PROJE YÖNETİMİ

KAVRAMI

Yaprak ÇORBACIOĞLUProje Yöneticisi, PMP

15 Aralık 2016

Başkent Üniversitesi

Yaprak Çorbacıoğlu

Doğum Y./T. : Ankara / 1979

Eğitim :

2007 - 2010 ODTÜ Bilim ve Teknoloji Politikaları (Y. Lisans) 1998 - 2003 ODTÜ Uçak Mühendisliği (Lisans)

Kariyer :

2016 Ağus.- .. EPSİLON Kompozit A.Ş. Program Müdürü 2011 - 2016 THK Uçak İmalat A.Ş. Proje Yöneticisi 2004 - 2011 Savunma Sanayinde Proje Müh. ve Proje Yön.

İlgili Sertifika :

PMI’s Project Management Professional (PMP) Certificate

• Proje Yönetimi Temelleri

• Proje Nedir?

• Projelerin özellikleri

• Proje, Program ve Portfolyo

• Proje ve Operasyon

• Proje Organizasyonu Temel Roller

• Proje Yönetimi Nedir?

• Proje Evreleri

• Proje Yönetimi Bilgi Alanları

• Proje Yönetiminde Kullanılan Araçlar

• Kaynak bilgi

• Soru/Cevap

Gündem

PROJE YÖNETİMİ TEMELLERİ

• 1960’larda savunma, havacılık ve inşaat sektörlerindeki projelerinin ihtiyaçlarından proje yönetimi kavramı gelişmeye başladı.

• 1969’da PMI (Project Management Institute) kuruldu

• 1996’da PMI (Project Management Institute) tarafından "A Guide to the Project Management Body of Knowledge« yayınlandı.

• 1999’dan beri Amerikan Ulusal Standardında yer almaktadır.

– PMI, bugün 200 ülkeden ~400.000 üyesi olan büyük bir otoritedir.

PROJE NEDİR ?

• Belirli kaynakları tüketerek bir ürün, hizmet veya belirli bir

sonucun elde edilmesine yönelik olarak;

– belirli bir zaman diliminde ,

– özgün ve

– geçici

olarak gerçekleştirilen faaliyetlerden olusan bir girisimdir.

Mikroskopik Canlıların Biyolojik

Evrimlerinin Araştırılması Projesi

XYZ İnsansız Hava Aracı Tasarımı AR-

GE Projesi

A320 Uçağının Kuyruk Dikmesi Üretim

Projesi

Başkent Üniversitesi Öğrenci

Otoparklarının Düzenlenmesi Projesi

XYZ Kulesinin İnşaası Projesi

X Şirketinde Kompozit İmalat

Prosedürlerinin Güncellenmesi Projesi

PROJE ÖRNEKLERİ

HER PROJE;

Benzersiz bir ürün, hizmet veya sonuç

oluşturur.

Tek bir kişi, tek bir organizasyon veya

birçok kişi/organizasyondan oluşabilir.

Tanımlanmış bir zamanda başlar ve biter,

sürelidir.

Tanımlanmış amaç ve hedeflere sahiptir.

Sınırlı kaynaklara bağımlıdır.

Planlama, Uygulama ve Kontrol

süreçlerinden geçer.

PROGRAM : Tek bir hedefe yönelik olarak koordineli bir biçimde

yönetilen projeler bütünüdür.

PORTFÖY : Yapılan bütün işlerin (proje,program) bütünüdür.

PROJE - PROGRAM - PORTFOLYO

OPERASYONLAR: Süre gider ve tekrarlanır.

PROJELER: Geçici ve özgündür.

PROJE vs OPERASYON

OVERALL

PROJE’NİN TEMEL UNSURLARI

KAPSAM (Çıktılar)

ZAMAN

MALİYET

KALİTE

ProjeKurum içi

Bölüm/Birimler

PROJE ORGANİZASYONU

Tedarikçiler

Proje Ekibi

Bilişim

Teknolojileri

Proje

Yönlendirme

KuruluMüşteri / KullanıcılarKurum/Proje

Üst Yönetimi

Diğer Kurumlar

Altyükleniciler

Diğer Projeler

Denetçiler

(Kalite güvence,

Güvenlik vb)

Proje Paydaşları

TEMEL ROLLER• Proje Yönlendirme Kurulu

Üst düzey yöneticiler ve Proje Yöneticisinden oluşur.

Projenin

– ilerleyişini izler,

– gerektiğinde destek sağlar,

– gerektiğinde kararları alır,

– başarısını değerlendirir.

• Proje Sponsoru

– Proje için gereken finansmanı sağlar

– Projedeki önemli kararlara imza atar

– Önemli sorun ve risklerin çözümünde destekolur

• Proje Sahibi

– Projede günlük bazda alınması gerekenkararları verir

– Günlük bazda sorun ve risklerin çözümündedestek olur

Proje Yöneticisi : Bir projeyi mümkün olanen yüksek üretkenlik, en düşükbelirsizlik ve risk ile yürütmek üzeregörevlendirilir. Projeyi zamanında, bütçedahilinde ve üzerinde anlaşılan şartlaragöre teslim etmek üzere projeyi sevk veidare edecek kadar hem sorumluluk, hem de yetki sahibi olmalı, üst yönetimtarafından desteklenmelidir.

Proje ekibinin;– hangi niteliklere sahip kişilerden

oluşacağını belirler, – görev ve sorumluluklarını bildirir,– ekibin gerekli kaynaklara ulaşmasını

ve gerekli eğitimi almasını sağlar,– proje ile ilgili görevlerini yerine

getirmelerini sağlar,– ekibini hedeflere ulaşmak için

motivasyon, cesaret ve yönlendirmeyisağlar.

TEMEL ROLLER

15

Proje Ekibi

– Ortak bir amacı ve hedefi paylaşırlar.

– Birlikte ve yardımlaşarak hedefe

yönelik çalışırlar.

– Projenin belirli işlerini yerine getirerek

amaç ve hedeflere erişmek üzere

taahhütlerde bulunurlar.

– Çeşitli disiplin ve inanıştaki

insanlar aynı ortak çaba üstünde

odaklanırlar.

– Proje yöneticisine, projeye bağlılık

ve inançları tamdır.

– Takım ruhu ve yüksek morale

sahiptirler.

TEMEL ROLLER

PROJE YÖNETİMİ NEDİR?

• Belirli bir amacın gerçekleştirilmesi için tamamlanması gereken

işlerin

– Planlanması,

– Organizasyonu,

– Uygulanması,

– İzlenme ve kontrol edilmesi

(PUKO) sürecidir.

• Amaçlara ve hedeflere ne zaman ve nasıl ulaşılacağını önceden belirler.

– Zaman planlaması yapılmasını zorunlu kılar.

– Maliyet önceden belirlenir.

– Kaynaklar önceden belirlenir.

– Kullanılacak teknoloji belirlenir.

– Kontrol sisteminin kurulmasını sağlar.

– Belirli bir iş bölümü yapılmasını sağlar.

PROJE YÖNETİMİNİN YARARLARI

PROJE EVRELERİ

PROJE YÖNETİMİ BİLGİ ALANLARI

1. Bütünleşik Proje Yönetimi

2. Proje Kapsam Yönetimi

3. Proje Zaman Yönetimi

4. Proje Maliyet Yönetimi

5. Proje Kalite Yönetimi

6. Proje İnsan Kaynakları Yönetimi

7. Proje İletişim Yönetimi

8. Proje Risk Yönetimi

9. Proje Tedarik Yönetimi

Planlama Süreci

Yürütme ve Kontrol Süreci

Başlatma

Süreci

Bitirme

Süreci

Proje Yönetim Bilgi Alanları

PROJE YÖNETİMİ BİLGİ ALANLARI

Projelerde Bütünleştirme Yönetimi, projenin çeşitli bileşenlerinin doğru olarak koordine edilmesini sağlamaya yönelik süreçleri içerir.

Proje Duyurusunu (Berat Dokümanı) Hazırla

(başlangıç)

Proje Yönetim Planını Geliştir (plan)

Proje Uygulamasını Yönet (uygulama)

Proje İşlerini İzle ve Kontrol Et (izleme ve kontrol)

Değişiklikleri Yönet (izleme ve kontrol)

Projeyi/Fazı Kapat (kapanış)

Proje Yönetim Süreçleri – Bütünleşik Proje Yönetimi

Projede istenen ve üzerinde anlaşılan tüm aktivitelerin (daha eksik ya da fazla* değil) proje içinde başarı ile tamamlanması yönetimi

Talepleri Toparla (Plan)

Kapsamı Tanımla (Plan)

İş Kırılım Yapısını Çıkar(WBS) (Plan)

Kapsamı Doğrula (Kontrol)

Kapsamı Kontrol Et (Kontrol)

*: goldplating

Proje Yönetim Süreçleri - Kapsam Yönetimi

Projenin belirlenen zaman planına uymasının sağlanması yönetimi

Etkinlikleri(Aktiviteleri) Belirle(Plan)

Etkinlikleri Sırala (Plan)

Etkinlik Kaynaklarını Belirle(Plan)

Etkinlik Sürelerini Belirle(Plan)

İş Programını Geliştir(Plan)

İş Programını Kontrol Et (Kontrol)

Proje Yönetim Süreçleri - Zaman Yönetimi

Projenin belirlenen ve onaylanan bütçe planına uymasının sağlanması yönetimi

Maliyetleri Tahminle (Plan)

Bütçeyi Belirle (Plan)

Maliyeti Kontrol Et (İzleme ve Kontrol)

Proje Yönetim Süreçleri - Maliyet Yönetimi

Projenin belirlenen ihtiyaçlara cevap verecek ve kullanıcı memnuniyetini sağlayacak şekilde sonuçlanması yönetimi

Kalite Planını Hazırla (Plan)

Kalite Planını Uygula (Uygulama)

Kaliteyi Kontrol Et (İzleme ve Kontrol)

Proje Yönetim Süreçleri - Kalite Yönetimi

Projedeki tüm insanların proje ile birlikte verimli bir biçimde yönetilmesi ( tüm paydaşlar-sponsorlar, kullanıcılar, kişisel katkıda bulunan herkes )

İnsan Kaynakları Planını Hazırla (Plan)

Proje Ekibini Oluştur (Uygulama)

Ekibi Geliştir (Uygulama)

Ekibi Yönet (Uygulama)

Proje Yönetim Süreçleri - İnsan Kaynakları Yönetimi

Projede zamanında ve gerektiğinde proje bilgilerini toplamak, yaymak, saklamak, düzenlemek gibi aktivitelerin yönetimi

Paydaşları Belirle (paydaşları açıkla)(başlangıç)

İletişim Planını Hazırla (plan)

Bilgiyi Paylaş (uygulama)

Paydaş Beklentilerini Yönet (uygulama)

Performansı Raporla (izleme ve kontrol)

Proje Yönetim Süreçleri - İletişim Yönetimi

Projede karşılaşılabilecek riskleri tanımlama, analiz etme ve cevaplama yönetimi

Risk Yönetimini Planla (risklerin ne olduğunu bilmeye gerek yok)(plan)

Riskleri Belirle (plan)

Niteliksel Risk Analizini Uygula (plan) (Olasılık-Etki Matrisi)

Niceliksel (sayısal) Risk Analizini Uygula (plan)

Risk Önlemlerini Planla (plan)

Riskleri İzle ve Kontrol Et (izleme ve kontrol)

Proje Yönetim Süreçleri - Risk Yönetimi

Projede ihtiyaç olan ve alınması gerekli mal ve hizmetlerin tedarik edilme yönetimi

Tedarik Planını Hazırla (plan)

Tedarikçileri Bul (uygulama)

Tedarik Kontratlarını (sözleşmelerini) Yürüt (izleme ve kontrol)

Tedarik Kontratını Kapat (kapanış)

Proje Yönetim Süreçleri - Tedarik Yönetimi

* : Pareto ilkesi (80-20 kuralı, önemli azın yasası ve etken seyrekliliği ilkesi olarak da bilinir) der ki,

çoğu olay için, etkilerin kabaca % 80'i etkenlerin % 20'sinden kaynaklanır. İş yönetimi düşünürü Joseph

Juran bu ilkeyi önermiş ve İtalya'nın % 80 arazisinin sahibinin nüfusun % 20'si olduğunu gözleyen

İtalyan ekonomist Vilfredo Pareto'nun adıyla isimlendirmiştir.

Proje Yönetiminde Kullanılan Araçlar

Proje Yönetiminin her aşamasında bilgisayar destekli araçlar, teknikler ve yöntemler kullanılır.

En Temel Teknikler ve Araçlar:

İş Kırılım Ağaç Yapısı (Work Breakdown Structure, WBS)

Çubuk Diyagramlar (Gantt Şeması)

MS Project, Excel, Oracle Primavera,

Raporlar

PROJE PLANI – Gantt Chart

İş Kırılım Ağaç Yapısı

Projede yapılması gereken tüm işlerin proje ekibi tarafından en ince detaylarına kadar çıkarılmış, hiyerarşik bir dökümüdür.

A Projesi

1.Proje aktivitesi

1.1. Alt Aktivite

1.1.1. İş adımı

1.1.1.1. İş alt adımı

İş Kırılım Ağaç Yapısı

ARA HEDEFLER (MİLESTONE)

• Ara hedefler proje içindeki özel noktaları ve aşılmış işleri gösterir işarettir. () Bu işaretler süre ve kaynak göstermez. Ara hedeflerdir.

– Bir GANTT çizgesinde, birkaç ara hedef tanımlanarak projenin izlenmesine yarar sağlaması önerilir.

DEĞERLENDİRME TOPLANTILARI

• Projenin belirli aşamalarında yapılır. Proje seyrini gözden geçirmek, proje hedeflerinin gözardı edilmemesini sağlayacak önlemler almak amacıyla yapılır.

– Proje ile ilgili tüm kilit personel bir araya gelir.

– Proje geniş bir bakış açısı ile ele alınır.

– Projede değişiklik yapılması ya da yaptırımlar uygulanması gerekebilir.

SORULAR

FAYDALI WEB SİTELERİ

• http://www.ipyd.org

• http://www.pmi.org

• http://www.apm.org.uk

• http://www.projectmanagement.com

• http://www.gantthead.com

• http://www.ipma.ch/Pages/default.aspx

• http://www.isaca.org/

• Türkiye

– İstanbul Proje Yönetim Derneği (www.ipyd.org)

– PMI Turkiye Chapter

– Proje Yönetim Derneği (PYD)

• USA

– Project Management Institute (PMI, www.pmi.org) Yaklaşık 40 yıldır hizmet vermektedir. Dünyada proje yönetimi işiyle uğraşan 20 milyon kişiden yalnız 1 milyonu bu konuda eğitim almış durumdadir. PMI’ın 200 ülkede yaklaşık 400 bin üyesi var. 2017 yılında 6 milyon proje yöneticisine ihtiyaç olacağı tahmin edilmektedir.

• Avrupa

– International Project Management Association (IPMA)

İstnbul

Kaynak Bilgi / Dernek ve Kuruluslar

Katılımınız için teşekkürler..