˘ ˇˆ · audit committee guide february 2004 7 characteristics of an effective audit committee:...

74
understanding@kpmg KPMG Audit Committee Guide. You can never completely eliminate risk... but you can manage it.

Upload: others

Post on 22-May-2020

4 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

����������������

����������

����

All information provided here is of general nature and is not intended to be an opinion of the firm on any subject. Although weendeavour to ensure its accuracy and timeliness, no one should act upon it without appropriate professional advice after athorough examination of the facts of the particular situation.

The content of this publication is copyright with all rights reserved. Portions may be reprinted with acknowledgement to thefirm. We would appreciate being notified of any reproduction.

© 2004 KPMG, the Malaysian member firm of KPMG International, a Swiss cooperative Association. All right reserved. Printed inMalaysia.

��

��������

���

�����������

����������� ������������������������� �������� ���������������������� �������

50%Y606275 C 606240%80%M 75 6062 M75 60627540%80%C 606275TRAPPINGK 6062C 75M 606240%80%K C M7550% 60 K627540%80%YK YY

15121086

BLACK MAGENTA CYAN YELLOW50%Y606275 C 606240%80%M 75 6062 M75 60627540%80%C 606275TRAPPINGK 6062C 75M 606240%80%K C M7550% 60 K627540%80%YK YY

15121086

BLACK MAGENTA CYAN YELLOW50%Y606275 C 606240%80%M 75 6062 M75 60627540%80%C 606275TRAPPINGK 6062C 75M 606240%80%K C M7550% 60 K627540%80%YK YY

15121086

BLACK MAGENTA CYAN YELLOW

00cover final(A3).p65 2/24/2004, 9:37 AM1

Page 2: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

Denial is not an option. Risk is a vital ingredient tobusiness success and makes a return possible. The abilityto manage the impact of risk is crucial to that success.However, it’s not our role to make the case for risk.

Just don’t underestimate it.Our role, and the purpose of this publication, is to educatethose responsible for determining risk appetite andmanaging risk by providing specialist advice and adegree of inspiration.

Denial is not an option. Risk is a vital ingredient tobusiness success and makes a return possible. The abilityto manage the impact of risk is crucial to that success.However, it’s not our role to make the case for risk.

Just don’t underestimate it.Our role, and the purpose of this publication, is to educatethose responsible for determining risk appetite andmanaging risk by providing professional advice and adegree of inspiration.

50%Y606275 C 606240%80%M 75 6062 M75 60627540%80%C 606275TRAPPINGK 6062C 75M 606240%80%K C M7550% 60 K627540%80%YK YY

15121086

BLACK MAGENTA CYAN YELLOW50%Y606275 C 606240%80%M 75 6062 M75 60627540%80%C 606275TRAPPINGK 6062C 75M 606240%80%K C M7550% 60 K627540%80%YK YY

15121086

BLACK MAGENTA CYAN YELLOW

00cover final(A3).p65 2/24/2004, 9:37 AM2

Page 3: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority
Page 4: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

��������������� ������� ������ � ��������� �� ��� �

��������

“Audit committees mustadvocate effective corporategovernance as this increasesmarket confidence in theintegrity of financialreporting and substantialbusiness performance.”

����������������� ����� � ���������� � ��� �������������

“Effective and properlystructured audit committeesare essential in supportingboard performance by settingthe right culture andproviding appropriate tonefrom the top.”

“The audit committee has a critical role in supporting the

assessing the risk and control environment, overseeing financial

and regulatory environment is becoming increasingly complex, the pace

to issue this guide as a practical means of supporting audit committees.

������� ��!����� ������� ������������� ��������

“Audit committees play apivotal role in assistingthe boards to respond toa rapidly evolvingaccounting, reportingand governance environment.”

Page 5: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

� �����"������ ����� � ���������� � ��� ��� ����

“Audit committees need tooperate within a frameworkthat ensures it can leveragecorporate governance to helpdrive business performanceand compliance with theapplicable rules andregulations.”

������ �#�������� ����� � ���������� � ��� �������������

“Through the auditcommittees, boards will haveincreased assurance that theappropriate policies,processes and resources arein place to enable boards toact decisively on governance,internal control and riskmanagement matters.”

board to ensure strong corporate governance. It is responsible for

reporting, and evaluating the audit process. All this while, the business

of change and pressure on directors remains relentless. KPMG is proud

I trust you find this guide most useful.”��������������� ������� �����������������

Page 6: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

$% &����'��'��"(� ��)"��'*'�+ #���,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,-

-% ���+����+"(����� ,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,.2.1 Key responsibilities..............................................2.1.1 Assessing the risk and control environment.... 52.1.2 Overseeing financial reporting...........................6

2.1.3 Evaluating the audit process..............................62.2 Characteristics of an effective audit

committee............................................................7

/% �� ��(�� ������&�'� �0���#���������' '��,,13.1 Risk.......................................................................93.1.1 Risk management framework.......................... 10

3.1.2 The audit committee and risk management...103.2 Control framework............................................ 11

3.2.1 The audit committee and the controlframework..........................................................11

2% ��������� "��(��''&,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,, $/4.1 Reporting to shareholders................................13

4.2 The audit committee and financialreporting.....................................................14

4.3 Emerging issues-the changing financialreporting model.................................................14

4.3.1 International Financial Reporting Standards(IFRS)..................................................................14

4.3.2 Sustainability and special interest reports......144.3.3 Comprehensive business performance

reporting model.................................................154.3.4 Continuous disclosure requirements............. 15

.% � '������0����)"����0' '��*�'3,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,$45.1 The audit committee and internal audit..........16

5.1.1 The internal audit plan......................................165.1.2 Resourcing.........................................................16

5.1.3 Communication.................................................165.1.4 Evaluation internal audit...................................17

5.2 External audit.....................................................175.2.1 What is a financial statement audit?.............. 17

5.2.2 Audit versus review..................................... 175.2.3 The audit committee and external audit.......... 17

4% �''���� #�������� #'+���',,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,-$6.1 External audit.............................................. 216.1.1 Independence safeguards..............................22

6.2 Internal audit...............................................236.3 Other auditors or review agents.................... 23

6.4 Guidance on prohibitions and safeguards........23

���������������������������������������������

5% '��(����� #'����# ���6,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,-.7.1 Establishing an audit committee.................... 257.2 Charter........................................................25

7.3 Composition................................................ 267.3.1 Independence of members.............................26

7.3.2 Qualifications of members............................277.3.3 Personal qualities of members.......................28

7.4 Role of the audit committee chair...................287.5 Committee secretary....................................28

7.6 Audit committee relationships andcommunication.............................................28

7.6.1 Relationship with the full board......................297.6.2 Relationship with management.......................29

7.6.3 Relationship with the internal auditor..............307.6.4 Relationship with the external auditor.............30

7.7 Induction of new members............................ 307.8 Meetings.....................................................30

7.9 Access to information and independentadvice.................................................................31

7.10 Specific reporting obligations for auditcommittees of public listed companies...........31

7.11 Right of access to employees...........................327.12 Continuing education........................................32

7.13 Audit committee member remuneration.........327.14 Performance evaluation....................................32

7.14.1 Committee performance evaluation................337.14.2 Evaluation of committee members..................33

7% �'�&������0"( � � ................................................34

1% ��"3�3#'�'� "��"..................................................35

$8%����'�&�6���9�Evaluation of internal audit .................36

$$% ���'�&�6����- Evaluation of external audit.................44

$-% ���'�&�6���� - Audit independence : Discussion of

issues and questions to ask the external auditor.......50

$/% ���'�&�6��*�- Self - assessment of the audit

committee.............................................................54

):��: ���;:����:���<:������������ ��:�����%IG Chandran: [email protected], 03 2095 3388 (ext.2217)Ranjit Singh: [email protected], 03 2095 3388 (ext.8401)

Lim Chee Hian: [email protected], 03 2095 3388 (ext.8402)Lee Min On: [email protected], 04 227 2288

Page 7: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

�����AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004��1

FOREWORD

������������������� ����������������������������������������

����������������������������������������������������������������������������������� ���

�����������������������������������������������

������������������������ ��������� �������������������� ��������������������������������

������������������������������������������������������������������������������������

������������������������������������������������������������������������������������

��������������������� �����������������������

������������������������ �����������������������������������������������������������������

���������������������������������������������������������������������������������������������

������������������������������������������������

�������������������������������������� ������������������������������������������������

������������������������������������������������ ��������� ������������������������������

�������������������������������������������������������������������������������� ��������

������� ��������������������������������������������������� �����������������������������

�� ���������������� ���!������������������� ����� �������������������

�������������� ����������������������� ������������������������������� ��������������

��������������������"������������������������ ��������������� ���������������������� ����

���������������������#�������������������������������������������������

$������������������������ ����������������������������������������� ����������������

������������������������������������������������������ ������������$ ����������������������������

� ��������������������������������������������������������������������������������������

������������������������������������������������������%��������������� ���������������������

������������������������"���������������&'()�������������������������������������������

�����������������������*�������� ������������������ ���

�����������

�� ��������

����������� �

+,�-��������+,,.

Page 8: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

�2 AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 ����

����������������� ���������������� ��������������������������� ����

� ��������������������������������������������������� �� ������������������

��������������������������������� �������� ������������������� �

���� ������������������������������������������ ��������������������

������ ����������� ��������������� ���� ���������� �������������������

��������������� ����������������� !!!�����������������"#�$%

����������������� ����������������� ��������� ������������������ ���

��� ����������&�� ��������������� ����� ������� ���������������������������

������������������������������������� ����������� ������������� ������

����������������������������������������������������������������������

��� ���������������� �������� ����������������'������������������������

������� ������������� ���� ��������(� �������������������������

���������������(� �������������������������� ��������������������� ��������

�������������������������������������������������������������������� �!�"���"���#�$%�&�'(

����������

articulateensure

DILIGENCE COUNTS FOR EVERYTHING

AN INTRODUCTION TO CORPORATE GOVERNANCE

Page 9: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

�����AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004��3

���������������������� ��

���������������������*

���������������������

�%������������������������

���������/�/�������������

� �������������������������

���� ������������������

��������������������������

��������������������������

������������ ����������

� �����������������

������� � ��������

��� ���������������������

������ ��������������������

�������������������������

������������������� ���

������� � ����������������

������������������#���

����� �0�����������

��� ��������������������1��

2�������%��������������

��������� ����������������

��������������������������

�������� �� ����

���������������������

������������� ��������

�������������������� �����

����������������������

�������������������������

��������������������

*������������������������

������������������

�����������3

� ��������������������������������#

� ��������� ����������������#����

� ����������������������

2������������������

����������������������������

��������������� ��������

����������%������������������

� ������������ �� ������ ������������� �� ����� ��� ������������������ ���� �����!����" ����!� #�� �� ����$��

������� �����������������

����������� ��������

������������������������

������������������������

��������������������������

�������������������������

��������������������������

������������������

�������������������������

&'() ��������������

��������� ����������

���������*����������

&'() �� ���������

������������������������

���������������������������

"�����������������������

����������������������

������������������������������

���������������������������

���������������������������

������������%��������

overseeevaluate

Page 10: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

�4 AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 ����

Who does what?

Page 11: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

�����AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004��5

������������ � � � �

4 �������������������������

����������������������

�������������������������� ����

��������������������/���

���������������������

���������������������%�����

��������������������������

�����������4���������

�������������������� �������

����� ���������� �����������

��������������� ������

*� ����������

�������������������������

�������������������������

�������������� ���

���������������������������

������������

�������������������������

�������

5������������������ ������

� ����������������� ����

�������������������������

����������������67�68�� ���

(�������9��������4%������

:������;�����<���������

=(94:�;<>���

*�����������������

������������������������

�������������������3

���������� PLAYING YOUR PART

AUDIT COMMITTEE ROLE AND RESPONSIBILITIES

�)�����������������

�������������������

���������������

��������������� ������

��*�&����������������

����� ������������

���������� �����*�

����+�������������

�������������

)*�������&��������������������

&�'�'���%"��(

2.1.1 Assessing the risk andcontrol environment

2��� ������������

��������������������������

��%�� ������������������

�������������������������

����������������������

�������������������������

����������������������

����������������������

���������������������

�������������� ��������������

�������������������������

�������������������

��������������������� ����

�����������������������

��������3

� �����������������������������������#

� ����������������#

� ��������������#

� �� ������������������������������#���

� ���������� ����������

�������

'����������� ���������

�������������������������

����������������=�����

������������������������>

���������������������

�����������������%������

���������� ����������������

���������������������

������������������ ���

� �������������������

������������������� ���

������������� �����������

�����������������������

�����������������������

��� ���������������������=� ��

��������������������������

�����������������

���������>�������������

�����%����������������

���������������������������

��� �������������=����

������������ � ���������������

�������������������������

����� ������������>����?�����

���/ �������������=�����@���

������������ ����������������

�������������>�

Shareholder

Interests

Overseeing financial

reporting

Assessing risk & control

environment

Evaluating the audit process

Control environment

Risk assessment

Control activities

Information & communication

Monitoring

Earnings releases

Financial statements

Committee diligence

Committee assessment

Internal audit role

External audit role

Independent audit expectations

Collaboration and communication

Understanding results and conclusion

� �������#� �������������!����� ��������������%��!��$������&� �'�(�������)%$&(*����� ��+�"�������,--.���!��������� $���������/���������� #� ����&(�)&(��$�*�# ����������� ����&�� ��� �������������!�������(�������� #&����������0��!�������� �� �����1� ���� �� )����/*����'��2

3���&(��$��� '��##���� ��+�"������,--.� ���� ����� ���������� ���� $��������/���������� #�����%$&(2

Page 12: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

�6 AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 ����

2.1.2 Overseeing financialreporting

���������������� ����������������������� �������������������������3

� �������������������������������������� ����������������������������������������������� ��������#

� ���������������������� ��������� ���������� �����������������������������������������������������������������������������������������������������#

� �������������� �������������������������������������#

� ����������������������������������������� ����� ������������������������������#

� ��� ��������������������������������������%�������������������� �������������#

� �������������������� ���������������������������#����

� ��������������� �������������������������������� ���������� ������������� � ���������������������� ����������������������������������������������������

2.1.3 Evaluating the auditprocess

2������������ ��������������%�����������������������%��������������������������������=�����������������/�������/������������������ ������>��4��������������������������������

����������������%������������������������ ������������� �������������#������������������ ����������������� �������� ��������������������������������������������

�����%����������������������� �������������������������������������������������������������������������������������������%����������������������������������������������������������� ��������������������������� ������

“Recent financial failures overseas and

locally have extended the audit

committee’s normally accepted oversight

role to now include the broader aspects of

responsible corporate behaviour,

including the company’s general ethical

and legal conduct”.

������#�����������������������

'����������+""*������������"�

&�'�'���%"��(

�������������������������������������������������������������������������������������� ����*������

*�������2������������������������������%����������������������������������������� �������� ���������������������*��������������������������� �����������������������(����������������������)���������� �*�������2���-���������������������9�����������������=9�>�������(94:��������� ��������������� ���������������������������������������������� �������

*����������������%���������������������������������������������� ������������������������������ ������������������� ��������������������������� ����������*������������������ ����������������������������������������������������������

2������������������������������������������������������������?�%������������������������������������� ������������ ����������������������������������������� ���������������������������������������������������������� ���� ��������������� ������������

������������� � ������������� ������ ������ ����

���� ���������������������������������� �������������������� ����� ������������������

Page 13: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

�����AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004��7

Characteristics of an

effective audit committee:

Role and Focus

External audit

Internal audit

Risk and control

������������������

Practice

Having a majority of independent and non-executive members who are financially literate

Flexibility to meet changing and often increasing demands

Conducting its own affairs efficiently, effectively and responsibly, with review of its own performance at least annually

A strong focus in ensuring auditor (external and internal) independence and objectivity

Ensuring timely and effective communication among all those involved with the audit committee process

Championing business practices that are grounded in good ethics.

Actively engaging in the appointment of the external auditor

Proactive in monitoring and evaluating the audit process

Meeting alone from time to time, and separately with internal audit and external audit

Having a strong and candid relationship with the external auditors

Evaluating and assessing the performance of the external auditor, including its independence

Determining the scope and fee of the external audit and ensuring that it provides the necessary level of assurance

Determining what, if any, services the external auditors may provide over and above their audit role.

Proactivity in determining internal audit resourcing and plans, with regular review of progress against plan

Ensuring there is an effective reporting process with no gaps in the overall audit

Using internal audit to review the management of business risk to protect and enhance shareholder value

Evaluating the performance of the internal audit

Ensuring management responds appropriately to internal audit recommendations.

Understanding the organisation’s risks, and the control systems aimed at addressing those risks

Providing an effective risk oversight and management

Demanding a robust control environment

Requiring assurance that management has an effective risk management and compliance system in place

Driving for complete and accurate financial and non-financial information disclosure that reflects substance over form.

Providing early warning to the board on actual or potential audit, risk or control issues

Proactive and targeted contribution to the board’s corporate governance development plans, e.g. in addressing gaps

between the company’s existing corporate governance practices and those recommended under the Malaysian Code

on Corporate Governance (MCCG).

Page 14: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

�8 AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 ����

Taking the plunge

Page 15: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

�����AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004��9

ARTICULATING AND ESTABLISHING PARAMETERS

ASSESSING THE RISK AND CONTROL ENVIRONMENT�����������,��������������������

������������-����

���������������� ����

�������������������

�������������������� �

� ���������

,��-�������������������'���������

+""*������������"��&�'�'���%"��(

�������������2��6AB7���

�������������������� ���

������������������������

������������������������

�������������������������

��������=����������������������

������������������ ���

�����>���������������������

������������������������

5�������������������������

�������������������������

�����������������������

������������� ����������

�������������������� �����

�������������� �����������

����(��������������

���������)���������

=(��)>�������������

����������� �������������

����������������������

�������������������*

����������������������

������������������������

� ������������������� ������

���������� ������������

���������� ������

-������������������������

:������������%�������������

�������������� ������������� ��

������������3��

� ����� ������������������

������������

��������������

����������������

��������������#

� ���������������������

������������� ���

������� ���������������

�����������������

�� ������������

�������������� ��

�������������������������

���������������������

�����������������������

����������������������

������������������������

����������������������

��������������������

���������������������

��������������������

����� �����������������������

�������������

�����������������������

�������� ����������������

=��������������������

�������>�������������

���������� ��������� ���

���������������

����������������� ������

������������������ ��������

�������/ �����������������

�������������������

���������������������������

���������������������

������������������������

����������������������

����������������������

���������������������������

����� �

<���������������� ��������

�������������������������

���������������������*��

����������������

����������������������������

<����������������������

����������%������� �������

������������� ��������

����������*�������������

��������������� �����

�� ����������������������

�������������������

�������/���������

�������������������������

������������������������*

�������������������

������������������������

������������������ �����

����������� ��������

���������������������

� ���

2���������������

���������� �����������

���������������������� ���

���������� �����������

��������������������������3

���������������������

������������ ������������

��������������������������

� �����

� ����4������!��055� ���������4�������� 5� &678&�.9:-;<===����'����������

Page 16: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

�10 AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 ����

3.1.1 Risk managementframework

�����������������������

���������������������

����������������� ���

� ��������������/��������

���������� ���������

2������ ����������

���������������������

������������������������

������������������������

���������� ����������2

����������������������

������������������������

������������������������

���������

3.1.2 The audit committeeand risk management

���������������������

������� �������������

����������������� �� �����

���������������������2������

�������������������� ������

����������������������

����������������������������

��������������������������

�����������������������������

������� ��������������

�����������������������

����������� ����

9������������������������

������������������� ������

�������������������

�����������������������*�

������������������������

�����������������������

�%����������������

���������������������������

�����������������������

������������������� ������

"������������������������

����������������������

����������������������

���������������������������

���������������

������������� ������

�����������������������

������������������� ��������

�����������������������

�������������������� ��

������������������� ��������

�����������������������

����

*�������� ������ ����

��������������������������

�� ����������������������

��������������������������

��������������������

������������� �������������

� ��������������������

��������������������

���������������������� �����

����������������� ���������

�����������

���������������� ������

�������������������������

���������������� ����

������������������������

�����������������������

���������� ���������������

������������������������

������������� ������������

-����%���������������

����������������������

��3

� ����������������������������������� ������������ ���������#

� ������������� ��������������������������������������������������������������#

� ������������������������� �������������������������������� �������������������������������&'*����������������#

� ������������������ ������������������������������������������� ����������������������������#����

� �����������������������������������������

Policy and Strategy The approach to determining risk appetite andmanaging business risks based on theorganisation’s strategies and objectives.

The approach to supporting and embedding therisk strategy and accountability.

The establishment of key performance indicators(KPIs) and the approach to continuousmeasurement and performance improvement.

The process for identifying, assessing andcategorising risks across the enterprise.

Balancing risk, reward and cost of control,relative to the desired risk appetite and tolerance.

Structure

Measuring and

Monitoring

Portfolio Management

Risk Optimisation

Risk Management

Framework

Key Elements

Page 17: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

�����AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004��11

���������������������

������������ ���������������

�������������������

���������� �����������������

�������������������������

������������������������

�����������������������

��������������������

���������2��� �����

���������� ���������������

��������������������

������������������������3

� ������������������� ��������� ����������������/ �����������������#

� �������� ������������ ��������#

� ������� ����������������������� ���������#

� ����������������������� ������#

� ���������������������������������������������������������������������� ����������������������������#

� ��������������� ������������������������������������������������������������������������������������#����

� �����������������������������������C�������� ���� ��������

2�������������������

��������������� �����

����������������������

��������������������������� �

��������������������������

���������������� ���

�����������

“Risk in itself is not bad. What is bad is

risk that is mismanaged, misunderstood,

mispriced, or unintended”.

�*.�����/�$����������0�,�"1�200�����

,�%���3��1��0�����#�(

3.2.1 The audit committeeand the control framework

"�����������������������

������������������������

������� ��������� ���

������� ��������������

�%���������������������������

������������������

�����������������������

���������������������������

������������������������

�������������������

������������� ����������

��������������� �����������

��������� �����������������

��������������� ���������

���� ����?����%����������

�������������

����������������������

����������� ���������

�����������������������

���������������������

�������������� �������������

"��������������������������

��� �����������������������

����������������������

�������� �����������

� ������������������ ������

���������������������

����������� �����������

��������������������

������ �4��������������

������������ ����� ������

���������������������������

������� ������������������

��������� ��������������

�����������������������

������������������� ��

��������2��������������

���������������� ���

���������� ��������������

������ ��� ����������

��������������������������

�������������������������

��������������� ����

-��������������������������

�� ��������������������

������������ ��������

����������������(94:

;�����<�����������������

9������������4%������

���������=94�>����������

��������������������������

���������������������

��� ���������������������

�������

� &(��$������������<+2,>)�*

Page 18: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

�12 AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 ����

Staying on track

Page 19: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

�����AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004��13

PLANNING TO SUCCEED

OVERSEEING FINANCIAL REPORTING�������������������������� �������

��������������� ���� ��������

��������������������

�������������������������

� ���������������� ������

����������������������������

�������������������� ���

��������������������

������

��������� ���������������

9���������������������

�������������������

����������������-��

��������������������&;94���

����������������

�������������������3

� ������������2��6AB7#

� ���-���������<��������2�

6AAD#

� ���9��������*������2�

6AE8#

� ���9����������������

2��6AA8#

� ��������-��������

<��������9����������

������������ ������

�������������������#

� ���(�������9�������

4%�������:������;����

<���������#����

� ���������������������

������9�������

�������������������

��������������

����������������� ������

��������� ��������������

������������3

� ���������� ��������

�����#

�&���������������

�������������� �����

������������������� ���

���������-����

�������������� ���� ��

������������������

�����������

���&����*�1��������������������

+""*������4��"���(

� ����������������#

� �������������������

������� ��������������#

� ���������������������

������#

� �����������������

���������������������

�� ��������������������

���������������������

�������� ��������

������� ��������#

� �������������������

����������������������

���������������������

���������������������

���#����

� �������������������

�����������������������

0������������������1�

����&'()�������������

"����� ���(�������:�����

2������<�����+,,8�=������

���������������������������

������ ���+,,6�����+,,+>

������������������ ��������

����������������� �����

����������������������

���������������������9���

4%�������������������

�������������������

�����������

&'()�������������

"����� ���(�������:�����

*������<�����F�������G�����

+,,+�����������������������

������������������ ����������

��������������� ����

(����������������������

�����������&;94�

� %$&(�� ��!���������� ������ ����� ��

���!���� ������!����������������� ��+"�������,--.����������������!�����%$&(��!!���� �������(��������� !����� ������'� ������%��!��$������&� �'(��������������� )%$&(����*2� 3������ #� ���� ���������� ��%$&(� ���� �!!���� ���!����� �����!!� � ������� # �� �������� �����2

Page 20: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

�14 AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 ����

���� ������ ������ ��������� ���� �������� ��

���������������������������� ������������ ����������������������������������� ��������������� ��������������������������������������� ������������������������������������������������������������������

����!���� ��� ��"�������� ���� ���� ������� ��������

)����������������� ��������%������������������������������������������� �������������������������������������������%��������� ��%���������������*������ �/��������������������������������/ ������������������������������������������

����������

�������������������������� �������������������������������������������� ��������������������������������������������� �*����������-���������2���������9������=*-<9>#����������������������������������������������������������������������� �������������������������������������������������� ��������� ��������

4.3.1 International FinancialReporting Standards (IFRS)

������ ��������������

$���� �������������� �����(������������������������������������������������������������*-<9�����(��������2��������9�������:������������������� �������(�����������������������������*-<9������������������ ���������������������������������������(���������������������������������������*�����������2��������9����������������������� �������������������������� �� ��������������

:���4����������2����������������������������*-<9���+,,7���������H���������+,,D�

(������������������������������������������������������������������������������*�����������2��������9�������:�����=*29:>� ������������ �������������������������������������������������� � ��������������������(������������������������������

�����������������������������������������������������"������(�)����������H�����������2������ �������������������*����������2���������9�������:����3

0*��4��������������������������������������������

�%�������2��������������������������:��������������������������������������������������������1

2���������������������������������������������������*��������������������������������������������������������������������

������������������������

“The fundamental objective of financial

reporting is to provide useful information

to investors, creditors, and others in

making rational decisions. The information

should be comprehensible to those who

have a reasonable understanding of

business and economic activities and are

willing to study the information with

appropriate diligence. Financial reporting

should provide investors with

management’s perspective on the

historical and prospective financial

condition and results of operations.”

��������0������*�����������������#

3*"���""���������������5��������

,����������+����������"���*����0

��+"��6��*��%�� �(

4.3.2 Sustainability andspecial interest reports

9���������������������������������=�������������������������������������>������������������������������������������ ������������������ ��

Page 21: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

�����AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004��15

������������������������������� ������������� ������������������������������������������ ����������������������������������������

"����������������� ��������������������������������� ��������������������������������������������� �������������������������������������������������������������� ������������������������������������������������������� �������� ������������� ���������

*���������������������������������������������������������������������������������������������� ������������������������� 3

� ���������������#

� �����������������������������#����

� ����������������������������������#

������������������������ ����������������������������������� ��������

4.3.3 Comprehensivebusiness performancereporting model

*�������������������� ����������������������������������� �������������������������������������������������������������������������� ���2������������������������������������������������������

��� ����������������������������������������������� ����������������������� �������� ��������������������������������������������� ������ ��������

$������������������������������������������������������������������������������� ���������������������������������������������������� �����������������������������������������*������������������������������������������������������� ��� ���������������������������� �������

2���������������������� ��������������������������������������������� ������������������������������� ������/������������������������������������ ���������������������������������� ��������

*��2����+,,8��&'()���������������4����������������������������������������������������4�������I�����(���������=4I(> ������������������������������������������������������������������������������������������������ ������������ ���������������� ����������������4���������� ��������������������������� ��� ����%=�$'2�>����������������������������������� ���� ���������*�����������������������������������

���������������������������������������������������������4I(������������������������������ ����������������� ������������������'�����������&'()� �� �������� �������������������

4.3.4 Continuousdisclosure requirements

����(�������9�������4%�������:������=(94:>;�����<������������������������� �0��������� �������1������4%������������������������������������������������������ ��������=������� ���������������������������������������������������� ���������������������� �������� ��������>�����������������������������������������������%��������*����������������������� �������������� �������4%������������ ���������������������������������

5������������������������������������������������������ ���������������������������������������������������������������������������������������������������������� �������������������������������������������%�����������������

2���������������������������������������� �������������������������������������������������������������������������������������������������������� ��������������������������������������

Page 22: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

�16 AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 ����

#��� ������ ������ �������� ����������� �

5.1.1 The internal auditplan

���������������������������� ��������������������������������������������������������� ������������������� ������������������������������������������� ����������������

����������������������������������������������������������/�������������������������� ���������=��������������������������������������������� �������>����������������������� ��� �����������������������������

���������������������������������������������������������������������� ������������������������������������������������������������������������������

2���������������������������������������������������������������������������� ��������������=��������������������������������>�������������������� ��������� ����� ����������� ���������������������������������������������%������

5.1.2 Resourcing

5���������������������� ���������������������������������������������������������������������������������� ���������������������������������

STEPPING BACK FOR A BETTER VIEW

OVERSEEING INTERNAL AUDIT AND EXTERNAL AUDIT

�.�����������

��������/����0�������

���0����������0����

�������������������

���(� ���������-����

�����������������

����������������

���������

'�����#�,�"����+$#*��,������

���������&�'�'���%"��(

���������������������������������������������������������������������������%�� ��������������������������������������������%������

"��������������������������������������������������������������������������������������� ���������������������������������������������������� ��������� ��������������2������������������������������������������������������� ���������������������������������=� ��� ���������������������/����>�������������� ����������=��������������������� ��� ���������������������>����������� ����������������������������/�������

���������������������������)��������� ���*������2����-������������������������������������������(�������������������������������������������������������������� �������� ���������� ���������������*����������������������������������������������� ������������������������ ���������� ������������������������������������������������������������������������ ������������������������������ ���������� ���������������

���������������� �%��������� �������������������������������� ������������������������������������������������ ������������������������

5.1.3 Communication

��������������������������������������������������� �������������������������/������������������2������������������������������������������������������� �������������������������������������������������������������������������������������

5.1.4 Evaluation of internalaudit

*�������������������������������������������������������� ����������������������� �������������������������3

� �������������������������� ���������������������������������������������������������� �����������#

� ���������� ��������������������������������������������������#

� ����������� �������������������������#

� �������������� �������������������������������������� #����

� ������������� �������������%����������������������������������������

*����������������������������������������3

� �������������������������������������������������� ��������������������������������#

� ������������ ���������������������

� &���� ��,2,� #����������!����� ��5������! �����?����� ������ ������������&���������&(�2

Page 23: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

�����AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004��17

�������������������������������#

� ��������������������������������������������� ��� ���������������������#����

� ���������������������������������������������������������������������������������� ������������������������������������

�������������������������������������������������������������������� ���������������� ����������� �������������������=&'()�����������������������>���������������������������������� ������������������������

#���!$���������� �

���� ��������������������������������������������������������������������������������� �������������������������������������������������������������� ������������2��6AB7�������������������������������������������(�������������������������������� ������������������������������������������������������� ������������������� ����������������������

5.2.1 What is a financialstatement audit?

������������ �����%����������� ���� ����������������� ���������������%�������������������������� ������������������������

������������������������������������������������������������������������������� ���������� ���� ������������������� ��������������� ����� ���������������

�������������2��6AB7������������������������������� ������������������������� ��4�������������������������������������������* ����������� ����������������������������� �����������������������������������<����������������������������������������

5.2.2 Audit versus review

2������������������%�������� ���������������������������������� ���������������������������� �����������������������������������������2���������������� ����� ��������������������������������������������������� /������������������ ������������������������������2�����������������������������������������������������������������������������������������������������������0������������������������������������������ �������������������������������������� ��������J�1

#����� ������ ������ ���������$���������� �

5.2.3.1 Appointment

���������������������������� ���������������������������������������������������� ����%���������������������� ����

��������������������������������������������������������������������������������������������������������� ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������3

� ����������������� ��� ����=�� ���������B����>�������������������������� �����������������������������������������������������������#

� �������� ���������%����������%���������� ������������������������������� ���������� ���� ���#

� ��������������������������������� �����=2�������������������%��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������%���� ����������������������������� ������� ���������>#����

� ����������� �������������

5.2.3.2 The external auditplan

����������������������������������������%���������������������������������� ����������������������������������������������������������

5�������������������������������������� ���������3� � �������� ���<=:+������ ��<:=).*

� � �������� ���<=:+������ ��<>,)<-*

Page 24: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

�18 AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 ����

� ���������������� ��������������������������������������������������������������������� �������������������������������� ��������������������������������#

� ���������������� ���������#����

� ������������������������������������������������ �������������������

����������������������������������� ��������3

� ������ ���������������������������#

� ���������� ����� ���������������#

� ��������������������������������������������������#

� �%���� ��������������� ������#

� ����� �������� ����� ������������#

� ������ ��������������������#

� ������� ������������������������� �����#

� ����� ��������������������� ����� ����������� ������ ������������������������ ����������������������������������?����������������������#

� ������������������������������������������������������������� ��������������������#

� ����������������������������������������������� �� ��������������������� �������#

� ���������������#

� ���������� ����������������������������������������������������������������������������������������������������������#

� ����������������������#����

� ����������� ��������� ������������

5.2.3.3 Communication2������������������������������������������������������������������������������������������ ����������� ���������%�������� �� �������������%�����������

4%�������������������������������������������������������������������������������������������������� �������%������������������������������������������������������������������������������������(��)�����������������������������������������������������������������%�������������������%���������������������������

5.2.3.4 Financialstatements2��������������������������������������%�������������������������������������� ���������������'������������������������ �������������������%�������������������������3

� ���������������������������������������� ���������������������������������

������������� ������������������������������ ����� ������� ����������#

� ������ �������������*�������������������������������������%�������������������������� ��������������� ��� �������������������������������������������2��6AB7�

�����%���������������������� ������������������������������������� ��������������������������������������������������������������� ����%��������������������������� ������������������������ ��������������������� ��� ��������������#����

� ���������������������������������������������������������������������������������������������������� ���������������������������������������������� ����������*������ ���������� ������������������������������

*������������������� ��%����������������������� ���������������������������������������������������� �����������������3

� ������ ������������������������������������ ��� ��!

� � �������������������� ������������������������������ ����!

� ��������������� ���������4����������5552

Page 25: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

�����AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004��19

��������� ����������������������������������������������������� ������������������ ���������������������������������!�2���������������������������!

� ���������������������������/�������� �������������!

� ��������������������������������������� �������������������������������������������������������������������!

� ���������������� ���������������������������!�*��������������� ����������������������!�"�����������������������������%������������� ������������������������!

� ���������������������%���� �������������������������� ������!

� ������������������ ������������ ���������������� ������������������������������������� ����������������������!

� ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������!�"��������������������������������!�������������������������������������������������������������������!

�������������2��6AB7

�������������������������������0�������� �������������������������������������������������������� ��������������������������������� ����� ����������������������������������������������������� ������������������������ ����������������� �����������1�

*��������������(94:�;<������������������ ����/���� �����������%������������� ����� ����������������������������������

"�������������������� ������������ �������������������3

� ����

� ���/����

������������������������������������%������������������� ��������������� ��������� ��� ���������������������������������������������������������������������������������������������������

5.2.3.5 Othercommunications����������������������������� �������������������������������������������������������3

� ����������������� ��������������������������������� ������������������������ ��������������������������#

� ������������������������ ������������������������������#

� �������� ��������� ����

������������������������������������������� �������������������

5.2.3.6 Evaluating externalaudit

������� ��������� ��%��������������������������������������*��������������� ��������� ��%���������������������������������������� ��������� ����%�������������������������� �������������������������3

� �������������������������� ����%���������������#

� ���������������������� ����������������������������������#���

� �������������� ��%����������� ��������������� ���������������������������������������������

*�������������������������������������� �������� ������������������������������������������� �����%����������

“Transparency occurs when something is

obvious, clear, and readily understood-

when it is free from pretense or deceit.

Today’s shareholders are beginning to

confront the importance of transparency

in regard to companies in which they

invest. Regulators are insisting that listed

companies be transparent, and legislators

are looking for ways to mandate corporate

transparency and accountability”.

7���������������8�����.�������"���*��

�0����������+*#����"( � &(��$�� ��������=��4���� �)<>*

Page 26: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

�20 AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 ����

What could be better?

Page 27: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

�����AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004��21

%���!$���������� �

������������������ ���

�%��������������������

��������������� ������

������������*���������������

�����������������������

��� ���������� ��������

�������������������������

������ ����������������

�����������������������

������������������ ����������

��������������������

�� ���������������������

�����������������

I�����������������������������

�����������%������������

�����������������������3

� ���:�/����=��

'�� �����������������

4���>�����������

(��������*������

2��������=(*2>#

� �����������������������

*�����������-����������

2��������=*-2�>�

���� ����������*-2�

������ �4���� ��

SEEING THINGS AS THEY ARE

AUDITOR INDEPENDENCE�����������1��������� ����

��(� ��������� ��������

���������2������

������������1�������

����� ��������������

�+�9������,�"1�'������������������

&�'�'���%"��(

'�� �������2�������

�����������������+,,6#

� ����������������������

���K�����9���9�������

����4%���������������

=94�>#

� �����������������������

������*������

���������2����������

4�����������"���

=*�24">#

� ������������;��

4��������<� ���

'���������=�;4<'�A

2������>#����

� ��������������

��������������������

$ ����� ����2�����

)�������=$2)>�����

H�������

����(*2�����(*�'2�����

�������������������� ������

�����������%������� /

���������� ������������

��������������������������

��� ������ ����������������

�������������������������

�����������"��������9�������

Threat Example

Self-interest The auditor benefits by having a financialinterest in the audit client or through futurepotential employment.

Self-review Where the auditor prepares the sourcefinancial data and then audits it.

Advocacy The auditor advocates or promotes its auditclient’s interests.

Familiarity Family relationships or long and closeassociation of senior audit team memberswith the audit client or senior management.

Intimidation Fee pressure from the audit client and/or athreat of replacement.

Page 28: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

�22 AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 ����

���������=9�>��������

������� �����������������

�� ������������������������

����������������������

9�����(���+,,+���������

�������������������������

�������� �������������

�������������������������

���/������������������

�������������������������/

������������������������

����������� ������������������

:������(*2�����(*�'2�����

����������������������

����������������������

�������������������9���

��������������������

��� �������������������� ���

����������������������

������9�����������������

���������������������

����������������������������

������ �������������������

���������������������������

��������(�������

����(*2�����������

�%��������� �=45>� ��

����������L����+,,8������

���������������������

����������������:�/����:/6

� ����(*2 �:�/����=��

'�� �����������������

4����>�������������� ������

�������������

6.1.1 Independencesafeguards

����������������������

������ ������������������

�������������������9���

� ���������������������

�������3

� ������������������

�����������������������

��������� �����������

�%��������������������

����������������

������� ��������

������������������

����������� �����������

�������������

����������#

� �������������������

���������� ��������������

������� �������

������������ �����������

���/�������������-��

�%�������������������

���������������

������������������������

�������%���� ���

�����������������

��������������������

������������������������

���������������#����

� �����������������

������������������ ������

�������/����������������

�������������������

���������/�����������

������������������

�%�������������

4�����������������������

����������������������

����������������������

�� �����������%�����

���������������������4���

�������%������������������

�����������������������

��������������������������

�������������������������

�����������������������3

� ������������� ����/����

������������ �������

����� �������

����������������� ��

���������������������

��������������������

���������������#

� �������������������#

� ������������������

����������#

� ��������������������

��������������������

������������������

�%������������

������������#����

� � ������������

���������������%�����

��������������������

�����������������

�����������������

����������������

“The commission will not recognise an

accountant as independent, with respect

to an audit client, if the accountant is not,

or a reasonable investor with knowledge

of all relevant facts and circumstances

would conclude that the accountant is not,

capable of exercising objective and

impartial judgement on all issues

encompassed within the accountant’s

engagement”.

���*�����"��:������������""���

�����%����������������������

����������������������� ����

����������������������������

� ���� ����������������

���������

Page 29: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

�����AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004��23

-�������������%������������

��������������������������

�������������������

��������4%������� �������

�����������������������������3

� �������������������

�������������������

��������������� ���

�����������������������

����������!

� ���������������������

�����������������������

����� �����������������

������������!

� ��������������������

�����������������

�����������������

���������������������

������� !

� �������� ��������

���������������������

����!

� ���������������������� ��

������ �������������

���������������

������������������������

�������������!

� ������� ����������������

� ���������������

�������������������

��������������������

��������������������

����� ������ �������

�����!

%���&����������� �

"�������� ���������

�����������0������1

��������������������� �����

����%����������������������

���������� �����������������

����������������

���� ����������������

����������������������������

��������������������

��������� ��������������

�������������� ��������3

� �������������������

���������������

�����������������������

�������������#

� ��������������������

����������������������

�������#

� ��������������

����������������������

� ��������������

��������������

���������#

� ��������������%����

���������������������

���������� /�����������#

� ��� ���� ���������������

��������������������

������������

����������������

���������#����

� ����������������������

������������������ ���

���������������

���������������

���������������������

��������

���������� �4�������

'�� �������9�����������

������*������ �*������

2������������������������

�����������������

�������������������������

��������������

��������������������4%�����

5�� �=45>���������(*2���

���������������������

*���������������:�/����:/6

� ����%�����:�/����=��

'�� �����������������

4���>�������������������

�������������� ������

���������� �������������

�����������������������

�����������������������������

���������������������������

������*���������������������

�����������������������������

�������������������������

�������������������������

���������������� ��������

������� ���������������

%���'�������� ��������� ��������

�������������������������

���������������������������

�������������������

����������������������������

�����������������������

������������ ����������

���������������������������

����� ����%�����������������

���������������������������

����������������������

%���(� ����������� � � ��������������

���������������������������

����������������������

(��������������������������

������������ �������������

������������������

��� �������������������

�����������(*2�������%����

:�/����=���'�� ������

�����������4���>�� ����(*2

������������������� �������

����������������� ������

� (�� ��������#��������9-�"����,--9� ��� � ���������������� ����������������� �������@!����@<� #������!�������5�������� #� �� �������A���@!����) ���� #���� ��!� ����������������*���!������� �� #���� ��!����������������2�9B@9=

Page 30: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

�24 AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 ����

����������������������

�������������������������%���

������� ��������������������

������������

����4%������5�� �=45>��

�����������(*2�����������

���������������%�����:�/

������������ ������� ��

������������� ����/�������

����������������������

���������3

� �����������������������

����������� ��������

��������������������

�������� �������������#

� ��������������������

���������������

���������� ����/�������

����������������������

���������������������

���������������#

� ����������������������

������������������

�������������������� ��

������������� ����/

��������������������

������� �������������

���#

� ����������������������

��� �����������������

�������������������

������� �������/

��������������������

����������������� ���

�������� �����������

������������������ ���

���������� ���#

� ����������������������

��� ���������������

������� ���� �����

��������������������

������������� ���

�����������������#

� �������������������

����� ���������������

� ���������������� �����

������ ��������

��� ������������������

�������������� ���#

� ����������������������

���������������������

�������������������

�����������%���� � ��

�������#���

� �������������������

���������������������

���/�����������������

������������������

������������������

*����������������9������

������������ ������������

������������������������

��������������������

�������������������

�����������

� �2����2��2�9.

Page 31: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

�����AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004��25

)���)���)���)���)���!���� � ��������� ����� ����

*������������������� ���

����������������������

���������������������

����������������� �������

� ��� ������������������-��

���������������������������

���������������������

����������������������

*�������������������

��������������������������

��������� ������������

���������������������������

����� ����������������

����������������������

���������9������������

�����������3

� ��������� ������������

��������������#

� �����������������

�����������������������

����������������

���������������

��������������������#

� ������������������� ����

��������� ���������#����

�����#����

� ����������� ������������

������ ����������

�����������������������

���������������������

��������������

������������������������

��������������������������

����������2������������

����� ���� ��������

������������������

����������������� ��������

����������������� ����

����������������� ��������

������������������������

ENSURING THE RIGHT MIX

CREATING AN EFFECTIVE AUDIT COMMITTEE�����������-�������������������

�������������������

����� ��������������

������ ���� �����������

���������� ��������

������� ���

4���;�'������#�+�#�#�'��#

�����00�����������+""*������������"�

&�'�'���%"��(

*��(��������������������

���������������������������

�������������� �����������

������������������������

����� ��� ��������� ���

������������������� ���

�������"���������������

(�����������������

����������������

����������� ��������

��������� �����������

������ ����������������������

�������������������������

��������%����������������

� �������������������������

�������� ����������������

���������� ������������

���������������������������

� �����������������������

)���)���)���)���)����������

*�����������������������������

����� ��� �������� ��������

��������������������

����������� ���������������

����������������������

��������������������-��

�����������������������

����������� ��� ������

������������������������

������������������������

(94:�;<���

��������� ��� ������������

�����������������������

��������

2���������������������

��������������������

���������� �������������

����������� ���������������

������3

� ������������������ ���

������� �������#

� ������������� ���������

�������������� ��������

��������������������

�������� ����� ����

���������������������

��������������������

���������������������

��������� �����������

�����������������#

� ������������� ���

������� ����������

����#

� ����������������������

����������������

��������� ����������

���/�%��������������

��������������#

� ������������� ����������

�����������#

� ��������� ��

����������� ���

�������#

� ���������������������

���������������������#

� �������� �����

������� ���������������

������������

�����������������������

��������������������

�����#

� �������������

�� �������� �������

����������������#

� ���������������������

������������������

�%������������#

� �������������������

��������������������

� �����������������

������������������

�����#� &(��$���92<+� &(��$���<+2<,� &(��$��<+2<:)9*�)�*

Page 32: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

�26 AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 ����

�������������������������

��� ���������8����������

��������� �����������

��������������������-������

������������������������

������������������ ����������

��������� �����3

� ���������������� ���

(��������*������

2�������#�� ���

� � ����������������������

�����������������8

���� ����������%��������

���

=�> ������������������

�%������������� ������

'���*�� ����6���9���������

���2��������2��6ABD#��

��

=�> �������������������

����� ��������������

������������� ������

'���**�� ����6���9�������

� ����2��������2�

6ABD#�����

=�> ����������������?�����?

�����������������������

�����������������8�����

�������� ������

�%���������������������

��� ������#����

=�> ������������D�����

�%���������������������

���������� ������ ��

�����������������������

�������� ����������������

���������� �����

���������������

���������� ����� ��

������������

�����@��� ����������������

��������������������������

� ��������������������

��������� ������

������#

� ���������������

�����������������#

� �����������������

��������� ���������#

� ���������� ���

���������������#����

� �������� ������� �����

�������� �����������

��� ��������

$�����������������������

����������������������������

��������� ����������������

��� ��������������� ����������

���������������������������

��������������������������

������������� ������������

�%������������������������

*���������������� ���������

�������������������������

����� ��� �������� ��������

���������������������������

�������������� ��������

��������������

)���)���)���)���)������� � ��2����������������������

��������� ���������������

������������������������� ��

��������������� ����������

2�����������������������

����������������

����������������������

������������������ �����

���������� ����������

K���������������67�6,=6>�� ���

(94:�;<���������������

�������������������������

�������� �����������

�����������%���� ��

������������������������

��������������� ���

�������

*�������������������������

� ���������������������

����������� �����

����� ����������������������

������������� ��������

����������������������

�%����������*�����

�������������������������

����������� ����������

���������������%���

�%����������������������

����������������������

�������������������%�����

���������������������������

����

7.3.1 Independence ofmembers

����������������������

�������������������

�����������������������

���������������������

�������������

����(94:�;����

����������������������6�,6

����������������������

'���������������68?+,,+�

�� ������������������������

����������������������������

�������������� ���� �������

��������������������������

���������� ����������

�%������� �����������

�������������������������

������� ����������������

���3/

� ���������%��������������

� ������������������

� &(��$���<+2<-�)<*)�*)�*� &(��$��<+2<-�)<*)�*)��*� &(��4��������7 ���<9�>2<)�*� &(��4��������7 ���<9�>2<)�*� &(��$���<+2<-�)<*)�*�<+2<<

Page 33: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

�����AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004��27

������������������

������������ ����

���������������������

=������� �������

������������������

�� ����������0������

����������1>#

� ����������������������

+����� ������������

� �����=�%�������������/

�%��������������>�� ���

��������������#

� �����������������������

� ������������������#

� ���������������� ����

�%����������������� ����

��������������������� ���

��������������#

� ����������������������

���������������� ����

�%�����������������������

������������ �������

����������#

� ����������������������

��� �������������������

����������������������

�������������������������

=�%����������������

�������>���������

������������ ��� ������

���������������������

��� ��������������

���������������

��������������������

������������

����������������(94:#

���

� ��������������������

�������������������

������������������

�������������������������

��������������������� ��

�����������������������

������������������

��������������������

������������

����������������(94:�

4%������� �������� ��������

��������������������3

� ����9������/$%����2�

+,,+��������� ���

0������������1�����

�������������������� ��

�������������������������

������������������

���������������������

���������������� ��

����������������������

��������������� ������

������� ��������������

������������������

��������������

����������#����

� ����(���������������

���������)���������

=(��)>�������������

�������������������

�������������

������������� ���

�������������

������������� �������

���� ����������������

�������������������������

�����������������������

���������� ����������������

��������������������������

�� ����������������

������������������������

����������������������

���������������������� ����

���������������������������

-����������������0���� ����

����������1����� ����������

�����������������%�������

��������� ����� �����

��������� ���������

7.3.2 Qualifications ofmembers

�������������� ��������

�������������������������

����������������� ������

����������������������

��������������������������

�������%��������������

�%�����������������������

����������� ��������������

��������������$���

��������������������

� �������������������������

�%������������������������

���������������������������

������ �����������������

5��������������� ���

�������������� ��������

�����������������������

��������������������������

���������������� ���

�������������������%��������3

� �������������%��������#

� �����������������

��������������� ������

�������������#

� ����������������

������������������#

� �%���������� �����������

���#

� ���������������� ������

����������������������

���#

� ����������������

���������2��6AB7

�����������������

�������������(�������

2���������9������#

Page 34: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

�28 AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 ����

� ���������������� ���

������ ���������������

�%������������#

� ����������������

������������������

��� �������2������

9������#

� ���������������� ���

������������

����������������������

����������� ���

�����������

7.3.3 Personal qualities ofmembers

*��������������������

����������%������������������

��������������� �����

������������������������

��������������������

������3

� ��������������

�����������������������/

�������������������� ���

������� ������������#

� ����������������������

������������������

�������������������

������ ����� ������������

������������ �������

�����������������#

� �������������� ������#

� ���������������������

�����#

� ��������������������

��������������� ��

������������������#

� ���������������� ���

���������� �����������

�����������������������

������������

���������� ������

������������������� ��

��������������������

��������������� ����#

� ����� �����������������

������������������

���������������������

��������� ��#

� ��������������������

��������������

�������#

� �������������������

�������������������

���������#

� ��������������

���������������������

��������������������

�����������������

�������������������

�����#����

� �����������������

���������������

���������� ��������������

�����%�������������

"�����������������

����������������������� ��

�����������������������������

����������%��������������

��������������4������=��

:�����(���������

����������>���������������

)������������������ ����� �������� �

����������������������

������������������������ ���

���������� �������

���������������������������

������������ ��������

������������3

� ����������������������

������#

� �����������������������

���������#

� ��������������

��������������� ���

�����#����

� ����������������

��������� �����

�����������������

������������������ ���

������

)�#����� �������������

������������������������

�������������������

�������������������� �������

���������������������������

����������������������

����������

�������������������������

���������������������������

��������������������

���������������������������

����������������������

��������������������������

������������������������

�� ������� ��������

������� ���������

������������������������

���������������

�����������������������

������������������������

���������������������������

��������������%��������

��������� �������������

��������������

)�%�*�� ������ ��������� ��� ���������� ��� ��

���������������������������

���������������������������

������������������������

����������������������3

Page 35: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

�����AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004��29

� ��� ����������� ��������#

� �������������������#

� �����������������������

���� ��%�������� �������

�����������������������

���� � ���������� ����#

� �����������������#

� ����%������������#����

� �������������������

7.6.1 Relationship with thefull board

2����������������

�������������������������

���������������� ����������

��������������������

������� �������������

���� �����������������

�����*��������������������

������������������������

���������������������������

����������������������

����������������������

���������� ��������������

*������������������ �������

������������������

������������������������ ���

��%������������������ �����

��������������������

���������������������������

��������������

�������������������

��������������� ������������

���������������������

�%��������������������� ���

�����������������

*�������������������������

�������������������

����������������������

��������� ������������������

����������������������� ����

�� ��������������/�������

��������

<������������� ������

�����������������������

����������������������

�������� �����������/������

������������������� �����

���������������������������

��������������������

����������������*�������

���� �����������������������

����������������������

* ������������������������

���������������

�����������������������

�������������������

��������������������������

������������� ��������

��������������������������

�������������������������

����������������%����������

���������������������������

����������� ��������

�������������������

������������������������

�����������������

��������

7.6.2 Relationship withmanagement

*������������ ���������������

����������������������

����� �������������������

��������� ���������������

�%��������������������

������������������ ����

����������������������������

�����������

2��������������������

��������������� ��%������

� ������������ ������������

� ���/������������

�����������������

�������������������������

����������������%�����

����������������������������

������� ��%�������� ���������

���������� ����������

��������������� ��

�� �������� �������������

������������������������

����������������������

������������������������

� �������������������������

�� �������� ���������������

����������������������

������������%�������������

)������������������� ���

������������������������

�%�������� ���� ����������

����� �����������

��������������������� ���

��������������� �������������

��������������������

�%������������������������

��� �������� �������������

������������������������

��������������������������

�������������

���������� ��������������

���/�/��������������������

��������������������������

��������������������������

���������������������

��������������������������

�����������������������

0���������1������������

����������������������������

�%�������� �������������

���������� ������������������

����������������������

��������������������

Page 36: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

30 AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 KPMG

7.6.3 Relationship with theinternal auditor

The head of internal audit is inthe unique position of beingemployed by management butexpected to review its conduct.As such, it is important for theinternal auditor to retain adegree of independence frommanagement.

Where the internal auditfunction resides in-house, it ispreferable that the head ofinternal audit reportfunctionally to the auditcommittee, recognising that on aday-to-day basis it shouldreport administratively to thechief executive officer of theorganisation.

The internal auditor should alsohave unfettered access to theaudit committee.Where the internal auditfunction is outsourced, the headof internal audit usually reportsdirectly to the audit committeeand a senior executive.

The committee should receiveregular reports from the internalauditor on the results of theiractivities includingmanagement’s responses torecommendations made oncontrols and compliance. Theinternal auditor should be pro-active in bringing matters to theattention of the auditcommittee.

7.6.4 Relationship with theexternal auditor

The external auditor should alsohave unrestricted access to theaudit committee. If the auditcommittee comprises executivedirectors, then the non-executive members of the auditcommittee should requestseparate meetings with theexternal auditor to allow themto freely discuss issuesinvolving management.

In reviewing the scope ofexternal audit and theremuneration of the externalauditor, the audit committeeshould undertake the necessarysteps to satisfy themselves thata comprehensive, complete andindependent audit can be and isundertaken.

There should be open and frankdialogue with the externalauditor throughout the year andnot simply at the time offinalising the financial report.

The above, together withformalisation of the terms ofreference for the AuditCommittee, is consistent withthe MCCG’s 9 recommendationfor the Board to establishformal and transparentarrangements for maintainingan appropriate relationship withthe company’s auditors.

77777.7 Induction of new.7 Induction of new.7 Induction of new.7 Induction of new.7 Induction of newmembersmembersmembersmembersmembers

The audit committee shouldhave a formal process to induct

new committee members toensure they understand theirresponsibilities, current issues,the objectives of the auditprocesses and the expectationsof the board concerning theperformance of audit committeemembers. As a minimum, theinduction process shouldinclude:

providing a copy of thecommittee’s charter andrecent committee papersand minutes;

providing copies ofrelevant company policies;

an explanation bymanagement and internalaudit of the control, riskand complianceframeworks and currentaudit and financialreporting issues. Writtenmaterials should supportoral presentations;

meetings with managementand internal audit todiscuss any unusualtransactions or othermatters as required; and

introduction to the externalauditor.

77777.8 Meetings.8 Meetings.8 Meetings.8 Meetings.8 Meetings

The meetings of the auditcommittee for a publicorganisation are generally timedto match the regulatoryreporting and audit cycle.Typically audit committeesshould meet at least four times ayear. However, there is a viewemerging that the number of9 MCCG, Principle DIII

Page 37: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

KPMG AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 31

meetings and their durationshould vary depending on therange and complexity of thecommittee’s responsibilities.

For audit committees toproperly undertake theiractivities, it is suggested thatthe committee agree a “workplan” for the year to ensureadequate oversight of theorganisation’s assuranceprocesses throughout the year.This is consistent with theMCCG’s recommendation thatthe audit committee meetregularly, with due notice ofissues to be discussed. 10 Inaddition, the MCCGrecommends that the auditcommittee should meet with theexternal auditors withoutexecutive board memberspresent at least once a year. 11

77777.9 .9 .9 .9 .9 Access to informationAccess to informationAccess to informationAccess to informationAccess to informationand independent adviceand independent adviceand independent adviceand independent adviceand independent advice

Each director has the right toaccess all organisationinformation. 12 In addition, eachdirector should be entitled toseek independent professionaladvice at the organisation’sexpense, subject to an agreedupon procedure which mayinclude prior consultation withthe board chairman. 13 A copy ofthe advice received by thedirector should be madeavailable to all members of theboard.

The right to receiveindependent professional advice

is a policy that should apply toall members of the boardwhether serving on boardcommittees or the board itself.In addition, to ensure theindependent role of auditcommittee members, it ispreferable if the auditcommittee charter authorisesthe committee to seekindependent professional adviceas it considers necessary.

This may be particularlynecessary where errors ordeficiencies have occurred ormay potentially occur.

The rights of audit committeesfor public listed companies areexplicitly covered underParagraph 15.18 of the MSEBLR which provides that a listedcompany must ensure that,whenever necessary andreasonable for the performanceof its duties, an audit committeeshall:

have explicit authority toinvestigate any matterwithin its terms ofreference;

have the resources whichare required to perform itsduties;

have full and unrestrictedaccess to any informationpertaining to the company

have direct communicationchannels with the externalauditors and person(s)carrying out the internalaudit function (if any);

be able to obtainindependent professionalor other advice; and

be able to convenemeetings with the externalauditors, excluding theattendance of the executivemembers of the committee,whenever deemednecessary.

77777.1.1.1.1.10 Specific repor0 Specific repor0 Specific repor0 Specific repor0 Specific reportingtingtingtingtingobligations for auditobligations for auditobligations for auditobligations for auditobligations for auditcommittees of publiccommittees of publiccommittees of publiccommittees of publiccommittees of publiclisted companieslisted companieslisted companieslisted companieslisted companies

An audit committee report mustbe prepared by the board andclearly set out in the annualreport of the public listedcompany. 14 This is to enable itsstakeholders to assess theeffectiveness of the auditcommittee in performing itsoversight and assurancefunctions.

Specifically, the auditcommittee report should includethe following 15 :-

the composition of theaudit committee, includingthe name, designation(indicating the chairperson)and directorship of themembers (indicatingwhether the directors areindependent or otherwise);

the terms of reference ofthe audit committee;

the number of auditcommittee meetings heldduring the financial yearand details of attendance of

10 MCCG, Best Practice BB V11 MCCG, Best Practice BB III12 MCCG, Best Practice AA XIX, MSEB LR

15.04(a)13 MCCG, Best Practice AA XX14 MSEB LR 15.16(1), (2)15 MSEB LR 15.16(3)

Page 38: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

�32 AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 ����

�����������������

������#

� ���������� �����������

� �������������������

������������� ��

���������������� ��

��� �������������#

� ����%������� �����������

����� ����������������

����������������������

�������������������

�������� �����������

� ���� �����������������

"����������� ���������

���������������%�����

�%���������� ���

�������������%���

����������������������

������������� ������

� ��������

-������������������������

����������� �������������

����������������������

������� ��������������

������������������

�� �������������������

������������������ ����(94:

;<��������������������

�����������������������

���4%������������������

����������������������

�����������������

�����������������������

������������������������ ��

��������������������

)����� ���������������������

���������������� �������

������������������������

�����������������������

���������������������������

�� �������������������������

�����������������������

�������������������

������������*���%����������

�������������������������

����������������������

�������������������

���� �������������%������

������������ �����������

)�������� �� ��������� ��

-������������������������

�������������������������

��������������������

��������������������� ��

� ������������������������

���������������� �����

������������������������

������������������������

������(94:���������

(��������2����������

'����������������������

4��������'����������� ����

(��)������������

��������������������

����������������������

������� ��������������

���������������������������

������������������������

����������������� ������

����������������

���������������������

����������������������������

������ � �����������������������

���������������������

�������������������������*

������������������������

� ����������������������

������������������ ����

��������������������

��������������������������

�������������������������

����������������������� ��

���������������

)����*�� ������ �������������������� ��

2������������������

�����������������������������

����� ������������������

���������������������������

��������%����������������

���������������������������

�� �������������������������

�������������

"�������������������������

������������� ������������

������������������������ ��

���������������������������

������������%�������������

����������������������

������������������

��������� ���������

������������������������

�������������������

(��) ���������������

)����0����������������� ��

2������������� �����

��� ������������������� ���

������������ ���� ��������

�������������������������

���������������������������

������������������������

�������������������������

��������������������

�������������������������

�����������������������������

�� ���������������������

�������������������������

�%�����������

K���������������67�+6�� ���

(94:�;<������������

��������� ��������������

������������������������

� �� ����������� ��������� ���

�� &(��$��<+2<>�� &(��$��<+2-=�&(��4��������7 ��+6,--<�����<+6,--9

�� ���������4�������� �D555� ����4������!����5��55

Page 39: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

�����AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004��33

����������������������� ��

�����������������������

��������������������

�����������������������

��������������������������

��������������������������

����� ��� �������

7.14.1 Committeeperformance evaluation

2��������������������

������������������������������

�� /����������������

��������������������������

��������������������������

�������������������� ������

�����2� ���������������

������������������������

������������������=� ����>

��������������������

�����������������������

����� �������������

������������������������

�����%�������������

&����������������������

��������������� �����

��������������������� �������

����������������+,,6�������

�������3

� ������������������

���������!

� �������������/����

������������ ��

�������������������

���������������!

� �����������������������

� ����������������

������������%����

�����������!

� ��������������������

�� ����������������� ���

������!

� �����������������

� �������� �������

������������������

�������!

� ��������������������

��������������������

������� ���������

�����������������������

���������!

� ����������� ���������

���/��������������

���������������������

����������!

���� ��������������������

��� ����������

�����������������������

��������������������������

��������������������

������������ ����� ��������

4��������������������

��� �����������������

������� ��������������

�������������������

2���������� ����� ����������

�������������2������%�*I�

7.14.2 Evaluation ofcommittee members

2� ����������������� ���

��� ��������� ������������

��������������������������

����(��)�������������

��� �����������������������

�����������������������

����������������������

��������������������

��� ��������� ��������

�������������������������

��� ����������������������

������������

���������������������������

���������������������3

� �%�����#

� ����������������

��������������

������������#

� �������#

� �������������������

�������������

�������#

� ������������� ���

���������� ������#

� ������������� ����

�������������

������� ���������

������������#

� ��������������������

��������������������� ��

����������������

�������������������#

� ������������#

� ��� ������� �������

���������������

���������� ���

���������������

�����������#����

� ������������������

2 ���������������

��������������������������

������������������������=�

���>������������������

����������������������

��������������������������

�����������������������������

������������������������

���������� ����������������

������������� ���������

�� ��� ����������������������

� ���������4�������� �D

Page 40: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

�34 AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 ����

Audit Committees: Best Practice Guide (AARF), Second Edition (IA) August2001.

Survey on Auditor Independence, January 2002.

Principles of Good Corporate Governance and Best PracticeRecommendations, March 2003.

Guidance for Audit Committees: Discussing Auditor Independence MattersWith Your Auditor.

Collapse Incorporated, October 2001.

Guidelines on Internal Audit Function, July 2002.

Wonderful Malaysia Berhad Annual Report 2003, incorporating illustrativefinancial statements (also illustrative reports for 2001 and 2002) andWonderful Malaysia Berhad Interim Report - Third Quarter 2002. Also referto Corporate Governance Insights: A Director’s Guide, March 2001 andKPMG/ The Edge’s Shareholder Value Survey, August 2003.

Audit Committees Membership and its Consequences, September 2002

Listing Requirements relating to Corporate Governance (Chapter 15), January2004 and the applicable Practice Notes. Also refer to the Statement on InternalControl: Guidance for Directors of Public Listed Companies, February 2001.

Professional Conduct and Ethics.

Malaysian Code on Corporate Governance.

Improving the Effectiveness of Corporate Audit Committees: 1999. Printed bythe New York Stock Exchange and the National Association of SecuritiesDealers.

Report and Recommendations of the Panel on Audit Effectiveness, 2000.

Independence of Australian Company Auditors: Review of CurrentAustralian Requirements and Proposals for Reform: Report to the Ministerfor Financial Services and Regulation, October 2001.

Various guidelines, including Policies and Guidelines on Issue/ Offer ofSecurities, April 2003.

Final Rules, 2003.

Reflections on the Audit Committee Role, April 2002.

READ ALL ABOUT IT

REFERENCES�����References

Australian Institute of CompanyDirectors (AICD), The Institute ofInternal Auditors Australia, TheAudit & Assurance StandardsBoard of the AustralianStandards Board of theAustralian Accounting ResearchFoundation

Australian Securities andInvestment Commission

Australian Stock ExchangeCorporate Governance Council

Canadian Institute of CharteredAccountants

CCH Australia Limited

Companies Act 1965

Institute of Internal AuditorsMalaysia

KPMG

Lumsden, Andrew

Malaysia Securities ExchangeBerhad

Malaysian Institute ofAccountants and MalaysianInstitute of Certified PublicAccountants

Malaysian Institute of CorporateGovernance

NACD Blue Ribbon Committee

Public Oversight Board,Stanford

Ramsay, Ian

Securities Commission

Securities ExchangeCommission

Verschoor , Curtis V.

Page 41: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

�����AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004��35

KNOW WHERE TO GO

CONTACT INFORMATION������0,(������������� �

������������

"����&'()

L�����5�����

5�������������

7,.A,�&�����;������

���������3�B,�=8>�+,A7�88EE

-�������3�B,�=8>�+,A7�,AD6

�����

6���-������"����'������)�����

.+��L�����9�����2�����9���

6,,7,�'������

���������3�B,�=.>�++D�++EE

-�������3�B,�=.>�++D�6EEE

����������

8���-������B./BB�

L�����M����&����

8,+7,�*���

'�����5�����<��@���

���������3�B,�=7>�+78�66EE

-�������3�B,�=7>�+77�EE6E

������ ����

;�����6.��(������2���

B7��L��������

E,,,,�L�����:�����

���������3�B,�=D>�++.�+ED,

-�������3�B,�=D>�++.�E,77

����� ��!�������!��

8���-������"����)���'��

���6E��L����������9����

EE,,,�&���&�������

���������3�B,�=EE>�+8�78�66?+8�E7�E+

-�������3�B,�=EE>�+8�8B�EB

���"��������!��

;��8��:�����6B

;������:������*�����.

:������*�����������<���

A,,,,�9���������9�����

���������3�B,�=EA>�+D�6D�D6

-�������3�B,�=EA>�+D�+E�AB

#�$������!��

+���-������"����)���'��

L�����5�����

A6,,,��������9�����

���������3�B,�=EA>�DD�+6�AA

-�������3�B,�=EE>�DB�86�+,

��%� ��������$��

;�����B��"�����������

����������������

<����<���

A8+,,�&��������9�������

���������3�B,�=E+>�.+�+B�AA

-�������3�B,�=E+>�.+�+8�AA

��!���

;��-��;�����D

"����$������

L�����$&&��2�����:���

ED,,D�"�������'��������

;������

���������3�B,�=ED>�.6�78�+E?.6�7.�BD

-�������3�B,�=ED>�.6�.D�E6

�����

8���-������(�����2�������

D76,,�(������

���������3�B,�=B>�+E.�E+,.?+E8�+8,D

-�������3�B,�=B>�+E8�+,,A

Page 42: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

�36 AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 ����

�����������%�����������������������������*����������������� ���������������������������

�������������� ��������� ���������������*���������������������������������������������

�%����������������9������������������������������

�������������������������������������� ��������� ����������������� ���������������

������2������%�6�� ����)������������*�������2����-�������������������������������������������

(��������9����� �����������������������������������������������������������������

�����������

�����������������������������������������������������������%�������������������������

�����%�������������������������������������* �����������������������������������

������������ ���� ����������������������������������������������������������������

"������������������������������������������������������������������������������������

����������������������������������

*�������������������������������� ����������������������������������� ������

�������� ���� ��������

"��������������������������������������������������������������������������������

������������������������� �������� ��������������� ��������� �������������������� �������

� ��%�����������

������������������������������������ ������������ �����������������������������������������

�������� ������������������������������������������������������������ ��� ������������

������������������������������ �������������� �������������������%�����������

"���������������������������������������������������������������������������������

���������� �������� ������������������������������ �������

$����������������������������������������������������������������������������������%�����

�������� ��������������

��������������� APPENDIX I

EVALUATION OF INTERNAL AUDIT

Page 43: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

�����AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004��37

Other comments

����������������� �������������������������������������� ������������ �������������

Understanding

Do the members of the board of

directors/audit commitee/

management understand what is

expected of them in relation to the

internal audit function?

How well does internal audit

demonstrate that it recognises its

direct reporting responsibility to the

board of directors and its audit

committee?

How strongly does internal audit

demonstrate an understanding of the

responsibilities and operation of the

audit committee?

How well does internal audit

demonstrate that it understands the

expectations of the audit committee

and the chairman?

How well does internal audit

demonstrate that it understands the

organisation’s business and risk

environment?

Does internal audit consistently

demonstrate a realistic and

commercial view of the business?

Strong Adequate Needs Comments

Improvement

Yes No

Page 44: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

�38 AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 ����

Other comments

Charter and structure

Do the terms of reference for

internal audit define:

� roles and responsibilities,

including those in relation to

other internal functions;

� expectations of management;

� scope of internal audit work; and

� access to information?

Is the internal audit terms of

reference reviewed regularly by the

audit committee for adequacy?

Is the internal audit’s current terms

of reference adequate in light of the

organisation’s current needs?

Is the internal audit’s current terms

of reference adequate in light of the

organisation’s future needs?

Are internal audit’s terms of

reference visible to everyone in the

organisation?

Is the organisational relationship

between the internal audit and board/

top management appropriate?

Does the structure of internal audit

facilitate consistency in the quality

of service to the organisation?

Does the structure of internal audit

facilitate understanding of the

organisation’s business issues?

Does the structure of internal audit

facilitate the delivering of value to

the organisation?

Strong Adequate Needs Comments

Improvement

Yes No

Page 45: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

�����AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004��39

Other comments

Strong Adequate Needs Comments

Improvement

Yes No

Skills and experiences

Is the internal audit function

adequately staffed?

Do key internal audit personnel

possess the appropriate level of

expertise?

Is the internal audit independent

from the activities it audits?

How would you assess the

committee’s confidence in internal

audit?

Page 46: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

�40 AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 ����

Strong Adequate Needs Comments

Improvement

Yes No

Communication

Does internal audit have the support

of top management, the audit

committee, and the board of

directors as a whole?

Are control weaknesses reported for

the audit committee/top management

on a timely basis?

Has internal audit attended all the

audit committee meetings it was

scheduled to attend?

Does the internal audit function have

and use open lines of communication

and private access to all top

management and the audit

committee?

How is internal audit’s

responsiveness to requests from the

audit committee, including requests

for special investigations?

How is internal audit’s frankness and

candour with the committee?

How well does internal audit handle

difficult or contentious issues?

Does internal audit ensure that the

chairman of the audit committee is

fully briefed on significant findings

or developments prior to audit

committee meetings?

How well is the usual level of

preparation for audit committee

meetings demonstrated by internal

audit?

What is the quality of internal audit

reports and papers tabled with the

audit committee? Consider their

relevance and clarity to provide a

reasonable assurance to the board

on the state of internal controls.

Page 47: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

�����AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004��41

Other comments

Strong Adequate Needs Comments

Improvement

Yes No

Communication (cont’d)

Have reports been received from

internal audit on a sufficiently timely

basis?

Are reports distributed to the right

people and acted upon in a timely

manner?

Does internal audit promptly advise

the audit committee about significant

issues and significant developments,

including on special projects such

as fraud investigations?

Does internal audit promptly advise

the committee about significant

changes to the internal audit plan?

What are the strengths of internal

audit process to monitor the status

of open matters / recommendations?

Did internal audit contribute to the

committee’s understanding of the

overall assurance framework within

the organisation and the role internal

audit plays in this framework?

Page 48: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

�42 AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 ����

Strong Adequate Needs Comments

Improvement

Yes No

Performance

Does the internal audit function

carry out a periodic, systematic

evaluation of internal control

system, to provide a reasonable

assurance to the Board on the state

of interanl controls?

What is the quality of the internal

audit plan in terms of its

comprehensiveness, clarity and

timeliness?

In developing the audit plan, does

internal audit carry out an annual

risk assessment exercise to

identify, analyse and plan actions to

mitigate the risk?

What is the quality of the internal

audit plan in terms of its coverage of

priority and high risk areas?

What is the quality of the internal

audit plan in terms of its focus on

testing the control framework?

Did the original internal audit plan

leave unanswered any significant

issues of concern to the audit

committee?

What was your assessment of the

scope of the internal audit as

outlined in the plan?

Was it clear from its reporting to the

committee that internal audit

delivered the services outlined in

the plan?

Was it clear from its reporting to the

committee that the services

delivered by internal audit were in

accordance with the agreed

timetable?

Is there evidence of effective co-

ordination of internal and external

audit work?

Page 49: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

�����AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004��43

Other comments

Name:

Position: Audit Committee Chair

Signed:

Date:

Strong Adequate Needs Comments

Improvement

Yes No

Performance (cont’d)

Is there a quality assurance

programme in place to evaluate the

performance of the internal audit?

Is the input form internal audit

solicited in systems development or

systems enhancement especially on

control issues?

To ensure independence, are the

remuneration, annual increment and

performance related incentives of

the head of internal audit decided by

the audit committee?

Do top and line management

executives demonstrate that they are

responsible for internal controls and

not just delegate that responsibility

to the internal audit function?

Do you consider that internal audit

has added value to the organisation?

In what way has internal audit added

value to the organisation?

How would you assess internal

audit’s overall performance?

Page 50: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

�44 AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 ����

��������������������� ��� ���������������������� ��������������������������������������������

�������������������������� �� ������������ ��������������������������������������������������� ������

������������������������������������ ����������������� ����������� ���� ��

�������������������������������������� �������������������������� ��������������������

����� ������������ ��������� ������������������������ ������ ��� �������������������������

���� ������������ �� ����������������������������������� �� ����������������������������

�� ������� �������������������� ����� ���������������������������� �� �������� �����������

�������������������������������� ��

�� �������������������� ��������������������� �� ���� ��������������������������� ����

����������� ���������� ������� ���������� �� ���� ������������ ���

���������������������������������������� ������� ������������������������������������� �

������������������������������������ �� ������������ �� ������������������ ������� �� ����

������ ��������

�������� �������� ���������������������������������������������������������������� ��������

������������������������������������������������������ ���������������������� ��������� ��

����� ���� ��������������������������������� ����������������� ��������

APPENDIX II

EVALUATION OF EXTERNAL AUDIT���������������

Page 51: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

�����AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004��45

����������������������� ������������������������!����������� ������������������������������������� "�� �� ������������� ������� �� ������������ ��������

Other comments

Understanding

How well does external audit

demonstrate that it recognises the

board of directors and its audit

committee (as representatives of

stakeholders) as its client?

How strongly does external audit

demonstrate an understanding of the

responsibilities and operation of the

audit committee?

How well does external audit

demonstrate that it understands the

expectations of the audit committee

and its chairman?

How well does external audit

demonstrate that it understands the

organisation’s business and risk

environment?

Does external audit consistently

demonstrate a realistic and

commercial view of the business?

Strong Adequate Needs Comments

Improvement

Yes No

Page 52: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

�46 AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 ����

Strong Adequate Needs Comments

Improvement

Yes No

Communication

Has external audit attended all the

audit committee meetings it was

scheduled to attend?

Has external audit made itself

available for consultation outside of

audit committee meetings?

How is the external audit’s

responsiveness to requests from the

audit committee?

How is the external audit’s frankness

and candour with the committee?

How well does external audit handle

difficult or contentious issues?

Is the information provided by

external audit adequate to

demonstrate its independence?

Does external audit ensure that

management and internal audit are

fully briefed on significant findings

or major developments prior to audit

committee meetings?

How would you assess the usual

level of preparation demonstrated by

external audit in its preparation for

audit committee meetings?

What is the quality of reports and

papers tabled to the audit

committee? Consider their relevance

and clarity.

Did external audit provide plain

English (or Bahasa Malaysia, as

appropriate) explanations of complex

accounting, disclosure or risk

issues to the audit committee?

Did external audit provide a plain

English (or Bahasa Malaysia, as

appropriate) explanation of the level

of materiality to be applied during

the external audit?

Page 53: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

�����AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004��47

Other comments

Strong Adequate Needs Comments

Improvement

Yes No

Communication (cont’d)

Does external audit provide a clear

indication of whether they consider the

organisation’s reporting approaches to

be aggressive, conservative or

moderate?

How pro-actively did external audit

identify issues to the committee on

industry, accounting, reporting and/or

regulatory developments that were

relevant to the organisation?

Have reports been received from

external audit on a sufficiently timely

basis?

Does external audit promptly advise

the committee about significant issues

and significant developments?

Does external audit promptly advise

the committee about significant

changes to the external audit plan?

Did external audit contribute to the

committee’s understanding of the

overall assurance framework within

the organisation and the role external

audit plays in this framework?

Page 54: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

�48 AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 ����

Strong Adequate Needs Comments

Improvement

Yes No

Performance

What is the quality of the external

audit plan in terms of its

comprehensiveness, clarity and

timeliness?

Did the original external audit plan

leave unanswered any significant

issues of concern to the audit

committee?

What was your assessment of the

scope of the external audit as

outlined in the plan?

How would you assess the quality of

the external audit fee proposal in

terms of its comprehensiveness,

clarity and linkage to the external

audit plan?

Was the external audit fee sufficient

for the complexity of the business

and the organisation’s risk

environment?

How would you assess the external

audit fee proposal in terms of value

for money?

Is there evidence of effective co-

ordination of internal and external

audit work?

How would you assess the

effectiveness of the reliance on

internal audit by external audit?

Did external audit comply with the

organisation’s policy in respect of

services that the auditor may

provide and the process of

authorisation?

How would you assess the co-

ordination of non-audit services,

where permitted, by the external

audit lead partner?

Page 55: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

�����AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004��49

Name:

Position: Audit Committee Chair

Signed:

Date:

Other comments

Strong Adequate Needs Comments

Improvement

Yes No

Performance (cont’d)

Do you consider that external audit

has added value to the organisation?

How has value been added?

How would you assess external

audit’s overall performance?

Page 56: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

�50 AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 ����

APPENDIX III - AUDIT INDEPENDENCE – DISCUSSION OF ISSUES

AND QUESTIONS TO ASK THE EXTERNAL AUDITOR�������������������������

�������������

� ����������������

��������������������������

������������������

����������������

������������������������

����������������������������

���������

����������������� ��������

������ ��������������������

���������������������������

�����������!�����������

�������������!����������������

������������������������

�������!�������������������

�������������������

�����"

� ����������������������

�����#�������������

��#�������������������

��������������������

����$

� ���������������������

������������

��������������������

�������������������

����������������$

� �������������

��������������������

���������������������

����������������

�����������������

���������������������

������!�������

����������������������

%������������������

������������������������

�������������&���

��#���������������

������������������

��������������� ����

������'��������������

����������!��

�����$

� ����������������

������(�������

�������������������!

������������������

������������������

�������������������!

��������������������

���� �����������'��

��������������������

�!���������������

���������$

� ���!������)�����

��!������������!��

�����������������������

���������������������

������������������

������������������

��������!��������

���������������������

������������� �������

���'��������������������

����!��������$

� ���������������������

�������������������� �

�����������������

������$

� �����������������������

���!������������)�����

��!��������������

�������*+,����������

������� �����!�����

�!������������ �

���������������������

%*&���������������!

���������������

-��.�������/����������0+

1��*++0�������������

������������

��������������2�)����2)3

��������� ��2�)�����%�

��������������������������&

��������������������

���������������!��

����������������������

������� ������

������!����2�)����2)3���

�����������������������

�����������������

��������#������������������

������������������������

�������-�����"

� �������������������

�������������������

�����������$���

� ���������������

�������������������

-����������������������

�����������������������

���������������������������

�����������������

�������������� ���������

������������ �����)

��������!������������������

-������������������"

� �����������������

��������������������#����

������������������

�������������$���(��

� �����������������

�����������������!

���#���������

�������������!������

������������������

������������������

�������������#��������

������������������!����$

��(��

� ����������������!��!�

�������������

Page 57: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

�����AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004��51

���������������!

�������������!�������

������������������

�������������

�������������������

�������������������

�������������

����������������������

�������������!������!���

������������������������

������������!�������������

�����������!�����

����������������������

��������������������������

4��!����������������!����

�5��������!����������!

�����������!����������

�������"

� �����������������

�������������� �����

�����������������������

��!������������������

��������������������

�����������

�����������������

�������������!�������

���!��!���$���

� �!��������������������

�������!������!����

���������������#���

��������!���������

���������������

�������!���!������!���

��������

��������������������

������������������������

����������������������

������������������

��������������������������"

� ����������������

��������$

� ��������������������

����������������������

�������$

� ���������������������

������������������������

��������������������$

� ��������������������

�)��������!�������

����������������������

�������������������������$

� �������!����������$

� ����������

�����������������������

����������!��������

���������������

�����������$���

� ����������������������

��������������

��������������������

��������

��������������������������

��������������������

��������������������������"

� ����������������������

��!�����������������

���������������

����������!�����������

������������� �

���������

���������������

��!������������������

������������

� ������$

� �����������!���

�������������������

�!������������

���������������������

�)��������!��������

���������������!���

�����!����������������

��������������

���������������������

���'����������������!

�����������������

���'�����������!��������

����������������������(

�������������������$

� �����������!������)

��������������������

����������������������

���������������$���

� ������������

�����������������������

�������������#��

���������������������

������������������

�����������)�����

��!����������!������

�����������������

����� ����������������������� ��������

-��67�7����������

.����������������%7.�&���

��������������!��������

��������������!�������

���������������������

������������������������������

�������������

� ��������-��7.������

����������������������

���������������������������"

� ����7.���������������

���������������������

�������������������

������������������

��������������������

�����7.�$���

� �!�������������7.�

����������������67���

���������������������

��������������������

-��7�����)8��������*++*

�)��������������

Page 58: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

�52 AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 ����

���������������������

��!�����������������

�������������������������

��������������������#����

��������������67�������

�������������������������

����������������������

�����������!������������

��!�����������������

��������

������������������������������� ����������������� ���� ������

2.1 Relationship with auditcommittee

� /�������������������������������������������������������������������9

� /���������!��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������9

� /��������!����������������������������������������������������������������������9

2.2 General

� :�������������������������������������������!�����������������������������������9

� 4�!����������'��������������������������������9

� 4�!����������'������������������������

��������������������������9

� 4������������������������������������������������������������������������������������������9

2.3 Firm safeguards

� :���������������������������������������������������� ��������������������������������������������������������������������9

� :����������������������������������������������������������������������������������������������������9

� ������������������������������������������������������������������'���!�����������������9

� ������������!�������������������#����������������������������������������������!�������������#�����������������'���!������������������������#����������������������������������9

� /��������!��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� ���������

����������������������������������������9

� :��������������������������������������������9

� :���������������������������������������������������������������������������!����������������������������������!�����������������9�4�����!��������������#������������������������������������!�����������������������������#�����������������������!�9

� :���������������������������������������������������������������������������������������������#�������������������!�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������!�������������9

2.4 Relationships with theorganisation

� :��������������������������������������!������������������9�������")�����������������!�����$

)��������������(������������������$

)������������!���������������$

)����������������$

� ������������������ ���� ���� �������������������� ���������� �������������������������������� ���������������������� �����������

Page 59: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

�����AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004��53

)��������������������$��

)��!������������������!�����������������������������������������

� :�������������������������������������������!��������������9�������")��!��������������$��

)����������������������#������������������������

� :���������������������������������������������������������9�������")��������������������������������������������������������!��������������� ��������$

)���������������������������������������������������$���

)�����������������������������������������������

� :��������������������������������������������������������9�������")����������������������������������������������$

)������������������������������������'����!���$

)������������������������������������������������!�����������(����������������������$

)���������������������������!�������!�����$��

)�������������������������������������������������������������������9

2.5 Non-audit services

� :�����)��������!��������������������!�������������������9������")����##������!���$)������������������������������������������$

)��������������!���������!���$

)�������������!���$)���������������!���$)������������������!�������������������������������������������$

)����������������!�����������������!��������$

)��������!���$)��������!��������������������������!�����������������������������������$��

)�������!����

� :�����������)�������!��������������������������������������������������������9

� :�������������������!��������!��������������������9

� ��������!����������������������������

����������������9���������������������������������������������!��(�������������������!�����������9

� :�����������������������!�����������������������!���������� ��������������������������������� �����������������������9

� :���������!��������������������������������������������������������������������!�����������������������9

� :���������!�����������������������������������������������������#��������������������� �������������������9

� :��������������������������������!��������������������������������������������������������������������#�����������!������������������������������� �����9

� :����������������� �����������������������������������������������������������������������9

� /�������������������!����������������������!��9

Page 60: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

�54 AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 ����

-��������������������������������������������������������� �����������������������������

����������������������������������-���������� ������������������������������������

�������������������-���������������������!����������������������������������

������������!��!������������������������������������!�������������������������������

�����������������������

-�� ���������������������������������������������������������������������������

�����������������������������������-������������������������������������

���������������������������� ��������������������������������������������������!��

�������������������!������������������������!����������)���������������������#�����

���������������������!����������������������������������������������������������

��������������������������������������������������������������)����������������������

�������������������������������������������������������������������������������"

� ���������� ��������$

� ������������� �����������������#���������$

� �����������!�����$

� ����������������!��������)��������$

� ���������������������������������������$

� ���!����������#���������������������� �������������!������������$���

� ����������������������������������������

-������������������)����������������������������������������������������������������

���������������������������������������-���������������������������������������#�������

���������������������������������������������(�����!�������������������������#

�����#�������������������������������������������

APPENDIX IV

SELF-ASSESSMENT OF THE AUDIT COMMITTEE���������������

Page 61: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

�����AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004��55

Strong Adequate Needs Comments

Improvement

Yes No

Committee and governancestructure

Charter

Evaluate the clarity and

comprehensiveness of the

committee’s charter and

responsibilities.

During the past 12 months, did the

committee address all

responsibilities, as detailed in the

charter?

Evaluate the clarity and

comprehensiveness of the audit

committee’s roles and

responsibilities in the context of the

roles and responsibilities of other

board committees and the full board.

Do you believe the committee is

addressing areas that should be

directly dealt with by the board or

other committees?

Skills and competencies

How would you assess the

committee’s commitment to

competency, integrity and the

fostering of a climate of trust and a

no-surprises environment?

How would you assess the

committee’s demonstration of

corporate values through actions?

Are you aware of any relationships

or dealings that may impair, or may

be perceived to impair, your or

another committee member’s

independence?

How would you assess the

committee’s overall independence?

Does the mix of skills on the

committee allow the committee to

effectively perform its assigned

responsibilities?

Page 62: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

�56 AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 ����

Skills and competencies (cont’d)

Given the organisation’s business

and risk environment, assess your

skills and experience to analyse and

critically evaluate information

presented to the committee?

Is there a clear process that

committee members can follow to

access advice and/or training to

improve their skills and knowledge?

Evaluate the quality of training /

briefing you receive (internal and

external) on developments in

regulations, audit, accounting,

financial reporting and the industry.

How would you assess the

committee’s overall financial

literacy?

Evaluate the committee’s

understanding of the organisation’s

significant financial risks.

Evaluate the committee’s

understanding of the control systems

in place to mitigate the

organisation’s significant financial

risks.

How would you assess the

committee’s understanding of the

organisation’s significant non-

financial risks?

Evaluate the committee’s

understanding of the control systems

in place to mitigate the

organisation’s significant non-

financial risks.

How strong is the committee’s

understanding of the organisation’s

compliance processes?

Evaluate the committee’s

understanding of financial and

statutory reporting requirements.

Strong Adequate Needs Comments

Improvement

Yes No

Page 63: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

�����AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004��57

Skills and competencies (cont’d)

Evaluate the committee’s

understanding of the organisation’s

significant accounting policies,

accounting estimates and financial

reporting practices.

How would you assess the quality of

the committee’s recommendations

where there have been significant

risks and/or control breakdowns

brought to the committee’s attention?

How would you assess the quality of

the committee’s recommendations

where there have been significant

financial reporting issues brought to

the committee’s attention?

Assess the committee’s confidence

in dealing with any complex and

difficult matters brought before it.

Does the committee have access to

appropriate internal and/or external

resources to assist the committee in

understanding and dealing with

complex and difficult matters on a

timely basis?

Has the committee shown an

openness to new ideas and different

views in its deliberations?

Assess the consistency and

appropriateness of the committee’s

probing and challenging of what is

presented to it.

Are dissenting views of committee

members appropriately addressed?

Meeting administration

Has the committee had the

appropriate number of meetings to

properly discharge our duties?

Are the committee’s meetings at the

best time of the year to properly

discharge our duties?

Strong Adequate Needs Comments

Improvement

Yes No

Page 64: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

�58 AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 ����

Strong Adequate Needs Comments

Improvement

Yes No

Meeting administration (cont’d)

Does the agenda-setting process

allow for all the necessary matters

to be included?

Can and do individual members

influence the content of the agenda?

Can and do management, internal

and external audit influence the

content of the agenda?

Is the agenda structured to allow

sufficient time to discuss the most

complex and critical issues?

Do we receive agenda items and

supporting papers in sufficient time

prior to meetings?

Are the agenda supporting papers

and recommendations of sufficient

clarity and quality to make informed

decisions?

Are meeting papers too voluminous?

Meeting conduct

Evaluate the processes in place to

facilitate review by the committee of

urgent issues or significant

transactions.

Does the committee spend sufficient

time discussing issues of

importance?

Does the committee spend sufficient

time discussing issues privately by

itself?

Are meetings productive?

Board communications

Assess the quality of the

committee’s communications to the

board about the committee’s

deliberations.

Page 65: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

�����AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004��59

Strong Adequate Needs Comments

Improvement

Yes No

Other comments

Board communications (cont’d)

Assess the quality of the minutes of

the committee’s meetings.

Is the board well informed on a

sufficiently timely basis regarding

the committee’s deliberations?

Committee outcomes

Do you consider that the committee

has added value on behalf of the

shareholders?

Where has the committee added

value to shareholders?

Does the committee have a good

understanding of who the

organisation’s other stakeholders

are?

Do you consider that the committee

has added value on behalf of all

other stakeholders?

Where has the committee added

value to other stakeholders?

How would you assess the

committee’s overall performance?

Page 66: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

�60 AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 ����

Areas of focus

Management

Were there significant gaps between

what was presented to the

committee by management (nature,

clarity, quality and timeliness) and

what the committee expected to

receive from management in respect

of:

� risk identification and

assessment, including the

process to identify organisational

risks for possible financial

reporting implications?

� risk trends (financial and non-

financial, current and emerging)?

� the internal control framework

designed by management to

identify and mitigate risk,

including fraud?

� the internal control framework

designed by management for

ensuring compliance with

regulations and internal policies?

� significant regulatory findings or

notifications of regulatory non-

compliance/violation?

� complaints received by the

organisation regarding financial

reporting, internal controls and

audit?

� providing the committee with an

understanding of key issues in

the half-year and annual financial

reports and other earnings

releases?

If significant gaps were encountered,

describe the gap.

If significant gaps were encountered,

why do you believe the gaps

occurred?

Strong Adequate Needs Comments

Improvement

Yes No

Page 67: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

�����AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004��61

Other comments

Management (cont’d)

If significant gaps were encountered,

how do you suggest they be

rectified?

How would you assess the quality

and openness of the committee’s

discussions with management?

Evaluate the adequacy of the time

spent by the committee in

discussing issues with

management?

Strong Adequate Needs Comments

Improvement

Yes No

Page 68: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

�62 AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 ����

Strong Adequate Needs Comments

Improvement

Yes No

Internal Audit

Did the committee set measurement

criteria against which to evaluate

internal audit’s performance?

Did the committee assess internal

audit’s independence and objectivity?

Evaluate the committee’s

assessment process of internal

audit’s independence.

Did the committee assess the

performance of the head of internal

audit?

Were measurement criteria used in

evaluating the head of internal

audit’s performance?

Did the committee assess the

performance of the internal audit

department?

Were measurement criteria used in

evaluating the internal audit

department’s performance?

Evaluate the committee’s

assessment process of internal

audit’s competency.

Did the committee review and

approve the internal audit plan?

Evaluate the committee’s

assessment process of the internal

audit plan.

Did the committee review and

approve any significant changes to

the internal audit plan?

Did the committee receive

appropriate information to assess

internal audit’s progress against

plan, to track progress against

significant issues and findings and to

understand significant findings and

examination trends?

Page 69: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

�����AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004��63

Other comments

Where the audit committee has appointed a new head of internal audit or entered or changed internal audit

outsourcing arrangements, questions should be included regarding the rigour of the process.

Internal Audit (cont’d)

Evaluate the adequacy of the time

spent by the committee in

discussing issues with internal

audit?

How would you assess the quality

and frankness of the committee’s

discussions with internal audit?

How would you assess the

committee’s confidence in internal

audit?

Strong Adequate Needs Comments

Improvement

Yes No

Page 70: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

�64 AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 ����

External Audit

Did the committee approve the re-

appointment, or dismissal and

selection, of the external auditor?

Did the committee approve the

current year external audit fee and

terms of engagement?

Did the committee assess the

external auditor’s independence?

Evaluate the committee’s

assessment process of the external

auditor’s independence.

Did the committee review and

approve a policy or statement which

clearly set out the non-audit

services which could be provided by

external audit and the approval

mechanisms which must be

followed?

Evaluate the committee’s

assessment process of the external

auditor’s audit plan.

Did the committee review and

endorse the external audit report?

Did the committee review and

endorse the review report for the

half-year financial report?

Did the committee review and

endorse other reports presented to it

by the external auditor?

Did the committee set measurement

criteria against which to evaluate

external audit’s performance?

Did the committee comprehensively

review the performance of external

audit and reach a consensus view on

performance?

Strong Adequate Needs Comments

Improvement

Yes No

Page 71: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

�����AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004��65

External Audit (cont’d)

Evaluate the committee’s

assessment process of the external

auditor’s competency.

Evaluate the adequacy of the time

spent by the committee in

discussing issues with external

audit?

How would you assess the quality

and insight of the committee’s

discussions with external audit?

How would you assess the

committee’s confidence in external

audit?

Strong Adequate Needs Comments

Improvement

Yes No

Other comments

Page 72: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

�66 AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 ����

Other comments

Name:

Position:

Signed:

Date:

Consulting actuaries

(if applicable)

Did the committee assess the

consulting actuary’s independence?

Evaluate the committee’s

assessment process of the

consulting actuary’s independence.

Did the committee comprehensively

review the performance of the

consulting actuary and reach a

consensus view on performance?

Evaluate the committee’s

assessment process of the

consulting actuary’s competency.

Strong Adequate Needs Comments

Improvement

Yes No

Comments

How can the committee improve its performance?

How can I improve my performance?

Page 73: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

Denial is not an option. Risk is a vital ingredient tobusiness success and makes a return possible. The abilityto manage the impact of risk is crucial to that success.However, it’s not our role to make the case for risk.

Just don’t underestimate it.Our role, and the purpose of this publication, is to educatethose responsible for determining risk appetite andmanaging risk by providing specialist advice and adegree of inspiration.

Denial is not an option. Risk is a vital ingredient tobusiness success and makes a return possible. The abilityto manage the impact of risk is crucial to that success.However, it’s not our role to make the case for risk.

Just don’t underestimate it.Our role, and the purpose of this publication, is to educatethose responsible for determining risk appetite andmanaging risk by providing professional advice and adegree of inspiration.

50%Y606275 C 606240%80%M 75 6062 M75 60627540%80%C 606275TRAPPINGK 6062C 75M 606240%80%K C M7550% 60 K627540%80%YK YY

15121086

BLACK MAGENTA CYAN YELLOW50%Y606275 C 606240%80%M 75 6062 M75 60627540%80%C 606275TRAPPINGK 6062C 75M 606240%80%K C M7550% 60 K627540%80%YK YY

15121086

BLACK MAGENTA CYAN YELLOW

00cover final(A3).p65 2/24/2004, 9:37 AM2

Page 74: ˘ ˇˆ · AUDIT COMMITTEE GUIDE February 2004 7 Characteristics of an effective audit committee: Role and Focus External audit Internal audit Risk and control Practice Having a majority

����������������

����������

����

All information provided here is of general nature and is not intended to be an opinion of the firm on any subject. Although weendeavour to ensure its accuracy and timeliness, no one should act upon it without appropriate professional advice after athorough examination of the facts of the particular situation.

The content of this publication is copyright with all rights reserved. Portions may be reprinted with acknowledgement to thefirm. We would appreciate being notified of any reproduction.

© 2004 KPMG, the Malaysian member firm of KPMG International, a Swiss cooperative Association. All right reserved. Printed inMalaysia.

��

��������

���

�����������

����������� ������������������������� �������� ���������������������� �������

50%Y606275 C 606240%80%M 75 6062 M75 60627540%80%C 606275TRAPPINGK 6062C 75M 606240%80%K C M7550% 60 K627540%80%YK YY

15121086

BLACK MAGENTA CYAN YELLOW50%Y606275 C 606240%80%M 75 6062 M75 60627540%80%C 606275TRAPPINGK 6062C 75M 606240%80%K C M7550% 60 K627540%80%YK YY

15121086

BLACK MAGENTA CYAN YELLOW50%Y606275 C 606240%80%M 75 6062 M75 60627540%80%C 606275TRAPPINGK 6062C 75M 606240%80%K C M7550% 60 K627540%80%YK YY

15121086

BLACK MAGENTA CYAN YELLOW

00cover final(A3).p65 2/24/2004, 9:37 AM1