Wymagania w zakresie sporządzania

załączników do wniosku beneficjenta o płatność

w ramach priorytetu 1, 3 i 4 ZPORR

Białystok, 29 czerwca 2005 r.

wykaz załączników do wniosku beneficjenta o płatność:

1. Poświadczone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną

do reprezentowania beneficjenta kopie faktur i/lub innych dokumentów

księgowych o równoważnej wartości dowodowej, potwierdzających

dokonanie wydatków kwalifikowalnych,

2. Poświadczone za zgodność z oryginałem j.w. kopie dokumentów

potwierdzających odbiór urządzeń lub wykonanie prac,

3. W przypadku zakupu urządzeń, które nie zostały zamontowane-

potwierdzone j.w. kopie protokołów odbioru urządzeń lub przyjęcia

materiałów z podaniem miejsca ich składowania,

wykaz załączników do wniosku beneficjenta o płatność:

.4. Poświadczone j.w. i oznaczone datą kopie wyciągów z rachunku

bankowego Beneficjenta/kopie przelewów bankowych

potwierdzających poniesienie wydatków,

5. Poświadczone j.w. kopie innych dokumentów potwierdzających i

uzasadniających prawidłową realizację projektu, zgodnie z

harmonogramem rzeczowym realizacji projektu ( np. umowy z

wykonawcą , kosztorys ofertowy, dot. zamówień publicznych, inne

dokumenty niezbędne do udokumentowania poniesionych

wydatków)

6. harmonogram płatności dla projektu na dwa kolejne kwartały.

Przykładowe dokumenty księgowe:

1. Faktury VAT,

2. Inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej:

- Dokumenty potwierdzające koszty zatrudnienia: Lista Płac i ZUS DRA

- rachunki

Dowód księgowy:

Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

art. 21 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz.694 z późn. zm.):

1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w

jednostkach naturalnych,

4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą

– także datę sporządzenia dowodu,

Dowód księgowy:

5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której

przyjęto składniki aktywów,

6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w

księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu

ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby

odpowiedzialnej za te wskazania.

Wymagany opis dowodu księgowego:

1. Art. 35 Ustawy o finansach publicznych ( Dz. U. z 2003 r. Nr 15,

poz.148 z późn. zm.):

- Informacja o poprawności merytorycznej,

- Informacja o poprawności formalno – rachunkowej.

2. W przypadku dokumentów księgowych podlegających ustawie z dnia

29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19,

poz.177 z późn. zm.) – wskazanie podstawy prawnej z ustawy.

3. Jeżeli projekt nie jest realizowany w oparciu o ustawę PZP należy podać zapis w ustawie, na podstawie którego do projektu (wydatku) nie stosuje się ww. ustawy. Jeżeli projekt jest realizowany zgodnie z Procedurą Uproszczoną, należy to również opisać.

Wymagany opis dowodu księgowego:

1. Numer umowy /decyzji o dofinansowanie w ramach ZPORR,

2. Nazwę projektu,

3. Odniesienie do pozycji w harmonogramie rzeczowym złożonym we

wniosku o dofinansowanie - opisać w sposób nie budzący wątpliwości

związek wydatku z projektem – zaznaczyć w opisie faktury, do której

kategorii wydatku przedstawionego we wniosku aplikacyjnym odnosi się

wydatek opisany fakturą. W przypadku załączania do wniosku o

płatność kilku faktur w opisie należy podać kwoty przy poszczególnych

kategoriach wydatków.

4. Nr księgowy lub ewidencyjny dokumentu, pod jakim został

zarejestrowany (nr umieszczony w prawym górnym rogu dokumentu)

Wymagany opis dowodu księgowego:

5. Faktury/inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej powinny być

opatrzone adnotacją : Projekt jest współfinansowany ze środków

Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz ze środków

budżetu państwa.” W przypadku, gdy projekt nie jest współfinansowany z

budżetu państwa, zwrot „oraz z budżetu państwa” nie jest zamieszczany.

6. Wszystkie kopie dokumentów powinny być podpisane za zgodność z

oryginałem przez osobę do tego uprawnioną.

7. Prawidłowo potwierdzona za zgodność z oryginałem kopia to podpis oraz

data na każdej stronie z zapisem „potwierdzam za zgodność z

oryginałem” lub podpis oraz data na pierwszej stronie z zapisem

„potwierdzam za zgodność z oryginałem od strony …do strony….” –

dokument powinien mieć ponumerowane strony i być spięty, tak aby nie

ulegało wątpliwości, co jest potwierdzane za zgodność z oryginałem.

dokumentowanie wydatków związanych z Personelem:

1. Lista Płac może zostać dołączona do wniosku, gdy zostały zapłacone

jej wszystkie składniki ( wyciągi bankowe z wyodrębnionego rachunku

Beneficjenta potwierdzające przekazanie wynagrodzenia pracownikowi,

odprowadzenie składek pracownika do ZUS oraz podatku

dochodowego do Urzędu Skarbowego, ewentualnie innych potrąceń np.

PZU)

2. ZUS DRA (opisany w taki sposób, aby były wyszczególnione wszystkie

kwoty składek każdego z pracowników zaangażowanych w projekt

(wyciąg bankowy).

3. W tab.(20_) wniosku o płatność dokument ZUS DRA należy umieścić w

wierszu poniżej listy płac.

dokumentowanie wydatków związanych z Personelem:

4. Dokumenty potwierdzające zaangażowanie pracownika w projekt

(umowa o pracę, zakres czynności, karta czasu pracy,

kalkulacja dotycząca wyliczenia stawki godzinowej oraz

wynagrodzenia należnego w ramach realizowanego projektu),

5. Informacja dotycząca rozliczenia należnej kwoty brutto pracownikowi

z wyszczególnieniem poszczególnych składek wynagrodzenia

(Poświadczenie wydatków związanych z kosztami

zatrudnienia za okres od….do…)

dokumentowanie innych wydatków Beneficjenta:

1. W przypadku, jeśli wydatki wykazane na fakturze/innym dokumencie

księgowym o równoważnej wartości dowodowej w 100% nie są

kwalifikowalne, dokument powinien zawierać opis wskazujący ilość

i kwotę kwalifikowalną z wyodrębnieniem kwoty VAT ( np.

zakupiono 20 ryz papieru, natomiast kwalifikowalnych w ramach

projektu jest 5 ryz, wówczas należy wskazać kwalifikowalną ilość (5

ryz papieru ) oraz wartość brutto, z wyszczególnieniem kwoty VAT.

dokumentowanie innych wydatków Beneficjenta:

2. W przypadku, jeśli Beneficjent poniósł wydatek za przeprowadzone

rozmowy telefoniczne, powinien dostarczyć fakturę VAT oraz biling

wskazujący w opisie kwalifikowalne pozycje przeprowadzonych

rozmów oraz ich łączną wartość brutto, w tym kwotę VAT.

dowody zapłaty:

1. Wydatki kwalifikowalne Beneficjenta powinny być ponoszone z

wyodrębnionego rachunku Beneficjenta wskazanego w umowie o

dofinansowanie projektu. Do wniosku o płatność należy załączyć

wyciągi bankowe potwierdzające poniesienie wydatków.

2. Przedstawione dowody zapłaty powinny zostać opisane poprzez

wskazanie numeru i nazwy realizowanego projektu. Ww. opis winien

zostać podpisany przez Beneficjenta lub osobę upoważnioną.

dowody zapłaty:

3. Kserokopie dowodów zapłaty powinny być czytelne, z wyraźną datą

dokonania płatności.

4. W przypadku, jeśli przelew dotyczy kilku faktur, należy dokonać opisu

przelewu poprzez wskazanie kwoty, jaka została przelana na

opłacenie faktury dotyczącej wydatków kwalifikowalnych w ramach

danego projektu.

Dokumenty potwierdzające odbiór urządzeń lub wykonanie prac:

1. Protokół odbioru.

2. W przypadku zakupu urządzeń, które nie zostały zamontowane

kopie protokołów odbioru urządzeń, przyjęcia na magazyn z

podaniem ich miejsca składowania,

3. W uzasadnionych przypadkach dokumentem potwierdzającym

odbiór może być oświadczenie Beneficjenta wskazujące fakt

dokonania odbioru i jego przedmiot.

Inne załączniki do wniosku:

Harmonogram płatności na dwa kolejne kwartały.

Wzór harmonogramu stanowi załącznik Nr 2 do Instrukcji do

„Wniosku beneficjenta o płatność” dla projektu finansowanego z

EFRR.

W harmonogramie w kol. „Planowane wydatki” należy wskazać

kwoty wydatków kwalifikowalnych, jakie beneficjent zamierza

ponieść na realizację projektu w kolejnych dwóch kwartałach

kalendarzowych.

Harmonogram płatności na dwa kolejne kwartały

W części tabeli „Planowana kwota wnioskowana wraz z

odpowiadającym jej współfinansowaniem krajowym” należy ujmować

kwoty wydatków kwalifikowalnych w podziale na docelowe źródła

finansowania.

W poszczególnych kolumnach należy ująć kwoty, o jakie beneficjent

zamierza wystąpić we wnioskach o płatność, które planuje złożyć w

ciągu dwóch kolejnych kwartałów w podziale na miesiące.

Inne uwagi:

1. Do umieszczania paraf oraz podpisów na załącznikach należy używać

tuszu niebieskiego,

2. Wszystkie załączniki muszą być poświadczone za zgodność z

oryginałem ( data, podpis i pieczęć beneficjenta lub osoby

upoważnionej),

3. Wszystkie załączniki muszą być opisane poprzez podanie nr i nazwy

projektu,

4. Wszystkie opisy na załącznikach muszą być podpisane przez

beneficjenta lub osobę upoważnioną,

Inne uwagi:

5. Beneficjent powinien opisać wszystkie dokumenty księgowe

wskazując kwotę brutto, w tym wysokość podatku VAT, poniesionych

wydatków kwalifikowalnych na potrzeby realizacji projektu ( jeśli nie

wszystkie pozycje na dokumencie są kwalifikowalne),

6. Faktury/inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej

załączone do wniosku o płatność powinny zostać opisane i

podpisane przez Beneficjenta/osobę upoważnioną do

reprezentowania Beneficjenta na oryginale, a następnie z oryginału

należy sporządzić kserokopię.

Inne uwagi:

7. Na fakturach/innych dokumentach o równoważnej wartości

dowodowej beneficjent powinien umieścić w prawym górnym rogu

numer księgowy lub ewidencyjny dokumentu, pod jakim został

zarejestrowany.

8. Na wniosku o płatność nie należy wstawiać logo ZPORR i UE.

9. Dokumenty księgowe załączone do wniosku muszą być w całości

opłacone.

10.W przypadku ujęcia we wniosku o płatność faktur z poprzednich

okresów należy je ująć na końcu w tab.(20_). Informację o tym fakcie

z uzasadnieniem należy ująć w piśmie przewodnim przekazującym

wniosek o płatność.

Inne uwagi:

11. Wnioski o płatność należy składać z pismem przewodnim.

12.Wszystkie pola we wniosku o płatność muszą być wypełnione.

13.Wzór wniosku został przyjęty Rozporządzeniem MGiP i dlatego nic w

nim nie można zmieniać.

14.Do wniosku o płatność należy dołączyć zestawienie dotyczące

postępów realizacji projektu - wg załączonego wzoru.

15.Beneficjent, zgodnie z umową o dofinansowanie, powinien sporządzić

szczegółowe zestawienie poniesionych wydatków, z

wyszczególnieniem kosztów kwalifikowalnych.

Dziękujemy Państwu za uwagę

Podlaski Urząd Wojewódzki

Biuro Zarządzania Funduszami Europejskimi

Oddział Weryfikacji i Potwierdzania Płatności

Tel./085/ 74-39-423, 74-39-326