Вебинар: Электронный архив: от статичного хранилища к...

От статичного хранилища к динамичной документной поддержке текущей деятельности.

Стратегии применения ЕСМ-платформ

И это только начало20.04.2016«От бумажных документов к электронным: почему компании заказывают оцифровку и как обосновывают? Примеры ROI»Зачем?

Как с этим жить?

Как сделать?26.04.2016 «Текущий ввод документов и оцифровка архивов: какие технологии выбрать?»

27.04.2016«Электронный архив: от статичного хранилища к динамичной документной поддержке деятельности. Стратегии применения ЕСМ»

«Как создать электронный архив в современных условиях»

• Теория от ведущих экспертов по управлению документами • Практическая реализация от специалистов ЭЛАР

Серия вебинаров 24-26 мая 2016 года

3Зачем нам все это?

1

2

3

4

5

6

Затраты на аренду или неэффективное использование собственных площадей

Стремительный рост объемов информации и документов, поступающих от контрагентов

Существенные расходы на обработку документов

Сложность поиска и формирование подборок документов

Длительные аудиторские и прочие проверки и штрафные санкции

Неэффективное расходование времени высококвалифицированных кадров

4Основные цели при реализации проекта 1 Снизить расходы на обработку, хранение и логистику финансовой

первичной и прочей документации

Сократить время передачи документов из филиалов в головную компанию или подразделение

Исключить возможность утери документов

Снизить штрафные санкции и ускорить процессы проведения проверок

Обеспечить регламентированный доступ к электронным документам

Оптимизировать работу персонала

2

3

4

5

6

5ECM (Enterprise Content Management)

6Стратегия ECM

Ввод и обработка документов

8Создание централизованного хранилища и исключение движения бумаги

«Мы для себя в холдинге поняли, что будем строить единую модель учетной функции и систематизировать процесс обработки и хранения первичных документов. Философия была в том, что документы, отданные в службу единого окна, дальше не двигаются никуда»А. В. Митенков. Директор по информационным технологиям ОМК, генеральный директор ООО «ОМК-Аудит».

9Ввод и индексирование документовИсточники• Сетевые папки• Сканеры• Информационные

системы

Методы• Ручное индексирование• Пакетное индексирование • Полуавтоматическое индексирование • Связывание документов • Автоматические

10Исключение передвижения документов

Головная компания

Региональный центр

Филиалы/ Магазины / Поставщики



Филиалы/ Магазины/ Поставщики:

сбор и проверка комплектности

Филиалы: • Сканирование, обработка, распознавание и

индексирование документов

• Учет и хранение оригиналов документов

Головная компания:• Регистрация документов

• Формирование проводок (для фин документов)

• привязка копий документов к учетной системе


11Подтверждение на практике

Если раньше компания тратила значительные средства и время на пересылку документов, причем вес пересылаемых или перевозимых документов исчислялся тоннами, то теперь передача отсканированных документов, поиск документов и передача внешним системам происходит в электронном архиве в режиме реального времени»Яценко С. Г., Начальник отдела системы электронного архива ОАО «СУЭК». Головная компания


11Филиалы/ Магазины / Поставщики




Индексирование документов:создание регистрационной карточки

Ввод документов из различных источников:• Файловая система или сетевые папки• Информационные системыМетоды загрузки файлов в систему:• Ручной ввод• Автоматическая поточная загрузка• Интеграция с модулями

распознавания текста и штрих-кодов

12

13

Технологические хитрости

14Пакетное индексирование документов Позволяет ускорить обработку пакетов документов с одинаковыми атрибутами. Например, сумма, юр. лицо, договор и т.п.

Пользователь один раз заполняет общие атрибуты документа и в последствии они автоматически подставляются в поля карточки документа

Нет необходимости в повторном ручном вводе одинаковых значений.

15Контроль дубликатов документов

При обнаружении совпадений система предлагает сравнить похожие документы и их атрибутивные данные

Пользователь может: • заменить документ • Отложить решение • Добавить документ в

начало или конец пакета

При загрузке документов в электронный архив автоматически производится проверка атрибутивной информации и штрих-кодов

16

• Проверка связи счета-фактуры с товарной накладной по следующим полям: наименование товара, Грузоотправитель, Грузополучатель, Сумма с учетом НДС.

• Сравнение между счетом-фактурой и ТОРГ-12

• Если итоговая сумма всех счетов-фактур пакета не совпадает с суммой всех ТОРГ-12 пакета, выполняется сравнение данных каждого документа с итоговой суммой приходного ордера.

• Сканирование и распознавание сложных по структуре документов, счетов, счетов-фактур, товарных накладных и т.д.

• Автоматическое определение типа документа и полей для распознавания

• Верификация и контроль качества распознавания документов

• Загрузка распознанных данных в учетные и ERP системы

• Загрузка документов в электронный архив

Использование технологий автоматического распознавания документов

17Сокращение затрат на обработку документов

• Заимствование индексных данных из файлов приложений (word, excel, pdf и т.д.)

• Автоматическое заполнение карточки документа в электронном архиве

• Автоматическое извлечение атрибутивной информации из названий файлов созданных по определенному шаблону и заполнение карточки в электронном архиве

• Полнотекстовое индексирование

FLR– Исполнить 1A01 – Этап строительстваВИСБ – объект 10042012 - датаPdf – тип документа

Этап ОбъектИсполнитель Дата

1А01FLR ВИСБ 10042012 .pdf

Расширение

Хранение документов

19Создание фондов хранения в электронном виде

20Принципы хранения документов• Единицей хранения может быть один

документ или несколько структурированных документов

• Для каждого документа в системе создается электронная карточка, содержащая его атрибутивную информацию

• К одной карточке документа может быть привязано несколько типов файлов

• Документы могут быть объединены в пакеты (счет-фактура, товарная накладная, акты и т.д.) или привязаны к одному документу (например, к договору)

• Размещены в структуре папок

21Поддержка версионности • Создание новой версии документа

при изменении• Ведение полной истории изменения

документа, протоколирование действий (кто и какие изменения внес)

• Ведение истории изменения карточки документа

• Возможность просмотра версий документа, возврат к предыдущей версии

22Универсальная система. Танеко – самостоятельное развитие ECM

Контрактная документация Бухгалтерская документация Локальные акты Законодательная и нормативно-техническая

документация Отчеты по реализации Проекта Исполнительно-техническая документация Аудиты по охране труда Документация по эксплуатации НПЗ Сосуды и аппараты Объекты недвижимости и т.д

23Управление политиками хранения

Саперион обеспечивает гарантированную сохранность документов на всем протяжении его жизненного цикла, в соответствии с политиками и сроками хранения принятыми в отрасли или конкретной организации:

• Назначение и управление сроками хранения по типам документов • Отслеживание обращений к документам и при спаде их

количества, перемещение документов на более дешевые носители или «в offline».

• Деление жизненных циклов документов на фиксированные сроки и сроки, определяемые событиями

• Управление электронными и бумажными документами • Управление политиками администрирования документов• Блокировка документов на изменение или удаление в ходе

процесса аудита • По истечении определенного срока автоматическое исключение

из общего доступа или перемещение документов в «offline» • Ведение всей истории работы с документами.

24Модель управления документированной информацией

Место хранения Срок хранения

Отв

етст

венн

ость

за

обра

ботк

у/хр

анен

иеИ

спол

ьзуе

мы

е ин

фор

мац

ионн

ые

сист

емы

Измерение 4:Архивное хранение и

уничтожение документа

Измерение 3:Оперативное хранение

документа

Измерение 2:Исполнение документа

Измерение 1:Создание документа, дела

Бизнес-приложения

Рабочее место До

завершения создания

Работник

Работник

ССП

Архив Банка

1 год после завершения исполнения

До завершения исполнения

От 1 года до ∞

Эл. архив

Бизнес-приложения

Бизнес-приложения и

Эл. архив

Офис Банка

АрхивохранилищеБанка Офис Банка

• учет документов на всех стадиях жизненного цикла

• поиск места хранения бумажного оригинала документа

• выделение к уничтожению дел с истекшим сроком хранения

25


26Надежное хранение данныхФормат хранения

• Хранение файлов распределенной файловой иерархии

• Шифрование документов и структуры хранилища

• Контроль целостности хранилища

• Долговременное хранение в течение заданных сроков• Автоматическое резервное копирование• Защита от случайного удаления• Оптимизация мощностей• Обеспечение отказоустойчивых конфигураций• Односторонняя / двухсторонняя

репликация данных• Сжатие данных

27Конвертация документов в PDF формат

Массовое преобразование большинствоа типов файлов в PDF формат:

• Документы Microsoft Office

• Старые версии Microsoft Office

• TXT

• WordPerfect

• HTML

• Outlook (MSG)

• Графические изображения (TIFF, JPEG, PNG, JBIG2, JPX, GIF, BMP, и др.)

28Сжатие документовСаперион обладает встроенными инструментами и алгоритмами сжатия объема документов без потери их качества. Компрессия документов до 5 раз в зависимости от форматов документов.

• Процессы компрессии и декомпрессии выполняются автоматически независимо от остальных процессов, например, для страницы A4 занимают менее секунды.

• Технологически возможно сжатие черно-белых и цветных файловых изображений в соответствии со стандартами ITU, четвертой группой алгоритма сжатия. Форматы JPEG, JPEG 2000, LEAD предназначены для цветных изображений и устойчивы к потерям данных.

• Саперион сжимает файлы приложений и OLE-объекты с помощью ZIP- технологии до 5 раз.

Сохранность и регламентация доступа

Разграничение доступа 30

Ограниченный доступ Режим ознакомления Полный доступ

31Формирование отчетов • Подробный отчет о всех действиях пользователей

• Отчет по отдельным действиям исполнителей / подразделений

• Перечень документов, у которых истек нормативный срок хранения в Центральном архиве

• Отчет о сверке фактических и нормативных сроков исполнения документов в каждом подразделении

• Отчет о расхождениях между переданными и полученными документами при операцияхприема-передачи

• Отчет о недостающих документах и т.д.

32Обработка и анализ отчетов• Объемы введенных

в электронный архив документов,

• в разрезе дат, видов документов, и участков ввода

• Количество обработанных документов, работниками в разрезе дат, сотрудников, отделов

33


34Контроль целостности архива документов

В Саперион предусмотрена функция автоматической проверки доступности документов в электронном архиве:

• Существует ли документ на носителе• Возможность загрузки документа• Возможность декомпрессии документа • Визуальное отображение

35Применение KPI на основе отчетов

На основании системы электронного архива формируется отчет по KPI для центров учета: отслеживается, сколько документов и в какие сроки они обрабатывается сотрудниками.

36Шифрование документов

• Для создания особых фондов\разделов хранения документов «с грифом»• В инфраструктуре СЭА – при использовании незащищенных каналов связи

для транспорта или репликации документов, содержащих конфиденциальные или персональные данные

• При выгрузке конфиденциальных документов вовне контура защиты – отправка или обмен с внешними контрагентами

Алгоритмы шифрования (КриптоПро) соответствуют ГОСТ 28147-89 и ГОСТ Р 34.10-2012.

37Реализация криптозащиты

• Двухуровневое шифрование обеспечивает надежную защиту при высокой производительности: Ключ документа всегда шифруется на ключе пользователя

• Выбор конкретной схемы криптозащиты производится на основе специфики защищаемого ресурса и требований Заказчика:

• Схема А – индивидуальный ключ шифрования для каждого документа, зашифрованный на ключах пользователей

• Схема Б – общий ключ для защищаемых документов, зашифрованный на ключах пользователей

38Схема А – Отдельные «документные» ключи• Уровень I – для каждого документа

генерируется свой ключ, им шифруется документ в хранилище

• Уровень II – «документные» ключи шифруются на ключах пользователей, имеющих право доступа к документу

+ Высокий уровень защиты

+ Компрометация «документного» ключа вызывает риск только для одного документа

- При замене ключей пользователей требуется перешифровать много «документных» ключей

39Схема Б – Общий ключ шифрованияУровень I – все документы шифруются на одном ключе Уровень II – «документный» ключ шифруется для пользователей на их ключах

+ Простота администрирования, равный доступ к защищаемым документам для всех пользователей

+ При замене пользовательских ключей перешифровывается общий ключ – одна операция для каждого пользователя

- Компрометация документного ключа приводит к необходимости перешифровать все документы фонда

Поиск, доставка и работа с документами

41

Доступ к документам из разных интерфейсов и систем

Сторонние ИС

Web и мобильный доступ

«Толстый» клиент

41

42Поисковые возможности

• Одной строкой по всему разделу/всему хранилищу (в соответствии с правами доступа)

• По индексным полям• Контекстный поиск• По тексту документа • По рубрикатору• Используя классификаторы

и справочники• С помощью логических операндов

44Работа с результатами поиска

• Отображение количества найденных документов

• Графическое отображение количества вхождений искомого слова (при полнотекстовом поиске)

• Поиск в найденном, уточнение запроса

• Сортировка документов

• Сохранение в избранное (один или несколько документов)

• Сохранение ранее выполненных запросов

• Использование папок поиска (преднастроенные запросы)

45Работа с результатами поиска• Выделение нескольких документов для выполнения

над ними групповых операций• Объединение документов в пакеты• Единичная и массовая выгрузка документов

• сохранение на диск в исходном формате• сохранение на диск с учетом структуры• сохранение на диск с выбором формата

• Выборочная выгрузка документов с сохранением структуры в ZIP архиве

46

• Встроенные средства Саперион позволяют просматривать наиболее часто используемые типы файлов: DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, MSG, PDF, TXT, TIF, JPG, PNG, BMP, GIF и др.

• Саперион позволяет наносить на документы, как на графические изображения, так и файлы офисных приложений различные комментарии:

• Заметки

• Маркер

• Стрелки

• Штампы

Встроенные средства просмотра

47Использование гиперссылок • Создание гиперссылок внутри документа

• Файлы приложений • Графические изображение

• Гиперссылки между документами• Отправка документа или ссылки на документ:

• Отправка внутри компании с аутентификацией • Ссылка внутри компании для запуска Web клиента Саперион

(есть возможность просмотра и редактирования)• Отправка вовне ссылку на документ для открытого скачивания

48Вызов и просмотр документов из других информационных систем

• Доступ к конкретному документу, привязанному к записи в сторонней ИС

• Доступ к набору или пакету документов, например, по определенной хозяйственной операции

• Возможность формирования подборок документов из сторонней ИС

49

• Привычный интерфейс доступа к документу

• Сокращение объемов текущих баз данных («разгрузка»)

Интеграция с прикладными системами

50

Практика интеграций• SAP, Oracle E-Business Suite, 1C: Предприятие,

1С: Кадры, Axapta/Navision, Парус

• Taxcom, Диадок, СБИС++,

• Directum, DocsVision, Дело, Гран док, Lotus Notes, Босс-референт, Documentum, WSS Docs, MS SharePoint,

• KOFAX

• МЭДО,

• ГАС Правосудие, АМИРС, Фемида.

• Carusso, EGAR,

• МАИС ЗАГС,

• АИС «Маргарита»,

• АИС "Пегас",

• Aveva,

• Sony Vegas Pro и т.д.

Электронный архив связующее звено 50

51


52Работа с крупноформатными документами

Можно приводить десятки примеров, как информационные технологии меняют нашу жизнь. Но самой архаичной и тяжелой ношей для подавляющего большинства российского бизнеса по-прежнему является бумажное сопровождение каждой хозяйственной транзакции: от отгрузки товара, до обмена мнений по каким-то договорным отношениям с помощью официальных писем. Каждое предприятие имеет бумажный архив, в котором чаще все бывает очень нелегко найти нужный документ. Что уж говорить о проектной документации? В процессе проектирования здания или сооружения количество вариаций одного и того чертежа может достигать сотен (пример: Хабаровск, Ерофей-арена, 194 корректировки раздела КР). На самом деле люди устроены так, что слишком многое остается за пределами сухих строчек официальных документов: неформальные договоренности, подразумеваемые умолчания, тотальное несоответствие написанного на бумаге с действительностью: можно привести массу умопомрачительных историй из жизни крылатой фразы «бумага все стерпит». И самое противное – то, что по прошествии даже небольшого периода времени практически невозможно восстановить полную картину событий, потому что память в таких случаях «подводит».

Визуализация крупноформатных документов

Неудобства, связанные с просмотром, могут вызвать негатив у сотрудников и свести на нет преимущества использования электронного хранилища

Интерактивные панели с технологиями «тачскрин» и «мультитач»Интерактивные столы, интерактивные стены

54Оптимизация просмотра крупноформатных документов

• Отображаются растровые изображения (JPEG, TIFF, PNG …)

• Изображение разделено на фрагменты «titles»• Клиенту передается не всё изображение, а

только фрагменты, отображаемые на экране• Изображение на фрагментах имеет заданный

масштаб

55Работа с объемными документами ОКБ Сухого хранение многогигабайтные видеозаписи испытаний полетов

При потоковой загрузке система электронного архива делит файлы на сегменты.Максимальный размер сегмента 4096 Мб.Максимальное количество сегментов 65 000Расчет: 4Гб*65 000= 260 000Гб \1024 = 253,91 Тб

Возможность хранения файлов до 250 ТБ

Варианты построения ЭА

Централизованная архитектура• Серверное оборудование Системы, развернуто только на

централизованной площадке.• Вся работа с документами проводится в едином центре

учета.• В филиалах (магазины, РЦ\РО, ФО) сотрудники выполняют

только сканирование и отправку документов в ЦУ (без доступа в систему).

• Индексирование, загрузка документов и осуществление хозяйственных операций на их основе выполняется только в едином ЦУ.

СЕРВЕР УЧЕТНОЙ СИСТЕМЫ

БУХГАЛТЕР

АРМСКАНИРОВАНИЯ

ЦЕНТР УЧЕТА

УЧАСТКИ СКАНИРОВАНИЯ

СЕРВЕРАСЭА

АРМ ВВОДА

ЦОД НА ТЕРРИТОРИИ ЗАКАЗЧИКА

СЕРВЕР СУБД

ИНТЕ

ГРАЦ

ИЯ

Распределенная• Концепция является промежуточным вариантом между

системой с единым центром учета и распределенной системой.

• Серверное оборудование системы, развернуто только на централизованной площадке.

• Работа с документами проводится как в едином центре учета, так и в филиалах.

• На рабочих местах бухгалтеров в филиалах организуется доступ к Системе через терминальный или web-доступ.



СЕРВЕРА СЭА

БУХГАЛТЕР

АРМ ВВОДА

ИНТЕ

ГРАЦ

ИЯ

СЕРВЕРА СЭА



БУХГАЛТЕР


ИНТЕГРАЦИЯ

РЕПЛ

ИКАЦ

ИЯ

ЦЕНТРАЛЬНЫЙ ОФИС

КЛЮЧЕВЫЕ ФИЛИАЛЫ

АРМ ВВОДА


59

• Полная поддержка распределенной архитектуры• Оптимизация мощностей• Репликация данных

• Односторонняя/двусторонняя• С возможностью «докачки»

в случае обрыва соединения

Территориально-распределенные конфигурации

Объединяет более 60 дочерних обществ ОАО «Газпром» по всей территории РФ• ДОУ центрального аппарата распределенного холдинга (ОРД,

кадры, договоры и т.д.)• Электронный архив правоустанавливающих,

правоподтверждающих документов на объекты недвижимого имущества дочерних обществ

60Единая система электронных архивов Дочерних обществ ОАО «Газпром»


БУХГАЛТЕР


ЦЕНТР УЧЕТА

УЧАСТКИ СКАНИРОВАНИЯ

СЕРВЕРАСЭА

АРМ ВВОДА

ЦОД НА ТЕРРИТОРИИИСПОЛНИТЕЛЯ («ЭЛАР»)


ИНТЕ

ГРАЦ

ИЯ

Облачный архив

• Серверное оборудование СЭА, арендуется Заказчиком и развернуто в дата-центре Исполнителя.

• Операции индексирования документов и загрузку их в СЭА выполняют специалисты Исполнителя – Операторы ввода.

• Сканирование документов и отправку их на загрузку в СЭА выполняют Операторы сканирования Заказчика (в магазинах, РЦ\РО, ФО).

• Осуществление хозяйственных операций на основании загруженных в СЭА документов, осуществляют специалисты Центра учета (ЦУ) Заказчика, которым организован доступ в СЭА.

Облачный архив

1. Собственная инфраструктура организации (рабочие места пользователей электронного архива и информационные системы организации)

2. Сервисы доступа к ресурсам «облачного» электронного архива (web-клиенты или терминальные рабочие места с установленными клиентами Саперион)

3. «Облачная» инфраструктура электронного архива в дата-центре корпорации ЭЛАР (серверные вычислительные мощности, системы хранения данных и платформа Саперион)

62

Выбор раздела документов 63

Интерфейс работы с документами 64

Частное «облако» для крупных компаний и министерств

Создание централизованного хранилища группы компаний или министерстваТерминальный доступ филиалов/дочерних обществ/подведомственных организаций

Снижение издержек за счет централизованной обработки документопотоковЭффективный контроль организаций

65

Универсальное хранилище электронных документов

К использованию функциональности электронного архива в своей повседневной деятельности проявили интерес и другие подразделения АО «ОГК-1», которым также необходимо иметь оперативный доступ к документам по своему направлению. Это позволяет говорить о большом потенциале по развитию и расширению функциональных возможностей внедренного решения».Киров С.А., Заместитель исполнительного директора по экономике и финансам АО «ОГК-1»

67Электронный архив – корпоративный стандарт

68Электронный архив – корпоративный стандарт

Среднее

наполнение архива в день (количество

документов)

Количество документов в архиве

на 11.11.2015Кол-во активных пользователей Объем данных, Гб

ПБД 7 730 10 431 557 1 456 2 761HR 537 215 557 57СЭД 5 242 2 317 356 482BW on HANA 467 42 554 67Фотобанк 641 21 153 43

ИТОГО 13 196 10 343 555 1 456 3 410

Результаты проекта

• Повышается скорость поиска документов и уровень релевантности поисковых запросов, вследствие перехода к поиску в электронных архивах по большому количеству реквизитов (вплоть до полнотекстового поиска) вместо поиска в бумажных архивах, упорядоченных по двум-трем реквизитам.

• Упрощаются процедуры отчетности. Не надо тратить время на ручную подборку, сканирование, оформление и передачу документов по запросу контролирующих служб

• Сокращается время между поступлением документа и его отражением в учете, вследствие многократно возросшей скорости движения электронного образа документа между участками учета

• Обеспечивается контроль прохождения документов, отслеживание статусов. Весь процесс прохождения документа от момента его поступления и ввода в систему до передачи на обработку ответственному сотруднику становится абсолютно прозрачным.

• Сокращаются затраты на содержание и обслуживание бумажного архива, в следствие снижения количества запросов к документам

• Снижаются риски потери и порчи документов, вследствие снижения объемов использования «бумажных» документов.

70Полный платный сертифицированный курс

• Ведущие эксперты ДИТАД и ЭЛАР расскажут последние изменения законодательства в части обработки и хранения электронных документов

• Актуальные вопросы: Будут рассмотрены 8 практических советов по импортозамещению • Рассмотрим различные информационные системы, на которых строят электронные

архивы. Плюсы и минусы технологий. • На что обратить внимание при выборе системы электронного архива, что

необходимо, а что навязывается производителями.• Рассмотрим более подробно проекты из различных отраслей. • Впервые будут раскрыты финансовые показатели проектов.

Выгоды, возврат инвестиций

24/25/26 мая Регистрируйтесь! www.ditad.ruwww.erm.ruКурс модульный.

Авторы курса ведущие эксперты и специалисты отрасли

http://www.ditad.ru/

http://www.erm.ru/

71

+7 (495) [email protected]

Корпорация ЭЛАРwww.elar.ruwww.saperion.ru

Посетите наши ресурсы:

Спасибо за внимание!

Вебинар: Электронный архив: от статичного хранилища к...

Technology