Приложение Управление документами 5.1: что нового

Управлении документами 5.1

www.docsvision.com Слайд: 2

Проблемы существующего УД

• УД сейчас представляет из себя смесь необходимых базовых настроек документов и заданий и специализированных видов, папок и представлений, сделанных для абстрактного и, соответственно, несуществующего в природе предприятия.

• При внедрениях как правило порождают свои виды КД и выполняют множество настроек и обновление УД становится болезненной проблемой.

• Механизм опроса в качестве простой версии согласования не оправдал возлагавшиеся на него надежды.


Три «кита» нового УД

• Четкий регламент модификации и обновления решений, настроенных «поверх» УД – архитектурные изменения

• Оптимизация УД – совершенствование

• Новое согласование - новый функционал


Модификация и

обновление


Модификация и обновление

• Состав УД

• Установка УД на чистую базу

• Модификация УД

• Переход от УД 5.0 к УД 5.1


Состав УД


Состав УД

• Разделение на 2 части: «Ядро» УД

Настройки

• Установка возможна с настройками или без, обновление возможно только «ядра».

• Другие конструктивные изменения: Скрипты в сборках – быстродействие, отлаживаемость,

защищенность от случайных изменений

Серверная логика - маленькие бизнес-процессы без мониторинга, серверные скрипты в сборках


Состав УД

• «Ядро»: Схемы карточек (КД, КЗ , КС)

Дерево видов для карточек УД. Настройки справочника видов.

Конструктор разметок - разметки, дерево дизайнов.

Конструктор состояний – измененные автоматы состояний для всех видов карточек УД.

Конструктор Ролей – настроенный набор ролей БЕЗ МАТРИЦЫ ДОСТУПА

Настроенные запросы и представления БЕЗ ПАПОК

Конструктор нумераторов – Набор нумераторов БЕЗ ПРАВИЛ НУМЕРАЦИИ


Состав УД

• «Ядро»: Справочник сотрудников –пустые группы «Администраторы УД» и

«Системная для WF».

Дерево папок – добавляется только шаблонные структуры папок маршрутизации и согласования: Управление документами\Системные паки\Маршрутизация и …\Согласование

Справочник типов ссылок – добавляются все типы ссылок для УД


Состав УД

• «Настройки»: Конструктор ролей – матрица доступа для видов карточек УД.

Дерево общих папок - подпапки в папку «Управление документами» для создания документов

Конструктор нумераторов – правила нумерации

• При обновлении УД настройки не перезатираются!


Установка УД на

чистую базу


Установка УД на чистую базу

• После установки УД с настройками для начала работы необходимо выполнить следующие действия: Включить администратора в группу «Администраторы УД»

Заполнить структуру организации в СС. Выбрать настройку шаблонной папки маршрутизации

Добавить сотрудников, создать личные папки и делегатов на папку маршрутизации.


Установка УД на чистую базу

• Если УД ставилось без настроек, для начала работы необходимо выполнить следующие дополнительные действия: Настроить структуру общих папок – можно использовать

поисковые запросы и представления, поставляемые с УД

Настроить разрешения ролевой модели. Поставляемый конструктор ролей уже содержит предложенные в приложении роли – необходимо проставить разрешения выполнения операций для разных ролей.

Настроить правила нумерации для всех нумераторов, поставленных с УД


Модификация УД



• Как модифицировать УД для сохранения способности обновления приложения?

• Ключевые механизмы: Разные способы наследования видов при создании собственных

Возможность «классического» наследования в скриптах

• Ниже четко расписаны сценарии модификации и обновления:



Требуемое изменение Рекомендованный способ

выполнения

Поведение при установке

обновления УД

Добавление нового

вида со стандартной

логикой обработки (для

классификации

документов, например)

Добавить в дерево видов

собственные виды с полным

наследованием от родительского

Новые виды останутся, их

поведение может

измениться в соответствии с

изменением родительских

видов УД

Исключение из

использования

стандартных видов

В справочнике видов проставить

галку «не использовать при

выборе»

После обновления галку «не

использовать при выборе»

придется проставить заново

Настройка справочника

сотрудников

Стандартным образом. Данные СС не изменятся

Формирование дерева

общих папок

Стандартным образом.

Настроечные данные УД можно

переименовать или удалить

Дерево папок не обновляется







Изменение структуры

папок маршрутизации

В дереве папок настроить свою

структуру маршрутизации,

УДшную не использовать

Новая не изменится,

обновится старая УДшная

Изменение

стандартных фильтров

и представлений

Менять и удалять УДшные

запрещено. Можно настроить

новые и подключить в дерево

папок. Нельзя менять настройки

папки Маршрутизация

Новые не изменятся,

обновятся УДшные

Ролевая модель –

настройка матрицы

доступа

Можно менять для

существующих видов

Матрица доступа не

обновляется. Для

существующих ролей

настройки не изменятся, могут

добавиться новые роли с

настройками

Ролевая модель –

новая роль,

изменение

существующей роли

Только добавление новой роли.

УДшные роли удалять и менять

нельзя – можно только

отключить все галки в матрице

доступа

Добавленная роль не

изменится. Если роль удалили

– она снова добавится. Галки в

матрице доступа не меняются







Изменение правила

нумерации

Можно изменить настройку

существующих правил

нумерации, нельзя их удалять и

переименовывать.

Можно добавить новое правило

– чтобы его использовать,

необходимо изменить разметку

Настройки правил

нумерации не обновляются.

Стандартные нумераторы

остаются.

Изменения отчетов Только добавить свои Добавленные не изменятся

Настройка справочника

типов ссылок

Только добавлять свои Добавленные не изменятся

Настройка

универсального

справочника

Без ограничений Не изменятся

Добавление поля в

карточку

Добавить динамическое поле.

Настроить разметки.

При обновлении

добавленные динамические

поля должны сохранится



Требуемое

изменение

Рекомендованный способ




Изменение

разметки

Для поставляемых видов УД менять

запрещено.

Необходимо добавить новый вид

(можно использовать только галку

«Собственные разметки» - прочие

настройки возьмутся от

родительского вида)

Добавленный вид останется,

настройки, кроме Разметок,

обновятся от родительского

УДшного

Изменение

настроек в

справочнике

видов

Для поставляемых видов УД не

менять – добавить свой новый

вид (можно использовать только

галку «Собственные настройки

справочника видов») – прочие

настройки возьмутся от

родительского вида.

Либо изменить настройку вида УД


настройки кроме настроек

справочника видов обновятся

от родительского УДшного

Измененная настройка

перезатрется. Необходимо

повторить изменение.



Требуемое

изменение

Рекомендованный способ




Изменение

скриптов

Скрипты для поставляемых видов УД

менять запрещено. Для

добавленного вида (даже если все

настройки наследуются) можно

менять скрипты, переопределяя или

доопределяя методы от

родительского вида

Переопределенные скрипты не

изменятся.

Изменение

разметки

Для поставляемых видов УД менять

запрещено.

Необходимо добавить свой новый

вид (можно использовать только

галку «Собственные разметки» -

прочие настройки возьмутся от

родительского вида)


настройки, кроме Разметок,

обновятся от родительского

УДшного



• Дополнительно для облегчения модификации: Используйте новый механизм платформы – настройку способов

создания карточек: какие карточки каких видов можно создавать из той или иной карточки или навигатора

В тех же местах УД, где задания, согласования или документы создаются из скриптов - какие виды карточек создавать, можно указать в настройках справочника видов


Переход от УД 5.0 к

УД 5.1


Переход от УД 5.0 к УД 5.1

• Кейс: Есть база с УД 5.0. Обновляем платформу на 5.1.

• 2 варианта: Оставляем работать УД 5.0 со всеми сделанными настройками.

Для этого при установке снимаем галку «Ставить УД».

Ставим УД 5.1. Рекомендуется выбрать вариант установки «С настройками».



• Ставим УД 5.1 рядом с УД 5.0. Что произойдет: Представление и запросы добавятся новые от 5.1 (Группа Управление

документами - с префиксом УД). Старые 5.0 остаются рядом без изменений.

В дерево папок добавится папка «Управление документами» со всей необходимой структурой (Документы, Отчеты, Маршрутизация… ), где используются новые запросы и представления (названия с префиксом «УД»). Старая структура папок 5.0 остается рядом без изменений.

Добавятся новые виды заданий и документов для 5.1 – расположенные под корневыми видами УД 5.1 Документ УД и Задание-Задание. Старые виды документов и заданий останутся без изменений.

Ролевая модель старых видов остается без изменений

Справочник ссылок – не изменится

Справочник нумераторов – не изменится.



• Чтобы начать работу на обновленной УД, необходимо вручную скорректировать настройки приложения для использования объектов с новой логикой: В справочнике видов для видов УД 5.0 проставить галку «не использовать

при выборе»

Скорректировать дерево общих папок (использовать старую или новую структуру – поправить запросы и представления), при необходимости перенести нужные карточки в новую структуру папок.

Папки маршрутизации: Поменять ссылки на шаблонную папку в СС, пересоздать делегатов в личных папках (либо заменить старую папку-шаблон маршрутизации)

Карточки, созданные в УД 5.0 – остаются, как были и не теряют работоспособность, сценарии работы с ними - как были в 5.0.


Оптимизация УД


Оптимизация УД

• Сокращенное дерево поставляемых с УД видов. Остались только виды имеющие отличающуюся логику поведения.

• Использование нового функционала платформы: Подшивка файлов вместо единственного основного файла

Этап приемки в заданиях

Использование штрихкода

Использование бизнес-календаря

• Работа над ошибками


Новое согласование


Простое согласование

• Последовательное или параллельное выполнение согласования

• Возможность редактирования и прикрепления собственных версий документа, прикрепления файлов комментариев

• Этап консолидации с ручной консолидацией изменений

• Раздельные оптимизированные интерфейсы для Инициатора, Согласующего, Рецензента и Консолидатора

• Возможность проводить согласование в несколько этапов

• Возможность иметь несколько согласований для одной карточки Документа


Простое согласование

• Настройка шаблонов согласования, создание из КД согласования на основе указанных для данного вида шаблонов.

• Временное исключение участников и указание сроков для каждого шага согласования

• Использование ЭП

• Отказ от участия в согласовании

• Отображение хода согласования в КД


Технологические особенности

• В основе согласования лежит карточка Согласования.

• В заданиях на согласование, рецензирование, утверждение, консолидацию сразу показывается интерфейс карточки Согласования для данной роли. Все действия выполняются из карточки Согласования.

• На время согласования вся необходимая информация переносится в Карточку Согласования. Карточка Согласования не блокируется – согласующие могут работать с ней параллельно.


Список возможных согласований настраивается с помощью шаблонов

КС, доступность управляется ролевой моделью

Списки согласующих и подписывающих переносятся в КС


Интерфейсы

согласования


Фишки Наблюдение хода

согласования


Фишки Наблюдение хода рецензирования

Рецензент добавил собственную версию документа


Рецензент отредактировал документ, появилась новая версия


Консолидатор создал консолидированную версию на основе

одной из существующих версий. Эту версию он может сравнивать

последовательно со всеми остальными


Заключение


Достоинства нового УД

• Удобство модификации и обновления решений, настроенных «поверх» УД

• Оптимизированный функционал

• Полноценное согласование

«ДоксВижн»

199155, Санкт-Петербург,

наб. р. Смоленки, д. 33

+7 (812) 335-35-15 +7 (812) 335-35-32 [email protected]

www.docsvision.com

mailto:[email protected]

Приложение Управление документами 5.1: что нового

Documents