แบ่งปันแนวทางการประยุกต์ใช้ excel...
DESCRIPTION
แบ่งปันแนวทางการประยุกต์ใช้ Excel ตั้งแต่ ก-ฮTRANSCRIPT
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
1
หลกการคานวณใน Microsoft Excel
การคานวณใน Excel
เปนท�ทราบกนดวาโปรแกรม Microsoft Excel มความสามารถทางดานการคานวณสง ซ�งสามารถนาไปประยกตใชงานกบทกสาขาอาชพไดเปนอยางด ดงน6นกอนท�จะคานวณคาตางๆ จงควรทราบหลกการ ท�ไปท�มาของการคานวณเสยกอนเพ�อท�จะสามารถใชงานโปรแกรมไดอยางถกตอง รวดเรว
การคานวณใน Excel สามารถทาได 2 รปแบบใหญๆ คอ 1. การคานวณโดยใชสตรคณตศาสตร (Formula) เชน เคร�องหมาย + - เชน
= 2+1 ผลลพธไดเทากบ 3 2. การคานวณโดยใชฟงกชนสาเรจรป (Function) เชน SUM, COUNT, AVERAGE
=SUM(2,1) ผลลพธไดเทากบ 3 ในการคานวณสามารถใช ฟงกชนรวมกบเคร�องหมายทางคณตศาสตรกได เชน =SUM(1,1)+1
ผลลพธท�ไดเทากบ 3
ตวดาเนนการทางดานคานวณ (Operator)
ตวดาเนนการทางดานคานวณนบวาเปนจดหลก ท�ควรทาความเขาใจใหถกตองกอนท�จะคานวณ เพราะถาเกดไมเขาใจตรงน6 แลว อาจจะทาใหการคานวณเกดความผดพลาดข6นได โดยไมรตว
ตวดาเนนการทางดานการคานวณสามารถแบงไดเปน 3 ประเภท ดวยกนคอ 1. ตวดาเนนการคณตศาสตร (Arithmetic Operator) 2. ตวดาเนนการเปรยบเทยบ (Comparison Operator) 3. ตวดาเนนการเช�อมขอความ (Concatenation Operator)
ตวดาเนนการคณตศาสตร (Arithmetic Operator)
ตวดาเนนการทางคณตศาสตร หรอ Arithmetic Operator เปนตวดาเนนการหลกท�ใชในการคานวณประกอบดวยเคร�องหมาย ( ) ^ % * / + -
ลาดบความสาคญของเคร2องหมายคานวณ
( ) เคร�องหมายวงเลบความสาคญลาดบ 1 ^ เคร�องหมายยกกาลงความสาคญลาดบ 2
% เคร�องหมายรอยละความสาคญลาดบ 3 * / เคร�องหมาย คณ หาร ความสาคญลาดบ 4 + - เคร�องหมาย บวก ลบ ความสาคญลาดบ 5
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
2
ตวอยางเชน =(1+2)*5 โปรแกรมจะคานวณผลบวก 2 กบ 1 ภายในวงเลบกอน หลงจากน6นนาผลลพธท�ไดจากการบวกไปคณกบ 5 เพราะฉะน6นคาตอบท�ไดคอ 15
ตวดาเนนการเปรยบเทยบ (Comparison Operator)
ตวดาเนนการเปรยบเทยบ หรอ Comparison Operator เปนตวดาเนนการท�ใหผลลพธออกมาเปนคา ตรรกะ (Logical) ซ� งผลลพธท�เกดจากการเปรยบเทยบเปนไปได 2 คาดวยกนคอ True (จรง) กบ False (เทจ) ผลลพธท6ง 2 สามารถนาไปคานวณได
ตวดาเนนการเปรยบเทยบท�ใชสาหรบการคานวณมดงตอไปน6
• = แทนเคร�องหมายเทากบ
• > แทนเคร�องหมายมากกวา
• < แทนเคร�องหมายนอยกวา
• = แทนเคร�องหมายมากกวาเทากบ
• < = แทนเคร�องหมายนอยกวาเทากบ
• < > แทนเคร�องหมายไมเทากบ เชน = 1>2 ผลลพธท�ไดคอ False เพราะ 1 ตองนอยกวา 2 = 2>1 ผลลพธท�ไดคอ True เพราะ 2 มากกวา 1
ตวดาเนนการเช2อมขอความ (Concatenate Operator)
ในโปรแกรม Microsoft Excel มตวดาการอกชนดหน�งท�สามารถเช�อมขอความเขาดวยกนได ตวดาเนนการท�วาน6 คอ เคร�องหมาย & (Ampersand) ซ� งการใชงานน6นหากตองการนาขอความใดมาเช�อมตอกนกใหค�นดวยเคร�อง & ดงตวอยางเชน
= Somkiat & Chuaymak ผลลพธท�ไดคอ SomkiatChuaymak =Somkiat & “ “ & Chuaymak ผลลพธท�ไดคอ Somkiat Chuaymak = “(“ & Somkiat & “ “ & Chuaymak &”)” ผลลพธท�ไดคอ (Somkiat Chuaymak)
วธการคานวณหาผลลพธ
1. คานวณผลลพธแคเซลลเดยว แลวคดลอกสตรไปยงเซลลผลลพธอ�นๆ โดยการคดลอกสตรสามารถทาได 2 วธคอ
• เล�อนเมาสไปยงตาแหนงดานลางขวาของเซลลตนฉบบท�เกดจากการคานวณจนปรากฏเคร�องหมายบวก (Fill Handle) ใหคลกเมาสซายคางไวแลวลากเพ�อคดลอกสตรไปยงเซลลผลลพธอ�นๆ
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
3
• เล�อนเมาสไปดานลางขวาจนปรากฏเคร�องหมายบวก (Fill Handle) ใหดบเบลคลกเมาสซาย สตรจะถกคดลอกไปยงเซลลผลลพธอ�นๆ โดยอตโนมต
2. คานวณโดยเลอกเซลลผลลพธท6งหมดกอน แลวปอนสตร เม�อตองการผลลพธใหกดปม <Ctrl> <Enter>
3. การคานวณแบบ Array (ชดขอมล) โดยผลลพธน6นเกดจากการกดปม <Ctrl> <Shift> <Enter> หลกการการคานวณแบบ Array
• ขอมลท�นามาคานวณตองมากกวา 1 ชวง (Array)
• ขอมลแตละชวงตองมจานวนเซลลเทากน
• กอนคานวณใหเลอกเซลลผลลพธท6งหมดกอน
• เม�อตองการผลลพธใหกดปม <Ctrl> <Shift> <Enter>
• ผลลพธจากการคานวณจะมเคร�องหมายปกกาครอมดงรป
• ไมสามารถลบเซลลผลลพธเซลลใดเซลลหน�งได หากตองการลบตองลบทเดยวท6งชวง Array
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
4
การอางองตาแหนงเซลล
หลกการคานวณใน Microsoft Excel จะคานวณผลลพธแคเซลลเดยว หลงจากน6นจงคดลอกสตรไปยงเซลลผลลพธอ�นๆ ทานเคยสงเกตหรอไมวาในการคดลอกสตรน6นตาแหนงเซลล เปล�ยนหรอไมเปล�ยนอยางไร เพราะฉะน6นในหวขอน6 ผเขยนขอกลาวถงรายละเอยดเก�ยวกบการอางองเซลลในการคานวณท�ควรทราบดงตอไปน6
การอางองแบบสมพนธ (Relative References)
การอางองแบบสมพนธเปนการอางองท�ใชบอยท�สดในการคานวณ โดยเม�อคดลอกสตรไปยงเซลลอ�นๆ ตาแหนงเซลลในสตรจะไหลตามเซลลท�คดลอกไปในลกษณะท�เรยกวา “สมพนธ” เชน ตองการคานวณท�เซลล C1 โดยพมพสตร =A1+B1 เม�อคดลอกสตรมาท� C2 ตาแหนงเซลลอางอง จะเปล�ยนเปน =A2+B2 โดยอตโนมต เปนตน ตวอยางการอางองแบบสมพนธ
1. คานวณหาผลบวก ของคาท� 1 กบคาท� 2
2. คดลอกสตร สงเกตดท�เซลลผลลพธ จะเกดการอางองแบบสมพนธ
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
5
การอางองแบบสมบรณ (Absolute References)
การอางองแบบสมบรณเปนการอางองแบบ Lock ตาแหนงเซลล โดยเม�อคดลอกสตร คาตาแหนงเซลลในสตรจะถก Lock ไว ไมใหไหลตามเซลล
หลกการกมอยวาใหพมพเคร�องหมาย $ ไวหนาเซลลท�ตองการ Lock ตาแหนง โดยคยลดในการเปล�ยนสตรจากคาสมพนธเปนคาสมบรณ คอ <F4> ตวอยางเชน ตองการ Lock เซลล A1 ใหทาดงน6
1. พมพ A1 2. ลากคลม A1 3. กดปม <F4> 1 คร6 ง 4. จะไดผลลพธ $A$1 (หมายถง Lock ท6งแถวและคอลมน ความหมายคอ Lock เซลล
น�นเอง) ตวอยางการอางองแบบสมบรณ
1. คานวณหาผลบวก ของคาท� 1 กบคาท� 2 โดยคาท� 2 มเพยงเซลลเดยวคอ B3 โดยตองการนาไปบวกกบคาท� 1 ทกๆ คา ดงน6นจงตอง Lock ตาแหนง เซลล $B$3 ไว
2. คดลอกสตรไปยงเซลลท�ตองการผลลพธ สงเกตดท�เซลลผลลพธ จะเกดการอางองแบบ
สมบรณ (เซลลท�มเคร�องหมาย $ จะไมมการเปล�ยนแปลงแตอยางใด)
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
6
การอางองแบบผสม (Relative & Absolute References)
การอางองแบบผสม เปนการอางองท�รวมการอางองแบบ Relative และ Absolute เขาดวยกน เพ�อตองการ Lock เฉพาะแถว หรอ เฉพาะคอลมน ท�ตองการเชน
1. A$1 หมายถง Lock แถวท� 1 (Absolute) ไว แตไมได Lock คอลมน A 2. $A1 หมายถง Lock คอลมน A (Absolute) ไว แตไมได Lock แถวท� 1
ตวอยางการอางองแบบผสม
ตองการคานวณหาคาสวนลดท� 10 % และ 20 % โดยมขอแมวาใหคานวณโดยปอนสตรแคเซลลเดยว หลงจากน6นจงคดลอกสตรไปยงเซลลผลลพธท�ตองการท6งหมด สามารถใชหลกการอางองเซลลแบบผสมตามข6นตอนดงน6
1. ตองการคานวณหาผลลพธ ราคา คณดวย สวนลด โดยท�ตองการคานวณสวนลด 10% และ 20% ของราคาจรง
2. หลกการปอนสตรการอางองแบบผสมใหสงเกตดงน6
• ถาขอมลท�นามาคานวณวางในแนวต6งให Lock คอลมน เชน ในตวอยางขอมลราคาอยในแนวต6งจง Lock เฉพาะคอลมน A ($A3) สวนแถวไมตอง Lock
• ถาขอมลท�นามาคานวณวางในแนวนอนให Lock แถว เชน ในตวอยางขอมลสวนลดอยในแนวนอนจง Lock เฉพาะแถวท� 2 (B$2)สวนคอลมนไมตอง Lock
3. คดลอกสตรไปยงเซลลอ�นๆ สงเกตดท�เซลลผลลพธ จะเกดการอางองแบบผสม
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
7
การตEงช2อเซลล/กลมเซลล (Range Name)
ในการอางองเซลลสาหรบการคานวณโดยใชช�อเซลลน6นๆ โดยตรง เชน A1, B1, C1 ซ�งตอนท�ผเขยนเพ�งเร�มศกษาโปรแกรม Microsoft Excel น6นบางคร6 งรสกงงๆ เหมอนกน เพราะการอางองเซลลแบบใชตาแหนงเซลลไมเปนการส�อความหมายน�นเอง ดงน6นการต6งช�อกลมเซลลสามารถชวยแกปญหาน6ไดเปนอยางด
การต6งช�อกลมเซลลเปรยบเทยบไดกบการ Lock ตาแหนงเซลล (Absolute) ซ�งขอดของการต6งช�อกลมเซลล ผเขยนขอสรปเปนขอๆ ดงน6 คอ
1. ส�อความหมายไดด ชวยใหการสรางสตรคานวณทาไดงายข6น 2. สามารถเรยกใชงานโดยพมพช�อไดเลย 3. มประโยชนสาหรบการนาไปใชสาหรบ การส�งพมพ การสรางรายการ การสรางตารางสรป
สาระสาคญ (PivotTable) และมประโยชนสาหรบนาไปใชเขยนโปรแกรม VBA (Visual Basic for Application)
การตEงช2อกลมเซลลแบบท2 1 (ตEงช2อตามหวตาราง)
1. เลอกกลมเซลลท�ตองการ รวมท6งหวตาราง ดวย
2. เลอกแทบ Formulas -> Create From Selection
• Top row: คลกเลอกเพ�อนาหวตารางดานบนสดเปนช�อ Range Name ซ�งในตารางตวอยางน6หวตารางอยดานบนสด
• Left Column: คลกเลอกเพ�อนาหวตารางดานซายสดเปนช�อ Range Name
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
8
• Bottom row: คลกเลอกเพ�อนาหวตารางดานลางสดเปนช�อ Range Name
• Right column: คลกเลอกเพ�อนาหวตารางดานขวาสดเปนช�อ Range Name
• คลกปม OK
3. ทดสอบการใชงานโดยคลกเมาสท�ชอง Name Box แลวเลอก Test โปรแกรมจะไปเลอกชวงเซลลอตโนมต
การตEงช2อกลมเซลลแบบท2 2 (แบบกาหนดเอง)
1. เลอกเฉพาะชวงขอมลท�จะนาไปใชงาน เชน เลอกชวงขอมลท�เปนคะแนนในคอลมน Test ต6งแต B2 ถง B7
2. เลอกแทบ Formulas -> Define Name หรอ คลกท�ชอง Name Box แลวต6งช�อกลมเซลล โดยมกฎในการต6งช�อดงน6
• ควรใชขอความภาษาองกฤษ ข6นตนคาดวยตวพมพใหญตามหลงดวยตวพมพเลก
• หามใชเคร�องหมายใดๆ ยกเวนเคร�องหมายขดลาง (Under Score)
• หามต6งช�อซ6ากน
ในตวอยางน6 ต6งช�อกลมเซลลวา Test
3. เม�อต6งช�อเสรจแลวใหกดปม <Enter> เปนอนเสรจพธ
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
9
4. ทดสอบการใชงานโดยคลกเมาสท�ชอง Name Box แลวเลอก Test โปรแกรมจะไปเลอกชวงเซลลอตโนมต
การเรยกใชช2อกลมเซลล
วธท�1: พมพเอง
วธท�2: ใชตวชวย
การลบช2อกลมเซลล
เลอกแทบ Formulas -> Name Manager
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
10
การคานวณดวยฟงกชน (Function)
จดเดนของโปรแกรม Microsoft Excel คอ เร�องการคานวณดวยฟงกชนสาเรจรป ซ�งฟงกชนสาเรจรปเปนการคานวณท�โปรแกรม Microsoft Excel เตรยมไวใหเพ�อใชสาหรบงานคานวณเฉพาะดาน งานท�มความสลบซบซอน เชน ฟงกชนทางดานคณตศาสตร ฟงกชนทางดานการเงน ฟงกชนทางดานสถต เปนตน ซ�งฟงกชนตางๆ ท�โปรแกรมเตรยมไวใหใชงานมมากกวา 300 ฟงกชน และการเรยนรการใชงานฟงกชนน6นไมยากจนเกนไป โดยพยามยามทาความเขาใจหลกการใชงาน เม�อมความเขาใจแลว สามารถนาฟงกชนไปประยกตใชงานไดอยางงายดาย
ทาความเขาใจกอนใชงานฟงกชน
1. ฟงกชนเปนการคานวณแบบสาเรจรปท�โปรแกรมเตรยมไวใหลวงหนา 2. ฟงกชนจะเกบไวเปนหมวดหม สาหรบงานเฉพาะดานตางๆ
3. การใชงานฟงกชนทาได 2 วธคอ
• ใช Function Wizard โดยคลกท�ปม หรอเลอกแทบ Formulas วธน6ผใชสามารถเลอกฟงกชนท�ตองการไดอยางสะดวกโดยไมตองพมพเอง การใช Function Wizard เหมาะกบการใชงานท�ไมมการซอนฟงกชน
• พมพช�อฟงกชนดวยตนเอง วธน6ผใชตองจาช�อฟงกชนท�ตองการใชงานใหได เพราะถาเกดพมพช�อฟงกชนผดจะปรากฏผลลพธเปน #NAME? ขอดของการพมพช�อฟงกชนดวยตนเองคอ เหมาะกบการใชฟงกชนซอนฟงกชน หรอการประยกตใชฟงกชนตางๆ เขาดวยกน
4. การใชงานฟงกชนโดยการพมพช�อฟงกชน ใหพมพเทากบกอน ตามดวยช�อฟงกชน ตามดวยวงเลบเปด แลวตามดวยคาท�นามาคานวณซ�งตองอยในเคร�องหมายวงเลบเสมอ เชน
= SUM(2,3) ผลลพธท�ไดคอ 5
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
11
5. สวนขยายฟงกชน (Argument) คอ คาสาหรบนามาใชเพ�อใหไดผลลพธจากการคานวณ ซ�งคา Argument หมายถงคาตางๆ ท�นามาคานวณเพ�อใหไดผลลพธตามท�ตองการ เชน ตวเลข ขอความ ตาแหนงเซลล คาตรรกะ ฟงกชนซอนฟงกชน เปนตน บางฟงกชนอาจจะมหรอไมม Argument กข6นอยกบรปแบบของฟงกชนน6นๆ
6. ถาหากฟงกชนใดม Argument มากกวา 1 Argument ระหวาง Argument น6นๆ จะก6นดวยเคร�องหมาย คอมมา (,) เชน ฟงกชน IF ม 3 Argument ดงน6 =IF(Argument1, Argument2,Argument3)
รปแบบของฟงกชน (Function)
ฟงกชนแบงเปน 2 รปแบบใหญๆ คอ 1. ฟงกชนท�ไมตองการ Argument มรปแบบดงน6
รปแบบ = Function Name( ) ตวอยางเชน ฟงกชน NOW(), TODAY() เปนตน
2. ฟงกชนท�ตองการ Argument มรปแบบดงน6
รปแบบ = Function Name(Argument) ตวอยางเชน ฟงกชน SUM(number), COUNT(number), AVERAGE(number), MAX(number), MIN(number) เปนตน
ทาความเขาใจสวนขยายในฟงกชน (Argument)
1. Argument ท�บงคบตองใสคา ถาไมใสคาจะไมสามารถคานวณหาผลลพธได 2. Argument ท�ไมบงคบใหใสคา หรอไมใสคากได กจะไดผลลพธเชนกน Argument ชนดน6
จะอยในเคร�องหมายกามป [ ] ตวอยางท� 1 การใชฟงกชน SUM โดยการพมพช�อฟงกชน
• Argument Number1 บงคบตองใส
• Argument Number2 ใสหรอไมใสกได
ตวอยางท� 2 การใชฟงกชน SUM โดยการเรยกใชจากฟงกชน Wizard
• Argument Number1 บงคบตองใส (แสดงขอความเปนตวหนา)
• Argument Number2 ใสหรอไมใสกได (แสดงเปนขอความธรรมดา)
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
12
ฟงกชนท2นยมใชงาน
เน�องจากฟงกชนมอยมากมายกวา 300 ฟงกชน โดยแบงเปนหมวดหม และการใชงานแตละฟงกชนน6นกมความแตกตางกนออกไป แตหลกการใชงานจะมลกษณะคลายๆ กน จะตางกนกคอสวนท�เปน Argument ของฟงกชนน�นเอง เพราะฉะน6นในหลกสตร Intermediate Excel ผเขยนขอยกตวอยางฟงกชนตางๆ ท�นยมใชงานสาหรบทกสาขาอาชพดงตอไปน6
ช2อฟงกชน หนาท2
IF ฟงกชนแบบมเง�อนไข SUMIF หาผลรวมตวเลขแบบมเง�อนไข COUNT นบจานวนท�เปนตวเลข, วนท�, เวลา COUNTIF นบจานวนแบบมเง�อนไข COUNTA นบจานวนท�เปนตวเลข, วนท�, เวลา และ ขอความ COUNTBLANK นบจานวนเซลลวาง AVERAGE หาคาเฉล�ย AVERAGEIF หาคาเฉล�ยแบบมเง�อนไข MAX หาคาสงสด MIN หาคาต�าสด LARGE หาคามากท�สดโดยระบเปนลาดบ SMALL หาคานอยท�สดโดยระบเปนลาดบ PRODUCT หาคาผลคณ SUMPRODUCT หาคาผลรวมของผลคณ ROUND ปดเศษตวเลข INT ปดเศษตวเลข TRUNC ปดเศษตวเลข LOWER เปล�ยนตวอกษรภาษาองกฤษเปนพมพเลกท6งหมด UPPER เปล�ยนตวอกษรภาษาองกฤษเปนพมพใหญท6งหมด PROPER กาหนดใหอกษรตวแรกของคาเปนตวพมพใหญ LOOKUP คนหาขอมลในตารางฐานขอมล
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
13
ตวอยางการใชงานฟงกชน
• =SUM(A1, B1) หาผลรวมคาท�อยใน A1 กบ B1
• =SUM(A1:A10) หาผลรวมของคาท�อยใน A1 ถง A10
• =SUM(A3:A8, B2:F4) หาผลรวมของคาท�อยในเซลล A3 ถง A8 กบผลรวมของคาในเซลล B2 ถง F4
• =AVERAGE(A1:A10) หาคาเฉล�ยของคาท�อยในเซลล A1 ถง A10
• =MAX(A1:A10) หาคาสงสดของคาท�อยในเซลล A1 ถง A10
• =MIN(A1:A10) หาคาต�าสดของคาท�อยในเซลล A1 ถง A10
จดกลมฟงกชนใหม
1. Number เชน � ABS/MOD/INT/TRUNCT/ROUND/ROUNDUP/ROUNDDOWN/CEILING/
FLOOR 2. Text เชน
� LOWER/UPPER/PROPER/LEN/LEFT/RIGHT/MID/TRIM/CONCAT 3. Date/Time เชน
� TODAY/NOW/YEAR/MONTH/DAY/DATE/DATEDIF/HOUR/MINUTE 4. Logic เชน
� IF/AND/OR/NOT/COUNTIF/SUMIF/COUNTIFS/SUMIFS 5. Lookup & Reference เชน
� VLOOKUP/HLOOKUP/INDEX/MATCH/INDIRECT/CHOOSE/OFFSET 6. Information เชน
� ISTEXT/ISNUMBER/ISERROR/ISNA/ISLOGIC
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
14
ฟงกชนเก2ยวกบตวเลข ROUND, ROUNDUP,
ROUNDDOWN, CEILING, FLOOR, INT, TRUNC, MOD
ฟงกชน ABS (คาบวก)
รปแบบ = ABS (ตวเลข) เชน = ABS(-10) คาตอบท�ไดคอ 10
ฟงกชน MOD (หาจานวนเศษท2เหลอจากการหาร)
รปแบบ = MOD (ตวเลข, ตวหาร) เชน = MOD (13, 12) คาตอบท�ไดคอ 1
ฟงกชน INT (ตดเอาเฉพาะตวเลขจานวนเตม)
รปแบบ = INT (ตวเลข) เชน = INT (97.21) คาตอบท�ไดคอ 97
ฟงกชน TRUNC (ตดเอาตวเลขตามตาแหนงท2ระบ)
รปแบบ = TRUNC (ตวเลข, ตดก�ตาแหนง) เชน = TRUNC (97.219,2) คาตอบท�ไดคอ 97.21
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
15
ฟงกชน ROUND (ปดตามหลก >=5 ปดขEน <5 ปดลง)
รปแบบ = ROUND (ตวเลข, ก�ตาแหนง) เชน = ROUND(12.345,2) คาตอบท�ไดคอ 12.35
ฟงกชน ROUNDUP (ปดขEน)
รปแบบ = ROUNDUP (ตวเลข, ก�ตาแหนง) เชน = ROUNDUP(12.345,2) คาตอบท�ไดคอ 12.35
ฟงกชน ROUNDDOWN (ปดลง)
รปแบบ = ROUNDDOWN (ตวเลข, ก�ตาแหนง) เชน = ROUNDDOWN(12.345,2) คาตอบท�ไดคอ 12.34
ฟงกชน CEILING (ปดขEนใหลงทายดวยตวเลขท2ตองการ)
รปแบบ = CEILING (ตวเลข, ลงทายดวยอะไร) เชน = CEILING(97,10)-1 คาตอบท�ไดคอ 99
ฟงกชน FLOOR (ปดลงใหลงทายดวยตวเลขท2ตองการ)
รปแบบ = FLOOR (ตวเลข, ลงทายดวยอะไร) เชน = FLOOR(97,10)-1 คาตอบท�ไดคอ 89
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
16
ฟงกชนเก2ยวกบขอความ เชน LOWER, UPPER, PROPER,
RIGHT, LEFT, TEXT TO COLUMN, CONCATENATE
ฟงกชนรวมขอความ (CONCATENATE)
รปแบบ = ขอความ & ขอความ2
ฟงกชนแบงขอความ (Text to Column)
1. เลอกขอมล
2. เลอกแทบ Data -> Text to Columns…
• Delimited
• Fixed with
ฟงกชน LOWER (ตวพมพเลก)
รปแบบ = LOWER (ขอความ) เชน = LOWER (“Somkiat” ) คาตอบท�ไดคอ somkiat
ฟงกชน UPPER (ตวพมพใหญ)
รปแบบ = UPPER (ขอความ) เชน = UPPER (“Somkiat” ) คาตอบท�ไดคอ SOMKIAT
ฟงกชน PROPER (ขEนตนคาดวยตวพมพใหญ)
รปแบบ = PROPER (ขอความ) เชน = PROPER (“somkiat” ) คาตอบท�ไดคอ Somkiat
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
17
ฟงกชน LEN (นบจานวนอกขระ)
รปแบบ = LEN (ขอความ) เชน = LEN (“Somkiat” ) คาตอบท�ไดคอ 7
ฟงกชน TRIM (ใหเหลอ 1 เคาะวรรค)
รปแบบ = TRIM (ขอความ) เชน = TRIM (“Somkiat Chuaymak” ) คาตอบท�ไดคอ Somkiat Chuaymak
ฟงกชน LEFT (ตองการขอความตามจานวนท2ระบ นบจากซาย)
รปแบบ =LEFT (ขอความ, ก�ตว) เชน = LEFT (“Somkiat” , 3) คาตอบท�ไดคอ Som
ฟงกชน RIGHT (ตองการขอความตามจานวนท2ระบ นบจากขวา)
รปแบบ =RIGHT (ขอความ, ก�ตว) เชน = RIGHT (“Somkiat” , 3) คาตอบท�ไดคอ iat
ฟงกชน MID (ตองการขอความตามจานวนท2ระบ นบจากตาแหนงท2ระบ)
รปแบบ =MID (ขอความ, ตาแหนงเร�มตน, ก�ตว) เชน = MID (“Somkiat” ,4, 2) คาตอบท�ไดคอ ki
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
18
ฟงกชนเก2ยวกบวนท2 Date, Year, Month, Day, DateDif
ฟงกชน YEAR (แสดงป)
รปแบบ = YEAR (วนท�)
ฟงกชน MONTH (แสดงเดอน)
รปแบบ = MONTH (วนท�)
ฟงกชน DAY (แสดงวน)
รปแบบ = DAY (วนท�)
ฟงกชน DATE (แปลงขอมลใหเปนวนท2 ป, เดอน, วน)
รปแบบ = DATE (ป, เดอน, วน)
ฟงกชน DATEDIF (คานวณอายแบบ ป, เดอนวน)
รปแบบ = DATEDIF (วนเร�มตน, วนส9นสด, ผลลพธ)
• ผลลพธ: ป ใหใส “Y”
• ผลลพธ: เดอน ใหใส “YM”
• ผลลพธ: วน ใหใส “MD”
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
19
รปแบบของ IF, OR, AND, COUNTIF, SUMIF
ฟงกชน IF 2 คาตอบ
รปแบบ = IF (เง�อนไข, จรง, เทจ)
ฟงกชน IF มากกวา 2 คาตอบ
รปแบบ = IF (เง�อนไข1, คาตอบ1,
IF (เง�อนไข2, คาตอบ2,
IF (เง�อนไข3, คาตอบ3,
IF (เง�อนไขn, คาตอบn, [นอกเหนอจากน9น]
ฟงกชน OR
รปแบบ = OR (เง�อนไข1, เง�อนไข2,เง�อนไขn)
ฟงกชน AND
รปแบบ = AND (เง�อนไข1, เง�อนไข2,เง�อนไขn)
เชน A มากกวาเทากบ 5 และ B มากกวาเทากบ 50
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
20
ฟงกชน IF ซอน OR
รปแบบ = IF (OR (เง�อนไข1, เง�อนไข2 ,...), จรง, เทจ)
ฟงกชน IF ซอน AND
รปแบบ = IF (AND (เง�อนไข1, เง�อนไข2 ,...), จรง, เทจ)
ฟงกชน COUNTIF
รปแบบ = COUNTIF (ชวงขอมล, เง�อนไขท�มคาอยในชวงขอมล)
ฟงกชน SUMIF
รปแบบ = SUMIF (ชวงขอมล, เง�อนไขท�มคาอยในชวงขอมล, ชวงรวม)
ฟงกชน AVERAGEIF
รปแบบ = SUMIF /COUNTIF
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
21
ฟงกชนคนหาขอมล VLOOKUP, MATCH, INDEX
ฟงกชน VLOOKUP
รปแบบ = VLOOKUP (เง�อนไข, ตาราง, ลาดบท�คอลมนของผลลพธ, 1 หรอ 0)
ฟงกชน HLOOKUP
รปแบบ = HLOOKUP (เง�อนไข, ตาราง, ลาดบท�แถวของผลลพธ, 1 หรอ 0)
ฟงกชน ISNA
รปแบบ = ISNA (คา)
รปแบบ = IF (ISNA (VLOOKUP(…)), จรง, เทจ)
ฟงกชน MATCH
รปแบบ = MATCH (เง�อนไข, ชวงขอมล, 0)
ฟงกชน INDEX
รปแบบ = INDEX (ชวงขอมล, ลาดบท�)
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
22
ตวอยางการใชฟงกชน
ฟงกชน IF
ฟงกชน IF เปนฟงกชนท�ใชสาหรบการคานวณแบบมเง�อนไข ซ�งเปนฟงกชนท�ถกนามาใชงานมากท�สดกวาได เพราะฟงกชน IF สามารถนาไปประยกตใชรวมกบฟงกชนอ�นๆไดเปนอยางด ยกตวอยางเชน ตองการแบงเกณฑคะแนนสอบโดย ถาคะแนนมากกวาหรอเทากบ 50 ใหผาน ถาคะแนนนอยกวา 50 ใหตก เปนตน
รปแบบฟงกชน IF
ตวอยางการใชงานฟงกชน IF ตองการคานวณแบบมเง�อนไขดงน6 คอ คะแนน Test มากกวาหรอเทากบ 50 ใหผาน (Pass) แตถา
คะแนน Test นอยกวา 50 ใหตก (Fail) 1. คลกเมาสท�เซลล C2 พมพ =IF(Test>=50,"Pass", "Fail") โดยหลกการพมพ
• ถาเปนขอความ ขอความน6นตองอยภายในเคร�องหมายคาพด
• ถาเปนช�อ เซลล กลมเซลล ตวเลข คาตรรกะ (True, False) ไมตองมเคร�องหมายคาพด
2. เม�อปอนสตรเสรจแลวกดปม <Enter>
=IF (เง2อนไข, คาตอบเม2อเง2อนไขเปนจรง, คาตอบเม2อเง2อนไขเปนเทจ)
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
23
3. ปรากฏผลลพธ ดงรป
4. คดลอกสตรไปยงเซลลผลลพธทกเซลล
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
24
ฟงกชน IF ซอน IF
เม�อตวอยางท�ผานมาหากทานสงเกตจะพบวาการใชฟงกชน IF 1 ช6น สามารถคานวณหาผลลพธไดแค 2 เง�อนไข คอ ไมจรงกเทจ หากทานตองการคานวณหาผลลพธมากกวา 2 เง�อนไขจาเปนตองนาฟงกชน IF มาซอนกน โดยมหลกการพจารณาดงน6
เชน
• ถากาหนด 2 เง�อนไข จานวนช6นของ IF เทากบ 1 ช6น หรอ 1 IF
• ถากาหนด 5 เง�อนไข จานวนช6นของ IF เทากบ 4 ช6น หรอ 4 IF
• กาหนดเง�อนไขสดทายเปนคา False รปแบบของการใช IF ซอน IF
ตวอยางการใชงานฟงกชน IF ซอน IF
โจทย ตองการคานวณเกรด (Grade) โดยมเง�อนไข 5 เง�อนไขดงน6 1. ถาคะแนน (Test) มากกวาหรอเทากบ 80 ไดเกรด A 2. ถาคะแนน (Test) มากกวาหรอเทากบ 70 ไดเกรด B 3. ถาคะแนน (Test) มากกวาหรอเทากบ 60 ไดเกรด C 4. ถาคะแนน (Test) มากกวาหรอเทากบ 50 ไดเกรด D 5. ถาคะแนน (Test) นอยกวา 50 ไดเกรด F
= IF1(เง2อนไข 1, จรง 1, IF2(เง2อนไข 2, จรง 2, IF…n(เง2อนไข...n, จรง…n, เง2อนไขสดทายเปนเทจ)))
จานวนชEนของ IF = จานวนเง2อนไข – 1
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
25
ในตวอยางน6กาหนดเง�อนไข 5 เง�อนไข เพราะฉะน6นจานวนช6นของ IF เทากบ 4 ช6น (4 IF) และเง�อนไขสดทาย (ถาคะแนน (Test) นอยกวา 50 ไดเกรด F) ใสหลงสดคอ เปนคา False น�นเอง สามารถตความหมายเง�อนไขและมาพมพเปนสตรไดดงน6 คอ
=IF(Test>=80, "A", IF(Test>=70, "B", IF(Test>=60, "C", IF(Test>=50, "D", "F"))))
ฟงกชน MAXIF/MINIF
ในหวขอน6บางทานอาจจะสงสยวาฟงกชน MAXIF/MINIF มดวยหรอ อนท�จรงแลวฟงกชน MAXIF/MINIF ไมมหรอกครบ แตเปนการประยกตใชฟงกชน MAX/MIN รวมกบฟงกชน IF น�นเอง (ฟงกชน MAX/MIN ซอนอยในฟงกชน IF)
ตวอยางการใชงาน กาหนดเง�อนไขดงน6
1. ถาหากวาคะแนน (Test) มากท�สดใหปรากฏคาวา MAX 2. ถาหากวาคะแนน (Test) นอยท�สดใหปรากฏคาวา MIN 3. ถาไมใชคา MAX / MIN ใหปรากฏคาวาง
วธทา กาหนดเง�อนไข 3 เง�อนไข แสดงวา ใช IF 2 ช6น (2 IF)
1. ปอนสตรตามลาดบเง�อนไข 2. เง�อนไขสดทายเปนคา False (ในท�น6คอ ถาไมใชคา MAX / MIN ใหปรากฏคาวาง) 3. พมพสตรในเซลล E2 ตามลาดบเง�อนไขดงน6
=IF(MAX(Test)=B2, "MAX", IF(MIN(Test)=B2, "MIN", " "))
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
26
• IF(MAX(Test)=B2,"MAX" ถาคาในเซลล B2 ในชวงคะแนน Test เปนคา MAX ใหปรากฏคาวา MAX
• IF(MIN(Test)=B2,"MIN", ถาคาในเซลล B2 ในชวงคะแนน Test เปนคา MIN ใหปรากฏคาวา MIN
• " " ถานอกเหนอจากน6นเปนคาวาง
ฟงกชน COUNT
ฟงกชน COUNT เปนฟงกชนท�ใชสาหรบนบจานวนขอมลท�เปนตวเลข, วนท�, เวลา ซ�งมรปแบบการใชงานดงน6
ฟงกชน COUNTA
ฟงกชน COUNTA เปนฟงกชนท�ใชสาหรบนบจานวนขอมลท�เปนขอความ, ตวเลข, วนท�, เวลา คาตรรกะ และคาผดพลาด ซ�งมรปแบบการใชงานดงน6
ฟงกชน COUNTBLANK
ฟงกชน COUNTBLANK เปนฟงกชนท�ใชสาหรบนบจานวนเซลลท�เปนคาวาง ซ�งมรปแบบการใชงานดงน6
=COUNT(ชวงขอมล)
=COUNTBLANK(ชวงขอมล)
=COUNTA(ชวงขอมล)
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
27
ตวอยางการใชงาน 1. ต6งช�อกลมเซลลท�ตองการนาไปคานวณวา DataRange
2. ปอนสตรการคานวณดงรป
3. ผลลพธจากการใชฟงกชน COUNT ในรปแบบตางๆ
• COUNT เฉพาะขอมลท�เปนตวเลขและวนท�ไดเทากบ 5
• COUNTA เฉพาะขอมลท�เปนตวเลข วนท� และขอความไดเทากบ 8
• COUNTBLANK เฉพาะเซลลท�มคาวางไดเทากบ 4
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
28
ฟงกชน COUNTIF
ฟงกชน COUNTIF เปนฟงกชนท�ใชสาหรบนบแบบมเง�อนไข สามารถใชไดกบขอมลท�เปนท6งขอความ และขอมลตวเลข
รปแบบฟงกชน COUNTIF
ตวอยางการใชงาน
โจทย ตองการนบจานวนคนท�สอบผาน (Pass) วามจานวนก�คน วธทา
1. ต6งช�อกลมเซลลชวง C2 ถง C7 วา PassFail 2. คลกท�เซลลผลลพธ ในท�น6 คอเซลล C9 3. พมพ =COUNTIF(PassFail,"Pass") 4. กดปม <Enter> จะไดผลลพธ คนท�สอบผานเทากบ 5 คน
=COUNTIF (ชวงขอมล , เง2อนไข)
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
29
ฟงกชน SUMIF
ฟงกชน SUMIF เปนฟงกชนท�ใชสาหรบรวมขอมลท�เปนตวเลขแบบมเง�อนไข สามารถใชไดกบขอมลท�เปนตวเลข และ วนท�เวลา รปแบบฟงกชน COUNTIF
ตวอยางการใชงาน
โจทย ตองการรวม Units เฉพาะ Category ท�ช�อ Coffee วธทา
1. เลอกชวงขอมลท6งหมด ต6งแต A1 ถง D9 2. เลอกแทบ Formula -> Create from Selection เลอก ต6งช�อกลมเซลลตามหวตาราง Top row
3. คลกท�เซลลผลลพธ ในท�น6 คอเซลล D11 4. พมพ =SUMIF(Category, "Coffee" , Units) 5. กดปม <Enter> ไดผลลพธการรวม Units เฉพาะ Category Coffee เทากบ 35
=SUMIF (ชวงขอมล , เง2อนไขในชวงขอมล , ชวงท2ตองการรวมตามเง2อนไข)
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
30
ฟงกชน AVERAGEIF
ฟงกชน AVERAGEIF เปนฟงกชนท�ใชสาหรบหาคาเฉล�ยแบบมเง�อนไข รปแบบฟงกชน AVERAGEIF
ตวอยางการใชงาน
1. เลอกชวงขอมลท6งหมด ต6งแต D1 ถง D6 2. เลอกแทบ Insert, Names, Create… เลอก ต6งช�อกลมเซลลตามหวตาราง Top row
3. คลกท�เซลล D8 เพ�อหาคาผลรวมคาท�มากกวา 20
• พมพ =SUMIF(MyRange, ">20" , MyRange) กดปม <Enter> ไดผลลพธเทากบ 306.68
• เง�อนไขท�เปนเคร�องหมายเปรยบเทยบตองพมพภายในเคร�องหมายคาพด
4. คลกท�เซลล D9 เพ�อนบจานวนคาท�มากกวา 20
• พมพ =COUNTIF(MyRange,">20") กดปม <Enter> ไดผลลพธเทากบ 3
• เง�อนไขท�เปนเคร�องหมายเปรยบเทยบตองพมพภายในเคร�องหมายคาพด
5. คลกท�เซลล D10 เพ�อหาคาเฉล�ยของตวเลขท�มคามากกวา 20
• พมพ =D8/D9
=SUMIF/COUNTIF
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
31
ฟงกชนปดเศษ
ฟงกชนสาหรบปดเศษท�นยมใชงานม 3 ฟงกชนดวยกนคอ ROUND, TRUNC, INT ซ�งแตละฟงกชนใชงานอยางไร และมขอแตกตางกนหรอไมน6น ลองตดตามดตอไปไดเลยครบ
ฟงกชน ROUND
ฟงกชน ROUND มหนาท�ปดเศษตวเลขใหมตาแหนงทศนยมตามท�ระบ ROUND เปนฟงกชนท�คอนขางเหมาะสมท�สดสาหรบการปดเศษจานวนเงนท�เก�ยวของกบบญชและการเงน ซ�งหลกการปดเศษจะใชหลกการดงน6
• ตาแหนงท�ตองการปดเศษน6น จะพจารณาจากตวเลขหลงตาแหนงท�ตองการปดเศษ
• ถาตวเลขนอยกวา 5 จะปดลง
• ถาตวเลขมากกวาหรอเทากบ 5 จะปดข6น รปแบบฟงกชน ROUND
หลกการกาหนด จานวนตาแหนงทศนยมท�ตองการปดเศษ
1. ถาเทากบ 0 หรอไมใส ตวเลขจะถกปดเปนจานวนเตมท�ใกลท�สด (ไมมทศนยม)
• เชน =ROUND(199.38) คาตอบท�ไดคอ 199
2. ถามากกวา 0 ตวเลขทศนยมจะถกปดเศษเทากบจานวนหลกของตาแหนงทศนยมตามตวเลขท�ระบ (เล�อนไปทางขวาของจดทศนยม)
• เชน =ROUND(199.38,1) คาตอบท�ไดคอ 199.4
3. ถานอยกวา 0 ตวเลขจะถกตดไปทางซายของจดทศนยมตามตวเลขท�ระบ
• เชน =ROUND(199.38, -1) คาตอบท�ไดคอ 200
4. ถาตองการปดข6นอยางเดยวใหใชฟงกชน ROUNDUP
• เชน =ROUNDUP(199.38) คาตอบท�ไดคอ 200
• เชน =ROUNDUP(199.38,1) คาตอบท�ไดคอ 199.4
• เชน =ROUNDUP(199.38, -1) คาตอบท�ไดคอ 200
5. ถาตองการปดลงอยางเดยวใหใชฟงกชน ROUNDDOWN
• เชน =ROUNDDOWN(199.38) คาตอบท�ไดคอ 199
• เชน =ROUNDUP(199.38,1) คาตอบท�ไดคอ 199.3
• เชน =ROUNDUP(199.38, -1) คาตอบท�ไดคอ 190
=ROUND (ตวเลขท2ตองการปดเศษ, จานวนตาแหนงทศนยมท2ตองการปดเศษ)
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
32
ฟงกชน INT
INT เปนฟงกชนท�ทาหนาท�ตดเศษทศนยมท6ง ใหเหลอเฉพาะตวเลขจานวนเตม รปแบบฟงกชน INT
ตวอยางการใชงาน
• เชน =INT(199.99) คาตอบท�ไดคอ 199
• เชน =INT(199.11) คาตอบท�ไดคอ 199
• เชน =INT(199) คาตอบท�ไดคอ 199
ฟงกชน TRUNC
TRUNC เปนฟงกชนท�ทาหนาท�คลายๆ กบฟงกชน INT ตางกนตรงท� ฟงกชน INT ตดเศษทศนยมท6ง ใหเหลอเฉพาะตวเลขจานวนเตม สวนฟงกชน TRUNC สามารถกาหนดจานวนตดเศษทศนยมได รปแบบฟงกชน TRUNC
ตวอยางการใชงาน
เชน =TRUNC(199.99) คาตอบท2ไดคอ 199
เชน =TRUNC(199.99, 1) คาตอบท2ไดคอ 199.9
เชน =INT(199, -1) คาตอบท2ไดคอ 190
= TRUNC (ตวเลข, จานวนตาแหนงการปดเศษ)
= INT (ตวเลข)
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
33
ฟงกชนคนหาขอมล
ฟงกชนคนหาขอมลเปนฟงกชนในกลม LOOKUP ใชกบการคนหาขอมลในตารางฐานขอมล ซ�งฟงกชนท�นยมใชงานคอ VLOOKUP (คนหาคาจากตารางขอมลในแนวต6ง), HLOOKUP(คนหาคาจากตารางขอมลในแนวนอน), INDEX (คนหาคาตามดชนท�ระบ) เปนตน ลกษณะการทางานของฟงกชนประเภทน6 คอ กาหนดคาๆ หน�ง ใหไปคนหาคาในอกตารางหน�ง ถาเจอขอมลท�ตองการจะสงกลบคาน6นออกมา และถาไมเจอคาท�ตองการจะสงกลบคาผดพลาด #NA ออกมาเพ�อแจงใหทราบวาไมเจอขอมลท�ตองการคนหา
ฟงกชน VLOOKUP
VLOOKUP เปนฟงกชนท�นยมใชงานมากท�สดอกฟงกชนหน�ง ซ� งใชในการคนหาขอมลในตารางฐานขอมลตามแนวต6ง โดยดจากคอลมนแรกของตาราง และเม�อเจอคาท�ตองการ VLOOKUP จะสงกลบคาน6นออกมา และถาไมเจอคาท�ตองการจะสงกลบคาผดพลาด #NA ออกมาเพ�อแจงใหทราบวาไมเจอขอมลท�ตองการคนหา
รปแบบของฟงกชน
• lookup_value คาท�ตองการนาไปคนหา ในคอลมนแรกของ table_array (โดยการกาหนดคา lookup_value น6นจะตองสมพนธกบคาในคอลมนแรกของ table_array
• table_array ตารางท�เกบขอมล (ตารางฐานขอมล)
• col_index_num หมายเลขคอลมนใน table_array ท�ตรงกบคาผลลพธท�ตองการ
• range_lookup คาตรรกะ (True หรอ 1 หรอละไว, False หรอ 0)
=VLOOKUP(lookup_value,table_array,column_index_num,range_lookup)
Lookup_value
Table_array
Column_index_num
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
34
การกาหนดคา True หรอ False ในตาแหนง range_lookup นบไดวามความสาคญเปนอยางมาก ถาหากไมเขาใจอยางถกตองแลวอาจจะทาใหผลลพธเกดความผดพลาดได ดงน6นจงควรทาความเขาใจกบคา 2 คาน6 กอนดงน6
ความหมายของ True (หรอละไว) ม 3 ความหมายคอ
1. ขอมลในคอลมนแรกของตาราง table_array ตองมการจดเรยงจากนอยไปมาก ถาขอมลไมถกจดเรยงจะสงกลบคา Error (#N/A) ทนทโดยไมสนใจวาจะเจอขอมลหรอไม ดรปประกอบ เชนตองการคนหาเงนเดอนของ Bancha แต table_array ยงไมไดจดเรยงคอลมน NAME ผลลพธจงออกมาเปนคา #N/A ตวอยางเชน ในเซลลผลลพธ B11 พมพ = VLOOKUP(A11,A2:C7,2,True) คาตอบท�ไดเปน #N/A เพราะตารางขอมล Column Name ยงไมถกเรยงจากนอยไปมาก
2. ถาฟลด Name มการจดเรยงขอมลจากนอยไปมากจงจะไดผลลพธท�ตองการ
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
35
3. กรณท�มการจดเรยงขอมลแลว ถาไมเจอคาท�ตรงกนจรงๆ ฟงกชน VLOOKUP จะเปล�ยนใจมองหาคาท�นอยกวา หรอคาท�ใกลเคยงกบคาท�นาไปคนหา ออกมาเปนผลลพธแทน
• ถาเจอคาท�นอยกวาจะสงกลบผลลพธของคาท�นอยกวาหรอคาท�ใกลเคยงออกมา ในตวอยางตองการกาเงนเดอนของ Tanarat แตไมมขอมลของ Tanarat VLOOKUP จงไปนาคาเงนเดอนของ Suchin มาใหแทน
• และถาไมเจอคาท�นอยกวากบคาท�ตองการคนหา ฟงกชน VLOOKUP จะสงกลบคา Error (#N/A)
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
36
ความหมายของ False ม 3 ความหมายคอ 1. นาไปใชเม�อขอมลในคอลมนแรกของตาราง table_array ไมมการจดเรยงขอมลจากนอยไปมาก 2. ถาเจอคาท�ตองการ ฟงกชน VLOOKUP จะสงกลบคาน6นเปนผลลพธ
ตวอยางเชน ในเซลลผลลพธ B11 พมพ = VLOOKUP(A11,A2:C7,2,False) เม�อคาท�นาไปสบคนมอยในตาราง VLOOKUP จะสงกลบขอมลมาใหอยางถกตอง
3. ถาไมเจอคาท�ตรงกนจรงๆ จะสงกลบคาผดพลาด (#N/A) เปนผลลพธ ตวอยางเชน ในเซลลผลลพธ B11 พมพ = VLOOKUP(A11,A2:C7,2,False) เม�อคาท�นาไปสบคนไมมอยในตาราง VLOOKUP จะสงกลบ Error #N/A โดยไมลงเล
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
37
ตวอยางการใชงานฟงกชน VLOOKUP
ตวอยางการใชฟงกชน VLOOKUP เพ�อตองการตรวจสอบรายการสนคาวามรายการสนคาตามขอมลท�นาไปตรวจสอบหรอไม สามารถชวยใหเราทราบวาขอมลท�นาไปตรวจสอบเปนขอมลเกา หรอ ขอมลใหม
• ถาเปนขอมลเกา กจะปรากฏรายการสนคาน6นๆ เชน ในตวอยางน6 RAM กบ CPU เปนสนคาเกา หรอ ยงมสนคาอย
• ถาเปนขอมลใหม กจะปรากฏ Error #N/A เพราะไมม รายการสนคาน6นๆ เชน ในตวอยางน6 CDROM กบ HARDDISK เปนสนคาใหม หรอไมมรายการสนคา น�นเอง
วธการคานวณ
1. คลกในเซลลผลลพธ C2 2. พมพ =VLOOKUP(B2,$A$2:$A$5,1,False) 3. หรอพมพ =VLOOKUP(B2,$A$2:$A$5,1,0)
• B2 เปนคาท�นาไปคนหาขอมลในตารางขอมล
• $A$2:$A$5 เปนตารางขอมล (ตองใสสตรแบบ Absolute เพ�อ Lock ตาแหนงชวงตารางขอมลไวไมใหไหลตามเซลลในกรณท�มการคดลอกสตร)
• 1 หมายถง หมายเลขคอลมนเพ�อให VLOOKUP คนหาขอมลและสงผลลพธกลบมา
• False หรอ 0 หมายถง ถามขอมลจะสงกลบขอมลท�ถกตอง และถาไมมขอมลกจะสงกลบ #N/A เพ�อใหทราบวาไมเจอขอมลท�ตองการ
4. เม�อพมพสตรเสรจแลว ใหกดปม <Enter> เพ�อดผลลพธ 5. คดลอกสตรไปยงเซลลผลลพธทกเซลล
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
38
ฟงกชน ISERROR
ISERROR เปนฟงกชนท�ใชสาหรบตรวจสอบคาผดพลาด (Error) ตางๆ ไดทกคาผดพลาด (Error)เชน #N/A, #VALUE, #NAME?, #DIV0 เปนตน รปแบบของฟงกชน ISERROR
ความหมายของฟงกชน ISERROR
• ถาคาท�ตองการตรวจสอบเปนคา Error จะสงกลบคา TRUE เปนคาตอบ
• ถาคาท�ตองการตรวจสอบไมใชเปนคา Error จะสงกลบคา FALSE เปนคาตอบ
• คาท�ตองการตรวจสอบ อาจจะเปนการอางองตาแหนงเซลล, คาคงท� หรอ เปนฟงกชนกได
ตวอยางการใชงาน
จากตวอยางท�ผานมาสามารถใชฟงกชน ISERROR ตรวจผลลพธในคอลมน C เพ�อเรยนรการใชงานฟงกชน ISERROR ดงรป
= ISERROR (คาท2ตองการตรวจสอบ)
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
39
ฟงกชน IFISERROR
เม�อทาความเขาใจฟงกชน ISERROR อยางถกตองแลว ในหวขอน6จะเปนการประยกตใชงานฟงกชน ISERROR โดยนาฟงกชน IF เขามาตรวจสอบเง�อนไข (ถาทานใดยงสบสนการใชฟงกชน IF ใหยอนกลบไปทบทวนการใชงานฟงกชน IF เสยกอนนะครบ) รปแบบฟงกชน IFISERROR
ความหมายของฟงกชน IFISERROR
• ฟงกชน ISERROR (คาท2ตองการตรวจสอบ) กาหนดเปนเง�อนไขของฟงกชน IF
• ถาเง�อนไขเปนจรงหรอเปนคาผดพลาด (Error) ผลลพธของเง�อนไขท�เปนจรงสามารถกาหนดเปนคาตวเลข คาตรรกะ (Logical) ขอความ สตร หรอฟงกชนกได
• ถาเง�อนไขเปนเทจหรอเปนคาอ�นท�ไมใชคาผดพลาด (Error) ผลลพธของเง�อนไขท�เปนเทจสามารถกาหนดเปนคาตวเลข คาตรรกะ (Logical) ขอความ สตร หรอฟงกชนกได
ตวอยางการใชงาน
จากตวอยางท�ผานมาสามารถใชฟงกชน IFISERROR ตรวจสอบผลลพธจากการใชฟงกชน VLOOKUP และกาหนดเง�อนไขดงน6
• ถา VLOOKUP สงกลบเปนคา ERROR #N/A ใหปรากฏคาวา ขอมลใหม
• ถา VLOOKUP สงกลบเปนคาผลลพธท2คนหาเจอใหปรากฏคาวา ขอมลเกา
= IF (ISERROR(คาท2ตองการตรวจสอบ) , เง2อนไขเปนจรง, เง2อนไขเปนเทจ )
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
40
ฟงกชนเก2ยวกบขอความ
ฟงกชน LEN
LEN เปนฟงกชนท�ทาหนาท� นบจานวนอกขระ (รวมถงชองวาง ตวเลข สระ วรรณยกต และเคร�องหมายตางๆ) ใหผลลพธออกมาเปน คาตวเลข
รปแบบฟงกชน LEN
ตวอยางการใชงาน
ฟงกชน UPPER
UPPER เปนฟงกชนท�ทาหนาท� กาหนดตวอกษรภาษาองกฤษใหเปนตวพมพใหญท6งหมดทกตวอกษร รปแบบฟงกชน UPPER
ตวอยางการใชงาน
= UPPER (ขอความภาษาองกฤษ)
= LEN (จานวนอกขระท2ตองการนบ)
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
41
ฟงกชน LOWER
LOWER เปนฟงกชนท�ทาหนาท� กาหนดตวอกษรภาษาองกฤษใหเปนตวพมพเลกท6งหมดทกตวอกษร รปแบบฟงกชน LOWER
ตวอยางการใชงาน
ฟงกชน PROPER
PROPER เปนฟงกชนท�ทาหนาท� กาหนดตวอกษรภาษาองกฤษตวแรกของคาใหเปนตวพมพใหญสวนตวอกษรท�ไมใชตวแรกใหเปนตวพมพเลก รปแบบฟงกชน PROPER
ตวอยางการใชงาน
= PROPER (ขอความภาษาองกฤษ)
= LOWER (ขอความภาษาองกฤษ)
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
42
ฟงกชน LEFT
LEFT เปนฟงกชนท�ทาหนาท� สงกลบอกขระของคาโดยนบลาดบจากซายไปขวาตามจานวนของตาแหนงท�ระบ รปแบบฟงกชน LEFT
ตวอยางการใชงาน
สามารถนาฟงกชน PROPER มาประยกตรวมกบฟงกชน LEFT ไดดงน6
= LEFT (ขอความภาษาองกฤษ , จานวนตาแหนงท2ระบ)
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
43
ฟงกชน CONCATENATE
CONCATENATE (&) เปนฟงกชนท�ใชสาหรบเช�อมขอความเขาดวยกน ซ�งการใชงานฟงกชนน6สวนใหญนยมพมพตว & (Ampersand) เพ�อเช�อมขอความกบขอความเขาดวยกน รปแบบฟงกชน CONCATENATE
หรอรปแบบฟงกชน CONCATENATE (พมพเคร�องหมาย &)
ตวอยางการใชงาน
การเช�อมขอความดวยขอความ สวนใหญนยมพมพเคร�องหมาย & เปนตวเช�อม ซ�งหลกการใชงาน จานวนเคร�องหมาย & จะเทากบ จานวนขอความท�ตองการนามาเช�อมลบดวย 1 เชน ถาขอความท�ตองการนามาเช�อมตอเขาดวยกนม 2 ขอความ (หรอขอความจาก 2 คอลมน) จะใชเคร�องหมาย & เทากบ 1 ตว ดงตวอยาง
หรอ
= ขอความ1 & ขอความ2 & ขอความ…
= CONCATENATE (ขอความ 1 , ขอความ 2 , ขอความ… )
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
44
Data Text to Column
Text to Column เปนฟงกชนท�ใชสาหรบแบงขอความเปนคอลมน สวนมากจะใชในกรณท�ตองการนาไฟล text จากภายนอกเขามา เชน ไฟล text ท� Export ออกมาจากฐานขอมล และตองการนามาวเคราะหหรอสรปผลในโปรแกรม Microsoft Excel
ตวอยางไฟล text ท� Export ออกมาจากฐานขอมลเปดกบโปรแกรม Notepad
ขEนตอนการใชงาน Text to Column
1. เตรยมไฟล text ท�ตองการนาเขามาใชใน Microsoft Excel 2. เลอกแทบ File, Open 3. เลอกไฟล text ท�เตรยมไว แลวคลกปม Open
• Delimited: แบงขอความเปนคอลมนโดยใชตวแบง (ในตวอยางน6 เลอก Delimited เพราะใชคอมมาเปนตวแบง)
• Fixed width: แบงขอความเปนคอลมนดวยตนเอง
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
45
4. รายการ Delimiters คลกเลอก Comma (ใชคอมมาเปนตวแบง)
• รายการ Delimiters: เลอกชนดของตวแบง � Tab แบงโดยเคาะ Tab � Semicolon แบงโดยเคร�องหมาย : � Comma แบงโดยเคร�องหมาย , � Space แบงโดยการเคาะ Spacebar � Other แบงโดยเคร�องหมายอ�นๆ นอกเหนอจากท�กาหนดเชน เคร�องหมาย -
• รายการ Data Preview: ตวอยางการแบงขอความเปนคอลมน
5. คลกปม Finish จะไดผลลพธดงรป
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
46
Data Validation
การตรวจสอบการปอนขอมล หรอ Data Validation เปนฟงกชนท�ชวยในการตรวจสอบขอมลท�ผใชปอนลงไปวาถกตองตามเง�อนไขท�กาหนดไวหรอไม เชน ตองการใหผใชปอนเฉพาะขอมลท�เปนตวเลขเทาน6น หากผใชปอนตวเลขลงไปกใหยอมรบขอมล แตถาผใชปอนขอมลท�เปนขอความลงไปโปรแกรมจะไมยอมรบขอความท�ปอนลงไป เปนตน
การสรางกฎในการยอมรบขอมลท�ผใชปอนสามารถทาไดดงข6นตอนตอไปน6 1. เลอกชวงเซลลท�ตองการ 2. เลอกแทบ Data -> Data Validation… 3. ปรากฏกรอบโตตอบ Data Validation 4. บตรรายการ Settings: กาหนดเง�อนไขการยอมรบขอมล
Validation criteria Allow: เง�อนไขในการยอมรบขอมล
• Any value: ยอมรบทกๆ คา
• Whole number: ยอมรบเฉพาะตวเลขจานวนเตม
• Decimal: ยอมรบท6งตวเลขจานวนเตม และทศนยม
• List: สรางรายการใหผใชเลอก (Dropdown List)
• Date: ยอมรบเฉพาะขอมลท�เปนวนท�
• Time: ยอมรบเฉพาะขอมลท�เปนเวลา
• Text length: กาหนดความยาวของขอความท�ยอมรบ
• Custom: ยอมรบขอมลท�เปนสตร
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
47
5. บตรรายการ Input Message (ขอความแนะนาการปอนขอมล)
• Title: พมพขอความแสดงบนแถบช�อเร�อง
• Input Message: ขอความแนะนาการปอนขอมล
6. บตรรายการ Error Alert (ขอความแจงเตอนกรณปอนขอมลไมตรงตามเง�อนไข)
• Title: ขอความแสดงบนแถบช�อเร�อง
• Error message: ขอความแจงเตอน
• Style: ลกษณะรปไอคอน
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
48
สรางรายการดวย Dropdown List
ประโยชน
• ปองกนการปอนขอมลผดพลาด
• ประหยดเวลาไมตองพมพ ข6นตอนการสราง
1. สรางรายการท�ตองการนาไปทาเปน Drop Down List รอไวกอน 2. เลอกชวงเซลลท�ตองการสราง Drop Down List 3. เลอกแทบ Data, Validation แลวกาหนดคาดงรป
4. คลกปม OK 5. ทดสอบการใชงาน
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
49
Data Validation แบบ Custom
ประโยชน
• สรางเง�อนการปอนขอมลโดยใชสตร ข6นตอนการสราง
1. เลอกชวงเซลลท�ตองการ 2. เลอกแทบ Data, Validation แลวกาหนดคาดงรป
• Allow: เลอก Custom
• Formula: ปอนสตรหรอฟงกชนท�ตองการ � เชน กาหนดใหยอมรบขอมลท�เปนตวเลข
= ISNUMBER(ชวงเซลล) � เชน กาหนดใหยอมรบขอมลท�เปนตวอกษร
= ISTEXT(ชวงเซลล)
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
50
Conditional Formatting
การจดรปแบบขอมลดวยเง�อนไข หรอ Conditional Formatting เปนฟงกชนท�นาสนใจซ�งเหมาะกบการนาไปใชในกรณท�มขอมลจานวนมาก เชน ยอดขายมากกวา 1,000,000 ใหมสแดง ยอดการเทากบ 1,000,000 ใหมสน6าเงน และยอดขายต�ากวา 1,000,000 ใหมสเขยว เปนตน จดท�นาสนใจของ Conditional Formatting คอ เม�อมการเปล�ยนขอมล เชนจาก 800,000 ซ�งมสเขยว เม�อเปล�ยนเปน 2,000,000 ตวเลขจะเปล�ยนเปนสแดงโดยอตโนมต น�คอจดเดนของ Conditional Formatting
วธการเรยกใช: Home -> Conditional Formatting
New Rule = สรางเง2อนไขใหมดวยตนเอง
Manage Rule = จดการกบเง2อนไข/แกไขเง2อนไข
ClearRules = คนสสภาพเดม
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
51
การวเคราะหขอมลดวย What-If Analysis
ในโปรแกรม Microsoft Excel ไดเตรยมเคร�องมอสาหรบใชในการวเคราะหขอมลไว 3 เคร�องมอดวยกนคอ
1. การวเคราะหหาเปาหมาย (Goal Seek) 2. การวเคราะหขอมลเชงตาราง (Data Table) 3. การวเคราะหสถานการณสมมต (Scenarios)
การวเคราะหหาเปาหมาย (Goal Seek)
การวเคราะหคนหาเปาหมาย (Goal Seek) สามารถนาไปวเคราะหเก�ยวกบตวเลขท�ตองการ เม�อตวเลขอกคาหน�งเปล�ยนไป เชน ผเขยนอยากจะมเงนฝากในธนาคารสบลานบาท แตไมทราบวาจะตองฝากเงนเปนจานวนเทาไหร ถาเจอโจทยอยางน6ผเขยนสามารถใช Goal Seek มาวเคราะหเปาหมายวาจะตองฝากเงนเทาไหรไดอยางรวดเรวและมความแมนยาสง
ตวอยางการวเคราะหหาเปาหมาย
ตวอยาง ซ�อสนคามา 100 บาท ขายไป 200 บาท คานวณหากาไรไดเทากบ 100 บาท อยากทราบวาถาตองการกาไร 150 บาท จะตองขายสนคาในราคาเทาไหร
วธทา 1. เลอกเซลลท�เกดจากการคานวณ ในท�น6คอเซลล B3 2. เลอกแทบ Tools, Goal Seek… 3. ปรากฏกรอบโตตอบ Goal Seek ดงรป
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
52
• Set cell: เลอกเซลลท�เกดจากการคานวณ ในท�น6 คอเซลล B3 (กาไร)
• To value: ตองการเปล�ยนคาใน Set cell (กาไร) เปน 120 บาท
• By changing cell: เลอกเซลลท�ตองการวเคราะหหาเปาหมาย ในท�น6 คออยากทราบวาจะตองขายในราคาเทาไหรจงจะไดกาไร 120 บาท
4. เม�อกาหนดคาเสรจแลวคลกปม OK 5. จะไดผลลพธดงรป คอ ถาตองการกาไร 120 บาท จะตองขายสนคาในราคา 220 บาท
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
53
การวเคราะหขอมลเชงตาราง (Data Table)
การวเคราะหขอมลเชงตารางสามารถวเคราะหได 2 ทางดวยกนคอ 1. การวเคราะหทางเดยว เปนการวเคราะหในลกษณะตวแปรท�นามาวเคราะหอยทางแนวต6ง
(Column) หรอ แนวนอน (Row) อยางใดอยางหน�ง 2. การวเคราะห 2 ทาง เปนการวเคราะหในลกษณะตวแปรท�นามาวเคราะหอยทางแนวต6ง (Column)
และแนวนอน (Row)
ตวอยางการวเคราะหขอมลเชงตารางแบบทางเดยว
1. กาหนดขอมลตนฉบบในท�น6 คอเซลล C3, C4 2. คานวณท�เซลล C5 โดยนา C3 หารดวย C4 ไดผลลพธเทากบ 50 3. กาหนดตวแปรท�นาไปวเคราะห ในท�น6 คอจานวนคน โดยนาตวแปรไปวางในแนวต6ง 4. เลอกชวงขอมลท�ตองการนาไปวเคราะห ดงรป
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
54
5. เลอกแทบ Data, Table…
Column input cell: เลอกเซลลจานวนคนท�เปนตนฉบบในท�น6 คอเซลล C4
6. คลกปม OK 7. ผลลพธท�ไดจะเปนดงรป
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
55
ตวอยางการวเคราะหขอมลเชงตารางแบบ 2 ทาง
1. กาหนดขอมลตนฉบบในท�น6 คอเซลล C3, C4 2. คานวณท�เซลล C5 โดยนา C3 หารดวย C4 ไดผลลพธเทากบ 50 3. กาหนดตวแปรท�นาไปวเคราะห ในท�น6 คอจานวนคนวางในแนวต6ง (Column) จานวนเงนวางใน
แนวนอน (Row) 4. เลอกชวงขอมลท�ตองการนาไปวเคราะห ดงรป
5. เลอกแทบ Data, Table…
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
56
6. ปรากฏกรอบโตตอบ Table กาหนดคาดงรป
Column input cell: เลอกเซลลจานวนคนท�เปนตนฉบบในท�น6 คอเซลล C5 Row input cell: เลอกเซลลจานวนเงนท�เปนตนฉบบในท�น6คอเซลล C4
7. คลกปม OK 8. ผลลพธท�ไดจะเปนดงรป
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
57
การวเคราะหสถานการณสมมต (Scenarios)
การวเคราะหสถานการณสมมต (Scenarios) เปนการวเคราะหตวแปรในลกษณะคลายๆ กบการวเคราะหขอมลเชงตารางแตมความแตกตางตรงท� Scenarios จะวเคราะหไดผลลพธออกมาในรปแบบรายงาน (Report)
ตวอยาง ตองการคานวณหาคางวดในการผอนรถเปน 3 Case ดงน6 Case ท� 1 อยากทราบคางวดท� อตราดอกเบ6ย 3% จานวน 36 งวด Case ท� 2 อยากทราบคางวดท� อตราดอกเบ6ย 5 % จานวน 24 งวด Case ท� 3 อยากทราบคางวดท� อตราดอกเบ6ย 7 % จานวน 12 งวด
ข6นตอนการวเคราะหแบบสถานการณสมมต (Scenarios) 1. คานวณคางวดในเซลล B4 2. เลอกแทบ Tools, Scenarios… 3. ปรากฏกรอบโตตอบ Scenarios ดงรป
4. Scenario name: ต6งช�อสถานการณสมมตคร6งละ 1 Case เชน Case ท� 1 5. Changing cells: เซลลท�ตองการวเคราะห ในท�น6 คอ อตราดอกเบ6ย กบ จานวนงวด
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
58
6. คลกปม OK 7. กาหนดคาท�ตองการวเคราะหใน Case ท� 1
8. คลกปม Add 9. ต6งช�อ Scenario name: Case ท� 2 10. คลกปม OK 11. กาหนดคาท�ตองการวเคราะหใน Case ท� 2
12. คลกปม Add 13. ต6งช�อ Scenario name: Case ท� 3 14. คลกปม OK 15. กาหนดคาท�ตองการวเคราะหใน Case ท� 3
16. คลกปม Add 17. คลกปม Cancel 18. คลกปม Summary 19. ปรากฏกรอบโตตอบ Scenario Summary
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
59
• Report type: เลอก Scenario Summary
• Result cells: เลอกเซลลท�ตองการผลลพธ ในท�น6 คอ คางวด (B4)
20. คลกปม OK จะไดผลลพธ Scenario Report ดงรป
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
60
การวเคราะหขอมลดวย Analysis ToolPak
1. File -> Excel Options -> Add-Ins -> Go… -> เลอก Add-Ins ท�ตองการดงรป
2. การใชงานใหคลกไปท�แทบ Data ดงรป
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
61
กราฟ (Chart)
โปรแกรม Microsoft Excel เปนโปรแกรมท�มความสามารถอนหลากหลายไมวาจะเปนการคานวณ การบรหารขอมล การวเคราะหขอมล หรอแมแตการสรปขอมลดวยกราฟ Microsoft Excel กสามารถทาไดดทเดยว ไมเฉพาะสรปขอมลในรปแบบกราฟเทาน6น โปรแกรม Microsoft Excel ยงสามารถวเคราะหขอมลในรปแบบกราฟไดอกดวย
เน�องจากกราฟมรปแบบท�หลากหลาย และแตละรปแบบกข6นอยกบขอมลดวย ดงน6นกอนท�จะสรางกราฟจงควรทาความเขาใจกอนวากราฟมก�ชนด แตละชนดเหมาะกบขอมลประเภทใด และสวนประกอบของกราฟมอะไรบาง ดงท�ผเขยนจะบอกกลาวในลาดบตอจากน6
สวนประกอบของกราฟ
• ช�อกราฟ (Chart Title) คอช�อหรอหวเร�องของกราฟ
• แกน (Axis) คอ เสนแนวอางอง ถาเปนกราฟ 2 มต จะมแกน X ใชแสดงหมวดหรอชนดของขอมลในแนวนอน กบ Y ใชแสดงคาของขอมล(แนวต6ง) สวนกราฟ 3 มตจะเพ�มคาแกนลก (Z) เปนคาของขอมลอกคาหน�ง
• ช�อแกน (Axis Title) คอ คาอธบายแกน
• เสนกรด (GridLine) คอ เสนท�ต6งฉากกบแกนตางๆ เพ�อดขอมลไดสะดวกข6น
• ชดขอมล (Data Series) คอ กลมตวเลขท�เปนคาของส�งเดยวกน
• Legend คอ คาอธบาย เพ�อใหทราบวาสและลวดลายแตละแบบในกราฟใชทาขอมลอะไร
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
62
ชนดของกราฟ
กราฟแทงแนวต6ง (Column) เปนกราฟท�นยมใชงานมากท�สด เพราะสามารถเปรยบเทยบใหเหนความแตกตางของขอมลไดอยางชดเจนและงายตอการทาความเขาใจ
กราฟแทงแนวนอน (Bar) เปรยบเทยบใหเหนความแตกตางของขอมลทางดานเวลา, ระยะทาง
กราฟเสน (Line) แสดงคาของขอมลและแนวโนมภายในชวงระยะเวลาหน�ง
กราฟวงกลม (Pie) แสดงความสมพนธระหวางขอมลแตละคากบผลรวมของขอมลท6งหมด
กราฟ XY (XY Scatter) แสดงความสมพนธระหวางตวเลข 2 กลม เพ�อการวเคราะหแบบเชงเสน
กราฟพ6นท� (Area) คลายกราฟเสน แตจะแสดงใหเหนผลรวมและแนวโนมผลรวมของขอมลท6งหมด
กราฟรปโดนท (Doughnut) คลายกราฟวงกลมแตซบซอนกวา เพราะสามารถเปรยบเทยบขอมลต6งแต 2 ชดไดดวย
กราฟเรดาร (Radar) แสดงความสมพนธระหวางขอมลแตละชดในรปของขอบเขตพ6นท� ท�ขอมลชดน6นๆ ครอบครองโดยขอมลแตละชดมจดศนยกลางรวมกน
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
63
กราฟพ6นผว (Surface) ใชหาจดสมดลยของผลลพธจากตวแปร 2 ตว โดยตวหน�งอยทางแกน X และตวหน�งอยทางแกน Y พ6นผวในกราฟท�มสเดยวกน คอจดท�มความสมพนธระหวางตวแปรท6ง 2 ใหผลลพธออกมาเทาหรอใกลเคยงกน
กราฟฟองสบ (Bubble) คลายกบกราฟ XY (Scatter) แตมตวแปรไดเพยง 3 ตว โดยตวท� 3 จะแสดงดวยขนาดของฟองสบ
กราฟหน (Stock) เรยกอกอยางวากราฟ High-Low-Close เปนกราฟท�ใชแสดงความเปล�ยนแปลงของขอมลใดๆ ท�ประกอบไปดวยคาสงสด ต�าสดและคาอ�นๆ อกคาหน�ง ณ แตละจดของเวลาภายในชวงเวลาหน�งโดยมากมกใชกบราคาหนเพราะสามารถแสดงราคาสงสดต�าสด และราคาปดไดด
กราฟแทงรปทรงกระบอก (Cylinder) เหมอนกราฟแทง แตแสดงคาของขอมลเปนรปทรงกระบอกแทน
กราฟแทงรปทรงกรวย (Cone) เหมอนกราฟแทง แตแสดงคาของขอมลเปนรปทรงกรวยแทน
กราฟแทงรปปรามด (Pyramid) เหมอนกราฟแทง แตแสดงคาของขอมลเปนรปทรงปรามดแทน
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
64
ขEนตอนการสรางกราฟ
เคร2องมอ Chart Tools
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
65
เคร2องมอในกลม Design
เคร2องมอในกลม Layout
เคร2องมอในกลม Format
วธการเพ2มแกน Y ท2สอง (แกน Y สองแกน)
1. คลกขวาบนแทงกราฟ 2. เลอก Format Data Series 3. เลอก Secondary Axis
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
66
วธการเพ2มขอมลท2แกน X (Horizontal Axis Label)
1. คลกขวาบนรปกราฟ 2. เลอก Select Data 3. คลกปม Edit แลวเลอกขอมลตามตองการ
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
67
ฐานขอมล (Database)
ฐานขอมล (Database) คออะไร
ฐานขอมลหมายถง ขอมลตนฉบบท�ยงไมผานกระบวนการใดๆ เชน รายช�อสมครสมาชก ขอมลสนคาขอมลพนกงาน โดยฐานขอมลท�วไปจะมช�อเรยกสวนประกอบตางๆ เฉพาะดงน6
• หวตาราง (Column) เรยกวา ฟลด (Field)
• ขอมลแตละแถว (Row) เรยกวา Record
ทาความเขาใจฐานขอมล
• ฐานขอมลเปนการจดเกบขอมลท�สะดวกในการสบคน และสรปผลขอมล
• ในฐานขอมลเรยกรายการในแตละคอลมนวา Field เรยกรายการในแตละแถววา Record
• ฐานขอมลมหวตารางไดแค 1 แถว เรยกหวตารางวา “Header Row”
• การจดเกบขอมลตองจดเกบแบบตอเน�องหามมแถววาง ขอมลตองตอเน�องกนตลอด
ฐานขอมลท2ดควรเปนอยางไร
1. หวตาราง หรอ ฟลดตองมแคแถวเดยว 2. ควรแบงขอมลท�ตองการสรางฟลดใหมขนาดเลกท�สด เชน ตองการเกบขอมลพนกงาน ควร
ออกแบบฐานขอมลดงน6 คอ ฟลดคานาหนาช�อ, ฟลดช�อ, ฟลดนามสกล, ฟลดทอย, ฟลดเบอรโทรศพท
3. ขอมลแถวแรกตองอยตดกบหวตาราง 4. ควรจดเกบขอมลแบบตอเน�องหามมการเวนแถว 5. ไมควรจดรปแบบเซลลของขอมล เพราะจะทาใหฐานขอมลมขนาดใหญ
หวตาราง หรอ ฟลด (Field)
ขอมล 1 Record
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
68
ขอดของการจดเกบขอมลในรปแบบฐานขอมล
ถาจดเกบขอมลในรปแบบฐานขอมล เม�อนาขอมลไปใชงานโปรแกรมจะเลอกชวงเซลลขอมลใหโดยอตโนมต โดยท�นาเมาสไปคลกในเซลลใดกได แตเซลลน6นตองอยในชวงขอมลของฐานขอมล
1. การทาตารางสรปสาระสาคญ (Pivot Table) 2. การกรองขอมล (Filter) 3. การจดเรยงขอมล (Sorting) 4. การทารายงานผลรวมยอย (Sub Total)
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
69
Pivot Table
Pivot Table คอ อะไร
ตารางสรปสาระสาคญ หรอ ท�เรยกกนตดปากวา Pivot Table เปนฟงกชนท�ผใชงานโปรแกรม Microsoft Excel ทกคนจะตองรจกเปนอยางด เพราะสามารถสรปผลขอมล หรอวเคราะหขอมลไดอยางรวดเรว มความยดหยนสง และท�สาคญคอใชงานงาย
ความสามารถของ Pivot Table
1. สรปขอมลเปนตารางในรปแบบอตโนมต 2. สรปขอมลเปนกราฟไดอยางรวดเรว 3. สรปขอมลจากหลายๆ Worksheet ได (Consolidate) 4. สรปขอมลจากฐานขอมลได (Get External Data) 5. นาคณสมบต Filter, Sort, Subtotal, Consolidate, Group, Formula Calculate Filed และอ�นๆ ท�
นาสนใจมาใหเลอกใชงานอกมากมาย
แนวคดของ Pivot Table
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
70
ขEนตอนการทา Pivot Table
1. คลกแทบ Insert -> PivotTable
2. เลอกขอมลท�ตองการ (Key Information)
3. ดรายงาน PivotTable
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
71
เคร2องมอ PivotTable Tools
เคร2องมอ Options
เคร2องมอ Design
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
72
5.
การกรองขอมลดวย AutoFilter
การกรองขอมล หรอ Filter เปนฟงกชนหลกของโปรแกรมฐานขอมลเพราะ Filter ชวยใหทราบขอมลท�ตองการไดอยางรวดเรว เชน ตองการดขอมลเฉพาะ Sate ท�ช�อวา WA โปรแกรมกจะกรองขอมลออกมาไดอยางรวดเรวพรอมท6งแจงใหผใชทราบดวยวาขอมลท�กรองน6นมท6งหมดก� Record
ข6นตอนการกรองขอมลดวย AutoFilter สามารถทาไดดงน6 1. คลกเมาสเซลลใดกได (อยในชวงขอมล) 2. เลอกแทบ Data, Filter
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
73
การกรองขอมลดวย Advanced Filter
การกรองขอมลแบบ Advanced Filter ตองกาหนดพ6นท� 2 สวนดวยกนคอ 1. Data Range ชวงขอมลตนฉบบ 2. Criteria Range ชวงสาหรบกาหนดเง�อนไข
• การกาหนดเง�อนไขท�อยแถวเดยวกน จะหมายถง “และ (And)”
• การกาหนดเง�อนไขท�อยคนละแถวกน จะหมายถง “หรอ (Or)”
ข6นตอนการใช Advanced Filter
1. คลกเมาสเซลลใดกไดในชวงขอมลตนฉบบ 2. เลอกแทบ Data, Filter, Advanced Filter ปรากฏกรอบโตตอบ Advanced Filter ดงรป
• List range: ชวงขอมลตนฉบบ
• Criteria: ชวงเง�อนไข
• Copy to: ชวงผลลพธ
• Unique record only: หาก Record ใดซ6ากนจะคดลอกไปแค 1 Record
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
74
การจดเรยงขอมล (Sorting)
เม�อตองการนาขอมลตนฉบบมาเปนสารสนเทศ มความจาเปนท�จะตองจดเรยงขอมล เพ�อจดขอมลเปนหมวดหม และเพ�อความเปนระเบยบเรยบรอย
การจดเรยงขอมลใน Microsoft Excel สามารถทาได 4 วธคอ
1. จดเรยงขอมลโดยใชป มเคร�องมอ
• Sort Ascending : เรยงขอมลจากนอยไปมาก (0-9, A-Z, ก-ฮ)
• Sort Descending : เรยงขอมลจากนอยไปมาก (9-0, Z-A, ฮ-ก)
2. จดเรยงขอมลโดยใชแทบ Data, Sort…
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
75
การจดกลมและผลรวมยอย (Group & Sub Totals)
Sub Total เปนการนาความสามารถในการจดเรยงขอมล มาผสมผสานกบความสามารถในการคานวณดวยฟงกชนตางๆ เชน Sum, Count, Average ซ�งชวยใหการสรปขอมลทาไดอยางสะดวกรวดเรวโดย Microsoft Excel จะคานวณใหโดยอตโนมต อกท6ง Microsoft Excel ยงแถม Outline มาใหเพ�อสะดวกในการเลอกดขอมล การหาผลรวมยอยมข6นตอนดงน6
1. คลกเลอกเซลลใดกไดในชวงขอมล 2. เลอกแทบ Data, SubTotals… 3. ปรากฏกรอบโตตอบ Subtotals ดงรป
• At each change in: เลอกฟลดตารางท�ตองการจดกลม (การจดเรยง)
• Use function: เลอกฟงกชนท�ตองการใชในการคานวณ
• Add Subtotal to: เลอกฟลดท�ตองการคานวณ
• Replace current subtotals: แทนท� Subtotals ท�เคยทาไวกอนหนาน6
• Page break between groups: ตเสนแบงกลมขอมล
• Summary below data: คานวณผลลพธไวดานลางของกลมขอมล
• Remove All: ลบ Subtotals ท�เคยทาไวท 6งหมด
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
76
การรวมขอมล (Consolidate)
Consolidate เปนการนาขอมลจากหลายๆ ตารางมาคานวณเพ�อสรปขอมล ซ�งแหลงของตารางขอมลท�จะนามาคานวณเพ�อหาผลสรป สามารถนามาจาก Worksheet เดยวกน ตาง Worksheet หรอตาง Workbook กได และฟงกชนท�นามาคานวณกเปนฟงกชนท�นยมใชงานหลายฟงกชน นอกจากน6นในตารางสรปโปรแกรมยงแถม Outline มาใหอกดวย
การรวมชดขอมล (Data Consolidate) เปนฟงกชนสาหรบรวมหรอสรปขอมลหลายๆ ตารางเขาดวยกนอยางรวดเรว โดยตารางแตละตารางตองเปนรปแบบเดยวกน
Consolidate = Table1+Table2+Table3+Table4
Table1 Table3
Table2
Table4
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
77
F5 -> Special ชวยเลอกขอมล
การเตมขอมลในเซลลวาง
1. เลอกขอมล 2. F5 -> Special -> Blanks 3. = 4. ลกศรข6น 5. Ctrl Enter
การคดลอกเฉพาะขอมลท2มองเหน
1. เลอกขอมล 2. F5 -> Special -> Visible cells only 3. คดลอกขอมล (Ctrl C) 4. วางขอมล (Ctrl V)
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
78
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
79
การใชงานอ2นๆ
การตดตามสตร
การตดตามสตร (Formula Auditing) เปนเคร�องมอท� Microsoft Excel เตรยมไวสาหรบวตถประสงคเพ�อตดตามสตร ตดตามความผดพลาด ตดตามท�ไปท�มาของสตร แสดงขอคดเหน (Comment) ซ� งเคร�องมอท�ใชสาหรบตดตามสตรสามารถเรยกใชไดจากแทบคาส�ง
Tools, Formula Auditing, Show Formula Auditing Toolbar
1. เคร�องมอ Error Checking ใชสาหรบตรวจสอบความผดพลาดของสตร
2. เคร�องมอ Trace Precedents ใชสาหรบตรวจสอบตรวจสอบวาสงคามาจากท�ใดบาง 3. เคร�องมอ Remove President Arrow ใชสาหรบลบลกศร Trace Presidents
4. เคร�องมอ Trace Dependents ใชสาหรบตรวจสอบวาสงไปใหใครบาง 5. เคร�องมอ Remove Dependent Arrow ใชสาหรบลบลกศร Trace Dependents
6. เคร�องมอ Remove All Arrow ใชสาหรบลบเสนลกศรท6งหมด 7. เคร�องมอ Trace Error ใชสาหรบหาท�ไปท�มาของคาความผดพลาด 8. เคร�องมอ Comment ใชสาหรบเพ�มขอคดเหน
9. เคร�องมอ Show watch Windows ใชสาหรบแสดงคาท�อยในเซลล
10. เคร�องมอ Evaluate Formula ใชสาหรบดสรปสตร
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
80
Trace Dependents
1. คลกเซลล B2
2. คลกปม Trace Dependents คร6 งท�1 จะปรากฏเสนลกศรสน6าเงนแสดงใหทราบวาคาในเซลลปจจบนท�เลอกอย สงคาไปใหเซลลใดบาง
3. คลกปม Trace Dependents คร6 งท� 2 จะปรากฏเสนลกศรแสดงใหทราบวาสงคาตอเน�องไปท�เซลลใดอกบาง
4. คลกปม Trace Dependents คร6 งท� 3 จะปรากฏเสนลกศรแสดงใหทราบวาสงคาตอเน�องไปท�เซลลใดอกบาง
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
81
Remove Dependent Arrows
1. คลกเซลล B2 2. คลกปม Remove Dependent Arrows คร6 งท�1 เปนการลบเสนลกศรสน6าเงน Step
ท� 1
3. คลกปม Remove Dependent Arrows คร6 งท� 2 เปนการลบเสนลกศรสน6าเงน Step
ท� 2
4. คลกปม Remove Dependent Arrows คร6 งท� 3 เปนการลบเสนลกศรสน6าเงน Step ท� 1
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
82
Trace Precedents
1. คลกเซลล E10
2. คลกปม Trace Precedents คร6 งท�1 จะปรากฏเสนลกศรสน6าเงน Step ท� 1 แสดงใหทราบวาคาในเซลลปจจบนท�เลอกอย สงมาจากเซลลใดบาง
3. คลกปม Trace Precedents คร6 งท� 2 จะปรากฏเสนลกศรสน6าเงน Step ท� 2 แสดงใหทราบวา เซลลใน Step ท� 1 รบคามาจากเซลลใดบาง
4. คลกปม Trace Precedents คร6 งท� 3 จะปรากฏเสนลกศรสน6าเงน Step ท� 3 แสดงใหทราบวา เซลลใน Step ท� 2 รบคามาจากเซลลใดบาง
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
83
Remove Precedent Arrows
1. คลกเซลล E10 2. คลกปม Remove Precedent Arrows คร6 งท�1 เสนลกศรสน6าเงน Step ท� 3 จะถกลบ
ออกไป
3. คลกปม Remove Precedent Arrows คร6 งท� 2 เสนลกศรสน6าเงน Step ท� 2 จะถกลบ
ออกไป
4. คลกปม Remove Precedent Arrows คร6 งท� 3 เสนลกศรสน6าเงน Step ท� 1 จะถกลบออกไป
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
84
Trace Error
ตวอยาง จากรปสมมตวามการปอนขอความลงไปในเซลล B5 จะเกดขอความแสดงคาผดพลาด #VALUE! ในเซลล E5, E10, E11 ผเขยนสามารถตรวจสอบท�ไปท�มาของคาความผดพลาดไดดงน6
1. คลกเลอกเซลลท�แสดงคาผดพลาด #VALUE! เซลลใดกได เชน ผเขยนเลอกเซลล E5 2. คลกปมเคร�องมอ Trace Error 3. ปรากฏเสนลกศรสแดง และสน6าเงน ดงรป
• เสนลกศรสน6าเงน แสดงท�มาของคาความผดพลาด
• เสนลกศรสแดง แสดงความผดพลาดท�ท�เกดตอเน�องกนไป
4. คลกปม Remove All Arrows เพ�อลบเสนลกศรท6งหมดในคร6 งเดยว
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
85
Formula Auditing Mode
ในบางคร6 งหากตองการแสดงสตรท�อยในเซลล เพ�อแกไขสตร หรอเพ�อส�งพมพสตรเกบไวใชงานในกรณท�ไฟลเกดเสยข6นมา จะไดสรางสตรข6นมาใหมไดอยางถกตองเหมอนเดม
การส�งใหแสดงสตรทาไดตามข6นตอนดงน6 1. เลอกแทบคาส�ง Tools, Formula Auditing, Formula Auditing Mode 2. แสดงผลลพธดงรป
Comment
หมายเหต หรอ Comment ใชสาหรบแสดงขอมลท�มความสาคญหรอเปนจดเดน เชน ยอดขายสงสด ยอดขายต�าสด ตามตวอยาง
1. คลกเลอกเซลลท�ตองการแทรก Comment เชน เซลล C6 (ตวเลขแสดงยอดขายสงสด) 2. คลกปม Comment 3. พมพขอความคดเหนตามตองการ
4. หากใน Worksheet มขอคดเหนมากกวา 1 สามารถเลอกแทบคาส�ง View, Comment เพ�อแสดงขอคดเหนท6งหมดในคร6 งเดยว
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
86
การปองกนขอมลใน Excel
Microsoft Excel 2000/2002/2003 ไดตระเตรยมฟงกชนสาหรบการปองกนขอมลในกรณท�เปนเอกสารลบ หรอเอกสารท�ยอมใหผใชปอนขอมลในเฉพาะชวงเซลลท�กาหนด สาหรบบทความน6กระผมขอเสนอวธการ และรปแบบการปองกนขอมลใน Microsoft Excel ดงตอไปน6
การปองกนขอมลใน Excel แบงเปน 4 ระดบคอ
1. การปองกนระดบไฟล 2. การปองกนระดบ WorkBook 3. การปองกนระดบ WorkSheet 4. การปองกนระดบ Cell
การปองกนระดบไฟล
การปองกนระดบไฟล เปนการปองกนตอนเปดไฟล โดยหากไมทราบ Password กไมสามารถเปดไฟล หรอแกไขไฟลได ข6นตอนการปองกนระดบไฟลทาไดดงน6
1. เปดไฟลท�ตองการ 2. เลอกแทบ File -> Save As… 3. คลกปม Tools เลอกแทบยอย General Options… 4. ปรากฏหนาตาง Save Options ดงรป
� Always create backup: กาหนดให Excel สรางไฟล backup � Password to open: รหสปองกนการเปดไฟล � Password to modify: รหสปองกนการแกไข, ปองกนการบนทกทบไฟลเดม
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
87
5. หากตองการยกเลก Password กสามารถทาไดเชนเดยวกบข6นตอนท� 1-4 แลวลบ Password ท6งไป
การปองกนระดบ WorkBook
การปองกนระดบ WorkBook เปนการปองกนส�งท�อยใน WorkBook เชน หามเปล�ยนช�อ WorkSheet หามยอหรอขยายหนาตาง ข6นตอนการปองกนระดบ WorkBook ทาไดดงน6
1. เปดไฟลท�ตองการ 2. เลอกแทบ Tools -> Protection -> Protect WorkBook…. 3. ใส Password ตามตองการ
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
88
การปองกนระดบ WorkSheet
การปองกนระดบ WorkSheet เปนการปองกนส�งท�อยใน WorkSheet เชน หามแกไขเซลล, หามแทรกแถวหรอคอลมน สามารถทาไดตามข6นตอนตอไปน6
1. เปดไฟลท�ตองการ 2. เลอกแทบ Tools -> Protection -> Protect WorkSheet…
การปองกนระดบ Cell
หากตองการใหผใชงานกรอกขอมลเฉพาะบางเซลล (ยกเลกการ Lock เฉพาะบางเซลล) สามารถทาไดดงตอไปน6
1. เปดไฟลท�ตองการ 2. เลอกเซลลท�ไมตองการ Lock (ยอมใหผใชกรอก หรอแกไขขอมลได) 3. เลอกแทบ Format, Cells… แลวเลอกบตรรายการ Protection กาหนดคาดงรป
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
89
4. เลอกแทบ Tools -> Protection -> Protect WorkSheet…
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
90
การ Share Workbook
โปรแกรม Microsoft Excel ไดเตรยมเคร�องมอไวสาหรบตดตามการเปล�ยนแปลง การแกไขไฟล การเพ�มขอมล การลบขอมล ซ�งคนท�เปนเจาของไฟล หรอเจาของ Workbook น6นๆ สามารถยอมรบ หรอไมยอมรบการเปล�ยนแปลงกได อกท6งยงสามารถดสรปประวตการเปล�ยนแปลงท�เกดข6น ทาใหการใชงานมความยดหยน ในกรณท�ตองการใหผอ�นใชงาน Workbook รวมกนได ซ�งการใชงานในลกษณะน6จะเรยกวาการ Share Workbook
การเปดการ Share Workbook
ตวอยาง กอนท�จะ Share Workbook ผเขยนปอนขอมลไวดงรป เม�อตองการ Share Workbook ผเขยนสามารถทาไดดงน6
1. เลอกแทบ Tools, Share Workbook… 2. ปรากฏกรอบโตตอบดงรป
3. บตรรายการ Editing
• เลอก Allow changes … เพ�อเปดการ Share Workbook ยอมใหผใชคนอ�นเขามาแกไขขอมลได
• หากตองการยกเลกการ Share Workbook ใหคลกยกเลกการเลอกท� Allow changes…
4. บตรรายการ Advanced
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
91
• Keep change history for…days: กาหนดใหเกบประวตการเปล�ยนแปลงตามจานวนวนท�ระบ
• Don’t keep change history: กาหนดใหไมมการเกบประวตการเปล�ยนแปลง
5. เม�อกาหนดคาเสรจแลว คลกปม OK 6. จะปรากฏคาวา Share ตรง Title bar เพ�อแจงใหทราบวา กาหนดให Workbook น6
สามารถใชงานรวมกนได
เปล2ยนแปลง/แกไข Workbook
ข6นตอนน6 เปนการเปล�ยนแปลง/แกไข Workbook ดงรป
• ในเซลล B2 ปอนเลข 10
• ในเซลล B3 ปอนเลข 20
• ในเซลล B4 ปอนเลข 30
• ในเซลล B5 ปอนเลข 40
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
92
การตดตามการเปล2ยนแปลง (Track Changes)
การตดตามการเปล�ยนแปลงสามารถทาได 2 ลกษณะดวยกนคอ 1. Accept or Reject Changes: ยอมรบหรอปฏเสธการเปล�ยนแปลง 2. Highlight Changes: เนนเซลลท�มการเปล�ยนแปลง
Accept or Reject Changes
1. เลอกแทบ Tools, Track Changes, Accept or Reject Changes 2. ปรากฏกรอบโตตอบ ใหเลอกการเปล�ยนแปลงท�เกดข6นท6งหมด ดงรป
3. คลกปม OK 4. ปรากฏกรอบโตตอบ Accept or Reject Changes ดงรป
• Accept All: ยอมรบการเปล�ยนแปลงท6งหมด
• Reject All: ปฏเสธการเปล�ยนแปลงท6งหมด
• Accept: ยอมรบการเปล�ยนแปลงคร6 งละ 1 เซลล
• Reject: ปฏเสธการเปล�ยนแปลงคร6 งละ 1 เซลล
5. ตวอยางน6สมมตวาผเขยนกดปม Reject All ผลลพธท�ไดเปนดงรป
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
93
Highlight Changes
1. เลอกแทบ Tools, Track Changes, Highlight Changes 2. ปรากฏกรอบโตตอบ Highlight Changes ดงรป
• Highlight changes on screen: เนนการเปล�ยนแปลงบนหนาจอ
• List changes on a new sheet: แสดงประวตการเปล�ยนแปลงในชตใหม
3. คลกปม OK ปรากฏผลลพธ เซลลท�มการเปล�ยนแปลงจะถกเนนดงรป
4. เม�อผเขยนนาเมาสไปคลกท�เซลล B2 จะปรากฏ Comment โดยอตโนมต เพ�อบอกใหทราบวามการเปล�ยนแปลงแกไขขอมลในเซลลอยางไรบาง
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
94
Form Toolbars
Form เปนสวนท�ทาหนาท�ตดตอกบผใช (User Inter Face) เพ�อใหผใชงานมความสะดวกในการปอนขอมล เลอกขอมล สรปผลขอมล ฯลฯ
ในโปรแกรม Microsoft Excel ไดเตรยมเคร�องมอ Form สาหรบการออกแบบหนาตาการใชงานท�นบไดวามความยดหยน เพราะสามารถสราง Form รวมกบการคานวณไดอยางลงตวและรวดเรว เชน Form สาหรบการขาย/ส�งซ6อสนคา Form สรปขอมล เปนตน
แนะนาเคร2องมอ Form
กอนการออกแบบ Form ใน Program Microsoft Excel มความจาเปนทราบวาเคร�องมอแตละตวน6นทาหนาท�อะไร และใชงานอยางไร ข6นแรกใหเรยกเคร�องมอ Form ออกมากอนโดยเลอกแทบ View, Toolbars, Form
Label ใชสาหรบสรางขอความปายช�อ
• Edit Box ใชสาหรบแสดงผลขอความหรอตวเลข
• Group Box ใชสาหรบสรางกลม Check Box หรอ Option Button
• Button ใชสาหรบสรางปมกดเพ�อส�งใหไปรนโปรแกรมหรอ Macro
• Check Box ใชสาหรบสรางตวเลอก
• Option Button ใชสาหรบสรางตวเลอก
• List Box ใชสาหรบสรางรายการใหผใชคลกเลอก
• Combo Box ใชสาหรบสรางรายการใหผใชคลกเลอกในลกษณะ Dropdown List
• Scroll Bar ใชสาหรบใหผใชคลกเลอกในลกษณะแถบเล�อน
• Spinner ใชสาหรบใหผใชคลกเลอกในลกษณะไมมแถบเล�อน
โหมดการใชงานของเคร2องมอ Form
การใชงานเคร�องมอ Form สามารถทาไดในลกษณะการวาดรป น�นคอ คลกเลอกเคร�องมอท�ตองการ แลวนาไปวาดตรงตาแหนงท�ตองการ ซ�งหลงจากวาดเสรจแลว เคร�องมอ Form จะมโหมดการใชงาน 2 โหมดดวยกนคอ
1. โหมดออกแบบ (Design ) ใหคลกเมาสขวา 2. โหมดทางาน (Run) ใหคลกเมาสซาย
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
95
การออกแบบเคร2องมอ Form
เคร�องมอ Form มคณสมบตเฉพาะคอ ในการออกแบบการใชงานเคร�องมอ Form จะคนคาออกมาท� Cell Link ในรปแบบของ ตวเลข คาตรรกะ ซ�งเราสามารถนาคาท�ไดไปสรางการคานวณเพ�อใหไดแบบ Form ท�มความยดหยน ซ�งผเขยนขออธบายพรอมตวอยางดงตอไปน6
การออกแบบ Check Box
1. คลกเลอกเคร�องมอ Check Box 2. นาไปวาดตรงตาแหนงท�ตองการ และต6งช�อ Check Box ตามตองการดงรป
3. คลกขวาท� Check Box เลอก Format Control… 4. เลอกบตรรายการ Control แลวกาหนดคาดงรป
• Value: กาหนดคาเร�มตนวาเลอก หรอไมเลอก
• Cell link: กาหนด Cell link เพ�อนาคาไปคานวณตอ
• คลกปม OK 5. ผลลพธท�ไดจากการออกแบบใน Cell link ของ Check Box จะคนคาออกมาเปน True, False ตาม
สถานการณเลอก หรอไมเลอก ดงรป
6. นาคาท�ไดจาก Cell link ไปคานวณตอดงตวอยาง เชน ถาคาในเซลล B2 เปน True ใหแสดงผลลพธวา “เปนสมาชก” ถาคาในเซลล B2 เปน False ใหแสดงผลลพธวา “ไมเปนสมาชก” โดยใชฟงกชน IF เขามาตรวจสอบดงน6 =IF(B2=TRUE,"เปนสมาชก","ไมเปนสมาชก") ผลลพธท�ไดเปนดงรป
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
96
การออกแบบ Option Button
1. คลกเลอกเคร�องมอ Option Button 2. นาไปวาดตรงตาแหนงท�ตองการ และต6งช�อใหกบ Option Button ตามตองการ ดงรป
3. คลกขวาท� Option Button ตวใดตวหน�งกได เลอก Format Control… 4. เลอกบตรรายการ Control แลวกาหนดคาดงรป
• Value: กาหนดคาเร�มตนวาเลอก หรอไมเลอก
• Cell link: กาหนด Cell link เพ�อนาคาไปคานวณตอ
• คลกปม OK
5. ผลลพธท�ไดจากการออกแบบใน Cell link ของ Option Button จะคนคาออกมาเปนตวเลข 1หรอ 2 ตามลาดบ ดงรป
6. นาคาท�ไดจาก Cell link ไปคานวณตอดงตวอยาง เชน ถาคาในเซลล B2 เทากบ 1 ใหแสดงผลลพธวา “สมาชก” ถาคาในเซลล B2 เทากบ 2 ใหแสดงผลลพธวา “ไมใชสมาชก” โดยใชฟงกชน IF เขามาตรวจสอบดงน6 =IF(B2=1,"สมาชก","ไมใชสมาชก") ผลลพธท�ไดเปนดงรป
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
97
การออกแบบ Combo Box
1. สรางรายการท�ตองการนาไปใชทาเปน Dropdown List
2. คลกเลอกเคร�องมอ Combo Box 3. นาไปวาดตรงตาแหนงท�ตองการ
4. คลกขวาท� Combo Box ท�วาดไว แลวเลอกแทบยอย Format Control… 5. เลอกบตรรายการ Control แลวกาหนดคาดงรป
• Input range: เลอกชวงเซลลท�ตองการนาไปสรางรายการ
• Cell link: เลอกเซลล Link โดยในการเลอกขอมลจากกรายการตว Combo Box จะสงกลบคาตวเลขตามลาดบ (จากบนลงลาง โดยรายการท�อยบนสดจะใหคาเปนลาดบเลขท� 1)
• Drop down lines: กาหนดรายการขอมลท�ตองการใหปรากฏตอนคลกเลอกท� Combo Box
6. ผลลพธท�ไดจากการออกแบบใน Cell link ของ Combo Box จะสงกลบคาตวเลขตามลาดบ (จากบนลงลาง โดยรายการท�อยบนสดจะใหคาเปนลาดบเลขท� 1)
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
98
7. นาคาท�ไดจาก Cell link ไปคานวณตอดงตวอยาง เชน ถาคาในเซลล B1 เทากบ 1 ใหแสดงผลลพธ
วา “มกราคม” ถาคาในเซลล B1 เทากบ 2 ใหแสดงผลลพธวา “กมภาพนธ” ถาคาในเซลล B1 เทากบ 3 ใหแสดงผลลพธวา “มนาคม” โดยใชฟงกชน INDEX เขามาชวย โดยรปแบบของฟงกชน INDEX คอ =INDEX(ชวงขอมลท6งหมด, เซลล Link) ดงน6นในตวอยางน6สามารถใชฟงกชน INDEX เขามาชวยดงตวอยางน6 ท�เซลล C1 พมพ = INDEX(A2:A4, B1) ผลลพธท�ไดจะเปนดงรป
การออกแบบ Scroll Bar
กอนการสรางแบบ Form โดยใช Scroll Bar ผเขยนขอกลาวถงคณสมบตของ Scroll Bar ส6นๆ วา Scroll Bar น6นใชสาหรบกาหนดคาของชวงตวเลขเพ�อใหผใชงานคลกเลอกไดอยางสะดวก ซ�งการออกแบบ Scroll Bar สามารถทาไดดงน6
1. คลกเลอกเคร�องมอ Scroll Bar 2. นาไปวาดตรงตาแหนงท�ตองการ (สามารถวาดในแนวนอน หรอแนวต6งกได)
3. คลกขวาท� Scroll Bar ท�วาดไว แลวเลอกแทบยอย Format Control…
การออกแบบดวยเคร�องมอ List Box จะมลกษณะเชนเดยวกบเคร�องมอ Combo Box คอ
ไวสาหรบเลอกรายการ ซ�งขอแตกตางของเคร�องมอท6ง 2 คอ
• List Box: ขอมลสาหรบใหผใชเลอกจะแสดงใหเหนมากกวา 1 รายการ
• Combo Box: ขอมลสาหรบใหผใชเลอกจะแสดงใหแค 1 รายการ
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
99
4. เลอกบตรรายการ Control แลวกาหนดคาดงรป
• Current value: กาหนดคาตวเลขเร�มตน 0
• Minimum value: คาตวเลขนอยท�สด 0
• Maximum value: คาตวเลขมากท�สด 100
• Incremental change: เม�อคลกท� หรอ จะเพ�มคา/ลดคาคร6 งละ 1
• Page change: เม�อนาเมาสไปคลกบนพ6นท�ของ Scroll Bar จะเพ�มคาคร6งละ 10
• Cell link: เซลลท�แสดงผลลพธจากการเลอก Scroll Bar
5. ผลลพธท�ไดจากการออกแบบใน Cell link ของ Scroll Bar จะสงกลบคาของตวเลขตามชวงท�กาหนด
6. สามารถนาคาท�ไดจาก Cell link ไปคานวณตอเพ�อใหแสดงคาเปน % กสามารถทาได ดงรป
การออกแบบดวยเคร�องมอ Scroll Bar จะมลกษณะเชนเดยวกบเคร�องมอ Spinner คอ
ไวสาหรบกาหนดชวงตวเลข ซ�งขอแตกตางของเคร�องมอท6ง 2 คอ
• Scroll Bar: ม Page change
• Spinner: ไมม Page change
แบงปนการประยกตใช Excel ต�งแต ก-ฮ: สมเกยรต ชวยมาก
100
ตวอยางการประยกตใชเคร2องมอ Form
อธบายงานท2ตองการ
• สรปผลเลอกดเดอนท�สนใจ
• ใช Combo Box เลอกดขอมลแตละเดอน
• ใชฟงกชน INDEX แสดงขอมลจากเดอนท�เลอก
• นาขอมลท�เลอกไปสรางกราฟ ขEนตอนการสราง
1. เรยกเคร�องมอ Form ข6นมา (เลอกแทบ View, Toolbars, Forms) 2. เลอกเคร�องมอ Combo Box แลวนามาวาดลงบนชต 3. คลกขวาท� Combo Box เลอก Format Control กาหนดคาตามรป เสรจแลวคลกปม OK
4. คลกเซลล B2 แลวพมพ = INDEX(B5:B16,$A$2 เสรจแลว Copy สตรไปยงเซลล C2 และ D2 ตามลาดบ
5. นาขอมลในขอ 4 ไปสรางกราฟ
คานา
โปรแกรมในชด Microsoft Office แตละโปรแกรมกมความสามารถเพาะดานท�แตกตางกนออกไป
เชน Microsoft Word เกงทางดานประมวลผลคา Microsoft PowerPoint เกงทางดานงานนาเสนอ Microsoft Access เกงทางดานฐานขอมล และ Microsoft Excel เกงทางดานการคานวณ
โปรแกรม Microsoft Excel นบไดวาเปนโปรแกรมท�มความสามารถอนหลากหลายไมวาจะเปนความสามารถทางดานการคานวณ การวเคราะหขอมล การสรางฟอรม อกท6งยงม Macro (VBA) เพ�อสราง Application บน Microsoft Excel ไดอยางงายดายอกดวย
เน6อหาในหนงสอเลมน6 จะเปนการแนะนาการใชงาน Microsoft Excel ระดบกลาง (Intermediate Excel) โดยผเขยนใชโปรแกรม Microsoft Excel XP/2003 อธบายพรอมยกตวอยางแบบ Step by Step ประกอบดวยเน6อหา การคานวณดวยฟงกชน การบรหารขอมล การวเคราะหขอมล การปองกนขอมล การตดตามสตร และการใชเคร�องมอฟอรม ซ�งทานสามารถทาความเขาใจเน6อหาตางๆ ไดในเวลาอนรวดเรว และสามารถนาไปใชงานจรงไดอยางแนนอน
ผเขยนหวงวาเน6อหาตางๆ ท�ผเขยนนามาเสนอคงเปนประโยชนและเปนแนวทางสาหรบนาไปประยกตใชกบงานของทานไดเปนอยางด และหากเน6อหามขอผดพลาดหรอมความบกพรองประการใด ผเขยนขอนอมรบไวเพ�อปรบปรงตอไป
(ผเขยนขอขอบพระคณ อาจารยบญเลศ อรณพบลย, อาจารยวโรจน ทวชยนกลกจ ผซ� งใหความรแกผเขยน และใหคาปรกษาท�ดตลอดมา)
สมเกยรต ชวยมาก 1 กรกฎาคม 2554
สารบญ
หลกการคานวณใน Microsoft Excel ............................................................................................................ 1
การคานวณใน Excel ................................................................................................................................ 1
ตวดาเนนการทางดานคานวณ (Operator) ............................................................................................ 1
ตวดาเนนการคณตศาสตร (Arithmetic Operator) ........................................................................... 1
ลาดบความสาคญของเคร�องหมายคานวณ ............................................................................ 1
ตวดาเนนการเปรยบเทยบ (Comparison Operator) ......................................................................... 2
ตวดาเนนการเช�อมขอความ (Concatenate Operator) ..................................................................... 2
วธการคานวณหาผลลพธ ................................................................................................................. 2
การอางองตาแหนงเซลล ........................................................................................................................ 4
การอางองแบบสมพนธ (Relative References) ............................................................................... 4
การอางองแบบสมบรณ (Absolute References) .............................................................................. 5
การอางองแบบผสม (Relative & Absolute References) .................................................................. 6
การต6งช�อเซลล/กลมเซลล (Range Name) ............................................................................................ 7
การต6งช�อกลมเซลลแบบท� 1 (ต6งช�อตามหวตาราง) .................................................................... 7
การต6งช�อกลมเซลลแบบท� 2 (แบบกาหนดเอง) .......................................................................... 8
การเรยกใชช�อกลมเซลล .................................................................................................................. 9
การลบช�อกลมเซลล .......................................................................................................................... 9
การคานวณดวยฟงกชน (Function) ..................................................................................................... 10
ทาความเขาใจกอนใชงานฟงกชน ......................................................................................... 10
รปแบบของฟงกชน (Function) ...................................................................................................... 11
ทาความเขาใจสวนขยายในฟงกชน (Argument) ........................................................................ 11
ฟงกชนท�นยมใชงาน ................................................................................................................................... 12
ตวอยางการใชงานฟงกชน ............................................................................................................ 13
จดกลมฟงกชนใหม ............................................................................................................................... 13
ฟงกชนเก�ยวกบตวเลข ROUND, ROUNDUP, ROUNDDOWN, CEILING, FLOOR, INT, TRUNC, MOD ................................................................................................................................................................ 14
ฟงกชน ABS (คาบวก) ........................................................................................................................... 14
ฟงกชน MOD (หาจานวนเศษท�เหลอจากการหาร) ......................................................................... 14
ฟงกชน INT (ตดเอาเฉพาะตวเลขจานวนเตม) ................................................................................. 14
ฟงกชน TRUNC (ตดเอาตวเลขตามตาแหนงท�ระบ) ....................................................................... 14
ฟงกชน ROUND (ปดตามหลก >=5 ปดข6น <5 ปดลง) ..................................................................... 15
ฟงกชน ROUNDUP (ปดข6น) ................................................................................................................ 15
ฟงกชน ROUNDDOWN (ปดลง) .......................................................................................................... 15
ฟงกชน CEILING (ปดข6นใหลงทายดวยตวเลขท�ตองการ) ............................................................ 15
ฟงกชน FLOOR (ปดลงใหลงทายดวยตวเลขท�ตองการ) ............................................................... 15
ฟงกชนเก�ยวกบขอความ เชน LOWER, UPPER, PROPER, RIGHT, LEFT, TEXT TO COLUMN, CONCATENATE ........................................................................................................................................... 16
ฟงกชนรวมขอความ (CONCATENATE) ........................................................................................... 16
ฟงกชนแบงขอความ (Text to Column) ............................................................................................... 16
ฟงกชน LOWER (ตวพมพเลก) ............................................................................................................ 16
ฟงกชน UPPER (ตวพมพใหญ) ........................................................................................................... 16
ฟงกชน PROPER (ข6นตนคาดวยตวพมพใหญ) ................................................................................ 16
ฟงกชน LEN (นบจานวนอกขระ) ....................................................................................................... 17
ฟงกชน TRIM (ใหเหลอ 1 เคาะวรรค) ............................................................................................... 17
ฟงกชน LEFT (ตองการขอความตามจานวนท�ระบ นบจากซาย) .............................................. 17
ฟงกชน RIGHT (ตองการขอความตามจานวนท�ระบ นบจากขวา) .............................................. 17
ฟงกชน MID (ตองการขอความตามจานวนท�ระบ นบจากตาแหนงท�ระบ) .............................. 17
ฟงกชนเก�ยวกบวนท� Date, Year, Month, Day, DateDif ............................................................................ 18
ฟงกชน YEAR (แสดงป) ....................................................................................................................... 18
ฟงกชน MONTH (แสดงเดอน) ............................................................................................................ 18
ฟงกชน DAY (แสดงวน) ...................................................................................................................... 18
ฟงกชน DATE (แปลงขอมลใหเปนวนท� ป, เดอน, วน) ................................................................. 18
ฟงกชน DATEDIF (คานวณอายแบบ ป, เดอนวน) .......................................................................... 18
รปแบบของ IF, OR, AND, COUNTIF, SUMIF .......................................................................................... 19
ฟงกชน IF 2 คาตอบ ............................................................................................................................. 19
ฟงกชน IF มากกวา 2 คาตอบ ............................................................................................................. 19
ฟงกชน OR .............................................................................................................................................. 19
ฟงกชน AND ........................................................................................................................................... 19
ฟงกชน IF ซอน OR ............................................................................................................................... 20
ฟงกชน IF ซอน AND ............................................................................................................................ 20
ฟงกชน COUNTIF .................................................................................................................................. 20
ฟงกชน SUMIF ....................................................................................................................................... 20
ฟงกชน AVERAGEIF ............................................................................................................................. 20
ฟงกชนคนหาขอมล VLOOKUP, MATCH, INDEX ................................................................................. 21
ฟงกชน VLOOKUP ................................................................................................................................ 21
ฟงกชน HLOOKUP ................................................................................................................................ 21
ฟงกชน ISNA .......................................................................................................................................... 21
ฟงกชน MATCH ..................................................................................................................................... 21
ฟงกชน INDEX ....................................................................................................................................... 21
ตวอยางการใชฟงกชน .......................................................................................................................... 22
ฟงกชน IF ................................................................................................................................................ 22
รปแบบฟงกชน IF ..................................................................................................................... 22
ฟงกชน IF ซอน IF ................................................................................................................................. 24
ฟงกชน MAXIF/MINIF .......................................................................................................................... 25
ฟงกชน COUNT ...................................................................................................................................... 26
ฟงกชน COUNTA ................................................................................................................................... 26
ฟงกชน COUNTBLANK ........................................................................................................................ 26
ฟงกชน COUNTIF .................................................................................................................................. 28
ฟงกชน SUMIF ................................................................................................................................. 29
ฟงกชน AVERAGEIF ....................................................................................................................... 30
ฟงกชนปดเศษ ........................................................................................................................................ 31
ฟงกชน ROUND ............................................................................................................................... 31
ฟงกชน INT ....................................................................................................................................... 32
ฟงกชน TRUNC ................................................................................................................................ 32
ฟงกชนคนหาขอมล .............................................................................................................................. 33
ฟงกชน VLOOKUP .......................................................................................................................... 33
ตวอยางการใชงานฟงกชน VLOOKUP ........................................................................................ 37
ฟงกชน ISERROR ............................................................................................................................ 38
ฟงกชน IFISERROR ......................................................................................................................... 39
ฟงกชนเก�ยวกบขอความ ...................................................................................................................... 40
ฟงกชน LEN ...................................................................................................................................... 40
ฟงกชน UPPER ................................................................................................................................. 40
ฟงกชน LOWER ............................................................................................................................... 41
ฟงกชน PROPER .............................................................................................................................. 41
ฟงกชน LEFT .................................................................................................................................... 42
ฟงกชน CONCATENATE ...................................................................................................................... 43
Data Text to Column ................................................................................................................................. 44
ข6นตอนการใชงาน Text to Column ................................................................................................ 44
Data Validation ............................................................................................................................................... 46
สรางรายการดวย Dropdown List .................................................................................................... 48
Data Validation แบบ Custom ........................................................................................................... 49
Conditional Formatting ................................................................................................................................... 50
การวเคราะหขอมลดวย What-If Analysis ................................................................................................. 51
การวเคราะหหาเปาหมาย (Goal Seek) ................................................................................................ 51
ตวอยางการวเคราะหหาเปาหมาย ................................................................................................ 51
การวเคราะหขอมลเชงตาราง (Data Table) ......................................................................................... 53
ตวอยางการวเคราะหขอมลเชงตารางแบบทางเดยว ................................................................ 53
ตวอยางการวเคราะหขอมลเชงตารางแบบ 2 ทาง ..................................................................... 55
การวเคราะหสถานการณสมมต (Scenarios) ...................................................................................... 57
การวเคราะหขอมลดวย Analysis ToolPak ................................................................................................ 60
กราฟ (Chart) .................................................................................................................................................. 61
สวนประกอบของกราฟ ....................................................................................................................... 61
ชนดของกราฟ ........................................................................................................................................ 62
ข6นตอนการสรางกราฟ ......................................................................................................................... 64
เคร�องมอ Chart Tools .............................................................................................................................. 64
เคร�องมอในกลม Design ................................................................................................................. 65
เคร�องมอในกลม Layout ................................................................................................................. 65
เคร�องมอในกลม Format ................................................................................................................. 65
วธการเพ�มแกน Y ท�สอง (แกน Y สองแกน) .............................................................................. 65
วธการเพ�มขอมลท�แกน X (Horizontal Axis Label) ...................................................................... 66
ฐานขอมล (Database) ................................................................................................................................... 67
ฐานขอมล (Database) คออะไร ............................................................................................................. 67
ทาความเขาใจฐานขอมล ................................................................................................................ 67
ฐานขอมลท�ดควรเปนอยางไร............................................................................................................. 67
ขอดของการจดเกบขอมลในรปแบบฐานขอมล ....................................................................... 68
Pivot Table ...................................................................................................................................................... 69
Pivot Table คอ อะไร .............................................................................................................................. 69
ความสามารถของ Pivot Table .............................................................................................................. 69
แนวคดของ Pivot Table ......................................................................................................................... 69
ข6นตอนการทา Pivot Table .................................................................................................................... 70
เคร�องมอ PivotTable Tools ..................................................................................................................... 71
เคร�องมอ Options .............................................................................................................................. 71
เคร�องมอ Design ............................................................................................................................... 71
การกรองขอมลดวย AutoFilter ............................................................................................................. 72
การกรองขอมลดวย Advanced Filter ................................................................................................... 73
การจดเรยงขอมล (Sorting) ................................................................................................................... 74
การจดกลมและผลรวมยอย (Group & Sub Totals) ............................................................................ 75
การรวมขอมล (Consolidate) .................................................................................................................. 76
F5 -> Special ชวยเลอกขอมล ...................................................................................................................... 77
การใชงานอ�นๆ ............................................................................................................................................. 79
การตดตามสตร ............................................................................................................................................ 79
Trace Dependents ........................................................................................................................... 80
Remove Dependent Arrows ............................................................................................................. 81
Trace Precedents ............................................................................................................................. 82
Remove Precedent Arrows ............................................................................................................... 83
Trace Error ......................................................................................................................................... 84
Formula Auditing Mode ........................................................................................................................... 85
Formula Auditing Mode ........................................................................................................................... 85
Comment ............................................................................................................................................ 85
การปองกนขอมลใน Excel ......................................................................................................................... 86
การปองกนขอมลใน Excel แบงเปน 4 ระดบคอ ............................................................................. 86
การปองกนระดบไฟล .......................................................................................................................... 86
การปองกนระดบไฟล เปนการปองกนตอนเปดไฟล โดยหากไมทราบ Password กไมสามารถเปดไฟล หรอแกไขไฟลได ข6นตอนการปองกนระดบไฟลทาไดดงน6 ............................................. 86
การปองกนระดบ WorkBook ................................................................................................................ 87
การปองกนระดบ WorkBook เปนการปองกนส�งท�อยใน WorkBook เชน หามเปล�ยนช�อ WorkSheet หามยอหรอขยายหนาตาง ข6นตอนการปองกนระดบ WorkBook ทาไดดงน6 ................ 87
การปองกนระดบ WorkSheet................................................................................................................ 88
การปองกนระดบ WorkSheet เปนการปองกนส�งท�อยใน WorkSheet เชน หามแกไขเซลล, หามแทรกแถวหรอคอลมน สามารถทาไดตามข6นตอนตอไปน6 ................................................................ 88
การปองกนระดบ Cell ........................................................................................................................... 88
หากตองการใหผใชงานกรอกขอมลเฉพาะบางเซลล (ยกเลกการ Lock เฉพาะบางเซลล) สามารถทาไดดงตอไปน6 ........................................................................................................................................... 88
การ Share Workbook ..................................................................................................................................... 90
การเปดการ Share Workbook ................................................................................................................. 90
เปล�ยนแปลง/แกไข Workbook ............................................................................................................. 91
การตดตามการเปล�ยนแปลง (Track Changes) ................................................................................... 92
Accept or Reject Changes ................................................................................................................... 92
Highlight Changes .............................................................................................................................. 93
Form Toolbars ................................................................................................................................................. 94
แนะนาเคร�องมอ Form .......................................................................................................................... 94
โหมดการใชงานของเคร�องมอ Form ................................................................................................. 94
การออกแบบเคร�องมอ Form ................................................................................................................ 95
การออกแบบ Check Box ................................................................................................................. 95
การออกแบบ Option Button ............................................................................................................ 96
การออกแบบ Combo Box ................................................................................................................ 97
การออกแบบ Scroll Bar ................................................................................................................... 98
ตวอยางการประยกตใชเคร�องมอ Form ............................................................................................. 99
ตวอยางการประยกตใชเคร�องมอ Form ........................................................................................... 100
สมเกยรต ชวยมาก