Техники повышения эффективности командной работы: Как...
DESCRIPTION
Тренинг в рамках Школы Управленческого Мастерства. Тема: Техники повышения эффективности командной работы Подтема: Как с помощью встреч формировать эффективную команду? Автор: Вадим Нарейко (http://nareyko.com)TRANSCRIPT
![Page 1: Техники повышения эффективности командной работы: Как с помощью встреч формировать эффективную команду?](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022013107/54527fdaaf7959013f8b833d/html5/thumbnails/1.jpg)
Как с помощью встреч формировать эффективную команду?ШКОЛА УПРАВЛЕНЧЕСКОГО МАСТЕРСТВА
![Page 2: Техники повышения эффективности командной работы: Как с помощью встреч формировать эффективную команду?](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022013107/54527fdaaf7959013f8b833d/html5/thumbnails/2.jpg)
Какие качества команды важны?
![Page 3: Техники повышения эффективности командной работы: Как с помощью встреч формировать эффективную команду?](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022013107/54527fdaaf7959013f8b833d/html5/thumbnails/3.jpg)
Зачем совещания/встречи?
Функция менеджмента по формированию коллектива
![Page 4: Техники повышения эффективности командной работы: Как с помощью встреч формировать эффективную команду?](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022013107/54527fdaaf7959013f8b833d/html5/thumbnails/4.jpg)
Какие бывают встречи?
![Page 5: Техники повышения эффективности командной работы: Как с помощью встреч формировать эффективную команду?](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022013107/54527fdaaf7959013f8b833d/html5/thumbnails/5.jpg)
Встреча - синонимы
Совещание
Собрание
Презентация
Планерка
Аудиенция
Прием
Заседание
Пленум
Съезд
Заседание
Съезд
Конгресс
Брифинг
Свидание
Раут
…
![Page 6: Техники повышения эффективности командной работы: Как с помощью встреч формировать эффективную команду?](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022013107/54527fdaaf7959013f8b833d/html5/thumbnails/6.jpg)
Кто участвует в совещаниях?
Реже, чем раз в месяц
Раз в месяц
Несколько раз в месяц
Несколько раз в неделю
Несколько раз в день
![Page 7: Техники повышения эффективности командной работы: Как с помощью встреч формировать эффективную команду?](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022013107/54527fdaaf7959013f8b833d/html5/thumbnails/7.jpg)
Расскажите одним предложением, как проходят совещания?
![Page 8: Техники повышения эффективности командной работы: Как с помощью встреч формировать эффективную команду?](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022013107/54527fdaaf7959013f8b833d/html5/thumbnails/8.jpg)
Почему совещания могут быть не эффективны?
![Page 9: Техники повышения эффективности командной работы: Как с помощью встреч формировать эффективную команду?](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022013107/54527fdaaf7959013f8b833d/html5/thumbnails/9.jpg)
5 Причин неэффективности совещаний
ПОЧЕМУ СОВЕЩАНИЯ НЕ РАБОТАЮТ?
КЕЙТ КИНАН «ПРОВЕДЕНИЕ СОБРАНИЙ И СОВЕЩАНИЙ»
![Page 10: Техники повышения эффективности командной работы: Как с помощью встреч формировать эффективную команду?](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022013107/54527fdaaf7959013f8b833d/html5/thumbnails/10.jpg)
1. Неуправляемая дискуссия
Если нет человека, ответственного за соблюдение регламента, собрание либо отклонится от цели, либо станет неуправляемым – и результата тоже не будет.
![Page 11: Техники повышения эффективности командной работы: Как с помощью встреч формировать эффективную команду?](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022013107/54527fdaaf7959013f8b833d/html5/thumbnails/11.jpg)
2. Отсутствие утвержденной повестки дня
Не зная точной цели встречи, люди не могут активно принимать участие в обсуждении вопросов, вынесенных на повестку дня. В этом случае дискуссия отклонится от темы и почти наверняка не достигнет поставленной цели.
![Page 12: Техники повышения эффективности командной работы: Как с помощью встреч формировать эффективную команду?](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022013107/54527fdaaf7959013f8b833d/html5/thumbnails/12.jpg)
3. Несерьезное отношение к мероприятию
Замена приглашенного участника.
Прием сообщений и телефонных звонков во время собрания.
Отсутствие необходимой информации для проведения заседания.
![Page 13: Техники повышения эффективности командной работы: Как с помощью встреч формировать эффективную команду?](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022013107/54527fdaaf7959013f8b833d/html5/thumbnails/13.jpg)
4. Плохие условия для проведения собрания
Долго
Холодно
Душно
Заглядывают в помещение
Разговоры на посторонние темы
![Page 14: Техники повышения эффективности командной работы: Как с помощью встреч формировать эффективную команду?](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022013107/54527fdaaf7959013f8b833d/html5/thumbnails/14.jpg)
5. Проведение бесполезных совещаний
Назначая совещание, подумайте, с какой целью вы хотите собрать людей и стоит ли его вообще проводить
![Page 15: Техники повышения эффективности командной работы: Как с помощью встреч формировать эффективную команду?](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022013107/54527fdaaf7959013f8b833d/html5/thumbnails/15.jpg)
Но вы же умеете искать решения?
В ГРУППАХ ПО 10-15 ЧЕЛОВЕК
ВЫБЕРИТЕ ЭКСПЕРТА
![Page 16: Техники повышения эффективности командной работы: Как с помощью встреч формировать эффективную команду?](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022013107/54527fdaaf7959013f8b833d/html5/thumbnails/16.jpg)
Цель обсуждения (15 минут)
Обсудить проблему
Обсудить возможные причины
Обсудить варианты решения
Предложить изменения, которые нужно внедрить, чтобы проблема разрешилась
Зафиксировать предложения в виде протокола и передать протокол эксперту
![Page 17: Техники повышения эффективности командной работы: Как с помощью встреч формировать эффективную команду?](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022013107/54527fdaaf7959013f8b833d/html5/thumbnails/17.jpg)
Обсуждаем типичные проблем в IThttp://www.cio.com/article/438930/Project_Management_The_14_Most_Common_Mistakes_IT_Departments_Make
Не хватает правильных людей с нужными навыками.
Нет опытных руководителей проектов
Команда не следует стандартным процессам
Команда слишком следует процессам
Не описываются изменения, вносимые в проект
Нет оперативного статуса проекта
Нет коммуникации с бизнес-владельцами и заинтересованными лицами
Не хватает времени определить объем проекта
Не отслеживается зависимость между проектами
Все удивляются Законам Мерфи
Слишком часто вносятся изменения в процессы
План проекта все время не закончен
Нет обратной связи по необоснованным срокам
Командой игнорируются проблемы
![Page 18: Техники повышения эффективности командной работы: Как с помощью встреч формировать эффективную команду?](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022013107/54527fdaaf7959013f8b833d/html5/thumbnails/18.jpg)
Эксперты возвращаются в команды
Эксперты возвращаются в команды и формируют в одно предложение вывод о том, что важно для эффективного проведения совещания
![Page 19: Техники повышения эффективности командной работы: Как с помощью встреч формировать эффективную команду?](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022013107/54527fdaaf7959013f8b833d/html5/thumbnails/19.jpg)
5 Ps Подготовки к совещаниям
Purpose (Цель) – Что мы хотим обсудить?
Product (Результат) – Что ожидается в качестве результата?
Participants (Участники) – Кто должен быть приглашен, и какие у них ожидания?
Probable issues (Возможные трудности) – Какие могут возникнуть препятствия при обучении?
Process (Процесс) – какие шаги должны быть сделать?
![Page 20: Техники повышения эффективности командной работы: Как с помощью встреч формировать эффективную команду?](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022013107/54527fdaaf7959013f8b833d/html5/thumbnails/20.jpg)
“
”
A facilitated session is a highly structured meeting in which the meeting leader (the facilitator) guides the participants through a series of predefined steps to arrive at a result that is created, understood, and accepted by all participants
MICHAEL WILKINSON, THE SECRETS OF FACILITATION : THE S.M.A.R.T GUIDE TO GETTING RESULTS WITH GROUPS
Что такое управляемое совещание?
![Page 21: Техники повышения эффективности командной работы: Как с помощью встреч формировать эффективную команду?](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022013107/54527fdaaf7959013f8b833d/html5/thumbnails/21.jpg)
Кто такое facilitator?
![Page 22: Техники повышения эффективности командной работы: Как с помощью встреч формировать эффективную команду?](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022013107/54527fdaaf7959013f8b833d/html5/thumbnails/22.jpg)
Главный секрет успешности изменений
Вы получите более эффективный результат, когда решение создано, понято и принято людьми, которые должны его использовать
![Page 23: Техники повышения эффективности командной работы: Как с помощью встреч формировать эффективную команду?](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022013107/54527fdaaf7959013f8b833d/html5/thumbnails/23.jpg)
Формула эффективности решения
Эффективное решение = Правильность Решения * Ответственность участников
Robert A. Zawacki «Transforming the Mature Information Technology Organization»
![Page 24: Техники повышения эффективности командной работы: Как с помощью встреч формировать эффективную команду?](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022013107/54527fdaaf7959013f8b833d/html5/thumbnails/24.jpg)
На какие части вы можете разбить встречу?
![Page 25: Техники повышения эффективности командной работы: Как с помощью встреч формировать эффективную команду?](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022013107/54527fdaaf7959013f8b833d/html5/thumbnails/25.jpg)
Типичная структура совещания
Открытие (5% времени)
Сбор данных (30-50% времени)
Генерация идей и решений (20-30% времени)
Формулирование решений (15-20% времени)
Закрытие (10% времени)
Время на переключение между активностями(10-15% времени)
Esther Derby, Diana Larsen «Agile Retrospectives : Making Good Teams Great»
![Page 26: Техники повышения эффективности командной работы: Как с помощью встреч формировать эффективную команду?](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022013107/54527fdaaf7959013f8b833d/html5/thumbnails/26.jpg)
Потренируемся?
![Page 27: Техники повышения эффективности командной работы: Как с помощью встреч формировать эффективную команду?](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022013107/54527fdaaf7959013f8b833d/html5/thumbnails/27.jpg)
Что нужно сделать, чтобы выполнялись домашние задания?
Выбираем 5 экспертов в группе
Проводим совещание
Результат публикуем на группе в фейсбуке
![Page 28: Техники повышения эффективности командной работы: Как с помощью встреч формировать эффективную команду?](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022013107/54527fdaaf7959013f8b833d/html5/thumbnails/28.jpg)
Шаг 1: Открытие
Цель: Сфокусировать участников на задаче
Поприветствовать
Поблагодарить
Напомнить про цель и продолжительность
Спросите всех участников
Очертите подход к сессии
![Page 29: Техники повышения эффективности командной работы: Как с помощью встреч формировать эффективную команду?](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022013107/54527fdaaf7959013f8b833d/html5/thumbnails/29.jpg)
Вариант «Открытие» - Вопрос
Попросить каждого ответить на вопрос:
Что вы ожидаете от встречи?
В двух-трех словах, ваше текущее внутреннее состояния
В данный момент, если бы вы были автомобилем (животным, растением), то каким автомобилем (животным, растением), вы себя ощущаете?
![Page 30: Техники повышения эффективности командной работы: Как с помощью встреч формировать эффективную команду?](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022013107/54527fdaaf7959013f8b833d/html5/thumbnails/30.jpg)
Вариант «Открытие» - ИПОЗ
Раздайте листики и попросить каждого участника анонимно определить себя в одну из категорий:
Исследователь – находится здесь, чтобы узнать максимум информации и получить все, что возможно
Покупатель – пришел, чтобы послушать идеи и выбрать одну главную для использования
Отдыхающий – пришел, чтобы занять время
Заключенный – пришел, но считает, что зря тратит время
Посчитайте количество и нарисуйте диаграмму
![Page 31: Техники повышения эффективности командной работы: Как с помощью встреч формировать эффективную команду?](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022013107/54527fdaaf7959013f8b833d/html5/thumbnails/31.jpg)
Вариант «Открытие» - Правила
Предложите группе определить 5-7 правил, по которым будет проводиться встреча
Запишите правила на лист
![Page 32: Техники повышения эффективности командной работы: Как с помощью встреч формировать эффективную команду?](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022013107/54527fdaaf7959013f8b833d/html5/thumbnails/32.jpg)
Шаг 2: Сбор данных
Цель: Создать общее, синхронизированное видение проблемы или задачи
Факты: События, метрики, что сделано, …
Мнения и ощущения
![Page 33: Техники повышения эффективности командной работы: Как с помощью встреч формировать эффективную команду?](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022013107/54527fdaaf7959013f8b833d/html5/thumbnails/33.jpg)
Вариант «Сбор данных» - Triple Nickels
Попросите каждого записать по одной идее или проблеме в течение 1 минуты (в реальной практике – по 5 идей в течение 5 минут)
Передайте листок по часовой стрелке и попросите написать мысли по тому, что написано на листке (1 минута на тренинге, 5 минут в реальной практике)
Передавайте листок, пока свои идеи не вернутся
Попросите каждого прочитать идеи
Обсудите идеи, предложения и возникшие мысли
![Page 34: Техники повышения эффективности командной работы: Как с помощью встреч формировать эффективную команду?](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022013107/54527fdaaf7959013f8b833d/html5/thumbnails/34.jpg)
Вариант «Сбор данных» - Определение сильных сторон
Разбиться на пары для 15 – минутного интервью, где один – спрашивает, второй - отвечает
Необходимо задавать вопросы по выяснению сильных сторон и возможностей:
Что привлекло собеседника в профессию?
Что было интересным и неожиданным на работе за последние недели?
Какие появились новые возможности?
Какие есть 3 идеи того, как улучшить работу в ближайшие неделю/месяц?
Попросите каждого прочитать идеи
Обсудите идеи, предложения и возникшие мысли
![Page 35: Техники повышения эффективности командной работы: Как с помощью встреч формировать эффективную команду?](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022013107/54527fdaaf7959013f8b833d/html5/thumbnails/35.jpg)
Шаг 3: Генерация идей
Цель: Вовлечь в обсуждение, «Почему» произошли те или иные события и идентифицировать точки влияния
Помогает создать общее понимание, как можно улучшить ситуацию и какие проблемы есть для решения
![Page 36: Техники повышения эффективности командной работы: Как с помощью встреч формировать эффективную команду?](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022013107/54527fdaaf7959013f8b833d/html5/thumbnails/36.jpg)
Вариант «Генерация идей» - 5 почему
Озвучьте тему
Попросите первого человека ответить на вопрос типа «Почему + возникновение проблемы»
После ответа, используйте ответ для формулировки следующего вопроса «Почему» следующему участнику
Обсудите, какой вариант «Почему» интересен для последующего анализа
![Page 37: Техники повышения эффективности командной работы: Как с помощью встреч формировать эффективную команду?](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022013107/54527fdaaf7959013f8b833d/html5/thumbnails/37.jpg)
Вариант «Генерация идей» - Приоритезация
Пусть каждый решит, какие три проблемы из списка – наиболее важные и назначит
3 балла – самой важной проблеме
2 балла – второй по важности
1 балл – третьей по важности
Просуммируйте все баллы и определите, какие проблемы и решения необходимо обсуждать
![Page 38: Техники повышения эффективности командной работы: Как с помощью встреч формировать эффективную команду?](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022013107/54527fdaaf7959013f8b833d/html5/thumbnails/38.jpg)
Шаг 4: Формулирование решений
Цель: создания плана для реализации улучшений
Не все улучшения могут быть реализованы (особенно, когда их много)
Создание «working agreement»
![Page 39: Техники повышения эффективности командной работы: Как с помощью встреч формировать эффективную команду?](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022013107/54527fdaaf7959013f8b833d/html5/thumbnails/39.jpg)
Вариант «Формулирование» - SMART цели
Создание целей, соответствующих SMART:
S – Specific – Конкретные
M – Measurable – Измеримые
A – Achievable – Достижимые
R – Relevant – Уместные
T – Timely – Временные
![Page 40: Техники повышения эффективности командной работы: Как с помощью встреч формировать эффективную команду?](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022013107/54527fdaaf7959013f8b833d/html5/thumbnails/40.jpg)
Шаг 5: Закрытие
Цель: завершить встречу на «позитиве» и получить обратную связь
![Page 41: Техники повышения эффективности командной работы: Как с помощью встреч формировать эффективную команду?](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022013107/54527fdaaf7959013f8b833d/html5/thumbnails/41.jpg)
Вариант «Закрытие» - +/Дельта
Спросите «Что было положительным за время последнего обсуждения»
Запишите варианты
Спросите «Что можно улучшить, чтобы в следующий раз активность прошла эффективнее»
Запишите варианты
![Page 42: Техники повышения эффективности командной работы: Как с помощью встреч формировать эффективную команду?](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022013107/54527fdaaf7959013f8b833d/html5/thumbnails/42.jpg)
Вариант «Закрытие» - Благодарность
Предложите по очереди поблагодарить каждого, используя шаблон «Спасибо [такому-то] за [что-то, сделанное на встрече]»
Тот, кого поблагодарили, должен благодарить следующим
Ведущий начинает благодарить первым
![Page 43: Техники повышения эффективности командной работы: Как с помощью встреч формировать эффективную команду?](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022013107/54527fdaaf7959013f8b833d/html5/thumbnails/43.jpg)
Вариант «Закрытие» - Return on Time Invested
Попросите всех оценить от 0 до 4, насколько полезно было проведено время:
4 – Высокая отдача, время проведено с большой пользой
2 – Баланс, результат соответствует затраченному времени
0 – Не получена выгода на затраченное время
Запросите дополнительную обратную связь, что можно улучшить в следующий раз
![Page 44: Техники повышения эффективности командной работы: Как с помощью встреч формировать эффективную команду?](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022013107/54527fdaaf7959013f8b833d/html5/thumbnails/44.jpg)
Домашнее задание
В течение недели провести совещание по предложенной структуре
Сравнить ход и результат обычного совещания и вновь проведенного
Написать отчет (не более 1 страницы А4) по тому, какая была выявлена разница при сравнении
Поместить отчет в группу в фейсбуке
![Page 45: Техники повышения эффективности командной работы: Как с помощью встреч формировать эффективную команду?](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022013107/54527fdaaf7959013f8b833d/html5/thumbnails/45.jpg)
Вопросы?
![Page 46: Техники повышения эффективности командной работы: Как с помощью встреч формировать эффективную команду?](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022013107/54527fdaaf7959013f8b833d/html5/thumbnails/46.jpg)
Книги
Кейт Кинан «Проведение собраний и совещаний»
Michael Wilkinson «The Secrets of Facilitation : The S.M.A.R.T Guide to Getting Results With Groups»
Robert A. Zawacki «Transforming the Mature Information Technology Organization»
Esther Derby, Diana Larsen «Agile Retrospectives : Making Good Teams Great»