wissens- und content managementasv.informatik.uni-leipzig.de/uploads/document/file_link/...wissens-...

Institut für Informatik

Wissens- und

Content Management

Gerhard Heyer

Universität Leipzig [email protected]

Einführung

Grundlagen, Konzepte, Definitionen

2 Prof. Dr. G. Heyer Modul Wissens- und Contentmanagement

Einführung

3 Prof. Dr. G. Heyer Modul Content und Wissensmanagement

Content Management

Content Management CM:

Systematische und strukturierte Beschaffung,

Erzeugung, Aufbereitung, Verwaltung, Präsentation,

Verarbeitung, Publikation, Wiederverwendung von

Inhalten.

Vgl. G. Rothfuss, C. Ried: Content Management mit XML

Einführung


Grundkonzept Content Management

Publikation

Formatierung

Distribution

Sammlung und

Produktion von

Inhalten

Montage

Bearbeitung

Einführung


Zwei Definitionen von CMS

1. Software-basiertes CM befasst sich mit der

systematischen Sammlung und Verwaltung von

Informationsbausteinen in einem einzigen (logischen)

Bestand.

2. Software-basiertes CM befasst sich mit der

systematischen Sammlung, Erstellung, Speicherung

und Veredelung von strukturierten Inhalten und

Mediendaten in einem einzigen, fein granulierten

Bestand.

Einführung


Content Management Systeme erster Ordnung

Protokoll-

Funktionen

Check-in

Check-out

Daten-

sicherung

Rollback

Zugangs-

kontrolle

Massen-

Operationen

Mehrplatz-

Fähigkeit

Strukturierte

Speicherung von

typisiertem Inhalt

Meta-Information

Einführung


Content Management Systeme zweiter Ordnung

Bearbeitung

Verifikation

Daten-

sicherung

Rollback

Mehrplatz-

Fähigkeit

Gestaltung

Aufzeichnung

atom.

Änderung

Strukturierte Speicherung von

typisiertem Inhalt

Meta-Information

Workflow

check-in

check-out

Anfrage-

Funktionen

Mehr-

sprachigkeit

Massen-

operationen

Versions-

Verwaltung

Protokoll-

Funktionen

Verarbeitung

Verwaltung

Zugangs-

kontrolle

Aggregierung

Beziehungen

Fremd-

formate

Einführung


Content Management Systeme zweiter Ordnung (2)

Zusätzlich: Bearbeitung und Verifikation, Aufzeichnung

atomarer Änderungen, Aggregierung und Beziehungen,

Versionsverwaltung, Mehrsprachenfähigkeit, Workflow,

Gestaltung, Verarbeitungsfunktionen und die

Fremdformat-Verwaltung

All diese Funktionen in keinem kommerziell verfügbarem

Produkt perfekt realisiert, wenn auch High End Redaktions-

systeme dem Ideal sehr nahe kommen.

Durch Kombination von spezialisierten, modularen Program-

men, XML-Technologien und / oder intelligente Program-

mierung kann die beschriebene Funktionalität gut abgedeckt

werden.

Einführung


Zielmärkte

1. Publishing-orientiert

hoher Aktualisierungsbedarf, typisch für Intranet und Internet basierte

Informationsseiten

2. Business-orientiert

Interaktions und Transaktions orientiert (B2B), (B2C)

Voraussetzung: Sicherheitskonzept

3. Dokumentenbasiert

Endprodukt sind vor allem Papier und CD-ROM Produkte, z. B. aktuelle

technische Dokumentationen für Produkte mit Endnutzern

(Produkthaftungsgesetz) entsprechend der Landessprache, Verlage

Einführung


Was sind Contents?

Für unsere Zwecke zunächst (wird in Vorlesung 2 vertieft)

• Text (unstrukturiert, strukturiert)

• Datenbankinformation

• Bilder, Animationen

• Audio-Clips

• Videos

Einführung


Die historischen Anfänge der Entstehung von Inhalten (Content)

• Seit den Anfängen der Verschriftlichung sind Informationen in Dokumentform kodiert und weitergegeben worden

• Verschiedene technologische Verfahren über die Jahrtausende entwickelt

• Charakteristische Eigenschaften aller Verfahren: zunehmende Flexibilität in Herstellung und Verwendung

Hieroglyphen in Ägypten (4.000 v. Chr.) Keilschrift im Reich der Sumer in

Mesopotamien (3500 v. Chr. )

http://de.wikipedia.org/wiki/Sumer

http://de.wikipedia.org/wiki/Mesopotamien

Einführung


Die historischen Entwicklung der Produktion von Publikationen

Buchdruck im Jahr 1568

Quelle: wikicommons

Schreibender Mönch

Quelle:www.uni-ulm.de

Offsetdruck im Jahr 2002

Quelle: pixelquelle.de

ePaper

Einführung


Zentrale Aspekte der historischen Entwicklung

• Herstellungsverfahren

– Individuelle Herstellung (Keilschrift)

– Handwerklich / Manufakturen

– Industriell / Massenproduktion

– Digitalisierung, e-Paper

• Dokumentenformate

– Einzeldokument (Papyrusrolle)

– Umfangreiche homogene Dokumente (Buchdruck)

– Komplexe Dokumente aus einer Vielzahl von Quellen (Zeitschriften, Webseiten)

• Benutzungsdauer

– Ewig: Erfassung des zentralen Wissens (Hieroglyphen, Keilschrift)

– Langlebig: Speicherung relevanter Informationen (Bücher)

– Kurzlebig: Übermittlung von Nachrichten (Tageszeitung)

• Klassische Verwaltung (Management) von Dokumenten

– Bibliotheken (kirchlich, öffentlich, privat)

Einführung


Trennung von Erstellung und Produktion der Dokumente

• Klassische Trennung der Kernprozesse

– Erstellung der Inhalte für Dokumente (z.B. Autor, Dichter)

– Produktion der Dokumente (z.B. Redaktion, Verlag, Buchdruck)

• Entwicklung verschiedener Berufsfelder

• Technologische Weiterentwicklung führt Kernprozesse zusammen

– Digitalisierung der Prozessschritte als Schlüssel für die Verbindung der Prozesse (Inhalteerstellung Redaktion Herstellung)

– Vorteil: Geschwindigkeit, Flexibilität in der Erstellung der Inhalte

– Nachteil: Verschwimmen der Grenzen, komplexere Rollendefinition klare Prozessdefinition notwendig

Einführung


Gegenwart in der Produktion von Inhalten

• Früher war die Trennung der Prozesse technologiebedingt

– Verschiedene Techniken für Erstellung, Redaktion und Produktion

– Medienbrüche als Hemmer für die automatische Übergabe von Inhalten

• Heute laufen alle Kernprozesse digitalisiert ab

– Höhere Effizienz in der Abarbeitung

– Flexibilität in Bezug auf (kurzfristigen) Änderungen am Inhalt

– Kürzere Produktionszyklen für eine Publikation (im klassischen Printbereich), bis hin zur Echtzeit (Nachrichtenredaktionen)

– Autor auch mit einbezogen, gibt Artikel / Werke elektronisch ab

– Einbeziehung von externen Dienstleistern (z.B. Satz, Druck, Übersetzung)

– Beispiel: Erstellung eines wissenschaftlichen Tagungsbandes

• Redaktionsprozess ist zentraler Bestandteil Bündelungsfunktion

– Contentmanagement ist die Verwaltung des Redaktionsprozesses

Einführung


Zukunft in der Produktion von Inhalten

Trends, die Einfluss auf die Produktion und die Präsentation von Inhalten haben werden

• Neue Medien in der Publikation – Digitalisierung im Medienbereich (Foto, Film, Musik) zeigen ähnliche Entwicklung wie der

klassische Content-Bereich ähnliche Folgen für die Prozesse absehbar

– Multimediale Elemente ermöglichen neue Publikationsformen

• Entstehung komplexerer Content-Produkte – Setzen sich aus vielen „Einzelteilen“ zusammen

(Content Aggregation / Content Syndication)

– Höhere Prozesskomplexität (viele Zulieferer, viele Redaktionen, viele Kunden)

– Kooperative Prozesse

• Publikationen werden „flüchtig“ (Möglichkeitsraum von Publikationen)

– Fast-Food Charakter: Schnell und billig?

– Klassischer Print als „Wissensbewahrer“ • reflektiver Charakter / Kommentare

– Wie kann dieser „Möglichkeitsraum“ bewahrt / archiviert werden

• Dezentrale Erstellung von Content – Wikipedia ist nur ein prominentes Beispiel

Einführung


Content als Wirtschaftsfaktor

• Content Creation

– ist das Erstellen von inhaltlichen Basiskomponenten.

• Beschreibung einer Methode, eines Prozesschritts, eines Produkts, …

• Content Aggregation

– ist das Sammeln und kontextspezifische Integrieren von

Basiskomponenten aus verschiedenen Quellen zu komplexen Content.

• Rekombination von Inhalten schafft Mehrwert

• Mehrwert liegt in der kontextspezifischen Kombination von Bausteinen

• Content Syndication

– ist der Handel und Austausch von Content.

• Mehrwert wird durch Management von Angebot und Nachfrage

• Mehrwert durch technische Integration (RSS)

Einführung


Content ist das Gedächntis unserer Zeit

„Das kulturelle Gedächtnis um 1900 ist ein «Bibliotheksphänomen»

(Foucault). Dieses Gedächtnis ist auf die Alphabetschrift und die

Druckkultur gegründet, auf deren Basis im Medium von Bibliothek und

Kanon die Vision eines stabilen Gedächtnisraums entstanden ist. Das

kulturelle Gedächtnis um 2000 hingegen ist diffus geworden. Dieser

Strukturwandel hat mediale und soziale Voraussetzungen.“ [Aleida Assmann in NZZ, 6.11.2001]

• Content als Kulturtechnik – Digitalisierung im Medienbereich fördert medialen und technologischen

Strukturwandel

– Konsum und Produktion von Content ist Teil der Gegenwartskultur

• Handhabung von Content impliziert Kulturelle Verantwortung – Langlebigkeit, Quellentreue, Nachvollziehbarkeit … Content als Kulturtechnik

muss sich diesen Fragen stellen Möglichkeitsraum

– Dokumentieren wir unsere kulturelle Leistung ausreichend? • Reicht uns Google Cache?

Einführung


Zusammenfassung

• Technologische Entwicklung ist der Treiber der Veränderung

bei der Erstellung und Nutzung von Content

– Digitalisierung

• Management des Redaktionsprozesses ist zentrale

Kernaufgabe des Content Managements

• Content ist Gedächtnis unserer Zeit

– Handhabung des „Möglichkeitsraums von Publikationen“ ist eine zu

erlernenden uns sich entwickelnde Kulturtechnik

Einführung


Definition Wissensmanagement

Aufgabe des Wissensmanagements ist es, das Wissen der in einem

Unternehmen beschäftigten Personen, das für einen Erfolg des

Unternehmens relevant ist, zu erfassen, zu strukturieren und zum

Nutzen des Unternehmens einzusetzen. Zu den konkreten

Aufgaben des Wissensmanagements gehören dabei nach von

Krogh und Venzin [1995] die folgenden Aufgaben:

– Erschließen von Wissen (Erfahrungen, Best Practices) für alle, die

dieses Wissen im Rahmen ihrer organisatorischen Rolle benötigen,

– Verfügbarmachen von Wissen am Ort und zur Zeit der Entscheidung,

– Erleichtern des effektiven und effizienten Entwickelns von neuem

Wissen,

– Sicherstellen, dass jeder in der Organisation weiß, wo Wissen

verfügbar ist, und

– Umsetzen dieser Kompetenzen

Einführung


Kernprozesse im Wissensmanagement

Quelle: Bodendorf: Daten- und Wissensmanagement

• Primärer Fokus auf einer

Unterstützungstechnologie

• Möglichst durchgängige

Unterstützung aller

Wissensprozesse

Einführung


Treiber und Dimensionen des betrieblichen Wissensmanagement

• Sensibilisierung der Unternehmen für WM durch

– riesige Informationsmengen,

– flexible Rahmenbedingungen,

– Fluktuation von Wissen (Intellectual Capital)

– dynamische und kooperative Entwicklungen sowie neue, moderne

Prozesse zur Leistungserbringung (Produkt / Service)

• WM ist ein übergreifendes und interdisziplinäres Thema und

teilt sich in

– eine organisatorische Sicht,

– eine (unternehmens)kulturelle Sicht und

– eine technische Sicht auf (sollte nicht überbetont werden)

Einführung

23 Prof. Dr. G. Heyer Modul Content und Wissensmanagement Daten / Informationssysteme

Informationen, Wissen und IT-gestütztes Wissensmanagement

Wissensträger

Informationsarten Informationsorganisation

Strukturell/Inhaltliche Analytik

Integrationsebene

Informationsmangagement

Wissen & Kompetenzen

Wissensarten

Wirkungsbereich des IT-gestützten

Wissensmanagements

Prozesswissen

Arbeitsweisen/Projektwissen

Einzelkompetenz/Expertenwissen

Gruppe/Team

Individueller Benutzer

Unternehmen

Unstrukturierte Daten (Text)

Strukturierte Daten (Datenbanken)

Semistrukturierte Daten (XML)

Einführung


Technologieübersicht für IT-gestütztes Wissensmanagement

Quelle: Bodendorf: Daten- und Wissensmanagement

Rolle von CMS/DMS:

• Speicherung, Beschreibung, Zugriff, Verteilung

und Präsentation von Informationen, die zu

Wissen aggregiert werden können

• Enabler für ein informationsgetriebenenes

Wissensmanagement

• Querschnittsfunktion für WM

Einführung


Abgrenzung von Systemen zum Dokumentenmanagement,

Contentmanagement und Wissensmanagement

Einführung


Die vier Kernbereiche relevanter Technologien

Dokumenten-

verwaltung

Prozess-

organisation

Content-

verwaltung Wissensvermittlung

Papierdokumente digitalisieren,

verwalten und archivieren

Steuerung der Informationsflüsse

im Rahmen der Geschäftsprozesse

Auffinden von Informationen,

Unterstützung des Umwandlungs-

prozesses von Informationen

in Wissen

Flexible Verwaltung von Inhalten

ohne Medienbezug

Einführung


Dokumentenorientierung (document related technologies – DRT)

• Dokumentenmanagementsysteme (DMS) sind

document related technologies (DRT) mit folgenden

Eigenschaften:

– eingescannte Papierdokumente

• elektronische Akte

– keine Trennung von Struktur, Layout und Inhalt (max. Legende)

– abgeschlossene Einheit, die Zweck gebunden erstellt wird

– single source, single media

– Verfügbarkeit zur weiteren Verarbeitung (selten automatisch)

• DRT wird durch die Etablierung des Begriffs Content erweitert

und flexibilisiert führt zu content oriented technologies (CMS)

Einführung


DMS

• historisch gesehen ausgereifteste Technologie

• Ziel: Papierdokumente am Arbeitsplatz „auf Knopfdruck

bereitstellen“.

– Umwandlung in elektronische Dokumente

– Archivierung und Verwaltung

– Verteilungsfunktionen, Recherche

– Workflowunterstützung

• Grenzen zwischen den einzelnen Komponenten verschwimmen

Einführung


Bedarfe und Enabler für Dokumentenmanagementsysteme

• Ursachen für den Einsatz von DMS:

– 2,6 Mrd. Seiten Papier pro Tag (Tendenz stark steigend)

– Dezentralisierung, Notwendigkeit für standortübergreifenden Zugriff

• Nachvollziehbarkeit im Umgang mit dem Dokumenten

– längere Suchzeiten durch Wachstum der Archive

– zeitnahe Bereitstellung von Dokumenten als Anforderung von Kunden und überwachenden Organisationen

– Verkürzung der Entscheidungswege durch Kopplung von DMS und betrieblichen Abläufen (z.B. Genehmigungsworkflows)

– Medienbrüche innerhalb eines Vorgangs

– Mehrfachablage von Dokumenten vermeiden

• Enabler:

– Preisverfall für digitale Speicher macht umfangreiche Archive möglich

– Internettechnologien ermöglichen den system-, technologie- und ortsübergreifenden Zugriff auf Dokumente

Einführung


Merkmale und Funktionen von DMS

• wichtige Merkmale dieser Systemkategorie sind:

– dynamische Ablage

– durch Versionsmanagement kontrollierter Änderungsdienst

– kooperative Bearbeitung von Dokumenten durch mehrere Bearbeiter

– Zugriff auf Dokumente mittels Datenbank über Suchmerkmale oder Strukturen

ähnlich denen eines Dateimanagers

– Speicherung von Dokumenten und Verwaltungsinformationen auf optischen und

magnetischen Speichermedien

• Archivierungsfunktion

– kontrollierter Datenaustausch über Check- in- und Check- out- Mechanismen

• weitere Funktionen, die in den letzten Jahren hinzukamen

– Groupware-Funktionalitäten

– E-Mail

– Imaging (Archivierung)

– Diskussionsforen

– Internetdienste

Einführung


Techniken im Dokumentenmanagement (Digitalisierung)

• Digitalisierung von Dokumenten (auch

Capturing)

– Erfassen der Originalvorlagen (Scannen)

– Erkennen des Inhaltes mit automatischen Verfahren

OCR – Optical Character Recognition

– Überführen in ein digitales Format (Rasterbild,

Bitmap), das mit den erkannten Texten verbunden

ist (z.B. Plain-Text, PDF)

Einführung


Techniken im Dokumentenmanagement (Indexierung)

• Indexierung von Dokumenten

– Grundlage für das Wiederauffinden von Dokumenten

– ermöglicht Einteilung in Kategorien und Cluster

– Referenzierung von Dokumenten (z.B. Verweis auf Anlagen)

• Berücksichtigung typischer Identifikationsmerkmale:

– Datum,

– Autor,

– Dokumenttypen (z.B. Rechnungen etc.)

– laufende Nummern (Posteingangsnummern, Rechnungsnummern)

• Arten der Indexierung:

– Manuell: Benutzer kategorisiert vorliegende Dokumente anhand von Taxonomien

oder Schlagworten

– Automatisch: Aufbau eines Volltextindex mit automatischen Verfahren, Extraktion

typischer Merkmale und Kategorisierung von Dokumententypen

Einführung


Techniken im Dokumentenmanagement (Speicherung/Archiv)

• Speicherung von Dokumenten kritisch für dauerhafte Verwendung

– Systeme sind jedoch kommerziell verfügbar

• Unterscheidung nach Art des Mediums:

– Magnetische Medien: Festplatten, Bandlaufwerke

– Optische Medien: CD, DVD, WORM

• Unterscheidung nach Geschwindigkeit des Zugriffs:

– Optisch – langsam, aber dauerhaft

– Magnetisch – schneller Zugriff, Veränderungen möglich

• Verwaltung oft in Datenbankmanagementsystemen

– gemeinsam mit den Dokumenten (BLOB)

– Nur für die Zusatzinformation mit Verweis auf den (externen) Dokumentenlagerort

• Verwaltung der verschiedenen Speichermedien wird als Information Management Lifecycle bezeichnet

– kurz- mittel und langfristige Speicherung (Archivierung)

Einführung


Techniken im Dokumentenmanagement (Suchen)

• Suchen und Finden von Dokumenten zentral für den Zugriff auf

gespeicherte und archivierte Dokumente

• zwei Zielstellungen:

– Wiederauffinden von Dokumenten auf dem „eigenen Schreibtisch“

– Wiederauffinden von Dokumenten irgendwo im System bzw. der Organisation

(also auch auf „anderen Schreibtischen“ und im Archiv)

• zwei Aspekte:

– Arbeitsorganisation: strukturiertes Ablegen und Wiederauffinden (Analogie zu

traditionellen Ablagesystemen)

– Recherche: Auffinden der entsprechenden Dokumente durch Formulierung einer

Suchanfrage (Analog der Internetrecherche)

• zwei Verfahren:

– Volltextsuche (Indexbasiert, Boolsche Verknüpfungen)

– strukturierte Suche auf der Basis von Metadaten (Erstellungsdatum, Autor …)

Einführung


Das papierlose Büro – ein Traum?

• ursprüngliche Vision:

– Einsparung von Kosten (Porto, Personal, Platz, Material)

– Beschleunigung der Abläufe

• war so nicht umsetzbar

– datenschutzrechtliche Gründe für (private) postalische Post

– Widerstände des Managements

– Wechselwirkungen des Unternehmens mit der Umwelt (Austausch von Papierdokumenten mit Kunden und Partnern)

• ABER:

– Digitalisierung der Kommunikation (E-Mail) ist ein starker Akzeptanztreiber für elektronische Dokumente

– Effizienz der Abläufe bei digitaler Dokumentenverarbeitung (Electronic Banking, Steuererklärungen, Produktdaten, e-Goverment) ist erkennbar

Einführung


Die vier Kernbereiche relevanter Technologien

Dokumenten-

verwaltung

Prozess-

organisation

Content-

verwaltung Wissensvermittlung

Papierdokumente digitalisieren,

verwalten und archivieren

Steuerung der Informationsflüsse

im Rahmen der Geschäftsprozesse

Auffinden von Informationen,

Unterstützung des Umwandlungs-

prozesses von Informationen

in Wissen

Flexible Verwaltung von Inhalten

ohne Medienbezug

Einführung


Grundlegende Funktionen von Content Management Systemen

Integration

• getrennte Betrachtung

von Inhalt, Layout,

Struktur und Legende

• Strukturdefinitionen

(auch Rubrik- und

Navigationsstrukturen)

• Informations-

klassenbildung

• Workflow Prozesse

(QS, Redaktion,

Pflege, Lifecycle)

• Link- und

Changemanagement

• Benutzer, Rollen,

Rechte

• Kommunikations-

sicherheit

• Distribution

(Webserver, Offline,

Print, ePaper, ...)

• Funktionsprinzipien

(Staging, Live, Misch)

• Architektur

• Technologien

( HW / SW / DBMS)

• Rohdaten / Rohinformationen

• Legacy- / ERP- Systeme

• EAI – Enterprise Applikation Integration

• Componentware

• Middleware

Content Management Systeme

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