اساسيات الحفظ الإلكتروني - د. عصام أحمد عيسوي

PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com

http://www.pdffactory.com

األرشیف والوثیقة اإللكترونیةماھیة �

اإللكترونيأتمتة المكاتب اإلدارية والفنیة واألرشیف �

ــــــــة اآلن� ــــــــوئي الٌمتاح ــــــــل الض ــــــــارات التحوي خی

essamhfy @yahoo.comعصام أحمد عيسوى. د

ــــــــة اآلن� ــــــــوئي الٌمتاح ــــــــل الض ــــــــارات التحوي خی

الوثائقفي مجال

الرقميفوائد وممیزات تطبیق التحول �

اإللكترونیةمراحل تنفیذ األرشفة �


mailto:@yahoo.com


وذاك رة اإلدارة وذاك رة الدول ة ذاك رة البش ریة :األرش یف

معاً ، وھو ف ي وض عیتھ المعاص رة یتع ارض م ع المفھ وم

الذي أرتبط باألرشیف في الماضي وبالق ائمین علی ھ حی ث

.أصبح یمثل الیوم العنصر األساسي في اإلدارة

essamhfy @yahoo.comعصام أحمد عيسوى. د

.أصبح یمثل الیوم العنصر األساسي في اإلدارة

أن األرش یف ھ و اللبن ة األول ى الت ي یعتم د و اآلن یعتب ر

ف ي متخذي القرار ف ي اتخ اذھم للق رارات المناس بة علیھا

.المناسب بما یخدم أھداف المؤسسةالوقت


mailto:@yahoo.com


كثی ر م ن بیئ ات ف ىنظ م الحف ظ ف ىأكث ر األش كال انتش اراً ھ ىكانت الوثیقة الورقیة �العمل، وكان الشكل ال ورقي ھ و المس یطر عل ى األش كال المختلف ة للوث ائق م ن حی ث

.الكم

ونتیج ة النتش ار تكنولوجی ا المعلوم ات من ذ أوائ ل الثمانینی ات م ن الق رن الماض ي �الحاسبات الشخصیة والتي فىالحاسبات الكبیرة وصوالً لتطورھا المتمثل فىمتمثلة

عصام أحمد عيسوي.مكت د ٣٩٢الحفظ اإللكتروني

تحتوى على تقنیات وتطبیقات متطورة ، فقد توقع الخبراء أن ش كل الوس یط ال ورقي الحف ظ بس بب الك م الھائ ل ال ذي تنتج ھ الجھ ات والھیئ ات ف ىبما یسببھ من مشكالت

. خالل أعمالھا سوف یقل بشكل كبیر

إال أن اس تخدام الحاس بات بش كل واس ع أدى إل ى اس تمرار انتش ار وتزای د الش كل �ال ورقي بالجھ ات ، وذل ك ألن معظ م المعلوم ات المعالج ة بالحاس بات ی تم طباعتھ ا

.عملیات الحفظ بالملفات فىواستخدامھا كمرجع أو ٤



:إدارة الوثائق والسجالت ١..لتحدید الوثائق المطلوبة من قبل المستفیدین . أ

إلدارة الوث ائقتس جیل طلب ات اإلع ارة وإع ادة . ب.المحفوظات

.لتحدید الوثائق التي یقتضي استبعادھا بعد فترة زمنیة . ج:إدارة األرشیف ٢.


:إدارة األرشیف ٢./ للسیطرة علي الوثائق عن طریق تطبی ق العملی ات الفنی ة . أ

مث ل التص نیف ، والفھرس ة ،الترتی ب ، التكش یف ، .التخزین ، الصیانة الترمیم،

.استرجاع الوثائق من المخازن . باس ترجاع الوث ائق المخزن ة عل ي الحاس ب م ن خ الل الب رامج . ج

.األرشیفیة٥



:مشاریع خاصة باألرشیف ٣.

اس تخدام ال نظم اآللی ة ف ي مج ال المصـ ـغرات الفیلمی ة ، / مث ل

.والبحث عن الوثــائق في الـمصــادر األرشیــــفیة


:إدارة وتنظیم األرشیفات ٤.

الخـ ـاصة بالمس تفیدین ، وتنظ یم اإلحـ ـصاءات إع ـداد/ م ـثل

.وإلي المستفیدین من ) أو الترحیل ( اإلعارة عملیة ٦



دون وإتاحتھا ، منھا التالفة وخاصة الوثائق علي الحفاظ١.. األصول علي االعتماد

بالعین مباشرة تري أن یمكن ال التي الوثیقة تفاصیل إظھار٢.. األصلیة الوثیقة في المجردة

أسماء أو المكان أو التاریخ أو بالموضوع االسترجاع سھولة٣.


أسماء أو المكان أو التاریخ أو بالموضوع االسترجاع سھولة٣.. للوثیقة المصدرة الجھة أو األشخاص

. الوقت نفس في شخص من ألكثر االسترجاع٤.

المطبوع الشكل في أو مستفید لكل شاشات علي الوثائق إتاحة٥. األسطوانات مثل الثانویة الوسائط علي التسجیل خالل من أو.DVD أو

٧



توصیل المعلومات للمستفید في وقت قیاس ي دون ٦.

.تدخل بشري

.تطویر الخدمات التقلیدیة إلدارة المحفوظات ٧.

سھولة إجراء المراقبة والجرد الس نوي والنص ف ٨.


سھولة إجراء المراقبة والجرد الس نوي والنص ف ٨.

.سنوي للوثائق والمستندات

اإلتاح ة لجمی ع المس تفیدین دون التقی د ب الموقع ٩.

.الجغرافي ٨



essamhfyعيسوىعصام أحمد . د @yahoo.com


mailto:[email protected]


vی تم تس جیلھا برم وز إلكترونی ة الوثیق ة اإللكترونی ة )

ال یمك ن ق راءة الوثیق ة ول ذلك ) 0,1األرق ام الثنائی ة

اإللكترونی ة ب دون وس یط یس تطیع ف ك ھ ذه الرم وز


.وإظھارھا على شاشات الحاسبات اآللیة

vبأنھ ا تن تج وتس تخدم ف ي تتمی ز الوث ائق اإللكترونی ة

.وسط وبیئة إلكترونیة




v المحت وى فإنن ا نتح دث ع ن الوثیق ة اإللكترونی ةعن دما نتح دث ع ن

ألن الش كل الن اتج ق د یتغی ر أو یختل ف م ن مش روع والمض مون ال الش كل

.ألخر

ع ن البیئ ة اإللكترونی ة وال یوج د ھ ي ك ل م ا ین تج الوثیق ة اإللكترونی ة


vع ن البیئ ة اإللكترونی ة وال یوج د ھ ي ك ل م ا ین تج الوثیق ة اإللكترونی ة

مث ل ص فحات الوی ب وم ا تتض منھ م ن ( ب دیل ورق ى لھ ا أو أص ول ورقی ة

أو محتویات قواعد البیان ات عل ي اخ تالف معلومات، أو البرید اإللكتروني

).ما شابھ ذلكأنواعھا




vھ و مجموع ة م ن مص ادر األرش یف اإللكترون يومتاح ة المعلومات المختلفة والمنظمة بطریق ة مناس بة ،

یمكن االعتماد علیھا في تقدیم خ دمات في شكل إلكتروني.المعلومات المحلیة أو العالمیةالمعلومات عبر شبكات

v أنواع األرشیفات الرقمیة ھي:


v أنواع األرشیفات الرقمیة ھي: oاألرشیف المنتج إلكترونیًا من األصل.o أو المحول من الشكل الورقي إل ى المرقمناألرشیف

.الشكل الرقمي




اساسيات الحفظ الإلكتروني - د. عصام أحمد عيسوي

Documents