« Modèle » pour la rédaction du rapport d’activité

Recommandations générales 

La qualité du rapport d’activité n’est pas évaluée sur son épaisseur, sa reliure, ou sur sa virtuosité rédactionnelle mais bien sur sa capacité à répondre aux objectifs et à la convention liant le CR à l’Abes. Il n’y a pas de forme idéale : à vous de trouver la juste manière de bien rendre compte de vos activités. Il est donc conseillé de reprendre la convention, et notamment l’annexe 1 détaillant les projets que vous avez proposé à l’Abes, afin d’y répondre point par point, et d’ajouter si besoin des aspects non prévus par la convention, de manière textuelle et/ou graphique.

Le rapport d’activité est un rapport d’étape : il est utile pour faire le point, pour revoir certains objectifs et mieux les ajuster face à un contexte changeant, ou d’en souligner d’autres qui répondent mieux que prévu aux attentes de votre réseau documentaire, afin de montrer le dynamisme de votre centre.

Ce rapport d’activités est donc utile pour l’étude des conventions et rétributions du côté Abes, mais c’est également un document utile pour vous en interne, pour vos successeurs, pour signaler vos activités aux différents acteurs de votre réseau, vos collaborateurs, partenaires, votre hiérarchie.

Ce document vous propose, dans les grandes lignes et après lecture des rapports d’activités reçus à l’Abes, ce qui est souhaitable d’y voir figurer, et ce qu’il faut également éviter d’écrire...

Il ne se veut pas un modèle à calquer tel quel mais plutôt un pense-bête, une compilation de ce qui est souhaitable de renseigner, afin que ce rapport fasse sens dans le cadre de votre activité de responsable CR.

Merci de nous envoyer ce rapport sous forme numérique, même si vous nous l’avez déjà envoyé sous forme imprimée.

L’introduction

Rappelant le pilotage du CR, son hébergement, le contexte documentaire.

L’actualité du CR au moment de la rédaction du rapport d’activités : nombre d’établissements déployés et non déployés, grandeur relative du CR par rapport aux autres.

Petit rappel de l’activité de l’année passée, avec le grand point de l’année, l’évènement/projet/activité principale, en temps, en énergie, qui va donner le plus de fruits à l’avenir.

L’introduction est également l’endroit où détailler un évènement comme une absence, un intérim, un arrêt, la reprise de ce CR après un départ à la retraite ou une mutation…

… tout ce qui, en somme, fait la particularité du CR.

Les activités courantes

Ce sont les activités les plus communes à tous les CR.

Chiffres, statistiques (avec commentaires si possible). Libre à vous de choisir la figuration optimale (texte, tableau, graphiques…).

Les moyens humains : nombre d’ETP pour le CR, avec statuts et corps d’emploi, avec répartition des tâches/fonctions

Les activités de signalement : notices bibliographiques, notices d’autorité, notices d’exemplaires, notices dédoublonnées, demandes de correction ISSN, demandes de numérotation ISSN, travail rétrospectif dans le cas d’établissements n’ayant pas mis à jour leurs états de collection, travail de signalement de collections patrimoniales, assistance et expertise bibliographique, intégration de titres dans un PCP…

Formation : Colodus, catalogage des ressources continues, circuit ISSN…

Commandes de services à l’Abes

Actions menées dans le cadre d’un PCP local si celui-ci était déjà engagé avant la signature de la convention: nombre de bibliothèques participantes, gestion et comptabilité des dons, communication & information sur le PCP, participation à des journées d’études et de travail autour des PCP, chez d’autres CR, etc.

Actions de communication, de prospection…

Attention :

- le rapport d’activité ne doit pas se limiter à rendre compte des activités courantes : les projets indiqués dans la convention et leur avancement doivent figurer dans chacun des rapports d’activité. Vous êtes libre de scinder votre rapport en plusieurs chapitres (courant/nouveaux projets par exemple)… ou non ! L’important reste la lisibilité, et surtout le lien avec ce qui vous engage dans la convention, exposé le plus clairement possible

- Eviter les copiés/collés d’un rapport d’une année sur l’autre : ces rapports rendent compte de projets dont la description change nécessairement dans le temps. La somme de ces rapports donne lieu à un bilan qui formera la base de la convention suivante.

- Bien comprendre les deux rapports liés aux deux avenants de la convention comme des points d’étape, montrant la vie d’un CR, qu’il mène à bien ses projets, ou bien qu’il rencontre des difficultés pour y parvenir.

- Ne pas « gonfler » artificiellement des statistiques en gardant par exemple des notices RCR de centres n’existant plus: vous ne serez pas pénalisé si vous avez une baisse du nombre de RCR, et il est préférable de mettre en valeur l’activité réelle comme la prospection de nouveaux établissements.

Activités sur projets

Ce sont les projets propres à chaque CR, qui dépendent du contexte géographique, documentaire, historique de chaque réseau Sudoc-PS.

Reprendre les projets détaillés dans l’annexe 1.

Détailler ces actions, si elles ont été effectuées, si elles sont en cours.

Détailler les prochaines étapes de chaque action.

Si vous rencontrez des difficultés, ne pas hésiter à les exprimer, quitte à écrire un paragraphe de plus pour les détailler. Les décrire de la manière la plus constructive possible, en proposant des alternatives même si vous devez revoir les objectifs à la baisse : même si tout est faisable, la prospective n’est pas infaillible, et certains projets peuvent réserver des surprises… Il ne faut pas non plus hésiter à esquisser de nouveaux projets qui n’étaient pas renseignés dans la convention.

Bien détailler les étapes du PCP s’il a été initié lors de la signature de la convention sur objectifs.

Bien souligner, si possible, les contacts pris ou entretenus avec des Structures Régionales pour le Livre, avec des établissements de pays frontaliers, etc. La position particulière du CR, en contact avec des établissements aux profils divers, peut donner lieu à des collaborations et échanges particulièrement riches, pouvant préfigurer de futurs projets, à étudier pour les conventions à venir.