1

Запорізька обласна державна адміністраціяДержавний архів Запорізької області

Тема виступу:

ДОСВІД СТВОРЕННЯ ЕЛЕКТРОННИХ ІНФОРМАЦІЙНИХ РЕСУРСІВ В АРХІВНИХ УСТАНОВАХ

ПИЛЯВСЬКА ОЛЬГА ЛЕОНІДІВНА,

заступник директора Державного архіву

Запорізької області

м. Запоріжжя 2012 рік 1

2

МЕТА ВИСТУПУ

Висвітлення досвіду Державного архіву Запорізької області щодо створення та застосування електронних інформаційних ресурсів

м. Запоріжжя 2012 рік 2

3

ПЛАН ВИСТУПУ

• визначення сутності електронних документів та підходів до їх довготривалого зберігання;

• створення автоматизованих інформаційно-пошукових систем за архівними документами;

• застосування сучасних технологій оцифрування архівних документів;

• функціонування веб-сайту Державного архіву Запорізької області як основної інформаційно-технологічної форми комунікації між владою та громадянами;

• висновки.

м. Запоріжжя 2012 рік 3

4

ВИЗНАЧЕННЯ СУТНОСТІ ЕЛЕКТРОННИХ ДОКУМЕНТІВ ТА ПІДХОДІВ ДО ЇХ ДОВГОТРИВАЛОГО ЗБЕРІГАННЯ

Тези:

У світі прийшов час електронного діловодства та електронної документації.

Величезний інформаційний потенціал Національного архівного фонду мінімально використовується для задоволення зростаючого попиту громадян, держави і суспільства на інформацію.

Чим складнішими й функціональнішими  стають інформаційні технології й інформаційні системи, тим більше виникає нових проблем з електронними документами в архіві.

Існують проблеми, пов'язані із проведенням експертизи цінності електронних документів.

Сьогодні в архівах визначилися з двома основними типами носіїв у вирішенні завдань довгострокового зберігання електронних документів і електронних ресурсів.

м. Запоріжжя 2012 рік 4

5

ВИСНОВКИ Найбільш доцільно зберігати електронні документи і електронні

ресурси на двох основних типах носіїв , а саме:

- зберігання на серверах;

- в якості накопичувачів великої ємності для потреб архівного зберігання інформації використовувати стримери або оптичні носії.

Зберігання електронних документів потрібно здійснювати за певних умов:

- інформація повинна бути доступною для подальшого використання;

- має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа  у тому  форматі, у якому він був створений, відправлений або отриманий;

- повинна зберігатися інформація, яка дає можливість встановити походження, призначення електронного документа, дату й час його відправлення або одержання.

м. Запоріжжя 2012 рік 5

6

• Автоматизована інформаційна система (далі - АІС), на думку спеціалістів, повинна забезпечувати наступні функціональні можливості щодо організації роботи з документами:

- технічної перевірки документів;

- зберігання документів;

- надання авторизованого доступу до документів;

- відтворення документів;

- введення описових, облікових та довідкових даних до документів;

- надання авторизованого доступу до описових, облікових та довідкових даних до документів;

- опрацювання описових, облікових та довідкових даних до документів;

- користування описовими, обліковими та довідковими даними до

документів;

- роботу з електронним цифровим підписом для автоматизованого створення електронних документів та перевірки цілісності та авторства таких документів;

- здійснення конвертування документів у формати для їх довгострокового зберігання;

- автоматизоване створення описових, облікових та довідкових документів в електронній та паперовій формах на підставі описових, облікових та довідкових даних до документів, що попередньо були введені до АІС.

7

СТВОРЕННЯ АВТОМАТИЗОВАНИХ ІНФОРМАЦІЙНО-ПОШУКОВИХ СИСТЕМ ЗА АРХІВНИМИ ДОКУМЕНТАМИ

В архіві для користування працівниками створені:

автоматизовані «бази даних»:

•електронна версія фондового каталогу – 8067 записів;

•короткий довідник по фондах Державного архіву Запорізької області – 5187 записів;

•документи про передумови, перебіг та наслідки Голодомору 1932-1933 рр. на Запоріжжі в фондах меморіального характеру – 1084 записів;

•каталог метричних книг - 200 записів;

м. Запоріжжя 2012 рік 7

8

Анотовані реєстри фондів:

•розсекречені архівні фонди – 256 записів;

•фонди дорадянського періоду – 223 записи;

•фонди періоду нацистської окупації України (1941-1944 рр.) – 186 записів;

•фонди особового походження – 33 записи та ін.

Іменні бази даних:

•радянські воїни, загиблі і поховані на території Запорізької області – 628 записів;

•особи, репресовані позасудовими органами в 1919-1951 рр.,  архівно-слідчі справи яких  зберігаються в архіві – 16276 записів;

•актові записи про смерть за 1932-1933 рр. – 33805 записів;

•очевидці Голодомору 1932-1933 років, що проживають на території Запорізької області -  1788 записів.

м. Запоріжжя 2012 рік 8

9

ЗАСТОСУВАННЯ СУЧАСНИХ ТЕХНОЛОГІЙ ОЦИФРУВАННЯ АРХІВНИХ ДОКУМЕНТІВТези:

В Державному архіві Запорізької області встановлено сучасні засоби для оцифровки документів НАФ. Це книжковій сканер ZEUTSCHEL OMNISCAN 12000, який дозволяє оцифровувати документи формату А3, та сканер мікрофільмів Kodak 2400, що дозволяє робити цифрові копії з 16- або 32-мм мікрофотоплівки.

На сьогоднішній день оцифровано 1094 одиниці зберігання.

Використання технології оцифровки підняло на новий рівень публікаторську діяльність.

м. Запоріжжя 2012 рік 9

10

На сайті архіву на сьогодні експонується 18 виставок.

Наприклад, виставка “Бердянськ – повітове і портове місто Таврійської губернії» (До 185 років (1827) від дня заснування м. Бердянська Запорізької області»

11

ФУНКЦІОНУВАННЯ ВЕБ-САЙТУ ДЕРЖАВНОГО АРХІВУ ЗАПОРІЗЬКОЇ ОБЛАСТІ ЯК ОСНОВНОЇ ІНФОРМАЦІЙНО-ТЕХНОЛОГІЧНОЇ ФОРМИ КОМУНІКАЦІЇ МІЖ ВЛАДОЮ ТА ГРОМАДЯНАМИ

http://www.archivzp.gov.ua/

м. Запоріжжя 2012 рік 11

12м. Запоріжжя 2012 рік 12

Карта порталу

Головна

Анонси

Про архів

Архівні установи області

Нормативна база

Звернення громадян

Нормативно-правова база

Особистий прийом громадян

Науково-довідковий апарат

Фонди

Автоматизовані бази даних

Описи

Каталоги

Огляди

Науково-довідкова бібліотека

Література

Виставки

Виставки на інших ресурсах

Публікації на порталі

Архіви у ЗМІ

Телепередачі

Розсекречення архівних документів

Запобігання проявам корупції

Інформуємо громадськість

Доступ до публічної інформації

Запит на отримання публічної інформації в електронному вигляді

13

ВИСНОВКИНезважаючи на позитивні тенденції щодо впровадження автоматизованих технологій в практику архівів є і проблеми:недостатня забезпеченість комп'ютерною технікою, програмним забезпеченням, кадрами у сфері ІТ;проблеми з придбанням накопичувачів для зберігання великих обсягів інформації (відсканованих архівних документів);відсутність шаблонів (стандартів) довідково-пошукових систем до відсканованих архівних документів; відсутність єдиної інформаційної мережі для доступу до інформаційних ресурсів архівів;недостатність коштів для впровадження і функціонування комплексних систем захисту інформації в автоматизованих інформаційних системах архіву.

Вирішення зазначених проблем потребує значних фінансових вкладень.

м. Запоріжжя 2012 рік 13

14

Дякую за увагу!

м. Запоріжжя 2012 рік 14