Рустем Искаков (Малахит) - Построение информационной...

Malahit:LiveCityПостроение информационной системы управляющих компаний в сфере ЖКХ на автоматизации потоков работ и документооборота. Опыт внедрения в Группе компаний Сетера

Содержание

I. Ключевое отличие подхода ИТ-компании Малахит

II. Описание конкретного проекта

III. Реализация проекта

IV. Функциональность решения

Типовая постановка задачи автоматизации

Каждого ИТ поставщика ставят перед фактом – надо автоматизировать данный документ

Существует процесс

В ходе данного процесса обрабатывается документ

Стандартный подход

Что в итоге получаем ?

Автоматизации подвергается в первую очередь сам документ:

1. Поля ввода

2. Форма

3. Логика полей

4. Отчетные формы с документа

5. Справочники необходимые для ввода документа

Стандартный подход

Минусы обычного подхода

1. Непонятно, кто в итоге будет вводить документ 2. Как к нему приложить логику прохождения документа по этапам 3. Назначается «козел отпущения» специалисты (подразделение)

ответственное за ввод документа в систему 4. Прохождение документа всегда остается на бумажном носителе 5. Аналитика в режиме реального времени возможна только на

основании знаний того, где находятся реальные документы 6. Ввод документов в систему отстает от реальности 7. Логика работы с документом отличается от реальности

Подход ИТ-компании Малахит

Компанию Малахит в первую очередь интересует 1. Процесс 2. Маршрут 3. Роли 4. Логика прохождения документа, 5. Этапы заполнения документа 6. Связь документа с другими элементами

Рассмотрим тот же процесс

В ходе данного процесса обрабатывается тот же документ


Основная задача системы - АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА РАБОТЫ пользователя, а не бездумная регистрация документов в системе и получение некой отчетности

Действие 1 Действие 2 Действие 3

Автоматизация ПРОЦЕССОВ, а не отчетных документов


Вся работа сотрудников сосредоточена в ОДНОЙ СИСТЕМЕ. Имея базовую информацию, система позволяет получать любую отчетность, основанную на реальных документах системы.

Автоматизация работы простых исполнителей

Обработка информации

Получение отчетности

Действие 1 Действие 2 Действие 3


Информационная система

≤ полностью повторяет сам бизнес процесс;

≤ является реальным зеркалом того что происходит в жизни;

≤ легко масштабируется;

≤ реально внедряется;

≤ безопасна – нет бумажного носителя и посторонних носителей информации;

≤ сама ведет пользователя по процессу – следовательно прослойка «шаманов» в компании исчезает как класс;

≤ системе легко обучиться;

≤ система мобильна.

Учет материалов до внедрения

Фиксируется Заявка

Производится приобретение материалов Фиксируется приход на склад

Учет материалов до внедрения

Заводим Заказ наряд.

Ввели форму списания материалов (М-29) Согласовали

Учет материалов

Главное окно

В настраиваемом главном окне система отображает текущие задачи пользователя, а также различные индикаторы и показатели его работы

Документооборот

По любому документу в системе известны: его исполнитель, сроки выполнения и текущее состояние. Пользователи оповещаются о поставленных задачах.

Работа с заявками Ведется учет заявок поступивших от жителей: контролируются сроки выполнения, исполнители, делаются оповещения диспетчеров.

Работа с заявками

Каждая заявка привязывается к заказ-наряду, по которому известен дом, исполнитель, произведенные работы и расход материалов

Работа с заявками Сроки принятия заявок в работу, их выполнения и закрытия фиксируются системой. По каждой заявке можно поднять ее полную историю.

Работа с заказ-нарядами

Заказ-наряд содержит необходимую информацию, которая в дальнейшем может быть использована для подомового учета.

Работа с заказ-нарядами

По заказ-нарядам автоматически создаются акты списания (форма М-29) и с заданной периодичностью отправляются на согласование.


В системе реализован полноценный складской учет. Для учета материалов, полученных через центральный закуп, производится интеграция с 1С


Весь расход материалов привязан к жилищному фонду и видам ремонтов (текущий, капитальный, техобслуживание)


В заказ-нарядах регистрируются израсходованные материалы, контролируются складские остатки материалов


Подрядные организации (ДУ, ЖЭК) имеют возможность самостоятельно закупать материалы за наличный расчет. По закупленным материалам система автоматически формирует авансовые отчеты с возможностью их контроля и утверждения.

Подомовой учет

В системе также существует возможность списывать материалы на весь жилфонд, находящийся в управлении.


Различные услуги сторонних организаций можно распределять на жилфонд разными способами: пропорционально площадям, равными долями, ручным способом и т.д.


Существует возможность интеграции с системой «Город» и аналогичными платежными системами


После консолидации всех расходов на дом, в том числе загруженных из внешних систем, формируется годовой отчет для жителей и публикуется на сайте УК.

Простой и наглядный интерфейс

Формирование отчетности

В системе есть разнообразные отчеты по всем видам имеющейся информации

Бюджетирование

Для планирования деятельности УК и подрядных организаций реализована система бюджетирования. В системе возможно создание нескольких вариантов бюджета, их согласование и утверждение


Вариант бюджета перед утверждением проходит обязательный этап согласования


Показатели бюджета имеют развитые инструменты редактирования: массовые операции, копирование, комментирования и т.п.

Бюджетирование Существует возможность ручного сравнения вариантов бюджета, а также автоматического сравнения утвержденного варианта с фактическими данными. С последующим оповещением при обнаружении превышений.


Система имеет развитые средства анализа вариантов бюджета. Например, можно сравнить показатели разных подрядных организаций в пересчете на один квадратный метр обслуживаемого жилья


Для получения общей картины по управляющей компании, можно консолидировать варианты бюджета подчиненных подразделений

Акты осмотров

Для создания актов осмотров в справочнике жилфонда указываются составляющие конструктивные элементы


Шаблон акта осмотра создается автоматически на базе заполненных конструктивных элементов дома. К строкам дефектов акта можно прикреплять фотографии


Акты осмотров согласовываются и после их утверждения автоматически создаются дефектные ведомости и планы ремонтов


По каждому дому сохраняется история выполненных работ, ремонтов, аварий и т.д.

Планирование ремонтов

На основе базы осмотров автоматически создается план ремонтов

Собрания собственников

Итоги внедрения

• Прозрачная картина по заявкам жильцов

– когда появилась заявка

– кто и когда взял ее в работу

– сколько отрабатывали заявку

• Ясная картина по материалам

– когда и по какой цене мы брали материалы

– когда и по каким заявкам производился расход материалов

Списание материалов (форма м-29) До внедрения Malahit:LiveCity

В течение месяца сотрудниками выполняются работы по техобслуживанию жилфонда Израсходованные материалы фиксируются в бумажном журнале (адрес дома записывается на полях)

В конце месяца, инженер подрядной организации, на основе журнала суммирует расход материалов переписывает их в бумажную ведомость М-29. На это уходит от 2 дней до недели

Стопка бумажных форм М-29 отправляется на проверку куратору УК. Если у куратора есть замечания и материал не принимается к списанию, ведомость переписывается

После утверждения куратором бумажные М-29 поступают в бухгалтерию. Бухгалтер вносит полученные документы в 1С Иногда выясняется, что в расходе указаны материалы, которые нет в остатках на складе и форму М-29 нужно переделать еще раз. Потери времени: 1-2 дня

Списание материалов (форма м-29) После внедрения Malahit: LiveCity

В течение месяца работниками выполняются работы по техобслуживанию жилфонда Все работы выполняются после занесения-заказ наряда в систему LiveCity. Система включает модуль складского учета и контролирует остатки материалов

При каждом внесении факта расхода материалов, система автоматически обновляет базу с ведомостями М-29. В конце месяца, инженер отправляет имеющийся акт списания на электронное согласование куратору. Потери времени: 0 Контроль: 100%

Куратор получает и согласует М-29 в электронном виде. Возврат, исправление замечаний и повторная отправка на проверку занимают минимум времени. Система LiveCity контролирует сроки согласования и делает напоминания

После утверждения куратором М-29 автоматически загружаются в 1С. Бухгалтер должен только проверить готовые документы и подтвердить их проведение Потери: 0 дней


• Автоматическое формирование всех отчетных документов

– отсутствие «адской недели»

– отсутствие «подтасовывания» результатов работы

• По каждому документу в системе понятно

– кто над ним работает в текущий момент

– где и у кого он находится в работе

Ежегодный отчет для собственников До внедрения Malahit: LiveCity

Экономисты УК ежемесячно собирают данные по всем расходам на жилфонд из разных источников Данные полученные из: - 1С, - системы «Город», - бумажных журналов, - файлов Excel обрабатываются работниками ПЭО и собираются в один документ в Excel

В начале года экономист готовит отчеты по всем домам, находящимся в управлении УК. На основе данных в Excel, готовят сотни файлов в утвержденной форме для годового отчета.

После подготовки и проверки всех отчетов, они загружаются на сайт управляющей компании. Поскольку файлы подготовлены вручную, приходится каждый из них загружать на сайт отдельно. Суммарные потери времени: около месяца

Ежегодный отчет для собственников После внедрения Malahit: LiveCity

В системе настроен импорт данных из всех возможных источников: - 1С - системы «Город», - других систем Документы существовавшие только в бумажном виде и Excel – ведутся в системе LiveCity. Если какой-либо документ должен быть введен к определенной дате – система ставит задачу ответственному и контролирует срок выполнения.

Ежегодный отчет по дому можно сформировать в любой момент и за любой период. По каждой статье в отчете система показывает данные, введенные в систему, и кто ответственен за заполнение данных по конкретному разделу.

После проверки всех отчетов, они выгружается автоматически выгружаются на сайт управляющей компании. Поскольку система имеет интеграцию сайтом, повторная выгрузка файла после исправлений не вызывает проблем. Суммарные потери времени: 1-2 дня


• Произведена автоматизация именно Процесса, а не Документа

– люди работают в системе аналогично реальной жизни;

– полностью замещены бумажные носители документов и складских реестров;

– система ставит задачи, и отслеживает их выполнение.

Согласование бюджета До внедрения Malahit: LiveCity

Экономисты УК готовят бюджет по всем подрядным организациям в Excel. Для согласования, файл рассылается по электронной почте заинтересованным лицам. Ведение нескольких вариантов бюджета – трудоемко. Отсутствуют: - контроль сроков согласования - контроль изменений в Excel

В случае корректировок бюджета исходный файл копируется и отправляется по электронной почте. Сравнение с предыдущим вариантом не автоматизировано и делается вручную – копирование данных в Excel., История изменений по статьям бюджета в процессе согласования не ведется.

Для сверки плана бюджета с фактом периодически делается выгрузка из 1С в Excel и дополняется необходимыми данными. Сбор факта бюджета является трудоемкой задачей и в силу этого не может выполняться ежедневно. Оперативная реакция на отклонение от плана невозможна.

Согласование бюджета После внедрения Malahit: LiveCity

Экономисты УК готовят бюджет по всем подрядным организациям в системе LiveCity. Система позволяет легко вести несколько вариантов бюджета, согласовывать их в собственном электронном документообороте, сравнивать между собой и в итоге выбрать один - утвержденный вариант Система контролирует сроки согласования и все изменения в бюджете.

В случае корректировок бюджета – создается корректировочная копия, в которой можно посмотреть старое и новое значения по статьям затрат, а также все комментарии в привязке к статьям. Корректировка бюджета проходит электронное согласование и после утверждения становится основным вариантом для сравнения с фактом

Факт бюджета ежедневно автоматически собирается из всех источников (1С, собственные данные, система «Город» и др.) и сохраняется в виде отдельного варианта бюджета. Существует возможность сравнить план с фактом, а также различные варианты факта (за разные дни) между собой. Система LiveCity ежедневно автоматически сравнивает факт бюджет с утвержденным планом и в случае появления отклонений оповещает пользователей.

Архитектура решения

Возможности и преимущества

• Работа через интернет • Использование удаленного, в т.ч.

иностранного дата-центра для данных заказчика

• Работа на любой операционной системе

• Работа с любого мобильного устройства

• 100% интеграция с любыми системами в автоматическом режиме. Ответственный получает

уведомление в случае обнаружения проблем.

Результат– 100% автоматизация

Результатом внедрения решения Malahit: LiveCity является

полный ОТКАЗ ОТ БУМАЖНОГО документооборота предприятия

и переход на ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

Плюсы от внедрения решения

• Прозрачность деятельности всего предприятия для ВЛАДЕЛЬЦА бизнеса

• Освобождение СОТРУДНИКОВ УК и подрядных организаций от бумажной волокиты

• Доверие и лояльность со стороны ЖИЛЬЦОВ вследствие прозрачности и обоснованности трат на общедомовые нужды

• Удобное и быстрое взаимодействие с

муниципалитетами в сфере ЖКХ

Функциональность решения Учет материалов

• Полноценный складской учет. Реализация схемы центрального закупа

материалов.

• Весь расход материалов привязан к жилищному фонду и видам ремонтов: текущий, капитальный, техобслуживание.

• Подрядные организации (ДУ, ЖЭК) имеют возможность самостоятельно закупать материалы за наличный расчет, автоматически формировать авансовые отчеты для контроля и утверждения.

Функциональность решения Автоматизация работы диспетчерской службы

• Учет заявок, поступивших от жителей, с последующим контролем сроков выполнения, исполнителей; оповещение диспетчеров.

• Каждая заявка привязывается к заказ-наряду, по которому известен дом, исполнитель, произведенные работы и расход материалов.

• Полная история каждой заявки: сроки принятия в работу, выполнения и закрытия. • Автоматическое создание актов списания (форма М-29) и отправка на согласование с заданной периодичностью.

• Возможно СПИСАНИЕ материалов на ВЕСЬ ЖИЛФОНД, находящийся в управлении.

• РАСПРЕДЕЛЕНИЕ различных услуг сторонних организаций на жилфонд РАЗНЫМИ СПОСОБАМИ: пропорционально площадям, равными долями, ручным способом и т.д.

• КОНСОЛИДАЦИЯ всех расходов на дом, в том числе загруженных из внешних систем, и ФОРМИРОВАНИЕ годового отчета для жителей с публикацией на сайте УК.

Функциональность решения Подомовой учет

• Возможно создание нескольких вариантов бюджета, с обязательным этапом согласования и утверждением

• Показатели бюджета имеют развитые инструменты редактирования: массовые операции, копирование, комментирования и т.п.

• Возможность ручного сравнения вариантов бюджета, а также автоматического сравнения утвержденного варианта с фактическими данными с последующим оповещением при обнаружении превышений

• Развитые средства анализа вариантов бюджета. Например, можно сравнить показатели разных подрядных организаций в пересчете на один квадратный метр обслуживаемого жилья

• Для получения общей картины по управляющей компании, можно консолидировать варианты бюджета подчиненных подразделений

Функциональность решения Бюджет предприятия

• Создание актов осмотров в справочнике жилфонда с указанием составляющих конструктивных элементов

• Указание любых характеристик дома (электронный паспорт дома) • Автоматическое создание шаблонов акта осмотра на базе заполненных

конструктивных элементов дома, с прикреплением фотографий дефектов

• Автоматическое создание дефектных ведомостей и планов ремонтов после согласования и утверждения Актов осмотра

• Сохранение истории каждого дома по выполненным работам, ремонтам, авариям и т.п.

Функциональность решения Планирование ремонтов

Функциональность решения Интеграция решения с сайтом компании

Личный кабинет жильца

• данные по расчетам;

• информация по приборам учета (показания, срок очередной поверки);

• заявки жильца;

• обращения жильца.

Сайт управляющей компании

Автоматическая передача

информации:

• с сайта в систему (заявки жильцов, обращения, жалобы);

• из системы на сайт (информация по планам работ, по фактически выполненным работам, по затратам по жилому фонду).

Функциональность решения Автоматический центр начислений

• Развернутое ведение справочной информации для базы расчета начислений

• Настраиваемые алгоритмы начисления сумм • Полный контроль и безопасность начисления сумм • Интеграция с любыми платежными системами и сайтом УК • Возможность оплаты счетов на сайте УК • Поддержка международных и российских платежных систем и

процессинговых центров

Спасибо за внимание!

Данный документ представлен исключительно в информационных целях и его содержание может быть изменено владельцем без уведомления. Этот документ не гарантирует отсутствие ошибок и не подразумевает никаких гарантий или условий, выраженных явно или подразумеваемых законом, включая косвенные гарантии и условия окупаемости или пригодности для решения конкретной задачи. Мы отказываемся от любой ответственности, связанной с этим документом, и никакие договорные обязательства не могут быть оформлены, прямо или косвенно, на основании данного документа. Этот документ не может быть воспроизведен или передан в любой форме и любыми средствами, электронными или механическими, для любых целей, без нашего письменного разрешения. Malahit является зарегистрированным товарным знаком ООО «Малахит». Другие наименования могут быть товарными знаками соответствующих владельцев.

454129, г. Челябинск ул. Масленникова, 17 «Б» тел.: +7 (351) 253-53-09, 253-53-08 [email protected] www.malahitsoft.ru

Рустем Искаков (Малахит) - Построение информационной...

Business