数据库管理软件Access 2003 的使用

本章主要内容1

2

3

4 建立查询

认识数据库

建立表 创建数据库

1 认识 Microsoft Access 2003

数据库基础知识 Access 2003 简介

1.1 数据库基础知识 1. 数据与数据处理

数据（ data ）是存储在某一种媒体上能够识别的数据符号。它包括描述事物特性的数据内容和存储在某一种媒体上的数据形式。 数据处理是指将数据转化成信息的过程。

2. 数据库 数据库（ DB ）是指按照一定的数据模型，有规则地存储在一起的相关信息的数据集合。简而言之，数据库就是数据的仓库。它不仅包括描述事物的数据本身，还包括了数据之间的关系。

3. 数据库系统 数据库系统（ DBS ）是指引进数据库技术后的计算机系统，能有组织地、动态地存储大量相关数据，提供数据处理，实现数据共享，减少数据冗余。

4. 数据库管理系统 数据库管理系统（ DBMS ）是建立、维护和使用数据库，对数据库进行统一管理和控制的系统。具体指数据库系统中管理数据的软件系统。在计算机系统中，数据管理通常使用数据库管理系统完成。也就是说，数据库系统包括数据库和数据库管理系统两部分。一个数据库系统可包含多个数据库。

5. 关系数据库 每一个数据库管理系统都是按一定的结构进行数据的组织的，这种数据用数据模型来表示。数据模型可分为层次型、网状型、关系型三种类型。自上世纪八十年代以来，几乎所有的数据库管理系统都是关系数据库，如 Microsoft SQL Sever ， Visual FoxPro ， Or

acle 等都采用关系模型。我们本章要学习的 Microsoft Access 也是一种典型的关系数据库。

1.2 Access 2003 简介 Access 2003 是 Microsoft Office 2003 办公套件中的一个重要组件。它功能强大，操作简单，且可以与其他的 Office 组件实现数据共享和协同工作。现已成为最流行的桌面数据库管理系统。

图 1.1 Access 2003 的窗口

数据库组件选项卡

数据库窗口创建方法与已有对象列表

图 9.1 Access 2003 的窗口

窗口菜单

应用程序窗口

字段与记录 在 Access 中，表将数据组织成列（称为字段）和行（称为记录）的形式。每一列的名字（字段名）是惟一的，每一列中的内容有相同的属性和数据类型。

在创建表之前，先要对表结构进行设计，也就是根据数据的取值情况确定每个字段的名称和数据类型。字段名一般以字符开头，后面可跟字符和数字等允许的符号，最多 74 个字符，同一个表中不能有相同的字段名。而字段数据类型的设置则定义了用户可以输入到字段中的值的类型。

表 1.2 Access 的数据类型及用法数据类型 用法

文本 用于存放文本或者文本与数字的组合，最多 255 个字符，默认大小为 50 。这种类型中的数字不能进行数学计算。 数字 用于存放可进行数学计算的数字数据，可以有小数位和正负号。

日期 / 时间 用于存放表示日期和时间的数据，允许进行少量的日期和时间运算。 备注 用于存放超长文本或文本与数字的组合，最多含 75535 个字符。 货币 用于存放表示货币的数据，可进行数学计算，可以有小数位和正负号。

自动编号 向表中添加一条新记录时，由 Access 指定一个惟一的顺序号（每次加 1 ）或随机数。 是 / 否 又称逻辑型数据，只有两种可能的取值：“是”或“否”，“真”或“假”。

OLE 对象 用于其他 Windows 应用程序中对象的链接与嵌入，最大 1G 字节。 超级链接 用于保存超级链接的有效地址。 查阅向导 用于创建一个字段，该字段允许从其他的表、列表框或组合框中选择字段类型。

字段属性 每个字段都有自己的属性，字段属性是一组特征，使用它可以附加控制数据在字段中的存储、输入或显示方式。属性是否可用取决于字段的数据类型。系统提供了如所示的 13 种属性供选择使用。

表 1.3 Access 的字段属性及功能属性选项 功 能 字段大小 使用这个属性可以设置文本、数字、货币和自动编号字段数据的范围，可设置的最大字符数为 255 。

格式 控制怎样显示和打印数据，可选择预定义格式或输入自定义格式。小数位数 指定数字、货币字段数据的小数位数，默认值是“自动”，范围是 0 ～ 15 。

输入法模式 确定光标移至该字段时，准备设置哪种输入法模式，有三个选项：随意、开启、关闭。

输入掩码 使用户在输入数据时可以看到这个掩码，从而知道应该如何输入数据，对文本、数字、日期 /时间和货币类型字段有效。标题 在各种视图中，可以通过对象的标题向用户提供帮助信息。

默认值 指定数据的默认值，自动编号和 OLE 数据类型没有此项属性。有效性规则 是一个表达式，用户输入的数据必须满足此表达式，当光标离开此字段时，系统会自动检测数据是否满足有效性规则。有效性文本 当输入的数据不符合有效性规则时显示的提示信息。

必填字段 该属性决定字段中是否允许出现 Null 值。允许空字符串 指定该字段是否允许零长度字符串。

索引 决定是否建立索引的属性，有三个选项：“没有”、“有，允许重复”和“有，不允许重复“。Unicode 压缩 指示是否允许对该字段进行 Unicode 压缩。

主键（主关键字） 主键是表中用于惟一标识每条记录的主索引。主键不是必需的，但主键能将表与其他表中的外键相关联。所以，只有定义了主键，才能建立表与表之间的关系，同时也方便对表进行排序或索引操作。主键不允许为 Null （空值），并且必须始终具有唯一索引。如果表中某个字段没有重复的内容，就可用作该表的主键。

视图 视图是按特定方式处理数据的窗口。 Access 200

3 为表提供了 4 种视图方式。最常用的是设计视图和数据表视图。

图 1. 3 设计视图

图 1. 4 数据表视图

2 实践案例

——“ ”学生管理 数据库

2.1 案例综述 创建一个名为“学生管理”的数据库 该数据库中 “学生基本情况表”、和 “成绩表”二张表 二张表之间根据相关联的字段建立关系 创建显示每位学生学号、姓名、三门课成绩的“学生成绩”查询 创建“新生奖学金名单表”查询，可直接查询出高考成绩大于 590 分的同学的基本情况 在“学生成绩”查询的基础上创建一个“成绩汇总”查询，将每位学生的三门课的成绩进行汇总、排序。

表 1.3 学生基本情况表学号 姓名 性别 出生年月 籍贯 电话号码 高考分数01001 赵云峰 男 1983-6-30 湖南长沙 0731-

6478908 589

01002 李小巧 女 1983-12-8 广西桂林 0773-3654789 612

01003 梁海鸥 男 1984-4-10 广西柳州 0772-2854301 668

01004 秦淮梦 女 1984-1-25 陕西咸阳 0910-4612839 568

01005 何步耘 男 1983-9-29 河南开封 0378-4612839 570

01006 欧阳文通 男 1984-5-6 天津 022-58234562 583

01007 吴英丽 女 1983-9-27 广西河池 0778-2133568 594

表 1.5 成绩登记表　学号 数学 英语 计算机

01001 88 92 8301002 82 89 8401003 55 83 7701004 74 69 8101005 91 89 8501006 82 83 7901007 49 67 68

2.2 创建新数据库

图 9.5 Access 2003启动界面

图 1.6 直接新建一个空数据库

图 1.7 保存文件对话框

图 1.8 “ 学生管理”数据库窗口

利用本机上的模板来创建一个新数据库

图 1.9 数据库模板对话框

根据现有文件来新建数据库 根据现有文件来新建一个类似的数据库相当于是复制一个已有的数据库，然后对它进行修改编辑，形成一个新数据库。

创建表的方法 建表的方法共有五种，分别是：

使用设计器创建表通过输入数据创建表使用向导创建表导入表链接表

“ 学生基本情况表”结构字段名称 数据类型 字段大小 字段属性学号 文本 10 必填、主键姓名 文本 10性别 文本 2出生年月 日期 /时间 中日期籍贯 文本 6电话号码 文本 15高考分数 数字 整型 有效性规则：大于等于 400且小于等于 750

图 1.10 定义表结构

图 1.11 设置字段属性

图 1.12 定义主键

保存表结构

图 1.13 “另存为”对话框

图 1.14 警告对话框

通过输入数据创建表 直接在数据表视图中输入“成绩表”数据：

　学号 数学 英语 计算机01001 88 92 8301002 82 89 8401003 55 83 7701004 74 69 8101005 91 89 8501006 82 83 7901007 49 67 68

在数据库窗口中，直接双击“通过输入数据创建表”，打开数据表视图窗口，如下图所示

将表中的数据直接输入到上图的数据表中，完成后如下图所示：

再单击右上角的按钮，保存更改，在弹出的“另存为”框中，输入表名“学生成绩”后，单击“确定”。

修改“学生成绩表”表结构(1) 在“数据库”窗口中，选中表“成绩”。单击“设计”按钮，产生“表设计视图”。 (2) 在表设计视图中，将光标定位到“字段名称”下的“字段 1”处，将其改为“学号”，将数据类型改为“文本”，字段大小设置为“ 10” 。以此类推，分别将各字段名称改为“数学”、“英语”、“计算机”，字段大小为“单精度”，小数点位数为“ 1” 。修改好的学生成绩表”表设计视图如图 9-1

1所示。

2.3 数据表数据的编辑和使用 2.3.1   向数据表输入数据 在数据库窗口的“对象”选项卡中，选择“表”。双击“学生基本情况表”表，或者单击选定“学生基本情况表”，再单击“打开”，打开表“学生基本情况表”，进入数据表视图，如图所示

单击工具栏上的“保存”按钮，保存数据表，但是不关闭表。单击“学生基本情况”表对话框右上角的” ×” （关闭）按钮，将保存数据表并关闭“学生基本情况”表。

2.4   数据的排序、筛选和打印 对表“学生基本情况”表按“高考分数”字段的值从高到低排序。 操作步骤如下： (1) 在数据表视图中，打开“学生基本情况”表，单击“高考分数”的列选择区。 (2) 单击工具栏上的“降序”按钮 ，数据表中的数据已按降序方式排列。

在“学生基本情况”表中，要查找籍贯字段值中含有“广西”的所有记录

(1) 在图 1-14所示的数据表视图中，选定“籍贯”字段中某一个记录值中的“广西”字符串。 图 1-14 数据表视图 (2) 选择菜单栏的“记录”→“筛选”→“按选定内容筛选”，如上图中箭头所示。 (3)“按选定内容筛选”的结果如图 1-15所示，籍贯字段中含有“广西”的记录均被筛选出来。

2.5   表之间的关系操作 通过“学号”字段，在表“学生基本情况”和表“成绩”之间建立一对一的关系。

（ 1 ）选择菜单栏“工具”→“关系”选项，出现“关系”窗口，并出现“显示表”对话框。如果“显示表”对话框没有出现，则单击工具栏上的“显示表”按钮可调出它。 （ 2 ）选择“表”选项卡。在列表框中，选择“学生基本情况”表后，单击“添加”，再选择“成绩”表，单击“添加”，然后单击“关闭”按钮，关闭“显示表”对话框。在“关系”窗口就显示出要建立关系的两个表。

（ 3 ）在“学生基本情况”表中单击“学号”字段，并将其拖放到“成绩”表中的“学号”字段上，则弹出“编辑关系”对话框。单击其中的“实施参照完整性”复选按钮，再单击“创建”按钮，在关系窗口中的这两个表之间就出现了一条一对一的关系连线。如果未选“实施参照完整性”复选按钮，或者事先没有将“学号”设为主键，则这两个表之间就只出现一条连线，它并不反映一对一（或一对多）的关系。双击关系连线（无论是否反映一对一或一对多的关系）都会弹出“编辑关系”对话框，可以重新确定是否“实施参照完整性”检查。

（ 4 ）单击“关系”窗口右上方的“关闭”按钮。系统将询问是否保存关系布局更改，其目的是确定是否保持“关系”窗口内各个表之间的相对位置。无论是否保存该更改，表之间的关系都已保存在数据库中。

3 、修改表之间的关系 （ 1 ）删除表之间的关系删除关系的操作是在“关系”窗口中进行的。如果“关系”窗口未曾关闭，想要删除的关系还在其中显示，只要单击关系连线，使之变粗，然后按一下 <dele

te>键，即可删除该关系。

（ 2 ）更改关联字段 更改关联字段的操作是在“编辑关系”对话框中进行的。在关系窗口双击关系连线，可以弹出“编辑关系”对话框，分别单击两个关联表的下拉列表框的下拉箭头，从弹出的下拉列表中选定新的关联字段，然后单击“确定”按钮，即完成关联字段的更改。

3 数据库的查询 3.1   查询的种类 1．选择查询 2．交叉表查询 3．操作查询

 3.2 　查询设计器及其使用 创建一个名为“数学及格”的选择查询，将表“成绩”中数学成绩高于等于 60 分的记录选择出来，查询包括“学号”、“数学”、“英语”、“计算机”等字段，并按数学成绩降序排列。

（ 1 ）在数据库窗口选中“查询”对象，双击“在设计视图中创建查询”选项，进入“选择查询”窗口，同时弹出“显示表”对话框。如图 1-21所示

（ 2 ）在“显示表”中单击“表“选项卡，双击”成绩“，把”成绩“表选入查询设计器的表 / 查询显示区后，关闭”显示表“对话框。 （ 3 ）分别双击“学号”、“数学”、“英语”、“计算机”字段名，将它们添加到查询设计区的网格中。　　 （ 4 ）将光标定位在“数学“的”条件“框内，输入” >=60“ ，再将光标定位在排序的框内，单击出现的下拉箭头，在出现的下拉列表框中选择“降序”。设置好的效果如图 1-22所示。

（ 5 ）单击右上角的关闭按钮，保存对查询设计的更改，在出现的“另存为“对话框中输入”数学及格“，然后单击”确定“。查询”数学及格“添加到数据库窗口中。 （ 6 ）在“数学及格“查询上双击，显示查询结果集。

练习：建立一个名为“成绩总分”的查询，包含 “学号”、“姓名”、“数学”、“英语”、“计算机”字段，并新建一个总分字段。其中：总分 = 数学 +英语+ 计算机，并将总分大于 240 的记录显示出来。

3.4   查询条件设置 1．简单条件表达式

字段名 条件表达式 含义 说明性别 “ 男” 查询性别为“男”的记录 男值应使用双引号“”括起来英语 86 查询英语为 83 分的记录 等效为 =83出生年月 #84-1-

25#查询 84年 1月 25日出生者的记录 日期型数据用 #括起来

2 、含运算符的条件表达式 运算符有：比较运算符、字符串运算符和逻辑运算符。

比较运算符有 :

运算符 含义< 小于<= 小于等于<> 不等于> 大于>= 大于等于Between and 用于指定一个范围，主要用于数字型、货币型和日期性字段。

（ 2 ）字符串运算符

运算符 字段名 条件表达式 含义Like 籍贯 Like“ 广西桂林” 查询籍贯为“广西桂林”的记录In 姓名 In(“ 梁海鸥”，“何步耘” ) 查询姓名字段只能为“梁海鸥”，或“何步耘”的记录

（ 3 ）逻辑运算符

运算符 字段名 条件表达式 含义AND（与）

数学 >=60 AND <85

查询数学成绩在 60~84 之间的记录OR（或）

数学 <60 OR >85

查询数学成绩在的记录 60以下或 85以上的记录

4   报表的创建 为“成绩”表创建一份纵栏式报表 （ 1 ）在“数据库”窗口中，选择“报表”对象，然后单击“新建”按钮，弹出“新建报表”对话框，如图 1-27所示。

（ 2 ）在“新建报表”对话框中，选择“自动报表：纵栏式”，在下面的列表框中，选择作为报表数据来源的表“成绩”。 （ 3 ）单击“确定”，新建的纵栏式报表显示在屏幕上，如图 1-28所示。单击其右上角的关闭按钮，保存报表。

控件的使用 以“成绩“表为数据源，创建一个如图 1-3

0所示报表，名为“成绩表 1” 的报表，包含学号、数学、英语、计算机、总分，其中，总分 =英语 + 数学 + 计算机。

（ 1 ）在的页面页眉上创建一个标签，显示“成绩表”，标签的字体大小设为 26磅，前景色为红色。

（ 2 ）在主体工作区添加 5 个“标签控件”，在标签内依次输入”学号”、“数学”、“英语”、“计算机”、“总分”。 （ 3 ）在主体工作区添加 5 个“文本框控件”。

（ 4 ）学号、数学、英语、计算机的“文本框”属性设置。 ◆选定一个非绑定的【文本框】。 ◆ 单击【报表设计】工具栏中的【属性】。 ◆ 打开属性对话框中的【数据】标签，并单击【控件来源】，如图 1-33所示。 ◆ 单击下拉箭头，分别选择学号、数学、英语、计算机。

（ 5 ）总分控件设置 ◆选定【文本框 5】。 ◆ 单击【报表设计】工具栏中的【属性】。 ◆ 打开属性对话框中的【数据】标签，并单击【控件来源】。 ◆ 单击表达式生成器按钮，弹出【表达式生成器】。 ◆ 单击“ =”按钮，单击相应的计算。 ◆ 双击“数学”字段，单击“ +” 按钮，双击“英语”字段，单击“ +” 按钮，双击“计算机”字段。 ◆单击【确定】。

（ 6 ） 创建好的报表各控件的具体布局如图 1-34所示

（ 7 ）关闭窗口，并保存报表，取名为“成绩表 1”

5 窗体的创建 5.1 窗体的功能 ◆ 数据的显示与编辑 : 窗体的最基本功能是显示与编辑数据。 ◆ 数据输入 : 用户可以根据需要设计窗体，作为数据库中数据输入的接口，这种方式可以节省数据录入的时间并提高数据输入的准确度。窗体的数据输入功能，是它与报表的主要区别。

◆ 应用程序流控制 : 与 VB 窗体类似，Access 2003 中的窗体也可以与函数、子程序相结合。在每个窗体中，用户可以使用 VBA 编写代码，并利用代码执行相应的功能。

◆ 信息显示和数据打印 : 在窗体中可以显示一些警告或解释信息。此外，窗体也可以用来执行打印数据库数据的功能。

5.2 窗体设计 1. 使用窗体向导创建窗体 （ 1 ）选择新建窗体中的“窗体向导”，选择“学生基本情况”表，如图 1-38所示。单击“确定”进入“确定窗体上使用哪些字段窗体向导”对话框，如图 1-39所示。

（ 2 ）单击“ >>”按钮，使“可用字段”列表框中的字段全部进入“选定的字段”列表框。如图 1-40所示。

（ 3 ）单击下“下一步”。进入如图 1-41所示。选择“标准”，单击“下一步”，产生如图 1-42所示。

（ 4 ）单击“完成”，出现如图 1-43所示的标题为“学生基本情况”的窗体