電子公文線上簽核系統 教育訓練
DESCRIPTION
崑山科技大學. 電子公文線上簽核系統 教育訓練. 主講人:漢龍資訊科技 李英菁. 課程大綱. 公文基本概念 公文系統使用前注意事項 收發文流程圖 公文製作 一般操作 紙本傳送流程 外來文簽辦 會辦簽核 一般會辦簽核 二級主管簽核 一級主管簽核 登記桌作業 其他功能 ( 查詢、副知、代理人設定 ). 一、公文基本概念. 1. 各類公文使用時機. 函:各機關處理公務的溝通 ( 上下級機關、同級、對民眾 ) 書函:公務未決需要磋商的事項,取代過去之便函,其性質不如函之正式。 - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
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電子公文線上簽核系統 教育訓練
崑山科技大學
主講人:漢龍資訊科技 李英菁
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.壹 公文基本概念
.貳 公文系統使用前注意事項
.參 收發文流程圖
.肆 公文製作1. 一般操作
2. 紙本傳送流程
.伍 外來文簽辦
.陸 會辦簽核1. 一般會辦簽核
2. 二級主管簽核
3. 一級主管簽核
.柒 登記桌作業
.捌 其他功能 (查詢、副知、代理人設定 )
課程大綱
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1.各類公文使用時機
函:各機關處理公務的溝通( 上下級機關、同級、對民眾 )
書函:公務未決需要磋商的事項,取代過去之便函,其性質不如函之正式。
開會通知:召集會議時使用。 令:公佈法律、發布法規命令時使用。 公告:各機關就主管業務或依據法令規定,向公眾或特定之對象宣布周知時使用。
簽:承辦人員就職掌事項所陳述、請示、請求、建議時使用。
一、公文基本概念一、公文基本概念
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主旨:不分段,精要的說明行文的目的與期望。
說明及辦法:注意分項標號的使用,含有表格型態時,則應編列為附件。
公文製作注意: 1.分項標號:說明及辦法如有分項應依下列格式一、二→ ( 一 ) 、( 二 )→ 1 、 2→ (1)、 (2)
2.標點符號:中文全形、外文及阿拉伯數字半形。
數字使用原則
一、公文基本概念一、公文基本概念2.橫式公文書寫注意
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由學校首頁下方之快速連結本校電子公文管理系統。
使用瀏覽器版本:限 IE6、 IE7、 IE8。 電子公文使用環境設定檔一定要安裝 ( 安
裝完畢後須將瀏覽器視窗全部關閉,設定才會生效 ) Acrobat Reader。 帳號與數位信封系統相同,密碼為預設值( 疑問請洽文書組 ) 。
二、公文系統使用前注意事項二、公文系統使用前注意事項1.使用環境確認
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新增公文前,選擇正確的文類 (對內、對外要先分清楚 )。
簽辦之前,先認清自己在該筆公文中的角色。
僅有流程公文以及經辦公文資料夾內的公文是需要簽核的,其它資料夾均為查詢用。
公文決行後要執行的動作:
二、公文系統使用前注意事項二、公文系統使用前注意事項2.注意事項:
創函 (稿 ) 送文書組發文外來文 送文書組結案簽以及其他內部文類 內部存查
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三、收發文流程圖三、收發文流程圖1.收文
承辦人擬辦
會辦處室下二級單位 會辦二級單位承辦人
呈核承辦人一級單位主管
會辦他處室 會辦單位
會辦下個單位授權決行
校長核判
擲回原承辦
選擇檔號送文書組結案
是
否
是
是
否
陳核承辦人二級單位主管
否
是
否
陳校長室
文書組 承辦單位/承辦人
文書組收文
分文單位
單位登記桌分文承辦人
會辦單位/核判
文書組點收
歸檔
收文處理流程
會辦二級單位主管
陳秘書室
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會同處室二級單位 會簽二級單位承辦人
呈核承辦人一級單位主管
會辦他處室 會辦單位
會辦下個單位
授權決行
校長核判擲回原承辦
是
否
是
否
呈核承辦人二級單位主管
否
是
否
陳校長室
文書組 承辦單位/承辦人
公文製作承辦人創簽/函(稿)
會辦單位/核判
文書組點收
歸檔
創簽/函(稿)處理流程
存發或發文(簽存查/函發文)
內部存查
發文處理
內部存查
發文
會簽二級單位主管
陳秘書室
三、收發文流程圖三、收發文流程圖1.發文 / 創簽 ( 內部 )
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四、公文製作四、公文製作
待辦事項
公告事項可使用的功能列
身份資料
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四、公文製作四、公文製作1.一般操作
選擇所要撰寫的文類
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四、公文製作四、公文製作1.一般操作
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四、公文製作四、公文製作1.一般操作
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1. 正副本單位,以關鍵字輔助輸入的方式找到單位。
2. 找不到紙本文單位請新增紙本文單位。
3. 選擇紙本文單位時,先確認左下帶出之地址是否正確。
四、公文製作四、公文製作1.一般操作
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1. 主旨不分段,請直接繕打所有內容。
2. 說明如有分項,請選用正確的分項標號輸入,要換標號的時候才用Enter 鍵。
3. 請不要直接從 word 複製內文,會造成格式錯誤。
4. 插入符號或者分項標號前,請先以滑鼠點一下定位點。
四、公文製作四、公文製作1.一般操作
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四、公文製作四、公文製作1.一般操作
1.請先儲存內文內容,再進行附入夾帶。
2.可在附件說明欄位輔助說明。
3.電子附件瀏覽並上傳電子附件。
4.為符合教育部的交換規定,附件大小請勿超過 1M。
5.請儘量以 PDF格式,避免對方無法開啟附件。
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四、公文製作四、公文製作
1. 公文內容製作完畢後,可切換到流程設定。
2. 以選擇單位的方式設定流程,或者拉選預設流程。
3. 點一下關卡反藍,可上移下移,或者刪除關卡。
4. 可選擇預設流程直接加入。
1.一般操作
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四、公文製作四、公文製作2.紙本傳送
選擇傳送型態為紙本傳送
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輸入會辦單位以及決行單位、號可增加間距
利用公文列印將函 (稿 )印出
四、公文製作四、公文製作2.紙本傳送
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四、公文製作四、公文製作2.紙本傳送
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1.含 ( 稿 ) 公文簽核完畢後,請點選送文書組發文。
2. 不論電子簽核或者紙本簽核,均要執行此動作。
四、公文製作四、公文製作
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1. 進入承辦人作業 / 經辦公文資料夾,會看到應承辦的外來文。
2. 點選文號可連結進入公文內容。
3. 多數外來文會以電子傳送方式送給承辦人,不再另送紙本公文。
五、外來文簽辦五、外來文簽辦
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1. 直接於簽辦意見欄位寫自己的意見,不再另起簡簽。
2. 可以分項標號編排簽辦意見內容。
3. 填寫完畢後請先儲存,接著切換到流程設定頁面設定
簽核關卡。
五、外來文簽辦五、外來文簽辦
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五、外來文簽辦五、外來文簽辦
1. 依序將要會簽的關卡設定好。
2. 儲存後按下傳送鈕即可。
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1. 外來文簽核完畢後,須送文書組結案。
2. 不論電子或紙本流程,均須執行此動作。
五、外來文簽辦五、外來文簽辦
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1. 如果是別人會簽的公文,會在流程公文資料夾收到這些文。
2. 點選文號可連結進入查看公文詳細內容。
六、會辦簽核六、會辦簽核1.一般會辦簽核
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六、會辦簽核六、會辦簽核
1. 進入簽核記錄頁簽,填寫簽辦意見後儲存。
1.一般會辦簽核
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確認後續流程正確後可傳送或陳核
六、會辦簽核六、會辦簽核1.一般會辦簽核
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承辦二級主管簽核確認承辦人公文內容、流程設定無誤。
填寫自己的簽辦意見。 直接會辦二級單位主管的會簽為傳送,並非陳核
( 系統不會自動帶單位主管關卡 ) ,所以: 1.請切換到流程設定頁面,確定未來關卡是否有自己的一級 單位主管。 2.如果沒有,請插入單位主管的關卡。 以上動作完成後,再傳送。
六、會辦簽核六、會辦簽核2.二級單位主管簽核
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六、會辦簽核六、會辦簽核3.一級單位主管簽核
1. 填寫簽辦意見後,可直接傳送下一關。如無後續關
卡請決行或切換到流程設定加簽關卡。
2. 依分層負責可代決之事項,可執行決行。決行時請
注意是否有後續關卡,如果尚有其他會辦單位,請
傳送下個單位。
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1. 外來文分文承辦:單位登記桌可選擇下屬單位、承辦人,進行簽收並分文動作。
2. 如不屬於本單位文,請勾選退文,並輸入退文意見,退回文書組重新分文。
3. 如果屬於自己應承辦的公文,還是要先分給自己,然後再進入承辦人作業 / 經辦公文的資料夾作簽擬,切勿直接在登記桌作業填寫簽辦意見。
七、登記桌作業七、登記桌作業1.分文作業
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1. 單位登記桌可選擇下屬單位、承辦人,進行分文動作。
2. 如果屬於自己該會辦的公文,還是要先分給自己,然後再進入承辦人作業 /
流程公文的資料夾作簽擬,切勿直接在登記桌作業填寫簽辦意見。
3. 可將本單位需會簽的關卡增加後,分文給承辦人。
七、登記桌作業七、登記桌作業2.會辦作業
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1. 選擇文類
3. 輸入文號或主旨關鍵字
八、其他作業八、其他作業1.歷史公文查詢
2. 輸入日期條件。
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八、其他作業八、其他作業2.公文複製
可以利用查詢結果,快速複製功能一份新的公文
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1. 使用時機:公文決行後,送文書組發文 / 結案或者內部存查前。
2. 如有影印分送的需要,可在流程設定設定副知點 ( 設定方式如流程定 ) 。
3. 完成後點選副知通知,系統 mail 通知副知點人員。
八、其他作業八、其他作業3.副知作業
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1. 當收到副知通知時,可進入公文系統承辦人作業 / 副知公文查詢公文詳細內容。
2. 閱畢可勾選已閱讀。
3. 如果需要可刊登布告刊登布告。
八、其他作業八、其他作業4.副知查詢
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副知點設定時如果是選單位,有單位副本查詢權的人可進入查詢。
八、其他作業八、其他作業5.單位副本查詢
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單位主管可查詢單位內承辦公文有哪些在流程中,未結案。
八、其他作業八、其他作業6.流程公文查詢
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查詢單位內承辦之公文逾期狀況 ( 超過限辦日期尚未結案 )
八、其他作業八、其他作業7.逾期公文查詢
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八、其他作業八、其他作業8.代理人設定
1. 個人資料設定 /基本資料設定 /休假設定。
2. 設定時間以及代理人,然後新增。
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謝謝指教