1

Voorbeeld Verbeterplan samenwerking<Naam organisatie>

Kirkman Company, Baarn

Inhoudsopgave

Samenwerkingsvorm huidige en gewenst Strategie Structuur Besturing Cultuur Intercatie Individu

Achtergrond Aanleiding Doel & resultaat

Introductie

Analyse huidige situatie

Verbeterpunten Maatregelen harde factoren Maatregelen zachte factoren Roadmap

Aanbevelingen

Aanpak Kirkman Company Scope Beperkingen

Methode van onderzoek

Bijlage

1

2

3

4

5

De rode draad van dit onderzoek is de Samenwerkingsverbeteraar™

De Samenwerkingsverbeteraar ™ is het model van Kirkman Company waarmee bestaande samenwerkingsrelaties worden doorgelicht en verbeterd. Het combineert zowel harde als zachte factoren van samenwerking en maakt deze meetbaar.

De Samenwerkingsverbeteraar ™ is het model van Kirkman Company waarmee bestaande samenwerkingsrelaties worden doorgelicht en verbeterd. Het combineert zowel harde als zachte factoren van samenwerking en maakt deze meetbaar.

De samenwerkingsvormen die Kirkman Company hierin onderscheidt

Gekozen samenwerkingsvormGekozen samenwerkingsvorm

SamenwerkingsdoelstellingenSamenwerkingsdoelstellingen

De Fit/Gap analyse laat het volgende zien

Verbeteracties

Geprioriteerd

In tijd uitgezet en resources toegewezen

Verbeteracties

Geprioriteerd

In tijd uitgezet en resources toegewezen

Ontwikkel-pad

Ontwikkel-pad

Conclusies en aanbevelingenConclusies en aanbevelingen

Huidig Gewenst

Onderstaand stappenplan wordt gehanteerd

7

Het verbeterpotentieel geeft per factor aan hoeveel er nog te verbeteren is

Er is gewerkt met een schaal van 1 tm 5

Een 1 geeft aan dat er nog veel is te verbeteren in de samenwerking

Een 5 geeft aan dat er niet veel meer is te verbeteren in de samenwerking

Het is dus geen ‘volwassenheid’ meting per factor, maar de waarde geeft het verbeterpotentieel weer

Het verbeterpotentieel geeft per factor aan hoeveel er nog te verbeteren is

Er is gewerkt met een schaal van 1 tm 5

Een 1 geeft aan dat er nog veel is te verbeteren in de samenwerking

Een 5 geeft aan dat er niet veel meer is te verbeteren in de samenwerking

Het is dus geen ‘volwassenheid’ meting per factor, maar de waarde geeft het verbeterpotentieel weer

Conclusies worden weergegeven in een matrix

Verbeteracties worden geformuleerd

Transparant bedieningsconcept

Stel SAP Position Paper op

Beschrijf en deel de risico’s

Stel een stakeholder analyse op

Transparante positionering

Andere benadering Releasebeleid

Versimpel module beleid

Professioneel opdrachtgeverschap

1

2

3

4

5

6

7

8

Verduidelijking RTV9

Profiel consultants opstellen10

Verbeterslag Financiële Administratie11

Kom gezamenlijk tot normering12

Transparantie over prijsstelling13

‘opt-out’ voor uitgebreide facturering14

End of project verslaggeving15

Stel samen stuurinstrumenten op16

Waardering in sturingselementen26

Verander competenties ÀM25

Optimaliseer interne kennisdeling20

Formaliseer en prof. communicatie21

Verbeter Project aanpak22

Gedragsregels afspreken23

Stel ‘Conflict top 10 ‘ op24

Verbeter imago ‘uurtje factuurtje’17

Stem handelen en gedrag af op intenties18

Neem cultuur op in samenwerking19

VOORBEELD

Per bouwsteen worden de acties toegelicht

Transparant en gedeeldbedieningsconcept

Transparant en gedeeldbedieningsconcept

Biedt het bedieningsconcept aan als een ‘menukaart’. Maak aan klanten inzichtelijk wat het bedieningsconcept bij de samenwerkingsrelatie is, en laat de klant kiezen welke extra opties hij wel/niet wilt (bespreek kosten en consequenties van de keuze). Bv: frequentie omgang, escalatie mogelijkheden en mate van betrokkenheid.

Biedt het bedieningsconcept aan als een ‘menukaart’. Maak aan klanten inzichtelijk wat het bedieningsconcept bij de samenwerkingsrelatie is, en laat de klant kiezen welke extra opties hij wel/niet wilt (bespreek kosten en consequenties van de keuze). Bv: frequentie omgang, escalatie mogelijkheden en mate van betrokkenheid.

ToelichtingVerbeteractie

Stel SAP Position Paper op

Stel SAP Position Paper op

Maak duidelijk en transparant wat de SAP strategie is. Wat gaat Organisatie X doen met bv certificering en samenwerking met SAP? Klanten weten waar ze aan toe zijn als de SAP strategie goed gecommuniceerd wordt en kunnen hun strategie daarop aanpassen.

Maak duidelijk en transparant wat de SAP strategie is. Wat gaat Organisatie X doen met bv certificering en samenwerking met SAP? Klanten weten waar ze aan toe zijn als de SAP strategie goed gecommuniceerd wordt en kunnen hun strategie daarop aanpassen.

Beschrijf en deel de risico’s

Beschrijf en deel de risico’s

Stel gezamenlijk een document met mitigerende maatregelen op en deel waar mogelijk de risico’s van de samenwerking. Bv risico’s als sterke afhankelijkheid van persoonlijke relaties, afhankelijkheid van Organisatie X, en het gedeelde risico van software testen door gedeelde test omgeving.

Stel gezamenlijk een document met mitigerende maatregelen op en deel waar mogelijk de risico’s van de samenwerking. Bv risico’s als sterke afhankelijkheid van persoonlijke relaties, afhankelijkheid van Organisatie X, en het gedeelde risico van software testen door gedeelde test omgeving.

Stel een stakeholder analyse op

Stel een stakeholder analyse op

Maak rollen FM, IT en inkoop duidelijk op alle niveau’s (tactisch/strategisch). Geef inzicht in welke stakeholder wanneer waarde toevoegt. Zorgt voor een (beter) strategisch dialoog en laat zien wat de gevolgen zijn bij het ontbreken van contacten personen.

Maak rollen FM, IT en inkoop duidelijk op alle niveau’s (tactisch/strategisch). Geef inzicht in welke stakeholder wanneer waarde toevoegt. Zorgt voor een (beter) strategisch dialoog en laat zien wat de gevolgen zijn bij het ontbreken van contacten personen.

Wie

Planon

Planon

Planon

Planon

Gezam

enlijkG

ezamenlijk

Gezam

enlijkG

ezamenlijk

1

2

3

4

VOORBEELD

Vervolgens worden de verbeteracties geprioriteerd voor de harde kant

Weinig Veel

Imp

ac

t

Gro

ot

Prioritering matrix ‘harde’ kant

Benodidge Resources (Tijd, Geld, Bemensing)

Middel

Mid

del

Kle

in

Stel SAP Position Paper op

Beschrijf en deel de risico’s

Stel een stakeholder analyse op

Transparante positionering

Andere benadering Releasebeleid

Versimpel module beleid

Professioneel opdrachtgeverschap

1

2

3

4

5

6

7

8

Verduidelijking RTV9

Profiel consultants opstellen10

Verbeterslag Fin. Administratie 11

Gedeelde normering12

Transparantie over prijsstelling13

‘opt-out’ voor uitgebreide facturering14

End of project verslaggeving15

Stel samen stuurinstrumenten op16

Transparant bedieningsconcept

1 8

7

5

11 9 316

15

14

10

412

132

5

6

VOORBEELD

Weinig Veel

Imp

ac

t

Gro

ot

Prioritering matrix ‘zachte’ kant

Benodidge Resources (Tijd, Geld, Bemensing)

Middel

Mid

del

Kle

in

18

17

23

21

19

2622

20

Stem intentie en gedrag af op handelen

Neem cultuur op in samenwerking

Optimaliseer interne kennisdeling

Professionaliseer communicatie

Verbeter Project aanpak

Gedragsregels afspreken

Stel ‘Conflict top 10 ‘ op

17

18

19

20

21

22

23

24

Verander competenties Account Manager25

Waardering in sturingselementen26

Verbeter imago ‘uurtje factuurtje’

….en voor de zachte kant

VOORBEELD