ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №3

ОПТИМИЗАЦИЯ ПЛАНОВ-ГРАФИКОВ ПРОЕКТА.

МУЛЬТИПРОЕКТНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ.

1. Цель работы

Целью работы является изучение возможностей системы

календарного планирования Microsoft Office Project по оптимизации

планов-графиков проектов, ведению проектной документации и

организации коллективной работы над проектом.

2. Теоретические сведения

2.1. Оптимизация расписания проекта.

Для того чтобы разработанный календарный план можно было

использовать в реальности, необходима его оптимизация с целью

введения в график существующих ограничений на сроки выполнения

работ, имеющиеся ресурсы и заложенный бюджет. Другими словами,

необходимо провести оптимизацию календарного плана.

Оптимизация – процедура многокритериальная и итерационная.

Исходя из названных критериев оптимальности, выполняются три

вида оптимизации:

временная;

стоимостная;

ресурсная.

2.2. Мультипроектное планирование в MS Office Project

Иногда у менеджера возникает необходимость в слиянии

нескольких проектов с целью их совместного планирования, анализа

и контроля. Основными причинами, вызывающими потребность в

создании мультипроекта, являются:

использование одних и тех же ресурсов на нескольких

проектах;

необходимость разработки плана финансирования с учетом

всех ведущихся проектов;

потребность в получении сводных отчетов по нескольким

проектам;

2

наличие разных уровней управления в системе управления

проектами организации и, соответственно, отчетов различной степени

агрегации.

3. Описание работы с пакетом Microsoft Office Project

3.1. Оптимизация плана-графика проекта.

Временная оптимизация графика (определение критического

пути).

Целью временной оптимизации расписания является приведение

сроков проекта в соответствие с требуемыми (контрактными,

договорными или иными).

В Microsoft Office Project реализован метод временного анализа

проекта, называемый методом критического пути. Сущность метода

заключается в выделении самой длинной цепочки

(последовательности) работ, которая формирует длительность всего

проекта. Дальнейшие манипуляции с критической цепочкой

непосредственно влияют на продолжительность всего проекта. Для

выделения критического пути надо использовать представление

Диаграмма Гантта с отслеживанием. В этом представлении

критические работы отображаются красным цветом, а некритические

– синим. Сокращая продолжительность критических работ, можно

сократить продолжительность всего проекта.

Для сокращения длительности работы необходимо использовать

один из перечисленных методов:

повторная оценка длительности работы;

дополнительная детализация работы;

изменение количества ресурсов, назначенных на работу (для

определенных типов работ).

Стоимостная оптимизация графика.

Стоимость проекта является одним из основных критериев

оптимизации. Целями ее являются:

уменьшение стоимости отдельных работ проекта;

оптимизация стоимости всего проекта;

приведение в соответствие объемов и стоимостей работ,

запланированных на определенный период времени и финансовых

затрат, запланированных на тот же период.

3

Уменьшение стоимости работ можно обеспечить выполнением

следующих действий:

уменьшением величины фиксированных затрат;

уменьшением ставки ресурса (для трудовых) или стоимости

за единицу (для материальных);

заменой назначенных на работу ресурсов более дешевыми;

уменьшением продолжительности работы;

уменьшением загрузки ресурса на работе.

Ресурсная оптимизация (выравнивание ресурсов).

Иногда при разработке расписания проекта возникает ситуация,

что запланированный на определенные сроки объем работ не может

быть выполнен имеющимся количеством ресурсов. Такая ситуация

называется ресурсным конфликтом, а процедура его разрешения –

выравниванием ресурсов. Это основной элемент процесса ресурсной

оптимизации.

В процессе ресурсного выравнивания можно проделать

следующие операции:

увеличить количество доступных ресурсов (диалоговое окно

Сведения о ресурсе/Доступность ресурса);

изменить степень загрузки ресурсов и их количество на

работах (окно Сведения о работе/Ресурсы);

изменить расписание проекта таким образом, чтобы

описанное количество имеющихся ресурсов обеспечивало

выполнение запланированного объема работ в предполагаемые

планом сроки.

Для выполнения названных процедур, прежде всего, необходимо

выявить перегруженные ресурсы. Проще всего это сделать, открыв

представления Лист ресурсов или График ресурсов, из меню Вид где

перегруженные ресурсы будут выделены красным цветом (рис. 7).

4

Рисунок 7. – Перегруженные ресурсы в представлении График

ресурсов.

Третья процедура – наиболее сложная, поэтому здесь

приводится более подробное описание ее выполнения.

Разрешение ресурсных конфликтов путем изменения расписания

комплекса работ может быть выполнено вручную и автоматически.

Для выполнения ручного выравнивания выберите в меню Вид –

Другие представления представление Выделение ресурсов. В верхней

части представления выделите курсором перегруженный ресурс,

конфликт которого будет разрешаться. Тогда в нижней части

представления появится список работ, на которых используется

выделенный ресурс (рис. 8).

5

Рисунок 8. – Представление Выделение ресурсов.

Разрешение конфликта может быть осуществлено путем

переноса сроков выполнения работ с учетом технологии их

выполнения.

Для этого необходимо в колонке Выравнивающая задержка

задать количество дней, на которое нужно задержать выполнение

работы. Эту процедуру можно выполнить автоматически, доверив

процесс выравнивания Microsoft Office Project . Для этого выберите в

меню Сервис опцию Выравнивание загрузки ресурсов (рис. 9).

Выберите Диапазон выравнивания и порядок выравнивания и

нажмите кнопку Выровнять. Если же в этом окне выбрать опцию

Выполнять автоматически, то процесс выравнивания произойдет без

участия пользователя. При этом каждое назначение ресурса на работу

будет анализироваться на предмет ресурсных конфликтов, и график

работ будет автоматически пересчитываться и изменяться системой.

6

Рисунок 9. – Выравнивание загрузки ресурсов.

Результаты автоматического выравнивания представлены на

рис. 10.

Рисунок 10. – Результаты выравнивания загрузки ресурсов.

7

При выравнивании система изменила логические связи между

работами со связи НН на связь ОН, после чего срок выполнения

проекта увеличился с 25 до 37 дней, но перегрузка ресурса была

устранена.

Дополнительные опции диалогового окна Выравнивание

загрузки ресурсов предназначены:

Кнопка Очистить выравнивание – для удаления результатов

предыдущего сеанса выравнивания;

Опция Выравнивать только в пределах имеющегося резерва –

для запрещения изменения даты окончания проекта при

выравнивании;

Опция При выравнивании допускается прерывание оставшихся

трудозатрат – для разрешения системе прерывать оставшиеся

задачи. Опция действует на все задачи. Для выборочного разрешения

разрывов необходимо добавить поле Допускается прерывание при

выравнивании и выбрать в меню соответствующее значение – Да или

Нет.

Опция При выравнивании допускается коррекция отдельных

назначений для задачи – для разрешения конфликтов, когда для

выравнивания необходимо отложить исполнение не всей задачи, а

только одного из назначений. Такое происходит, когда на выполнение

задачи назначено несколько ресурсов, а перегружен только один.

3.2. Фиксация базового плана.

Базовый план проекта выполняет роль эталонного расписания, с

которым будет сравниваться фактическая информация. Базовый план

фиксируется в момент окончания оптимизации плана-графика

проекта и его утверждения, до внесения фактических данных о ходе

его выполнения. Для фиксации базового плана выберите меню

Сервис/Отслеживание/Сохранить базовый план.

Для отслеживания хода выполнения работ используется

представление Диаграмма Гантта с отслеживанием. В графической

части диаграммы работы текущего плана отображаются синим

цветом, а работы базового плана – черным. В таблице Затраты после

фиксации базового плана в колонке Базовые появятся цифры

стоимости работ согласно базовому плану.

8

3.3. Ввод фактических данных.

Ввод фактических данных осуществляется в меню

Сервис/Отслеживание/Обновить задачи. В возникающем окне

вводится фактическая информация о выполнении работы (рис. 11):

фактическое начало;

фактическое окончание;

% завершения – фактический процент выполнения работы на

момент ввода данных;

фактическая длительность;

оставшаяся длительность.

Рисунок 11. – Ввод фактических данных о выполнении работы.

Кнопка Статистика проекта вызывает окно, содержащее

статистическую информацию.

Для ввода информации об обновлении комплекса работ

выделите их курсором в списке работ и выберите меню

Сервис/Отслеживание/Обновить проект (рис. 12).

Рисунок 12. – Обновление информации о проекте.

9

Далее выберите опцию Обновить трудозатраты как

завершенные по и укажите дату, на момент которой нужно обновить

информацию. В случае, если работы еще не выполнены, выберите

опцию Перепланировать незавершенные трудозатраты с началом

после и выберите дату, после которой необходимо спланировать

работы.

Ввод почасовой отработки трудовых ресурсов

Менеджер проекта имеет возможность ввести в Microsoft Office

Project почасовую отработку ресурсов на работах проекта. При этом

он может ввести по каждому ресурсу фактически отработанные часы

по каждому дню по каждой задаче.

Для ввода информации о почасовой отработке ресурса на

каждой задаче откройте представление Использование задач или

Использование ресурсов и на желтой части таблицы представления

щелкните правой кнопкой мыши. Выпадающее меню содержит

список полей, которые можно добавить в таблицу. Выберите из них

Фактические трудозатраты. Введите в таблицу в строку

актуализируемого ресурса конкретную отработку при выполнении

конкретной задачи из списка.

Ввод фактической информации о стоимости работ.

На основании фактической информации о выполнении работ

проекта Microsoft Office Project рассчитывает фактическую

стоимость выполненных работ. При этом он использует значение

процента выполнения работы, введенного менеджером. Однако

далеко не всегда значение процента выполнения работы

пропорционально количеству израсходованных ресурсов.

Для ввода фактически израсходованных средств вручную

выберите меню Сервис/Параметры/Расчет (рис. 13).

10

Рисунок 13. – Настройка параметров расчета стоимости проекта.

Выключите опцию Фактические затраты всегда вычисляются

Microsoft Project. Теперь вы можете вводить фактические данные о

расходовании средств в колонку Фактические таблицы Затраты.

Кроме того, пользователь получает возможность ввести

фактические затраты по каждой конкретной работе по конкретному

ресурсу. Для этого откройте представление Использование задач или

Использование ресурсов и на желтой части таблицы представления

щелкните правой кнопкой мыши. Выпадающее меню содержит

список полей, которые можно добавить в таблицу. Выберите из них

поле Фактические затраты.

3.4. Создание мультипроекта

Создание мультипроекта заключается во вставке в основной

проект (мастер-проект) подпроектов, т.е. проектов, внешних по

отношению к основному.

Для вставки подпроекта в мастер-проект необходимо выполнить

следующие действия:

11

1) выделить задачу в мастер-проекте, вместо которой

вставляется подпроект;

2) выбрать меню Вставка/Проект;

3) указать месторасположение файла подпроекта;

4) нажать кнопку Вставить в одном из двух режимов:

а) вставить – вставка проекта позволит менеджеру не только

видеть изменения, которые будет вносить в подпроект его

пользователь, но и самому вносить их;

б) вставить только для чтения – изменения может вносить

только владелец подпроекта.

В списке работ мультипроекта появится новая работа с

названием, совпадающим с названием файла подпроекта. Microsoft

Office Project вставит ее выше строки, на которой стоял курсор в

момент вставки. Следующим шагом вставки подпроекта будет

организация межпроектных связей. Microsoft Office Project не

заменяет работы на подпроект, а вставляет его дополнительно,

поэтому нужно будет удалить работу, вместо которой вставлен

подпроект, и восстановить все связи. Такие связи носят название

межпроектных.

Внешние работы проекта.

Работа, с которой существует связь из другого проекта,

называется внешней. Внешние работы обладают рядом отличий от

обычных работ:

в диаграмме Гантта они отображаются серым цветом и не

поддаются редактированию;

при попытке редактирования открывается файл проекта, в

который они входят в качестве обычной работы.

Ресурсное планирование мультипроекта.

В случае наличия собственных ресурсов как в файле подпроекта,

так и в файле мультипроекта, Microsoft Office Project образует

совместный лист ресурсов, который обладает следующими

особенностями:

Лист ресурсов содержит совместный список ресурсов всех

файлов подпроекта;

нумерация ресурсов каждого файла своя собственная;

12

открытие или закрытие файла подпроекта не влияет на

отображение ресурсов в Листе ресурсов мультипроекта;

для того чтобы вставить новый ресурс в Лист ресурсов

одного из подпроектов, находясь в мультипроекте, пользователь

должен вставить его на соответствующую позицию в списке ресурсов

соответствующего подпроекта.

Работа с мультипроектом обладает рядом особенностей:

ресурсы мультипроекта доступны для назначения только на

работы мультипроекта;

ресурсы подпроекта доступны для назначения только на

работы подпроекта;

суммарная работа подпроекта является одновременно

работой мастер-проекта и ей доступны для назначения ресурсы из

Листа ресурсов мастер-проекта.

Ресурсное планирование, как ручное, так и автоматическое,

распространяется на весь мультипроект. Запустив процедуру

выравнивания ресурсов, пользователь разрешит конфликты во всем

мультипроекте – и в мастер-проекте, и в каждом подпроекте.

Стоимость мультипроекта

Стоимость мультипроекта – это сумма собственной стоимости

мастер-проекта и стоимостей входящих в него подпроектов.

В случае, когда в файле мастер-проекта базовый план был

сохранен, а базовый план подпроекта не сохранен, в поле Базовые

таблицы Затраты будет храниться информация о базовых затратах

мастер-проекта, а не мультипроекта. После сохранения базового

плана подпроекта ситуация не изменится.

Для получения базового плана мультипроекта с учетом всех

входящих в него подпроектов, необходимо сохранить его после

вставки всех подпроектов с сохраненными базовыми планами.

3.5. Работа с общим ресурсным пулом.

Под ресурсным пулом в терминах Microsoft Office Project

понимается файл, в котором содержится информация о ресурсах.

Общим ресурсным пулом будет являться пул, который используется

как хранилище информации об общих ресурсах.

Когда один проект заимствует ресурсы из другого проекта,

файл, заимствующий ресурсы, является активным проектом, а файл,

13

предоставляющий ресурсы, является пулом ресурсов. Активный

проект, заимствующий ресурсы из пула, имеет доступ к ресурсам из

обоих файлов. Ресурсы, находящиеся в пуле ресурсов, могут

назначаться так же, как и ресурсы из клиента пула.

Создание общего пула ресурсов.

Создание общего ресурсного пула эффективно в условиях

планирования нескольких проектов, использующих общие ресурсы и

потребности разрешить конфликты ресурсов, используемых на

нескольких разных проектах.

Общий пул представляет собой файл, в котором содержится

только информация о ресурсах. Информация о работах в нем не

содержится. Создается общий пул обычным путем создания файла

проекта, заполняется только лист ресурсов.

Подключение общего пула ресурсов.

Для подключения общего пула ресурсов проделываются

следующие действия:

1) открытие файла пула ресурсов;

2) выбор меню Сервис/Общие ресурсы/Доступ к ресурсам;

3) в диалоговом окне Общий доступ к ресурсам выбирается

опция Использовать ресурсы из …;

4) в этом же окне выбирается один из вариантов по разрешению

конфликтов – преимущество перед пулом или перед клиентом пула.

Например, если в активном проекте указано максимальное

количество ресурса 100%, а в пуле для этого же ресурса – 75%, то при

выборе опции Преимущество имеет пул для ресурса будет сохранено

максимальное количество 75%.

После этого в Листе ресурсов активного проекта появится

список ресурсов из пула ресурсов, который можно будет назначать на

работы активного проекта.

Открытие файла проекта, использующего пул ресурсов

Работа с общим пулом ресурсов несколько отличается от

обычного планирования проекта. При открытии файла, к которому

подключен пул ресурсов, отображается окно Сведения об открытом

пуле ресурсов, где необходимо выбрать один из вариантов:

14

1) открыть пул ресурсов для просмотра назначений по всем

файлам клиентов пула – вместе с файлом проекта откроется файл

пула ресурсов;

2) не открывать прочие файлы – откроется только файл с планом

проекта.

Работа с файлом проекта, использующим пул ресурсов.

Работа с файлом проекта, использующим пул ресурсов, в части,

касающейся назначения и замены ресурсов на работах, не отличается

от обычного ресурсного планирования. Однако идея использования

общего пула ресурсов подразумевает, что одновременно в другом

файле проекта, тоже подключенного к пулу, могут назначаться

ресурсы из этого же пула. Информация об использовании одного

ресурса на разных работах в различных файлах должна своевременно

синхронизироваться для обеспечения корректного планирования.

Этот процесс состоит из двух частей:

1) во-первых, менеджер должен отобразить в пуле ресурсов

изменения, которые он внес сам. Для этого в меню Сервис/Общие

ресурсы он должен выбрать команду Обновить пул ресурсов.

2) во-вторых, менеджер должен узнать об изменениях, которые

внесли другие клиенты пула. Для этого в меню Сервис/Общие

ресурсы он должен выбрать команду Обновить экран пула ресурсов.

Редактирование пула ресурсов

При включении опции Открыть пул ресурсов для просмотра

назначений по всем файлам клиентов пула Microsoft Office Project

откроет файл пула ресурсов в режиме «только чтение». Он откроется

самостоятельно одновременно с файлом проекта и будет недоступен

для редактирования. Изменения, которые будет вносить пользователь

в таком режиме в файл пула ресурсов, будут отображаться в пуле, но

при закрытии не сохранятся.

Для внесения изменений в пул ресурсов необходимо открыть его

как обычный файл через меню Файл/Открыть.

Для исключения конфликтов Microsoft Office Project не

позволит открыть пул двум пользователям для редактирования. При

открытии пула пользователь увидит диалоговое окно Открытие пула

ресурсов, в котором ему будет необходимо задать один из трех

режимов открытия пула.

15

1. Открыть пул ресурсов в режиме только для чтения, чтобы

позволить другим пользователям работать с подключенными к пулу

проектами – пул откроется в режиме «только чтение», менеджер не

сможет внести в него изменения, но при этом все другие

пользователи, подключенные к пулу, смогут продолжать работу.

2. Открыть пул ресурсов для чтения и записи, чтобы вносить

изменения в данные ресурсов (например, ставки оплаты), хотя это не

позволит другим обновлять пул новыми данными – пул откроется в

исключительном режиме, позволяя менеджеру вносить и сохранять

изменения, лишая при этом всех остальных пользователей

возможности вносить изменения в пул.

3. Открыть пул ресурсов для чтения и записи вместе с другими

файлами клиентов пула в новом файле главного проекта. Для доступа

к новому главному проекту воспользуйтесь командами меню Окно –

пул ресурсов будет открыт для записи, при этом автоматически

одновременно откроются все файлы – клиенты пула.

Администрирование пула ресурсов

Администрирование пула ресурсов целесообразнее всего

поручить одному ответственному. Он должен быть держателем

информации о ресурсах, используемых на различных проектах, их

характеристиках – наименовании, количестве, типе, стоимостях,

квалификации, календарях и т.д. Администратора необходимо

сделать владельцем файла. Он должен отвечать за актуальность,

точность, полноту, своевременность обновления информации о

ресурсах в пуле.

Клиенты пула должны только использовать пул, т.е. вносить в

него изменения, касающиеся только использования существующих

ресурсов:

новые назначения на работы (каждый пользователь в своем

проекте);

изменения в уже сделанных назначениях (каждый в своем

файле).

Для этого они могут использовать команды Обновить пул

ресурсов и Обновить экран пула ресурсов.

16

4 Порядок выполнения работы

1. Определить критический путь созданного проекта.

2. Провести оптимизацию календарного плана-графика проекта

(способы проведения временной, стоимостной и ресурсной

оптимизации указаны в п. 3.1).

2.1. Провести временную оптимизацию.

2.2. Провести стоимостную оптимизацию.

2.3. Провести ресурсную оптимизацию.

3. Сохранить базовый план проекта.

4. Ввести фактические данные по выполнению проекта.

4.1. Ввести почасовую отработку ресурсов на работах

проекта.

4.2. Ввести фактическую информацию о стоимости работ.

5. Проанализировать выполнение проекта, используя фильтры

(Проект/Фильтры).

6. Создать различные формы отчетов о выполнении проекта

(Вид/Отчеты).

7. Создать мультипроект, используя в качестве подпроекта

любой из имеющихся в каталоге проектов.

8. Создать для двух проектов общий пул ресурсов.

9. Составить отчет о выполнении лабораторной работы, где

привести сравнительный анализ различных способов проведения

оптимизации плана-графика по каждому из критериев.

5 Контрольные вопросы

1. Что такое критический путь?

2. Какие способы временной оптимизации вы знаете?

3. Какие способы стоимостной оптимизации вы знаете?

4. Какие способы ресурсной оптимизации вы знаете?

5. В чем заключается выравнивание ресурсов?

6. Какую роль играет базовый план проекта?

7. Что такое отслеживание?

8. В каких случаях применяется мультипроектное

планирование?

9. Какие работы являются внешними и в чем их особенность?

10. В чем особенности ресурсного планирования для

мультипроекта?

17

11. Что такое общий пул ресурсов? В каких случаях он

применяется?