готовность предприятий к предстоящим преобразованиям...

Консалтинговая группа ФИНЭКС 1

ГОТОВНОСТЬ ПРЕДПРИЯТИЙ К

ПРЕДСТОЯЩИМ ПРЕОБРАЗОВАНИЯМ В

СВЯЗИ С ВНЕДРЕНИЕМ СЭД

Галина Подкорытова

Начальник отдела делопроизводства

Член Гильдии управляющих документацией


УПРАВЛЕНИЕ ПРЕОБРАЗОВАНИЯМИ

- ЭТО ПРОЦЕСС ОБЕСПЕЧЕНИЯ

ВНЕДРЕНИЯ ЭФФЕКТИВНЫХ

ИЗМЕНЕНИЙ С МИНИМАЛЬНЫМИ

ПОТЕРЯМИ ПО ОТНОШЕНИЮ К

ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

ПРЕДПРИЯТИЯ.


Определение путей

реализации

предстоящих

изменений

Заинтересованность

руководства

во внедрении

СЭД

Вовлечение

в обсуждение идеи

внедрения и

ожидаемых

результатов

владельцев и участников

бизнес-процессов

Диагностика

методов

документирования

бизнес-процессов


ЗАИНТЕРЕСОВАННОСТЬ

РУКОВОДСТВА ВО ВНЕДРЕНИИ

СЭД

Любое, даже самое эффективное и

разумное программное решение не

может быть реализовано и внедрено

без качественной управленческой

поддержки


ВОВЛЕЧЕНИЕ В ОБСУЖДЕНИЕ

УЧАСТНИКОВ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

Не стоит сильно затягивать с этим

этапом, т.к. может начаться процесс

затухания идеи и как следствие

появления недовольств в форме вяло

или активно протекающем

сопротивлении сотрудников.


ПРОВЕДЕНИЕ ПРЕДПРОЕКТНОГО

ОБСЛЕДОВАНИЯ

При попытке анализа организации

делопроизводства на предприятии своими

силами, взгляд на укоренившиеся,

устоявшиеся методы работы с

документами, будет «замыленным».

В данной ситуации предпочтителен

свежий профессиональный взгляд

человека со стороны.


ПРЕДМЕТ ИЗУЧЕНИЯ

Изучаются:

Локальные нормативные акты,

регламентирующие документирование

управленческой деятельности

Классификаторы, справочники и перечни по

составу и группировке документов

Схемы / графики документооборота

Структура и функции службы ДОУ, порядок

еe взаимосвязей с другими подразделениями

предприятия


Проводится диагностика действующей

системы делопроизводства предприятия

Анализируется состав документов и

принципы их систематизации

Проводится анализ соответствия

фактического состояния работы с

документами положениям внутренних

локальных нормативных документов

Оцениваются принципы и методология

построения системы ДОУ

ПРЕДМЕТ ИЗУЧЕНИЯ


ПОДГОТОВКА ПОЧВЫ ДЛЯ БУДУЩИХ

ИЗМЕНЕНИЙ

К факторам, способным помешать

безболезненному переходу к новым

методам управления за счет внедрения

СЭД относятся


Консерватизм и сопротивления персонала;

Нежелание и неготовность к

реструктуризации;

Отсутствие распределения зон

ответственности при работе с документами

Недостаточная квалификация персонала;

Формальное создание команды проекта;

Завышенные ожидания от реализации

проекта


РЕЗЮМЕ

ГОТОВНОСТЬ

К ВНЕДРЕНИЮ

СЭД

Необходимые

технические средства

Однозначная

поддержка

руководством

эффективности

использования

СЭД

Соблюдение жесткого

регламент работы с

документами

Укомплектованность

квалифицированным

персоналом,

реструктуризация

службы ДОУ при

необходимости


Программа преобразований в плане

готовности предприятия к внедрению СЭД

должна быть нацелена на ряд этапов,

охватывающих подготовку, сбор

информации, определение направлений

работы и их последствий, организационно-

техническое проектирование, практическую

реализацию намеченных изменений.


Запланированные этапы должны

осуществляться последовательно.

Завершение каждого этапа представляет

собой важный рубеж в выполнении всего

проекта


Ваши вопросы?

Консалтинговая группа

«ФИНЭКС»

www.finexcons.ru

готовность предприятий к предстоящим преобразованиям...

Documents