Прикладные решения на платформе продуктов ibm

Прикладные решения на платформе продуктов IBM

Отдел прикладных решенийГалина Масалыкина

[email protected]

Задачи, стоящие перед бизнесом

Прикладные решения на платформе IBM

• Автоматизация документооборота• Использование устоявшихся бизнес-процессов• Создание архива документации – базы знаний• Совместная работа сотрудников• Организация доступа к системе

25.04.2012

Решения


• Управления документно-ориентированными процессами• IBM Lotus Workflow, IBM Lotus Domino ЗАО “Alcatel” Россия

• Системы корпоративного документооборота для решения бизнес-задач заказчика

• IBM Lotus Domino Пивоваренная компания

• Разработка и внедрение хранилища данных и клиентского приложения информационной системы обеспечения градостроительной деятельности

• IBM Lotus Domino , Java, IBM DB2 Content ManagerМосКомАрхитектура

• Автоматизация процесса внедрения рационализаторских предложений• IBM Lotus WorkflowООО “Wrigley” Россия

• Автоматизация бизнес-процесса, обеспечивающего сбор идей и предложений, их размещение в едином хранилище и последующую обработку (Idea Grabbing System)

• IBM Lotus Domino ООО “Cadbury” Россия

• Система обработки заявок на закупку• IBM Lotus Domino фабрика имени Крупской

• Система обработки заявок на получение займов• IBM Lotus Domino Финансовая компания

• Система управления проектной документацией• IBM Lotus Domino

ИТЦ ОАО «Силовые машины», ООО «Альстом АтомЭнергоМаш»,

ГСР ТЭЦ

25.04.2012


ЗАО “Alcatel” Россия

• Заявки на закупку• Согласование контрактов • Резервирование транспорта• Резервирование помещений• Запросы на техническую поддержку• И другие…

25.04.2012

IBM Lotus Workflow

IBM Lotus Domino Веб-

интерфейс

RegisterReject

Transfer

Yes

Approved

No

Approved

Issue

Approved

Approved

Decline

DeleteInsist

Reject

Decline

Decline

Decline

CAS Approval

CAS Send Insist info

Contract Transferred

CAS Initiator Reject

CAS KAM Final

CAS KAM Final

End

CAS Reject Notification

CAS BD Financial

Signed by all Approvers?

CAS Responsible

Start

CAS Approval

CAS Approval

CAS Approval

CAS Prepare

CAS BD Head

CAS Approved

Assign ID

CAS BD Financial

CAS TPF Notification

CAS CFO Notification

CAS Responsible

CAS BD Head

CAS KAM Notification

CAS Legal Councel

CAS KAM Notification

CAS Contract

Send CAS Number

CAS TPF & RAC

Transfer Manager

CAS Contract

CAS Contract

Contract Signed &

CAS RAC Notification

Activity Owner:

CAS SC Creator

Contract Approval Sheet (for ZAO Alcatel-Lucent

Sales Contract)

Activity Owner:

CAS BD Head

Activity Owner:

Risk Assessment

Commitee

Activity Owner:

CAS Trade Project

Finance

Activity Owner:

Chief Financial

Officer

Activity Owner:

Legal Councel

Activity Owner:

CAS Key Account

Manager

Activity Owner:

CAS Contract

Registrar

Activity Owner:

CAS Transfer

Manager

Activity Owner:

CAS SC Creator

Activity Owner:

CAS BD Financial

Analyst

Approve

Decline

Approve

Approve

Approve

ApproveApprove

Decline

Decline

Approve

Project

Decline

Complete

Approve

Cost Center

No

Approve

Complete

Yes

Yes

Reject

Submit Order

Approve

Decline

Decline

Decline

No

Approve

Decline

Decline

Decline

Decline

Perform by Requestor

Approve

Complete

Reject

PR Finance HUB

PR Edit

PR Reject Notification

PR Completed

End

PR Handle Request

PR Select Responsible

PR Empty

PR Empty

Initiator Notification

PR Responsib.

IT Decision

PR Send PR Number

PR Empty Action

PR Special Approval

HR Decision

HR Approval Req?

PR Special Approval

IT Approval Req?

PR Check Request

PR CIS Functional

PR Fill Financial

PR Cost Center

PR Prepare

Start

PR Reset Archive

PR Cost Center

PR Special Approver

PR Special Approver

PR CIS Functional

PR Fin Owners

PR Dispatcher

Local Unit Manager

PR Local Unit Mgr

PR Project Manager

CIS Controller

PR CIS Controller

PR Additional

Additional Approver

PR Empty

PR Export PR

PR Project Manager

CA_State 100

CA_State 140

CA_State 10

CA_State 240

CA_State 30

CA_State 200

CA_State 160

CA_State 20

CA_State 180

CA_State 250

CA_State 40

CA_State 80

CA_State 0

(Amount

more then

1KEUR)

Send to:

PR Finance HUB

Send to:

PR Request

Owners

(Amount less

than 25KEUR)

(Amount more

then 25KEUR)

Out of Budget

Send to:

PR Additional

Approver

Activity owner:

PR Additional

Approver

Send to:

PR CIS Controller

Activity owner:

PR CIS Controller

Reject w ithout PR

Archive storage

Send to:

PR First Approver

Send to:

IT Special

Approver

Sent to:

HR Special

Approver

Send to:

PR Local Unit

Manager

Send to:

PR CIS Functional

Leader

Send to:

PR ALU Ukraine

Financial Analyst

Send to:

PR Request

Owners

Send to:

PR

Dispatcher

Send to:

PR Request

Owners

Send to:

PR ResponsibleSend to:

PR Request Owners

Activity owner:

PR Local Unit

Manager

Activity owner:

PR Request Owners

Activity owner:

PR Dispatcher

Activity owner:

PR Responsible

Purchase Request(Alcatel - Lucent Ukraine)

Activity owner:

PR Creator

PR Process Owner

Activity owner:

IT Special

Approver

Activity owner:

PR First Approver

Activity owner:

HR Special

Approver

Activity owner:

PR ALU Ukraine

Financial Analyst

Activity owner:

PR CIS Functional

Leader

Activity owner:

PR Project Manager

Send to:

PR Project Manager

Управления бизнес-процессами документооборотаПример бизнес-процесса

Прикладные решения на платформе IBM25.04.2012

Управления бизнес-процессами документооборотаИнтерфейс дизайнера бизнес-процессов



Управления бизнес-процессами документооборотаКарточка документа

25.04.2012


Пивоваренная компания

• Работа в условиях распределенной среды• Обработка заявок на работу в выходные дни• Согласование и переброска бюджета• Согласование и утверждение документов• Контроль заданий

25.04.2012

IBM Lotus Domino

Веб-интерфейс


Система автоматизации бизнес-задач заказчикаПримеры бизнес-процессов

25.04.2012


Система автоматизации бизнес-задач заказчикаПользовательский интерфейс базы

25.04.2012


Система автоматизации бизнес-задач заказчикаКарточка документа

25.04.2012


МосКомАрхитектура

• Создание реестра архитектурных объектов

– Привязка объекта к месту на карте– Ведение связанных с объектом документов

25.04.2012

Веб-интерфейс

IBM Lotus Domino

IBM DB2 Content Manager


Информационная система хранения данных и обеспечения градостроительной деятельностиNotes-интерфейс

25.04.2012

Место объекта на

картеРеестр

объектов

Документы, относящиеся

к объекту

Карточка выбранного документа


Информационная система хранения данных и обеспечения градостроительной деятельностиВеб-интерфейс

25.04.2012


Система сбора и анализа бизнес-идей

• Сбор рац.предложений, их анализ руководством и экспертами, дальнейшая судьба рац.предложения.

• Обмен бизнес-идеями, их оценка и квалификация по областям знаний, ранжирование по применимости у заинтересованных лиц, рейтинги авторов идей, отчеты по реализации и экономической эффективности

• Публикация существующих проблем и объявление конкурса на их решение

25.04.2012

Фабрика имени Крупской


• Работа в условиях распределенной среды

• Автоматизация процесса закупок– Заявка на закупку– Маршрут обработки заявки определяется ее

параметрами– Работа со счетами– Контроль исполнения по задачам

• Интеграция с ERP-системой

IBM Lotus

Domino

25.04.2012


Система обработки заявок на закупкуПримеры бизнес-процессов

25.04.2012Прикладные решения


Система обработки заявок на закупкуNotes-интерфейс системы

25.04.2012


Система обработки заявок на закупкуПример карточки заявки

25.04.2012

Финансовая организация


• Автоматизация процесса приема и обработки заявок на выдачу кредита– Формирование маршрута– Определение стоп-факторов– Отслеживание этапов работ с заявителем

IBM Lotus

Domino

Веб-интерфе

йс

25.04.2012


Система обработки заявок на получение займовПример бизнес-процесса

25.04.2012Прикладные решения

Система обработки заявок на получение займовСписок заявок и действий по ним

25.04.2012 Прикладные решения на платформе IBM

Система обработки заявок на получение займовИстория обработки заявки


Система обработки заявок на получение займовКалендарь событий


Система управления проектной документацией (СУПД 3.0)

Тиражируемое решение

О программе


Система Управления Проектной Документацией разработана на платформе Lotus Notes / Domino. СУПД предназначена для управления документацией по проектам, и позволяет:• хранить файлы инженерной документации по проекту;• оперативно обрабатывать текущую переписку по проекту, в

том числе переправлять письма от Заказчика к Разработчикам и наоборот;

• регистрировать все входящие и исходящие документы с привязкой к инженерной документации;

• назначать задания сотрудникам и вести внутреннюю переписку в рамках проекта;

• контролировать текущее состояние в разрезе ревизий перечня инженерной документации;

• осуществлять поиск по базе;• вести архивные базы по проекту, чтобы не перегружать

основную базу проекта.25.04.2012

Архитектура решения


Подрядчик 1

Подрядчик 2

Управляющая компания

ЗаказчикСУПД 3.0

25.04.2012

Идеология решения


Подрядчик 1 Подрядчик 2 Подрядчик N

• Чертежи от подрядчика

• Письмо от подрядчика


• Чертежи для Заказчика

• Сопроводительное письмо

• Письмо Заказчику

Заказчик

• Уведомление о получение чертежей

• Уведомление о получение письма

• Замечания по чертежам

• Письмо от Заказчика


• Замечания подрядчику

• Письмо Подрядчику

25.04.2012

Задачи, решаемые в системе


Хранение единого электронного архива переписки.

25.04.2012

Дополнительные возможности системы


СУПД позволяет автоматически по электронной почте извещать участников о том, что им необходимо выполнить с документом соответствующие действия (ознакомится, исполнить, согласовать и т.д.).

СУПД также позволяет ставить на контроль получение ответа по документу.

В системе хранится история работы с документами.

Участники процесса в любое время могут видеть состояние документов.

В СУПД ведется учет проектной документации передаваемой Заказчику в соответствии с утвержденным перечнем. При отправке следующей ревизии документа в перечне документации фиксируется номер его ревизии и дата отправки, со ссылкой на файл документа.Для контроля переписки и передачи проектной документации в СУПД предусмотрена генерация отчетов.

25.04.2012

Состав ролей в системе


Все сотрудники Компании, участники проекта в рамках с СУПД, делятся по ролям, определяющим перечень операций, который они могут выполнять в системе.

Состав ролей:

• Регистратор – отвечает за учет, и регистрацию всей входящей корреспонденции и документации;

• Менеджер – рассматривает поступившие документы, формирует задание и передает исполнителю, контролирует исполнение;

• Исполнитель – обрабатывает документы, согласно задания менеджера, в рамках задания выполняет отправки Контрагентам, работает с заданием менеджера до его завершения;

• Администратор - выполняет системные настройки: указывает типы документов, назначает роли участникам, выдает права на обработку разрешенных типов документов каждому из участников;

Каждый сотрудник может совмещать различные роли СУПД .

25.04.2012

Информация, хранящаяся в системе


• В СУПД введена категоризация всей документации на:– Новые– Текущая работа– Переписка

• Входящая• Исходящая

– Внутренние документы– Чертежи

• Кроме этого, для каждого проекта также может быть индивидуально определен свой состав документов, обрабатываемых в рамках СУПД, отвечающий особенностям проекта.

• Для каждого вида документов в проекте может определяться путь его прохождения, т.е. последовательность передачи между участниками проекта.

• В СУПД для каждого документа хранится история обработки документа и его связи с другими документами системы

25.04.2012

Обработка и атрибуты документов в СУПД определяется их типом:


• Входящие документы. Документы, поступающие в СУПД по электронной почте/факсу или создаваемые вручную. Например: Чертежи от Подрядчика, Письмо от Подрядчика, Подтверждение о получение чертежей Заказчиком, Замечания по чертежам от Заказчика, Письмо от Заказчика и т.д.

• Исходящие документы, документы отправки. Документы, созданные в системе и автоматически отправленные из системы по электронной почте/факсу по заданному адресу. Например: Письмо Заказчику, Чертежи Заказчику, Замечания Подрядчику.

• Внутренние документы. Создаются в системе, никуда не отправляются. Это такие документы как: Протокол совещания, Обсуждение и т.п. документы.

• Альбом. Специальный документ создаваемый в системе, включает в себя атрибуты альбома, файлы инженерной документации и ссылки на переписку по альбому.

25.04.2012

Последовательность обработки документов


Регистрация

• Электронная почта поступает на адрес электронной почты проекта (для каждого проекта свой) и попадает в специальное первичное хранилище документов – раздел «Новое».

• Факс в электронном виде автоматически попадает в раздел «Новое».

• Корреспонденция, поступившая не в электронном виде, сканируется и помещается в раздел «Новое».

• Регистратор производит первичную обработку документов, регистрирует их и направляет на рассмотрение менеджеру.

Выдача задания

• Менеджер рассматривает направленные ему документы, определяет исполнителя, который будет их обрабатывать и направляет их этому исполнителю с соответствующим заданием.

• Задание также может быть выдано регистратором при регистрации, если это допускается настройками системы.

Исполнение

• Исполнитель выполняет все действия по обработке документов, необходимые для выполнения задания, выданного менеджером;

• в том числе, если это требуется, направляет необходимые документы контрагентам – готовит отправку. Отправка производится или по электронной почте с привязкой отправления к обрабатываемым документам, по факсу или обычной почте, но в двух последних случаях документы переводятся в электронный вид и размещаются в СУПД с установлением соответствующих связей исполнителем.25.04.2012


Рабочее окно СУПД проекта

25.04.2012


Входящий документ – новое письмо

25.04.2012

Входящий документ – письмо в обработке


Регистрация


Передача документа, Задание


Документ «Отправка» (Чертежи Заказчику)


Документ «Отправка» (Письмо контрагенту)


Хранилище проектной документации


Документ «Альбом», «Файл»


Внутренний документ, Протокол, Договор


Пример внутреннего документа


Пример протокола (договора)



Notes-интерфейс СУПД 3.0

25.04.2012

Веб-интерфейс СУПД 3.0 Список инженерной документации


Notes-интерфейс карточки альбома инженерной документации


Веб-интерфейс карточки альбома инженерной документации


Веб-интерфейс документа переписки


Выводы:


• Использования СУПД обеспечивает управляющие, информационные, архивные и почтовые функции всего документооборота и делопроизводства в рамках задачи управления реализацией отдельного крупного проекта.

• Предоставляет единое информационное пространство всем членам команды проекта

• Обеспечивает прозрачное и оперативное управление функциями всех исполнителей команды проекта, прямой и надежный контроль исполнения руководителями проекта.

• Система обеспечивает непосредственный информационный доступ членов команды проекта ко всей переписке проекта и к архиву всей передаваемой заказчику документации проекта.

25.04.2012

История внедрений и развития системы


2004 годОАО «Силовые

машины»На сегодняшний день СУПД используется более чем в 10 крупных проектах по

строительству электростанций

2010 годООО «АЛЬСТОМ

АТОМЭНЕРГОМАШ»

2011 годЗАО «ГСР ТЭЦ»

25.04.2012

+ 7 (812) 325 84 00+ 7 (495) 660 32 91

Благодарю за внимание!Вопросы?

Отдел прикладных решенийГалина Масалыкина[email protected]

Прикладные решения на платформе продуктов ibm

Documents