1

Приложение

к приказу ГАУ ТО «Государственный архив»

от ……………. ..2011 N…….

Антонова И.А. - нач. отдела научно-исследовательской и методической работы

Жаболенко И.И. - нач. отдела информатизации архивных технологий

Программа информатизации ГАУ ТО «Государственный архив»

на 2012 – 2014 гг.

ГАУТО – 2011

2

Вступление

Применение современных технологий позволяет существенно упростить и ускорить выполнение многих

производственных задач и предоставление государственных услуг. В ХХI веке значительно активизировался процесс

развития информационных и телекоммуникационных технологий и их использование всеми слоями общества – гражданами,

органами государственной власти, учреждениями и предприятиями. Постоянно расширяется внедрение систем электронного

документооборота в ведомствах, перевод в электронный вид государственной учетной деятельности, создание и развитие

специальных информационных систем обслуживания запросов населения и организаций.

Накопление в последние годы большого положительного опыта по внедрению информационных технологий привело к

переходу на качественно новый уровень – процессом начало руководить государство. Этому способствовал целый ряд

законодательных актов1. Утверждение Президентом Российской Федерации «Стратегии развития информационного

общества в Российской Федерации» (февраль 2008 г.) и Государственной программы «Информационное общество (2011–

2020 годы)» придало этому направлению характер определенной обязательности.

1 Федеральные законы: от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»; от 27.07.2010 № 210-ФЗ

«Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»; от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»; от 06.04.2011 № 65-ФЗ

«О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием федерального закона "Об электронной подписи"».

Постановления Правительства Российской Федерации: № 754 от 22.09.2009 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного

документооборота»; № 697 от 08.09.2010 «О единой системе межведомственного электронного взаимодействия»; № 751 от 07.09.2011 «О внесении изменений

в Правила делопроизводства федеральных органов исполнительной власти».

Распоряжения Правительства Российской Федерации: от 17.11.2008 № 1662-р «О Концепции долгосрочного социально-экономического развития

Российской Федерации на период до 2020 года»; от 20.10.2010 № 1815-р «О Государственной программе Российской Федерации "Информационное общество

(2011–2020 годы)"»; от 12.02.2011 № 176-р «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный

документооборот при организации внутренней деятельности».

3

Государство позиционирует как важнейшую задачу предоставление гражданам широкого доступа к информационным

ресурсам, находящимся в т.ч. в государственных архивах. Она рассматривается в аспекте соблюдения нормы права граждан

на свободное получение информации. Оперативное использование архивных материалов в настоящее время затрудняется из-

за территориальной удаленности архивов и пользователей, а также вследствие недостаточно высокого уровня научного

описания некоторых архивных материалов и их недостаточной тематической разработки.

Приоритетные направления информатизации общества влекут за собой необходимость формирования современной

информационной и телекоммуникационной инфраструктуры архивных учреждений, выполняющих важные общественные и

государственные функции, основными направлениями деятельности которых становятся:

внедрение электронного (безбумажного) делопроизводства и документооборота,

формирование цифрового контента, развитие сервисов для обеспечения равного доступа к информационным ресурсам,

организация приема на постоянное хранение и дальнейшего использования электронных документов2.

На основе анализа состояния информатизации отрасли ФАА сделало вывод о необходимости перехода на новый

уровень соответствия государственных архивов требованиям сегодняшнего и завтрашнего дня. В этой связи была

разработана Программа информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011–

2020 гг.3 В ней нашли отражение подходы, изложенные ранее в нормативных и аналитических материалах ведущих

сотрудников Росархива4.

Программа информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011–2020 гг.

представляет собой комплекс организационных, технических и технологических мероприятий. Основные направления

2 Программа информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011–2020 гг.

3 Утверждена письмом Минкомсвязи России от 10 октября 2011 г. № ИМ-П8-17455.

4 См.: О.В. Наумов, зам. Руководителя Росархива «Информатизация архивного дела в Российской Федерации». Доклад на VII заседании Совета по архивному

делу при ФАА (Казань, сентябрь 2011 г.); И.Н.Киселев, заместитель начальника отдела обеспечения сохранности, государственного учета и ААТ Росархива. -

Доклад «Архивные информационные технологии на современном этапе» (Москва, май 2008 г.); Правила делопроизводства в федеральных органах

исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477; План мероприятий Росархива по

выполнению распоряжения Правительства Российской Федерации от 12 февраля 2011 г. № 176-р (о внедрении электронного документооборота)

УТВЕРЖДЕН приказом Росархива от 4 марта 2011 г. № 19; Концепция информатизации архивного дела России (Росархив, 1995) и др.

4

Программы ориентированы на решение широкого круга проблем, существующих в архивной сфере в целом, что

предполагает ее реализацию не только на федеральном уровне, но и на уровне архивных учреждений субъектов Российской

Федерации.

Разработка «Программы информатизации ГАУ ТО «Государственный архив» на 2012-2014 гг.» осуществлялась с

учетом перечисленных выше законодательных актов РФ, последних нормативных и аналитических документов Росархива,

опыта коллег и собственного опыта внедрения информационных технологий5.

ГАУТО имеет достаточно широкую основу для дальнейшего успешного развития информатизации.

Внедрение автоматизированных архивных технологий началось в ГАУТО (ГАТО) в 1991 году с создания профильного

отдела. Все проблемы информатизации решались собственными силами, без привлечения услуг специализированных фирм,

вузов и т.п.

За 20 лет информатизации в той или иной степени подвергнуты все основные направления деятельности.

По состоянию на ноябрь 2011 года совокупный информационный ресурс ГАУТО насчитывает 124 БД (завершенных

или находящихся в процессе пополнения) общим объемом 1828 Мб (1, 78 Гб).

Информатизация поисковых средств началась с создания электронного систематического каталога.

Первая БД описи (оп. 18 ф. № 3 «Тульская духовная консистория») создана в 2001 г. Затем все описи, проходящие

усовершенствование и переработку, создавались как БД. Одновременно к ним создавались предметные указатели (именные и

географические).

ГАУТО одним из первых областных архивов начал внедрение информационных технологий в использовании,

подготовив в 2000 г. в форме отчета БД «Клировые ведомости» справочник церковного деления Тульской губернии «Новый

Кеппен: приходы и церкви Тульской губернии».

Активно внедрялся ПК «Архивный фонд».

5 Антонова И.А. – Порядок работы с электронными документами и базами данных ГАТО. Методические рекомендации. - Тула, 2005.

5

Расширялось электронное делопроизводство ГАУТО (БД «Делопроизводство», 4 потока БД «Запрос»; планово-

отчетная документация и др.).

Программно все БД и информационные ресурсы ГАУТО совместимы, т.к. их разработка осуществлена единообразно в

Access.

В 2010 поступил на хранение первый ЭД органа власти (Администрация ТО).

Последние два года активно и планомерно пополнялся компьютерный парк ГАУТО. На ноябрь 2011 года он составил

65 ПК; из них морально устаревших – 27 ПК (41 %).

Почти все отделы имеют электронную почту.

В Интернет подключен 21 ПК (32 %).

В трех основных зданиях ГАУТО создана простейшая ЛВС общей протяженностью ок. 750 м.

Создана тестовая версия сайта ГАУТО.

Однако достигнутое положение нельзя признать вполне достаточным для успешного решения задач, поставленных

перед архивной отраслью в целом. Основные усилия по информатизации ГАУТО в 2012-2014 гг. должны быть

сконцентрированы на следующих направлениях:

1. Получение полного набора учетных документов из ПК «Архивный фонд», версия 4.0,

2. Наращивание и интеграция информационных ресурсов ГАУТО,

3. Создание иерархических ЛВС,

4. Формирование цифрового контента АФ,

5. Организация приема и хранения электронных документов.

Основными целями Программы информатизации ГАУТО на 2012-2014 гг. являются:

углубление и координация процесса информатизации основных направлений деятельности ГАУТО на основе

разработки нормативных документов,

6

формирование полноценной электронной системы учета документов Архивного фонда,

рационализация использования рабочего времени сотрудников и повышение оперативности и полноты поиска

информации внутренними и внешними пользователями на основе развития и интеграции информационных ресурсов

ГАУТО

совершенствование внедрения и активное использование систем делопроизводства и электронного документооборота,

реализация оказания государственных услуг в электронной форме – исполнение социально-правовых запросов,

предоставление пользователям дистанционных форм работы с архивными документами и НСА,

расширение оцифрования АФ для повышения уровня сохранности документов на бумажном носителе,

техническое переоснащение ГАУТО на основе определения приоритетов развития материальной базы

информатизации,

совершенствование системы защиты информационных ресурсов ГАУТО

организация хранения ЭД, созданных в ГАУТО и подготовка к поступлению на госхранение ЭД, созданных в

учреждениях.

7

№ п/п

Наименование мероприятия

Срок

Объем

Исполнитель

Примечание

1. Информатизация хранения документов

1.1. Информатизация учета. Внедрение ПК «Архивный фонд»

1.1.1

Наращивание информационной полноты ПК «Архивный фонд»,

версия 3.0

2012

845 ф.

ААТ-400

Гл.хранитель и

гл.спец-ты-425

ОДЛС-20

Приведение в

соответствие

бумажного и

автоматизированного

учета на уровне

«Фонд-Опись»

2013

1070 ф.

ААТ-600

Гл.хранитель и

гл.спец-ты 450

ОДЛС-20

Последующая

трансляция в версию

4.3

2014

1320 ф.

ААТ – 800

Гл.хранитель и

гл.спец-ты-500

ОДЛС-20

1.1.2 Ведение БД «Реестр уникальных документов ГАУТО» 2013 ОНИМ

1.1.3 Ведение мета-базы ГАУТО весь период ААТ

8

1.2 Развитие цифрового контента АФ

(Оцифрование документов АФ. Создание ЦФП)

1.2.1 Разработка Плана создания цифрового контента ГАУТО на

2012-2014 гг. Определение приоритетов оцифрования

документов

2013 Гл.хранитель В форме электронной

таблицы

1.2.2 Изучение возможностей сотрудничества и заключения

договоров с другими организациями на создание цифрового

контента ГАУТО

весь период Гл.хранитель,

ОМФ

НИИ репрографии,

ТОУНБ,

Президентская

библиотека и др.

1.2.3 Создание номерника ОЦД 2012 8500 Гл.спец-ты Электронная таблица

2013 8500 Гл.спец-ты

1.2.4 Создание электронной таблицы «Страховой фонд» 2012 163 ф. ОСДдос Документы на

бумажном носителе

1.2.5

Создание цифрового контента документов ГАУТО.

Оцифрование документов Архивного фонда (ЦФП)

2012 14765 образов

ОМФ

2013 20662 образа

ОМФ

2014 26568 образов

ОМФ

1.2.6 Изучение возможности внедрения в практику ГАУТО

компьютерных технологий при восстановлении угасающих

текстов

2013

ОМФ

9

1.2.7 Разработка Инструкции по созданию НСА цифрового контента

(ЦФП)

2012 ОНИМ Именование файлов и

их группировка

1.2.8 Создание хранилища цифрового контента ГАУТО (ЦФП) 2013 Гл.хранитель

1.2.9 Разработка Положения о цифровом контенте ГАУТО 2013 Гл.хранитель

ОНИМ

1.3 Хранение электронных документов (БД), созданных в

ГАУТО

1.3.1 Создание хранилища ЭД ГАУТО 2012 ААТ Закупка сейфа

1.3.2 Разработка Положения о хранилище электронных документов и

БД ГАУТО

2013 Гл.хранитель

ОНИМ

1.3.3 Страховое копирование ЭД (БД) весь период ААТ Ежегодно по

состоянию на 01.01.

1.3.4 Разработка Инструкции о проведении проверки наличия и

технического состояния ЭД ГАУТО

2013 Гл.хранитель

ААТ ОНИМ

1.3.5 Проверка наличия и технического состояния ЭД (БД) ГАУТО весь период ААТ

1.4. Внедрение информационных технологий при организации

хранения документов на бумажном носителе

1.4.1 Внедрение в работу ГАУ ТО комплекса БД "Движение

документов"

2012 ААТ Контрольный пример,

тестирование БД

10

1.4.2

Информационное наполнение комплекса БД "Движение

документов"

2012 3000 ОСДдос-2800

ОСДсов-200

ОСДсов - изучение Бд

2013 3300 ОСДдос-2800

ОСДсов-500

2014 2500 ОСДдос-2000

ОСДсов-500

1.4.3

Ведение БД «Микроклимат архивохранилищ»

2012 460 ОСДдос-250

ОСДсов-210

В форме электронной

таблицы

2013 460 ОСДдос-250

ОСДсов-210

2014 460 ОСДдос-250

ОСДсов-210

1.4.4 Разработка структуры БД «Необнаруженные дела» 2012 ААТ БД со

статистическими

функциями

1.4.5

Ведение БД «Необнаруженные дела»

2012 523 Гл.хранитель-500

ОСДсов-23

2013 525 Гл.хранитель-500

ОСДсов-25

2014 25 ОСДсов

11

2. Информатизация комплектования

2.1 Внедрение БД "Источники комплектования" 2012 274 ААТ

2.2 Информационное наполнение БД «Источники комплектования» 2012 ОВА

3. Информатизация поисковых систем ГАУТО

3.1 Электронные архивные справочники

3.1.1 Доработка электронной версии Путеводителя ГАТО (Ч. 1,

досоветский период)

2012 НСА Внесение изменений;

создание приложений

3.2.1

Географический указатель к ф. № 291 "Межевой архив Тульской

губернской чертежной", оп. 58 «Экономические примечания и

алфавиты селений»

2012 1 НСА Чернский уезд

2013 1 ОНИМ Богородицкий

2014 2 ОНИМ Крапивенский,

Каширский (по заказу

в РГАДА)

3.3. Источникоориентированные информационные ресурсы

3.3.1

Ввод информации в БД "Ревизские сказки"

2012 14979 НСА 8-4 ревизии. г. Тула

2013 7500 НСА 9 ревизия. Уезды ТГ

2014 7500 НСА 8 ревизия. Уезды ТГ

12

3.3.2

Ввод информации в БД "Протоколы заседаний горкомов и

райкомов КПСС и ВЛКСМ"

2012 1300 НСА

2013 800 НСА

2014 400 НСА

3.3.3 Разработка структуры БД «Тульские мастера самоварного дела» 2012 ААТ

3.3.4 Ввод информации в БД «Тульские мастера самоварного дела» 2012 140 НСА XVIII-XIX вв.

3.3.5 Создание справочника АТД по отчетам БД облисполкома,

горисполкома и РИК Тульской губернии и области

2014 ОНИМ

3.4 Создание БД описей при описании и усовершенствовании

3.4.1

Ввод информации в БД «Фотодокументы»

2012 400 зап. ОСДдос БД как фрагмент

ПК «Архивный фонд»

2013 500 зап. ОСДдос

2014 600 зап. ОСДдос

3.4.2 БД «Опись фотодокументов» 2012 ОВА БД как фрагмент

ПК «Архивный фонд»

3.4.3

Наполнение БД Ф. № 90 "Канцелярия губернатора", оп. 1, тт.

31-33

2012 2216 НСА 1856-1861 гг.

оп. 1, тт. 34-37 2013 4104 НСА 1862-1869 гг.

оп. 1, тт. 38-41 2014 3420 НСА 1870-1882 гг.

13

3.4.4

Ф. № 93 "Собрание метрических книг Тульской и Калужской

губерний". Оп. 3

2012 3000 НСА 1840-1915 гг.

Оп. 1

2013 3500 НСА 1843-1906 гг.

2014 3600 НСА 1843-1906 гг.

3.4.5 Разработка структуры БД описей Ф. № 187 "Тульский

оружейный завод»

2012 ААТ

3.4.6

Ввод информации в БД ф. № 187 "Тульский оружейный завод».

Оп. 3-8

2012 425 НСА К 300-летию ТОЗа

Оп. 2 2013 500 НСА 1713-1916 оп. 2

Оп. 1, 2 2014 591 НСА 1713-1916 гг. Оп. 2

(291 ед. хр.), оп. 1

3.4.7 Создание структуры БД описи ф. № 4 «Тульская губернская

земская управа»

2012 ААТ

3.4.8

Ввод информации в БД описей ф. № 4 «Тульская губернская

земская управа». Оп. 2

2012 320 НСА 1869-1909 гг.

Оп. 2 2013 800 НСА 1869-1909 гг.

Оп. 2-3 2014 886 НСА оп. 3 (300 ед.хр.),

1869-1909

3.4.9 Ввод информации в БД описи ф. № 1 «Тульская губернская

ученая архивная комиссия»

2013 595 НСА 1722-1918 гг.

14

3.4.10

Ввод информации в БД описей ф. № 3 «Тульская духовная

консистория»

2012 12740 заг. НСА

2013 12740 заг. НСА

2014 12740 заг. НСА

3.4.11 Создание структуры БД описи ф. № 2 «Арсеньев В.С.,

председатель Тульской губернской архивной комиссии» 2012 ААТ

3.4.12 Ввод информации в БД описей ф. № 2 «Арсеньев В.С.». Оп. 1 2012 100 НСА 100 ед.хр.

Оп. 1-2 2013 288 НСА оп. 1 (270 ед. хр.)

3.5. Создание предметных указателей в БД описей

3.5.1

Ввод информации в БД описей «Канцелярия губернатора»

2012 3000 НСА 1855-1861 гг.

2013 3600 НСА 1862-1869 гг.

2014 3900 НСА 1870-1882 гг.

3.5.2 «Именной указатель БД описей ф. № Л-207 «ОАО АК «Чайка» 2012 74200 зап. ОДЛС

3.5.3 Ведение электронной "Книги учета работы по

усовершенствованию и переработке архивных описей"

весь период НСА

3.6. Создание электронных описей

3.6.1 Лозинский Р.Р., протоиерей, доктор богословия 2012 21 у., 462

л/р,179ФД

НСА

15

3.6.2 Успенский В.С., основатель Тульского областного хора 2013 29 у.е. НСА

3.6.3 Ошевский С.Д., составитель тульского биографического словаря 2014 359 у.е. НСА

3.6.4 Описи л/с ОАФ «ОАО «Мелодия» 2013 3500 у.е. ОДЛС

2014 3200 у.е. ОДЛС

3.7.

Информатизация Научно-справочной библиотеки ГАУТО

Ввод информации в модуль «Каталогизатор» системы

автоматизации библиотек в БД "ИРБИС"

2012 1550 НСБ

2013 2500 НСБ

2014 3000 НСБ

3.8. Создание интегрированных информационных ресурсов

ГАУТО

3.8.1 Создание структуры объединенной БД описей ф. № 3 «Тульская

духовная консистория»

2012 ААТ

3.8.2 Создание информационного ресурса «Электронные описи

ГАУТО»

2012 ААТ

3.8.3 Создание объединенного ресурса тематических баз данных,

разработанных в ГАУТО

2014 ААТ

3.8.4 Автоматизация редактирования сведений БД и

информационных ресурсов ГАУТО

2013 ААТ

16

4. Информатизация использования

4.1 Расширение предоставления услуги по выдаче копий

документов в формате оцифрования весь период Исп., ОМФ

4.2 Синхронизация БД «Читальный зал» и БД «Движение

документов»

2012 ААТ

4.3 Продолжение практики использования типовых электронных

модулей ответов на различные типы запросов весь период ЛС

4.4 Ведение летописи ГАУТО весь период ОНИМ Файл

4.5 Подготовка для публикации статьи о разработке Программы

информатизации ГАУТО

2012 ОНИМ Для «ОА» или «ВА»

4.6 Подготовка статьи о БД «Источники комплектования ГАУТО» 2012 ААТ, ОВА Для «ОА» или «ВА»

4.7 Разработка электронной презентации ГАУТО 2013 ОНИМ

4.8 Создание тематических презентаций документов ГАУТО 2014 3 ОНИМ для использования на

уроках в школах

4.9. Информатизация работы читальных залов

4.9.1 Организация Центра доступа к информационным ресурсам

ГАУТО (на базе читального зала № 2)

2012 ААТ Пр. Ленина, 44а

4.9.2 Автоматизация работы читального зала № 1 2013 ААТ Ул. Болдина, 94

17

4.9.3 Разработка Положения о Центре доступа к информационным

ресурсам ГАУТО (автоматизированном читальном зале)

2013 Исп. ОНИМ

4.9.4 Разработка Руководства пользователю Центра доступа к

информационным ресурсам ГАУТО

2013 ААТ

4.9.5 Оказание консультационной помощи пользователям Центра

доступа к информационным ресурсам ГАУТО

весь период Исп

5. Электронное делопроизводство ГАУТО

5.1 Ведение БД «Делопроизводство» весь период Канцелярия

5.2 Ведение БД «Запрос» (1-й поток) весь период 3600 Исп

(2-й поток) весь период ОДЛС

3-й и 4-й потоки весь период Липки, Донской

5.3

Ведение БД «Обращения граждан»

2012 2000 Исп

2013 2000 Исп

2014 2000 Исп

5.4

Ведение Vip Net Client («Деловая почта»)

2012 350 запр/отв ОДЛС Работа с ПФ

2013 500 запр/отв ОДЛС Работа с ПФ

2014 1500 запр/отв ОДЛС Работа с ПФ

18

5.5 Ведение справочной БД «Фонды ОДЛС» весь период ОДЛС

5.6 Ведение планово-отчетной документации ГАУТО весь период Все структурные

подразделения

5.7 Ведение летописи ГАУТО весь период ОНИМ файл

5.8 Ведение электронной таблицы «Вопросы, рассмотренные на

заседании ЭМК»

весь период ОНИМ

5.9 Разработка структуры БД «Журнал учета кадров» 2012 ААТ

5.10 Продолжение внедрения в практику работы электронной

цифровой подписи весь период Администрация

5.10 Изучение возможности перехода на безбумажный

документооборот при организации внутренней деятельности

2013 Администрация Распоряжение

Правительства РФ от

12.02.2011 № 176-р

6.

Развитие телекоммуникационных технологий

6.1 Сайт ГАУТО

6.1.1 Внедрение усовершенствованного сайта ГАУТО 2012 ААТ ОНИМ 1-е полугодие

6.1.2 Разработка Порядка ведения сайта ГАУТО 2012 ОНИМ

6.1.3 Ведение и продвижение сайта ГАУТО весь период ААТ ОНИМ

19

6.1.4 Организация приема запросов заявителей и требований

пользователей читального зала через сайт

2012 ОИД

6.1.5 Создание на сайте ГАУТО страницы ограниченного доступа для

сотрудников и переход на виртуальный обмен служебной

информацией

2012

ААТ, ОНИМ

Для внутренней

распорядительной

документации,

объявлений

6.1.6 Освоение методики создания виртуальных выставок документов 2013 1 ОНИМ

6.1.7 Подготовка виртуальной выставки документов 2014 2 ОНИМ

6.2

Развитие ЛВС

6.2.1 Обеспечение доступа к интернету всех структурных

подразделений ГАУТО

2012 ОВА, ч/залы

2013 ОСДдос, ОСДсов

6.2.2 Совершенствование функционирования электронной почты за

счет внедрения системы оповещения о поступлении

корреспонденции

2012

ААТ

6.2.3 Заполнение ставки сетевого администратора 2013

6.2.4 Внедрение иерархических локальных сетей и сетевого

операционного обеспечения по основным зданиям ГАУТО.

Закупка и установка серверов

20

6.2.5

Установка операционной системы для сервера Windows Server

Standard P73-04979 WinSvrStd 2008R2 RUS OLP NL-3 шт.

2012 Пр-т Ленина, 44-а

(1 Сервер-32 РС)

2013 Ул. Болдина, 94

(1 Сервер-13 РС)

2014 Ул. Оборонная, 114-а

(1 Сервер-13 РС)

6.2.6

Установка операционной системы для рабочей станции

Windows Server CAL R18-02742 WinSvrCAL 2008 RUS OLP NL

DvcCAL (на один компьютер) – 65 шт.

2012 Пр. Ленина, 44-а

(32 РС)

2013 Ул. Болдина, 94

(13 РС)

2014 Оборонная, 114-а

(13 РС)

7.

Информационная безопасность

7.1 Разработка «Положения о правах доступа сотрудников к

информационным ресурсам ГАУТО»

2013 ОНИМ

7.2 Разработка «Положения о защите от утрат информации

пополняющихся и завершенных БД и ЭД ГАУТО»

2013 ААТ

Гл.хранитель

7.3 Проведение страхового копирования БД ГАУТО весь период ААТ ежегодно

7.4 Проверка наличия и технического состояния БД ГАУТО ежегодно ААТ

21

7.5 Разработка Инструкции о проведении проверки наличия

цифрового контента и ЭД ГАУТО

2014 Гл.хранитель,

ААТ

7.6 Организация хранения ЭД (баз данных), содержащих

конфиденциальную информацию

весь период Гл.хранитель

7.7 Внедрение и своевременное обновление антивирусного ПО весь период ААТ, все

пользователи ПК

7.8 Периодическое регулярное антивирусное тестирование

компьютерного парка ГАУТО

весь период

7.9 Закупка лицензионного сетевого антивирусного ПО весь период Администрация При создании

иерархических ЛВС

7.10 Продолжение применения защиты БД ГАУТО от модификации весь период ААТ При разработке

структуры БД

7.11 Организация доступа каждого сотрудника к ПК по

индивидуальному паролю

весь период ААТ Установка пароля при

приобретении ПК

7.12 Создание банка данных паролей ПК 2012 ААТ

7.13 Оборудование читальных залов видеонаблюдением 2013 Администрация

22

8. Развитие материальной базы информатизации ГАУТО

8.1

Участие во всех региональных и федеральных Программах,

позволяющих расширить материально-техническую базу

весь период

Администрация

8.2

Оснащение рабочих мест сотрудников компьютерной техникой

в соответствии с производственными потребностями и

разработанными унифицированными аппаратными решениями

См. Приложение

Потребности

структурных

подразделений

ГАУТО

8.2.1

Комплектование ПК и ноутбуками (НБ)

2012 12

1 НБ – директор

1 ПК – ААТ,ОВА, НСА

2 ПК– Исп., ОСДдос, ОСДсов, ЛС

2013 14

1 НБ – ААТ

1 ПК – ААТ, ОСДдос, ОСДсов

2 ПК– НСА, ОВА, ЛС, Исп., ОМФ

2014 12

1 ПК – ААТ, НСА, ОНИМ, ОМФ, ЛС

ОСДдос, ОСДсов

2 ПК – ОВА

3 ПК – Исп.

23

8.2.2

Комплектование принтерами

2012 3 ОСДдос, ОСДсов, ОМФ

2013 1 Исп.

2014 2 ЛС, ААТ

8.2.3

Комплектование ксероксами

2012 1 ЛС

2013 1 Исп.

8.2.4

Комплектование сканерами

2012 3 ААТ, ЛС,

ОСДдос

ОСДдос –

сканер для негативов

2013 2

ААТ, ОМФ

2014 1

ААТ Формат А3

8.2.5

Комплектование МФУ

2012 1 ОНИМ

2013 2

ОСДдос, ОВА

2014 -

24

8.2.6

Комплектование др.техникой

2012 1 ААТ HDD

2013 1 ОНИМ цифровой

фотоаппарат

2014 1 HDD

2 ППК

HDD – ААТ

ППК – ОНИМ, Исп. ППК –

планшетный ПК

8.3 Разработка и ведение учетной БД компьютерного парка ГАУТО

и периферийного оборудования «Реестр оборудования»

2012 Регистрация

параметров ПК,

пользователей и т.д.

8.4 Профилактика компьютерного парка и периферийного

оборудования ГАУТО

весь период ААТ

8.5 Приобретение лицензионного программного обеспечения Администрация

10. Повышение уровня компьютерной грамотности

сотрудников ГАУТО

10.1 Выступления и участие в научно-практических конференциях,

посвященных проблемам информатизации архивного дела

весь период Гл.хранитель,

ААТ, ОНИМ,

ОМФ

10.2 Обучение сотрудников ГАУТО использованию

информационных ресурсов ГАУТО

весь период ААТ

10.3 Углубление изучения возможностей Excel ААТ прежде всего

сотрудниками отделов

хранения

25

Приложение

Потребности структурных подразделений ГАУТО

в компьютерной технике и периферическом оборудовании

Дополнительное оборудование Замена устаревшего Всего

1. Директор Ноутбук - 1 Ноутбук - 1

2. Гл.хранитель,

ОСДдос (в т.ч. ч/з)

ПК-3, принтер-1, МФУ-1,

скан(для негативов) -1

ПК-2 ПК-5, принтер-1, МФУ-1, скан-1

3. Отдел

использования

ПК- 4, принтер - 1, ксерокс-1

Планшетный ПК - 1

ПК-3 ПК- 7, принтер - 1, ксерокс-1,

планшетный ПК - 1

4. ОВА ПК-2, МФУ-1 ПК-3 ПК-5, МФУ-1

5. ОМФ ПК- 2, сканер - 1 ПК-1, принтер-1 ПК- 3, скан – 1, принтер -1

6. НСА ПК -1 ПК-3 ПК-4

7. ОСДсов ПК-2, принтер-1 ПК-2 ПК-4, принтер-1

8. ЛС (без Донского) ПК-2, принтер-1, скан-1, ксерокс-1 ПК-3 ПК-5, принт-1, скан-1, ксерокс-1

9. ОНИМ ППК-1, МФУ-1, цифр.фотоап.-1 ПК-1

10. ААТ сканер-1(А3), внешний HDD-2,

ноутбук-1

ПК-3, сканер - 2 (А4),

принтер- 1

ПК-3, скан А3-1; А4-2, внешний

HDD- 2, ноутбук-1, принтер- 1

Всего: 16 ПК, 2 ноутбука, 2 ППК, 3 ОМФУ,

4 принтера,1 ксерокс, 4 скана (в

т.ч.1для негативов), 2 внешних HDD

21 ПК, 2 принтера,

2 сканера

ИТОГО :

ПК – 37, ноутбук – 2, ППК – 2

Принтеры – 7, МФУ – 3, сканеры – 6

Ксероксы – 2, цифровой фотоаппарат – 1, внешние HDD – 2

26

Оглавление

Вступление ......................................................................................................................... 2

Информатизация хранения документов ............................................................................... 7 Информатизация учета. Внедрение ПК «Архивный фонд» .......................................... 7

Развитие цифрового контента АФ (Оцифрование документов АФ. Создание ЦФП) 8 Хранение электронных документов (БД), созданных в ГАУТО .................................. 9

Внедрение информационных технологий при организации хранения документов

на бумажном носителе ...................................................................................................... 9

Информатизация комплектования...................................................................................... 11 Информатизация поисковых систем ГАУТО .................................................................... 11

Электронные архивные справочники ............................................................................ 11

Источникоориентированные информационные ресурсы ............................................ 11 Создание БД описей при описании и усовершенствовании ........................................ 12

Создание предметных указателей в БД описей ............................................................ 14 Создание электронных описей ....................................................................................... 14

Информатизация Научно-справочной библиотеки ГАУТО ........................................ 15

Создание интегрированных информационных ресурсов ГАУТО ................................ 15

Информатизация использования ........................................................................................ 16 Информатизация работы читальных залов ................................................................... 16

Электронное делопроизводство ГАУТО ............................................................................. 17

Развитие телекоммуникационных технологий ................................................................. 18

Информационная безопасность ............................................................................................ 20

Развитие материальной базы информатизации ГАУТО ................................................ 22

Повышение уровня компьютерной грамотности сотрудников ГАУТО ...................... 24

Приложение Потребности структурных подразделений ГАУТО

в компьютерной технике и периферическом оборудовании….........25