LAPORAN OBSERVASI PADA BADAN ARSIP PROVINSI SUMATERA UTARA

OLEH:

130709031 DARA AYU PRISCILLA

130709061 FAUZA ARIFAH RAMBE

130709071 SISKA VITASARI P. SINURAT

130709073 SEI MARINA BR. KARO

130709075 RASMILA

130709079 DESSY ARYATY TARIGAN

130709085 FI AMRINA FADHLINA

130709093 CLODIA GRESIA TARIGAN

130709097 ANISA KRISTIANI TARIGAN

130709099 DINA WINDYA PUTRI

KELAS A

JURUSAN S-1 ILMU PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ILMU BUDAYA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

2015

KATA PENGANTAR

Puji syukur penyusun panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat

rahmat-Nya kami bisa menyelesaikan makalah hasil observasi pada Badan Arsip Provinsi

Sumatera Utara.

Kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu sehingga

makalah ini dapat diselesaikan tepat pada waktunya. Makalah ini masih jauh dari sempurna,

oleh karena itu, kritik dan saran yang bersifat membangun sangat kami harapkan demi

sempurnanya makalah ini.

Semoga makalah ini memberikan informasi bagi mahasiswa dan bermanfaat untuk

pengembangan wawasan dan peningkatan ilmu pengetahuan bagi kita semua.

Medan, 29 September 2015

Penyusun

i

Latar Belakang Observasi

Pusat Arsip Provinsi Sumatera Utara adalah sebuah wadah yang digunakan untuk

menyimpan ataupun merawat sampai melestarikan arsip. Sehingga, arsip menjadi terawat dan

tidak rusak. Pusat Arsip juga dapat digunakan untuk meneliti dan mempelajari lebih lanjut

tentang arsip. Banyaknya keperluan akan informasi yang ada dalam arsip mendorong Pusat

Arsip Sumatera Utara menjadi sangat berguna.

Observasi yang telah dilakukan di Pusat Arsip Provinsi Sumatera Utara adalah untuk

mengetahui sejarah Pusat Arsip Provinsi Sumatera Utara dan koleksi apa saja yang ada

didalamnya. Dengan adanya observasi yang dilakukan diharapkan dapat menambah

pengetahuan akan arsip termasuk cara melestarikan arsip, perawatan, dan pengolahan dengan

baik dan benar sehingga informasi dapat digunakan sesuai kebutuhan pengguna.

Tujuan Observasi

Tujuan dilakukannya observasi di Pusat Arsip Provinsi Sumatera Utara adalah untuk

mengetahui kinerja perawatan dan pelestarian arsip serta mengenal koleksi-koleksi yang ada

didalamnya. Arsip merupakan informasi yang disimpan dan dapat digunakan kembali untuk

melengkapi sesuatu yang belum diketahui. Pusat Arsip Provinsi Sumatera Utara diharapkan

dapat menambah ilmu pengetahuan dan memperkaya informasi bagi penggunanya.

1

Sejarah Singkat Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Provinsi

Sumatera Utara

Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara awalnya

didirikan pada tanggal 1 Agustus 1956 dengan nama Perpustakaan Negara Provinsi Sumatera

Utara, yang bertugas untuk melayani keperluan pemerintah maupun masyarakat umum

berupa buku majalah, dan sejenisnya. Sekalipun Perpustakaan Negara Provsu didirikan tahun

1956, berdasarkan Surat Keputusan Menteri Pendidikan Pengajaran dan Kebudayaan No.

4762/S/1956, peresmiannya baru dilakasanakan pada tahun 1957.

Berdasarkan Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No. 0199/1997

tertanggal 23 Juni 1978 Perpustakaan Negara berubah menjadi Perpustakaan Wilayah

Sumatera Utara. Setahun kemudian Menteri Pendidikan dan Kebudayaan menerbitkan Surat

Keputusan No. 095/0/1979 bahwa Perpustakaan Wilayah Sumatera Utara termasuk kriteria

Tipe B karena koleksinya kurang dari 20.000 judul.

Dalam perkembangan selanjutnya berdasarkan Keppres No. 11 tahun 1989 tertanggal

6 Maret 1989 Perpustakaan Daerah, merupakan satuan organisasi di lingkungan Perpustakaan

Nasional RI yang berada di Kota Provinsi Sumatera Utara. Adapun tugas dan fungsi diatur

oleh Perpustakaan Nasioanal RI melalui Keputusan kepala Perpustakaan Nasional No.

001/RG/1990 tertanggal 21 September 1990.

Dengan dikeluarkannya Keppres No. 50 tahun 1997 tentang Perpustakaan Nasional

RI tertanggal 29 Desember 1997 Perpustakaan Daerah Sumatera Utara berubah nama

menjadi Perpustakaan Nasional Provinsi Sumatera Utara. Melalui Keputusan Kepala

Perpustakaan Nasional RI No. 44 tahun 1998 tentang Organisasi dan Tata Kerja Perpustakaan

Nasional RI tertanggal 23 Juli 1988 ditegaskan bahwa Perpustakaan Nsional Provinsi

Sumatera Utara termasuk Tipe A dengan eselon II a.

Setelah menjadi perangkat Daerah Provinsi Sumatera Utara , Perpustakaan Nasional

Provinsi Sumatera Utara berdasarkan Peraturan Daerah No. 4 tahun 2000 berubah mejadi

Badan Perpustakaan Arsip, dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara.

2

Kemudian Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara

ditetapkan sebagai salah satu Lembaga Teknis Daerah sesuai dengan Peraturan Daerah

Provinsi Sumatera Utara Nomor 9 tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga

Teknis Daerah Provinsi Sumatera Utara dan berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 38 Tahun

2007 bahwa Perpustakaan dan Kearsipan merupakan unsur urusan wajib Pemerintah,

dipimpin oleh seorang Kepala Badan berkedudukan dibawah dan bertanggungjawab kepada

Gubernur Sumatera Utara melalui Sekretaris Daerah, maka Badan Perpustakaan Arsip dan

Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara senantiasa berupaya melakukan perbaikan dan

revitalisasi sesuai dengan tuntutan perubahan yang terjadi.

Sebagai implementasi dan kondisi tersebut Badan Perpustakaan Arsip dan

Dokumentasi berupaya melaksanakan penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan agar

dapat berlangsung secara efisien, efektif, bersih dan bertanggungjawab serta bebas dari

korupsi, kolusi, dan nepotisme.

Visi dan Misi Kantor Arsip:

Visi Kantor Arsip Daerah:

Menjadi lembaga pengembangan perpustakaan, peningkatan sumber daya manusia dan

aman arsip.

Misi Kantor Arsip Daerah

Mengumpulkan dan menyelamatkan karya tulis dan naskah-naskah/dokumen Intansi

Pemerintah Kabupaten Mandailing Natal;

Meningkatkan promosi gemar budaya baca dan masyarakat sadar arsip;

Meningkatkan pelayanan bagi pemustaka dan pengguna arsip guna mendukung kegiatan

menulis, meneliti, berdiskusi dan wisata baca;

Meningkatkan pembinaan dan pengembangan semua jenis perpustakaan Kecamatan,

Desa/Kelurahan dan kearsipan pada instansi pemerintah;

Mendorong pengembangan kualitas sumber daya manusia guna mendukung tata

pemerintahan yang baik.

3

Profil Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah

Nama Unit : Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah

Alamat kantor : Jl.Willem Iskandar

Tugas dan Fungsi :

A. Sub bagian tata usaha mempunyai tugas dan fungsi :

Pengkoordinasian dan penyiapan bahan perumusan kebijakan dan program kegiatan

dibidang perpustakaan dan arsip daerah, progra dan kegiatan dinas, serta pelaksanaan urusan

administrasi ketatausahaan, kepegawaian, keuangan rumah tangga dan perlengkapan,

perencanaan, evaluasi dan pelaporan.

Koordinasi dan pengumpulan bahan perumusan kebijakan dan program kegiatan

dibidang perpustakaan dan kearsipan daerah;

Pelaksanaan urusan administrasi ketatausahaan dan kearsipan serta urusan rumah

tangga, perlengkapan dan sarana dan prasarana kantor;

Pelaksanaan urusan administrasi kepegawaian;

Pelaksanaan urusan pengelolaan dan pertanggung jawaban keuangan;

Pengkoordinasian dan penyusunan program dan kegiatan kantor;

Melakukan evaluasi dan pelaporan atas pelaksanaan program dan kegiatan kantor;

Pemberian masukan yang perlu kepada atasan sesuai dengan bidang tugas dan

fungsinya;

Pelaporan dan pertanggung jawaban atas pelaksanaan tugas dan atasan;

Pelaksanaan tugas lainnya yang diberikan kepada atasan.

B. Seksi Pembinaan dan Pelayanan Perpustakaan mempunyai tugas dan fungsi :

Melaksanakan penyusunan kebijakan dan program serta penyelenggaraan urusan

pembinaan dan pelayanan perpustakaan

Penyiapan bahan perumusan kebijakan dan program di bidang pembinaan dan

pelayanan perpustakaan.

Pelaksanaan pelayanan dan pendataan referensi;

4

Pelaksanaan pengembangan dan pembinaan organisasi perpustakaan;

Koordinasi, fasilitasi dan pelaksanaan penyediaan dan pemenuhan sarana dan prasarana

perpustakaan;

Pembinaan dan pengembangan sumber daya manusia dibidang perpustakaan.

Sosialisasi dan penyuluhan dibidang perpustakaan;

Pelaksanaan pelayanan, pengelolaan dan pengembangan perpustakaan umum daerah;

Pemberian masukan yang perlu kepada atasan sesuai bidang tugas dan fungsinya;

Pelaporan dan pertanggung jawaban atas pelaksanaan tugas kepada atasan;

Pelaksanaan tugas lainnya yang diberikan oleh atasan.

C. Seksi Pembinan Mutu, Kerja Sama dan Teknologi Informasi mempunyai tugas dan

fungsi :

Melaksakan penyusunan kebijakan dan program serta penyelenggaraan urusan dibidang

pembinaan mutu kerja sama dan teknologi informasi;

Penyiapan bahan perumusan kebijakan dan program di bidang pembinaan dan

pelayanan perpustakaan;

Pelaksanaan pembinaan mutu bahan pustaka;

Pengumpulan dan pelestarian bahan pustaka koleksi lokal;

Pengembangan dan pembinaan budaya dan minat baca masyarakat;

Monitoring dan evaluasi program pengembangan perpustakaan;

Koordinasi, fasilitasi, pembinaan dan penyelenggaraan kerja sama pengembangan

perpustakaan lingkup kecamatan, desa / kelurahan, sekolah serta pesantren;

Penyelenggaraan dan pengembangan kerja sama di bidang perpustakaan dengan

Instansi lainnya;

Pelaksanaan pembentukan dan pengelolaan jaringan informasi perpustakaan;

Pemberian masukan yang perlu kepada atasan sesuai bidang tugas dan fungsinya;

Pelaksanaan tugas lainnya yang di berikan oleh atasan;

D. Seksi Pembinaan Pengelolaan Arsip Daerah mempunyai tugas dan fungsi :

Melaksanakan penyusunan kebijakan dan program serta penyelenggaraan urusan

dibidang pembinaan dan pengelolaan kearsipan daerah.

5

Penyiapan bahan perumusan kebijakan dan program dibidang pembinaan dan

pengelolaan kearsipan daerah;

Penyiapan bahan penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan sistim kearsipan;

Menyiapkan bahan penetapan peraturan dan kebijakan serta penyelenggaraan

pengelolaan kearsipan dinamis;

Menyiapkan bahan penetapan peraturan dan kebijakan serta penyelenggaraan

pengelolaan kearsipan statis;

Menyiapkan bahan penetapan peratuaran dan kebijakan serta penyelenggaraan jaringan

kearsipan;

Menyiapkan bahan penetapan peraturan dan kebijakan serta penyelenggaraan

pengembangan sumber daya manusia kearsipan;

Menyiapkan bahan penetapan peraturan dan kebijakan penggunaan serta penyediaan

dan perawatan sarana dan prasarana kearsipan;

Melaksanakan pembinaan kearsipan terhadap perangkat- perangkat daerah Badan

Usaha Milik Daerah Kabupaten/Desa;

Melaksanakan pengelolaan arsip statis daerah kabupaten, badan usaha milik daerah

kabupaten, perusahaan swasta dan perorangan berskala kabupaten;

Melaksanakan pengawasan/ supervise terhadap penyelenggaraan kearsipan perangkat

daerah kabupaten dan desa.

6

7

Koleksi Arsip Statis pada Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Provinsi

Sumatera Utara

Koleksi yang ada di Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Daerah yaitu, Arsip

Lembaga Negara/ Badan Pemerintah, berupa :

a. Semua kebijakan atau semua keputusan pimpinan Lembaga Negara/ Badan Pemerintah

yang bersifat pengaturan, semua naskah yang ditandatangani oleh pimpinan Lembaga

Negara dan Badan Pemerintah, misalnya :

Undang-undang

Peraturan Pemerintah Pengganti UU

Peraturan Pemerintah

Perpres/ Keppres

Inpres

b. Bukti Keberadaan Suatu Instansi :

- Struktur Organisasi dan Tata Kerja

- Keputusan Presiden tentang Pengangkatan Pejabat Eselon I

- Keputusan Presiden tentang Pengangkatan Pejabat Negara/Publik

- Pedoman Ketatalaksanaan

- Pendirian Organisasi

c. Bukti tentang prestasi kinerja instansi, arsip yang isi informasinya mencerminkan

prestasi kinerja instansi yang bersangkutan, misalnya :

- Laporan hasil penelitian yang mencerminkan prestasi ilmiah

- Produk Karakteristik yang bernilai budaya, ilmiah, teknologi atau kemanusiaan

- Rancang Bangun Jembatan

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR......................................................................................................... i

DAFTAR ISI....................................................................................................................... ii

LATAR BELAKANG OBSERVASI.................................................................................. 1

TUJUAN OBSERVASI...................................................................................................... 1

SEJARAH BPAD................................................................................................................ 2

VISI DAN MISI.................................................................................................................. 3

PROFIL KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP....................................................... 4

STRUKTUR ORGANISASI BPAD................................................................................... 7

KOLEKSI ARSIP STATIS BPAD...................................................................................... 8

ii