第一章 行政秘书学的基础知识

第一章 行政秘书学的基础知识

第三节 秘书工作第三节 秘书工作一、秘书工作的内容一、秘书工作的内容

第一类是事务性工作，包括处理信件、接听电话、撰写公文、档案管理、收发公文回复 e-mail 、整理报章杂志、操作传真、接待访客、安排上司约会、参加会议并纪录、差旅安排；

第二类是管理性工作，包括办公室管理、操

作电脑、会计与财务、设备采购等；

第三类是沟通支援性工作，包括客户服务、媒体应对、公关策划、主持庆典、参加应酬、外勤工作、其它主管临时交办的事项。

（ 1 ）办文 文书撰写、文书制作、文书处理、档案管理

（ 2 ）办会 会议会务组织

（ 3 ）办事 调查研究、信息资料工作、信访工作、接待工作、协调工作、督查工作、日程安排、日常事务、办公室管理、其他临时交办事项

秘书工作的内容秘书工作的内容

秘书长和办公厅主任的七大任务（省（市）以上各级人民政府秘书工作机构）

秘书长和办公厅主任的七大任务（省（市）以上各级人民政府秘书工作机构）

（一）协助首长综合情况，研究政策，推行工作；（一）协助首长综合情况，研究政策，推行工作；（二）协助首长密切各方面的工作联系；（二）协助首长密切各方面的工作联系；（三）协助首长掌管机关内部统一战线工作；（三）协助首长掌管机关内部统一战线工作；（四）协助首长掌管保密工作；（四）协助首长掌管保密工作；（五）掌管机要工作；（五）掌管机要工作；（六）主持日常行政事务（六）主持日常行政事务（（包括公文处理、会议组织、检查 包括公文处理、会议组织、检查 与督促政府决议的执行等事项）与督促政府决议的执行等事项）；；（七）掌管机关事务工作（七）掌管机关事务工作（（包括机关财务、生活管理、学包括机关财务、生活管理、学习、文化娱乐活动等事项；但不设秘书长的机关，如在办公习、文化娱乐活动等事项；但不设秘书长的机关，如在办公厅之外专设机构管理机关事务工作者，此项工作可不由办公厅之外专设机构管理机关事务工作者，此项工作可不由办公厅主任掌管）。厅主任掌管）。

二、秘书工作的性质与特点 二、秘书工作的性质与特点

案例导入案例导入

““一份订单”一份订单”““一份订单”一份订单”

皇朝贸易公司总经理秘书李丽聪明能干 , 深受公司重用 . 她常与罗浪斯公司总经理秘书珍妮一块游玩 . 两家都进行皮革出口贸易 . 李丽热情开朗 , 乐于助人 ,珍妮温柔沉静 , 内向含蓄。两人性格完全不一样 , 但很合得来 , 几乎无话不谈 . 一次闲聊时珍妮说最近心情不太好 , 因为公司生意不佳 , 总经理急得茶饭不

思 ,常把气出在她身上 . 李丽说 :“你别太在意 , 我们作秘书的要自己调节心情 , 我们公司的成绩倒不错 , 今早就签订了一个上千万元合的作意向书 . 这次谈判非常顺利，如果这笔生意做成 , 可以赚进一百多万元 .“李丽沉浸在谈判成功的喜悦之中 . 过了几天 , 李丽跟随总经理去白天鹅宾馆与德国某贸易代表团签订正式合同时 , 过了约定时间还不见代表团的影子 . 后来德国公司长驻中国的代表打电话过来说 :“代表团已于昨天回国 , 就在昨天上午与贵市的罗浪斯公司签订了购货合同 ,价格低于贵公司百分之十 .” 皇朝贸易公司上上下下都非常沮丧 , 李丽更是懊悔没有提醒总经理快速行动 .也责怪自己没有时时注意德国代表团的动向 . 令她百思不得其解的是 : 罗浪斯公司是怎样获取德国代表团情报，抢走生意的？

1.结合本案说明秘书工作的特殊性？2.如果你是李丽，在日常工作与生活中应该注

意些什么？

思考思考

1.辅助性【秘书长、办公厅（室）主任、一般秘书人员职能任务比较】

2.综合性

3.机密性（机要性）

4.服务性

秘书工作的性质与特点秘书工作的性质与特点

秘书长、办公厅（室）主任、一般秘书人员职能任务比较

秘书长、办公厅（室）主任、一般秘书人员职能任务比较

（ 1）秘书长 ——“参于政务，掌管事务， 搞好服务。”（ 2）办公厅（室）主任 —— “掌管事务， 搞好服务”

（ 3）一般秘书人员——“搞好服务”

1 ．协调作用 2 ．信息枢纽作用3 ．参谋助手作用 4 ．公共关系作用（形象作用）

三、秘书工作的作用三、秘书工作的作用

1 、从技能性工作向智能性工作转化。 2 、从常规内向思维向外向开放思维转化。 3 、从事务性服务向信息化服务转化。 4 、从被动辅佐职能向主动配合职能转化。

四、现代秘书职业的变化特点四、现代秘书职业的变化特点

在硅谷那些声名显赫的总裁、执行官背后，忙碌的是秘书。他们有男有女，但以女性为主。在技术革命不断的氛围中，硅谷的秘书显得与众不同。他们不像是在其他地方工作的更为传统的同行那样刻板地工作，而是每天都在参与并作出重要的决策。他们不必穿得一丝不苟不停记录老板的命令、为老板冲咖啡，在公司股票上涨的时候他们的薪水不会固步不进。 Sun 公司首席执行官斯科特的女秘书凯伦知道老板的电子邮箱密码 ,如果老板需要 , 她会帮助打开邮箱查看邮件 .凯伦说 :“如果他想喝咖啡 ,他会自己冲上一杯” ;Notel 公司总裁执行助理戈温女士说 :“如果我每天穿着套装走进某栋高楼后所做的一切是接电话、日复一日做时间表 ,那我肯定会厌倦的 .”相反 , 她在公司有很大的影响力 , 她和同事起草信函、研究竞争对手、向管理层吹风、组织谈判 .硅谷秘书收入是美国秘书年均收入的三倍以上 , 平均 6 至 10万美元 ,他们多数入股 ,公司发展好将获得红

利 .凯伦就参与公司分红。不过硅谷秘书压力也相当大，他们每周通常要工作 60 至 70小时 , 紧张程度不言而喻 .

硅谷的秘书 硅谷的秘书 材料：材料：

近年来美国秘书行业发生了不小变化 ,调查表明 ,1/3 的秘书负责监督其他秘书的工作 ,45% 的秘书负责培训， 78% 秘书的负责办公室工作。国际行政管理职业协会中仅 18% 会员如今还使用秘书这一称谓 ,其他会员使用行政助理、专业经理、协调经理、执行秘书或执行助理等 .为 Cisco公司总裁钱伯斯服务了8 年的女秘书格罗斯说 :“ 秘书这个词已经过时了 ,我们不仅打字、填表或接电话 . 我们是被赋予权力的 ,能够做决定 .”格罗斯并不是公司 50多个副总裁中的一员 , 可她是公司最有权力的人之一 . 她说“如果让约翰给我一个三明治 ,他会做的 , 我们彼此尊重对方 , 我是他可依赖的人 .”格罗斯每天工作 12小时 , 帮助钱伯斯制定复杂的全球工作计划 , 向他汇报各个会议的主要内容 , 阅读他的电子邮件 ,记录公司全球 1.8万名员工的情况 .( 完 )

问题：1.请总结硅谷秘书的工作特点。2.试比较国内与国外、传统与现代秘书工作的异同。

1 、秘书工作职业化2 、秘书工作职能强化3 、秘书工作科学化4 、秘书任职资格化

五、现代秘书工作的发展趋势 五、现代秘书工作的发展趋势

■国家秘书职业资格证书■全国商务秘书（ CBSC ）资格证书

■伦敦工商会 (LCCIEB) 秘书证书■剑桥办公室管理国际证书（剑桥秘书）■IAAP 秘书资格证书■国际商务秘书职业资格证书

六张热门秘书证书六张热门秘书证书

课 堂 练 习课 堂 练 习

案例分析与讨论案例分析与讨论★ 刘英的烦恼 刘英大学毕业后到机关搞财务工作 , 一干就是三年 . 她敬业守

职 , 专心干本职工作 , 按时上下班 , 独立工作能力较强 , 两次评为工作绩效显著的先进工作者 , 已被领导作为业务尖子培养 . 她性格内向 , 不善交往 . 工作中十分专注，很少顾及其他问题 ; 生活中受到父母无微不至的关爱 , 业余时间除了看看书 , 写点小文章 , 其他事情全由母亲包办。单位领导在报刊上经常读到刘英的文章 , 认为她文字功夫好又积极肯干 , 将她调到办公室当秘书 . 但干秘书工作半年多 , 刘英感到很不适应 , 处处不顺手 ; 领导和同事也很不满意。

刘英的问题出在哪里，应该怎么办？请结合秘书工作的内容、性质、特点加以分析。

★ 张云怎么办？

张云刚从某大学商务英语文秘专业毕业 , 由于能力较强 , 形象气质较好 , 经学校的推荐进了一家电器公司做秘书 . 刚一上任 , 小张踌躇满志 , 只想将所学的知识尽数用在工作上 , 好好表现一下 , 但工作没两天就遇到了麻烦 . 先是发现总经理常常出去时不告诉秘书自己的行踪 ,害得小张有急事找不到他；接着是跟总经理一起出去宴请客户时 , 总经理让她点菜 , 不是点得太贵 , 就是毫无特色 , 使领导很没面子 ; 接着 ,小张又发现很多同事欺负她是新人 , 故意将一些费力不讨好的事塞给她办 , 使她经常加班 , 不能按时完成任务 , 于是张云对自己的工作和学校所学的知识产生了质疑 , 觉得工作没意思 , 个人价值得不到体现 ,失去了工作动力 , 工作绩效也体现不出来 , 领导对她的工作也不满意。

张云的问题出在哪里，应该怎么办？请结合秘书工作的内容、性质、特点加以分析。

案例分析与讨论案例分析与讨论

• 1、高级秘书、中级秘书、初级秘书的区别表现在哪里？

• 工作内容• 工作职责与权力• 职务职级

秘书、秘书机构、秘书工作思考题

秘书、秘书机构、秘书工作思考题

秘书长、办公厅（室）主任、一般秘书人员职能任务比较

秘书长、办公厅（室）主任、一般秘书人员职能任务比较

★秘书长 ——“参于政务，掌管事务，搞好服务。”

（ 2）办公厅（室）主任 —— “掌管事务，搞好服务”（ 3）一般秘书人员 ——“搞好服务”

• 2.秘书机构有什么特点？

• 地位• 性质• 作用

• 性质领导的左右手，必须保守机密；辅助机构而不是权力机关；综合办事部门；服务、协调部门。

• 作用组合作用、枢纽作用、过滤作用

• 1 、决策机构——辅助决策机构

• 2 、职能部门——综合协调机构

• 3 、延展性机构——相对封闭机构

• 4 、“前台”机构——“幕后”机构

秘书机构的地位

• 1 、助手• 2 、参谋• 3 、枢纽• 4 、协调• 5 、保密• 6 、公关

秘书机构的职能