Содержание инструкции программы Partyinfo Pro

1) Установка программного комплекса.

а)Установка на собственный сервер Web-сервер

б)Установка на локальный компьютер под управлением Windows.

2) О программе

3) Регистрация и первоначальная настройка

а)Регистрация Новой компании

б)Заполнение реквизитов компании

в)Добавление сотрудников и коллег

г)Особенности регистрации Free-lance

4) Интерфейс

5) Работа с заказами и проектами.

а)Создание заказа

б)Планирование задач по заказу

б)Приложения-сметы к заказу

в)Сценарии к заказу

в.1)Шаблоны сценариев

г)Подготовка документации

д)Расписки

е)Карта участников

ж)Счета

6) Раздел клиенты

7) Раздел звонки

а)Использование данного раздела

б)Новый звонок

8) Каталог артистов

9) Прайс-лист

а)Работа с прайс-листом

б)Добавление новых позиций в прайс-лист

10) Переписка между сотрудниками (Раздел сообщения)

11) База знаний компании

12) Ежедневник

а)Добавление нового задания

б)Управление задачами

в)Рекомендации по использованию ежедневника

г)Управление командой – просмотр задач всех сотрудников

13) Статистика по сотрудникам

14) Расширенные настройки

а)Права доступа сотрудников

б)Работа с шаблонами

в)Управление категориями

15) Вспомогательные элементы

а) Восстановление пароля

16) Для руководителей компаний

17) Ошибки

Установка на компьютер в локальной сети с использованием Windows.

Если необходимо установить под MS Windows, то вы можете воспользоваться пакетом

XAMPP, скачать его можно здесь http://www.apachefriends.org/en/xampp-windows.html.

Здесь Вы можете почитать руководство по его установке http://makegood.ru/tools/8/.

Для работы пакета Pro необходим чтобы у сервера был доступ в Интернет.

Для установки необходимо распаковать файлы из установочного архива в будущий

рабочий веб-каталог системы.

После этого можно приступить к конфигурированию системы.

Для этого с помощью браузера обращаемся к выбранному Вами каталогу на веб-

сервере. В примере на рисунке выше это каталог “/testpro”, его URL в нашем случае это

http://test.partyinfo.ru/testpro/

В Вашем случае это может быть, например company.ru. Вы можете создать папку pro и

тогда обращаться к системе http://company.ru/pro

Если при заходе на него получаем сообщение, о необходимости выставить права на

запись, то делаем это посредством FTP или SSH-клиента.

Если права выставлены правильно, то это при обновлении страницы сообщение

должно исчезнуть – можно приступать к непосредственному конфигурированию системы:

После указания все валидных параметров и нажатии на кнопку «Сохранить» вам должна

открыться страница с содержанием:

Параметры подключения сохранены.

Далее переходим по ссылке и приступаем к пункту «Регистрация и первоначальная

настройка»

Установка программного комплекса на Web-сервер.

Поддерживаемая операционная система: Unix.

Необходимое программное обеспечение: Apache, PHP, MySQL.

Для установки необходимо распаковать файлы из архива из установочного архива в

будущий рабочий веб-каталог системы.

После этого можно приступить к конфигурированию системы.

Для этого с помощью браузера обращаемся к выбранному Вами каталогу на веб-сервере В

примере на рисунке это каталог “/testpro”, его URL в нашем случае это

http://test.partyinfo.ru/testpro/

Если у Вас есть свой сайт, например bestcompany.ru и Вы программу записали в папку pro,

то для доступа к системе Вам необходимо обратиться по адресу bestcompany.ru/pro

Если при заходе на него получаем сообщение, о необходимости выставить права на

запись, то делаем это посредством FTP или SSH-клиента

Если права выставлены правильно, то это при обновлении страницы сообщение

должно исчезнуть – можно приступать к непосредственному конфигурированию системы:

После указания все валидных параметров и нажатии на кнопку «Сохранить» вам должна

открыться страница с содержанием:

Параметры подключения сохранены.

Далее переходим по ссылке и приступаем к пункту «Регистрация и первоначальная

настройка»

О программе.

Данная программа разработана для компаний, а также частных Eventorов, связанных с

организацией и проведением мероприятий.

Данная программа разработана для Web-браузеров, CRM. Определение программы из

Википедии: Система управления взаимодействием с клиентами (сокр. от англ. Customer

Relationship Management System, CRM-система) — корпоративная информационная система,

предназначенная для автоматизации CRM-стратегии компании, в частности, для повышения

уровня продаж, оптимизации маркетинга и улучшения обслуживания клиентов путём сохранения

информации о клиентах (контрагентах) и истории взаимоотношений с ними, установления и

улучшения бизнес-процедур и последующего анализа результатов.

Программа в первую очередь оптимизируется под браузер Opera. Это связанно с тем, что у

каждого браузера есть огромное количество своих нюансов, правил и т.д. Так как эта программа в

10ки раз сложнее любого портала, то мы решили, что лучше мы будем добавлять все новые и

новые полезные функции, чем тратить постоянно время на оптимизацию и проверку в десятках

разных браузеров. Это не означает, что в других браузерах программа не работает. Просто

возможно будет так, что в других браузерах будут поддерживаться не все функции.

Предлагаем Вашему вниманию основные функции программы:

Ведение заказов

А) Полное ведение всех Ваших заказов на всех этапах

Б) Планирование задач по сотрудникам по заказам

В) Полезная документация, напоминания

Г) Создание сценариев, шаблонов однотипных действий, шаблонов задач по заказам.

Д) Удобное управление сметами, доходами, расходами

Ведение базы клиентов

А) Ведение базы данных всех типов клиентов и партнеров

Б) Взаимосвязанная структура базы данных с возможностью просмотреть деятельность любого

клиента.(Заказы, звонки, документацию, планов)

Ведение базы совершаемых звонков

А) Статистика совершаемых звонков по артистам, подрядчикам, клиентам, партнерам

Б) Планирование новых звонков с занесением в ежедневник в один клик.

Встроенные каталоги артистов, подрядчиков, звезд эстрады

1) Постоянно обновляемая база данных по всем участникам рынка.

2) Статистика общения с клиентом за любой период времени.

Ведение собственного прайс-листа услуг.

Внутренняя переписка между сотрудниками

А) Удобная система общения между сотрудниками

Б) История общения

В) Напоминания о новых сообщениях в режиме реального времени.

Планирование задач и встреч

А) Удобная система планирование работы и задач по каждому сотруднику.

Б) Напоминания о задачах и заказах

В) Напоминания о просроченных задачах

Г) Планирование встреч и их результатов.

Ведение документации

А) Печать договоров, приложение, счетов, актов

Б) Расписки, Карты проезда, Карта участников мероприятия, общей документации.

В) Создание любой документации в один клик на основе готовых шаблонов.

Анализ работы

А) Анализ Эффективности каждого сотрудника за любой период времени

Б) Анализ работы всей компании

В) Анализ деятельности сотрудников в любой момент времени и в одном месте.

Г) Анализ исполнения любой задачи в процентном соотношении.

Статистика

А) Статистика просроченных задач по заказам

Б) Статистика работы отдела продаж

В) Статистика по заказам, клиентам, звонкам

Г) Статистика по созданной документации.

Защита

А) Защита базы данных от внутренних злоупотреблений и воровства

Б) Разграничение прав доступа по каждому сотруднику

В) Защита от подставных заказчиков в один клик.

Г) Ограничение доступа сотрудников к системе с определенных IP адресов

Собственные базы знаний и накопление технологий

А) Возможность создавать шаблоны однотипных задач по заказам

Б) Возможность создавать шаблоны сценариев для однотипных мероприятий.

В) Накопление знаний в компании путем создание базы ответов-вопросов с удобным поиском.

Регистрация

В данной рубрике мы рассмотрим несколько вариантов регистрации и использовании данной

программы. Первым вариантом является регистрация для компаний. Это могут быть Агентства,

event-компании, продюсерские центры и т.д. Вторым вариантом является регистрация частного

организатора мероприятий или небольшая команда по организации. Важно понимать, что

регистрация проходит в едином стиле и при регистрации указываются просто разные данные для

работы. Итак, давайте подробно приступим к регистрации Компании.

Регистрация Компании.

Для регистрации компании необходимо в браузере перейти по ссылке http://pro.partyinfo.ru У Вас

появится окно:

Переходим по вышеуказанной ссылке для регистрации. И получаем новое окно, в котором

необходимо ввести данные о регистрируемой компании.

Поле «Название компании»: Здесь необходимо ввести название Вашей компании. Здесь не

обязательно вводить юридическое название, подойдет и просто название Вашего брэнда.

Поле «Телефон»: Введите рабочий телефон

Поле Web-сайт: Необязательное для заполнение поле, но только в том случае, если у Вас нет

сайта.

Местоположение: В данном поле необходимо указать местоположение Вашей компании. Если у

Вас несколько филиалов – то в данном поле необходимо указать местоположение основного

офиса. Местоположение сотрудников, которые будут находиться в других филиалах (Часовых

поясах) можно будет задать позже.

Поле «E-mail» адрес: В данное поле необходимо ввести основной электронный адрес компании.

Будьте внимательны с указанием данного адреса. Не рекомендуется указывать электронные

адреса, к которым имеют доступ все сотрудники, а также бесплатные почтовые ящики. (Так как не

всегда на них можно восстановить пароль после его утери).

Поле «Ключ»: Данный ключ будет использоваться для шифрования всех Ваших важных данных в

системе. Будьте внимательны с ключом, так как без него даже наши программисты не смогут

прочитать Ваши данные в случае каких-либо нештатных ситуаций. Поэтому, мы настоятельно

рекомендуем хранить данный ключ в очень надежном месте. Его копия будет отправлена на

электронный адрес, который Вы указали Выше.

Вы можете в данном поле внести и свои коррективы и указать свою версию ключа. Но Вы должны

понимать, что он и так при каждом нажатии является уникальным, но все же если Вы будете его

менять, то возможно указывать цифры и буквы латинского алфавита и его для должна быть 128

символов.

Лицензионное соглашение. Для использования программы необходимо подтвердить согласие с

лицензионным соглашением. Денное лицензионное соглашение распространяется на всех

сотрудников, использующих Partyinfo Pro.

После заполнения всех пунктов необходимо нажать на «Зарегистрироваться» для перехода к

следующему этапу.

На Ваш электронный адрес отправлено письмо со ссылкой для продолжения регистрации.

Перейдите по данной ссылке для продолжения. У Вас откроется следующее окно:

В данном окне заполняются данные самого главного пользователя (администратора) системы.

Данному пользователю будут по умолчанию предоставлены все права доступа к любым данным

Вашей компании.

Заполните Ваши персональные данные, согласно всем полям. Внимание: В поле логин

необходимо указать электронный адрес данного человека. В противном случае зарегистрировать

человека будет невозможно. Поля, отмеченные звездочкой – обязательны для заполнения.

Учтите, что создание администратора для компании обязательно. Ссылка, по которой Вы перешли

и которая позволяет Вам это сделать работает только несколько часов. Поэтому, если Вы за это

время не добавите не одного сотрудника (администратора), то Вам придется регистрироваться

заново.

Внимание: Старайтесь вносить максимум данных во всей системе – это позволит Вам

использовать скрытые ресурсы. Например: Если указать Дату Рождения сотрудника, то за 2 дня у

каждого из них появится напоминание о Дне Рождении коллеги, что позволит им подготовится и

сделать ему приятно. Вроде бы мелочь, но эта мелочь может служить Вам и помогать создавать

лучшую команду.

После нажатия на кнопку «Готово» - у Вас отобразится следующая картинка:

Поздравляем – теперь Вы успешно зарегистрированы и у Вас добавлен главный пользователь.

Данный пользователь в дальнейшем поможет Вам добавить всех коллег и внести

дополнительные данные о компании.

Заполнение реквизитов компании

После прохождения первого шага регистрации необходимо ввести реквизиты Вашей компании.

Это делается для того, чтобы эти данные автоматически подставлялись во всю печатанную Вами

документацию.

После первой регистрации Вы будет находиться на главной странице системы:

При нажатии на данную ссылку, Вы автоматически попадете в поле редактирования реквизитов

компании.

На данной странице необходимо заполнить реквизиты компании и нажать на кнопаку сохранить.

Будьте внимательны и старайтесь макимально заполнять поля и без ошибок, чтобы потом каждый

раз при создании Договора к заказу или прочих документов – все данные подставлялись

автоматически. И в итоге – печать любого документа занимала бы считанные минуты.

Рекомендации по заполнению полей:

1) Фамилия Имя Отчество заполняется ввиде Фамилия И.О.

2) Форма собственности и название компании разделены на два поля. В одном из них Вы

соответственно выбираете форму собственности, в другом вводите название компании в

кавычках.

3) После того, как нажали на сохранить – нажмите еще раз на кнопку изменить – система

простетирует вводимые Вами данные на шаблоны и в случае чего выдаст Вам подсказкаи

на ошибки. Если Вы действительно заметили ошибку – то исправьте ее, в противном

случае можно оставить все как есть.

В данном поле также возможно загрузить логотип Вашей компании для возможности

дальнейшего его использования в печатных документах. (Создания более презентабельной

документации к проектам) Для этого в правом верхнем поле необходимо выбрать фаил с

логотипом и нажать на «Подача запроса».

Внимание: Для того, чтобы в любой момент времени Вы могли отредактировать реквизиты

компании – необходимо в Левом меню нажать на настройки и в Подменю выбрать название

компании, которую Вы указали при регистрации.

Добавление сотрудников и коллег.

Данная система позволяет работать одновременно с неограниченным количеством сотрудников и

коллег, а также вместе управлять заказами, задачами и т.д. После первоначальной регистрации

добавлен только один сотрудник – это Вы. (По умолчанию администратор, то есть пользователь,

который имеет доступ ко всей системе и может добавлять новых сотрудников и назначать им

разные права доступа). Если у Вас не добавлены сотрудники, кроме Вас, то у Вас будет

выскакивать сообщение на главной странице:

Для того, чтобы добавить новых сотрудников или коллег необходимо перейти по данной ссылке

или воспользоваться меню Настройки – Новый пользователь.

Рекомендации по заполнению:

1. Компания: Название Вашей компании

2. Привилегии: У каждого сотрудника есть свои правила доступа к системе. Данные

привилегии можно будет настроить далее, но на данный момент можно выбрать

стандартный набор прав доступа, который разделен в нашей системе по функциям,

которые необходимы для каждой должности. В Данном случае выбираем из списка –

менеджер. (Например)

3. Ф.И.О. – Введите Ф.И.О. сотрудника

4. Дата рождения: в дальнейшем Вы всегда будете знать, когда у кого День рождения.

5. Телефон: Введите сюда все телефоны сотрудника, через запятую.

6. E-mail: Рабочий электронный адрес сотрудника.\

7. Личный E-mail: персональный электронный адрес.

8. Должность: Введите должность добавляемого сотрудника

9. Дата приема на работу и дата окончания испытательного: Заполните эти данные для

внутреннего учета.

10. Логин: Это может быть любой электронный адрес, но лучше всего указывать личный ящик

сотрудника.

11. Пароль: введите любой пароль и его повтор.

После того, как Вы ввели все данные нажмите на кнопку «Сохранить». Если необходимо

подправить правила доступа данного сотрудника к системе – то вверху в меню нажимаем

«Правила доступа»

Разграничение прав доступа:

1. Управление учетными записями пользователя: Данное право позволяет добавлять и

редактировать всех сотрудников. Предоставляйте данное право только руководителям

или системному администратору.

2. Редактирование шаблонов документов: Данное право позволяет редактировать и

добавлять шаблоны отчетности и документации. Рекомендуется предоставлять данный

доступ только системному администратору.

3. Управление категориями мероприятий и клиентов. Данный пользователь сможет

редактировать и изменять категории соответствующие категории. По умолчанию уже

установлены категории. Данные права рекомендуется добавлять только системному

администратору.

4. Заказы:

А) Все: Данный сотрудник сможет просматривать заказы всех сотрудников. Рекомендуется

данный пункт выставлять только для руководителя.

Б)Только свои: Возможность работать только со своими заказами или с заказами, где

данного сотрудника выбрали в организаторах.

В)Выбрать сотрудников: В данном пункте можно выбрать сотрудников, чьи заказы будут

доступны для просмотра и редактирования данному пользователю. Рекомендуется для

создания рабочих групп или команд в компании.

Г)Редактирование пройденных заказов: Данный пункт позволяет редактировать и

изменять данные в пройденных заказах. Рекомендуется разрешать данное правило

только руководству.

Д) Разрешить удаление заказов. Добавленный заказ по умолчанию сотрудник не может

удалить. При разрешении данного правила он сможет это делать. Это право доступа

рекомендуется только для руководителей высшего звена.

5. Клиенты: Данный раздел предназначен для ограничения прав к просмотру списка

клиентов компании. Данный раздел настраивается аналогично разделу «Заказы»(См.

Выше)

6. Звонки: Данный раздел предназначен для ограничения прав к просмотру списка

сделанных телефонных звонков сотрудниками компании. Данный раздел настраивается

аналогично разделу «Заказы»(См. Выше)

7. Ведение бухгалтерии к заказам: Данный

8. Ведение бухгалтерии к заказам: Данные права позволяют редактировать и создавать счета и акты к

заказам. Рекомендуется разрешать только бухгалтерам и сотрудникам, ответственным за финансы в

организации.

9. Просмотр каталога артистов: Возможность просматривать и использовать встроенный каталог

артистов, подрядчиков и площадок(Каталог Площадки будет доступен с 15 ноября 2010 г.)

10. Редактирование прайс-листа: Возможность редактировать прайс-лист компании. Рекомендуется

предоставлять доступ сотрудникам, управляющим финансовой частью компании.

11. Редактирование базы знаний: База знаний компании – это единое место сбора всей информации и

технологий компании. При установки данного пункта сотрудник сможет не только просматривать эту

базу знаний, но и редактировать.

12. Статистика по сотрудникам: Данный пункт позволяет видеть статистику работы сотрудников в

реальном времени. Данный пункт рекомендуется разрешать только главному руководителям для

контроля эффективности компании.

13. Разрешить доступ только с указанных IP-адресов: В данном пункте Вы сможете ограничить доступ

сотрудника только с определенных компьютеров, путем указания IP-адресов, с которых он может

войти. Возможно использовать шаблоны адресов, вида: 192.*.*.* Вы можете использовать данные

правила, чтобы, например, ограничить для данного сотрудника возможность использовать систему

только с работы.

14. Разрешено удалять задачи: Данный пункт позволяет удалять задачи в ежедневнике. Рекомендуется

не разрешать данный пункт никому, чтобы не предоставлять возможность сбивать отчетность и

статистику.

15. Доступ к ежедневникам других пользователей: Данный пункт позволяет получить данному

пользователю доступ (возможность просматривать и редактировать) к ежедневникам других

сотрудников. Рекомендуется предоставлять данный доступ рабочим группам – сотрудникам внутри

группы и руководителям.

После проверки всех пунктов необходимо нажать на сохранить для мгновенного применения

параметров.

Внимание: Старайтесь правильно выдавать права в данном пункте – это позволит Вам каждому

сотруднику предоставить только те сервисы, которые ему нужны для работы. А соответственно

поможет Вам сохранить Ваши базы данных и базы знаний в сохранности.

Особенности регистрации Free-lance

Если Вы регистрируетесь, как частное лицо, так как работаете Free-lance, то возможно не

добавлять сотрудников или в данный пункт добавлять членов Вашей команды, разграничивая

доступ между ними.

Если у Вас нет юридической фирмы, на которую Вы заключаете договора, то в реквизитах можно

указать Ваши паспортные данные, а затем использовать «Специальный шаблон» для Физ-лиц при

печати.

Интерфейс.

Интерфейс данной системы делится на несколько блоков, каждый из которых отвечает за

определенный раздел.

Главная страница:

Пример второстепенной страницы:

Пример всплывающих окон:

Всплывающие окна в системе закрываются путем нажатия на крестик в левом верхнем углу окна.

Заказы.

В системе PARTYINFO PRO возможно вести одиночные и групповые проекты (Заказы) любой

сложности. Для добавления или просмотра заказов необходимо перейти в меню «Заказы и

Проекты». В приведенном рисунке указан раздел заказы сразу после регистрации: Обратите

внимание: система пишет , что на данный момент заказов нет.

Добавление нового заказа или проекта.

Для добавления нового заказа необходимо вверху нажать на кнопку «Новый заказ» или в

основном меню подвести мышку к пункту заказы и проекты и нажать на появившуюся сбоку

кнопку «Добавить»

Появляется окно добавления нового заказа. В данном окне вносятся известные позиции по заказу:

1. Наименование заказа: Рекомендуется вносить тип мероприятия и название компании или

ФИ заказчика, если это частное лицо. Например: Новый год Газпром или День рождения

Владимира Владимировича.

2. Тип мероприятия: В данном пункте выберите тип Вашего мероприятия из списка. Если не

одby из вариантов не подходит – попросите Вашего системного администратора добавить

новый пункт в настройках.

3. Дата мероприятия: В данном пункте вносится дата мероприятия. Если это диапазон дат –

то выбирается начальная дата. Если дата пока неизвестна, то выбирается 1ое число

данного месяца.

4. Первоначальный бюджет: Укажите первоначальный бюджет мероприятия.

5. Количество гостей – укажите диапазон, либо конкретное значение.

6. Откуда узнали: Выберите из списка источник.

7. Адрес мероприятия – введите адрес мероприятия.

Внимание: В данном пункте Вы первоначально заполняете только те данные, которые знаете.

Обязательным полем при первоначальном добавлении является только Название. В дальнейшем

Вы все сможете отредактировать и добавить информацию.

8. Клиент: В данном пункте выбирается или добавляется клиент. Для того, чтобы указать

компанию- заказчика, вводим ее название в поле Найти: Например Газпром и нажимаем

«Найти». Система за 1-2 секунды ищет среди уже добавленных компаний – компанию с

аналогичным названием и выводит результат. В данном случае, такой компании не было и

мы соответственно нажимаем на «Добавить нового клиента». Если же компания нашлась –

то мы просто прикрепляем данную компанию к заказу одним нажатием.

9. После нажатия на «добавить нового клиента» появляется новое окно:

В данном окне:

А)Выбираем Клиента: Физическое или Юридическое лицо.

Б)Выбираем Категорию

В)В данном окне автоматически подставляется то название, которое Вы искали, но его Вы

можете отредактировать.

Г)Заполняем оставшиеся данные.

Д)Пункты, начинающиеся с формы собственности необходимы для автоматической

подстановки в договора, счета и прочую документацию.

Внимание: В данном пункте Вы указываете телефоны компании. Контактных лиц и их

телефоны Вы сможете добавить позже.

10. Добавление контактных лиц:

После нажатия на данное меню появится окно ввода информации о контактном лице.

Добавляем известные нам поля и нажимаем на кнопку сохранить.

11. Вы можете добавлять неограниченное количество контактных лиц к компании.

Внимательно вводите все данные. Это Вам поможет в следующий раз добавить в заказ

данного клиента одним кликом, а также: Проверить честность заказчика!!!! См. Далее

12. Менеджеры: В данном пункте выбираем всех сотрудников из Вашей компании, кто будет

принимать участие в организации данного мероприятия. Для этого необходимо нажать на

кнопку добавить и в появившемся списке – выбрать всех нужных сотрудников.

13. После того, как мы заполнили все поля – нажимаем на кнопку «Добавить». После нажатия

у нас появится общее окно со всеми параметрами заказа, где возможно внести

дополнительные параметры, комментарии, файлы и т.д. Подробнее показано на

следующем рисунке.

Работа с окном заказа:

1. После добавления первоначальных данных, Вы можете проверить Вашего клиента в

поисковых системах на честность. Что это означает? Очень часто агентства, под видом

компаний позванивают конкурентов и предлагают сделать для Вас предложение .

Причем с каждым годом это происходит все изощреннее и изощреннее. Самый

простой, и самый эффективный способ – это проверить данные, которые оставил Ваш

заказчик на предмет упоминания электронных адресов, телефонов и т.д. Наша система

это делает автоматически и открывает в новых окнах проверку в нескольких окнах. Это

позволяет сэкономить очень много времени, так как по нашей статистике – более чем

50% отказов у крупного агентства связано с такими подставными заказчиками. И они

легко выявляются при правильном поиске в Яндексе.

2. Описание заказа: Вы можете вводить всю текущую информацию по заказу в систему и

создавать неограниченное количество вкладок. Это позволяет собирать все в единое

целое, не допускать ошибок, а также быть в курсе всех событий по данному заказу.

Для редактирования необходимо нажать на кнопку изменить, а для создания новой

вкладки – «Новая вкладка» и внести название вкладки.

3. Добавление файлов. Очень часто появляется необходимость добавить все сделанные

документы и прочие файлы к заказу, чтобы иметь к ним доступ с разных компьютеров,

а также, что была возможность всем участникам заказа видеть последние версии и их

использовать. Для этого в заказе предусмотрен раздел «Добавление файлов». К

каждому заказу Вы можете добавить неограниченное количество файлов. После

добавления – любой участник данного заказа сможет данные файлы скачать и

использовать.

4. Комментарии. Данный раздел предназначен для добавления комментариев к заказу, а

также мгновенного уведомления всех участников об изменениях в заказе. Любые

важные новости или события по заказу Вы всегда сможете внести и мгновенно

проинформировать всех участников заказа. Также руководители будут всегда в курсе

статуса Вашего заказа.

Для добавления комментария – нажмите на кнопку «Добавить комментарий» и

введите текст комментария. После чего нажмите на кнопку добавить.

Планирование заказа и проекта.

По каждому заказу или проекту можно написать план действий, список необходимых дел, а также

все нюансы. Это очень удобная система, так как в дальнейшем система сама вам напомнит, что

нужно будет сделать по данному заказу, что просрочено и т.д. Для перехода в раздел

планирования заказа необходимо перейти по ссылке «Планирование» в верхнем меню.

На рисунке, выше, видно стандартное окно планирования задач по заказу или проекту. Кроме

того, на нем ясно видно, на каком этапе каждая задача. (Статус задачи: Черный квадрат –

выполняется, желтый – в процессе, зеленый – выполнено, красный – просрочено).

Для добавления новой задачи необходимо нажать на кнопку «Добавить задачу» и в открывшемся

окне ввести параметры новой задачи.

Рекомендации по добавлению новой задачи:

1) Наименование – введи четкое и понятное название.

2) Начало – выберите дату и время начала задачи

3) Продолжительность – выберите продолжительность, путем нажатия на кнопку изменить.

4) Регулярность – если планируется несколько раз возвращаться к задаче – то задайте

регулярность.

5) Напоминание – Время напоминания перед началом задачи.

6) Участники – выберите участников-исполнителей. По умолчанию – это Вы.

7) Описание – Более подробное описание задачи – на Ваше усмотрение. Рекомендуется

делать максимально подробным, особенно, если данная задача назначается другому

сотруднику.

После заполнения всех пунктов – нажмите на кнопку «Сохранить».

Дальнейшая работа с задачами в заказе.

Для дальнейшей работы с задачей – необходимо в списке задач нажать на название задачи и в

сплывающем окне вносить изменения или добавления:

Для изменения данных – необходимо нажать на кнопку «Изменить» - в зависимости от того, что

Вы хотите изменить.

Если на данный момент текущая задача выполнена – то необходимо нажать на кнопку

«Выполнено» для изменения статуса.

Если Вы хотите оставить какой- либо комментарии к задаче (Допустим, для другого сотрудника

или себе, чтобы запомнить – необходимо Нажать на «Добавить комментарий» и ввести

комментарий. Также – Вы можете прикрепить файл, фото, видео, текстовый документ к Вашей

задаче, предварительно его указав, нажатием кнопки «Обзор».

Приложения-сметы к заказу.

У каждого заказа есть смета (В нашем случае – это приложение). Приложений может быть

неограниченное количество. И Вы можете создавать отдельные приложения, как для клиента, так

и для себя лично. Для создания нового приложения необходимо в заказе в боковом меню нажать

кнопку «Приложения»:

В появившемся окне (Смотрите выше) – Необходимо ввести название приложения и внутренний

комментарий. Данные поля Вы можете впоследствии изменить и подправить.

После нажатия на кнопку «Далее», Вы попадете в саму смету:

На данный момент смета пуста, так как мы не добавили не одной позиции. Для создания еще

одного приложения– необходимо в любой момент времени нажать на кнопку «Создать Новое

приложение».

При нажатии на «Добавить позицию», всплывает окно, в котором Вы можете внести все данные

по позиции:

В данную систему встроена вся база данных артистов и подрядчиков event-сети Partyinfo.ru,

поэтому формировать и добавлять позиции очень просто: Достаточно ввести ключевое слово и в

выпадающем списке – выбрать артиста или подрядчика. После этого необходимо нажать на

кнопку «Добавить». В случае такого добавления – Вы сможете в дальнейшем распечатать карту

участников мероприятия, где на одном листе у Вас будут все контакты данного артиста в одном

месте.

!!! Если Вы хотите посмотреть более подробную информацию о любом из артистов – просто,

нажмите на него и во всплывающем окне появится о нем информация.

Если Вы хотите добавить какую-то услугу или артиста, которой нет в базе данных, то возможно

просто внести имя и заполнить поля. Или же, в случае частого добавления такого рода услуг –

создать прайс-лист компании (См. раздел Прайс-лист) – и выбрать услугу уже там.

После того, как Вы определились с названием – необходимо внести информацию о цене для

клиента и о его себестоимости, а также единицах измерения. После чего внести, при

необходимости, описание и комментарий. Описание в данном случае используется для создания

документов для клиентов, а Комментарии – для внутренней отчетности.

Таким образом Вы можете добавить неограниченное количество позиций, а система сама

подсчитает Вашу прибыль, эффективность сотрудников и т.д.

Зеленым цветом отмечены позиции, которые были выбраны из внутренней базы данных артистов

и подрядчиков. Синим цветом – позиции, которые Вы добавили вручную, а желтым цветом – те

позиции, которые Вы добавили из Прайс-листа компании.

Вы можете отредактировать вознаграждение компании и ввести, как процентное

вознаграждение, так и точную сумму. Для этого необходимо нажать на вознаграждении компании

и выбрать необходимое. После этого требуется нажать на кнопку F5 на Вашей клавиатуре, для

обновления сметы.

В любой момент возможно «Распечатать» текущую смету или Экспортировать в Word для

клиента, для этого достаточно нажать соответствующие кнопки: «Печать» и «Экспорт».

Расширенные возможности приложений:

В какой-то момент может понадобиться не печатать какую-то из позиций, или же Вы указали,

например, какую-то позицию – в расходы для компании, а клиенту эту позицию показывать не

хотите – тогда для Вас существуют «Зеленые кирпичики», напротив каждой позиции. При нажатии

на кирпичик, он будет менять свой цвет, а соответственно и функционал для данной позиции:

1. Зеленый кирпичик: Данная позиции печатается и учитывается в общей сумме. (По

умолчанию)

2. Серый кирпичик: Данная позиции не печатается в смете клиенту, но учитывается в

расходах и печатается в Доходе – расходе.

3. Красный кирпичик: Данная позиция нигде не печатается и не считается – таким

кирпичиком можно выделить позицию, когда, например, клиент еще не знает будет он

брать или нет. Или Вы просто делаете подборку – и накидали примерный список, кого

будете предлагать. А пока предлагаете другое.

Для того, чтобы перенести позиции из одной сметы в другую, или удалить в корзину, или

перенести в новую смету – выберите несколько позиций и выберите над ними действие в

выпадающем списке.

Для перехода из одной сметы в другую – просто выберите нужную смету в соответствующем

списке. Более подробно показано на рисунке снизу:

Сценарии к заказу.

К большинству мероприятий необходимо составлять технические сценарии. Данный пункт меню

позволяет создавать, редактировать и потом выводить на печать технические сценарии в удобной

форме.

Добавление нового пункта в сценарий.

Для добавления нового пункта необходимо заполнить основные поля – Название и время. Дата

установлена по умолчанию – дата самого мероприятия, которую Вы указали при добавлении

заказа.

Пример отображения списка:

Шаблоны.

Сценарии очень часто из мероприятия в мероприятие повторяются. Для упрощения работы

можно создать «Шаблоны сценариев» один раз и использовать их на разных мероприятиях.

Для создания шаблона, после того, как Вы создали сценарии для мероприятия необходимо

нажать на кнопку «Шаблоны» - «создать шаблон на основе текущего списка»:

В открывшемся окне выбрать те позиции, которые могут повторяться в следующих мероприятиях, ввести

название шаблона и нажать на кнопку «Создать шаблон».

Использование шаблонов.

В дальнейшем, для мгновенного создания технического сценария к любому мероприятию,

необходимо нажать на кнопку «Шаблоны» и выбрать ранее сохраненный сценарий. Туда

автоматически подставится дата Вашего нового мероприятия, а также откроется окно для выбора

и редактирования позиций, которые Вы хотите применить.

Для завершения создание нового сценария из шаблона достаточно будет нажать кнопку «Создать

сценарий»

Каталог артистов.

Каталог артистов – это синхронизированная с порталом Partyinfo.ru база данных по артистам и

подрядчикам. В данном каталоге отображаются все артисты по Вашей подписке на обновления с

возможностью сортировки и поиска.

Для поиска какого либо артиста – необходимо задать условия его поиска вверху страницы и

нажать на кнопку «Поиск». Вы можете задать любое ключевое слово, а также выбрать такие

параметры, как категория, страна и город нахождения. В процессе поиска Вы можете заполнить

любые поля и вводить ограничения по любой позиции.

Если задано ключевое слово, то сначала выводятся найденные позиции в заголовках, а затем в

описании самого артиста.

Для просмотра дополнительной информации о позиции, необходимо нажать на ее название. В

открывшемся окне, Вам будут доступны следующие возможности:

1) Просмотр подробной информации и отзывов об артисте при нажатии на ссылку

«Подробнее на Partyinfo.ru» в новом открывшемся окне.

2) Просмотр всего краткого описания артиста, если оно не вмещается в один абзац.

3) Возможность добавить данного артиста к заказу. Для этого необходимо нажать на кнопку

«Связать с заказом»:

В открывшемся меню Вы можете выбрать заказ, к которому добавляется позиция, а также

приложение, в которое он будет добавлен. При необходимости можно добавить данную

позицию в новое приложение при нажатии на кнопку: «Добавить в новую смету». При

нажатии на ссылку «>>» можно в новом окне просмотреть информацию о заказе, либо

приложении.

После нажатия на кнопку «Добавить» в появившемся окне можно сразу заполнить цену

себестоимости, внести коррективы в название, описание, цену для клиента, и добавить

свой комментарий. После заполнения нужных Вам полей необходимо нажать на кнопку

«Сохранить».

4) Ведение учета телефонных разговоров.

В данном пункте возможно вести учет звонков данному артисту и договоренностей с ним.

При нажатии на кнопку «Добавить запись о телефонном разговоре» Возможно внести

следующие параметры:

А)Ввести цель звонка или выбрать в цель любую из текущих задач.

Б)Ввести результат

В)Выбрать из списка действие, которое необходимо сделать после звонка. (Перезвонить,

Отправить предложение, Встретиться. При выборе любого данного пункта – появляется

возможность задать время и дату. Данная задача автоматически добавится в Ваш

ежедневник с напоминанием.

В дальнейшем возможно будет отследить все Ваши звонки и их результаты в меню

«Звонки».

Переписка между сотрудниками (Раздел сообщения)

Данный раздел создан для переписки между сотрудниками и позволяет переписываться и

просматривать историю переписки с любым из сотрудников для этого необходимо нажать на

кнопку, указанные на картинке:

Также, если у Вас стоит в настройках прав доступа возможность просматривать ежедневник

данного пользователя, то вместо надписи «Статус закрыт» Вы увидите текущие задачи

пользователя из ежедневника. Это очень удобно для контроля за работой команды.

Раздел клиенты.

В данном разделе Вы можете управлять информацией о Ваших клиентах. Каждый сотрудник по

умолчанию видит только тех клиентов, которых добавил он. Для руководителей возможна

настройка просмотра и редактирования клиентов всех сотрудников или выборочно.

Для поиска по списку клиентов можно воспользоваться параметрами и списками вверху окна и

нажать на кнопку «Найти».

Тип просматриваемого списка.

Существует несколько типов клиентов:

1) Юридические лица. Это компании и общие данные о компании. Данный список ведется

для добавление