Правила продуктивного общения

внутри нашей компании

07/12/2016

видео

Вы умеете общаться?

…а общаться продуктивно?

Природа общения

Цели общения• Поговорить

• Решить проблему

• Пообщаться

• Получить помощь

• Получить информацию

• Развлечься

• Помочь

• Рассказать….

Цели общения1. Развлечься

2. Получить информацию

3. Оказать влияние на другого

• изменить поведение

• заставить сделать что-то для меня

• сделай это для меня

• помоги мне решить мою проблему

Виды общения

Исходящее общение:

• Я знаю свою цель

• Я активный инициатор общения

Входящее общение:

• Я не знаю цель инициатора

• Я пассивный получатель запроса

В процессе общения люди часто меняются ролями и изменяют цели общения!

Вовлекаясь в диалог - мы уходим от цели…

Мы теряем суть и цель, общение становится непродуктивным!

Что же делать?

5 простых правил общения

Плата за переключение• Работая над задачей, человек держит в голове то, что к ней относится - это контекст

• Переключаясь между задачами, мозг должен

• освободить память от старого

• загрузить новое

• повторить цикл

• Переключаясь человек теряят время на изменение контекста

1. Сообщите цель и суть

• Цель:

• Хочу развлечься, а ты?

• Мне нужна информация

• Мне нужно твое действие

• Суть:

• контекст

2. Не прерывайте 1. Спросите, может ли собеседник уделить вам время

2. Независимо от статуса, собеседник имеет право сказать «не сейчас»

• При получении задачи, сотрудник имеет право и должен сообщить, если задача не может быть выполнена в указанные сроки или вообще, а руководитель должен отреагировать на это.

3. Когда собеседник готов он должен сообщить. Инициатор также имеет право перенести диалог (п.2)

Цель: получить информацию

3. Запрос информации

1. Убедитесь, что вы самостоятельно не можете получить информацию

2. Четко опишите что именно Вам нужно, в каком виде и к какому сроку

Цель: «повлиять на другого»

4. Запрос помощи1. Убедитесь, что вы сделали все, что было возможно чтобы решить свою проблему

2. Подготовьте свой вопрос письменно, указав

1. Название проблемы

2. Какие 5 основных факторов собеседник должен знать о проблеме (контекст)

3. Какие 2 варианта решения вы можете предложить, описав «+» и «-» каждого решения

что такое помочь -><- цели общения

5. Постановка задачи1. Опишите цель выполняемой задачи и критерии ее достижения

2. Укажите сроки выполнения задачи

3. Убедитесь, что собеседник понял суть и сроки задачи - получите обратную связь (задача пересказана своими словами)

4. Контролируйте выполнение

Помните о цели

1. Инициируя или отвечая- помните о цели!

2. Не отклоняйтесь от цели пока она не достигнута.

3. Когда цель общения достигнута - ставьте точку.

Исключения:

1. Внештатная ситуация, вне зоны ответственности

2. Непонятно к кому обратиться

3. «Пожар»

5 важных нюансов

1.Политика «открытых дверей»

• Руководители всех рангов в нашей компании открыты к общению, но помнят о своих целях, задачах и структуре компании. Цели и задачи каждого приоритетны для него.

• Если видишь проблему, или есть идея - скажи, так ты поможешь компании стать лучше.

• Лучшее сообщение о проблеме - сообщение с предложением о решении этой проблемы :)

1.Политика «открытых дверей»

• Любой сотрудник имеет право обратиться к любому, независимо от статуса инициатора и собеседника

• Любое взаимодействи должно соответствовать «5 правилам правильного общения»

• Если есть установленные временные рамки для неких действий - их нужно соблюдать

• Исключение: «пожар» и «пламя за спиной»

2. Помощь руководителя• Руководитель может и должен помочь сотруднику в решении проблемы

• Понятие помочь - не тождественно понятию сделать за него

• Помочь: снабдить дополнительной информацией, задать правильные вопросы помогающийе найти решение, помочь сфокусироваться на цели. Но задачу решает сотрудник сам.

Оказать помощь или дать нужную информацию можно только тому,

кто об этом просит.

Нет запроса - не будет результата.

3. О принятии решения• Решение по любому вопросу - принимает исключительно ответственный сотрудник, независимо от факта помощи руководителя.

• Руководитель может одобрить или не одобрить но согласиться с решением. Ответственность за последствия несет сотрудник.

• Руководитель имеет право изменить решение сотрудника - только в этом случае за решение отвечает руководитель.

3. О принятии решения• Принимая решение ответственный за решение сотрудник руководствуется целями, которые он должен достичь, приняв то или иное решение.

• Не зная цель невозможно решить «что делать»

4.Инициатива и «ожидание»

• Получение необходимых данных и/или решений - сфера ответственности того, кому это надо, а не того, кто «это должен дать»

• Невыполнение задачи по причине «мне кто-то не дал то, что мне нужно» не является оправданием невыполнения. Ты отвечаешь за задачу - ты добиваешься наличия всех условий

• Тебе нужны «ресурсы» для выполнения задачи - прояви инициативу и запроси. Это нужно тебе.

5.Ложные цели общения

• «Обсудить»:

• Что именно? С какой целью? Кто должен принять решение по результатам обсуждения? Кто должен выполнить действия по результатам решения?

• «Принять решение»:

• Кто должен принять решение? Инициатор? Тогда это «запрос о помощи»

• …и аналогичные ошибки восприятия :)

Еще раз о самом важном:

Цели общения

1. Развлечься

3. Получить информацию

5. Оказать влияние на другого (изменить поведение, поставить задачу. сделать что-то для меня)

5 основных правил1. Осознать и сообщите цель и суть

2. Не прерывайте рабочий процесс

3. Спросите, если не можете найти нужную информацию

4. Просите помочь, если не можете решить проблему. Но предложите 2 решения, выберите лучшее и дайте контекст и название проблемы.

5. Ставьте задачу с указанием сроков и критериев ее качественного выполнения

5 важных нюансов1. Открытые двери не означают хаотичное общение на любые

темы

2. Помощь означает помощь, а не выполнение работы за другого

3. Решение принимает тот, кто должен, а не тот кто помогает его принять

4. Отсутствие действий кого-то другого не оправдание невыполненной тобой задачи

5. Нет цели «обсудить» или «нам надо принять решение» - есть цель «получить информацию» или «получить помощь»

Спасибо за внимание! Вопросы?