wetgeving overheidsopdrachten: wettelijk kader...

58
Yvan Cox De Pinte 6 november 2012 Wetgeving overheidsopdrachten: wettelijk kader praktische toepassing.

Upload: others

Post on 27-Jan-2020

38 views

Category:

Documents


2 download

TRANSCRIPT

Yvan CoxDe Pinte 6 november 2012

Wetgeving overheidsopdrachten:wettelijk kader –praktische toepassing.

Dienstvoorstelling

Aankoopdienst UZ Leuven

Aankoopteam

Aankoopvolume op jaarbasis

€32.684.869;19%

€70.167.781;40%

€32.287.091;18%

€39.716.780;23%

Verdeling volgens type aankoop

diensten

levering niet steriel

levering steriel

werken

TOEPASSING VANDE WET OP DE OVERHEIDSOPDRACHTEN

IN UZ LEUVEN

Stappenplan

1. Ontstaan van de behoefte2. Behoefte analyse3. Marktanalyse4. Keuze van de procedure5. Opmaken bestek6. Openbare publicatie7. Inschrijvingen8. Evaluatie van de inschrijvingen9. Gunning10. Uitvoering

Toepassing wetgeving dient volgendeprincipes te garanderen:

• vrijheid tot mededinging kandidaten• gelijke behandeling van alle kandidaten en transparantie• forfaitair karakter (prijs, termijn, uitvoeringswijze)

waardoor na gunning wijzigingen nietmeer toegelaten zijn

• geen belangenvermenging(geen verwantschap, geen zakelijke belangen)

Verplichting tot bekendmaking in UZ

• Voor gesubsidieerde dossiersen gezamenlijke dossiers met KULeuven:– Belgische grensbedragen (zie verder)– publiceren in Bulletin der Aanbestedingen

(webapplicatie e-procurement)

• Voor niet-gesubsidieerde dossiers:– Europese grensbedragen (zie verder)– publiceren in Europees Publicatieblad (via webapplicatie e-procurement)

Toepassingsgebied

• Werken= overeenkomst tussen aannemer en aanbestedende overheid m.b.t.klassieke aannemingswerken in de bouwNB : Een werk kan ook beperkt een levering insluiten (gemengdeopdracht)vb. ingebouwde keukenapparaten bij installatie van keuken

• Leveringen= overeenkomst tussen leverancier en aanbestedende overheid m.b.t.verwerven van producten, huur, huurkoop of leasingNB: Een levering van producten kan ook de installatie ervan insluiten(gemengde opdracht) vb. wastunnels, RX-apparatuur, …

• Diensten= overeenkomst tussen dienstverlener en een aanbestedende overheidm.b.t. diensten; onderhouds- en reparatie-diensten, informaticadiensten,financiële, juridische diensten,…

Publicatieplicht : grensbedragen

* Belgische drempel => UZ publicatieplicht voor gesubsidieerde dossiers en dossiers met KUL** Europese drempel => UZ : publicatieplicht voor niet-gesubsidieerde opdrachten

Publicatieplicht: grensbedragen

* Belgische drempel => UZ publicatieplicht voor gesubsidieerde dossiers en dossiers met KUL** Europese drempel => UZ : publicatieplicht voor niet-gesubsidieerde opdrachten

Gunningsprocedures :• Aanbesteding:

- toewijzing aan regelmatige offerte met laagste prijs(prijs is enig gunningscriterium)

- beperkte aanbesteding of openbare aanbesteding• Offerteaanvraag:

- toewijzing aan regelmatige voordeligste offerte(prijs is slechts één van de gunningscriteria)

- beperkte of openbare offerteaanvraag• Onderhandeling:

- toewijzing met respect voor beginselen behoorlijk bestuur- met bekendmaking of zonder bekendmaking

• Raamovereenkomst:- duur raamovereenkomst max. 4 jaar- beperkte of openbare raamovereenkomst via aanbesteding/offerteaanvraag/ onderhandeling

Te respecteren termijnen in de procedures*Procedure-stappen

Belgische publicatie Europese (+ Belg.) publicatieAlgemeneprocedure

Beperkteprocedure

Algemeneprocedure

Beperkteprocedure

Publicatie Publicatie Publicatie Publicatie Publicatie

Opening biedingen + 36 dagen* + 15 dagen* + 52 dagen* + 37 dagen*

Kwalitatieve selectie - Kwalitatieve selectie - Kwalitatieve selectie

Melding aankandidaten(aanget.)

- Melding aankandidaten(aanget.)

- Melding aankandidaten(aanget.)

Stand-still periode - - + 15 dagen*

Aangetekendversturen bestekken

- Aangetekendversturen bestekken

- Aangetekendversturen bestekken

Opening biedingen - + 15 dagen* - + 40 dagen*

Opening offertes + nazicht offertes + verslag nazicht

Gunning + Melding aan niet-weerhouden kandidaten (aangetekend)

Stand-still periode - - + 15 dagen* + 15 dagen*

Toewijzenopdracht**

Toewijzenopdracht**

Toewijzenopdracht**

Toewijzenopdracht**

Toewijzenopdracht**

•Kal

ende

rdag

en**

Indi

enge

enw

eerh

oude

nka

ndid

aten

,m

agm

enov

erga

anto

teen

onde

rhan

delin

gspr

oced

ure

Keuze van de procedure: deraamovereenkomst

– Definitie:•een overeenkomst gesloten tussen één of meer aanbestedende

overheden en één of meer aannemers, leveranciers ofdienstverleners met het doel gedurende een bepaalde periode devoorwaarden inzake te gunnen opdrachten vast te leggen, metname wat betreft de prijzen en eventueel de beoogdehoeveelheden

Keuze van de procedure: deraamovereenkomst

• Bepalen van het kader.• Wijze van afsluiten d.m.v. bestaande procedures van aanbesteding,

offerteaanvraag of onderhandelingen.• De looptijd van een raamovereenkomst mag niet langer zijn dan vier

jaar.

Keuze van de procedure: deraamovereenkomst

• Afsluiten van raamovereenkomsten omvat:- de aankondiging van de opdracht- het kiezen van de kwalitatieve selectiecriteria- het kiezen en wegen van de gunningscriteria- de informatieplicht (gunningsverslag) bij gunning en toewijzing- naleven standstill- het toewijzen van de raamovereenkomst

Afsluiten van raamovereenkomsten metmeerdere ondernemers

• minimaal drie– voor zover het aantal ondernemers dat aan de selectiecriteria voldoet,

en/of het aantal inschrijvingen dat aan de gunningcriteria voldoet,voldoende groot is.

Afsluiten van raamovereenkomsten metmeerdere ondernemers –Procedure UZLeuven

• Gebruikelijke procedure UZ Leuven:= algemene offerteaanvraag:

•selectie en beoordeling van de offerte:o d.m.v. selectie –en gunningscriteriao selectie poule leveranciers (minimaal 3)

uitnodigen voor deelname mini competie

Stappenplan raamovereenkomstStap 1 opstellen lastenboek viaprocedure algemene offerteaanvraag

- toelatingsvoorwaarden voor de inschrijvers (heeft betrekking op deinschrijver zelf);

- selectievoorwaarden (heeft betrekking op de inschrijver zelf);- gunningcriteria (heeft betrekking op de offerte/opdracht zelf);- gebruikelijke termijnen (voor publicatie, informatie, e.d.m.);

Stappenplan raamovereenkomstStap 1 opstellen lastenboek viaprocedure algemene offerteaanvraag

• Voorwerp van de opdracht:– afgelijnd volgens de doelgroep

• Gunningscriteria:– laten toe om de meest voordelige inschrijver voor de specifieke

opdracht te slecteren– bv. Prijs, functionele waarde, technische waarde, dienst na verkoop– gunningscriteria raamovereenkomst = gunningscriteria mini competitie

Stappenplan raamovereenkomstStap 2: evaluatie offertes en opstellengunningsverslag

• Beoordeling van de offertes naar vorm en inhoud

• Een beschrijvende en gemotiveerde evaluatie:– op basis van gestelde gunningscriteria– via een beoordelingsmethode

•Berekeningswijze van de gunningscriteria

Stappenplan raamovereenkomstStap 3: informatieverplichting

• Onmiddellijk na de gunningsbeslissing:– kennisgeving aan de weerhouden en niet-weerhouden inschrijvers

•per fax en per aangetekend schrijven–met gemotiveerde gunningsbeslissing (=gunningsverslag)

Stappenplan raamovereenkomstStap 4: standstill

• 15 kalenderdagen vanaf de dag na de kennisgeving gunningsbeslissing

• Enkel voor opdrachten boven Europese drempel

Stappenplan raamovereenkomstStap 5: toewijzing

• Per fax en per aangetekend schrijven

• Binnen gestanddoeningstermijn= geldigheidsdatum voor de offerte

Stappenplan mini competitieStap 1: objectieve keuze meestgeschikte leveranciers= Onderhandelingsprocedure onder de raamovereenkomst via algemene

offerteaanvraag.– vereist geen nieuwe publicatie

• Objectieve keuze uit poule van leveranciers die geschikt zijn voor deuitvoering van de specifieke opdracht:– minimaal 3 leveranciers uitnodigen– conform de algemene beginselen van toepassing op wetgeving

overheidsopdrachten:•mededinging, transparantie en gelijkheid

Stappenplan mini competitieStap 2: opmakenlastenboek/geschreven offertevraag• Leveranciers schriftelijk uitnodigen voor het insturen van geschreven

offerte– d.m.v. een lastenboek.– vermelding van de vorm en het onderhandelingsrondes

• Gunning van de opdracht:– volgens zelfde gunningscriteria raamovereenkomst

•deze mogen worden verfijnd naargelang de concrete opdracht ditvereist

•wanneer het criterium “prijs”niet werd opgenomen inraamovereenkomst mag deze bij de mini competitie wordentoegevoegd als bijkomend criterium.

Stappenplan mini competitieStap 3: afsluiten concreteovereenkomst

• Tijdens de onderhandelingsgesprekken:– eventuele wijziging van technische, financiële,

administratieve,…bepalingen

• Afsluiten van de opdracht:– via aangetekende brief

•met bestelbon of d.m.v. een overeenkomst

Stappenplan mini competitieStap 4: gunningsverslag

• De gelijkheid van de inschrijvers dient te worden gerespecteerd meteerbiediging van de transparantie

• Beoordeling van de offertes naar inhoud

• Een beschrijvende en gemotiveerde evaluatie:– op basis van gestelde gunningscriteria– via een beoordelingsmethode

•berekeningswijze van de gunningscriteria

Stappenplan mini competitieStap 5: informatieplicht

• Informatieplicht aan alle leveranciers die werden uitgenodigd om deel tenemen aan onderhandelingsgesprekken:– opvragen verslag binnen 30 kalenderdagen– versturen gunningsverslag binnen 15 kalenderdagen na verzoek.

Procedure raamovereenkomst: eenpraktijkvoorbeeld

Raamovereenkomst voor leveringen via algemeneofferteaanvraag: levering van steriele

chirurgische procedure trays

Raming van de opdracht

• €1 600 000= verplichting tot Europese publicatie

Bekendmaking van de opdracht

• Publicatie in het BDA (Bulletin der Aanbestedingen) en het Europesepublicatieblad:- hoe?

•Via website e-procurement van de Vlaamse overheid

Opstellen van het lastenboek

• Uitsluitingscriteria:– RSZ, BTW, belastingen, Fraude,…

• Voorwerp van de opdracht:– duurtijd raamovereenkomst– oplijsting huidige CPT sets– geen minimumafname, noch exclusiviteit

• Gunningscriteria+ beoordelingsmethode

Gunningscriteria

• Kwaliteit van de producten (40 punten)

• Ecologische waarde (10 punten)

• Leveringstermijn na afroep (10 punten)

• Zekerheid van bevoorrading van gelijkaardige producten (15 punten)

• Diensten na verkoop (15 punten)

• Flexibiliteit voor noodzakelijke aanpassingen/voor opstarten nieuwe CPT’s(10 punten)

Beoordelingsmethode

• Meest voordelige inschrijver krijgt maximum van de punten

• De overigen:– score die afwijkt van de maximumscore:

naargelang offerte minder voordelig blijkt te zijn dan de meestvoordelige:

- aftrek van de punten: per 5 tenzij anders vermeld- samentelling totalen- minstens 50/100 voor toewijzing raamovereenkomst

Opening van de inschrijvingen/offertes

• Openbare zitting

• Datum en locatie opgegeven in lastenboek– de opening van de offertes heeft plaats op maandag 19 oktober 2009

om 14u ten overstaan van Yvan Cox, Diensthoofd Materiaalbeheer, ofzijn/haar afgevaardigde in Vergaderzaal 1 van de DienstMateriaalbeheer, Centraal Dienstengebouw, 5de verdieping (bordeauxpijl), UZ Gasthuisberg, Herestraat, 49, 3000 Leuven.

• Afroepen van de inschrijvers + noteren op officieel PV van inschrijvingen(standaarddocument)– 10 inschrijvers voor dossier CPT’s

Voorbeeld PV van inschrijvingen

Beoordeling van deinschrijvingen/offertes

• administratief nazicht van de kwalitatieve selectiecriteria:• Uitsluitingscriteria:

- alle inschrijvers werden weerhouden en verder beoordeeld op deinhoud van hun inschrijving

• Beoordeling van de inhoud van de offertes:• opgestelde dossier van de inschrijver m.b.t. gunningscriteria• beoordeling door gebruik beoordelingsmethode• opstellen gunningsverslag

Gunningsverslag –samenvattende tabel

Kennisgeving gunningsbeslissing

• Alle inschrijvers behalen een score > 50/100:- onmiddellijke toewijzing van de raamovereenkomst

Voorbeeld brief toewijzingweerhouden inschrijver

Mini competitie /onderhandelingsprocedure

• Opstellen lastenboek

– Verfijning voorwerp van de opdracht:•oplijsting CPT sets

– Verfijning inhoud gunningscriteria

Mini competitie /onderhandelingsprocedure

• Versturen van lastenboek naar weerhouden inschrijvers

• 6 inschrijvers dienden een offerte in:– firma C– firma D– firma F– firma G– firma H– firma I

Mini competitie /onderhandelingsprocedure

• 1ste beoordeling inhoud van de offertes:– firma C werd niet weerhouden voor verdere onderhandelingen

•diende voor slechts 1 CPT set een offerte in= materiële onregelmatigheid

• 1ste onderhandelingsronde:•firma D: geen zekerheid op gebied van verplichte componenten.

= materiële onregelmatigheid

Mini competitie /onderhandelingsprocedure

•Beoordeling functionele waarde:–wettelijke eisen–algemene eisen–afdekmaterialen in sets (beoordeling interne gebruiker)–chirurgische schorten (beoordeling interne gebruiker)–verpakking

Mini competitie /onderhandelingsprocedure

• Beoordeling functionele waarde:

– mening en appreciatie van de interne gebruikers:•organisatie van 2 demodagen

–resultaat demodagen: firma G genoot 1ste voorkeur

Mini competitie /onderhandelingsprocedure

• 2de onderhandelingsronde:- doorvoeren van optimalisaties- voorstel verbeterde prijsofferte

Mini competitie /onderhandelingsprocedure

Mini competitie /onderhandelingsprocedure

• Eindbeoordeling:– opmaak gunningsverslag:

•gemotiveerde gunningsbeslissing–Hoogste score: firma G

•beslissing om de opdracht toe te wijzen aan firma G= versturen toewijzinsgbrief firma G

•versturen kennisgeving gunningsbeslissing aan niet weerhoudenkandidaten

•opstellen overeenkomst tussen firma G en UZ Leuven

Toepassing binnen materiaalbeheer

• Aankoper– Definiëring:

•werk, levering, dienst?

• Overleg– Tussen aankoper & juridische dienst:

•welke procedure?

Toepassing binnen materiaalbeheer:opmaken lastenboek• Luik aankoper:

– toelatingsvoorwaarden & selectiecriteria– gunningscriteria:

•in samenwerking met de technische dienst en interne gebruiker– andere contractuele bepalingen:

•uitvoeringstermijn•facturatiegegevens•andere specifieke vereisten•…

• Luik technische specificaties:– interne productspecialist (meestal gebruiker)

Toepassing binnen materiaalbeheer:start procedure

• Administratief medewerker (1):

– controle investeringsgoedkeuring DC– publicatie in BDA en (indien van toepassing) in het Europees

Publicatieblad– organisatie openingszitting– opstellen PV– parafering van de ingediende originele Inschrijvingen/offertes

Toepassing binnen materiaalbeheer

• Administratief medewerker (2):

– Administratief nazicht:•werden alle stukken m.b.t. toelating en selectie gevoegd?

–Waar toegelaten, wordt dit opgevraagd•is de offerte niet vormelijk onregelmatig?

–Ontbreken handtekening?–Ontbreken van noodzakelijke stukken?

» Bv. olmacht ondertekenaars

Toepassing binnen materiaalbeheer

Na afsluiten administratief nazicht

Aankoper in overleg met interne productspecialist:

- Inhoudelijke controle van de inschrijving/offerteconformiteit offerte i.f.v. technische bepalingennazicht prijzen

- opmaken gunningsverslag

Toepassing binnen materiaalbeheer

• Gunningsverslag:

– nazicht juridische dienst– ondertekening door diensthoofd, aankoper en verantwoordelijk(en)

van de betrokken dienst(en)

Toepassing binnen materiaalbeheer

• Kennisgeving gunningsbeslissing:– per fax en per aangetekend schrijven– aan weerhouden en niet weerhouden inschrijvers

• Standstill:– 15 kalenderdagen

• Toewijzing aan weerhouden inschrijver:– per fax en per aangetekend schrijven– met bestelbon of getekende overeenkomst

Toepassing binnen materiaalbeheer

• Kennisgeving toewijzing:– publicatie in het Europees Publicatieblad

•enkel voor Europese aankondigingen

• Archivering van documenten