Секреты деловой email-переписки
TRANSCRIPT
Секреты деловой email-переписки
Артем Туровец, Небо
www.nebopro.ru
2
• Рабочая переписка менеджера• e-mail: лицо компании• e-mail: рабочий инструмент• e-mail: мощный отвлекающий фактор
• Не применяется• Рекламные рассылки (Свои правила, рекомендации,
эксперты)• Работа служб поддержки и клиентских служб
О чем вебинар
3
• Кому - основной адресат• Копия - кого еще хотим уведомить• Массовые рассылки: строго через скрытые копии
Оформление: получатель
4
Неправильно:•"Небо"•Пустая тема•Призывные заголовки как в рекламных рассылках
Правильно:•Для внешних корреспондентов: Небо: <содержание
темы>•Для внутренних корреспондентов: <содержание
темы>
Оформление: тема
5
Пустая тема
6
Тема «Небо»
7
Невежливо?
Вежливо, но тратить время собеседника?
Рекомендация–1 письмо в день: Здравствуйте, Имя!–2 и последущие письма в день: Имя, ...
К кому обращаться по имени, Если получателей >1?
–Поле "Кому"
Текст письма: обращение
8
Соответствие цели письма–Хотим чего-то от корреспондента? •Призыв к действию!•Имя, прошу Вас...•Фишка: умолчания
–Отчетное письмо?–Какие еще письма Вы отправляете?
Частые ошибки–Непонятный язык–Многословие–Отсутствие призыва к действию, когда чего-то
хотим.
Текст письма
9
Подпись–Автоподпись–Контакты в подписи?
Цитирование–Вставить курсор и подпись ПЕРЕД цитируемым
текстом
Текст письма
10
Размер
Имя вложения–Понятное и приемлемое для получателя
•Неправильно: Для Феди•Правильно: ДляФедораМихайловича•Идеально: Небо_КомПред
Тип (расширение)–Прочитается ли файл у собеседника?
Вложения
11
Неправильно:–По уведомлениям
Идеально:–два раза в день + в паузах
По факту:–Два раза в день + при активной переписке
Порядок разбора почты
12
Зачем это–Входящие - не планировщик!–Мусор на столе
Алгоритм разбора почты–Можно сразу удалить?–<3х минут на ответ? = Отвечаем сразу–>3 минут на ответ? = В задачи или в позже–После обработки:•Заставляем себя удалить это письмо•Если жалко: в соответствующую папку
ZERO INBOX
13
0_Позже: Для тех, у кого нет отдельного планировщика задач
1_Справ: Например: пароли, электронные билеты (до поездки), справочная информация
2_Проекты: Текущие проекты
3_Музей: То что жалко выкинуть и старые проекты
4_Документы: Архив, Например: электронные билеты (после поездки)
5_Знания: Познавательные рассылки
Структура папок
14
Фильтры только для массовых входящих (redmine, payonline)– Остальное обрабатываем сознательно!
Автоматически помечать сообщения как прочитанные: НЕТ!
Уведомления: Лучше вообще без них!
Автоматизация
15
• Вася Кислый: www.time-mngmnt.narod.ru/– GTD понятным языком
• Глеб Архангельский (Тайм драйв)– Разделение задач жесткие-мягкие
• Help к вашему почтовому клиенту)
Что еще почитать
