ОСОБЕННОСТИОСОБЕННОСТИФИНАНСОВОФИНАНСОВО--АДМИНИСТРАТИВНОГО АДМИНИСТРАТИВНОГО

УЧЕТА В РАМКАХ ПАРТНЕРСТВА УЧЕТА В РАМКАХ ПАРТНЕРСТВА МЕЖДУ ПРООНМЕЖДУ ПРООН//МПУУСР И МПУУСР И ГОРОДСКИМИ СОВЕТАМИГОРОДСКИМИ СОВЕТАМИ

МУНИЦИПАЛЬНАЯ ПРОГРАММА МУНИЦИПАЛЬНАЯ ПРОГРАММА УПРАВЛЕНИЯ И УСТОЙЧИВОГО РАЗВИТИЯ УПРАВЛЕНИЯ И УСТОЙЧИВОГО РАЗВИТИЯ

ПРООН/УкраинаПРООН/Украина

План презентацииПлан презентации

1. Особенности совместного финансирования1. Особенности совместного финансирования

2. Правила осуществления закупок2. Правила осуществления закупок

3. Процедура осуществления платежей и отчетность3. Процедура осуществления платежей и отчетность

5. Финансовая отчетность по реализации проектов 5. Финансовая отчетность по реализации проектов

4. Возможные причины задержки платежей и их предотвращение

4. Возможные причины задержки платежей и их предотвращение

Совместное финансирование проектов Совместное финансирование проектов развитияразвития

Заключение Договора о совместном Заключение Договора о совместном финансировании между муниципалитетом и финансировании между муниципалитетом и ПРООН.ПРООН.

Перед заключением Договора в конце года на сессии Перед заключением Договора в конце года на сессии муниципалитет принимает решение о выделении денег для муниципалитет принимает решение о выделении денег для реализации проектов в следующем году. реализации проектов в следующем году. Задача МОПЗадача МОП – – направить в проект письмо с принятым решением о выделенной направить в проект письмо с принятым решением о выделенной сумме на проекты развития, а также внести информацию по сумме на проекты развития, а также внести информацию по муниципалитету в шаблон Договора (шаблон Договора есть на муниципалитету в шаблон Договора (шаблон Договора есть на диске в раздаточных материалах) с графиком выплат и также диске в раздаточных материалах) с графиком выплат и также передать его в офис проектапередать его в офис проекта

Внесение суммы, определенной в Договоре, в Внесение суммы, определенной в Договоре, в годовой рабочий план проекта годовой рабочий план проекта

Утверждение годового рабочего плана Утверждение годового рабочего плана Муниципальной Программы Управления и Муниципальной Программы Управления и Устойчивого Развития и внесение его в финансовую Устойчивого Развития и внесение его в финансовую систему Атлас систему Атлас

Перечисление муниципалитетом денежных средств Перечисление муниципалитетом денежных средств на счет ПРООН согласно Договора (с учетом 7% на на счет ПРООН согласно Договора (с учетом 7% на администрирование).администрирование). Задача МОПЗадача МОП – предоставить – предоставить информацию в проект о перечислении денегинформацию в проект о перечислении денег

Совместное финансирование проектов Совместное финансирование проектов развития (продолжение)развития (продолжение)

Заключение Договоров между ПРООН и Заключение Договоров между ПРООН и организациями на реализацию проектов развития организациями на реализацию проектов развития согласно общего Договора о сотрудничестве. согласно общего Договора о сотрудничестве. Задача МОПЗадача МОП – – согласование проектов Договоров с согласование проектов Договоров с руководством организаций руководством организаций

Бюджетная ревизия для внесения поступивших Бюджетная ревизия для внесения поступивших средств на счет проектасредств на счет проекта

Перечисление организации первого платежа по Перечисление организации первого платежа по проекту. проекту. Задача МОПЗадача МОП – передавать в офис проекта – передавать в офис проекта подписанные Договора с организациямиподписанные Договора с организациями

Отчет организации по первому этапу.Отчет организации по первому этапу. Задача МОПЗадача МОП – – консультировать организации по подготовке отчетов консультировать организации по подготовке отчетов (пример (пример заполнения приложения С на диске в раздаточных материалах)заполнения приложения С на диске в раздаточных материалах)

Совместное финансирование проектов Совместное финансирование проектов развития (продолжение)развития (продолжение)

Принятие отчета и перечисление второго Принятие отчета и перечисление второго платежа по проекту. платежа по проекту. Задача МОПЗадача МОП – проверка всего – проверка всего пакета документов и, в случае, выявления ошибок, пакета документов и, в случае, выявления ошибок, своевременное предоставление в офис исправленных своевременное предоставление в офис исправленных документов, т.к. от этого зависит перечисление следующего документов, т.к. от этого зависит перечисление следующего траншатранша

Отчет организации по второму этапу. Отчет организации по второму этапу. Задача МОПЗадача МОП – консультировать организации по подготовке отчетов– консультировать организации по подготовке отчетов

Принятие отчета и перечисление третьего Принятие отчета и перечисление третьего платежа по проекту. платежа по проекту. Задача МОПЗадача МОП – проверка всего – проверка всего пакета документов и, в случае, выявления ошибок, пакета документов и, в случае, выявления ошибок, своевременное предоставление в офис исправленных своевременное предоставление в офис исправленных документов, т.к. от этого зависит перечисление следующего документов, т.к. от этого зависит перечисление следующего траншатранша

Предоставление платежного документа в Предоставление платежного документа в проект, подтверждающего осуществление проект, подтверждающего осуществление окончательных расчетов с исполнителем работ окончательных расчетов с исполнителем работ по проекту. по проекту. Задача МОПЗадача МОП – проконтролировать передачу – проконтролировать передачу документов в офис проектадокументов в офис проекта

ЗАКУПКИ (товары и услуги)ЗАКУПКИ (товары и услуги)Сумма, Сумма, USDUSD**Необходимые документы для Необходимые документы для инициирования платежаинициирования платежа

100-1000100-1000 1001-1001-25002500

2501-2501-3300000000

>30001>30001

Счет Счет хх хх хх хх

Счет + 2 альтернативные Счет + 2 альтернативные предложенияпредложения

хх хх хх

ПРООНПРООН хх хх

ПРООНПРООН хх

Официальный курс ООН изменяется ежемесячно Официальный курс ООН изменяется ежемесячно (информацию (информацию можно получить в офисе проекта)можно получить в офисе проекта)

Если счет выставлен от Субъекта Предпринимательской Если счет выставлен от Субъекта Предпринимательской Деятельности, необходимо предоставить свидетельство о Деятельности, необходимо предоставить свидетельство о регистрации СПД и свидетельстворегистрации СПД и свидетельство

c c видом деятельности СПД, а также контактный телефонвидом деятельности СПД, а также контактный телефон

Контракт (если необходимо) оформляется в Бизнес - Центре Контракт (если необходимо) оформляется в Бизнес - Центре Центрального офиса ПРООНЦентрального офиса ПРООН

ПЛАТЕЛЬЩИК- Представительство ООН в УкраинеПЛАТЕЛЬЩИК- Представительство ООН в Украине

ЗАКУПКИ доЗАКУПКИ до USD 100. USD 100. Товары (услуги) до Товары (услуги) до USD 100 USD 100 могут покупаться могут покупаться

за наличные. Есть отдельные правила по за наличные. Есть отдельные правила по платежам за наличные, где указано подробно, платежам за наличные, где указано подробно, что можно покупать что можно покупать (пример: канцтовары для МОП; (пример: канцтовары для МОП; затраты, возникшие при организации мероприятий; затраты, возникшие при организации мероприятий; таблички для проектов и другие)таблички для проектов и другие)

Задача МОПЗадача МОП – подать в офис следующие – подать в офис следующие

документы для инициирования оплаты:документы для инициирования оплаты:1.1. счетсчет2.2. детализация счета, если, например, детализация счета, если, например,

организационные услуги на проведение организационные услуги на проведение мероприятия или транспортныемероприятия или транспортные

3.3. свидетельство о регистрации СПД и с видом свидетельство о регистрации СПД и с видом его деятельности, контактный телефон; его деятельности, контактный телефон;

Задача МОПЗадача МОП - предоставить в офис - предоставить в офис проекта следующие отчетные документы: проекта следующие отчетные документы:

1.1. кассовый чек кассовый чек илиили 2.2. счет или накладная со штампом «оплачено» счет или накладная со штампом «оплачено»

или или 3.3. квитанция к приходному кассовому ордеруквитанция к приходному кассовому ордеру4.4. 2 экземпляра акта выполненных работ 2 экземпляра акта выполненных работ (в (в

случае оплаты услуг или работ)случае оплаты услуг или работ) или расходная или расходная накладная накладная (в случае покупки товаров)(в случае покупки товаров).. Покупки Покупки за наличные должны быть ограниченными. за наличные должны быть ограниченными. Везде, где возможно, необходимо Везде, где возможно, необходимо осуществлять оплату с помощью осуществлять оплату с помощью банковского перечисления. банковского перечисления.

Товары и услуги Товары и услуги стоимостью стоимостью

от от USD 100 USD 100 ддo USD 1000o USD 1000 оплачиваются только с помощью банковского оплачиваются только с помощью банковского перечисления согласно счетаперечисления согласно счета

Задача МОПЗадача МОП – подать в офис следующие – подать в офис следующие документы для инициирования оплаты: документы для инициирования оплаты:

1.1. счетсчет2.2. детализация счета (в случае детализация счета (в случае

организационных услуг на проведение организационных услуг на проведение мероприятия или транспортных расходов)мероприятия или транспортных расходов)

3.3. свидетельство о регистрации СПД и с видом свидетельство о регистрации СПД и с видом его деятельности, контактный телефон его деятельности, контактный телефон

Задача МОПЗадача МОП - предоставить в офис - предоставить в офис

проекта следующие отчетные проекта следующие отчетные документы: документы:

1.1. 2 экземпляра акта выполненных работ (в 2 экземпляра акта выполненных работ (в случае оплаты услуг или работ) или случае оплаты услуг или работ) или расходная накладная (в случае покупки расходная накладная (в случае покупки товаров) товаров)

2.2. налоговая накладнаяналоговая накладная3.3. оригинал счета.оригинал счета.

Товары и услуги Товары и услуги стоимостью стоимостью

отот USD 1,000 USD 1,000 ддo USD o USD 2,5002,500 При такой стоимости необходимы При такой стоимости необходимы 3 альтернативных 3 альтернативных

предложения-счета от разных поставщиков. предложения-счета от разных поставщиков. Оплата только с помощью банковского перечисленияОплата только с помощью банковского перечисления

Задача МОПЗадача МОП – подать в офис следующие – подать в офис следующие документы для инициирования оплаты: документы для инициирования оплаты:

1.1. счет от компании, у которой в ценовом предложении счет от компании, у которой в ценовом предложении лучшее соотношение цена-качестволучшее соотношение цена-качество

2.2. детализация счета (в случае организационных услуг детализация счета (в случае организационных услуг на проведение мероприятия или транспортных на проведение мероприятия или транспортных расходов)расходов)

3.3. регистрационные документы компании или регистрационные документы компании или свидетельство о регистрации СПД и с видом его свидетельство о регистрации СПД и с видом его деятельности, контактный телефондеятельности, контактный телефон

4.4. 2 альтернативные ценовые предложения от двух 2 альтернативные ценовые предложения от двух других компанийдругих компаний

Задача МОПЗадача МОП - предоставить в офис проекта - предоставить в офис проекта следующие отчетные документы: следующие отчетные документы:

1.1. 2 экземпляра акта выполненных работ (в случае 2 экземпляра акта выполненных работ (в случае оплаты услуг или работ) или расходная накладная (в оплаты услуг или работ) или расходная накладная (в случае покупки товаров) случае покупки товаров)

2.2. налоговая накладнаяналоговая накладная3.3. оригинал счетаоригинал счета

Товары и услуги Товары и услуги стоимостью стоимостью

от от USD 2,500 USD 2,500 додо USD USD 330,0000,000 Для приобретения товаров/услуг в этом Для приобретения товаров/услуг в этом ценовом диапазоне ценовом диапазоне задачей МОП является задачей МОП является - - предоставление детальной спецификации предоставление детальной спецификации товаров или услуг, которые необходимо товаров или услуг, которые необходимо приобрести, не менее, чем за 1 месяц до приобрести, не менее, чем за 1 месяц до планируемой даты получения товаров/услугпланируемой даты получения товаров/услуг

После этого проект оформляет пакет После этого проект оформляет пакет

документов для подачи в Центральный офис документов для подачи в Центральный офис ПРООН. Объявление вывешивается на веб-ПРООН. Объявление вывешивается на веб-сайте ПРООН минимум на 14 днейсайте ПРООН минимум на 14 дней

По истечении этого срока осуществляется По истечении этого срока осуществляется

оценка полученных предложений от оценка полученных предложений от поставщиков товаров/услуг, основываясь на поставщиков товаров/услуг, основываясь на спецификации, плане поставки и ценах и с спецификации, плане поставки и ценах и с последующим заключением договора или последующим заключением договора или подписании так называемого Заказа на подписании так называемого Заказа на Покупку, созданного в системе Атлас Покупку, созданного в системе Атлас сотрудником отдела по закупкам в Бизнес - сотрудником отдела по закупкам в Бизнес - Центре Центре

Товары и услуги стоимостью Товары и услуги стоимостью свыше свыше USD 30,000USD 30,000

приобретение товаров или услуг в этом приобретение товаров или услуг в этом

ценовом диапазоне осуществляется Бизнес - ценовом диапазоне осуществляется Бизнес - Центром при содействии проекта. Для всех Центром при содействии проекта. Для всех закупок более закупок более $ 30,000 $ 30,000 проект обращается к проект обращается к Менеджеру по закупкам по крайней мере за 3-Менеджеру по закупкам по крайней мере за 3-4 недели. 4 недели.

Процедура прохождения Процедура прохождения платежейплатежей

ддеенньь

ддеенньь

ддеенньь

ддеенньь

ддеенньь

ддеенньь

ддеенньь

ддеенньь

ддеенньь

ддеенньь

Получение надлежащим образом оформленных счета/ Получение надлежащим образом оформленных счета/ детализации/ свидетельства СПДдетализации/ свидетельства СПД

Проверка платежа на соответствие с годовым планомПроверка платежа на соответствие с годовым планом

Введение поставщика в систему Атлас (если в первый раз с Введение поставщика в систему Атлас (если в первый раз с ним работаем) финансовым ассистентом проекта и ним работаем) финансовым ассистентом проекта и утверждения данных о поставщике сотрудником Бизнес-утверждения данных о поставщике сотрудником Бизнес-ЦентраЦентра

Оформление требования на оплату проектом и создание так Оформление требования на оплату проектом и создание так называемого ваучера на оплату в системе Атлас финансовым называемого ваучера на оплату в системе Атлас финансовым ассистентом проекта (если сумма платежа до ассистентом проекта (если сумма платежа до USD2,500USD2,500), ), рассмотрение и утверждение платежа Проектным рассмотрение и утверждение платежа Проектным МенеджеромМенеджером

Рассмотрение и утверждение платежа Программным Рассмотрение и утверждение платежа Программным МенеджеромМенеджером

Создание Заказа на Покупку в системе Атлас сотрудником Создание Заказа на Покупку в системе Атлас сотрудником отдела закупок в Бизнес-Центре (если сумма платежа свыше отдела закупок в Бизнес-Центре (если сумма платежа свыше USD2,500USD2,500), утверждение этого документа руководством), утверждение этого документа руководством

Подписание Заказа на Покупку поставщиком товаров/услуг (в Подписание Заказа на Покупку поставщиком товаров/услуг (в случае, если не подписывается Договор с поставщиком)случае, если не подписывается Договор с поставщиком)

Подготовка платежа в финансовом отделе Бизнес-ЦентраПодготовка платежа в финансовом отделе Бизнес-Центра

Отправка платежаОтправка платежа

Примечание:Примечание: Данный график составлен без учета непредвиденных Данный график составлен без учета непредвиденных обстоятельств (отсутствие на месте руководства, неполадки в системе обстоятельств (отсутствие на месте руководства, неполадки в системе Атлас и другие)Атлас и другие)

Особенности процедуры прохождения Особенности процедуры прохождения платежей по проектам платежей по проектам

ддеенньь

ддеенньь

ддеенньь

ддеенньь

ддеенньь

ддеенньь

ддеенньь

ддеенньь

ддеенньь

ддеенньь

Получение подписанного Договора на реализацию проекта, Получение подписанного Договора на реализацию проекта, информации из банка об открытии счета с указанием банковских информации из банка об открытии счета с указанием банковских реквизитов, контактный телефон руководителя организации (для реквизитов, контактный телефон руководителя организации (для первого платежа)/ Отчета по первому этапу/второму этапу первого платежа)/ Отчета по первому этапу/второму этапу

Введение поставщика в систему Атлас (если в первый раз с ним Введение поставщика в систему Атлас (если в первый раз с ним работаем и первый платеж) финансовым ассистентом проекта и работаем и первый платеж) финансовым ассистентом проекта и утверждения данных о поставщике сотрудником Бизнес-Центраутверждения данных о поставщике сотрудником Бизнес-Центра

Проверка отчетных документов по первому этапу/второму этапу Проверка отчетных документов по первому этапу/второму этапу (второй/третий платеж)(второй/третий платеж)

Оформление требования на оплату проектом и создание так Оформление требования на оплату проектом и создание так называемого ваучера на оплату в системе Атлас финансовым называемого ваучера на оплату в системе Атлас финансовым ассистентом проекта (если сумма платежа до ассистентом проекта (если сумма платежа до USD2,500USD2,500), ), рассмотрение и утверждение платежа Проектным Менеджеромрассмотрение и утверждение платежа Проектным Менеджером

Рассмотрение и утверждение платежа Программным МенеджеромРассмотрение и утверждение платежа Программным Менеджером

Проверка документов сотрудником отдела закупок в Бизнес-ЦентреПроверка документов сотрудником отдела закупок в Бизнес-Центре

Создание на всю сумму Договора Заказа на Покупку в системе Атлас Создание на всю сумму Договора Заказа на Покупку в системе Атлас сотрудником отдела закупок в Бизнес-Центре (если сумма платежа сотрудником отдела закупок в Бизнес-Центре (если сумма платежа более более USD2,500USD2,500), утверждение этого документа руководством. Если ), утверждение этого документа руководством. Если муниципалитет перечислил сразу всю сумму по проекту. Иначе при муниципалитет перечислил сразу всю сумму по проекту. Иначе при каждом платеже процедуру надо будет повторять, если сумма каждом платеже процедуру надо будет повторять, если сумма очередного платежа будет больше очередного платежа будет больше USD2,500USD2,500..

Подготовка платежа в финансовом отделе Бизнес-ЦентраПодготовка платежа в финансовом отделе Бизнес-Центра

Отправка платежаОтправка платежа

Основные причины задержки Основные причины задержки платежей и причины их платежей и причины их

предотвращенияпредотвращения

СПИСОК ДОКУМЕНТОВ СПИСОК ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ОТЧЕТА О ПРОДЕЛАННОЙ РАБОТЕ ДЛЯ ОТЧЕТА О ПРОДЕЛАННОЙ РАБОТЕ ДЛЯ ПОЛУЧЕНИЯ ОЧЕРЕДНОГО ТРАНШАДЛЯ ПОЛУЧЕНИЯ ОЧЕРЕДНОГО ТРАНША

1. Письмо-обращение от организации. 1. Письмо-обращение от организации. 2. Рекомендательное письмо от Муниципального Отдела 2. Рекомендательное письмо от Муниципального Отдела

Поддержки. Поддержки. 3. Приложение С – промежуточный отчет об использовании 3. Приложение С – промежуточный отчет об использовании

выделенных средств - заполненное, подписанное и выделенных средств - заполненное, подписанное и заверенное печатью.заверенное печатью.

4. Копии тендерной документации (объявление про 4. Копии тендерной документации (объявление про проведение тендера, копии как минимум трех проведение тендера, копии как минимум трех предложений, протокол заседания тендерного комитета предложений, протокол заседания тендерного комитета по выбору исполнителя работ).по выбору исполнителя работ).

5. Копия договора с исполнителем работ.5. Копия договора с исполнителем работ.6. Копия платежного документа, подтверждающего 6. Копия платежного документа, подтверждающего

оплату.оплату.7. Акт выполненных работ (на ту часть, которая уже 7. Акт выполненных работ (на ту часть, которая уже

выполнена).выполнена).8. Подтверждение того, что организация внесла свою часть 8. Подтверждение того, что организация внесла свою часть

согласно Договора (если таковая предполагалась).согласно Договора (если таковая предполагалась).

Особенности отчетности для получения Особенности отчетности для получения последнего траншапоследнего транша

1. Письмо-обращение от организации. 1. Письмо-обращение от организации. 2. Рекомендательное письмо от Муниципального Отдела 2. Рекомендательное письмо от Муниципального Отдела

Поддержки. Поддержки. 3. Приложение Д – окончательный отчет по реализации 3. Приложение Д – окончательный отчет по реализации

проекта - заполненное, подписанное и заверенное проекта - заполненное, подписанное и заверенное печатью.печатью.

4. Акт(ы) выполненных работ на всю сумму Договора с 4. Акт(ы) выполненных работ на всю сумму Договора с учетом доли организации(если таковая предполагалась). учетом доли организации(если таковая предполагалась).

5. Копия платежного документа (документов), 5. Копия платежного документа (документов), подтверждающих оплату.подтверждающих оплату.

6. Копия Акта принятия в эксплуатацию объекта. 6. Копия Акта принятия в эксплуатацию объекта. 7. Общественный аудит и протокол об утверждении 7. Общественный аудит и протокол об утверждении

общественного аудита.общественного аудита.8. Подтверждение того, что организация внесла свою часть 8. Подтверждение того, что организация внесла свою часть

согласно Договора (если таковая предполагалась).согласно Договора (если таковая предполагалась).9. Отчет о совместном оценивании.9. Отчет о совместном оценивании.

После получения последнего транша Вы предоставляете в После получения последнего транша Вы предоставляете в офис:офис:

платежное поручение, подтверждающее проплату платежное поручение, подтверждающее проплату оставшихся денег исполнителю работ.оставшихся денег исполнителю работ.

Вопросы?Вопросы?

Спасибо за внимание!Спасибо за внимание!