bir işin doğru ve usulüne uygun olarak yapılıp yapılmadığını inceleme,
denetim ve denetlemektir. Bir başka ifadeyle; bir şeyin gerçeğe ve aslına uygunluğuna
bakmaktır. Kontrol kavramını, önceden belirlenen amaç ve hedeflere ulaşmak için idarenin
aldığı tedbirler bütünü olarak tanımlamak da mümkündür. Bu manada kurumsal amaçlara
ulaşılması, hedeflerin gerçekleştirilmesi, amaç ve hedeflere ulaşılmasının önündeki belirsizlik
ve risklerin yönetilmesi çerçevesinde alınan tedbirlerin tamamı kontrol kapsamındadır. Bu bir
güvence olup, söz konusu güvencenin sağlanması için yapılan planlama, belirlenen politika,
yapılan düzenlemeler ve uygulanan süreçler iç kontrolü meydana getirmektedir.
52
II. İÇ KONTROL: Kavramsal Çerçeve ve Türkiye
Uygulaması
Kadıköy Belediye Başkanlığı
Yönetimin en temel faaliyeti olarak kontrol kavramını, idarenin her türlü faaliyetinin
sonuçlarını tespit etmek ve değerlendirmek, elde edilen sonuçların önceden belirlenmiş olan
yönetsel amaç ve hedeflere uygun olup olmadığını ölçmek ve bu yönde gerekli düzeltici
tedbirleri almak şeklinde de tanımlayabiliriz. Bu yönüyle bakıldığında kontrol, denetimi de
kapsayan daha geniş kapsamlı bir kavramdır.
Kontrol ve denetim, hesap verme sorumluluğunun yerine getirilmesinde çok önemli
bir işleve sahiptir. Çünkü parlamentolar, vatandaşlar ve hükümetler, kamu kaynaklarının
mevzuata uygun olarak kullanılıp kullanılmadığını, kamusal faaliyetlerin başarılı olup
olmadığını ve kamu hizmetlerinin etkin, ekonomik ve verimli bir şekilde sunulup
sunulmadığını bilmek durumundadırlar. Günümüzde böyle bir ihtiyaç söz konusu olduğundan
hesap verme sorumluluğu bakımından, kamu yöneticileri bu ihtiyacı karşılamak adına
belirtilen kesimlere hesap vermekle sorumludurlar. Dolayısıyla, kontrol ve denetim faaliyeti
sonucunda sunulan raporlar yoluyla hesap verme sorumluluğu yerine getirilmiş olmaktadır.
II.A. 2.2. İç Kontrol Nedir
İç kontrol; idarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak
faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların
korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, malî bilgi ve yönetim
bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından
oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan malî ve diğer kontroller
bütünüdür. Görev ve yetkileri çerçevesinde, mali yönetim kontrol süreçlerine ilişkin
standartlar ve yöntemler Maliye Bakanlığınca belirlenir, geliştirilir ve uyumlaştırılır. Maliye
Bakanlığı ayrıca, sistemin koordinasyonunu sağlar ve kamu idarelerine rehberlik hizmeti
verir.
53
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
İç Kontrol, idarenin amaçlarının gerçekleştirilmesine yönelik bir yönetim aracıdır.
İç Kontrol, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleştirilmesi konusunda güvence sağlayan yönetim araçlarının bütününü ifade etmektedir.
İç Kontrol, aynı zamanda yönetim kontrolü olarak da adlandırılmaktadır.
İç Kontrol sistem ve araçları, idarenin yönetimine dayatılan kural ve uygulamalar değil, idare yönetiminin amaç ve hedefleri gerçekleştirme konusunda ihtiyaç duyduğu mekanizmalardır.
İç kontrol bir süreçtir.
İç kontrol bir amaç değil, idareyi hedeflerine ulaştırma amacını taşıyan bir yönetim aracıdır.
İç kontrol kişiler tarafından uygulanır.
İç kontrol sadece form, belge, el kitabı ve prosedür değil, bunların yanı sıra organizasyonu, personeli ve yönetim tarzını da kapsayan bir sistemdir.
Bu tanımda da görüleceği üzere iç kontrol; bir kurumun amaçlarına ve hedeflerine
ulaşmak için yaptığı tüm faaliyet ve işlemleri kapsamaktadır. Bu faaliyet ve işlemlerin mali
karakterli olup olmamasının bir önemi yoktur. Bu bağlamda bir kuruluşun kendi iç
bünyesinde uygulanmakta olan mali veya mali olmayan kontroller bütünü iç kontrolü
meydana getirmektedir.
İç kontrolün yukarıya alınan tanımının, uluslararası standart ve uygulamaları dikkate
aldığı ve yönetime dört temel konuda güvence verdiği görülmektedir. Söz konusu temel
güvenceler şunlardır:
54
Kadıköy Belediye Başkanlığı
İdarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin yürütülmesinde ve kaynakların kullanımında düzenlilik, etkinlik ve verimliliğin sağlanması,
Varlıkların ve kaynakların korunması, yolsuzluk ve suistimallerin önlenmesi, İdari ve mali kayıt, bilgi ve raporların doğruluğu ve güvenilirliğinin tesisi, Yürürlükteki hukuk normlarına ve idari düzenlemelere uyumun sağlanması.
İç kontrol, 5018 sayılı Kanunda sistem olarak tanımlanmış olmakla birlikte iç kontrol,
sistem ve faaliyet/süreç olarak birbirinden ayrılmaktadır. İç kontrol sistemi; bir kamu
idaresinin amaç ve hedeflerine ulaşmak için oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç
denetimi kapsayan bir bütündür. Mali ve mali olmayan faaliyet ve işlemlere ilişkin olarak
uygulanan kontrol mekanizmaları dışındaki faaliyet ve fonksiyonlar da iç kontrol sistemi içine
girmektedir. Bir süreç olarak iç kontrol ise; belirlenen amaç ve hedeflere ulaşmak için idare
tarafından uygulanan tüm kontrol faaliyet ve işlemleri kapsar. Bu manada iç kontrolü
değerlendiren iç denetim faaliyeti iç kontrol sürecinin dışında değerlendirilmektedir.
5018 sayılı Kanunda yapılan iç kontrol tanımı hem iç kontrolün amacını hem de muhtevasını belirlemektedir.
II.A. 3. İç Kontrolün Amacı
Kamu idarelerinde tesis edilen ve uygulanan iç kontrolün amaçları 5018 sayılı
Kanunun 56’ncı maddesi ile İç Kontrol ve Ön Malî Kontrole İlişkin Usul ve Esasların 4’üncü
maddesinde sayılmıştır. Anılan maddelere göre iç kontrolün amaçları;
a)Kamu gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yönetilmesini,
b)Kamu idarelerinin kanunlara ve diğer düzenlemelere uygun olarak faaliyet göstermesini,
c)Her türlü mali karar ve işlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun önlenmesini,
d)Karar oluşturmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve güvenilir rapor ve bilgi edinilmesini,
e)Varlıkların kötüye kullanılması ve israfını önlemek ve kayıplara karşı korunmasını,
sağlamaktır.
Yukarıda sayılan iç kontrol amaçlarının, COSO modelinde belirtilen ve Avrupa
Komisyonu tarafından sıralanan iç kontrol amaçları ile benzerlik gösterdiği görülmektedir.
55
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
COSO modelinde iç kontrolün amaçları;
—Faaliyetlerde etkinlik ve etkililik,
—Finansal raporlamanın güvenilirliği,
—Mevzuata uygunluk şeklinde sayılmıştır.
Avrupa Komisyonu da iç kontrol sisteminin amaçlarını aşağıdaki gibi sıralamıştır.
—Bilgilerin güvenilirliği ve bütünlüğünü sağlamak,
—Kanun, tüzük, yönetmelik, prosedür, plan ve politikalara uygunluğu sağlamak,
—Varlıkların güvenliğini sağlamak,
—Kaynakların etkin, etkili ve verimli kullanımını sağlamaktır.
COSO modelinde belirtilen, Avrupa Komisyonu tarafından sıralanan ve 5018 sayılı
Kanunda sayılan ve birbirleri ile benzerlik gösteren bu amaçlara ulaşılması iç kontrol
tarafından tam olarak garanti edilmez. İç kontrol süreçleri söz konusu amaçlara erişilmesinde
idareye güvence verir. Bu nedenle iç kontrolün sayılan amaçlarına ulaşmada kurumlar
arasında farklılıklar olması doğaldır. Sayılan bu amaçlara ulaşabilmesi için kamu idarelerinin
malî yönetim ve kontrol sistemleri; üst yönetim, harcama birimleri, muhasebe hizmetleri,
malî hizmetler, ön malî kontrol ve iç denetim birimleri üzerine bina edilmiştir.
II.A. 4. Kamu İç Kontrol Standartları
Birçok ülkede uluslararası kabul görmüş standartlar, ulusal hukuk kuralları, teşkilat
yapısı, yönetim kültürü ve kendilerine has yapılar dikkate alınmak suretiyle ulusal kamu iç
kontrol standartları oluşturulmuştur. Türkiye’de de oluşturulacak kamu iç kontrol
standartlarında INTOSAİ, COSO ve COCO gibi uluslararası kabul görmüş iç kontrol standartları
dikkate alınacaktır.
COSO tarafından çıkarılan İç Kontrol Bütüncül Çerçevesi isimli çalışmada iç kontrol
standartları belirlenmiştir. Esas itibariyle COSO iç kontrol standartları özel sektör için
hazırlanmıştır. Avrupa Komisyonu da, AB kurumlarında uygulanmak üzere 2000 yılında
başladığı iç kontrol standardı çalışmalarını her yıl güncelleştirmek suretiyle tamamlayarak
(24) iç kontrol standardı yayımlamıştır.
Ülkemizde kamu iç kontrol standartlarının, merkezi uyumlaştırma görevi çerçevesinde
Maliye Bakanlığı tarafından belirleneceği ve yayımlanacağı 5018 sayılı Kanun ile İç Kontrol ve
56
Kadıköy Belediye Başkanlığı
Ön Malî Kontrole İlişkin Usul ve Esaslarda hükme bağlanmıştır. Kamu idareleri, malî ve malî
olmayan tüm işlemlerinde bu standartlara uymakla ve gereğini yerine getirmekle
yükümlüdür. Ancak, 5018 sayılı Kanuna ve iç kontrol standartlarına aykırı olmamak koşuluyla,
idarelerce görev alanları çerçevesinde her türlü yöntem, süreç ve özellikli işlemlere ilişkin
standartlar belirlenebilecektir. İç kontrol uygulamalarında kamu iç kontrol standartlarına
uyulup uyulmadığı merkezi uyumlaştırma görevi bağlamında Maliye Bakanlığı tarafından
izlenip değerlendirilecektir.
II.A. 5. İç Kontrolün Temel İlkeleri
II.A. 5.1. Genel Olarak
İç kontrol idarenin yönetim sorumluluğundadır. Kontrol sistemini kurmak, işletmek ve
değerlendirmek idarenin görevidir. İdarenin bütün iş ve eylemlerini ve süreçte rol alan tüm
görevlileri kapsayan iç kontrolün temel ilkeleri İç Kontrol ve Ön Malî Kontrole İlişkin Usul ve
Esasların 6’ncı maddesi ile belirlenmiş olup aşağıda sıralanmıştır.
a) İç kontrol faaliyetleri idarenin yönetim sorumluluğu çerçevesinde yürütülür.
b) İç kontrol faaliyet ve düzenlemelerinde öncelikle riskli alanlar dikkate alınır.
c) İç kontrole ilişkin sorumluluk, işlem sürecinde yer alan bütün görevlileri kapsar.
d) İç kontrol malî ve malî olmayan tüm işlemleri kapsar.
e) İç kontrol sistemi yılda en az bir kez değerlendirilir ve alınması gereken önlemler belirlenir.
f) İç kontrol düzenleme ve uygulamalarında mevzuata uygunluk, saydamlık, hesap verebilirlik ve ekonomiklik, etkinlik, etkililik gibi iyi malî yönetim ilkeleri esas alınır.
Yukarıda sayılan iç kontrolün temel ilkeleri aşağıda kısaca açıklanmıştır.
II.A. 5.2. Yönetim Sorumluluğu
İç kontrol sorumluluğu yönetime aittir. Kontrol faaliyetleri yönetimin sorumluluğu
çerçevesinde yürütülür. Bu ilke iç kontrolün tasarlanması, uygulanması ve geliştirilmesi
konusunda idarenin görevli ve sorumlu olduğuna işaret etmektedir. İç kontrol sürecinin
yönetim tarafından izlenmesi, gözden geçirilmesi ve değerlendirilmesi gerekmektedir. Bu
değerlendirme yapılırken iç denetim raporlarından da yararlanılır. İç denetim idare
57
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
tarafından oluşturulan iç kontrolün yeterliliğini ve etkinliğini değerlendirerek bunu yönetime
raporlar.
İç kontrol faaliyetleri yönetim sorumluluğu çerçevesinde idare çalışanları tarafından
ifa edilir. Bu bağlamda yeterli ve etkili bir kontrol sisteminin oluşturulabilmesi için üst
yöneticilerle diğer yöneticiler tarafından görev, yetki ve sorumluluklar çerçevesinde gerekli
önlemlerin alınması gerekmektedir.
COSO modeline göre iç kontrol, idarenin amaçlarına ulaşmasına, güvenilir raporların
üretilmesine, varlıkların korunmasına, performans hedeflerinin gerçekleşmesine, faaliyetlerin
mevzuata uygunluğunun sağlanmasına yardımcı olur. Ancak, iç kontrol sistemi, ne kadar iyi
kurulursa kurulsun bu amaçların gerçekleşmesi için kesin güvence sağlamaz. İç kontrol, bu
amaçların gerçekleşmesi için yönetime sadece makul bir güvence sağlar. Kontrolün kişiler
tarafından uygulanması nedeniyle eksiklik, hata ve yanlış anlaşılmaların her zaman olması
mümkündür.
İdarede her personelin iç kontrol sorumluluğu bulunmaktadır. Üst yönetici, iç kontrol
sisteminin kurulmasından ve işleyişinden doğrudan sorumludur. Bunun en önemli unsuru
uygun ve gerekli bir kontrol ortamının sağlanmasıdır. Üst yönetici, diğer yöneticilere liderlik
yapmak, yol göstermek, politika belirlemek suretiyle sistemin işleyişini gözetir. Belirli iç
kontrol mekanizmalarının kurulması için diğer yöneticilere yetki devreder.
İdarede yer alan diğer yöneticiler iç kontrol sisteminin tasarlanması ve
yürütülmesinde daha aktif bir rol alarak kontrol sürecini işletir. Her yönetici kendi birimindeki
iç kontrolün işleyişinden üst yöneticiye karşı sorumludur. Ayrıca, mali hizmetler yöneticisinin
de önemli rolü ve sorumluluğu söz konusudur. Anılan yöneticiler idarenin plan, program,
bütçe ve raporlarının hazırlanmasında ve geliştirilmesinde rol alırlar ve mali işlemlerin bu
düzenlemelere ve mevzuata uygunluğunu kontrol ederler.
İç kontrol sisteminin doğru ve düzgün bir şekilde yürütülmesinde ve geliştirilmesinde
yöneticilerin yanında idaredeki tüm çalışanların sorumluluğu vardır. Diğer personel görevini
yaparken kontrol faaliyetini göz ardı etmemek zorundadırlar. İdarenin amaç ve hedeflerine
aykırı bir durumu tespit ettiklerinde ilgili mercie bildirmek mecburiyetindedirler.
58
Kadıköy Belediye Başkanlığı
İç kontrol sisteminin yürütülmesinde yöneticiler ve idarede çalışanlara ek olarak iç
denetçilerin de görevleri söz konusudur. İç denetçiler bu görevi iç kontrol sistemini
denetlemek, değerlendirmek ve geliştirilmesi yönünde tavsiyelerde bulunmak suretiyle
yerine getirirler.
II.A. 5.3. Risk Esaslı İç Kontrol
İç kontrol faaliyetlerinin yürütülmesinde ve buna ilişkin düzenlemelerin yapılmasında
riskli alanların dikkate alınması bu ilkenin özünü meydana getirmektedir. İç kontrol sürecinde
risk değerlendirmesi temel noktalardan birisidir. İç kontrolün ulusal düzeyde ve kurumsal
bazda uygulanmasında riskli alanların seçilmesi ve buna göre gereken çalışmaların yapılması
gerekmektedir.
İç kontrolün uygulanmasında önceliğin riskli alanlara verilmesi, kontrol maliyeti ile
kontrol sonucunda elde edilecek fayda arasında bir denge kurulmasını, kısaca en az maliyetle
en fazla faydanın elde edilmesini sağlamaktadır. Bu ilke çerçevesinde idareler önce riskli
alanları tespit edecekler, sonra bu riskli alanları değerlendirip analiz edecekler ve kontrol
faaliyet ve süreçlerini bu analizlere dayandıracaklardır. Özetle; sadece kontrol yapmış olmak
için kontrol yapılmayacak, riskli alanlardan başlanılarak yönetim sorumluluğu bağlamında iç
kontrol faaliyetleri yürütülecektir.
II.A. 5.4. İç Kontrolde Sorumluluk
İç kontrolde sorumluluk işlem sürecinde yer alan tüm görevlileri kapsar. Bu, etkin ve
başarılı bir iç kontrolün olmazsa olmazlarındandır. Çünkü idarenin bir faaliyetinde süreçte yer
alan tüm yönetici ve çalışanlarının ortak rolü ve sorumluluğu bulunmaktadır. Bir süreçte yer
alan tüm görevlilerin yapılan kontrolden sorumlu olmaları sürecin etkinliğini ve verimliliğini
artırır. Yoksa iç kontrole ilişkin sorumluluk, süreçte yer alan tek bir görevliye yüklense
istenilen etkinliğin sağlanması mümkün olamaz.
5018 sayılı yasa uyarınca; iç kontrol sistemine ilişkin sorumluluk bakımından görev
tanımları şunlardır:
Üst Yönetici: İç kontrol sisteminin kurulması ve gözetim altında bulundurulması.
59
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
Harcama Yetkilileri: Görev ve yetki alanları çerçevesinde, idari-mali karar ve işlemlere
ilişkin olarak iç kontrolün isleyişinin temin edilmesi.
Mali Hizmetler Müdürü: İç kontrol sisteminin kurulması ve standartların uygulanması
çalışmalarında teknik destek ve koordinasyon ile ön mali kontrol hizmetlerinin yapılması.
Muhasebe Yetkilileri: Ödeme kontrolü, kayıtların usulüne ve standartlara
uygunluğunu ve saydamlığın sağlanması
Gerçekleştirme Görevlileri: İç kontrolün uygulaması.
Personel: İç kontrolü yaşama geçirilmesi, işlemlerin yürütülmesi, gözden geçirilmesi
ve yanlış uygulamaların düzeltilmesi.
II.A. 5.5. Kapsam Bakımından İç Kontrol
İç kontrol malî ve malî olmayan tüm işlemleri kapsar. İç kontrolün sadece mali işlem
ve kararlarla sınırlandırılması bu ilkeye aykırılık teşkil etmektedir. Uluslararası standartlarda
olduğu gibi konuya ilişkin yasal düzenlemelerde de iç kontrolün mali olan ve olmayan tüm
karar ve işlemleri kapsadığı vurgulanmaktadır. Buradan anlaşılmaktadır ki kuruluşların tüm
faaliyetleri iç kontrol içine girmektedir. Bu bağlamda iç kontrolü sadece ön mali kontrol
olarak algılamak ve uygulamak doğru değildir. Ön mali kontrol belli başlı bazı mali karar ve
işlemler üzerinde gerçekleştirilen bir kontrol faaliyeti iken iç kontrol ön mali kontrolü de içine
alan daha geniş kapsamlı bir kontrol faaliyet ve süreçlerinden meydana gelmektedir.
II.A. 6. İç Kontrol Sisteminin Değerlendirilmesi ve Alınması Gereken Önlemler
II.A. 6.1. Genel Olarak
Bu ilke uyarınca iç kontrol sisteminin yılda en az bir kez değerlendirilmesi ve gereken
önlemlerin alınması gerekir. İç kontrol sisteminin değerlendirilmesi; idarenin iç kontrol
uygulamalarının izlenmesi ve gözden geçirilmesidir.
İç kontrol sistem ve mekanizmaları değişmez kurallar bütünü olmadığı için ihtiyaç
hissedildiğinde güncellenmeli ve yenilenmelidir. İç kontrol değerlendirmeleri kurumsal
düzeyde ve ulusal seviyede gerçekleştirilebilir.
60
Kadıköy Belediye Başkanlığı
II.A. 6.2. Kurumsal Düzeyde İç Kontrol Sisteminin Değerlendirilmesi
İç Kontrol ve Ön Malî Kontrole İlişkin Usul ve Esasların, iç kontrole ilişkin yetki ve
sorumlulukların belirtildiği 8 ‘inci maddesinde; iç kontrol düzenlemeleri ve iç kontrol
sisteminin işleyişi, yöneticilerin görüşü, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış
denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınarak yılda en az bir kez değerlendirmeye
tâbi tutulur ve gerekli önlemler alınır denilmektedir. Bu bağlamda kurumsal düzeyde
değerlendirme yönetim, iç denetçiler ve dış denetçiler tarafından yapılmaktadır.
II.A. 6.2.1. Yönetimin Değerlendirmesi
Yönetim bizzat gözlem ve tespitlerle izleme yapabilir. Yönetim tarafından yapılan
değerlendirme sorumluluğu ilk etapta üst yöneticiler, harcama yetkilileri ile mali hizmetler
birimi yöneticisine aittir. Bu yöneticilerin zaman zaman sistemin işleyişine yönelik toplantılar
yaparak eksiklikleri tespit edip gereken önlemleri almaları gerekir. Yapılan bu
değerlendirmelerde idarenin diğer çalışanlarının da görüş ve önerilerinin dikkate alınması
yararlı olur.
II.A. 6.2.2. İç Denetçilerin Değerlendirmesi
İç denetim; idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçle birlikte malî
ve diğer kontroller bütünü olmak üzere iç kontrol sisteminin bir parçasıdır. İç denetim;
kurumun her türlü etkinliğini denetlemek, geliştirmek, iyileştirmek ve kuruma değer katmak
amacıyla, bağımsız ve tarafsız bir şekilde güvence ve danışmanlık hizmeti vermektir. Bir başka
ifadeyle iç denetim; kamu idaresinin çalışmalarına değer katmak ve geliştirmek için
kaynakların ekonomiklik, etkililik ve verimlilik esaslarına göre yönetilip yönetilmediğini
değerlendirmek ve rehberlik yapmak amacıyla yapılan bağımsız, nesnel güvence sağlama ve
danışmanlık faaliyetidir. Bu faaliyet, idarelerin yönetim ve kontrol yapıları ile mali
işlemlerinin risk yönetimi, yönetim ve kontrol süreçlerinin etkinliğini değerlendirmek ve
geliştirmek yönünde sistematik, sürekli ve disiplinli bir yaklaşımla ve genel kabul görmüş
standartlara uygun olarak gerçekleştirilir.
61
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
İdarenin iç kontrol sistem ve uygulamaları iç denetim faaliyeti kapsamında iç
denetçiler tarafından değerlendirilir ve üst yöneticiye raporlanır. İç denetim raporları da iç
kontrol uygulamalarının değerlendirilmesine katkı sağlar.
II.A. 6.2.3. Dış Denetçilerin Değerlendirmesi
Bir diğer izleme yöntemi ise dış denetimdir. Dış denetim raporları da mutlaka
yararlanılması gereken raporlardandır. Dış denetimin de idarenin iç kontrol ve uygulamaları
konusunda görevi söz konusudur. Bu bağlamda dış denetçiler de iç kontrol sistemini
değerlendirir, aksayan yönleri tespit eder ve sistemin geliştirilmesine yönelik önerilerde
bulunur.
Sayıştay tarafından yapılacak harcama sonrası dış denetimin amacı, genel yönetim
kapsamındaki kamu idarelerinin hesap verme sorumluluğu çerçevesinde, yönetimin mali
faaliyet, karar ve işlemlerinin; kanunlara, kurumsal amaç, hedef ve planlara uygunluk
yönünden incelenmesi ve sonuçlarının Türkiye Büyük Millet Meclisi’ne raporlanmasıdır.
Bunlara ek olarak merkezi uyumlaştırma biriminin tespit ve önerilerinin de dikkate
alınması gerekir. Tüm bu kaynaklardan gelen değerlendirmelerin dikkate alınması ve
uygulanması iç kontrol sisteminin olgunlaşmasına ve gelişmesine yardımcı olur.
II.A. 6.3. Ulusal Düzeyde İç Kontrol Sisteminin Değerlendirilmesi
Ulusal düzeyde iç kontrol sistemlerinin değerlendirilmesi görevi Maliye Bakanlığı
bünyesinde görev yapan merkezi uyumlaştırma birimine aittir. Anılan birim “7.1. İç Kontrole
İlişkin Merkezi Uyumlaştırma Görevi” başlıklı bölümde sayılan ve açıklanan görevlerini
yaparak idarelerin iç kontrol sistemlerini izler, değerlendirir ve alınması gereken önlemleri
belirler. İyi uygulama örneklerini diğer kamu idarelerine yaygınlaştırır ve gereken durumlarda
mevzuat değişikliğine gider.
62
Kadıköy Belediye Başkanlığı
II.A. 7. İç Kontrol Düzenleme ve Uygulamalarında İyi Malî Yönetim İlkeleri
İç kontrol düzenleme ve uygulamalarında mevzuata uygunluk, saydamlık, hesap
verebilirlik, ekonomiklik, etkinlik ve etkililik gibi iyi malî yönetim ilkelerinin dikkate alınması
gerekmektedir. Bu ilkeler kısaca aşağıda açıklanmıştır;
II.A. 7.1. Mevzuata Uygunluk
Mevzuata uygunluk; kamu idarelerinin faaliyet ve işlemlerinin ilgili kanun, tüzük,
yönetmelik ve diğer mevzuata uygun olmasıdır. Uygunluk denetimi de kurumun mali
işlemlerinin ve faaliyetlerinin, belirlenmiş yöntemlere, kurallara veya mevzuata uygun olup
olmadığını belirlemek amacıyla incelenmesidir. Denetimin konusu, kurumun mali işlemleri ve
faaliyetleridir. Uygunluk denetiminde ulaşılan sonuçlar geniş bir kitleye değil, çoğunlukla
sınırlı sayıda ilgili ve yetkili kişi ve kuruluşlara raporlanır.
II.A. 7.2. Saydamlık
Saydamlık; (mali saydamlık) her türlü kamu kaynağının elde edilmesi ve kullanılmasında denetimin sağlanması amacıyla kamuoyunun zamanında bilgilendirilmesidir. Bu amaçla;
a-Görev, yetki ve sorumlulukların açık olarak tanımlanması,
b-Hükümet politikaları, kalkınma planları, yıllık programlar, stratejik planlar ile bütçelerin hazırlanması, yetkili organlarda görüşülmesi, uygulanması ve uygulama sonuçları ile raporların kamuoyuna açık ve ulaşılabilir olması,
c-Genel yönetim kapsamındaki kamu idareleri tarafından sağlanan teşvik ve desteklemelerin bir yılı geçmemek üzere belirli dönemler itibarıyla kamuoyuna açıklanması,
d-Kamu hesaplarının standart bir muhasebe sistemi ve genel kabul görmüş muhasebe prensiplerine uygun bir muhasebe düzenine göre oluşturulması zorunludur.
Mali saydamlığın sağlanması için gerekli düzenlemelerin yapılması ve önlemlerin alınmasından kamu idareleri sorumlu olup, bu hususlar Maliye Bakanlığınca izlenir.
Bu bağlamda mali saydamlık ile
-Tüm gelir ve giderlerin bütçelerde yer alması,
63
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
-Kanunda öngörülen bütçeler dışında bütçe yapılmaması,
-Stratejik planlar, bütçeler, kamu hesapları ve mali istatistiklerin kamuoyuna açık olması,
-Kamu idarelerinin kesin hesap ve faaliyet raporları düzenlemek suretiyle yetkili mercileri ve kamuoyunu bilgilendirmeleri amaçlanmıştır.
Saydamlığın, Devletin hesap verme sorumluluğuna etkisi söz konusudur. Saydam bir mali sistem, kamu kaynaklarının kullanıldığı alanlarla bu alanlarda meydana gelen sonuçlar hakkında kamuoyunu bilgilendirir ve idari hiyerarşide kimin hangi sonuçlardan sorumlu olduğunu ortaya koyar. Saydamlık, kamu kaynaklarının kullanımında siyasetçilerde olduğu gibi bürokraside de davranışları etkiler. Böylece kaynak dağılımının etkinliğini ve verimliliğini artırır ve kamu yönetimini etkin kılar. Saydamlığın bir diğer önemli sonucu da yönetime duyulan güvenin artmasına olan katkısıdır. Yönetim sahip olduğu yetkileri keyfi kullanmayacağını kamuoyuna deklare ederek kendisine duyulan güveni artırır.
Saydamlığın sağlanabilmesi için kamuoyuna etkin ve düzenli bilgi akışının sağlanması gerekir. Bunun temelinde de etkin raporlama yer alır. Etkin raporlama genel kabul görmüş ilke, standart ve yöntemler çerçevesinde yapılır.
Uluslararası Para Fonu’nun (IMF) geliştirdiği “Mali Saydamlık İyi Uygulamalar Tüzüğü”ne göre üye ülkelerde desteklenmesi gereken dört temel mali saydamlık ilkesi bulunmaktadır ki bunlar aşağıda sıralanmıştır.
a- Rollerin ve sorumlulukların belirgin olması,
Bu ilke gereği kamu sektörünün açıkça tanımlanması, ekonominin diğer kısımlarından kesin bir şekilde ayrılması ve kamu sektörü içinde de politika ve yönetim rollerinin açıkça belirtilmesi gerekmektedir.
b-Bilgilerin kamuya açık olması,
Hükümet, bütçe içi ve dışı faaliyetleri hakkında mali riskleri de içerecek şekilde kamuoyuna düzenli aralıklarla bilgi vermelidir.
c-Bütçe hazırlama, uygulama ve raporlama süreçlerinin açık olması,
Bütçe metni, mali politika hedeflerini, makroekonomik çerçeveyi ve bütçenin dayandırıldığı politikaları içermelidir. Bütçe verileri politik analiz yapmayı kolaylaştırmalı ve sorumluluğu artıracak şekilde sınıflandırılmalıdır.
64
Kadıköy Belediye Başkanlığı
d-Denetimin ve istatistikî veri yayımlamanın bağımsız olması,
Mali bilgiler hem kamuoyuna açık olmalı hem de bağımsız bir denetim organı tarafından denetlenmelidir.
II.A. 7.3. Hesap Verebilirlik
Mali yönden hesap verebilirliği ifade eden hesap verme sorumluluğu, her türlü kamu
kaynağının elde edilmesi ve kullanılmasında görevli ve yetkili olanların; kaynakların etkili,
ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak elde edilmesinden, kullanılmasından,
muhasebeleştirilmesinden, raporlanmasından ve kötüye kullanılmaması için gerekli
önlemlerin alınmasından sorumlu ve yetkili kılınmış mercilere hesap vermek zorunda
olmasıdır.
Hesap verme sorumluluğu ile hedeflenen sonuçları gerçekleştirmek için nelerin
yapılmasının planlandığı, nelerin yapılmış ya da yapılmamış olduğu, nelerin yapılmakta
olduğu, yapılması gerekli olan şeylerin zamanında yapılıp yapılmadığı ve nelerin iyi gittiği,
nelerin gitmediği sorgulanır. Dolayısıyla, hesap verme sorumluluğu sayesinde hukuka
uygunluk, saydamlık, yansızlık ve kanun önünde eşitlik gibi ilkelere uyulup uyulmadığı
saptanmakta ve sorumluluğu devredenlere sorumlulukların öngörüldüğü gibi yerine getirilip
getirilmediğini değerlendirme imkânı doğmaktadır.
Hesap verme sorumluluğunun üç boyutu vardır;
a-Siyasal Hesap Verme Sorumluluğu:
Yürütmenin Parlamentoya karşı olan sorumluluğudur ki Bakanların sorumluluğu buraya girmektedir.
b-İdari ve Mali Hesap Verme Sorumluluğu:
Kamu yöneticilerinin bağlı ya da ilişkili olduğu bakanlarına ve üst amirlerine karşı sorumluluğudur.
c-Vatandaşa Yönelik Hesap Verme Sorumluluğu:
65
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
Hem parlamentonun hem de bütünüyle Devletin vatandaşına karşı sorumluluğudur.
Kamu idaresinin yıllık faaliyet raporlarının kamuoyuna sunulması ile bu sorumluluk yerine
getirilmiş olur.
Özetle, hesap verme sorumluluğu olanları; bakanlar, üst yöneticiler, harcama
yetkilileri, gerçekleştirme görevlileri, mali hizmetler birimi yöneticisi, muhasebe yetkilisi ve
kamu kaynağının elde edilmesinde görevli olanlar şeklinde sıralayabiliriz.
Bakanlar, üst yöneticiler, harcama yetkilileri, gerçekleştirme görevlileri, mali hizmetler
birimi yöneticisi ve muhasebe yetkilisinin hesap verme sorumluluğu “7.2. İç Kontrole İlişkin
Görev, Yetki Ve Sorumluluklar” başlıklı bölümde açıklanacağı için burada sadece kamu
kaynağının elde edilmesinde görevli olanların hesap verme sorumluluğuna değinilmiştir.
II.A. 7.4. Ekonomiklik
Ekonomiklik; bir faaliyetin planlanmış sonuçlarına ya da çıktılarına ulaşmak için
kullanılan kaynakların maliyetini en aza indirmedir.
II.A. 7.5. Etkinlik
Etkinlik; kullanılan kaynaklarla bir faaliyetin sonuçlarını ya da çıktılarını maksimize
etmektir.
II.A. 7.6. Etkililik
Etkililik; bir faaliyetin planlanan ve gerçekleşen etkisi arasındaki ilişkiyi, hedefe ulaşma derecesi ve yerindeliğini ifade eder.
II.A. 8. İç Kontrolün Unsurları ve Genel Koşulları
İç kontrol standartlarını oluşturan birçok ülke örnek olarak COSO çerçevesini esas
almıştır. COSO modelinde yer alan, kontrol ortamı, risk değerlendirmesi, kontrol faaliyetleri,
bilgi ve iletişim ve izleme gibi iç kontrolün birbiriyle bağlantılı beş unsuru iç kontrol standardı
olarak düzenlenmiştir.
66
Kadıköy Belediye Başkanlığı
İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esasların 7’ nci maddesi ile ülkemizde
yapılan düzenlemeye bakıldığında iç kontrolün unsurları ve genel koşulları noktasında
uluslararası kabul görmüş iç kontrol model ve standartlarının esas alındığı görülmektedir.
Bu cümleden olmak üzere ülkemizde uygulamaya konulan iç kontrolün unsurları ve
genel koşulları aşağıda başlıklar halinde açıklanmıştır.
II.A. 8.1. Kontrol Ortamı
Kontrol ortamı, iç kontrole ilişkin havayı ifade eden bir unsurdur. Kontrol ortamı, bir
kuruluştaki yönetimin kurum içi kontrolün önem ve mahiyetine ilişkin bakış açısı, tutum ve
davranışlarını ifade eder. İç kontrolün amaçlarına ulaşılması için gerekli olan düzen ve
çerçeveyi sağlar. Kuruluştaki kontrol bilinci kontrol ortamının özünü meydana getirmektedir.
Ayrıca, kontrole ilişkin çevresel faktörler de kontrol ortamı kapsamında mütalaa
edilmektedir. Bu bağlamda;
—İdarenin yöneticileri ve çalışanlarının iç kontrole olumlu bir bakış sağlaması önemlidir.
—Etik değerlere ve dürüst bir yönetim anlayışına sahip olması esastır.
—Ayrıca, performans esaslı yönetim anlayışı çerçevesinde görev, yetki ve sorumlulukların uzmanlığa önem verilerek bilgili ve yeterli kişilere verilmesi ve personelin performansının değerlendirilmesinin sağlanması gerekmektedir.
—İdarenin organizasyon yapısı ile personelin görev, yetki ve sorumluluklarının da açık bir şekilde belirlenmesi zorunludur.
Kontrol ortamı iç kontrolün en önemli unsurlarındandır. Etkin bir iç kontrol sürecinin
tasarlanması ve uygulanabilmesi için kontrole bakışın pozitif olması, kontrol faaliyetlerinin
desteklenmesi ve benimsenmesi gereklidir. Bunun için de kurumların üst yöneticilerine
büyük görev düşmektedir. Bu görev ifa edilirken kurumun alt kademe yöneticileri ile diğer
çalışanlarının da katkısı gerçekleştirilmelidir.
Kısaca, uluslararası standart ve uygulamalara bakıldığında kontrol ortamını oluşturan
veya etkileyen ve aşağıda sıralanan çeşitli faktörler söz konusu olmaktadır;
67
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
-Dürüstlük ve etik değerlere bağlılık,
-Uzmanlık ve liyakate önem verilmesi,
-Teşkilat yapısı,
-Yetki devri ve paylaşımı,
-Beşeri sermayenin iyi kullanılması,
-Merkezi uyumlaştırma birimi ile iyi ilişkiler,
-Bütçe sistemi,
-Yönetim raporlama sistemi,
-Muhasebe ve finansal kontrol süreçleri,
Kurum içi kontrolün yürütülmesinde kontrol ortamını etkileyen faktörlerin izlenmesi
ve gözlenmesi önem arz etmektedir. Bunun için yönetimin gerekli tedbirleri alması ve
uygulaması gerekmektedir.
II.A. 8.2. Risk Değerlendirmesi
Risk değerlendirmesi, mevcut koşullarda meydana gelen değişiklikler dikkate alınarak
gerçekleştirilen ve süreklilik arz eden bir faaliyettir. İdarelerin, stratejik planda ve performans
programında belirlenen amaç ve hedeflere ulaşmak için iç ve dış nedenlerden kaynaklanan
riskleri değerlendirmeleri gerekmektedir.
Risk değerlendirmesi, kuruluşun maruz kalabileceği iç ve dış risklerin iç kontrol
tarafından değerlendirilmesidir. Bu değerlendirmenin yapılabilmesi için kurumda risk
yönetim sürecinin oluşturulmuş ve uygulanıyor olması gerekmektedir.
Risk değerlendirmesi, kurumsal risk yönetiminin bir unsurudur. Risk
değerlendirmesinin yapılabilmesi için ayrıca kurumsal amaç ve hedeflerin açık ve net olarak
ortaya konulması gereklidir. Kurumsal amaç ve hedefler idarelerin hazırlayacağı stratejik plan
ve performans programında yer alacak olan amaç ve hedeflerdir. Risk değerlendirmesi anılan
dokümanlardaki amaç ve hedeflere ulaşılmasını etkileyecek olayların değerlendirilmesidir.
68
Kadıköy Belediye Başkanlığı
Böylece söz konusu amaç ve hedeflere ulaşılmasını etkileyebilecek risklere karşı gerekli
önlemlerin alınması ve sürecin yönetilmesi sağlanmış olacaktır.
Özetle, risk değerlendirmesi, kurumsal amaç ve hedeflere ilişkin risklerin belirlenmesi,
etkilerinin analiz edilmesi ve yönetilmesi şeklinde tezahür eder.
II.A. 8.3. Kontrol Faaliyetleri
Kontrol faaliyetleri, yönetimin emir ve direktiflerine uyulmasını temin eder ve
güvence sağlar. Kontrol faaliyetleri, risklerin yönetilmesi ve gerekli önlemlerin alınmasına
yardımcı olan faaliyet, politika ve prosedürlerden oluşan mekanizmalardır. İç kontrolün
ayrılmaz bir parçası olan kontrol faaliyetleri kontrol süreçleri olarak da adlandırılmaktadır.
Kontrol faaliyetleri, önleyici, tespit edici ve düzeltici olarak belirlenir ve uygulanır. Bu
faaliyetler, hatalı ve mevzuata aykırı uygulamaların önlenmesi, ortaya çıkarılması ve
düzeltilmesine yönelik tasarlanıp uygulanmalıdır. Ayrıca kontrollerin yetersiz olduğu
alanlarda ilave kontrollerin uygulanması da gerekli olabilir.
Kontrol faaliyetlerini çeşitli şekillerde sınıflandırmak mümkündür;
-Mali kontrol,
-Muhasebe kontrolü,
-Süreç kontrolü,
-İdari kontrol,
Ayrıca, katı ve yumuşak kontrol ayrımı da yapılabilir.
Kontrol faaliyetlerinin belirlenmesi ve uygulanması idarelerin görev ve
sorumluluğundadır. Belirlenen bu faaliyetlerin merkezi uyumlaştırma birimi olan Maliye
Bakanlığınca belirlenen standart ve yöntemlerle uyuşması gerekmektedir. En azından aykırı
olmamalıdır.
Kuruluşlarda tasarlanan ve uygulamaya konulan kontrol faaliyetlerinin, kuruluşun iç
kontrol amaçlarına ulaşmasını sağlayacak şekilde etkin ve verimli olması gerekmektedir.
69
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
Ayrıca, kontrol faaliyetlerinin yeterli olması ve kurumsal amaçlarla bütünlük içinde olması
gereklidir.
Kontrol faaliyetleri bir kurumun her kademesinde ve tüm faaliyet ve fonksiyonlarına
yönelik oluşturulur. Uluslararası standart ve uygulamalarda kontrol faaliyetleri; onay,
yetkilendirme, doğrulama, mutabakat, faaliyet ve performansın gözden geçirilmesi,
varlıkların güvence altına alınması, fiziki kontroller, kayıtların ve bilgilerin muhafaza edilmesi
ve görevler ayrılığı gibi çeşitli aktiviteler olarak tanımlanmaktadır. Kurumlarca bu aktivitelere
manuel veya dijital ortamda başka aktiviteler eklenebilir.
II.A. 8.4. Bilgi ve İletişim
İç kontrolün diğer bir unsuru bilgi ve iletişimdir. Bilgi ve iletişim; idarenin ihtiyaç
duyacağı her türlü bilginin uygun bir şekilde kaydedilmesi, tasnif edilmesi ve ilgililerin iç
kontrol ile diğer sorumluluklarını yerine getirebilecekleri bir şekilde ve sürede iletilmesidir.
Sözü edilen bilgiler sadece finansal işlemlere yönelik bilgiler olmayıp kurumun tüm faaliyet
ve işlemlerini kapsayan bilgilerdir.
Ayrıca, kurum içinde etkin bir iletişim ağının kurulması gereklidir. Bunun için kurum içi
sözlü veya yazılı iletişim kanalları açık olmalı, yatay ve dikey bilgi akışları sağlanmalıdır. Aynı
şekilde kurum dışı paydaşlarla ve yetkili mercilerle de etkin bir iletişim kurulmalıdır. Bu iç ve
dış iletişimleri sağlayacak bilişim ağları, kayıt sistemleri, bilgi işleme yöntemleri ve gerekli
insan kaynaklarından yararlanılmalıdır. Kurum içi ve dışı iletişimde başarı sağlanabilmesi için
tüm çalışanların görev ve sorumlulukları açıkça belirtilmeli, organizasyon içi iletişim kanalları
açık olmalı, bu konudaki sınırlamalar kaldırılmalı, esnek bir iletişim ortamı sağlanmalıdır.
Ayrıca kurumun dış iletişime de açık olduğu belirtilmelidir.
5018 sayılı Kanun ve ikincil mevzuatı düzenlemeleri ile bilgi ve iletişime ilişkin gerekli
düzenlemeler yapılmıştır. Mali istatistikler, muhasebe kayıtları ve faaliyet raporları bu
düzenlemelerden bir kaçıdır. Bu noktada kurum yöneticilerine büyük görev düşmektedir.
Kurum yöneticilerinin geleneksel yapı ve yaklaşımları terk ederek yeni sistemin öngördüğü
yaklaşım ve yöntemleri benimsemeleri ve uygulamaları gerekmektedir.
70
Kadıköy Belediye Başkanlığı
II.A. 8.5. Gözetim
Bir başka iç kontrol unsuru ise gözetimdir. İzleme olarak da adlandırılan bu unsur; iç
kontrol sistem ve faaliyetlerinin sürekli izlenmesi, gözden geçirilmesi ve değerlendirilmesini
ifade etmektedir. Gözetimden maksat; iç kontrol amaçlarının gerçekleştirilebilmesi, sistemin
geliştirilmesi ve tekâmül ettirilmesidir. İç kontrolün amaçlarının gerçekleştirilebilmesi ve
güvence altına alınabilmesi için etkin ve yeterli bir gözetimin uygulanabilmesi gereklidir.
İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar da ifade edilen iç kontrol sistem
ve faaliyetlerinin sürekli izlenmesi, gözden geçirilmesi ve değerlendirilmesi ile iç kontrolün
performansı ölçülür ve kalitesi değerlendirilir.
Gözetim, içeriden ve dışarıdan yapılabilir. İç gözetim bizzat yöneticiler tarafından
yapılan izleme, gözden geçirme ve değerlendirmelerdir. İç denetçiler tarafından yapılan
değerlendirmeler de bu kapsamdadır. Dışarıdan yapılan gözetim ise, merkezi uyumlaştırma
fonksiyonu bağlamında Maliye Bakanlığınca yapılacak izleme ve değerlendirmeler ile Sayıştay
tarafından yapılan değerlendirmelerden meydana gelmektedir.
Tüm bu izleme ve değerlendirmeler iç kontrol sisteminin gelişmesine katkıda
bulunacaktır.
II.A. 9. İç Kontrol Mevzuatı
İç kontrol konusunda çok güçlü bir mevzuat alt yapısı bulunmaktadır.5018 sayılı Kamu
Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun en önemli ve geniş bölümünü oluşturan İç Kontrolün
çeşitli ikincil mevzuatta da sıkça ele alındığı görülmektedir. Aşağıda İç Kontrole ilişkin
mevzuat detaylı bir şekilde yer almaktadır.
5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu (24.12.2003 tarih ve 25326 sayılı Resmi Gazete)
İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar (31.12.2005 tarih ve 26040 sayılı 3. Mükerrer Resmi Gazete)
Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik (18.02.2006 tarih ve 26084 sayılı Resmi Gazete)
İç Denetçilerin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik (12.07.2006 tarih 26226 sayılı Resmi Gazete)
71
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği (26.12.2007 tarih ve 26738 sayılı Resmi Gazete)
Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi (04.02.2009 tarih, www.bumko.gov.tr)
II.B. İç Kontrole İlişkin Rol ve Sorumluluklar
İç kontrol kavramı, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun 55.maddesi’nde; “İdarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, malî bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan malî ve diğer kontroller bütünüdür.” şeklinde tanımlanmıştır.
Diğer taraftan, kamu idarelerinin malî yönetim ve kontrol sistemi, söz konusu Kanun’un 57.maddesinde, kamu idarelerinin malî yönetim ve kontrol sistemlerinin; harcama birimleri, muhasebe ve malî hizmetler ile ön malî kontrol ve iç denetimden oluştuğu hükme bağlanarak, iç kontrolün kapsamı da ortaya konulmuştur.
Kanun’un 11.maddesi incelendiğinde de malî yönetim ve kontrol sisteminin işleyişinin gözetilmesi ve izlenmesi konusunda Belediye Başkanlarının meslislerine karşı sorumlu olduğu anlaşılmaktadır. Aynı maddede, üst yöneticilerin bu sorumluluklarının gereklerini harcama yetkilileri, malî hizmetler birimi ve iç denetçiler aracılığıyla yerine getirecekleri hükme bağlanmıştır. İç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapılması ise sözü edilen Kanun’un 60.maddesi ile mali hizmetler birimine verilmiştir.
Ayrıca, Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre, strateji geliştirme birimleri, iç kontrol foksiyonunu da yürütecektir. Bu görev, söz konusu Yönetmeliğin 4.maddesi gereği, “malî hizmetler fonksiyonu kapsamında yürütülen iç kontrol faaliyetinin, diğer faaliyetleri yürüten alt birim ve personelden ayrı bir alt birim ve personel tarafından yürütülmesi zorunludur.” denilerek, uygulamaya yön verilmiştir.
Yukarıda yer verilen mevzuat hükümleri birlikte değerlendirildiğinde, iç kontrolün, harcama birimleri, muhasebe birimi ve iç denetimden oluştuğu sonucuna varılmaktadır. İç kontrolün kurulması ve geliştirilmesi ise mali hizmeler (strateji geliştirme) birimlerinin sorumluluğunda olmakla birlikte, harcama birimlerinin de bu süreçte oldukça önemli görev ve fonksiyonları bulunmaktadır.
72
Kadıköy Belediye Başkanlığı
Tablo 6 İç Kontrole İlişkin Rol ve Sorumluluklar
GÖREVLİLER YETKİ VE SORUMLULUKLAR
Üst Yönetici
İç kontrol sisteminin kurulması ve gözetimi, Mesleki değerlere ve dürüst yönetim anlayışına sahip
olunmasından, mali yetki ve sorumlulukların bilgili ve yeterli yöneticilerle personele verilmesinden, belirlenmiş standartlara uyulmasının sağlanmasından, mevzuata aykırı faaliyetlerin önlenmesinden, kapsamlı bir yönetim anlayışıyla uygun bir çalışma ortamının ve saydamlığın sağlanmasından görev ve yetkileri çerçevesinde sorumlu,
İç kontrol güvence beyanını her yıl düzenler ve idare faaliyet raporuna eklerler,
Sertifikalı adaylar arasından iç denetçileri atar ve aynı usulle görevden alırlar.
İç Denetçiler
Kurumdaki iç kontrol sistem ve süreçlerini işlevsel açıdan denetlenmesi,
Kontrol noktalarının etkinliğinin ve yeterliliğinin üst yöneticiye rapor edilmesi,
Belirli konularda danışmanlık hizmeti verilmesi
Harcama Yetkilisi
(Birim Müdürleri)
Görev ve yetki alanları çerçevesinde, iç kontrolün işleyişinden sorumlu,
Mesleki değerlere ve dürüst yönetim anlayışına sahip olunmasından, mali yetki ve sorumlulukların bilgili ve yeterli yöneticilerle personele verilmesinden, belirlenmiş standartlara uyulmasının sağlanmasından, mevzuata aykırı faaliyetlerin önlenmesinden, kapsamlı bir yönetim anlayışıyla uygun bir çalışma ortamının ve saydamlığın sağlanmasından görev ve yetkileri çerçevesinde sorumlu,
iç kontrol güvence beyanını her yıl düzenler ve birim faaliyet raporlarına eklenmesi,
Mali Hizmetler Birimi
(Strateji Geliştirme Birimi)
İç kontrol alanında üst yönetici ve harcama yetkililerine danışmanlık yapma ve bilgilendirme faaliyetinin yürütülmesi,
İç kontrolün harcama birimlerinde etkili bir şekilde yapılmasını sağlayacak düzenlemeleri hazırlar ve üst yöneticinin onayına sunulması,
Muhasebe Yetkilisi Muhasebe hizmetlerinin yapılmasından ve muhasebe kayıtlarının
usulüne ve standartlara uygun, saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasından sorumlu,
Kaynak: Maliye Bakanlığı, Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü, “Üst Yönetici Rehberi”
73
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
Ayrıca, iç kontrole ilişkin, 5018 sayılı Kanun’un 55.maddesinde, malî yönetim ve iç kontrol süreçlerine ilişkin standartlar ve yöntemler Maliye Bakanlığınca, iç denetime ilişkin standartlar ve yöntemler ise İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirleneceği, geliştirileceği ve uyumlaştırılacağı hüküm altına alınmıştır. Sözü edilen yerlere, sistemlerin koordinasyonunu sağlama ve kamu idarelerine rehberlik hizmeti verme görevi de yine aynı maddeyle verilmiştir.
Bu yetki kapsamında, Maliye Bakanlığı tarafından, 26/12/2007 tarih ve 26738 sayılı Resmi Gazetede Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği yayımlanmıştır. Söz konusu Tebliğde aşağıdaki hususlara yer verilmiştir.
“Bu çerçevede, kamu idareleri tarafından görev alanları çerçevesinde her türlü yöntem, süreç ve özellikli işlemlere ilişkin olarak belirlenebilecek ayrıntılı standartlar, 5018 sayılı Kanuna, ilgili diğer mevzuata ve Kamu İç Kontrol Standartlarına uygun olmak ve idareye münhasır spesifik süreçlere ilişkin olmak zorundadır. İdarelerce gerek görülmesi halinde hazırlanabilecek İdare Ayrıntılı İç Kontrol Standartları, idarelerin yasal ve idari yapıları ile personel ve mali durumları gibi her bir idarenin kendine özgü koşulları dikkate alınarak katılımcı yöntemlerle belirlenecek ve üst yönetici onayını izleyen 10 işgünü içinde Maliye Bakanlığına gönderilecektir.
Kamu idarelerinin, iç kontrol sistemlerinin Kamu İç Kontrol Standartlarına uyumunu sağlamak üzere; yapılması gereken çalışmaların belirlenmesi, bu çalışmalar için eylem planı oluşturulması, gerekli prosedürler ve ilgili düzenlemelerin hazırlanması çalışmalarını yürütmeleri ve bu çalışmaları en geç 31.12.2008 tarihine kadar tamamlamaları gerekmektedir. Söz konusu çalışmaların etkili bir şekilde ve zamanında yürütülmesini sağlamak üzere, idarelerin üst yöneticileri tarafından gerekli önlemler alınacaktır.
Diğer taraftan, 26.5.2006 tarihli ve 26179 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelikle belirlenen geçiş takvimi uyarınca, 2008 ve sonraki yıllarda stratejik plan ve performans programı hazırlayacak idareler, hazırlık çalışmalarında bunlara ilişkin standartları da dikkate alacaklardır. Stratejik plan ve performans programı hazırlamayacak kamu idareleri ise bu plan ve programların hazırlanması dışında kalan hususlara uyum sağlayacaklardır.”
74
RİSK DEĞERLENDİRME STANDARTLARIKONTROL FAALYETLERİ STANDARTLARIBİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARIİZLEME STANDARTLRIKONTROL ORTAMI STANDARTLARI
İÇ KONTROL STANDARTLARI
Etik Değerler ve Dürüstlük
Misyon, Organizasyon Yapısı ve Görevler
Personelin Yeterliliğive Performansı
Yetki Devri
Planlama ve Programlama
Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi
ProsedürlerinBelirlenmesi ve
Belgelendirilmesi
Faaliyetlerin Sürekliliği
Görevler Ayrılığı
Kontrol Stratejileri ve Yöntemleri
Hiyerarşik Kontroller
Bilgi Sistemleri Kontrolleri
Bilgi ve İletişim
Hata, Usulsüzlük ve YolsuzluklarınBildirilmesi
Kayıt ve DosyalamaSistemi
Raporlama
İç KontrolünDeğerlendirilmesi
İç Denetim
Kadıköy Belediye Başkanlığı
Tebliğ’de iç kontrolün kamu idarelerinde kurulması ve geliştirilmesine yönelik yöntem, süreç ve sistem konusunda da belirlemeler yapılmıştır.
75
Şekil 4 İç Kontrol Standartları Şeması
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
Kadıköy Belediye Başkanlığı, iç kontrol sistemi oluşturma hedefine başlangıç
niteliğinde bir çalışma olarak görülebilecek ilk eylem planını, 2009 yılında hazırlayarak
uygulamıştır.
III.A. 2009-2011 İç Kontrol Uyum Eylem Planının Değerlendirilmesi
Kadıköy Belediye Başkanlığı mevcut İç Kontrol Uyum Eylem Planı, 2009-2011 yıllarını
kapsayacak biçimde 2009 yılında hazırlanmıştır. Uyum Eylem Planı hazırlandığı dönemin
koşulları çerçevesinde 5 Bileşen ve 17 Standart ve 51 Genel Şart üzerine kurulmuştur. Eylem
Planında söz konusu 51 Genel Şartın yerine getirilmesi için toplam 72 Eylem öngörülmüştür.
Eylemlerin Bileşenlere dağılımı aşağıdaki gibidir.
Tablo 7 Eylemlerin Bileşenlere Dağılımı
Bileşen Standart Genel Şart Eylem
KOS 5 23 30
RDS 1 6 9
KFS 5 8 14
BİS 4 10 14
İS 2 5 5
Toplam 17 52 72
Tablonun incelenmesinden de görülebileceği üzere Kadıköy Belediye Başkanlığının
2009-2011 İç Kontrol Uyum Eylem Planında yer alan 72 eylemin 30 tanesi Kontrol Ortamı
Bileşenine aittir. Eylem Planındaki ikinci öncelik ise 14’er eylemle Kontrol Faaliyetleri Bileşeni
ile Bilgi ve İletişim Bileşeni aittir. Daha sonra sırası ile Risk Değerlendirme Bileşeni (9 eylem)
ve İzleme Bileşeni (5 eylem) gelmektedir.
76
III. 2009-2011 İÇ KONTROL UYUM EYLEM PLANI
Kadıköy Belediye Başkanlığı
KOS42%
RDS13%
BİS19%
İS7%
KFS19%
Eylemlerin Bileşenlere Dağılımı
Grafik 7 Eylemlerin Bileşenlere Dağılımı
2009 yılında hazırlanan İç Kontrol Uyum Eylem Planı ile Kadıköy Belediye
Başkanlığında oluşturulacak iç kontrol sisteminin Standartlara uygunluğunu sağlayacak olan
Eylemlerin yaklaşık %60’ı Kontrol Ortamı ve Bilgi İletişim Bileşenlerine aittir. İç kontrol
sisteminin doğası düşünüldüğünde bu beklenilen bir durumdur. Çünkü iç kontrol
sistemlerinin uygun bir kontrol ortamı üzerinde kurulmaları gerekir. Benzer şekilde uygun bir
ortamda oluşturulmuş olan iç kontrol sisteminin kendisinden beklenen faaliyetleri ve etkiyi
yaratabilmesi için de açık ve işleyen bilgi ve iletişim kanallarına ihtiyacı vardır. Bunu uygun
ortam ve açık iletişim kanallarından yararlanılarak yapılan risk değerlendirmelerine dayalı
kontrol faaliyetleri izler. Son olarak da iç kontrol sisteminin etkinliği ve işleyişi sürekli olarak
izlenmeli ve izleme sonuçlarının raporlanması yoluyla revize edilerek geliştirilmelidir.
Kadıköy Belediye Başkanlığı 2009 yılında hazırlanan İç Kontrol Uyum Eylem Planının
bu yönüyle (risklerin değerlendirilmesi ve kontrol faaliyetleri oluşturulmasındaki
önceliklendirme dışında) etkin bir iç kontrol sistemi oluşturmak konusundaki beklentileri
karşılayacak nitelikte olduğu görülmektedir. Plan ile öngörülen eylemlerin sayısı, dağılımı ve
77
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
önceliklendirmeleri, yukarıda izah edilen etkin bir iç kontrol sisteminin gerekleri ile
uyumludur.
III.A.1. Kontrol Ortamı Bileşeni
İç Kontrol Uyum Eylem Planı bileşenler bazında değerlendirildiğinde, ilk öncelikte
görülen Kontrol Ortamı Bileşenine ilişkin genel şart ve eylemlerin, Bileşeni oluşturan
standartlara dağılımı aşağıda yer almaktadır.
Tablo 8 Kontrol Ortamı Bileşeni Eylem Dağılımı
StandartlarGenel Şart Eylem
Sayı Ağırlık Sayı Ağırlık
Etik Değerler ve Dürüstlük 4 7,692 7 9,722
Misyon, Organizasyon Yapısı ve Görevler 6 11,538 6 8,333
Personelin Yeterliliği ve Performansı 8 15,384 11 15,278
Yetki Devri 4 7,692 5 6,944
Mal Bildirimi 1 1,923 1 1,389
Tabloda genel şart ve eylemlerin sayısal değerleri ile iç kontrol sistemini oluşturan
tüm genel şart ve eylemler içerisindeki ağırlıkları yer almaktadır. Bileşeni oluşturan
standartlar, sahip oldukları genel şartların ağırlıklarına göre değerlendirildiğinde, etkin bir iç
kontrol sisteminin üzerine kurulacağı kontrol ortamına ilişkin önceliklerin (1) personelin
yeterliliği, (2) organizasyon yapısı, (3) etik değerler ve (4) yetkinin uygun biçimde
devredilmesi ve (5) mal bildiriminde bulunulması olduğu görülmektedir.
Kadıköy Belediyesi İç Kontrol Uyum Eylem Planı, Kontrol Ortamı Bileşeni altındaki
eylemler açısından değerlendirildiğinde, kurulması amaçlanan iç kontrol sisteminin
önceliklerinin (1) personelin yeterliliği, (2) etik değerler, (3) organizasyon yapısı, (4) yetkinin
uygun biçimde devredilmesi ve (5) mal bildiriminde bulunulması olduğu görülmektedir.
Görüldüğü üzere Kadıköy Belediye Başkanlığı kurmayı amaçladığı iç kontrol
sisteminde “Personelin Yeterliliği ve Performansı” standardını ilk sırada önceliklendirmiştir.
Daha sonra ise “Etik Değerler ve Dürüstlük” standardı gelmektedir. Bu iki Standardın toplam
ağırlığı, Bileşenin İç Kontrol Sistemi içindeki ağırlığının (44) yaklaşık %52’ını oluşturmaktadır.
78
Kadıköy Belediye Başkanlığı
Bir iç kontrol sisteminin makul güvenceyi sağlayabilmesi açısından, insan odaklı olması ve
yüksek performans elde edilebilecek bir personel politikası öngörmesi gerektiği
düşünüldüğünde bu iki Standardın ilk sırada yer alması ve yüksek ağırlıkla önceliklendirilmesi
beklentiye uygundur.
III.A.2. Bilgi ve İletişim Bileşeni
Bilgi ve İletişim Bileşenine ilişkin genel şart ve eylemlerin, Bileşeni oluşturan
standartlara dağılımı aşağıda yer almaktadır.
Tablo 9 Bilgi ve İletişim Bileşeni Eylem Dağılımı
StandartlarGenel Şart Eylem
Sayı Ağırlık Sayı Ağırlık
Bilgi ve İletişim 2 3,846 5 6,944
Raporlama 1 1,923 1 1,389
Kayıt ve Dosyalama Sistemi 4 7,692 5 6,944
Hata Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi 3 5,769 3 4,167
Tabloda genel şart ve eylemlerin sayısal değerleri ile iç kontrol sistemini oluşturan
tüm genel şart ve eylemler içerisindeki ağırlıkları yer almaktadır. Bileşeni oluşturan
standartlar, sahip oldukları genel şartların ağırlıklarına göre değerlendirildiğinde, etkin bir iç
kontrol sisteminde riskleri görülebilir kılacak bilgi ve iletişim sistemine dair önceliklerin (1)
kayıt ve dosyalama sistemi, (2) tespit edilen usulsüzlüklerin bildirilmesi, (3) bilgi sistemi ve (4)
raporlama sistemi olduğu görülmektedir.
Kadıköy Belediyesi İç Kontrol Uyum Eylem Planı, Bilgi ve İletişim Bileşeni altındaki
eylemler açısından değerlendirildiğinde ise, kurulması amaçlanan iç kontrol sisteminin
önceliklerinin yaklaşık olarak genel önceliklerle aynı olduğu görülmektedir. Uyum Eylem
Planı, etkin bir iç kontrol sistemine ilişkin genel önceliklerle uyumlu olarak hazırlanmıştır.
Ancak Kadıköy Belediyesi etkin bir iç kontrol sistemi kurulmasında üçüncü sırada yer alan
“Bilgi ve İletişim” sistemini çok yüksek bir değer ile ağırlıklandırmıştır. Bu durum, iç kontrol
sisteminin kurulmasında acil olarak bir “bilgi iletişim sistemi” oluşturulmasına ihtiyaç
duyulduğunun göstergesidir. Kadıköy Belediye Başkanlığının “Raporlama” sistemini düşük
79
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
ağırlıkla önceliklendirmiş olmasının ise Belediyede bilgi, iletişim, kayıt ve dosyalama gibi
sistemlere duyulan ihtiyacın aciliyetinin bir dışa vurumu olduğu düşünülmektedir.
III.A.3. Risk Değerlendirme Bileşeni
Risk Değerlendirme Bileşenine ilişkin genel şart ve eylemlerin, Bileşeni oluşturan
standartlara dağılımı aşağıda yer almaktadır.
Tablo 10 Risk Değerlendirme Bileşeni Eylem Dağılımı
StandartlarGenel Şart Eylem
Sayı Ağırlık Sayı Ağırlık
Planlama ve Programlama 6 11,538 9 12,500
Tabloda genel şart ve eylemlerin sayısal değerleri ile iç kontrol sistemini oluşturan
tüm genel şart ve eylemler içerisindeki ağırlıkları yer almaktadır. Kadıköy Belediyesi İç
Kontrol Uyum Eylem Planı, Risk Değerlendirme Bileşeni altındaki eylemler açısından
değerlendirildiğinde, kurulması amaçlanan iç kontrol sisteminin önceliklerinin genel
önceliklerle aynı olduğu görülmektedir. Uyum Eylem Planı, etkin bir iç kontrol sistemine
ilişkin genel önceliklerle uyumlu olarak hazırlanmıştır. Bu durum Belediye Başkanlığınca etkin
bir iç kontrol sistemi için plan ve program kavramlarının daha önemli bulunduğunun, risk
odaklı kontrol kavramının ise henüz çok yeni ve açıklanmaya ihtiyaç duyulan bir kavram
olarak değerlendirildiğinin göstergesidir.
III.A.4. Kontrol Faaliyetleri Bileşeni
Kontrol Faaliyetleri Bileşenine ilişkin genel şart ve eylemlerin, Bileşeni oluşturan
standartlara dağılımı aşağıda yer almaktadır.
Tablo 11 Kontrol Faaliyetleri Bileşeni Eylem Dağılımı
StandartlarGenel Şart Eylem
Sayı Ağırlık Sayı Ağırlık
Prosedürlerin Belirlenmesi ve Belgelendirilmesi 2 3,846 2 2,778
Görevler Ayrılığı 1 1,923 3 4,167
80
Kadıköy Belediye Başkanlığı
Hiyerarşik Kontroller 1 1,923 1 1,389
Faaliyetlerin Sürekliliği 2 3,846 4 5,556
Bilgi Akışları 2 3,846 4 5,556
Tabloda genel şart ve eylemlerin sayısal değerleri ile iç kontrol sistemini oluşturan
tüm genel şart ve eylemler içerisindeki ağırlıkları yer almaktadır. Bileşeni oluşturan
standartlar, sahip oldukları genel şartların ağırlıklarına göre değerlendirildiğinde, etkin bir iç
kontrol sisteminde belirlenmiş riskler için oluşturulacak kontrol faaliyetlerine ilişkin
önceliklerin (1) prosedürlerin belirlenmesi, faaliyetlerin sürekliliğinin sağlanması ve bilgi
akışları, (2) hassas görevlerin birleşmemesi ve bunlara yönelik hiyerarşik kontrollerin
gerçekleştirilmesi olduğu görülmektedir.
Kadıköy Belediyesi İç Kontrol Uyum Eylem Planı, Kontrol Faaliyetleri Bileşeni altındaki
eylemler açısından değerlendirildiğinde, kurulması amaçlanan iç kontrol sisteminin
önceliklerinin (1) faaliyetlerin sürekliliğinin sağlanması ve bilgi akışları, (2) görevler ayrılığı, (3)
prosedürlerin belirlenmesi ve (4) hiyerarşik kontrollerin gerçekleştirilmesi olduğu
görülmektedir. Bu sıralama genel önceliklerle benzer olmakla birlikte Kadıköy Belediyesinde
hassa görevlerin birleşmemesine prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesinden daha
fazla öncelik verildiği görülmektedir.
III.A.5. İzleme Bileşeni
İzleme Bileşenine ilişkin genel şart ve eylemlerin, Bileşeni oluşturan standartlara
dağılımı aşağıda yer almaktadır.
Tablo 12 İzleme Bileşeni Eylem Dağılımı
StandartlarGenel Şart Eylem
Sayı Ağırlık Sayı Ağırlık
İç Kontrolün Değerlendirilmesi 2 3,846 2 2,778
İç Denetim 3 5,769 3 4,167
Tabloda genel şart ve eylemlerin sayısal değerleri ile iç kontrol sistemini oluşturan
tüm genel şart ve eylemler içerisindeki ağırlıkları yer almaktadır. Bileşeni oluşturan
standartlar, sahip oldukları genel şartların ağırlıklarına göre değerlendirildiğinde, etkin bir iç
81
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
kontrol sisteminin izlenmesi için oluşturulacak sisteme ilişkin önceliklerin (1) iç denetim, (2)iç
kontrol sisteminin değerlendirilmesi, olduğu görülmektedir.
Kadıköy Belediyesi İç Kontrol Uyum Eylem Planı, Kontrol Faaliyetleri Bileşeni altındaki
eylemler açısından değerlendirildiğinde, kurulması amaçlanan iç kontrol sisteminin
önceliklerinin genel önceliklerle aynı sıralama ve ağırlıkta olduğu görülmektedir. Uyum Eylem
Planı, etkin bir iç kontrol sistemine ilişkin genel önceliklerle uyumlu olarak hazırlanmıştır.
III.B. Uygulama Sonuçlarının Değerlendirilmesi
İç Kontrol Sistemine yönelik olarak Danışman Ekip tarafından gerçekleştirilen yerinde
inceleme ve görüşmeler ile 2009 yılında hazırlanan İç Kontrol Uyum Eylem Planında yer alan
eylemlere ilişkin uygulama sonuçları tespit edilmeye ve değerlendirilmeye çalışılmıştır.
Uygulama sonuçları değerlendirildiğinde Kadıköy Belediye Başkanlığının 2009 yılında
hazırlanan İç Kontrol Uyum Eylem Planında yer alan 72 eylemden yaklaşık 30 eylemin
gerçekleştirildiği görülmektedir. 2009-2012 döneminde gerçekleştirilmesi öngörülen yaklaşık
40 eylem ise bu dönemde gerçekleştirilememiştir. Gerçekleştirilen eylemlerden bir kısmının
tamamlandığı, bir kısmında ise eksiklikler olduğu görülmektedir.
Genel olarak bakıldığında, yukarıda yer alan göstergeler açısından 2009 yılında
hazırlanan İç Kontrol Uyum Eylem Planının gerçekleşme performansı oldukça düşüktür.
Ancak gerek stratejik yönetim gerekse risk odaklı kontrol ve İç Kontrol Sistemleri henüz
ülkemiz kamu yönetiminde çok yeni kavramlardır. Söz konusu Eylem Planı bu kavramların
henüz yeni tartışılmaya başlanıldığı 2009 yılında hazırlanmıştır. Üstelik de İdarenin hazırladığı
ilk Plan olma özelliğini de taşımaktadır. Bu açıdan bakıldığında 2009 yılında hazırlanan İç
Kontrol Uyum Eylem Planının gerçekleşme performansındaki düşüklük beklentilerden çok da
farklı görünmemektedir.
Belediye Başkanlığının İç Kontrol Uyum Eylem Planında yer alan eylemleri
gerçekleştirirken yaşadığı eksikliklerin nedenleri incelenecek olursa, gerçekleştirilen
eylemlerde gözlemlenen eksikliğin temel olarak fiziki, beşeri, mali vb. konularda yaşanan
yetersizliklerden kaynaklandığı görülmektedir.
82
Kadıköy Belediye Başkanlığı
İdarenin sahip olduğu kaynaklarda gözlenen yetersizlikler bir kenarda tutulacak
olursa, 2009-2012 döneminde gerçekleştirilen eylemlerde karşılaşılan eksikliklerin önemli bir
bölümü iletişim sorunlarından kaynaklanmaktadır. Belediyenin karşı karşıya kaldığı bir diğer
eksiklik alanı ise hayata geçirilen eylemlerin yaygınlaştırılamaması olmuştur. Bu durumda
İdarenin eylemlere yönelik faaliyetlerinde organizasyonel yapı ve süreçlerde tıkanmalarla
karşılaşmış olduğunu söylemek çok da yanlış olmayacaktır.
Gerçekleştirilen eylemlerde yaşanan diğer eksiklikler ise eylemlerde sürekliliğin
sağlanamaması ve çalışanlar ile diğer paydaşların yeterli ölçüde bilgilendirilememesidir.
Uyum Eylem Planında yer alan eylemlerden 2009-2011 döneminde
gerçekleştirilememiş olanlarda karşılaşılan sorunlar incelendiğinde, eylemlerin
gerçekleştirilememesinin temel nedeni olarak yaşanan yetersizlikler ve sahiplenme eksikliği
karşımıza çıkmaktadır. İdarenin sahip olduğu kaynaklarda gözlenen yetersizlikler ciddi bir
sorun olmakla birlikte, çalışan ve yöneticilerin kontrol faaliyetlerine ilişkin eylemlere yani
aslında ve iç kontrol sistemine olan tutumları çok ciddi bir risk alanı oluşturmaktadır. Bu
durumda İdarenin kaynak yapısının ya da dağıtımının etkin olmadığını söylemek çok da yanlış
olmayacaktır.
Uyum Eylem Planında yer alan eylemlerden 2009-2011 döneminde
gerçekleştirilememiş olanlarda karşılaşılan sorunlar incelendiğinde, eylemlerin
gerçekleştirilememesinin bir başka nedeni de yaşanan organizasyon sorunları karşımıza
çıkmaktadır.
İç Kontrol Uyum Eylem Planında yer alan eylemlerde gözlemlenen sorun ve
eksikliklerin organizasyonel yapı ve süreçlerde yoğunlaşması bizi ister istemez Bilgi ve İletişim
Bileşenine yönlendirmektedir. Bilindiği üzere etkin bir iç kontrol sisteminde risk
değerlendirmelerinin gereği gibi yapılabilmesi için kurumda işlevsel ve etkili bilgi ve iletişim
sistemlerinin bulunması gerekmektedir. Risk Değerlendirme Bileşeni eylemlerinde
gözlemlenen performans düşüklüğü bizi söz konusu bilgi ve iletişim sistemlerine
yönlendirmekte, sorun ve eksikliklerin organizasyonel yapı ve süreçlerde yoğunlaşması ise
83
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
bilgi
ve
iletişim sistemlerinin oluşturulmasına ilişkin eylemlerin gereğince karşılanmadığını
düşündürmektedir.
IV.A. Kadıköy Belediye Başkanlığı İç Kontrol Uyum Eylem Planı Yönetim Süreci
İç kontrol, kamu idarelerine tahsis edilen kaynakların stratejik plan ve performans
programlarıyla belirlenen amaç ve hedefler doğrultusunda, mevzuata uygun, etkili, ekonomik
ve verimli bir şekilde kullanılması, varlık ve kaynakların korunması, yolsuzluk ve
usulsüzlüklerin önlenmesi, zamanında, doğru ve güvenilir bilgi üretilmesi konularında yeterli
güvence sağlayan bir yönetim aracı olarak yukarıda tanımlanmıştı. Bu açıdan bakıldığında, iç
kontrol sisteminin oluşturulması çalışmaları, mevzuatın beklentilerinin karşılanmasından çok
daha fazla anlam ifade etmekte, idarenin faaliyetlerine değer katan yönetim araçlarının
geliştirilmesi fırsatı olarak değerlendirilmektedir.
Kadıköy Belediyesinde 2009-2011 İç Kontrol Uyum Eylem Planının uygulama süresinin
sonuna gelinmesi nedeniyle bir gözden geçirme ve değerlendirme çalışması yapılması
gerekmiştir. Bu gözden geçirme çalışması sonuçlarından da yola çıkarak gelecek döneme
ilişkin bir İç Kontrol Uyum Eylem Planı hazırlanması zarureti doğmuştur.
İç kontrole yönelik bu çalışmalarla ilgili olarak öncelikle bir iş programı ve çalışma
takvimi belirlenmiş, çalışmalar bu program dâhilinde yürütülmüştür. Bu kapsam içinde
sürecin yönetimi ve çalışmaların teknik altyapısını güçlendirmek amacıyla Sayın Erkan
Karaarslan yönetimindeki danışman ekipten teknik destek alınmıştır.
İç Kontrol Uyum Eylem Planı hazırlıkları kapsamında ilk olarak bir Çalışma Grubu
oluşturulmuştur. Çalışma Grubu, danışman ekibin de katkılarıyla öncelikle 2009-2011 İç
84
IV. 2013-2014 İÇ KONTROL UYUM EYLEM PLANI
Kadıköy Belediye Başkanlığı
Kontrol Uyum Eylem Planını ve uygulama sonuçlarını değerlendirmiştir. Daha sonra Uyum
Eylem Planı Çalışma Grubu, yetkinlik ve ilgilerine göre, iç kontrol bileşenleri bazında küçük
gruplara ayrılmıştır. Bu şekilde oluşturulan çalışma grupları, önceki Uyum Eylem Planı
sonuçlarından da yararlanarak, temsil ettikleri bileşene ait genel şartlara ilişkin mevcut
durumu analiz etmişlerdir. Daha sonra her bileşen grubu, tespit ettikleri mevcut durumun İç
Kontrol Standartlarına uygun hale getirilmesi için Genel Şart bazında gerçekleştirilmesi
gereken eylemleri belirlemiş ve bunları “Eylem Matrisleri” haline getirmişlerdir. Daha sonra
danışman ekibin katkılarıyla Eylem Matrislerinde yer alan faaliyetler analiz edilerek
sınıflandırılmış ve gelecek döneme ilişkin İç Kontrol Uyum Eylem Planı oluşturulmuştur.
Şekil 5 İç Kontrol Çalışmaları Akış Şeması
Kadıköy Belediyesi İç Kontrol Uyum Eylem Planı Çalışma Grubunun danışman ekip
rehberliğinde gerçekleştirdiği çalışmalara ilişkin iş akışlarını yukarıdaki gibi ifade etmek
mümkündür.
IV.B. Kadıköy Belediye Başkanlığı İç Kontrol Eylem Matrisleri
Kadıköy Belediye Başkanlığı İç Kontrol Uyum Eylem Planını oluşturan eylemler izleyen
sayfada bileşen, standar ve genel şart bazında bir tablo aracılığıyla özetlenmiştir. Özet
Tabloda yer alna eylemlerin bileşenler bazında detayları, ilerleyen sayfalarda “Eylem
Matrisleri” olarak düzenlenmiştir. Son olarak ise tamamlanma tarihleri ve sorumlu
85
İÇ KONTROLE İLİŞKİN YAPININ ETKİN İŞLEMESİ İÇİN KURUMSAL KAPASİTENİN GELİŞTİRİLMESİ
FAALİYETLER TEMELİNDE MATRİSİN DOLDURULMASI
ÇÖZÜM ÖNERİLERİNİN GELİŞTİRİLMESİ
SORUNLARIN ÖNCELİKLENDİRİLMESİ
SORUNLARIN BELİRLENMESİ
B
U
SONRA
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
birimlerine göre eylemler ile Eylem Planı kapsamında gerçekleştirilecek eğitimler ayrı tablolar
halinde yer almaktadır.
86
Tablo 13 İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı Sayısal VerileriİÇ KONTROL BİLEŞENLERİ
STANDART KODU STANDART ADI GENEL ŞART
SAYISIBELİRLENEN EYLEM
SAYISI
KONTROL ORTAMI
1 Etik değerler ve dürüstlük 6 192 Misyon, organizasyon yapısı ve görevler 7 213 Personelin yeterliliği ve performansı 8 264 Yetki devri 5 3
RİSK DEĞERLENDİRME5 Planlama ve programlama 6 156 Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi 3 14
KONTROL FAALİYETLERİ
7 Kontrol stratejileri ve yöntemleri 4 98 Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi 3 69 Görevler ayrılığı 2 5
10 Hiyerarşik kontroller 2 411 Faaliyetlerin sürekliliği 3 712 Bilgi sistemleri kontrolleri 3 4
BİLGİ VE İLETİŞİM
13 Bilgi ve iletişim 7 2414 Raporlama 4 315 Kayıt ve dosyalama sistemi 6 1616 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi 3 4
İZLEME 17 İç kontrolün değerlendirilmesi 5 718 İç Denetim 2 5
TOPLAM 79 192Tablo 14 Kontrol Ortamı Standartları Sayısal Verileri
I-KONTROL ORTAMI STANDARTLARI
87
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
Standart
Kod NoStandart ve Genel Şart Mevcut Durum
Eylem Kod No
Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim
İşbirliği Yapılacak
BirimÇıktı Sonuç Tamamlan
ma Tarihi Açıklama
KOS 1 Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır.
KO
S 1
.1
İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir.
Hazırlanmış bir İç Kontrol Uyum Eylem Planı mevcuttur. İç kontrol konusunda çalışmalar sürdürülmektedir.
KOS 1.1.1
Belediyemizde her yıl gerçekleştirilen “Mevzuattaki Değişiklikler” konulu eğitimlere “İç Kontrol” başlığı dahil edilecektir.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md.
Mali Hizmetler Md. Eğitim Programı Mart 2013
Eğitim planının açıklanması ve eğiticilerin eğitimi
KOS 1.1.2
Aday memurlara verilen oryantasyon eğitimlerine “iç kontrol” başlığının eklenmesi sağlanacaktır.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Tüm Birimler Eğitim Programı Sürekli
KOS 1.1.3
Belediye intranet sayfasında “iç kontrol” bölümü oluşturulacak, yapılan çalışmalar ve eğitim dokümanları ile portal sürekli güncel tutulacaktır.
Bilgi İşlem Md. Mali Hizmetler Md. İntranet Sayfası Haziran 2013
KO
S 1
.2
İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdır.
İç kontrol konusuna olumlu bakılmaktadır.
KOS 1.2.1
İç Kontrol Uygulama Genelgesi hazırlanacaktır. Bu Genelgeye uyum izlenecektir.
Üst Yönetim Mali Hizmetler Md.
İç Kontrol Uygulama Genelgesi Gerçekleştirilecek Eylemler Listeleri
Sürekli
KOS 1.2.2
Yöneticiler İç kontrol Uygulama Genelgesi eki Listelerde yer alan eylemlerin hayata geçirilmesi için kendi Müdürlüklerinin detaylı iş planlarını hazırlayacaklardır.
Mali Hizmetler Md. Tüm Birimler Özel Planlar Haziran 2013
KO
S
1.3
Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır.
Makul güvence sağlanmaktadır.
Makul güvence sağlandığı için eylem öngörülmemiştir.
I-KONTROL ORTAMI STANDARTLARI
88
Kadıköy Belediye Başkanlığı
Standart
Kod NoStandart ve Genel Şart Mevcut Durum
Eylem Kod No
Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim
İşbirliği Yapılacak
BirimÇıktı Sonuç Tamamlan
ma Tarihi Açıklama
KO
S 1.
4 Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır.
Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmakta olup, devamı ve kolay ulaşılabilmesi amacıyla sistem geliştirilebilir.
KOS 1.4.1
Süreç Yönetimiyle bütünleşik Belediyemizde bir elektronik evrak yönetim sistemi kurulacaktır. Elektronik imza uygulamasına geçiş çalışmaları yürütülecektir.
Bilgi İşlem Md. Tüm Müdürlükler Elektronik Evrak Yönetim Sistemi Mart 2014
KOS 1.4.2
Belediyemizin misyon ve vizyonu ile Birimlerin amaç ve hedefleri arasındaki ilişki konusunda bilgilendirme toplantıları düzenlenecektir.
Mali Hizmetler Md. Tüm Müdürlükler Toplantı Programı Eylül 2013
KOS 1.4.3
Eğitim materyallerinin Belediye İntranet sayfasında yayınlanması ve buna ilişkin düzenli duyurular yapılması sağlanacaktır.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Bilgi İşlem Md.
Eğitim Materyalleriİntranet Sayfası
Sürekli
KOS 1.4.4
Yönetim Bilgi Sistemleri Çalışma Grubu oluşturulacak ve Belediyenin yürüttüğü faaliyetlerde kullanılacak yönetim bilgi sistemleri konusunda bir ihtiyaç analizi çalışması yapılacaktır.
Bilgi İşlem Md. Bilgi İşlem Md.
Yönetim Bilgi Sistemleri Çalışma Grubu veİhtiyaç Analizi Raporu
Eylül 2013
KO
S 1.
5
İdare personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır.
Personele ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmaktadır.
KOS 1.5.1
SYS kapsamında tüm birimler ve pozisyonlar için iş ve görev tanımları yapılacak ve Birimlere tebliğ edilecektir.
Mali Hizmetler Md. Tüm Birimler İş ve Görev
Tanımları Eylül 2013
KOS 1.5.2
Personel Memnuniyet Anketi ile çalışanların memnuniyet durumu ölçülecektir.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md.
Mali Hizmetler Müdürlüğü
Anket FormlarıSonuç Raporu Eylül 2013
KOS 1.5.3
Personel performans göstergeleri oluşturulacak, personel atama ve yer değiştirmelerinde bu göstergeler dikkate alınacaktır.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Tüm Birimler
Personel performans göstergesi envanteri
Mart 2014
KOS 1.5.4
Başarılı personelin ödüllendirilmesi amacıyla sistematik, objektif bir yaklaşım oluşturulmasına dair bir prosedür çıkarılması sağlanacaktır.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Tüm Birimler Ödül prosedürü Mart 2014
KOS 1.5.5
Hizmet Kalitesini ölçmek adına Kadıköy İlçesi Sakinlerine Vatandaş Memnuniyet Anketi yapılacaktır.
Özel Kalem Md. Tüm Birimler Anket Eylül 2013
KOS 1.5.6
Belediyenin hizmet standartları envanteri güncellenecektir.
Mali Hizmetler Md. Tüm Birimler hizmet envanteri Aralık 2013
I-KONTROL ORTAMI STANDARTLARI
89
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
Standart
Kod NoStandart ve Genel Şart Mevcut Durum
Eylem Kod No
Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim
İşbirliği Yapılacak
BirimÇıktı Sonuç Tamamlan
ma Tarihi Açıklama
KO
S 1.
6
İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır.
Her yıl düzenlenen Faaliyet Raporu ekinde bulunan “İç Kontrol Güvence Beyanı” üst yönetici ve harcama yetkilileri tarafından imzalanmaktadır. Faaliyetlere ilişkin dokümanların tüm bilgileri içerir doğru tam ve güvenilir bir şekilde hazırlanmasını sağlamaya yönelik çalışmalar sürdürülecektir.
KOS 1.6.1
Süreç Yönetim Sistemi kapsamında birimlerde faaliyetlere ilişkin bilgi ve belgelerin neler olduğu ve oluşturulma süreçleri tanımlanacaktır.
Mali Hizmetler Md. Tüm Birimler Değerlendirme
Raporu Mart 2014
KOS 1.6.2
Bütünleşik Bilgi sistemi kurulum çalışmalarına başlanacaktır. Bilgi İşlem Md. Tüm Birimler Bilgi Yönetim
Sistemi Yönergesi Haziran 2013
KOS 1.6.3
Tanımlanan bilgi ve belgelere ilişkin, güvenli ve bütünleşik bir veri alt yapısı oluşturulacaktır.
Bilgi İşlem Md. Tüm Birimler Veri Seti Aralık 2013
KOS 1.6.4
SYS Çalışmaları tamamlandıktan sonra birimler tarafından kullanılan yazılım, form ve belgelerdeki ortak olan bilgilerin standardize edilmesi ve tek bir kaynaktan elde edilmesi sağlanacaktır.
Mali Hizmetler Md. Tüm Birimler Standart Form
Seti Mart 2014
KOS 2Misyon, organizasyon yapısı ve görevler: İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır.
KO
S 2
.1
İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır.
Belediyemiz misyonu ve vizyonu Stratejik Planımızın içinde internet sitesinde yayınlanmaktadır. Misyon ve vizyonun içselleştirilmesi çalışmaları yapılmalıdır.
KOS 2.1.1
Misyon ve Vizyonun görsel temalarla dikkat çekici hale getirilip panolar kullanılarak duyurulması sağlanacaktır.
Özel Kalem Md. Destek Hizmetleri Md. Panolar Haziran 2013
KOS 2.1.2
Misyon ve Vizyonun Kurumun web sayfası girişinde dikkat çekici bir biçimde yer alması sağlanacaktır.
Bilgi İşlem Md. Özel Kalem Md. Web Sayfası Haziran 2013
KOS 2.1.3
Misyon ve Vizyonun Kuruma ait tanıtım broşürlerinde bulunması sağlanacaktır. Özel Kalem Md. Destek Hizmetleri
Md. Broşür Haziran 2013
KO
S 2
.2
Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır.
SYS Çalışmaları kapsamında süreç dizinleri ve iş akışlarının oluşturulmasına devam edilmektedir. Bundan sonra iş akışlarında yer alan görev tanımları yazılı olarak oluşturulması ve duyurulması sağlanmalıdır.
KOS 2.2.1
Süreç ve iş akışları değerlendirilerek tüm birimlere ait yapılan görev tanımları gözden geçirilecektir.
Mali Hizmetler Md. Tüm Birimler
Güncellenen görev ve iş tanımları
Haziran 2013
KOS 2.2.2
Her Birimin Meclis Kararıyla onaylanmış Görev ve Çalışma yönetmelikleri SYS çalışmaları sonrasında güncellenecektir.
Mali Hizmetler Md. Tüm Birimler
Güncellenen Görev ve Çalışma Yönetmelikleri
Eylül 2013
KOS 2.2.3
Güncellenen Görev ve Çalışma Yönetmelikleri, görev tanımları ve iş süreçleri birim organizasyon şemaları ile desteklenip web sayfasında yayınlanacaktır.
Mali Hizmetler Md. Tüm Birimler Web Sayfası Eylül 2013
90
Kadıköy Belediye Başkanlığı
I-KONTROL ORTAMI STANDARTLARIStanda
rtKod No
Standart ve Genel Şart Mevcut Durum
Eylem Kod No
Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim
İşbirliği Yapılacak
BirimÇıktı Sonuç Tamamlan
ma Tarihi Açıklama
KO
S 2
.3
İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir.
Birim ve alt birimler bazında görev tanımları yapılmıştır ancak personel bazında görev dağılımı ve bunların yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgeleri Süreç Yönetim Sistemi ile bütünleşik bir biçimde bulunmamaktadır.
KOS 2.3.1
SYS çalışmaları sonrasında Birim bazında personel yetki ve sorumluluklarını da içeren görev dağılım çizelgeleri hazırlanacak ve tebliğ edilecektir.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Tüm Birimler Görev Dağılım
Çizelgesi Aralık 2013
KO
S 2
.4
İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir.
Belediyemizin ve birimlerinin teşkilat şemaları mevcut olup buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımlarının güncellenmesi gerekmektedir.
KOS 2.4.1
Görev dağılımı ile ilişkili işlevsel teşkilat şeması, personel isim listesini de kapsayacak şekilde güncellenecek.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Tüm Birimler Teşkilat Şeması Eylül 2013 Revizyon
Aralık 2013
KOS 2.4.2
Güncellenen Teşkilat Şeması İsim Listesi ile beraber intranete yüklenecektir.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Bilgi İşlem Md. Teşkilat Şeması Eylül 2013 Revizyon
Aralık 2013
KOS 2.4.3
Güncellenen Teşkilat Şeması girişte yerleşim planı halinde, katlarda ise kat planı halinde bulundurulacaktır.
Destek Hizmetleri Md. Tüm Birimler Yerleşim Planı
Kat Planı Haziran 2013 Revizyon Aralık 2013
KOS 2.4.4
Oda girişlerinde çalışan personelin isimleri oda planı şeklinde bulundurulacaktır.
Destek Hizmetleri Md. Tüm Birimler Oda Planları Haziran 2013 Revizyon
Aralık 2013
KOS 2.4.5
Danışma, Santral ve Çağrı Merkezindeki personelin fonksiyonel (birimlerin görevleri) teşkilat şeması ve isim listesini bilmesi sağlanacaktır.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md.
Mali Hizmetler Md.
Eğitim Materyalleri Aralık 2013
91
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
I-KONTROL ORTAMI STANDARTLARIStanda
rtKod No
Standart ve Genel Şart Mevcut Durum
Eylem Kod No
Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim
İşbirliği Yapılacak
BirimÇıktı Sonuç Tamamlan
ma Tarihi Açıklama
KO
S 2
.5
İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde olmalıdır.
Belediyemizin ve birimlerinin teşkilat şemasının güncellenmesine müteakip birimlere ait takip edilmesi gereken rapor çizelgeleri tespit edilmelidir..
KOS 2.5.1
Teşkilat şeması süreçler ve iş akışları üzerinden yeniden gözden geçirilecektir.
Mali Hizmetler Md. Tüm Birimler Gözden Geçirme
Raporu Haziran 2013
KOS 2.5.2
Birimlerin temel yetki ve sorumlulukları ile süreçler arasındaki ilişkinin gerektirdiği fonksiyonel bir organizasyon yapısı oluşturulacaktır.
Mali Hizmetler Md. Tüm Birimler
Fonksiyonel Organizasyon Şeması
Aralık 2013
KOS 2.5.3
Fonksiyonel Organizasyon Şeması çerçevesinde birimlere devredilen yetki ile raporlama sorumluluğu ve hesap verilebilirlik arasındaki ilişkiyi gösterecek bir Raporlama Prosedürleri Seti oluşturulacaktır.
Mali Hizmetler Md. Tüm Birimler Raporlama
Prosedürleri Seti Mart 2014
KO
S 2
.6
İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır.
Hassas Görevler belirlenmemiştir.
KOS 2.6.1 Hassas Görevler Yönetmeliği çıkartılacaktır. Mali Hizmetler
Md. Tüm Birimler Hassas Görevler Yönetmeliği Eylül 2013
KOS 2.6.2
SYS çalışmaları sonrasında Hassas Görevler Listesi oluşturulacaktır.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Tüm Birimler Hassas Görevler
Listesi Aralık 2013
KOS 2.6.3
Hassas görevlere ilişkin prosedürler oluşturulacak ve personele duyurulacaktır.
Mali Hizmetler Md.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md.
Hassas Görevler Yönergesi Mart 2014
KO
S 2
.7
Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır.
Görev ve sorumluluklar hiyerarşik olarak izlenmektedir.
KOS 2.7.1
Müdürlükler içinde İlerleme Toplantıları yapılacaktır.
Mali Hizmetler Md. Tüm Birimler Toplantı Programı Her Ay
KOS 2.7.2
Başkan yardımcıları tarafından İzleme Toplantıları yapılacaktır. Üst Yönetim Tüm Birimler Toplantı Programı Her Hafta
KOS 2.7.3
Yönetim Gözden Geçirme Toplantıları yapılacaktır. Üst Yönetim Tüm Birimler Toplantı Programı Her Ay
92
Kadıköy Belediye Başkanlığı
I-KONTROL ORTAMI STANDARTLARIStanda
rtKod No
Standart ve Genel Şart Mevcut Durum
Eylem Kod No
Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim
İşbirliği Yapılacak
BirimÇıktı Sonuç Tamamlan
ma Tarihi Açıklama
KOS 3Personelin yeterliliği ve performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır.
KO
S 3
.1
İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik olmalıdır.
İnsan kaynakları, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya uygun yönetilmektedir. Ancak belirlenmiş yöntem ve dokümanlara dayalı bir sistem kurulmasına ihtiyaç vardır.
KOS 3.1.1
Belediyenin Stratejik Planında yer alan amaç ve hedeflere ilişkin olarak İnsan Kaynakları Stratejisi Dokümanı hazırlanacaktır.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Tüm Birimler
İnsan Kaynakları Stratejisi Dokümanı
Aralık 2013
Sayı ve nitelik olarak insan kaynağı stratejisi belirlenecektir.
KOS 3.1.2
Tüm Belediye çalışanlarına yönelik nicelik, nitelik ve yetkinlikler çalışması yapılacaktır.
Mali Hizmetler Md. Tüm Birimler
İnsan Kaynakları Mevcut Durum Raporu
Ocak 2014
KOS 3.1.3
Her yıl Performans Programı çalışmaları kapsamında Harcama Birimleri ile insan kaynakları analizleri yapılacaktır.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Tüm Birimler İnsan Kaynakları
Analizi RaporHer Yıl (Haziran)
Boşluk Analizleri (sayı ya da nitelik açısından boşluk)
KOS 3.1.4
Gerçekleştirilen Analiz çerçevesinde Belediye Başkanlığının İnsan Kaynakları Eylem Planı hazırlanacak ve uygulanacaktır.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Tüm Birimler İnsan Kaynakları
Eylem Planı Her Yıl (Eylül)
KO
S 3
.2
İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır.
Kurumun yönetici ve personelinin görevlerini etkili biçimde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmasını sağlayacak çalışmalara ilişkin prosedürler oluşturulmalıdır.
KOS 3.2.1
Yönetici ve diğer çalışanlar için Norm Kadro Çalışması sonuçları da dikkate alınarak yetkinlik kriterleri (eğitim, bilgi, deneyim) oluşturulacaktır.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Tüm Birimler Yetkinlik
Kriterleri Haziran 2013
KOS 3.2.2
SYS çalışmaları sonrasında tüm görevler için bir Prosedürler Seti oluşturulacak ve Belediye intranet sayfasında güncel olarak erişime açılacaktır.
Mali Hizmetler Md. Bilgi İşlem Md. Prosedürler Seti Mart 2014
KOS 3.2.3
Belediye çalışan ve yöneticilerinin kişisel gelişim taleplerini iletecekleri bir sistem oluşturulacaktır.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Tüm Birimler İnsan Kaynakları
İç Genelgesi Haziran 2013
Kişisel gelişim taleplerinin toplanması ve değerlendirilmesi
93
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
I-KONTROL ORTAMI STANDARTLARIStanda
rtKod No
Standart ve Genel Şart Mevcut Durum
Eylem Kod No
Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim
İşbirliği Yapılacak
BirimÇıktı Sonuç Tamamlan
ma Tarihi Açıklama
KO
S 3
.3
Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir.
Belediyemizde, mesleki yeterliliğe ve belirlenecek kriterlere göre görevlendirme yapılmasını sağlayacak kontrol mekanizmaları oluşturmaya ihtiyaç bulunmaktadır.
KOS 3.3.1
Personel alımlarında, görevler için belirlenmiş olan Yetkinlik Kriterleri değerlendirmelere esas teşkil edecektir.
Üst Yönetim Tüm Birimler İnsan Kaynakları İç Genelgesi Mart 2014 Atanma
kriterleri
KOS 3.3.2
Yer değişikliklerinde yetkinlik kriterleri esas alınacak ve hizmetin devamlılığı ile personelin durumu da dikkate alınacaktır.
Üst Yönetim İnsan Kaynakları ve Eğitim Md.
İnsan Kaynakları İç Genelgesi Mart 2014 Yer değiştirme
kriterleri
KOS 3.3.3
Belediye organizasyonundaki kariyer görevler tespit edilecek ve bu görevlere ilişkin kariyer planları oluşturulacaktır.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Tüm Birimler İnsan Kaynakları
İç Genelgesi Eylül 2013Kariyer Planlaması kriterleri
KO
S 3
.4
Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır
Kurumumuzda işe alınmalarda kamu personeli seçimine yönelik mevzuat hükümleri uygulanmaktadır. Yine görevde yükselmeler mevzuat hükümlerince yerine getirilmektedir.
KOS 3.4.1
Personelin performansının izlenebileceği bir raporlama sistemi oluşturularak Personel Yönetim Sistemine bir modül olarak eklenecektir.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Bilgi İşlem Md.
Performans Değerlendirme Modülü
Mart 2014
94
Kadıköy Belediye Başkanlığı
I-KONTROL ORTAMI STANDARTLARIStanda
rtKod No
Standart ve Genel Şart Mevcut Durum
Eylem Kod No
Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim
İşbirliği Yapılacak
BirimÇıktı Sonuç Tamamlan
ma Tarihi Açıklama
KO
S 3
.5
Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir.
Belediyemizin eğitim faaliyetleri gerçekleştirilen eğitim ihtiyaç analizleri ve yıllık eğitim programları çerçevesinde yürütülmektedir. Ancak eğitim programlarına temel teşkil eden ihtiyaç analizlerinin daha detaylı ve kariyer planlaması esaslı olarak yapılabilir.
KOS 3.5.1
Belediye hizmetlerinde görev alacak tüm personel için temel eğitim konuları belirlenecek ve yeni atanan tüm personele bu eğitimler uygulanacaktır.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Tüm Birimler Temel Eğitim
ProgramıHer Yıl (Aralık)
KOS 3.5.2
Yetkinlik Kriterleri esas alınarak her görev için eğitim konuları belirlenecek ve yapılacak boşluk analizleri (3.1.3) çerçevesinde personele uygulanacaktır.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Tüm Birimler Mesleki Yetkinlik
Eğitim ProgramıHer Yıl (Aralık)
KOS 3.5.3
Yer değiştirme suretiyle atanan tüm personelin Yetkinlik Kriterleri çerçevesinde atandıkları görev için belirlenen konulardaki eğitimlere katılımı sağlanacaktır.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Tüm Birimler Mesleki Yetkinlik
Eğitim Programı Sürekli
KOS 3.5.4
Kariyer Görevlere atanma şartlarını taşıyan personelin Yetkinlik Kriterleri çerçevesinde o görevler için belirlenen konulardaki eğitimlere katılımı sağlanacaktır.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Tüm Birimler Mesleki Yetkinlik
Eğitim Programı Sürekli
KOS 3.5.5
Yönetici kadrolarında görev yapan personel için yönetim becerileri eğitimi programı hazırlanıp uygulanacaktır.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Tüm Birimler
Yönetim Becerileri Eğitim Programı
Her Yıl (Aralık)
KOS 3.5.6
Mevzuat Takip Sorumlularından gelen bilgiler çerçevesinde mevzuattan kaynaklanan değişikliklere ilişkin eğitim programı düzenlenecektir.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Tüm Birimler Mevzuat Eğitim
ProgramıHer Yıl (Aralık)
KOS 3.5.7
Kurumsal kimliğe katkı sağlayacak, performansı yükseltecek, verimi ve motivasyonu arttıracak konularda eğitimler uygulanacaktır.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Tüm Birimler Kişisel Gelişim
Eğitim ProgramıHer Yıl (Aralık)
95
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
I-KONTROL ORTAMI STANDARTLARIStanda
rtKod No
Standart ve Genel Şart Mevcut Durum
Eylem Kod No
Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim
İşbirliği Yapılacak
BirimÇıktı Sonuç Tamamlan
ma Tarihi Açıklama
KO
S 3
.6
Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel ile görüşülmelidir.
Bu işlemler geleneksel metotlarla yürütülmektedir.
KOS 3.6.1
Çalışanlara yönelik olarak bir “performans esaslı değerlendirme” projesi başlatılacaktır. Proje kapsamında her pozisyon için "bireysel performans değerlendirme kriterleri" tanımlanacaktır.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Tüm Birimler
Bireysel Performans Değerlendirme Kriterleri
Aralık 2013
KOS 3.6.2
Birim yöneticileri tarafından Birim Özel Hedef Tabloları ve İş Dağılım Tabloları çerçevesinde çalışanların performansları Bireysel Performans Kriterlerine göre değerlendirilecektir.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Tüm Birimler
Performans Değerlendirme Formları
Her Yıl (Aralık)
KOS 3.6.3
Değerlendirme sonuçları personele yazılı olarak tebliğ edilecek ve düşük performans sergileyen personel ile görüşme yapılacaktır.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Tüm Birimler Görüşme
TutanaklarıHer Yıl (Aralık)
KO
S 3
.7
Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmelidir.
Bu işlemler geleneksel metotlarla yürütülmektedir.
KOS 3.7.1
Performansı yetersiz bulunan personel her yıl yapılacak boşluk analizlerine dahil edilecek ve yetersiz olduğu hususlara ilişkin eğitim alması sağlanacaktır.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Tüm Birimler Mesleki Yetkinlik
Eğitim Programı Her Yıl (Mart)
KOS 3.7.2
Eğitim programlarına katılmasına rağmen takip eden yıl aynı alanlardaki performansı yetersiz bulunan personel aynı birimde farklı bir görevde değerlendirilecektir.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Tüm Birimler Görev Dağılımı
Değişikliği Yazısı Sürekli
KOS 3.7.3
Performans yetersizliği nedeniyle görevi değiştirilen personelin bu görevdeki performansının da geliştirilememesi halinde görev yaptığı birim değiştirilecektir.
Üst Yönetim İnsan Kaynakları ve Eğitim Md.
Yer Değiştirme Yazısı Sürekli
KOS 3.7.4
Yapılan performans değerlendirmelerinde yüksek performans gösteren personelin ödüllendirilmesine yönelik düzenlemeler yapılacaktır.
Üst Yönetim İnsan Kaynakları ve Eğitim Md.
Ödül ve Teşvik Yönergesi Haziran 2013
96
Kadıköy Belediye Başkanlığı
I-KONTROL ORTAMI STANDARTLARIStanda
rtKod No
Standart ve Genel Şart Mevcut Durum
Eylem Kod No
Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim
İşbirliği Yapılacak
BirimÇıktı Sonuç Tamamlan
ma Tarihi Açıklama
KO
S 3
.8
Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve personele duyurulmalıdır.
Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin hususlar mevcut düzenlemelerle belirlenmiştir. Ancak tüm personelin erişiminin sağlanması konusunda iyileştirmelere ihtiyaç vardır.
KOS 3.8.1
Personel İstihdamı, yer değiştirme usulü, üst görevlere atanma usulü, performans değerlendirmesi, izin kullanma esasları, yetki devri esasları ile konulardaki genel ve iç düzenlemeler Belediye Portalı üzerinden yayınlanacaktır.
Yazı İşleri Md. Bilgi İşlem Md. Belediye Portalı Aralık 2013
KOS 4Yetki Devri: İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır.
KO
S 4
.1
İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır.
İmza Yetkileri Yönergesi bulunmaktadır. Süreç yönetimi sisteminde belirlenmiş yetkilerin devrine ilişkin bir prosedür oluşturulmalıdır.
KOS 4.1.1
İmza Yetkileri Yönergesi her yıl gözden geçirilerek, gerektiğinde değiştirilecek ve değişiklikler ilgililere bildirilecektir
Yazı İşleri Md. İnsan Kaynakları ve Eğitim Md.
Güncellenmiş Yönerge Her Yıl (Ocak)
97
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
KO
S 4
.2Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir.
Yetki devirleri, devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmiştir.
Makul güvence sağlandığı için eylem öngörülmemiştir.
I-KONTROL ORTAMI STANDARTLARIStanda
rtKod No
Standart ve Genel Şart Mevcut Durum
Eylem Kod No
Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim
İşbirliği Yapılacak
BirimÇıktı Sonuç Tamamlan
ma Tarihi Açıklama
KO
S 4
.3 Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır.
Bu konuda halen yürürlükte olan mevcut düzenlemeler gözden geçirilmesine ihtiyaç bulunmaktadır.
KOS 4.3.1
Belediyede devredilen yetkilere ilişkin bir Gözden Geçirme ve Analiz Çalışması yapılacaktır.
Mali Hizmetler Md. Tüm Birimler
Gözden Geçirme ve Analiz Çalışması
Haziran 2013
KO
S 4
.4
Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır.
Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahiptir.
Makul güvence sağlandığı için eylem öngörülmemiştir.
KO
S 4
.5
Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır.
Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahiptir.
KOS 4.5.1
Yetki Devri Yönergesinde devredilen yetkinin kullanımına ilişkin raporlama sürelerinin de belirlendiği standart form ve rapor seti oluşturulacaktır.
Üst Yönetim İnsan Kaynakları ve Eğitim Md.
Yetki Devri Yönergesi Eylül 2013
98
Kadıköy Belediye Başkanlığı
Tablo 15 Risk Değerlendirme Standartları Sayısal Verileri
II-RİSK DEĞERLENDİRME STANDARTLARIStandar
tKod No
Standart ve Genel Şart Mevcut Durum
Eylem Kod No
Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim
İşbirliği Yapılacak
BirimÇıktı Sonuç Tamamlan
ma Tarihi Açıklama
RDS 5Planlama ve Programlama: İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır.
RD
S 5.
1
İdareler, misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlamalıdır.
İlgili mevzuat gereği stratejik plan mevcut olup, katılımcı stratejik plan hazırlanması için sistem oluşturulmalıdır.
RDS 5.1.1
Kalkınma planı, bölge planı ve Çalıştay Raporu esas alınarak stratejik plan öncelik ve ilkeleri belirlenecektir.
Stratejik Plan Hazırlama Ekibi Tüm Birimler Öncelik ve İlkeler Mart 2014
RDS 5.1.2
İdarenin amaçlarına yönelik performans kriterlerinin belirlenmesi için Etki Analiz Çalışması yapılacaktır.
Stratejik Plan Hazırlama Ekibi Tüm Birimler Etki Analiz
Raporu Mart 2014
RD
S 5.
2
İdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren
Belediyemizde her yıl performans programı hazırlanmakta olup performans hedef ve göstergelerinin geliştirilmesine ihtiyaç duyulmaktadır.
RDS 5.2.1
Performans Programı Hazırlama Talimatı yayınlanacaktır. Talimatta kavramsal çerçeve ve Belediyenin o yıla ilişkin temel politika ve öncelikleri yer alacaktır.
Üst Yönetim Mali Hizmetler Md.
Performans Programı Hazırlama TalimatıBütçe Tavanları
Her Yıl (Haziran)
RDS 5.2.2
Bütün Müdürlükler de yeterli sayıda stratejik plan ve performans programı sorumluları belirlenecektir.
Üst Yönetim Mali Hizmetler Md.
Görevlendirme Listeleri ve Onayı Her Yıl (Mart)
99
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
performans programı hazırlamalıdır.
RDS 5.2.3
Müdürlüklerin stratejik plan ve performans programı sorumlularına bu konulara ilişkin eğitimler verilecektir.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md.
Mali Hizmetler Md.
Eğitim Programları Her Yıl (Mart)
RDS 5.2.4
Mali Hizmetler Müdürlüğü her yıl Mart ve Nisan aylarında Plan ve Program sorumluları ile performans programı ve bütçe hazırlık çalışmaları konulu periyodik toplantılar düzenleyecektir.
Mali Hizmetler Md. Tüm Birimler
Yıllık Toplantı ProgramıPerformans Programı Hazırlama Talimatı Taslağı
Her Yıl (Mart)
II-RİSK DEĞERLENDİRME STANDARTLARIStandar
tKod No
Standart ve Genel Şart Mevcut Durum
Eylem Kod No
Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim
İşbirliği Yapılacak
BirimÇıktı Sonuç Tamamlan
ma Tarihi Açıklama
RD
S 5.
3
İdareler, bütçelerini stratejik planlarına ve performans programlarına uygun olarak hazırlamalıdır.
Belediyemizde performans maliyetleri esas alınarak bütçe hazırlığı yapılmaktadır. Ancak birimlerin Performans hedefleri ile bütçe imkânları arasında uyumsuzluklar yaşanmaktadır.
RDS 5.3.1
Her yıl Performans Programı Hazırlama Talimatı ekinde o yıla ilişkin bütçe tavanları belirlenecektir.
Üst Yönetim Tüm Birimler Bütçe Tavanları Cetveli
Her Yıl (Haziran)
RD
S 5.
4
Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflereuygunluğunu sağlamalıdır.
Faaliyetlerin ilgili mevzuat ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğu bütçeler aracılığıyla sağlanmaya çalışılmaktadır. Ancak bu konuda iyileştirmelere ihtiyaç duyulmaktadır.
RDS 5.4.1
Stratejik plan ve performans Programı konularında Yönetici Bilgilendirme Toplantıları düzenlenecektir.
Mali Hizmetler Md. Tüm Birimler
Toplantı Programı Toplantı Tutanakları
Sürekli
RDS 5.4.2
Faaliyetlerin, performans programına ve bütçeye uygun gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğinin izlenmesi amacıyla performans takip programı oluşturulacaktır. Bu program performans programında yer alan her hedef için performans göstergesi ve bütçe ile bunlara ilişkin gerçekleşmelerin girilebileceği araçlara ve değerlendirmeye yönelik parametrik raporlama sistemine sahip olacaktır.
Mali Hizmetler Md. Bilgi işlem Md. Performans Takip
Sistemi Aralık 2013
100
Kadıköy Belediye Başkanlığı
RDS 5.4.3
Faaliyetlerin, performans programına uygun gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğinin izlenmesi amacıyla Birim Faaliyet Raporları hazırlanacak ve usulüne uygun olarak kamuoyuna duyurulacaktır.
Mali Hizmetler Md. Tüm Birimler Faaliyet raporu Sürekli
II-RİSK DEĞERLENDİRME STANDARTLARIStandar
tKod No
Standart ve Genel Şart Mevcut Durum
Eylem Kod No
Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim
İşbirliği Yapılacak
BirimÇıktı Sonuç Tamamlan
ma Tarihi Açıklama
RD
S 5.
5
Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli ve personeline duyurmalıdır.
Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirlemekte ancak bu süreç kısmen yazılı prosedürlerle yürütülebilmektedir.
RDS 5.5.1
Tüm Birim Yöneticilerinden Performans Programındaki Performans Hedeflerine ulaşmaları için öngörülmüş olan Performans Göstergelerine ilişkin bir iş planı hazırlamaları istenecektir.
Üst Yönetim Mali Hizmetler Md. İş Planları Her Yıl
(Aralık)
RDS 5.5.2
Yöneticiler, İş Planlarının Performans Programındaki Hedefler ve Stratejik Plan ile uyumu konusunda Mali Hizmetler Müdürlüğünün görüşünü de alarak Özel Hedefler Tablosu oluşturacaklardır.
Üst Yönetim Mali Hizmetler Md.
Özel Hedefler Tablosu
Her Yıl (Aralık)
RDS 5.5.3
Birim Özel Hedef Tabloları Üst Yönetime onay için sunulacaktır.
Mali Hizmetler Md. Tüm Birimler Onay Üç Ayda Bir
RDS 5.5.4
Özel Hedefler haftalık olarak yöneticiler tarafından izlenecek ve gerektiğinde nedenleri de belirtilmek suretiyle aynı usulle revize edilecektir.
Mali Hizmetler Md. Tüm Birimler Revizyon Onayı Sürekli
101
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
RD
S 5.
6İdarenin ve birimlerinin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır.
Hedefler spesifik ilgili ve süreli olmakla birlikte ölçülebilirlik konusunda iyileştirmelere ihtiyaç vardır.
RDS 5.6.1
Özel Hedefler Tablolarında hedeflere ilişkin spesifik ve ölçülebilir performans göstergeleri tanımlanacak ve İş Dağılımı Tablolarında bu göstergelerin ilgilileri ve sürelerine yer verilecektir.
Üst Yönetim Mali Hizmetler Md.
Özel Hedeflere ilişkin performans göstergeleri
Sürekli
II-RİSK DEĞERLENDİRME STANDARTLARIStandar
tKod No
Standart ve Genel Şart Mevcut Durum
Eylem Kod No
Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim
İşbirliği Yapılacak
BirimÇıktı Sonuç Tamamlan
ma Tarihi Açıklama
RDSS6Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi: İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir.
RD
S 6.
1 İdareler, her yıl sistemli bir şekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir.
Risk değerlendirme çalışmaları yürütülmekle birlikte, iç kontrol kapsamında tüm birimlerde her yıl sistemli bir şekilde amaç ve hedeflere yönelik risk belirleme çalışmaları yapılacaktır.
RDS 6.1.1
İdare Risk Koordinatörü (Başkan Yardımcısı) belirlenecektir. Üst Yönetim Mali Hizmetler
Md. Görevlendirme Haziran 2013 6 Nolu Standartta belirlenen tüm eylemler SYS Projesi ile hayata geçirilecektir.
RDS 6.1.2
Tüm Müdürlüklerde Risk Sorumluları (iki kişi) belirlenecektir.
Mali Hizmetler Md. Tüm Birimler Görevlendirme Haziran 2013
RDS 6.1.3
İdare Risk Koordinatörünün başkanlığında tüm Risk sorumlularının katılımıyla bir Risk Çalışma Grubu oluşturulacaktır.
İdare Risk Koordinatörü
Mali Hizmetler Md. Görevlendirme Haziran 2013
RDS 6.1.4
Tüm Birim Yöneticilerinden oluşan bir Risk Değerlendirme Kurulu oluşturulacaktır. Üst Yönetim İdare Risk
Koordinatörü Görevlendirme Haziran 2013
102
Kadıköy Belediye Başkanlığı
RDS 6.1.5
Risk Çalışma Grubu tarafından her Birimin faaliyetlerine ilişkin riskler (iş akışları ve süreçler üzerinden) tespit edilecek ve Birim risk haritaları oluşturulacaktır.
Risk Çalışma Grubu
Mali Hizmetler Md.
Birim Risk haritaları Mart 2014
RDS 6.1.6
Belirlenen riskler (Birim Risk Haritaları) Risk Değerlendirme Kuruluna sunulacak ve Risk Değerlendirme Kurulu tarafından İdare Risk Haritası oluşturulacaktır.
Risk Değerlendirme Kurulu
Mali Hizmetler Md.
İdare Risk Haritası Mart 2014
RDS 6.1.7
Birim Risk Sorumluları Birimlerince yürütülen faaliyetler kapsamında mevcut risklere (Risk Haritaları) ilişkin gelişmeleri (aylık olarak) ve olası risklere yönelik beklentileri (anlık olarak) Risk İzleme Formları aracılığıyla Risk Çalışma Grubuna raporlayacaklardır.
Birim Risk Sorumluları
Risk Çalışma Grubu
Risk İzleme Formları Sürekli
II-RİSK DEĞERLENDİRME STANDARTLARIStandar
tKod No
Standart ve Genel Şart Mevcut Durum
Eylem Kod No
Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim
İşbirliği Yapılacak
BirimÇıktı Sonuç Tamamlan
ma Tarihi Açıklama
RDS 6.1.8
Risk Çalışma Grubu, İdare Risk Koordinatörünün başkanlığında her üç ayda bir (ya da gerektiğinde) Risk İzleme Toplantıları yapacak ve Birim Risk Sorumlularından gelen Risk İzleme Formlarını değerlendirerek sonuçları Risk Değerlendirme Kuruluna raporlayacaklardır.
Risk Çalışma Grubu
Risk Değerlendirme Kurulu
Risk İzleme Raporu Sürekli
RDS 6.1.9
Risk Değerlendirme Kurulu Risk Çalışma Grubundan gelen Risk İzleme Raporunu görüşecek ve İdare Risk Haritasını revize etmek de dahil olmak üzere gerekli kararları alacaktır.
Risk Değerlendirme Kurulu
Mali Hizmetler Md.
İdare Risk Haritası Revizyonu
Sürekli
103
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
RD
S 6.
2 Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir.
İç denetim çalışmaları kapsamında risk gerçekleşmelerine yönelik bazı çalışmalar yapılmakla birlikte uygulamaya yönelik sistemli bir risk analizi ve değerlendirmesi çalışması yapılmamaktadır.
RDS 6.2.1
Risk Çalışma Grubu, yılda en az bir defa Risk Değerlendirme Toplantısı yapacaktır. Bu toplantılarda Birim Risk Sorumlularından gelen Risk İzleme Formları da dikkate alarak, Birim Risk Haritalarında yer alan riskler Gerçekleşme Olasılı ve Muhtemel Etki Analizine tabi tutulacak elde edilen sonuçlar (Risk Değerleri, Risk Skorları, Kabul Edilebilir Risk, Riske Maruz Değer vb.) Risk Değerlendirme Kuruluna raporlanacaktır.
Risk Çalışma Grubu
Mali Hizmetler Md.
Risk Değerlendirme Raporu
Sürekli
RDS 6.2.2
Risk Değerlendirme Kurulu Belediye Başkanı veya İdare Risk Koordinatörü başkanlığında yılda en az bir defa toplanarak Risk Çalışma Grubundan gelen Risk Değerlendirme Raporunu görüşecek ve karara bağlayacaktır.
Risk Değerlendirme Kurulu
Mali Hizmetler Md.
Risk Değerlendirme Raporu
Sürekli
II-RİSK DEĞERLENDİRME STANDARTLARIStandar
tKod No
Standart ve Genel Şart Mevcut Durum
Eylem Kod No
Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim
İşbirliği Yapılacak
BirimÇıktı Sonuç Tamamlan
ma Tarihi Açıklama
RD
S 6.
3
Risklere karşı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları oluşturulmalıdır.
Belediyemizde faaliyetlere yönelik risklere ilişkin bir eylem planı bulunmamaktadır. İç kontrol çalışmaları kapsamında sistemli bir şekilde amaç ve hedeflere yönelik risk belirleme çalışmaları yapılacaktır.
RDS 6.3.1
Birim Risk Sorumluları, Birim çalışanlarının da katılımıyla, Birimleri için belirlenmiş mevcut risklere (Risk Haritaları) ilişkin alınabilecek önlemler geliştirecek ve Önleyici Faaliyetler Formu aracılığıyla Risk Çalışma Grubuna raporlayacaklardır.
Birim Risk Sorumluları Tüm Birimler Önleyici
Faaliyetler Formu Mart 2014
RDS 6.3.2
Risk Çalışma Grubu, İdare Risk Koordinatörünün başkanlığında toplanacak ve Birim Risk Sorumlularından gelen Önleyici Faaliyetler Formlarını da dikkate alarak Kurumun risklere karşı alacağı önlemlere ilişkin Risk Eylem Planını hazırlayarak Risk Değerlendirme Kuruluna sunacaklardır.
Risk Çalışma Grubu
Mali Hizmetler Md.
Risk Eylem Planı Taslağı
Mart 2014 Revizyon Sürekli
104
Kadıköy Belediye Başkanlığı
RDS 6.3.3
Risk Değerlendirme Kurulu Risk Eylem Planı Taslağını (ya da Risk Eylem Planı Revizyonu Taslağını) görüşecek ve karara bağlayacaktır.
Risk Değerlendirme Kurulu
Mali Hizmetler Md. Risk Eylem Planı Sürekli
Tablo 16 Kontrol Faaliyetleri Standartları Sayısal Verileri
III-KONTROL FAALİYETLERİ STANDARTLARIStanda
rtKod
No
Standart ve Genel Şart Mevcut Durum
Eylem Kod No
Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim
İşbirliği Yapılacak
BirimÇıktı Sonuç Tamamlan
ma Tarihi Açıklama
KFS 7 Kontrol stratejileri ve yöntemleri: İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır.
KFS
7.1
Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri belirlenmeli ve uygulanmalıdır.
İç denetim birimi sadece denetim yapılan birimler kapsamında riskleri raporluyor. Bu raporlar üzerine münferit tedbirler uygulanmaya çalışılıyor. Ancak sistemli bir risk analizi ve kontrol
KFS 7.1.1
Birimlerde yürütülen faaliyetlere ilişkin süreç haritaları ve iş akışları hazırlanacaktır.
Mali Hizmetler Md. Tüm Müdürlükler
Süreç Dizinleri, Süreç Bilgi Kartları İş Akış Şemaları
Mart 2014
KFS 7.1.2
İdare ve Birim risk haritaları değerlendirilerek belirlenen kontrol faaliyetleri üzerinden Belediye için bir “süreç kontrol modeli” oluşturulacaktır.
Risk Çalışma Grubu
Tüm Müdürlükler Süreç Kontrol Modeli
Eylül 2013
105
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
stratejisi mevcut değil.KFS 7.1.3
Süreç kontrol modeli elektronik veri tabanına işlenecek ve bu veri tabanı üzerinden tüm faaliyetler sürdürülecektir.
Bilgi işlem Md. Tüm Müdürlükler Süreç Kontrol Modülü Sürekli
KFS
7.2
Kontroller, gerekli hallerde, işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri de kapsamalıdır.
Ön Mali Kontrol Yönergesi kapsamında ön mali kontroller yapılmaktadır. Ancak Belediyenin tüm faaliyetlerini kapsayan düzenli bir kontrol sistemi mevcut değildir.
KFS 7.2.1
Oluşturulan süreç kontrol veri tabanına bir raporlama modülü eklenecektir. Bilgi işlem Md. Tüm Müdürlükler
Kontrol Raporlama Modülü
Aralık 2013
KFS
7.3
Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını kapsamalıdır.
İlgili mevzuat çerçevesinde varlık ve yükümlülükler üzerinde kontrol faaliyetleri sürdürülmekte olup sürekliliğini ve güvenilirliği sağlamaya yönelik çalışma yapılmasına ihtiyaç bulunmaktadır.
KFS 7.3.1
Yılda bir defa kayıt ve belgeler dikkate alınmak suretiyle muhasebe kayıtları ve taşınır kayıtlarının sayımı yapılacaktır.
Destek Hizmetleri Md. Tüm Müdürlükler Sayım cetvelleri Sürekli
III-KONTROL FAALİYETLERİ STANDARTLARIStanda
rtKod No
Standart ve Genel Şart Mevcut Durum
Eylem Kod No
Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim
İşbirliği Yapılacak
BirimÇıktı Sonuç Tamamlan
ma Tarihi Açıklama
KFS 7.3.2
Yılda bir defa kayıt ve belgeler dikkate alınmak suretiyle taşınmaz kayıtlarının sayımı yapılacaktır.
Emlak İstimlak Md. Tüm Birimler Sayım cetvelleri Sürekli
KFS 7.3.3
Taşınmaz kayıt programının muhasebe kayıtlarına entegrasyonun sağlanması yapılacaktır.
Bilgi işlem Md. Mali Hizmetler Md.
yazılım entegrasyonu Aralık 2013
KFS
7.4 Belirlenen kontrol
yönteminin maliyeti beklenen faydayı aşmamalıdır.
Mevcut kontrol faaliyetleri maliyet gerektiren yada gerektirmeyen ayrımına tabi tutulmamakta ve herhangi bir analiz yapılmamaktadır.
KFS 7.4.1
Maliyetlendirme ve fayda maliyet analizi konulu eğitimler düzenlenecektir.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md.
Mali Hizmetler Md.
Eğitim ProgramıKatılım TutanaklarıSonuç Raporu
Aralık 2013
KFS 7.4.1
Maliyet gerektiren kontrol faaliyeti önerileri için fayda maliyet analizi yapılacak ve Risk Değerlendirme Kuruluna sunulacaktır.
Mali Hizmetler Md. Tüm Birimler Fayda Maliyet
Analizi Raporu Sürekli
106
Kadıköy Belediye Başkanlığı
KFS 8Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi: İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır.
KFS
8.1
İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedürler belirlemelidir.
Belediyemizde süreç yönetimi çalışmaları sürdürülmektedir. Hâlihazırda yürütülen faaliyetlere ilişkin yazılı prosedürler mevcut değildir.
KFS 8.1.1
Tüm faaliyetler ile mali karar ve işlemlere ilişkin yazılı prosedürler belirlenecektir. Mali Hizmetler Md. Tüm Birimler Yazılı prosedürler Aralık 2013
KFS 8.1.2
Prosedürler elektronik veri tabanına işlenecek ve bu veri tabanı üzerinden tüm faaliyetler sürdürülecektir.
Bilgi işlem Md. Tüm Birimler Süreç ve Kontrol Modülleri Sürekli
III-KONTROL FAALİYETLERİ STANDARTLARIStanda
rtKod No
Standart ve Genel Şart Mevcut Durum
Eylem Kod No
Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim İşbirliği
Yapılacak Birim
Çıktı Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama
KFS
8.2
Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsamalıdır.
Belediyemizde yazılı prosedürler mevcut değildir.
KFS 8.2.1
Belediyemiz için bir Prosedür Yönetim Stratejisi belirlenecektir. Mali Hizmetler Md. Tüm Birimler Prosedür Yönetim
Stratejisi Aralık 2013
KFS
8.3
Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından
Belediyemizde yazılı prosedürler mevcut değildir.
KFS 8.3.1
Belirlenen prosedürlerin her yıl gözden geçirilmesi sağlanacaktır. Mali Hizmetler Md. Tüm Birimler Güncel prosedür
ve dokümanlar Sürekli
KFS 8.3.2
Yazılı Prosedürler, oryantasyon eğitimlerine ve düzenli eğitim programlarına eklenmelidir.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md.
Tüm Birimler Eğitim Programları
Sürekli
107
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
anlaşılabilirve ulaşılabilir
KFS 8.3.3
Yazılı prosedürlerin Belediye intranet sayfasına konulması ve güncellenmesi sağlanacaktır.
Bilgi İşlem Md. Tüm Birimler İntranet Sayfası Sürekli
KFS9Görevler ayrılığı: Hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır.
KFS
9.1
Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklıkişilere verilmelidir.
Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilmektedir.
Hassas Görevler Yönergesindeki hükümler ile güvence sağlanacaktır.
III-KONTROL FAALİYETLERİ STANDARTLARIStandar
tKod No
Standart ve Genel Şart Mevcut Durum
Eylem Kod No
Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim İşbirliği
Yapılacak Birim
Çıktı Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama
KFS
9.2
Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı idarelerinyöneticileri risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemleri almalıdır.
Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı birimlerin yöneticişleri risklerin farkındadır.
KFS 9.2.1
Her yılbaşında gerçekleştirme görevlileri ve yedekleri yazılı olarak belirlenecektir. Mali Hizmetler Md. Tüm Birimler Görevlendirme
Onayı Her Yıl (Ocak)
KFS 9.2.2
Her yılbaşında taşınır kayıt kontrol yetkilileri ve yedekleri yazılı olarak belirlenecektir.
Mali Hizmetler Md. Tüm Birimler Görevlendirme Onayı Her Yıl (Ocak)
KFS 9.2.3
Her yılbaşında kredi ve avans mutemetleri ve yedekleri yazılı olarak belirlenecektir. Mali Hizmetler Md. Tüm Birimler Görevlendirme
Onayı Her Yıl (Ocak)
KFS 9.2.4
Her yılbaşında uzmanlık gerektirmeyen mal ve hizmet alımlarında muayene kabul işlemlerini yapacak muayene kabul komisyonu üyeleri ve yedekleri yazılı olarak belirlenecektir.
Destek Hizmetleri Md. Tüm Birimler Görevlendirme
Onayı Her Yıl (Ocak)
108
Kadıköy Belediye Başkanlığı
KFS 9.2.5
Üst yönetimce belirlenecek hassas görevlerde görevlendirilecek kişi ve yedekleri yazılı olarak tespit edilecektir. (bknz2.6 nolu genel şart)
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Tüm Birimler Görevlendirme
Onayı Her Yıl (Ocak)
KFS10 Hiyerarşik kontroller: Yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir.
KFS
10.
1
Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yapmalıdır.
Yöneticiler tarafından mevcut iş yapma biçimleri üzerinden bazı kontroller yapılmakla birlikte henüz prosedür ve kontrol mekanizmaları tespit edilmemiştir.
KFS 10.1.1
Süreç Yönetimi Genelgesinde belirtilen iş analizleri sonuçlarına göre mevcut prosedürler gözden geçirilecektir.
Mali Hizmetler Md. Tüm Birimler Gözden Geçirme Raporu Mart 2014
KFS 10.1.2
Tüm Birimlerin Görev ve Çalışma Yönetmelikleri Gözden Geçirme Raporu sonuçları çerçevesinde revize edilecektir.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Tüm Birimler Görev ve Çalışma
Yönetmelikleri Aralık 2013
KFS 10.1.3
Yöneticiler prosedürler üzerindeki kontrollerini 5.5.4 ve 5.5.5 numaralı eylemlerde belirtilen özel hedef ve iş dağılım listeleri üzerinden yapılacak aylık toplantılarla gerçekleştirilecektir.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Tüm Birimler Toplantı
tutanakları Sürekli
III-KONTROL FAALİYETLERİ STANDARTLARIStandar
tKod No
Standart ve Genel Şart Mevcut Durum
Eylem Kod No
Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim İşbirliği
Yapılacak Birim
Çıktı Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama
KFS
10.
2
Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli ve onaylamalı, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi içingerekli talimatları vermelidir.
Yöneticiler personelin iş ve işlemlerini izlemekte ve onaylamaktadır. Hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi konusunda iyileştirmeye açık alanlar mevcuttur.
KFS 10.2.1
Hata usulsüzlükleri engellemeye yönelik bir eylem planı geliştirilecektir. Üst Yönetim İç Denetim Birimi Eylem planı Haziran 2013
KFS11
Faaliyetlerin sürekliliği: İdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır.
109
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
KFS
11.
1
Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler alınmalıdır.
Bu genel şart kapsamında kurumumuzda faaliyetlerin sürekliliğini engelleyecek bir durum yaşanmamıştır.
KFS 11.1.1
Mevzuat değişikliklerini izlemek için mevzuat takip sorumluları belirlenecektir. Mevzuat Takip Sorumlularının çalışmasına yönelik bir prosedür oluşturulacaktır.
Hukuk İşleri Md. Tüm BirimlerMevzuat Takip Sistemi ve Mevzuat Takip Prosedürü
Sürekli
KFS 11.1.2
Personel için iş değişikliği durumu olduğunda oryantasyon eğitimi sağlanacaktır. (KOS 3.5.3 ile birlikte yürütülecektir)
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Tüm Birimler Mesleki Yetkinlik
Eğitim Programı Sürekli
KFS 11.1.3
Yeni bilgi sistemlerine geçiş halinde ilgili sistemin çalışmasına ilişkin olarak eğitim düzenlenecektir.
Bilgi işlem Md. İnsan Kaynakları ve Eğitim Md.
Mesleki Yetkinlik Eğitim Programı Sürekli
KFS 11.1.4
Hassas Görevler Listesinde yer alan görevler için her müdürlükte yeterli yedeklemenin yapılması sağlanacaktır.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Tüm Birimler İKY Sistemi Sürekli
KFS 11.1.5
Her birim kendi içinde rotasyona dayalı alternatif bir çalışma sistemi oluşturacaktır.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Tüm Birimler Prosedür Sürekli
KFS
11.
2 Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmeli
Uygulamalar bu yönde devam etmekte olup yazılı prosedür gerekmektedir.
KFS 11.2.1
Yetki Devri Yönergesinde vekâlet şartları ve vekil görevlendirmesinin usul ve esaslarına yer verilecektir.
Üst Yönetim İnsan Kaynakları ve Eğitim Md.
Yetki Devri Yönergesi Haziran 2013
III-KONTROL FAALİYETLERİ STANDARTLARIStandar
tKod No
Standart ve Genel Şart Mevcut Durum
Eylem Kod No
Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim İşbirliği
Yapılacak Birim
Çıktı Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama
KFS
11.
3
Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele vermesi yönetici tarafından sağlanmalıdır.
Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlanması ve bu raporu görevlendirilen personele vermesi uygulanmamaktadır.
KFS 11.3.1
Görevden ayrılan ya da iş değişikliği olan personel tarafından rapor hazırlanarak yönetici aracılığıyla görevlendirilen personele iletilmesi sağlanacaktır.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Tüm Birimler Rapor Sürekli .
110
Kadıköy Belediye Başkanlığı
KFS12 Bilgi sistemleri kontrolleri: İdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir.K
FS 1
2.1
Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmeli veuygulanmalıdır.
Belediyede tek bir bilgi yönetim sistemi kullanılmakta olduğundan entegrasyon ve bilgi kaybı sorunları yoktur. Ancak risk analizleri sonuçlarına göre kontroller oluşturulmalıdır.
KFS 12.1.1
Belediyenin, bilgi sistemlerinin envanteri çıkartılacaktır. Bilgi işlem Md. Tüm Birimler Bilgi Sistemleri
Envanter Haziran 2013
KFS 12.1.2
Envanter doğrultusunda tüm birimlerin yazılım ihtiyacı tespit edilecektir. Bilgi işlem Md. Tüm Birimler İhtiyaç Analizi Haziran 2013
KFS 12.1.3
Gerçekleştirilecek İhtiyaç Analizi doğrultusunda yeni modül ya da yazılımların üretilmesi ya da satın alınması sağlanacaktır.
Bilgi işlem Md.Yazılım Güncelleme Satın Alma
Mart 2014
KFS
12.
2
Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar oluşturulmalıdır.
Belediyede kullanılan bilgi yönetim sisteminde modüller bazında veri girişi, sorgulama ve raporlama kullanıcı tanımlı olarak işletilmektedir. Tüm kullanıcılar için erişim yetkileri tanımlanmakta ve yetkisiz erişimler engellenmektedir.
Makul güvence sağlandığından eylem öngörülmemiştir.
III-KONTROL FAALİYETLERİ STANDARTLARIStandar
tKod No
Standart ve Genel Şart Mevcut Durum
Eylem Kod No
Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim İşbirliği
Yapılacak Birim
Çıktı Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama
KFS
12.
3 İdareler bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmalar geliştirmelidir.
Belediye faaliyetlerinin tamamına yakını bilgi teknolojileri kullanılarak gerçekleştirilmektedir.
KFS 12.3.1
Belediye hizmetleri çerçevesinde yeni hizmet alanları geliştirilmesi (iş geliştirme) için bilgi teknolojilerinin kullanılması konusunda bir analiz çalışması yapılacaktır.
Bilgi işlem Md. Tüm Müdürlükler Bilgi Sistemleri İş Geliştirme Raporu Haziran 2013
Bilgi teknolojilerinin sunduğu imkânlar değerlendirilerek Belediye hizmetlerinde nasıl genişleme ve gelişme sağlanabilir.
111
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
Tablo 17 Bilgi ve İletişim Standartları Sayısal Verileri
IV- BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI
StandartKod No
Standart ve Genel Şart Mevcut Durum
Eylem Kod No
Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim İşbirliği
Yapılacak Birim
Çıktı Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama
BİS 13Bilgi ve iletişim: İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır.
BİS
13
.1
İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış
Belediye içinde yatay ve dikey olarak iç iletişim ile dış iletişimi
BİS 13.1.1
Belediye Başkanlığı iletişim stratejisinin oluşturulması ve iletişim stratejisi dokümanı ile duyurulması sağlanacaktır.
Özel Kalem Md. Tüm Birimler İletişim Stratejisi Dokümanı Eylül 2013
BİS 13.1.2
Belediye Yönetim Bilgi Sistemi yatay ve dikey iç iletişim sağlamak üzere geliştirilecektir.
Bilgi işlem Md. Tüm Birimler Belediye Otomasyon Programı
Haziran 2013
112
Kadıköy Belediye Başkanlığı
iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi olmalıdır.
kapsayan iletişim araçları bulunmaktadır.
BİS 13.1.3
Belediye portalı tüm iş ve işlemlerin internet üzerinden gerçekleştirilebileceği araçlar, TC Kimlik Numarası ile girilecek forumlar ve Belediye faaliyetlerine ilişkin anket çalışmaları ile Belediye ile ilgili tüm haber ve duyuruların yer alacağı şekilde geliştirilecektir.
Bilgi işlem Md. Tüm Birimler Belediye Portalı Sürekli
BİS 13.1.4
İletişim, toplantı yönetimi ve toplantı düzeni konuları düzenli eğitim programlarına dahil edilecektir.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. İletişim Şefliği Eğitim
ProgramlarıHer Yıl (Aralık)
BİS 13.1.5
Belediye web sayfasında vatandaşların başvuru ya da işlemlerinin hangi aşamada olduğunu sorgulayabileceği modül geliştirilecektir.
Bilgi İşlem Md. Takip Modülü Eylül 2013
BİS
13.
2
Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmelidir.
Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmektedir.
BİS 13.2.1
Belediye Otomasyon Sistemine Elektronik Belge Yönetim Sistemi Modülü eklenecektir.
Bilgi işlem Md. Yazı İşleri Md. Belge Yönetim Sistemi Aralık 2013
BİS 13.2.2
Belediye Otomasyon Sistemindeki Personel Modülü geliştirilecektir. Bilgi işlem Md. İnsan Kaynakları
ve Eğitim Md. Personel Modülü Aralık 2013
BİS 13.2.3
Belediye Otomasyon Sistemi üzerinden üretilen/üretilebilecek bilgilerin tespiti amacıyla bir çalışma yapılacaktır.
Bilgi işlem Md. Tüm Birimler Belediye Bilgi Yönetimi Haritası Aralık 2013
BİS 13.2.4
Belediye Otomasyon Sistemi üzerinden üretilen bilgiler ve birimlerin ihtiyaçları yapılacak boşluk analizleri ile değerlendirilecektir.
Bilgi işlem Md. Tüm Birimler Boşluk Analizleri Eylül 2013
IV- BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI
StandartKod No
Standart ve Genel Şart Mevcut Durum
Eylem Kod No
Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim İşbirliği
Yapılacak Birim
Çıktı Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama
BİS 13.2.5
Belediyenin amaç ve hedefleri, o yılın program öncelikleri, yıllık hedefler, bütçe yapma kuralları ve kısıtları, ödenek imkânları zamanında ve düzenli bir şekilde bildirilecektir.
Mali Hizmetler Md. Tüm Birimler İç Genelgeler Sürekli
BİS 13.2.6
Mevzuat Takip Sorumluları tarafından belirlenen mevzuat değişiklikleri Belediye Otomasyon Sistemi üzerinden personele duyurulacaktır.
Hukuk İşleri Md. Bilgi İşlem Md.Belediye Otomasyon Sistemi
Sürekli
113
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
BİS
13.
3 Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmalıdır.
Bilgilerin sistematik ve uygun bir biçimde güncellenememesi nedeniyle tam ve güvenilir olmaları konusunda iyileştirmelere ihtiyaç duyulmaktadır.
BİS 13.3.1
Tüm birimlerde güncellenecek bilgilerin tespiti amacıyla Bilgi Güncelleme Formları oluşturulacak ve doldurulacaktır.
Mali Hizmetler Md. (Strateji Geliştirme Şefliği)
Tüm Birimler Bilgi Güncelleme Formları Haziran 2013 Revizyon
Sürekli
BİS
13.
4
Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişebilmelidir.
Müdürlükler Yönetim Bilgi Sistemi üzerinden bütçelerine ve bütçe uygulama sonuçlarına ulaşabilmektedirler. Ancak performans programı ve bütçe ilişkisini izleyen ve raporlayan bütünleşik sistemlerin oluşturulmasına ve bilgilerin tüm personel ile paylaşılmasına ihtiyaç duyulmaktadır.
BİS 13.4.1
Belediye Otomasyon Sistemi Üst Yönetim ve Harcama birimlerinin performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin bilgilere (yönetim muhasebesi) zamanında erişebilmelerini sağlayacak şekilde geliştirilecektir.
Bilgi işlem Md. Mali Hizmetler Md.
Yönetim Muhasebesi Modülü
Aralık 2013
BİS 13.4.2
Üst Yönetici Bütçe çağrısında tüm bütçe kısıtlarını ve imkânlarını (bütçe tavanları vs.) belirtecektir.
Mali Hizmetler Md. Tüm Birimler Bütçe çağrısı Her Yıl (Haziran) (bkz. KOS 2.5)
BİS 13.4.3
Mali Hizmetler Birimi Ön Mali Kontrol işlemlerinin yazılım üzerinden yapılması sağlanacaktır.
Bilgi işlem Md. Mali Hizmetler Md.
Ön Mali Kontrol Yazılımı Aralık 2013
BİS 13.4.4
Mayıs ayı sonunda üst yönetim ve harcama yetkilileri ertesi yıl önceliklerini belirleyerek bunu tüm personele duyuracaklardır.
Mali Hizmetler Md. Tüm Birimler Mali Beklentiler Raporu
Her Yıl (Haziran)
IV- BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI
StandartKod No
Standart ve Genel Şart Mevcut Durum
Eylem Kod No
Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim İşbirliği
Yapılacak Birim
Çıktı Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama
BİS
13.
5
Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma
Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanacaktır.
BİS 13.5.1
Bilgi Yönetimi Haritası üzerinden mevcut Yönetim Bilgi Sisteminin ihtiyaçlara cevap verme yeteneği analiz edilecektir.
Bilgi İşlem Md. Tüm Birimler Bilgi Sistemi Analiz Raporu Haziran 2013
BİS 13.5.2
Boşluk Analizi sonuçları çerçevesinde Yönetim Bilgi Sistemi yürütülen tüm faaliyetleri izleyecek ve ihtiyaç duyulan bilgileri oluşturabilecek biçimde iyileştirilecektir.
Bilgi İşlem Md.Tüm Birimler Yönetim Bilgi
Sistemi İyileştirmeleri
Eylül 2013
114
Kadıköy Belediye Başkanlığı
imkânı sunacak şekilde tasarlanmalıdır.
BİS 13.5.3
Personel ve Yöneticilere bilgiyi oluşturma, raporlama ve analiz etme konularında eğitimler verilecektir.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Tüm Birimler Eğitim
Programları Haziran 2013
BİS 13.5.4
Müdürlüklerden gelecek münferit raporlama talepleri değerlendirilerek standart hale getirilebilecek talepler Yönetim Bilgi Sistemine eklenecektir.
Bilgi İşlem Md. Tüm BirimlerYönetim Bilgi Sistemi Raporlama Modülü
Aralık 2013
BIS
13.
6
Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir.
İdarenin misyon, vizyon ve amaçlarına çeşitli kanallar ile ulaşılabilmektedir. Ancak Yöneticilerin bu hedeflere yönelik kendi beklentilerini ve bu beklentilerin yerine getirilmesinde personele düşen görevleri bildirdikleri bir sistemin oluşturulması gerekmektedir.
BİS 13.6.3
Haftalık Müdürler toplantılarında ve Aylık Şefler Toplantılarında söz konusu beklenti, hedef ve gerçekleşmeler görüşülecektir.
Özel Kalem Md. Tüm Birimler Toplantı Tutanakları Sürekli
BİS
13.
7
İdarenin yatay ve dikey iletişim sistemi personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerini sağlamalıdır.
İdarenin yatay ve dikey iletişim sistemi personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerini sağlamaktadır.
BİS 13.7.1
Haftalık Müdürler Toplantısı öncesinde Başkan Yardımcıları ile bağlı olan Müdürler ve Şefler toplanacaktır.
Özel Kalem Md. Tüm Birimler Toplantı Tutanakları Sürekli
BİS 13.7.2
İntranet üzerinde konuları önceden belirlenecek ve her konunun bir moderatörü olacak forum sayfaları oluşturulacaktır.
Bilgi işlem Md. Tüm Birimler Forum Sayfaları Haziran 2013
BİS 13.7.3
Personelin öneri ve sorunlarını dile getirebilmesi için belediye portalı üzerinden talep ve öneri formu oluşturulacaktır.
Bilgi işlem Md. Tüm Birimler Belediye Portalı Haziran 2013
IV- BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI
StandartKod No
Standart ve Genel Şart Mevcut Durum
Eylem Kod No
Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim İşbirliği
Yapılacak Birim
Çıktı Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama
BİS 14 Raporlama: İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır.
115
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
BİS
14.
1İdareler, her yıl, amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve performans programlarını kamuoyuna açıklamalıdır.
Mevzuat hükümleri doğrultusun performans programı hazırlanmakta ve kamuoyuna sunulmakta olup bu şarta makul güvence verilmektedir.
Makul güvence sağlandığı için eylem öngörülmemiştir.
BİS
14.
2
İdareler, bütçelerinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve hedefler ile faaliyetlerini kamuoyuna açıklamalıdır.
Belediyemiz, bütçesinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve hedefler ile faaliyetlerini kamuoyuna açıklamaktadır.
BİS 14.2.1
Belediyemiz bütçesinin üçer aylık uygulama sonuçlarını ve gelecek döneme ilişkin beklentilerini gösteren, hedefler ve faaliyetlere ilişkin kurumsal ve mali durum beklentiler raporu hazırlanacak ve web sitesinde yayımlanarak kamuoyuna açıklanacaktır.
Mali Hizmetler Müdürlüğü Tüm Birimler Kurumsal ve mali
beklentiler raporu Üç Ayda Bir
BİS
14.
3
Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler idare faaliyet raporunda gösterilmeli ve duyurulmalıdır.
Mevzuat hükümleri doğrultusun faaliyet raporu hazırlanmakta ve kamuoyuna sunulmakta olup bu şarta makul güvence verilmektedir.
Makul güvence sağlandığı için eylem öngörülmemiştir.
BİS
14.
4
Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı belirlenmeli, birim ve personel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmelidir.
Birimler tarafından kullanılacak raporlama seti mevcut değildir.
BİS 14.4.1
Mevcut raporlama sistemi gözden geçirilecek, süreçler ve iş akışlarına uygun yatay ve dikey raporlama ağı oluşturulması analiz edilerek bir raporlama stratejisi oluşturulacaktır.
Mali Hizmetler Md. Tüm Birimler
Raporlama Prosedürleri Analiz Raporu ve Raporlama Strateji Belgesi
Aralık 2013
BİS 14.4.5Hazırlanan raporların belediye otomasyonuna entegrasyonu sağlanacaktır.
Bilgi işlem Md. Tüm Birimler Parametrik Rapor sistemi Mart 2014
IV- BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARIStandart Standart ve Mevcut Durum Eylem
Kod Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim İşbirliği
Yapılacak Çıktı Sonuç Tamamlan Açıklama
116
Kadıköy Belediye Başkanlığı
Kod No Genel Şart No Birim ma Tarihi
BİS 15Kayıt ve dosyalama sistemi: İdareler, gelen ve giden her türlü evrak dâhil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır.
BİS
15.
1
Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dâhil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyi kapsamalıdır.
Belediyede standart dosya planına uygun olarak bir Elektronik Belge Yönetimi Sistemi kullanılmaktadır. Ancak Elektronik Arşiv Sistemi sadece imar ve evlendirme birimlerinde kullanılmakta olup Elektronik Arşiv Sistemi ile Elektronik Belge Yönetimi sistemi tüm süreci kapsayacak biçimde bir entegrasyona sahip değildir.
BİS. 15.1.1
Süreç Yönetim Sistemi ile bütünleşik olarak Belediyenin tüm birimlerinde kullanılacak Elektronik Arşiv sistemi kurulma çalışmaları başlatılacaktır.
Bilgi işlem Md. Yazı İşleri Md. Elektronik arşiv sistemi Mart 2014
BİS. 15.1.2
Dijital imza ve Elektronik Belge Yönetim Sistemine geçiş çalışmaları başlatılacaktır.
Bilgi işlem Md. Tüm Birimler Dijital imza sertifikaları Aralık 2013
BİS. 15.1.3
Elektronik Arşiv Sisteminin Belge Yönetim Sistemi ile entegrasyonu sağlamaya yönelik çalışmalar başlatılacaktır.
Bilgi işlem Md. Tüm BirimlerBelediye Otomasyon Sistemi
Aralık 2013
BİS. 15.1.4
Mevcut Birim ve Kurum arşivlerinin Elektronik Arşiv Sistemine aktarılması çalışmaları başlatılacaktır.
Destek Hizmetleri Md. Bilgi işlem Md. Aktarma Listeleri Aralık 2013
BİS
15.
2
Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel olmalı, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olmalıdır.
Elektronik Arşiv Sistemi sadece imar ve evlendirme birimlerinde kullanılmakta olup Elektronik Arşiv Sistemi ile Elektronik Belge Yönetimi sistemi tüm süreci kapsayacak biçimde bir entegrasyona sahip değildir.
BİS 15.2.1
Kayıt ve dosyalama yöntemlerinin (canlı dosya süreleri, dosya türleri, saklanma yöntemleri vs.) belirlendiği Birim ve Kurum Arşiv Yönetmelikleri gözden geçirilecektir.
Yazı İşleri Md. Tüm BirimlerBirim ve Kurum Arşiv Yönetmelikleri
Haziran 2013
BİS 15.2.2
Elektronik Arşiv Sisteminde Belediyenin Genel Arşivi oluşturulacak ve Birim Arşivleri ile entegrasyonu sağlanacaktır.
Bilgi işlem Md. Yazı İşleri Md. Kurum Arşivi Aralık 2013
BİS 15.2.3
Elektronik Arşiv Sistemine Kurum ve Birim Arşivleri üzerinde çalışabilecek bir Yönetim Modülü eklenecektir.
Bilgi işlem Md. Bilgi işlem Md. Yönetim Modülü Aralık 2013
IV- BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI
Standart Standart ve Genel Şart
Mevcut Durum Eylem Kod
Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim İşbirliği Yapılacak
Çıktı Sonuç Tamamlan Açıklama
117
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
Kod No No Birim ma TarihiB
İS 1
5.3
Kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlamalıdır.
Kayıt ve dosyalamaya ilişkin sistem mevcut değildir.
B.İ.S 15.3.1
Elektronik Arşiv Sisteminde erişim ve kullanım yetkileri tanımlanacak ve sürekli güncellenecektir.
Bilgi işlem Md. Tüm Birimler Erişim İzinleri Dosyası Sürekli
B.İ.S 15.3.2
Elektronik Arşiv Sisteminde, gizlilik içeren bilgi ve belgelerinin güvenliğini sağlayacak şekilde gerekli yazılım önlemleri geliştirilecektir.
Bilgi işlem Md. Yazı İşleri Müdürlüğü Güvenlik Kodları Aralık 2013
B.İ.S 15.3.3
Birim ve Kurum Arşivlerinde yeterli fiziksel alan ve personel sağlanacaktır.
Yazı İşleri Müdürlüğü Tüm Birimler Görevlendirme
Yazıları Mart 2014
BİS
15.4
Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş standartlara uygun olmalıdır.
Kayıt ve dosyalama sistemi Standart Dosya Planı'na, 24.03.2005. tarihli 2005/7 nolu ve 16.07.2008 tarihli 2008/16 nolu Başbakanlık Genelgelerine uygun olarak yürütülmektedir.
BİS 15.4.1
Standart dosya planı ve uygulanması konusunda tüm kullanıcılara yönelik eğitimler düzenlenecektir.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Tüm Birimler Eğitim Programı Mart 2014
BİS
15.
5
Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılmalı ve arşiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmelidir.
Kayıt ve dosyalamaya ilişkin sistem mevcuttur. Süreç yönetimiyle bütünleşik geliştirilmesi gerekmektedir.
BİS 15.5.1
Elektronik Belge Yönetim Sisteminde Gelen ve Giden Evrak modülleri geliştirilecektir.
Yazı İşleri Müdürlüğü Tüm Birimler Gelen ve Giden
Evrak Modülü Aralık 201315.1.3, 15.2.1, 15.2.2, 15.2.3 ve 15.4.1 eylemler ile yerine getirilecektir.
BİS 15.5.2
Gelen ve giden evrakın kaydı, sınıflandırılması, muhafazası ve bunlara dair sürelere ilişkin prosedürler belirlenecektir.
Yazı İşleri Müdürlüğü Tüm Birimler
Gelen ve Giden Evrak Prosedürleri
Haziran 2013
IV- BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI
118
Kadıköy Belediye Başkanlığı
StandartKod No
Standart ve Genel Şart Mevcut Durum
Eylem Kod No
Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim İşbirliği
Yapılacak Birim
Çıktı Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama
BİS
15.
6
İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini de kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemi oluşturulmalıdır.
Kayıt ve dosyalamaya ilişkin sistem mevcuttur. Süreç yönetimiyle bütünleşik geliştirilmesi gerekmektedir.
BİS 15.6.1
Belediyemiz ilgili mevzuatı dikkate alarak Arşiv Yönergesi güncellenecektir. Bilgi işlem Md. Yazı İşleri Md. Arşiv Yönergesi Mart 2014
BİS 15.6.2
Tüm Müdürlükler için uygun koşullarda Birim Arşivleri oluşturulacaktır. Yazı İşleri Md. Bilgi İşlem Md. Birim Arşivleri Mart 2014
BİS 15.6.3
Yazı İşleri Müdürlüğü bünyesinde Belediyenin Genel Arşivi oluşturulacaktır. Yazı İşleri Md. Destek Hizmetleri
Md. Kurum Arşivi Mart 2014
BİS 16Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi: İdareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır.
BİS
16.
1 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri belirlenmeli ve duyurulmalıdır.
Uygulamada bu konulardaki eylemler mevzuata uygun bir şekilde yürütülmekle birlikte, kurumsal mevzuatın oluşturulmasına ve izleme değerlendirme süreçlerinin oluşturulmasına ihtiyaç vardır.
BİS 16.1.1
Kurum içerisinde hata usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesine dair yönerge hazırlanacaktır.
Özel Kalem Md.İnsan Kaynakları ve Eğitim Md.Hukuk İşleri Md.Teftiş Kurulu Md.
Hata usulsüzlük ve yolsuzlukların önlenmesine ve bildirilmesine dair yönerge
Haziran 2013
BİS 16.1.2
Yönerge kapsamında yapılan bildirimler ile yıllık faaliyet raporları, iç ve dış denetim raporları gibi dokümanların izlenmesi ve değerlendirilmesi sonucunda tespit edilen eksiklik, hata ve usulsüzlükler ilgili Birimlere tebliğ edilecek ve bu konulara ilişkin Düzenleyici ve Düzeltici Önlemler Eylem Planlarını belirlemeleri istenecektir.
Üst Yönetim Tüm BirimlerDüzenleyici ve Düzeltici Eylem Planları
Sürekli
BİS 16.1.3
Hata usulsüzlük ve yolsuzluklarla ilgili bildirimler, faaliyet ve denetim raporlarının izlenmesi, birimlere tebliğ edilmesi ve birimlerden gelen Düzenleyici ve Düzeltici Eylem Planları konularında üst yönetimi bilgilendirecek şeflik düzeyinde Raporlama Birimi oluşturulacaktır.
Mali Hizmetler Md. Tüm Birimler Raporlama Birimi Mart 2014
119
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
IV- BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI
StandartKod No
Standart ve Genel Şart Mevcut Durum
Eylem Kod No
Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim İşbirliği
Yapılacak Birim
Çıktı Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama
BİS
16.
2
Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında yeterli incelemeyi yapmalıdır.
Uygulamada bu konulardaki eylemler mevzuata uygun bir şekilde yürütülmekle birlikte inceleme prosedürlerinin oluşturulmasına ihtiyaç vardır.
BİS 16.2.1
Hata usulsüzlük ve yolsuzluklar konusundaki incelemelere ilişkin prosedürler oluşturulacaktır.
Özel Kalem Md. Teftiş Kurulu Md. İnceleme Prosedürleri Haziran 2013
BİS
16.
3 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmamalıdır.
Makul güvence sağlandığı için eylem öngörülmemiştir.
120
Kadıköy Belediye Başkanlığı
Tablo 18 İzleme Standartları Sayısal Verileri
V-İZLEME STANDARTLARI
Standart
Kod NoStandart ve Genel Şart Mevcut Durum Eylem
Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim İşbirliği
Yapılacak Birim
Çıktı Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama
İS 17 İç kontrolün değerlendirilmesi: İdareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir.
İS 1
7.1
İç kontrol sistemi, sürekli izleme veya özel bir değerlendirme yapma veya bu iki yöntem birlikte kullanılarak değerlendirilmelidir.
Belediyemizde iç kontrol süreci yasal gerekliliklere uygun olarak süresi içerisinde başlatılmıştır. İç kontrol sisteminin uygulamaya konulması ile birlikte bu konudaki çalışmalar daha etkin olarak devam ettirilecektir.
İS.17.1.1 Belediyemizde iç kontrol sistemi sürekli bir şekilde değerlendirilecektir. Mali Hizmetler Md. Tüm birimler Değerlendirme
Raporları Sürekli
İS.17.1.2Belediye izleme ve değerlendirme el kitabı hazırlanacaktır ve ilgili personele anlatılacaktır.
Mali Hizmetler Md. Tüm birimler El kitabı Eylül 2013
İS 1
7.2
İç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol yöntemlerinin belirlenmesi, bildirilmesi ve gerekli önlemlerin alınması konusunda süreç ve yöntem belirlenmelidir.
Uygulamalar bu yönde devam etmektedir. İç kontrole ilişkin etkinlik anketleri belirlenen periyodik zaman dilimleri içerisinde uygulanacaktır
İS.17.2.1
İç kontrol sisteminin işleyişi 6 aylık periyotlarla değerlendirilecek ve raporlanarak üst yöneticiye sunulacaktır. Düzenleyici ve düzeltici önlemlerin alınması sağlanacak olup bu konuya ilişkin rapor düzenlenecektir
İç Denetim Birimi Özel Kalem Md. İç Kontrol Raporu Altı Ayda Bir
İS 1
7.3
İç kontrolün değerlendirilmesine idarenin birimlerinin katılımı sağlanmalıdır.
17.1 ve 17.2 genel şartlarındaki eylemlerle güvence sağlanmaktadır.
121
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
V-İZLEME STANDARTLARI
StandartKod No
Standart ve Genel Şart Mevcut Durum Eylem
Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim İşbirliği
Yapılacak Birim
Çıktı Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama
İS 1
7.4
İç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin görüşleri, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınmalıdır.
Yapılan işlerin ilerleyişi ile ilgili birim içinde ve üst yönetimle toplantılar gerçekleştirilmekte ancak bu iç kontrol sisteminin değerlendirilmesine yönelik değildir.
İS.17.4.1 Yapılacak toplantılarla yöneticilerin görüşlerinin alınması sağlanacaktır. Mali Hizmetler Md. Tüm Birimler Toplantı
Tutanakları Sürekli
İS.17.4.2 İç kontrol sisteminin değerlendirilmesine yönelik izleme formları oluşturulacaktır Mali Hizmetler Md. Tüm Birimler İzleme Formları Haziran 2013
İS.17.4.3
Denetim sonucunda düzenlenen raporlar ilgili birim yöneticisiyle birlikte değerlendirilmesi sağlanacaktır. Bu değerlendirme sonucu rapor düzenlenecek ve üst yöneticiye gönderilecektir.
İç Denetim Birimi Tüm BirimlerDeğerlendirme raporu
Sürekli
İS 1
7.5
İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler belirlenmeli ve bir eylem planı çerçevesinde uygulanmalıdır.
Hâlihazırda iç kontrol eylem planı tam anlamıyla uygulanmadığından değerlendirmeler yapılmamaktadır.
İS.17.5.1
İç kontrolle ilgili olarak yapılan değerlendirmeler sonucunda alınması gereken önlemler belirlenecektir. Söz konusu önlemler çerçevesinde her yıl Mart ayı sonunda Eylem Planı revize edilecektir.
Mali Hizmetler Md. Tüm Birimler Eylem Planı Revizyonu Sürekli
İS 18 İç Denetim: İdareler fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim faaliyetini sağlamalıdır.
İS 1
8.1
İç denetim faaliyeti İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen standartlara uygun bir şekilde yürütülmelidir.
Uygulamalar bu yönde devam etmektedir. İç denetçi atamaları yapılmış ve iç denetçilerin rahatça çalışabilmelerini, sağlayacak ortam hazırlanmıştır.
İS.18.1.1İç denetim birimi faaliyetleri standartlara uygun bir şekilde hazırlanan 3 yıllık plan ve 1 yıllık programlar çerçevesinde düzenli olarak yürütülecektir.
İç Denetim Birimi Tüm Birimler Denetim Programları Sürekli
İS.18.1.2İç Denetim; Belediyenin amaç ve hedeflerinin karşı karşıya olduğu riskler esas alınarak yürütülecektir.
İç Denetim Birimi Tüm Birimler Risk Analizleri Sürekli
İS.18.1.3İç Denetimde klasik teftiş yerine süreç denetimlerini esas alan bir denetim modeli kurulacaktır.
İç Denetim Birimi Tüm Birimler Model Raporu Sürekli
122
Kadıköy Belediye Başkanlığı
V-İZLEME STANDARTLARI
StandartKod No
Standart ve Genel Şart Mevcut Durum Eylem
Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim İşbirliği
Yapılacak Birim
Çıktı Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama
İS 1
8.2
İç denetim sonucunda idare tarafından alınması gerekli görülen önlemleri içeren eylem planı hazırlanmalı, uygulanmalı ve izlenmelidir.
Eylem planı vardır. Uygulama idare tarafından yapılıyor. İzleme geliştirilmesine ihtiyaç bulunmaktadır.
İS.18.2.1
İç denetim birimi tarafından gerek sürekli izleme faaliyetleri gerekse bağımsız izleme faaliyetleri sonucunda tespit edilen aksaklıklar gerekli önlemlerin alınması için ilgili birimlere ve Üst Yönetime bildirilecektir.
İç Denetim Birimi Tüm Birimler Denetim Sonucu Yazıları Sürekli
İS.18.2.2Üst Yönetimce uygun görülen önlemleri içeren kapsamlı bir eylem planı hazırlanacak ve sonuçları İç Denetim Birimi tarafından takip edilecektir.
İç Denetim Birimi Tüm Birimler Eylem Planı Aralık 2013
Not: Tabloda tamamlanma tarihi sürekli olarak gösterilen eylemlere ilişkin, ilk hangi tarihte somut olarak ne yapılacağına ilişkin sorumlu
birimlerce bir tablo oluşturularak, bu eylem planının yayınlanmasını takip eden bir ay içinde üst yönetime sunulacaktır.
123
Tablo 19 2013 Yılında Tamamlanacak Eylemler KOD Öngörülen Eylemler Sorumlu Birim Tamamlanma
Tarihi
KOS 1.1.1Belediyemizde her yıl gerçekleştirilen “Mevzuattaki Değişiklikler” konulu eğitimlere “İç Kontrol” başlığı dahil edilecektir.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Mar.13
KOS 1.1.3Belediye intranet sayfasında “iç kontrol” bölümü oluşturulacak, yapılan çalışmalar ve eğitim dokümanları ile portal sürekli güncel tutulacaktır.
Bilgi İşlem Md. Haz.13
KOS 1.2.2Yöneticiler İç kontrol Uygulama Genelgesi eki Listelerde yer alan eylemlerin hayata geçirilmesi için kendi Müdürlüklerinin detaylı iş planlarını hazırlayacaklardır.
Mali Hizmetler Md. Haz.13
KOS 1.6.2 Bütünleşik Bilgi sistemi kurulum çalışmalarına başlanacaktır. Bilgi İşlem Md. Haz.13
KOS 2.1.1 Misyon ve Vizyonun görsel temalarla dikkat çekici hale getirilip panolar kullanılarak duyurulması sağlanacaktır. Özel Kalem Md. Haz.13
KOS 2.1.2 Misyon ve Vizyonun Kurumun web sayfası girişinde dikkat çekici bir biçimde yer alması sağlanacaktır. Bilgi İşlem Md. Haz.13
KOS 2.1.3 Misyon ve Vizyonun Kuruma ait tanıtım broşürlerinde bulunması sağlanacaktır. Özel Kalem Md. Haz.13
KOS 2.2.1 Süreç ve iş akışları değerlendirilerek tüm birimlere ait yapılan görev tanımları gözden geçirilecektir. Mali Hizmetler Md. Haz.13
KOS 2.4.3 Güncellenen Teşkilat Şeması girişte yerleşim planı halinde, katlarda ise kat planı halinde bulundurulacaktır. Destek Hizmetleri Md. Haz.13
KOS 2.4.4 Oda girişlerinde çalışan personelin isimleri oda planı şeklinde bulundurulacaktır. Destek Hizmetleri Md. Haz.13
KOS 2.5.1 Teşkilat şeması süreçler ve iş akışları üzerinden yeniden gözden geçirilecektir. Mali Hizmetler Md. Haz.13
KOS 3.2.1Yönetici ve diğer çalışanlar için Norm Kadro Çalışması sonuçları da dikkate alınarak yetkinlik kriterleri (eğitim, bilgi, deneyim) oluşturulacaktır.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Haz.13
KOS 3.2.3 Belediye çalışan ve yöneticilerinin kişisel gelişim taleplerini iletecekleri bir sistem oluşturulacaktır.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Haz.13
KOS 3.7.4Yapılan performans değerlendirmelerinde yüksek performans gösteren personelin ödüllendirilmesine yönelik düzenlemeler yapılacaktır.
Üst Yönetim Haz.13
KOS 4.3.1 Belediyede devredilen yetkilere ilişkin bir Gözden Geçirme ve Analiz Çalışması yapılacaktır. Mali Hizmetler Md. Haz.13
RDS 6.1.1 İdare Risk Koordinatörü (Başkan Yardımcısı) belirlenecektir. Üst Yönetim Haz.13
RDS 6.1.2 Tüm Müdürlüklerde Risk Sorumluları (iki kişi) belirlenecektir. Mali Hizmetler Md. Haz.13
RDS 6.1.3İdare Risk Koordinatörünün başkanlığında tüm Risk sorumlularının katılımıyla bir Risk Çalışma Grubu oluşturulacaktır.
İdare Risk Koordinatörü Haz.13
RDS 6.1.4 Tüm Birim Yöneticilerinden oluşan bir Risk Değerlendirme Kurulu oluşturulacaktır. Üst Yönetim Haz.13
124
Kadıköy Belediye Başkanlığı
KOD Öngörülen Eylemler Sorumlu Birim Tamamlanma Tarihi
125
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
KFS 10.2.1 Hata usulsüzlükleri engellemeye yönelik bir eylem planı geliştirilecektir. Üst Yönetim Haz.13
KFS 11.2.1 Yetki Devri Yönergesinde vekâlet şartları ve vekil görevlendirmesinin usul ve esaslarına yer verilecektir. Üst Yönetim Haz.13
KFS 12.1.1 Belediyenin, bilgi sistemlerinin envanteri çıkartılacaktır. Bilgi işlem Md. Haz.13
KFS 12.1.2 Envanter doğrultusunda tüm birimlerin yazılım ihtiyacı tespit edilecektir. Bilgi işlem Md. Haz.13
KFS 12.3.1Belediye hizmetleri çerçevesinde yeni hizmet alanları geliştirilmesi (iş geliştirme) için bilgi teknolojilerinin kullanılması konusunda bir analiz çalışması yapılacaktır.
Bilgi işlem Md. Haz.13
BİS 13.1.2 Belediye Yönetim Bilgi Sistemi yatay ve dikey iç iletişim sağlamak üzere geliştirilecektir. Bilgi işlem Md. Haz.13
BİS 13.3.1 Tüm birimlerde güncellenecek bilgilerin tespiti amacıyla Bilgi Güncelleme Formları oluşturulacak ve doldurulacaktır.
Mali Hizmetler Md. (Strateji Geliştirme Şefliği) Haz.13
BİS 13.5.1Bilgi Yönetimi Haritası üzerinden mevcut Yönetim Bilgi Sisteminin ihtiyaçlara cevap verme yeteneği analiz edilecektir.
Bilgi İşlem Md. Haz.13
BİS 13.5.3 Personel ve Yöneticilere bilgiyi oluşturma, raporlama ve analiz etme konularında eğitimler verilecektir.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Haz.13
BİS 13.7.2İntranet üzerinde konuları önceden belirlenecek ve her konunun bir moderatörü olacak forum sayfaları oluşturulacaktır.
Bilgi işlem Md. Haz.13
BİS 13.7.3Personelin öneri ve sorunlarını dile getirebilmesi için belediye portalı üzerinden talep ve öneri formu oluşturulacaktır.
Bilgi işlem Md. Haz.13
BİS 15.2.1 Kayıt ve dosyalama yöntemlerinin (canlı dosya süreleri, dosya türleri, saklanma yöntemleri vs.) belirlendiği Birim ve Kurum Arşiv Yönetmelikleri gözden geçirilecektir.
Yazı İşleri Md. Haz.13
BİS 15.5.2 Gelen ve giden evrakın kaydı, sınıflandırılması, muhafazası ve bunlara dair sürelere ilişkin prosedürler belirlenecektir. Yazı İşleri Müdürlüğü Haz.13
BİS 16.1.1 Kurum içerisinde hata usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesine dair yönerge hazırlanacaktır. Özel Kalem Md. Haz.13
BİS 16.2.1 Hata usulsüzlük ve yolsuzluklar konusundaki incelemelere ilişkin prosedürler oluşturulacaktır. Özel Kalem Md. Haz.13
İS.17.4.2 İç kontrol sisteminin değerlendirilmesine yönelik izleme formları oluşturulacaktır Mali Hizmetler Md. Haz.13
KOS 1.4.2Belediyemizin misyon ve vizyonu ile Birimlerin amaç ve hedefleri arasındaki ilişki konusunda bilgilendirme toplantıları düzenlenecektir.
Mali Hizmetler Md. Eyl.13
KOS 1.4.4
Yönetim Bilgi Sistemleri Çalışma Grubu oluşturulacak ve Belediyenin yürüttüğü faaliyetlerde kullanılacak yönetim bilgi sistemleri konusunda bir ihtiyaç analizi çalışması yapılacaktır.
Bilgi İşlem Md. Eyl.13
KOS 1.5.1 SYS kapsamında tüm birimler ve pozisyonlar için iş ve görev tanımları yapılacak ve Birimlere tebliğ edilecektir. Mali Hizmetler Md. Eyl.13
KOD Öngörülen Eylemler Sorumlu Birim Tamamlanma Tarihi
KOS 1.5.2 Personel Memnuniyet Anketi ile çalışanların memnuniyet durumu ölçülecektir.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Eyl.13
KOS 1.5.5 Hizmet Kalitesini ölçmek adına Kadıköy İlçesi Sakinlerine Özel Kalem Md. Eyl.13
126
Kadıköy Belediye Başkanlığı
Vatandaş Memnuniyet Anketi yapılacaktır.
KOS 2.2.2 Her Birimin Meclis Kararıyla onaylanmış Görev ve Çalışma yönetmelikleri SYS çalışmaları sonrasında güncellenecektir. Mali Hizmetler Md. Eyl.13
KOS 2.2.3Güncellenen Görev ve Çalışma Yönetmelikleri, görev tanımları ve iş süreçleri birim organizasyon şemaları ile desteklenip web sayfasında yayınlanacaktır.
Mali Hizmetler Md. Eyl.13
KOS 2.4.1 Görev dağılımı ile ilişkili işlevsel teşkilat şeması, personel isim listesini de kapsayacak şekilde güncellenecek.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Eyl.13
KOS 2.4.2 Güncellenen Teşkilat Şeması İsim Listesi ile beraber intranete yüklenecektir.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Eyl.13
KOS 2.6.1 Hassas Görevler Yönetmeliği çıkartılacaktır. Mali Hizmetler Md. Eyl.13
KOS 3.3.3Belediye organizasyonundaki kariyer görevler tespit edilecek ve bu görevlere ilişkin kariyer planları oluşturulacaktır.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Eyl.13
KOS 4.5.1Yetki Devri Yönergesinde devredilen yetkinin kullanımına ilişkin raporlama sürelerinin de belirlendiği standart form ve rapor seti oluşturulacaktır.
Üst Yönetim Eyl.13
KFS 7.1.2İdare ve Birim risk haritaları değerlendirilerek belirlenen kontrol faaliyetleri üzerinden Belediye için bir “süreç kontrol modeli” oluşturulacaktır.
Risk Çalışma Grubu Eyl.13
BİS 13.1.1 Belediye Başkanlığı iletişim stratejisinin oluşturulması ve iletişim stratejisi dokümanı ile duyurulması sağlanacaktır. Özel Kalem Md. Eyl.13
BİS 13.1.5Belediye web sayfasında vatandaşların başvuru ya da işlemlerinin hangi aşamada olduğunu sorgulayabileceği modül geliştirilecektir.
Bilgi İşlem Md. Eyl.13
BİS 13.2.4Belediye Otomasyon Sistemi üzerinden üretilen bilgiler ve birimlerin ihtiyaçları yapılacak boşluk analizleri ile değerlendirilecektir.
Bilgi işlem Md. Eyl.13
BİS 13.5.2Boşluk Analizi sonuçları çerçevesinde Yönetim Bilgi Sistemi yürütülen tüm faaliyetleri izleyecek ve ihtiyaç duyulan bilgileri oluşturabilecek biçimde iyileştirilecektir.
Bilgi İşlem Md. Eyl.13
İS.17.1.2 Belediye izleme ve değerlendirme el kitabı hazırlanacaktır ve ilgili personele anlatılacaktır. Mali Hizmetler Md. Eyl.13
KOS 1.5.6 Belediyenin hizmet standartları envanteri güncellenecektir. Mali Hizmetler Md. Ara.13
KOS 1.6.3 Tanımlanan bilgi ve belgelere ilişkin, güvenli ve bütünleşik bir veri alt yapısı oluşturulacaktır. Bilgi İşlem Md. Ara.13
KOS 2.3.1SYS çalışmaları sonrasında Birim bazında personel yetki ve sorumluluklarını da içeren görev dağılım çizelgeleri hazırlanacak ve tebliğ edilecektir.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Ara.13
KOS 2.4.5Danışma, Santral ve Çağrı Merkezindeki personelin fonksiyonel (birimlerin görevleri) teşkilat şeması ve isim listesini bilmesi sağlanacaktır.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Ara.13
KOD Öngörülen Eylemler Sorumlu Birim Tamamlanma Tarihi
KOS 2.5.2Birimlerin temel yetki ve sorumlulukları ile süreçler arasındaki ilişkinin gerektirdiği fonksiyonel bir organizasyon yapısı oluşturulacaktır.
Mali Hizmetler Md. Ara.13
KOS 2.6.2 SYS çalışmaları sonrasında Hassas Görevler Listesi oluşturulacaktır.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Ara.13
127
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
KOS 3.1.1Belediyenin Stratejik Planında yer alan amaç ve hedeflere ilişkin olarak İnsan Kaynakları Stratejisi Dokümanı hazırlanacaktır.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Ara.13
KOS 3.6.1
Çalışanlara yönelik olarak bir “performans esaslı değerlendirme” projesi başlatılacaktır. Proje kapsamında her pozisyon için "bireysel performans değerlendirme kriterleri" tanımlanacaktır.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Ara.13
KOS 3.8.1
Personel İstihdamı, yer değiştirme usulü, üst görevlere atanma usulü, performans değerlendirmesi, izin kullanma esasları, yetki devri esasları ile konulardaki genel ve iç düzenlemeler Belediye Portalı üzerinden yayınlanacaktır.
Yazı İşleri Md. Ara.13
RDS 5.4.2
Faaliyetlerin, performans programına ve bütçeye uygun gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğinin izlenmesi amacıyla performans takip programı oluşturulacaktır. Bu program performans programında yer alan her hedef için performans göstergesi ve bütçe ile bunlara ilişkin gerçekleşmelerin girilebileceği araçlara ve değerlendirmeye yönelik parametrik raporlama sistemine sahip olacaktır.
Mali Hizmetler Md. Ara.13
KFS 7.2.1 Oluşturulan süreç kontrol veri tabanına bir raporlama modülü eklenecektir. Bilgi işlem Md. Ara.13
KFS 7.3.3 Taşınmaz kayıt programının muhasebe kayıtlarına entegrasyonun sağlanması yapılacaktır. Bilgi işlem Md. Ara.13
KFS 7.4.1 Maliyetlendirme ve fayda maliyet analizi konulu eğitimler düzenlenecektir.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Ara.13
KFS 8.1.1 Tüm faaliyetler ile mali karar ve işlemlere ilişkin yazılı prosedürler belirlenecektir. Mali Hizmetler Md. Ara.13
KFS 8.2.1 Belediyemiz için bir Prosedür Yönetim Stratejisi belirlenecektir. Mali Hizmetler Md. Ara.13
KFS 10.1.2 Tüm Birimlerin Görev ve Çalışma Yönetmelikleri Gözden Geçirme Raporu sonuçları çerçevesinde revize edilecektir.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Ara.13
BİS 13.2.1 Belediye Otomasyon Sistemine Elektronik Belge Yönetim Sistemi Modülü eklenecektir. Bilgi işlem Md. Ara.13
BİS 13.2.2 Belediye Otomasyon Sistemindeki Personel Modülü geliştirilecektir. Bilgi işlem Md. Ara.13
BİS 13.2.3Belediye Otomasyon Sistemi üzerinden üretilen/üretilebilecek bilgilerin tespiti amacıyla bir çalışma yapılacaktır.
Bilgi işlem Md. Ara.13
BİS 13.4.1
Belediye Otomasyon Sistemi Üst Yönetim ve Harcama birimlerinin performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin bilgilere (yönetim muhasebesi) zamanında erişebilmelerini sağlayacak şekilde geliştirilecektir.
Bilgi işlem Md. Ara.13
KOD Öngörülen Eylemler Sorumlu Birim Tamamlanma Tarihi
BİS 13.4.3 Mali Hizmetler Birimi Ön Mali Kontrol işlemlerinin yazılım üzerinden yapılması sağlanacaktır. Bilgi işlem Md. Ara.13
BİS 13.5.4Müdürlüklerden gelecek münferit raporlama talepleri değerlendirilerek standart hale getirilebilecek talepler Yönetim Bilgi Sistemine eklenecektir.
Bilgi İşlem Md. Ara.13
128
Kadıköy Belediye Başkanlığı
BİS 14.4.1
Mevcut raporlama sistemi gözden geçirilecek, süreçler ve iş akışlarına uygun yatay ve dikey raporlama ağı oluşturulması analiz edilerek bir raporlama stratejisi oluşturulacaktır.
Mali Hizmetler Md. Ara.13
BİS. 15.1.2 Dijital imza ve Elektronik Belge Yönetim Sistemine geçiş çalışmaları başlatılacaktır. Bilgi işlem Md. Ara.13
BİS. 15.1.3 Elektronik Arşiv Sisteminin Belge Yönetim Sistemi ile entegrasyonu sağlamaya yönelik çalışmalar başlatılacaktır. Bilgi işlem Md. Ara.13
BİS. 15.1.4 Mevcut Birim ve Kurum arşivlerinin Elektronik Arşiv Sistemine aktarılması çalışmaları başlatılacaktır. Destek Hizmetleri Md. Ara.13
BİS 15.2.2Elektronik Arşiv Sisteminde Belediyenin Genel Arşivi oluşturulacak ve Birim Arşivleri ile entegrasyonu sağlanacaktır.
Bilgi işlem Md. Ara.13
BİS 15.2.3 Elektronik Arşiv Sistemine Kurum ve Birim Arşivleri üzerinde çalışabilecek bir Yönetim Modülü eklenecektir. Bilgi işlem Md. Ara.13
BİS 15.3.2Elektronik Arşiv Sisteminde, gizlilik içeren bilgi ve belgelerinin güvenliğini sağlayacak şekilde gerekli yazılım önlemleri geliştirilecektir.
Bilgi işlem Md. Ara.13
BİS 15.5.1 Elektronik Belge Yönetim Sisteminde Gelen ve Giden Evrak modülleri geliştirilecektir. Yazı İşleri Müdürlüğü Ara.13
İS.18.2.2Üst Yönetimce uygun görülen önlemleri içeren kapsamlı bir eylem planı hazırlanacak ve sonuçları İç Denetim Birimi tarafından takip edilecektir.
İç Denetim Birimi Ara.13
Tablo 20 2014 Yılında Tamamlanacak Eylemler KOD Öngörülen Eylemler Sorumlu Birim Tamamlanma
Tarihi
KOS 3.1.2 Tüm Belediye çalışanlarına yönelik nicelik, nitelik ve yetkinlikler çalışması yapılacaktır. Mali Hizmetler Md. Oca.14
KOS 1.4.1
Süreç Yönetimiyle bütünleşik Belediyemizde bir elektronik evrak yönetim sistemi kurulacaktır. Elektronik imza uygulamasına geçiş çalışmaları yürütülecektir.
Bilgi İşlem Md. Mar.14
KOS 1.5.3 Personel performans göstergeleri oluşturulacak, İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Mar.14
129
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
personel atama ve yer değiştirmelerinde bu göstergeler dikkate alınacaktır.
KOS 1.5.4Başarılı personelin ödüllendirilmesi amacıyla sistematik, objektif bir yaklaşım oluşturulmasına dair bir prosedür çıkarılması sağlanacaktır.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Mar.14
KOS 1.6.1
Süreç Yönetim Sistemi kapsamında birimlerde faaliyetlere ilişkin bilgi ve belgelerin neler olduğu ve oluşturulma süreçleri tanımlanacaktır.
Mali Hizmetler Md. Mar.14
KOS 1.6.4
SYS Çalışmaları tamamlandıktan sonra birimler tarafından kullanılan yazılım, form ve belgelerdeki ortak olan bilgilerin standardize edilmesi ve tek bir kaynaktan elde edilmesi sağlanacaktır.
Mali Hizmetler Md. Mar.14
KOS 2.5.3
Fonksiyonel Organizasyon Şeması çerçevesinde birimlere devredilen yetki ile raporlama sorumluluğu ve hesap verilebilirlik arasındaki ilişkiyi gösterecek bir Raporlama Prosedürleri Seti oluşturulacaktır.
Mali Hizmetler Md. Mar.14
KOS 2.6.3 Hassas görevlere ilişkin prosedürler oluşturulacak ve personele duyurulacaktır. Mali Hizmetler Md. Mar.14
KOS 3.2.2
SYS çalışmaları sonrasında tüm görevler için bir Prosedürler Seti oluşturulacak ve Belediye intranet sayfasında güncel olarak erişime açılacaktır.
Mali Hizmetler Md. Mar.14
KOS 3.3.1Personel alımlarında, görevler için belirlenmiş olan Yetkinlik Kriterleri değerlendirmelere esas teşkil edecektir.
Üst Yönetim Mar.14
KOS 3.3.2Yer değişikliklerinde yetkinlik kriterleri esas alınacak ve hizmetin devamlılığı ile personelin durumu da dikkate alınacaktır.
Üst Yönetim Mar.14
KOS 3.4.1
Personelin performansının izlenebileceği bir raporlama sistemi oluşturularak Personel Yönetim Sistemine bir modül olarak eklenecektir.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Mar.14
RDS 5.1.1Kalkınma planı, bölge planı ve Çalıştay Raporu esas alınarak stratejik plan öncelik ve ilkeleri belirlenecektir.
Stratejik Plan Hazırlama Ekibi Mar.14
RDS 5.1.2İdarenin amaçlarına yönelik performans kriterlerinin belirlenmesi için Etki Analiz Çalışması yapılacaktır.
Stratejik Plan Hazırlama Ekibi Mar.14
KOD Öngörülen Eylemler Sorumlu Birim Tamamlanma Tarihi
RDS 6.1.5
Risk Çalışma Grubu tarafından her Birimin faaliyetlerine ilişkin riskler (iş akışları ve süreçler üzerinden) tespit edilecek ve Birim risk haritaları oluşturulacaktır.
Risk Çalışma Grubu Mar.14
RDS 6.1.6
Belirlenen riskler (Birim Risk Haritaları) Risk Değerlendirme Kuruluna sunulacak ve Risk Değerlendirme Kurulu tarafından İdare Risk Haritası oluşturulacaktır.
Risk Değerlendirme Kurulu Mar.14
130
Kadıköy Belediye Başkanlığı
RDS 6.3.1
Birim Risk Sorumluları, Birim çalışanlarının da katılımıyla, Birimleri için belirlenmiş mevcut risklere (Risk Haritaları) ilişkin alınabilecek önlemler geliştirecek ve Önleyici Faaliyetler Formu aracılığıyla Risk Çalışma Grubuna raporlayacaklardır.
Birim Risk Sorumluları Mar.14
RDS 6.3.2
Risk Çalışma Grubu, İdare Risk Koordinatörünün başkanlığında toplanacak ve Birim Risk Sorumlularından gelen Önleyici Faaliyetler Formlarını da dikkate alarak Kurumun risklere karşı alacağı önlemlere ilişkin Risk Eylem Planını hazırlayarak Risk Değerlendirme Kuruluna sunacaklardır.
Risk Çalışma Grubu Mar.14
KFS 7.1.1 Birimlerde yürütülen faaliyetlere ilişkin süreç haritaları ve iş akışları hazırlanacaktır. Mali Hizmetler Md. Mar.14
KFS 10.1.1Süreç Yönetimi Genelgesinde belirtilen iş analizleri sonuçlarına göre mevcut prosedürler gözden geçirilecektir.
Mali Hizmetler Md. Mar.14
KFS 12.1.3Gerçekleştirilecek İhtiyaç Analizi doğrultusunda yeni modül ya da yazılımların üretilmesi ya da satın alınması sağlanacaktır.
Bilgi işlem Md. Mar.14
BİS 14.4.5 Hazırlanan raporların belediye otomasyonuna entegrasyonu sağlanacaktır. Bilgi işlem Md. Mar.14
BİS. 15.1.1
Süreç Yönetim Sistemi ile bütünleşik olarak Belediyenin tüm birimlerinde kullanılacak Elektronik Arşiv sistemi kurulma çalışmaları başlatılacaktır.
Bilgi işlem Md. Mar.14
B.İ.S 15.3.3 Birim ve Kurum Arşivlerinde yeterli fiziksel alan ve personel sağlanacaktır. Yazı İşleri Müdürlüğü Mar.14
BİS 15.4.1Standart dosya planı ve uygulanması konusunda tüm kullanıcılara yönelik eğitimler düzenlenecektir.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Mar.14
BİS 15.6.1 Belediyemiz ilgili mevzuatı dikkate alarak Arşiv Yönergesi güncellenecektir. Bilgi işlem Md. Mar.14
BİS 15.6.2 Tüm Müdürlükler için uygun koşullarda Birim Arşivleri oluşturulacaktır. Yazı İşleri Md. Mar.14
BİS 15.6.3 Yazı İşleri Müdürlüğü bünyesinde Belediyenin Genel Arşivi oluşturulacaktır. Yazı İşleri Md. Mar.14
BİS 16.1.3
Hata usulsüzlük ve yolsuzluklarla ilgili bildirimler, faaliyet ve denetim raporlarının izlenmesi, birimlere tebliğ edilmesi ve birimlerden gelen Düzenleyici ve Düzeltici Eylem Planları konularında üst yönetimi bilgilendirecek şeflik düzeyinde Raporlama Birimi oluşturulacaktır.
Mali Hizmetler Md. Mar.14
Tablo 21 Tekrarlanan Eylemler KOD Öngörülen Eylemler Sorumlu Birim Tamamlanma
TarihiKOS 2.7.2 Başkan yardımcıları tarafından İzleme Toplantıları
yapılacaktır. Üst Yönetim Her Hafta
KOS 2.7.1 Müdürlükler içinde İlerleme Toplantıları yapılacaktır. Mali Hizmetler Md. Her Ay
KOS 2.7.3 Yönetim Gözden Geçirme Toplantıları yapılacaktır. Üst Yönetim Her Ay
131
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
RDS 5.5.3 Birim Özel Hedef Tabloları Üst Yönetime onay için sunulacaktır. Mali Hizmetler Md. Üç Ayda Bir
BİS 14.2.1
Belediyemiz bütçesinin üçer aylık uygulama sonuçlarını ve gelecek döneme ilişkin beklentilerini gösteren, hedefler ve faaliyetlere ilişkin kurumsal ve mali durum beklentiler raporu hazırlanacak ve web sitesinde yayımlanarak kamuoyuna açıklanacaktır.
Mali Hizmetler Müdürlüğü Üç Ayda Bir
İS.17.2.1
İç kontrol sisteminin işleyişi 6 aylık periyotlarla değerlendirilecek ve raporlanarak üst yöneticiye sunulacaktır. Düzenleyici ve düzeltici önlemlerin alınması sağlanacak olup bu konuya ilişkin rapor düzenlenecektir
İç Denetim Birimi Altı Ayda Bir
KOS 4.1.1İmza Yetkileri Yönergesi her yıl gözden geçirilerek, gerektiğinde değiştirilecek ve değişiklikler ilgililere bildirilecektir
Yazı İşleri Md. Her Yıl (Ocak)
KFS 9.2.1 Her yılbaşında gerçekleştirme görevlileri ve yedekleri yazılı olarak belirlenecektir. Mali Hizmetler Md. Her Yıl (Ocak)
KFS 9.2.2 Her yılbaşında taşınır kayıt kontrol yetkilileri ve yedekleri yazılı olarak belirlenecektir. Mali Hizmetler Md. Her Yıl (Ocak)
KFS 9.2.3 Her yılbaşında kredi ve avans mutemetleri ve yedekleri yazılı olarak belirlenecektir. Mali Hizmetler Md. Her Yıl (Ocak)
KFS 9.2.4
Her yılbaşında uzmanlık gerektirmeyen mal ve hizmet alımlarında muayene kabul işlemlerini yapacak muayene kabul komisyonu üyeleri ve yedekleri yazılı olarak belirlenecektir.
Destek Hizmetleri Md. Her Yıl (Ocak)
KFS 9.2.5Üst yönetimce belirlenecek hassas görevlerde görevlendirilecek kişi ve yedekleri yazılı olarak tespit edilecektir. (bknz2.6 nolu genel şart)
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Her Yıl (Ocak)
KOS 3.7.1
Performansı yetersiz bulunan personel her yıl yapılacak boşluk analizlerine dahil edilecek ve yetersiz olduğu hususlara ilişkin eğitim alması sağlanacaktır.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Her Yıl (Mart)
RDS 5.2.2 Bütün Müdürlükler de yeterli sayıda stratejik plan ve performans programı sorumluları belirlenecektir. Üst Yönetim Her Yıl (Mart)
RDS 5.2.3Müdürlüklerin stratejik plan ve performans programı sorumlularına bu konulara ilişkin eğitimler verilecektir.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Her Yıl (Mart)
RDS 5.2.4
Mali Hizmetler Müdürlüğü her yıl Mart ve Nisan aylarında Plan ve Program sorumluları ile performans programı ve bütçe hazırlık çalışmaları konulu periyodik toplantılar düzenleyecektir.
Mali Hizmetler Md. Her Yıl (Mart)
KOD Öngörülen Eylemler Sorumlu Birim Tamamlanma Tarihi
KOS 3.1.3Her yıl Performans Programı çalışmaları kapsamında Harcama Birimleri ile insan kaynakları analizleri yapılacaktır.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Her Yıl (Haziran)
RDS 5.2.1
Performans Programı Hazırlama Talimatı yayınlanacaktır. Talimatta kavramsal çerçeve ve Belediyenin o yıla ilişkin temel politika ve öncelikleri yer alacaktır.
Üst Yönetim Her Yıl (Haziran)
RDS 5.3.1 Her yıl Performans Programı Hazırlama Talimatı ekinde o yıla ilişkin bütçe tavanları belirlenecektir. Üst Yönetim Her Yıl (Haziran)
132
Kadıköy Belediye Başkanlığı
BİS 13.4.2 Üst Yönetici Bütçe çağrısında tüm bütçe kısıtlarını ve imkânlarını (bütçe tavanları vs.) belirtecektir. Mali Hizmetler Md. Her Yıl (Haziran)
BİS 13.4.4Mayıs ayı sonunda üst yönetim ve harcama yetkilileri ertesi yıl önceliklerini belirleyerek bunu tüm personele duyuracaklardır.
Mali Hizmetler Md. Her Yıl (Haziran)
KOS 3.1.4Gerçekleştirilen Analiz çerçevesinde Belediye Başkanlığının İnsan Kaynakları Eylem Planı hazırlanacak ve uygulanacaktır.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Her Yıl (Eylül)
KOS 3.5.1Belediye hizmetlerinde görev alacak tüm personel için temel eğitim konuları belirlenecek ve yeni atanan tüm personele bu eğitimler uygulanacaktır.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Her Yıl (Aralık)
KOS 3.5.2Yetkinlik Kriterleri esas alınarak her görev için eğitim konuları belirlenecek ve yapılacak boşluk analizleri (3.1.3) çerçevesinde personele uygulanacaktır.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Her Yıl (Aralık)
KOS 3.5.5Yönetici kadrolarında görev yapan personel için yönetim becerileri eğitimi programı hazırlanıp uygulanacaktır.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Her Yıl (Aralık)
KOS 3.5.6Mevzuat Takip Sorumlularından gelen bilgiler çerçevesinde mevzuattan kaynaklanan değişikliklere ilişkin eğitim programı düzenlenecektir.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Her Yıl (Aralık)
KOS 3.5.7Kurumsal kimliğe katkı sağlayacak, performansı yükseltecek, verimi ve motivasyonu arttıracak konularda eğitimler uygulanacaktır.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Her Yıl (Aralık)
KOS 3.6.2
Birim yöneticileri tarafından Birim Özel Hedef Tabloları ve İş Dağılım Tabloları çerçevesinde çalışanların performansları Bireysel Performans Kriterlerine göre değerlendirilecektir.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Her Yıl (Aralık)
KOS 3.6.3Değerlendirme sonuçları personele yazılı olarak tebliğ edilecek ve düşük performans sergileyen personel ile görüşme yapılacaktır.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Her Yıl (Aralık)
RDS 5.5.1
Tüm Birim Yöneticilerinden Performans Programındaki Performans Hedeflerine ulaşmaları için öngörülmüş olan Performans Göstergelerine ilişkin bir iş planı hazırlamaları istenecektir.
Üst Yönetim Her Yıl (Aralık)
RDS 5.5.2
Yöneticiler, İş Planlarının Performans Programındaki Hedefler ve Stratejik Plan ile uyumu konusunda Mali Hizmetler Müdürlüğünün görüşünü de alarak Özel Hedefler Tablosu oluşturacaklardır.
Üst Yönetim Her Yıl (Aralık)
BİS 13.1.4 İletişim, toplantı yönetimi ve toplantı düzeni konuları düzenli eğitim programlarına dahil edilecektir. İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Her Yıl (Aralık)
Tablo 22 Sürekliliği Bulunan Eylemler KOD Öngörülen Eylemler Sorumlu Birim Tamamlanma
TarihiKOS 1.1.2 Aday memurlara verilen oryantasyon eğitimlerine
“iç kontrol” başlığının eklenmesi sağlanacaktır. İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Sürekli
KOS 1.2.1 İç Kontrol Uygulama Genelgesi hazırlanacaktır. Bu Genelgeye uyum izlenecektir. Üst Yönetim Sürekli
KOS 1.4.3Eğitim materyallerinin Belediye İntranet sayfasında yayınlanması ve buna ilişkin düzenli duyurular yapılması sağlanacaktır.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Sürekli
KOS 3.5.3 Yer değiştirme suretiyle atanan tüm personelin İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Sürekli
133
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
Yetkinlik Kriterleri çerçevesinde atandıkları görev için belirlenen konulardaki eğitimlere katılımı sağlanacaktır.
KOS 3.5.4
Kariyer Görevlere atanma şartlarını taşıyan personelin Yetkinlik Kriterleri çerçevesinde o görevler için belirlenen konulardaki eğitimlere katılımı sağlanacaktır.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Sürekli
KOS 3.7.2
Eğitim programlarına katılmasına rağmen takip eden yıl aynı alanlardaki performansı yetersiz bulunan personel aynı birimde farklı bir görevde değerlendirilecektir.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Sürekli
KOS 3.7.3
Performans yetersizliği nedeniyle görevi değiştirilen personelin bu görevdeki performansının da geliştirilememesi halinde görev yaptığı birim değiştirilecektir.
Üst Yönetim Sürekli
RDS 5.4.1Stratejik plan ve performans Programı konularında Yönetici Bilgilendirme Toplantıları düzenlenecektir.
Mali Hizmetler Md. Sürekli
RDS 5.4.3
Faaliyetlerin, performans programına uygun gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğinin izlenmesi amacıyla Birim Faaliyet Raporları hazırlanacak ve usulüne uygun olarak kamuoyuna duyurulacaktır.
Mali Hizmetler Md. Sürekli
RDS 5.5.4Özel Hedefler haftalık olarak yöneticiler tarafından izlenecek ve gerektiğinde nedenleri de belirtilmek suretiyle aynı usulle revize edilecektir.
Mali Hizmetler Md. Sürekli
RDS 5.6.1
Özel Hedefler Tablolarında hedeflere ilişkin spesifik ve ölçülebilir performans göstergeleri tanımlanacak ve İş Dağılımı Tablolarında bu göstergelerin ilgilileri ve sürelerine yer verilecektir.
Üst Yönetim Sürekli
RDS 6.1.7
Birim Risk Sorumluları Birimlerince yürütülen faaliyetler kapsamında mevcut risklere (Risk Haritaları) ilişkin gelişmeleri (aylık olarak) ve olası risklere yönelik beklentileri (anlık olarak) Risk İzleme Formları aracılığıyla Risk Çalışma Grubuna raporlayacaklardır.
Birim Risk Sorumluları Sürekli
RDS 6.1.8
Risk Çalışma Grubu, İdare Risk Koordinatörünün başkanlığında her üç ayda bir (ya da gerektiğinde) Risk İzleme Toplantıları yapacak ve Birim Risk Sorumlularından gelen Risk İzleme Formlarını değerlendirerek sonuçları Risk Değerlendirme Kuruluna raporlayacaklardır.
Risk Çalışma Grubu Sürekli
KOD Öngörülen Eylemler Sorumlu Birim Tamamlanma Tarihi
RDS 6.1.9
Risk Değerlendirme Kurulu Risk Çalışma Grubundan gelen Risk İzleme Raporunu görüşecek ve İdare Risk Haritasını revize etmek de dahil olmak üzere gerekli kararları alacaktır.
Risk Değerlendirme Kurulu Sürekli
134
Kadıköy Belediye Başkanlığı
RDS 6.2.1
Risk Çalışma Grubu, yılda en az bir defa Risk Değerlendirme Toplantısı yapacaktır. Bu toplantılarda Birim Risk Sorumlularından gelen Risk İzleme Formları da dikkate alarak, Birim Risk Haritalarında yer alan riskler Gerçekleşme Olasılı ve Muhtemel Etki Analizine tabi tutulacak elde edilen sonuçlar (Risk Değerleri, Risk Skorları, Kabul Edilebilir Risk, Riske Maruz Değer vb.) Risk Değerlendirme Kuruluna raporlanacaktır.
Risk Çalışma Grubu Sürekli
RDS 6.2.2
Risk Değerlendirme Kurulu Belediye Başkanı veya İdare Risk Koordinatörü başkanlığında yılda en az bir defa toplanarak Risk Çalışma Grubundan gelen Risk Değerlendirme Raporunu görüşecek ve karara bağlayacaktır.
Risk Değerlendirme Kurulu Sürekli
RDS 6.3.3Risk Değerlendirme Kurulu Risk Eylem Planı Taslağını (ya da Risk Eylem Planı Revizyonu Taslağını) görüşecek ve karara bağlayacaktır.
Risk Değerlendirme Kurulu Sürekli
KFS 7.1.3Süreç kontrol modeli elektronik veri tabanına işlenecek ve bu veri tabanı üzerinden tüm faaliyetler sürdürülecektir.
Bilgi işlem Md. Sürekli
KFS 7.3.1Yılda bir defa kayıt ve belgeler dikkate alınmak suretiyle muhasebe kayıtları ve taşınır kayıtlarının sayımı yapılacaktır.
Destek Hizmetleri Md. Sürekli
KFS 7.3.2 Yılda bir defa kayıt ve belgeler dikkate alınmak suretiyle taşınmaz kayıtlarının sayımı yapılacaktır. Emlak İstimlak Md. Sürekli
KFS 7.4.1Maliyet gerektiren kontrol faaliyeti önerileri için fayda maliyet analizi yapılacak ve Risk Değerlendirme Kuruluna sunulacaktır.
Mali Hizmetler Md. Sürekli
KFS 8.1.2Prosedürler elektronik veri tabanına işlenecek ve bu veri tabanı üzerinden tüm faaliyetler sürdürülecektir.
Bilgi işlem Md. Sürekli
KFS 8.3.1 Belirlenen prosedürlerin her yıl gözden geçirilmesi sağlanacaktır. Mali Hizmetler Md. Sürekli
KFS 8.3.2 Yazılı Prosedürler, oryantasyon eğitimlerine ve düzenli eğitim programlarına eklenmelidir. İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Sürekli
KFS 8.3.3 Yazılı prosedürlerin Belediye intranet sayfasına konulması ve güncellenmesi sağlanacaktır. Bilgi İşlem Md. Sürekli
KFS 10.1.3
Yöneticiler prosedürler üzerindeki kontrollerini 5.5.4 ve 5.5.5 numaralı eylemlerde belirtilen özel hedef ve iş dağılım listeleri üzerinden yapılacak aylık toplantılarla gerçekleştirilecektir.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Sürekli
KFS 11.1.1
Mevzuat değişikliklerini izlemek için mevzuat takip sorumluları belirlenecektir. Mevzuat Takip Sorumlularının çalışmasına yönelik bir prosedür oluşturulacaktır.
Hukuk İşleri Md. Sürekli
KFS 11.1.2Personel için iş değişikliği durumu olduğunda oryantasyon eğitimi sağlanacaktır. (KOS 3.5.3 ile birlikte yürütülecektir)
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Sürekli
KOD Öngörülen Eylemler Sorumlu Birim Tamamlanma Tarihi
KFS 11.1.3 Yeni bilgi sistemlerine geçiş halinde ilgili sistemin çalışmasına ilişkin olarak eğitim düzenlenecektir. Bilgi işlem Md. Sürekli
135
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
KFS 11.1.4Hassas Görevler Listesinde yer alan görevler için her müdürlükte yeterli yedeklemenin yapılması sağlanacaktır.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Sürekli
KFS 11.1.5 Her birim kendi içinde rotasyona dayalı alternatif bir çalışma sistemi oluşturacaktır. İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Sürekli
KFS 11.3.1Görevden ayrılan ya da iş değişikliği olan personel tarafından rapor hazırlanarak yönetici aracılığıyla görevlendirilen personele iletilmesi sağlanacaktır.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. Sürekli
BİS 13.1.3
Belediye portalı tüm iş ve işlemlerin internet üzerinden gerçekleştirilebileceği araçlar, TC Kimlik Numarası ile girilecek forumlar ve Belediye faaliyetlerine ilişkin anket çalışmaları ile Belediye ile ilgili tüm haber ve duyuruların yer alacağı şekilde geliştirilecektir.
Bilgi işlem Md. Sürekli
BİS 13.2.5
Belediyenin amaç ve hedefleri, o yılın program öncelikleri, yıllık hedefler, bütçe yapma kuralları ve kısıtları, ödenek imkânları zamanında ve düzenli bir şekilde bildirilecektir.
Mali Hizmetler Md. Sürekli
BİS 13.2.6 Mevzuat Takip Sorumluları tarafından belirlenen mevzuat değişiklikleri Belediye Otomasyon Sistemi üzerinden personele duyurulacaktır.
Hukuk İşleri Md. Sürekli
BİS 13.6.3Haftalık Müdürler toplantılarında ve Aylık Şefler Toplantılarında söz konusu beklenti, hedef ve gerçekleşmeler görüşülecektir.
Özel Kalem Md. Sürekli
BİS 13.7.1Haftalık Müdürler Toplantısı öncesinde Başkan Yardımcıları ile bağlı olan Müdürler ve Şefler toplanacaktır.
Özel Kalem Md. Sürekli
BİS 15.3.1 Elektronik Arşiv Sisteminde erişim ve kullanım yetkileri tanımlanacak ve sürekli güncellenecektir. Bilgi işlem Md. Sürekli
BİS 16.1.2
Yönerge kapsamında yapılan bildirimler ile yıllık faaliyet raporları, iç ve dış denetim raporları gibi dokümanların izlenmesi ve değerlendirilmesi sonucunda tespit edilen eksiklik, hata ve usulsüzlükler ilgili Birimlere tebliğ edilecek ve bu konulara ilişkin Düzenleyici ve Düzeltici Önlemler Eylem Planlarını belirlemeleri istenecektir.
Üst Yönetim Sürekli
İS.17.1.1 Belediyemizde iç kontrol sistemi sürekli bir şekilde değerlendirilecektir. Mali Hizmetler Md. Sürekli
İS.17.4.1 Yapılacak toplantılarla yöneticilerin görüşlerinin alınması sağlanacaktır. Mali Hizmetler Md. Sürekli
İS.17.4.3
Denetim sonucunda düzenlenen raporlar ilgili birim yöneticisiyle birlikte değerlendirilmesi sağlanacaktır. Bu değerlendirme sonucu rapor düzenlenecek ve üst yöneticiye gönderilecektir.
İç Denetim Birimi Sürekli
İS.17.5.1
İç kontrolle ilgili olarak yapılan değerlendirmeler sonucunda alınması gereken önlemler belirlenecektir. Söz konusu önlemler çerçevesinde her yıl Mart ayı sonunda Eylem Planı revize edilecektir.
Mali Hizmetler Md. Sürekli
KOD Öngörülen Eylemler Sorumlu Birim Tamamlanma Tarihi
İS.18.1.1
İç denetim birimi faaliyetleri standartlara uygun bir şekilde hazırlanan 3 yıllık plan ve 1 yıllık programlar çerçevesinde düzenli olarak yürütülecektir.
İç Denetim Birimi Sürekli
136
Kadıköy Belediye Başkanlığı
İS.18.1.2 İç Denetim; Belediyenin amaç ve hedeflerinin karşı karşıya olduğu riskler esas alınarak yürütülecektir. İç Denetim Birimi Sürekli
İS.18.1.3İç Denetimde klasik teftiş yerine süreç denetimlerini esas alan bir denetim modeli kurulacaktır.
İç Denetim Birimi Sürekli
İS.18.2.1
İç denetim birimi tarafından gerek sürekli izleme faaliyetleri gerekse bağımsız izleme faaliyetleri sonucunda tespit edilen aksaklıklar gerekli önlemlerin alınması için ilgili birimlere ve Üst Yönetime bildirilecektir.
İç Denetim Birimi Sürekli
137
Tablo 23 İç Kontrol Kapsamında Yürütülecek Olan Eğitimler
İç kontrol eylem planımızda belirlenen eylemlerin daha etkili bir şekilde uygulanabilmesi için kurum içinde daha fazla bir algı oluşturmak
ve kurumsal kapasiteyi artırmak amacıyla eylem planındaki standart ve genel şartlarla ilişkili olarak aşağıda ortaya konulan eğitimler 2013
yılında uygulanacaktır.
Sıra Numarası Yapılacak Eğitim Eğitimin
Katılımcıları Eğitimin başlangıç tarihi Saat Eğitim Saati
1 Hassas Görev Yönergesinin Oluşturulmasına Yönelik Uygulamalı Eğitim İlgili Tüm Personel 09:30 - 12:15 3
2 Kamuda Mali Saydamlık ve Hesap verilebilirlik Eğitimi Harcama Yetkilileri 14:00 - 14:45 1
3 Mali Mevzuatta Yetki Devri Hakkında Uygulamalı Eğitim İlgili Tüm Personel 15:00 - 16:45 2
4 Sayıştay Denetimi Eğitimi İlgili Tüm Personel 09:30 - 12:15 3
5 Sayıştayca Yapılacak Düzenlilik Denetimi Eğitimi İlgili Tüm Personel 14:00 - 16:45 3
6 Kamu Zararları Tespit, Tahsili Konulu Eğitim İlgili Tüm Personel 09:30 - 16:45 6
7 Dönem sonu İşlemleri Konulu Eğitim İlgili Tüm Personel 09:30 - 12:15 3
8 Belediye Mali Tablolarının Değerlendirilmesi Konulu Eğitim İlgili Tüm Personel 14:00 - 16:45 3
9 Zabıta Görev, Yetki ve Sorumlulukları Konulu Eğitim ( 2 Grup halinde yürütülecektir) Zabıta Personeli 09:30 - 16:45 18
10 Kontrol teşkilatı ile muayene kabul komisyonlarının çalışmaları Eğitimi İlgili Tüm Personel 09:30 - 16:45 6
138
Kadıköy Belediye Başkanlığı
11 Mal, Hizmet ve Yapım ihaleleri Konulu Eğitim İlgili Tüm Personel 14:00 - 16:45 3
12 İhale Komisyonlarının Çalışması Eğitimi İlgili Tüm Personel 14 00 - 16:45 3
13 Ön Ödeme Uygulaması Eğitimi İlgili Tüm Personel 09:30 - 16:45 3
14 Kamu İdarelerinde Risk Yönetimi Eğitimi İlgili Tüm Personel 09:30 - 16:45 3
15 Birim ve İdare Faaliyet Raporunun Hazırlanması Eğitimi İlgili Tüm Personel 09:30 - 16:45 6
16 Giderin Gerçekleştirilmesinde Belge Düzeni Hakkında Eğitim İlgili Tüm Personel 09:30 - 16:45 6
17 İhale komisyon kararından sözleşme imzalanmasına kadar yapılan idari işlemler ile ilgili eğitim İlgili Tüm Personel 09:30 - 12:15 3
18 Doğrudan Temin Uygulaması Hakkında Eğitim İlgili Tüm Personel 09:30 - 16:45 6
19 Kamu Harcama Hukuku Eğitimi İlgili Tüm Personel 09:30 - 16:45 6
20 Belediye Gelir Mevzuatı Konulu Eğitim (2 Grup halinde yürütülecektir) İlgili Tüm Personel 09:30 - 16:45 18
21 Temel Devlet Muhasebesi Uygulamaları Hakkında Eğitim İlgili Tüm Personel 09:30 - 16:45 6
22 Kamu Görevlileri İçin Sorumluluk Kavramı ve Türleri Konulu Eğitim İlgili Tüm Personel 09:30 - 16:45 6
23 Kamuda Etik Uygulamaları ve Mevzuatı Eğitimi İlgili Tüm Personel 09:30 - 12:15 3
139
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
24 Taşınır ve Taşınmaz Mal Yönetmeliği Eğitimi İlgili Tüm Personel 09:30 - 16:45 18
25 Kamu İdarelerinin İnternet Sitelerinde Bulunması Gereken Bilgiler Konulu Eğitim İlgili Tüm Personel 09:30 - 11:15 2
26 Belediyelerde Yönetim Bilgi Sistemi Eğitimi İlgili Tüm Personel 11:15 - 16:45 4
27 Belediyelerde Stratejik Yönetim Konulu Eğitim İlgili Tüm Personel 09:30 - 16:45 12
28 Evrak birimlerinde çalışan personele, evrakın kaydedilmesi, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılması, arşiv sistemine uygun muhafaza edilmesi konusunda Eğitim
İlgili Tüm Personel 09:30 - 16:45 6
29 Standart Dosya Planı ile ilgili Eğitim İlgili Tüm Personel 09:30 - 16:45 6
30 Kamu İdarelerinde Mali Durum ve Beklentiler Raporunun Hazırlanması Hakkında Eğitim İlgili Tüm Personel 09:30 - 12:15 3
31 Belediyelerde Bütçeleme Konulu Eğitim İlgili Tüm Personel 09:30 - 16:45 12
32 Performans Programının Hazırlanması Konulu Eğitim İlgili Tüm Personel 09:30 - 16:45 12
140
IV.C. 2013-2014 İç Kontrol Uyum Eylem Planının Değerlendirilmesi
Kadıköy Belediye Başkanlığı 2013-2014 İç Kontrol Uyum Eylem Planında makul
güvencenin sağlanmasına yönelik olarak 18 standart altında toplam 192 adet eylem
belirlenmiştir. Uyum Eylem Planında yer alan eylemlerin bileşenler, standartlar ve genel
şartlarla uyumu, yeterliliği ve etkinliği iki bölümde değerlendirilmeye çalışılacaktır;
1- Genel Değerlendirme ve
2- Bileşen Bazında Değerlendirme.
Genel Değerlendirme bölümünde eylemlerin bileşenlere ve standartlara dağılımı,
genel şart bazında ağırlıkları, genel olarak zamanlamaları, önceliklendirilmeleri ve
sorumluları değerlendirilecektir. Bileşenler Bazında Değerlendirme bölümünde ise her bir iç
kontrol bileşeni bazında eylemlerin yeterlilik ve etkinlikleri ele alınacaktır.
IV.C.1 Genel Değerlendirme
İç kontrol Uyum Eylem Planında yer alan eylemler bileşenler bazında ele alınmadan
önce, genel kavramlar üzerinden bir değerlendirme yapılmalıdır. Bu değerlendirmede Uyum
Eylem Planında yer alan eylemlerin, iç kontrol sisteminin etkinliğini ifade eden standartlarla
uyumu ele alınmalıdır.
Standartlarla uyumlu bir Eylem Planında, eylemlerin iç kontrol bileşenlerine dağılımı,
genel şartların bileşenlere dağılımı ile uyumlu olmalıdır. Dağılım çok genel bir
önceliklendirme ölçütüdür. Daha hassas ve detaylı bir uyum analizi yapabilmek için dağılımın
yanı sıra ağırlıklandırma ölçütünü de dikkate almak gereklidir. Bu nedenle Eylem Planının
standartlarla uyumu için her bir bileşendeki standart başına eylem oranının (ağırlık) o
bileşendeki standart başına genel şart oranı ile de uyumlu olması gereklidir.
Eylem Planının genel şartlara uygunluğu ve standartlarla uyumluluğunun yanı sıra
Planda yer alan eylemlerin zamanlaması da çok önemlidir. Planda yer alan eylemlerin
tamamlanma süreleri belirlenmiş olmalıdır. Ayrıca Uyum Eylem Planında yer alan eylemlerin
tamamlanma tarihleri itibariyle bileşenlere dağılımı (önceliklendirme) da iç kontrol sisteminin
gerekleri ile uyumlu olmalıdır. Uyum Eylem Planının iç kontrol sisteminin sürekliliğini
sağlayabilmesi için eylemlerin bir bölümünün süreklilik göstermesi gereklidir. Süreklilik
141
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
gösteren eylemelerde benzer şekilde iç kontrol sisteminin gereklerine uygun bir
önceliklendirme de olmalıdır.
Son olarak Eylem Planında yer alan eylemlerden sorumlu olan birimlerin eylemlerin
doğası ve icrası ile de uyumlu olması gerekir. Pek çok faaliyet doğası gereği belli bir birimin
sorumluluğunda olmak zorundadır. Yine benzer şekilde bazı eylemlerin icrası da belli bir
birimin sorumluluğunu gerektirmektedir. Bazı eylemler ise koordinasyonun sağlanması
nedeniyle belli birimlerin sorumluluğunu gerektirmektedir (yazı işleri, eğitim gibi). Eylemlerin
sorumlu birimlerin görev ve çalışma yönetmeliklerinde yer alan faaliyetler olması ise zorunlu
değil ancak beklenen bir durumdur.
IV.C.1.1. Dağılım
Bilindiği üzere İç Kontrol Standartları 18 standart ve 79 genel şarttan oluşmaktadır.
Aşağıdaki Tabloda İç Kontrol Standartları Tebliğinde yer alan bileşen, standart ve genel
şartların sayı ve dağılımları yer almaktadır. Görüldüğü üzere genel şartların dağılımına göre
bir analiz yapılacak olursa, ilk sırada kontrol ortamı bileşeni yer almakta onu bilgi ve iletişim
bileşeni ve kontrol faaliyetleri bileşeni izlemektedir. Risk değerlendirme bileşeni dördüncü
sırada izleme bileşeni ise son sırada yer almaktadır.
Tablo 24 İç Kontrol Standartları Genel Şartlarının Bileşenlere Dağılımı
BİLEŞENLER Standart Genel Şart Dağılım (%)
Kontrol Ortamı 4 26 33Bilgi ve İletişim 4 20 25Kontrol Faaliyetleri 6 17 22Risk Değerlendirme 2 9 11İzleme 2 7 9Toplam 18 79 100
Belediye Başkanlığımızın İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planında ise makul
güvencenin sağlanmasına yönelik olarak toplam 192 adet eylem belirlenmiştir. Bu eylemlerin
iç kontrol bileşenlerine dağılımı, genel şartların bileşenlere dağılımı ile karşılaştırmalı olarak,
aşağıdaki tabloda yer almaktadır.
142
Kadıköy Belediye Başkanlığı
Tablo 25 Genel Şart ve Uyum Eylem Planı Eylemlerinin Bileşenlere Dağılımı
BİLEŞENLER Genel Şart (%)
Eylem(%)
Kontrol Ortamı 32,91 35,94Bilgi ve İletişim 25,32 24,48Kontrol Faaliyetleri 21,52 18,23Risk Değerlendirme 11,39 15,10İzleme 8,86 6,25Toplam 100,00 100,00
192 eylemin iç kontrol bileşenlerine göre dağılımına bakıldığında:
Öngörülen eylemlerin % 36’sının kontrol ortamı bileşenine ait olduğu görülmektedir. Toplam 192 eylemin 69 tanesi kontrol ortamı bileşeninde yer almaktadır.
Kontrol ortamı bileşeninin ardından % 24 pay ile bilgi ve iletişim bileşeni gelmektedir. Öngörülen eylemlerin 47 tanesi kontrol faaliyetleri bileşenine aittir.
Kontrol faaliyetleri bileşeni % 18 ile bu iki bileşeni izlemektedir. Toplam eylemlerin 35 tanesi bu bileşene aittir.
Risk değerlendirme bileşeni 29 eylem ve %15 pay ile 4. sırada yer almaktadır. İzleme bileşeni ise toplam 12 eylem ve % 6 payla son sırada yer almaktadır.
KOS36%
RDS15%
KFS18%
BİS24%
İS6%
Eylemlerin Bileşenlere Göre Dağılımı
Grafik 8 Eylemlerin İç Kontrol Bileşenlerine göre Yüzde Dağılımı
Belediye Başkanlığımız İç Kontrol Eylem Planı kapsamında belirlenen eylemlerin
bileşenlere dağılımı, 79 genel şartın kontrol bileşenlerine dağılımı ile benzer bir sıralama
143
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
göstermiştir. Tablo 25’de görüldüğü üzere Eylem Planında, genel şartların dağılımında olduğu
gibi kontrol ortamı ilk sırada, bilgi ve iletişim ikinci ve kontrol faaliyetleri üçüncü sırada, risk
değerlendirme dördüncü sırada ve izleme bileşeni ise beşinci sırada yer almaktadır. Bununla
birlikte, risk değerlendirme bileşenine ilişkin eylemlerin dağılımı (%15) aynı bileşene ait genel
şartların toplam genel şartlar içerisindeki payından (%11,39) anlamlı bir biçimde yüksek
çıkmaktadır. Benzer şekilde kontrol ortamı bileşenine ilişkin eylemlerin dağılımı (%35,94) aynı
bileşene ait genel şartların toplam genel şartlar içerisindeki payından (%32,91) anlamlı bir
biçimde yüksek çıkmaktadır. Kontrol faaliyetleri bileşenine ilişkin eylemlerin dağılımı
(%18,23) ise aynı bileşene ait genel şartların dağılımından (%21,52) düşük çıkmıştır.
Belediye Başkanlığımızın İç Kontrol Eylem Planında izlenen bu durum, eylem planı
kapsamında belirlenen eylemlerin, iç kontrol sisteminin altyapısını oluşturan kontrol ortamı
ve bilgi ve iletişim ile en önemli faaliyeti olan risk değerlendirme üzerine yoğunlaşmasının
sonucudur. Buna karşılık Belediyemiz’de beklenen riskler için kontrol faaliyetleri oluşturma
konusunda konusunda yeterli yetkinlikler oluşmuş ve izleme konusunda ise mevcut sistem
görece etkin bulunmuştur.
IV.C.1.2. Ağırlıklandırma
Etkin yani makul güvence sağlayan bir iç kontrol sisteminde;
Bileşenler iç kontrol sisteminin,
Standartlar bileşenlerin uygunluğunun,
Genel şartlar ise bir standartın öngördüğü durumu sağlamanın güvencesi
olarak işlev görürler.
Yani genel şartlar yerine getirildiğinde standartın sağlandığı, standartlar sağlandığında
bileşenin uygun hale geldiği ve bir iç kontrol sistemine ait tüm bileşenler uygun hale
geldiğinde ise makul güvencenin sağlanmış olduğu söylenebilir. Bu nedenle iç kontrol sistemi
içerisindeki bileşenleri değerlendirmek için genel şartların bileşenlere dağılımından (dağılım)
ziyade her bir bileşendeki standart başına genel şart oranına (ağırlık) bakmak çok daha doğru
bir yöntem olacaktır.
144
Kadıköy Belediye Başkanlığı
Aşağıdaki Tabloda İç Kontrol Standartları Tebliğinde yer alan bileşen, standart ve
genel şartların sayı, dağılım ve ağırlıkları yer almaktadır. Görüldüğü üzere genel şartların
dağılımına göre bir analiz yapılacak olursa, ilk sırada kontrol ortamı bileşeni yer almakta onu
bilgi ve iletişim bileşeni ve kontrol faaliyetleri bileşeni izlemektedir. Risk değerlendirme
bileşeni dördüncü sırada izleme bileşeni ise son sırada yer almaktadır.
Tablo 26 İç Kontrol Standartları Genel Şartlarının Ağırlıkları
BİLEŞENLER Standart Genel Şart Dağılım (%)
Ağırlık
Kontrol Ortamı 4 26 33 6,50Bilgi ve İletişim 4 20 25 5,00Risk Değerlendirme 2 9 11 4,50Kontrol Faaliyetleri 6 17 22 2,83İzleme 2 7 9 2,50Toplam 18 79 100 4,38
Etkin bir iç kontrol sistemi, Tebliğde de belirtidiği gibi, üzerine inşaa edileceği uygun
bir kontrol ortamını gerektirmektedir. Bu nedenle kontrol ortamı bileşenin ilk sırada yer
alması doğası gereğidir. Bu uygun ortam üzerinde bir iç kontrol sisteminin kurulması ve
işleyebilmesi için, bilginin oluşturulduğu ve paylaşıldığı sistemlerin sağlanması gereklidir.
Dolayısıyla etkin bir iç kontrol sistemi için bilgi ve iletişim bileşeni ikinci sırada yer almalıdır.
Daha sonra bu uygun ortam ve iletişim kanalları yoluyla elde edilen bilgi kullanılarak riskli
alanlar tespit edilmelidir. Bundan sonraki aşamada uygun kontrol ortamı ile bilgi ve iletişim
aracılığıyla tespit edilen riskler için gerekli kontrol faaliyetleri oluşturulmalıdır. Son olarak ise
tüm bu sistemin düzenli olarak izlenmesi ve değerlendirilmesi gereklidir. Kısacası etkin bir iç
kontrol sisteminin kurulmasında önceliklendirme kontrol ortamı, bilgi ve iletişim, risk
değerlendirme, kontrol faaliyetleri ve izleme standartlarının sağlanması şekinde olmalıdır.
Dolayısıyla, yukarıdaki Tablodan da görüldüğü üzere, genel şartların bileşenlere
dağılımı yerine ağırlıklarının esas alınması daha doğru bir analiz yöntemi olarak ortaya
çıkmaktadır. Benzer şekilde bir uyum eylem planı çalışmasında öngörülen eylemlerin analizi
için, eylemlerin bileşenlere dağılımları yerine ağırlıklarının (genel şart başına eylem) esas
alındığı bir analiz daha doğru sonuçlar verecektir.
145
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
Belediye Başkanlığımız İç Kontrol Eylem Planında Genel şart başına düşen eylem sayısı
esas alınarak bir değerlendirme yapıldığında ise genel şart başına ortalama 2,43 eylem
düştüğü görülmektedir. Bu sayı risk değerlendirme bileşeninde 3,22, kontrol ortamı
bileşeninde 2,65 olarak çıkmaktadır. Bunun anlamı risk değerlendirme ve kontrol ortamı
bileşenlerinin ortalamaya göre daha fazla eyleme sahip olmasıdır. İç Kontrol Eylem Planımız
kapsamında belirlenen eylemler, iç kontrol sisteminin altyapısını oluşturan kontrol ortamı ile
iç kontrolün temel ilgisini oluşturan risk değerlendirme üzerine yoğunlaşmaktadır. Diğer
bileşenler için belirlenen eylemler ise ortalamanın altında kalmaktadırlar.
Tablo 27 Genel Şart ve Uyum Eylem Planı Eylemlerinin Ağırlıkları
BİLEŞENLER Genel Şart Eylem Genel Şart Ağırlık
Eylemler Ağırlık
Risk Değerlendirme 9 29 4,50 3,22Kontrol Ortamı 26 69 6,50 2,65Bilgi ve İletişim 20 47 5,00 2,35Kontrol Faaliyetleri 17 35 2,83 2,05İzleme 7 12 2,50 1,71Ortalama 79 192 4,38 2,43
Diğer taraftan her bir bileşen için eylemlerin ağırlıklarına göre bir değerlendirme
yapıldığında ortaya farklı bir sıralama çıkmaktadır. Durum analizi ve sorun analizi çalışmaları
sonucunda belirlenen eylemler, ilgili oldukları genel şart esas alınarak analiz edildiğinde,
genel şart başına en fazla eylemin (3,22) risk değerlendirme bileşeninde olduğu
görülmektedir. Uyum eylem planında kontrol ortamı bileşeni için genel şart başına 2,65
eylem öngörülmüştür. Bunu genel şart başına 2,35 eylem ile bilgi ve iletişim bileşeni, 2,05
eylem ile kontrol faaliyetleri bileşeni, 1,71 eylem ile de izleme bileşeni izlemektedir.
Özetle Belediye Başkanlığımız İç Kontrol Uyum Eylem Planında yer alan eylemler risk değerlendirme bileşeninde yoğunlaşmış, bunu kontrol ortamı ile bilgi ve iletişim bileşenlerine ait eylemlerin izlemiştir. İzleme ve kontrol faaliyetleri bileşenlerine ilişkin eylemler ise son sıralarda yer almaktadır.
Bu durumu açıklayan ilk etken özellikle kamu kurumlarında “risk değerlendirme”
olgusunun çok yeni bir kavram olmasıdır. Bu nedenle Kadıköy Belediye Başkanlığı İç Kontrol
Uyum Eylem Planında risk değerlendirme bileşenine ait genel şartlara ilişkin eylemlere ağırlık
146
Kadıköy Belediye Başkanlığı
verilmiştir. Bunun bir sonucu olarak risk değerlendirmesinin yapılabilmesi için uygun ortamı
oluşturacak olan kontrol ortamı bileşeni ile risklerin algılanmasını sağlayacak bilgi ve iletişim
bileşenine ait genel şartlara ilişkin eylemlere de ağırlık verilmiştir.
Halbuki geleneksel olarak izleme (raporlama ve iç denetim) faaliyetleri uzun yıllardır
kamu yönetimin önemli bir parçasıdır. Kontrol faaliyetleri ise tüm kurumlarda
gerçekleştirilmesi yasal zorunluluk olan faaliyetlerdir. Dolayısıyla da Belediye Başkanlığımız İç
Kontrol Uyum Eylem Planında bu iki bileşene ait genel şartlara ilişkin daha az sayıda eyleme
ihtiyaç duyulmuştur.
İç kontrol sistemi içerisinde yer alan kontrol faaliyetlerinin, algılanan geleneksel
kontrol faaliyetleriyle pek bir ilgisi yoktur. Etkin bir iç kontrol sistemi etkili bir risk
değerlendirmesi sürecine dayanmaktadır. Risk değerlendirme süreci henüz hayata
geçirilememişken mevcut geleneksel kontrol faaliyetlerini yeterli bulmak oldukça zordur.
Ancak kontrol faaliyetleri bileşeninin eylemlerin dağılımında üçüncü sırada yer alırken, genel
şart başına eylem sayısında son sırada yer alması, sorun analizi ve eylem matrislerinin
hazırlanması sürecinde katılımcılar tarafından, kontrol faaliyetleri bileşeni altında yer alan
genel şartların önemli bir kısmının geleneksel kontrol faaliyetleri ile sağlandığını
düşünüldüğünü göstermektedir.
IV.C.1.3. Zamanlama
Uyum eylem planlarında yer alacak eylemlerin sürelerinin net bir biçimde belirlenmiş
olması gereklidir. Uyum eylem planı, idarelerin faaliyetlerinde makul güvence sağlayacak
etkin bir iç kontrol sistemine geçebilmek için öngördükleri eylemlerden oluşmaktadır.
İç kontrol sistemi bir kontrol faaliyetinden ziyade süreklilik arz eden bir yönetim
biçimidir. Bu nedenle eylem planlarındaki eylemlerin bir kısmının bunu sağlayacak şekilde
süreklilik arz eden eylemlerden oluşması gerekir. Diğer taraftan eylem planının kendisinden
beklenen aktiviteyi ve dinamizmi sağlayabilmesi için eylemlerin makul tamamlanma
sürelerine sahip olmaları gereklidir.
147
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
Haz.1318%
Eyl.139%
Ara.1316%
201415%
Tekrar17%
Sürekli24%
Eylemlerin Zaman Dağılımı
Grafik 9 Eylemlerin Tamamlanma Tarihlerine Göre Yüzde Dağılımı
Belediye Başkanlığımız İç Kontrol Uyum Eylem Planında yer alan eylemlerin
tamamlanma tarihleri izleyen tablolarda detaylı bir biçimde yer almaktadır. Buna göre
eylemlerin %58’i süresi içinde tamamlanacak eylemlerdir. Diğer yandan %25’i sürekli ve
%17’si de her yıl bir veya birkaç kez tekrarlanması gerekenler olmak üzere eylemlerin %42’si
sürekli eylemlerden oluşmaktadır.
Uyum Eylem Planı’nda yer alan eylemlerin %27’sinin kısa vadede (Haziran-Eylül 2013)
tamamlanması öngörülmüştür. Bu kısa vadeli eylemler için oldukça iddialı bir orandır. Bu
durum Belediyemizin kısa vadede iç kontrol sistemini işler hale getirme çabasını ifade
etmektedir. Uyum Eylem Planı’ndaki orta vadeli eylemler ise toplam eylemlerin yaklaşık
%16’sını oluşturmaktadır. Uyum Eylem Planı’ndaki süreli eylemlerin yaklaşık yarısını (%43)
ifade eden bu oranlar Belediyemizin iç kontrol sisteminin hayata geçirilmesindeki
kararlılığının bir göstergesidir.
Uzun vadeli eylemlerin oranı ise %15 dir. Uyum Eylem Planı’nında risk analizi, kontrol
faaliyetleri ve izleme faaliyetlerinin sürekli eylemler ile sağlandığı düşünüldüğünde, %15
iyileştirme faaliyetleri için oldukça yeterli bir orandır.
148
Kadıköy Belediye Başkanlığı
Görüldüğü üzere Eylem Planı’nda öngörülen eylemler Belediyemizde 2009 yılından
itibaren oluşturulmaya başlanılan iç kontrol sisteminin yavaş yavaş süreklilik kazanmasına ve
kurumsallaşmasına yönelik eylemlerdir.
I IV.1.4. Önceliklendirme
Uyum eylem planlarında yer alacak eylemlerin tamamlanma sürelerinin, kontrol
ortamının ve iletişim zemininin oluşturulması, risklerin algılanması, kontrol faaliyetleri
oluşturulması ve izleme/iyileştirme süreci ile uyumlu olması gereklidir.
Özetle etkin bir iç kontrol uyum eylem planında; süreklilik gösteren eylemlerin ağırlıklı
olarak kontrol ortamı ile bilgi ve iletişime ilişkin eylemler olması, süreli eylemlerin ise iç
kontrol sürecindeki mantıksal sıralama ile uyumlu olması (yakın tarihli eylemlerin kontrol
ortamı ve bilgi iletişim bileşenlerinde, orta vadedeki eylemlerin risk değerlendirme ve kontrol
faaliyetleri bileşenlerinde, uzun vadeli eylemlerin ise kontrol faaliyetleri ve izleme
bileşenlerinde yoğunlaşmış olması) beklenmektedir.
Belediye Başkanlığımız İç Kontrol Uyum Eylem Planında her yıl bir veya birkaç kez
tekrarlanması gerekli eylemler, ağırlıklı olarak kontrol ortamı ve risk değerlendirme
bileşenine ait eylemlerdir (Tablo 28). Bu durum kontrol ortamı ve risk değerlendirme
bileşenlerinin organik yapısından kaynaklanmaktadır.
Kurumsal bir iç kontrol sisteminin etkinliği riskleri karşılama kapasitesine bağlıdır. Risk
kavramı ise doğası gereği sürekli değişen bir organik yapıya sahiptir. Üstelik riskler,
geliştirilen kontrol faaliyetleri karşısında mutasyona uğrama eğilimindedirler. Bu durumda
etkili bir risk yönetimi, oluşan ya da mutasyona uğrayan riskleri algılayabilecek sıklıkta
tekrarlanan gözden geçirme araçlarına sahip olmalıdır. Etkin bir iç kontrol sisteminin üzerine
kurulacağı kontrol ortamı ise bu araçların ve sistemin gereklerini karşılayacak biçimde
değişime ve gelişime uğramak zorundadır.
Tablo 28 Eylemlerin Bitiş Tarihlerine Göre Dağılımı
ZAMAN Eylem % KOS RDS KFS BİS İSSürekli 47 24,48 7 10 15 7 8Tekrarlanan 32 16,67 14 8 5 4 1
149
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
Mart 2013 1 0,52 1 - - - -Haziran 2013 34 17,71 14 4 5 10 1Eylül 2013 18 9,38 12 - 1 4 1Aralık 2013 31 16,15 9 1 6 14 1Mart 2014 28 14,58 12 6 3 8 -Toplam 192 100,00 69 29 35 47 12
Eylem Planı’nda süreklilik arz eden eylemlerin ağırlıklı olarak risk değerlendirme
bileşeni ile kontrol faaliyetleri bileşenlerinde yoğunlaşmaktadır (Tablo 28). Riskler hiçbir
zaman tamamen ortadan kaldırılamayan durumlardır. Bu nedenle kurumlar kendi faaliyetleri
için bir “kabul edilebilir risk” seviyesi belirlerler ve bu seviyenin üstü için kontrol faaliyetleri
oluşturular. Bu durumda risk değerlendirmeleri ve bu riskleri karşılamak üzere oluşturulan
kontrol faaliyetleri süreklilik göstemek zorundadır. Ayrıca yeni gelişen çıkan ya da mutasyona
uğrayan riskler de sürekli yeni kontrol faaliyetleri geliştirmeyi zorunlu kılmaktadır. Son olarak
sürdürülen ya da sürekli yenilenen faaliyetleri ve mevcut kontrol ortamının buna
uygunluğunu izleyecek sistemin de süreklilik arzetmesi bir gerekliliktir.
Belediye Başkanlığımız İç Kontrol Uyum Eylem Planı’nda yer alan eylemlerin %27’si
Haziran ve Eylül 2013 döneminde tamamlanması gereken eylemlerden oluşmaktadır.
Yukarıdaki Tablonun incelenmesinden de görüleceği üzere bu eylemler ağırlıklı olarak kontrol
ortamı bileşenine ait olan eylemlerdir. Bunu bilgi ve iletişim bileşenine ait eylemler
izlemektedir. Yani iç kontrol sisteminin oluşturulması, kısa vadede kontrol ortamı ile bilgi ve
iletişim altyapısının uygun hale getirilmesiyle başlamıştır. Bu beklentilerle de uyumlu bir
önceliklendirmedir.
İç Kontrol Uyum Eylem Planı’nda yer alan eylemlerin yaklaşık %16’sı da Aralık 2013
döneminde tamamlanması gereken eylemlerden oluşmaktadır. Bu eylemler ağırlıklı olarak
bilgi ve iletişim bileşenine ait olan eylemlerdir. Bunları kontrol ortamı ve kontrol faaliyetleri
bileşenlerine ait eylemler izlemektedir. Eylemlerin yaklaşık %15’i ise Mart 2014’e kadar
tamamlanması öngörülen eylemlerdir. Bu eylemler ağırlıklı olarak kontrol ortamı ve bilgi ve
iletişim bileşenlerine ait eylemlerden oluşmaktadır.
Belediye Başkanlığımızın İç Kontrol Uyum Eylem Planında orta ve uzun vadede
tamamlanması öngörülen eylemlerin önceliklendirilmesi beklentilerden farklı bir biçimde
150
Kadıköy Belediye Başkanlığı
önceliklendirilmiştir. Orta vadede risk değerlendirme ve kontrol faaliyetleri bileşenlerine ait
eylemlerin önceliklendirilmesi beklenilirken, Belediye Başkanlığımız İç Kontrol Uyum Eylem
Planında kontrol ortamı ile bilgi ve iletişim bileşenlerine ait eylemler önceliklendirilmiştir.
Benzer biçimde uzun vadede kontrol faaliyetleri ve izleme bileşenlerine ait eylemlerin
önceliklendirilmesi beklenirken, Plan’da kontrol ortamı ile bilgi ve iletişim bileşenlerine ait
eylemler önceliklendirilmiştir.
Bu durum Belediye Başkanlığımızın 2013-2014 İç Kontrol Uyum Eylem Planı’nda
uygun bir kontrol ortamının oluşturulması ile bilgi ve iletişim altyapısının hazırlanması
konularının önceliklendirilmesinden kaynaklanmaktadır. 2013-2014 İç Kontrol Uyum Eylem
Planının kapsadığı dönem, iç kontrol sistemi oluşturulması sürecinde risk değerlendirme ve
kontrol faaliyetleri bileşenlerindeki orta ve uzun vadeli eylemler için kısa bulunmuştur.
IV.C.1.5. Sorumluluk Dağılımı
İç kontrol uyum eylem planlarında öngörülen eylemler ile bu eylemlerden sorumlu
olan birimlerin uyumu, sistemin etkinliği için önemli bir husustur. İlk olarak eylem planlarında
yer alan her eylemin mutlaka bir birimin sorumluluğunda olması gerekmektedir. Sorumluluk
dağılımının yapılmamış olması, eylemlerin belirlenen tamamlanma tarihininde ve kalitede
hayata geçirilebilmesi konusunda ciddi bir risk alanı oluşturur.
Eylem planlarında yer alan eylemlerin birimlere dağılımında da bazı kriterlere
uygunluk sağlanmalıdır. Bu konuda etkili olabilecek kriterler eylemlerin doğası ile uyumluluk,
sorumluluk alanları ile uyumluluk ve koordinasyonun sağlanmasıdır.
Eylem Planlarında yer alan eylemlerden sorumlu olan birimlerin eylemlerin doğası ve
icrası ile de uyumlu olması gerekir. Bazı eylemler doğaları gereği belli bir birimin
sorumluluğunda olmak zorundadır (iç denetim gibi). Bu eylemlerin, taşıdıkları nitelikler
gereği, belli bir birim tarafından hayata geçirilmeleri gereklidir. Örneğin iç denetime ilişkin
eylemler ancak iç denetim birimi tarafından ya da yazılımsal eylemler ancak bilgi işlem birimi
tarafından gerçekleştirilebilir.
151
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
Yine benzer şekilde bazı eylemlerin de icraları gereği belli bir birimin sorumluluğunda
olmaları gerekmektedir (hukuk işleri, zabıta gibi). Bu eylemlerin icra edilmesi konusunda belli
birimlere hukuki normlarla verilmiş yetki, ayrıcalık ve sorumluluklar vardır. Dolayısıyla uyum
eylem planlarında yer alan bu tür eylemlerin hayata geçirilmelerinin bu hukuki normlara ve
icrai gereklere uygun olmaları gerekmektedir. Bu eylemlerin icrasının başka birimlerce
yürütülmesi zaten yasal olarak da mümkün değildir.
Bazı eylemler ise hayata geçirilebilmeleri için etkili bir koordinasyona ihtiyaç
gösterirler. Bunlar genellikle aslında tüm birimler tarafından icra edilmesi gereken ancak
koordinasyonun sağlanabilmesi için belli birimlerin (yazı işleri, eğitim gibi) sorumluluğunu
gerektiren eylemlerdir. Uyum eylem planlarında bu tür eylemlerin sorumluluğunun “tüm
birimler” yerine koordinasyondan sorumlu birim olarak belirlenmesi gerekmektedir. Uyum
eylem planlarında sorumluluğu tüm birimlerde görünen eylemlerin oranı %5 civarında
olmalıdır ve “İşbirliği Yapılacak Birim” bölümünde herhangi bir birim belirtilmemelidir.
Son olarak uyum eylem planlarında yer alan eylemlerin sorumlu birimlerin görev ve
çalışma yönetmeliklerinde yer alan faaliyetlerden olması ise zorunlu değil ancak beklenen bir
durumdur. Daha öncede tekrarlandığı gibi iç kontrol bir eylem değil bir yönetim biçimidir. Bu
nedenle İç kontrol sistemi oluşturulması çalışmaları idarelerin kendilerine yönelik mevcut
durum analizi ile başlar. Bu çalışmalar sırasında ve sonrasında, sıklıkla, idarelerin
organizasyon yapısı ile görev ve çalışma yönetmelikleri ciddi revizyonlara uğrarlar. Bu
nedenle uyum eylem planlarında yer alan eylemlerin sorumlu birimlerin görev ve çalışma
yönetmeliklerinde yer alan faaliyetlerden olması zorunlu bir durum değildir. Ancak uyum
eylem planlarının hayata geçirilme aşamasının başarısı açısından, öngörülen eylemlerin
birimlerin halihazırdaki görev tanımları içerisinde yer almaları beklenen bir durumdur.
Belediye Başkanlığımızın 2013-2014 İç Kontrol Uyum Eylem Planı’nda yer alan
eylemlerin sorumlu birimlere dağılımına bakıldığında jenerik bir yapı görülmektedir. Eylem
Planı’nda yer alan toplam 192 eylemin 128 tanesi üç Müdürlüğümüzün sorumluluğundadır.
Tablo 29 Eylemlerin Sorumlu Birimlere Göre Dağılımı
Birimler Eylem %Mali Hizmetler Md. 46 23,96
152
Kadıköy Belediye Başkanlığı
İnsan Kaynakları ve Eğitim Md. 43 22,40Bilgi işlem Md. 39 20,31Üst Yönetim 19 9,90Diğer 15 7,81Risk grubu 14 7,29Özel Kalem Md. 8 4,17Yazı İşleri Md. 8 4,17
Toplam 192 100,00
İç Kontrol Uyum Eylem Planı’nda Mali Hizmetler Müdürlüğü ve İnsan Kaynakları ve
Eğitim Müdürlüğü ile Bilgi İşlem Müdürlüğünün toplam eylemler içerisindeki payı %67 dir.
Buna üst yönetimin sorumluluğunda olan 19 eylem de eklendiğinde toplam eylemlerin
%77’sinin bu üç Birimimiz ile Üst Yönetimimizin sorumluluğunda olduğu görülmektedir.
İnsan Kay-nakları ve
Eğitim Md.22%
Yazı İşleri Md.4%
Bilgi işlem Md.20%Risk
7%
Üst Yönetim10%
Mali Hizmetler Md.24%
Özel Kalem Md.4%
Diğer8%
Eylemlerin Sorumlu Birimlere Dağılımı
Grafik 10 Eylemlerin Sorumlu Birimlere Göre Yüzde Dağılımı
Belediye Başkanlığımızın 2013-2014 İç Kontrol Uyum Eylem Planı’nda ilk göze çarpan,
eylemlerin sorumlu birimlere dağılımında koordinasyonun ön plana çıkartılmış olmasıdır.
Eylem Planımız’da eylemlerin yaklaşık %30’u, koordinasyon içerisinde yürütülmek üzere,
insan kaynakları ve eğitim, yazı işleri ve özel kalem müdürlüklerimizin sorumluluğuna
verilmiştir. İç kontrol sistemi, tüm birimlerin sorumluluğunda ancak temelinde insan kaynağı
yer alan bir yapıdır. Bu nedenle, tüm birimlerin sorumlu oldukları faaliyetlerin gerektirdiği
153
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
insan kaynağı kapasitesini oluşturmak ve sürdürmek, insan kaynakları ve eğitim
müdürlüklerinin koordinasyonunda yürütülmesi gereken bir faaliyettir. Belediye
Başkanlığımız 2013-2014 İç Kontrol Uyum Eylem Planı’nda da insan kaynağı kapasitesinin
oluşturulması, sürdürülmesi ve etkin bir biçimde kullanılmasına yönelik eylemler (%22) İnsan
Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğümüzün sorumluluğuna verilmiştir.
İç kontrol sistemi bileşenlerin incelendiği bölümde de açıklandığı üzere, elverişli ve
sağlam bir ortam üzerine kurulmalıdır. Bu yapının önemli bir bölümünü insan kaynağı
kapasitesi oluşturuken, diğer bölümlerini de plan, program, bütçe ve prosedürler ile bilgi
işlem altyapısı oluşturmaktadır. Bu nedenle eylemlerin sorumluluklarının birimlere
dağılımında, mali prosedürler ve bilgi işlemden sorumlu birimlerin ön plana çıkması
beklenilmektedir. Belediye Başkanlığımız 2013-2014 İç Kontrol Uyum Eylem Planı’nda yer
alan eylemlerin %44’ü, beklenti ile uyumlu bir şekilde, Mali Hizmetler ve Bilgi İşlem
Müdürlüklerimizin sorumluluğuna verilmiştir.
Belediye Başkanlığımızda iç kontrol sistemi oluşturulmasının ilk kurulum çalışmaları
henüz tamamlanmamıştır. Bu nedenle iç kontrol sistemi oluşturulması çalışmalarımızın bu
ikinci döneminde, kontrol ortamının oluşturulmasına ilişkin çabalarımız sürmektedir. Uygun
bir kontrol ortamının oluşturulması insan kaynağı, bilgi teknolojileri kaynakları ile mali kaynak
ve prosedürlerin koordinasyon içinde kullanılmasıyla mümkündür. Bu nedenle Belediye
Başkanlığımız 2013-2014 İç Kontrol Uyum Eylem Planı’nda yer alan eylemlerin %67’sinin
İnsan Kaynakları ve Eğitim, Mali Hizmetler ve Bilgi İşlem Müdürlüklerinin sorumluluğunda
yürütülmesi bir gereklilik olarak ortaya çıkmıştır.
IV.C.2. Kontrol Bileşenlerine Göre İç Kontrol Eylem Planı: Bileşenler Bazında
Değerlendirme
Belediye Başkanlığımız 2013-2014 İç Kontrol Uyum Eylem Planı’nın faaliyetler odaklı
olmak üzere bileşenler bazında değerlendirmesi bu başlık altında yapılmaktadır. Öngörülen
eylemlerin; tamamlanma takvimi, sorumlu ve ilgili birimleri ve performans göstergelerine
göre ayrıntılı bir şekilde değerlendirmesi izleyen bölümde her bir kontrol bileşenine göre ele
154
Kadıköy Belediye Başkanlığı
alınmıştır. Yapılan tespit ve bulgular aynı zamanda gelecek dönem içinde eylem planı
kapsamında iyileştirilmesi gereken alanlar ve atılacak olan adımlar konusunda bize yol
haritasının ipuçlarını da vermektedir.
IV.C.2. 1 Kontrol Ortamı Bileşeni
Kurumsal hedef ve amaçların gerçekleştirilmesinde makul bir güvence temini için
gereken önlemlerin alınması ve bu güvencenin sağlanması için yapılan planlama, belirlenen
politikalar, öngörülen düzenlemeler ve uygulanan süreçler iç kontrolü oluşturur. Kontrol,
yönetimin önceden belirlenen amaç ve hedeflere ulaşmak için aldığı tedbirler olarak
tanımlanabilir. Kurumsal amaçların gerçekleştirilmesinin önündeki belirsizlik ve risklerin
yönetilmesine yönelik olarak alınan önlemler de kontrol kapsamındadır.
İç kontrolün bir unsuru olarak kabul edilen ve diğer bileşenlere temel teşkil eden
kontrol ortamı bileşeni, iç kontrole ilişkin kurumsal kültürü, ortamı ve iş yapma biçimini ifade
eder. Yönetimin, kurum içi kontrolün önem ve içeriğine ilişkin bakışı, davranış ve tutumu
kontrol ortamını oluşturur. Kurumdaki kontrol bilinci kontrol ortamının esasını oluşturur.
5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu 55’inci maddesi ile mali yönetim
ve kontrol süreçlerine ilişkin standart ve yöntemlerin belirlenmesi, geliştirilmesi ve
uyumlaştırılması görevleri Maliye Bakanlığına verilmiştir.
Bu doğrultuda Maliye Bakanlığı tarafından, 31.12.2005 tarih ve 26040 (3. Mükerrer)
sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar
Hakkında Yönetmeliğin 7’inci maddesinin (a) bendinde;
“Kontrol Ortamı: İdarenin yönetici ve çalışanlarının iç kontrole olumlu bir bakış
sağlaması, etik değerlere ve dürüst bir yönetim anlayışına sahip olması esastır. Performans
esaslı yönetim anlayışı çerçevesinde görev yetki ve sorumlulukların uzmanlığa önem verilerek
bilgili ve yeterli kişilere verilmesi ve personelin performansının değerlendirilmesi sağlanır.
İdarenin organizasyon yapısı ile personelin görev yetki ve sorumlulukları açık bir şekilde
belirlenir.” denilmiştir.
155
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
Ayrıca, Maliye Bakanlığı tarafından Treadway Komisyonu Sponsor Örgütler Komitesi
(COSO) modeli, Uluslar arası Sayıştaylar Birliği (INTOSAI) Kamu Sektörü İç Kontrol Standartları
Rehberi ve Avrupa İç Kontrol Standartları çerçevesinde belirlenerek 26.12.2007 tarih ve
26738 sayılı Resmi Gazete’de Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği yayınlanmıştır.
Bu tebliğde, “kontrol ortamı, iç kontrolün diğer unsurlarına temel teşkil eden genel
bir çerçeve olup, kişisel ve mesleki dürüstlük, yönetim ve personelin etik değerleri, iç
kontrole yönelik destekleyici tutum, mesleki yeterlilik, organizasyonel yapı, insan kaynakları
politikaları ve uygulamaları ile yönetim felsefesi ve iş yapma tarzına ilişkin hususları kapsar.”
denilmiştir.
Kamu İç Kontrol Standartları Tebliğinde kontrol ortamı bileşeni standartları;
1. Etik değerler ve dürüstlük,
2. Misyon, organizasyon yapısı ve görevler,
3. Personelin yeterliliği ve performansı ile
4. Yetki devri
olmak üzere dört standarttan oluşmaktadır. Bu standartlar için; Etik değerler ve
dürüstlük standardında altı; misyon, organizasyon yapısı ve görevler standardında yedi,
Personelin yeterliliği ve performansı standardında sekiz ve Yetki devri standardında beş
olmak üzere toplam 26 genel şart belirlenmiştir.
Etik Değerler ve Dürüstlük
Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi
sağlanmalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar;
İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve
desteklenmelidir.
İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek
olmalıdır.
Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır.
Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verilebilirlik sağlanmalıdır.
156
Kadıköy Belediye Başkanlığı
İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır.
İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir
olmalıdır.
Misyon, Organizasyon Yapısı ve Görevler
İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak
belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı
oluşturulmalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar;
İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel
tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır.
Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt
birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır.
İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve
sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele
bildirilmelidir.
İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel
görev dağılımı belirlenmelidir.
İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk
dağılımı, hesap verilebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde
olmalıdır.
İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin
prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır.
Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik
mekanizmalar oluşturmalıdır.
Personelin Yeterliliği ve Performansı
İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın
değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. Bu standart için gerekli genel
şartlar;
157
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik olmalıdır.
İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır.
Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir.
Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır.
Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir.
Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel ile görüşülmelidir.
Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmelidir.
Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve personele duyurulmalıdır.
Yetki Devri
İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak
bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. Bu
standart için gerekli genel şartlar;
İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır.
Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir.
Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır. Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe
sahip olmalıdır. Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde
yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır.
158
Kadıköy Belediye Başkanlığı
Kontrol ortamı bileşenine ilişkin Belediye Başkanlığımız İç Kontrol Uyum Eylem
Planı’ndaki eylemlerin toplam eylemler ve bileşen içindeki payı, bu bileşene ilişkin genel
şartların dağılımlarıyla karşılaştırmalı olarak izleyen tabloda yer almaktadır.
Tablo 30 Kontrol Ortamı Bileşeni Eylem Sayıları ve Eylemlerin Yüzde Dağılımı
Standart AdıGenel Şart
Sayısı
Toplam Genel Şart İçindeki Payı
(%)
Eylem Sayısı
Toplam Eylem İçindeki Payı
( % )
Bileşen Eylemlerinin İçindeki Payı
(% )
Etik Değerler ve Dürüstlük 6 7,6019 9,89 27,53
Misyon, Organizasyon Yapısı ve Görevler 7 8,86
21 10,93 30,43
Personelin Yeterliliği ve Performansı 8 10,12
26 13,54 37,68
Yetki Devri 5 6,333 1,56 4,34
TOPLAM 26 32,91 69 35,93 100,00
Belediye Başkanlığımızın 2013-2014 İç Kontrol Uyum Eylem Planı’nda, kontrol ortamı
bileşenine ait eylemlerin toplam eylemler içerisindeki payı %35,9 ile diğer bileşenlere göre en
yüksek orandadır. Kontrol ortamı bileşeninin COSO piramidinin geniş tabanını oluşturduğu
göz önünde bulundurulduğunda bu beklenen bir durumdur. Belediyemiz İç Kontrol Uyum
Eylem Planı’ndaki bu önceliklendirmeyle, İç Kontrol çalışmalarının temelini oluşturacak güçlü
ve iyi tanımlanmış bir kontrol ortamı sağlamanın gerekliliğini ve önemini net bir şekilde
ortaya koymuştur.
Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği’nde yer alan Genel Şartların bu bileşene ilişkin
standartlara dağılımına göre bir önceliklendirme yapılacak olursa; “Personelin Yeterliliği ve
Performansı” standardının %13,54 ağırlıkla ilk sırada yer aldığı, bunu %10,93 ağırlıkla
“Misyon, Organizasyon Yapısı ve Görevler”, %9,89 ağırlıkla “Etik Değerler ve Dürüstlük” ve
%1,56 ağırlıkla “Yetki Devri” standartlarının izlediği görülmektedir. İç kontrol ortamının
gerekleri düşünüldüğünde bu önceliklendirme anlamlıdır. Şöyle ki;
159
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
1- İç kontrol sisteminin makul güvenceyi sağlaması için insan odaklı olması ve yüksek
performans elde edilebilecek saydam bir personel politikası içermesi gereklidir.
2- Kontrol ortamının içselleştirilmesi için Belediyenin misyonu tüm çalışanlarca
anlaşılmış ve benimsenmiş olmalıdır.
3- Belediyenin organizasyon yapısı, kontrol ortamını sağlayacak sorumluluk
dağılımına uygun olmalıdır.
4- Belediye birimlerine görev ve çalışma yönetmelikleriyle verilmiş olan görevler ile
Kontrol ortamı oluşturulmasına yönelik eylemler uyumlu olmalıdır.
5- Belediye’de uygun kontrol ortamını oluşturacak ve devamlılığını sağlayacak etik
kodları tanımlanmış olmalıdır.
6- Kontrol ortamına ilişkin eylemler, kuralları ve çerçevesi belirlenmiş yetki devirleri
vasıtasıyla dikey olarak tüm organizasyonda hayata geçirilmelidir.
Belediye Başkanlığımızın 2013-2014 İç Kontrol Uyum Eylem Planı’nda da Kamu İç
Kontrol Standartları Tebliği’ndekine benzer bir önceliklendirme uygulanmıştır. Eylem
Planı’nda kontrol ortamı bileşeni altında en fazla eylem, “personelin yeterliliği ve
performansı” standardı (%37,68) ile “misyon, organizasyon yapısı ve görevler” standardında
(%30,43) öngörülmüştür. Bu durum İç kontrol sisteminin insan odaklı olması gerekliliği
düşünüldüğünde beklentilerle uyumludur.
Bu bileşeni oluşturan standartlar, içerdikleri genel şartlar ile Uyum Eylem Planı’nda
öngörülen eylemlerin karşılaştırılması suretiyle değerlendirilecek olursa, “yetki devri” ile
“personelin yeterliliği ve performansı” standartlarında ciddi farklılıklar ortaya çıkmaktadır.
Yetki devri standardına ait genel şartların toplam genel şartlar içerisindeki ağırlığının %6,33
olmasına karşın, Belediye Başkanlığımız Uyum Eylem Planı’nda bu standart için öngörülen
eylemlerin toplam eylemler içerisindeki ağırlığı %1,56 dır. İki kıstas arasındaki bu ağırlık farkı,
Belediye yönetimimizin dikey örgütlenme modeli yerine yatay örgütlenme modelini
benimsemiş olmasının bir sonucudur. Personelin yeterliliği ve performansı standardına ait
genel şartların toplam genel şartlar içerisindeki ağırlığının %10,12 olmasına karşın, Belediye
Başkanlığımız Uyum Eylem Planı’nda bu standart için öngörülen eylemlerin toplam eylemler
içerisindeki ağırlığı %13,54 dir. İki kıstas arasındaki bu ağırlık farkı, Belediyemizin kontrol
160
Kadıköy Belediye Başkanlığı
ortamının sağlanması konusunda personelin yeterliliği ve performansı kavramlarına öncelik
verdiğinin bir göstergesidir.
Bilgi İşlem Md.9%
İnsan Kay-nakları ve
Eğitim Md.43%
Mali Hizmetler
Md.26%
Üst Yönetim12%
Diğer10%
Eylemlerin Sorumlu Birimlere Dağılımı
Grafik 11 Kontrol Ortamı Eylemlerinin Sorumlu Birimlere Göre Dağılımı
Belediyemizin 2013-2014 İç Kontrol Uyum Eylem Planı’nda, kontrol ortamı bileşenine
ilişkin olarak öngörülen eylemlerden sorumlu olan birimler incelendiğinde, İnsan Kaynakları
ve Eğitim Müdürlüğünün 30 eylemin hayata geçirilmesinden sorumlu olduğu görülecektir. Bu
durum 2013-2014 İç Kontrol Uyum Eylem Planı’nda etik değerler ve dürüstlük ile personelin
yeterliliği ve performansı konularında çok sayıda eylem öngörülmüş olmasından
kaynaklanmaktadır. Misyon, organizasyon yapısı ve görevler konularında öngörülen
eylemlerin ise ağırlıklı olarak (%26) Mali Hizmetler Müdürlüğümüz tarafında hayata
geçirilmesi planlanmıştır. Ayrıca Kontrol Ortamı bileşenine ait eylemlerin %12’sinin
gerçekleştirilmesinden doğrudan Belediyemiz üst yönetimi sorumludur.
IV.C.2. 2 Risk Değerlendirme Bileşeni
Risk, idarenin hedeflerine ulaşılmasını olumsuz yönde etkileyebilecek durum ya da
olayların bütününü kapsar. Risk değerlendirmesi, idarenin sunduğu hizmetlerde makul
güvencenin sağlanması amacıyla hedeflerini gerçekleştirmesini engelleyen önemli risklerin
161
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
tespit ve analiz edilmesi, sınıflandırılması ve risklerin giderilmesine yönelik politikalar
oluşturulması, uygulanması ve izlenmesi sürecidir. Bir başka ifadeyle risk değerlendirmesi;
Risklerin belirlenmesi,
Risklerin ölçülmesi,
İdarenin göğüsleyeceği risk kapasitesinin tespiti,
Kabul edilebilir risk oranlarının belirlenmesi ve
Riskleri bu oranlar içerisinde tutacak kontrolleri üretme, anlamına gelir.
Risk değerlendirmesi makul güvenceyi sağlayacak uygun kontrol faaliyetlerinin
belirlenmesinde kilit bir öneme sahiptir. İç ve dış faktörlerden kaynaklı olarak idarenin
koşulları, risklerin doğası ve kontrol ortamı devamlı olarak değişmekte olduğundan risk
değerlendirmesi süreklilik arz etmektedir.
İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esasların Risk Değerlendirmesi başlıklı
7/b maddesinde; “Risk değerlendirmesi, mevcut koşullarda meydana gelen değişiklikler
dikkate alınarak gerçekleştirilen ve süreklilik arz eden bir faaliyettir. İdare, stratejik planında
ve performans programında belirlenen amaç ve hedeflerine ulaşmak için iç ve dış
nedenlerden kaynaklanan riskleri değerlendirir”, hükmü yer almaktadır.
Bilindiği üzere, Maliye Bakanlığı tarafından 26.12.2007 tarih ve 26738 sayılı Resmi Gazetede yayınlanan Kamu İç Kontrol Standartları Tebliğinde;
Risk Değerlendirme Bileşeni:
Planlama ve Programlama
Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi
olmak üzere iki standarttan oluşmaktadır. Planlama ve Programlama standardında 6,
Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi standardında 3 genel şart bulunmaktadır.
Planlama ve Programlama
İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için
ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı,
162
Kadıköy Belediye Başkanlığı
faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır. Bu standart için gerekli genel
şartlar;
İdareler, misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir
hedefler saptamak, performanslarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek
amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlamalıdır.
İdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını,
performans hedef ve göstergelerini içeren performans programı hazırlamalıdır.
İdareler, bütçelerini stratejik planlarına ve performans programlarına uygun
olarak hazırlamalıdır.
Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla
belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu sağlamalıdır.
Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler
belirlemeli ve personeline duyurmalıdır.
İdarenin ve birimlerinin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli
olmalıdır.
Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi
İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini
engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri
belirlemelidir. Bu standart için gerekli genel şartlar;
İdareler, her yıl sistemli bir şekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri
belirlemelidir.
Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz
edilmelidir.
Risklere karşı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları oluşturulmalıdır.
Belediye Başkanlığımız 2013-2014 Uyum Eylem Planı’nda risk değerlendirme bileşeni
altında yer alan planlama ve programlama standardındaki 6 genel şarta 15 eylem, risklerin
belirlenmesi ve değerlendirilmesi standardında yer alan 3 genel şarta da 14 eylem
163
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
belirlemiştir. Bu eylemlerin Belediyemizin iç kontrol standartlarını sağlamaya yönelik olarak
belirlediği 192 adet eylem içindeki dağılımları aşağıda yer almaktadır.
Tablo 31 Risk Değerlendirme Bileşeni Eylem Sayıları ve Yüzde Dağılımı
Standart AdıGenel Şart
Sayısı
Toplam Genel Şart İçindeki
Payı(%)
Eylem Sayısı
Toplam Eylem İçindeki
Payı(%)
Bileşen İçinde Eylemlerin
Payı(%)
Planlama ve programlama 6 7,59 15 7,81 51,72
Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi 3 3,80 14 7,29 48,27
TOPLAM 9 11,39 29 15,10 100
İç kontrol, idarelerin karşılaştıkları belirsizliklerin olumsuz etkilerini minimum düzeye
indirmeye çalışarak faaliyetlerini risk odaklı olarak yürütmelerini gerektirir. Bunun için
öncelikle Belediyenin faaliyet alanlarına ilişkin amaç ve hedeflerinin belirlenmesi, bu amaç ve
hedeflere ulaşmaktaki zayıf ve güçlü yönlerin analiz edilerek riskli alanların tespit edilmesi,
kontrol ortamının mevcut risklere göre oluşturulması ve kontrol faaliyetlerinin bu riskleri
karşılayabilecek şekilde oluşturulması gerekmektedir.
Bu çerçevede ilk olarak Belediyenin faaliyet alanlarına ilişkin amaç ve hedeflerinin
ortaya konulduğu plan ve programlar oluşturulmalı, Sistemin zayıf ve güçlü yönlerine ilişkin
analizler yapılarak riskli alanları belirlenmeli ve kontrol faaliyetleri bu alanlarda
yoğunlaştırılmalıdır. Hedefler belirlenerek, bağlantılı iç ve dış kaynaklı riskler tanımlanmalı,
değerlendirilmeli ve alınacak tedbirler netleştirilmelidir.
Belediye Başkanlığımızın 2013-2014 Uyum Eylem Planı’nda, risk değerlendirme
bileşeni için öngörülen eylemlerin toplam eylemler içindeki payı %15,10 olarak çıkmıştır.
Karşılaştırmalı olarak bakılacak olursa bu oran, bileşene ait genel şartların toplam genel
şartlar içerisindeki ağırlığından (%11,39) yüksektir. Bu durum Belediye Başkanlığımızca
yürütülen iç kontrol sistemi uygulamalarında risk değerlendirmesi çalışmalarına özel bir
önem ve ağırlık verildiğinin bir göstergesidir.
Belediye Başkanlığımızca etkin bir risk odaklı iç kontrol sistemi kurulabilmesinin etkili
bir planlama ve programlamaya bağlı olduğuna inanılmaktadır. Eylem Planı’nda risk
164
Kadıköy Belediye Başkanlığı
değerlendirme bileşeni altındaki eylemlerin dağılımı da bu inancın bir sonucudur. Uyum
Eylem Planı’nda toplam eylemlerin %7,81’i ve bu bileşen altındaki eylemlerin yaklaşık %52’si
planlama ve programlama standardına ilişkin eylemlerdir. Bu duruma uygun olarak “risklerin
belirlenmesi ve değerlendirilmesi” standardına ait genel şartların toplam genel şartlar
içerisindeki ağırlığının yüzde 3,80 olmasına karşın, bu standart için öngörülen eylemlerin
toplam eylemler içerisindeki ağırlığının yüzde 7,29 olduğu görülmektedir.
Üst Yönetim
28%
İnsan Kay-nakları ve Eğitim Md.
3%Mali
Hizmetler Md.24%
Risk Grubu38%
Stratejik Plan Ekibi7%
Eylemlerin Sorumlu Birimlere Dağılımı
Grafik 12 Risk Değerlendirme Bileşeni Eylemlerinin Sorumlu Birimlere Göre Dağılımı
Belediye Başkanlığımızın 2013-2014 Uyum Eylem Planı’nda, risk değerlendirme
bileşeni altında belirlenen eylemlerin yaklaşık %38’i bileşenin teknik yönü ile uyumlu olarak
Risk Ekibinin sorumluluğunda olan eylemlerdir. Mali Hizmetler Geliştirme Müdürlüğünün
sorumluluğunda olan eylemlerin oranı ise %24 dür. Bileşene ilişkin eylemlerin yüzde 62’sinin
biri teknik diğeri koordinatör iki birim tarafından yürütülecek olması, Belediyemizce bu
Bileşene ilişkin eylemlerde önceliğin diğer birimlerle koordine edilecek teknik çalışmalara
verildiğini göstermektedir.
Belediyemiz Üst Yönetimi bu bileşene ilişkin eylemlerin önemli bir bölümünde (%28)
sorumluluk üstlenmektedir. Bu tercih risk değerlendirme bileşeninin doğası düşünüldüğünde
beklenmedik bir durumdur. Bu tercih ile Belediye Başkanlığımız bu bileşene ilişkin teknik
çalışmaların yoğunluğu karşısında, gerekli motivasyonu sağlamak üzere, üst yönetimin
165
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
sahiplenmesini güçlü bir biçimde vurgulamıştır. Belediye Başkanlığımızın 2013-2014 Uyum
Eylem Planı ile risklerin tespit edilmesi ve bu riskleri gidermeye yönelik politikalar
oluşturulması, uygulanması ve izlenmesi konularında sorumluluk ağırlıklı olarak teknik ve
koordinatör birimlere verilmiş, Üst Yönetimin ise sahiplenme, karar alma ve motivasyon
noktalarında görevlendirilmiştir.
IV.C.2. 3 Kontrol Faaliyetleri Bileşeni
Kontrol faaliyetleri; idarenin hedeflerinin gerçekleştirilmesini sağlamak ve belirlenen
riskleri yönetmek amacıyla oluşturulan politikalar, kurallar ve uygulamalardır. Kontrol
faaliyetleri idarenin bütün kademelerinde olmak üzere planlama, programlama, uygulama,
gözden geçirme ve hesap verme faaliyet ve süreçlerini kapsar.
Kontrol tedbirlerini almak ve kontrol faaliyetlerini yürütmek idari bir görev ve
sorumluluktur. Başta üst yöneticiler olmak üzere, bütün personel kurumlarının amaçlarına
ulaşmasını önleyecek unsurlara ve risklere karşı duyarlı olmak durumundadır. Görevler
ayrılığı ilkesi ile görev ve yetkilerin aynı kişide birleşmesinin önlenmesi, belli işler için onay ve
muvafakat aranması, işlemlerin kayıt altına alınması, fiziki sayımlar uygulamadaki kontrol
faaliyetlerinin belli başlılarındandır. Bu kontroller teoride, önleyici, tespit edici ve düzeltici
kontroller olarak sınıflandırılmıştır.
Bu bağlamda Maliye Bakanlığı tarafından yayınlanan İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole
İlişkin Usul ve Esasların 7. maddesinin (c) bendinde de ‘‘Kontrol Faaliyetleri; önleyici, tespit
edici ve düzeltici her türlü kontrol faaliyeti belirlenir ve uygulanır.’’ hükmü yer almaktadır.
Kontrol faaliyetlerinin etkin olabilmesi için;
amaca uygun olması (doğru yerde, doğru kontrol ve ilgili risklerle orantılı
olması)
dönem boyunca yapılmış plana göre işlerin hayata geçirilmesi (bütün
çalışanlar tarafından özenle uyulması)
maliyet etkin olması (kontrolün uygulamaya konma maliyetinin ondan elde
edilecek yararları aşmaması)
kapsamlı, makul ve kontrol hedefleri ile bağlantılı olması gerekir.
166
Kadıköy Belediye Başkanlığı
Kontrol Faaliyetleri Standartları 6 ana başlık altında ele alınmıştır:
Kontrol Stratejileri ve Yöntemleri
İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol
strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. Bu standartlar için gerekli genel şartlar;
Her bir faaliyet ve riskler için uygun kontrol strateji ve yöntemleri ( düzenli gözden geçirme örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme ve v.b) belirlenmeli ve uygulanmalıdır.
Kontroller, gerekli hallerde, işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri de kapsamalıdır.
Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını kapsamalıdır.
Belirlenen kontrol yönetiminin maliyeti beklenen faydayı aşmamalıdır.
Prosedürlerin Belirlenmesi ve Belgelendirilmesi;
İdareler faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu
alanlarla ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine
sunmalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar;
İdareler faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedürler belirlemelidir.
Prosedür ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsamalıdır
Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalıdır.
Görevler Ayrılığı;
Hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile
mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kayıt edilmesi ve kontrol edilmesi
görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır. Bu standartlar için gerekli genel şartlar;
Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kayıt edilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilmelidir.
167
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanmadığı idarelerin yöneticileri risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemleri almalıdır.
Hiyerarşik Kontroller;
Yöneticiler iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol
etmelidir. Bu standart için gerekli şartlar;
Yöneticiler prosedürlerin etkili ve sürekli bir şeklide uygulanması için gerekli kontrolleri yapmalıdır.
Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli ve onaylamalı, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermelidir.
Faaliyetlerin Sürekliliği;
İdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır. Bu
standart için gerekli şartlar;
Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağan üstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı önlemler alınmalıdır.
Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmelidir. Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli
belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporun görevlendirilen personele verilmesi yönetici tarafından sağlanmalıdır.
Bilgi Sistemleri Kontrolleri;
İdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol
mekanizmaları geliştirmelidir. Bu standart için gerekli şartlar;
Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmeli ve uygulanmalıdır.
Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar oluşturulmalıdır.
İdareler bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmalar geliştirmelidir.
168
Kadıköy Belediye Başkanlığı
Belediye Başkanlığımızın 2013-2014 İç Kontrol Uyum Eylem Planı’nda Kontrol
Faaliyetleri bileşenine ait her bir standart için belirlenen eylemlerin, toplam eylemler içindeki
payları ile o standarda ilişkin genel şartların toplam genel şartlar içindeki payları
karşılaştırmalı olarak aşağıda yer almaktadır.
Tablo 32 Kontrol Faaliyetleri Bileşeni Eylem Sayıları ve Yüzde Dağılımı
Standart AdıGenel Şart
Sayısı
Toplam Genel Şart İçindeki
Payı %
Eylem Sayısı
Toplam Eylemİçindeki Payı
(%)
Bileşen içinde Eylemlerin Payı
%
Kontrol stratejileri ve yöntemleri 4 5,06 9 4,68 25,71
Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi 3 3,80 6 3,12 17,14
Görevler ayrılığı 2 2,53 5 2,60 14,28
Hiyerarşik kontroller 2 2,53 4 2,08 11,42
Faaliyetlerin sürekliliği 3 3,80 7 3,64 20
Bilgi sistemleri kontrolleri 3 3,80 4 2,08 11,42
TOPLAM 17 21,52 35 18,22 100,00
İç Kontrol Sisteminde Kontrol Faaliyetleri bileşenine ilişkin öngörülen eylemlerin,
önleyici, tespit edici ve düzeltici nitelikte oluşturulması gerekir. Faaliyetlerin iyileştirilmesi ve
faaliyetler arasında optimum dengenin sağlanması bu gereklilik açısından ön koşuldur.
Belediye Başkanlığımızın 2013-2014 İç Kontrol Uyum Eylem Planı’nda tanımlanmış ve süreç
içerisinde tanımlanacak olan risklerin kontrolü için gerekli olan stratejilere yönelik ön
koşulları sağlayabilecek nitelikte faaliyetlere sistematik bir çerçevede yer verilmiştir.
Belediye Başkanlığımızın 2013-2014 İç Kontrol Uyum Eylem Planı’nda kontrol
faaliyetleri için öngörülen eylemlerin toplam eylemler içindeki payı % 18,22 olarak
gerçekleşmiştir. Karşılaştırmalı olarak bakılacak olursa bu bileşenin toplam genel şartlar
içerisindeki ağırlığından (%21,52) düşüktür. Bileşeni oluşturan tüm standartlarda da durum
aynıdır. Buna rağmen “Görevler Ayrılığı” standardına ilişkin eylemlerin toplam eylemler
içindeki ağırlıkları, genel şartların dağılımına kıyasla pozitif yönde ayrışmıştır. Bileşeni
169
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
oluşturan standartlar, öngörülen eylemlerin bileşen içindeki ağırlıklarına göre sıralandığında
ise kontrol stratejileri ve yöntemleri standardına ilişkin eylemler %26 ile ilk sırada,
faaliyetlerin sürekliliği ve görevler ayrılığı standartları %20 ile ikinci sırada yer almaktadır.
Bu önceliklendirme kontrol faaliyetlerinin mantığına uygundur. Etkin bir iç kontrol
sisteminin oluşturulması için öncelikle uygun kontrol stratejileri ve yöntemleri geliştirilmeli,
sonrasında ise bunların sürekliliği sağlanmalıdır. Oluşturulan bu strateji ve yöntemlerin
prosedürler ve bilgi sistemleri kontrolleri ile de desteklenmesi gereklidir. Son olarak
oluşturulan kontrol yöntemlerinin uygulanmasındaki risklerin en aza indirilmesi için, görevler
ayrılığı sağlanmalıdır.
Belediye Başkanlığımızın 2013-2014 İç Kontrol Uyum Eylem Planı’nda öncelikle
kontrol stratejileri ve yöntemleri geliştirilmesine yönelik eylemlere yer verilmiştir. Sonrasında
ise bunların sürekliliğini sağlayacak eylemler öngörülmüştür. Eylem Planımızda görevler
ayrılığı standardına da özel bir önem verilerek, kontrol faaliyetlerinin uygulanmasındaki
riskler en aza indirilmeye çalışılmıştır. Belediye Başkanlığımızdaki mevcut yapı ile hiyerarşik
kontroller önemli ölçüde sağlandığı için, bu standarda ilişkin sadece 4 eylem öngörülmüştür.
Diğer taraftan 2013-2014 İç Kontrol Uyum Eylem Planı ile bilgi sistemleri kontrollerine ve
prosedürlere ilişkin sadece 4 eylem öngörülmüştür. Belediye Başkanlığımızca bu eylemlerle
öncelikle bilgi sistemleri kontrollerine ilişkin bir alt yapı oluşturulması, bu standardın gelecek
dönemdeki uyum eylem planlarında geliştirilmesi hedeflenmiştir.
Sonuç olarak, riskleri etkin bir biçimde karşılayacak kontrol faaliyetlerine ulaşmak için
Belediyemiz 2013-2014 İç Kontrol Uyum Eylem Planı’nda öngörülen eylemler, kontrol strateji
ve yöntemleri ile faaliyetlerdeki süreklilik ve görevler ayrılığı üzerinde yoğunlaşmıştır.
170
Kadıköy Belediye Başkanlığı
Bilgi İşlem Md.26%
Destek Hizmetleri
Md.5%
İnsan Kay-nakları ve
Eğitim Md.23%
Mali Hizmetler
Md.23%
Üst Yönetim
5%Diğer18%
Eylemlerin Sorumlu Birimlere Dağılımı
Grafik 13 Kontrol Faaliyetleri Bileşeni Eylemlerinin Sorumlu Birimlere Dağılımı
Belediye Başkanlığımızın 2013-2014 Uyum Eylem Planı’nda, kontrol faaliyetleri
bileşeni için öngörülen eylemlerin %72’si üç Müdürlüğümüzün sorumluluğunda olan
eylemlerdir. Belediyemizde uygun kontrol faaliyetleri oluşturulması için öngörülen
eylemlerin %23’ünün uygulanması sorumluluğu İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğümüze
verilmiştir. Oluşturulacak kontrol faaliyetlerinin insan odaklı olması ve bu faaliyetlerin
uygulanmasının insan faktörü ile olan doğal bağlantısı nedeniyle böyle bir tercihte
bulunulmuştur. Belediyemiz Uyum Eylem Planı’nda eylemlerin %265’sının uygulanması ise
Bilgi İşlem Müdürlüğümüzün sorumluluğunda yürütülecektir. Bu durum Bileşenin ait
eylemlerin dağılımı ile uyumludur. Eylemlerin kontrol stratejileri ve bunların sürekliliği
üzerinde yoğunlaşmasının bir sonucu olarak bilgi teknoloji ve sistemlerine ihtiyaç
duyulmuştur. Mali hizmetler Müdürlüğümüz, özellikle kontrol faaliyetlerinin mali yönü
nedeniyle, eylemlerin %23’ünün uygulanmasından sorumludur. Destek Hizmetleri
Müdürlüğümüz koordinasyona ilişkin eylemlerin uygulanmasından, Üst Yönetimimiz ise karar
ve motivasyondan sorumludur.
171
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
IV.C.2. 4 Bilgi ve İletişim Bileşeni
Bilgi, kurum içinde üretilen veri ve bunların işlenmiş hallerinin, çalışanların mesleki
bilgileri, deneyimleri, kişisel değerleri, görüşleri ve yetenekleri ile birleştirilerek karar alma,
planlama, üretim, analiz, tahmin gibi süreçlerde kullanılan biçimidir.
İletişim genel anlamda insanlar arasındaki düşünce ve duygu alışverişi olarak ele
alınmaktadır. İletişimin amacı alan ve veren arasında bilgi, düşünce ve tutum ortaklığı
yaratmaktır. İletişim; etkin iç kontrolün önem ve ilgisine yönelik bilinci yükselterek, kurumun
risk göğüsleme kapasitesi ile risk kabulleri arasında bağlantı kurarak iç kontrol unsurları
üzerinde etki yaratıp desteklenmesinde personelin rol ve sorumluluklarını fark etmesini
sağlamaktadır.
İç Kontrol bileşenlerinin dördüncüsü olan bilgi ve iletişim idarenin amaçlarına,
belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak; mali bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında
ve güvenilir olarak üretilmesini ve iletilmesini sağlamak üzere idare tarafından bir sistemin
oluşturulmasını ve sürdürülmesini öngörmektedir. İç ve dış kaynaklardan elde edilen bilginin
ilgili ve yetkili birimlere ulaşımını sağlayacak yatay, dikey iletişim kanallarının işlerliği, üst
yönetim başta olmak üzere tüm yönetim kademelerinde bilgiye dayalı karar üretmek ve
bilginin iş süreçlerinde kullanılmasını sağlamak amacıyla hayati öneme sahiptir. Bilgi ve
iletişim, gerekli bilginin ihtiyaç duyan kişi, personel ve yöneticiye belirli bir formatta ve
ilgililerin iç kontrol ve diğer sorumluluklarını yerine getirmelerine imkân verecek bir zaman
dilimi içinde iletilmesini sağlayacak bilgi, iletişim ve kayıt sistemini kapsamaktadır. Kuruma
ilişkin her türlü bilginin paylaşımını sağlamak üzere yöneticiler ve çalışanlar arasında düzgün
bir iletişim kanalı oluşturulmalıdır. Bilgi ve iletişim, ilişkili iç ve dış bilgilerin belirlenmesi, elde
edilmesi, işlenmesi ve organizasyon içerisinde zamanında iletilmesi, sağlıklı kararlar
alınabilmesi, şeffaf ve hesap verilebilir bir şekilde raporlama yapılabilmesi, doğru hedeflerin
saptanarak gerçekleşme performansının takip edilmesi ve risklerin yönetilebilmesi için
gereklidir.
5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun beşinci kısmında Kamu
Kurumlarına yönelik “iç kontrol sistemi” ne ve sistemin önemli bileşenlerinden olan bilgi ve
172
Kadıköy Belediye Başkanlığı
iletişim standardı (mali istatistikler, muhasebe kayıtları ve faaliyet raporları) düzenlenmiştir.
Bu düzenleme ile Kamu İç Kontrol Standartları; COSO modeli, INTOSAI Kamu Sektörü İç
Kontrol Standartları Rehberi ve Avrupa Birliği İç Kontrol Standartları çerçevesinde
belirlenmiştir.
Kamu idareleri, iç kontrol sistemlerinin Kamu İç Kontrol Standartlarına uyumunu
sağlamak üzere; yapılması gereken çalışmaların belirlenmesi, bu çalışmalar için eylem
planlarının oluşturulması, gerekli prosedürler ve ilgili düzenlemelerin hazırlanması
çalışmalarını yürütmeye başlamışlardır. Etkili bir bilgi ve iletişim sistemi Belediyenin kendini
tanımasını ve kurumsallaşmasını, yönetim sürecinin sistemli ve disiplinli bir şekilde
gerçekleşmesini sağlayacaktır. Böylece kurumun amaç ve hedeflerine ulaşması, kurum
personelinin yetki, görev ve sorumluluklarının gereğini yerine getirmesi, kamu kaynaklarının
etkin ve verimli bir şekilde kullanılması mümkün olacaktır. Bilgi ve iletişim Değerlendirme
Bileşeni aşağıda sayılan 4 standart ana başlık altında toplanmıştır:
Bilgi ve iletişim
Raporlama
Kayıt ve dosyalama
Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi
Bilgi ve İletişim standardında 7, Raporlama standardında 4, Kayıt ve Dosyalama
standardında 6, Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi standardında 3 olmak üzere
toplam 20 genel şart bulunmaktadır.
Bilgi ve İletişim Standardı:
Belediye Başkanlığı birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar
alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve
memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır.
Bu standartlar için gerekli genel şartlar;
Yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve
iletişim sistemi olmalıdır.
173
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli
bilgiye zamanında ulaşabilmelidir.
Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmalıdır.
Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve bütçenin uygulanması ile
kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişebilmelidir.
Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları
üretebilecek ve analiz yapma imkânı sunacak şekilde tasarlanmalıdır.
Yöneticiler, Belediyenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini
görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir.
Yatay ve dikey iletişim sistemi personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını
iletebilmesini sağlamalıdır.
Raporlama Standardı:
Belediye Başkanlığının amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve
hesap verilebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır.
Bu standart için gerekli genel şartlar;
Kurumlar, her yıl, amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve
performans programlarını kamuoyuna açıklamalıdır
Kurumlar, bütçelerinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin
beklentiler ve hedefler ile faaliyetlerini kamuoyuna açıklamalıdır.
Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler birim faaliyet raporunda gösterilmeli ve
duyurulmalıdır.
Faaliyetlerin gözetimi amacıyla içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı
olarak belirlenmeli, birim ve personel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgili
hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmelidir.
Kayıt ve Dosyalama Sistemi Standardı:
Kurumlar, gelen ve giden her türlü evrak dâhil iş ve işlemlerin kaydedildiği,
sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır.
174
Kadıköy Belediye Başkanlığı
Bu standartlar için gerekli genel şartlar;
Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dâhil, gelen ve giden
evrak ile kurum içi haberleşmeyi kapsamalıdır.
Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel olmalı, yönetici ve personel
tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olmalıdır.
Kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin güvenliğini ve korunmasını
sağlamalıdır.
Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş standartlara uygun olmalıdır.
Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli, standartlara uygun bir şekilde
sınıflandırılmalı ve arşiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmelidir.
Başkanlığın iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini de
kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemi
oluşturulmalıdır.
Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi Standardı:
Kurumlar, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini
sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır.
Bu standart için gerekli şartlar;
Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri belirlenmeli ve duyurulmalıdır. Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında yeterli incelemeyi
yapmalıdır. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele
yapılmamalıdır.
Belediye Başkanlığımızın 2013-2014 İç Kontrol Uyum Eylem Planı’nda Bilgi ve İletişim
Standartlarına yönelik belirlenen eylemlerin İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planında
belirlenen 192 eylem içindeki oransal dağılımları bileşene ilişkin genel şart dağılımlarıyla
karşılaştırmalı olarak aşağıda yer almaktadır.
Tablo 33 Bilgi ve İletişim Bileşeni Eylem Sayıları ve Yüzde DağılımıGenel
Şart
Toplam Genel
Şart İçindeki
Eylem
Sayısı
Toplam Eylem
İçindeki Payı(%)
Bileşen İçinde
Eylemlerin Payı(%)
175
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
Standart Adı Sayısı Payı(%)
Bilgi ve iletişim 7 8,86 24 12,50 51,06
Raporlama 4 5,06 3 1,56 6,38
Kayıt ve dosyalama sistemi 6 7,59 16 8,33 34,04
Hata, usulsüzlük ve
yolsuzlukların bildirilmesi 3 3,80 4 2,08 8,51
TOPLAM 20 25,32 47 24,47 100,00
Belediye Başkanlığımızın 2013-2014 İç Kontrol Uyum Eylem Planı’nda bilgi ve iletişim
bileşeni için öngörülen eylemlerin, toplam eylemler içindeki payı %24,47 olarak
gerçekleşmiştir. Karşılaştırmalı olarak bakılacak olursa bu oran, bileşene ilişkin genel şartların
toplam genel şartlar içerisindeki ağırlığından (%25,32) daha düşüktür. Oransal olarak
bakıldığında bu düşüklüğün kaynağı “raporlama” standardındaki eylemlerin (3 adet) ve
“hata,usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi” standardındaki eylemlerin (4) sayıca
düşüklüğüdür. Bu iki standarda ilişkin eylemler, bileşene ait toplam eylemlerin (47 adet)
sadece %14,89’unu oluşturmaktadır.
Belediyemizin sahip olduğu bilgi birikimi, en önemli varlıklarımız arasındadır.
Kurumlar birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin
sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik sağlanması amacıyla uygun bir
bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır. Bunun için 2013-2014 İç Kontrol Uyum Eylem
Planı’nda Belediye içi sözlü veya yazılı iletişim kanallarının açık olmasına, yatay ve dikey bilgi
akışlarının sağlanmasına yönelik eylemler öngörülmüştür. Aynı şekilde Eylem Planı’nda dış
paydaşlarla ve yetkili mercilerle de etkin bir iletişim kurulmasına yönelik eylemlere yer
verilmiştir. Kurum içi ve dışı iletişimde başarı sağlanabilmesi için tüm çalışanların görev ve
sorumlulukları açıkça belirtilmeli, organizasyon içi iletişim kanalları açık olmalı, bu konudaki
sınırlamalar kaldırılmalı, esnek bir iletişim ortamı sağlanmalıdır. Ayrıca kurumun dış iletişime
de açık olduğu belirtilmelidir. Belediye Başkanlığımızın 2013-2014 İç Kontrol Uyum Eylem
Planı’ndaki 24 eylem ile, iç ve dış iletişimi sağlamaya yönelik bilişim ağları, kayıt sistemleri,
bilgi işleme yöntemleri ve insan kaynağı oluşturulmaya çalışılmıştır.
176
Kadıköy Belediye Başkanlığı
Makul güvence sağlayan iç kontrol mekanizmaları kurulabilmesi için bilginin uygun,
güncel, yerinde, eksiksiz ve ulaşılabilir olması gerekmektedir. Kurumlarda üretilen bilgiler,
değerlendirilmez, korunmaz ve sadece kişilerin zihinlerinde saklı kalırsa yok olma riski ile
karşı karşıya kalırlar. Belediye Başkanlığımızın 2013-2014 İç Kontrol Uyum Eylem Planı’nda bu
riskin bertaraf edilebilmesi için etkin, ulaşılabilir ve güvenilir bir kayıt ve dosyalama sistemi ile
raporlama sistemine sahip olunması için gerekli eylemler öngörülmüştür.
Etkin bir iç kontrol sistemi kurmak ve kurumun hedeflerini gerçekleştirmek için bir
organizasyonun bütün kademelerinde bilgiye ihtiyaç duyulur. Güvenilir ve uygun bilginin ön
şartı işlerin ve işlemlerin anında kaydedilmesi ve düzgün biçimde sınıflandırılmasıdır. Anlamlı
bilgiler, personelin iç kontrol ve diğer sorumluluklarını yerine getirmelerini sağlayacak
formatta ve takvime göre belirlenip elde edilmeli ve onlara duyurulmalıdır. Güvenilir ve
uygun bilginin ön şartı iş ve işlemlerin derhal kaydedilmesi ve düzgün olarak
sınıflandırılmasıdır. Bu nedenle, Belediye Başkanlığımızın 2013-2014 İç Kontrol Uyum Eylem
Planı’nda bütün işlemlerin ve önemli işlerin eksiksiz olarak belgelendirilmesine yönelik 16
eylem öngörülmüştür. Kayıt ve dosyalama standardına ilişkin bu eylemler toplam eylemlerin
%8’ini, bu bileşene ilişkin eylemlerin ise %34’ünü oluşturmaktadır.
Bilgi sistemleri; faaliyetleri ilgilendiren, finansal olan ve olmayan, uygunlukla bağlantılı
bilgileri içeren ve faaliyetlerin yürümesi ve kontrolünü olanaklı hale getiren raporlar
üretmelidirler. Bu sistemler sadece kurumla ilgili olarak üretilmiş verilerle değil, keza, karar
almayı ve raporlamayı sağlamak üzere ihtiyaç duyulan kurum dışı işler, faaliyetler ve koşullar
hakkındaki bilgileri de ele almalıdırlar. Belediye Başkanlığımızın 2013-2014 İç Kontrol Uyum
Eylem Planı’nda “raporlama” standardına ilişkin olarak 3 adet eylem öngörülmüştür.
Belediye Başkanlığımızdaki mevcut raporlama sisteminin genel şartların önemli bir bölümünü
sağlaması nedeniyle, bu standarda ilişkin eylemler toplam eylemlerin %1,56’sını, bu bileşene
ilişkin eylemlerin ise %6,38’ini oluşturmaktadır.
Bir kamu idaresinde personel veya üçüncü kişiler tarafından öğrenilen hata,
usulsüzlük veya yolsuzlukların bildirim yöntemlerinin belirlenmesi ve herkese duyurulması
için kurum tarafından bir takım düzenlemelere gidilmesi gerekmektedir. Bu düzenlemeleri
177
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
yapmak için kurumun öncelikli olarak bu konuyla ilgili etik bakımdan farkındalık yaratması ve
buna bağlı olarak sistemler geliştirmesi gerekmektedir. Bu durum istenmeyen gecikmeler
yaşanmasına sebep olmaktadır. Bu yüzden %8,51 oranla “hata, usulsüzlük veya yolsuzlukların
bildirilmesi” standardına ilişkin eylemler bilgi ve iletişim bileşeni içinde sonraki sıralarda yer
almaktadır.
Diğer8%
İnsan Kay-nakları ve
Eğitim Md.8%
Yazı İşleri Md.15%
Özel Kalem Md.13%
Bilgi İşlem Md.57%
Eylemlerin Sorumlu Birimlere Dağılımı
Grafik 14 Bilgi ve İletişim Bileşeni Eylemlerinin Sorumlu Birimlere Göre Dağılımı
Eylem Planında da görüldüğü üzere Bilgi ve İletişim bileşeninde en fazla eylemin yer
aldığı standart Bilgi ve İletişim Standardı, en fazla sorumluluk ise Bilgi işlem Müdürlüğüne
aittir. Bilgi İşlem Müdürlüğü, uygun bir kontrol ortamı üzerinde risklerin görülebilmesini, bu
risklere kontrol stratejileri geliştirilmesini ve kontrol faaliyetlerinin sürekliliğini sağlayacak
bilgi teknolojisi desteğini sağlamak üzere eylemlerin %58’inden sorumlu tutulmuştur. Bilgi
İşlem Müdürlüğüne bu konuda Mali Hizmetler Müdürlüğü eylemlerin %15’i ile kaynak, İnsan
Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü eylemlerin %7’si ile eğitim ve Yazı işleri ile Özel Kalem
Müdürlükleri eylemlerin % 28’i ile koordinasyon desteği vereceklerdir. Belediyemiz Üst
Yönetimi ise karar ve motivasyon konularında sorumluluk üstlenmektedir.
178
Kadıköy Belediye Başkanlığı
IV.C.2. 5 İzleme Bileşeni
İzleme, genel olarak herhangi bir faaliyet veya sistemin gözden geçirilmesi, takip
edilmesi, gelişimi ve sonucunun değerlendirilmesi olarak ifade edilebilir. Bu kapsamda
yapılan çalışmalar, kurumdaki iç kontrol sisteminin kalitesi, yeterliliği ve etkinliğinin
değerlendirildiği ve belirlendiği uzun bir süreçten oluşmaktadır. İzleme, iç kontrol sisteminin
kalitesini değerlendirmek üzere yürütülen tüm faaliyetleri kapsamaktadır. Bu nedenle, iç
kontrol sistemine ilişkin yürütülen eylem ve projelerin bir bütün olarak sistematik takibi ve
değerlendirilmesi gerekmektedir. İç kontrol izleme faaliyetlerinin iki temel amacı
bulunmaktadır. Bunlar ise, iç kontrol siteminin istenilen düzeyde çalışıp çalışmadığının tespit
edilmesi; kurumun belirlemiş olduğu misyonu çerçevesinde, iç kontrol sistemi kapsamındaki
hedeflere ulaşılıp ulaşılamadığın değerlendirilmesi, şeklinde de ifade edilebilir.
Bu doğrultuda, Maliye Bakanlığı tarafından 31.12.2005 tarih ve 26040 (3.Mükerrer)
sayılı Resmi Gazetede yayınlanan İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esasların 7.
Maddesinin “e” bendinde de İzleme (gözetim) için “İç kontrol sistem ve faaliyetleri gözden
geçirilir ve değerlendirilir” denilmektedir. Söz konusu yönetmelik dışında COSO modeli,
Uluslararası Sayıştaylar Birliği, (INTOSAI) Kamu Sektörü İç Kontrol Standartları Rehberi ve
Avrupa Birliği İç Kontrol Standartları çerçevesinde belirlenen ve 26.12.2007 tarih ve 26738
sayılı resmi gazetede Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği yayımlanmıştır. Söz konusu tebliğde
“izleme, kontrol sisteminin kalitesini değerlendirmek üzere yürütülen tüm izleme
faaliyetlerini kapsar” denilmiştir. Kamu İç Kontrol Standartları Eylem Planında, İzleme
Bileşeni standardı iki alt standart altında yürütülmüştür. Bunlar;
İç kontrolün değerlendirilmesi İç denetim
İç kontrol değerlendirmesi standardı kapsamında beş genel şart, iç denetim standardı
kapsamında ise iki genel şart öngörülmüştür.
İç kontrolün değerlendirilmesi
Belediye Başkanlığı iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir. Bu
standart için gerekli genel şartlar;
179
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
İç kontrol sistemi, sürekli izleme veya özel bir değerlendirme yapma veya bu iki yöntem birlikte kullanılarak değerlendirilmelidir.
İç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol yöntemlerinin belirlenmesi, bildirilmesi ve gerekli önlemlerin alınması konusunda süreç ve yöntem belirlenmelidir.
İç kontrolün değerlendirilmesine birimlerin katılımı sağlanmalıdır. İç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin görüşleri, kişi ve/veya
idarelerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınmalıdır.
İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler belirlenmeli ve bir eylem planı çerçevesinde uygulanmalıdır.
Maliye Bakanlığı tarafından 26.12.2007 tarih ve 26783 sayılı Resmi Gazetede
yayımlanan, Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği ile kamu idareleri için, iç kontrol sisteminin
oluşturulması, uygulanması, izlenmesi ve geliştirilmesi amacıyla beş bileşen (kontrol ortamı,
risk değerlendirme, kontrol faaliyetleri, bilgi ve iletişim, izleme), 18 standart, bu standartlar
için ise 79 genel şart belirlemiştir.
Belediye Başkanlığımızın 2013-2014 İç Kontrol Uyum Eylem Planı’nda İzleme
Standartlarına yönelik belirlenen eylemlerin İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planında
belirlenen 242 eylem içindeki oransal dağılımları bileşene ilişkin genel şart dağılımlarıyla
karşılaştırmalı olarak aşağıda yer almaktadır.
Tablo 34 İzleme Bileşeni Eylem Sayıları ve Yüzde Dağılımı
Standart AdıGenel Şart
SayısıToplam Genel Şart
İçindeki Payı(%)Eylem Sayısı
Toplam Eylem İçindeki
Payı(%)
Bileşen İçinde Eylemlerin
Payı(%)
İç kontrolün değerlendirilmesi 5 6,33 7 3,64 58,34
İç Denetim 2 2,53 5 2,60 41,66
TOPLAM 5 8,86 12 6,25 100,00
180
Kadıköy Belediye Başkanlığı
Belediye Başkanlığımızın 2013-2014 İç Kontrol Uyum Eylem Planı’nda İzleme
Bileşenine ilişkin eylemlerin toplam eylemler içindeki ağırlığı %6,25 olarak gerçekleşmiştir. Bu
oran, izleme bileşenini oluşturan genel şartların toplam genel şartlar içerisindeki ağırlığından
(%8,86) düşüktür. Oransal olarak bakıldığında bu düşüklüğün kaynağı “iç kontrolün
değerlendirilmesi” standardındaki eylemlerin (7 adet) sayıca düşüklüğüdür. Bu standarda
ilişkin eylemler, toplam eylemlerin sadece %3,64’ünü oluşturmaktadır. “İç denetim”
standardına yönelik eylemlerin ağırlığı standarda ilişkin genel şartların ağırlığına yakındır. Bu
durum Eylem Planında “iç denetim” standardına yeteri kadar önem verilmiş olduğunun bir
göstergesidir.
Belediye Başkanlığımızın 2013-2014 İç Kontrol Uyum Eylem Planı’nda İzleme Bileşeni
altında belirlenen eylemlerden hangi birimlerin sorumlu olduğuna bakıldığında eylemlerin
tamamının Mali Hizmetler Müdürlüğümüz ve İç Denetim Biriminin sorumlu olduğu
görülmektedir.
İç kontrol sisteminin oluşturulması sürecinde, izleme bileşeninden beklenen
fonksiyon, oluşturulan sistemi düzenli olarak değerlendirmesi ve bu yolla sistemin
geliştirilmesine yönelik geri bildirimleri üretmesidir. Dolayısıyla eylemlerin ağırlığının genel
şartlardan daha düşük olması, standardın bu aşamadaki fonksiyonu itibariyle sınırlı eylemler
içermesinden kaynaklanmaktadır. İç kontrol sistemini değerlendirmeye yönelik sınırlı ve
teknik yönü ağır basan bu eylemlerin, bu iş için oluşturulmuş teknik bir ekip tarafından
yürütülmesi de doğası gereğidir.
181
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
İç kontrol, kamu hizmetlerinin yerelde vatandaşlara sunumu açısından kaynakların
etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılması, varlık korunması, mali bilgi ve yönetim
bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesi konularında makul güvence sağlayan bir
yönetim aracı olarak kabul görmektedir.
Belediyemizin vatandaşlarına yerel hizmet sunumunda hayata geçirmeye çalıştığı
plan, program ve bütçe süreçlerinin birbiriyle ilişkili ve uyumlu bir şekilde çalışması ve
uygulamada beklenen sonuçları sağlayacak şekilde faaliyetlerin ve projelerin hayata
geçirilmesi iç kontrol sisteminin etkinliğine de bağlıdır. Açıkçası bu husus iç kontrol sistemini
yönetimin etkinliğini artırmada kullanacağı en önemli araçlardan bir tanesi haline
getirmektedir.
İç kontrol uyum eylem planı ancak üst yönetimin sahiplenmesiyle birlikte tüm
çalışanların gayreti ile kurumsal düzeyde hayata geçecektir. İç kontrol, kamu hizmetlerinin
sunumu açısından kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılması, varlık
korunması, mali bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesi
konularında makul güvence sağlayan bir yönetim aracı olarak kabul görmektedir.
Belediye Başkanlığımızın hizmet sunumunda hayata geçirmeye çalıştığı plan, program
ve bütçe süreçlerinin birbiriyle ilişkili ve uyumlu bir şekilde çalışması ve uygulamada
beklenen sonuçları sağlayacak şekilde faaliyetlerin ve projelerin hayata geçirilmesi iç kontrol
sisteminin etkinliğine de bağlıdır. Açıkçası bu husus iç kontrol sistemini yönetimin etkinliğini
artırmada kullanacağı en önemli araçlardan bir tanesi haline getirmektedir.
Kadıköy Belediye Başkanlığı olarak ciddi bir çalışma sonucunda hazırladığımız İç
kontrol uyum eylem planı, değişen koşullara ve gelişmelere göre sürekli gözden geçirilerek
182
V. İÇ KONTROL YOL HARİTASI: Bundan Sonra
Kadıköy Belediye Başkanlığı
iyileştirilecek ve uygulama sonuçları düzenli olarak izlenecektir. Bu açıdan bakıldığında Planın
başarısı ekteki yönerge çerçevesinde öngörülen sistematik izleme ve değerlendirme sürecine
bağlıdır. Bu süreç içerisinde uygulama sonuçları ile izleme ve değerlendirme raporları tüm
kesimlerle paylaşılacaktır.
İç kontrol sisteminin hayata geçirilmesinde birimlerimizde görev yapan yöneticiler
uygulama sürecinde öngörülen faaliyetlerin kendi sorumluluk alanlarında yerine
getirilmesinde sorumlu kişiler olacaktır.
Kamu idarelerine tahsis edilen kaynakların stratejik plan ve performans
programlarıyla belirlenen amaç ve hedefler doğrultusunda, mevzuata uygun, etkili, ekonomik
ve verimli bir şekilde kullanılması, varlıkların korunması, yolsuzluk ve usulsüzlüklerin
önlenmesi, zamanında, doğru ve güvenilir bilgi üretilmesi konularında yeterli güvence
sağlayan bir yönetim aracı olarak tanımladığımız iç kontrol çalışmalarını, mevzuatın
beklentilerinin karşılanmasından çok daha fazla anlam ifade etmekte, yürüttüğümüz ve
yürüteceğimiz faaliyetlere değer katan bir yönetim aracı olarak değerlendirmekteyiz.
Bu çerçevede iç kontrol uyum eylem planının aşamalı bir şekilde hayata geçirilmesi
sürecinde aşağıda sıralanan temel adımlar hızla atılacaktır:
İç kontrol uyum eylem planında öngörülen faaliyetler kurumsal yapı ve öncelikler dikkate alınarak bir program dâhilinde öngörüldüğü şekilde aşama aşama uygulamaya konulacaktır.
Etkin bir izleme değerlendirme alt yapısı oluşturulacak ve 3’er aylık dilimlerle “İç Kontrol İzleme ve Değerlendirme Raporu” kaleme alınacak ve Başkanlık Makamına sunulacaktır.
İç kontrol uyum eylem planında öngörülen kontrol ortamına ilişkin faaliyetlere özellikle planın ilk uygulama diliminde öncelik verilecektir.
İç kontrol uyum eylem planında öngörülen faaliyetleri yerine getirebilmek amacıyla birçok faaliyet için çalışma grubu kurulacak ve bu grupların etkin çalışmalar yapabilmesine olanak sağlanacaktır.
Uyum eylem planında yer alan faaliyetlerin hayata geçirilmesi için gerekli olan talimatlar yazılı olarak verilecektir.
İç kontrol sisteminin çıktıları için iyi bir kütük ve arşiv sistemi oluşturulacaktır.
183
İç Kontrol Uyum Eylem Planı
Tabloda tamamlanma tarihi sürekli olarak gösterilen eylemlere ilişkin, ilk hangi tarihte somut olarak ne yapılacağına ilişkin sorumlu birimlerce bir tablo oluşturularak, bu eylem planının yayınlanmasını takip eden bir ay içinde üst yönetime sunulacaktır.
184