Кодерлайн. Вебинар "Управление договорной работой с...
TRANSCRIPT
Управление договорами в 1С:Документооборот 8
План семинара «Управление договорами в 1С.ДО»
• Для кого требуется Управление договорами в 1С.ДО;
• С какими проблемами в договорной работе сталкивается бизнес;
• Чем полезен для договорной работы 1С:Документооборот;
• Основные процессы договорной работы;
• Как организовать в программе работу с договорами;
• Технология настройки Управления договорами в 1С:Документооборот;
• Успешный опыт группы компаний «Архыз»;
• Сложности проектов 1С:Документооборот;
• Зачем нужны внешние специалисты 1С.ДО;
• Какие шаги нужно сделать;
• Обсуждение темы Управление договорами (вопросы в чат).
Для кого нужно «Управление договорами»
• Договорная работа является основой ведения бизнеса;
• Основа взаимодействия – договоры и связанные документы;
• Договорная работа требует организации и упорядоченности;
• Нужен эффективный контроль договорной работы;
• Нужно вывести бумажные документы в электронную форму;
• Требуется быстрый поиск документов;
• Необходимо упорядочить работу разных подразделений;
• Нужна возможность работать с удаленных территорий;
• Эффективная работа с договорами непосредственно влияет на конкурентоспособность и рентабельность организации.
С какими пРобЛемАМи сталкивается бизнес…
• Используются разные образцы документов, иногда неактуальные;
• Правила в разных подразделениях могут быть разными;
• Юристы не могут обеспечить «чистоту» работы с договорами;
• Сложно понять, кто внес какие изменения в документ и почему;
• Время согласования документов слишком велико;
• После согласования могут быть внесены изменения;
• Ответственный за договор тратит слишком много усилий;
• Документы находятся неизвестно где и у кого;
• Доступ к договорам может быть непредсказуемым;
• Тратится много времени на поиск нужного документа;
• Сложно отслеживать связанные договорные документы;
• Исполнение договора может быть на не удовлетворительном уровне;
• Документы могут теряться…
Какие механизмы представляет 1С:Документооборот
– Хранение любой информации (данных в электронном виде);
– Структурирование этих данных в системе;
– Определение доступа к договорным документам;
– Совместная (одновременная) работа с актуальными данными;
– Процессы обработки документов и данных;
– Удобный и быстрый поиск документов и их данных;
– Механизмы исполнения и контроля;
– Доступ к документам с разных территорий (по сети, через инет);
– Создание стандарта в работе с договорами;
Основные процессы договорной работы
Основные процессы договорной работы
– Создание договора;
– Согласование договора;
– Контроль возврата переданных экземпляров;
– Учет связанных документов;
– Исполнение обязательств;
– Контроль и продление срока действия;
– Расторжение договора;
Создание договора
Задаем множество видов договоров
Настраиваем каждый вид документа
Добавляем любые дополнительные реквизиты
Подготавливаем шаблон файла
Подготавливаем шаблон документа
Создаем договор по шаблону
Регистрационная карточка договора
Согласование договора
• Последовательное• Параллельное• Смешанное
Шаблон согласования договора
Процесс согласования в документе
Ответственный за договор управляет согласованием
Визы в документе
Контроль возврата документов
Журнал передачи документов
Контроль переданных документов
Исполнение договора
Исполнение договора
Регулярное исполнение обязательств по договору
Учет связанных документов
С договором связаны другие документы
– приложения
– доп. соглашения
– протоколы переговоров
– протоколы разногласий
– подрядные договоры
– акты
– накладные
– переписка по договору
– и т.п.
Связи с другими документами в карточке договора
Печать структуры связей договора
Контроль наличия сопроводительных документов
Учет срока действия документов
Учет срока действия договора
Контроль срока действия договоров
Расторжение договора
Расторжение договора
Расторгнутые договоры
Ограничение доступа
• Права на папки;• Грифы доступа;• Виды документов;• Организации;• Группы корреспондентов;• Группы физических лиц;• Вопросы деятельности;• Рабочие группы в данных;;
Права доступа по папке размещения
Права по группам доступа
Использование рабочей группы
Поиск данных
Поиск по заданным параметрам
Поиск как в интернет
Технология настройки 1С:Документооборот
СЭД – это очень сложные проекты
Какие нужно сделать шаги
Почему лучше привлечь внешних специалистов
– Это сертифицированные профессионалы;
– Есть опыт создания работающих решений;
– Независимый профессиональный взгляд на проблемы;
– Возможность урегулировать внутренние конфликты интересов;
– Лучший способ безопасно освоиться с программой;
– Ориентация на результат, а не на процесс;
– Не нужно сильно отвлекать собственные ресурсы;
– Ответственность за результат на Исполнителе;
– Всегда проще купить готовое решение, чем «делать своими руками»;
Планируем создание полезного инструмента
– Кому нужен проект;
– Что мы должны получить;
– Кто его будет делать;
– Определяем сроки;
– Составляем план проекта;
– Инициируем проект;
– …делаем!
– *обращаемся в Кодерлайн
– *консультируемся по Skype a.kukanov